Beroepspraktijk HiLab HiLab 21st Century Onderwijs
HiLab
Praktijkgericht Onderzoek
HiLab Businessplan 10 juni 2016 José Eggink
HiLab Businessplan Juni 2016
Pagina 1
Inhoud HiLab in vogelvluch t ............................................................... 3 Visie ..................................................................................................................................................... 3 Missie................................................................................................................................................... 3 Doelen ................................................................................................................................................. 3 Business Model ..................................................................... 3 Inrichting ............................................................................ 4 HRM en sturing .................................................................................................................................... 4 Facilitair management ......................................................................................................................... 5 PR/Marketingplan ............................................................................................................................... 5 Primair Proces ..................................................................................................................................... 5 Financieel overz ich t ............................................................... 6 Bijlage 1: B usiness Model ......................................................... 8 Bijlage 2: Begroting ............................................................... 9 Bijlage 3: Afspraken opdracht ..................................................10
HiLab Businessplan Juni 2016
Pagina 2
HiLab in vogelvlucht Visie HiLab is een innovatiewerkplaats (IWP) waar junioren (studenten) en senioren (docenten, onderzoekers, overig HG personeel) samen werken en samenwerken aan interessante opdrachten waardoor kenniscreatie en zo mogelijk innovatie plaatsvindt. HiLab is ‘voor en door ICT-onderwijs en onderzoek’. De wereld buiten CMI komt in beeld door de opdrachten die we uitvoeren. HiLab is een ‘enabler’ die samenwerkt met anderen om de ICT component in de ontwikkeling van producten en diensten van derden te realiseren. We vinden opdrachtgevers binnen de HG (via het CMI-netwerk en Stafbureau Informatisering) en buiten de HG (via de lectoraten). Missie HiLab brengt onderwijs, onderzoek en praktijk bij elkaar en bevordert de ontwikkeling van producten met een ICT component die nog in een experimenteel stadium verkeren. Dat doel bereiken we door Hanzehogeschool studenten, medewerkers en externe partners samen te laten werken aan opdrachten en diensten met een ICT-component. Denk aan opdrachten als het ontwikkelen van innovatieve games, websites of applicaties die een onderzoeker nodig heeft, maar niet zelf kan ontwikkelen of testen. Diensten zijn bijvoorbeeld hosting en beheer en flexibele dataopslag voor een onderzoeksproject, maar ook het verzorgen van gastcolleges en aanbieden van stages. We bieden een professionele leergemeenschap waar onderzoek, onderwijs en praktijk samenkomen. Dit is een meerwaarde voor: Studenten: in de context van werk `oefenen’ zij met echte praktijk opdrachten waar het resultaat telt; Docenten: we bewerkstelligen deskundigheidsbevordering; Onderzoekers: we bieden ondersteuning op ICT-gebied; Werkveldpartners: zij hebben toegang tot de CMI-infrastructuur en kunnen samenwerken met studenten. HiLab geeft een sterke impuls aan de positionering van de Hanzehogeschool Groningen als kennisinstelling. Doelen In
het cursusjaar 2016-2017 wil HiLab: Minimaal 4 onderwijsblokken betrekken door studenten HiLab opdrachten te laten uitvoeren; Minimaal 8 studenten hun stage of afstudeeropdracht binnen HiLab laten uitvoeren; Minimaal 6 docenten (buiten genoemde onderwijsblokken om) betrekken bij HiLab opdrachten bijvoorbeeld als opdrachtgever of als expert.
Business Model HiLab positioneert zich binnen CMI als onderdeel van de ‘Digital Society'1. We faciliteren het onderwijs en ondersteunen innovatieve dienstverlening. Onderwijs faciliteren. NSE (Network Security Engineering) heeft behoefte aan een omgeving waar studenten kunnen experimenteren met netwerkomgevingen als bij een middelgroot bedrijf. In die NSE-omgeving zijn echte projecten nodig. Ook SE en BITM studenten moeten werken met echte projecten willen de studenten de competenties kunnen realiseren aan de hand van authentieke opdrachten. HiLab levert de opdrachten, coördinatie en procesbegeleiding. 1
Zie het School Jaarplan van CMI en zie de Business Case Digital Society.
HiLab Businessplan Juni 2016
Pagina 3
Innovatieve dienstverlening. Vanuit diverse hoeken komen vragen voor betaalbare computing services en storage services, voor het (low-budget) ontwikkelen van (prototype) applicaties. Aanvragen komen van personeelsleden HG (eenvoudige applicaties ontwikkelen, non-profit, low-budget), lectoraten en partners (meer complex, innovatief, experimenteel). We ontwikkelen hieruit de opdrachten die door het onderwijs kunnen worden uitgevoerd. Door de vragen om ondersteuning te combineren met de behoefte aan opdrachten (live projecten) ontstaat een win-win situatie. De vragende partij krijgt ondersteuning, de biedende partij krijgt de mogelijkheid competenties te realiseren aan de hand van authentieke opdrachten. HiLab brengt de vragende en de biedende partijen bij elkaar. HiLab is geen autonome organisatie tussen kennisinstelling en werkveld. HiLab is een professionele omgeving waarin junioren (oudere en jongerejaars studenten) en senioren (docent/onderzoekers, ondersteunend personeel) werken aan echte opdrachten uit onderwijs of onderzoek (interne klant) of uit de praktijk (externe klant vaak via lectoraten of andere IWP’s). Bij een deel van de opdrachten komen werkveld en onderwijsactiviteiten samen, bij een ander deel komt de component onderzoek daar nog bij. In een aantal gevallen maakt de opdracht deel uit van een (groter) onderzoek. We bieden het onderwijs opdrachten in een grotere bestaande ICT omgeving die veel sterker lijkt op de werkomgeving dan de huidige leertaken en projecten in het onderwijs. Bij al deze opdrachten speelt het onderzoekend vermogen een belangrijke rol. We willen een aanvulling bieden op de diensten van SB Informatisering (SB Inf). SB Inf en HiLab werken samen om de behoeften aan ICT-ondersteuning in kaart te brengen (demand management) en te bepalen wie welk aspect kan oppakken. We leveren de volgende diensten en producten: Ontwikkeling van (prototypes van) applicaties, apps, websites; Hosting en beheer van experimentele software (prototypes, software die nog niet rijp is voor de reguliere bedrijfsomgeving); Tijdelijke, flexibele dataopslag; Verzorgen van (interne) workshops, cursussen of lezingen aanvullend op of samen met ITANN (IT Academy Noord Nederland). Het business model van HiLab is uitgewerkt in het Business Canvas in bijlage 1.
Inrichting HRM en sturing We conformeren ons aan wat Hanzebreed wordt afgesproken rond IWP’s ten aanzien van governance en imago, intellectueel eigendom en branding. Deze zaken zijn binnen de Hanze nog in ontwikkeling. Op dit moment betekent dit dat wat docenten/onderzoekers produceren valt onder het intellectueel eigendom van de Hanzehogeschool. Voor studenten ligt dit anders. Zij hebben IE op wat zij bedenken en maken tenzij dit anders wordt geregeld. Wij hebben in overleg met de HG-jurist besloten om in alle HiLab contracten met studenten standaard op te nemen dat deelname aan HiLab betekent dat de student in HiLab-verband afstand doet van de IE-rechten. De human resources van HiLab bestaan uit HG-medewerkers (senioren) en studenten (junioren). Bij junioren kan het gaan om studenten die in het kader van een onderwijsblok, minor of stage opdrachten uitvoeren of student-medewerkers die worden ingehuurd. ICT-stagiaires en -afstudeerders ontvangen een vergoeding van €300 per maand. Student-medewerkers vallen in de schaal ‘onderwijsassistent’ (ca. €20 per uur). HiLab Businessplan Juni 2016
Pagina 4
De senioren zijn HG-medewerkers in dienst van lectoraat, school of stafdienst. Senioren worden ingezet bij het faciliteren van het scrumproces van de junioren, coaching en begeleiding van junioren en bij de kwaliteitscontrole. De HiLab coördinator is verantwoordelijk voor inbedden van senioren in HiLab en bewaakt inzetplanning en realisatie (a.d.h.v. resultaten en gerealiseerde uren) van junioren en senioren. De agile coach is verantwoordelijk voor inbedden van junioren in HiLab, de procesbegeleiding en de voortgang bewaking. Alle medewerkers leggen verantwoording van de werkzaamheden af aan elkaar en aan de opdrachtgever of product owner van het betreffende HiLab project. Junioren leggen daarnaast ook verantwoording af aan de agile coach, die het resultaat van hun werkzaamheden monitort. De dagelijkse leiding van HiLab berust bij de HiLab coördinator en de senioren verantwoordelijk voor Projectmanagement (agile/scrum coach), Softwareontwikkeling, Netwerk&security en Kwaliteit. Zij hebben wekelijks een stand-up ten aanzien van de voortgang bij primaire en secundaire processen. Zij vormen tevens samen de Portfolio Board (PB) die beslist over het al dan niet uitvoeren van opdrachten. De coördinator rapporteert tweewekelijks aan de teamleider ICT. Zij bespreken de gang van zaken eens per kwartaal met de CMI-dean. Indien nodig wordt er tussentijds geëscaleerd naar de CMI-dean. Facilitair management HiLab is tijdelijk gehuisvest in H1.88 op Zernikeplein 11 in een eenvoudige projectruimte waarin een tiental medewerkers kan werken met eigen laptop. Er zijn in H1.88 ook voorzieningen om afgezonderd te overleggen, die gedeeld worden met de overige gebruikers van H1.88. HiLab ambieert om als één van de eersten te starten binnen de campus die wordt ingericht voor Digital Society. We willen hierin een ruimte ter vervanging van H1.88. We maken gebruik van de binnen CMI beschikbare infrastructuur geschikt voor ontwikkeling, testen, hosting en beheer van software en flexibele data opslag. PR/Marketingplan HiLab werft opdrachten en personeel. Dit gebeurt deels direct door mailing, website, presentaties gericht op studenten en collega’s, deels indirect via het CMI netwerk, lectoraten en docenten en Stafbureau Informatisering. Het lectoraat New Business & IT is hierbij een verbindende schakel die opdrachten oppakt van buiten de HG en van HG onderzoekers passend bij haar onderzoeklijnen en de HG speerpunten en deze doorzet naar HiLab. De verwachting is dat er geen gebrek zal zijn aan opdrachten. Het knelpunt ligt eerder bij een gebrek aan junioren en senioren. Daarom zijn vooral de presentaties en mond-tot-mond reclame binnen CMI van belang. We hebben gekozen voor een HG-brede contact- en communicatiestrategie met de focus op CMI. Externe communicatie wordt bewust tot een minimum beperkt omdat HiLab zich positioneert als enabler van HG-onderwijs en –onderzoek. Primair Proces Ons primaire proces is het uitvoeren van opdrachten. Dat proces loopt van het verwerven van opdrachten tot het afronden ervan. Elke opdracht die bij ons binnenkomt wordt geanalyseerd en de analyse wordt geregistreerd. In overleg met Demand management (Stafbureau Informatisering) wordt bepaald of de aanvraag een HiLab opdracht kan worden. CMI wil nadrukkelijk niet concurrerend zijn met het werkveld of het werkveld van de markt verdringen. Bij de opdrachten die HiLab uitvoert is dit een belangrijk criterium. We mikken op opdrachten die ofwel van interne ‘klanten’ (bv onderzoekers) komen ofwel door het werkveld niet als HiLab Businessplan Juni 2016
Pagina 5
interessant worden gezien (low-budget of nog te veel in experimentele/prototype fase). We kunnen niet iedereen die een opdracht aanbiedt bedienen. De HiLab Portfolio Board bepaalt of, wanneer en hoe een opdracht zal worden uitgevoerd. Vervolgens worden de afspraken met de opdrachtgever vastgelegd en kan de uitvoering conform afspraken starten. Bij ontwikkeltrajecten maken we gebruik van de (ontwikkelperiodes).
Agile/Scrum
aanpak met korte sprints
In aansluiting op de ontwikkelingen in het bedrijfsleven spelen frameworks en ontwikkeltools een centrale rol in de softwareontwikkeling binnen HiLab. Afhankelijk van de opdracht en aansluitend op het onderwijs gebruiken we één van de volgende drie soorten programmeertalen (plus bijbehorende omgevingen): Java, Python, PHP. We bouwen software in een ontwikkelstraat die het mogelijk maakt om de kwaliteit, voortgang en functionaliteit automatisch continu te monitoren. De inrichting hiervan is deels specifiek voor de gekozen programmeeromgeving. Hiervoor heeft CMI een Unlimited Academic Account bij BitBucket. Verder wordt continuous integration ingericht middels de open source oplossing Jenkins. Deze zorgt er voor dat de software automatisch dagelijks – of na elke verandering - gebouwd en getest wordt. Een nieuwe bijdrage op de repository leidt automatisch tot een cyclus van bouwen en testen. Daarnaast wordt ook de kwaliteit van de code gemonitord middels de tool Sonar Qube. Deze tool geeft ontwikkelaars feedback over manieren van programmeren die snel aanleiding geven tot bugs en onderhoud bemoeilijken. Tot slot wordt in het kader van continuous integration ook automatic deployment uitgevoerd. Dit betekent dat nieuwe bijdragen aan de broncode op de repository niet alleen leiden tot het opnieuw bouwen en testen van de software, maar dat de nieuwe versie van de software ook automatisch in de lucht wordt gebracht zodat gebruikers deze kunnen testen. Het algemene motto is: goede software leest als een boek. Code dient zoveel mogelijk zelf documenterend te zijn. De technische documentatie die specifiek is voor het desbetreffende project, bevindt zich dan ook zoveel als mogelijk is in de broncode op de repository. Documentatie die gemakkelijk toegankelijk dient te zijn voor niet-ontwikkelaars, zoals bijvoorbeeld functioneel testers, wordt geplaatst op de HiLab wiki. Tevens bevind zich hier de algemene technische documentatie over de inrichting van de ontwikkelstraat. Ook biedt de HiLab wiki een overzicht over de door een project gebruikte technieken (o.a. programmeertaal en frameworks) en een overzicht van de ingerichte servers en een verwijzing naar de relevante plekken op de Bitbucket repository. Tenzij met de opdrachtgever anders is overeengekomen, blijven de code en documentatie binnen HiLab en daarmee voor onderwijs of onderzoek beschikbaar. Een project eindigt als de producten volgens afspraak zijn opgeleverd of de beschikbare capaciteit (bv. stagetijd) is verbruikt. We spreken dus af welke resultaten we willen opleveren en tegelijk ook welke inspanning we daarbij leveren: dit is een mix tussen resultaatsverplichting en inspanningsverplichting. Bij het projecteinde maken we afspraken met de opdrachtgever over een eventueel vervolg. Als er een prototype is gemaakt kan het nodig zijn dit tijdelijk te beheren, te testen of een volgende versie te maken. Ook kan gevraagd worden het product van testcircuit naar productieomgeving te brengen. Uitgangspunt is dat de infrastructuur niet onnodig lang wordt belast. Meer informatie over het primaire proces is te vinden in het document Procesinrichting HiLab en op de website www.hanze.nl/hilab .
Financieel overzicht HiLab werkt binnen CMI met een eigen budget. Verantwoording over voortgang en besteding van het budget wordt afgelegd aan de teamleider ICT. HiLab Businessplan Juni 2016
Pagina 6
De kosten van HiLab bij de doelen gesteld op pagina 3 zijn: - coördinatie: 165 u/jaar (ca. 50€/uur); - scrum coaching: 330 u/jaar (ca. 50€/uur); - 3 experts software engineering, netwerk&security, kwaliteit (165 u/jaar, ca. 50€/uur); - 4 junioren voor klussen (werkstudenten, 8 u/week, ca. 21€); - 8 stagiaires (gedurende 2 maal 5 maanden, dat is 16 per jaar, 300€/maand); - Huisvesting en ICT voorzieningen: p.m.; - Ondersteuning (administratie en beheer CMI infrastructuur): p.m. Een deel van de baten komt uit het reguliere budget voor onderwijs en onderzoek waar een HiLab opdracht ‘weggezet’ wordt in het onderwijs. Hoe meer ruimte er in het onderwijs wordt gemaakt voor authentieke opdrachten hoe meer nut HiLab voor het onderwijs kan hebben. Onderzoekers worden ingezet in HiLab waar hun werk overlapt met HiLab opdrachten. Ook hier geldt dat e.e.a. afhangt van de mate waarin onderzoekers opdrachten kunnen formuleren die door studenten kunnen worden uitgevoerd. Idealiter vindt de vervlechting van onderzoek en onderwijs plaats door ruimte te maken om authentieke opdrachten uit te voeren. De bijdragen vanuit onderwijs en onderzoek voor CMI staan p.m. in het financieel overzicht onder Baten omdat de bekostiging al heeft plaats gevonden. De opdrachten die in dit kader worden uitgevoerd zullen grotendeels ‘gratis’ zijn tenzij een beroep wordt gedaan op HiLab inzet. Inkomsten via externe partners (buiten CMI maar veelal binnen de HG) zijn aantrekkelijk maar er zal sprake moeten zijn van een win-win situatie. Het is denkbaar dat externe partners ‘in kind’ of door sponsoring een bijdrage leveren. HiLab kan voor verrichte diensten of uitgevoerde opdrachten een rekening sturen. Is dit het geval dan zullen we in de afspraken rondom de uitvoering van een opdracht aangeven wat de kosten zijn en hoe er gefactureerd zal worden. We gaan uit van 8 betaalde opdrachten per jaar met een gemiddelde waarde van 7.500€. Op deze opdrachten wordt de HiLab-staf (senioren/junioren) gezet. We streven er naar dat HiLab als geheel kosten dekkend is. De keuze om met stagiaires en beperkte looptijd van projecten te werken is overigens de belangrijkste reden waarom we geen resultaatverplichtingen aangaan met opdrachtgevers maar kiezen voor inspanningsverplichting met afspraken ten aanzien van beoogde resultaten. De CMI-administratie zal de financiële administratie voor haar rekening nemen. Voor een overzicht van kosten en baten zie bijlage 2. Voor een voorbeeld Afspraken Opdracht en de opbouw van de opdrachtkosten zie bijlage 3. In de bijlagen is te zien dat er voor een dekkende exploitatie een CMI bijdrage nodig is van ca. k€20. Wanneer we er in slagen meer dan acht betaalde opdrachten uit te voeren, wordt de CMI bijdrage een investering die zichzelf terugbetaalt. Zowel financieel als in de vorm van extra onderwijs (meer studenten die HiLab opdrachten uitvoeren) én werkdrukverlaging (als studenten HiLab opdrachten uitvoeren wordt de betreffende docent minder belast). Merk op dat de hoeveelheid benodigde coaching, coördinatie en inhoudelijke begeleiding sterk afhankelijk is van het aantal opdrachten, de omvang en de complexiteit. Wellicht moet lopende het jaar worden bijgestuurd als blijkt dat het aantal te begeleiden studenten hoger of lager is dan wat in de doelen is genoemd. Als het aantal studenten hoger is dan het aantal opdrachten, zullen we moeten ‘krimpen’ (studenten afzeggen en elders plaatsen). Als we wel medewerkers hebben maar geen werk (=geen opdrachten en/of geen studenten) dan zullen we medewerkers elders in de organisatie moeten plaatsen. Als het aantal studenten en opdrachten hoger is dan verwacht dan proberen we op te schalen door meer docenten/onderzoekers te betrekken bij HiLab.
HiLab Businessplan Juni 2016
Pagina 7
Bijlage 1: Business Model Key -
partners ICT/CMD opleidingen Digital Society New Business&IT (+Social Media, Usability) SB Informatisering (o.a. demand management) ITANN Werkveld (vooral indirect via lectoraten en ITANN)
Kernactiviteiten - Ontwikkelen van ICT producten of diensten met een experimenteel, tijdelijk, innovatief karakter - Leveren van ICT diensten (hosting, beheer, opslag) met een experimenteel of tijdelijk karakter - Faciliteren van ICT onderwijs en onderzoek door bovengenoemde 2 zaken waarbij het gaat om het uitvoeren van opdrachten door het onderwijs en kenniscreatie en kennisdeling Key resources - Personeel: studenten en medewerkers HG (m.n. ICT) - ICT-omgeving (testcircuit en reguliere CMI omgeving voorzien van software bv. OTAP) nodig voor het uitvoeren van de opdrachten en verlenen van de diensten
Kostenstructuur - Loonkosten coördinatie, onderzoekers/docenten, junioren ((studenten) - Kosten kennisdeling - Kosten gebruik ICT-voorzieningen - Principe: lean en kostendekkend
HiLab Businessplan Juni 2016
Waardeproposities - Brug/vervlechting onderwijs en onderzoek - Betere aansluiting op werkveld door authentieke opdrachten - Voor studenten: CVontwikkeling door uitvoeren van opdrachten - Ondersteuning ICT onderwijs door bieden kennis en faciliteiten rond professionele ICT product ontwikkeling - Ondersteuning van HGonderzoekers op ICT terrein aanvullend op dienstverlening SB Inf en daarmee indirect bijdrage aan valorisatie
Klantrelaties - Stagecontracten - Studieovereenkomsten - Overeenkomsten met onderwijs m.b.t. inzet in kader van onderwijsblok - Eenmalige opdrachten voor opdrachtgevers
Klantsegmenten - Studenten ICT en CMD - Docenten ICT (en CMD) - CMI lectoraten (vooral New Business&IT) - Lectoraten/Onderzoekers HG
Kanalen - Werven van studenten en docenten/onderzoekers via CMI netwerk - Werven van opdrachten: intern via CMI netwerk en SB Informatisering, extern (indirect) via lectoraten, PiER, ITANN. Inkomstenbronnen - Inkomsten uit opdrachten - Bijdrage uit CMI onderwijs en onderzoeksbudgetten - Bijdragen werkveld? - Inkomsten kennisdeling ( bv cursussen voor studenten of via ITANN)?
Pagina 8
Bijlage 2: Begroting Jaar 1 16-17 Baten CMI bijdrage Onderwijs Onderzoek Opdrachten (8 betaalde opdrachten) Bedrijven Totale Baten
20380 p.m. p.m. 60000 20000 100380
Kosten Coördinatie (1 *0,1fte) Administratie/ondersteuning Procesbegeleider (0,2 fte) Senioren (3 * 0,1 fte) Junioren (4 werkstudenten) Junioren (8 stagiaires, 10 maanden) Huur lokalen etc. ICT-voorziening Reiskosten Materiaal Vergaderkosten Onvoorzien Totale Kosten
8250 p.m. 16500 24750 26880 24000 p.m. p.m. p.m. p.m. p.m. p.m. 100380
HiLab Businessplan Juni 2016
Jaar 2 17-18
Jaar 3 18-19
Pagina 9
Bijlage 3: Afspraken opdracht Opdrachtnaam Opdrachtcode Opdrachtmethode Initiële Opdrachtomvang in euro’s Verplichting HiLab Opdrachtgever Contactpersoon
iteratief/ lineair inspanningsverplichting Telefoonnummer Email
Opmerkingen
[noteer hier bijzonderheden ten aanzien van afspraken]
Rapportage frequentie
wekelijks / maandelijks / anders, n.l.:
Rapportage Aan Rapportage Door Rapportage onderwerp
voortgang op basis van mijlpalen / urenbesteding / anders, n.l.:
Rapportage bespreking Facturatie: Facturatie aan Resourceallocatie in uren Naam Uren per Begindatum week
Overige kosten Wat
Einddatum
Facturatiefrequentie
Rol
Tarief per uur
Totaal per week
Bedrag
Werkplekkosten Ontwikkelomgeving Testomgeving Acceptatieomgeving Licentie Windows server xx Overige afspraken [ Let erop dat afspraken in principe altijd consequenties hebben voor het gestelde budget ] Documentatie vereisten: Overdracht naar beheer organisatie Voorbereiden voor HiLab beheer HiLab Businessplan Juni 2016
Pagina 10
Handtekening HiLab … Groningen datum …
Handtekening opdrachtgever … Plaats datum …
Toelichting opbouw kosten -
Voor elke opdracht wordt een bedrag van 200€ projectkosten berekend. Voor een junior wordt standaard €30/uur gerekend, voor een senior (ook voor de agile coach) €50/uur. Studenten en docenten die in het kader van een onderwijsopdracht participeren worden niet in rekening gebracht. Als een junior niet per uur maar per maand wordt betaald dan wordt het maandbedrag (naar rato van deelname) in rekening gebracht. Standaard is dit €300/maand. Als er kosten zijn voor gebruik van ICT-faciliteiten dan worden deze doorberekend naar de opdrachtgever. Dit geldt ook voor kosten zoals reiskosten of vergaderkosten één en ander in overleg met de opdrachtgever. Als de opdrachtgever geen/weinig budget heeft dan kan in overleg korting worden verleend op het totaalbedrag.
HiLab Businessplan Juni 2016
Pagina 11
