Het Werkgeversportaal van Turien & Co. Assuradeuren Snel aan de slag
Inhoudsopgave Snel aan de slag
2
Het Werkgeversportaal van Turien & Co. Assuradeuren
3
Rollen toekennen aan uw medewerkers en uzelf
5
De Zorgmodule
6
De Verzuimmodule
8
1. Werknemer ziekmelden
8
2. Dossier raadplegen
10
3. Verloop melden
11
4. Herstel melden
12
5. Actielijst
13
6. Re-integratiedossier
14
7. Importeren werknemers
15
-1-
Snel aan de slag Turien & Co. Assuradeuren biedt een nieuwe, interactieve online tool: het Werkgeversportaal. Dit portaal, speciaal ontwikkeld voor Turien & Co., bestaat uit twee modules: één voor collectieve zorgverzekeringen en één voor verzuimverzekeringen. Hierbij staat het gemak voor u als werkgever voorop. De Verzuimmodule In de Verzuimmodule kunt u uw volledige verzuimadministratie inrichten. Wanneer u een zieke werknemer hebt, dan kunt u volstaan met een melding in de Verzuimmodule. Door de “één loket functie” van de Verzuimmodule wordt de Arbo-dienst automatisch op de hoogte gesteld, terwijl u hiermee ook nog eens het invullen van een schadeaangifteformulier uit handen wordt genomen. Op elk moment kan het gehele verzuimtraject gevolgd worden. En wilt u de zieke werknemer na een bepaalde ziekteperiode een kaartje sturen? Geen probleem: de Verzuimmodule herinnert u daaraan. De Zorgmodule Naast een verzuimmodule bestaat dit portaal ook uit een zorgmodule. Middels de zorgmodule kunnen nieuwe werknemers voor de collectiviteit worden aan- en afgemeld. Wanneer u een nieuwe werknemer aanmeldt voor de collectiviteit, krijgt de werknemer automatisch een inlogcode om zijn verzekering zelf online samen te stellen of te wijzigen. Indien een werknemer uit dienst gaat kunt u in het portaal de werknemer afmelden. Deze ontvangt dan automatisch een individuele aanbieding. Met het Werkgeversportaal hebt u een voorsprong, daar de administratie rondom de collectieve zorgverzekering en de verzuimbegeleiding immers een stuk eenvoudiger worden. Een kosteloze tool, die u als werkgever op een zeer efficiënte manier inzicht biedt in de zorgverzekering en ondersteunt bij het terugdringen van verzuim. Het Werkgeversportaal is te bereiken via www.werkgeversportaal.nl. In deze brochure treft u enkele beelden van het portaal alsmede een korte uitleg van de meest gebruikte functionaliteiten. Een uitgebreide handleiding is te vinden op www.werkgeversportaal.nl
“Het Werkgeversportaal van Turien & Co. ondersteunt mij in zowel zorg- als in verzuimadministratie.”
-2-
Het Werkgeversportaal van Turien & Co. Assuradeuren Gaat u naar www.werkgeversportaal.nl en klik op de button ‘Werkgeversportaal’. Via het inlogscherm kan met verschillende rollen/functies (bevoegdheden) ingelogd worden. Doordat er bevoegdheden zijn toegekend aan verschillende personen, is het niet voor iedereen mogelijk om alle gegevens in te zien. Zo kan uw personeelsafdeling bijvoorbeeld andere bevoegdheden hebben dan een manager en kan het voor een receptioniste alleen mogelijk gemaakt worden om een ziekmelding te registreren terwijl uw personeelsafdeling ook nieuwe werknemers kan toevoegen.
-3-
Na het inloggen komt u in uw Dashboard. Hierin kunt u alle ingevoerde gegevens raadplegen met betrekking tot uw Werknemer(s), afgesloten Collectiviteit(en), Nieuws en Ondersteuning (contactgegevens)
-4-
Rollen toekennen aan uw medewerkers en uzelf Via het menu ‘Inloggegevens’ kunnen login accounts aangemaakt worden. Iedere account, (d.w.z. een werknemer met toegang tot het portaal) krijgt een rol toegekend. Daaraan zijn autorisaties in het Werkgeversportaal gekoppeld. Elke rol heeft verschillende bevoegdheden. U kunt kiezen uit de rol van administratie, manager of verzuimmelder. Hierdoor is het niet voor alle accounts toegestaan om privacygevoelige informatie in te zien. De bevoegdheden zijn als volgt: Omschrijving/rollen
Administratie
Manager
Verzuimmelder
Login accounts beheren
✓
Verzekering contactgegevens inzien en muteren
✓
Alleen inzien
NAW-, dienstverband- en salarisgegevens inzien
✓
✓
Verzuimdossiers beheren
✓
✓
✓
Werknemers ziek- en hersteld melden
✓
✓
✓
Om een account toe te voegen dient u op de button ‘Nieuwe inloggegevens’ te klikken. Het scherm hieronder verschijnt. Hierop kunt u alle benodigde gegevens invoeren, zoals gebruikersnaam en wachtwoord. Tevens geeft u hier aan welke rol de account toebedeeld krijgt. De gebruikersnaam kan een willekeurig gekozen naam zijn, bijvoorbeeld de voor- of achternaam van de werknemer.
-5-
Het Werkgeversportaal Module zorgverzekering. De Zorgmodule is één van de twee onderdelen van ons Werkgeversportaal. U kunt als werkgever direct inloggen in onze backoffice. Hier kunt u wijzigingen doorvoeren op het gebied van in- en uitdiensttredingen. Ook ziet u in één opslag alle actieve zorgpolissen. Het is dus gemakkelijk én snel. Wanneer er een nieuwe werknemer bij u in dienst treedt, voegt u deze werknemer aan het systeem toe door te klikken op ‘Nieuwe werknemer’ op uw Dashboard. U komt dan op onderstaande pagina. Hier vult u alle persoonsgegevens, adres- en dienstverbandgegevens in van de persoon in kwestie. De invulhokjes waar een rood stipje voor staat zijn verplichte invulvelden. Indien u meerdere werknemers in één keer wilt invoeren, is het ook mogelijk om een Excelbestand te uploaden.
-6-
Ook kunt u ervoor kiezen om de werknemer direct aan te melden voor een collectieve zorgverzekering. Wanneer u het betreffende type dienstverband selecteert, verschijnt het scherm hieronder. Door middel van het zetten van een vinkje ontvangt de werknemer automatisch een e-mail met een aanbieding voor een collectieve zorgverzekering. Met de inloggegevens die in de e-mail worden vermeld, kan de werknemer via www.turien.nl de offerte voor de collectieve zorgverzekering inzien, wijzigen en een polis afsluiten.
-7-
Het Werkgeversportaal Module verzuimverzekering. Met de Verzuimmodule kunt u uw verzuimadministratie eenvoudig en snel invoeren, met alle voordelen van dien. De Verzuimmodule wordt gebruikt bij de stop-loss en conventionele verzuimverzekeringen die wij aanbieden, ongeacht het aantal werknemers. Arbo-dienst, uitkeringen en ziekengeld: alles wordt met deze module ondervangen. U kunt per medewerker een verzuimdossier aanmaken. De wettelijke acties in verband met de Wet Verbetering Poortwachter worden hierin automatisch geagendeerd. 1. Werknemer ziekmelden Het is zeer eenvoudig om uw werknemer ziek te melden vanuit uw Dashboard. In het onderdeel Werknemers kunt u in de kolom Verzuim de button ‘Melden’ aanklikken om uw werknemer ziek te melden.
Of u kiest in het onderdeel ‘Collectiviteit Inkomensverzekering de button ‘Open verzuimportaal’, waarna u in het onderstaande scherm komt.
Hierin worden de werknemers getoond die onder de dekking van de ziekteverzuimverzekering vallen. Is de betreffende werknemer niet direct zichtbaar, dan kunt u deze aan de linkerkant van het scherm met de zoekfunctie opvragen op naam, geboortedatum of BSN.
-8-
Door deze persoon aan te klikken in het overzicht ‘Werknemer ziekmelden’, komt u in het ziekmeldingsformulier.
Dit formulier vult u in en tot slot verstuurt u de ziekmelding naar de Arbodienst met een klik op de button ‘Ziekmelden’.
-9-
2. Dossier raadplegen Indien u het dossier van een ziek gemelde werknemer wilt raadplegen om bijvoorbeeld een (gedeeltelijke) herstelmelding door te geven, dan klikt u in de menubalk op ‘Verzuim’. U komt dan in het onderstaande scherm.
Wanneer u de betreffende werknemer aanklikt opent u het verzuimdossier.
-10-
3. Verloop melden U wilt natuurlijk dat uw werknemers weer snel aan de slag gaan. Doordat de Verzuimmodule u duidelijk inzicht geeft in het verzuimverloop, kunt u terugkeer op de werkvloer optimaal stimuleren. Via de pagina hieronder meldt u het verloop in de verzuimmelding van uw werknemer. Indien het verzuimpercentage wijzigt, kunt u dit melden door in de voorgaande pagina op één van de verzuimgevallen te klikken en vervolgens op ‘Verloop melden’. Vult u op deze pagina de verloopdatum (de mutatiedatum van een verzuimgeval), het verzuimpercentage en eventueel een opmerking in. Om uw invoer te bevestigen, klikt u onderaan de pagina op ‘Verloop melden’.
-11-
4. Herstel melden Wanneer uw werknemer volledig is hersteld, kunt u dit doorgeven via de button ‘Herstel melden’ (‘Verzuim, klik op verzuimgeval, en dan op de button ‘Herstel melden’) U voert de hersteldatum en ‘Reden einde verzuim’ in. Door op de button ‘Herstel melden’ te klikken, wordt de herstelmelding doorgevoerd.
“De actielijst zorgt ervoor dat ik geheel voldoe aan de eisen van de Wet Verbetering Poortwachter”
-12-
5. Actielijst In het dossier van uw werknemer krijgt u inzicht in de actielijst. Hierin worden verplichte acties weergegeven die opgelegd zijn door de Wet Verbetering Poortwachter. Daarnaast kunt u daaraan eigen acties toevoegen, zoals een herinnering voor het sturen van een bloemetje en een beterschapkaartje. Een actie kan worden gekoppeld aan één of meerdere werknemers en aan een andere actie of aan een tijdsperiode. Indien u een actiepunt aan dit overzicht wilt toevoegen, dient u op de button ‘Actiepunt toevoegen’ te klikken (Via ‘Verzuim’, kies een werknemer, klik vervolgens op ‘Actielijst’)
-13-
6. Re-integratiedossier
U kunt het verzuimdossier uitbreiden tot een re-integratiedossier als er sprake is van langdurend ziekteverzuim. U kunt een dossier aanmaken via ‘Verzuim’, kies een werknemer, klik op ‘Re-integratiedossier’. Er zijn verschillende voordelen aan het uitbreiden tot een re-integratiedossier. Dit dossier voegt de hiervoor wettelijk verplichte acties toe aan de actielijst. Ook krijgt u een aantal acties en adviezen aangeboden over wat u het beste kunt doen ter bevordering van de terugkomst van uw zieke werknemer. Het bijhouden van de voortgangsgesprekken met de werknemer is een onderdeel van het maken van het re-integratiedossier. Door op ‘ja’ te klikken bevestigt u de aanmaak van het dossier. Indien u besluit de verzuimmodule niet uit te breiden kiest u voor ‘nee’.
-14-
7. Importeren werknemers In de ‘Menubalk’ onder ‘Bestanden’, ‘Verzenden/ontvangen’ kunt u werknemersgegevens downloaden en uploaden. U kunt handmatig kleine aantallen invoeren, maar u kunt er ook voor kiezen om in één keer een groot aantal werknemers in het portaal op te nemen. U kunt hier een Excelbestand downloaden om de gegevens in te vullen. Ook kunt u wijzigingen van werknemers gemakkelijk doorgeven door de huidige status uit het Werkgeversportaal te downloaden en te wijzigen. Vervolgens kunt u het ingevulde of gewijzigde bestand in het Werkgeversportaal uploaden.
Bij ‘Verzonden bestanden’ wordt een overzicht getoond van alle upload acties.
-15-
Het Werkgeversportaal van Turien & Co. Assuradeuren is… • Voor zorg en/of verzuimverzekeringen te gebruiken; • Een eenvoudig overzicht van de collectieve zorgverzekering; • Een administratieve ondersteuning van uw verzuimadministratie; • Een ondersteuning van wettelijke verplichtingen t.b.v. Wet Verbetering Poortwachter; • Mogelijk voor alle combinaties zorg/verzuim binnen Turien & Co met uitzondering van All-inMætis. Wij hopen u met deze verkorte handleiding meer inzicht te hebben gegeven in het gebruik van het Werkgeversportaal. Indien u nog vragen heeft, kunt u contact met ons opnemen. Het telefoonnummer waarop u ons kunt bereiken is (072) 5 181 249. U kunt ons ook een e-mail sturen. Voor vragen/opmerkingen die betrekking hebben op het Werkgeversportaal en uw zorgverzekering:
[email protected] Voor vragen/opmerkingen die betrekking hebben op het Werkgeversportaal en uw verzuimadministratie:
[email protected] Een uitgebreide handleiding is te vinden op www.werkgeversportaal.nl. Wij wensen u veel succes met het Werkgeversportaal van Turien & Co. Assuradeuren!
-16-
Turien & Co. Assuradeuren Turien & Co. Assuradeuren, opgericht in 1921, is één van Nederlands oudste en grootste assuradeuren. Via professionele assurantieadviseurs biedt Turien & Co. een uitgebreid pakket van laties. Turien & Co. heeft reeds jaren een relatie met gerenommeerde verzekeraars, te weten Zurich, Hiscox, Europeesche, DAS, Avéro Achmea, VGZ, Nationale Nederlanden en De Goudse. Wilt u meer weten over de verzekeringen van Turien & Co.? Vraag uw assurantieadviseur tevens naar onze andere verzekeringsoplossingen.
08/120100040141007
verzekeringsoplossingen op schade-, zorg- en inkomensgebied aan particulieren en zakelijke re-
