Bijlage 2
Jaarverslag bestuur 2011 -2012
1. Prestaties Het was voor AV Unitas een goed jaar als het gaat om prestaties van onze leden, speciaal voor die leden, die de status hebben van talent. In 2011 waren 3 leden van Unitas geselecteerd voor de Europese Kampioenschappen onder 23 jaar in de Tsjechische stad Ostrava. De 3 leden waren Sietske Noorman op het onderdeel hoogspringen en de beide polsstokhoogspringsters Denise Groot en Leonie Schilder. Sietske leverde een mooie prestatie, maar was nog onvoldoende hersteld van de ziekte van Pfeiffer om een topprestatie te kunnen leveren. Ze kwam daardoor niet door de kwalificatie. Leonie en Denise maakten het erg spannend tijdens de kwalificatie, maar uiteindelijk lukte het beiden om de finale te halen. In de finale werd Denise 7e en Leonie 8e. Dus goede prestaties, die hoop geven voor de komende jaren. Het was een geweldig jaar voor de junioren. Veel medailles met goede prestaties. De prestaties op de individuele NK’s staan in de bijlage van dit verslag. Er zijn ook vele medailles behaald op de masterskampioenschappen en de C-spelen. Unitas mag zich dus over de hele linie met recht een topsportvereniging noemen! Competitie De vrouwenploeg is sinds jaren een van de 8 teams, die mee mogen doen aan de wedstrijd die telt voor het kampioenschap voor clubteams. In 2011 werden de vrouwen 6e in de titelstrijd, hetgeen automatisch betekende, dat de ploeg in een extra wedstrijd in september moest strijden voor behoud van hun verblijf in de hoogste afdeling. Gelukkig was de ploeg zo sterk, dat ook in 2012 de vrouwenploeg behoort tot de beste 8 van Nederland. De mannen proberen al jaren te promoveren naar de 1ste divisie, maar dat lukt tot nu toe niet. In 2011 kwam de ploeg wel in de finale en dat betekende een poging om in de finale tot de beste 5 ploegen te behoren en daarmee promotie te bewerkstelligen. Helaas werden de mannen 6e en dat was erg jammer. In 2012 is promotie in beginsel echter weer mogelijk mits we de sterkst mogelijke ploeg kunnen afvaardigen. De junioren A-ploegen en ook de B-ploegen kwamen alle vier in de finale en dat is uniek. Er zijn maar weinig clubs, die een dergelijke prestatie kunnen evenaren. In 2011 waren Unitas en Prins Hendrik de enige verenigingen, waarvan alle 4 ploegen in de finale stonden. Hier mag men binnen Unitas best wel trots op zijn. De Jongens A werden 8ste, de meisjes A 5e, de jongens B 8ste en dit gold ook voor de meisjes B.
De CD-junioren hadden het een stuk moeilijker. Alleen de meisjes C kregen het voor elkaar om de finale te bereiken en werden ook 8ste. De CD-juniorencompetitie is de enige competitie met wedstrijden waaraan leden van Unitas kunnen meedoen, die behoren tot de CD-junioren. Dus is het belangrijk, dat de 3 wedstrijden bezocht worden door veel Unitasleden. Ook is de pupillencompetitie nog steeds een belangrijk gebeuren voor onze jongsten. In 2012 waren alleen de jongens in staat de finale van regio 16 en 17 te halen. In regio 16 en 17 zijn de verenigingen van Limburg en een deel van Noord-Brabant gevestigd. Men is bezig het hele programma van de pupillen aantrekkelijker te maken, dit zou kunnen betekenen, dat de huidige vorm van competitie komt te vervallen. In 2012 is dit nog niet geval. Samenvattend kan men stellen, dat AV Unitas nog steeds een toonaangevende atletiekvereniging is, die wat betreft het leveren van prestaties behoorlijk aan de weg timmert. Competitie is daarbij dus altijd erg belangrijk geweest en ook in 2011 waren alle mogelijke ploegen actief. De vraag wordt echter steeds pregnanter of Unitas hiermee wel op deze wijze door moet gaan/kan doorgaan. Het wordt bijvoorbeeld steeds moeilijker een goede ploeg samen te stellen vanwege blessures, geen tijd, studie en wat dies meer zij. Talenten, die trainen om aan toernooien deel te kunnen nemen zijn ook niet altijd in staat mee te doen vanwege trainingskampen in het buitenland en andere voor hen belangrijke wedstrijden die niet sporen met deelname aan competitie. Ook het regelen van diverse zaken om de competitie heen (ploegleiding, vervoer) wordt steeds moeilijker. Dat geldt ook voor wedstrijden als zodanig (juryleden bijvoorbeeld). Er zal de komende tijd nagedacht moeten worden over hoe een en ander ingevuld/verbeterd kan worden.
2. Talentenfonds Dit jaar hebben 8 atleten een beroep gedaan op het MH-Roadstyling talentenfonds. We zijn trots dat we op deze manier een stimuleringsbijdrage kunnen geven aan onze talenten. Dit alles wordt natuurlijk mede mogelijk gemaakt door de financiële bijdrage van onze hoofdsponsor. Het contract met deze hoofdsponsor loopt overigens af in 2012. Gesprekken over een eventuele voortzetting moeten nog plaatsvinden. Ook hebben we dit jaar wederom een gemeentelijke topsportsubsidie ontvangen omdat we aan de voorwaarden daarvoor voldeden. Door de afname van het aantal trainingsuren voor de groep topsporters (in verband met de invullingen van trainingen door NTC/RTC) zullen we in 2012 naar alle waarschijnlijkheid deze subsidie niet meer ontvangen.
3. Trainers Afgelopen jaar heeft AV Unitas Niek de Groot verbonden aan de vereniging vanwege zijn ervaring en expertise. Een belangrijke taak voor Niek is geweest om het technisch kader (trainers) te scholen en te begeleiden (zie ook het aparte hoofdstuk). Daarmee is in 2011 een aanvang gemaakt en in 2012 wordt e.e.a. gecontinueerd. Er zijn op dit moment in alle groepen voldoende trainers. Bij de pupillentrainers zijn er een aantal nieuwe enthousiaste trainers van start gegaan. Wat vooral leuk is, dat het bijna allemaal trainers zijn die zelf als atleet actief zijn en daarmee een mooie voorbeeldfunctie hebben naar hun atleten toe. We bedanken in ieder geval alle trainers voor hun inzet en wensen hen veel succes in 2012.
4. Professionalisering en kader – Niek de Groot In juni 2011 heeft het bestuur Niek gevraagd om 3 zaken aan te pakken, te weten een technisch beleidsplan voor alle categorieën schrijven voor trainers, trainingen verzorgen voor de AB junioren en opleiding geven aan de trainers van de vereniging. Daarnaast heeft Niek in de beginperiode van zijn activiteiten gericht op het begeleiden van de pupillentrainers. Het onderstaande is een bijdrage van Niek: “ Met veel plezier rij ik dinsdag, vrijdag en zaterdag naar Sittard om te werken aan deze opdrachten. Normaliter kost het tijd voordat een nieuw plan gedragen en uitgevoerd kan worden en de resultaten hiervan zichtbaar zijn. Gelukkig komen de eerste positieve geluiden van ouders en atleten, die zien dat er zaken anders gaan dan voorheen. Hierin moet ik de trainers een geweldig compliment geven dat ze de zaken snel en adequaat oppakken en bereid zijn opleidingen te volgen. Vaak ben ik bezig met onzichtbare werkzaamheden zoals werken achter de computer (beantwoorden van mails, maken van trainingsplanningen, trainingsschema’s en het schrijven van een trainingstechnisch beleidsplan, organiseren van de interne competitie pupillen, presentaties maken enz.)
Gelukkig zijn er veel mensen die onze club naar een hoger plan willen brengen en ook bezig zijn met onzichtbare werkzaamheden. Samen kunnen we de club naar een hoger plan trekken. Uiteindelijk moet het onzichtbare werk vertaald worden in: − − − − − −
Meer actieve atleten. Meer atleten die wedstrijden gaan bezoeken. Meer deskundigheid bij het trainingskader. Meer ouders en leden actief betrokken bij de club. Betere prestaties van onze leden. Een goede sfeer tijdens trainingen en wedstrijden.
De komende tijd wil ik dan ook graag benutten om samen met iedereen te werken aan bovenstaande punten. Ik hoop dat het onzichtbare werk een goede bijdrage kan leveren.”
5. Activiteiten / Combinatiefunctionaris Merlijn Roede Merlijn is inmiddels bijna twee jaar actief als combinatiefunctionaris. Ook dit jaar heeft hij gewerkt op basis van een vooraf opgestelde projectovereenkomst. In het eerste gedeelte van afgelopen jaar is dit voornamelijk op sport ondersteunend vlak geweest. Samen met Resie Lommelen heeft Merlijn gewerkt aan een trainingsplan voor de pupillen. Daarnaast heeft hij in samenwerking met de LO docenten van het Trevianum een plan geschreven om school meer te verbinden met de accommodatie en de betrokken verenigingen daar binnen. Talentontwikkeling staat hierbij centraal. Dit plan ligt ter goedkeuring bij de directie en zal vanaf volgend schooljaar uitgevoerd gaan worden. Naast de ondersteunende taken heeft Merlijn ook wederom weer een aantal activiteiten in het kader van sportkennismaking/sportstimulering uitgevoerd. Het begin van het schooljaar stond in het teken van een Open Dag, in samenwerking met het NTC. Achtereenvolgens hebben het DaCapo College, Praktijkschool, de Xaverius school en de Stadsjool kennismakingslessen gevolgd op de accommodatie. Binnen het “In Actie” programma zijn dit jaar wederom 8 scholen bereikt die elk 2 weken atletiek clinics hebben gevolgd. Voor de eigen leden (en leden van Scoop) heeft Merlijn dit jaar op 28 april een sportdag georganiseerd.
Het tweede gedeelte van het jaar stond voornamelijk in het teken van bestuursondersteunende taken. Naast het organiseren van de theatervoorstelling Positief Coachen heeft Merlijn zich bezig gehouden met een tevredenheidonderzoek. Aan de hand van een vragenlijst, gericht op communicatie, accommodatie, trainingen en betrokkenheid, zijn +/- 150 mensen bevraagd. Samen met Gerdien Zwartkruis is vervolgens een plan opgesteld om het vrijwilligerstekort aan te pakken. Activiteiten die reeds gepland staan zijn: Het VO atletiektoernooi op 1 juni, De ODS personeelsdag op 10 juni, De Special Heroes sportdag ( 250 kids met een beperking) op 14 juni, ZomerZweet op 21 en 22 juni. De projectovereenkomst van Merlijn loopt af in juni 2012. Het is aan de stuurgroep, verantwoordelijk voor de programmalijnen sport in Sittard-Geleen en de inzet van de combinatiefunctionarissen, om te bepalen of de samenwerking gecontinueerd wordt. Dit zal besproken worden tijdens een evaluatiegesprek.
6. Sponsoring Hoofdsponsor is nog altijd MH Roadstyling en is direct gekoppeld is aan het talentenfonds. Jaarlijks sponsoren nog altijd: Direct Stock & Deliver, Direct Mail, Steevens Bakkerijen, Wilsport, Wilma Running, DSM, Sabic, Rabobank, Bavaria en Mullebergh accountancy & advies. Zoals hiervoor al is opgemerkt eindit in 2012 het sponsorcontract met onze hoofdsponsor MH Roadstyling. Het is belangrijk dat we streven naar een voortzetting van dit contract en als dat onverhoopt niet mocht lukken (een) vervangende sponsor(en) vinden. Rabobank Westelijke Mijnstreek steunt het verenigingsleven onder andere met de Rabobank Clubkas Campagne. In april gaat deze campagne voor de eerste keer van start. Tijdens de campagne mogen leden van Rabobank Westelijke Mijnstreek hun stem uitbrengen op de vereniging(en)/stichting(en) die zij een warm hart toedragen. Ook onze vereniging mag meedoen aan de Rabobank Clubkas Campagne. Iedere stem die jullie uitbrengen is dus geld waard.
7. Vrijwilligers Belangrijke wedstrijden en activiteiten bij AV Unitas zijn niet te organiseren zonder de hulp van onze vrijwilligers. We zijn erg trots op onze vrijwilligers die zorgen voor extra omzet in de kantine. Bedankt voor jullie inzet. In de toekomst wordt het steeds belangrijker om de kantine tijdens trainingen ook open te houden, want we hebben als vereniging deze inkomsten nodig. Momenteel is de bezetting goed geregeld en zijn er een aantal enthousiaste vrijwilligers die dit met plezier verzorgen.
8. Looptrainingen (MILA) Op initiatief verzoek van het bestuur hebben in 2010 besprekingen plaatsgevonden over het nieuw leven inblazen van een loopgroep op de middellange afstand. Deze groep is inmiddels in een ver gevorderd stadium operationeel en Paul Hagedoren zorgt hier voor de uitvoering en begeleiding met een aantal vrijwilligers. De atleten verschijnen regelmatig op een podium tijdens een van de loopwedstrijden in de regio. Komend jaar zullen jullie nog veel horen van deze groep.
9. PR en social media Zoals vorig jaar reeds is aangekondigd hebben we in samenwerking met de atletiekunie en HC Scoop een multifunctional aangeschaft op basis van een lease contract. Met deze printer kunnen we op een voordelige manier kopieën maken voor activiteiten en wedstrijden. Social media is een verzamelnaam voor alle internettoepassingen waarmee het mogelijk is om informatie met elkaar te delen op een gebruiksvriendelijke en vaak leuke wijze. Het betreft niet alleen informatie in de vorm van tekst (nieuws, artikelen). Ook geluid (podcasts, muziek) en beeld (fotografie, video) worden gedeeld via social media websites. Met andere woorden, social media staat voor 'Media die je laten socialiseren met de omgeving waarin je je bevindt'. Ook AV Unitas heeft hard gewerkt om gebruik te maken van o.a. Facebook en Twitter. Momenteel mogen we concluderen dat de Facebook pagina van AV Unitas met 554 volgers een groot succes is.
10. Tevredenheidonderzoek Eind 2011 is er een tevredenheidonderzoek gestart binnen de vereniging. Een enthousiast team heeft de moeite genomen om telefonische enquêtes af te nemen onder onze leden. De vragen hadden betrekking op trainingen, faciliteiten, sfeer en vrijwilligerswerk. Een verslag van dit onderzoek zal op korte termijn worden gepubliceerd. De vrijwilligerscommissie is intussen al bezig met het benaderen van nieuwe vrijwilligers. Deze potentiële vrijwilligers hebben tijdens de enquête aangegeven benaderd te willen worden.
11. Jubileum – 75 jaar AV Unitas In 2011 is door een aantal enthousiaste leden en niet leden veel tijd en energie gestoken in de organisatie van het jubileumfeest ter gelegenheid van het 75-jarig bestaan en hebben zij laten zien dat we niet alleen wedstrijden goed kunnen organiseren, maar ook een feest. Achteraf bezien hadden wellicht een aantal dingen anders gekund/gemoeten, maar dat is met de wijsheid van achteraf iets bekijken. Er zijn een aantal activiteiten georganiseerd waaronder een jubileumloop, receptie en een spetterende feestavond. Van deze laatste activiteit zijn de bezoekersaantallen tegengevallen. De jubileumloop zal komende jaren gecontinueerd worden door de wedstrijdorganisatie.
12. Parkeergelegenheid De gebrekkige parkeergelegenheid bij de accommodatie is sinds dag een van de komst naar de nieuwe accommodatie een bron van zorg geweest voor AV Unitas en Scoop. Inmiddels is bericht ontvangen dat er nog dit jaar aanvullende parkeervoorzieningen op de accommodatie gerealiseerd zullen worden aan weerszijden van de huidige toegangsweg. Dat is natuurlijk heel goed nieuws! Beide besturen hebben wel nog aandacht gevraagd bij de gemeente voor het feit dat de huidige hekken bij het hockeyterrein, zoals bij verschillende gelegenheden is gebleken, onvoldoende hoog zijn om overvliegende ballen en daarmee schade aan geparkeerde auto’s te voorkomen.
Bijlage 1: Prestaties 2011
NK-indoor Medailles voor: Marijke Valk Glenn Boessen Milan Meeuse Joas Leinders Etienne Orbons Hoogspringen Faith Eruwa Rubina Brouns Wout van Wengerden Leonie Schilder
gouden medaille polshoog meisjes A bronzen medaille 60m horden Jongens B bronzen medaille polshoog Jongens B bronzen medaille HSS jongens B zilveren medaille kogelstoten jongens A gouden medaille hoogspringen jongens A gouden medaille HSS meisjes B gouden medaille polshoog meisjes B bronzen medaille polshoog mannen zilveren medaille polshoog vrouwen
NK-outdoor: Medailles voor: Ellis Gielen Linda Hoedemakers Milan Meeuse Renee Granzier Faith Eruwa Sander Maes Etienne Orbons Dominique Esselaar Denise Groot Sietske Noorman Wout van Wengerden
bronzen medaille speerwerpen meisjes A bronzen medaille discuswerpen meisjes A zilveren medaille polshoog Jongens B zilveren medaille verspringen meisjes A zilveren medaille HSS meisjes B gouden medaille hoogspringen jongens A gouden medaille discuswerpen jongens A gouden medaille polshoog Meisjes B gouden medaille polshoog vrouwen bronzen medaille hoogspringen vrouwen zilveren medaille polshoog mannen
Bijlage 2: (Concept-)Functiebeschrijvingen bestuur
Voorzitter: - het in samenwerking met de overige bestuursleden besturen van de vereniging op met name tactisch en strategisch niveau; - het in samenwerking met de secretaris en penningmeester leiden van de dagelijkse gang van zaken; - het representeren van de vereniging naar derden, op bepaalde gelegenheden, bij evenementen, op regiovergaderingen; - het leiden van de bestuursvergaderingen; - het bewaken van de optimale bezetting van het bestuur. Vice-voorzitter: - het in voorkomende gevallen vervangen van de voorzitter; - het beheren van een van de overige bestuursportefeuilles. Secretaris: - eerste aanspreekpunt voor leden en externen; - het ontvangen van de verenigingspost (Atletiekunie-verenigingszending) en deze zo nodig kopiëren en distribueren naar alle betrokkenen; - voorbereiden van de bestuursvergaderingen; - notuleren van die vergaderingen; - het communiceren van genomen besluiten naar belanghebbenden. Penningmeester: - het budgetteren en registreren van uitgaven en inkomsten, van zowel de vereniging als geheel als voor commissies en evenementen; - contacten onderhouden met gemeente en provinciale overheden inzake mogelijke subsidies - het bewaken van de budgetten; - het ontvangen/verzenden en betalen/innen van facturen. Overige bestuursleden: - verantwoording afleggen over en afstemmen van de werkzaamheden van de commissie waar zij voorzitter van zijn.
Gemiddelde tijdsbesteding 5 tot 10 uren per week.
Taakoverzicht Taken voorzitter/vice-voorzitter 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
10.
11. 12.
Geeft leiding aan het verenigingsbestuur Leidt de bestuursvergaderingen Leidt de algemene vergaderingen volgens het Huishoudelijk reglement Zorgt voor de navolging en de opvolging van de Statuten, het Huishoudelijk reglement en de besluiten van het verenigingsbestuur en alle andere regels en bepalingen Zorgt voor een goede in- en externe vertegenwoordiging van het bestuur en de vereniging Onderhoudt interne- en externe contacten Is een representatieve vertegenwoordiger van de vereniging Signaleert problemen en draagt oplossingen aan of belegt deze bij het juiste bestuurslid Is binnen het verenigingsbestuur de eerst verantwoordelijke voor de jaardoelstellingen, die in een jaarlijks doelstellingsactieplan zijn vervat, die zijn/haar portefeuilles bevatten en zijn bestuurlijke portefeuilles betreffen en is daarop intern en extern het aan spreekpunt Is verantwoordelijk voor het verenigingsbeleid en implementeert met behulp van het jaarlijkse actieplan de relevante verenigingsdoelstellingen vastgesteld op de jaarlijkse algemene Vergadering Is betrokken bij sponsoraangelegenheden Is bevoegd tot het instellen van commissies en het benoemen van functionarissen in afstemming met de Algemene Vergadering.
De taken van de penningmeester: 1. Beheren van kasgelden, bankrekening Rabobank / ING en spaar/beleggingsrekeningen bij enkele instituten. 2. Incasso van contributiegelden en inschrijfgelden en competitiebijdrage. 3. Interactief met Ledenadministrateur m.b.t. ledenadministratie (inschrijfgeld, contributie, competitiebijdrage en opzegging). 4. Bewaken van correctheid van ingediende rekeningen. 5. Verrichten van betalingen van ingediende rekeningen. 6. Bewaken van kantineoverdrachten 7. Controle van kas en goederen van de kantine. 8. Activiteiten ontplooien tot het genereren van gelden. 9. presenteren van jaarrekening en begroting tijdens ALV
Taken Secretaris: 1. Het opzetten en bijhouden van het archief 2. Het bijhouden van de leden/vrijwilligersadministratie 3. Het voorbereiden van vergaderingen, in overleg met de voorzitter; de verslaglegging en beantwoording van ingekomen post 4. Het in de gaten houden van de bestuurlijke regels en huishoudelijk reglement 5. Bekend maken wanneer, waar en hoe laat een vergadering is 6. Opstellen van een vergaderrooster 7. Opstellen van vergader agenda 8. In overleg met de voorzitter bekijken welke ingekomen stukken besproken moeten worden 9. Overleggen met de voorzitter over de nodige toelichting 10. De stukken tijdig toesturen 11. De ingekomen post toelichten 12. Verslag / besluitenlijst maken 13. Verslag / besluitenlijst uitwerken en rondsturen 14. Ingekomen stukken beantwoorden
