Het feest der herkenning;

Het feest der herkenning; meerjarenbeleidsplan Het Utrechts Archief 2013-2016

I

Voortbouwen op de schouders van reuzen

Het Utrechts Archief beheert de grootste collectie gedrukte bronnen, archief- en beeldmateriaal over de geschiedenis van stad en provincie Utrecht. Daarnaast beheert Het Utrechts Archief de archieven van de gemeente Nieuwegein, decentrale rijksdiensten, landelijke organen van kerkelijke instellingen en de Nederlandse Spoorwegen. De collectie vertegenwoordigt een groot maatschappelijk kapitaal. In de afgelopen beleidsperiode (2009-2012) is daarom stevig ingezet op het vergroten van het gebruiksgemak en daarmee het gebruik. De collectie is immers gevormd en wordt beheerd met de bedoeling dat hij rendeert, nu en in de (verre) toekomst. Daarbij is het besef groot dat we staan op de schouders van onze voorgangers. Zij zorgden ervoor dat de collectie omvangrijk, uitgebalanceerd en goed beheerd is. Mede daardoor was een effectieve inzet op het vergroten van het publieksbereik mogelijk. Het staat buiten kijf dat daarmee ook de zichtbaarheid en bekendheid van Het Utrechts Archief zijn toegenomen, zowel voor de bewoners van regio en stad en ver daarbuiten als voor de (potentiële) zorgdragers. De website groeide naar ruim 2 miljoen gebruikers en het fysieke bezoek nam jaarlijks met zo’n 15% toe tot ruim 31.000 bezoekers in 2011. Studiezaalbezoekers raadpleegden meer bronnen dan ooit tevoren. Er werd dan ook fors geïnvesteerd: in een verbetering van de website, het renoveren van de studiezaal, kantoren en depotfaciliteiten, het ontwikkelen van een gastvrij multimediaal publiekscentrum, het verbeteren van (digitale) studiezaal- en beheerprocessen en het grootschalig digitaliseren van bronnen. In ‘Het feest der herkenning’ heeft Het Utrechts Archief voor de periode 2013-2016 nieuwe ambities en speerpunten geformuleerd. Voor een deel van de activiteiten zal Het Utrechts Archief nauw gaan samenwerken met zijn zorgdragers, de collega’s van de Regionaal Historische Centra en het Nationaal Archief, de Utrechtse musea en erfgoedinstellingen, het onderwijs, historische verenigingen, culturele organisaties en het publiek. Samen met hen en met de steun van de Rabobank hopen wij onze bronnen van de Utrechtse geschiedenis met iedereen te kunnen delen. Missie Het Utrechts Archief verwerft en bewaart de bronnen van de Utrechtse geschiedenis, om ze beschikbaar te stellen aan het publiek. We verbinden de inwoners van de stad en provincie met elkaar en hun omgeving door gezamenlijk het verhaal van de Utrechtse geschiedenis te vertellen. Het Utrechts Archief biedt een aantrekkelijk publieksprogramma en innovatieve digitale dienstverlening. Het is een toonaangevend expertisecentrum op het gebied van informatiebeheer en een deskundig partner voor instellingen en overheden in de regio. Doelgroepen Het Utrechts Archief is er voor iedereen die voor recht en bewijs, onderwijs, onderzoek of cultuurbeleving gebruik wil maken van onze collecties en diensten.

1Het Utrechts Archief is sinds 1998 een Gemeenschappelijke Regeling (WGR) van de Rijksoverheid en de Gemeente Utrecht en is ontstaan uit een fusie tussen het rijksarchief in de provincie Utrecht en de gemeentelijke foto- en archiefdienst. De gemeente Nieuwegein heeft sinds 2011 de taken voor archiefbeheer bij Het Utrechts Archief ondergebracht middels een DVO. De gemeentearchivaris van Utrecht is tevens gemeentearchivaris van Nieuwegein.

Meerjarenbeleidsplan Het Utrechts Archief 2013-2016. Versie 1.4

1

Kernwaarden Voor het realiseren van onze missie heeft Het Utrechts Archief vier kernwaarden benoemd. Deze waarden zijn leidend voor de wijze waarop wij als organisatie naar buiten willen treden en als collega’s met elkaar willen omgaan. Onze kernwaarden zijn: • Verbindend • Duurzaam • Toegankelijk • Betrouwbaar De ambities voor 2013-2016 Het Utrechts Archief heeft voor de komende beleidsperiode twee grote ambities. We willen het gebruik van de collectie door een steeds grotere en meer gevarieerde groep gebruikers bevorderen en de organisatie in gereedheid brengen voor integraal digitaal beheer van de collectie en toekomstig digitaal gevormd archief. Voor de eerste ambitie, het uitbouwen van het publieksbereik waarbij gebruiksgemak en betrokkenheid van gebruikers cruciaal is, is de tweede, de inzet op de ontwikkeling van integraal digitaal beheer, een voorwaarde. Hoewel vooral op internet de belangstelling massaal is, richten we ons ook op fysieke zichtbaarheid door ontmoetingen met de authentieke collectie en tussen mensen te faciliteren in ons bezoekerscentrum en op de studiezalen. Bricks and clicks zijn ook in onze branche beiden van belang voor het uitbouwen van een duurzame relatie met gebruikers. We streven ernaar dat hun aantal opnieuw met ten minste een derde zal stijgen. Vanaf 2012 draagt de provincie Utrecht zelf financieel bij aan het beheer en de beschikbaarstelling van provinciale archieven door Het Utrechts Archief. Deze nieuwe verantwoordelijkheid, die ook voor de andere overheidslagen geldt, wordt vanaf 2013 wettelijk verankerd. Eind 2012 besluit de provincie Utrecht in welke vorm zij betrokken wil zijn bij de organisatie van Het Utrechts Archief. Om onze ambities voor 2013-2016 te kunnen waarmaken, zal Het Utrechts Archief investeren in de ontwikkeling en groei van expertise, content, innovatie, partnership, ondernemerschap en de professionele organisatie.

1


2

Mensen maken het verschil De medewerkers van Het Utrechts Archief huldigen het principe dat ieders bijdrage van belang en onmisbaar is. Alleen als alle medewerkers onze ambities kennen en delen en daaraan vanuit hun eigen taak een bijdrage leveren is het mogelijk om Het Utrechts Archief stevig te verankeren in de maatschappij. Als symbool voor dit uitgangspunt van de organisatie gebruiken we sinds 2005 de lemniscaat. Dit is het symbool voor oneindigheid, een grootheid die groter is dan alle andere getallen. Het is van belang dat we ons bewust zijn van de kracht van goede onderlinge samenwerking, dat we weten wat de ander doet en dat we elkaars kennis en kwaliteiten optimaal benutten. Medewerkers worden daarnaast gestimuleerd om deel uit te maken van lokale, regionale en nationale netwerken. Hoewel de hoofdprocessen dezelfde blijven, verschuift de wijze waarop we ons werk uitvoeren de komende jaren over de hele linie naar een meer digitale aanpak. Om dat mogelijk te maken zijn middelen voor persoonlijke ontwikkelingsplannen en opleiding gereserveerd. Ontwikkeling is cruciaal omdat we ervan uit moeten gaan dat we de ambities uitvoeren met de huidige medewerkers en ons budget niet zal groeien. Hierop is één uitzondering: de ambitie om op termijn te beschikken over een werkend e-Depot zal gepaard moeten gaan met nieuwe middelen of een nieuwe wijze van financiering. Op dit moment is over kosten en model van financiering geen duidelijkheid anders dan dat over de hele linie van de overheid het belang van de investering wordt erkend. Voor het overige kunnen de in dit plan verwoorde ambities gerealiseerd worden binnen de bestaande meerjarenbegroting. Het sponsorcontract met de Rabobank Utrecht, dat tot en met 2014 loopt levert daaraan ten aanzien van het fysieke publieksbereik in meerdere opzichten een stimulerende bijdrage. Naast een aparte reservering voor opleidingen is in de meerjarenbegroting een voorziening getroffen voor de noodzakelijke vernieuwing van de website, IT hardware en voor de vervanging van de semipermanente presentatie. Voor die presentatie worden aanvullende sponsoren geworven. De bijdrage van een grote groep vrijwilligers op diverse terreinen is van onschatbare waarde. Hun betrokkenheid, deskundige inzet en enthousiasme zijn onmisbaar geworden. Datzelfde geldt voor de Utrechtse Vriendschap, de vriendenstichting van Het Utrechts Archief. Zowel onze vrienden als de vrijwilligers zorgen voor een stevige maatschappelijke verankering. Beide groepen willen we deze periode laten groeien, we investeren in een professionele relatie met hen. II Speerpunten van beleid 1. Digitale dienstverlening: toegankelijk voor iedereen en overal 2. Ontwikkeling en implementatie van duurzaam digitaal beheer 3. Het Utrechts Archief: leren en beleven 4. Toezicht op de digitale overheid: krachten bundelen in de regio 1. Digitale dienstverlening: overal voor iedereen toegankelijk Het Utrechts Archief heeft met www.hetutrechtsarchief.nl één herkenbaar digitaal gezicht. Deze website wordt in 2014 vernieuwd en biedt dan uniforme doorzoekbaarheid op alle onderdelen van ons aanbod. We leggen de nadruk op faciliteiten voor persoonsnamen en locatiegegevens omdat dit tegemoet komt aan de vraag van het publiek. De nieuwe website met digitale dienstverlening functioneert enerzijds als ‘informatiesupermarkt’ waarin de gebruiker zijn eigen weg vindt binnen de aangeboden kant-en-klare informatie (laagdrempelig aanbieden van informatie zonder inloggen) en anderzijds als digitale onderzoeksomgeving (gepersonaliseerd aanbieden van informatie na inloggen). In de digitale onderzoeksomgeving is volop ruimte voor interactiviteit, zoals bestellen, chatten/fora en het verrijken van aangeboden data. Door het publiek te betrekken wordt de kwaliteit van onze data hoger én komt er nieuwe informatie beschikbaar in de bronnencollectie van Het Utrechts Archief. Meerjarenbeleidsplan Het Utrechts Archief 2013-2016. Versie 1.4

3

Ook willen we de nadere toegankelijkheid van veelgevraagde bronnen samen met de gebruikers vergroten. Dit zijn bronnen met een hoge dichtheid aan persoons- en topografische gegevens, die voor een zo groot mogelijke groep gebruikers interessant zijn. Deze bronnen komen grotendeels overeen met basisregistraties van de overheid.2 Crowdsourcing door vrijwilligers heeft de meeste kans van slagen als het ontsluiten van een bepaalde bron zowel begeleid bij het archief als thuis kan worden uitgevoerd. Hierdoor kunnen de hoogst mogelijke kwaliteit en productie verkregen worden. Door ons wordt regie op de gesloten of open communities gevoerd. Voorwaarde voor nieuwe projecten is dat we beschikken over een vastgesteld metadatamodel dat in 2014 beschikbaar komt. Het zoeken in archieven wordt verbeterd door het aanpassen van de bestaande toegangenstructuur. Uitgangspunt daarbij is dat de gebruiker de context van de gevonden informatie begrijpt. Het gebruik van de website voor bronnenonderzoek zal door verbeterd gebruiksgemak stevig gestimuleerd worden t.o.v. een bezoek aan de studiezalen. Daarom wil Het Utrechts Archief het raadplegen van (digitale) bronnen zoveel mogelijk kosteloos maken voor gebruikers. Dit is een logische keus in het licht van de Europese ontwikkelingen en het verplicht gratis aanbieden van toekomstige digital born archieven. Voor bijzondere diensten blijft een vergoeding op basis van de kostprijs gelden. In 2015 wordt de studiezaal aan de Hamburgerstraat gesloten. Dan zijn alle bronnen in de studiezaal op die locatie, waaronder bijvoorbeeld de bouwtekeningen die nu een tijdrovende service vergen, gedigitaliseerd, goed ontsloten en via de website 24/7 voor de gebruiker beschikbaar. Projecten: • Nieuwe website • Ontwikkeling digitale diensten, waaronder crowdsourcing • Eén toegang op de eigen website en optimale vindbaarheid op andere platforms, waaronder archieven.nl • Verdere digitalisering van veel gevraagde bronnen (500.000 images per jaar)

2. Concreet zijn dit: de akten van de Burgerlijke Stand en doop-, trouw- en begraafregisters, bevolkingsregisters/gezinskaarten, adres- en telefoonboeken, bouwtekeningen (met vergunningen), kranten, beeldmateriaal (ook in archieven), notariële akten (17e /18e eeuw), repertoria op de notariële protocollen (1811-1925), memories van Successie, reclamemateriaal, handelsregisters KvK, hinderwetvergunningen, studentenalmanakken, personeelsregisters NS, tekeningen en bestekken NS, stationsdocumentatie NS. 3. Voor 2013-2016 wordt uit de volgende bronnen een keus gemaakt t.b.v. crowdsourcing: 1) Bevolkingsregisters, gezinskaarten voor een gesloten community; 2) Kranten, verbetering OCR invoer open community; 3) Stationsdocumentatie, test project voor transcriptie door de crowd; 4) Notaris, 18e-eeuwse akten indiceren op geografische- en persoonsnamen en data; 5) Repertoria notariële protocollen vanaf 1811; 6) Personeelsregisters voorgangers NS tot 1920 en personeelskaarten NS vanaf 1920.


4

2. Ontwikkeling en implementatie van duurzaam digitaal beheer (e-depot) Het samenbrengen van het beheer van de archieven en de collecties (voorzien in 2012) binnen één afdeling legt de basis om te komen tot integraal collectiebeheer. Alle beherende en ondersteunende werkprocessen worden zoveel mogelijk op elkaar afgestemd. Pièce de resistance voor de beleidsperiode 2013-2016 is de implementatie van het e-Depot. Dit e-Depot, ook wel het archief van de toekomst genoemd, wordt gezamenlijk met het Nationaal Archief en de elf andere Regionaal Historische Centra ontwikkeld. Deze samenwerking heeft tot doel dat digitale informatie op een efficiënte en betrouwbare wijze wordt bewaard en voor iedereen toegankelijk blijft. Het e-Depot biedt onze zorgdragers de mogelijkheid om digitale informatie efficiënt en in een vroeg stadium aan ons over te dragen. In aansluiting op de doelstellingen uit het programma Archief 2020, de gezamenlijke inspanning van OCW, IPO en VNG, om te komen tot duurzaam digitaal informatiebeheer, werkt Het Utrechts Archief in de komende beleidsperiode aan het optuigen van een volwaardig e-depot. Het Rijk ondersteunt deze ontwikkeling met een jaarlijkse financiële bijdrage van 50.000 euro. De implementatie zal gefaseerd verlopen, waarbij de producten die de Werkgroep Voorbereiding Implementatie (e-Depot) begin 2013 heeft opgeleverd, de basis vormen. Daarbij gaat het om het invoeren van één toepassingsprofiel voor metagegevens bij de lagere overheden en het tot stand brengen van een nieuwe informatiearchitectuur gebaseerd op services tussen beherende systemen. Intern zal de aandacht zich behalve op de informatiearchitectuur en het standaardiseren van de bestaande metagegevens ook richten op het doorlichten en verfijnen van de centrale bedrijfsprocessen (verwerven, beheren en beschikbaar stellen) en de bijbehorende functies met het oog op het beheer van papieren èn digitale archieven. Er wordt geïnvesteerd in het scholen en trainen van de medewerkers om ze te voorzien van de benodigde expertise, vaardigheden en competenties. Wil Het Utrechts Archief in staat zijn om vanaf 2016 te komen tot reguliere overbrenging van digitale archieven, zullen rijk, provincie en gemeente aanvullende middelen beschikbaar moeten stellen. Op basis van een in 2013-2014 op te stellen business case zullen hierover nadere afspraken met genoemde zorgdragers moeten worden gemaakt. Daarbij zal overigens ook moeten worden gekeken naar uitbreiding van de depotcapaciteit voor papieren archieven. De grenzen van de depotruimte waarover Het Utrechts Archief nu beschikt, zullen al eind 2014 worden bereikt. Het Utrechts Archief heeft de ambitie om op het terrein van het digitaal archiefbeheer een centrale rol te spelen ten behoeve van de andere archiefdiensten in de provincie. In nauwe samenwerking met hen en met de provincie Utrecht willen we een duurzaam Utrechts model voor het beheer en de beschikbaarstelling van de digitale overheidsarchieven ontwerpen. Het publieksbereik en de dienstverlening bouwen voort op de informatie die de backoffice (beheer en ondersteuning) beheert. Daar zijn veel processen begrijpelijkerwijs nog vooral op papier en op de afzonderlijke collectieonderdelen georiënteerd. Die focus wordt in 2013-2016 geleidelijk maar gestaag verlegd van papier naar steeds meer digitaal en van aanbod- naar procesgericht. Tegelijkertijd zijn we ons ervan bewust dat de instroom van papieren archieven in deze periode eerder zal toenemen dan afnemen en het beheer van deze archieven dus onze onverminderde aandacht blijft vragen. Juist de beoogde inzet op intensivering van de digitale dienstverlening stelt hogere (en andere) eisen aan de kwaliteit van de beschikbare toegangen. Daarnaast groeit de hoeveelheid informatie fors. In het collectiebeheer zal daarom worden geïnvesteerd in een kwaliteitsslag ten aanzien van de bestaande toegangen om de informatievraag beter te kunnen hanteren en de zelfwerkzaamheid van gebruiker te stimuleren. Zo zal informatie over de collectie, bijvoorbeeld over herkomst en vindplaats, in aansluiting op de voornoemde informatiearchitectuur uniform worden vastgelegd. Daarnaast zullen alle onderdelen van de collectie op meta- en op mesoniveau worden beschreven, waarbij niet alleen bestanddelen maar ook context en structuur consequent worden ontsloten. Daarbij sluiten we aan bij geldende standaarden voor het beschrijven van archieven (ISADG, SAAR, EAD, EAC) en collecties (ISBD voor bibliotheekmateriaal). Uitwisseling van onze toegangen met één landelijk platform voor archiefonderzoek en andere platforms zoals Europeana en APEx komt daardoor binnen handbereik. Integraal collectiebeheer betekent ook dat we streven naar een evenwichtig samengestelde collectie op basis van één acquisitieprofiel voor alle collectieonderdelen. Waar het de acquisitie van archieven Meerjarenbeleidsplan Het Utrechts Archief 2013-2016. Versie 1.4

5

betreft nemen particuliere archieven bij Het Utrechts Archief vanouds een belangrijke plaats in. We maken deel uit van de Archiefcollectie NL en die bevat meer dan alleen overheidsinformatie. Om straks de geschiedenis van nu te kunnen schrijven verdienen ook archieven van maatschappelijke organisaties en bedrijven onze volle aandacht. Bijzondere inspanning zal worden geleverd met betrekking tot archieven van nieuwkomers in de Utrechtse samenleving en sportarchieven. Projecten • Implementatie e-depot intern (op basis van WVI-producten) - Ingebruikname tenant e-depot en aansluiting op de digitale beheeromgeving - Herijken processen en functies - Producten- en dienstencatalogus - Opleiding en ontwikkeling medewerkers • Opstellen business case voor digitaal archiefbeheer • Optimaliseren en standaardiseren metadata • Verwerven archieven nieuwkomers en sportarchieven 3. Het Utrechts Archief: leren en beleven Onze doelgroep voor presentaties en publieksactiviteiten bestaat uit mensen die op één of andere wijze een relatie met de provincie en/of de stad Utrecht hebben. Bijvoorbeeld omdat ze er wonen,werken, hebben gestudeerd, of Utrecht als toerist bezoeken. Het eerste jaar van de nieuwe beleidsperiode richt zich op de herdenking van de in 1713 gesloten ‘Vrede van Utrecht’. De tijdelijke exposities zijn inhoudelijk en conceptueel reeds ontwikkeld in 2012 in afstemming met de Stichting Musea Utrecht. Dat biedt ruimte om in 2013 de voorbereidende werkzaamheden te verrichten voor een vernieuwing van de semi-permanente presentatie (opzet dateert uit 2007) en daarnaast een aansprekend programma te ontwikkelen voor de periode 2014-2016. Daarin zijn verhalen op basis van de eigen collectie leidend, waarbij topografie en personen centraal staan. We verfijnen de aanpak van de afgelopen jaren die erop gericht is om vanuit het kleine (de microgeschiedenis) het grote te vinden en te begrijpen, of omgekeerd. Daarmee bedoelen we dat een herkenbaar verhaal dat zich baseert op de bezoeker zelf (de eigen leefomgeving, de eigen familie, de actualiteit) een brug slaat tussen grote tijdsspannen of ingewikkelde ‘grote’ geschiedenissen. We spreken zo de nieuwsgierigheid van de bezoeker aan. De semi-permanente presentatie heeft daardoor niet alleen een hoge belevingswaarde maar is ook gemotiveerd vanuit onze wens om gebruikers te laten leren. Het (mede) voor de presentatiekracht van Het Utrechts Archief integraal ontsluiten van bronnen die deze aanpak mogelijk maken (zie noot 2) krijgt van de back office de volle aandacht. We slaan daarmee twee vliegen in één klap. De semi-permanente presentatie biedt straks ook de mogelijkheid voor het inpassen van actualiteit en de mogelijkheid om succesvolle onderdelen uit tijdelijke presentaties te behouden. Daarmee wordt de opstelling aantrekkelijk voor herhaalbezoek. De ervaring die de afgelopen jaren is opgedaan met het effect en bereik van tijdelijke exposities wordt de komende jaren ingezet om dat wat krachtig gebleken is verder te ontwikkelen, zoals de gewaardeerde en verrassende diversiteit in sferen van de verschillende tentoonstellingszalen, de veelheid aan mogelijkheden die een hands-on digitale benadering van de collectie biedt en de state-of-the-art multimediale aanpak. Tegelijkertijd zal meer tegemoet gekomen worden aan de toegenomen behoefte aan de sensatie van het originele door authenticiteit (originele bronnen, de restauratie daarvan etc.) een grotere rol te laten spelen dan voorheen. Onze tijdelijke en minipresentaties spelen in op actuele thema’s die we verbinden aan historische gebeurtenissen (bijvoorbeeld de bijzondere relatie tussen stad & Staten, 100 jaar WOI). De rijkdom van de collectie maakt het mogelijk om kleine, kortlopende presentaties te verzorgen die achtergrond bieden bij ingrijpende gebeurtenissen of belangrijke herinneringsmomenten. Er komt ruimte voor programmering door derden onder onze regie. We zijn gastvrij voor culturele evenementen waarover we niet zelf de regie hebben, maar die gebruik maken van onze faciliteiten mits dat nieuwe bezoekersgroepen Meerjarenbeleidsplan Het Utrechts Archief 2013-2016. Versie 1.4

6

ook kennis laat maken met onze activiteiten en collectie. Buiten de muren zijn we regelmatig en verrassend zichtbaar met kleine presentaties in de regio. Evenementen (publieksactiviteiten) zijn eveneens gericht op de actualiteit en haken (grotendeels) aan op het presentatieprogramma. Ook hier geldt dat we zelf dingen organiseren, graag samenwerken met anderen en voor sommige activiteiten alleen gastheer zijn. Als actief lid van de Musea Utrecht dragen we bij aan collectieve marketing en programmering die Utrecht tot steeds aantrekkelijker museumstad maken. We werken samen met provinciale musea in de Vereniging van Utrechtse Musea (VUM). Educatie voor kinderen (basis- en voorgezet onderwijs) is investeren in de toekomst. Dat doen we in ieder geval door in samenwerking met andere musea en met bijvoorbeeld de provinciebreed opererende vereniging Oud Utrecht aansprekende projecten te organiseren, zoals Museum voor de Klas of de Geschiedenisprijs voor jongeren. Daarnaast verkennen we de mogelijkheden tot uitbreiding van het educatieaanbod. We onderzoeken bijvoorbeeld of de nieuwe semi-permanente presentatie aanbod op maat kan faciliteren zonder dat we per groep aparte investeringen moeten doen. Projecten: Verdere ontwikkeling van het educatiebeleid • Ontwikkelen presentatieprogramma voor de periode 2014-2016, zoveel mogelijk inspelend op • actuele thema’s en in samenwerking met zorgdragers en Stichting Utrechts Museumkwartier (SUM) Vernieuwing semi-permanente expositie •


7

4. Toezicht op de digitale overheid: krachten bundelen in de regio Overheidsinformatie bestaat binnen nu en tien jaar vrijwel alleen nog uit digitale informatie. Die informatie is vluchtig en door de korte digitale levenscyclus al gauw niet meer toegankelijk. Zonder adequate maatregelen kan deze niet meer dienen voor verantwoording en bewijsvoering en dreigt er cultureel erfgoed voor toekomstige generaties verloren te gaan (Nationale Archiefvisie 2011). Methodiek en scope van het toezicht op het informatiebeheer bij de overheid zijn daarom volop in beweging. Ook de gemeente Utrecht zal de komende jaren in een hoog tempo toewerken naar het moment dat het digitale werken zover is doorgevoerd dat ook de archiefvorming digitaal zal verlopen. Dit moment is gekoppeld aan de ingebruikname van het nieuwe stadskantoor (verwacht eind 2014). Dezelfde ontwikkeling is gaande in de gemeente Nieuwegein en een groot aantal van de door HUA geïnspecteerde gemeenten in Eemland. Overal dijt de digitale informatie snel uit en vraagt het beheer daarvan steeds meer aandacht, met als risico dat de aandacht voor de archiefvorming op papier dreigt te verslappen. Dit vraagt een inspanning op twee fronten. Vanaf 2013 – als de voorgenomen aanpassingen van de Archiefwet en de Wet Revitalisering Generiek Toezicht van kracht zijn geworden – zal niet alleen de uitvoering van het beheer geïnspecteerd moeten worden maar ook de kwaliteit van de archiefzorg. Tegelijk met deze verzwaring, het zogenaamde horizontale toezicht, vindt een verandering plaats in het interbestuurlijke toezicht. Dit toezicht zal meer op afstand en minder sturend zijn dan het huidige toezicht van de provinciale archiefinspecteur. Door de aanpassing van de Archiefwet zal HUA behalve als rijks- en gemeentelijke archiefbewaarplaats ook gaan fungeren als provinciale archiefbewaarplaats. De komende beleidsperiode is wat betreft de archiefinspectie in de gemeente Utrecht te verdelen in twee perioden. De eerste periode (t/m 2014) staat in het teken van het implementeren van het nieuwe Besluit Informatiebeheer (van kracht medio 2013), met als belangrijke nieuwe componenten het jaarlijks door de diverse organisatieonderdelen op te stellen informatiebeheerplan en het kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer. Daarnaast zal aandacht worden besteed aan het werken met de door de VNG ontwikkelde Key Performance Indicators, waarover de gemeentearchivaris in aanvulling op zijn jaarlijkse verslag zal gaan rapporteren over de stand van het archief- en informatiebeheer aan B&W. In deze periode vinden thematische inspecties plaats met betrekking tot een drietal risicogebieden: verzelfstandiging van onderdelen van de gemeentelijke organisatie, informatiebeveiliging (i.s.m. een externe deskundige) en hybride archivering. Nieuwe elementen/producten die in deze periode in het kader van de roadmap en het verbeterplan worden ontwikkeld ten behoeve van de nieuwe digitale informatiehuishouding, worden getoetst. Ter voorbereiding op de aansluiting op het e-depot van Het Utrechts Archief zal een pilot worden uitgevoerd met de gemeente Utrecht. De pilot zal worden uitgevoerd in het kader van het landelijke programma Archief 2020. Daarnaast vinden vervolginspecties plaats van de gemeenschappelijke regelingen. Hiertoe zal actieve samenwerking worden gezocht met inspecties van de andere archiefdiensten in de provincie en de (opvolger van de) provinciale archiefinspectie. Voor de periode vanaf 2014 wordt onderzocht hoe Het Utrechts Archief in aansluiting op de nieuw in te richten cyclus van interne audits bij de gemeente Utrecht, met als basis het eerder genoemde kwaliteitssysteem en de informatiebeheerplannen, zijn rol van toezichthouder het best kan vervullen. Het accent zal daarbij minder op de archiefinspectie en meer op de adviesfunctie komen te liggen. Deze lijn zal in samenspraak met de zorgdrager worden uitgewerkt in een concreet voorstel. Het toezicht in Nieuwegein en in de gemeenten aangesloten bij archief Eemland vindt plaats conform de desbetreffende dienstverleningsovereenkomsten (DVO). Om het toezicht op de (digitale) overheid in de provincie Utrecht te versterken is bundeling van capaciteit en kennis nodig. Het Utrechts Archief gaat actief onderzoeken of het met meer archiefdiensten in de provincie een dienstverleningsovereenkomst betreffende archieftoezicht kan sluiten.


8

Projecten: • Implementatie nieuw toezichtsregime (KPI’s) • Voorbereiden en implementeren nieuwe inspectiecyclus gemeente Utrecht (focus op advies) • Ontwikkeling producten- en dienstencatalogus voor zorgdragers • Uitbreiding DVO’s in de provincie • Pilot met gemeente Utrecht ter voorbereiding op de aansluiting op het e-depot (programma Archief 2020)

III Interne Organisatie Aan de hand van een nieuw vast te stellen Besluit Informatiebeheer en de vernieuwde selectielijst voor RHC’s wordt het eigen informatie- en archiefbeheer op een nieuwe leest geschoeid. Er zal een Documentair Structuurplan (DSP) worden ingevoerd en bij de procesbeschrijvingen wordt de archivering een terugkerend aandachtspunt. Waar dat binnen de schaal van de organisatie wenselijk en haalbaar is, zal het beheer van de informatie digitaal geschieden. De meer recente archieven van de voorgangers van Het Utrechts Archief zullen voor overbrenging gereed worden gemaakt. De afdeling bedrijfsvoering krijgt intern een digitaal gezicht en bouwt aan een digitaal portaal als klantingang. Vanuit deze klantingang kunnen de medewerkers voor de gehele scope van bedrijfsvoering de benodigde informatie vinden en waar mogelijk direct digitaal het vereiste proces opstarten. Voorwaarde is dat processen, procedures en werkinstructies vastgelegd worden. Dit onderdeel is bij de afdeling financiën en P&O reeds in 2012 gestart. Waar mogelijk worden medewerkers van bedrijfsvoering multi-inzetbaar om zo de doorlooptijd van de workflow te bevorderen en efficiencyvoordelen te behalen. Reeds gerealiseerde voorbeelden hiervan zijn receptionisten die ook floormanager zijn en de zojuist aangestelde medewerker financiën en P&O. Met de beschreven processen en werkinstructies zijn taken goed over te nemen door collega’s bij afwezigheid en blijft een spoedige doorlooptijd gewaarborgd. Een belangrijk aandachtpunt is de aansluiting van applicaties en hardware-eisen op de in 2012 gestarte inventarisering voor de vervanging van de IT- apparatuur in 2013. Binnen de afdeling bedrijfsvoering zullen de eisen en wensen afgestemd worden met de planning en technische infrastructuur van de ITbehoefte in 2013. Projecten: Opleidingsplan 2013-2016 met de nadruk op de ontwikkeling van vaardigheden en • competenties voor digitaal werken Meerjarenbeleidsplan Het Utrechts Archief 2013-2016. Versie 1.4

9

Het feest der herkenning;

Recommend Documents