De marktconsultatie Hoe haalt u er de waarde uit?
Significant B.V. 26 mei 2011
Jan-Pieter Papenhuijzen Johan van Loenhout
Agenda • • • • • • • • •
Doelstellingen van een marktconsultatie Wettelijke kader: wat mag wel en wat niet? Verschillende vormen van een marktconsultatie De organisatie van een marktconsultatie De uitvoering van een marktconsultatie Hoe prikkel je partijen tot het geven van de gewenste feedback? Waar loop je in de praktijk tegenaan? Tips en valkuilen Discussie
2 | 18
Introductie sprekers •
Johan van Loenhout • Adviseur Kaspermann Procurement Solutions • GSM 06 30700644 • E-mail
[email protected]
•
Jan-Pieter Papenhuijzen • Partner Significant • GSM 06 51188120 • E-Mail
[email protected]
3 | 18
Wat is een marktconsultatie? •
Een objectief en transparant proces, voorafgaand aan een aanbesteding • Geïnitieerd door de aanbesteder • Waarin op een interactieve en gestructureerde wijze communicatie met marktpartijen plaatsvindt • Gericht op het verkrijgen van informatie ten behoeve van o.a.: • Marktinteresse • Aanbestedingsstrategie • Specificaties, risicoverdeling en betalingsregime • … •
Een marktconsultatie met de geselecteerde partijen over het concept PvE zien wij steeds vaker in niet-openbare procedure terug komen 4 | 18
Doelstellingen van een marktconsultatie •
Doelstellingen zijn legio: • In beeld krijgen hoe de markt is georganiseerd • Interesse voor de aankomende aanbesteding kweken • Toetsen van haalbaarheid eisen en wensen in concept-PvE • Voorleggen (gereduceerd) budget en interactie over mogelijke invullingen en oplossingen • Peilen interesse onder welke voorwaarden men bereid is personeel over te nemen • Bepalen van gewenste inhoudelijke ruimte (functionele specs) door oplossingsmogelijkheden te bespreken • … •
Uitleggen wat aanbesteden en onderscheidend inschrijven inhoudt 5 | 18
Voorbeelden •
Marktconsultaties zijn onder andere uitgevoerd bij: • OV Stadsvervoer - Stadsregio Rotterdam • Radiologische dienstverlening - Bevolkingsonderzoek organisaties • Aanbesteding geclusterde oeverwerken – Provincie Zuid-Holland • Bouwkundig onderhoud – RU Nijmegen • Uitbesteden FB en ICT – Provincie Noord-Holland • Jeugdzorg – Gemeente Eindhoven • Nazorg Jeugdzorg – Gemeente Eindhoven • Architect Brandweerkazerne – Gemeente Sittard-Geleen • ….
6 | 18
Er zijn er meer... Marktconsultaties op TED vanuit NL:
2010 2009 2008 2007 2006
Diensten 25 33 24 14 4 100
Leveringen 14 15 11 4 3 47
Werken 15 14 14 1 1 45
Totaal 54 62 49 19 8 192
Inkoopsegmenten Aantal Software 27 ICT/Telecommunicatie 21 Civiele Bouwwerken 18 Vaarwegen en kust-/dijkversterking 15 Installaties 12 Openbaar vervoer 12 Medische apparatuur 7 Personeelsdiensten 7 Utiliteitsbouw 6 Gebiedsontwikkeling 6 Meetapparatuur 5 Ingenieursdiensten 5 Printapparatuur 4 Onderhoudsdiensten 4 WMO 3
7 | 18
De plaats in het aanbestedingsproces doelstelling Organiseren van de aanbesteding
planning en betrokkenen
Marktanalyse
projectgroep/stuurgroep mijlpalen/besluitvorming concurrentie versus schaalvoordelen
Opstellen functioneel Programma van Eisen
Bepalen inkoopstrategie
PvE opdelen in percelen single/multiple sourcing contractvorm
PvE naar optimale detailniveau opstellen
Uitvoeren marktconsultatie
proactief partijen benaderen toetsen invulling PvE haalbaarheid in de markt gewenste detailniveau bepalen
Ja
Openbare procedure (TED)
Niet-openbare procedure (TED) Selectie- en gunningscriteria plus algemene informatie Opstellen van het conceptcontract
Raming > drempel?
Gunning
2B-dienst Risicotoedeling en incentives (o.m. bonus-malus, boetes)
Nee
Nationaal openbaar aanbesteden
8 | 18
Wat mag wel en wat niet? • Toelichting op Richtlijn 2004/17 en ../18 EG: • Voordat met de procedure voor het plaatsen van een opdracht
wordt begonnen, mogen de aanbestedende diensten, met gebruikmaking van een "technische dialoog", bij het opstellen van het bestek advies vragen of aanvaarden, op voorwaarde dat een dergelijk advies niet tot uitschakeling van de mededinging leidt. • Beginselen van objectiviteit, transparantie en gelijkheid van belang in de Europese aanbesteding, die ook effect hebben op het voortraject…
9 | 18
En dus… •
Een marktconsultatie is vormvrij. Houd wel een aantal principes in uw achterhoofd: in de Europese aanbesteding moet u er immers voor zorgen dat iedereen gelijke kansen heeft • Zorg er voor dat de mededinging niet wordt uitgeschakeld: geef iedereen dezelfde informatie • Zorg er voor dat u de informatie die u heeft verstrekt in de marktconsultatie ook als bijlage bijvoegt bij het bestek • Stel eventueel een verslag op van de marktconsultatie met daarin de verkregen inzichten en publiceer deze • Overweeg een gesloten of een open marktconsultatie toe te passen, of een mix vorm
•
Manage een mogelijke voorsprong in kennis (alles delen) en tijd (vooraankondiging en minimale termijnen iets ruimer nemen) 10 | 18
Verschillende vormen van een marktconsultatie Zelf geselecteerde marktpartijen
en/of Aankondiging in vakblad
en/of
Aankondiging op TED of Aanbestedingskalender
Schriftelijke ronde op basis van een consultatiedocument
(en) Toelichtende gesprekken (1 op 1, evt. meerdere gesprekken) met geselecteerde partijen
(en)
Inhoudelijke ateliers met geselecteerde partijen
Verslag marktconsultatie
11 | 18
De organisatie van een marktconsultatie • • • • • •
Eenduidig contactpersoon naar de buitenwereld voor de communicatie met marktpartijen Wees duidelijk en betrouwbaar in uw planning Betrek uw materiedeskundigen / lijn Bepaal de voor u meest belangrijke vragen: wees selectief Organiseer de verschillende fasen in een marktconsultatie Draag zorg voor verslaglegging en dossierbeheer
12 | 18
De uitvoering in de praktijk
13 | 18
Hoe prikkel je partijen tot het geven van de gewenste feedback? • Voorbereiding •
•
Vaststellen doelstelling van de marktconsultatie en de te verkrijgen informatie Overweeg eventueel een vergoeding naar rato van de inspanningen Bepaal de marktbenadering: eigen selectie of en/of via een openbare publicatie Bepaal welke informatie van marktpartijen je op welke wijze achteraf naar buiten wil kunnen brengen Uitwerken marktconsultatiedocument
•
Zorg voor de passende sfeer in de uitvoering!
• • •
14 | 18
Waar loop je in de praktijk tegenaan? • Beginselen van objectiviteit, transparantie en gelijkheid gelden ook in de consultatiefase. Geef iedereen dus gelijke informatie en wees transparant • De aanbestedende dienst wil gebruik maken van de aanwezige kennis en expertise. Nodig de inhoudelijke functionarissen uit van de marktpartijen • Als aanbesteder relevante vragen stellen en niet overvragen • Vragen van marktpartijen en verstrekte informatie goed vastleggen wordt beantwoord
15 | 18
Tips en valkuilen • Zorg er voor dat je iedereen dezelfde informatie geeft • Wees transparant in wat je met de verkregen informatie van marktpartijen in het verdere procesverloop doet • Realiseer je dat je niet zomaar het gewenste niveau van feedback krijgt. Zorg voor de passende sfeer en uitvoering! • Betrek je interne materiedeskundigen / business: een marktconsultatie kan inhoudelijke oogkleppen doen verdwijnen of uitdagen!
16 | 18
Discussie • Een marktconsultatie draagt bij aan vroegtijdig uitdagen van overheid en marktpartijen: it takes two to tango! • Een marktconsultaties moet onderdeel zijn van de toolkit van een aanbesteder • Marktpartijen hebben zeker prikkels om te laten zien wat ze in huis hebben • Met een marktconsultatie kun je als inkoper aan de lijn/business laten zien wat je voor hen kunt betekenen
17 | 18
18 | 18
