HIPPO redactieregels: A-Z (voorheen Serviceplein A-Z genoemd)
Deze handleiding wordt onderhouden door de centrale redactie van Communicatie Online van de Hogeschool van Amsterdam. e-mail:
[email protected]
Versie: 0.05 Datum: april 2014
Deze uitgave wordt uitsluitend voor persoonlijk gebruik aan cursisten meegegeven. Alle rechten worden voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag door fotokopieën of op enige andere wijze worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of op andere wijze aan anderen worden doorgegeven, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.
1
Praktische informatie • De HIPPO_redactie-omgeving: https://redactie.cms.hva.nl. • Een login wordt aangemaakt door Functioneel Beheer te bereiken via
[email protected]. • De A-Z lijsten kun je bekijken via: o https://az.hva.nl/studenten/a-z o https://az.hva.nl/medewerkers/a-z o https://az.hva.nl/specialisten/a-z • Momenteel kun je alleen bestanden uploaden van maximaal 4MB. Dit aantal zal nog worden verhoogd. • In de HIPPO-omgeving kun je het beste werken met de browser Mozilla Firefox. • Handleidingen kun je terug vinden via de teamsite Serviceplein A-Z te benaderen via http://teamsites.hva.nl. Inleiding: A-Z lijst: Wat is een lemma? Een lemma is een speciaal type contentgroep, dat bestaat uit een of meer artikelen over een onderwerp. De titel van het lemma wordt getoond als onderwerp in de A-Z-lijst. Belangrijk voor een goede A-Z-lijst is: - de keuze voor een lemma; - de structuur van een lemma. De keuze voor een lemma Zoals uit de definitie van een lemma al blijkt, omvat een lemma (vaak) meer dan 1 artikel. Probeer dus te voorkomen een lemma aan te maken dat bestaat uit een alinea tekst. Beter is het om aan te sluiten bij een bestaand lemma waar informatie raakvlak heeft met het onderwerp. Het is dus belangrijk goed na te denken over de vraag: wanneer maak je een nieuw lemma aan? En wanneer je een lemma wilt indienen waarbij verschillende diensten of staven bij betrokken zijn, laat dan de 'trekker' van het lemma de eindredactie van de tekst voeren, zodat 1 partij de regie houdt over het lemma. Probeer het aantal lemma’s in de A-Z-lijst te beperken en vooral de trefwoorden en taxonomie bij een lemma goed in te vullen, zodat de informatie goed vindbaar is. Voor het indienen van een nieuw lemma kun je terecht bij de contentmanager van Communicatie Online, Anna-Carla Sprey, te bereiken via
[email protected]. De structuur van een lemma Denk duidelijk na over de structuur van je lemma. Houd teksten kort, gebruik opsommingen wanneer je meerdere stappen wilt uitleggen en tussenkoppen voor subonderwerpen. Maak gebruik van Call to Actions en componenten. Dit vergroot de leesbaarheid en scanbaarheid van het artikel. Voor de verticale navigatie geldt een maximum aantal items van 5. De eerste pagina van een lemma is als volgt opgebouwd: korte inleiding (maximaal 3 regels). NB: in de inleiding kunnen geen links worden opgenomen, dus houd hier rekening mee. de vervolgtekst wordt opgeknipt door tussenkopjes. Tussenkoppen zorgen ervoor dat de bezoeker de tekst kan scannen en snel kan vinden of zijn vraag in de tekst wordt beantwoord. Gebruik zo weinig mogelijk de inhoudsopgave: deel je lemma als je veel tekst hebt bij voorkeur op in meerdere pagina’s. Vervolgpagina’s Maak nette- en korte navigatie-items, zie het voorbeeld Collegegeld:
2
Dat kan korter en overzichtelijker. Bijvoorbeeld zo: Collegegeld - Tarieven 2013-2014 - Toelichting regels - Uitzonderingen op tarieven - Betalen - - Direct - - Machtigen en termijnen - - Werkgever betaalt - - Bewijs Betaald Collegegeld - - Overige manieren Naamgeving bij verschillende doelgroepen Soms heeft een lemma verschillende teksten voor verschillende doelgroepen. Omdat de naam van de map waarin een lemma staat, wordt weergegeven in de navigatie, zie twee afbeeldingen beneden:
3
is het niet mogelijk om in de mapnaam van het lemma al aan te geven voor welke doelgroep het lemma bestemd is, dat gebeurt op Contentgroepartikelniveau . Hoe het wel moet, zie voorbeeld Afval:
In dit geval kun je in de naam van het contentgroepartikel (de eerste pagina van het lemma) een aanduiding voor de doelgroep opnemen.
Gezien het op de HIPPO Kickoff anders is uitgelegd, is een aanpassing hiervan noodzakelijk, anders blijft de bezoeker de afkortingen van de verschillende doelgroepen aan de voorkant zien. Vanuit het oogpunt van een redacteur zou de eerdere uitleg handiger zijn, want dan zie je op hoofdniveau welke tekst voor welke
4
doelgroep je gaat aanpassen. Om je mappen te hernoemen gaat simpel dat is een van de opties in de pulldown:
Voor het hernoemen van je contentgroepartikel moet de publicatie eerst worden beëindigd. Daarna is
deze aanpasbaar. Vervolgens opnieuw publiceren.
5
Hiernoem contentgroepartikel:
6
Inhoud toevoegen:
Voor de A-Z lijst zijn momenteel de volgende opties te gebruiken: Tekst Interne verwijzing Externe verwijzing Externe video (verwijzing naar You Tube of naar Vimeo) Het toevoegen van een e-mailadres gaat via het selecteren van de optie Externe verwijzing. Kies daarna voor het protocol e-mail. Wanneer de bezoeker op deze link klikt, wordt automatisch zijn/haar emailprogramma geopend. In een later stadium kun je ook onderstaande items invoeren: Afbeelding Formulierverwijzing Locatie
7
Medewerker Wanneer deze opties actief zijn in HIPPO, dan zul je hiervan op de hoogte worden gesteld door de contentmanager van Communicatie Online. Verdere instructies volgen dan. Opmaak kop In HIPPO heb je 2 mogelijke koppen: Kop en kleine kop. Selecteer voor een tussenkop in de pulldown de optie Kop. De witruimte onder een kop wordt bepaald door de styling. Zet dus geen extra harde return achter een kop.
Als je ervoor kiest een inhoudsopgave op de pagina te zetten en daarvoor de optie ‘Toon inhoudsopgave’ aanvinkt, zet HIPPO alle grote koppen onder elkaar in een rijtje onder het kopje “Op deze pagina”. Verwijzingen Je kunt in HIPPO verschillende soorten verwijzingen maken: - Verwijzingen in lopende tekst (inline verwijzingen), waarbij je onder een of meer woorden in de tekst een link zet. - Verwijzingen onder de tekst, waarbij de linktekst onder een tekstalinea staat. Een verwijzing in lopende tekst ziet er als volgt uit:
Bij beide typen verwijzingen maken we onderscheid tussen: - Interne verwijzingen: verwijzingen naar een document of pagina in HIPPO, bijvoorbeeld naar een ander lemma. - Externe verwijzingen: verwijzingen naar een url buiten HIPPO, bijvoorbeeld naar een externe website zoals www.duo.nl.
8
Venstergedrag Als je binnen het HvAweb navigeert naar een andere pagina, blijft je altijd ‘binnen’ hetzelfde browservenster. Als je vanaf een pagina verwijst naar een externe website of applicatie, dan is de regel dat je de pagina laat openen in een nieuw browservenster. Hiervoor kruis je bij het aanmaken van de externe verwijzing de optie ‘Open in nieuw venster’ aan. Bij externe verwijzingen in of onder de tekst zie je in dat geval een pijltje om aan te geven dat de link opent in een nieuw venster. Voor interne én externe verwijzingen onder de tekst kun je een van de volgende stijlen kiezen: - een gewone link - een primaire call-to-action - een secundaire call-to-action Hieronder zie je een aantal verwijzingen in verschillende stijlen:
(De grote rode knop met het woord ‘Verwijzing’ heeft de stijl ‘primaire CTA’ ). De stijlen voor interne verwijzingen zien er aan de voorkant hetzelfde uit als de stijlen voor externe verwijzingen. Call-to-Action (CTA) Een Call-to-Action (CTA) roept op tot een handeling/actie - zoals inschrijven, aanmelden, iets doen - en staat op een prominente plaats op de website. Je wilt dat de lezer een bepaalde actie onderneemt naar aanleiding van iets dat centraal staat op de pagina. Een Call-to-Action kun je plaatsen als verwijzing onder een tekstblok of als actieblokcomponent in de rechterkolom van een pagina (zie verderop in dit document). Bij het gebruik van de CTA-stijl voor verwijzingen onder een tekstblok gelden de volgende uitgangspunten: • Gebruik maximaal 1 primaire CTA per pagina. • Kies voor een primaire CTA of secundaire CTA: zet ze niet allebei direct onder elkaar. • Gebruik een CTA NIET voor zomaar een link. In een CTA zit een actief aspect omtrent datgene dat centraal staat op de pagina. • Gebruik voor CTA’s alleen de optie voor plaatsing links op de pagina. De opties voor plaatsing rechts gebruiken we niet. • primaire CTA’s bieden weinig ruimte voor tekst, dus beperk de tekst tot maximaal twee niet te lange woorden. Gebruik in een primaire CTA een werkwoord, bijvoorbeeld: bij een evenement: Aanmelden of op een programmapagina: Download brochure. • secundaire CTA’s bieden meer ruimte voor tekst. NB. Gebruik de secundaire CTA niet als herhaling van de subnavigatie in je tekstblok. Verwijzingen in lopende tekst (inline verwijzingen) maak je als volgt: - selecteer het woord of de woorden waar je de tekst onder wilt zetten. - Klik op het symbool voor een interne link of het symbool voor een externe link. Zie de afbeelding
9
hieronder.
Klik op onderstaand icoon voor het aanmaken van een externe verwijzing:
Verwijzingen onder een tekstalinea maak je als volgt: - Ga naar het venstermenu ‘Toevoegen’ en kies de optie ‘Interne verwijzing’ of de optie ‘Externe verwijzing’.
Vergeet niet om ook een display titel en een stijl (link type) voor de verwijzing te kiezen. Houd de display titel van de verwijzing kort, maximaal 30 karakters. Bijlagen In HIPPO kun je bestanden die je als download op een pagina wilt opnemen, uploaden naar de map van je dienst of staf. Je kunt alleen bestanden uploaden naar je eigen map. Je kunt wel in andere bestandsmappen kijken en naar deze documenten verwijzen. Tips voor de naamgeving van documenten: Vermeld in de titel van je document geen versienummer, want de bezoeker moet ervan uit kunnen gaan dat het document dat hij opent de laatste versie is. Zorg dat documenten die bijvoorbeeld jaarlijks worden vernieuwd, altijd dezelfde benaming hebben, zodat eerdere versies worden overschreven en de verwijzing naar het document behouden blijft. Vermeld jaartallen alleen in de titel wanneer deze relevant en noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld HvA jaarverslag 2012. Wanneer het document een pdf is, vermeld dat dan in de display titel van de link. Voorbeeld: beoordeling deeltijdportfolio bacheloropleidingen (pdf) De bezoeker weet dan bij aanklikken van de link dat Acrobat Reader zich opent. NB: Load geen Word documenten op maar enkel pdfs, aangezien deze niet meer bewerkt kunnen worden door de gebruiker. Pdf maken: open je Word document en klik in de werkbalk op het pdf-icoon om het Word document te converteren naar een pdf, sla deze vervolgens op als pdf. Betekenisvolle links Maak zowel voor hyperlinks als voor downloads betekenisvolle links, zodat de bezoeker weet wat hij aan content kan verwachten als hij op deze link klikt:
10
Goed voorbeeld: aanvraagformulier verlof Slecht voorbeeld: vakantieplanner20112012_versie15_nognietdef Slecht voorbeeld: Het aanvragen van een licentie voor thuisgebruik door stafleden doet u hier. Zorg dat de betekenis van je begrippen niet dubbelzinnig kan worden geïnterpreteerd: Voorbeeld: scheiding aanvragen (wanneer het om afval gaat). Formulieren Je kunt op 3 manieren een formulier aan je pagina toevoegen: - als pdf - als verwijzing naar een extern formulier, bijvoorbeeld het aanmeldformulier voor de open dagen; - als formulier in HIPPO. Deze laatste optie is voorlopig nog niet beschikbaar op de HIPPO acceptatieomgeving. Om een verwijzing naar een pdf-formulier toe te voegen, voeg je de pdf eerst toe aan de sectie Bestanden. Daarna maak je een interne verwijzing naar het formulier. Om een verwijzing naar een extern formulier te maken, bijvoorbeeld naar een formulier in Topdesk, gebruik je een externe verwijzing. Zorg dat de verwijzing naar het formulier zo dicht mogelijk bij de uitleg van de handeling staat. De bezoeker kan dan meteen de handeling verrichten. Een formulier zorgt voor een call to action: voorbeeld: aanvraagformulier verlof. Benaming van het formulier in het algemeen: call to action + trefwoord (=lemmanaam). Trefwoorden Voeg trefwoorden aan het lemma toe, waar je denkt dat de bezoeker op zoekt of beter gezegd waar jezelf op zou gaan zoeken. De trefwoorden worden gebruikt in de zoekfunctie boven het onderwerpfilter naast de lijst. Scheid de trefwoorden van elkaar met een komma. Taxonomie Het toevoegen van taxonomie aan een lemma is verplicht in HIPPO. Taxonomie is het meegeven van metadata aan berichten en artikelen om op die manier informatie te labelen ivm de filteroptie in de A-Z lijst van het Serviceplein, en om informatie breder te tonen dan in de eigen omgeving. De taxonomietermen liggen vast en kunnen uit een lijst worden gekozen. Je kunt meerdere taxonomietermen toevoegen aan een lemma. Dit zorgt ervoor dat het lemma bij meerdere filteropties wordt getoond. Kies bij het toekennen van taxonomietermen zo specifiek mogelijke termen, dus liever subtermen dan hoofdtermen. Gepubliceerd door Onderaan elk HvA-lemma staat de tekst Gepubliceerd door [redactiegroep] en de publicatiedatum. Via de redactiegroepvermelding kunnen bezoekers feedback geven op de tekst van de pagina. De redactiegroepen zijn gekoppeld aan een centraal e-mailadres van de betreffende redactie. Aan functioneel beheerder Mark Vogelaar kun je doorgeven welk e-mailadres je wilt koppelen aan de redactiegroep van jouw staf of dienst. Het contactblok rechts bovenin geeft de bezoeker de mogelijkheid om vragen te stellen, opmerkingen door te geven of een klacht te melden aan de eigenaar van de informatie in het lemma. Componenten In de rechterkolom van de pagina kun je de volgende componenten opnemen.
11
NB De styling van de componenten is nog niet definitief, deze wordt in de loop van december aangepast. HIPPO bevat momenteel de volgende componenten:
Voor de lemma’s gebruiken we alleen de volgende componenten: Actieblokcomponent; Downloadcomponent en Linkcomponent. Actieblokcomponent: Bijvoorbeeld ‘Upload je foto’:
Downloadcomponent:
NB: In het bovenstaande voorbeeld staat 2 keer dezelfde tekst. Beter is om een betekenisvolle titel in te voeren plus een (andere) betekenisvolle link naar de download. Bij een downloadcomponent worden automatisch de extensie en de grootte van het bestand vermeld. Linkcomponent: Gebruik voor contactgegevens de Linkcomponent: Minimale contactgegevens: de naam van de dienst/staf + vermelding van het e-mailadres. Schrijf de naam van je dienst/staf voluit. Breid de gegevens desgewenst uit met een telefoonnummer, Twitteraccount, openingstijden en
12
dergelijke NB In het linkcomponent kun je nog geen regelafbrekingen opnemen in het tekstvak onder de titel. Dit wordt in de loop van december aangepast.
Beeldmateriaal NB: omdat de beeldbank nog niet is ingericht voor de A-Z lijst, worden in de maand december nog geen afbeeldingen geupload. Verdere instructie volgt nog.
13
