De accountant, een bondgenoot? Inkoop en aanbesteding Rotterdam 27 mei 2010 Drs. R.M.J. van Vugt RA
Agenda stellingen 1. Rechtmatigheid 2. Wat toetst de accountant? 3. Hoe wegen omissies mee? 4. In de praktijk
Stellingen
1) Niet rechtmatige inkoop houdt in dat er geritseld of gerommeld is, of zelfs fraude is gepleegd! 2) Niet rechtmatige inkoop is de verantwoordelijkheid van de inkoper! 3) Rechtmatig inkopen hoort niet thuis bij de accountantscontrole! 4) Afleggen van rechtmatigheid van inkopen moet een organisatie zelf doen!
Veranderende rol accountant Rechtmatigheid
Niet-financieel - Beoordelen intern systeem van risico-afweging - Rapport van bevindingen
Financieel - Gericht onderzoek - Accountantsverklaring - Rapport van bevindingen
De criteria nader toegelicht Criteria van rechtmatigheid
Omschrijving
Voorbeeld
Begrotingscriterium
Financiële handelingen moeten passen binnen het kader Overschrijding van programma. van de geautoriseerde begroting. Past het totaal binnen -Recht het opgestelde en geautoriseerde programma.
Voorwaardencriterium
Nadere eisen die worden gesteld bij de uitvoering van financiële beheershandelingen.
Subsidievoorwaarden Aanbesteding Belastingwetgeving.
M&O‐criterium
De interne toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt bij het gebruik van overheidsregelingen (= misbruik).
Subsidieregelingen Kwijtschelding Ontheffingen.
- Hoogte - Duur - Bevoegdheden - Bewijsstukken - Administratieve bepalingen - Termijnbepalingen
De interne toetsing of derden bij het gebruik van overheidsregelingen geen (rechts)handelingen hebben verricht die in strijd zijn met het doel of de strekking van de regeling (= oneigenlijk gebruik). Calculatiecriterium
De vastgestelde bedragen zijn juist berekend.
Valuteringscriterium
Het tijdstip van betaling en de verantwoording van verplichtingen is juist.
Legesbedragen Facturen. Aangaan en verantwoording van contracten en verplichtingen.
Leveringscriterium
Juistheid van ontvangen goederen en/of diensten.
Inkoop van goederen/diensten.
Adresseringscriterium
De persoon of organisatie waar een financiële stroom naar toe is gegaan, is juist (rechthebbende).
Betalingsverkeer.
Volledigheidscriterium
Alle opbrengsten die verantwoord zouden moeten zijn, zijn ook verantwoord.
Legesopbrengsten Waterschapsbelasting Huren en pachten.
Aanvaardbaarheids‐criterium
De financiële beheershandeling past bij de activiteiten Inkoop van goederen en/of van het hoogheemraadschap en in relatie tot de kosten is diensten een aanvaardbare tegenprestatie overeengekomen. Verstrekken van subsidies.
Rechtmatigheid In overeenstemming met wet- en regelgeving: - Verslaggevingsvoorschriften waterschappen - Europese aanbestedingsregels - Subsidieregelingen - Verordeningen - Interne regelingen w.o.: inkoop- en aanbestedingbeleid en treasurystatuut
Vastleggen in normenkader!
Normen- en toetsingskader (Voorbeeld) normenkader onderdeel inkoop en aanbesteding Inventarisatie wet- en regelgeving en relevante AB/DB-besluiten in het kader van de rechtmatigheidscontrole. Inkoop en aanbesteding
Regelgeving (extern) Aanbestedingswet
Regelgeving (intern) Beleidsnotitie inkoop/aanbesteding
Besluit Aanbestedingsrichtlijnen overheidsopdrachten
Aanbestedingsreglement Werken (ARW)
Burgerlijk Wetboek Europese aanbestedingsrichtlijnen Mededingingswet
Normenkader operationaliseren (kadernota PRPG): 9 Toetsingskader niet meer verplicht 9 Direct vertalen naar beheersinstrumenten
Kaderstelling rechtmatigheidscontrole: Normenkader en collegebesluiten Type regelgeving Externe wet- en regelgeving Regelgeving raad - begroting - verordeningen - raadsbesluiten
Opnemen in het normenkader ? Europese aanbestedingsregels
Ja
Nota inkoop- en aanbesteding (raadsbesluit)
Ja
Verplicht
Collegebesluiten 3. Krachtens raadsbesluit (verordening) opnemen in het normenkader
Ja Nota inkoop- en aanbesteding (collegebesluit)
4.Door de Gemeenteraad opgenomen in het normenkader
Advies niet te doen - Bijzonder onderzoek - Doelbewust ?
Ja Nee
Keuze
Kaderstelling rechtmatigheidscontrole: Normenkader en collegebesluiten
Is het collegebesluit genomen ?
Collegebesluiten Nota inkoop- en aanbesteding (collegebesluit)
Voldoet het collegebesluit aan de eisen die de wetgever of de gemeenteraad stelt ?
Is het collegebesluit uitgevoerd en nageleefd ?
Kaderstelling rechtmatigheidscontrole: Weging afwijkingen
Afwijkingen geconstateerd
Wegen in het accountantsoordeel? Europese aanbestedingsregels
Externe wet- en regelgeving Ja
Afwijkingen met mogelijke financiële consequenties
Ja Ja
Nee
Nee
Nee Eigen regelgeving
Afwijkingen met mogelijke financiële consequenties Nee
Nota inkoop- en aanbesteding (raadsbesluit of collegebesluit)
Ja
Pre-indemniteitsbesluit van de gemeenteraad ?
Nee
Ja
Ja
Nee
Keuze
Nota inkoop- en aanbesteding (collegebesluit) Collegebesluiten in het normenkader
Kaderstelling rechtmatigheidscontrole: weging afwijkingen Wegen in het accountantsoordeel
Meenemen in verslag van bevindingen
Niet van toepassing
Niet van toepassing
Nee
Nee, tenzij
Nee
Nee, tenzij
Nee
Nee, tenzij
Nee
Nee
Ja
Ja
Nee
Ja Afwijkingen:
Ja College heeft regelgeving tijdig aangepast
Ja
Nee College heeft tijdig besluit genomen te mogen afwijken
Ja
Nee College heeft (terecht) en adequaat gebruik gemaakt van de hardheidsclausule
Ja
Nee Ja Gemeenteraad besluit (achteraf) om collegebesluit uit het normenkader te verwijderen
Nee
Drempelbedragen Europese aanbesteding
De drempelbedragen voor de decentrale overheden (geldig tot 1/1/2010) Werken € 4.845.000 Diensten € 193.000 Leveringen € 193.000
A)
Totale vergoeding aan opdrachtnemer, inclusief vermelde opties op verlengingen en/of overige opties exclusief BTW.
B)
Wanneer waarde niet vooraf is vast te stellen: reële raming op basis van marktconforme prijzen.
C) Let op periodieke aanpassing van de drempelbedragen.
Enkele aandachtspunten
Accountant controleert organisatiegericht Accountant neemt steekproeven Accountant is geen specialist (‘knippen’, splitsen, cpv-codes, procedures, inbesteding etc.) Moeilijke regelgeving (Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten) Periodiek overleg tussen accountant en inkoop
