Het wel en wee van de vzw Deel 3 De boekhoudkundige en controleverplichtingen
Bertin Pouseele, bedrijfsrevisor
Boekhoudkundige bepalingen • voorlegging van de jaarrekening en de begroting ter goedkeuring aan de algemene vergadering binnen de zes maanden na afsluitingsdatum • boekhoudkundige verplichtingen • revisorale controle • neerleggings- of openbaarmakingsverplichtingen van de jaarrekening bij de Nationale Bank van België
Soorten vzw’s • kleine vzw’s • grote vzw’s • zeer grote vzw’s • speciale vzw’s
Kleine vzw’s … zijn vzw’s die hoogstens één van de volgende criteria overschrijden: • gemiddeld over het jaar 5 VTE werknemers tewerkstellen • >= 250.000 EUR ontvangsten hebben (excl. BTW) • balanstotaal hebben van >= 1.000.000 EUR
Grote vzw’s … zijn vzw’s die twee of meer van de volgende criteria overschrijden: • gemiddeld over het jaar 5 VTE werknemers tewerkstellen • >= 250.000 EUR ontvangsten hebben (excl. BTW) • balanstotaal hebben van >= 1.000.000 EUR
Zeer grote vzw’s … zijn vzw’s die twee of meer van de volgende criteria overschrijden: • gemidd. over het jaar 50 VTE werknemers tewerkstellen • >= 6.250.000 EUR ontvangsten hebben (excl. BTW) • balanstotaal hebben van >= 3.125.000 EUR
Zeer grote vzw’s Let op!
Vzw’s die gemiddeld over het jaar 100 VTE werknemers tewerkstellen, zijn altijd grote vzw’s.
Speciale vzw’s zoals ziekenhuizen, medisch pedagogische instituten, beschuttende werkplaatsen, hogescholen, enz. … hebben een eigen aparte boekhoudwetgeving en reglementering.
Kleine vzw’s • Boekhouding: vereenvoudigde “kas”boekhouding volgens een bij KB vastgelegd model (register van ontvangsten en uitgaven). • Controle: geen. • Publicatie-verplichtingen: de rekeningen worden neergelegd in het vzw-dossier op de griffie van de rechtbank van koophandel.
Kleine vzw’s Dagboek van ontvangsten en uitgaven • dient vóór eerste gebruik en vervolgens jaarlijks ondertekend door de personen die de vzw naar derden toe kunnen vertegenwoordigen; • enkel de verrichtingen in contanten en op de zichtrekeningen bij de bank worden ingeschreven; • inschrijving zonder uitstel, getrouw, volledig en naar tijdsorde;
Kleine vzw’s Dagboek van ontvangsten en uitgaven (vervolg) • elke boeking moet verwijzen naar een gedagtekend verantwoordingsstuk; • dagboek en verantwoordingsstukken moeten 10 jaar bewaard worden; • men mag een spreadsheet gebruiken, de afdruk moet dan in het dagboek ingekleefd worden.
Kleine vzw’s Dagboek van ontvangsten en uitgaven Ontvangsten Nr.
Datum Registra.
Omschrijving
1
16/01/2004 Lidgelden
2
05/01/2004 Verzkering
..
…
….
Centea bank
2.775,00
2.775,00
145,75
145,75
12.000,00
160 29/12/2004 Lotenverkoop
1.425,00
Totaal ontvangsten
Andere Subsidies
Bedrag
Omschrijving
…
159 15/11/2004 Stadstoelage
161 31/12/2004 Interesten (netto)
Lidgeld
Schenkingen en legaten
12.000,00 1.425,00
12,89 16.358,64
12,89 Interesten 2.920,75
1.425,00
12.000,00
12,89
Kleine vzw’s Dagboek van ontvangsten en uitgaven Uitgaven Nr.
Datum Registra.
Omschrijving
Centea bank
Goederen en diensten
1
04/01/2004 Drukwerk folder
124,36
124,36
2
05/01/2004 Postzegels
139,35
139,35
..
…
….
159 01/12/2004 Huur december 160 29/12/2004 Lonen december 161 31/12/2004 Bankkosten Totaal uitgaven
Bezoldigingen
Diensten en diverse goederen
Andere Bedrag
Omschrijving
,,, 569,50
569,50
12.986,36
12.986,36
25,60 13.845,17
25,60 Bankkosten 263,71
12.986,36
569,50
25,60
Kleine vzw’s De jaarrekening van kleine vzw’s • de staat van ontvangsten en uitgaven (= totalen uit het dagboek van ontvangsten en uitgaven); • de toelichting, met - een samenvatting van de waarderingsregels en - de vermogensstaat (= inventaris van het bedrag van alle bezittingen en schulden).
Kleine vzw’s Staat van de ontvangsten en uitgaven Uitgaven
Ontvangsten
Goederen en diensten
16.250,65 Lidgeld
Bezoldigingen
32.690,25 Schenkingen en legaten
Diensten en diverse goederen Andere uitgaven Totaal uitgaven
12.365,00
102.320,25 Subsidies 152,23 Andere ontvangsten 151.413,38
Totaal ontvangsten
1.500,00 125.000,00 25.145,20 164.010,20
Kleine vzw’s Staat van het vermogen Bezittingen Onroerende goederen (terreinen, …) - behorend tot de vereniging in volle eigendom - andere Machines - behorend tot de vereniging in volle eigendom - andere Roerende goederen en rollend materieel - behorend tot de vereniging in volle eigendom - andere Stocks Schuldvorderingen Geldbeleggingen Liquiditeiten Andere activa
Schulden Financiële schulden
75.000,00
125.896,56
2.536,89
Schulden ten aanzien van leverancier
Schulden ten aanzien van leden
1.895,00
125,00
12.789,65 Fiscale, salariële en sociale schulden
6.587,75
7.568,00 124.985,00 15.986,35 Andere schulden
454,00
Grote vzw’s • Boekhouding: volgens de regels van het dubbel boekhouden. • Controle: geen. • Publicatie-verplichtingen: neerlegging van de jaarrekening bij de NBB (Balanscentrale) binnen 30 dagen na de goedkeuring door de algemene vergadering; NBB maakt de jaarrekening over aan de griffie van de rechtbank van koophandel in het vzw-dossier.
Zeer grote vzw’s • Boekhouding: zie grote vzw’s. • Controle: er wordt een commissaris (bedrijfsrevisor) aangeduid die instaat voor de controle van de financiële toestand, van de jaarrekening en van de regelmatigheid in het licht van de wet en van de statuten en van de verrichtingen die in de jaarrekening moeten worden vastgesteld. • Publicatie-verplichtingen: zie grote vzw’s.
Grote en zeer grote vzw’s • sociale balans neerleggen bij de NBB (balanscentrale) indien >= 20 werknemers. • ondernemingsraad indien >= 100 werknemers.
