HOE EEN INTRASTAT AANGIFTE AANMAKEN? INLEIDING De Intrastat aangifte is de verplichte aangifte van bewegingen van goederen (verkopen en aankopen) die afkomstig zijn uit of bestemd zijn voor andere lidstaten uit de Europese Unie. Deze aangifte moet naargelang het geval maandelijks of driemaandelijks opgemaakt worden en naar de Administratie gestuurd worden voor de 20ste van de maand. De aangifte dient gedaan te worden door alle BTW-plichtige entiteiten, personen of bedrijven, die een bepaald bedrag van import of export overschrijden (op 23/06/2004 was dit bedrag 250.000,00€). De verzamelde gegevens dienen voor het opstellen van de handelsstatistieken die het ICN jaarlijks publiceert. Met BOB Software kan u ook automatisch het Intrastat overzicht aanmaken in elektronisch formaat.
OPSTARTEN
1ste stap : het instellen van de opties
Voor het ingeven van Intrastat gegevens en het aanmaken van het overeenkomstige overzicht dient u een optie te activeren die zich bevindt in het tabblad ‘Algemeen’ van het menu Extra | Configuratie | Opties.
Ga vervolgens naar het tabblad ‘Intrastat’, dat toegankelijk werd nadat u de optie die hiervoor beschreven werd geactiveerd heeft. Hier kan u bepaalde parameters voor het ingeven en het aanmaken van de aangifte bepalen. Vervolgens bepaalt u via het aankruisvakje of u kiest voor een eenvoudige of een uitgebreide aangifte. Bepaal ook of u zelf uw aangifte genereert of dat een derde dit voor u doet (fiduciaire…). In dit geval vinkt u het vakje ‘Derde aangever’ aan en geeft u de naam, het adres en het BTW nummer van deze laatste in. Deze informatie wordt per default hernomen in het scherm voor het aanmaken van de aangifte.
Intrastat aangifte
1
Informatie die verschijnt op de Intrastat aangifte. Deze wordt per default hernomen in het scherm voor het aanmaken van de aangifte.
Het is ook mogelijk om bij het ingeven van een verkoop of aankoop binnen de E.G. de waarden te bepalen die per default hernomen worden in de ingavevelden voor de Intrastat gegevens. Deze waarden hebben betrekking op de aard van de transactie, het gewest, het land van herkomst of bestemming van de goederen, het transportmiddel en de leveringsvoorwaarden (incoterms). Deze laatste twee velden komen enkel voor in de uitgebreide aangifte.
2de stap : het instellen van de derdenfiches
BOB Software biedt u de mogelijkheid om de Intrastat informatie op een gepersonaliseerde manier in te geven voor iedere buitenlandse klant of leverancier binnen de EU. Dit kan u via het tabblad ‘Diversen’ van de derdenfiche.
Intrastat aangifte
2
Op dezelfde manier als in het scherm van de opties kent u aan iedere derde Intrastat karakteristieken toe. Deze gegevens worden automatisch hernomen bij het ingeven van aankopen of verkopen. De informatie die op dit niveau ingegeven wordt, heeft voorrang op de informatie die ingegeven wordt op niveau van de opties.
3de stap : het ingeven van Intrastat gegevens
De Intrastat gegevens worden doorgegeven aan de software bij het ingeven van de aankopen of verkopen binnen de Europese Unie. De volgende lijnen tonen u hoe u de gegevens correct ingeeft. De uitleg wordt geïllustreerd aan de hand van een verkoop binnen de E.G. aankoop volgt u dezelfde werkwijze.
Voor een
Ga vervolgens naar het menu Ingaven | Verkopen. Geef een verkoop in voor een buitenlandse klant die in een lidstaat van de Europese Unie woont.
Intrastat aangifte
3
Bij het boeken van de verkoop (voor zover de BTW-code gebruikt in de boeking gelinkt is aan Intrastat1) wordt er een venster geopend waarmee u de Intrastat gegevens van deze transactie kan preciseren.
De hoofding van het venster toont informatie met betrekking tot het Intrastatstelsel dat van toepassing is op de transactie, normaal gezien: -
29 voor verkopen en CN’s op aankopen ; 19 voor aankopen en CN’s op verkopen.
Opmerking : In theorie is het stelsel dat van toepassing is niet gelinkt aan het boekhoudkundig document maar aan de goederenstroom. Zo vindt er voor een creditnota op aankoop geen Intrastat-ingave plaats. Het bevat ook gegevens over het land van bestemming en het transportmiddel dat gebruikt zal worden voor de levering van de goederen. Zowel de informatie in de hoofding als de informatie in de grid is afkomstig uit de instellingen die voordien gedaan werden in de derdenfiche, of per default op niveau van de opties. De informatie kan echter ook op dit niveau gewijzigd worden. Om de informatie in de grid te wijzigen, klikt u op het icoontje . Er wordt een bijkomend venster geopend, waarmee u bijkomende gegevens kan ingegeven, zoals het type verrichting, het gewest, de leveringsvoorwaarden (incoterm), de code van de goederen, de massa (in Kg, zonder decimalen, afgerond op de eenheid en niet nul) en het aantal verkochte of aangekochte eenheden.
1
Het controleren van de instelling van de BTW code gebeurt via het menu Extra | Configuratie | BTW – voet. In het tabblad ‘Karakteristieken’ van het scherm is er een aankruisvakje ‘Intrastat’, dat geactiveerd moet worden om het ingavevenster van de Intrastat gegevens te openen in de Ingaven.
Intrastat aangifte
4
Opmerking : Van de 18 000 bestaande codes voor goederen worden er ieder jaar een honderdtal gewijzigd. BOB Software probeert deze bestanden zo snel mogelijk te actualiseren en te herwerken maar een verschil is soms onvermijdelijk. De N.B.B. verwittigt de desbetreffende bedrijven over de wijziging van de codes die ze gebruiken, op basis van de aangiften die zij binnenkrijgen. Bewaar de gegevens van ieder scherm.
4de stap : het aanmaken van de Intrastat aangifte
Dit gebeurt via het menu Afdrukken | Aangiften intrastat. In het tabblad ‘Selectie‘ van het venster vinkt u de vakjes aan die overeenkomen met de lijsten en de aangiften die u wenst te verkrijgen.
Intrastat aangifte
5
•
Importlijst: drukt een controlelijst af van de geïmporteerde Intrastat goederen van de periode. Het is een lijst voor intern gebruik. Deze lijst herneemt per handeling de basisinformatie over de derde en de transactie. Controlelijst : drukt dezelfde lijst af als die hierboven maar zonder de informatie over de derde. Met gegevens over goederen en derden: aan de informatie die verstrekt wordt door de controlelijst wordt informatie toegevoegd over de goederen en gedetailleerde informatie over de derde.
•
Exportlijst : drukt een controlelijst af van de Intrastat verzendingen tijdens een periode. Het betreft een lijst voor intern gebruik. Deze lijst herneemt per handeling de basisinformatie over de derde en de transactie. Controlelijst : drukt dezelfde lijst af als die hierboven maar zonder informatie over de derden. Met gegevens goederen en derden: aan de informatie die verstrekt wordt door de controlelijst wordt informatie toegevoegd over de goederen en gedetailleerde informatie over de derde.
•
Aanmaken van bestand en begeleidende brief : maakt de Intrastat aangifte aan in de vorm van een elektronisch bestand.
Selecteer vervolgens de periode waarvoor de aangifte opgesteld moet worden. Het tabblad ‘Extra info’ herneemt per default de gegevens die ingegeven werden bij het ingeven van het dossier en de opties van de configuratie, namelijk naam en adres van degene die de aangifte doet en zijn BTW-nummer. Indien een derde aangifte doet, zal de informatie over deze derde automatisch gerecupereerd worden en getoond worden in dit tabblad. Alle gegevens die getoond kunnen worden via het tabblad zullen verschijnen op de aangifte.
Het tabblad ‘Parameters’ is een standaard tabblad van de afdrukschermen. U kan er de afdrukparameters bepalen.
Intrastat aangifte
6
In de twee tabbladen ‘Import’ en ‘Export’ worden de lijsten van de transacties berekend en getoond die in rekening genomen worden bij het opstellen van de aangifte, rekening houdend met de periode die bepaald werd in het tabblad ‘Selectie’. Een dubbelklik op een lijn maakt het mogelijk om het detail te tonen van de aankoop- of verkoopboeking die hierin samengevat wordt.
Indien een lijn rood doorstreept is, betekent dit dat de informatie die moet verschijnen in de aangifte ontbreekt. In dat geval is het onmogelijk om het bestand aan te maken. De controlelijsten kunnen daarentegen wel opgemaakt en afgedrukt worden, maar zullen melding maken van de ontbrekende informatie bij de boekingen. De ontbrekende gegevens kunnen toegevoegd worden en de gegevens die bestaan kunnen gewijzigd worden via het icoontje of via de sneltoets « Alt+W ». Deze bewerking geeft toegang tot het standaardscherm voor het ingeven van Intrastat informatie, net zoals het beschikbaar is bij de ingaven.
Opmerking : het veld ‘Eenheid’ moet indien het niet grijs is verplicht ingevuld worden. Het type eenheid dat getoond wordt hangt af van de code van de goederen die betrokken zijn bij de transactie. Er bestaat een dertigtal bijkomende eenheden, waaronder karaat, liter, vierkante meter, gram, terajoule, enz..
Intrastat aangifte
7
Zo zal voor de aankoop van 200 gr goud, het veld ‘Massa’ de waarde ‘1’ krijgen (voor 1kg) en het veld ‘Eenheid’ de waarde 200, indien de bijkomende eenheid gram is. Bewaar de eventuele wijzigingen. De icoontjes dienen niet enkel om de controlelijsten op te roepen en af te drukken, maar ook om het proces van het/de intrastatbestand(en) te starten. BOB Software zal u vragen om de directory te bepalen waarin het/de bestand(en) moet(en) bewaard worden en zal u het resultaat van de bewerking bevestigen via een bericht, en toont onmiddellijk daarna de begeleidende brief. Opmerking : Er wordt een bestand per goederenstroom aangemaakt : zo zullen er indien de periode zowel import- als exportboekingen binnen de E.G. bevat, twee bestanden aangemaakt worden.
Hieronder ziet u enkele voorbeelden van de controlelijsten : a) Importlijst
b) Importlijst – met informatie over de goederen en derden
Intrastat aangifte
8
c) Importlijst – Controlelijst
Slotopmerking : de gebruiker is enkel verantwoordelijk voor het aanmaken van de aangifte : de software voert geen controle uit op de omzet gerealiseerd op de export of het bedrag van de geïmporteerde aankopen. De NBB herinnert op basis van de BTW-aangifte de bedrijven die de drempel van 250.000,00€ overschrijden eraan dat ze een Intrastat aangifte moeten indienen.
Intrastat aangifte
9
