Het is tijd voor een reset!*

Het is tijd voor een reset!* Rapport van Bevindingen 2009 voor Provinciale Staten van de Provincie Fryslân

HB/e0……./139057/JB/vg

*Connectedthinking™



Aan de Provinciale Staten van provincie Fryslân T.a.v. de heer O. Bijlsma, griffier Postbus 20120 8900 HM LEEUWARDEN

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Zuiderzeelaan 53 8017 JV Zwolle Postbus 513 8000 AM Zwolle Telefoon (038) 427 27 27 Fax (038) 427 27 28 www.pwc.com/nl

24 maart 2010

Betreft: Rapport van bevindingen 2009 Geachte leden van Provinciale Staten, Wij hebben het genoegen ons accountantsverslag over het boekjaar 2009 aan u te presenteren. Dit verslag is uitgegeven conform het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG) en vat onze voornaamste bevindingen samen. In overeenstemming met de opdracht van uw Staten hebben we de jaarrekening over het boekjaar 2009 gecontroleerd. Wij hebben een goedkeurende accountantsverklaring op de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid afgegeven d.d. 7 april 2010 bij de door het college van Gedeputeerde Staten opgestelde jaarrekening 2009. De jaarrekening toont een eigen vermogen van € 165 mln., een balanstotaal van € 505 mln. en een resultaat na bestemming van € 14,4 mln. positief. Als Provinciale Staten niet overgaat tot ongewijzigde vaststelling van de jaarrekening verzoeken wij u contact met ons op te nemen om verdere acties te bespreken. Een kopie van dit verslag hebben wij gezonden aan het college van Gedeputeerde Staten. Gezien de te verwachten omvangrijke bezuinigingen en het effect dat dit zal hebben op PS, GS en de ambtelijke organisatie hebben ons verslag de titel ‘het is tijd voor reset!’ genoemd, in hoofdstuk 4 en bijlage C gaan wij hier nader op in. Het accountantsverslag is uitsluitend opgesteld voor gebruik door Provinciale Staten, het college van Gedeputeerde Staten en (vanuit SiSa) de Ministeries waarop de SiSaregelingen zoals vermeld in de SiSa-bijlage betrekking hebben. PricewaterhouseCoopers geeft derde partijen niet het recht om op het rapport te mogen vertrouwen dan wel het rapport voor enig (ander) doel te gebruiken. PricewaterhouseCoopers wijst derhalve uitdrukkelijk enige verantwoordelijkheid, aansprakelijkheid en/of zorgplicht jegens andere partijen dan de geadresseerde[n] van het rapport af. Graag maken wij van deze gelegenheid gebruik u, het college en de ambtelijke medewerkers te bedanken voor de prettige samenwerking en uw constructieve houding tijdens onze controle. Met vriendelijke groet, PricewaterhouseCoopers Accountants N.V

H. Boshove RA Partner PricewaterhouseCoopers is de handelsnaam van onder meer de volgende vennootschappen: PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK 34180285), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK 34180284), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK 34180287) en PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK 34180289). Op diensten verleend door deze vennootschappen zijn Algemene Voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Deze Algemene Voorwaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam en ook in te zien op www.pwc.com/nl

Inhoudsopgave 1.

Onze tien belangrijkste boodschappen

4

2.

Accountantscontrole Een goedkeurende accountantsverklaring De volgende controlebevindingen zijn te melden Wij vonden enkele aandachtspunten met betrekking tot SiSa Onze onafhankelijkheid is gewaarborgd Wij hebben geen aanwijzingen voor fraude geconstateerd U hebt voldaan aan de Wet Openbaarmaking uit Publieke middelen gefinancierde Topinkomens

5 5 5 6 6 6

De informatiewaarde en leesbaarheid van de jaarstukken Opzet van de jaarstukken is verder doorontwikkeld Het resultaat 2009 wordt sterk beïnvloed door kasritmeverschuivingen, afwijkingen in de structurele budgetten zijn beperkt.

7 7

3.

4.

6

8

De interne beheersing is in ontwikkeling Ons algemene beeld van de interne beheersing is voldoende om tot een getrouwe jaarrekening te kunnen komen Waar moet het beter en hoe? De toekomstige financiële positie van uw provincie, recessie en bezuinigingen Status aanbevelingen ten opzichte van onze managementletter Wij hebben enkele bijzonderheden op te merken over de geautomatiseerde systemen

11

5.

Rechtmatigheid Borging rechtmatigheid is in ontwikkeling Naleving provinciaal aanbestedingsbeleid een belangrijk aandachtspunt Subsidies Europese programma’s – mogelijke financiële onzekerheid Rechtmatigheid ILG/PMJP Overige rechtmatigheidaspecten In 2009 een goedkeurende accountantsverklaring

16 16 16 16 16 17 17 17

6.

Verslaggevingbevindingen De verslaggevingvoorschriften zijn in 2009 niet aangepast Wij delen de door het college gemaakte schattingen Reserves en voorzieningen zijn adequaat toegelicht Ook in andere jaarrekeningposten zitten bijzonderheden Wat wij u verder willen melden

18 18 18 18 19 21

11 11 13 14 15

Bijlage A: Aard van de opdracht en accountantsverklaring

23

Bijlage B: Single Information, Single Audit

24

Bijlage C: Het is tijd voor een reset!?*

26

PricewaterhouseCoopers Rapport van bevindingen Provincie Fryslân 2009

3

1. Onze tien belangrijkste boodschappen In dit rapport is een aantal bevindingen en opmerkingen opgenomen waarvan wij het belangrijk vinden dat u er kennis van neemt. De belangrijkste zijn: 1. Wij hebben bij de jaarrekening 2009 een goedkeurende accountantsverklaring afgegeven ten aanzien van de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid. 2. Ons algemeen beeld van de interne beheersing is dat deze voldoende is om tot een betrouwbare jaarrekening te komen. In 2009 is op verschillende fronten binnen de organisatie gewerkt aan het verder optimaliseren van de interne beheersing. 3. Hoewel door de organisatie stappen gemaakt zijn richting het borgen van rechtmatigheid ín de provinciale processen, is de rechtmatigheid in het kader van de jaarrekeningcontrole van 2009 vastgesteld via interne controles achteraf. Deze systematiek is gelijk als die van voorgaande jaren. Voor een doorontwikkeling van de organisatie is dit een belangrijk aandachtspunt. 4. In samenspraak met de Staten zijn eind 2009 nieuwe begrotingsregels vastgesteld. Deze nieuwe regels zijn bij het opstellen van de jaarrekening 2009 toegepast. De totale kasritmeverschuiving naar 2010 en verder bedraagt circa € 29 mln., waarvan een groot deel e e adequaat is voorzien en reeds is verwerkt in de 1 en 2 berap in 2009. 5. Met ingang van 2009 zijn de aangekochte gronden ten behoeve van de uitvoering van het (Friese) Investeringsbudget Landelijke Gebied geactiveerd. In afwachting van de voor 2010 geplande Mid Term Review door het ministerie van LNV en in verband met de aan de gronden gekoppelde waarderingsrisico’s, is een voorzichtigheidshalve een algemene voorziening gevormd van 20% van de totale aankoopkosten. Doorontwikkeling van het provinciaal grondbeleid is noodzakelijk om kansen én risico’s adequaat te kunnen borgen. 6. De beheersing en monitoring van ILG/FYLG door DLG/DR en provincie Fryslân is het afgelopen jaar doorontwikkeld, hoewel er nog steeds belangrijke aandachtspunten zijn, bij de jaarafsluiting vergen de verantwoording van de ILG budgetten veel tijd. De uitkomsten van het onderzoek van Concerncontrol liggen in lijn met onze bevindingen uit 2008 en 2009 en dient naar onze mening met hoge prioriteit te worden opgepakt. 7. In 2009 heeft de houdstermaatschappij Falcon haar aandelen NUON verkocht aan Vattenfal. Daarom is de impact van deze transactie voor de jaarrekening van de provincie Fryslân beperkt. Wel is de ontvangst van in totaal € 58 mln. aan (interim) dividend juist in de jaarrekening opgenomen. Deze gelden zijn opgenomen in de VAR en zijn in 2009 al deels bestemd. In paragraaf 10. Reserve Falcon in het jaarverslag wordt dit nader toegelicht. 8. De provincie ontwikkelt gezamenlijk met gemeente Franekeradeel en SNN een kassengebied rondom Sexbierum (Waddenglas). De actualisatie van de exploitatie-opzet van april 2009 laat een verwacht resultaat zien van € 0,1 mln. Gelet op de huidige economische omstandigheden, het verwerpen door de Raad van State van de uitbreidingsplannen en het gegeven dat alle kavels nog verkocht moeten worden, is een continue monitoring van de ontwikkelingen inclusief informatievoorziening aan de Staten zeer belangrijk. . 9. De doorontwikkeling en de omslag in de P&C-cyclus wordt in belangrijke mate beïnvloed door de reorganisatie die op dit moment plaatsvindt. De begroting en bestuursrapportage geven een steeds beter inzicht in de beleidsrealisatie en –voortgang, zowel in beleid, tijd als geld. Met het verder vormgeven van de interne organisatie dient ook in de interne P&C-cyclus consistentie aangebracht worden, dat past binnen de divisiestructuur die de afgelopen periode is opgezet. 10. Het positieve exploitatieresultaat in 2009 (€ 14 mln.) wordt onder meer verklaard door een onderbesteding op tijdelijke budgetten (€ 7 mln.), de resterende begrotingsruimte naar e aanleiding van de 2 bestuursrapportage (€ 6,2 mln.) en enkele afwijkingen in de structurele budgetten. Er bestaan echter nog wel enkele aandachtspunten. Het resultaat wordt overigens in de jaarstukken toegelicht. PricewaterhouseCoopers Rapport van bevindingen Provincie Fryslân 2009

4

2. Accountantscontrole Een goedkeurende accountantsverklaring Onder voorbehoud dat u de door het college opgestelde jaarrekening 2009 ongewijzigd vaststelt, hebben wij een goedkeurende accountantsverklaring afgegeven ten aanzien van het aspect getrouwheid en het aspect rechtmatigheid. Deze verklaring is gedateerd 7 april 2010, de datum waarop wij onze controle hebben afgerond.

De volgende controlebevindingen zijn te melden Tijdens onze controlewerkzaamheden maken wij gebruik van de rapporterings- en goedkeuringstoleranties zoals opgenomen in het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG), tenzij uw Staten in een controleprotocol ten behoeve van de accountant anders controle- of rapporteringstoleranties vaststelt. De Staten heeft op 16 maart 2010 het protocol voor de accountantscontrole ter kennisgeving aangenomen. Wij hebben tijdens onze werkzaamheden de toleranties gehanteerd die u in dit protocol hebt opgenomen. Hierin is opgenomen dat de accountant een goedkeurende verklaring afgeeft indien de geconstateerde fouten minder zijn dan 1% en de onzekerheden minder zijn dan 3% van de totale werkelijke lasten in de jaarrekening. Deze toleranties komen overeen met de toleranties zoals in het BAPG zijn opgenomen. Dit houdt in dat wij een goedkeurende verklaring kunnen afgeven als de geconstateerde fouten minder zijn dan 1% (€ 4,0 miljoen) en de onzekerheden minder zijn dan 3% (€ 12,0 miljoen) van de totale werkelijke lasten in de jaarrekening. Getrouwheid Tijdens onze controlewerkzaamheden resteren, met uitzondering van de onderstaande twee tekortkomingen, geen bevindingen meer. Deze zijn gecorrigeerd in de definitieve jaarrekening. Tekortkomingen/fouten Geen Onzekerheden Onzekerheid inzake rechtmatigheid van Europese programma’s Onzekerheid ten aanzien van geactiveerde gronden

x € mln.

P.M. 1,0

De geconstateerde tekortkomingen en onzekerheden blijven ruim onder onze tolerantie van 1% (€ 4,0 mln.) en 3% (€ 12 mln.). Wij hebben daarom voor het aspect getrouwheid een goedkeurende accountantsverklaring afgegeven. Rechtmatigheid In 2009 zijn de rechtmatigheidonderzoeken uitgevoerd door de eigen organisatie. Op basis van deze onderzoeken en de door ons uitgevoerde werkzaamheden hebben wij geconstateerd dat de organisatie heeft gehandeld binnen het door de Staten gestelde normenkader en de wettelijke regels. Tekortkomingen/fouten Geen Onzekerheden Onzekerheid ten aanzien van geactiveerde gronden (er is geen sprake van aanvullende fouten maar getrouwheidsfouten die meewegen in het rechtmatigheidsoordeel)


x € mln.

1,0

5

De tekortkomingen en onzekerheden blijven zowel bij getrouwheid als rechtmatigheid ruim onder de maximale grens van 1% (€ 4,0 mln.) en 3% (€ 12 mln.). Om deze reden heeft dit geen consequenties voor de oordeelparagraaf van onze accountantsverklaring en hebben wij een goedkeurende accountantsverklaring afgegeven op het aspect rechtmatigheid. Voor een nadere toelichting op de geconstateerde fouten en onzekerheden verwijzen wij u naar hoofdstuk 4.

Wij vonden enkele aandachtspunten met betrekking tot SiSa Wij hebben de in de SiSa-bijlage bij de jaarrekening 2009 opgenomen 18 specifieke uitkeringen (2008: 14) gecontroleerd. Wij hebben een aantal beperkte onzekerheden geconstateerd. Inzake Jeugdzorg hebben wij enkele aandachtspunten. Uit onze controle blijkt dat nog niet alle instellingen over 2008 voldoen aan de formele vereisten. Dit heeft betrekking op Stichting Jeugdhulp Friesland (ontbreken indicatiebesluit en onjuiste toepassing termijnen). In 2009 heeft de provincie Fryslân voor het eerst de BDU bestedingen inzake infrastructurele projecten van de gemeenten – die gemeenten in hun SiSa bijlage bij de jaarrekening 2008 hebben opgenomen – geanalyseerd. Eind 2009 zijn hiervoor de vaststellingsbeschikkingen aan gemeenten verzonden en zijn in 2010 uitbetaald. In overeenstemming met de regelgeving hieromtrent, zijn deze bestedingen terecht niet opgenomen in de SiSa bijlage 2009 van de provincie, dit mag pas bij afronding van het project

Onze onafhankelijkheid is gewaarborgd Wij waarborgen altijd actief onze onafhankelijkheid. Elke eventuele aanvraag tot extra controlewerkzaamheden wordt door ons getoetst aan de hand van de geldende onafhankelijkheid zoals opgenomen in onze overeenkomst met u en afgestemd met de Statengriffier. Naast de controle van de jaarrekening 2009 en de beoordeling van de fractievergoedingen 2008, het opstellen van een notitie voor PS over de financiële verordeningen en een notitie inzake grondbeleid voor GS hebben wij als accountant in het boekjaar 2009 geen andere werkzaamheden verricht die onze onafhankelijke positie als accountant van de provincie Fryslân kunnen beïnvloeden. Ditzelfde geldt voor onze adviseurs. In 2009 zijn geen wijzigingen doorgevoerd in de Nederlandse onafhankelijkheidsregels.

Wij hebben geen aanwijzingen voor fraude geconstateerd De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude en onjuistheden berust bij zowel uw Staten als het college. Het is de verantwoordelijkheid van de accountant om het risico te beoordelen dat de jaarrekening als gevolg van fraude, onjuistheden of verduistering van activa afwijkingen van materieel belang zou kunnen bevatten. Met ingang van 1 oktober 2006 is de WTA, de Wet Toezicht Accountantsorganisaties, op ons van toepassing. Indien wij bij een wettelijke controle gegevens of informatie verkrijgen die een redelijk vermoeden rechtvaardigen dat sprake is van fraude van materieel belang ten aanzien van de financiële verantwoording zijn wij, onder bepaalde omstandigheden, op grond van de WTA gehouden hiervan melding te doen bij de KLPD. Tijdens onze controle van de jaarrekening 2009 zijn bij ons geen aanwijzingen van fraude gebleken.

U hebt voldaan aan de Wet Openbaarmaking uit Publieke middelen gefinancierde Topinkomens Op grond van de Wet Openbaarmaking uit Publieke middelen gefinancierde Topinkomens (WOPT) moeten beloningen, waaronder voorzieningen ten behoeve van toekomstige beloningen, zoals pensioen- en ontslaguitkeringen in de jaarrekening worden vermeld als deze de gemiddelde ministersbeloning (voor 2009 vastgesteld op € 188.000) te boven gaan. Bij onze controle hebben wij vastgesteld dat de WOPT wordt nageleefd door provincie Fryslân. Wij hebben specifiek aandacht besteed aan de gevolgen van de reorganisatie in relatie tot de WOPT. In dit proces wordt door de provincie Fryslân doorlopend getoetst op naleving WOPT. In de jaarrekening 2009 zijn geen meldingen opgenomen.


6

3. De informatiewaarde en leesbaarheid van de jaarstukken Wij hebben in hoofdlijnen de informatiewaarde van de jaarstukken beoordeeld. De jaarstukken 2009 bestaan volgens het BBV uit het jaarverslag en de jaarrekening. Het jaarverslag op haar beurt bestaat uit de programmaverantwoording en de verplichte paragrafen. De jaarrekening bevat de programmarekening, de balans en een toelichting daarop. Binnen het dualisme hebben de begrotingen en de jaarstukken een belangrijke kaderstellende en controlerende functie en zijn voor u het middel waarop u de verantwoording over het gevoerde beleid kan toetsen. Hieronder hebben wij per belangrijk onderdeel van de jaarstukken onze visie opgenomen ten aanzien van de leesbaarheid en kwaliteit van het betreffende onderdeel.

Opzet van de jaarstukken is verder doorontwikkeld De opzet van de jaarrekening 2009 is ten opzichte van 2008 verder doorontwikkeld. Ten aanzien van de bestuurlijke cyclus erkennen en herkennen wij de verbeteringen die zijn doorgevoerd. De begroting, bestuursrapportages en jaarrekening 2009 geven ook een steeds beter inzicht in de beleidsrealisatie en –voortgang, zowel in beleid, tijd als geld.. Ten opzichte van voorgaand jaar zijn de paragrafen uitgebreid met de paragraaf Reserve Falcon. Hierin wordt ingegaan op de middelen die vrijkomen uit Falcon, na de verkoop van de aandelen NUON aan Vattenfal. Er wordt veel informatie gegeven over de transactie en vermogensbeheer. Informatie over risico’s, normrendement en verwacht rendement voor de komende jaren ontbreekt. De paragraaf kan op dit punt verbeterd worden. De andere paragrafen zijn qua opzet onveranderd. In 2009 is daarnaast de financiële verordening 2010 en nota uitvoering begroting 2010 aangepast. Hierop hebben wij in opdracht van PS een second opinion uitgevoerd. Aanbevelingen (zoals ook in een amendement zijn aangenomen door de Staten eind 2009) waren: - context van deze stukken dient beter te worden toegelicht, het is onvoldoende duidelijk waar nu exact voor wordt gekozen, in hoeverre dit afwijkend is van het verleden en wat de reikwijdte van deze gevolgen is. Dit is door GS later nader toegelicht door het uitbreiden van de betreffende stukken tot een integraal document. - verlaat het principe ‘beleid volgt geld’, geef bij beleidsdocumenten vooraf duidelijkheid over beschikbare middelen, zeker in deze tijd nu middelen schaarser worden. - er wordt nu feitelijk op 2 momenten een integrale discussie over beleid en geld gevoerd, bij de begroting én kadernota. Naar onze mening dient deze discussie vooral bij de kadernota plaats te vinden. - de inrichting van de begroting kan verbeterd worden op de volgende aspecten: o meer onderscheid tussen beleidsluwe/wettelijke taken en provinciaal beleid; o afzonderlijk inzicht in bestuurlijke prioriteiten; o verminderen van paragrafen (handhaving, inhuur derden, Falcon); o verbeter herkenbaarheid van door PS vastgestelde investeringen. - wij hebben in 2009 een onduidelijkheid geconstateerd ten aanzien van de autorisatie van meerjarige budgetten. Dit gecombineerd met toenemende budgetoverhevelingen de afgelopen jaren. Wij hebben geadviseerd: o Maak een keuze tussen omvangrijke meerjarige beleidsplannen welke meerjarige verplichtingen en convenanten met derden vergen. Voor deze beleidsplannen (bijvoorbeeld convenant Westergo, convenant A7, convenant Leeuwarden, PVVP, RSP, ILG/FYLG en PMJP) is het aan te raden om in de begroting duidelijk aan te geven welk (meerjarig)budget PS autoriseert inclusief een overhevelingmethodiek (middels een reserve). Dit past in de voorgestelde categorie A en B van de nota uitvoering begroting. In de betreffende beleidsplannen dient expliciet aan te worden besteed financiering, inclusief transparante verwerking in begroting. Verantwoording kan Staten meten aan de hand van verantwoording in Beraps en Jaarrekening (afzonderlijke prioriteiten vanuit de beleidsnota’s in de beleidsprogramma’s opnemen). PricewaterhouseCoopers Rapport van bevindingen Provincie Fryslân 2009

7

o

Voor de overige tijdelijke middelen is het te overwegen om niet te werken met een budgetoverheveling. Naar onze mening dienen deze budgetten beter te worden begroot (‘opgeknipt’) in bestedingen per jaarlaag (in de kadernota en begroting) en dient interne sturing hierop verbeterd te worden. Overheveling is in principe niet aan de orde. Dit zien wij ook terug bij andere provincies.

In 2010 wordt de bestuurlijke planning & control geëvalueerd, waarna de P&C-stukken verder kunnen worden doorontwikkeld. Wij hebben GS geadviseerd bovenstaande aandachtspunten (die overigens voor een deel al zijn opgepakt) mee te nemen in deze evaluatie. De opzet van het huidige instrumentarium voldoet overigens aan het BBV.

Het resultaat 2009 wordt sterk beïnvloed door kasritmeverschuivingen, afwijkingen in de structurele budgetten zijn beperkt. In de navolgende paragrafen wordt nader ingegaan op deze ontwikkelingen en de door ons ingeschatte betekenis daarvan voor de bedrijfsvoering van Provincie Fryslân. Kwaliteit van het resultaat Het resultaat over het jaar 2009 is als volgt samen te vatten: (x € 1 mln.) Resultaat voor bestemming (begroot negatief, werkelijk postief) Storting/onttrekking aan reserves Positief resultaat na mutatie in reserves

Begroting 2009

Rekening 2009

Verschil

-22,3

4,4

-26,7

-28,5

-10,0

-18,5

6,2

14,4

8,2

De programmarekening 2009 voor bestemming laat een positief resultaat zien van € 4,4 mln. (2008: 11,5 mln.) Dit resultaat is bijna € 26,7 mln. hoger (2008: € 52,2 mln.) dan bij de begroting was voorzien. Ook de mutatie in de reserves wijkt sterk af van wat was begroot. Begroot was een onttrekking van € 28,5 mln., terwijl in de rekening een bedrag van € 10,0 mln. wordt onttrokken uit de reserves. Per saldo is dus € 18,5 mln. minder aan de reserves onttrokken. In de jaarrekening wordt op hoofdlijnen een toelichting gegeven op het rekeningresultaat 2009. Hieronder gaan wij in op de afwijkingen ten opzichte van de begroting. Immers, de mate van afwijking tussen de begroting en de rekening is een goede indicator van de kwaliteit en voorspelbaarheid van het financieel beheer. Analyse afwijking begroting en jaarrekening 2009 De afwijking tussen het begrote resultaat en het werkelijke resultaat (vóór bestemming) laat de afgelopen jaren het volgende beeld zien: 2009 € 26,7 mln. 2008 € 52,2 mln. 2007 € 45,8 mln. 2006 € 40,8 mln. In 2009 lijkt sprake van een trendbreuk. De trend van een steeds toenemend resultaat voor bestemming is in 2009 omgeslagen in een lager resultaat. Evenals in voorgaande jaren wordt resultaat voor bestemming vooral veroorzaakt door onderbestedingen op tijdelijke budgetten. In de toelichting op de programmarekening wordt per programma en thema een toelichting op de baten en lasten, inclusief kasritmeverschuivingen, gegeven. Daarnaast is ook in de jaarrekening dit nader toegelicht, bijvoorbeeld in hoofdstuk 2.


8

De grootste afwijkingen per programma, zoals ook toegelicht in de inleiding van de jaarrekening, zijn hieronder opgenomen. Dit betreffen overigens soms omvangrijke positieve en negatieve afwijkingen: # 2 2 2 6 10 10 10 10 10 10 alle programma’s

Afwijking Hogere lasten voor onderhoud Vaarwegen mede door een inhaalslag voorgaande jaren Hogere lasten voor gladheidbestrijding Hogere personeelslasten Grootscheepsvaarwater (ivm niet-begrote inhuur brugwachters) Onderbesteding bij het budget SEB Hogere motorrijtuigenbelasting (opcenten) Hoger uitgevallen dividenduitkering Falcon Lagere toerekening bouwrente aan projecten Begrotingsruimte Hogere vrijval van niet-bestede tijdige budgetten Lagere bestedingen bedrijfsvoering Per saldo nadelig saldo van allerlei kleinere over- en onderbestedingen van begrotingsposten Totaal

x €1.000 -/- 838 -/- 712 -/- 400 429 1.532 315 -/- 501 6.201 6.982 798 629 14.435

Een aantal posten qua onder- of overbesteding over de jaren opvallend en steeds weer terugkerend. Voorbeelden hiervan zijn de kosten met betrekking tot bedrijfsvoering, beheer en onderhoud vaarwegen en de toerekening van rente aan (bouw)projecten. Verbetering van begroting en prognoses op deze structurele budgetten dient te verbeteren. De overige verschillen zijn gering. Verschillen tussen de jaarrekening 2008 en 2009 Het resultaat over 2009 ad € 14,4 mln. is niet 1-op-1 te vergelijken met het resultaat 2008 ad € 0,7 mln. In dat geval moet van het resultaat 2009 ad € 14,4 mln. het effect van vrijval op tijdelijke budgetten ad 7 mln. en de vrije begrotingsruimte ad 6,2 mln. uit dit resultaat gehaald worden Genormaliseerd voor deze effect bedraagt het resultaat over 2009 € 1,3 mln. t.o.v. 0,7 mln. in 2008. Verschillen tussen de Tweede Bestuursrapportage en de jaarrekening 2009 De Tweede Bestuursrapportage 2009 is een belangrijk instrument voor de PS om inzicht te krijgen in de realisatie van de budgetten en (beleids)doelstellingen. In de Tweede Bestuursrapportage (tot en met augustus 2009) werd een positief begrotingsresultaat gepresenteerd van € 6,2 mln. Uiteindelijk is een positief resultaat van € 14,4 mln. gerealiseerd. Een echte resultaatprognose is niet opgenomen in de Tweede Bestuursrapportage. In de vorige paragraaf zijn we reeds ingegaan op de afwijking van het rekeningresultaat en de begroting (na wijzigingen). In de afgelopen jaren hebben wij in onze managementletter geadviseerd om resultaatprognoses expliciet onderdeel te laten uitmaken van de bedrijfsrapportages, deze door FP&C of door concerncontrol (CC) te laten toetsen en onderdeel uit te laten maken van de bespreking tussen de directie en de (divisie)directeuren. Deze gegevens kunnen vervolgens worden meegenomen in de bestuursrapportages. Naar onze mening wordt de betrouwbaarheid van de eindejaarverwachting hiermee vergroot. Scherpere financiële regels geven betere handvatten voor financiële sturing en beheersing In hoofdstuk 3 Tijdelijke budgetten van de jaarrekening wordt een toelichting gegeven op (kasritme)verschuivingen van budgetten waarvan de besteding voor 2009 was begroot, maar die doorschuiven naar volgende jaren. De inschatting van de verschuiving van tijdelijke budgetten is ook een belangrijke indicator voor de kwaliteit van het financiële beheer omdat dit bijvoorbeeld iets zegt over de mate waarin provincie Fryslân inzicht heeft in de mate van voortgang van de vele projecten. Juist dit is bijzonder lastig voor een provincie aangezien zij veelal wel financier is, maar relatief weinig invloed kan uitoefenen op de feitelijke uitvoering en realisatie. Hierdoor ontstaan veelal omvangrijke verschillen tussen het


9

begrote moment van uitgave en de daadwerkelijke uitgaven. Bij veel provincies leidt dit tot omvangrijke onderbestedingen van budgetten (en positieve jaarrekeningresultaten). In verband met de jaarlijkse omvang van de kasritmeverschuivingen, is eind 2009 deze systematiek in samenspraak met de Staten aangepast. Dit heeft er toe geleid dat alle tijdelijke budgetten zijn verdeeld in drie classificaties: A. Overeenkomsten met medeoverheden B. Meerjarige tijdelijke budgetten C. Overige tijdelijke budgetten Voor een nadere toelichting op deze classificaties verwijzen wij naar de in december 2009 door de Staten vastgestelde Nota uitvoering Begroting 2010 d.d. 10 november 2009.In de jaarrekening 2009 is de kasritmesystematiek op basis van deze Nota toegepast, door onder meer: - alle tijdelijke budgetten te classificeren in A, B of C (conform de Nota); - vast te stellen in hoeverre inzake budgetten reeds verplichtingen zijn aangegaan; - vast te stellen welke budgetten wel of niet kunnen worden doorgeschoven naar volgende jaren en - welke budgetten van 2010 (en verder) ‘naar voren’ zijn gehaald en die worden onttrokken aan de reserve. Door deze aanscherping van de financiële regels is in de jaarrekening 2009 sprake van meer vrijval van budgetten. Daarnaast geven deze regels de Staten meer aanknopingspunten voor een betere financiële planning, sturing en beheersing. Om een indruk te krijgen van de omvang van de kasritme (en hiermee het onjuist plannen van uitgaven versus realisatie) rapporteren wij in ons accountantsverslag altijd over de omvang van de kasritmeverschuivingen in de afgelopen jaren, deze waren als volgt de afgelopen jaren: 2009 2008 2007 2006

€ 29,2 mln. € 47,8 mln. € 39,3 mln. € 31,6 mln.

Hieruit valt op te maken dat de in 2009 de verschuiving van tijdelijke budgetten beduidend lager ligt dan voorgaande jaren. In 2009 zijn de verwachte onderbestedingen van budgetten eerder voorzien e e (en daarom bij de 1 en 2 bestuursrapportage afgeraamd). Daarnaast is de omvang van de onderbestedingen lager dan voorgaande jaren. Dit is een positieve ontwikkeling. Dit neemt niet weg dat het in 2010 veel aandacht noodzakelijk blijft om het kasritme van bestedingen zo goed mogelijk te plannen (in de begroting) en te monitoren. Wij zien de effecten in 2009 vooral als een incidentele, centraal aangestuurde ‘opschoonactie’ die een structureel vervolg vanuit de sectoren dient te krijgen, zij zijn aan zet!


10

4. De interne beheersing is in ontwikkeling Ons algemene beeld van de interne beheersing is voldoende om tot een getrouwe jaarrekening te kunnen komen Binnen het kader van uw controleopdracht fungeren wij voor het college en het management als klankbord voor onder meer het verbeteren van de interne beheersing. Over het algemeen kan de interne beheersing van de provincie Fryslân als voldoende worden gekwalificeerd om tot een getrouwe jaarrekening te kunnen komen. Wij hebben een aantal aandachtsgebieden geselecteerd waarop de interne beheersing verder ontwikkeld zou kunnen en naar onze mening moeten worden.

Waar moet het beter en hoe? De provincie verricht veel inspanningen om de interne beheersing te optimaliseren. Wat gaat er bijvoorbeeld goed: - professionele en ambitieuze organisatie - blijvende ambitie om interne beheersing en processen te verbeteren - toenemende focus op uitvoering - introductie van jaarplannen - rol van Concerncontrol als kritische sparringpartner - veel aandacht voor borging van EU aanbestedingsregels - doorontwikkeling managementcontrol door FP&C - stabiele controle op naleving wet- en regelgeving (rechtmatigheid) door controles achteraf En wat kan er beter: - definitieve keuze maken in planning en control instrumentarium - afgelopen jaar veel wisselingen in opzet van P&C instrumenten (wel of geen sector/afdelingsplannen, afschaffen maandrapportages, productenramingen) - consistente, meerjarige toepassing door de gehele organisatie (bestuur-directeur-sectorhoofdafdelingshoofd) van deze instrumenten - duidelijke focus op rollen en voorbeeldgedrag op het gebied van P&C en duidelijke afstemming op strategische en bestuurlijke doelen - uniformering managementrapportages per sector - moeizame invoering projectcontrol (automatisering, vacatures etc) - sturing, verantwoording en beheersing van ILG/FYLG - integrale implementatie subsidie volgsysteem voor de gehele provincie Wij gaan kort in op een aantal aandachtspunten zoals ook in ons managementletter over 2009 zijn opgenomen. Sturing, verantwoording en beheersing van ILG/FYLG verdient veel aandacht In 2007 is de Wet Inrichting Landelijk Gebied (WILG) ingevoerd en de uitvoering van het Investeringsbudget Landelijk Gebied (ILG) en haar Friese evenknie FYLG geïmplementeerd. ILG blijft voor de provincie een lastig proces qua beheersing. Qua verplichtingen ligt de voortgang op schema, maar de doorlevering van gronden (afwikkeling) lopen fors achter op schema. De informatievoorziening en controlling is in 2009 verbeterd. Er is nu ook meer zicht op de prestaties maar dit is nog lang niet voldoende. Een aantal punten willen wij onder uw aandacht brengen  het investeringsbudget van aankopen van gronden is bijna uitgeput  het prognosticeren van aankopen door DLG en doorlevering/realiseren van doelstellingen/presentaties blijft lastig  op basis van landelijke richtlijnen heeft de provincie Fryslân de gronden die zijn in (economisch) eigendom heeft onder de voorraden opgenomen, dit betreft een bedrag van € 38 mln. Deze gronden dienen in de convenantperiode (t/m eind 2013) doorgeleverd, verkocht of geruild te worden  onduidelijk is wie de eventuele aankoopkosten moet betalen voor de gronden die eind 2009 nog niet zijn doorgeleverd/verkocht. Wij hebben GS geadviseerd om bij de Mid Term Review (die momenteel onderhanden is) afspraken over te maken met het ministerie van LNV


11





Conform vorig jaar heeft Fryslân voor de overlopende verplichtingen van DLG en DR een zo goed mogelijke inschatting in de jaarrekening opgenomen. DLG neemt namelijk geen balanspost op voor overlopende verplichtingen (hier geldt het kasstelsel). De omvang van de daadwerkelijke verplichting zal afwijken, maar naar verwachting zal de afwijking beperkt van aard zijn. Uit onze review van de accountant van DLG is gebleken dat in het kader van de jaarrekeningcontrole van provincie Fryslân kan worden gesteund op de accountantsverklaring van het Ministerie van LNV. Dit geldt als aanvulling op de interne beheersing binnen provincie Fryslân.

Grondbeleid en grondverwervingen Provincie Fryslân heeft de afgelopen jaren veel ervaring opgedaan met het taakgebonden aankopen van gronden. Deze aankopen zijn rechtstreeks verbonden aan het te realiseren doel, bijvoorbeeld de aanleg van een provinciale weg. Deze aankopen zijn gekoppeld aan een concreet plan waarover al besluiten zijn genomen. Aan deze categorie van grondaankopen kleven nauwelijks risico’s, een zware centrale beheersstructuur is hierdoor minder noodzakelijk. Naar aanleiding van de nota grondbeleid ((‘nei in provinsjaal grûnbelied, oktober 2007) zijn de eerste contouren zichtbaar van een meer actief grondbeleid. Bij de provincie Fryslân is dit bijvoorbeeld nader ingevuld voor het pMJP (april 2009) met het investeringskrediet grondaankopen (IKG). Dit vergt echter ook een versterking van de interne beheersing. Centrale aansturing en beheersing inclusief goede informatievoorziening verlaagt risico’s. Een latent risico is bijvoorbeeld ook staatssteun. Deskundigheid kan op deze wijze ook beter geborgd worden. Procedures zijn hierdoor eenduidiger zijn en de coördinatie verbeterd. Het is natuurlijk efficiënter als één afdeling verwerft in plaats van meerdere. Voor de provincie Fryslân liggen hier belangrijke verbeterpunten. Te denken valt aan: - Instellen van een cluster die centraal grondverwervingen en -beheer coördineert - Overwegen om in dit cluster ook specifieke (beleids)kennis over grondbeleid, samenwerkingsvormen, grondeconomie etc. te bundelen - Selecteren van een ‘orderportefeuille’ op korte en middellange termijn ter verwerving en beheer van gronden (bijvoorbeeld ILG, FYLG, Centrale As) - Opstellen en beheren/actualiseren financiële verkenningen (businesscases/grondexploitaties, zie hierna) - Verwerven gronden (passief/actief) - Beheer van gronden (verkoop onrendabele percelen en overhoeken, pacht, huur, verzekeringen, onderhoud etc.) - Voor een goede interne inbedding is het van belang om een intake proces op te stellen met normen (factsheet/menukaart) voor het wel of niet inschakelen van dit cluster/provinciaal grondbedrijf - Overige (beheersmatige) aandachtspunten: o verbeteren administratie ILG en investeringskrediet grondaankopen o registratie ‘harde’ en ‘zachte’ verplichtingen inzake grondaankopen, waaronder ILG o EU-proof in- en verkopen van gronden o kadastrale recherche om al het grondbezit integraal in beeld te krijgen inclusief vertaling naar nut en noodzaak Recentelijk heeft ook Concerncontrol hier nader onderzoek naar gedaan. SiSa en SiSa tussen medeoverheden blijft veel aandacht vergen door landelijke ontwikkelingen Bijna alle specifieke uitkeringen die de provincie Fryslân ontvangt van het Rijk dienen in de provinciale jaarrekening te worden verantwoord naar de Ministeries. In de afgelopen jaren is veel tijd geïnvesteerd om verantwoording tijdig te kunnen realiseren. Dit wordt ieder jaar beter. Op het moment van start van onze controle was slechts een aantal regelingen (waaronder BDU en Jeugdzorg) intern nog niet afgerond. Het opstellen van de verantwoordingen blijft een omvangrijke (krachts)inspanning voor de provincie Fryslân. Door de projectleider wordt hier hard aan getrokken, de (kwaliteit en tijdigheid) van de verantwoordingen van de afdelingen dient echter te verbeteren. Uit onze controle blijken vooralsnog enkele bijzonderheden, die we hebben toegelicht in hoofdstuk 2 en bijlage B. Daarnaast heeft de provincie Fryslân in 2009 voor de eerste maal gebruik gemaakt van de jaarrekeningen en SiSa-bijlagen van gemeenten/medeoverheden in plaats van afzonderlijke subsidieverantwoordingen. PricewaterhouseCoopers Rapport van bevindingen Provincie Fryslân 2009

12

De toekomstige financiële positie van uw provincie, recessie en bezuinigingen Zoals blijkt uit het weerstandsvermogen en het positieve resultaat over 2009 is de financiële positie, kijkende naar de jaarrekening 2009, goed te noemen. Wel zijn een paar kanttekeningen hierbij te stellen. De toename van de reserves wordt vooral veroorzaakt door incidentele baten zoals het provinciefonds. Daarnaast is het resultaat 2009 (geschoond van incidentele opbrengsten Nuon) lager dan in 2008 en is het meerjarenperspectief zorgelijk. Er is sprake van tekorten. Dit wordt nog eens versterkt door enerzijds de verwachte (rijks)bezuinigingen op (o.a.) het provinciefonds, mogelijke overige specifieke uitkeringen en dalende inkomsten door de economische crisis. Uit onderzoek van PwC blijkt dat 69% van de lokale overheden de bovenstaande ontwikkelingen de impact als groot of zeer groot schat. U als Staten zal hier in de komende tijd (meer) mee in aanraking komen. Er zal de komende jaren (meer)bezuinigd moeten worden en de kaasschaafmethode of het verschuiven van investeringen in de tijd zijn geen passende methodes. Natuurlijk zijn bezuinigingen op het operationele niveau (kostenreductie, uitgavenstop, optimaliseren bezettingsgraden) belangrijk en voor de hand liggend maar de grootste winst valt te behalen op het tactische (processen innoveren en structureren, zoeken naar optimale schaal, resultaatgerichte cultuur) en strategische (heroriëntatie op (kern)taken, bezinning op de rol van provincie Fryslân in de keten) niveau. Dus keuze op basis van principes in plaats van geld. Het is tijd voor een reset! (zie ook bijlage C). Ook de Staten hebben hierbij een belangrijke rol in. Immers u stelt de kaders. Het is van belang dat PS, GS en ambtelijke management goede afspraken maken over aanpak, proces en besluitvorming. De Staten kunnen op diverse wijze betrokken worden, bijvoorbeeld middels werkgroepen, het geven van een opdracht aan het College, voeren van een kerntakendiscussie, KiesKompasmethode of met burgers. Elke methode heeft haar voor- en nadelen. Betrokkenheid is echter cruciaal. Provincie Fryslân heeft de impact van de verslechterende economische omstandigheden en de kredietcrisis in 2008 vroegtijdig geanalyseerd en afgestemd met het BAO. Daarnaast denkt de provincie Fryslân na over haar toekomst. Met het visiedocument ‘Op Maat, takendiscussie provincie Fryslân’ en ‘contourenschets Koöperaasje Fryslân’ wordt een belangrijke aanzet gegeven om de rol van Fryslân in haar provincie, Noord Nederland en Nederland toekomstbestendig vorm te geven. Deze ontwikkeling heeft ook een forse impact op het personeel en middelen. Het visiedocument geeft ook een kader om gericht te bezuinigingen (of te investeren?). Naar onze mening is het van belang dat Fryslân inzake bezuinigingen strategische keuzes maakt. Deze strategische herpositionering moet antwoorden geven op vragen zoals wat voor (externe) krachten spelen er momenteel bij de provincie (economische ontwikkelingen, demografische ontwikkelingen, maatschappelijke ontwikkelingen en technologische ontwikkelingen) en hoe is de provincie hierop gepositioneerd. Of zou nagedacht moeten worden over een herpositionering van doelstellingen en interne bedrijfsvoering? Als de strategie (beleid) van Fryslân actueel en bekend is, dan kan gericht en zinvol gezocht worden naar mogelijkheden waar kostenreductie mogelijk is. Naar onze mening is door de visiedocumenten ‘Op Maat, takendiscussie provincie Fryslân’ en ‘contourenschets Koöperaasje Fryslân’ hier al een grote stap in gezet. Hiermee kan PS en GS met elkaar in discussie over de strategie van de provincie Fryslân In deze situatie is het passend dat, na gemaakte keuzes, een veranderprogramma wordt opgesteld dat veranderingrichtingen aangeeft zoals in- of extern meer gebruik te maken van het shared services concept (één backoffice voor subsidies als voorbeeld van een intern shared services concept), fusie van organisatieonderdelen, uitbesteding, structuur en beheersing aanpassen en kostenreductie. De voorgestelde kostenreductie dient duurzaam te zijn; verhogen van motorrijtuigen belasting is naar onze mening niet de oplossing. De volgende kijklijnen/keuzes kunnen worden gevolgd: - Aanpassen van ambitieniveau; - Beter (meer reëel) begrotingsproces (waaronder analyse rekeningresultaten) - Slankere ambtelijke organisatie. PricewaterhouseCoopers Rapport van bevindingen Provincie Fryslân 2009

13

Status aanbevelingen ten opzichte van onze managementletter Conform afspraak met directie en GS hebben wij alle relevante gedetailleerde controlebevindingen in onze managementletter gerapporteerd. Onze belangrijkste aanbevelingen (met prioriteit urgent/hoog op basis van onze interim-controle) zijn hierna op hoofdlijnen weergegeven, waarbij ook de status per heden is weergegeven. Geconcludeerd kan worden dat bevindingen actief zijn opgepakt.

Omschrijving bevinding/aanbeveling

Prioriteit

Opvolging per maart 2010

Structurele borging rechtmatigheid is nog niet gerealiseerd. De belangrijkste aandachtspunten zijn de borging van naleving van de subsidievoorwaarden en de Europese aanbestedingsregels.

Hoog

Directie verwacht dit in 2010 te realiseren.

De ontwikkelingen op het gebied van planning en control is onderhanden en wordt beïnvloed door de huidige reorganisatie.

Middel

Dit is onderhanden.

Mede met het oog op de verwachte nationale aanbestedingswet en de borging van rechtmatigheid is een aantal aandachtspunten geformuleerd rondom inkoop en aanbestedingen.

Middel

Directie volgt de ontwikkelingen op de voet.

Project- en programmacontrol hebben op dit moment veel aandacht (waaronder in het kader van RSP). De inbedding van projecten programmacontrol vinden de komende periode plaats en wij hebben een aantal aandachtspunten gesignaleerd.

Middel

In het kader van de organisatieontwikkeling Trendbrekke zal dit opnieuw worden opgepakt.

De sturing, verantwoording en beheersing van ILG/(F)YLG verdient veel aandacht, mede in het licht van het onderzoek dat CC heeft uitgevoerd.

Hoog

De beheersing en monitoring is in ontwikkeling. Eerder in dit hoofdstuk zijn wij hier nader op ingegaan.

De verwerking van de verkoop van de aandelen NUON is, mede door de Falcon-constructie, complex. Tijdige afstemming hiervan is gewenst.

Middel

Deze aanbeveling is opgevolgd.

Met gemeente Franekeradeel en SNN wordt een kassengebied rondom Sexbierum ontwikkeld (project Waddenglas). Hierbij is een aantal risico’s gesignaleerd

Middel

De risico’s zijn erkend en zijn ook opgepakt en uw Staten worden hierover geïnformeerd via de Bestuursrapportages. In hoofdstuk 6 gaan wij nader in op dit punt.

Concerncontrol heeft onderzoek gedaan naar de subsidieverstrekkingen < € 50.000. Een aantal belangrijke aandachtspunten is geconstateerd dat met prioriteit dient te worden opgevolgd.

Hoog

In 2009 is een Plan van aanpak opgesteld om deze aanbevelingen op te volgen. Directie verwacht onder andere dat in september een subsidievolgsysteem is geïmplementeerd.


14

Wij hebben enkele bijzonderheden op te merken over de geautomatiseerde systemen Ingevolge artikel 2:393 lid 4 BW dient de accountant in zijn verslag aandacht te besteden aan de bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Onze controle heeft enkele aandachtspunten opgelegd die ook deels samenhangen met de professionalisering van de IT-functie. Naast het opstellen en implementeren van een informatiebeveiligingsplan zal Concern Control ook onderzoeken gaan uitvoeren om IT governance (toezicht op de IT-activiteiten) te verbeteren.


15

5. Rechtmatigheid Borging rechtmatigheid is in ontwikkeling De afgelopen jaren is de borging van rechtmatigheid binnen de provincie gerealiseerd door het achteraf uitvoeren van interne controles. Hoewel voor 2009 in principe dezelfde aanpak gehanteerd is, is voor 2009 een aantal acties in gang gezet om rechtmatigheid in de werkprocessen te borgen. In het Plan van aanpak rechtmatigheid 2009 zijn de kaders en geplande uitvoering van de rechtmatigheidcontrole opgenomen. De belangrijkste risicogebieden zijn, conform voorgaande jaren: Subsidies, Europese aanbestedingen en ILG/FYLG. Ten aanzien van subsidies en Europese aanbestedingen zijn diverse acties in gang gezet om rechtmatigheid in de processen te borgen (in plaats van controles achteraf). Hiervoor hebben wij het college een aantal aanbevelingen gedaan, die in lijn liggen met de uitkomsten van het onderzoek van Concerncontrol naar de beheersmaatregelen in diverse processen op het gebied van rechtmatigheid. Het college heeft aangegeven dat 2010 het jaar van de implementatie is en dat in 2011 de borging van rechtmatigheid gerealiseerd moet zijn. Wij blijven deze ontwikkelingen uiteraard volgen. Hieronder gaan wij nader in op een aantal aandachtspunten zoals EU aanbestedingen, subsidies, Europese programma’s en ILG/FYLG.

Naleving provinciaal aanbestedingsbeleid een belangrijk aandachtspunt In de afgelopen jaren hebben wij (niet materiële) tekortkomingen op het gebied van naleving van Europese aanbestedingen geconstateerd. In 2009 heeft wederom een inkoopanalyse plaatsgevonden. Hieruit bleken geen bijzonderheden, met uitzondering dat in een aantal gevallen afgeweken is van het provinciaal inkoopbeleid en dat in één geval pas achteraf toestemming is gevraagd aan GS. De borging van naleving van EU aanbestedingsregels werkt steeds beter. In de nabije toekomst is het van belang om ook aanbestedingen onder de Europese norm transparant uit te voeren en naleving vast te stellen. In 2009 heeft de minister haar wetvoorstel inzake de e Aanbestedingswet naar de 2 kamer gestuurd. Provincie Fryslân dient haar interne beheersing in de toekomst hierop aan te passen (zie ook hoofdstuk 4).

Subsidies Omdat de borging van rechtmatigheid in 2009 nog niet gerealiseerd is, hebben wij ons ook in 2009 gericht op de interne controle achteraf. Ten aanzien van door provincie Fryslân verleende subsidies geldt dat uit de interne controles en onze accountantscontrole geen tekortkomingen of onzekerheden zijn gebleken op basis van de uitgangspunten van het controleprotocol en normenkader, waaronder uitvoeringsbesluiten (als nadere uitwerking van de subsidieverordening). Tijdigheid is en blijft (zoals bij vele lokale overheden) wel een belangrijk aandachtspunt (zowel voor de subsidiënt als de subsidiegever). Digitalisering van het subsidieproces geeft de mogelijkheid om rechtmatigheid en doelmatig van het interne proces beter te borgen. Provincie Fryslân is hier ook mee bezig en de verwachting is dat in september 2010 een geautomatiseerd subsidievolgsysteem geïmplementeerd is, waardoor de aantoonbaarheid van rechtmatig handelen wordt vergroot. Ter voorbereiding hierop zijn in 2009 al maatregelen genomen om toe te werken naar een uniform subsidieproces, waarin taken en bevoegdheden duidelijk zijn opgenomen.

Europese programma’s – mogelijke financiële onzekerheid Zoals vorig jaar in ons accountantsverslag beschreven is in 2007 door de accountantsdienst van het Ministerie van Economische Zaken (EZ) een landelijk onderzoek uitgevoerd naar de Europese programma’s (periode 2000 – 2006). Ook projecten van de provincies Fryslân, Groningen en Drenthe zijn onderzocht. Samenwerkingsverband Noord-Nederland heeft hierover de regie gevoerd. Over de uitkomsten is landelijk en per (cluster van) provincies/regio’s gerapporteerd. De verwachting bestond dat gezien deze omvang van de fouten (2,4%) een financiële korting zal PricewaterhouseCoopers Rapport van bevindingen Provincie Fryslân 2009

16

worden opgelegd. Daarnaast was er onzekerheid over de financiële consequenties van niettransparant aanbesteden onder de Europese aanbestedingsnormen. De definitieve afwikkeling bij het SNN heeft nog niet plaatsgevonden maar GS verwacht dat dit geen financieel effect zal hebben op de provincie Fryslân.

Rechtmatigheid ILG/PMJP In hoofdstuk 4 zijn wij kort ingegaan op de beheersing van het proces rond ILG/FYLG bestedingen. Door de accountantsdienst van LNV is per 1 maart 2010 een accountantsverklaring afgegeven bij de verantwoording 2009 van de ILG- én FYLG-uitgaven van DR en DLG ten laste van het budget van provincie Fryslân. Uit deze accountantsverklaring blijkt dat de verantwoording getrouw en rechtmatig is. Als provinciaal accountant hebben wij een review uitgevoerd op de door de accountantsdienst van LNV verrichte werkzaamheden. Hieruit blijken geen tekortkomingen of onzekerheden. Uit deze review is gebleken dat in het kader van de jaarrekeningcontrole van provincie Fryslân kan worden gesteund op de accountantsverklaring van het Ministerie van LNV.

Overige rechtmatigheidaspecten Op andere onderdelen die van belang zijn in het kader van de waarborging van rechtmatigheid door provincie Fryslân hebben wij geen belangrijke tekortkomingen op het gebied van financiële beheersmaatregelen geconstateerd. Dit geldt ook ten aanzien van de begrotingsrechtmatigheid (programma’s en de personele kosten op totaalniveau), de specifieke verantwoordingen waarbij wij een afzonderlijke accountantsverklaring afgeven en Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O). Begrotingscriterium Met betrekking tot het begrotingscriterium geldt dat provincie Fryslân op de progamma’s 4. Miljeu en 7. Sociaal beleid en zorg programmaoverschrijdingen kent. In de programmarekening is een nadere toelichting van GS opgenomen. Indien PS de jaarrekening vaststelt wordt de besteding alsnog geautoriseerd. Misbruik en Oneigenlijk gebruik In 2007 is een notitie geschreven ten aanzien van Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O) en is 2008 en 2009 geactualiseerd. Hierbij zijn onder andere de bij de provincie Fryslân getroffen maatregelen om M&O te voorkomen, beschreven. Ook is aangegeven wat de status van deze maatregel is (onderhanden, van kracht, etc.). Op basis van de door ons uitgevoerde controle (inclusief de controle van de specifieke verantwoordingen) zijn ons geen belangrijke tekortkomingen op het gebied van financiële beheershandelingen of niet-financiële beheershandelingen met mogelijke financiële consequenties gebleken. Zoals we vorig jaar aan u hebben gerapporteerd, geldt ten aanzien van de overige, niet specifiek onderzochte verordeningen/voorwaarden, dat sprake is van een risico op tekortkomingen en onzekerheid dat niet te kwantificeren is. Op basis van de kwaliteit van de interne beheersing binnen provincie Fryslân en de door ons uitgevoerde controle zijn wij echter van mening dat het risico op materiële onzekerheden en tekortkomingen niet dusdanig is dat het totaal van de tekortkomingen en onzekerheden hoger is dan de controletoleranties die Provinciale Staten hebben vastgesteld. Om deze reden heeft dit geen consequenties voor ons oordeel op het gebied van rechtmatigheid in onze accountantsverklaring.

In 2009 een goedkeurende accountantsverklaring In 2009 hebben wij, met uitzondering van de geconstateerde getrouwheidfouten, geen fouten en onzekerheden in de rechtmatigheidcontrole geconstateerd. Omdat de getrouwheidfouten (ongesaldeerd) beneden onze goedkeuringstoleranties vallen is op het aspect rechtmatigheid een goedkeurende accountantsverklaring afgegeven.


17

6. Verslaggevingbevindingen De verslaggevingvoorschriften zijn in 2009 niet aangepast In 2008 heeft de commissie BBV (welke de verslaggevingvoorschriften voor gemeenten en provincies opstelt) enkele notities uitgebracht. Deze hebben echter geen effect op de provinciale jaarrekening. Daarnaast zijn de grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening niet gewijzigd, met uitzondering van het activeren van de gronden zoals die zijn aangeschaft in het kader van ILG (zoals volgens handboek ILG wordt voorgeschreven) en een wijziging van de rentetoerekening aan de reserves. Wij kunnen instemmen met deze wijzigingen.

Wij delen de door het college gemaakte schattingen Enkele onderdelen van de rekening worden in belangrijke mate beïnvloed door schattingen van het management van de provincie. Wij hebben deze managementschattingen geëvalueerd in het kader van de accountantscontrole. Hierbij hebben wij geen belangrijke aandachtspunten geconstateerd. Het betreft in het bijzonder:  Afschrijvingspercentages voor materiële vaste activa;  Mogelijke afwaardering van materiële vaste activa;  De bepaling van de eventueel benodigde voorziening voor oninbare activa, zoals debiteuren, gronden en verstrekte geldleningen;  De bepaling en onderbouwingen van de verplichtingen en enkele kortlopende schulden;  De omvang en toereikendheid van de voorzieningen;  De inschatting van niet kwantificeerbare risico’s.

Reserves en voorzieningen zijn adequaat toegelicht Reserves Toelichting op de reserves in algemene zin Zonder rekening te houden met het rekeningresultaat 2009 ad € 14,4 mln. is de omvang van de reserves in 2009 afgenomen. De afname in 2009 bedroeg circa € 10 mln. (2008: stijging van circa € 11 mln.), waardoor de stand van de reserves (excl. nog te bestemmen resultaat boekjaar) ultimo 2009 circa € 151 mln. bedraagt. Dit zijn echter geen vrij besteedbare middelen. De bestemmingsreserves van € 88,8 mln. bevatten namelijk de in het verleden door PS beschikte middelen voor majeure programma’s, projecten en tijdelijke budgetten. In deze paragraaf gaan wij hier nader op in. De algemene reserve ad € 61,8 mln. (2008: € 86,1 mln.) bestaat uit een bufferreserve van € 8,75 mln. en de VAR (vrij aanwendbare reserve) ad € 53,1 mln. (2008: € 77,4 mln.) Afgelopen jaren nam deze laatste reserve sterk toe door dotaties zoals het dividend NUON/FALCON. In 2009 is een groot deel van deze reserve (per saldo € 25 mln.) via de primitieve begroting en diverse begrotingswijzigingen bestemd. Het resterende saldo van de VAR wordt vooral ingezet als algemeen dekkingsmiddel (bijvoorbeeld ter financiering van nieuwe projecten zoals opgenomen in de begroting 2010). In 2009 hebben geen rechtstreekse vermogensmutaties plaatsgevonden, met uitzondering van de mutaties uit hoofde van de kasritmemethodiek Bij onze controle hebben wij vastgesteld dat geen rechtstreekse vermogensmutaties ten gunste of ten laste van de reserves hebben plaatsgevonden. Alle mutaties worden via de resultaatbestemming en daardoor ter autorisatie van de Staten aangeboden en verwerkt. Reserve Majeure programma’s en projecten De bestemmingsreserves omvatten een aantal belangrijke reserves die samenhangen met de financiering van tijdelijke budgetten, majeure programma’s en projecten en uitvoeringsprogramma’s (sinds 2007). Deze reserves worden gevoed door de kasritmeverschuivingen van dit jaar en voorgaande jaren. In hoofdstuk 3 zijn we bij de beschouwing van het resultaat ingegaan op de effecten van de kasritmesystematiek op het rekeningresultaat en de wijzigingen die in 2009 hierin PricewaterhouseCoopers Rapport van bevindingen Provincie Fryslân 2009

18

zijn doorgevoerd. Wij hebben vastgesteld dat deze (gewijzigde) systematiek is toegepast binnen de beleidskaders die PS heeft gesteld. Reserves Aankoop natuurterreinen en EHS grondverwerving Zoals we vorig jaar aan u hebben gemeld, zijn de reserves Aankoop natuurterreinen en EHS grondverwerving (totaal ultimo € 4,9 mln.) de afgelopen jaren niet of in geringe mate gemuteerd. Uitgaven op deze reserves zijn zeer gering. In nota reserves en voorzieningen van 2009 is aangegeven aan beide reserves niet meer gedoteerd wordt en dat de reserves dienen ter dekking van de aankoop van natuurterreinen voor zover de natuurterreinen niet in het huidige pMJP zijn meegenomen of voor zover het begrote bedrag in het pMJP voor aankoop van natuurterreinen ontoereikend is. Voorzieningen In 2009 is een nieuwe risicovoorziening gevormd voor mogelijke verliezen op geactiveerde gronden, voor een bedrag van € 10,1 mln. De voorziening is getroffen voor het geval na afloop van de ILG/FYLG periode aangekochte gronden niet zijn doorgeleverd aan natuurorganisaties of particulieren en daardoor de ILG-doelstellingen niet zijn behaald. In dat geval is het risico aanwezig dat aangekochte gronden niet ten laste van het ILG budget kunnen worden gebracht. Het risico is dan gemaximeerd tot het verschil tussen de boekwaarde van de gronden aan het eind van de ILGperiode (2013) en de marktwaarde op hetzelfde moment. Deze marktwaarde hangt enerzijds af van de bestemming op de grond en anderzijds de prijzen die voor dergelijke bestemmingen op de markt van toepassing zijn. Van alle aangekochte gronden wordt voorzichtigheidshalve 20% voorzien (totaal € 7,8 mln.). Dit percentage is niet onderbouwd aan de hand van marktcijfers of berekeningen per perceel grond, maar is gebaseerd op een globale inschatting van management. Overigens is de hoogte van de voorziening nog afhankelijk van de afspraken die met LNV dienen te worden gemaakt ná de convenantperiode (2013). De toelichting in de jaarrekening kan op dit punt ook verbeterd worden.

Ook in andere jaarrekeningposten zitten bijzonderheden Opbrengst motorrijtuigenbelasting De opbrengst motorrijtuigenbelasting over 2009 bedraagt volgens informatie van de belastingdienst bijna ruim € 55 mln. (vorig jaar € 50 mln.). Vorig jaar was de verwachting dat over het boekjaar 2009 voor het eerst een accountantsverklaring zou worden afgegeven over de volledigheid, juistheid en tijdigheid van de verantwoorde (en geïnde) opcenten per provincie. Deze heeft echter niet plaatsgevonden. Op basis van de huidige landelijke systematiek bestaat hierdoor mogelijk ook voor het verslagjaar 2009 nog een onzekerheid ten aanzien van de juistheid en volledigheid van de in de jaarrekening 2009 verantwoorde opbrengst motorrijtuigenbelasting. Kwantificering van deze post is voor provincie Fryslân niet mogelijk. Aangezien sprake is van een landelijke systematiek en deze onzekerheid al diverse jaren bestaat, kunnen wij instemmen met de huidige verwerkingswijze. Geactiveerde gronden Met ingang van 2009 zijn in de jaarrekening van provincie Fryslân gronden geactiveerd (€ 38 mln.). Deze gronden hebben betrekking op bestedingen in het kader van ILG/FYLG en zijn nagenoeg allemaal aangekocht via DLG. DLG heeft de provincie een overzicht verstrekt van de aangekochte (en verkochte) gronden tot en met 31 december 2009. Het saldo bestaat derhalve uit gronden die nog niet zijn doorverkocht en die door de provincie kunnen worden geactiveerd. Dit geeft een beter inzicht in feitelijke grondbezit. Tijdens onze controle hebben wij verschillen geconstateerd tussen de opgaaf van DLG en de jaarrekening van € 1 mln. Dit wordt nader onderzocht, verschil betreft gronden zoals die door de provincie zelf zijn aangeschaft. Echter de administraties zijn op dit punt niet eenduidig om het verschil op dit moment te kunnen verklaringen. Daarom hebben wij dit in onze foutenevaluatie als onzekerheid aangemerkt. Zoals wij al eerder gesteld hebben dient de beheersing op het gebied van grondbeleid te verbeteren om de waardering van deze geactiveerde gronden en de hiermee samenhangende risico’s adequaat te kunnen beheersen (zie hoofdstuk 4).


19

Waddenglas Met gemeente Franekeradeel en SNN wordt een kassengebied rondom Sexbierum ontwikkeld (project Waddenglas). In de actualisatie van april en december 2009 werd een positief exploitatieresultaat van respectievelijk € 0,1 mln. en € 0,3 mln. getoond, terwijl oorspronkelijk werd uitgegaan van een resultaat van circa € 1,8 mln. positief. De oorzaak van deze daling wordt veroorzaakt door het duurder uitvallen van aspecten als grondverwerving, inrichtingen, planontwikkelingskosten en ambtelijke kosten. Op dit moment zijn nog nauwelijks kavels verkocht en heeft de Raad van State in januari bepaald dat het Friese glastuinbouwgebied bij Sexbierum voorlopig niet mag uitbreiden. Dit heeft directe gevolgen voor de exploitatie-opzet. Deze uitspraak is nog niet verwerkt in de actualisatie van de exploitatieopzet. Daarbij is een continue monitoring door GS van de financiële stand van zaken in combinatie met de voortgang van het project van groot belang. Met uitzondering van het besluit van de Raad van State, wordt in de paragraaf Weerstandsvermogen van het jaarverslag een korte toelichting gegeven op dit project. Deelneming Falcon BV De waardering van de aandelen Falcon is conform vorig jaar gebaseerd op de oorspronkelijke waarde van de NUON aandelen ad € 2,2 mln. Er hebben zich geen wijzigingen voorgedaan. Zoals bekend heeft Vatterval NUON overgenomen. Omdat deze transactie bij Falcon is verwerkt, heeft deze transactie geen effect op de jaarrekening van provincie Fryslân. Wel is in 2009 naast het regulier NUON-dividend 2008 (circa € 44 mln.) een interim-dividend van Falcon ontvangen van € 14 mln. In de paragraaf Reserve Falcon van het jaarverslag wordt dit nader toegelicht. Hierin wordt ook een overzicht gegeven van de kosten die met de transactie én het vermogensbeheer zijn gemoeid. Gemeentelijke bijdragen Centrale As In 2008 hebben de gemeenten Tytsjerksteradiel, Dantumadeel en Dongeradeel hun bijdrage in de Centrale As van in totaal € 36 mln. overgemaakt aan de provincie. De provincie treedt hierbij op als kasbeheerder. Deze bijdrage zal samen met de overige middelen bij aanleg van de Centrale As en in overleg met de deelnemende gemeenten worden besteed in de komende jaren. Om transparantie te bewerkstelligen zijn de liquide middelen in de provinciale administratie en jaarrekening opgenomen. In verband met de risico’s die begin 2009 speelden op de financiële markten, zijn deze liquide middelen bij een bank met een ‘triple A-status’ ondergebracht. Deze transactie is uitgevoerd in overleg met GS en uit intern onderzoek is gebleken dat deze transactie past binnen de kaders die de Wet FIDO (Financiering Decentrale Overheden) voorschrijven. Financiële bijdrage bestuursakkoord 2009 is voor een deel geactiveerd Inzake de Bijdrage Bestuursakkoord 2009-2011 draagt de provincie in dezelfde periode in totaal € 46,5 mln. bij. Voor 2009 is een bedrag van € 15,5 mln. betaald aan het rijk en in 2010 en 2011 zal een zelfde bedrag worden overgemaakt. Omdat deze bijdrage wordt beschouwd als een provinciale bijdrage ‘aan de oplossing van maatschappelijke vraagstukken’ (Bestuursakkoord 2008, p. 1), heeft de provincie deze bijdrage als investering in de realisatie van rijksdoelen aangemerkt. Omdat de rijksweg A7 een van deze rijksdoelen is, is 50% van de bijdrage 2009 bestempeld als bijdrage in activa in eigendom van derden (het rijk). Dit is in de balans geclassificeerd als financieel vast actief. Hoewel dit niet expliciet uit de toelichting blijkt, voldoet deze verwerking aan de verslaggevingrichtlijnen (BBV). Wij hebben directie geadviseerd deze toelichting alsnog op te nemen. Vanaf 2010 wordt uitsluitend lineair afgeschreven In de door u vastgestelde notitie ‘begrotingsregels’ is de interne rentetoerekening aan bouwprojecten met ingang van 2010 komen te vervallen. Dit houdt tevens in dat vanaf 2010 alleen nog lineair wordt afschrijven. De voorgeschreven inhaalafschrijving is in 2009 verwerkt en bedraagt e € 5,4 miljoen. Dit wordt in de jaarrekening niet expliciet toegelicht. Hierover bent u in de 2 Bestuursrapportage geïnformeerd. Daarnaast is voor een aantal investeringen de levensduur en afschrijvingstermijn aangepast. Dit is met ons afgestemd. Wij kunnen instemmen met deze uitgangspunten zoals die door de beleidsafdelingen zijn aangeleverd.


20

Wat wij u verder willen melden Voormalig CdK en directie hebben nog betalingsbevoegdheden bij kredietinstellingen Wij hebben bij de controle van de liquide middelen geconstateerd dat de voormalig Commissaris van de Koningin en de voormalig algemeen directeur nog onbeperkte volmachten hebben voor het doen van betalingen bij (in ieder geval) ING. Het risico dat door deze personen ongeautoriseerde betalingen worden gedaan kan worden weggenomen door deze volmachten in te trekken. Wij hebben directie aanbevolen om dit per direct te doen. Daarnaast hebben wij directie geadviseerd om een procedure op te zetten die er toe leidt dat bij uitdiensttredingen tevens alle bevoegdheden, waaronder die met betrekking tot het doen van betalingen, worden ingetrokken. Nazorgfonds stortplaatsen Fryslân Conform vorig jaar hebben wij de jaarrekening van fonds nazorg stortplaatsen Fryslân gecontroleerd. Hierbij hebben wij een goedkeurende accountantsverklaring verstrekt. De doelvermogens worden periodiek herberekend. In 2009 zijn geen heffingen opgelegd, aangezien de in de voorzieningen opgenomen doelvermogens toereikend bleken.


21

BIJLAGEN


22

Bijlage A: Aard van de opdracht en accountantsverklaring Opdracht In overeenstemming met de door u aan ons verstrekte opdracht, zoals vastgelegd in het controleprotocol en normenkader d.d. 18 januari 2010, hebben wij de jaarrekening 2009 van provincie Fryslân gecontroleerd. De jaarrekening is de verantwoordelijkheid van het college van GS. Wij hebben van het college van GS een bevestiging bij de jaarrekening ontvangen. Het is onze verantwoordelijkheid een accountantsverklaring inzake deze jaarrekening te verstrekken op basis van onze accountantscontrole. Wij hebben de controleopdracht uitgevoerd in overeenstemming met in Nederland van toepassing zijnde Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden. Daarnaast zijn wij de verenigbaarheid met de jaarrekening nagegaan van de financiële en nietfinanciële gegevens die bij de jaarrekening zijn gevoegd. Wij zijn daarbij in het bijzonder nagegaan of het Jaarverslag van het college verenigbaar is met de jaarrekening, zoals bedoeld in het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten. Wij zijn verplicht in onze accountantsverklaring melding te maken van eventuele door ons geconstateerde tekortkomingen dienaangaande. Als gevolg van het toepassen van deelwaarnemingen en andere beperkingen die inherent zijn aan een controle, samen met de beperkingen die inherent zijn aan elke beheersingsmaatregel, bestaat een onvermijdbaar risico dat zelfs een onjuistheid van materieel belang onontdekt blijft. Wij hebben onze controle op dusdanige wijze ingericht dat wij redelijkerwijs kunnen verwachten dat materiële onjuistheden in de jaarrekening of de financiële administratie zijn ontdekt (daarbij inbegrepen materiële onjuistheden als gevolg van fraude, fouten en niet-naleving van wettelijke of andere voorschriften). Van ons onderzoek kan en mag echter niet worden verwacht dat het alle materiële onjuistheden, fraude, fouten of niet-naleving van wettelijke of andere voorschriften die zouden kunnen bestaan, aan het licht zal hebben gebracht. Onze bevindingen rapporteren wij primair aan de betrokkenen, aan het management en het college. In dit verslag hebben wij op bestuurlijke hoofdlijnen onze voor PS belangrijkste bevindingen samengevat. Soort accountantsverklaring Onder voorbehoud dat de door het college opgestelde jaarrekening 2009 ongewijzigd wordt aangenomen door Provinciale Staten, hebben wij een goedkeurende accountantsverklaring afgegeven over de getrouwheid en de rechtmatigheid van de jaarrekening 2009. Deze verklaring is gedateerd 7 april 2010. In deze jaarrekening worden de volgende kengetallen getoond:  Balanstotaal € 505,3 mln.  Eigen vermogen € 165,1 mln.  Nog te bestemmen resultaat € 14,4 mln. De Wet ter voorkoming van Witwassen en het Financieren van Terrorisme (WWFT) Vanaf 1 augustus 2008 is de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) van toepassing op accountants. Deze wet vervangt de Wet Identificatie Dienstverlening (WID) en de Wet Melding Ongebruikelijke Transacties( MOT). Indien er gedurende onze werkzaamheden aanwijzingen zijn van ongebruikelijke transacties (zoals bedoeld in de WWFTt) zijn wij wettelijk verplicht deze te melden, zonder u hiervan in kennis te stellen (omdat dit bij wet is verboden). Ongebruikelijke transacties worden gedefinieerd als transacties die mogelijk te maken hebben met het witwassen van geld. De accountant is niet verplicht om dergelijke transacties te zoeken, maar als hij hiervan aanwijzingen krijgt gedurende de controle (bijvoorbeeld in geval van transacties die niet in overeenstemming lijken te zijn met de kernactiviteiten) dient hij actie te ondernemen


23

Bijlage B: Single Information, Single Audit Wij hebben in onze controle specifieke werkzaamheden verricht om een oordeel te kunnen geven over de getrouwheid en rechtmatigheid van de financiële verantwoordingsinformatie in de bijlage inzake SiSa bij de jaarrekening 2009 van provincie Fryslân. Onze werkzaamheden hebben gevarieerd tussen het beoordelen van de interne beheersing en het uitvoeren van detailcontroles. In de bijlage bij de jaarrekening zijn twee typen indicatoren opgenomen: 1. Indicatoren (bedragen en andere kwantitatieve gegevens, veelal prestatie-indicatoren), die van invloed zijn op de financiële vaststelling; 2. Indicatoren, zonder invloed op de financiële vaststelling. Voor de eerste indicator geldt dat er een relatie is tussen de jaarrekening en de bijlage. Wel kunnen er verschillen ontstaan tussen bijlage en jaarrekening (bijvoorbeeld kasstelsel ten opzichte van baten- en lastenstelsel), omdat voor de indicatoren in de bijlage de wet- en regelgeving per specifieke uitkering leidend is. Wij hebben op deze indicatoren een reguliere rechtmatigheidcontrole uitgevoerd en indien specifiek gevraagd is, de deugdelijke totstandkoming van de indicator beoordeeld. De tweede indicator heeft normaliter geen directe relatie met de gemeentelijke jaarrekening. Deze indicatoren zijn noodzakelijk voor het departementale jaarverslag. Bij deze indicatoren hebben wij alleen de deugdelijke totstandkoming van de indicator beoordeeld. Voor de bevindingen uit onze controle gelden op grond van het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG) zwaardere rapportagetoleranties dan voor andere onderdelen van de reguliere jaarrekening. In dit verslag van bevindingen hebben wij per specifieke uitkering fouten en onzekerheden, boven een vastgestelde financiële grens, opgenomen voor zover deze niet door de provincie zijn gecorrigeerd. De financiële grens is afhankelijk gesteld van de omvangsbasis van de regeling. De omvangsbasis wordt gebaseerd op de gevraagde indicator. Bij een gevraagde indicator van “bestedingen gedurende het jaar” wordt de omvangsbasis bijvoorbeeld gevormd door de bestedingen in de regeling. De financiële grens is per specifieke uitkering:   

€ 10.000 indien de omvangsbasis kleiner dan of gelijk is aan € 100.000; 10% indien de omvangsbasis groter dan € 100.000 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000 is; € 100.000 indien de omvangsbasis groter dan € 1.000.000 is.

De rapporteringtolerantie heeft geen consequenties voor de omvang en aard van de controle van specifieke uitkeringen. Het gaat alleen om het rapporteren van de waargenomen fouten en onzekerheden voortkomende uit de accountantscontrole. Op basis van de Nota verwachtingen accountantscontrole 2009, uitgegeven door het Ministerie van Binnenlandse Zaken, rapporteren wij middels volgende voorgeschreven tabel de geconstateerde fouten of onzekerheden per regeling:


24

Nr 10A 11A 12 16A

Specifieke uitkering of overig Geldstroom Beeldende Kunst en Vormgeving 2005 – 2008 Actieplan Cultuurbereik 2005 – 2008 Versterking cultuureducatie in het primair onderwijs 2005 – 2007 Uitkering Marsrouteplannen (Bibliotheken)

Financiële omvang in Toelichting Fout of onzekerheid euro's fout/onzekerheid Geen Geen

Nvt Nvt

Nvt Nvt

Geen Geen

Nvt Nvt

Nvt Nvt

20

Industrielawaai

Geen

Nvt

Nvt

21A

Bodemsanering

Geen

Nvt

Nvt

22A

Externe veiligheid

Geen

Nvt

Nvt

Nvt

Nvt

39

Rijkscofinancieringsregeling INTERREG Geen Tijdelijke subsidieregeling innovatieprogramma Mooi Nederland Geen

Nvt

Nvt

41

Industrielawaai

Geen

Nvt

Nvt

44A

Besluit Locatiegebonden subsidies 2005

Geen

Nvt

Nvt

50D

Investering Stedelijke Vernieuwing

Geen

Nvt

Nvt

59A

Brede doeluitkering verkeer en vervoer Bijdrage hoofdvaarwegen Groningen en Fryslân

Geen

Nvt

Nvt

Geen

Nvt

Nvt

62A

Regionale mobiliteitsfonds

Geen

Nvt

Nvt

62B

Regionale mobiliteitsfondsen Zuiderzeelijn

Geen

Nvt

Nvt

63A

Quick wins binnenhavens

Geen

Nvt

Nvt

Leren voor duurzame ontwikkeling (LvDO) Doeluitkering jeugdzorg (Bureau Jeugdzorg + Zorgkosten Jeugdzorg)

Geen

Nvt

Nvt

Geen

Nvt

Nvt

37

61

69 95

Actieplan cultuurbereik 2005 – 2008 Op basis van ontvangen correspondentie blijkt dat de periode voor het vaststellen van de toegekende subsidies aan gemeenten en/of instellingen definitief vast te stellen is verlengd tot 1 januari 2010. Brede doeluitkering verkeer en vervoer In het kader van de controle van deze regeling is vooral het “bestedingenbegrip” van belang. De toepassing van het bestedingenbegrip is naar onze mening toereikend toegepast. Bij een aantal concessies inzake openbaar vervoer heeft de afrekening van 2007 nog niet plaatsgevonden. Dit wordt veroorzaakt door het laat beschikbaar komen of ontbreken van noodzakelijke informatie. Jeugdzorg Belangrijke inhoudelijke aandachtspunten bij de vaststelling van de subsidie 2008 betreffen de aanwezigheid van een geldige indicatiestelling voor verleende zorg bij instellingen en de tijdigheid van de afgegeven indicatiebesluiten. De provincie heeft hieraan geen consequenties verbonden voor de vaststelling. Wij kunnen ons vinden in de argumenten die hieraan ten grondslag liggen. De opgenomen aantallen inzake de indicatoren Bureau Jeugdzorg betreffen het jaar 2008. Op basis van de correspondentie tussen het Ministerie van Jeugd en Gezin en de provincie is dit naar onze mening juist.


25

Bijlage C: Het is tijd voor een reset!?* Inleiding Het stormt in de publieke sector. Woningcorporaties, zorg- en onderwijsinstellingen, uitvoeringsorganisaties en decentrale overheden worden overspoeld met wetgeving. Ontwikkelingen tuimelen over elkaar heen, taken worden gedecentraliseerd en de financierbaarheid van toekomstplannen is onzeker. Intussen worden bureaucratie en toezicht steeds intensiever. En tegelijk speelt er vaak vernieuwing van huisvesting en automatisering en moet er nagedacht worden over thema’s als vergrijzing, personeelsbeleid, verzorgingsgebieden en schaalgrootte. In die complexiteit moeten 16 miljoen studenten, patiënten, bewoners en burgers tevreden gesteld worden. Ga er maar aan staan. Tijd dus voor een reset, voor een strategische herbezinning. Tijd voor instellingen en overheidsorganisaties om deze eisen en ontwikkelingen snel te absorberen en er in samenhang en toekomstgericht mee aan de slag te gaan. En dus tijd om zelf de regie te gaan voeren en een solide eigen koers uit te stippelen voor de komende jaren. Met de maatschappelijke taak als vertrekpunt is het nu zaak opnieuw prioriteiten te stellen en de organisatie zo in te richten dat goede dienstverlening aan bewoners, burgers, studenten en patiënten, centraal blijft staan. Het blijft natuurlijk een kwestie van balanceren. Maar wie nu de regie pakt en de blik vooruit richt, is de winnaar van morgen. Economic reset Het bedrijfsleven, de publieke sector en de samenleving ondergaan momenteel een ‘economic reset’ die we de afgelopen decennia niet eerder hebben meegemaakt. Door de financiële crisis en de daaruit voortvloeiende recessie is de wereld onherroepelijk veranderd. Ondernemingen en organisaties doen er goed aan om juist nu vanuit een strategische lange termijnvisie keuzes te maken. Onvermijdelijk moet daarbij afscheid worden genomen van zaken die lang vanzelfsprekend zijn geweest. De economische verwachtingen voor de korte- en middellange termijn maken noodzakelijk de bedrijfsvoering in lijn te brengen met wat strategisch verantwoord is. Tegelijkertijd moet er geïnvesteerd blijven worden in het recessieproof krijgen van organisaties om klaar te zijn als de economie weer aantrekt. Bedrijven en instellingen die juist deze periode benutten om zichzelf te herijken, kunnen als eerste inspelen op nieuwe mogelijkheden. Reageren op de nieuwe werkelijkheid In onze ogen vormt de recessie namelijk niet alleen een bedreiging, maar biedt zij ook kansen. Door de economische turbulentie zijn bedrijven en ondernemers gedwongen snelle, ingrijpende en vaak pijnlijke beslissingen te nemen. Wij adviseren onder meer goed te kijken naar kostenreducties, herstructureringen, optimaliseren, innoveren en structureren van werkprocessen, resultaatgerichte cultuur, (her)oriëntatie op kerntaken en (her)bezinning van de rol van uw gemeente in de keten. Belangen van de klant Voor de financiële sector, die bij uitstek op vertrouwen draait, gaat dit zeker op. De belangen van de klant moeten weer voorop komen te staan. Maar ook instellingen in de publieke sector moeten kijken naar het (opnieuw) invullen van regulering, governance en toezicht in het beleid en de uitvoering daarvan. Omdat de krimpende overheid zelf als economische stimulator optreedt, worden projecten geïntensiveerd en vervroegd. Onvermijdelijk zal ook in de publieke sector daardoor op termijn worden gewerkt aan vragen rondom kostenbesparingen en efficiency.


26

Het is tijd voor een reset!*

Recommend Documents