Handleiding Snel aan de slag

Handleiding “Snel aan de slag”

©Copyright Solutionsite BV 2007-11-29

1 of 16

Inhoudsopgaven. Indeling hoofdscherm................................................................................................................. 3 Verschillende processen (invalshoeken) .................................................................................... 5 Het onderhoudscherm .............................................................................................................. 10 Snel zoeken en uitgebreid zoeken. ........................................................................................... 11 Facturatie.................................................................................................................................. 12 Bediening (handige tips) .......................................................................................................... 15


2 of 16

ZAP Handleiding “Snel aan de slag”

Indeling hoofdscherm Het hoofdscherm is in drie kolommen verdeeld. De eerste kolom geeft de 4 verschillende basis processen aan, te weten: 1. Zorgproces 2. Personeelsproces 3. Facturatieproces 4. Inkoopproces

De verschillende invalshoeken en uitleg over de verschillende proces onderdelen wordt in de hoofdstuk “Verschillende processen” uitgelegd. De tweede kolom bestaat uit een zoekgedeelte en de gegevens boom, waarin de belangrijkste gegevens van het proces kunnen worden opgezocht en kunnen worden bekeken (zie voor het zoeken de paragraaf “snel zoeken en uitgebreid zoeken”. In de boom worden alle gegevens die bij elkaar horen gegroepeerd in takken onder een hoofdtak. Zo zullen onder een cliënt 1 of meerdere zorgdossier komen te hangen en onder een zorgdossier 1 of meerdere indicaties en 1 of meerdere facturen etc.


3 of 16


De laatste kolom is bestemd voor een grafische weergave van het proces. Hierin worden naast de mogelijkheden van het proces ook de stand van de geselecteerde gegevens in de boom weergegeven. Aan de hand van kleurindicaties, kan in 1 oogopslag worden gezien welke status het geselecteerde item in de boom heeft. Indien u in het begin nog niet weet welke functie bij welke afbeelding hoort, krijgt u door de afbeelding met de muis aan te wijzen de tekstuele beschrijving van functie. De verschillende processen en hun afbeeldingen worden in het hoofdstuk “Verschillende processen”beschreven. Alle afbeeldingen kunnen een 4-tal statussen krijgen. (rood rondje) De functie is bij het geselecteerde item in de boom niet mogelijk. (grijs rondje) De functie is nog niet volledig uitgevoerd, maar wel toegankelijk. (groen rondje) De functie is toegankelijk, maar al volledig uitgevoerd. (geel slotje)De functie is niet voor de ingelogde gebruiker toegankellijk (dit kan alleen met de security module) (Blauw plusje) De functie voegt een nieuw item toe (r0od kruisje) De functie verwijderd het geselecteerde item.


4 of 16

ZAP Handleiding “Snel aan de slag” De afmetingen van de verschillende kolommen zijn in te stellen door met de muis op de scheidingsrand tussen de kolommen te gaan staan en de linker muistoets in te drukken en ingedrukt te houden. Beweeg nu de muis naar links om de kolom te verkleinen en naar rechts om de kolom te vergroten.

Verschillende processen (invalshoeken) Het Zorgproces In dit proces wordt de informatie benaderd vanuit de zorgdienst verlening. De cliënt staat centraal in dit proces. Allereerst dienen de cliënt gegevens bekend te worden gemaakt, door deze gegevens in te voeren of te importeren. Met de cliëntgegevens kan er een inschrijving of een afwijzing volgen. Bij inschrijven wordt er een zorgdossier aan gemaakt. Hierin kunnen de intake, partus en kraamzorguren worden verwerkt. Tevens kunnen er 1 tot 3 indicatie momenten worden bijgehouden. Vanuit het zorgdossier kunnen 1 of meerdere facturen worden gegenereerd. Het systeem genereert automatisch facturen aan de hand van het zorgdossier en de tariefinstellingen bij de debiteuren. Verder kunnen in dit scherm creditnota’s en betalingen bij een factuur worden bijgehouden. Met de relatie module, kunnen ook de cliëntcontacten worden geregistreerd.

Door het met de muis op 1 van de functies knoppen te drukken wordt de zorgwizard (logische volgorde van de verschillende stappen van het proces) geopend, waarin alle stappen van het proces kunnen worden doorlopen. Het is dus niet noodzakelijk om steeds het scherm af te sluiten om naar een volgende stap te gaan. De stappen van de facturen, worden in het hoofdstuk “Facturatie” uitgelegd. ©Copyright Solutionsite BV 2007-11-29

5 of 16


Het personeelsproces De invalshoek bij het personeelsproces wordt bepaald door de medewerker die in dit proces centraal staat. Vanuit de medewerker wordt geredeneerd. Zo heeft een medewerker 1 of meerdere contracten, met daarbij 1 of meerdere loonperiodes. Bij een loonperiode kunnen de declarabele uren en niet declarabele uren worden ingegeven. De uren die in het zorgdossier zijn geregistreerd worden natuurlijk hier overgenomen (in de database worden ze maar 1 keer opgeslagen, alleen worden ze in verschillende processen op verschillende manieren getoond en gebruikt). U kunt dus kiezen of u de declarabele uren in het zorgdossier registreert of in de declarabele uren. Nadat alle vergoedingen, declarabele en niet declarabele uren zijn ingevoerd, kunt u de loonperiode afsluiten en de uren en de vergoedingen voor de loonadministratie exporteren. Verder kunt u de betaling registreren.


6 of 16


Het facturatieproces In het facturatieproces staat de debiteur centraal. Bij een debiteur horen tarieven, deze kunnen per periode worden opgegeven, waarbij de applicatie rekening houdt met de datum waarop de dienst wordt verleend. Zo kan de applicatie een factuur met voor 1 dienst twee verschillende tarieven genereren. Ook kan worden aangegeven of bij het aangaan van een nieuwe periode een nieuwe factuur moet worden gegenereerd. Dit is handig aangezien een aantal debiteuren, waaronder verschillende verzekeringen, de diensten van het vorige jaar op een andere factuur willen hebben als van het volgende jaar.


7 of 16


Bij het proces worden verder de creditnota’s, herinneringen, aanmaningen en betalingen bijgehouden. De betalingen kunnen ook in delen worden gedaan. Met de uitbreidingsmodule relaties kunnen de contracten met de debiteuren worden geregistreerd. Het inkoopproces In dit proces staat de crediteur centraal. Bij een crediteur kunnen 1 of meerdere producten/diensten worden geregistreerd. Op basis van deze producten/diensten kunnen bestellingen worden geplaatst. Bij de bestellingen kunnen facturen, creditnota’s en betalingen worden bijgehouden.


8 of 16



9 of 16


Het onderhoudscherm Naast de 4 hoofdprocessen is er nog een onderhoudscherm, waarin een drietal verschillende onderhoudsgegevens kunnen worden bewerkt. Deze gegevens hoeven vaak maar één keer te worden ingesteld en alleen bij veranderingen te worden aangepast. De 3 verschillende groepen zijn: • Algemene programma instellingen (bestandlocatie en de standaard brieven die moeten worden gebruikt voor bevestiging, afwijzing, annulatie etc). • Bedrijfsinstellingen (zoals bedrijfsnaam, adres en communicatie middelen, automatische nummering instellingen, loon en factuurinstellingen). • Opzoeklijsten, die bij de processen worden gebruikt. (Deze lijsten zijn ook via de verschillende proceswizards te bewerken). Hoewel de instellingen standaard in de verschillende formulieren worden ingevuld, kunt u deze altijd ter plekke aanpassen. Het instellen is zeker wel zinvol aangezien dit eenmalig is en u daarna veel werk en dus tijd bespaard.


10 of 16


Snel zoeken en uitgebreid zoeken. Bij elk proces is een basis zoekmethode aanwezig. Voor het zorgproces kunt u zoeken op cliëntnaam. Bij het Personeelsproces kunt u standaard zoeken op een medewerkernaam, bij het facturatieproces en inkoopproces op een factuurnummer. Deze zoekmethode werkt door het begin van het gezochte element in te vullen, zolang u blijft typen, wacht het systeem met zoeken om onnodig springen te voorkomen. Het systeem kijkt niet naar het verschil tussen hoofd en kleine letters. Indien u Jan heeft ingetikt en het systeem vindt Mevr. Jansen, kunt u kijken of dit de gezochte cliënt is, zo niet kunt u op volgende drukken om de volgende cliënt te vinden, die aan de ingevoerde criteria voldoet. Indien u niet op cliëntnaam, maar op een ander element van de cliënt wilt zoeken, kunt u dit doen met behulp van de knop uitgebreid. Hierna verschijnt er een venster met meerdere velden, waarin u uw keuze kunt maken. Hier kunt u kiezen of u op 1 of meerdere velden wilt zoeken en of 1 van de zoekcriteria moet voldoen of dat alle zoekcriteria moeten voldoen.

Alle mogelijke opties verschijnen in het scherm, waarna u de juiste cliënt kunt uitzoeken, waarna de applicatie de gevonden cliënt in de boom zal selecteren. Uitgebreide informatie Voor gedetailleerde informatie kunt u de helpfile raadplegen. Deze is op te roepen doormiddel van de helpknop in het hoofdscherm. Ook kunt u per scherm hulp krijgen door de helpknoppen op alle schermen of door middel van de F1 knop op uw toetsenbord. (deze help functionaliteit is bij de demonstratie versie niet meegeleverd.


11 of 16


Facturatie Op twee plaatsen in de applicatie kunnen facturen worden gemaakt. Bij het zorgproces kunnen facturen worden gemaakt behorende bij de zorg. Bij de debiteuren kunnen zowel facturen worden gemaakt gebaseerd op een zorgdossier, dan wel op zichzelf staande facturen. Echter om facturen bij een zorgdossier te laten maken door de applicatie, is het noodzakelijk dat u de facturen maakt in het zorgproces. De applicatie maakt zelf aan de hand van het zorgdossier en de tarieven bij debiteuren 1 of meerdere facturen aan. Hierbij houdt het systeem rekening met het feit of de cliënt verzekerd is, of de factuur naar de verzekering, bemiddelingskantoor of extern collega buro moet worden gestuurd. Het systeem houdt ook rekening met het feit dat cliënten tijdens de zorgduur (van inschrijving tot en met het laatste kraamzorguur) kunnen zijn veranderd van verzekering. Elke verzekering krijgt zijn eigen factuur met daarop de kosten die zijn gemaakt in hun verzekerde periode. Ook wordt er indien dit aangeven is bij de debiteurtarieven een eigen bijdrage factuur gemaakt voor de cliënt. Twee schermen, één knop. Afhankelijk van het geen geselecteerd staat in de boom, heeft de knop Factuur openen een andere betekenis.

Factuur openen Op het moment dat er een zorgdossier is geselecteerd zal deze knop het scherm facturatie overzicht openen. Hierin vindt u een overzicht van alle facturen, creditnota’s, herinneringen, aanmaningen en betaling van het geselecteerde zorgdossier. Indien een factuur is geselecteerd, wordt het factuur bewerken formulier geopend.


12 of 16


Onder de facturen, vindt u knoppen om een factuur toe te voegen, te bewerken, te verwijderen of om de factuur te printen. Tevens vind u een knop aanmaken, waarmee u alle facturen behorende bij het zorgdossier zelf door het systeem kunt laten maken. Hierbij zal het systeem de ingevulde inschrijving, partusassistentie, uren en eventueel kilometers overnemen en als factuurregels op de factuur zetten. U kunt deze regels later zelf aanpassen zie hiervoor het kopje factuur maken en bewerken. Het laten maken van de facturen, kan alleen worden gedaan indien er nog geen facturen bij een zorgdossier zijn gemaakt of indien er alleen gegenereerde facturen bij een zorgdossier zijn. Status van een factuur Een factuur kan 1 van de drie volgende statussen hebben. 1. gegenereerd 2. handmatig 3. definitief Een definitieve factuur kan niet meer worden bewerkt. Wel kan hier een creditnota van worden gemaakt, die alvast de regels van de factuur overneemt. Elke regel is apart aan te passen door de prijs en/of waarde aan te passen of zelfs de gehele regel te verwijderen. Een definitieve factuur kan worden klaargezet om digitaal te kunnen versturen. Alle facturen worden verzameld, totdat u besluit deze digitaal te versturen.


13 of 16

ZAP Handleiding “Snel aan de slag” Factuur bewerken Zolang de facturen nog niet definitief zijn gemaakt, kun u deze facturen bewerken. U kunt regels aan de facturen toevoegen, kopiëren en/of verwijderen. Verder kunt u de aantalen en stukprijs aanpassen. De factuurregels zijn verdeeld in twee groepen, de eerste groep zijn de zorggerelateerde regels en de tweede groep zijn de overige diensten en of artikelen. Bij deze laatste groep, kunt u eventueel ook kortingen en/ of btw tarieven berekenen.


14 of 16


Bediening (handige tips) Volgorde van invoeren. Om goed met het programma te kunnen werken is het verstandig dat u eerst de medewerkers, debiteuren en crediteuren in de applicatie zet. U kunt alleen de tot nu gebruikte doen. De meeste verzekeringen zitten al in het systeem. Hier dient u alleen de tarieven nog bij in te voeren. Hierbij gaat het er niet om dat u alles volledig in het systeem heeft zitten, u kunt deze altijd later uitbreiden. Tab toets. Voor het invullen van de gegevens kunt u gebruik maken van de tab-toets. Elke keer als u een veld heeft ingevuld, kunt u met behulp van de tab-toets naar het volgende veld springen. Selectie in de boom. De mogelijkheden in het proces zijn afhankelijk van de selectie in de boom. Hierdoor worden ook de mogelijkheden in de stappen wizard bepaald door de keuze die u in de boom heeft gemaakt. Daar waar mogelijk zal het programma de logische keuzes proberen te maken. Echter soms is dit niet mogelijk en dient u zelf een keuze te maken. Hierdoor kan het verstandig zijn dat u een zo diep mogelijke tak selecteert. Indien u bijvoorbeeld meerdere zorgdossiers bij een cliënt heeft, kunt u in de boom aangeven, welk zorgdossier u wilt bewerken. Hierdoor krijgt u meer mogelijkheden om acties uit te voeren, dan wanneer u alleen de cliënt selecteert. Menu Alle mogelijkheden die u via de grafische weergave kunt kiezen, kunt u ook via het menu bovenaan het scherm kiezen. De mogelijkheden worden aangepast aan de keuze die u maakt in de boom of aan de hand van welk proces u heeft gekozen. Datum Alle datum velden zijn uitgerust met een kalender. Deze kalender hoeven niet te worden gebruikt. U kunt gewoon de datum intoetsen, waarna u met behulp van de een liggend streepje naar het maand veld kunt. Hetzelfde geld voor het jaar vak. Indien u gebruik maakt van de kalender, dient u eerst het jaar te kiezen, daarna de maand en als laatste de dag. U kunt hiervoor de pijltjes toetsen gebruiken of door op het jaar te klikken of maand te klikken, waardoor u een keuze lijst krijgt.

Opzoeklijsten Er zijn in het programma verschillende opzoeklijsten, door op het pijltje naast de lijst te klikken, wordt de lijst geopend. Ook kunt u door de eerste letters in te typen snel naar het gewenste item springen. Dit is vooral handig bij langere opzoek lijsten. ©Copyright Solutionsite BV 2007-11-29

15 of 16

ZAP Handleiding “Snel aan de slag” Getallen Indien u een gebroken getal moet invoeren, kunt u dit doen met behulp van een punt of een komma. Dit kan vooral makkelijk werken indien u het numerieke toetsenbord gebruikt. Tijdsnotatie. In het programma kunt u kiezen of u een komma (of punt) getal invult of dat u een kiest voor een tijdsnotatie bestaand uit uren en minuten gescheiden door een dubbele punt “:”. Ook hier mag de “: “worden vervangen door een “;”, waardoor de shift toets niet hoeft te worden ingedrukt. Twee uur en driekwartier kunt u dus op 4 manieren in het systeem invullen: 1. 2,75 2. 2.75 3. 2:45 4. 2;45 Het systeem zal de uren weergeven in de instelling van uw keuze.


16 of 16

Handleiding Snel aan de slag

Recommend Documents