Het onzekere voor het zekere nemen in een onzekere wereld

Het onzekere voor het zekere nemen in een onzekere wereld

Een onderzoek naar leerbehoeften van het archiefveld

1

Daan Hertogs Maart 2016

Versie 0.1 0.2 0.3 1.0 1.0

2.0 3.0

Op Besproken met dhr. S. Janzing 25 februari 2016 E-mail reactie van dhr. S. Janzing 3 maart 2016 Besproken met dhr. S. Janzing 3 maart 2016 Vastgesteld door dhr. S. Janzing 3 maart 2016 Besproken met dhr. M. Engelhard (NA), mevr. C. Keijsper (BRAIN), 9 maart 2016 mevr. H. Kool-Blokland(KVAN), mevr. E. Ton(Platform Archiefonderwijs en –onderzoek), dhr. S. Janzing(BRAIN), dhr. R.J. Hageman (Archief 2020) Vastgesteld door stuurgroep: dhr. S. Janzing namens BRAIN, 10 maart 2016 dhr. R.J. Hageman namens Archief 2020 Vastgesteld door stuurgroep: dhr. S. Janzing namens BRAIN, dhr. R.J. Hageman namens Archief 2020

15 maart 2016

Inhoudsopgave Leeswijder en dankbetuiging ................................................................................................ 3 Morgen mee beginnen ......................................................................................................... 4 Opdracht ............................................................................................................................. 6 Eerste reflecties op het onderzoek ....................................................................................... 7 Waarom .............................................................................................................................. 8 Fundamenten in beweging......................................................................................................... 8 Nieuwe maatschappelijke waarden ........................................................................................... 8 Van boom naar rizoom: netwerken ........................................................................................... 8 Het archiefnetwerk .................................................................................................................. 10 De archieffunctie ...................................................................................................................... 11 De nieuwe archieffunctie en het verhaal ................................................................................. 12 Leren ................................................................................................................................. 13 Leren als levensstijl .................................................................................................................. 13 Leren......................................................................................................................................... 13 Informeel leren zonder de nadelen ervan met de voordelen van formeel leren .................... 15 Wat (en soms hoe): archivistiek.......................................................................................... 18 Archivaris gemarginaliseerd ..................................................................................................... 18 Archivaris is geen generalist ..................................................................................................... 18 Archivistische basiskennis en theorie ...................................................................................... 19 Beweging .................................................................................................................................. 19 Relatie archiefopleidingen en het archiefveld ......................................................................... 20 Wat en waar: de overige leerbehoeften ............................................................................. 22 Kennisvragen ............................................................................................................................ 22 Vraag en aanbod ...................................................................................................................... 23 Collectieve leerbehoeften ........................................................................................................ 23 Individuele leerbehoeften ........................................................................................................ 27 Ondersteuning ................................................................................................................... 28 Samenwerking BRAIN-KVAN .................................................................................................... 28 Keuze ........................................................................................................................................ 28 Kennisplatform Professionalisering en deskundigheidsbevordering....................................... 29 Mogelijke valkuil ...................................................................................................................... 29 De rol van het management .................................................................................................... 29 Zelfsturing en rendement ........................................................................................................ 30 Certificering en beroepsprofielen ............................................................................................ 31 In company ............................................................................................................................... 31 Stakeholders ............................................................................................................................. 32 Tot slot: adviezen van buiten ............................................................................................. 33 Bijlagen: inhoudsopgave .................................................................................................... 34

2

Leeswijzer Dit rapport begint niet met een managementsamenvatting. Een managementsamenvatting zou de indruk kunnen wekken dat dit document over leerbehoeften pretendeert een definitief eindstuk te zijn. Dat kan nooit in een maatschappij, die snel in beweging is en verandert, waardoor er steeds iets geleerd moet worden. In deze zin is het rapport een groeidocument en zou het volgens de opdrachtgever door het archiefveld verrijkt, aangevuld, verbeterd dienen te worden. Daarbij hoort een managementsamenvatting bij rendementsdenken, dat haaks staat op zelfgestuurd leren. Het lezen van een onderzoek naar leren zou onderdeel van dat leren moeten zijn. Natuurlijk staan in de tekst, in hun context, analyses en aanbevelingen, die ik als belangrijk aanmerk. Wilt u snel weten wat deze zijn: ze zijn vetgedrukt. Als u deze leest, heeft u uw managementsamenvatting; hopelijk valt het oog dan ook op teksten, die niet vetgedrukt zijn, maar die door u zelf als essentieel gevonden worden. Als eerste worden enkele reflecties op het onderwerp beschreven, die duiden waarom het onderzoek zich, nadrukkelijker dan eerst gedacht, is gaan richten op de zijnsvragen van het archiefveld. Die zijnsvragen komen in het tweede hoofdstuk aan bod. Vervolgens wordt dieper ingegaan op het fenomeen leren, omdat dit begrip zelden tot nooit gedifferentieerd wordt behandeld. Tevens wordt een voorstel gedaan hoe een handvat voor de ontwikkeling en uitwerking van een (eigen) aanbod aan leeromgevingen er uit zou kunnen zien. Daarna zullen de leerbehoeften in twee hoofdstukken behandeld worden: eerst de archivistische en dan de overige collectieve en individuele leerbehoeften. In dat laatste hoofdstuk wordt ook het huidige vakaanbod besproken. Hoe de ondersteuning van de leerbehoeften mogelijk is, vormt het onderwerp van het voorlaatste hoofdstuk. Afgesloten wordt met enkele adviezen van de door BRAIN geformeerde begeleidingscommissie. Het beeld van wat archiefprofessionals willen leren is zo divers, soms gedetailleerd, vaak inspirerend, dat ik in de bijlagen daaraan recht heb willen doen. Daarom zijn antwoorden van de inventarisatie en uitkomsten van bijeenkomsten daar (soms) volledig weergegeven. Misschien overbodig, maar toch: de tekst van dit rapport is en blijft voor mijn verantwoording.

Dankbetuiging Mijn dank gaat uit naar talrijke mensen, die ik niet met name zal noemen, omdat ik dan vast iemand vergeet. Dank aan de deelnemers van de bijeenkomsten, vanuit het hele land, die serieus te nemen leerbehoeften hebben aangedragen. Dat geldt eveneens voor de respondenten op de inventarisatie (enquête), die via internet is uitgezet. Dank aan de opleiders van de reguliere archiefopleidingen, die mij in gesprekken deelgenoot hebben gemaakt van hun successen en hun worsteling. Ook collega-zelfstandige professionals hebben mij gevraagd en ongevraagd van advies gediend. Ten slotte de leden van de stuurgroep, die ondanks hun geringe aantal, toch een weerspiegeling bleken van het gemêleerde archiefveld.

3

Morgen mee beginnen De door BRAIN bij dit onderzoek geformeerde begeleidingscommissie – met vooral leden van buiten de archiefsector – had in haar twee bijeenkomsten één voorname boodschap: ‘doen’. Daarom dient dit onderzoek te beginnen met wat morgen in gang gezet kan worden, het liefst die dingen die snel een maximaal resultaat bereiken. Daarbij gaf de commissie aan – men zou het kunnen zien als een randvoorwaarde voor het doen – vooral de buitenwereld te laten doordringen. Archiefprofessionals dienen vaardig te zijn in een samenleving die niet meer hiërarchisch, maar als een rizoom functioneert. Dan is het verandercompetent zijn, het open staan voor anderen en voor andere dingen essentieel; zeker in een werkomgeving, waarin bureaucratische kernmerken ondergraven worden door autonome (technologische) ontwikkelingen. In dit onderzoek is gebleken dat adviseren en het verbinden als belangrijke onderdelen van dat veranderen gezien worden. Die onderdelen hebben één competentie gemeenschappelijk: luisteren. Luisteren begint met nieuwsgierig zijn en het stellen van vragen. Omdat een competentie alleen in het gedrag van mensen gezien en ervaren kan worden, zullen archiefprofessionals op die competentie feedback willen krijgen. Ontwikkel voor die feedback tools, die als een soort gadgets door de archiefsector geaccepteerd worden. De volgende activiteiten kunnen door BRAIN snel gerealiseerd worden. Daarbij kan Archief2020 faciliterend en verbindend optreden. De hoogste prioriteit heeft het samenbrengen van leerbehoeften en –ervaringen. Doel Creëer een podium voor de professionals in de archiefsector waar leren en het leerproces – en niet de inhoud – voorop staan en waar men ervaringen kan delen. Dit podium moet een uitnodigende ontmoetingsplaats zijn van en door professionals, waar o.a. gereflecteerd kan worden over formele en informele leertrajecten, waar men elkaar van advies kan dienen, waar tips gegeven kunnen worden over leertrends, waar leertrajecten ontwikkeld kunnen worden, etc. Daarmee kunnen de bestaande leerbehoeften (voor een inventarisatie, zie de bijlagen) een bredere verspreiding en reflectie krijgen en – niet onbelangrijk – krijgt een leerbehoefte op dat platform letterlijk een gezicht. Hoe Actie 1 Adopteer voor 1 mei 2016 daartoe het kennisplatform Professionalisering en deskundigheidsbevordering, waarvan de ondersteuning van het Nationaal Archief op voorhand verzekerd is, en maak dit het podium van het veld. Bespreek met het Nationaal Archief wat BRAIN – en in dit geval ook KVAN – nodig heeft om van dit platform een succes te maken. Maak voor de opstartfase een aantal mensen vrij, die dit platform een rol van betekenis kan laten spelen in het archiefveld. Onderdeel van het kennisprogramma van het Nationaal Archief is dat er ook bijeenkomsten georganiseerd worden. Actie 2 Organiseer als ‘platformeigenaar’ in mei een bijeenkomst met als thema ‘Veranderen’ en werf op die bijeenkomst ambassadeurs, die hun lerende zoektocht naar veranderen met het veld willen delen. Bespreek met die ambassadeurs en hun leidinggevenden of zij een ‘Google-dag’ kunnen krijgen, waarop ze kunnen experimenteren. De tweede prioriteit is een verbindend gesprek aan te gaan met het Platform Archiefonderwijs- en onderzoek Doel Er bestaat bij dit platform jarenlange ervaring met archiefonderwijs, ook aan nietarchivarissen. De opleidingen zijn zelf aan het nadenken over het anders inrichten van het archiefonderwijs, waarbij niet meer archivarissen in engere zin, maar professionals voor de

4

archieffunctie zouden kunnen worden opgeleid. Andere, aanpalende disciplines zouden in dit soort opleidingen een nadrukkelijker rol moeten spelen, omdat de ontwikkelingen daar vaak harder gaan dan in de archivistische discipline. Dat past ook bij de leerbehoeften van al werkende archiefprofessionals. Een afstemming, uitwisseling van ideeën kan vruchtbaar zijn. Hoe Actie 3 Ga snel het gesprek aan met het Platform Archiefonderwijs en –onderzoek en heb in ieder geval drie agendapunten: welke ‘nieuwe’ basisopleidingen zijn gewenst, hoe kan de kennis van nieuwe technologieën gefaciliteerd worden en de taal van de ICT leren (zie actie 4). Actie 4 De toezichthouders hebben het meest behoefte aan het leren van de taal van de ICT. Laat een projectgroep van toezichthouders, in de programmalijn van BRAIN-KVAN, samen met opleiders één of meerdere van dergelijke cursussen opzetten (zie verder bijlage 3). Zorg dat deze cursus(sen) in het nieuwe studiejaar kunnen worden aangeboden. De derde prioriteit is het eigenaarschap van de kennisagenda oppakken. Doel Een nationaal kennisnetwerk opzetten met kennisvragen, die door het veld als actueel gezien worden. Voor het netwerk functioneert het Nationaal Archief als aanjager, maar het ziet het veld als uitdrukkelijke ‘eigenaar’ van de kennisagenda. Deze kennisvragen zijn gebundeld in kennisplatforms, die door het Nationaal Archief zullen worden ondersteund. Maak de kennisvragen eigendom van het veld. Actie 5 Ga in gesprek met het Nationaal Archief over de adoptie van de platforms die het instituut zelf niet wil modereren. Zorg dat elk platform voor 1 mei 2016 in ieder geval bij één instelling onderdak vindt. Voer met het Nationaal Archief het gesprek over de benodigde randvoorwaarden.

5

Opdracht1 Aanleiding In 2014 presenteerde BRAIN het manifest Leren als levensstijl en de film Leren leren. Zowel film als manifest dragen de boodschap uit, dat iedere professional zich in deze tijd van continue en snelle verandering steeds bewust moet zijn van wat hij te leren heeft van anderen, wat hij anderen kan leren en hoe hij dat niet aflatende leerproces zelf, zowel langs formele als langs informele lijnen, vorm geeft en kan geven. Nu dient zich de vraag aan of de juiste condities en voorzieningen in voldoende mate aanwezig zijn om mensen daadwerkelijk te kunnen laten leren wat ze willen en moeten leren. Om die vraag te kunnen beantwoorden, is meer zicht nodig op de professionaliseringsbehoefte in de archiefbranche. BRAIN wil de professionaliseringsbehoefte in branche en professie in kaart brengen en door middel van gesprekken met het management van archiefinstellingen gedachtenvorming op gang brengen over organisatieontwikkeling en personeelsbeleid. BRAIN zou de beroepsverenigingen KVAN en SOD bij dit traject en de follow up ervan betrekken. Opdracht In overleg met Archief 2020, dat het onderzoek heeft gefinancierd, is de opdracht geformuleerd met de volgende gewenste producten: 1. Gedetailleerd en onderbouwd inzicht in de vraag naar de leerbehoefte in de archiefbranche, zowel wat betreft kennis als competenties en ontwikkelbehoeften, en zowel binnen de archiefbranche als geheel als ten aanzien van afzonderlijke archiefinstellingen. 2. Inzicht in de mate waarin bestaand opleidingsaanbod en bestaande mogelijkheden voor informeel leren daaraan voldoen, met duidelijke conclusies over de lacunes tussen vraag en aanbod. 3. Aanbevelingen, op basis van de uitkomsten van de inventarisatie, voor de archiefbranche ten aanzien van de manier waarop het beste in de geconstateerde behoefte kan worden voorzien en welke rollen de betrokken partijen en verdere stakeholders daarin zouden moeten vervullen. 4. Een handvat voor de ontwikkeling en uitwerking van een afgestemd (eigen) aanbod aan leeromgevingen voor de archiefbranche. Aanpak In een workshop met een dwarsdoorsnede van de BRAIN-leden heeft een eerste verkenning van het thema plaatsgevonden. Verder zijn bijeenkomsten georganiseerd met de in de opdracht aangegeven doelgroepen (op één na). Een inventarisatie van leerbehoeften is via internet gedaan na oproepen op diverse forums en uitnodigingen aan BRAIN- en KVAN-leden. Het aanbod vakopleidingen is via desktop research onderzocht. Aan de inventarisatie en de bijeenkomsten namen veel archivarissen deel. Dat heeft vanzelfsprekend de focus van het rapport bepaald. Naar de redenen, waarom de overige archiefprofessionals het onderzoek niet aantrekkelijk genoeg vonden, is het gissen. De bijeenkomst met externe adviseurs en leveranciers op het gebied van informatiemanagement, archieven en erfgoed is in overleg met de opdrachtgever niet georganiseerd. De indruk was dat deze niet ‘open’ zouden kunnen praten over leerbehoeften, omdat dit inzicht geeft in de markten die deze ondernemers voor zich zelf zien.

1

Voor een gedetailleerde beschrijving van de door BRAIN geformuleerde opdrachtformulering en mijn aanpak, zie bijlage 1.

6

Eerste reflecties op het onderzoek Elke opdracht trekt in de periode, dat deze uitgevoerd wordt, bijna als vanzelf je aandacht naar berichten, signalen, die met die opdracht verband kunnen houden. Zo las ik een column van Sheila Sitalsing, waarin ze een gesprek aanhaalt, dat ze twintig jaar eerder met een demograaf van het Centraal Bureau voor de Statistiek had. Haar gesprek met Jan Latten ging over de voortschrijdende vergrijzing en de politieke gevolgen ervan, waaronder de toenemende druk op de betaalbaarheid van de AOW. Latten bracht echter een ander aspect in, dat zeker in onze tijden nog steeds tot nadenken stemt. De vergrijzing zou namelijk invloed krijgen op de sfeer en de mentaliteit in ons land. Zaken, die horen bij jong zijn, zoals risico’s nemen, kansen grijpen, dingen durven, in het diepe springen, zouden minder gebruikelijk worden. Er voor in de plaats zouden zaken komen als risico’s mijden, voorzichtig doen, conserveren wat je hebt, geen gedoe en herrie.2 Krijgen de archiefinstellingen, net als de rest van Nederland, een vergrijzende arbeidspopulatie, die steeds minder in staat is gemakkelijk met veranderingen om te gaan, terwijl de archiefinstellingen bijna schreeuwen dat veranderen noodzakelijk is? Dit is een gewetensvraag: wie wil er nu te boek staan als iemand, die moeite heeft met alle aanpassingen om hem of haar heen, en liever blijft doen wat men deed. Een andere column viel eveneens op: Competentieleren krijgt de doodsteek. Aleid Truijens bespreekt daarin het rapport dat in opdracht van het Ministerie van OCW is geschreven over het competentieleren en de gevolgen voor leerlingen. Samengevat: de vaardigheden, die in het mbo en hbo worden geëist – bijvoorbeeld samenwerken in groepjes, planningen maken – zijn juist de dingen, waaraan jongens een hekel hebben - die willen vooral doen – en die bij meisjes perfect passen. Gevolg: jongens doen het slechter op deze opleidingen dan meisjes. De laatste halen hogere cijfers, studeren sneller af en bereiken een hoger niveau. Volgens Truijens krijgt in het rapport het competentieleren van de wetenschappelijke onderzoeksinstituten de ‘definitieve doodsteek’.3 Maar niet alleen de opleidingen; ook alle functiebeschrijvingen zijn sinds geruime tijd volledig op competentiedenken ingericht. Brengt het onderzoek naar competentieleren niet ook de doodsteek toe aan het competentiewerken? Waarom zou de analyse wel van toepassing zijn op het opleiden en niet op het werken? In dat geval zou de conclusie getrokken kunnen worden, dat mannen minder baat hebben bij competentiedenken dan vrouwen. De workshop van 10 september 2015 bracht een dwarsdoorsnede van BRAIN-leden bij elkaar. De bijeenkomst was bedoeld als een eerste verkenning van het thema en met name gericht op het onderzoeken of er een eensgezindheid is over koers en aanpak. Dat was geenszins het geval. Deze eerste reflecties duiden er op dat de vraag naar leerbehoeften van het veld is ingebed in grotere, maatschappelijke thema’s, waarbij één thema er boven uit springt en wel de vraag: zijn we (nog) nodig? Een positief antwoord roept op zijn beurt weer andere vragen op, die gericht zijn op wat er dan gedaan moet worden. Pas daarna kan men onderzoeken wat er geleerd moet worden. Dit rapport is een eerste aanzet dat denkproces te combineren met de wens naar de leerbehoefte van nu.

2 3

De Volkskrant, 30 december 2015, p 2 De Volkskrant, 28 november 2015, p 14

7

Waarom Fundamenten in beweging Leren als levensstijl beschrijft welke problemen er voor archiefinstellingen opdoemen. Het vertrek van grote aantallen professionals zal lacunes laten ontstaan op de ‘oude’ kennisgebieden. Daarnaast kampen zij met een schaarste aan kennis en ervaring op de nieuwe, zich aandienende kennisgebieden. BRAIN ziet echter als de grootste opgave niet het behouden en verwerven van kennis, maar het veranderingsgezind en veranderingscompetent worden. Dat laatste wordt essentieel in een netwerksamenleving waar, volgens BRAIN, ondernemerschap, innovatieve kracht en een open, leergierige en verbindende attitude vereist zijn. Wat opvalt is dat BRAIN niet het verwerven van kennis voorop stelt, maar het veranderingsgezind zijn. Dat betekent het aanleren van ander gedrag, waaruit – naar men kan aannemen zal BRAIN dit bedoelen – het leren van kennis vanzelf komt. Had het nu verrichte onderzoek dan vooral gericht moeten zijn op hoe je ander gedrag aanleert, en specifiek op het veranderingscompetent worden? In gesprekken met de opdrachtgever is de wens uitgesproken daar aandacht aan te geven. De fundamenten van de samenleving zijn in beweging: het maatschappelijke leven is door de trends van digitalisering en informatisering zozeer beïnvloed, dat archivarissen – maar is dat voor de andere informatieprofessionals anders? – zich fundamenteel dienen te herbezinnen op de eigen rol en functie. De professionele toekomst ziet BRAIN liggen in de samenleving als geheel – en minder meer in de klassieke (overheids)omgeving – en ‘[w]aarin wordt verwacht dat je meebeweegt, moet je de vinger aan de pols zien te houden en organisaties, netwerkverbanden en individuen bewust maken van de noodzaak om hun bestaan te documenteren, competent maken om dat zelf te doen en als vangnet fungeren (…) wanneer hen dat niet lukt.’4 Nieuwe maatschappelijke waarden Als wordt verwacht dat je de vinger aan de pols van de samenleving houdt, is het van belang te weten welke waarden in die samenleving heersen of gaan heersen. Dit is aan een dwarsdoorsnede van het ledenbestand van BRAIN voorgelegd. Bij het beschouwen van twee sets waarden5 bleek dat deze hoofden van archiefinstellingen in het algemeen voor de nieuwe waarden kozen, zoals ‘interne kracht’ in plaats van ‘externe zekerheid’, ‘samenspraak’ in plaats van ‘inspraak’, ‘gebruiken’ in plaats van ‘bezitten’, ‘kennis delen’ in plaats van ‘kennis bezitten’, ‘complex’ in plaats van ‘lineair’. Samengevat, het oude paradigma controle inwisselden voor het nieuwe paradigma vertrouwen. De wil is er dus. Echter, ‘zorgen voor’ (onderdeel van controle) werd net meer gekozen dan ‘zorgen dat’ (onderdeel van vertrouwen). Dat werd gemotiveerd met het argument, dat er aspecten in het waardenstelsel controle zitten, zoals kaderstelling, die niet vervangen kunnen worden door de nieuwe waarden. Daarbij moet kaderstelling eerder een richtlijn dan een ‘harnas’ zijn. Een volledige overgang van controle naar vertrouwen werd dus niet op alle onderdelen van het archiefwerk als gemakkelijk gezien. Zoals hierboven bleek, wordt er in het Manifest echter van uitgegaan dat de nieuwe archiefprofessional anderen bewust en competent maakt. Dat is geen ‘zorgen voor’ maar ‘zorgen dat’; een waarde die bij het nieuwe paradigma vertrouwen hoort. Van boom naar rizoom: netwerken In de moderne samenleving ligt de macht om problemen aan te pakken steeds minder bij één of een klein aantal partijen. De overheid – maar het geldt ook voor veel andere actoren – wordt 4

BRAIN, Leren als levensstijl. Manifest over het ontwikkel continuüm in de archiefbranche, 2014, pp 11-12 Set 1: Ellen Grooteman, Overheidsprofessionals werken aan nieuwe rollen. Tips& trucs, methoden en praktijkvoorbeelden, Den Haag mei 2015 (A+O fonds Gemeenten i.s.m. VNG), p 5; Set 2: Rick Maes, De renaissance van de informatiedienstverlener, lezing KVAN-dagen, 9 juni 2015; voorgelegd aan de tien deelnemende BRAIN-leden tijdens de workshop van 10 september 2015, Utrecht. 5

8

meer en meer geconfronteerd met vraagstukken, die een ‘netwerkprobleem’ zijn, waarin geen enkele actor zelfstandig tot een oplossende interventie kan komen. Maar nog lastiger: niet alleen de diverse oplossingsrichtingen, maar ook de analyse van wat het probleem is, wordt door verschillende actoren anders en vaak tegenstrijdig beantwoord. In het essay De Boom en het Rizoom. Overheidssturing in een Netwerksamenleving wordt gesteld, dat in zo’n samenleving resultaten bereikt worden door interventies, die alleen ingezet kunnen worden vanuit een sturingsfilosofie, die past bij het vraagstuk en de context: ‘De aard van de sturing volgt de aard van de maatschappelijke problematiek’.6 De meest urgente en knellende problemen zijn dus netwerkproblemen. BRAIN stelt in haar manifest: ‘De netwerksamenleving vraagt om ondernemerschap, innovatieve kracht en een open, leergierige en verbindende attitude’.7 Volgens de auteurs van het rizoom-essay dan wel met een attitude van ‘betrokken bescheidenheid’. Betrokken en verantwoordelijk, maar zonder de maatschappelijke dynamiek te verdringen. Het probleem wordt wel opgelost, maar niet overgenomen. In zo’n netwerkomgeving zijn de verhoudingen horizontaler. Dat is geen gemakkelijke rol voor de overheid. Het vraagt om een optreden dat niet gericht is op macht: ‘[k]walitatief sterk, met een bijzonder vermogen om dynamiek op gang te brengen, te richten en waar nodig (bij) te sturen’. Archiefprofessionals moeten in deze omgeving functioneren en er wordt aan hen, net als aan andere functionarissen, veel gevraagd: ‘Verbindingen aangaan, creativiteit, oog voor de loop van het spel, procesmanagement, het zoeken naar onverwachte ontmoetingen en het productief maken van verbindingen tussen partijen’. Dat kan als een open deur klinken en dat is het ook, maar Van der Steen e.a. stellen terecht, dat wat er achter die deur schuilgaat nog onvoldoende begrepen of benut wordt. 8 Daar waar het essay een spanning ziet tussen sterk hiërarchisch gestructureerde overheidsorganisaties en de zich steeds meer verspreidende netwerksamenleving zijn mijns inziens ook de overheidsorganisaties steeds minder hiërarchisch geworden. Zeker de grotere overheidsorganisatie gedragen zich vaker als netwerkorganisaties, terwijl zelfs de meest verkokerde organisaties in de gaten krijgen dat ze hun zaakjes niet meer alleen voor elkaar krijgen. Hoe dan ook, de medewerkers van deze overheidsorganisaties laten zich veel minder in strakke kaders duwen. Neem het gebied van informatiehuishouding, waarin medewerkers zich minder en minder van kaders aantrekken en zelf oplossingen verzinnen, hoe gammel die archivistisch ook zijn. Het toepassen van het rizoom op het werkveld van archiefprofessionals gaat inzichten opleveren over hoe het er achter de open deur aan toegaat en dat gedrag geleerd moet worden, dat in de voorgaande alinea aangehaald werd: verbindingen aangaan, creativiteit, oog voor de loop van het spel, procesmanagement, het zoeken naar onverwachte ontmoetingen en het productief maken van verbindingen tussen partijen. In de archiefsector ontbreekt een belangrijk kenmerk van het rizoom. In een rizoom zit namelijk ‘geen plan, geen gedeeld doel en geen “zin” of betekenis’.9 Er is in de sector wél een doel, een betekenis, namelijk de door de sector uitgevoerde archieffunctie, die uiteindelijk een brede maatschappelijke legitimering heeft. Deze archieffunctie krijgt bij overheden echter steeds meer een plaats in (of soms buiten) een overheidsbureaucratie, waarin pragmatiek in stijgende mate de overhand krijgt. De bureaucratische principes van de huidige archiveringsfunctie moeten worden verenigd en vermengd met de pragmatiek, die de dagelijkse realiteiten vragen. Daarbij zijn versimpelde oplossingen geen remedie: deze gaan 6

M. van der Steen, R. Peeters en M. van Twist, De Boom en het Rizoom. Overheidssturing in een Netwerksamenleving, Den Haag 2010, p 3 7 BRAIN, Leren.., [p 5] 8 M. van der Steen e.a., aw, pp 5-6, 9 9 Av, p 11

9

voorbij aan de inherent complexe aard van zowel de organisatieprocessen van de overheid als de problemen in een netwerksamenleving. Er bestaat dus ‘een spanning tussen overheidsbureaucratie en de (…) netwerksamenleving, die niet weg te organisatoren valt door “structuren” of door “ontkokering”’. Die spanning is alleen maar opgelopen, omdat de overheid door de grote bezuinigingen veel minder structureel budget heeft voor een directe sturing en dus veel meer is aangewezen op een andere sturingsfilosofie.10 Hoewel netwerken en netwerksturing niets nieuws zijn, vormt een wezenlijk verschil met eerdere perioden, waarin het eerder een keuze was hoe zaken aan te pakken, dat er nu vrijwel geen andere keuze is. Dat vraagt om aangepaste organisatiestructuren en aangepaste werkwijzen. Zonder commitment van besturen en management is dit echter risicovol en waarschijnlijk kansloos.11 Het archiefnetwerk Het is de vraag of de archiefinstellingen in Nederland zich ooit in een sterk netwerk zullen bundelen. In wezen wordt dit al sinds de oprichting van DIVA, en later van BRAIN, geprobeerd. Daarvoor zijn sommige deelbelangen te verschillend – nadruk op publiek, op administratie of op allebei – en kan een bestuurlijke wijziging plots een andere koers betekenen. Het is daarom aan te raden het archiefnetwerk te zien als een verzameling gelegenheidsnetwerken, waarin instellingen dan met die, dan met andere instellingen samenwerken. Allemaal met elkaar verbonden qua archieffunctie, maar zonder samenhang, juist met fragmentatie en gelaagdheid.12 Dat roept voor een archivaris, gewend aan structuur en structureren, misschien het beeld op van chaos. Alles van tevoren vastleggen biedt echter weinig tot geen ruimte aan de lerende mens.13 In het Manifest wordt de verantwoordelijkheid voor de professionaliteit en toekomstbestendigheid van de archivaris bij de professional zelf gelegd.14 Daar horen zelforganisatie en zelfsturing bij, die in fel contrast staan met orde en structuur van organisatie(s). Ruimte laten houdt dus in de rationalistische kijk op de organisatie los laten. Is er dan helemaal geen ‘structuur’ meer in en tussen deze ‘losse’ organisaties? Jawel, maar een die bestaat uit een visie op de rol van de archieffunctie. Als de archieffunctie voorop staat, en niet de organisatie, dan is de door medewerkers in te vullen rol helder – en hopelijk realistisch – en kunnen zij waar zij het zelf noodzakelijk vinden hun weg aanpassen, in interactie met andere medewerkers en mensen uit hun netwerk. Dat is ook noodzakelijk, omdat medewerkers altijd hun eigen voorkeuren en capaciteiten hebben.15 Dan wordt zelforganisatie een instrument, waarin leren een vanzelfsprekendheid is. Er is voor naar structuur neigende mensen een geruststellende eigenschap aan chaos. De Amerikaanse weerkundige Lorenz stelde in de jaren zestig al vast, dat complexe systemen binnen de chaos ook momenten van relatieve rust vertonen. Die aantrekkingspunten worden lokale stabiliteiten genoemd.16 Het is dus niet zo, dat er voortdurend gehold, gerend wordt, zonder doel, als er maar gerend wordt. Er is beweging, die soms tijdelijk tot rust komt en zich dan weer in gang zet, naar de volgende – tijdelijke – stabiliteit. In die momenten van relatieve rust wordt men bijna gedwongen te reflecteren, te beschouwen. Het enige nadeel – voor 10

Av, pp 13, 16-17, 21 Av, p 22 12 Av, p 11 13 Walter Baets, Wie orde zaait zal chaos oogsten. Een vertoog over de lerende mens, Assen 2006,, pp 21, 42, 14 BRAIN, Leren…, [p 3] 15 Walter Baets, aw, p 62. Baets hecht er groot belang aan, dat managers bepalen waar men heen wil en dat delen met hun medewerkers, met hun netwerk. Als Baets onder doel ook een rol, een (archief)functie verstaat, ben ik het met hem eens. 16 Baets, aw, p 69 11

10

degenen, die precies willen weten wanneer de reis waar naar toe gaat – is dat het moment van optreden van deze tijdelijke stabiliteit niet te voorspellen is. De archieffunctie Er is tijdens dit onderzoek gebleken, dat er in de archiefsector geen overeenstemming is over wat de archieffunctie met bijbehorende waarden dient in te gaan houden, zeker niet als men daar ook de (nieuwe) rol van de archiefinstellingen en hun professionals bij betrekt. De een stelt dat een archiefprofessional altijd een externe legitimatie moet hebben, hetgeen een oude waarde is uit het paradigma controle. De ander wil de organisaties helemaal loslaten. Een derde vindt de Archiefwet een schijnzekerheid, het behoud van het materiaal moet de drijfveer zijn. Eens is men het meestal over de stelling, dat ‘zekerheden opnieuw moeten worden uitgevonden’.17 Het beeld doemt op van een archiefveld, dat in een ‘zijnscrisis’ komt of misschien al verkeert, omdat het niet meer weet welke rol men heeft of zou willen hebben. Dat doet denken aan de discussies, die sinds enige jaren in de wereld van de openbare bibliotheken worden gevoerd. Men is het in de archiefwereld wel eens over de meer abstracte invulling van de archieffunctie als informatie duurzaam beschikbaar stellen, maar zeker niet over de rol die de archiefprofessional daarbij dient te vervullen. De door BRAIN in zijn manifest gewenste herbezinning op de eigen rol en functie is tot nu toe nog niet van een gemeenschappelijke invulling voorzien, al zijn er wel aanzetten (deze worden later besproken). Erika Hokke heeft eerder geconstateerd, dat er vanaf het einde van de 19e eeuw binnen de beroepsgroep steeds discussie is geweest over het taakveld van de archivaris. Zij kiest ervoor dit te zien als een zich steeds voortdurend aanpassen aan veranderende omstandigheden.18 In die zin past de huidige discussie in een lange traditie en kan hij ook energie geven, omdat het een teken is van vernieuwing. In oktober 2015 is de brochure Op weg naar 2020 en verder… gepubliceerd, die tot doel heeft een strategisch gesprek te voeren over een gezamenlijk toekomstbeeld aan de hand van scenario’s (in de publicatie horizonnen genoemd). Een tweede doel van een gesprek over scenario’s is om normatief te onderzoeken wat gewenste en ongewenste elementen van de toekomst zijn. Terecht wordt gesteld dat dit tweede doel iets gaat zeggen over de waarden en normen, waarmee betrokkenen in het heden staan. Een derde doel is het vaststellen van het nieuwe verhaal van de archieffunctie.19 In de publicatie worden drie horizonnen gepresenteerd: van analoog in 2015, via hybride in 2020 naar volledig digitaal in 2025. Tijdens de managementconferentie waarop deze publicatie gepresenteerd werd, waren de aanwezigen het eens dat de archiefsector zich al in de hybride situatie van horizon 2 bevindt. ‘Over de derde horizon van volledige digitalisering klonken verschillende geluiden: sommigen zeiden daar nu al mee bezig te zijn, andere zien dat pas na 2025 (gedeeltelijk) werkelijkheid worden. Overheidsarchieven worden bij de beweging richting de volgende horizon gehinderd door hun Januskop. “We hebben twee functies die opnieuw moeten worden uitgevonden en dat is een (te) grote opgave om alleen te doen.”20 Hier komt de spanning tussen evidence-based en memory-based oriëntatie aan de oppervlakte. Daar wordt later op terug gekomen.

17

Opmerkingen tijdens de BRAIN-workshop van 10 september 2015 met een dwarsdoorsnede van BRAIN-leden. Erika Hokke en Thijs Laeven, Professie. Inleiding, in: Erika Hokke & Thijs Laeven (red), Archivaris. Professie, professional, professionaliteit, professionalisering, ’s-Gravenhage 2010, p 19 19 Jan Nekkers & Jeroen Plantinga, Op weg naar 2020 en verder… Het verhaal van de archieffunctie, z.p. 2015, p 1 20 Margreet Windhorst, Moon shooting voor archivarissen. Een impressie van de conferentie, in: e-zine Managementconferentie. Archief 2020 en BRAIN. 5 oktober 2015, [pp 7-8] 18

11

De discussie van die dag heeft wel een duidelijke richting gegeven van de toekomstige archieffunctie ‘De teneur van de discussies was, dat de archieffunctie teruggaat naar de kern: het duurzaam borgen van de gebruikswaarden van informatie voor belanghebbenden en gebruikers nu en later. (…) Het in stand houden en optimaliseren van de gebruikswaarden van archieven wordt steeds minder een kwestie van beheren (want dat gaan archiefvormers zelf doen) en steeds meer een kwestie van adviseren, zowel van de archiefvormer als van de gebruikers. Dat vergt naast archivistische kennis ook bestuurlijk-juridische expertise en het vermogen om dat alles te vertalen naar een digitale omgeving.’21 Hieruit zijn vier collectieve, sectorale leerbehoeften te destilleren, omdat er een daadwerkelijke verschuiving binnen de archieffunctie optreedt. Een verandering van de monogame rol van beheerder naar die van adviseur, die archivistische kennis en bestuurlijkjuridische sensitiviteit (voor niet-overheidsorganisatie: maatschappelijke sensitiviteit) heeft en in staat is met ICT-ers te communiceren. In het deel over het wat te leren wordt daar op ingegaan. De nieuwe archieffunctie en het verhaal In de workshop van 10 september 2015 was door hoofden van de archiefinstellingen vastgesteld, dat bij veranderingen een goed verhaal nodig is waarom de veranderingen nodig zijn. Het is noodzakelijk mensen vanaf het begin mee te nemen in je verhaal. Mensen worden dan uitgenodigd mee te denken, ook over een mogelijke aanpak. Nu kent storytelling een opmars in het bedrijfsleven, vaak op bedrijfsniveau. De archiefsector kan dit instrument volgens BRAIN-leden dus ook gebruiken. Op dat niveau hoort namelijk het strategische verhaal te komen; een verhaal dat de weg van de archieffunctie beschrijft van het verleden naar het nu en met de rol, die deze in de nabije toekomst heeft. Organiseer als BRAIN een workshop storytelling om samen het verhaal van de archieffunctie te ontwerpen: waar komt de functie vandaag en waarom is deze nog steeds nodig. Concentreer je daarbij op de archieffunctie en niet op de archiefinstellingen en/of archiefprofessionals. Daarmee kan het verhaal langer dienst doen; de invulling van de rol kan zich steeds aanpassen. BRAIN en KVAN hebben in het gezamenlijke visiestuk, dat ten grondslag ligt aan hun nauwere samenwerking de nodige voorzetten gedaan, waarvan nadere uitwerking nuttig is.22 De workshop kan een gunstig bijeffect hebben. BRAIN-leden zouden er in het gezamenlijke storytelling van de archieffunctie er achter kunnen komen, dat er meer gemeenschappelijkheid is dan ze eerst dachten. Maar het zoeken naar gemeenschappelijkheid is nog geen verbinding tot stand brengen. Dat laatste is voor de archiefsector een hele opgave. In de workshop van 10 september 2015 werd door BRAIN-leden flexibiliteit, het zich kunnen verbinden met anderen als een mindset en als belangrijk leerpunt gezien. Leren vragen stellen werd als essentieel gezien; dat is namelijk de kern van het verbinding maken met anderen. Je verbinden met anderen is oprechte nieuwsgierigheid naar wat de ander beweegt, benieuwd zijn wat andere invalshoeken op kunnen leveren, het gevoel hebben dat je kunt leren van de ander en dat je de ander iets kunt leren, de behoefte hebben om te ontdekken wat het gemeenschappelijke is. Tot nu toe lijkt het archiefveld meer een groep individuen, die anderen graag willen vertellen hoe zij erover denken. Het verbinden met anderen zou een collectieve attitude van het veld moeten zijn.

21

Av, [p 8] Verkenning samenwerking BRAIN-KVAN. Gezamenlijk visiestuk, z.d.[sic]; eind november 2015 in beide ledenvergaderingen vastgesteld, p 4.

22

12

Leren Het eerste Zomeravondgesprek van BRAIN in juli 2015 had als thema professionalisering. Aan de deelnemers werd de vraag gesteld wat leuk was aan leren en waarom zij wilden leren. Het lijstje antwoorden is inspirerend: Uit nieuwsgierigheid Om bij te blijven Om kennis op te doen Om te ontwikkelen Uit hobby / tijdverdrijf Om nieuwe dingen te leren kennen Vanwege persoonlijke groei Om andere mensen te ontmoeten Om aan je carrière te werken Om je positie te verbeteren Leren als levensstijl In 2011 onderzocht Andrieke Ollefers namens BRAIN onder archivarissen wat hun voorkeuren waren ten aanzien van een negentiental functiekarakteristieken. Door de 219 responderende archivarissen (68% van de aangeschrevenen!) werd autonomie23 als de belangrijkste karakteristiek gevonden. Daarna werden werkcondities, diversiteit aan vaardigheden, taakverscheidenheid, probleemoplossing, sociale steun, en informatieverwerking allemaal als belangrijker gezien dan de karakteristiek feedback van anderen. Ollefers definieert feedback van anderen als: het ontvangen van informatie van de leidinggevende of collega’s over de uitvoering, de kwaliteit en de kwantiteit van de verrichte werkzaamheden.24 Feedback kunnen ontvangen en kunnen geven speelt een essentiële rol bij leren en is misschien wel bepalend voor succesvol leren. Het is toe te juichen dat archivarissen het zelfstandig werken als belangrijkste functiekarakteristiek zien, maar waarom is de karakteristiek feedback van anderen niet net zo belangrijk? Is dit een signaal dat leren bij naar autonomie strevende functionarissen vooral autonoom zal gebeuren? Bij kleine en overzichtelijke vraagstukken is dit nog niet zo’n punt. Dan is een instructie van een collega of informatie op het internet zoeken een oplossing en is het leerproces kort. Bij complexe problemen wordt ook het leerproces ingewikkelder en de aanpak multidisciplinair. De rol, het initiatief van de deelnemers aan zo’n leerproces wordt veel groter.25 Dan is leren als levensstijl doorslaggevend. BRAIN zou kunnen overwegen het onderzoek van Ollefers te herhalen om een indicatie te krijgen of leren als levensstijl aan een opmars bezig is. Leren Hoewel het begrip ‘leren’ in discussies tijdens het onderzoek niet is uitgediept, op die met de archiefopleidingen na, is het nuttig hier een korte verkenning te doen. In Liefde voor leren26 stelt Manon Ruijters: ‘Leren gaat niet meer alleen over het expliciet overdragen van kennis van de ene mens op de ander. Het gaat nu óók over kennis delen, over nieuwe inzichten creëren, 23

In de definitie van Ollefers: autonomie heeft betrekking op de mate waarin zelfstandig beslissingen genomen kunnen worden, op het zelfstandig kunnen bepalen welke methoden gebruikt worden en op het zelf kunnen bepalen hoe het werk wordt Ingedeeld, in: Andrieke Ollefers, Wat motiveert de archivaris? Samenvatting van de scriptie “Leeftijd-gerelateerd functieontwerp; een onderzoek naar de invloed van leeftijd op de voorkeuren voor functiekarakteristieken”, Arnhem 2011, p 4 (www.archiefbrain.nl) 24 Av, p 5 25 Peter Horsman, Leren duurt een leven lang. Een archiefdienst als lerende organisatie – een ontdekkingsreis, in: Erika Hokke & Thijs Laeven (red), aw, pp 166-167 26 Manon Ruijters, Liefde voor leren. Over diversiteit van leren en ontwikkelen in en van organisaties, Deventer 2014 (oorspr. 2006). Met dank aan Erika Hokke voor het attent maken op dit boek.

13

over innovaties tot stand brengen, over alles wat tussen de regels door gebeurt (het impliciete leren), over met en van elkaar leren (het collectieve leren), over het zelf ontdekken… en nog veel meer’.27 Al in 1990 werd door Bentley gewezen op de omslag van het opdoen van vaardigheden naar het kunnen omgaan met verandering. De term ‘leerbehoeften’ werd door hem geïntroduceerd als tegenhanger van ‘trainingsnoodzaak’. Dat laatste werd omschreven als datgene wat men moet weten; leerbehoefte was echter wat men wilde weten, hetgeen meer samenhing met kennis, vaardigheden, gedrag en attitude.28 Qua trainingsnoodzaak heeft, zover mijn kennis gaat, alleen het Nationaal Archief al jaren een traditie van verplichte trainingsprogramma’s. BRAIN kan, samen met het Nationaal Archief, voortbouwen op de ervaringen en de kennis die in Den Haag zijn opgebouwd. Op basis daarvan zou namelijk vastgesteld kunnen worden welke zaken geleerd moeten worden door welke groepen archiefprofessionals, dus los van het kader van het Nationaal Archief. Men zou dit programma niet meer exclusief in company Nationaal Archief, maar algemener kunnen aanbieden, hetgeen een synergie tussen medewerkers van verschillende instellingen tot stand kan brengen. Het opzetten ervan kan in samenspraak met opleidingen gebeuren; misschien ziet een opleidingsinstituut brood in deze markt. In de evaluatie van een trainingsprogramma van het Nationaal Archief van enkele jaren terug (Ontdek je dNA) bleek, dat er rekening gehouden moet worden met o.a. het kennisniveau. Bij zowel trainingsnoodzaak als leerbehoefte is waarschijnlijk een veel lastiger probleem de verscheidenheid van leervoorkeuren. Bij trainingen, cursussen, etc. is dat vaak het geval, omdat deze altijd gestructureerd zijn met voor iedereen dezelfde leervormen. Maar leervoorkeuren betekenen dat meerdere leerinterventies, meerdere leervormen aangeboden moeten worden. Er wordt echter door leidinggevende en medewerker vaak alleen over wat men wil leren gesproken, maar vrijwel nooit over het hoe. Individuele leervoorkeuren spelen te weinig een rol en meestal bepalen ervaringen van eerdere leertrajecten, het aanbod binnen de organisatie en incidenten (wat heeft men opgevangen) de keuze voor een leertraject.29 Ruijters onderscheidt vijf leervoorkeuren, waarmee ze meteen duidelijk maakt dat ieder mens een eigen leerstijl heeft.30 De eerste is de kunst van het afkijken (‘leren hoeft niet altijd in een veilige omgeving’). Voor leden van deze groep is de dagelijkse praktijk de beste omgeving en zij observeren, analyseren wat wel en niet werkt en passen dat zelf toe. Participeren (‘samen sterk’) is de tweede voorkeur. Deze groep mensen onderschrijft de sociale kant van het leren en door er samen over te praten komen zij tot een gezamenlijke kennisbetekenis. Zij sparren om eigen ideeën helder te krijgen. Voor de derde groep is kennis verwerven (‘willen weten wat er bekend is’) de manier om te leren: deze mensen zullen vaker lezend in een boek aangetroffen worden. Zij hechten dan ook aan het leren van een ‘expert’, die het vak goed beheerst. Oefenen (‘ruimte om iets uit te proberen’) is naast de vorige voorkeur de bekendste. Het uitgangspunt is een veilige omgeving waarin je fouten mag maken. Deze vormen juist een bron van informatie om te leren. Bij de vijfde voorkeur Ontdekken (‘in het diepe springen’) ben je continu aan het leren en dat kan vrijwel nooit in gestructureerde leeromgevingen. Deze groep mensen zoekt graag hun eigen weg.31 Voor een uitgebreide behandeling van de voorkeuren verwijs ik – voor de mensen met de leervoorkeur Kennis verwerven – verder naar het boek van Ruijters.

27

Av, p 9 Av, pp 65-66 29 Av, p 191 30 Ruijters heeft een ‘scan’ (Situgram) ontwikkeld, waarmee die persoonlijke voorkeur bepaald kan worden en die in haar boek afgedrukt staat. 31 Av, pp 192-194 28

14

Uit het vorige hoofdstuk bleek dat van de archiefprofessional veel gevraagd gaat worden, waarbij de leervoorkeur ontdekken een voordeel kan zijn in onzekere omgevingen. De inventarisatie, die via internet heeft plaatsgevonden, lijkt er echter op te duiden dat veel archiefprofessionals de leervoorkeur kennis verwerven hebben. Dat is waarschijnlijk niet de meest effectieve leervoorkeur in de huidige onzekerheid. Hoewel volgens Ruijters de leervoorkeur redelijk stabiel is, ligt deze zeker niet vast: ‘Een nieuwe werkomgeving, een nieuwe functie, een nieuwe fase in iemands ontwikkeling, en ook inzicht in het eigen leren kan veranderingen in voorkeuren rond het leren tot stand brengen’.32 De eerste twee zijn moeilijker te beïnvloeden, maar de laatste twee zeker niet. Als de professional een nieuwe fase van ontwikkeling ingaat en sowieso kennis neemt van de eigen leervoorkeur(en) is de kans aanwezig, dat het scala aan leervoorkeuren verruimd wordt. Dat is voor elke archiefprofessional waardevol. Het archiefveld is erg gebaat bij het opschroeven van de kennis betreffende leren. Het is van belang, zeker als er zelfsturing van archiefprofessionals verwacht wordt, dat iedereen snel en goed inzicht krijgt in leervoorkeuren, omdat de effectiviteit van leerprocessen van die voorkeur afhangt. Dit kan door BRAIN gebeuren met onderwijsinstellingen binnen en buiten de sector. In deze gesprekken kan BRAIN bijgestaan worden door de (weinige) zelfstandig gevestigde archivarissen, die zich in leerbehoeften gespecialiseerd hebben. Ruijters gaat er van uit dat dé beste manier van leren niet bestaat. Maar toch, met de analyse uit het vorige hoofdstuk in gedachten kan men de vraag stellen of er tegenwoordig evenveel behoefte is aan alle leervoorkeuren. Is er, gezien de snelle veranderingen waarvoor oplossingen gezocht moeten worden, niet steeds meer behoefte aan in het diepe springen? Is er dan een onderscheid te maken in de leerbehoeften van archiefmedewerkers, die te maken hebben met de snelle veranderingen in de informatiehuishoudingen van overheden, en van archiefmedewerkers, die de analoge collecties beheren en toegankelijk maken? Passen bij de veranderingen van de laatste groep andere leervoorkeuren dan bij de eerste groep? Is er sprake van een snelle aanpassingsbehoefte bij de eerste en veel minder bij de tweede groep? Als het antwoord ja is, dienen de leden van de eerste groep andere leervoorkeuren te hebben, dan wel te ontwikkelen. Als het antwoord nee is, moet het voor alle archiefprofessionals zaak zijn zich snel te kunnen aanpassen. Dan worden bepaalde leervoorkeuren leidend, zijnde de kunst van het afkijken, het participeren en het ontdekken. Informeel leren zonder de nadelen ervan met de voordelen van formeel leren Van de meer dan honderd mensen, die de inventarisatie invulden, gaf de helft aan dit jaar geen opleiding, training of cursus te gaan volgen, terwijl men wel leerwensen kon benoemen. Een derde van de respondenten wist al dat men in 2016 specifiek gericht is op informeel, dan wel individueel leren. Voor zelfstudie wordt bijna 40% gekozen; voor praktijk en uitwisseling meer dan 60%. Het aantal keuzes voor zelfstudie is hoog. De behoefte om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen neemt met het oplopen van de leeftijd af, en boven 55 jaar zelfs sterk af. Bijna de helft van de respondenten, die in 2016 geen formeel leertraject gaan volgen, geeft aan (nog) niet te weten hoe ze gaan leren wat ze willen leren. De antwoorden zijn vrijwel geen van alle erg specifiek over het informele leren; het wordt zelden concreet. ‘Net zomin als er één betekenis is voor het leren, of één manier van leren, is er één manier om het leren te organiseren’.33 Toch zijn niet alle leervormen voor archiefprofessionals meer even gangbaar. In overheidsland zijn klassikaal onderwijs en lange leergangen ‘uit; ‘in’ zijn elearning, eendaagse cursussen en praktijkleren.34 Wat dat laatste betreft wil BRAIN inzicht in de 32

Av, p 197 Av, p 191 34 Binnenlands Bestuur, Special opleidingen: Het nieuwe leren, 27 maart 2015, p 25 33

15

bestaande mogelijkheden van informeel leren. Zuiver informeel leren heeft echter belangrijke nadelen, waarvan enkele indicaties hierboven staan: het wordt zelden concreet. De voordelen van formeel leren kunnen echter in relatie gebracht worden met de voordelen van informeel leren. Volgens An Bakker is er bij formeel leren een ‘contract’ tussen lerende en instituut. Er is dus sprake van een gestructureerde, vooraf bepaalde context. Het voordeel is dat mensen uit hun normale setting zijn en – doordat ze met ‘vreemden’ leren – gemakkelijker een nieuwe kijk op zaken kunnen krijgen. Er is echter sprake van een ‘veilige’ omgeving met weinig tot geen risico: men kan vaak ‘oefenen’ zonder dat dit tot daadwerkelijke gevolgen leidt. Het informele leren daarentegen gebeurt veelal in werksituaties. Het is dus vaak gestuurd door omstandigheden. Het leren is geen doel op zich, maar vindt wel vrijwel altijd plaats in de daadwerkelijke werksituaties met alle risico’s van dien. Het is echter ongestructureerd, afhankelijk van toevalligheden. Beide vormen hebben dus voor- en nadelen. Bakker stelt dat bij organisaties een grote noodzaak is voor een ‘vruchtbaar leerklimaat’. Een training moet zelf bijdragen aan de gaande verandering en dus kan deze niet ongericht zijn. Als er een groeiende voorkeur voor praktijkleren bestaat – in de internetinventarisatie tijdens dit onderzoek werd dit talrijke keren genoemd – is het zaak de voordelen van formeel en informeel leren te combineren. Bakker heeft een leerconcept ontwikkeld, waarin de leervoorkeuren afkijken, participeren en ontdekken samenkomen, maar kennis verwerven niet uitgesloten wordt. Dat leerconcept noemt zij ‘nomadisch leren’. Bakker: ‘Het voordeel van formeel leren, los te zijn van de directe eigen realiteit en zo met een nieuwe blijk te kunnen kijken en andere inzichten en ervaringen op te doen, wordt gecombineerd met het voordeel van informeel leren, dat natuurlijk, vanzelfsprekend en juist wel verbonden is met de werkrealiteit.’ Nomadisch leren is daarmee informeel en tegelijkertijd doelgericht.35 Nomadisch leren kent vier criteria die helpen een goede leeromgeving te scheppen: waar, wie, wat en hoe. Het waar – kies een relevante context – is een tegenreactie op het leren van een expert, in een klas, achter een boek. Dat is gestoeld op het eerst snappen en dan doen: het is gebouwd op het voorkomen van fouten. De werksituatie is echter niet per sé veilig, dus Bakker vraagt zich terecht af waarom de leersituatie dat dan wel zou moeten zijn. Zij gaat er van uit, dat hoe realistischer de ‘leersetting’ is, hoe leerzamer het voor de deelnemer kan zijn. Daarbij doet een veranderde of verrassende omgeving mensen met andere ogen en dus eerder met andere inzichten naar hun eigen situatie kijken. Zo zou men tijdelijk van baan kunnen ruilen, waarbij de werksituatie zeer realistisch is, maar wel weer zo anders dat er bijzondere zaken kunnen opvallen. Ook een daadwerkelijk uit te voeren opdracht in een aanpalende sector kan veel opleveren. Deelnemers komen zo ‘in een situatie die direct een appèl doet op eigen initiatief, daadkracht, denkkracht, creativiteit, en sturend vermogen. Daardoor is het makkelijker te experimenteren met ander gedrag’.36 Om een dergelijk traject uit eigen ervaring toe te lichten: een adviesprogramma werd enige jaren met subsidie van het AO+ fonds gemeenten aan gemeenteambtenaren aangeboden onder de titel Peer2Peer. Onder begeleiding van leden van the Curious network werden door de deelnemende gemeenteambtenaren daadwerkelijke adviesopdrachten in zeer verschillende profit- en nonprofit-organisaties uitgevoerd, buiten hun eigen organisatie en werkveld, waarbij de organisaties als serieuze opdrachtgevers optraden. Dat de deelnemers de opdrachten gratis uitvoerden, betekende namelijk nog niet dat de opdrachten gratis waren: de opdrachtgevers wilden dat de eigen ureninvesteringen rendeerden in goed uitgevoerde opdrachten. Er was

35

An Kramer, De zaal uit. Nomadisch leren voor HR-vernieuwers, Amsterdam 2014, pp 7-10. Met dank aan Rob Hundman voor het attent maken op dit concept. 36 Av, pp 10-14

16

daarom bij geen enkele deelnemer sprake van het leren van adviesvaardigheden vanuit de eigen comfortzone.37 Het criterium wie – kies relevante anderen – wordt door Bakker ruim opgevat. Zij stelt aan de orde dat één deelnemer aan een leertraject altijd meer personen uit de eigen organisatie, of daarbuiten, moet betrekken omdat er zo meer mogelijkheid is het geleerde toe te passen. Er dienen dus zoveel mogelijk ‘contactmomenten’ tussen leren en werken plaats te vinden. Maar ook het betrekken van ‘vreemde eenden’ kunnen sterk bijdragen aan een leereffect. Deze hebben vaak een andere kijk op zaken, al waarschuwt ze voor een goede balans tussen genoeg verschil en blijvende herkenning. Als het verschil te groot wordt, is de kans groot dat er geen verbinding tot stand gebracht kan worden. Belangrijk is een doel te kiezen voor de verbinding, omdat er anders een te grote vrijblijvendheid kan optreden.38 Wat – kies je concepten – stoelt als criterium op de analyse dat concepten een tijdelijke poging zijn op grip op de werkelijkheid te krijgen. Ze zijn dus aan te passen, afhankelijk van de ervaring die je onderweg opdoet. Daarmee zijn ze volgens Bakker nomadisch: ‘[Ze] geven tijdelijk houvast, bieden tegelijk richting en ruimte voor snelle aanpassing. Dat maakt dat ze in tijden van verandering behulpzaam zijn’. Hoewel Bakker bij dit criterium enigszins in een cirkelredenering terecht komt (een criterium van nomadisch leren is een concept nomadisch leren), verbindt zij het concept met een identiteit, die ruimte en onzekerheid aankan. Dat noemt zij de nomadische identiteit. Daarin zit een waar woord, omdat mensen dan hun eigen referentiekaders steeds ter discussie stellen en hun concepten zien als tijdelijk, aanpasbaar, hetgeen de mogelijkheid van verrassingen sterk vergroot. Dan wordt leren vrij en kan het met de veranderde realiteit meebewegen.39 Het criterium hoe – kies je rol – linkt Bakker vooral aan de rol van de trainer, facilitator. Zij wil die met name experimenten laten inzetten. Dat gaat dus verder dan de leervoorkeur oefenen, die voornamelijk geënt op een risicoloze situatie. Bakker spreekt over een ‘leerarchitect’, die een helder en navolgbaar leerproces ontwerpt. Zij wil de valkuil van het te veel ‘macht’ geven aan de leerprocesontwerper vermijden door de deelnemers sterk medeverantwoordelijk te maken voor het verloop van het leerproces, het programma. Pas dan wordt het hun programma en gaan ze leiderschap vertonen. ‘Het zet een toon van eigenaarschap in plaats van een afwachtende consumerende houding.’ De ‘trainer’ dient dus een grote mate van flexibiliteit en openheid te hebben. Zeker omdat de deelnemers de trainer, de expert zelf kritisch moeten bevragen; dan moet die zelf ook aan het werk door na te denken. Het is dus geen leren ván maar mét experts, waarmee de leersituatie gelijkwaardig wordt.40 Aantrekkelijk aan deze aanpak is, dat het aansluit bij de stelling dat kennis alleen kennis is ‘als er zowel actie als creatie bij komt kijken’. Zonder die twee elementen is er informatie.41 Meer aandacht aan informeel leren wordt besteed in het hoofdstuk Ondersteuning, omdat er al bestaande leerkringen zijn, dan wel binnenkort worden ingericht, waarbij nomadisch leren ingezet zou kunnen worden.

37

Door mij werd de leergang september 2009 – februari 2010 gevolgd. Bakker, aw, pp 26-30 39 Av, pp 32-33, 36-38 40 Av, pp 41-45 41 Baets, aw, p 60 38

17

Wat (en soms hoe): archivistiek De gewenste leerbehoeften worden in twee hoofdstukken besproken. Dit hoofdstuk gaat over archivistische kennis. Een discussie over wat de komende jaren archivistische kennis dient in te houden is van groot belang, omdat het een concrete invulling geeft waar de archivaris (nog) van is. Tijdens het onderzoek is aan de orde gekomen of er nog wel een aparte opleiding voor archivaris moet blijven bestaan. Of dient er alleen archivistische kennis aanwezig te zijn en te blijven, die aan andere beroepen de belangen van archivistiek leert, zodat die andere beroepsbeoefenaren de archieffunctie kunnen borgen? Of dient men de ‘anderen’ de archivistische basiskennis bij te brengen en zijn archivarissen alleen als specialisten nodig? Erika Hokke en Thijs Laeven vroegen zich in verband hiermee af: ‘Wat is de toekomst van de professie? Verder professionaliseren en specialiseren of opgaan in andere en “deprofessionaliseren”? Of een variant tussen deze uitersten?’.42 Vragen die allemaal te bundelen zijn onder de gemeenschappelijke noemer: waar zijn archivarissen (nog) van? Archivaris gemarginaliseerd Archivarissen hadden een exclusieve, algemeen erkende buitengewone deskundigheid en bekwaamheid. Echter, bij de huidige organisatie van de kennisproductie kan inhoudelijke expertise door geen enkele beroepsgroep meer worden gemonopoliseerd. Zelfs in archiefbeherende instellingen hebben archivarissen hun positie als exclusieve experts voor een flink deel verloren. Men moet nu samenwerken en concurreren met andere professionals. ‘De exclusieve expertise van archivarissen is niet meer in de eerste plaats gelegen in de kennis die ze hebben van de archieven, maar in hun kennis van specifieke archivistische methoden en technieken.’ Dat moet aan de maatschappij duidelijk gemaakt worden, maar dat kan alleen als het archiefveld zelf van die maatschappelijke waarde overtuigd is. Dat veel beroepsbeoefenaren zelf ook niet goed bewust zijn van het eigen vermogen om uniek probleemoplossend te kunnen zijn in de moderne samenleving, is een belangrijke oorzaak van het niet zien van de beroepsbeoefenaren door de buitenstaander. De beroepsgroep moet kunnen aantonen dat zij informatieproblemen kan oplossen, die andere beroepsgroepen niet kunnen oplossen. Thomassen stelde zes jaar geleden al dat in de geïntegreerde benadering van dynamisch en statisch archief – het records continuüm – de ingebouwde spanning tussen bewijs (‘evidence’) en geheugen (‘memory’) moest worden opgelost.43 De twee competentieprofielen (uit 2007) voor de archivaris en records manager zijn nooit samengevoegd, terwijl iedereen van het nut daarvan overtuigd was. Archivaris is geen generalist Is de spanning tussen bewijs en geheugen in de opleiding op te lossen? Peter Horsman constateerde in 2010, dat een initiële opleiding nooit volledig kan zijn, omdat de snelle ontwikkelingen een flexibiliteit vragen die moeilijk meer door de basisopleiding geboden kan worden. Dat heeft er volgens hem toe geleid dat archiefinstellingen expliciet hun eigen opleidingsbehoeften gaan formuleren en dat in een archieflandschap waarin de missies veel minder homogeen zijn dan in het verleden. Dit alles versterkt eerder verschillen dan samenwerking. Daarbij gevoegd de individuele behoefte van de archiefprofessional en de verscheidenheid aan leerbehoeften is zeer divers.44 42

Erika Hokke & Thijs Laeven (red), aw, Professionalisering. Inleiding, aw, p 265 Thomassen, Onttakeling of modernisering? De beroepsgroep van archivarissen gedeïnstitutionaliseerd, in: Erika Hokke & Thijs Laeven (red), aw, pp 309, 311, 313-316, 323-326. 44 Peter Horsman, aw, pp 166-167. Horsman’s oordeel werd in hetzelfde jaarboek onderschreven door Luciana Duranti die eveneens vaststelde, dat de generalistisch opgeleide archivaris tot falen gedoemd is, omdat er zo veel te vervullen rollen van verwacht worden. ‘The most common designation for such roles are digital archivist, records 43

18

Het platform Archiefonderwijs en –onderzoek, waarin de initiële archiefopleidingen verenigd zijn, stelde onlangs vast dat de beginnende archivaris zich, afhankelijk van de gekozen omgeving, inderdaad ontwikkelt tot een specialist. De basiskennis bestaat uit archivistische kennis en het vermogen met de diverse ‘buitenwerelden’ om te gaan, zoals informatiearchitectuur, compliance. De omgevingskennis is afhankelijk van de plek waar, en de functie waarin men werkt. Het is zaak verbindingen te kunnen leggen met andere disciplines, die van grote invloed zijn op het archivistische werk.45 Dit kan men betitelen als omgaan met het rizoom, waarin de actor kwalitatief sterk moet zijn met een bijzonder vermogen op dynamiek op gang te brengen om überhaupt een rol te kunnen spelen. De vraag blijft natuurlijk of het veld wil dat er vooral inhoudelijke specialisten komen, of dat er archivarissen komen die zich specialiseren in rollen, waarin veel minder de inhoud maar de attitude, de vaardigheid om verbindingen te maken het belangrijkste kenmerk is, of beide? Wat het antwoord ook is, van belang is te vermelden dat de schaalgrootte van archiefinstellingen vaak niet toelaat dat er veel aandacht besteed wordt aan specialisatie. Schaalvergroting of nauwere samenwerking met afgesproken rolverdelingen maakt het mogelijk dat er specialisten ontstaan, die beter in staat zullen zijn hun (deel)discipline bij te houden. In die zin is een discussie over de ontwikkelingen in het archiefonderwijs ook altijd een discussie over de ontwikkelingen in het archiefwezen.46 Archivistische basiskennis en theorie Of er nu wel of niet archivarissen zullen blijven bestaan, ook in de minimumvariant (er is alleen archivistische kennis nodig, die de belangen ervan aan andere beroepen leert) moet die archivistische kennis onderhouden worden. Dat onderhoud gebeurt echter alleen aan hoger onderwijsinstellingen en is dus gelieerd aan opleidingen die archivarissen afleveren. Het is belangrijker om op basis van fundamentele theorieën en concepten te kunnen handelen, dan om in de praktijk geschoold te worden in wat slechts een selectie kan zijn van alle mogelijke praktische kennis in verschillende werksituaties. Tijdens de ateliers wordt de spanning tussen theorie en praktijk doorbroken. De ateliers tonen wel aan, dat er nog wel wat schort aan het bij de tijd houden van de conceptuele bagage van de archiefprofessionals. Het veld heeft weinig aandacht voor de theoretische aspecten van het vak. De ontwikkelingen in het archiefveld lopen zodoende steeds achter bij de ontwikkelingen binnen de discipline. Het is de vraag of de kloof tussen opleidingen en praktijk door het onvoldoende bijhouden van theoretische concepten niet steeds groter wordt, omdat de vergrijzing een steeds grotere impact krijgt. Als professionals zich jaar, na jaar niet laten bijscholen in nieuwe, andere conceptuele bagage, terwijl de archiefopleidingen daar vol op inzetten, wordt de miscommunicatie tussen ‘oud’ en ‘nieuw’ groter en groter. Beweging Door de verscheidenheid aan opinies in het veld is wat betreft het onderwerp van dit hoofdstuk geen eenduidige conclusie te trekken. Er is een gesprek nodig tussen ‘mensen van de theorie’ en die ‘van de praktijk’ om samen inhoud te geven aan wat de archivistische basiskennis inhoudt en/of moet gaan inhouden. Een stimulans voor een voortdurende conceptuele, theoretische scholing is nodig, zodat meer archiefprofessionals op een manager, information system designer or manager, information and privacy officer, records and information policy manager, records and information staff trainer, records and archives manager, and even digital forensic expert and records quality assurance specialist.’ Een generalist opleiden, die zo flexibel is dat men alle rollen zou kunnen vervullen, zag zij als onmogelijk; evenals het opleiden van elke specialist (zelfs in Amerika). Luciana Duranti, Educating the eXtreme records professional: a proposal, in: Erika Hokke & Thijs Laeven (red), aw, p 204. 45 Dat was het herbevestigen van een vaststelling uit het Verslag Expertmeeting Platform Archiefonderwijs- en onderzoek, 30 november 2012, p 4 46 Theo Thomassen, gesprek met auteur op 15 juli 2015

19

eigentijdse manier kennis gaan nemen van de voortgaande theoretische ontwikkelingen. Misschien zijn er samen met de opleidingen vormen van e-learning op te zetten, waarin theorievorming en praktijk met elkaar botsen en elkaar beïnvloeden. Relatie archiefopleidingen en het archiefveld Het platform Archiefonderwijs en –onderzoek heeft de uitdrukkelijke wens geuit met het veld over de richting van het opleidingsbeleid te praten. Het platform geeft ook aan dat dit gesprek met het veld dringend noodzakelijk is. De komende vijf jaar zijn namelijk cruciaal, omdat er bedreigingen zijn. Het opleidingenveld is te gefragmenteerd, de opleidingen worden niet serieus genomen door het veld en dat terwijl de archiveringsfunctie echt wel zal blijven bestaan. Hoewel de Reinwardt academie en Hogeschool van Amsterdam elk bij hun archiefopleiding aparte werkveldcommissies hebben, is de werkveldcommissie van het gezamenlijke platform (al enige tijd?) niet meer actief. BRAIN en KVAN kunnen een fundamenteel gesprek aangaan met het Platform Archiefonderwijs- en onderzoek om de wederzijdse relatie uit te diepen en het opleidingsbeleid in gezamenlijkheid te bepalen. Bepaal als brancheverenigingen eerst of je ten aanzien van de opleidingen klant wilt zijn (dan zie je wel wat de archiefopleidingen aanbieden), of partner (dan ga en blijf je in gesprek), of dat je geen enkele relatie met de opleidingen wilt. Onderschrijf de onafhankelijke positie van de onderwijsinstellingen; zij zijn geen bedrijfsopleidingen meer. Oog hebben voor de wederzijdse belangen betekent zorg hebben voor de ander. Het veld dient niet te vergeten hoe kwetsbaar de archiefopleidingen in Nederland zijn. De schaalgrootte van de opleidingen is klein en maakt nauwe collegiale samenwerking tussen de docenten en onderzoekers hoogst noodzakelijk. Zo is het ook de vraag of de leerstoel archiefwetenschap van de Universiteit van Amsterdam zonder de aparte financiering van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen nog in stand gehouden zou worden. Alle steun van en verbinding met het archiefveld is nodig om ook in de toekomst te garanderen dat er überhaupt archiefopleidingen blijven bestaan. Dan is in ieder geval onder de studenten een voortgaande discussie gegarandeerd over wat een archieffunctie vandaag is en morgen zou moeten zijn. En zeer belangrijk, zonder archiefopleiding geen archiefonderzoek; en zonder onderzoek moeten we het doen met de conceptuele bagage, die we nu hebben. Dat die snel verouderd zal zijn, staat als een paal boven water. Volgens het platform zou het accent dienen te verschuiven. Bij continue educatie dient in het ideale geval met mensen van het archiefveld besproken te worden welke leerbehoeften er zijn en hoe deze ingevuld kunnen worden. Het initiatief binnen het platform zou daarom, volgens het platform, beter bij het veld kunnen liggen. Bij wie is een beslissing van het veld. Het Nationaal Archief, BRAIN en KVAN zijn dan vaste deelnemers in dit vernieuwde platform, maar in wezen zou iedereen uit het werkveld een agendapunt kunnen inbrengen. Het platform zou strategische opleidingsvraagstukken kunnen bespreken en vervolgens monitoren wat er mee gedaan moet worden en wat er mee gedaan wordt. Voordat het zo ver komt, dient het huidige Platform Archiefonderwijs en –onderzoek ook zelfonderzoek te doen. Het platform is samengesteld uit vertegenwoordigers van de reguliere archiefopleidingen. Men constateert zelf, dat er in het platform nog te weinig samengewerkt wordt en dat de opleidingen te weinig bij elkaar komen. Gezien de geringe omvang van het docentencorps zou de opleidingenorganisatie als geheel versterkt moeten worden. Tevens wil men een open ontwikkelplatform, misschien wel als vervolg op de ateliers. Stages vormen in de opleidingen een belangrijk element. Bij het platform is kritiek te horen over de ongearticuleerde stagewensen van het archiefveld. De verschillen in de door stagiaires uitgevoerde werkzaamheden zijn groot en archiefinstellingen investeren soms te weinig in de stage en zien deze als een extra werkkracht. Daarbij vervullen veel stagiaires hun

20

stage in hun eigen instelling, hetgeen onvoldoende nieuwe inzichten kan brengen. Samen met BRAIN zou het platform een probleem-georiënteerd programma willen opzetten met voldoende projecten van archiefinstellingen, waarin studenten kunnen meedraaien. Het is aan te bevelen dit stageprogramma in het concept van het nomadische leren te trekken, waardoor studenten meer uitgedaagd worden. Een stage zou ook gerelateerd kunnen worden aan een groter aantal medewerkers, zodat meer medewerkers input kunnen leveren en zelf kunnen leren van een stage. Hoewel de Hogeschool een stage- en afstudeerbank en de Reinwardt een stagebureau hebben, kan men de stageplekken tevens onderbrengen bij de kennisplatforms, die door het Nationaal Archief worden gefaciliteerd (zie onder), waar ze in hun context staan. De verantwoording voor het kiezen van een stageplaats blijft natuurlijk bij de student liggen, maar het veld zou het aanbod beter in zicht kunnen brengen.

21

Wat en waar: overige leerbehoeften De overige leerbehoeften hebben een voor de hand liggend gemeenschappelijk kader. De initiatieven, die door het Nationaal Archief genomen zijn in het opzetten van het nationaal kennisnetwerk, blijken een goede thematische invulling te zijn van de individuele leerbehoeften. Kennisvragen De door BRAIN gevraagde inventarisatie van kennisvragen is al geschied en wel voor de start van het onderzoek. Het Nationaal Archief heeft de opdracht gekregen met de sector te werken aan innovatie en kennisontwikkeling en daarvoor een kennis- en innovatieagenda op te stellen, die als leidraad kan dienen. De gehele sector heeft aan de samenstelling van deze kennisagenda meegewerkt en daarmee zijn ze te betitelen als de collectieve kennisvragen van de sector. De kennisvragen zijn als volgt47: Kennisvragen Modernisering Waardering & Selectie Inrichtingsprincipes overheidsorganisaties E-depot Preservering (preservation) Openbaarheid Open toegang Open Data Data Analytics (Big Data) Particuliere archieven en documenteren van de samenleving Archiefbescheiden buiten het DMS “Naar de voorkant van de informatieketen” Metadata Kwaliteitssysteem digitaal archiefbeheer Keteninformatisering Digitale dienstverlening (ook met beperkt openbaar materiaal)

Het Nationaal Archief ziet deze kennisagenda als onderdeel van een nationaal Kennisnetwerk Archieven en doet een uitnodiging aan archiefcollega’s en collega’s, die bij de archieffunctie bij overheden zijn betrokken, om de agenda te delen, om nieuwe agendapunten aan te dragen en om samen actie te ondernemen. Daarmee is de agenda een ‘levend’ document. Toch zijn er BRAIN-leden, die zich afvragen of alle kennisvragen wel opgepakt moeten of kunnen worden, omdat de antwoorden op een aantal vragen niet echt beïnvloedbaar zijn. Bij deze vragen zou de ‘drive’ buiten de archiefsector liggen (bijv. inrichtingsprincipes overheidsorganisatie en big data) en er wordt gepleit alleen met de consequenties ervan te dealen. De vraag is of BRAIN zich door dergelijke geluiden moet laten beïnvloeden. Het kan zijn dat een aantal vragen buiten de huidige cirkel van invloed liggen; het is echter altijd zaak die cirkel te vergroten. Misschien ziet persoon A daar geen mogelijkheid toe en persoon B wel. Overigens dient men rekening te houden dat binnen de cirkel van invloed ook niet alles onder controle te krijgen of te houden is. Wat binnen de cirkel van invloed wel geldig blijft, is de controle over hoe men op zaken reageert.48

47

Voor o.a. een uitgebreidere beschrijving van de kennisvragen, zie: Kennis- en innovatieagenda archiefsector. Kennis doen we samen!, Den Haag oktober (https://archief2020.nl/downloads/kennis-en-innovatieagendaarchiefsector). Het rapport baseert zich op de inhoud van beleidsplannen en op interviews met ruim dertig personen uit de archiefsector, waaronder de voorzitters van BRAIN en KVAN. 48 http://123management.nl/0/030_cultuur/a300_cultuur_16_covey_zeven_eigenschappen.html (geraadpleegd 23 januari 2016). Stephen Covey heeft het over de cirkel van invloed en de cirkel van betrokkenheid.

22

Vraag en aanbod BRAIN wil weten of het aanbod aansluit op de vraag. De vraag is te verdelen in collectieve en individuele leerbehoeften. Het aanbod is beperkt tot de vakopleidingen.49 Van de verschillende opleidingen, etc. is op internet informatie opgezocht, die altijd gaat over de inhoud en nooit over de kwaliteit. De kennisplatforms (zie het hoofdstuk Ondersteuning) zouden wel als kwaliteitsmeter kunnen gaan functioneren door onderlinge uitwisseling over opleidingservaringen. In bijlage 11 zijn de opleidingen e.d. van de aanbieders uit de OD geklasseerd naar de collectieve en thematische leerbehoeften. Omdat de capaciteit bij de initiële archiefopleidingen niet bijster groot is, is het aanbod van cursussen e.d. daar ook niet groot. Weliswaar hebben docenten van de Universiteit van Amsterdam de afgelopen jaren wel deelgenomen aan in company trainingen, maar alleen de Archiefschool heeft al jarenlang een cursusaanbod. Het meeste aanbod komt dus van opleiders, die zich vaak geheel of in grote mate op de markt van het records management richten. Theo Thomassen heeft een terechte opmerking gemaakt, dat archivarissen zich meer moeten laten trainen door mensen van buiten het vakgebied. Bij sommige aanpalende disciplines gaan de ontwikkelingen hard en is veel te leren.50 Collectieve leerbehoeften51 In het hoofdstuk Waarom zijn al enkele collectieve leerbehoeften aangehaald; die worden het eerst behandeld. Veel van de collectieve leerbehoeften zijn niet vakinhoudelijk en het aanbod van niet-vakopleiders is voor deze leerbehoeften legio en buiten de opdracht. In bijlage 11, gebaseerd op de aanbieders uit de OD-special, zijn cursussen e.d. op die gebieden wel opgenomen, omdat archiefprofessionals misschien liever kiezen voor een opleider, die weet wat archiveren is. Storytelling In de paragraaf over de archieffunctie en het verhaal is op deze leerbehoefte ingegaan. Dit is geen specifiek archivistische leerbehoefte en er is voldoende aanbod op de algemene markt. Veranderingscompetent Vraag In het Manifest stelt BRAIN dat de archiefprofessional vooral veranderingscompetent moet worden. Dat is een rode draad in dit onderzoek gebleken, hetgeen ook weer niet verrassend is. Al jaren geleden werd geconstateerd dat directeuren van archiefdiensten verandermanagers moesten worden.52 Het managen van veranderingen is niet een passende omschrijving; veranderingen zijn niet strak te managen, te sturen. Mensen willen veranderen, maar niet op commando van een ander. In die zin is er voor zowel het management van archiefinstellingen als alle archiefprofessionals een wereld te winnen om niet alleen praktische tips, maar ook theorievorming ten aanzien van het veranderen van organisaties te leren. Het beste zou zijn dit traject buiten de deur van de eigen organisatie te laten plaatsvinden, waarbij het zinnig kan zijn samenwerking met aanpalende sectoren te zoeken. 49

Naast het programma van de initiële opleidingen zijn de aanbieders bekeken, die voorkomen in de OD-special: Opleidingen op het terrein van documentaire informatievoorziening (mei 2015). Op de respectievelijke sites is verdere informatie gezocht. Niet alle in de OD opgegeven opleidingen, e.d. worden op internet ondertussen meer aangeboden. 50 Theo Thomassen, gesprek met auteur op 15 juli 2015 51 Deze leerbehoeften zijn deels uit bijeenkomsten naar voren gekomen; zie daarvoor de bijlagen over de verschillende bijeenkomsten. 52 Margreet Windhorst, Branche en professie: samen sterk, in: Erika Hokke & Thijs Laeven (red), aw, p 275

23

In de internetinventarisatie waren veel leerwensen gericht op professionalisering en deskundigheidbevordering. Echter, veel van die leerwensen hebben met vakinhoud te maken. Weinig leerwensen zijn gericht op een veranderingsproces. De wens van het management om hun organisaties in transitie te brengen vertaalt zich tot nu toe dus niet in de gewenste leerbehoeften van zijn medewerkers. Aanbod Het aanbod bij de vakopleidingen lijkt mager, al zal het verweer ongetwijfeld zijn dat alle inhoudelijke leertrajecten bijdragen aan het veranderen. Een ander nadeel lijkt dat ze zijn ingebed in het informatieterrein. Het moet toch vooral gaan om nieuwe verbindingen zoeken en het lijkt te beperkt als dat vooral bij collega’s gedaan wordt. Het is daarom sterk aan te raden deze leerbehoefte in te bedden in die van andere, aanpalende sectoren en dus te kijken naar andere aanbieders, die niet op archiefgebied werkzaam zijn. Er is bij deze leerbehoefte een scheiding te maken tussen managers en medewerkers. Managers veranderen zelf en dienen tegelijkertijd ook ruimte te geven aan veranderingen van een ander. Die bijzondere rol heeft een eigen dynamiek, waar in het aanbod rekening mee gehouden zou moeten worden. Zo dient het management goed na te denken over het benadrukken van eigen voorbeeldgedrag, omdat dit teams hun eigenaarschap kan ontnemen.53 Verandercompetent worden en blijven is een moeilijke klus, waar ook theoretische kennis bij kan helpen. BRAIN zou er goed aan doen over deze leerbehoefte te rade te gaan bij organisaties als het AO+ fonds Gemeenten, waar veel ervaring met verandertrajecten aanwezig is. Adviseren Vraag Adviseren als leerbehoefte komt het meest duidelijk naar voren bij de toezichthouders/ inspecteurs. In deze functierol ziet men de clash tussen de paradigma’s controle en vertrouwen (advies) het duidelijkst. Mensen dienen – daar waar geen scheiding tussen controle en advies mogelijk is – beide rollen naast elkaar uit te oefenen. Er dient geleerd te worden effectief te adviseren, en effectief aan te spreken. Dit laatste kan in de steeds assertiever wordende organisaties niet meer vanzelfsprekend op basis van oude ervaringen. Er is behoefte aan een leerproces hoe de rol van adviseur in de rol van toezichthouder kan worden ingebouwd, met voortdurende duidelijkheid over beide rollen. Het is zeker niet zo dat adviseren een belangrijk onderdeel van het werk van alleen de toezichthouders is of wordt: het gaat een steeds prominentere rol spelen bij alle archiefprofessionals. Of men nu in de dienstverlening of het beheer werkzaam is, steeds meer krijgt men te maken met gebruikers, archiefvormers, die assertiever zijn dan vroeger, meer weten en meer willen. Oftewel, zonder te kunnen adviseren, ook naar collega’s, kan geen enkele archiefprofessional meer functioneren. Dat werd bevestigd in de workshop met BRAINleden, waar de rol adviseur bij veel kennisvragen als trekker werd gezien. Aanbod Vrijwel hetzelfde als bij veranderingscompetent kan gezegd worden over adviseren. Ook hier is het samen optrekken met aanpalende sectoren nuttig en zouden gesprekken met organisaties met meer ervaring in deze leertrajecten zeer nuttig zijn. Het enige verschil met het vorige onderdeel is, dat de vakopleidingen meer aanbod hebben. Voor de invulling van deze leerbehoefte is nomadisch leren zeer aan te raden: niet binnen maar buiten het eigen werkveld en samen met niet-archiefprofessionals. BRAIN kan veel ophalen bij het AO+ fonds Gemeenten, waar men jarenlange ervaring heeft met het aanbieden van dergelijke trajecten (o.a. Peer2Peer). 53

Coachingkalender, 19 januari 2016

24

Bestuurlijk-juridische sensitiviteit Vraag Ook deze leerbehoefte is in de discussies op de managementconferentie en onder de toezichthouders naar boven gekomen. Er is sterk behoefte de ontwikkelingen bij de ‘klanten’ te doorgronden. Wat speelt er in overheidsland (o.a. gemeenten) waar men rekening mee moet houden, en mee te maken gaat krijgen? Het bestuurlijke-politieke proces speelt een steeds nadrukkelijker rol en krijgt in beslissingen, dus ook bij toezicht, een steeds grotere nadruk. De sensitiviteit kan gericht zijn op bewustwording van bestuurders en beslissers dat er op het gebied van informatiehuishouding, bijv. bij de ketenprocessen, nog een wereld te winnen is.54 Misschien is het leren van goede storytelling in dit overtuigingsproces nuttig: een goed verhaal hebben. Aanbod Googelen op politiek-bestuurlijke sensitiviteit (de meest gebruikte omschrijving) levert talloze aanbieders op. Deze leerbehoefte kan BRAIN aan de sector overlaten: er zijn genoeg cursussen en trainingen op dit gebied, waarbij training on the job wel het meeste effect zal hebben. Het gewenste gedrag kan niet in de schoolbanken worden aangeleerd: ook hier is nomadisch leren zeer aan te raden. Als er echt gestreefd wordt naar bestuurlijk-juridische sensitiviteit kan die door het bestaande aanbod moeilijk of zelfs niet worden ingevuld. Dan zijn gesprekken met opleiders nodig om te weten wat deze specifieke sensitiviteit voor het archiefveld inhoudt. De ‘taal’ van de ICT leren Vraag Tijdens de bijeenkomsten is geen leerbehoefte zo prominent aanwezig geweest als deze. Archiefprofessionals hebben een sterke behoefte aan meer kennis van ICT, bijv. wat betreft architectuur, om beter met ICT-functionarissen te kunnen praten. Filip Boudrez constateerde in 2010 al dat, aangezien alles staat of valt met de praktische implementatie, een grote vertrouwdheid met de digitale praktijk zeer belangrijk was. Concreet noemde hij de informatiearchitectuur en de werking van applicaties. De archivaris moest niet bang zijn ook onder de motorkap van applicaties te kijken. De adviserende archivaris moest begrijpelijk zijn voor proceseigenaren en ICT-ers. Dat vereist in een aantal opzichten een grondige kennis van ICT zonder ICT-er te (hoeven) worden. Zeker omdat begrippen als bijv. metadata binnen archivistiek en ICT verschillende betekenissen hebben.55 Het word tijd de lessen van Boudrez concreet in te vullen. Aanbod Een taal leren kan op twee manieren: beginnen met het leren van woorden en de grammatica, of meteen in de praktijk stappen en al doende steeds meer van de taal oppikken. In het laatste geval gaat men de taal spreken, maar begrijpt men de regels van de taal niet. Het is bij ICT aan te raden eerst kennis op te doen. Zo is de Mastercourse Architectuur voor de Archiefsector een goed begin. Formele leertrajecten zijn bij deze leerbehoefte nodig, omdat de woorden en de grammatica eerst geleerd moeten worden, voordat men in de praktijk kan oefenen. Dat zal bij veel archiefprofessionals sneller gaan dan meteen het diepe van de praktijk induiken. Er zijn voor deze leerbehoeften twee smaken. De eerste is gebruik te maken van het aanbod bij de vakopleidingen. Tenslotte gaat het om het leren spreken van de taal en niet om een ICTer te worden. Dan helpt het als de opleider kennis van archieven heeft. Er lijkt voldoende 54

PBLQ HEC, Verkenning archieffunctie en keteninformatisering, oktober 2015, p 13 (archief2020.nl) Filip Boudrez, Een informatiearchitect met digitale kennis van zaken: de archivaris anno 2010, in: Erika Hokke & Thijs Laeven (red), aw, pp 64-66 55

25

aanbod, maar zoals eerder gezegd, op basis van internetinformatie is geen waardeoordeel te vellen. De tweede keuze is om deze basiskennis niet specifiek voor archiefprofessionals te organiseren. Het volgen van één of meerdere basismodulen bij ICT-opleidingen kan ook sterk bijdragen zonder ICT-er te willen worden. Het grote voordeel is dat men meteen tussen de (toekomstige) ICT-ers zit; de groep wiens taal men wil leren. BRAIN zou in zijn nog in te vullen programmalijn Professionalisering en deskundigheidsbevordering kunnen opnemen, dat men gaat onderzoeken welke basismodulen daarvoor in aanmerking komen. Gezien de grote hoeveelheid aanbieders is het aan de aan de archiefprofessionals om de specifieke opleider te kiezen. Voor beide smaken kan een kennisplatform, zoals Breed of Archief 2.0, een intercollegiale consultatie vergemakkelijken. De sectie Toezicht van BRAIN heeft specifieke voorstellen. Er zou een verzoek aan leden van BRAIN en KVAN gedaan kunnen worden om een netwerk te starten, waarbij dit in partnerschap met de (commerciële) opleiders gedaan wordt. Het netwerk dient zich te richten op cursussen, die de ICT-kennis op het gewenste niveau brengen. De cursuseisen worden door het netwerk geformuleerd en de cursussen zijn gericht en interactief. Daarbij zou gebruik gemaakt moeten worden van communities. Overigens, een kennisplatform Architectuur komt beschikbaar. Kennis van (nieuwe) technologieën Vraag Op de slotbijeenkomst werd vastgesteld, dat innovatie van buiten komt, maar de toepassing binnen moet gebeuren. Wat kan men van de nieuwe technologieën voor onze sector benutten? Het wiel hoeft niet zelf uitgevonden te worden. Aanbod Er werden op de slotbijeenkomst ook suggesties gedaan voor een aanpak. Zo zouden de opleidingen (ICT- en de vakopleidingen) dit in het curriculum op kunnen nemen, gebruik makend van aanwezige kennis bij opleidingen die hierin gespecialiseerd zijn. Ook werd voorgesteld om ‘snuffelstages’ te organiseren bij relevante bedrijven. En als laatste optie werd aangedragen dat archiefmedewerkers op dit terrein bijgeschoold moesten worden: via opleidingen en relevante (buitenlandse) congressen, die ook buiten de eigen sector aangeboden worden en plaatsvinden. Dit is nu bij uitstek een leerbehoefte die al verkennend onderzocht moet worden. Informeel leren is vooralsnog de daarbij passende leervorm. Klassieke vaardigheden Vraag Deze leerbehoefte is in de slotbijeenkomst van BRAIN aan de orde gesteld en in het visiestuk van BRAIN/KVAN (zie Ondersteuning). Waarschijnlijk wordt dit thema vooral getriggerd door de uitstroom van archivarissen met vele jaren ervaring. Er zit waarschijnlijk verschil in wat tijdens de bijeenkomst en wat door BRAIN/KVAN met klassieke vaardigheden wordt bedoeld. Tijdens de bijeenkomst waren het de vaardigheden, die in de ‘oude’ Archiefschoolopleiding werden aangeleerd. Klassiek inventariseren, paleografie, etc. hebben tegenwoordig niet meer die prominente plaats in de opleidingen als vroeger. Een belangrijke kanttekening is dat voorheen de meeste van die vaardigheden ook niet tijdens de les-, maar in de praktijkuren werden opgedaan. In die zin heeft de Archiefschool, die vaardigheden nooit echt aangeleerd. Misschien dat BRAIN met klassieke vaardigheden de archivistische basiskennis bedoelt? Aanbod Tijdens de slotbijeenkomst werden al een aantal praktische oplossingen aangedragen. Een oplossing is een lijst van specialisten aanleggen, waardoor klassieke kennis te koppelen is aan

26

de vraag/behoefte. Dat zou de vorm van een flexibele schil kunnen krijgen [die door meerdere instellingen gebruikt kan worden?, DH]. Een ander middel wordt gezien in e-learning. Voor (klassiek) inventariseren, en het beheren/ontsluiten van fotocollecties en bibliotheken lijkt genoeg opleidingsaanbod te zijn. Kennis van paleografie kan men via talrijke cursussen op internet opdoen. Als de gevraagde kennis verder gaat dan basale kennis, die gemakkelijk intern overdraagbaar is, zou er door het veld een grondige cursus bij een universiteit kunnen worden ingekocht.56 Wet- en regelgeving Vraag Het blijft onder professionals –vooral onder toezichthouders – een levend thema, gezien de belangstelling op de slotbijeenkomst. Het doel is inzicht te hebben in informatie over wet- en regelgeving, omdat er veel meer is dan de Archiefwet, zoals de Auteurswet, Wet Bescherming Persoonsgegevens, Wet Hergebruik Overheidsinformatie en de regels die de Europese Unie stelt. De vraag is hoe je door de bomen het bos blijft zien. Normen, eisen, toetsingskaders: waar komen ze samen, vullen ze elkaar aan en overlappen ze elkaar? Aanbod Tijdens de slotbijeenkomst werden verscheidene manier van aanpak geïnventariseerd, van het benaderen van juridische faculteiten tot het opzetten van een kennisbank. Ook deze leerbehoefte is via een leerkring, leerplatform, zoals Breed, etc., in te vullen. Individuele leerbehoeften Vraag De meeste individuele leerbehoeften zijn opgehaald uit de inventarisatie via internet. De oproep voor de inventarisatie is onder duizenden mensen verspreid; het is niet te bepalen of de respons representatief is. Voor een uitgebreidere beschrijving van de inventarisatie, zie bijlage 5. Aanbod Hoewel met name een ondersteuningsinstrument is het hier op zijn plaats om de kennisplatforms te benoemen. Het Nationaal Archief is bezig een aantal kennisplatforms op te zetten, die de beantwoording van de aan het begin van dit hoofdstuk opgesomde kennisvragen, en alle andere kennisvragen, gaan ondersteunen. Voor de onderwerpen van de thema’s, zie bijlage 8. De 153 in de inventarisatie via internet opgegeven leerbehoeften zijn vrijwel allemaal onder één van deze platforms te scharen. De onderwerpen van de platforms kunnen dus als thematische indeling van de individuele leerbehoeften fungeren en daarmee zij de platforms bij uitstek de podia om deze leerbehoeften in te vullen. Uit de inventarisatie blijkt dat bij de thema’s E-depot, Dienstverlening en Professionalisme & deskundigheidsbevordering de meest leerbehoeften zijn. In het hoofdstuk Ondersteuning wordt verder op de platforms ingegaan. In bijlage 11 worden de aangeboden opleidingen, etc. waar mogelijk gekoppeld aan de individuele platforms.

56

Er zijn meerdere universiteiten, die paleografie onderwijzen, ook door archivarissen. Ook middeleeuwse paleografie wordt onderwezen (Universiteit van Leiden).

27

Ondersteuning Samenwerking BRAIN-KVAN BRAIN heeft vanaf het begin van haar bestaan een werkgroep HRM gehad. Nadat de inventarisatie naar de vergrijzing in de archiefinstellingen had plaatsgevonden heeft men zich, samen met de KVAN, bezig gehouden met het opzetten van een certificering van archivarissen. Naast die twee activiteiten heeft BRAIN zich niet nadrukkelijk geprofileerd als leerbevorderaar. Eind 2014 is het manifest Leren als levensstijl met de bijbehorende film uitgebracht. Beide waren niet bedoeld als beleidsdocument, maar er op gericht archiefprofessionals in beweging te krijgen. Het bestuur van de KVAN heeft aangegeven dat er de afgelopen jaren, wat betreft de visie en plannen ten aanzien van de leerbehoefte van de archivaris, niets ‘op papier’ voor handen is. De KVAN-studiedagen wil men er wel aan relateren. De commissie Permanente educatie, die zich de laatste jaren vooral met masterclasses bezighield, is eind 2015 opgeheven. De taken ervan zijn verdeeld over andere commissies, zoals studiedagen en lobby. Het bestuur zet zijn kaarten op de samenwerking met BRAIN.57 Beide verenigingen hebben eind 2015 besloten nauw te gaan samenwerken. Daarvoor worden initiatieven gebundeld. In het gezamenlijke visiestuk58 wordt een gemeenschappelijk inhoudelijk programma gepresenteerd en in de eerste gezamenlijke nieuwsbrief wordt als één van de vijf programmalijnen deskundigheidsbevordering en kennisontwikkeling aangemerkt. In maart wordt daarvoor een kwartiermaker aangewezen. Het woord programma geeft aan dat men naar samenhang en flexibiliteit streeft, en dat men met projecten en niet met commissies wil werken. In het visiestuk beschrijven beide verenigingen welke speerpunten zij willen aanbrengen. Wat betreft de deskundigheidsbevordering is het eerste speerpunt, dat archivarissen de taal van de informatieanalist gaan spreken. Het tweede is dat de klassieke vaardigheden onderhouden worden. Als derde speerpunt onderkent men de deskundigheidsbevordering op het gebied van toezicht en inspectie. Die inhoudelijke onderwerpen komen uit dit onderzoek als belangrijke leerbehoeften van de archiefsector naar voren. Wat betreft de nadruk op ‘veel doen (improviseren)’ verwijs ik naar het concept van het nomadisch leren om uit dat doen optimaal rendement te halen. Keuze De samenwerking tussen beide verenigingen is toe te juichen, maar de vraag rijst of het bij elkaar voegen van budgetten en beschikbare uren van beide besturen tot een op meerdere fronten opererende en slagvaardige beweging leidt. De budgetten van beide verenigingen zijn gering en daarmee dus ook de ondersteuning, die de vijf programmalijnen kunnen krijgen. Hoewel er synergie te behalen valt in de samenwerking, kan men afvragen of deze – gezien de enorme uitdagingen van branche en professie – doorslaggevend is. Om de archieffunctie (los of dit binnen archiefinstellingen moet blijven gebeuren) een volwaardige plaats in een digitale samenleving te geven is aanpassing, kennisvermeerdering, slagkracht nodig, waarbij leren één van de belangrijkste prioriteiten is. BRAIN zou over haar eigen schaduw heen moeten springen en het belang van de instelling minder en het belang haar medewerkers belangrijker moeten maken. Niet de archiefinstelling, maar de archieffunctie is de maatschappelijke verantwoordelijkheid. Leren als kernpunt is voor een beroepsvereniging logisch en vanzelfsprekend. Is het niet beter vol op de programmalijn deskundigheidsbevordering en kennisontwikkeling in te zetten, omdat er, zoals BRAIN eerder stelde, een veranderingscompetente archiefprofessional nodig is? Zo ja, kan vanuit beide verenigingen 57

Mail van het KVAN-bestuur aan de auteur, 20 november 2015 Verkenning samenwerking BRAIN-KVAN. Gezamenlijke visiestuk, z.d.[sic]; eind november 2015 in beide ledenvergaderingen vastgesteld.

58

28

voor een bepaalde periode, bijvoorbeeld drie jaar, het thema leren als absolute hoofdactiviteit van beide verenigingen aangemerkt worden en kan veel van het budget daarvoor beschikbaar gesteld worden. Natuurlijk dienen de archiefprofessionals vooral zelf in beweging te komen. Het is echter goed om in de eerste jaren enige smeerolie beschikbaar te hebben. Neem dus ook tijdelijk mensen aan, die het thema voor beide verenigingen gaan optuigen, ondersteunen; of beter nog, maak met een deel van het budget bestuurs- en/of verenigingsleden vrij (laat ze detacheren) die het thema gaan oppakken. Daarmee blijft het van de archiefsector en wordt meteen een kern gecreëerd, die voor elke archiefprofessional herkenbaar en dus aanspreekbaar is voor advies, doorverwijzing, etc. Kennis is, volgens Baets, alleen kennis als er actie en creatie bij komt kijken. BRAIN en KVAN zouden na de boven beschreven keuze in gesprek met Archief 2020 kunnen gaan om extra fondsen te verwerven. Als beide verenigen garanderen dat hun ‘leerbudgetten’ voor drie jaar geoormerkt zijn, kan Archief 2020 in het laatste jaar van het programma meehelpen initiatieven op gang te brengen met een langere doorlooptijd dan 2016. Archief 2020 heeft dan de zekerheid dat de continuïteit van die initiatieven door BRAIN en KVAN geborgd is. Het ‘andere leren’ op gang brengen is tenslotte iets van de langere adem. Kennisplatform Professionalisering en deskundigheidsbevordering Zoals eerder beschreven is, heeft het Nationaal Archief het voornemen om kennisplatforms op te zetten. Het Nationaal Archief zal zelf twee, drie platforms onderhouden, maar nodigt het archiefveld uitdrukkelijk uit om de resterende platforms te adopteren.59 Een van de thema’s is kennisplatform 11: Professionalisering en deskundigheidsbevordering. Gezien de door beide verenigingen vastgestelde programmalijn is het logisch voor BRAIN en KVAN om platform 11 te adopteren. Dit past ook goed bij het standpunt van beide verenigingen in het visiestuk, dat bij kennisontwikkeling een samenwerking noodzakelijk is om de kennis up-to-date te houden. Er wordt gerefereerd aan de opbouw van en het beheer van een kennisbank van terreinen, waarop de doorontwikkeling van de archieffunctie plaatsvindt, en aan de kennis- en innovatieagenda van het Nationaal Archief. Mogelijke valkuil Zo lang mensen praten, komen ze niet in actie. In dit stadium is er sterk voor te pleiten om praten en handelen gelijktijdig te doen. Nu er door beide verenigingen samengewerkt gaat worden is een werkverdeling mogelijk en kunnen initiatieven dus ook gelijktijdig gestart worden. BRAIN zou niet in de valkuil moeten trappen dat de komende maanden alle aandacht naar het maken van plannen uitgaat. In de eerste gezamenlijke nieuwsbrief van KVAN/BRAIN60 staat, dat kwartiermakers programmaplannen gaan maken voor de vijf programmalijnen en dat deze plannen pas aan de ledenvergaderingen najaar 2016 worden voorgelegd. In beide verenigingen hebben de leden het weliswaar voor het zeggen, maar het zou bijzonder jammer zijn als er tot het najaar geen daadwerkelijke stappen gezet worden. De rol van het management Leidinggevenden hebben, zoals eerder is gesteld, een bijzondere rol. Zeker, omdat men geen manager wordt in schoolbanken, maar vooral door ervaring. De rol van manager kan men dus moeilijk ‘spelen’. Daarom stelt Walter Baets, dat het persoonlijke ontwikkelingspad van managers zo cruciaal is. ‘Alleen een lerende manager zal in staat zijn haar/zijn rol als spin in het net, inspirator en conditie-bevorderaar naar behoren uit te voeren, maar zal zich daarbij ook continu kunnen verbeteren. Handigheidjes of instrumenten hebben heel beperkte bruikbaarheid 59 60

Voor de verdere invulling van de platforms, zie www.archief2020.nl. Als KVAN-lid per e-mail ontvangen op 19 februari 2016.

29

en geldigheid en kunnen in dynamische systemen nooit een leidraad zijn, laat staan algemeen geldend.’61 BRAIN zou een platform kunnen bieden aan leergierige hoofden van archiefinstellingen met als voorwaarde dat ze zelf mensen zoeken , die niet aan het leertraject deelnemen. Daarmee krijgen ze in hun netwerk mensen, die zich committeren, bijdragen aan het leertraject van het hoofd. In de workshop van 10 september is aan de hoofden van de archiefinstellingen gevraagd met welke competenties zij denken de leerbehoeften van hun medewerkers het best te ondersteunen. Via internet is de vraag gesteld welke competenties leidinggevenden het beste kunnen inzetten bij het ondersteunen van leren.62 Coachen, ontwikkelen medewerkers en visieontwikkeling63 zijn in beide bevragingen als belangrijkste gezien. Het is bemoedigend dat het management en zijn medewerkers op één lijn zitten wat betreft de gewenste competenties voor het leertrajecten van het personeel. Medewerkers leggen een net zo grote nadruk op visieontwikkeling als het management van archiefinstellingen. Bij het ontwikkelen van medewerkers wordt door medewerkers zelf echter veel minder belang toebedeeld aan coaching, dan het management denkt. De competentie leidinggeven64 wordt door de medewerkers als net zo belangrijk gezien als coachen. Is er op dit moment dan toch meer sturing nodig dan hoofden in de gaten hebben? Zelfsturing en rendement Het visiestuk van BRAIN en KVAN stelt, dat er bij deskundigheidsbevordering aandacht moet zijn voor het benutten van ruimte tot discretionair leren binnen organisaties. Dat discretionair leren – vertaald als het hebben van een grote mate van vrijheid bij het invullen van leerbehoeften – staat echter op gespannen voet met het rendementsdenken, waarvan ook de archiefsector doortrokken is. Leidinggevenden zijn medewerkers liever niet te veel kwijt. Vragen, als wat levert het de organisatie op, worden vaak gesteld. In dit kader is het interessant of het Nationaal Archief kan besluiten een ‘Google-dag’ in stellen, waarbij medewerkers de volledige vrijheid hebben deze in te vullen met zoeken, onderzoeken, experimenteren. Oftewel, in het werk leer- en zelfreflectietijd in te bouwen.65 Dat is waard om uit te voeren. Omdat niet iedereen de capaciteit van het Nationaal Archief heeft, zou hiervoor door BRAIN en KVAN, eventueel in samenwerking met Archief 2020, budget vrijgemaakt kunnen worden, zodat ook kleinere instellingen één of meerdere medewerkers voor dagdelen vrij kunnen maken voor het rondstruinen, het zoeken en het vinden. Als men dit als een laboratorium opzet, kan de gehele archiefwereld meekijken. Het in staat zijn de eigen leerbehoefte te formuleren en de daaropvolgende keuze voor een leeromgeving zou wel eens de belangrijkste competentie kunnen zijn waarop archiefprofessionals aangesproken kunnen worden. Het is een illusie te denken dat alle beweging bij het management en de leidinggevende moet liggen. Deze kunnen hoogstens bepalen welke trainingsnoodzaak er is: wat men dus moet weten. De echte kracht komt uit de leerbehoefte van de professional zelf. Leren als levensstijl somde onder de kop We doen het al! een aantal mogelijke leervormen op, die door professionals zelf op- en ingericht zijn of kunnen worden: kennisateliers, communities of practice, Archiefwiki, Archief 2.0, Breed, laboratoria. Maar ook solitaire activiteiten als het lezen van een theoretisch boek kunnen bijdragen aan het 61

Walter Baets, aw, p 59 Daarvoor is gebruik gemaakt van een competentieschema, dat ontwikkeld is door Hanny Herremans (EB & Vloed). 63 Coachen: helpt medewerkers meer zelfinzicht te krijgen en motiveert ze om effectiever te functioneren; Ontwikkelen medewerkers: kent talenten en ontwikkelbehoeften van medewerkers en zorgt dat ontwikkelactiviteiten uitgevoerd worden; Visieontwikkeling: overstijgt de dagelijkse praktijk, werkt ideeën voor de langere toekomst uit en kan ze van een afstand beoordelen. 64 Leidinggeven: geeft resultaatgericht richting aan medewerkers, formuleert doelen, faciliteert, bewaakt en corrigeert 65 Marens Engelhard, gesprek met auteur op 4 december 2015 62

30

eigen leren en dat van anderen, zolang men de inzichten van dat lezen maar deelt met die anderen. In die zin zijn al deze leervormen aanvullend en in toenemende mate vervangend van het reguliere en bekende aanbod. Het discretionair leren staat of valt met de overtuiging van het management, dat deze vrijheid ook daadwerkelijk resultaten gaat opleveren, terwijl tegelijkertijd sturing van deze resultaten onmogelijk is. De vrijheid leerbehoeftes in te vullen mag nooit volledige vrijheid zijn, namelijk zonder contact met en informeren van collega’s. Het experimenteren in vrijheid heeft alleen zin als men daar anderen (steeds) deelgenoot van maakt. Certificering en beroepsprofielen Er is door KVAN – samen met BRAIN – jarenlang gewerkt aan certificering van het beroep archivaris. Er zijn toezichthouders, die zich nog steeds afvragen waarom er wel voor andere beroepen, maar niet voor dat van archieftoezichthouder een certificering vereist is. De KVAN heeft echter eerder eind 2014 vastgesteld, dat er voor invoering van een certificering van archivarissen geen draagvlak bestond, mede door gebrek aan financiering en kracht. Is een beroepsprofiel dan handig, een lijst van gecodificeerde competenties? Bijna vijftien jaar geleden heeft de Adviescommissie opleidingen van de toenmalige Archiefschool er twee laten opstellen: voor de (wetenschappelijk opgeleide) archivaris in een archiefbeherende en archiefvormde organisatie.66 Deze profielen hebben er niet toe geleid dat de archiefsector een gesprek is aangegaan met de archiefopleidingen wat aankomende archivarissen dienen te leren. De profielen zijn een zachte dood gestorven. In dezelfde KVAN-ledenvergadering van eind 2014 werd aangegeven dat met betrekking tot de beroepsprofielen competenties meer de aandacht behoefden. In de ledenvergadering van juni 2015 werd aangegeven, dat gezamenlijk opgetrokken zou worden met BRAIN.67 De hoop van de KVAN was dat dit onderzoek zou voorzien in de behoefte naar beschrijving van benodigde competenties. Het bespreken van competenties heeft mijns inziens pas zin als een aantal zaken in perspectief en in verband met elkaar gebracht zijn. Als de archieffunctie is vastgesteld, kan vervolgens besproken worden welke basiskennis nodig is. Daarna kan besproken worden of, en zo ja welke specialistische archivarissen nodig zijn en pas daarna komt aan de orde wat die specialisten dan voor gedrag dienen te vertonen. Echter, zijn competenties niet net zo’n schijnzekerheden als certificeringen, en onderdeel van het rendementsdenken? In company Het Nationaal Archief heeft een jarenlange ervaring in het opzetten van interne trainingsprogramma’s. Van het huidige trainingsprogramma zijn (nog) geen uitgeschreven plannen beschikbaar. Een aantal jaren terug heette dat programma ‘Ontdek je dNA’ (digitaal Nationaal Archief), dat in samenwerking met de toenmalige Archiefschool was opgezet. Uit dat programma kwam naar voren dat medewerkers een nogal verschillend kennis- en vaardighedenniveau hebben, een eenmalig programma niet voldoende is, en er al veel kennis aanwezig is, die echter bij enkele mensen geconcentreerd is. Voor Ontdek je dNA werd een inventarisatie uitgevoerd, die leidde tot 13 vakmatige bekwaamheden voor de NAmedewerkers en een overzicht welke ervan voor welke rollen binnen het NA geldend waren,

66

De adviescommissie Archiefschool (voor de opheffing als zelfstandige organisatie) bestond uit professionals uit de archiefbeherende en de archiefvormende sector. 67 Verslag Algemene ledenvergadering KVAN, 10 december 2014, http://www.kvan.nl/files/141210VerslagAlgemeneLedenvergadering10december2014.pdf ; Verslag Algemene ledenvergadering KVAN, 9 juni 2015, http://www.kvan.nl/files/Ledenvergadering/150609_Verslag_Algemene_Ledenvergadering.pdf

31

en dus trainingen gevolgd moesten worden.68 De plannen en ervaringen van het Nationaal Archief zouden gebruikt kunnen worden om samen over programma’s na te denken, die over institutiegrenzen heen gaan en zo een wederzijdse beïnvloeding kunnen geven. Stakeholders BRAIN wilde weten welke rol stakeholders kunnen spelen. Met name werden het Ministerie van OCW, de Algemene rijksarchivaris, BRAIN, KVAN en SOD genoemd. In dit verzoek zit een tegenstrijdigheid verborgen. Als zelfsturing het leidende principe vormt, is de archiefprofessional zelf de stakeholder. BRAIN en KVAN kunnen zich facilitair opstellen, als smeerolie dienen, maar het primaat ligt voor het overgrote deel toch bij hun medewerkers en leden. Voor het Ministerie van OCW is er de rol om de leerstoel Archiefwetenschappen in stand te houden. Misschien ziet BRAIN als een verdere rol voor het ministerie om te voorzien in budgetten voor de eigen leerbehoeften. Zo ja, is dat een risicovolle opstelling. Is een ministerieel budget voorwaardelijk voor het leren van de branche? Waar begint de eigen verantwoordelijkheid? Natuurlijk kan een substantieel budget vanuit het ministerie, zoals het Programma 2020 heeft laten zien, de branche qua leren een stuk verder brengen. Echter, als elk programma kan dat hoogstens als een aanjager gezien worden en dienen er structurele oplossingen geschapen te worden. Er moet binnen de branche zelf aandacht en budget beschikbaar komen, zodat na het aflopen van een mogelijk ‘onderwijsprogramma’ de branche zelf kan door leren. Anders wil de branche voortdurend aan een financieel infuus van de rijksoverheid hangen. Daarom is er behoefte aan een duidelijke, ook budgettaire, keuze voor het onderwerp leren door beide verenigingen. Dan kan een gesprek met het ministerie over tijdelijke financiële ondersteuning een opbouwende insteek hebben. Dat een financiële injectie kan helpen wordt ook aangetoond door de extra inspanning, die het Nationaal Archief op kennisgebied kan doen.69 Dat is mede ingegeven door de bestelverantwoordelijkheid van OCW. De Algemene rijksarchivaris heeft een adviserende rol naar het ministerie om een eventueel gezamenlijk nieuw onderwijsprogramma verder mogelijk te maken. De decentrale overheden hebben een eigen verantwoordelijkheid op het gebied van leervraagstukken. Het door de decentrale overheden afgesloten convenant met het rijk loopt aan het eind van het jaar af. Het Programma 2020 is volledig gefinancierd door rijksbudget en nu het programma aan eind van dit jaar stopt, is de vraag hoe nu verder. BRAIN en KVAN zouden er goed aan doen om het gesprek met de koepelverenigingen VNG, IPO en UvW te voeren over de bijdrage van de overheden aan de leervraagstukken van de archiefwereld. SOD als stakeholder is misschien ondertussen achterhaald. In het visiestuk van BRAIN/KVAN staat dat de SOD primair aansluiting wil zoeken bij een andere beroepsvereniging en niet direct voornemens is samenwerking met BRAIN en KVAN te zoeken. Niet dat samenwerking in de toekomst uitgesloten zou hoeven te zijn, maar het lijkt wijs eerst energie te steken in partijen etc. die wel willen samenwerken. Het kan niet zwaar genoeg benadrukt worden: op het gebied van leren moet men toch vooral zelf in beweging komen. Als BRAIN en KVAN hun eigen plan trekken met de gelijktijdige open houding, dat dit plan altijd voor aanpassing open staat, zal men merken dat elke volgende partij die men op het lerende pad treft een potentiële partner kan worden. Het plan wordt dan aangepast en wordt zodoende een plan van drie partijen, enzovoort, enzovoort.

68

Hans Hofman, ‘Ontdek je dNA ’. Een trainingsprogramma voor een nieuwe, digitale wereld…, in: Erika Hokke & Thijs Laeven (red), aw, pp 157, 163 69 Door OCW is voor een periode van vier jaar hiervoor 2 miljoen euro beschikbaar gesteld.

32

Tot slot: adviezen van buiten BRAIN heeft tijdens dit onderzoek een begeleidingscommissie geformeerd.70 In de gesprekken is niet speciaal ingegaan op de specifieke leerbehoeften van het veld – ook niet toen de commissie omringd was door alle volgeschreven flipovervellen van de slotbijeenkomst. De commissieleden spraken liever over randvoorwaarden en de uitdagingen, die vaak buiten de sector liggen. Een terugkerend item was de urgentie, het waarom van het leren. De ICT is volledig ‘gekaapt’ door niet-archivarissen. Met welke blik kijkt de archivaris en welk verhaal wil de sector vertellen over waar het heen gaat met archivering? Een pleidooi werd gehouden om het ‘eerlijke’ verhaal te vertellen: archivering is een uitvloeisel van machtsstructuren, ook in de westerse wereld. Er werd gesuggereerd om ‘persona’s’ te gebruiken omdat te kiezen interventies daarop mooi kunnen aansluiten. Tegelijkertijd is het verhaal op procesniveau het verhaal van transitie. Vragen stellen is dan essentieel. Leren begint met vraagarticulatie: het leren stellen van goede vragen. Dat begint met nieuwsgierigheid.71 Het leren zou zich vooral buiten de eigen sector moeten afspelen: kijken naar andere gebieden om het eigen gebied te veranderen. De bibliotheekwereld werd een aantal keren genoemd als leergebied; zo zijn de openbare bibliotheken in het gat gedoken dat er bestond over mediawijsheid. Opgeroepen werd dissidenten, innovators buiten de organisatiestructuren te scheppen, omdat deze innovaties brengen en niet de mainstream. Een duidelijke oproep was vooral te investeren in de mensen die ‘in de leerstand staan’. Die kunnen voor een olievlekwerking zorgen. Men riep op geen kennis te delen, maar ervaringen. Een voorstel was de collectie te bekijken met de manier waarop het Glasmuseum (Leerdam) een tiental jaren terug de collectie beschouwd heeft. Die werd verdeeld in een langzame en een snelle collectie. De langzame collectie – moeizamer toegankelijk – heeft een andere aandacht nodig dan de snelle, waarvoor gemakkelijker digitale instrumenten in te zetten zijn en die vlugger een groot publiek krijgt. Hebben beide collecties andere archivarissen en een ander soort aandacht nodig? Zijn voor de langzame collectie vooral ‘klassieke vaardigheden’ nodig? Hoe past het beeld van Rik Maes van de archivaris als eigentijdse conservator in dit plaatje? Een andere suggestie was aan jonge mensen te vragen het archief van de toekomst te ontwerpen (zoals Rotterdam jaren geleden al gedaan heeft) en daarvoor ook ontwerpers en social designers in te zetten. Dat zou kunnen uitmonden in een community of practice, waarin vooral geoogst wordt. Oogsten, dingen benoemen die goed gaan zou sowieso de boventoon moeten voeren tijdens het transitieproces. Bespreek of archivarissen in dit proces behoefte hebben aan veiligheid. De meest voorkomende constatering of oproep was: ‘doen’. 70

De commissie kwam twee keer bij elkaar (op 15 oktober en 10 december 2015). Op de eerste bijeenkomt waren buiten de bestuursleden van BRAIN acht leden, op die van 10 december vier leden aanwezig. De commissie bestond uit (alfabetisch): Peter van Beek (directeur Gemeentearchief Ede namens KVAN), Sigfried Janzing (voorzitter; directeur SA Midden-Holland namens bestuur BRAIN; eerste bijeenkomst vervangen door Ella Kok-Majewska, directeur archief Rivierenland), Riemer Knoop (lector Reinwardt Academie), Lianne van der Linde (coördinator/ onderzoeker Willem de Kooning Academie), Rik Maes (oprichter/hoogleraar Academy for Information & Management), Jeroen Pepers (directeur AO+ fonds Gemeenten), Floor van Spaendonck (hoofd beleid & actualiteit Het Nieuwe Instituut), Bernadine Ypma (directeur RHC Vecht en Venen), en Gert Zwagerman (voorzitter SOD; in eerste bijeenkomst vervangen door Eric Kokke). 71 Er werd een specifieke documentaire genoemd. VPRO: ‘Framing the Other is een humoristische en tegelijkertijd onthutsende documentaire over toerisme en de complexe relaties met inheemse gemeenschappen. De film onthult de intrigerende gedachten van een Mursi vrouw uit Zuid-Ethiopië en die van een Nederlandse toeriste terwijl zij zich voorbereiden om elkaar ontmoeten’. (http://www.vpro.nl/speel.WO_VPRO_861314.html)

33

Bijlagen Inhoudsopgave Bijlage 1: Opdracht...................................................................................................................................... 35 Bijlage 2: Verslag bijeenkomst hoofden van archiefinstellingen, 15 oktober 2015 (Utrecht) .................... 38 Bijlage 3: Verslag bijeenkomst toezichthouders/inspecteurs, 2 november 2015 (Vlaardingen) ................ 40 Bijlage 4: Verslag slotbijeenkomst, 10 december 2015 (Den Haag) ........................................................... 42 Bijlage 5: Analyse inventarisatie (enquête) ................................................................................................ 46 Bijlage 6: Vragenlijst inventarisatie (enquête) ............................................................................................ 52 Bijlage 7: Inventarisatie: advies van respondenten aan hun collega’s van dezelfde functierol.................. 53 Kan tips opleveren voor collega’s Bijlage 8: Inventarisatie: gewenste leerbehoefte ....................................................................................... 57 Kan inspiratie opleveren Bijlage 9: Inventarisatie: wat dient op de slotbijeenkomst van 10 december aan bod te komen.............. 61 Geeft de veelzijdigheid van wensen in het veld weer Bijlage 10: Gewenste leerbehoefte van de koplopersgroep van Archief 2020 ........................................... 67 Extraatje Bijlage 11: Aanbod opleidingen, cursussen, trainingen, etc. per leerbehoefte .......................................... 69 Aanbod gerangschikt per leerbehoefte

34

Bijlage 1 Door BRAIN geformuleerde opdracht Het onderzoek diende zich te richten op verschillende groepen van betrokkenen: • de medewerkers van archiefinstellingen; • het management van archiefinstellingen; • stakeholders van archiefinstellingen; • opleiders in de archiefbranche; • externe adviseurs en leveranciers op het gebied van informatiemanagement, archieven en erfgoed. Het onderzoek zou moeten bestaan uit de volgende componenten: • bevragen van de professionals en het management van instellingen • inventarisatie van het huidige aanbod van opleidingen, cursussen en trainingen; • rondetafelgesprekken met/tussen de verschillende doelgroepen om de uitkomsten van de eerste twee componenten nader te duiden, zicht te krijgen op de manier waarop de verschillende doelgroepen verantwoordelijkheid (kunnen en willen) nemen voor de professionalisering in de archiefbranche en op de manier waarop zij elkaar daarin kunnen stimuleren en versterken. Het onderzoek zou de volgende resultaten moeten opleveren: • inzicht in het aanbod: een inventarisatie van bestaand opleidingsaanbod en bestaande mogelijkheden voor informeel leren; • inzicht in de vraag: een inventarisatie van de kennisvragen, competenties en ontwikkelbehoeften van instellingen en professionals die de komende jaren aandacht behoeven; • inzicht in de aansluiting van vraag en aanbod. Op basis van de resultaten moesten aanbevelingen opgesteld worden voor Archief 2020 en de archiefbranche ten aanzien van de manier waarop het beste in de geconstateerde professionaliseringsbehoefte kan worden voorzien en welke rollen de verschillende betrokkenen (OCW, ARA, BRAIN, KVAN, SOD) daarin zouden moeten vervullen. Het onderzoek diende de volgende effecten te hebben: • de branche komt tot meer vormen van en initiatieven tot uitwisseling en ‘peer education’; • opleiders zijn geïnteresseerd in en hebben concrete ideeën over het ontwikkelen van nieuwe (vormen van) opleiding, training en coaching; • Werkgevers, bestuurders en beleidsbepalers zijn geïnteresseerd in het investeren in de verdere professionalisering van de archiefbranche. Het archiefveld werd uiteindelijk ingekaderd tot de archiefinstellingen, waarbij deze omschreven zijn als instellingen waar overgebracht archiefmateriaal berust (oftewel, ze komen in de Archiefalmanak van het Nederlandse Archiefwezen 2015/2016 voor). De leerbehoeften van medewerkers, die in de archiefvormende fase werken (bij overheden zouden we dit de administratie noemen), zijn niet in het onderzoek betrokken. Aanpak Omdat de hoofden van de archiefinstellingen een bijzonder positie hebben – zelf leren en anderen laten leren – was in juni 2015 een workshop gepland met een gekozen dwarsdoorsnede van het ledenbestand van BRAIN. Daarin zouden aan bod komen: waarom veranderen, wat leren en hoe aanpakken. De hoop was dat er min of meer rode lijnen te ontdekken waren op basis waarvan een inventarisatie uitgezet zou kunnen worden onder de medewerkers van de archiefinstellingen. Ook zouden dan – op basis van Waarderend vernieuwen – drie bijeenkomsten gehouden worden: met hoofden van archiefinstellingen (voorbeeldfunctie), toezichthouders (worden waarschijnlijk het meest geconfronteerd met een veranderende omgeving) en de reguliere archiefopleidingen. Een inventariserende bijeenkomst was gepland met commerciële aanbieders van trainingen, etc. en zelfstandige professionals. Oplevering van het rapport zou dan in december 2015 plaatsvinden. De workshop van eind juni ging echter niet door, omdat er onvoldoende BRAIN-leden konden deelnemen, net voor de zomervakantie. Daarom werd de eerste workshop verzet naar 10 september en verschoof de planning met drie maanden. De workshop van 10 september in Utrecht was een aanscherping van het Zomeravondgesprek, dat BRAIN in juli in Tiel organiseerde (acht deelnemers). Tijdens de workshop in Utrecht bleek het niet

35

72

mogelijk rode lijnen te ontdekken op één na: men was het vaak niet eens. Tevens bleek dat Waarderend vernieuwen niet voor alle bijeenkomsten kon worden ingezet, omdat deze methodiek uitgaat van ‘voorlopers’, ‘trekkers’ die anderen kunnen meenemen. Het werd snel duidelijk dat er geen gemeenschappelijk toekomstbeeld bestaat. Dat werd bevestigd door de managementconferentie van 5 oktober die BRAIN en Archief 2020 samen organiseerden. De daarop volgende eerste ‘open’ bijeenkomst, met de hoofden van archiefinstellingen op 15 oktober 2015, had door allerlei omstandigheden een onbevredigend resultaat (voor een verslag, zie bijlage 2). Dat bracht me tot de conclusie, dat de vraag naar de leerbehoeften door het archiefveld als (veel?) minder acuut gezien wordt als BRAIN graag zou willen en – misschien wel daardoor – dat de vraagarticulatie, dus wat men nu wil leren, onvoldoende door en voor het gehele archiefveld geformuleerd kon worden. Het onderzoek ging zich daardoor meer richten op het hier en nu van gesprekken en bijeenkomsten. Het aantal deelnemende mensen was van geen belang meer: de mensen die er waren, die via internet reageerden en hun leerwensen formuleerden, werden het onderwerp van onderzoek en daarmee gingen zij het eindresultaat van het rapport beïnvloeden. Anders geformuleerd, degenen, die er waren, moesten aandacht krijgen; over de afwezigen, hoe groot ook in aantal, was letterlijk niets te zeggen. Tevens ben ik me meer met de zijnsvragen van de archieffunctie gaan beziggehouden, omdat leren voorafgegaan wordt door de vraag waarom. Die vraag is op haar beurt weer verbonden met welke rol men heeft. Daarom is dit rapport in overleg met de opdrachtgever minder cijfermatig geworden. Er zijn nog drie bijeenkomsten gehouden. Een open bijeenkomst voor toezichthouders was onderdeel van de studiedag van de sectie Toezicht van BRAIN in Vlaardingen op 2 november 2015 (voor een verslag, zie bijlage 3). Een besloten bijeenkomst met het Platform Archiefonderwijs- en onderzoek vond op 24 november 2015 in Den Haag plaats, nadat met de drie opleidingen, die een Archivistiekdiploma uitreiken, ook individuele gesprekken waren geweest. De slotbijeenkomst waar elke archiefprofessional welkom was, werd georganiseerd op 10 december 2015, ook in Den Haag (voor een verslag, zie bijlage 4). De deelnemers voor deze bijeenkomst hadden allen een overzicht gekregen van de antwoorden op de vraag uit de via internet gehouden inventarisatie (enquête) wat op 10 december aan bod zou moeten komen (voor dit overzicht, zie bijlage 9). Vanaf november liep namelijk een inventarisatie via internet, waarvan door het gebrek aan rode lijnen de vragen veel opener gesteld moesten worden dan eerst was gehoopt (voor een analyse van de inventarisatie, zie bijlage 5). De bijeenkomst met de commerciële opleiders en zelfstandige adviseurs werd in overleg met de stuurgroep geschrapt: er waren signalen, dat er onvoldoende open over de leerbehoeften van het veld gesproken zou kunnen worden, omdat dit meteen een gesprek over mogelijke markten zou betekenen en men dit niet zou willen delen. BRAIN heeft een begeleidingscommissie in het leven geroepen, die met name over de zijnsvragen en de kaders heeft gesproken. De commissie kwam twee keer bij elkaar (op 15 oktober in Amsterdam en 10 december 2015 in Den Haag). Op de eerste bijeenkomt waren buiten de bestuursleden van BRAIN acht leden, op die van 10 december vier leden aanwezig. De commissie bestond uit (alfabetisch): Peter van Beek (directeur Gemeentearchief Ede namens KVAN), Sigfried Janzing (voorzitter; directeur SA MiddenHolland namens bestuur BRAIN; eerste bijeenkomst vervangen door Ella Kok-Majewska, directeur archief Rivierenland), Riemer Knoop (lector Reinwardt Academie), Lianne van der Linde (coördinator/onderzoeker Willem de Kooning Academie), Rik Maes (oprichter/hoogleraar Academy for Information & Management), Jeroen Pepers (directeur AO+ fonds Gemeenten), Floor van Spaendonck (hoofd beleid & actualiteit Het Nieuwe Instituut), Bernadine Ypma (directeur RHC Vecht en Venen), en Gert Zwagerman (voorzitter SOD; in eerste bijeenkomst vervangen door Eric Kokke). Wat betreft de inventarisatie van de formele leertrajecten werd deze beperkt tot de vakopleidingen, de reguliere opleidingsinstituten. De enorme aanbiedersmarkt voor het leren van niet-vakinhoudelijke competenties en vaardigheden maakt het onmogelijk daarvan een inventarisatie te maken. De jaarlijkse opleidingenspecial van OD bood het overzicht van de reguliere opleidingsinstituten. Het aanbod van de aanbieders uit deze special is niet op daadwerkelijke inhoud te beoordelen: men kan alleen afgaan op de informatie die in de special van de OD staat of die men op internet kan vinden. Het aanbod is verdeeld

72

Betreffende de bijeenkomsten, die geen open inschrijving hadden, is afgesproken dat er geen verslagen in dit rapport worden opgenomen.

36

over de collectieve en individuele leerbehoeften (voor deze verdeling, zie bijlage 11 ). Via Archief 2020 kwam een inventarisatie naar leerbehoeften onder koplopers beschikbaar (zie bijlage 10). Nadat de opdrachtgever versie 1.0 had vastgesteld, is het rapport besproken in een bijeenkomst met de directeur Nationaal Archief/Algemene Rijksarchivaris, de voorzitters van BRAIN en KVAN, een vertegenwoordigster van het Platform Archiefonderwijs en -onderzoek en de twee leden van de stuurgroep, (de portefeuillehouder van het BRAIN-bestuur en de verantwoordelijke programmacoördinator van Archief 2020). Daarna is het hoofdstuk ‘Morgen mee beginnen’ toegevoegd, dat men als een eerste stappenplan kan zien. Betreffende versie 3.0 zijn twee tekstuele aanpassingen gedaan en zijn redactionele verbeteringen doorgevoerd.

37

Bijlage 2 Bijeenkomst hoofden van archiefinstellingen 15 oktober 2015 (Utrecht) Voor deze bijeenkomst waren de hoofden van de meer dan honderd archiefinstellingen in Nederland uitgenodigd. Twaalf ervan hebben uiteindelijk deelgenomen. Ik weet niet of dit betekent dat er geen brede belangstelling is voor het thema. Tijdens het onderzoek is me ook opgevallen dat er onder deze doelgroep een ‘bijeenkomsten-moeheid’ aan het optreden is. Op basis van de ervaringen met de workshop van 10 september werd voor deze bijeenkomst gekozen om de noodzakelijkheden en wensen te onderzoeken, met name ideeën of stuurvraagstukken met betrekking tot opleidingen en ontwikkeling. Dat gebeurde met werkvormen, waarbij men vooral elkaar ging bevragen. Uiteindelijk is het een wat rommelige bijeenkomst geworden, waarbij er ook na aanvang nog mensen binnenkwamen en bij sommige deelnemers andere verwachtingen bleken te leven. Iemand was uiteindelijk zo teleurgesteld over het verloop van de ochtend, dat deelname aan de slotbijeenkomst in december zelfs al werd ingetrokken. Een ander zo enthousiast, dat deze de gebruikte werkvormen in de eigen organisatie wilde gaan inzetten. 73

Er werd begonnen vanuit een model, waarin drie ontwikkelingen samenkomen. Er is de ontwikkeling bij opdrachtgevers, die andere opdrachten aan archiefinstellingen kunnen inhouden. Er zijn ontwikkelingen bij de klanten/gebruikers, die andere wensen en eisen gaan stellen. En er zijn ontwikkelingen in de gemeenschap van professionals, die geconfronteerd worden met een sterk veranderende werkomgeving. Door tijdgebrek is er geen plenaire discussie gehouden over de resultaten, die uit de werkvormen kwamen. Op de oproep om na de bijeenkomst het resultaat te bewerken en naar mij op te sturen hebben vijf mensen gereageerd. Vijf mensen hebben het resultaat van de bijeenkomst na afloop verder uitgewerkt. In hun woorden: • De vraag werd gesteld of een kleinere dienst de digitale toekomst wel voldoende aan zouden kunnen. Ik denk wel dat er een enorme leerbehoefte ligt op dit vlak. Er zijn niet veel diensten, die deze toekomst aankunnen met de medewerkers die ze nu hebben. Opleiden van medewerkers is dan noodzaak. Bij kleinere diensten wordt dat al snel teveel en die moeten echt de samenwerking opzoeken binnen de gemeente. Om het proces naar duurzaam digitaal informatiebeheer voldoende te kunnen managen moet zeker kennis worden opgedaan daarover. Niet klakkeloos de leveranciers volgen, maar zelf kritische vragen kunnen stellen over mogelijke oplossingen en misschien zelfs eigenhandig die oplossingen kunnen inrichten. Grotere diensten zijn meer bezig met een veranderende vraagstelling van externe klanten en hoe hun organisatie daarop ingericht zou moeten worden. Volgens mij gaan we naar een tijd toe, dat we met veel minder mensen een grotere hoeveelheid info moeten gaan beheren. Digitale hulpmiddelen gaan ons daarbij helpen en dat kan ook. We moeten er alleen voor zorgen dat we die hulpmiddelen goed kunnen hanteren. Daar is zeker opleiding voor nodig. • Opleiding en ontwikkeling: de organisatie is qua kennis en expertise nog onvoldoende toegerust op de ontwikkelingen op het gebied van duurzame digitale archivering. Wat moet er in dit opzicht gebeuren, en hoever moeten we daar in gaan? In hoeverre ontwikkelt de inspecteur zich tot informaticus? Welke zijn in dat geval de opleidingsmogelijkheden? Visie: de organisatie kan zich verder professionaliseren door nóg sterker in te spelen op de vraag naar informatie die er in de samenleving is. De burger heeft behoefte aan informatie, en is veelal bereid voor het vinden ervan te betalen. Verdere professionalisering richting deelnemende gemeenten en andere partijen betekent een nog betere digitale dienstverlening, een zwaardere inspectie/advisering en een meer zelfbewuste opstelling daarin. • Mijn vraag naar aanleiding van de workshop professionalisering: Hoe kan ik de medewerkers motiveren om in beweging te komen (d.w.z. lerende houding, flexibiliteit en innovatie omarmen, ‘oude kennis’ mensen nieuwe dingen laten doen en de weerstand overbruggen)? Aandachtspunten uit gesprek: o Blijkbaar voelen sommige medewerkers nog geen (of niet voldoende) urgentie

73

Dit model werd aangedragen door Rob Hundman, begeleider van de bijeenkomst.

38

Duidelijk de koers van de instellingen uitleggen en een vraag bij stellen: ’ Dit gaan we doen en pas jij nog erin?’ Hoe kunnen we als archiefinstelling een ontwikkeling maken naar een netwerkorganisatie met medewerkers met een proactieve houding die open staan voor nieuwe initiatieven, digitale ontwikkelingen en veel externe contacten? in één woord: ontkokeren Vraagverheldering opleiding en ontwikkeling: Heb ik voldoende oog voor de vakinhoudelijke ontwikkeling van medewerkers die nodig is voor de (digitale) opgaven in relatie tot de competentiegerichte ontwikkeling die óók nodig is. Zit hierin wel het goede evenwicht. Visieverheldering: Advies: geef meer aandacht aan “hoe, waarom en met wie” in de uitwerking van de organisatie.

o • •

Van de overige zeven is tijdens de bijeenkomst het volgende genoteerd: • Welke opleiding is nu nodig voor bijdrage aan e-depot en toezicht? • Hoe kunnen medewerkers gestimuleerd medewerkers gestimuleerd worden tot een zelflerende houding? • Hoe zorg ik dat medewerkers geïnteresseerd zijn in collegiale kennis en zich eigenaar voelen? • Hoe stimuleer ik medewerkers om veranderingsbereid te worden/zijn? • Welke rollen en competenties zijn nodig en hoe moet die omslag, o.a. naar cultureel ondernemerschap? Zijn medewerkers wel bewust van wat de archiefinstelling de maatschappij kost en welke tegenprestaties staan daar tegenover? Medewerkers meer bedrijfsmatiger laten handelen en denken. • Welk leertraject past bij mijn organisatie, die moet veranderen door bijv. meer integraal te gaan werken? • Is de organisatie klaar voor een nieuw model en welke voorwaarden horen daarbij; kunnen medewerkers het aan? De volgende losse opmerkingen zijn door mij nog genoteerd: • Ik wil de medewerkers meenemen door o.a. samen keuzes te maken; die keuzes hebben voor iedereen gevolgen; leren als levensstijl is nodig. • Wat is het belang voor en van het archief? Hoe, waarom en voor wie? • Opletten dat er niet voor de troepen uitgelopen wordt, betrekken van medewerkers essentieel. • Hoe breng je medewerkers in de lead? Via intervisie, training, etc., maar ook door een spiegel voorgehouden te krijgen? • Het ontwikkelen van digitale competenties dient centraal te staan. • Successen visualiseren.

39

Bijlage 3 Verslag workshop Leerbehoefte met toezichthouders/inspecteurs 2 november 2015 (Vlaardingen) Deelnemers 26 leden van de sectie Toezicht van BRAIN Uitgangspositie ( door voorzitter Puck Huitsing) De omgeving van de toezichthouders is onvoorspelbaar aan het veranderen en de ontwikkelingen zijn bijna niet bij te houden. De verwachting is dat de snelheid van de ontwikkelingen alleen nog maar zal toenemen. De oplossing is in ieder geval niet om zelf sneller te gaan rennen. Hoe kunnen toezichthouders dan met dit gegeven omgaan? Toezichthouders dienen aan te tonen dat ze een zichtbare meerwaarde vormen voor organisaties. Eerder dit jaar hebben de leden van de sectie aangegeven dat zij behoefte hebben aan kennisontwikkeling, sturing, comunicatie en instrumenten. Hoe hier een balans in te vinden? Toezichthouders dienen zich een andere manier van denken aan te meten. Ook de omgeving weet het niet en is zoekende. Ook de omgeving vraagt zich af waarop toezicht gehouden dient te worden. De andere rol van toezichthouders is daar met die organisatie samen naar te zoeken. Misschien meer een adviseur dan een inspecteur zijn. Daarbij blijft de verwachting van de omgeving staande, dat de toezichthouder de specialist is. Neem op dat pad uit die organisaties de ander mee; en betrek op dat nieuwe pad ook je collega’s. Inventarisatie leerbehoeften (in groepjes uitgewerkt en plenair besproken) • Niet direct behoefte aan opleidingen. Per item/onderwerp/thema kunnen wel leerkringen worden opgericht, waarin samen geleerd wordt, eventueel met behulp van begeleiders/specialisten. Daarin kan niet alleen kennis worden opgedaan en overgedragen, maar er kan in de praktijk ook meteen mee aan de slag gegaan worden. De leerkringen bepalen zelf de precieze inhoud van de leerkring en zijn in hoge mate zelfsturend. • Om de veranderende rol van toezichthouder te kunnen invullen dienen adviesvaardigheden geleerd te worden. De functie evolueert steeds meer de kant op van adviseur en vaak dienen mensen nog steeds de rol van toezichthouder te vervullen. Men wordt nog steeds aangesproken over hoe de organisaties de informatiehuishouding moeten inrichten. Mensen dienen – daar waar geen functiescheiding mogelijk is – beide rollen naast elkaar uit te oefenen. In dit brede pallet kan geleerd worden effectief te adviseren, en effectief aan te spreken. Dit laatste kan in de steeds assertiever wordende organisaties niet meer vanzelfsprekend op basis van oude ervaringen. Er is behoefte aan een leerproces hoe de rol van adviseur in de rol van toezichthouder kan worden ingebouwd, met voortdurende duidelijkheid over beide rollen. • Behoefte aan de ontwikkelingen bij de ‘klanten’. Wat speelt er in overheidsland (o.a. gemeenten) waar toezichthouders rekening mee moeten houden, en mee te maken gaan krijgen? Nu er veel op budget gestuurd wordt, is het van belang ook te leren hoe er met kosten/batenanalyses omgegaan kan worden. Het bestuurlijke-politieke proces speelt een steeds nadrukkelijker rol en krijgt in beslissingen, ook bij toezicht, een steeds grotere nadruk. Er is behoeften aan het aanleren van politiek-bestuurlijke sensitiviteit. • Behoefte aan een intern auditopleiding en een it-auditopleiding. • Voorstel om in elkaars inspectiegebieden mee te lopen, misschien in de vorm van detachering. • Inzicht nodig in wat informatiemanagers doen, hoe ze informatisering qua proces sturen en hoe ze daarin adviseren. • De ‘klantenkring’ wordt steeds groter en het overtuigen van die ‘klanten’ wordt steeds intensiever. Misschien is het leren van goede ‘storytelling’ in dat overtuigingsproces nuttig: een goed verhaal hebben. • Zekere tussen kleinere organisatie is uitwisseling van kennis en ervaringen uitermate effectief. • Wat is er als toezichthouder nodig om te zorgen dat de taken/verantwoordelijkheden van archiefbeheer goed in de organisaties worden belegd? Van welke onderdelen van die organisatie is

40

• •

• •

meer kennis nodig om hier goed antwoord op te kunnen geven: ICT, financiën, etc.? En hoe kan men effectief met die disciplines praten? Daar hangt mee samen dat er voortdurend organisatiewijzigingen en taakverschuivingen plaatsvinden. Waar moet je verstand van hebben om dat goed te kunnen toetsen qua informatiehuishouding? Hoe onderzoek je of de nieuwe situatie voldoet? Hoe kun je in deze transitieprocessen kaders stellen qua informatiebeheer? En hoe past een adviserende rol hierin? Hoe kun je verschillende belangen met elkaar verenigen, die bij de informatiehuishouding spelen? Hoogstwaarschijnlijk juist niet door sterk op de vereniging ervan te drukken, maar eerder door te leren omgaan met de verschillen, hetgeen een andere aanpak vereist. Er is behoefte aan meer kennis van ICT, ook wat betreft de techniek, om beter op niveau met ICTfunctionarissen te kunnen praten. Dat begint met het formuleren van de eigen behoeften. In het verlengde daarvan is er behoefte aan kennis hoe de werkprocessen bij informatieprojecten in elkaar zitten (zie ook een eerdere bullet). Er is behoefte aan certificering van toezichthouders. Waarom is dat wel op andere toezichtgebieden vereist en niet het gebied van archieftoezicht? Wat gaat er mis met het op zich goede initiatief van het mentorprogramma van de KVAN? Het programma hapert: er schijnen zich weinig tot geen mentee’s aan te melden.

41

Bijlage 4 Slotbijeenkomst 10 december 2015 (Den Haag) In de slotbijeenkomst van 10 december 2015 werd het complete archiefveld uitgenodigd de leerbehoefte van het veld in kaart te brengen en te bespreken. Van tevoren kregen alle deelnemers de antwoorden op een specifieke vraag uit de inventarisatie toegestuurd. Er was de vraag gesteld: Op 10 december 2015 is er een bijeenkomst over de leerbehoeften van medewerkers van archiefinstellingen. Welke vragen moeten volgens jou absoluut op die bijeenkomst gesteld en besproken worden?. Ruim dertig mensen namen deel. Er is niet gevraagd wat voor functie de deelnemers uitoefenden; het was van belang te bespreken wát iemand gaat doen en veel minder wat iemand gedaan heeft. Het resultaat waren een aantal leerthema’s, waarvan de beschreven flipovervellen hieronder in twee groepen besproken worden. De eerste betreft die thema’s waar zich ter plekke deelnemers aan gecommitteerd hebben; de tweede het thema, waarbij na afloop geen enkele naam vermeld stond. Soms heb ik mijn interpretatie aan teksten moeten geven. Het was namelijk niet de eerste bedoeling van de bijeenkomst een woordelijk verslag te krijgen, maar meer een overzicht van gewenste leerthema’s, waarbij het oppakken van deze thema’s door deelnemers als het belangrijkste resultaat werd gezien. Deze mensen dienen echt inhoud te geven aan de teksten op de flipovervellen. Groep 1 Bij deze thema’s zijn namen van personen en/of archiefinstellingen opgegeven, soms bij onderdelen van een thema. De naam en instelling heb ik steeds onderstreept. In willekeurige volgorde werden de volgende thema’s geïnventariseerd. Innovatief (leren) denken Dit thema bestaat uit een aantal onderdelen, acties, die in volgorde van de flipovertekst als volgt zijn: • Nieuwe leervormen ontdekken / toepassen • Train de trainer: opgepakt door Ella Kok- Majewska (Regionaal Archief Rivierenland) en Chantal Keijsper (Het Utrechts Archief) • Kennisdelen via sessies met collega-instellingen (uit eigen en andere sectoren), ook best practices • Vragen leren stellen • Operationele vaardigheden opdoen (bijv. vernietiging) • Zakelijk denken • Procesveranderingen workshopmatig aanpakken • Korte planningscycli • Voorwaarde is stimulans en veiligheid vanuit het management • Medewerker: om je heen kijken • Trail and error • Kerntaak moet goed werken, daar omheen experimenteren Het lijkt er op dat Henriette de Man (Stadsarchief Rotterdam), Sigfried Janzing (Streekarchief MiddenHolland) en Henk Sligman (Stadsarchief Deventer) het hele thema hebben opgepakt. Bernadine Ypma (RHC Vecht en Venen) droeg haar instelling voor als testcase en als ambassadeur. Aansluiting vakopleidingen en archiefveld Dit thema werd vooral gevuld met suggesties voor aanpassingen van het onderwijs, waarbij niet werd ingegaan of en zo ja, hoe het archiefveld zich dient aan te passen. Een voor de hand liggende conclusie was, dat informatiebeheer en archiefwereld (en ICT?) één worden. Praktisch gezien: inrichting en implementatie zaaksysteem met lijnen naar een e-depot. Er wordt gepleit voor een generieke basiskennis, waarna specifieke specialisaties en disciplines geleerd kunnen worden. Dus niet alles ineen, waarbij ook een optie werd voorgesteld om eerst doelgroepen te beschrijven, waarna de voor elke doelgroep benodigde archivarisfunctie beschreven zou kunnen worden. Twee losse opmerkingen waren: kwaliteitsmanagement, en samenwerkingsgericht. Dick Bunskoeke (Provincie Drenthe) en Edda Ton (Hogeschool van Amsterdam/Archiefschool) pakken dit thema op.

42

ICT-competenties Niet verrassend dat dit thema veel suggesties trok. Eerst werd een aantal punten geïnventariseerd: • Basiskennis nodig!, bijv. van architectuur; • Geen eenmalige cursus; • Dezelfde ‘taal’ leren spreken; • Continu in ontwikkeling blijven; • Goede vragen kunnen stellen (aan technici) – durf te vragen; • Samenwerken = samen denken – netwerk [zie verderop, DH] • Durven uitbesteden. Er werden ook vragen geformuleerd: • Welke rol spelen? Hetgeen tot de opmerkingen leidde, dat er vragen gesteld moeten worden maar wel weten welke vragen. Dat werd als belangrijker dan de kennis zelf gezien; • Hoe neem je collega’s / mensen mee? Hoe verleid je mensen om zichzelf mee te nemen? Het leren van elkaars fouten en het delen van successen werd als middel aangedragen Op het item netwerk werd dieper ingegaan: er zou een verzoek aan leden van BRAIN en KVAN gedaan moeten worden om zo’n netwerk te starten. Een aanvulling was dit in partnerschap met de (commerciële) opleiders gedaan zou moeten worden. Het netwerk richt zich op cursussen, die de ICTkennis op het gewenste niveau brengen. De cursuseisen worden door het netwerk geformuleerd en de cursussen zijn gericht en interactief. Daarbij zou gebruik gemaakt moeten worden van communities (maar dan wel gemengd). Dit thema is opgepakt door Anne Steegstra (Haags Gemeentearchief) en Michaël Lucassen (Streekarchief Midden-Holland). Wet- en regelgeving Dit is een thema, dat onder professionals – waarschijnlijk vooral onder toezichthouders – leeft, gezien het flipovervel en het aantal mensen dat dit thema wil oppakken. Het doel ervan is inzicht te hebben in informatie over wet- en regelgeving, omdat er veel meer is dan de Archiefwet, zoals de Auteurswet, Wet Bescherming Persoonsgegevens, Wet Hergebruik Overheidsinformatie en de regels die de Europese Unie stelt. De vraag is hoe je door de bomen het bos blijft zien. Normen, eisen, toetsingskaders: waar komen ze samen, vullen ze elkaar aan en overlappen ze elkaar? Misschien via de kennisfunctie van het Nationaal Archief? Er werd direct een aanpak beschreven: • Benaderen van juridische faculteiten • Benaderen van ministerie(s) • Input leveren voor studiedagen van de KVAN • Input leveren voor de vakbladen • Organiseren van jaarlijkse(?) bijeenkomst • Opzetten van een kennisbank. Dit thema wordt opgepakt door Dick Bunskoeke (Provincie Drenthe), Teun de Bruin (Regionaal Archief Dordrecht), Henk Duits en Corien Glaudemans (beide van het Haags Gemeentearchief). Klassieke vaardigheden Dit thema heeft een aantal praktische oplossingen opgeleverd. Kennis van en over paleografie blijft nodig omdat het kennis oplevert over wat je beheert. Het zou als een specialistische dienstverlening voor onderzoekers kunnen worden opgezet. Ook het klassiek en modern inventariseren wordt tot dit thema gerekend. Qua talen (bijv. Latijn, Hebreeuws) zouden contacten met universiteiten gelegd kunnen worden. Een oplossing is een lijst van specialisten maken, waardoor klassieke kennis gekoppeld wordt. Er zou een flexibele schil kunnen komen [die door meerdere instellingen gebruikt kan worden?, DH]. Een ander middel wordt gezien in e-learning. Mij is niet duidelijk wat bedoeld werd met een interactieve lijst met informatie (aanvullingen). Men is het niet eens geworden of dit wel of niet via BRAIN dien te lopen. Als het een kwestie is van inventariseren, pakt Sanderijn Schuur van het Haags Gemeentearchief dit thema op. Competenties

43

Op het flipovervel ook omschreven als soft skills. Eén ervan is adviesvaardigheid, die verder gaat dan toezicht maar wel vanuit die optiek beschreven is: een andere attitude, een nieuwe rol en vanuit de vakkennis. Het gaat daarbij om partnerschappen aan te gaan. Het is noodzakelijk ‘aan tafel te komen’, aan de voorkant van het bedrijfsproces, voor de overbrenging. Een andere vaardigheid heeft te maken met de dienstverlening: klantgerichtheid. Als derde werd genoemd onderzoekvaardigheden. Wat betreft aanpak zoekt men naar best practices ten behoeve van partnerschappen. Een goede training met acteurs wordt als middel genoemd. Expliciet wordt het Instituut voor Beeld en Geluid genoemd, waarvan ervaringen geïmiteerd zouden kunnen worden, omdat het instituut een omslag heeft gemaakt van document- naar mediamanagement. Het thema wordt opgepakt door Josefien Schuurman (Instituut voor Beeld en Geluid) en Ella KokMajewska (Regionaal Archief Rivierenland). E-team Dit thema leverde drie volle flipovervellen op. Van boven naar beneden kwam dat op het volgende neer. ‘E’ wordt in relatie gebracht met elektronisch, e-erfgoed, experiment, e-learning, e-discovery etc. De klant dient centraal te staan. Het gaat om een multidisciplinair team met archivarissen, bibliothecarissen, andere betrokkenen. Dit team dient een experimenteerruimte te scheppen, fysiek en digitaal, met een nieuwe mindset. Landelijk partners kunnen bijvoorbeeld zijn RKD - Nederlands Instituut voor Kunstgeschiedenis, Koninklijke Bibliotheek. De KB heeft al een Labsearch, waar technici en onderzoekers in residence samen optrekken. Daarmee verbinden lijkt logisch. Ook genoemd werden Netwerk Digitaal Erfgoed, Digitaal Erfgoed Nederland, Nationaal Archief, Nederlandse Museumvereniging, Koninklijke Nederlandse Vereniging van Informatieprofessionals. Met deze laatste twee verenigingen gaat Chantal Keijsper (Het Utrechts Archief) contact leggen. Lokale initiatieven zouden kunnen aansluiten en landelijk kunnen worden voortgezet. Kennisdelen zou via masterclasses kunnen gaan. Een lijst van specialisten maakt kennisdelen ook mogelijk. Ook MOOC’s (Massive Open Online Courses) worden als middel vermeld. Uitdrukkelijk wil dit thema bij het ontwikkelen van de nieuwe archieffunctie buiten de eigen sector kijken: uitbreiden en synergie zijn de daarbij horende termen. De Knowmads Business School wordt genoemd en er wordt ook gewezen op ondernemersnetwerken. Het Instituut voor Beeld en Geluid is niet buiten de sector, maar wordt wel in verband gebracht met de VPRO. Teleurstellingen en fouten worden bijna bewust nagestreefd en men noemt zich de church of failure. Ook wordt verwezen naar een initiatief als Durf te vragen (www.durftevragen.nl). Het flipovervel ‘Samenwerking met andere velden’ is door de deelnemers aan dit thema toegevoegd, hetgeen gezien de voorgaande alinea logisch is. Toegevoegd is samenwerking met andere opleidingen en opleidingsvormen. Het informeren naar andere opleidingen wordt opgepakt door Tessa Free van het Regionaal Archief Alkmaar. Een opgeworpen vraag is hoe je kruisbestuiving zou willen organiseren en hoe je dat zelf organiseert. Er werd ook geopperd vakkennis over duurzame bewaring en toegankelijkheid te ‘embedden’ in andere vakgebieden, zoals de technische opleidingen, rechten en geesteswetenschappen. Dit thema is opgepakt door Henriette de Man (Stadsarchief Rotterdam) en Sigfried Janzing (Streekarchief Midden-Holland). Groep 2 Er is ook een thema opgegeven en besproken, waaraan zich ter plekke echter niemand wilde committeren. Dat zegt nog niets over het belang van het thema; anderen in het land kunnen er al mee bezig zijn, dan wel er mee beginnen. Kennis van (nieuwe) technologieën Een belangrijke vaststelling is dat innovatie van buiten komt, maar de toepassing binnen moet gebeuren. De tekst begint met een vraag: wat kunnen wij van de nieuwe technologieën voor onze sector benutten – omdat we het wiel niet zelf hoeven of moeten uitvinden. Er werden ook suggesties gedaan voor een aanpak. Zo zouden de opleidingen (ICT- en de vakopleidingen) dit in het curriculum op kunnen nemen, gebruik makend van aanwezige kennis bij opleidingen die hierin gespecialiseerd zijn. Ook werd voorgesteld om ‘snuffelstages’ te organiseren bij relevante bedrijven. En als laatste optie werd aangedragen dat archiefmedewerkers op dit terrein

44

bijgeschoold moesten worden: via opleidingen en relevante (buitenlandse) congressen, die ook buiten de eigen sector aangeboden worden en plaatsvinden. Support Als laatste is besproken welke support mensen nodig hebben om ook na de bijeenkomst op gang te blijven. De volgende afspraken zijn gemaakt: • De mensen, die een thema oppakken, maken zich bekend; • Archief 2020 biedt Pleio aan als uitwisselingsplatform (Archief 2.0 werd ook als optie genoemd); • Archief 2020 biedt trainingen aan om Pleio te kunnen beheren; • Bernadine Ypma (RHC Vecht en Venen) maakt een verslagje van de bijeenkomst en verspreidt dat.

45

Bijlage 5 Inventarisatie leerbehoefte via internet Inleiding BRAIN heeft opdracht gegeven de leerbehoefte van het archiefveld in kaart te brengen. Het archiefveld is daarbij ingekaderd tot de archiefinstellingen, waarbij deze beschouwd zijn als instellingen waar overgebracht archiefmateriaal berust (oftewel, ze komen in de Archiefalmanak van het Nederlandse Archiefwezen 2015/2016 voor). De leerbehoeften van medewerkers, die in de archiefvormende fase werken (bij overheden zouden we dit de administratie noemen), zijn dus niet in het onderzoek betrokken. Bevraging De opdrachtgever had behoefte aan een verkennend onderzoek naar de specifieke leerbehoeften van de medewerkers van archiefinstellingen. Daarom is gekozen voor een inventarisatie, die middels Googleformulieren beschikbaar is gesteld. Een oproep om deel te nemen werd op 8 november 2015 op twee forums geplaatst: Archief 2.0 (op die datum 1.927 leden) en op Breed (op 8 november 2.376 leden). Gezien de overlap tussen beide forums kan men ervan uitgaan, dat daarmee zeker 3.000 mensen attent gemaakt zijn. Verder is door BRAIN op 11 november 2015 een bericht gestuurd naar al haar leden met de oproep hun medewerkers aan te zetten tot het invullen van de inventarisatie. Ook de beroepsvereniging KVAN heeft op 11 november haar leden opgeroepen de vragenlijst in te vullen. Een voorzichtige schatting is dat ruim 4.000 mensen uit het archiefveld attent gemaakt zijn op de enquête. Als sluitingstermijn was 1 december 2016 aangekondigd, maar de ingevulde vragenlijsten tot en met 22 december 2016 zijn in de analyse meegenomen. Voor de vragenlijst, zie bijlage 6. Er is bij de inventarisatie onderscheid gemaakt in twee te bevragen groepen: medewerkers van archiefinstellingen; en mensen, die beroepshalve met deze medewerkers te maken hebben. Aan de eerste groep werden 13 vragen gesteld, met name over hun leerervaringen en leerwensen; de tweede groep kreeg 8 vragen, met name over wat zij vinden dat medewerkers van archiefinstellingen zouden moeten leren. Van de eerste groep zijn 103 reacties ontvangen. Omdat de Archiefalmanak niet meer alle medewerkers van de archiefinstellingen vermeldt, is niet precies na te gaan welk percentage van het totaal aantal medewerkers gereageerd heeft. Maar geconcludeerd kan worden dat minder dan 10% en misschien wel minder dan 5% gereageerd heeft. Uit deze geringe respons en uit de aantallen deelnemers aan de bijeenkomsten is voorzichtig te concluderen dat de leerbehoefte in de afgelopen maanden niet echt leefde bij de archiefinstellingen. Twaalf mensen hebben de vragen van deze groep beantwoord, terwijl ze niet werkzaam zijn bij een archiefinstelling. Deze reacties konden cijfermatig niet bij die van de tweede groep betrokken worden, omdat ze daarvoor de specifieke vragen niet hebben beantwoord. Van de tweede doelgroep – mensen, die beroepshalve met medewerkers van archiefinstellingen te maken hebben – zijn 37 reacties ontvangen. In totaal hebben 152 mensen gereageerd. Hoewel terecht de vraag gesteld kan worden of deze inventarisatie representatief is voor het gehele veld, wordt BRAIN toch geadviseerd de reacties als mede maatgevend voor de leerbehoefte te beschouwen en wel om de simpele reden dat de deelnemers de moeite genomen hebben de branchevereniging deelgenoot te maken van hun leerervaringen en leerbehoeften. Analyse: medewerkers van archiefinstellingen Leeftijd Zoals eerder vermeld hebben 103 mensen gereageerd. De gemiddelde leeftijd is 41,9 jaar. Volgens de 74 ‘driedeling’, die in een eerder BRAIN-onderzoek is aangehouden :

74

Andrieke Ollefers, Wat motiveert de archivaris? Samenvatting van de scriptie “Leeftijd-gerelateerd functieontwerp; een onderzoek naar de invloed van leeftijd op de voorkeuren voor functiekarakteristieken”, Arnhem 2011, p 7 (www.archiefbrain.nl)

46

Leeftijd Aantal Percentage 21 - 45 44 43% 46 - 54 31 30% 55 - 65 28 27% Totaal 103 *: Afgerond op hele cijfers Het is niet verrassend dat meer dan de helft van de deelnemers ouder dan 45 is; dat strookt met het beeld van de ‘vergrijzende’ archiefinstellingen. Archiefinstellingen Medewerkers kwamen van 42 verschillende instellingen; bij 5 was niet aangeven bij welke openbare archiefinstelling men werkte. Verdeling volgens de rubricering van de Archiefalmanak: H.

Titel

Aantal

2 en 3 6 7

% * van Almanak 31 %

Nationaal Archief, gemeente-, streekarchieven, regionaal 37 historische centra en polder- en waterschapsarchieven Audiovisuele archieven 1 6% Overige archiefbeherende instellingen en documentatiecentra 4 7% Totaal 42 Onbekend 5 *: Percentages zijn afgerond op hele cijfers; percentage van totaal aantal instellingen uit hoofdstuk

In de Almanak staan onder hoofdstukken 2 en 3 in totaal 118 archiefinstellingen opgesomd, hetgeen betekent dat medewerkers van 31% van deze instellingen gereageerd hebben. Met name medewerkers van leden van BRAIN behoren tot de respondenten. Alleen de respons van medewerkers van het Nationaal Archief, van gemeente-, streekarchieven en de regionaal historische centra is redelijk tot goed te noemen. Functierollen In de inventarisatie is gevraagd naar de functie van de respondenten. Daarvoor is een – door mij licht aangepast – schema van Erika Hokke (Stroom in) gebruikt. Er wordt bewust met functierollen gewerkt omdat de precieze invulling van functies sterk per instelling kan verschillen, vaak afhankelijk van de 75 grootte van de instellingen. Naar functierollen kan men de volgende indeling maken : Functierol Manager Toezichthouder / inspecteur Adviseur Brondeskundige Collectioneur / acquisiteur Beheerder / preserveerder

75

Omschrijving geeft sturing aan organisatie, teams of projecten / oefent formele rol & taken uit houdt toezicht op archiefvorming; horizontaal of verticaal adviseert (aan overheid & particulier) over archieven of archivering/Recordsmanagement managet vaktechnisch archieven / recordsmanagement / collecties verzamelt archieven/collecties van anderen, overheid en particulier beheert archieven/collecties

Aantal 33

Percentage* 32 %

8

8%

7

7%

35

34%

4

4%

2

2%

Met dank aan Erika Hokke (Stroom in) voor de toestemming haar schema te mogen gebruiken. De rijks-, provincie-, gemeente- en waterschapsarchivaris werd eerst als aparte functierol benoemd, maar is – op aanraden van deelnemers van de workshop op 10 september 2015 – bij die van manager gevoegd. Natuurlijk is mijn verdeling van de opgegeven functies voor arbitrair, omdat er van de opgegeven functiebenaming moest worden uitgegaan en niet van een beschrijving van de daadwerkelijke werkzaamheden. Zo zijn alle coördinatoren e.d. door mij bij functierol 1 ingedeeld, terwijl er van uitgegaan kan worden dat zij ook één van de andere functierollen vervullen.

47

Dienstverlener

ondersteunt het onderzoek in en het gebruik van archieven/collecties

Onbekend Totaal *: Afgerond op hele cijfers

9

9%

5 103

5%

Voor de meeste rollen was de respons te laag om zinnig algemene uitspraken te doen. Toch heb ik opmerkingen en suggesties uit de inventarisatie in de andere bijlagen opgenomen, omdat individuele archiefprofessionals er inspiratie uit zouden kunnen halen. Er is eigenlijk alleen bij twee functierollen enigszins een beeld van de leerbehoeften: de manager (geeft sturing aan organisatie, teams of projecten/oefent formele rol & taken uit) en de brondeskundige (managet vaktechnisch archieven/recordsmanagement/ collecties). Formele leertrajecten Een groot aantal mensen – 69 van de 103 – geeft aan vanaf 2014 een opleiding, training of cursus gevolgd te hebben. Bijna driekwart van de respondenten heeft dus een formeel leertraject gevolgd. Leeftijd

Aantal

Totale aantal respondenten 21 - 45 31 44 46 - 54 23 31 55 - 65 15 29 Totaal 69 103 *: Afgerond op hele cijfers

Percentage* van totaal 70% 74% 52% 72%

Tegelijkertijd betekent dat toch nog dat 27 mensen vanaf 2014 geen enkele opleiding, training of cursus volgden, terwijl 8 mensen aangeven alleen kennis- en/of studiedagen gevolgd te hebben. Als we de mensen, die geen formeel traject volgden, verdelen over de leeftijdscategorieën komt men tot het volgende overzicht: Leeftijd

Aantal

Totale aantal respondenten 21 - 45 10 44 46 - 54 8 31 55 - 65 9 29 Totaal 27 103 *: Afgerond op hele cijfers

Percentage* van totaal 23% 26% 31% 26%

Hou ouder, hoe minder men behoefte heeft aan formele leertrajecten. Gevolgde leertrajecten Het zou aan te raden zijn om van elkaar te weten welke opleidingen, trainingen en cursussen men 76 gevolgd heeft. Bij het nakijken van de antwoorden had ik regelmatig de behoefte na te vragen waarom men een bepaalde cursus gevolgd had, soms vanwege de naam van een training (bijv. breinonderwijs), soms hoe de relatie met de functie was (bijv. een dilemmatraining), en soms gewoon om te horen wat men van een cursus vond (bijv. informeel leiderschap). Ik zie hier echt een rol voor het nieuwe kennisplatform Professionalisering en deskundigheidsbevordering: het zou mensen met elkaar in contact kunnen brengen en ook op deze manier kennis en ervaringen over leertrajecten kunnen doorgeven. Tot de opgegeven formele leertrajecten, die men de laatste twee jaar gevolgd heeft, worden ook workshops e.d. gerekend, die onder leiding staan van een externe deskundige. De trajecten zijn door mij in drie groepen verdeeld: gericht op digitale informatiehuishouding (gezien het belang ervan voor de huidige archiefprofessional), op overige inhoudelijke onderwerpen, en op onderdelen die voortkomen uit de vervulde functierol, zoals competenties en vaardigheden. Daarbij kunnen de leertrajecten een

76

Het opnemen van een overzicht van de gevolgde leertrajecten is zonder schending van de beloofde anonimiteit van de respondenten niet mogelijk.

48

meerjarige opleiding zijn of een ééndaagse training. Daar heb ik geen onderscheid in gemaakt. De verdeling over de functierollen is als volgt: Functierol Aantal* Respons** Digi Overig Rol Manager 33 28 13 20 29 Toezichthouder / inspecteur 8 6 11 7 2 Adviseur 7 6 4 4 7 Brondeskundige 35 23 14 13 9 Collectioneur / acquisiteur 4 2 1 2 1 Beheerder / preserveerder 2 0 0 0 0 Dienstverlener 9 7 4 4 3 *= Aantal respondenten per functierol **= Aantal respondenten per functierol, dat aangeeft een opleiding, training of cursus gevolgd te hebben De verscheidenheid van opleidingen, etc. is zo groot, dat het zeer moeilijk is tendensen te ontdekken. Door het vaak kleine aantal respondenten zijn ook voor de meeste rollen geen conclusies te trekken, soms zelfs geen indicaties, welke leertrajecten er de boventoon voeren. Daarbij heb ik relatief minder energie in de analyse van dit antwoord gestoken, omdat de antwoorden vooral over de gevolgde leertrajecten gaan. Overigens, door een grote respons van medewerkers van het Nationaal Archief (16 van de 103) worden de interne cursussen, die de instelling organiseerde, o.a. in samenwerking met de Archiefschool en de Universiteit van Amsterdam, vaak genoemd. Bij de functierollen Manager en Toezichthouder/inspecteur valt wel wat op. Voor leidinggevenden/ coördinatoren is het niet vreemd dat er vrij veel aandacht besteed is aan het leren van sturingsonderdelen; tenslotte een essentieel onderdeel van de functierol. Opvallend is het grote aantal leertrajecten vergeleken met die van hun medewerkers: ruim 40% van de leertrajecten doen ze zelf. Wat betreft de observatie over de toezichthouders is de waarschuwing op zijn plaats dat deze gebaseerd is op de respons van 8 toezichthouders. Die toezichthouders/inspecteurs geven vaak aan de cursus ITaudit voor archiefinspecteurs gevolgd te hebben, die redelijk succesvol was. Wat me bevreemdt, is dat de toezichthouders/inspecteurs vrijwel geen leertrajecten gevolgd hebben, die met hun veranderende rol te maken hebben. Dat verwondert des te meer, daar zij toch in een moeilijke omgeving moeten bewegen, waar veel verandert en er steeds nieuwe ontwikkelingen optreden. Dat was de reden dat ze in hun eigen BRAIN-bijeenkomst veel nadruk legden op andere, vooral adviesvaardigheden. Dat heeft zich blijkbaar (nog) niet vertaald in geconcretiseerde leerplannen. Slechts drie respondenten geven aan op dat vlak stappen te willen zetten. Welke leertrajecten raadt men aan collega’s aan? Een groot deel van de leertrajecten, die men collega’s adviseert zijn vakinhoudelijk van aard, veelal op het gebied van digitalisering en ICT (voor de antwoorden, zie bijlage 7). Het advies hangt ook af voor welk onderdeel van een archiefinstelling men verantwoordelijk is. Een hoofd dienstverlening zal kennis van auteursrecht en de WOB belangrijker vinden dan een hoofd beheer. In zoverre is de opmerking van een afdelingshoofd, dat zo’n advies afhankelijk is van de functie en voorkennis van een collega, volkomen terecht. De antwoorden op deze vraag zijn zo divers dat er in mijn ogen geen echte conclusies aan te onttrekken zijn. Hieronder de respons per functierol, waaruit de sterke adviesbehoefte van de functierol manager blijkt; maar dat is logisch, gezien de rol: Functierol Manager Toezichthouder / inspecteur Adviseur Brondeskundige Collectioneur / acquisiteur Beheerder / preserveerder

Aantal* 29 5 4 26 2 1

Totaal** 33 8 7 35 4 2

49

Dienstverlener 5 9 *= Aantal respondenten per functierol, dat een opleiding, training of cursus adviseert **= Totaal aantal respondenten per functierol Leerbehoefte Slechts acht van de 103 respondenten wisten eind 2015 (nog) niet wat ze wilden leren. Voor alle antwoorden op de vraag naar de leerbehoefte, zie bijlage 8. Het is inspirerend om deze te lezen, omdat er een nieuwsgierigheid, een dynamiek uit spreekt, die aanstekelijk is. Ook hier zie ik een rol voor het Kennisplatform Professionalisering en Deskundigheidsbevordering: door leerbehoeften ook buiten de eigen organisatie kenbaar te maken, kan er een marktplaats ontstaan waar concrete en minder concrete leerbehoeften elkaar treffen en waar aanbieders op in kunnen spelen. Om greep te krijgen op de opgegeven leerbehoeften heb ik alle (deel)antwoorden proberen te koppelen 77 aan de onderwerpen van de 11 kennisplatforms, die het Nationaal wenst op te richten. De kennisplatforms zijn in staat aan het overgrote deel van de leerwensen een podium te bieden. De aandacht voor de thema’s e-Depot en Presentatie & Dienstverlening kan niemand verwonderen: voor veel archiefinstellingen zijn deze onderwerp hoogst actueel. Ook de hoge score bij Professionalisering en Deskundigheidbevordering zou de burger moet moeten geven. Echter, afgaande op de gegeven antwoorden zijn er door mij veel leerwensen aan toebedeeld, die met de vakinhoud te maken hebben. Weinig leerwensen zijn gericht op een veranderingsproces. Men kan op basis daarvan concluderen, dat de archiefinstellingen nog ver verwijderd zijn van een veranderende attitude, waarop in de workshop van 10 september door de hoofden van archiefinstellingen zo gehamerd werd. De wens van het management vertaalt zich tot nu toe dus niet in de gewenste leerbehoeften van zijn medewerkers. Voorkeur toekomstig leertraject Maar liefst 52 mensen (50%) geven aan het komende jaar geen opleiding, training of cursus te gaan volgen. Daarnaast geven eind 2015 achttien mensen aan (nog) geen idee te hebben welke opleiding, etc. ze willen gaan doen. Een derde van de respondenten (34 van de 103 mensen) weet al dat men in 2016 specifiek gericht is op informeel, dan wel individueel leren. Als de reacties van degenen, die geen formeel leertraject kiezen, afgezet worden tegen de leeftijd komen we tot het volgende overzicht: Leeftijd

Totaal

Percentage*

21 - 45 18 35% 46 - 54 14 27% 55 - 65 20 38% Totaal 52 *: Afgerond op hele cijfers

Totaal aantal deelnemers 44 31 28 103

Percentage* van totaal 41% 45% 71% 50%

De behoefte om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen neemt dus blijkbaar met het oplopen van de leeftijd af en boven 55 jaar zelfs sterk af. Is er vergeleken met de gevolgde leertrajecten in 20142015 sprake van een kentering of kiest men in 2016 alsnog voor een formeel leertraject als zich dat blijkt aan te dienen? Als men de wens om in het komende jaar een opleiding, training of cursus te volgen afzet tegen de functierollen komt men tot het volgende beeld: Functierol Manager Toezichthouder / inspecteur Adviseur Brondeskundige Collectioneur / acquisiteur 77

Aantal 15 1 4 19 1

Percentage* 29% 2% 8% 37% 2%

Totaal aantal deelnemers 33 8 7 35 4

In bijlage 8 worden deze kennisplatforms aan de leerbehoeften gekoppeld.

Percentage* van totaal 46% 13% 57% 54% 25%

50

Beheerder / preserveerder Dienstverlener Onbekend Totaal

2 6 4 52

4% 12% 8%

2 9 5 103

100% 67% 80%

Van de managers (en andere leidinggevende functies) wil bijna de helft geen formele opleiding, cursus of training volgen. Talrijke keren wordt – overigens net als andere rollen, die geen opleiding gaan volgen aangegeven dat ze nog geen idee hebben of ze een formeel leertraject willen volgen, of dat zij door zelfstudie willen leren (bijvoorbeeld door literatuur bij te houden). Ook de brondeskundigen kiezen voor meer dan de helft niet voor een formeel leertraject. Wat opvalt is dat er veelvuldig op ‘cursussen’ gewacht wordt, wat een indicatie is dat een substantieel deel van medewerkers van archiefinstellingen toch nog erg gericht is op formeel leren. Het kan zijn dat veel medewerkers de cursussen niet weten te vinden; dan wel menen dat de geschikte opleiding e.d. niet voorhanden is (enkele keren wordt dit aangegeven). Opvallend is dat de toezichthouders/inspecteurs zeer gericht zijn op het formele leren, misschien omdat voor deze beroepsgroep door de sectie Toezicht van BRAIN ook daadwerkelijk cursussen met opleidingsinstituten zijn opgezet (bijv. met de Hogeschool Den Haag en de Hogeschool van Amsterdam/Archiefschool). Van de overige rollen is te weinig respons om daadwerkelijk indicaties te kunnen geven. Gewenste opleiding, training of cursussen Net niet de helft van de respondenten (51) geeft aan in 2016 een opleiding, training of cursus te willen volgen. Daarvan vulden er 10 in dat ze (nog) niet wisten wat ze wilden. De mensen, die aangeven een opleiding, etc. te willen volgen, kiezen voor 2/3 een vakinhoudelijk, voor 1/3 niet-vakinhoudelijk onderwerp. Een voorzichtige conclusie is dat deze mensen de leervoorkeur Kennis verwerven hebben. Het overgrote deel kiest trainingen en cursussen, hetgeen voor medewerkers die al een (volledige) baan hebben natuurlijk logisch lijkt. Men geeft – op een uitzondering na – niet aan bij welk instituut of bedrijf men de leerbehoefte gaat invullen. Wat verwachten anderen? Van de 36 respondenten, die niet in een archiefinstelling werken, heeft de helft te maken met toezichthouders/inspecteurs. Uit de antwoorden op de vraag wat deze kunnen leren rijst de behoefte op, dat deze de organisatie van de respondenten beter moeten begrijpen. Het tempo ligt in die organisatie hoger, mede door de verdergaande digitalisering en de toezichthouders hebben (nog) te weinig kennis van digitaal archiefbeheer. Men heeft behoefte dat de toezichthouders beter communiceren en zich meer in de gebruiker verplaatsen. Net als de toezichthouders zelf menen deze respondenten, dat de toezichthouder meet ICT-kennis moet krijgen, waarbij één suggestie is om – analoog aan Archivistiek voor niet-archivarissen – een cursus ‘ICT voor niet-ICTers’ op te zetten. De antwoorden van de overige respondenten zijn te divers om conclusies te trekken. Informeel leren Van de 52 mensen, die in 2015 geen formeel leertraject gaat volgen, geven er maar liefst 21 aan in eind 2015 (nog) niet te weten hoe ze gaan leren wat ze willen leren. Als men de antwoorden verdeeld over de genoemde termen, die met zelfstudie, praktijk (waar door de respondenten ook uitwisseling onder geschaard zou kunnen zijn) en het uitwisselen met collega’s samengevat zouden kunnen worden, is de verdeling als volgt: Zelfstudie 18

Praktijk 12

Uitwisseling 17

Ook als praktijk eveneens uitwisseling met collega’s inhoudt, blijft het aantal keren dat voor zelfstudie gekozen wordt hoog. Zijn er dan toch relatief veel mensen met de leervoorkeur kennis verwerven? De antwoorden zijn vrijwel geen van alle erg specifiek over het informele leren; het wordt zelden concreet.

51

Bijlage 6 Vragen van de inventarisatie via internet (enquête) 1. 2. 3.

4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

13.

Wat is je functie? Wat is je leeftijd? Werk je wel of niet bij een archiefinstelling? Ja, ga door aar vraag 4 Nee, ga door naar vraag 14 Bij welke archiefinstelling werk je? Welke opleidingen, trainingen, cursussen volg(de) je sinds 2014? Welke opleidingen, trainingen, cursussen raad je collega's aan en waarom? Wat wil je het komende jaar leren? Ga je daarvoor het komende jaar een opleiding, training of cursus volgen? Welke opleiding, training, of cursus ga je volgen? Je geeft aan dat je geen opleiding, training of cursus gaat volgen. Hoe ga je leren wat je wilt leren? Welke competenties (maximaal 2 aanvinken) moet een hoofd van een archiefinstelling volgens jou hebben om je leerbehoefte goed te kunnen ondersteunen? Op 10 december 2015 is er een bijeenkomst over de leerbehoeften van medewerkers van archiefinstellingen. Welke vragen moeten volgens jou absoluut op die bijeenkomst gesteld en besproken worden? Heb je tot slot nog opmerkingen of suggesties?

14. Met welke functionarissen van archiefinstellingen heb je in je werk te maken? (graag alleen de functiebenaming) 15. Waaruit bestaat deze werkrelatie? 16. Wat is voor de onder vraag 14 genoemde functionaris(sen) nuttig om te leren? 17. Welke opleidingen, trainingen, cursussen raad je de onder vraag 14 genoemde functionaris(sen) aan en waarom? 18. Heb je tot slot nog opmerkingen of suggesties?

52

Bijlage 7 Opleidingen, trainingen en cursussen, die door deelnemers aan collega’s worden aangeraden Door de functierol Manager aan collega’s aangeraden (adviezen van 29 van de 33 respondenten): • Presenteren, workshops geven, didactische vaardigheden en 'leren leren'. Omdat ik vind dat ze meer in staat moeten zijn intern en extern hun kennis te delen en het LEUK gaan vinden om dat te doen. • Trainingen rondom verbinden, advisering en implementatie technieken, omdat ik zie dat de toegevoegde waarde van archiefinstellingen ligt in het verbinden van processen. • Geen. Opleidingswensen moeten uit medewerkers zélf komen. Op het moment dat medewerkers zelf aangeven een scholingswens te hebben, zijn de meest aangewezen opleidingen: archiefassistent (Archiefschool), Archivistiek B (HvA) en Archiefwetenschappen (UvA). Met name de 2 laatst genoemde studies zijn meer-jaren-trajecten, waar niet iedereen voor te motiveren is. Kortere trajecten, zoals VVA van SOD, zijn dan aantrekkelijke alternatieven. • ICT-audit • Digitaal depot (Archiefschool): geeft goed inzicht in de basisfunctie van een e-Depot, waarom je het zou moeten willen optuigen en wat de kwaliteitseisen zijn, die je moet stellen aan over te brengen digitaal archief • LEAN management, opleidingen op het gebied van informatiemanagement en -architectuur • Mastercourse Architectuur; Management Development-programma DEN • Auteursrecht (weten we te weinig van); Projectmanagement (er is te weinig kennis over de werking van projecten); Maar naast cursussen moeten collega's vooral naar buiten treden. Informeel leren is net zo belangrijk (zo niet belangrijker) als formeel leren. Zoek kennis op, verbind, bouw (kennis)netwerken op. En kijk vooral buiten de archiefwereld. • Projectmanagement; Informatiearchitectuur; Noodzakelijk om mee te kunnen met allerlei ontwikkelingen • Wobtraining. Daarnaast zou ik zelf aanvullend geschoold willen worden in privacywetgeving en openbaarheid. Los van het wet- en regelgevingsaspect merk ik dat ik kennis van ICT tekort kom. Niet zozeer functioneel, maar meer technisch-inhoudelijk. Vooral aan de opdrachtgeverkant heb je dit op hoofdlijnen wel nodig. • Opleidingen om méér thuis te zijn in de digitale wereld • 23-archief dingen. Om goed op de hoogte te blijven met nieuwe ontwikkelingen; Cursus transcriberen (omdat deze vaardigheid lijkt te verdwijnen uit ons werkveld). • Deze opleiding is goed, maar zou voor ons vakgebied aangepast kunnen worden, meer toegesneden op overheid/non-profitorganisaties en uitwerking van raakvlakken met ons vakgebied • Alle bovenstaande cursussen etc. raad ik aan voor het bijhouden van kennis, het opdoen van nieuwe kennis (bijv. financieel management), het stimuleren van creativiteit, innovatief denken, samenwerken • Auteursrecht i.v.m. zeer actuele (Europese) ontwikkelingen, verregaande digitalisering en juridische processen; Alles wat te maken heeft met digitale archivering (digital born) • Opdrachtgeverschap ICT in het kader van e-depot, archiefbeheersysteem en website • Congressen Digital Heritage, DCDC. Erfgoed-brede kijk op zaken, vaak verrassende inzichten uit aanpalende vakgebieden; Coaching (goed voor de zelfreflectie) • Praktische opleidingen die in de praktijk gelijk kunnen worden gebruikt • ICT Audit om de kwaliteit toezicht te verbeteren • Als het maar iets is met geschiedenis en/of communicatie/marketing • Dit is natuurlijk afhankelijk van de functie en voorkennis! De afgelopen jaren hebben een aantal medewerkers de cursus GO Digitaal erfgoed in de praktijk gevolgd. Bij de klassiek geschoolde medewerkers zijn opleidingen op het gebied van open data, informatiewetenschap, onderzoek in een digitale omgeving van belang. Daarnaast kan projectmanagement en (ICT) opdrachtgeverschap voor sommige functies van belang zijn. • Ik raad niets aan, ik faciliteer eigen initiatief. Een van de genomen initiatieven is b.v. Auteursrecht in samenhang met interviews fotografen,

53

• • • • • • •

juristen en gebruikers in een community. Het leerproces van de medewerker = de beleidsvisie inzake Auteursrecht. Inhoudelijke kennis van de archieven en collecties Archiefbewerking en cursus over openbaarheid van archieven. Persoonlijke ontwikkeling om 'stevigheid' te ontwikkelen vanuit zelfkennis Adviesvaardigheden ivm overtuigen Project- en programmamanagement Niet in z'n algemeenheid, afhankelijk van persoon; Archiefschool Trainingen/cursussen op terrein van digitale archivering i.v.m. omvorming van onze organisatie Opleidingen enz. op gebied van e-Depot en online publieksbereik. Zijn de prioriteiten van onze sector m.i. Mastercourse Architectuur (Archief 2020)

Door de functierol Toezichthouder / Inspecteur aan collega’s aangeraden (adviezen van 5 van de 8 respondenten) • Archiefwetenschap (mits je de opleiding zelf goed redigeert) geeft een goede basis • Praktische korte trainingen ten aanzien van digitaal werken, openbaarheid, privacy, daar krijgen we allemaal mee te maken • Internal auditing, vanwege kennismaking met audit methoden, maar ook positioneringsvraagstuk, risicomanagement, kwaliteitsmanagement. Vond de MA Archiefwetenschap ook een zeer waardevolle studie • Te specifiek voor mijn collega's. Houden zich uitsluitend bezig met inventariseren etc. van archieven. Geen toezichthouders • INSPECTEURS: Trainingen, workshops op het gebied van NEN ISO normen omdat daarin de vertaling van wet- en regelgeving zichtbaar wordt. OOK: Evalueren van door gemeenten ingevulde KPIformuleren omdat je daardoor wordt gedwongen je te verdiepen. Je hebt twee referenties: de weten regelgeving en de gemeentelijke Ist-situatie die je beiden moet kennen en/of daarmee beter leert kennen. Vervolgens je bevindingen bespreken, KPI's concretiseren en verder overleggen. Intensief maar heel leerzaam. ANDERE COLLEGA'S BINNEN DE DIENST: Neem kennis van toekomstige ontwikkelingen! Nieuwe vormen van ontsluiting en beschikbaarstelling, digitale acquisitie Door de functierol Adviseur aan collega’s aangeraden (adviezen van 4 van de 7 respondenten) • training projectmatig werken, opdrachtgeverschap • Ik kom zelf uit de ICT-branche en heb dus geen arbeidsverleden binnen de archiefbranche. De huidige cursus Archivistiek voor niet-archivarissen raad ik absoluut aan, voornamelijk vanwege de wijze van doceren, gecombineerd met de inhoud, opbouw va de cursus en de literatuur. Het sluit allemaal dusdanig op elkaar aan dat de -toch wel pittige- stof goed te volgen is. Hierbij valt te denken aan het regelmatig geven van praktijkvoorbeelden, incl. het fysiek bekijken van 'originelen' • Vooral veel studiedagen/workshops bijwonen, om je kennis en vaardigheden bij de tijd te houden • Hangt er van af welke collega's. Archivistiek voor NA overlapte voor 90% wat ik al in andere cursussen had geleerd, maar niettemin zou ik de cursus van harte aanbevelen bij nieuwkomers. Archiefrecht zou ik juist alle collega's rond verwerven, beheer en beschikbaarstellen aanbevelen, omdat je leert op een andere manier naar kwesties (en naar de Archiefwet) te kijken. Door de functierol Adviseur aan collega’s aangeraden (adviezen van 26 van de 35 respondenten) • ontwikkelingen op het gebied van digitaal archief • Opleiding Archivistiek A, daar zouden alle aspecten van het vak in naar voren moeten komen denk ik • Alle drie trainingen bovenstaand. Nuttig, leerzaam en verbredend. In het algemeen vind ik deze vraag verder moeilijk te beantwoorden. Er zijn zoveel opleidingen etc. • cursus Auteursrecht; -studie rechten; -studie Archiefwetenschap; -Prince 1 en 2. Waarom? Onmisbaar voor de informatiespecialist in de 21e eeuw! • Opleiding archivistiek A/B omdat dit de basis is voor elke archivaris, voor toezichthouders is de cursus ITauditing heel handig

54

• • • •

• • • • • • •

• • • • • • • • •

Cursussen die met digitalisering te maken hebben, want dat is een essentiële ontwikkeling in de archiefwereld Ik raad mijn collegas aan om zoveel mogelijk zelf gewoon te doen en om te durven experimenteren Trainingen, cursussen en opleidingen met de nadruk op het beheren, beschikbaarstellen en bewaren van digitaal archief Bovengenoemde cursus over persoonsgegevens en auteurswet raad ik alle collega's aan, omdat ze er allemaal mee te maken kunnen krijgen. Meer in het algemeen, zouden m.i. collega's een cursus moeten volgen die betrekking heeft op hun taakgebied, indien ze dat niet in hun opleiding hebben gevolgd. Bijvoorbeeld een cursus over het opstellen van een acquisitieplan, indien het acquireren van archief tot je taken behoort. Of het volgen van een cursus oud archief voor mensen die studiezaaldienst draaien of oud archief bewerken. Een cursus over het e-depot als je daarmee te maken hebt. Meer in het algemeen opfriscursussen, daar het vakgebied continu in beweging is Paleografie Archivistiek voor niet archivarissen Voor mensen met de zelfde functie als ik, alle bovenstaande, behalve architectuur. Niet elke medewerker hoeft de architectuur cursus gedaan te hebben, als er maar één of twee mensen binnen de organisatie het uit kunnen leggen. Elke opleiding die een wezenlijke bijdrage levert aan het op peil brengen en/of houden van kennis op het gebied van digitaal informatiebeheer. De reden hiervan is dat we in toenemende mate geconfronteerd worden met het digitaal beheren en beschikbaar stellen van digitale informatie. Het soort trainingen als bij vraag 5, en daarnaast misschien meer ICT-gerichte trainingen. Deze kennis en vaardigheden gaan we ook nodig hebben bij verdere digitalisering. ICT-auditing (2014-2015), Informatie- en Documentatiemanagament (IDM) (2015) Yoga, om meer ontspannen met elkaar om te gaan. Cursus mediation zodat spanningen op werkvloer beter beheersbaar zijn k ben zelf betrokken bij het opzetten van de 'Leeromgeving digital preservation'. Ben dus meer bezig met het doorgeven van kennis dan met zelf trainingen volgen. De kennis heb ik afgelopen jaren uit veel bronnen gehaald beginnend met de cursus e-depot bij de Archiefschool in 2008. Ook heb ik ca. 2010 bij ICM de opleiding Procesmanagement gedaan. Dit bleek een zeer nuttige aanvulling op mijn bestaande kennis en ervaring, en is ook aan de raden voor mensen die binnen het archief- en erfgoedveld werken. E-depot Acquisitie digitale archieven Vele. Het archiefwezen is zeer in beweging. Het is daardoor noodzakelijk dat medewerkers geschoold blijven. Databasebeheer; informatiebeheer en –architectuur E-depot en IT management e-depot informatie management in de publieke sector cursus situationeel leidinggeven archiefrecht is erg leuk, veelzijdig en nuttig Archivistiek voor niet archivarissen Opleidingen, cursussen op het gebied van digitale archivering training "on the job" archiefonderzoek doen (eigen collectie goed leren kennen) en idem alle basis archiefprocessen (selectie, verwerven, beheren, beschikbaarstellen, inclusief openbaarheidsproblematiek)

Door de functierol Collectioneur / Acquisiteur aan collega’s aangeraden (adviezen van 2 van de 4 respondenten) • Bij 5 genoemde cursus omdat het de basis is van ons vakgebied. Van hieruit kun je de meest voorkomende uitdagingen op ons vakgebied goed benaderen Opleiding archivistiek B, omdat er vraag is naar mensen met een archiefdiploma •

55

Door de functierol Beheerder / Preserveerder aan collega’s aangeraden (advies van 1 van de 2 respondenten) • Digitalisering Door de functierol Dienstverlener aan collega’s aangeraden (adviezen van 5 van de 9 respondenten) • Master archiefwetenschappen als brede, gedegen basis. (wel zeer arbeids- en tijdsintensief) • Meer scholing rondom digitalisering. De archiefwereld heeft zijn mond erover vol, maar weet er veel te weinig van. Zoek partners hierin die meer weten over Big Data, etc; • Een van de ateliers. Een actueel thema binnen de archiefsector wordt op een interactieve manier bestudeerd en aangepakt en leidt tot nieuwe inzichten • Er zijn zo diverse groepen collega's met diverse behoeften om hun werk te optimaliseren, dat ik het bijna onmogelijk vind om deze vraag te beantwoorden. Ik pleit voor beroepsbegeleidende cursussen, zoals deze tot ongeveer tien jaar geleden in het kader van het programma Kennis Nabij zijn gegeven. Dit zou mogelijk zijn in het kader van een persoonlijk ontwikkelingsplan, maar ook ingebed kunnen worden in trainingen en cursussen voor medewerkers in diverse afdelingen. Als meerdere collega's samen cursussen volgen, kan dit stimulerend voor de sfeer in een organisatie zijn. • Open Cultuur Data; effectief persoonlijk communiceren

56

Bijlage 8 Gewenste leerbehoefte, met mijn indicatie aan welk kennisplatform de leerbehoefte gekoppeld zou kunnen worden [=tussen vierkante haken], en met antwoord (ja/nee) op de vraag of daarvoor het komende jaar een opleiding, training of cursus gevolgd zal worden. Opsomming naar oplopende leeftijd Aan de door het Nationaal Archief voorgestelde kennisplatforms zijn de kennis- en innovatievragen toebedeeld: 1. Inrichting informatiehuishouding overheden Inrichtingsprincipes overheidsorganisaties - Naar voren in de informatieketen - Keteninformatisering Digitale vernietiging - Cloud als digitale bewaarplaats 2. Kwaliteitssystemen en Architectuur Kwaliteitssysteem digitaal archiefbeheer 3. Waardering en Selectie Kennisvraag Waardering en Selectie - Archiefbescheiden buiten DMS - Vorming Particulier Digitaal Archief - Juridisch begrip overbrenging in digitale tijdperk 4. Preservation Preservering 5. Metadata Metadata 6. Toegang Open Toegang 7. Openbaarheid Openbaarheid - Open Data 8. Digitale verwerving en E-depot E-depot - Data Analytics - Digitale verwerving complexe collecties 9. Conservering (papier) Herziening archiefregeling 10. Presentatie en Dienstverlening Digitale dienstverlening - Auteursrechten in de archiefsector - Raadpleging beperkt openbaar materiaal in digitale tijdperk 11. Professionalisering en deskundigheidsbevordering 12. Particuliere archieven Antwoorden

• • • • • • •

• •

Verdieping in auteursrecht [=10]; beheren en conserveren van analoge dragers [=9]; leren sneller zelf digitaliseren [=10?] - JA Ik moet nog heel veel leren. Voor mij gaat het er nu om, wat heb ik op school geleerd en hoe gaat het in de praktijk - NEE Assertiviteit [=11] - NEE Vooral veel theorie over het vak van archivaris, de achtergrond van het praktische werk, hoe selecteer je[=3], hoe archiveer je etc.[=?] - JA Meer IT auditing [=2]; meer kennis opdoen over gemeentelijke processen ]1] - JA Ik zou graag meer over de presentatie van stukken willen leren [=10] - NEE Ik zou me graag verder willen verdiepen in hoe vanuit een netwerkgedachte archiefachterstanden weggewerkt kunnen worden en hoe op die wijze versneld collecties gedigitaliseerd kunnen worden [=10?]. Daarnaast wil ik meer inzicht krijgen in welke digitale klanten we bedienen en meer over het gebruik van sociale media t.b.v. communicatie en aanbieden collecties.[=10] - NEE Meer over digitale mogelijkheden archiefeducatie [=10], meer over Linked Open Data [=7], meer over ontwikkelingen in aanpalende (culturele) disciplines.[=?] - JA Ik zou zelf ook wel meer willen weten over een goede samenwerking met IT-partners[=1] - NEE

57

•

• •

• • • • • • •

• •

• • • • • • • • • • •

Naast het verder ontwikkelen op de terreinen waar ik nu voornamelijk mee bezig ben, wil ik meer te weten komen en praktische kennis ontwikkelen op het gebied van het overbrengen / acquireren van digitaal archief (overheid en particulier)[=3] en het controleren, toegankelijk maken en beheren van dit archief in het e-Depot.[=8] - NEE Verschillende zaken rakend aan het volgende: technische kennis tav digitaal archiefbeheer en datauitwisseling [=4 en 8]; (project & programma) management skills [=11] - JA Over de werking van een e-depot, dus niet wat is het is maar wat er allemaal bij komt kijken. Bijvoorbeeld hoe verloopt een aansluiting van de klant, hoe moet het archief worden ingevuld, hoe zit het met functioneel beheer, hoe zit het met preservering, hoe zit het met standaarden zoals PDFa. [=4 en 8] - NEE Toepassen van BMC-light.[=1] - JA Veel meer over digitale verwervingen; hoe krijg je digitaal archief van de zorgdrager in het e-depot [=8] - NEE Hoe andere kenniscoördinatoren in grote archieven de dingen doen, en waar ze tegenaan lopen [=11] - NEE Meer achtergronden over digitaal archiveren. [=4 en 8] - NEE Meer over modules van Mais Flexis [=10] - JA In mijn persoonlijke situatie ligt de behoefte bij leiderschapsontwikkeling [=11] - JA De grote uitdaging is het archiefwezen is: hoe kunnen we ons voorbereiden op een digitale toekomst met behoud van het "oude". Dat laatste is cruciaal! De archiefopleidingen hebben jaren geleden ingezet op het records continuum, maar hebben daarbij teveel overboord gezet. Studenten leren nu coderen in XML. Nuttig, maar daarin onderscheid de archivaris zich niet van een eerstejaars informaticastudent. Het onderscheidend vermogen van de archivaris zit 'm in paleografische kennis en andere "oude" vaardigheden. Dit ontbreekt in de huidige archiefopleidingen. Dat is echt een kolossale blunder geweest. De basis van het vak is daardoor weggeslagen! Er worden nu studenten opgeleid die heel goed weten hoe ze een bakkerszaak moeten runnen, maar geen brood kunnen bakken.[=11] - NEE Meer kennis over e-depot [=8], nieuwe selectielijst [=3] - NEE Beter begrip van informatiearchitectuur in het algemeen. Beter inzicht en begrip in informatiearchitectuur van gemeenten in het bijzonder: GEMMA en bouwstenen van de GEMMA, beter begrip en inzicht in gemeentelijke informatiearchitectuur en standaarden op om zelfde niveau met informatiemanager/architect over gemeentelijke informatiehuishouding te kunnen praten.[=2] Op de hoogte blijven van voor ons vak relevante wetswijzigingen en nieuwe regelgeving.[=?] Vaardigheden opdrachtgeverschap.[=11] Adviesvaardigheden.[=11] Vaardigheden innovatief denken en werken.[=11] - JA Er is geen budget voor opleidingen, dus privé doelen stellen. - NEE Projectmanagement.[=11] OAI-MPH harvesting for dummies.[=10] - JA Opslagformaten voor duurzame toegankelijkheid.[=4] Verdiepen in vernietiging.[=3] Opfrissen van kennis beheer en behoud.[=4 en 8] Regels openbaarheidsbeperkingen[=7] - JA Meer over het beheren[=8], beschikbaarstellen[=10] en bewaren[=4] van digitaal archief in het licht van de Archiefwet - JA Opzet en werking van het OAIS-model[=8], grondbeginselen van architectuur[=2?], hoe richt ik mijn collectiebeheersysteem in op het beheren van digitaal archief[=8] en bijbehorende metadata[=5]? JA Inzicht in bestuurlijke belangen, denkwijzen, besluitvorming, etc.[=1] Het maken van, en werken met open datasets[=7]. Linux (gebruik en beheer)[=?] - JA Archivistiek voor Nationaal Archief[=?] - JA Ik zou theoretische kennis willen verwerven over het maken van een acquisitieplan.[=3] Kennis opdoen over relevante wetgeving m.b.t. ons vakgebied.[=?] Met name de laatste ontwikkelingen, bijvoorbeeld over de Wbp[=7]. - NEE Competenties leiderschap[=11] - JA Inspectie[=2] - JA Ik kreeg een tip voor een goede cursus "sterk adviseurschap" Lijkt me komende tijd met alle veranderingen zeer relevant.[=11] - JA

58

•

• • • •

• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

Hoe moet een zorgdrager digitale archief in goede, toegankelijke staat vormen en beheren zodat het voor de burger uiteindelijk leesbaar en begrijpelijk is na 20 jaar? Op welke fronten (administratief, juridisch, technisch, maatschappelijk) moeten er aanpassingen komen om dit streven te realiseren?[=1] - JA Historische cartografie[=11]. Mindmapping[=11] - JA Mensen meenemen in het verhaal van digitaal beheer[=8] en op basis daarvan veranderingen bewerkstelligen[=11]- JA Ik wil meer over de archiefwet weten[=?] - JA 1) Welke eisen we op heel praktisch niveau moeten/willen/kunnen stellen aan de structurering en metadatering van digitale archieven die niet uit een DMS komen (particuliere archiefjes). Is nummering nodig? Is een externe inventarislijst nog nodig? Welke bestandsnaamgeving is slim? Welke structurering is slim?[=3] 2) Inrichting Digitaal Atelier :Welke aanvullende bewerking nodig is wanneer een archief 'TMLO-compatible' wordt aangeleverd. Is dat dan voldoende? Of gaan we achteraf een aanvullende bewerking doen? Wat dan? Hoe dan? Doen we dat zelf? Doen we dat pas in het e-depot, of al in het voortraject? Hoe ver kun je gaan in het voorschrijven van de inhoudelijke invulling door archiefvormer van velden in hun eigen DMS? Inspectie houdt zich daar niet mee bezig, moet je dat dan vanuit collectiebeheer wel willen doen? Anderzijds: herstellen achteraf is bijna niet te doen[=5] - NEE Informatie-architectuur[=2]. Engels[=11]. Kennismanagement[=11] - JA Informatie architectuur[=2] - JA Inhoudelijk kennisontwikkeling; specifiek gericht op architectuur [=2] - JA Meer over open data, wet hergebruik overheidsinformatie, e.d. [=7] - NEE "Programmeren" met (Linked) Open Data [=7] - NEE Digitalisering [=?] - NEE Ik wil me verder bekwamen in het me eigen maken van terminologie rondom digitaal duurzaam werken en archiveren [=4 en 8]. - JA Alles rond metadata - zowel technisch als inhoudelijk en contextueel. Het gaat mij dan minder om de theorie - die ken ik volgens mij al voldoende. Ik wil graag kennis maken met de vertalingen in de praktijk. Ervaringen dus [=5] - NEE Meer inzicht krijgen in de technische randvoorwaarden waaraan moet worden voldaan om te komen tot een passende, meer digitale dienstverlening [=10] - NEE IT auditing voor archiefinspecteurs: toegespitst op Rodin, ED3, Duto [=2]. Adviesvaardigheden?[=11] Architectuur?[=2] Projectmanagement?[=11] - JA Digitaal inspecteren [=2] - JA Ik wil zoveel mogelijk kennis opdoen van de digitale informatiehuishouding van met name gemeenten zodat we als archiefinstelling in staat zijn om onze toezichthoudende taak naar behoren uit te voeren [=1] – JA Transcriberen.[=11] Leren begrijpen van oud-rechterlijke archieven.[=11] - NEE Beter inzetten sociale media [=10] – NEE Projectbegeleiding/management digitaliseringsprojecten [=11] - NEE Praktische oplossingen voor vraagstukken m.b.t. digitaal archief; dus een stap verder dan de theoretische beschouwingen.[=8] En inderdaad misschien ICT-vaardigheden.[=1] - NEE Nieuwe managementtechnieken [=11] - JA Toezicht op de digitale overheid, IT-auditing RODIN [=2] - JA Professioneel opdrachtgeverschap ICT [=11]- NEE Prettiger omgaan met m’n tijd.[=11] Nuttiger gebruik met social media[=10] – JA Verder met projectmatig werken.[=11] Vakinhoudelijk wat zich voordoet, vooral t.a.v. digitalisering en e-depot-ontwikkelingen (bijscholing) [=8] - JA Zelf meer coachend leidinggeven [=11] - JA Praktische vaardigheden[=11] , kennis met betrekking tot nieuwe technologische uitdagingen op strategisch niveau [=?] - JA Vaardigheden op didactisch gebied [=10]- JA De 'klassiekers' oud schrift en middeleeuws Latijn, omdat er steeds meer vragen in de studiezaal komen, die hiermee te maken hebben! [=11] - JA

59

• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

Meer informatie over auteursrechten.[=10] Cursus behoudswerk[=9]. Ontwikkeling op gebied van digitaliseren bronnen [=10] - NEE Zorgen dat ik bij blijf op mijn vakgebied. Ik heb geen concrete opleidingsplannen op dit moment NEE Méér over de inhoudelijke kant (inventarisatie) van particuliere archieven [=3] - JA Selectie en vernietiging [=3]- NEE ICT Audits [=2]- JA Beter coördineren, communiceren en inspireren [=11] – JA Databasebeheer[=?]. Informatiebeheer en –architectuur[=2]. Applicatiebeheer[=?] - JA ICT opdrachtgeverschap[=11]. Projectmanagement[=11]. Onderzoek binnen Digital humanities[=11] - JA Meer over privacy[=7], Duto[=1] en Rodin[=2] - JA Collectie aan laten sluiten in een landelijk netwerk[=10]. Wikipedia lemma's[=?]. Auteursrecht[=10] NEE De digitale techniek achter metadatering en preservering[=4] - JA Hoe kan ik "in actie" blijven? Vinden van alternatieve verbindingen met ondernemende leeromgevingen (Knowmads, PatchingZone, etc.) [=11] - NEE Omgang met E-depot [=8]- JA De feitelijke inrichting van een e-depot [=8]. - JA Verder verdiepen in de nieuwe materie, en dan bedoel ik alles op digitaal gebied [=?]. - NEE Verbetering van de internettoegang [=10] - JA Beleidskunde[=11]. Inspectie/auditing archiveren te verbreden naar informatiekunde/bedrijfsvoering[=2] - JA Als adviseur naar overheden en particulieren wil ik vooral goed op de hoogte blijven van de ontwikkelingen op het digitale vlak van archiefbeheer [=?] - NEE Verdieping E-depot [=8] - NEE Verder ervaring opdoen met de e-Depotontwikkeling [=8] - NEE Kennis auteursrecht.[=10] Social media[=10] - NEE Kennis opdoen van e-Depot[=8] en online dienstverlening[=10] op managementniveau - NEE Digitalisering en samenhang [=?] - NEE Toepassing nieuwe media voor ontsluiting en presentatie archief (oud en nieuw)[=10] en mogelijkheden data-uitwisseling[7] - NEE Paleografie[=11]. Trainingen op het gebied van digitale archivistiek[=8] - NEE Mijn digitale vaardigheden uitbreiden [=11] - NEE Meer over het digitaal archiveren [=8]. - NEE Nieuwe ontwikkelingen, bijblijven, updaten van kennis [=?] - JA Welke landelijke netwerkarchitectuur/infrastructuur is nodig voor actieve openbaarheid en open data. Voetangels en klemmen voor actieve openbaarheid & open data [=7]- NEE Eigenlijk adviseer ik liever dan ik inspecteer: toetsing tijdens de startfase van ontwikkelingen. Daarnaast: Hoe herken/bewaak/ontwikkel je (het model van) de informatiewaardeketen in veranderende omstandigheden? Toetsing met NEN 2082 [=2] - JA Het proces van verwerven, ontsluiten [=3], beheren[=8] en ter beschikkingstellen[=10] van digital born particulier archief - NEE

60

Bijlage 9 Vraag uit de inventarisatie (enquête): Op 10 december 2015 is er een bijeenkomst over de leerbehoeften van medewerkers van archiefinstellingen. Welke vragen moeten volgens jou absoluut op die bijeenkomst gesteld en besproken worden? Antwoorden: • Dat ligt er aan voor wie de bijeenkomst is. Wat ik vind dat er besproken moet worden is dat de aangeboden cursussen, trainingen en opleidingen goed geëvalueerd moeten worden. Om de kwaliteit te borgen, maar ook om het gewenste effect te meten. Vaak worden er trainingen en cursussen gevolgd, waarna niemand hier meer naar vraagt of op reflecteert. • Van klassiek naar modern toegankelijk maken van collecties van beheer naar klant Toegevoegde waarde medewerkers archiefinstelling. slagroom op het toetje. • Sluiten huidige/bestaande opleidingen nog aan bij praktijk cq. ontwikkelingen vakgebied • Moet de verbreding van de kennis van ICT niet de hoogste prio zijn? Is leren niet vooral doen en durven. • Welke competenties (op de verschillende niveaus) zijn vereist ten aanzien van digitaal informatiebeheer en welke opleiding is in dit kader aan te bevelen? Of moeten we vaststellen we deze opleiding zelf moeten creëren? Hierbij denk ik aan een opleiding die toch wat langer duurt (bijvoorbeeld 15 lesdagen). Het is naar mijn mening wenselijk om te kijken of samenwerking met instellingen als de SOD en GO-opleidingen mogelijk is. Anderzijds kan misschien aangesloten worden bij de IDM-opleiding van de Erasmus Universiteit. • Hoe kunnen wij beter gebruik maken van de mogelijkheden van e-learning? Is er behoefte aan het ontwikkelen van een leergang gemeentelijke informatiearchitectuur? (bijv met e-learning / MOOC) Hoe blijven wij op de hoogte van voor ons vakgebied relevante wetswijzigingen en nieuwe regelgeving? • Wat er in de markt al beschikbaar is om onze kennis en vaardigheden op te schalen naar onze nieuwe taken. • Hoe gaan we de huidige generatie archivarissen klaarstomen voor een toekomst waarin we werken met e-depots? Welke kennis hebben we daarvoor nodig? Bijvoorbeeld kennis van architectuur, software of standaarden op het gebied van scannen. Welke archivaris weet bijvoorbeeld het verschil tussen PDFa en PDF2u? • Welke belangrijke ontwikkelingen zijn er te verwachten bij de overheid ? Welke hoofdstromen in de ontwikkeling van ons vakgebied zijn er zichtbaar c.q. concreet te verwachten de komende 5 jaar ? Subvraag: waar blijven de werkzaamheden die nu door de archiefbranche worden uitgevoerd ? Welke competenties zijn nodig om actief sturing en/of actief deel te nemen aan deze ontwikkelingen? • Ik heb jaren geleden VVA van de SOD gedaan. De opleiding was gericht op de papieren overbrenging. Komt er een VVA 2.0 die zich meer gericht op het overbrengen van digitale zaken/dossiers? • Hoe is de basisvaardigheid van het archief vak goed bij te brengen • Waarom gaat het in archiefland zo moeizaam om te komen tot duidelijke afspraken die voor alle archiefdiensten werken? • Welke leerbehoeften zijn er met het oog op de digitale ontwikkelingen van deze en de komende tijd? • Welke visie heeft men op archivering en de rol van de archiefinstelling? Past de geboden opleiding wel bij deze visie? Past de opleiding (Archiefschool) nog wel bij ons vak? Welke na- en bijscholing kan vanuit de Archiefschool extra geboden worden? • Welke competenties moet een archivaris hebben, buiten de vakinhoudelijke kennis? Van welke aanpalende vakgebieden kunnen we leren? En wat dan?

61

•

• •

• • •

• • • • • •

• • • • • •

• •

Er moet worden uitgegaan van de archiefvisie en andere visiedocumenten (ook die uit gerelateerde branches, zoals de bibliotheek- en museumwereld) om te bepalen wat men moet leren ipv naar de behoeften van dit moment. Kennis en ideeën moeten continu worden gerelateerd en getoetst aan de veranderende werkelijkheid. - Van welke aanpalende disciplines kunnen we leren / moeten we ons oor te luister leggen? - Welke ontwikkelingen/trends zijn er in en om ons vakgebied te onderscheiden en welke verdienen (meer) aandacht? - Wat moet vanuit de eigen beroepsgroep ontwikkeld worden en wat moet ingekocht worden? - Hoe maken we goed onderscheid tussen vakinhoudelijke leerbehoeftes en leerbehoeftes op competentieniveau? - Is het mogelijk om een archivistisch managementtraject op te zetten, zodat we talent uit ons eigen midden signaleren en opleiden voor hoger managementfuncties? Hoe zie je de toekomst voor je instelling? Hoe denk je de digitale archieven op te nemen in jouw organisatie? Hoe is de informativehuishouding van de archiefvormers ingericht? traject adviseren mbt digitaal archiveren Ik denk dat het verstandig is dat we ons een mening vormen over de 3 scenario's uit het rapport van het NA. Is drie bijvoorbeeld realistisch en wat wordt er dan binnen korte termijn van ons verwacht. Kunnen we afspraken maken over gezamenlijke kennisontwikkeling? Ik heb zelf als toezichthouder kortgeleden een middag bijgewoond over kennisontwikkeling en ik hoop dat er begin 2016 concreet zaken aangepakt gaan worden, bijvoorbeeld de kenniskringen. We werken tenslotte met een betrekkelijk kleine groep mensen aan dezelfde zaken. Samenwerking is dan essentieel en kan zeer veel meerwaarde hebben. Ik doe daar graag aan mee! Behoeften van de toekomst. Verschil tussen persoonlijke behoeften en behoeften van de dienst Hoe gaan we behoeften van de digitale archiefinstelling vertalen in een goede opleiding voor de digitale archivaris? Idee voor een jaarlijkse workshopdag? Welke leerbehoeften er leven en hoe er aan kan worden voldaan. Hoe kunnen ervaren medewerkers zich blijvend ontplooien zonder motivatie te verliezen? In hoeverre is het edepot de oplossing voor het omgaan met digitaal archief? Hoe kan een archiefinstelling zich er van verzekeren dat het digitale archief dat de komende jaren binnenkomt, voldoet aan de eisen, regels en richtlijnen mbt goede geordende en toegankelijke staat: met name: hoe waarborg je authenticiteit en integriteit. Voldoet de huidige master archiefwetenschappen aan de verwachtingen en wensen die archiefinstellingen tav toekomstige archivarissen hebben? Heb je inzicht in aan welke kennis behoefte is in de organisatie? Hoe ga je je verworven deskundigheid verder uitdragen in de organisatie en mogelijk daarbuiten (leerkringen). wordt door ARCHIEF2020 ahv van de evaluatie cursussen / bijeenkomsten georganiseerd? Welke fundamentele wijzigingen zien we plaatsvinden in het archiefveld (bv. digitaal, wet hergebruik, etc), en welke nieuwe kennis is daarvoor nodig Hoeveel ruimte wordt een medewerker gegund om blijvend te leren? * Sluit het huidige opleidingsaanbod (Hoge School Holland, Reinwardt Academie, UvA) aan bij het werken in de praktijk? Zijn er voldoende aanvullende cursussen? * Zijn leidinggevenden zich echt bewust van de vaardigheden en competenties die in de praktijk benodigd zijn? Met andere woorden: kunnen ze de behoefte (leerdoelen) goed beoordelen? Zijn ze zelf voldoende opgeleid en ingewerkt? * Hebben een goed systeem/plan voor het inwerken van nieuwe medewerkers? * Reserveren instellingen voldoende tijd voor het begeleiden van stagiaires? Continu leren en werken moeten samengaan. Meestal regeert de waan van de dag en is er geen beleid op scholing, tenminste bij ons. Door scholing kan een betere taakuitvoering ontstaan. Wat is het rendement van een cursus voor de algemene taakstelling van een archiefinstelling? Er is echt behoefte aan praktische handreikingen op het gebied van advisering aan particulieren over digitaal bestandsbeheer en de vorm van de bij te leveren beschrijvende metadata. Je kunt heel

62

• •

•

• • • •

•

• • •

• • • • • •

hard lachen om het idee van een inventarislijstje en het nummeren van mapjes, maar hoe moet het dan wel? Bestaan er praktische tips? Hoe moet je het uiteindelijk presenteren? ontwikkeling digitalisering/kennis auteursrecht Hoe lang willen we nog vasthouden aan de vereiste van een diploma archivistiek om bepaalde functies in het openbaar archiefwezen te kunnen vervullen? Archivarissen worden sinds enkele jaren links en rechts ingehaald in hun eigen vakgebied. De aanvankelijke reactie was het ophogen van de drempel tot toetreding tot het vakgebied (o.a. beroepsregister), maar misschien moeten we de drempel juist wel verlagen? Zeker met de uitstroom van de komende jaren in gedachten. Mijn ervaring is dat niet-gediplomeerde medewerkers vaak wel zo competent zijn, zeker als ze uit de DIVwereld komen. Waren zou je hun ervaring niet benutten bij het opstellen van inspectierapporten? Laten we aankomend archivarissen een beetje welkom heten in dit prachtige vakgebied en ze niet afschrikken met het beeld van jarenlange studie nadat men net van de universiteit is gekomen. Wat kan de dienstleiding doen om de medewerkers te bewegen om zich voor een cursus op te geven? (Nu wordt de verantwoordelijkheid nagenoeg volledig bij de medewerker gelegd. Maar hij/zij heeft geen tijd om het cursusaanbod continu in het oog te houden. Het is maar zeer de vraag of hij het hele aanbod kan overzien. Immers: de UvA /HvA zijn niet de enige partijen die relevante cursussen aanbieden. Hier ligt volgens mij een mooi rol voor P&O.) Laat kennis over oude archieven niet verloren gaan. Als je niet begrijpt wat je beheert, is wanbeheer onvermijdelijk. Is er voldoende budget bij archiefinstellingen voor de benodigde opleidingen, en zo nee, hoe kan er voldoende budget komen? Voor welke voorzienbare ontwikkelingen zijn welke scholingen nodig en op welke wijze moeten die scholingen ingericht/aangeboden worden? Hoe leren we sneller te schakelen in een veranderende omgeving? Hoe leren we beter te herkennen wat onze rol kan worden? Welke leerbehoeften zijn leidend (want er worden vroeg of laat ongetwijfeld prioriteiten gesteld)? Wat bepaalt dat zij leidend zijn? -wie wil er met behulp van tools uit verwachtingsmanagement en organisatiekunde naar werkprocessen (en producten en diensten!) naar het functioneren van zijn/haar organisatie kijken? M.i. komen veel archiefinstellingen niet veel verder dan Plan en DO uit de PDCA-cyclus. -wie wil 'veranderen' in zijn genen hebben of krijgen? M.i. zitten er nog steeds teveel archivarissen/informatiebeheerders in hun comfortzone. -wie is er bereid om niet vanuit de professionaliteit, maar vanuit de gebruiker te denken? M.i. zijn teveel collega's nog steeds bezig om te bedenken wat volgens hen goed is voor de gebruiker. Hoe kunnen de oude en de nieuwe lichtingen archivarissen van elkaar leren. Moet er nog worden geïnvesteerd in oude vaardigheden als inventariseren, transcriberen en kennis van Latijn? Wat is de positie van archiefdiensten t.o.v. erfgoed en t.o.v. administratie/archiefvormers in de nabije toekomst --> welke kennis/competenties hebben archivarissen etc. dan nodig? Naast kennisbehoefte: welke gedragscompetenties/houding/vaardigheden zijn vereist in een veranderende en veranderde organisatie/omgeving? Gaan we helemaal digital Welke kennis ontbreekt? De inzet van MOOC (waarbij het aanbod uiteraard de Archiefschool overtreft) Het vinden en toepassen van kennis die zich buiten het erfgoedwezen bevindt Waarom is echte samenwerking zo moeilijk? Wie is je toekomstige klant? Wat moet jij leren om die klant van dienst te zijn? Welke kennis en vaardigheden hebben medewerkers op diverse niveaus nodig om hun vak in de volle breedte in de toekomst aan te kunnen. Wat maakt ons beroepsveld in staat om breder te kijken dan onze klassieke taken maar opent de wereld van de informatieprofessionals.

63

•

• •

• • •

• • • • •

• • • • • • • • •

•

Medewerkers die alleen op tijdelijke basis ergens werken, en die zich willen blijven ontwikkelen, moeten nu zelf de investering doen (in tijd en geld) om bij te blijven. Ze hebben hiermee een achterstand op medewerkers die in vaste dienst zijn. Hoe kun je bewerkstelligen dat ze deze inspanning kunnen delen met hun werkgever c.q. opdrachtgever? Waar ligt de regierol voor het aanbieden van cursussen en trainingen? Hoe kun je er (als team) voor zorgen dat teamleden gemotiveerd werken en zich uitgedaagd voelen? Vaak zijn opleidingen erg breed georiënteerd. Ik zou graag wat meer specifieke cursussen / opleidingen zien. Ook vind ik het cursusaanbod op MBO niveau matig. Het is of dat je begint bij een archiefinstelling (bv SOD 1) of het is echt gericht op leidinggevenden / managers. Hoe voor de toekomst het kennis- en opleidingsniveau van archiefmedewerkers op peil blijft en hoe dit in voldoende mate op de veranderende praktijk afgestemd kan worden. (Van fysiek naar digitaal archiveren). Hoe kun je archiefmedewerkers het beste voorbereiden op nieuwe ontwikkelingen zoals digitalisering? Wat wil jezelf leren? Hoe neem jezelf verantwoordelijkheid voor een 'levenslang' opleidingsplan? Wat heb je daarvoor nodig? Wat zou je willen veranderen aan het huidige aanbod van opleidingen, cursussen etc.? hoe monitor je dat er ook daadwerkelijk iets geleerd wordt? Hoe zorgen we ervoor dat medewerkers die gewend zijn met papieren erfgoed te werken in staat gaan zijn om te werken met digitaal archief? Moet je als archiefmedewerker steeds meer kennis van ICT hebben? Hoe kan er voor worden gezorgd dat een cursus of opleiding zo goed mogelijk aansluit op de praktijk Het lijkt me heel zinvol dat archiefinstellingen aan de hand van hun beleid, toekomstplannen en de mensen die ze in dienst hebben met hen een plan vormen over hun scholing. Dus individuele leerbehoeften zouden in mijn ogen wel in het grotere geheel moeten passen. Als blijkt dat dat niet met elkaar overeenkomt moet leidinggevende en medewerker daar ook meer met elkaar over in gesprek. Inhoudelijke kennis van archieven en collecties, ook oud-schrift, blijven van belang om bezoekers goed van dienst te kunnen zijn. Zijn leerbehoeften een vast onderwerp in het beleidsplan? Let op de persoon en let op de kwaliteiten van de medewerker en speel daarop in. Dat hij of zij zich daarin kan specialiseren. Hoe houd ik oudere archiefcollega's (uit de tijd van carbonpapier en Triumph) bij de tijd? Hoe begeleiden we de overgang van analoog naar digitaal. Of zijn we al te laat? Kennis of competenties, waarin moeten we investeren en wie het meeste werkgever of werknemer? Hoe begeleid ik collega's in het digitale werken. Hoe begeleid ik collega's in het zoeken van digitale informatie. Het overbrengen / acquireren, controleren, toegankelijk maken, beheren en beschikbaar stellen van digitaal archief (overheid en particulier) is het grootste thema binnen de archiefsector op dit moment. Hierover (de hoe-vraag) zal op 10 december zeker over moeten worden gepraat. Wat goede cursussen zijn om te volgen Hoe kom je in de actiestand en wat is daarvoor NU je eerste actie? Noem 3 onderwijsomgevingen, niet zijnde HVU / UVL / Reinwardt, die een impuls kunnen geven aan de vormgeving van horizon 3 (uit de toekomstvisie van het NA)? Wat gebeurt er als je Nu niets doet? Hoe was je eerste dag op Singularity University? Wat heb je nodig om een Knowmad te worden? Wat is je laatste gedachte geweest? Benoem het in drie woorden en inspireer je buurman/ -vrouw daarmee. Stel drie goede vragen en je mag naar huis! Ondernemerschap en verdienmodellen moderne erfgoedinstelling Samenwerken in de sector onderling en met zorgdragers en koepelorganisaties.

64

• • • •

• • •

• • •

•

•

•

• •

•

Fondsenwerving voor projecten en aantrekken personeel met nieuwe skills Wat dient een archivaris anno 2030 te kunnen en kennen? Antieke vakken als oorkondenleer en paleografie e.d. op een of andere manier terug? Museale vakken als tentoonstellingsbouw, rondleidkunde en omgaan met schoolgroepen meer binnenhalen. Informatiearchitectuur - waarom deze bijeenkomst - waarom zijn medewerkers hier naartoe gekomen (moeten/willen?) - (wat) is het probleem? wat gaan BRIAN met de informatie doen? - waarvoor zou je bij willen leren? (vanuit angst, verandering, interesse, iets anders) - wat wil je leren? Inhoud, vaardigheden etc & waarom? - hoe gaat je baas om met wat je wel/niet/ wil leren? - wat zou het beter/makkelijker maken? Wat moet je als medewerker van een archiefinstellingen niet willen leren? Wat wordt de rol van de archivaris in de toekomst. Vooral met de komst van het digitale archief. Hoe je 'education permanente' het beste vorm kan geven. Daar kunnen opleidingen, cursussen en trainingen deel van uit maken. Maar curriculae die snel verouderen zijn een risico. Er moet dus altijd een flinke dosis 'learning on the spot' en het doorgeven van de resultaten daarvan aan collega's bij zitten. En gelukkig gebeurt dat in de archiefwereld in ruimte mate. En daar lever ik zelf ook een bijdrage aan. - de verschillende manieren waarop mensen leren - de eigen leerstijl - belang van leren en ontwikkelen voor organisaties en medewerkers Hoe zorgen de archiefinstellingen ervoor dat de medewerkers doorlopend geschoold worden/blijven in de ontwikkelingen in het archiefvak, of, anders geformuleerd, wie of welke instelling gaat zorgen voor ontwikkeling en uitvoering van deze scholing. Wat is de gezamenlijke visie op een archiefinstelling anno 2015 en anno 2025? Welk type medewerkers hebben we nu nodig en zijn er straks dan nodig om daar invulling aan te kunnen geven? Wat betekent dat voor het huidige opleidingenaanbod en voor dat in 2025? Kan de fitgap (ook, mede) gevuld worden met mensen die traditioneel niet bij een archiefinstelling werken? Van welke onderwerpen/ ontwikkelingen moet een archivaris anno 2016 op de hoogte zijn om zijn skills en kennis ook (met gezag) te kunnen toepassen in een digitale omgeving? Denk aan big data, e-discovery, informatiebeveiliging, keteninformatisering, overheidsregisters, informatiearchitectuur. - Is het kennisniveau bij archiefinstellingen voldoende om verder te kunnen met digitale overbrengingen, e-depot etc.? - Blijft het kennisniveau bij archiefinstellingen voldoende op peil om ook de papieren collectie in voldoende mate te kunnen ontsluiten, ter beschikking te stellen en te behouden? Deze vraag: Zou het niet wenselijk zijn om de medewerkers zich permanent te laten bijscholen? Dit omdat mensen die bij een archiefinstelling komen werken, daar veelal lange tijd blijven werken. Terwijl aan de andere kant het vakgebied zichzelf ook continu ontwikkelt. De kloof tussen opleiding en praktijk wordt daardoor groter en kan niet altijd door praktijkkennis worden gedicht. Hoe gaan de opleidingen aansluiten op de behoefte van het veld? - Focus op effectiviteit en efficiency, hoe behaal je met weinig inspanning veel resultaat, wat is het laaghangende fruit? Hoe kun je aanhaken op de prioriteiten in organisaties, meebewegen op energie die er al is en niet teveel hameren op archiefwetten, kortom dingen die kunnen in plaats van moeten. Hoe lever je toegevoegde waarde voor de achiefvormers? - Hoe zorg je ervoor dat focus verschuift van het vertrouwde erfgoed naar goed informatiebeheer bij de archiefvormers? - Voor welke uitdagingen en mogelijkheden staan we? - Werken onze (papieren) tools nog wel in een digitale omgeving? Proberen we niet met een hamer een schroef in een plank te slaan? Hoe kunnen we een brug slaan tussen de klassiek geschoolde archivaris en de uitdagingen die de moderne informatiemaatschappij ons biedt en vice versa.? Dus klassieke kennis bewaren en overdragen in een moderne omgeving.

65

• • •

•

• •

•

(Nieuwe) ontwikkelingen en oude kennis: hoe matchen we dat? Hoe gaan we als archiefinstelling om met auteursrechten en de online wereld? Het is van belang dat iedere archiefmedewerker de basiswetten en -regels omtrent deze rechten kent, om te voorkomen dat (onbewust) deze rechten worden geschonden en een archiefinstelling in de problemen komt. Het veranderproces van analoog naar digitaal beheer van archieven en collecties bij archiefinstellingen gaat zo tergend langzaam, zodat opgedane kennis na cursussen en opleidingen bij de uitvoering ervan voor een groot gedeelte achterhaald is.(e-depot). Kan men direct aan de gang, na het volgen van de aangeboden cursussen? Optimalisering digitale vaardigheden om bezoekers ook virtueel beter te helpen. Als het zich in de organisatie voordoet, is ook tenminste basiskennis van het e-depot nodig. 'Klassieke' vaardigheden komen door de vragen van veel jonge onderzoekers weer als opleidingsbehoefte in beeld. Hierbij denk ik aan kennis van de geschiedenis van je regio, institutieleer, zegelkunde, paleografie en middeleeuws Latijn. Wil je gaan voor de toekomst? Of het nuttig/handig is om opleidingen/trainingen te organiseren die medewerkers van de archiefinstellingen samen met medewerkers van de aansloten zorgdragers volgen. (Vooral als het gaat over trainingen op het gebied van informatiearchitectuur, archieftoezicht/horizontale verantwoording.) Hoe zorgen we dat de kernwaarden van de archivaris (authenticiteit, bewaken context, betrouwbaarheid) overeind blijven terwijl er steeds minder archivarissen over archieven gaan?

66

Bijlage 10 Leerbehoefte opgehaald door Archief 2020, najaar 2015 gegroepeerd door Leo Sonnenschein Competentieontwikkeling (alg. kennis, vaardigheden) • Presentatietechnieken (gedrag maar ook misschien opstellen van een presentatie/ vormgeving) • Gesprekstechnieken (luisteren/ doorvragen/ samenvatten; het probleem achter het probleem kunnen achterhalen) • Intervisie en facilitering bij ervaringen/kennis ADI's delen (momenten om met elkaar in gesprek te zijn) • Cursus/ workshop project management • Hoe laat je gemeenten een goed archief aanleggen (verandermanagement) • Overdrachtsprotocollen: Hoe zien de bestaande protocollen eruit, wat zijn de overeenkomsten en wat de verschillen • Ervaringen uit de praktijk. Hoe zijn pilots verlopen, welke problemen er ontstonden etc. • Informatiehuishouding decentrale overheden/hoe werken overheden • Op de hoogte gehouden willen worden over de nieuwste technische oplossingen die handig zijn voor digitaal archiveren Architectuur/techniek • Basiskennis componenten GEMMA architectuur (RGBZ metadatamodel zaakgegevens, RSGB stelsel van basisregistraties irt TMLO, StuFF (berichtenverkeer)) • Architectuur technische infrastructuur • Visie op data (eigendom, of beheer) en impact op architectuur • Functionaliteit en kaders van vernietiging archiefbescheiden • Archieffunctie en architectuur van samenwerkingsverbanden (lokaal, regionaal) • Vertalen architectuuruitgangspunten naar praktijk (basisplaat architectuur) • TopX/Topix. Wat houdt het in, is er een applicatie waarmee je XML bestanden naar Topx kunt overzetten? • Open data/Open toegang Standaarden/metadata • Standaarden alg • Metadata bouwvergunningen • Zwervende metadata' vinden en benutten • Mappen metadata DMS naar metadataschema e-depot/TMLO-mapping • TMLO de diepte in: per element noodzaak, waarom nodig, Welke informatie kun je erin kwijt en welke niet? E-depot specifiek • Bestandsformaten. Onder andere: welke bewaar je in het e-depot? Bewaar je naast het duurzame formaat ook het originele formaat? Of ook nog een raadpleegbestand? • E-depot architectuur (aansluiting op DMS van gemeentes • Overbrengen van bestanden op team-schijven naar het e-depot, omgang met een digitale erfenis. • Toegankelijkheid E-depot Toekomst/strategisch • Veranderende relatie archief - overheid, Impact van verschuiving van beheer • informatie richting producent • Herkenbaarheid ADI-netwerk: meer aandacht voor de functie tijdens evenementen/congres • Wat gebeurt er biuiten Nederland? (Voorbeeld: Antwerpen, preservica, Australië [Jeurgens!], Duitsland, UK, Google [out of the box denken!] Ondernemerschap • Dienstverlening richting overheden en verdienmodellen o werksessies/visiesessies

67

• •

o intervisie met mensen van buiten? o NA + instellingen + gebruikers + markt Business cases en kostenverrekening Marktverkenning E-depot

Juridisch • Juridische aspecten bij implementeren e-depot (aanbesteding, samenwerking met gemeentes, GR etc) • Juridisch kader van archiveren (college archiefwet) voor adviseurs zonder archiefachtergrond Organisatie/branche/managementvraagstukken • ‘up chuncken’ van DIV-ers naar informatiebeheerders Specifiek inhoudelijk • Impact nieuwe omgevingswet op archiefsector en architectuur

68

Bijlage 11 Opleidingen e.d. per leerbehoefte Informatie over de leertrajecten zijn van de aanbieders, zoals deze in OD mei 2015 of op internet gepresenteerd wordt; ingedeeld naar collectieve leerbehoeften en naar de thema’s van de kennisplatforms. Dagdelen zijn omgerekend naar dagen.

In de opleidingenspecial van OD hebben in totaal 10 organisaties/bedrijven gegevens over opleidingen, trainingen en cursussen aangedragen. Veel ervan richten zich, logisch gezien het lezerspubliek van de OD, op degenen die zich met records management bezig houden. Aanbieders in de OD: Archiefschool (archiefschool.nl) Auditconnect (auditconnect.nl/nl/trainingen/it-audit/it-audit-archiefinspecteurs/) Dino4 (dino4.nl) DIOR (dior.nl) 78 Doxis (doxis.nl) Erasmus Academie (erasmusacademie.nl) GO Opleidingen (GOopleidingen.nl) Reinwardt Academie (Archivistiek B) SOD Next (sodnext.nl) Van Kaliber (vankaliber.nl)

STORYTELLING Storytelling – GO Vertel je verhaal doeltreffend! 2-daagse workshop Storytelling

VERANDERCOMPETENT Programma Managementontwikkeling DOM – Dino4 (5 bijeenkomsten/dagen) Specifiek gericht op de leidinggevenden of (strategisch) adviseurs binnen het vakgebied van informatiemanagement. Ook bedoeld als platform voor uitwisseling van ideeën en aanpak van situaties. Verscherping van inzicht in eigen rol en bijdrage aan de omslag naar het werken in een digitale omgeving. Praktische handvatten voor inspireren en motiveren van medewerkers en het verkrijgen van mandaat. Verandermanagement – GO Opleidingen Zorg voor een succesvol en doeltreffend verandertraject met de 2-daagse cursus.

ADVISEREN Leergang adviseur Digitale organisatie – Dino4 (14 dagen) Deze praktijkgerichte leergang is gericht op diegenen die zich willen (door)ontwikkelen in de rol van adviseur in informatiemanagement, facilitaire diensten en ICT-organisaties. Ontwikkelen van samenhangend inzicht en visie op de belangrijke thema’s in het vakgebied. 60% is theorie, 40% vaardigheden. Centraal staat de vertaalslag naar de eigen praktijk. Deelnemers lopen mee met de senior adviseurs (externe organisatie), en leveren tevens een kwalitatief informatieplan op. Er is een line-up van veertien docenten, die allen een specifieke expertise hebben. Met elke deelnemer wordt vooraf middels een intake een profielschets van de persoon en de organisatie gemaakt. Adviesvaardigheden – GO opleidingen 7-daagse cursus waarin de deelnemer adviesvaardigheden leert en een eigen adviesstijl ontwikkelt.

78

Hoewel Doxis in de OD leertrajecten aanbiedt, zijn die niet op de site van Doxis en SDU gevonden

69

Informatieadviseur – GO opleidingen 12-daagse cursus waarin je leert kennis en inzichten in het informatiedomein op een effectieve manier over te brengen op de organisatie. Adviseren – SOD Next (3 dagen) Veel informatiespecialisten zijn goed in hun vak, maar het lukt hen niet altijd hun ideeën in de organisatie geaccepteerd te krijgen. Dat is jammer, want vaak is een onderdeel van hun taak een bijdrage te leveren aan de optimalisering van de informatievoorziening in de organisatie. Om succesvol te zijn in een organisatie is beheersing van de eigen vakdiscipline dus niet voldoende. In deze cursus leer je hoe je ideeën en adviezen in een organisatie geaccepteerd krijgt en hoe weerstanden overwonnen kunnen worden.

BESTUURLIJK-JURIDISCHE SENSITIVITEIT Geen aanbod bij vakopleidingen.

DE TAAL VAN DE ICT Leergang Informatiemanagement en informatietechnologie - DIOR (9 modules) Hoe kunnen de disciplines Informatiemanagement (IM) en Informatie en Communicatie Technologie (ICT) beter samenwerken? Kunnen deze twee disciplines niet beter bij elkaar gevoegd kunnen worden? De LIMIT is ontwikkeld om op te leiden tot specialist, werkzaam op het snijvlak van IM en ICT. De leergang is voor Young Professionals, adviseurs IM en functioneel beheerders. Mastercourse Succesvol sturen van ICT-processen – Erasmus Academie (8 bijeenkomsten) Informatie is voor overheid en bedrijfsleven een cruciale productiefactor. Een doelmatige en doeltreffende informatievoorziening is daarom essentieel. Goed informatiemanagement draagt bij aan een succesvolle implementatie van informatiseringsprojecten. De Mastercourse Succesvol sturen van ICT-processen geeft u de tools in handen om werkprocessen succesvol te vertalen naar ICT-systemen en de kosten van ontwerp en uitvoering beheersbaar te houden. De mastercourse richt zich daartoe vooral op de cruciale analyse- en ontwerpfase van ICT-projecten, waarin de vraag naar automatisering van werkprocessen vertaald moet worden naar een bruikbaar ICT-concept. Leergang ICT ontwikkelingen – SOD Next (6 lesdagen) Iedereen krijgt in toenemende mate te maken met ICT in relatie tot ontwikkelingen binnen de eigen organisatie. Veel professionals zijn goed in hun vak, maar op het terrein van ICT zijn ze (nog) niet echt thuis. Met deze leergang 'ICT-ontwikkelingen' krijg je een introductie in de wereld van de ICT, met als doel om binnen je eigen organisatie een volwaardig gesprekspartner te worden voor ICT-ers.

KLASSIEKE VAARDIGHEDEN Fotocollecties beheren en toegankelijk maken – GO Opleidingen HBO 3-daagse cursus over het verantwoord bewaren en snel terugvinden van (digitale) foto's. Cursus Archiefbewerking – Archiefschool (3,5 dag) Bewerken en beschrijven van archief vanuit archivistische methoden en kennis, toepassen archiefbewerkingsplan (Hbo). Voortgezette Vorming Archiefbeheer – SODNext(13 lesdagen) - VVA De VVA-opleiding richt zich op het semi-statisch archiefbeheer. De opleiding behandelt primair de relevante aspecten van de vervaardiging van een archiefinventaris, maar gaat ook uitgebreid in op het bewerken van digitale archieven en het calamiteitenplan. Een ervaren en gediplomeerd mentor begeleidt je tijdens de duur van de opleiding bij de uitvoer van de praktisch opdrachten. Klassiek inventariseren – VHIC (3 dagen) Van wezenlijk belang voor een goede toegankelijkheid vormt de goede beschrijving van de geordende archiefbescheiden in de vorm van een beschrijvende inventaris. Hiermee kan een onderzoeker snel zijn of haar weg in het archief vinden. Selectie, (her)ordening en beschrijving van archieven dient door goed opgeleide personen te gebeuren. Dit hoeven niet persé personen te zijn die in het bezit zijn van een diploma archivistiek, maar wel dienen zij de grondbeginselen van selecteren, ordenen en beschrijven van archieven te kennen.

KENNIS VAN (NIEUWE) TECHNOLOGIEËN Geen aanbod bij vakopleidingen.

70

WET- EN REGELGEVING Cursus Archiefrecht en archiefnormen – Archiefschool (2,5 dag) Relevante wet- en regelgeving toepassen in de dagelijkse praktijk van informatiebeheer, archiefbeleid en DIV (Hbo+). Juridische aspecten van informatiemanagement – GO Opleidingen HBO Vier expertsessies over de juridische aspecten van informatiemanagement zoals cloud computing, privacy, security en datalekken. Cursus Auteursrecht voor archieven – Archiefschool (1 dag) Auteursrecht voor archieven, systematiek van het auteursrecht, toepassen in beeldbanken, bouwtekeningen, kranten online, studiezaal en meer (Hbo). Cursus Persoonsgegevens en het archief – Archiefschool (2 dagen) Afwegingen maken om verantwoord om te gaan met persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens in archief en/of database, Wbp en de Archiefwet geven kaders (Hbo). Incompany Training Regels voor archiefbeheer – Archiefschool Overheidsorganen zijn verplicht regels voor archiefbeheer op te stellen. Bij het rijk zijn dat beheersregels, bij de lokale overheden is het een archiefverordening en het besluit informatiebeheer. Deze regels gelden voor alle archiefbescheiden, zowel papier als digitaal. In companycursus Openbaarheid - Archiefschool Openbaarheid en openbaarheidsbeperking voor medewerkers dienstverlening en verwerving en voor DIV voor de overdracht van archieven (praktische incompanytraining Mbo/Hbo). INRICHTING INFORMATIEHUISHOUDING OVERHEDEN Misschien geïncorporeerd in meer algemene informatieopleidingen, maar geen specifiek aanbod. KWALITEITSSYSTEMEN EN ARCHITECTUUR Training Kwaliteitszorg – DIOR (2 dagen) Kwaliteit is van belang in iedere organisatie, maar zeker binnen informatiemanagement. DIOR leert je te werken aan kwaliteit en aan het organiseren van een kwaliteitszorgsysteem. Je leert te denken in kwaliteit en de vertaling te maken naar een kwaliteitssysteem. Kwaliteitszorg – GO Opleidingen HBO 2-daagse cursus waarin u leert de kwaliteit van de informatiedienstverlening te beoordelen, bij te sturen en te borgen. Handboek vervanging analoge archiefbescheiden – GO Opleidingen MBO/HBO 3-daagse cursus waarin u leert een 'Handboek vervanging analoge archiefbescheiden' op te stellen. Vervanging – SODNext (2 lesdagen) Binnen Archief 2020 is de Handreiking Vervanging opgesteld. Deze Handreiking is opgesteld omdat veel overheden bezig zijn met digitalisering van archiefbescheiden en digitaal werken. De Handreiking biedt nadere uitleg biedt rond de bepalingen voor vervanging uit de Archiefregeling en laat betreffende organisatie eigen keuzes maken; de handreiking is geen invulformat. In de cursus vervanging komen we tot een zo concreet mogelijke invulling voor de eigen organisatie. Cursus Toezicht op de digitale overheid – Archiefschool (4 dagen) Toezicht op de digitale overheid, informatiehuishouding, i.s.m. Werkgroep Archieftoezicht van BRAIN. Kwaliteitszorg Informatievoorziening – SODNext (2 lesdagen) Parallel met de groei van het belang van informatie neemt de behoefte aan een betrouwbaar inzicht in de kwaliteit van de informatievoorziening toe. Inmiddels is iedereen overtuigd van het belang van een kwalitatief goede informatievoorziening. Maar wat is eigenlijk kwaliteit en hoe meet je het? Welk kwaliteitsniveau is gewenst voor de organisatie? Hoe handhaaf je de gewenste kwaliteit? Auditing – SODNext (3 lesdagen) Auditing is de manier om de kwaliteit van het informatiebeheer (de informatieprocessen) te beoordelen en te borgen. De Informatiespecialist draagt bij aan (het beheersen van) de kwaliteit van informatie. Ook de nieuwe Wet Revitalisering Generieke Inspectie vraagt om een andere kijk naar kwaliteit van de informatievoorziening. Nog een reden om u te verdiepen in de aspecten van controle en kwaliteitsborging.

71

Kwaliteit en Informatie-management – SODNext (3 dagen) Bestuurlijke informatieverzorging besteedt aandacht aan de samenhang tussen organiseren en informatiseren en aan het inrichten hiervan. De begrippen informatie en organisatie worden in hun onderlinge samenhang beschouwd. Organisaties zijn meer aandacht gaan besteden aan verbetering en beheersing van de (digitale) informatiehuishouding en het digitaliseren van de werkprocessen. Meting en sturing van de kwaliteit van de (digitale) informatiehuishouding door het management is belangrijk. De nieuwe DIV-er gaat hier een belangrijke rol bij vervullen. Belangrijke thema’s zijn de analyse van besturingsvraagstukken binnen een organisatie, de ontwikkeling van het beheer van informatiesystemen, de kwaliteit van informatiesystemen, het informatiebeleid in organisaties en het beschrijven van instrumenten voor interne controle. IT audit Essentials voor archiefinspecteurs - Auditconnect (3 dagen) Digitale documenten worden steeds belangrijker als medium voor het vastleggen van bedrijf kritische informatie. Het ontbreekt echter veelal aan waarborgen voor de betrouwbaarheid, volledigheid, authenticiteit en duurzame toegankelijkheid van digitale informatie. Cruciale informatie zit vaak verstopt in persoonlijke mailboxen, netwerkschijven, applicaties en is niet beschikbaar als bewijsmateriaal bij geschillen, voor WOB-aanvragen van burgers of als bron voor verantwoording bij audits, enquêtes en onderzoeken. Aanwijzingen, richtlijnen en handreikingen zoals RODIN, VNG handreiking ‘Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via KPI’s en ED3 gaan nader in op o.a. de kwaliteit van de informatievoorziening. Deze documenten, veelal opgesteld als checklijst, zijn handzaam maar bieden de inspecteur of archivaris vaak te weinig handvaten om exact te weten hoe e.e.a. moet worden ingericht of geïnspecteerd. Tijdens deze 3-daagse opleiding van AuditConnect wordt ingegaan op algemene IT en IT-audit beginselen. Vervolgens worden deze vertaald naar de wijze waarop RODIN, de VNG-handreiking en ED3 kunnen worden toegepast. WAARDERING EN SELECTIE Geen aanbod bij vakopleidingen. PRESERVATION Aan de Universiteit van Amsterdam heeft men plannen voor een aparte studie. METADATA Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden (TMLO) – GO Opleidingen MBO/HBO 1-daagse workshop die u in staat stelt een start te maken met TMLO binnen de eigen organisatie. TMLO - SODNext (2 lesdagen) Binnen Archief 2020 is het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) opgesteld. In het kader van digitale duurzaamheid, interoperabiliteit en overdracht naar toekomstige e-depots is het van belang dat dit profiel in overheidsorganisaties breed toegepast gaat worden. TOEGANG Encoded Archival Description - Introductiecursus – GO Opleidingen HBO Een 2-daagse introductiecursus waarin u onder andere leert wat het doel is van de Encoded Archiving Description en inzicht krijgt in de verschillende manieren waarop de EAD gebruikt kan worden. Introductie RDA en FRBR – GO Opleidingen HBO 2-daagse cursus over de betekenis van RDA en FRBR voor de praktijk van het catalogiseren en voor de praktijk van het zoeken in catalogi. PDF/A en andere opslagformaten voor duurzame toegankelijkheid – GO Opleidingen MBO/HBO 1-daagse cursus over het duurzaam archiveren van digitale documenten met PDF/A en andere opslagformaten. Taxonomieën en thesauri – GO Opleidingen MBO/HBO Verwerf kennis en inzicht de ontwikkeling en toepassing van woordsystemen als gecontroleerde trefwoordenlijsten, taxonomieën en thesauri tijdens deze tweedaagse training. Cursus EAD in de praktijk – Archiefschool (3 dagen) Toegangen maken voor internet met EAD, beschrijvingsstandaarden ISAD(G) en ISAAR (CPF) toepassen (Hbo).

72

OPENBAARHEID Werken met Open Data – GO Opleidingen HBO Driedaagse praktische cursus over het gebruik van Open Data Introductie Big Data – GO Opleidingen MBO/HBO 1-daagse cursus waarin je leert omgaan met 'Big Data' binnen jouw organisatie. DIGITALE VERWERVING EN E-DEPOT Cursus Digitaal depot – Archiefschool (5 dagen) E-depot inrichten: randvoorwaarden, plan van aanpak, doorontwikkeling digitale duurzaamheid, duurzaam archiefbescheiden beheren (Hbo). Digitale duurzaamheid - SODNext (2 lesdagen) Alle informatie is vergankelijk. De levensduur van digitale informatie wordt bepaald door software, hardware en de houdbaarheid van de drager. Dataformaten en databases zijn slecht beschreven en software verliest de ondersteuning of verdwijnt van de markt. De uitdagingen rond Digitale Duurzaamheid vragen om een aanpak op meerdere niveaus. Er zijn technische oplossingen nodig voor het duurzaam opslaan en toegankelijk houden van digitale informatie. Organisaties zelf zijn verantwoordelijk voor het professioneel en efficiënt bewaren van informatie. Ook met betrekking tot de integriteit en de authenticiteit van digitale informatie. De directie heeft een verantwoordingsplicht. Een goede risicoanalyse plus business case is nodig om Digitale Duurzaamheid op de kaart te zetten. Digitale Duurzaamheid bestaat uit een set van handelingen en beheersactiviteiten die nodig zijn om voortdurende toegankelijkheid van digitaal materiaal te kunnen waarborgen. Dit betekent dat zorgzaamheid nodig is bij de creatie en tijdens het beheren van de informatie. Duurzame toegankelijkheid – VHIC (1 dag) Duurzame toegankelijkheid is een veel gebruikt begrip. Het wordt genoemd als een belangrijk aandachtspunt door wet- en regelgeving en door standaarden en richtlijnen met betrekking tot (digitaal) informatiebeheer. Maar wat wordt er eigenlijk mee bedoeld? Waarom zou het voor u of voor uw organisatie van belang zijn? En wat is er voor nodig om duurzame toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden te realiseren? CONSERVERING (PAPIER) Geen aanbod bij vakopleidingen. Aan de Universiteit van Amsterdam bestaat een volledige opleiding tot restaurator. PRESENTATIE EN DIENSTVERLENING Digitale dienstverlening - Auteursrechten in de archiefsector - Raadpleging beperkt openbaar materiaal in digitale tijdperk Auteursrecht voor informatiespecialisten (basis) – GO Opleidingen HBO 1-daagse cursus over de praktische toepassing van auteursrecht binnen de setting van bibliotheken, mediatheken en kenniscentra Auteursrecht voor historische archieven, erfgoedinstellingen en musea – GO Opleidingen HBO Ontdek hoe u in de praktijk omgaat met auteursrecht binnen erfgoedinstellingen, musea en andere instellingen met historisch archiefmateriaal. Introductie semantisch web – GO Opleidingen HBO 1-daagse training over ontstaan, achtergronden en mogelijkheden van het semantische web. Strategisch inzetten van social media – GO HBO Leer ook een strategisch social mediaplan op te stellen tijdens de 2-daagse workshop bij GO opleidingen! Snel, efficiënt en betrouwbaar. Business Intelligence in 4 uur – GO MBO/HBO De workshop 'Business Intelligence in 4 uur' leert u een start te maken met vertalen van een dataset naar visueel aantrekkelijk gepresenteerde informatie. Gevonden worden in Google – GO MBO/HBO 1-daagse workshop waarin je leert hoe je gevonden wordt in Google door het verkrijgen van kennis, vaardigheden en inzicht om jouw website op de juiste wijze te structureren en op te bouwen. Google Analytics (Basis) – GO MBO/HBO Krijg tijdens deze 2-daagse workshop inzicht in het gedrag van de bezoekers van jouw website via Google Analytics om te komen tot een doeltreffende website.

73

Instructievaardigheden – GO MBO/HBO 2- daagse training waarin u leert om een aantrekkelijke, doelgerichte en op de doelgroep aangepaste training / instructie te verzorgen. Presenteren – GO Opleidingen MBO/HBO 1-daagse cursus waarin je leert een doeltreffende presentatie te verzorgen met de nadruk op jouw eigen kwaliteiten en persoonlijkheid. Relatiebeheer en accountmanagement in de informatiedienstverlening – GO Opleidingen MBO/HBO 4-daagse cursus waarin je leert over de rol van relatiebeheerder/accountmanager en succesvol de principes van marketing kan toepassen. Auteursrecht voor informatiespecialisten (basis) – GO Opleidingen HBO 1-daagse cursus over de praktische toepassing van auteursrecht binnen de setting van bibliotheken, mediatheken en kenniscentra Masterclass Semantisch zoeken – GO Opleidingen HBO 1-daagse cursus geeft meer inzicht over het begrip semantische zoektechnieken en de toepassing ervan. Webcare en Social CRM – GO Opleidingen MBO/HBO 2-daagse cursus die ingaat op webcare als methodiek voor on-line communicatie met klanten en relaties. Mediacoach: Projectmanagement – GO Opleidingen MBO/HBO In deze 1-daagse cursus leert u succesvol mediawijsheidprojecten opzetten en uitvoeren. PROFESSIONALISERING EN DESKUNDIGHEIDSBEVORDERING Business Case Management – GO Opleidingen HBO 2-daagse cursus over het opstellen van Business Cases om inzicht te krijgen in de haalbaarheid van initiatieven en plannen. Cyberhygiëne: veiliger gebruik van internet, e-mail en social media – GO Opleidingen HBO 1-daagse workshop over de meest voorkomende gevaren en valkuilen bij het dagelijks gebruik van internet en hoe deze te voorkomen Lifehacks voor Informatieprofessionals – GO MBO/HBO 1-daagse workshop die u op praktische wijze kennis laat maken met 8 tools / apps die u helpen om eenvoudig uw werkzaamheden succesvol uit te voeren. Optimalisering van digitale administratieve processen – GO Opleidingen MBO/HBO 3-daagse cursus waarin cursist kennis en inzichten krijgt wat het inzetten van Lean kan betekenen voor de organisatie. Seminarcyclus Archivistiek voor niet-archivarissen – Archiefschool (5 dagen) Introductie-aspecten van archiefbeleid en -beheer voor managers en stafmedewerkers van erfgoedinstellingen (die geen archivististische achtergrond hebben) (Hbo+). Opleiding archiefassistent – Archiefschool (21 dagen) Gemoduleerde opleiding voor studiezaal- en depotmedewerkers, basiskennis over archieven, praktijkopdrachten, verwerven van professionele beroepshouding naar klant en archief (Mbo). PARTICULIERE ARCHIEVEN Cursus Acquisitieplan maken – Archiefschool (3 dagen) Archiefdiensten en erfgoedinstellingen verwerven en beheren archieven en collecties van overheden en van particulieren. Welke particuliere archieven een archiefdienst wil verwerven, hangt gewoonlijk af van de aard en plaats van de instelling.

NIET DIRECT ONDER TE BRENGEN (Professionalisering en Deskundigheidsbevordering)? Leergang Aankomend Digitaal informatiemedewerker – Dino 4 Deze praktijkgerichte basiscursus is bedoeld voor starters in het vakgebied of voor professionals die zich willen laten omscholen. De basiskennis en -vaardigheden, die je nodig hebt om de nieuwe (adviserende) rollen te kunnen vervullen, worden hierin aangeleerd. Informatie- en Documentmanagement – Erasmus Academie (8 bijeenkomsten) Informatie speelt een belangrijke sleutelrol in onze samenleving. De meeste gegevens slaan we digitaal op en worden digitaal verwerkt. Organisaties en bedrijfsprocessen maken steeds meer gebruik van gestructureerde digitale databestanden. In de praktijk blijkt echter dat veel toepassingen van informatieen documentmanagement in organisaties nog onvoldoende resultaten opleveren. Tijdens de

74

Mastercourse Informatie- en documentmanagement leert u een visie te ontwikkelen op informatievoorziening, het verwerken van databestanden en krijgt u inzicht in Information Governance. Management van digitaal erfgoed: een procesmatige en integrale aanpak – GO HBO 2-daagse managementtraining die uitgebreid ingaat op een passende aanpak rond selectie, implementatie en beheer van een collectie digitaal erfgoed. Digitaal erfgoed in de praktijk: een procesmatige en integrale aanpak – GO ???? 5-daagse cursus waarbij alle aspecten aan de orde komen die een rol spelen bij het opzetten, onderhouden en toegankelijk maken van een collectie digitaal erfgoed. Bedrijfsmodelleren: Van WAT naar HOE – GO Opleidingen HBO 3-daagse cursus die zorgt voor een juiste en inrichtbare bedrijfsmodellering, zodat iedere discipline in staat is om vanuit een gedeeld beeld de vervolgstap te maken. Bring Your Own Device (BYOD): Mobile Device en App Management in de praktijk – GO Opleidingen HBO 1-daagse introductietraining over het gebruik en beheer van mobile devices in bedrijfsomgevingen en de wijze waarop de organisatie dit optimaal kan ondersteunen. Data-architectuur en data-management – GO Opleidingen HBO 6-daagse cursus die u de kennis, inzichten en vaardigheden geeft om op gestructureerde wijze de data binnen uw organisatie optimaal in te zetten ter verbetering van de bedrijfsvoering. Enterprise search als organisatiebrede zoekoplossing – GO Opleidingen HBO 1-daagse training over Enterprise Search voor het effectief en efficiënt zoeken van in- en externe informatie Informatiebeleid in de praktijk – GO Opleidingen HBO 6-daagse cursus over organisatie, planning en projectmatige aanpak van het bedrijfsbrede informatiebeleid. Inleiding Informatiemanagement – GO Opleidingen HBO Krijg tijdens deze 1-daagse cursus inzicht in het begrip Informatiemanagement en betekenis voor de Informatiespecialist. Met o.a. het 9-vlaksmodel, van analoog naar digitaal en informatiesystemen Introductie Business Intelligence – GO Opleidingen HBO 1-daagse cursus waarin u leert wat Business Intelligence is en wat het voor uw organisatie kan betekenen. Opdrachtgeverschap en regievoering – GO Opleidingen HBO Tijdens deze 2-daagse cursus leert u aanbestedingen en projecten doelmatiger en doeltreffender verlopen met goed opdrachtgeverschap! Selecteren en invoeren van Standaard Software (SISP) – GO Opleidingen HBO 8-daagse cursus over de selectie en invoer van een nieuw softwarepakket. Zakelijk werken met de iPad – GO Opleidingen MBO/HBO De komst van de iPad heeft veel impact voor de moderne professional. Om echter verder te komen dan wat mailen, twitteren en browsen moet je wel wat verder de diepte in. Funtioneel Beheer – GO Opleidingen MBO 10-daagse cursus die je voorbereidt op de functie van Functioneel Beheerder Agile Foundation – GO Opleidingen MBO/HBO 4 -daagse (avonden) cursus waarbij de deelnemer kennismaakt met Agile werken, waaronder de Scrum methode. Business Intelligence in 4 uur – GO Opleidingen MBO/HBO De workshop 'Business Intelligence in 4 uur' leert u een start te maken met vertalen van een dataset naar visueel aantrekkelijk gepresenteerde informatie. Infographics maken – GO Opleidingen MBO/HBO 1-daagse training waarin u leert Infographics te maken en doeltreffend in te zetten. Informatiebeveiliging – GO Opleidingen MBO/HBO De 2-daagse cursus Informatiebeveiliging vergroot je kennis over de risico’s van digitaal informatiebeheer en de bijbehorende preventieve maatregelen. Inleiding GEO-informatie – GO Opleidingen MBO/HBO 1-daagse cursus over de integratie van geo-informatie met documentaire informatie en de bijbehorende beheersaspecten. Geografische Informatievoorziening – GO Opleidingen MBO/HBO 3-daagse cursus over het integreren va geo-informatie met de documentaire informatievoorziening.

75

Introductie Lean en digitalisering van administratieve processen – GO Opleidingen MBO/HBO 1-daagse training waarin u het concept leert van Lean management. Optimalisering van digitale administratieve processen – GO Opleidingen MBO/HBO 3-daagse cursus waarin cursist kennis en inzichten krijgt wat het inzetten van Lean kan betekenen voor de organisatie. traCing – GO Opleidingen MBO/HBO Zorg voor een succesvol en doeltreffend leertraject voor de medewerkers. Mobile Device Management - SODNext (1 lesdag) Informatie creëren, bewerken, delen en verspreiden gebeurt steeds vaker met smartphones en tablets (met de bijbehorende Apps). Ook in een zakelijke omgeving! Dus is de informatiespecialist niet alleen op de hoogte van de ontwikkelingen op dit gebied, maar heeft hij ook een visie op het beheer van informatie op deze media. Op die manier levert de informatiespecialist een succesvolle bijdrage aan de realisatie van de digitale informatiehuishouding met oog voor de gebruiker! Procesmanagement – SODNext (2 lesdagen) In de transitie van analoog naar digitaal verschuiven de werkzaamheden van de informatieprofessional steeds meer naar de voorkant van het proces. Daarmee verschuift ook de informatievoorziening van document- naar procesgericht. De processen bepalen de informatiestromen. Om proceseigenaren te adviseren over hoe om te gaan met hun informatie is kennis van processen en procesmanagement noodzakelijk. Informatiebeveiliging – SODNext (2 lesdagen) Organisaties liggen onder het vergrootglas als het gaat om het beveiligen van (digitale) informatie. Helaas volgen de incidenten elkaar in hoog tempo op. Zorgvuldig omgaan met informatie is essentieel voor organisaties. Naast de toegankelijkheid valt ook het beheer van informatie onder het aandachtsgebied van de Informatieprofessional. Dat was in de analoge wereld het geval en dus ook in de digitale wereld. Informatiebeveiliging raakt het hart van elke organisatie. Als informatiespecialist zorg jij voor een adequate beveiliging van informatie binnen jouw organisatie. Contractmanagement – SODNext (3 lesdagen) De (politieke) druk om een adequate transparante bedrijfsvoering te leveren is voortdurend aanwezig. Een kritische blik op de bedrijfsvoering is essentieel om transparantie te bewerkstelligen. Hoe transparanter een organisatie intern is, hoe efficiënter de inrichting van bedrijfsprocessen kan zijn. Overzicht van aanwezige contracten zal inzicht geven wat de prestaties van deze contracten zijn. Business Intelligence – SODNext (2 lesdagen) Business Intelligence (BI) is het proces van het systematisch verwerven en verwerken van informatie ten behoeve van de strategievorming, tactische en operationele besturing van een organisatie. Deze relevante informatie wordt ook wel intelligence genoemd. Functioneel applicatiebeheerder – SODNext (3 lesdagen) De Functioneel Applicatiebeheerder vormt de spil tussen de gebruikers, de ICT beheer- organisatie en het management/bedrijfsvoering. Daarnaast zijn er contacten met tal van andere partijen, zoals softwareleveranciers en ketenpartners. Steeds meer organisaties werken proces/zaakgericht en handelen processen integraal en digitaal af. Het belang van een goed werkende automatisering en informatievoorziening is daarmee steeds groter geworden. Dit betekent extra werk in een complexer wordende omgeving voor u als functioneel applicatiebeheerder. Reden om meer effectief en efficiënt te willen werken. HBO Opleiding procesoptimalisatie (LEAN-methode): train de trainer – Van Kaliber Leidt uw eigen, interne LEAN-adviseurs op. Na deze meerdaagse training zijn uw medewerkers in staat LEAN-sessies te faciliteren en processen te optimaliseren. Masterclass LEAN voor management, directie en bestuurders – Van Kaliber Gaat uw organisatie aan de slag met LEAN? Maar weet u nog niet wat dat precies voor u en uw medewerkers gaat betekenen? In een halve dag leert u de theorie, de principes van LEAN, toegespitst op grote en administratieve (overheids-)organisaties. Na deze ochtend bent u in staat te sturen op de LEAN en kunt u bepalen welke toegevoegde waarde LEAN gaat opleveren.

76