1.
Het programma. Programma
laptops voor raadsleden
Hoe de situatie vroeger was, en waar we naartoe wilden. Waarom we dit project uitbouwden. De politieke besluitvorming rond het project. 3 mogelijke concepten. Het concept van onze keuze. Hoe hebben we dit project uitgewerkt? De infrastructuur (de verschillende onderdelen). Alle gebruiksmogelijkheden op een rijtje. De roll-out van het project. Welke afspraken maakten we met de raadsleden. De verdere uitbouw. Eigen bedenkingen bij het project.
ICT-Dienst.
2.
Hoe de situatie vroeger was en waar we naartoe wilden…. De situatie vroeger.
laptops voor raadsleden
Alle raadsleden konden via https het intranet raadplegen. Veel zaken werden via mail naar de raadsleden doorgestuurd (voor zover deze over e-mail beschikten). De raadsleden hadden op het gemeentehuis één pc ter beschikking. De burgemeester en de schepenen die dit wensten hadden op het gemeentehuis eveneens een pc ter beschikking. De burgemeester en de schepenen beschikten ook over een gemeentelijk mail-adres. Aan alle raadsleden de nodige infrastructuur ter beschikking stellen om een zo optimaal mogelijke digitale ondersteuning te bewerkstelligen bij de uitoefening van hun mandaat.
ICT-Dienst.
1
3.
Hoe het project vorm kreeg.. De prille start
laptops voor raadsleden
1.
Intern begonnen we het project uit te werken.
2.
We stelden de vraag aan Cevi of zij ons, op basis van een conceptnota, konden helpen bij de uitwerking. Daar we toen reeds wisten dat ook andere besturen met gelijkaardige vragen zaten, vroegen we oplossingen die, mits kleine aanpassingen, voor meerdere organisaties bruikbaar zijn.
ICT-Dienst.
4.
Een aantal goede redenen om alle raadsleden een laptop te “geven”. Het waarom van dit project.
laptops voor raadsleden
Bepalingen uit het gemeentedecreet (inzage van volledige dossiers, openbaarheid van bestuur,…). Nieuwe en vaak jongere raadsleden die vragende partij zijn naar een meer digitale manier van werken. De raadsleden zo maximaal mogelijk toegang geven tot de gemeentelijke informatie. Het uitbouwen van een uniforme informatiestroom naar alle mandatarissen toe. Als het even kan, minder papierverbruik. Minder rondrijden met papieren dossiers. Een extra stimulans voor de administratie naar digitale dossiervorming en archivering toe.
ICT-Dienst.
2
5.
De politieke besluitvorming. De politiek beslist.
laptops voor raadsleden
In de aanloop van de begrotingsopmaak voor 2007 werd het project vanuit de ICT-dienst aan het nieuwe college voorgesteld. Op de eerste gemeenteraadscommissie van de nieuwe legislatuur werd een toelichting gegeven voor alle raadsleden. Er was een uitgebreide mogelijkheid tot het stellen van vragen. Vragen en bedenkingen werden binnen de politieke fracties uitvoerig besproken. Het volledige aankoopdossier werd voorbereid en op de agenda van de gemeenteraad gebracht. Uiteindelijk werd dit project quasi unaniem in de gemeenteraad goedgekeurd.
ICT-Dienst.
6.
Hoe het project vorm kreeg.. De prille start
laptops voor raadsleden
1.
Intern begonnen we het project uit te werken.
2.
We stelden de vraag aan Cevi of zij ons, op basis van een conceptnota, konden helpen bij de uitwerking. Daar we toen reeds wisten dat ook andere besturen met gelijkaardige vragen zaten, vroegen we oplossingen die, mits kleine aanpassingen, voor meerdere organisaties bruikbaar zijn. Scenario’s Scenario s
ICT-Dienst.
3
7.
Managed pc User login/paswoord token
Het gekozen concept
laptops voor raadsleden
ICT-Dienst.
8.
Een woordje uitleg bij onze keuze. Waarom die keuze?
laptops voor raadsleden
Waarom managed pc’s. De gebruikte hardware sluit nauw aan bij de bestaande infrastructuur. De mogelijkheden van dit concept voldoen aan de eisen. Dit concept is eveneens bruikbaar voor administratieve medewerkers en externe partners. Dit is een concept dat klaar is voor de toekomst.
ICT-Dienst.
4
9.
De Citrix Access Gateway. De CAG (1)
laptops voor raadsleden
ICT-Dienst.
10.
De Citrix Access Gateway. De CAG (2)
laptops voor raadsleden
ICT-Dienst.
5
11.
De laptops. De laptops
laptops voor raadsleden
Alle laptops zijn identiek, en werden op dezelfde wijze geïnstalleerd. Op de HD zijn 2 partities voorzien. (1 voor ICT). Er wordt gebruik gemaakt van een login en paswoord. Voor het maken van de verbinding met het netwerk wordt ook gebruik gemaakt van een token (Safeword). De raadsleden voorzien zelf in een breedbandoplossing, eventueel een router en een printer. Er kan lokaal gewerkt worden, of op het gemeentelijk netwerk (via Citrix). Een aantal mappen kunnen gesynchroniseerd worden.
ICT-Dienst.
12.
Alle gebruiksmogelijkheden op een rijtje. Wat kan je ermee? (1)
Mogelijkheden in het gemeentehuis: Lokaal op de computer:
Outlook (persoonlijke e-mail bv. Skynet, Telenet) Gebruik van het gemeentelijk netwerk (R-schijf) Internet
laptops voor raadsleden
Via Citrix:
Outlook (@evergem.be) MSOffice Gebruik van het gemeentelijk netwerk (R-schijf).
ICT-Dienst.
6
13.
Alle gebruiksmogelijkheden op een rijtje. Wat kan je ermee? (2)
Mogelijkheden vanop een andere locatie met een internettoegang: Lokaal op computer: Outlook (persoonlijke e-mail bv Telenet) MSOffice Internet
Via Citrix (indien verbinding werd gemaakt): laptops voor raadsleden
Outlook (@evergem.be) MSOffice Gebruik van het gemeentelijk netwerk (R-schijf)
Indien verbinding werd gemaakt met het gemeentelijk netwerk, werkt men op dezelfde manier als in het gemeentehuis
ICT-Dienst.
14.
Het programma van de startopleiding. Het Programma
laptops voor raadsleden
Overhandigen van de laptops Overlopen van het programma + praktische afspraken Specificaties van de hardware Geïnstalleerde software Het gemeentelijk netwerk / Citrix Gebruik van e-mail PAUZE Verschillende mogelijkheden van gebruik Afdrukken Opslaan van gegevens Internet / Intranet Afspraken + verzekering van de hardware Helpdesk Opstarten van de toestellen + paswoorden ingeven
ICT-Dienst.
7
15.
Goede afspraken maken goede vrienden.. Enkele afspraken (1)
laptops voor raadsleden
Het is verboden om de BIOS (set basisinstructies voor de communicatie tussen het besturingssysteem en de hardware) met een paswoord te beveiligen. Alle gegevens/programma’s die initieel op de laptop geïnstalleerd staan mogen niet verwijderd worden. De gemeenteraad heeft beslist dat ook alle raadsleden het ICT-reglement dienen na te leven. Iedereen is op zijn eigen laptop “administrator”. Dit betekent dat hij/zij alles kan veranderen/aanpassen. Gelieve hiervoor de nodige aandacht te hebben. Het wachtwoord van de lokale administrator mag niet gewijzigd worden. Indien er, om uitzonderlijke reden, een dringende e-mail doorgestuurd wordt, zullen alle raadsleden daarvan d.m.v. een sms op de hoogte worden gebracht.
ICT-Dienst.
16.
Goede afspraken maken goede vrienden.. Enkele afspraken (2)
laptops voor raadsleden
Alle laptops vallen onder een 3-jarig onderhoudscontract dat met de leverancier afgesloten werd. De fabrieksgarantie vervalt wanneer er zelf aan de hardware gesleuteld wordt. Alle laptops zijn wereldwijd verzekerd tegen brand, diefstal en algehele of gedeeltelijke beschadiging. (Diefstal = enkel diefstal gepleegd met braak, geweld of bedreiging. Eenvoudige verdwijningen niet.) De laptop mag niet onbeheerd en zichtbaar in de wagen achterblijven (bij diefstal niet gedekt door de verzekering). Zie procedure. Meer info ivm. de verzekering kan bekomen worden bij de dienst maza.
ICT-Dienst.
8
17.
Goede afspraken maken goede vrienden.. Enkele afspraken (3)
laptops voor raadsleden
De ICT-dienst voert geen interventies uit bij raadsleden thuis. Wanneer problemen aan de laptop vastgesteld worden zal indien noodzakelijk gebruik gemaakt worden van een “image”. Dit houdt in dat er een kopie van een werkend systeem geïnstalleerd wordt. Dit kan aanleiding geven tot verlies van gegevens/programma’s. Alle problemen kunnen per mail (
[email protected]) of telefonisch (09/216 05 82), tijdens de kantooruren, gemeld worden. Defecte pc’s worden indien nodig steeds persoonlijk aan een personeelslid van de ICT-dienst afgegeven. (Niet aan de balie,…) Wij geven geen ondersteuning bij installatie/gebruik van “privé” software of toestellen.
ICT-Dienst.
18.
De verdere uitwerking van het project. Verdere uitwerking
laptops voor raadsleden
Volgende week wordt een wireless netwerk geïnstalleerd in het gemeentehuis (enkel de vergaderzalen). Op 24 november volgt een opvolgingssessie voor alle (geïnteresseerde) raadsleden. Verder uitbouwen van de R-schijf (= dataschijf voor de raadsleden). Afspraken maken in verband met doorgeven van digitale informatie (gebruik van pdf, gebruik van links) Opstarten digitale dossiervorming.
ICT-Dienst.
9
19.
Enkele nabeschouwingen. Een eerste evaluatie
laptops voor raadsleden
Het concept hardwarematig uitwerken is geen probleem (eigen know-how + hulp van Cevi). Moeilijkheden zitten vooral in de software-instellingen (profielen, synchroniseren,….) We hadden vooraf een aantal zaken nog iets beter moeten uittesten. Betere afspraken maken met andere diensten (cfr. De R-schijf) Een uitgebreide opleiding met voldoende achtergrondinformatie is zeker nodig. We hadden de kennis en het enthousiasme van sommige raadsleden toch wel een beetje overschat. Nu is er nog heel wat werk om de administratie er toe te bewegen om het digitaal gebeuren verder mee uit te bouwen.
ICT-Dienst.
10
