HOE EEN ACCOUNTANT ZIJN DNA VERANDERT

Exact Online

CASE STUDY

HOE EEN ACCOUNTANT ZIJN DNA VERANDERT

www.exactonline.nl

2

EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY

HOE EEN ACCOUNTANT ZIJN DNA VERANDERT En daarna dat van ondernemers ‘Onze branche staat op zijn kop omdat we allemaal vinden dat we onze klanten moeten adviseren – maar veel kantoren weten niet zo goed in wat dan. ‘Mede daarom woonde Kees Koopmanschap van De Coop & Haegen in 2013 een workshop bij. Hij bleek een klik met de workshopleider te hebben, en ze maakten samen een toekomstvisie en strategie voor het kantoor.

Nieuw model Een onderdeel daarvan was een heel nieuw model voor het kantoor met drie bouwstenen: Cijfers as a Service, fiscale dienstverlening en DNA Management. Cijfers as a Service gaat over de basisdiensten: boekhouding, fiscale aangifte, jaarcijfers, salarisadministratie en prognoses. ‘Daarmee ga je je niet onderscheiden, maar het is wel iets wat je als jezelf respecterend accountants kantoor moet doen.“

3


DNA Management

Hoe je vooruit komt

Wat verder gaat de fiscale dienstverlening, waarbij fiscale optimalisatie, financiële planning en estate planning horen. Maar het echt nieuwe onder deel was DNA management. Daarbij helpen ze MKB’ers een solide toekomst voor hun bedrijven op te bouwen. Ze werken dan aan een bedrijfs visie en een toekomststrategie. Daar hoort ook een managementagenda en kwartaalbegeleiding bij, legt Koopmanschap uit: ‘Want vaak worden consultants ingehuurd, die maken met onder nemers een toekomstvisie, en vervolgens zijn ze weg. Wij blijven het monitoren’.

Ze hebben nu 25 cliënten die bezig zijn met een DNA traject. Allemaal ondernemers die in de gaten hebben dat ze vooruit moeten denken om vooruit te komen. Koopmanschap vertelt dat ze zien dat de markt verandert. ‘Veel ondernemers weten wel dat ze moeten veranderen, maar ze weten niet hoe.’ Het DNA Management pro gramma helpt hen daar dus bij.

4


Wat na het plan komt

Cloud is een voorwaarde

Ze dagen de ondernemers uit om na te denken over zijn toekomst en de buitenwereld, bij voorbeeld met stellingen. Dan volgen er SWOT Analyses, het bepalen van hun identiteit, een strategie en alles wat daarbij hoort. ‘Maar dan,’ zegt Koopmanschap, ‘moet je het nog gaan doen. En wij pakken dan door. We kijken dan naar welke cultuur er bij je gewenste bedrijf hoort; hoe is je proces en organisatie geregeld, wat is je merk waarde… Op deze manier krijg je echt een struc tuur in je bedrijf. “

Bij het vormen van een (nieuwe) structuur hoort ook het straktrekken van processen. Onderdeel daarvan is bij De Coop & Haegen altijd de admi nistratie: die gaat de cloud in. Die stap heeft het kantoor zelf eind 2013 al gemaakt. Het is volgens Koopmanschap zelfs een voorwaarde om onder nemers van goed advies kunnen voorzien: ‘Je moet ondernemers eerst ontzorgen wat betreft hun administratie. En je moet ervoor zorgen dat ondernemers realtime inzicht hebben in hun financiële positie.’

5


Nieuwste technologie

Cloud verandert het kantoor

Ze keken naar verschillende oplossingen, maar kozen uiteindelijk voor Exact Online omdat dat nieuwere technologieën gebruikt. ‘Ik denk ook dat het vooral gebruiksvriendelijker is.’ Mede daarom hebben ze al hun klanten in 1 keer omgezet naar de cloud: ‘Wij hebben echt die keuze gemaakt: als men wil dat wij de administratie voeren, doen we dat alleen in de cloud.’

Bij De Coop & Haegen komen de facturen via NewViews in Exact Online terecht. Daarbij hebben ze Visionplanner aan Exact Online gekoppeld, voor de extra rapportage mogelijkheden. Door deze werkwijze houden nog maar 4 van de 18 mede werkers zich bezig met invoerwerk. De rest houdt zich bezig met andere taken zoals salarisadmi nistratie, het samenstellen van jaarrekeningen, en fiscale aangifte. Koopmanschap: ‘Ik houd me samen met een business consultant bezig met acquisitie en het hele DNA Management traject.’

6


Cloud Accountant certificaat

Goed voor ondernemer en accountant

Tijdens het acquisitieproces laat hij zijn potentiële klanten letterlijk een plaatje zien waarop staat hoe ze met Exact Online en de andere software werken. In die zin is hóe en met welke oplossing ze werken dus een belangrijk selling point. Dat bleek laatst ook weer: ‘We hebben zelfs een klant binnengehaald omdat we accountants met Cloud Accountant certificaten hebben. Die heeft echt op de Exact site gekeken om te zien welke accoun tant er bij hem paste.’

Toch zijn niet alle ondernemers zich al bewust van de voordelen die werken in de cloud biedt: Hen willen ze overigens wel bewuster maken van de mogelijkheden. Dat doen ze onder andere door het organiseren van events: ‘Dan laten we ze zien hoe makkelijk het werkt en hoe ze dan mee kun nen kijken.’ Dat is niet alleen in het voordeel van de ondernemer, maar ook van de accountant: ‘De kwaliteit van ons werk gaat er ook door omhoog.’ En dat is niet alleen zo omdat het verwerken van de administratie sneller gaat…

7


Klantrelatie verandert

Inzicht staat centraal

Wat gebeurt er dan nog meer zodra een onder nemer in de cloud gaat werken? ‘Op het moment dat ze om zijn, krijg je een heel andere relatie met de ondernemer. Hij, gaat ineens vragen stellen over zijn boekhouding: ‘wat is dat en hoe komt het daar?’.’ Ook wordt er meer online samengewerkt tussen ondernemers en accountants.

Bij De Coop & Haegen zelf zijn er ook dingen ver anderd door de nieuwe werkwijze. Vroeger, vertelt Koopmanschap, werkten ze aangifte-gedreven, maar dat is niet langer het geval. ‘Nu zeggen we: we moeten die administratie up to date hebben, goed met onze klanten communiceren, zorgen dat ze meekijken. De aangifte omzetbelasting is daar wel een afgeleide van, maar centraal staat nu dat de klant realtime inzicht heeft in zijn administra tie. En dat is een heel andere manier van denken.’

8


De Coop & Haegen Adviseurs en Accountants 18 medewerkers 700 klanten in verschillende branches Werken sinds eind 2013 met Exact Online Accountancy Advanced Hun klanten gebruiken Exact Online en Exact Online Handel

Daadkrachtige business software, dat is wat Exact maakt. Voor meer dan 200.000 organisaties wereldwijd. Voor ondernemende doeners die hun dromen nog dezelfde dag in daden willen vertalen. Exact heeft diezelfde mentaliteit. Dertig jaar geleden startten we als zes studenten een bedrijf, nu zijn we een internationale onderneming met 1550 collega’s in 15 landen. Daarom zijn we gek op snelgroeiende bedrijven. En weten we als geen ander hoe innovatie voelt. Onze business software zorgt ervoor dat je je voluit kunt richten op het volgende doel, de volgende uitdaging. Zodat je niet hoeft te wachten op wat de toekomst je brengt, maar je deze zelf kunt bepalen. Analyseer, test en verbeter je product, je organisatie en je business model. Continu. Met de daadkrachtige business software van Exact. Exact. Focus on what’s next. www.exact.nl Exact Molengraaffsingel 33 2629 JD Delft Nederland Tel: 0800 - 66 54 631 E-mail: [email protected] Site: www.exactonline.nl

© Exact Group B.V., 2015. Alle rechten voorbehouden. Alle hierin vermelde merken handelsnamen behoren toe aan de respectievelijke eigenaren.

HOE EEN ACCOUNTANT ZIJN DNA VERANDERT

Recommend Documents