Het wel en wee van de vzw Deel 2 Het vzw-dossier en de publicaties in het Belgisch Staatsblad
Patrick Cauwelier, hoofdgriffier Rechtbank van Koophandel
Verenigingsdossier • waar? op de griffie rechtbank van koophandel van het gerechtelijk arrondissement waar de vzw haar zetel heeft • wie? eenieder • kostprijs? – kosteloze inzage – afschrift: tegen betaling van de griffierechten
• vanaf wanneer? – onmiddellijk van toepassing voor nieuwe vzw’s – uiterlijk op 1 januari 2005 voor alle vzw’s
Verenigingsdossier • dit dossier bevat ondermeer: – statuten van de vereniging – akten betreffende de benoeming of de ambtsbeëindiging van de bestuurders, van de personen aan wie het dagelijks bestuur is opgedragen, van de personen gemachtigd om de vereniging te vertegenwoordigen en van de commissarissen – kopie van het register van de leden (jaarlijks geactualiseerd) – beslissingen betreffende de nietigheid of ontbinding van de vereniging, de vereffening ervan, de benoeming en ambtsbeëindiging van vereffenaars – de jaarrekening van de vereniging
…/…
…/…
Verenigingsdossier
– de wijzigingen – de gecoördineerde tekst van de statuten na de wijzigingen ervan – de bijgewerkte ledenlijst wordt neergelegd binnen één maand te rekenen van de verjaardag van de neerlegging van de statuten
Openbaarmakingsformaliteiten • via de griffie van de Rechtbank van Koophandel • publicatiekosten: cheque t.a.v. Belgisch Staatsblad • kosten oprichting: 130,29 • kosten wijziging: 98,34 • Formulieren beschikbaar via: – internet: www.just.fgov.be – griffie
Openbaarmakingsformaliteiten • ondernemingsnummer vermelden te vinden via internet of navraag op de griffie (zie documentatie) http://www.staatsblad.be • dubbel exemplaar (beter 3 waarvan: één terug met ontvangstmelding als bewijs van neerlegging) • luik B: – op voorzijde vermelden: naam en hoedanigheid van gemachtigde – op achterzijde tekenen en eveneens naam vermelden
• luik C van aanvraagformulier I: nooit voor bestaande VZW’s
Statutenwijziging • volledige tekst van statutenwijziging op gewoon wit papier (din A4-formaat) • gecoördineerde tekst na wijziging • formulier I luik A: identificatie • formulier I luik B: te publiceren tekst (uittreksel: enkel wettelijk verplichte vermeldingen – zie art. 2) • formulier II luik A (1° en 2°) en C: enkel bij wijziging duur VZW (2°) of wijziging boekjaar (5°)
Zetelwijziging • = statutenwijziging van art. waarin zetel is vermeld • volledige tekst van wijziging zetel • gecoördineerde tekst na wijziging • formulier I luik A: identificatie oud adres • formulier I luik B: te publiceren tekst; opgelet op hoofding: oud adres • formulier II luik A: 4° zetel: nieuw adres
Naamswijziging • = statutenwijziging van art. waarin naam is vermeld • volledige tekst van naamswijziging • gecoördineerde tekst na wijziging • formulier I luik A: identificatie oude naam • formulier I luik B: te publiceren tekst; opgelet op hoofding: oude naam • formulier II luik A: 2° nieuwe naam
Wijziging raad van bestuur, gemachtigden, dagelijks bestuur • • • •
volledige tekst van wijziging formulier I luik A: identificatie formulier I luik B: te publiceren tekst formulier II luik A (1° en 2°) en luik C (3° of 4°): enkel wijzigingen: benoeming of einde mandaat B of E • aandacht: formulier II luik C: indien méér dan vijf (lijnen beperkt): meerdere formulieren gebruiken
Benoeming – einde mandaat commissarissen • • • • •
nieuw! enkel als er commissarissen zijn aangesteld volledige tekst van wijziging formulier I luik A: identificatie formulier I Luik B: te publiceren tekst gegevens commissarissen: naam, voornamen, adres, geboortedatum- en plaats (bedrijfsrevisoren) • indien rechtspersoon: naam, rechtsvorm, BTWidentificatienummer en zetel
Ontbinding VZW • • • •
volledige tekst van ontbindingsbesluit formulier I luik A: identificatie formulier I luik B: te publiceren tekst formulier II luik A en C: indien benoeming of einde mandaat vereffenaar • gegevens vereffenaar: naam, voornamen, woonplaats indien rechtspersoon: naam, rechtsvorm, zetel
Oprichting VZW • volledige tekst oprichtingsakte: origineel getekend door alle stichters • benoeming raad van bestuur + dagelijks bestuur, gemachtigden, commissarissen • formulier I luik A, B en C • luik B: uittreksel uit de statuten: artikels i.v.m. wettelijk verplichte vermeldingen – art. 2 • luik C: gegevens voor inschrijving KBO (kruispuntbank voor ondernemingen)
Wijziging leden AV • aanpassing ledenregister (effectieve leden) • neerlegging op de griffie van kopie gewijzigd ledenregister binnen één maand na (verjaardags)datum neerlegging statuten
Bijzonder praktisch • voor het comfort van de secretaris: – neem steeds kopie van de identiteitskaart recto-verso, want voor veel geijkte formulieren hebt u de rijksregisternummers nodig en voor sommige functies de naam, voornamen, adres, geboortedatum –en plaats! – neem de vaste gewoonte om op alle stukken uitgaande van de vzw te vermelden: naam + vzw, volledig adres van de zetel, ondernemingsnummer en vermelding van het gerechtelijk arrondissement want zo zit je steeds goed!
