Het ABC van de vereniging

Het ABC van de vereniging

www.antwerpen.be

03 22 11 333

Het ABC van de vereniging Deze map is een productie van Stad Antwerpen en bevat basisinfo voor elke vereniging of feitelijke vereniging. Er is specifiek aandacht voor verenigingen van kansengroepen. Hiermee bedoelen we verenigingen van etnisch-culturele minderheden, senioren, vrouwen, holebi’s, personen met een handicap en verenigingen in armoedebestrijding. De info kwam tot stand in nauwe samenwerking met de federaties van etnisch-culturele minderheden:

Federatie van Engelstalige Afrikanen in België vzw (FAAB)

Prins Leopoldstraat 51 2140 Borgerhout 03 677 26 10

Federatie van Marokkaanse verenigingen vzw (FMV)

Oudstrijdersstraat 9 2140 Borgerhout 03 204 10 10

Federatie van Mondiale Democratische organisaties vzw (FMDO)

Lange Beeldekensstraat 245 2060 Antwerpen 6 0488 86 70 37

www.fmdo.be

Federatie van Vooruitstrevende Verenigingen vzw (CDF)

Banierstraat 32 9000 Gent 09 228 90 55

www.cdfvzw.be

Internationaal Comité vzw (IC)

Nationalestraat 111 2000 Antwerpen 03 220 14 48

www.internationaalcomite.be

Latijns-Amerikaanse Federatie vzw (LAF)

Lange Lozanastraat 14 2018 Antwerpen 03 290 01 80

www.faabonline.org

www.fmv-vzw.be

www.lafederacion.be

Platform Afrikaanse Gemeenschappen vzw (PAG)

Breughelstraat 31 2018 Antwerpen 03 293 32 60

Unie van Turkse Verenigingen vzw (UTV)

Lange Achteromstraat 32 2018 Antwerpen www.utvweb.be 03 289 91 13

Vereniging voor Ontwikkeling en Emancipatie van Moslims vzw (VOEM)

Montignystraat 34 2018 Antwerpen 03 272 35 07

www.afrikaansplatform.be

www.voem-vzw.be

Eerste editie – augustus 2011. Deze uitgave is een momentopname. Voor de meest recente versie verwijzen we u steeds naar de website of coördinaten van de bevoegde instanties. De stad is niet verantwoordelijk voor fouten van adresgegevens van externen. Voor meer info kan u terecht bij Servicepunt verenigingen Atlas Carnotstraat 110 2060 Antwerpen 03 338 71 00 [email protected] Verantwoordelijke uitgever: Tom Meeuws I Grote Markt 1 I 2000 Antwerpen

Administratie en organisatie

Feitelijke vereniging en vzw: wat zijn de verschillen?



Wat? Feitelijke vereniging = zodra je iets organiseert met twee of meer personen. Er zijn geen regels over de organisatie en de leden. Een vzw = wel gebonden aan wettelijke afspraken over boekhouding, organisatie en leden. Welke structuur de beste is voor jouw vereniging, moet je zelf bepalen. We zetten de voor- en nadelen op een rijtje. Feitelijke vereniging

Vzw

Aard

Een feitelijke vereniging is een groepje mensen die samen iets organiseren. Kan snel opgestart en ontbonden worden zonder enige vorm van administratie of officiële registratie.

Een groep van minstens drie mensen die een bepaald maatschappelijk doel willen realiseren en daarvoor activiteiten organiseren.

Rechtspersoonlijkheid

GEEN Individuele leden kunnen elk afzonderlijk aansprakelijk gesteld worden voor de totale vereniging.

WEL Kan in eigen naam en voor eigen rekening optreden, dagvaarden en gedagvaard worden.

Organisatie

Geen wettelijke regeling.

Wettelijke bepalingen over een algemene vergadering, een raad van bestuur, de werking, het ledenregister, enz.

Bezittingen

Kan geen verbintenissen aangaan, eigendommen bezitten of schenkingen aanvaarden. Alle bezittingen zijn eigendom van iedereen of eigendom van de persoon die kan aantonen dat de eigendom van hem is. (vb: via aankoopfactuur)

Heeft een eigen vermogen dat duidelijk is afgebakend van het persoonlijke vermogen van de leden.

Aansprakelijkheid

Individuele leden kunnen elk afzonderlijk aansprakelijk gesteld worden voor de totale vereniging.

Kan aansprakelijk gesteld worden, als er gehandeld wordt als ‘goede huisvader’. Let op: bij een grove fout of nalatigheid blijf je wel persoonlijk aansprakelijk.

Administratie en organisatie | 1 |

 

Wanneer? Een feitelijke vereniging of vzw kun je het hele jaar door oprichten.

Meer informatie

 bij je federatie of koepel  bij stad Antwerpen, sociale netwerken of de buurtsecretariaten  www.just.fgov.be ; klikken op ‘publicaties’, daarna op ‘vzw’s’. • http://www.just.fgov.be/img_publications/pdf/64.pdf


Jaarlijkse verplichtingen van een vzw



Wat?



Meer informatie

Een vzw moet:  ieder jaar minimum 1 algemene vergadering houden  ieder jaar minimum 1 raad van bestuur houden  een boekhouding bijhouden  een belastingsbrief invullen en opsturen

Alle begrippen die op deze pagina vermeld staan, worden in deze map uitgelegd.


Statuten van een vzw



Wat? De statuten = een document dat de basis van een vzw beschrijft. Ze bepalen wat kan, mag en moet. Je beschrijft erin waarom je een vzw wilt oprichten en hoe je gaat samenwerken.

 Denk eraan: Dekoophandel. statuten moeten worden neergelegd bij de griffie van de rechtbank van Zij publiceren je aanvraag in het Belgisch Staatsblad. Dit kost ongeveer 125 euro. Dit moet je verplicht opnemen in de statuten:  Naam van de vzw. In de naam moet de afkorting ‘vzw’ voorkomen  Maatschappelijke zetel: adres en gerechtelijk arrondissement (moeten in België liggen)  Doel van de vzw  Leden van de vzw: naam, voornaam en woonplaats van iedere stichter  Algemene vergadering: bevoegdheden, bijeenroeping, wijze van stemrecht en communicatie aan de leden  Bestuurders: benoeming, afzetting en bevoegdheden  Bijdragen en stortingen die de leden moeten doen  Gebruik van bezittingen en geld in geval van ontbinding  Duur van de vzw



Wanneer ?

■ Bij oprichting:  opmaak van de statuten  stichtingsvergadering of eerste algemene vergadering  goedkeuring van de statuten en benoeming van de leden van de raad van bestuur

 Denk eraan: Breng drie exemplaren binnen bij de rechtbank van Koophandel en laat ze ondertekenen door de stichters van de vzw. ■ Bij wijziging:  Je moet je statuten terug neerleggen bij wijziging van de naam, de zetel, de raad van bestuur, het dagelijks bestuur OF bij vervroegde ontbinding of sluiting van de vzw.



Meer informatie

 De formulieren voor de rechtbank van koophandel en het Belgisch Staatsblad kun je downloaden via de website www.just.fgov.be. Klikken op: Belgisch Staatsblad, rechtspersonen: vzw’s, ondernemingen, verenigingen.  Rechtbank van koophandel, Bolivarplaats 20 bus 7, 2000 Antwerpen. Openingsuren voor neerlegging: 8.30 - 12.30 uur, 13.30 - 15.30 uur. tel. 03 257 85 47



Tip Formuleer je statuten zo algemeen mogelijk. Veranderingen moet je altijd neerleggen bij de kamer van koophandel en dat kost geld. Dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd.


Algemene Vergadering



Wat? De algemene vergadering = het belangrijkste orgaan van de vzw. De algemene vergadering beslist immers over:  wijziging van de statuten  benoeming en de afzetting van de bestuurders  benoeming en de afzetting van de commissarissen (een commissaris controleert de financiële toestand van een vzw. Een kleine vzw is niet verplicht een commissaris aan te stellen).  kwijting aan de bestuurders en de commissarissen  goedkeuring van de begroting en de rekening  ontbinding van de vereniging  uitsluiting van een lid  omzetting van de vereniging in een vennootschap met sociaal oogmerk  alle andere gevallen waar de statuten dat vereisen Ieder jaar moet de algemene vergadering volgende zaken verplicht goedkeuren:  het jaarverslag van de vzw  de jaarrekening  de begroting  de kwijting (of ontlasting) van de bestuurders (voor de verantwoordelijkheid van hun daden voor de werking van de vzw) De algemene vergadering bestaat uit alle vaste leden. Van een algemene vergadering moet een agenda en een verslag beschikbaar zijn.



Wanneer?



Meer informatie

De vzw moet minstens 1 algemene vergadering per jaar houden. Alle leden moeten ten laatste 8 dagen op voorhand een agenda krijgen.

 bij je koepel of federatie  bij stad Antwerpen, sociale netwerken of een buurtsecretariaat  www.just.fgov.be, klikken op ‘publicaties’, daarna op ‘vzw’s’



Tip

■ Stel de algemene vergadering zorgvuldig samen. Vergeet niet dat ze alle grote beslissingen neemt binnen de vzw.


Raad van bestuur



Wat? De raad van bestuur = verantwoordelijk voor het dagelijkse beheer van de vzw. De raad van bestuur:  zorgt voor de dagelijkse aansturing van de vzw en alle zaken die de wet niet uitdrukkelijk aan de algemene vergadering voorbehoudt  neemt minder belangrijke beslissingen  vertegenwoordigt de vereniging  bestaat uit minstens drie personen, behalve als de vereniging maar drie leden telt. In dat geval mag de raad van bestuur maar uit twee personen bestaan.  moet altijd uit minstens 1 persoon minder bestaan dan de algemene vergadering.

 Denk eraan: Mensen die in de raad van bestuur zitten, moeten niet in de algemene vergadering zitten. Bestuurders kunnen enkel aangesteld en afgezet worden door de algemene vergadering.



Wanneer?



Meer informatie

De bevoegdheden van de raad van bestuur worden vastgelegd bij de oprichting. Elke wijziging van de samenstelling moet je melden aan de griffie van de kamer van koophandel.

 bij je koepel of federatie  bij stad Antwerpen, sociale netwerken of een buurtsecretariaat  www.just.fgov.be, klikken op ‘publicaties’, daarna op ‘vzw’s’


Huishoudelijk reglement



Wat? Een huishoudelijk reglement = een aanvulling op de statuten van de vzw. Het regelt de interne werking van je vereniging.

 Denk eraan: Geen enkele afspraak in het huishoudelijk reglement mag in tegenspraak mag zijn met de statuten. Anders is het niet geldig. Een huishoudelijk reglement regelt de:  taakverdeling binnen het dagelijkse beheer  bevoegdheden van de beheerders onderling en de voorzitter  manier van uitnodigen en de verslaggeving  opmaak van de agenda  organisatie van de vergaderingen (spreekrecht, aanbrengen van agendapunten …)  werking van werkgroepen In deze tabel vind je het verschil tussen de statuten en het huishoudelijk reglement.



STATUTEN

HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Wettelijk verplicht

Ja

Nee

Inhoud (voorbeelden)

Naam vzw Doel vzw Zetel vzw Aantal leden vzw Bijdrage van de leden

Taakverdeling van de leden Hoe gebeurt verslaggeving: opmaak en wijzigingen… Organisatie van vergaderingen; hoe vaak , wanneer… …

Noodzakelijk voor

Oprichting vzw

Functioneren vzw

Tip

 Wijzigingen in het huishoudelijk reglement moeten niet naar de kamer van koophandel. Laat ze goedkeuren door de algemene vergadering. Dat is goedkoper en eenvoudiger.  Ook voor een feitelijke vereniging is een huishoudelijk reglement een praktisch hulpmiddel.


Ledenregister



Wat? Het ledenregister = een lijst van leden met stemrecht op de algemene vergadering. Elk lid moet met naam, voornaam, woonplaats en nationaliteit vermeld worden.

 Denk eraan: zet bovenaan het document: de naam van de vzw met aanduiding ‘vereniging zonder winstoogmerk’  de maatschappelijke zetel met volledig adres en gerechtelijk arrondissement  het ondernemingsnummer Alle mensen die ooit lid waren van de algemene vergadering moeten in het register opgenomen zijn.



Wanneer?

 Bij oprichting van de vzw.

 Denk eraan: Debijkomen ledenlijst moet binnen de 8 dagen aangepast worden als er nieuwe leden of leden worden verwijderd.


Naam

Voornaam

Adres of maatschappelijke zetel

Identificatiegegevens lid Toetreding

Ondernemingsnummer: .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Maatschappelijke zetel:.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Ledenregister

Uitsluiting

Uittreding

Beslissingsdatum

Voorbeeld


Feitelijke vereniging



Wat? Een feitelijke vereniging bestaat uit twee of meer mensen die zich verenigen om een gemeenschappelijk doel te bereiken. Wat zijn de voordelen van een feitelijke vereniging? ■ Je kunt snel en makkelijk een vereniging oprichten. ■ Je kunt snel en makkelijk de vereniging stopzetten. Een feitelijke vereniging is niet verplicht om een reglement samen te stellen. Toch is het belangrijk dat je een aantal zaken op papier zet, zoals:  naam van de vereniging  doel, bestuurders en kerngroepleden  werkwijze en taken Als bijlage vind je een voorbeeld van een dergelijke afsprakennota. Als er in je vereniging onenigheid is, heeft dit document een belangrijke juridische waarde.



Wanneer?



Tip

Vul dit document in bij de oprichting van je vereniging.

Je hebt deze informatie nodig om je vereniging voor te stellen, een subsidieaanvraag in te dienen en een bankrekening te openen. Om een bankrekening te openen, heb je minstens twee vertegenwoordigers nodig. (zie ook ‘bankrekening openen’ verder in de map)


Voorbeeld

Statuten feitelijke vereniging Vereniging Adres van de feitelijke vereniging

Naam ..........................................................................................

Postadres van de feitelijke vereniging

Straat

huisnummer busnummer

............................................

Postcode

district ............................................

Vertegenwoordigers van de feitelijke vereninging (minstens 2) Vertegenwoordiger 1

Naam

voornaam

..........................................................................................

Functie ..........................................................................................

geboortedatum dag

Vertegenwoordiger 2



maand



geboorteplaats jaar

Naam

............................................

voornaam

..........................................................................................

Functie ..........................................................................................

geboortedatum dag



maand



geboorteplaats jaar

............................................

Wijze van benoeming en ontslag van de vertegenwoordigers .......................................................................................... ..........................................................................................

De vereniging zonder rechtspersoonlijkheid bestaat uit verschillende personen en is opgericht op vrijwillige en duurzame basis, met een gemeenschappelijk en welomschreven doel. De vereniging is niet bedoeld om inkomsten te realiseren voor de leden (maar eventueel wel voor de vereniging). De leden hebben geen recht op een aandeel in de behaalde winsten. Als de vereniging wordt ontbonden of als de leden ontslag (moeten) nemen, kunnen ze hun (financieel) deel niet terugkrijgen.. Datum en handtekening van de vertegenwoordigers

opgemaakt te ............................................

datum dag



maand



jaar

naam + handtekening

............................................

opgemaakt te

datum

............................................

naam + handtekening

dag



maand



jaar

............................................


Voorbeeld

Afsprakennota vzw (naam) feitelijke vereniging De organisatie en het werk

Wat is het doel van de vereniging? ..........................................................................................

Wat wordt er van mij als vrijwilliger verwacht? ..........................................................................................

Is er een specifieke omschrijving van mijn taken? Met wie moet ik daarbij samenwerken? ..........................................................................................

Wanneer word ik verwacht? Wat moet ik doen als ik in een bepaalde periode niet kan komen (bijvoorbeeld vakantie)? ..........................................................................................

Mag ik opleidingen of cursussen volgen? Zijn er verplichte opleidingen of cursussen? ..........................................................................................

Hoe worden problemen opgelost? ..........................................................................................

Is er een onkostenvergoeding? ..........................................................................................

Waarvoor ben ik verzekerd? ..........................................................................................

Wat moet ik doen als ik wil stoppen met vrijwilligerswerk? ..........................................................................................

Ondertekening Drie exemplaren

opgemaakt te ............................................

datum dag



maand



jaar

Handtekening vrijwilliger

naam + handtekening

............................................

Handtekening ouders/voogd van de minderjarige vrijwilliger

opgemaakt te

datum

............................................

Handtekening verantwoordelijke van de organisatie

dag



maand



jaar

naam + handtekening

............................................

opgemaakt te

datum

............................................

naam + handtekening

dag



maand



jaar

............................................


Bankrekening openen



Wat?



Hoe?

Je kunt voor je vereniging een zichtrekening openen om de inkomsten en uitgaven te regelen. Zowel voor een feitelijke vereniging als een vzw kun je een zichtrekening openen.

1. Bespreek in je vereniging wie de toestemming krijgt om het geld op de rekening van je vereniging te beheren. Hij wordt dan ‘volmachtdrager’. Bij het openen van de rekening moeten minstens twee vertegenwoordigers van de vereniging aanwezig zijn. Deze vertegenwoordigers zijn dan ‘volmachtgevers’ Het beste is dat de volmachtdrager niet dezelfde persoon is als een volmachtgever.

2. Zorg dat je van elke vertegenwoordiger een kopie van het paspoort en een recent woonplaats bewijs bij je hebt. zijn de ondertekenaars van de rekening geen eigenaar van het geld. Het  Bijgeldeenkomtvereniging uit de werking van de vereniging en moet daarvoor gebruikt worden. Geen enkel lid kan (een deel van) dit geld opeisen. Als een van de (bestuurs)leden overlijdt, moet de rekening niet worden geblokkeerd. 3. Neem de statuten en de ledenlijst van je vereniging mee naar de bank.

 Voor een vzw moet je de meest recent gepubliceerde statuten voorleggen. Voor een feitelijke vereniging is het ook belangrijk om statuten te hebben (zie ‘feitelijke vereniging’ in het eerste hoofdstuk).



Tip Er moeten minstens 2 vertegenwoordigers tekenen voor de bankrekening. Ga dus samen naar de bank om de rekening te openen.


Vrijwilligerswet



Wat? De vrijwilligerswet = een wet met regels over de rechten van vrijwilligers. De wet geldt voor feitelijke verenigingen en vzw’s. De wet legt volgende zaken vast:  Definitie van vrijwilliger  Informatieplicht  Arbeidsrecht  Kostenvergoeding  Verzekering De vereniging is verplicht om vrijwilligers op de hoogte te brengen van deze wet bij de start van hun vrijwilligerswerk.

Definitie Vrijwilligerswerk is een activiteit die uitgevoerd wordt door een vrijwilliger binnen een organisatie. Kenmerken van de activiteit: ■ inzet voor een ander ■ Onbetaald ■ Niet verplicht ■ Ingericht door een organisatie buiten de familie of privé-verband. ■ Buiten het kader van een arbeidsovereenkomst, dienstencontract of statutaire aanstelling.



Meer informatie

 op de fiches in deze map  bij je koepel of federatie  bij stad Antwerpen, sociale netwerken of een buurtsecretariaat  www.vrijwilligerswetgeving.be



Tip Maak duidelijke afspraken met je vrijwilligers. Wat verwacht je van hen en wanneer? Goede afspraken met je vrijwilligers zijn minstens even belangrijk als de wet.


Informatieplicht De Informatieplicht = de plicht van een vereniging om vrijwilligers te informeren over: Vzw’s

Feitelijke vereniging

De sociale doelstelling van de organisatie (zie statuten)

De sociale doelstelling van de organisatie (verslagen, visieteksten…)

Het juridische statuut van de organisatie: vzw (of openbaar bestuur of…)

Het juridisch statuut van de organisatie: feitelijke vereniging De identiteit van de verantwoordelijke van de feitelijke vereniging: minstens één naam en contactgegevens

■ de verzekering voor burgerrechtelijke aansprakelijkheid. ■ eventuele andere verzekeringen die zijn afgesloten voor vrijwilligers.

de regeling waaronder de feitelijke vereniging valt in verband met de verzekering burgerrechtelijke aansprakelijkheid: ■ is de feitelijke vereniging een onderdeel van een koepel dan valt die onder de verzekering burgerrechtelijke aansprakelijkheid van die koepel. ■ als dat niet het geval is, kan de vrijwilliger persoonlijk burgerrechtelijk aansprakelijk gesteld worden. De feitelijke vereniging kan wel een extra verzekering nemen voor burgerrechtelijke aansprakelijkheid. (meer info in het onderdeel ‘verzekering’)

Eventuele kostenvergoedingen en de manier waarop ze worden uitbetaald De geheimhoudingsplicht die stelt dat geheimen, die je zijn toevertrouwd in verband met je vrijwilligerswerk, niet mag bekendmaken aan anderen.



Tip Een feitelijke vereniging kan een extra verzekering burgerlijke aansprakelijkheid afsluiten voor zijn vrijwilligers. Deze verzekering is wel nooit zo sluitend als voor een vzw. Vraag je verzekeraar zeker naar de voorwaarden.

Arbeidsrecht

■ Bijna iedereen heeft het recht om vrijwilligerswerk te doen. Werklozen moeten toestemming vragen bij de RVA. De RVA heeft binnen de 12 dagen het recht om te weigeren, daarna mag men beginnen aan het vrijwilligerswerk. ■ Voor mensen zonder verblijfsstatuut is er nog geen regeling. Zij kunnen dus nog geen vrijwilligerswerk doen.


Kostenvergoeding



Wat? Kostenvergoeding = de terugbetaling van de kosten die een vrijwilliger maakt voor zijn vrijwilligerswerk. Een vereniging is niet verplicht om de onkosten van een vrijwilliger te vergoeden. Voordelen van een vergoeding:  goede motivatie voor vrijwilligers  je laat zien dat je een open vereniging bent Kosten vergoeden kan op 2 manieren: 1. Je betaalt het exacte bedrag. De vrijwilliger brengt het kasticket van zijn uitgave binnen en de vereniging betaalt dit bedrag terug. OF 2. Je betaalt een vast bedrag aan de vrijwilliger (= vrijwilligersvergoeding). Het maximumbedrag is 30,82 euro per dag. De vrijwilliger moet hierop geen belastingen betalen.

 Denk eraan: Pervrijwilligersvergoedingen jaar mag een vrijwilliger maximum 1.232,92 euro per jaar aan ontvangen.

De vrijwilliger betaalt wél belastingen als: ■ hij dit bedrag overschrijdt ■ hij niet kan bewijzen dat het gaat om een onkostenvergoeding

Je kunt deze twee systemen niet combineren. Er is één uitzondering: vervoersonkosten mogen betaald worden ook al ontvangt de vrijwilliger al een vast bedrag. Dit bedrag mag dan per jaar niet hoger zijn dan 635,60 euro per jaar. ■ met een auto mag de vereniging tot 2.000 km per jaar vergoeden. ■ Voor trein-, tram- en busticketten mag de vereniging per jaar maximaal 635,60 euro terugbetalen.



Tip Spreek altijd op voorhand af wat een vrijwilliger terugbetaald krijgt en wat niet.


Verzekeringen



Wat? Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid = een verplichte verzekering voor je vereniging en je vrijwilligers. Deze aansprakelijkheidsregeling en verzekeringsplicht geldt voor  vrijwilligersorganisaties met rechtspersoonlijkheid zoals vzw’s en openbare besturen  feitelijke verenigingen die deel uitmaken van een koepel zoals een plaatselijke afdeling van Chiro, Scouts, Gezinsbond, Willemsfonds …  feitelijke verenigingen die personeel tewerkstellen zoals vakbonden



Wat is er verzekerd?  schade aan de organisatie  de vrijwilligers (tijdens activiteiten en onderweg naar/van de activiteiten)  collega’s of derden (tijdens activiteiten en onderweg naar/van de activiteiten)

Tip

■ Zet de taken van vrijwilligers op papier ■ Zorg ervoor dat alle vrijwilligers en alle taken zijn opgenomen in de verzekeringspolis. Noteer ook de momenten wanneer vrijwilligers aanwezig zijn. ■ Lees de verzekeringspolis altijd goed na


Niet verplicht, wel aan te raden Verzekering Lichamelijke ongevallen Wat is er verzekerd?  ongevallen van vrijwilligers met lichamelijk letsel

 Denk eraan: Ditde verzekering. is een vrij dure verzekering. De prijs hangt af van het risico en de reikwijdte van Zoek zeker ook formules voor collectieve verzekering. Hoe groter de spreiding van het risico, hoe lager de kost. Rechtsbijstand Waarvoor dient rechtsbijstand?  Voor ondersteuning van vrijwilligers die betrokken raken bij een rechtzaak  om experten te kunnen aanduiden  om een advocaat te betalen



Tip



Meer informatie

Vraag aan je verzekeraar om een clausule ‘Rechtsbijstand’ in de polis burgerlijke aansprakelijkheid’ op te nemen. Dat is goedkoper.

 op de fiches in deze map  bij je koepel of federatie  bij stad Antwerpen, sociale netwerken of een buurtsecretariaat  www.vrijwilligerswetgeving.be


Waar verzekeren? Het Provinciaal Steunpunt vrijwilligerswerk Antwerpen biedt een gratis verzekering aan. Deze polis dekt alle vrijwilligersactiviteiten. Deze verzekering dekt:  Burgerlijke aansprakelijkheid  Rechtsbijstand  Lichamelijke ongevallen Per jaar kun je gebruik maken van 100 vrijwilligersdagen. Dat wil zeggen dat je ook 100 vrijwilligers 1 keer kunt verzekeren voor 1 activiteit. Deze verzekering is vooral bedoeld voor tijdelijke initiatieven.

 Denk eraan: Deze verzekering vervangt dus niet de jaarverzekering van leden en vrijwilligers! 

Meer informatie

 bij je koepel of federatie  bij stad Antwerpen, servicepunt vrijwilligers of een buurtsecretariaat  bij Provinciaal Steunpunt Antwerpen Boomgaardstraat 22 bus 100, 2600 Berchem. tel. 03 240 61 72 | fax: 03 240 61 62 | e-mail: [email protected] www.provant.be/vrijwilligersverzekering


Financiën

Begroting



Wat? Een begroting = een overzicht van alle geschatte kosten en ontvangsten. Dat kan voor de hele vereniging zijn maar bijvoorbeeld ook voor een afzonderlijk project. Voordelen:  zicht op de financiële haalbaarheid van een project  zaken schrappen omdat je te veel gaat uitgeven  subsidies aanvragen bij de overheid of partners



Hoe? 1. Maak een lijst van alle mogelijke ontvangsten en uitgaven 2. Kies welke projecten je zeker wilt organiseren en welke minder belangrijk zijn 3. Ga niet zomaar uit van een schatting. Vraag offertes en bekijk de inkomsten en uitgaven van vorig jaar Denk eraan: de verplichte items die nodig zijn voor de jaarrekening (zie onderdeel aarrekening)



Wanneer? Een vzw is wettelijk verplicht een begroting op te stellen. De algemene vergadering moet de jaarbegroting goedkeuren. Dit moet binnen de zes maanden na de start van het boekjaar gebeuren.



Denk eraan:  Laat de begroting en het jaarplan samen goedkeuren  Maak een begroting aan het begin van een werkjaar, activiteit of project  De begroting moet niet naar de Kamer van Koophandel



Tips



Meer informatie

 Voorzie een bedrag voor onvoorziene uitgaven.  Bekijk op voorhand waar je eventueel kunt besparen. Zo vermijd je discussies op moeilijke momenten.  Je kan contact opnemen met je koepel of federatie om een eenvoudig boekhoudpakket in excell te krijgen.

 bij je federatie of koepel.  bij sociale netwerken of een buurtsecretariaat.

Financiën | 1 |

Boekhouding



Wat? 1. In een boekhouding zitten alle uitgaven en ontvangsten, bezittingen en schulden van een vereniging. Een vzw is bij wet verplicht om een boekhouding te voeren. Voordelen:  Een duidelijke en eerlijke boekhouding geeft vertrouwen bij je medewerkers en externe partners 2. In een dagboek (ook wel bankboek of kasboek genoemd) worden alle uitgaven en ontvangsten geregistreerd. Bewijsstukken zoals kastickets, facturen of ontvangstbewijzen moet je, samen met de dagboeken, zeven jaar bijhouden. 3. Een inventaris is een lijst van alle bezittingen, schulden, rechten en verplichtingen van de vzw op het einde van het financiële jaar. 4. Elke vzw moet een jaarrekening maken bij het afsluiten van het boekhoudjaar. Een jaarrekening bestaat uit: ■ De staat van de ontvangsten en uitgaven Het totaal van alle uitgaven en ontvangsten die genoteerd staan in de financiële dagboeken. ■ De staat van het vermogen Het totaal van alle bezittingen en schulden aan het einde van het financiële jaar. ■ Een toelichting van de waarderingsregels Een beschrijving van de berekeningsmethode waarop de vereniging de geldwaarde bepaalt van de bezittingen en schulden, rechten en plichten.



Tip Ook een feitelijke vereniging houdt het best een financieel overzicht bij. Dit is echter niet verplicht.

Financiën | 2 |



Wanneer?  De algemene vergadering van de vzw moet de jaarrekening goedkeuren ten laatste zes maanden na de afsluiting van het boekhoudjaar.  De griffie van de rechtbank van koophandel moet de jaarrekening en het bijbehorende verslag ontvangen ten laatste zes maanden nadat het op de algemene vergadering werd goedgekeurd.

 Denk eraan:  Vzw’s moeten bij subsidieaanvragen aan stad Antwerpen ook een jaarrekening voegen.  Je moet de jaarrekening ook meesturen met je belastingsformulier (zie onderdeel belastingen).  Alle leden van de algemene vergadering hebben het recht om alle bewijsstukken van de vereniging te zien. Hou je dagboeken dus netjes bij. Leden mogen trouwens geen financiële informatie doorgeven.



Meer informatie



Tip

 bij je federatie of koepel  bij een buurtsecretariaat of het servicepunt verenigingen, sociale netwerken.  FOD Justitie: www.just.fgov.be ■ http://www.just.fgov.be/img_justice/publications/pdf/70.pdf  www.vsdc.be

 Laat de boekhouding van je vereniging nakijken of maken door iemand met kennis van zaken.

Financiën | 3 |

Belastingen



Wat? Een vzw moet elk jaar een belastingsbrief invullen en opsturen. Doe je dit niet, dan riskeer je een boete. Kleine vzw’s moeten bijna nooit belastingen betalen. Denk eraan: Als de omzet uit verkoop in je vzw hoger is dan 5 580 euro, moet je btw betalen en dus een btw-boekhouding voeren.



Wanneer?



Hoe?

Ieder jaar.

1. Een bestuurslid van de vereniging moet de laatste bladzijde ondertekenen en dateren 2. Steek de jaarrekening van het voorbije jaar bij de belastingsbrief 3. Als de vzw geen geld ontvangen of uitgegeven heeft, schrijf je volgende verklaring: “Onze vzw heeft in het jaar 20XX geen inkomsten en geen uitgaven gehad”.

 Denk eraan: ■ Ook als de vzw niet meer actief is, moet je toch een belastingsbrief invullen. Voor de belastingsdienst bestaat de vzw tot de ontbinding in het Belgisch Staatsblad is gepubliceerd. ■ De belastingsdienst kan controles uitvoeren. Hou daarom alle kastickets, rekeningafschriften en verklaringen van betalingen goed bij.



Meer informatie

■ Belastingskantoor in lokaal 4B21 op de Italiëlei 4 in Antwerpen. Open, elke werkdag tussen 9.00u en 11.30u, of maak een afspraak op het nummer 02 578 80 73. ■ Geen belastingsbrief ontvangen? Vraag de brief aan via tel. 02 578 63 98. Geef het ondernemingsnummer van de vzw, dat op de statuten staat.

Financiën | 4 |

Publiciteit

Vereniging bekendmaken



Wat? Je kunt de vereniging op verschillende manieren bekendmaken. Doorloop hiervoor onderstaande stappen.

Wat wil je vertellen? Als je de vereniging voorstelt, beantwoord dan in vijf zinnen deze vragen: ■ Wie zijn jullie? ■ Waarom bestaat de vereniging? ■ Welke waarden vinden jullie belangrijk? ■ Welke activiteiten organiseren jullie? ■ Wat maakt jullie vereniging uniek en aantrekkelijk? Deze zinnen vormen de basis voor al je communicatie. Antwoord hiermee als iemand vraagt wat jullie troeven zijn. Je kunt die antwoorden ook gebruiken om subsidies of sponsoring te vragen.



Hoe? Mondeling voorstellen Overleg met het bestuur over de werkingsprincipes van de vereniging. Het is belangrijk dat iedereen goed weet waar de vereniging voor staat. Probeer daarom kort en bondig te formuleren wat je wilt vertellen. Bespreek en oefen deze uitgangspunten goed met de andere vrijwilligers. Schriftelijk voorstellen



Wat? Maak een kleine voorstellingsfolder van je vereniging. Onderstaande informatie is belangrijk als je je vereniging voorstelt.

Naam van de vereniging Een baseline Dit is een kernachtige zin waarin je het belangrijkste van je vereniging samenvat. Een beeld Zoek een goede foto of illustratie die duidelijk weergeeft wat jullie doen. Een korte tekst Deze tekst geeft een antwoord op de vijf vragen die we hierboven opsommen.

Publiciteit | 1 |

Een activiteit bekendmaken



Wat? Om een activiteit bekend te maken, moet je deze vragen beantwoorden: ■ Wat organiseer je? ■ Wanneer? Datum en uur? ■ Waar? (zaal, straat, huisnummer, postcode, stad) ■ Wie organiseert de activiteit? Logo? ■ Wat staat er op het programma? ■ Hoeveel bedraagt de toegangsprijs? ■ Inschrijven nodig? ■ Waar krijg je meer info? ■ Naam en adres vereniging. Al deze informatie moet in een flyer een folder of op een affiche staan. Denk goed na welke promotiematerialen je nodig hebt om je activiteit bekend te maken en wie je wilt uitnodigen.



Hoe? Als je vereniging een activiteit organiseert voor leden of bekenden, kun je dit op verschillende manieren bekendmaken: ■ mondeling; ■ via mail; ■ met een aankondiging via Facebook of andere sociale media; ■ met een berichtje op de website; ■ met een aankondiging in het ledenblad; ■ met een sms’je; ■ met een leuke schriftelijke uitnodiging. Als je een activiteit organiseert voor een breed publiek, maak je de dat op een andere manier bekend: ■ met een mail naar je brede contactadressenlijst; ■ met een aankondiging in plaatselijke kranten (bijvoorbeeld De Nieuwe Antwerpenaar); ■ met een berichtje op de website; ■ met een evenementenpagina op Facebook of andere sociale media; ■ met affiches en flyers.

Publiciteit | 2 |

Een affiche opstellen



Wat? Met een goede affiche breng je veel mensen op de hoogte van je activiteit. Een aantrekkelijke affiche bestaat uit een ‘sprekend beeld’ en de belangrijkste informatie. De affiche toont wat er op het programma staat of wie het publiek is. Het beeld moet de mensen die je wilt bereiken nieuwsgierig maken. Zet deze informatie op de affiche: ■ Wat organiseer je? ■ Wanneer? Datum en uur? ■ Waar? (zaal, straat, huisnummer, postcode, stad) ■ Wie organiseert de activiteit? Logo? ■ Wat staat er op het programma? ■ Hoeveel bedraagt de toegangsprijs? ■ Inschrijven nodig? ■ Waar krijg je meer info? ■ Naam en adres vereniging; ■ Sponsorlogo’s; ■ Verantwoordelijke uitgever. Als je naar een (vrijwillige) ontwerper stapt, moet je volgende zaken weten: ■ Welk formaat wil je gebruiken? ■ Welke stijl moet de affiche uitstralen? Hoe veel kleuren wil je gebruiken? ■ Wanneer bezorg je de correcte tekst en het beeldmateriaal? Kijk voor meer informatie in de bijlage.



Hoe?



Wanneer?

■ Spreek een vrijwilliger aan die kennis heeft van lay-out. ■ Als je geen vrijwilliger vindt, kun je iemand inhuren. Je zoekt het best in je buurt. De richtprijzen zijn 10 euro per A4-pagina, of 50 euro per uur. ■ Ga met dat ontwerp naar een drukker of kopieercentrum.

■ Affiches hang je twee tot vier weken voor de activiteit op. Flyers kun je nog langer op voorhand verspreiden. Houd er rekening mee dat het productieproces minstens een maand duurt. Reken dus goed uit wanneer je moet beginnen.  Verzamel alle informatie ruim op voorhand.  Het duurt één of twee weken om een affiche te ontwerpen.  Het duurt een dag of twee om af te drukken: thuis, in het buurtsecretariaat of in een kopieerwinkel.  Het duurt twee tot vijf werkdagen om het ontwerp te drukken in een (digitale) drukkerij.  Rekruteer enkele vrijwilligers om de affiches of flyers te verspreiden.

Publiciteit | 3 |

Bijlage: Als je een affiche of een flyer laat drukken, stellen drukkers al snel moeilijke vragen. Hieronder vind je ze terug. Bespreek ze op voorhand met je werkgroepje. Wat wil je? ■ Aantal exemplaren? ■ Zwart-wit- of kleurenprint? ■ Formaat? A6 = 10,5 x 14,8 cm A5 = 14,8 x 21 cm A4 = 21 x 29,7 cm A3 = 29,7 x 42 cm A2 = 42 x 59,4 cm A1 = 59,4 x 84,1 cm A0 = 84,1 x 118,9 cm ■ Gewicht van het papier (uitgedrukt in gram per vierkante meter)? krant = 60 gram brief = 90 gram affiche = 135 gram flyer = 135 tot 400 gram visitekaartje = 280 tot 350 gram ■ Mat of glanzend papier? ■ Rillen of plooien? ▪ Rillen is een vouwlijn klaarmaken, maar nog niet vouwen. ▪ Plooien is dubbelvouwen.

Publiciteit | 4 |

Promotie via de kanalen van de stad Antwerpen De Nieuwe Antwerpenaar



Wat? Het stadsmagazine van de stad Antwerpen publiceert om de twee weken een overzicht van activiteiten in Antwerpen. Je vereniging kan hier een activiteit in aankondigen. Hoe? Door de nodige informatie te registreren in de UIT-databank op het internet. De publicatie op deze website én in De Nieuwe Antwerpenaar is gratis. Ook kranten, tijdschriften, radio- en televisieprogramma’s gebruiken informatie uit deze databank. Zorg dat je tekstje kort en bondig blijft. Voorbeeld: Borgerhart 2010 TENTOONSTELLING | Borgerhart is een forum voor beeldende kunstenaars en artiesten om aan te tonen dat er ook een positieve wind waait door Borgerhout. De deelnemers worden bekendgemaakt via een uitgebreide brochure, de website van het district en De Roma. In de foyer vindt de groepstentoonstelling plaats met alle deelnemende kunstenaars. Die wordt op vrijdagavond feestelijk geopend. ■ 3/9 om 20 uur, 4/6 en 5/9 van 11 tot 18 uur ■ tel. 03 292 97 40, www.deroma.be



Hoe? Registreer je activiteit op www.uitdatabank.be. Op deze site wordt stap voor stap uitgelegd wat je moet doen. Meer info: [email protected].



Wanneer?



Tip

Om in aanmerking te komen voor publicatie in De Nieuwe Antwerpenaar, registreer je je activiteit acht weken op voorhand op www.uitdatabank.be.

De Nieuwe Antwerpenaar telt ook acht districtpagina’s. Je activiteit kan in de districtskalender worden opgenomen als de informatie minstens vier weken voor de publicatiedatum beschikbaar is. Neem hiervoor contact op met de cultuurantenne van je district.

Publiciteit | 5 |

Promotie via de plakzuilen



Wat? De stad en je district hebben borden en zuilen waar je vereniging haar activiteiten kan aankondigen. Je hebt vooraf geen toestemming nodig om affiches te plakken. Plakken mag tussen 7 en 22 uur.



Hoe? ■ ■ ■ ■

Vermeld op elke affiche de verantwoordelijke uitgever. Op de borden mogen de aangeplakte affiches niet groter zijn dan 60 op 42cm. Op de zuilen mogen de aangeplakte affiches niet groter zijn dan 84 op 60cm. Per activiteit mag je maximum 2m² van een bord of infozuil beplakken.

Wat mag zeker niet? ■ Je mag geen affiches onleesbaar maken, besmeuren of afscheuren. ■ Je mag jouw affiches niet over andere plakken als die activiteiten aankondigen die nog niet voorbij zijn. ■ Je mag geen affiches plakken op borden die speciaal geplaatst worden in verkiezingsperiodes. Op deze borden mogen enkel verkiezingsaffiches geplakt worden. Wie wild plakt, kan bij een eerste overtreding een boete krijgen van maximaal 250 euro (150 euro voor 16- tot 18-jarigen)..Bij een tweede overtreding bedraagt de geldboete minstens het dubbele en bij een derde overtreding minstens het driedubbele. De aanplakker draait ook op voor de kosten om fout geplakte affiches te verwijderen.



Tip Affiches die een activiteit aankondigen, mag je ook aanplakken op de gevel en afsluitingen van de lokalen waar de activiteit plaatsvindt. Deze affiches moet je uiterlijk één week na de activiteit verwijderen. Als bijlage vind je een lijst met de verschillende plakplaatsen in Antwerpen.

Publiciteit | 6 |

Bijlage: aanplakborden in Antwerpen District Antwerpen 2000

2018

Nationalestraat - Lange Vlierstraat Mechelseplein Frankrijklei - Blauwtorenplein Leopoldplaats - Mechelsesteenweg Amerikalei - Vrièrestraat Sint-Jansvlietplein - voetgangerstunnel Wapper - De Slegte Groenplaats - uitgang metro - fietsenstalling Kammenstraat - Oudaan Jezusstraat - Lange Nieuwstraat Frans Halsplein Ossenmarkt (2x) Varkensmarkt Blindenstraat - Mutsaardstraat Rigastraat - Napelsstraat Koeikensgracht - Entrepotplaats Stadswaag

Dageraadplaats Rubenslei - Quinten Matsijslei (skatepark) Brialmontlei - Mercatorstraat Lange Leemstraat - Cuperusstraat Britselei - Anselmostraat Brederodestraat - Belegstraat Amerikalei – Montignystraat Desguinlei – PIVA Mechelsesteenweg - K. Elisabethlaan (inkom Harmoniepark)

2020

2030

Emiel Vloorsstraat - zijde Kolonel Silvertopstraat Camille Huysmanslaan - Jan De Voslei (zijde Kiel)

Noorderlaan - Tampicoplein (parking KBC) Leo Baekelandstraat - F. Verbieststraat Noorderlaan – Groenendaallaan (Metropolis)

2060

2050

Sint-Jansplein - hoek Vondelstraat Van Kerckhovenstraat - Gasstraat (betonnen buis) Kerkstraat (aan het plein) Lange Beeldekensstraat - Pothoekstraat

Blancefloerlaan - tramhalte Halewijn Frederik Van Eedenplein - voetgangerstunnel Stuivenbergplein (betonnen buis)

District Berchem achter Berchem Station In drukke winkelstraten staan infozuilen waarop lokale verenigingen kunnen afficheren. Om hier te plakken, moet je bij het district een aanvraag indienen. Het gaat om volgende plaatsen: Berchemstadionstraat Borsbeekbrug Diksmuidelaan Driekoningenstraat

Fruithoflaan Gitschotelei Statiestraat Strijdhoflaan

District Berendrecht-Zandvliet-Lillo Berendrecht Tongerlostraat (naast bibliotheek Solftplaats Monnikenhofstraat (ter hoogte van Predikherenbos) Monnikenhofstraat - Krommeweg Kleine Bredestraat (aan de Middenschool) Antwerpsebaan

Zandvliet Marktplein Derde Weg Bremstraat Antwerpsebaan Lillo Parking

Publiciteit | 7 |

District Borgerhout Noordersingel (tussen brug Statielei en Buurtspoorweglei) Koxplein Maarschalk Montgomeryplein

District Deurne Jan Peetersstraat - Jan Brockhovenstraat Franck Craeybeckxlaan – Sint-Pauluspad Boekenberglei (terminus tram 8 en 11) Ter Heydelaan (aan hondenwei) Bosuilplein (aan speelplein) Meyersstraat (aan speelplein Ten Eekhovelei (aan speelplein) Van den Hautelei (aan ontmoetingscentrum Den Tip) Tweegezusterslaan (aan de jeugddienst)

District Ekeren

District Hoboken

Parking Hof de Bist Kruispunt Oude Landen - Prinshoeveweg Kristus Koningsplein Kerk Mariaburg, van de Weyngaertplein Groot Hagelkruis Kruispunt Kapelsesteenweg - Laar Kruispunt Laar - Slaadweg - Oude Landen Kruispunt Oude Baan - Herautenlaan - Hoogpadlaan Kruispunt De Beukelaerlaan - Donkweg Kruispunt Veltwijcklaan - Bist Statiestraat (station) Kruispunt Driehoekstraat - Geestenspoor (bibliotheek) Oorderseweg (zwembad) Kruispunt Waterstraat - F. Pauwelsstraat (muziekschool) Kruispunt Kloosterstraat - Bilderdijk Kruispunt Puihoek - Schriek Kruispunt Schriek - Statiestraat (station Mariaburg) Kruispunt Schriek - Korte Bist Kruispunt Leugenberg - Klein Heiken

St.-Bernardsesteenweg (aan Don Bosco-kerk) Krijgsbaan (aan zwembad Sorghvliedt) Lageweg (aan de muziekschool) Terminus tram 12 (St-Bernardsesteenweg) Ingang fort 8 (J. Leemanslaan) Veer naar Kruibeke (L. Bosschartlaan) School Hendriklei Polderplein (H.Rosherstr.) Jeugddienst (Kapelstraat) Meunierplein Lelieplaats

District Merksem Fortje Merksem (op hoek van parking en brug) Op hoek van Bredabaan en Fortsteenweg Op hoek van Laaglandlaan en M. De Swaenstraat Op hoek van Victor Govaerslaan en Rietschoorvelden Op hoek Maantjessteenweg en Laarsebaan Op hoek Maantjessteenweg en Laaglandlaan Ringlaan, ter hoogte van De Middenschool Op hoek Bredabaan en Rerum Novarumlaan Victor Roosensplein

Publiciteit | 8 |

Du Chastellei, ter hoogte van Sint-Lutgardisschool Distelhoek (hoek Sluitberg en Graanstraat) Op hoek Rode Loopstraat en Terlindenhofstraat (ingang Sportcomplex Rode Loop) Op hoek Nieuwdreef en Laarsebaan Op hoek Terlindenhofstraat en Speelpleinstraat Van Heybeeckstraat, ter hoogte van de Parkweg (aan het zwembad) Bredabaan, ter hoogte van Bouckenborghpark Sint-Franciscusplein Op hoek van Borrewaterstraat en Noordkaai Vuurkruisenlaan, ter hoogte van Stedelijke school Stella Marisstraat, ter hoogte van ingang Stella Maris school Op hoek van Gagelveldenstraat en Ullenshofstraat Bredabaan, ter hoogte van het Districtshuis Op hoek van Groenendaallaan en Lambrechtshoekenlaan Op hoek van Groenendaallaan en Ing. Menneslaan Op hoek van Minister Delbekelaan en Duivelshoek/Heirmansstraat

District Wilrijk Hoek Doornstraat - Oudestraat (aan muziekacademie) Heistraat tegenover Jeugdcentrum Vizit Universiteitsplein (kruispunt Doornstraat - Krijgslaan) Plakzuil ter hoogte van de bibliotheek Boomsesteenweg, ter hoogte van de verbinding naar de Kleine Steenweg Frans Nagelsplein Hoek Krijgslaan - Boomsesteenweg Hoek Sint-Bavostraat - Steytelincklei Berkenveldplein (aan chalet) Kerk Pius X - Groenenborgerlaan Universiteit Antwerpen (campus Groenenborgerlaan) Oosterveldlaan (ter hoogte van Sint-Augustinus) Hoek Valkstraat - Boomsesteenweg Kerk Sint-Jan Evangelist (Valaardreef) Letterkundestraat - Pastoor Bauwenslaan Jeugdhuis Jong Valaar (Gebroeders De Wachterstraat) Michel Willemsplein Hoek Heistraat - Pierebeekstraat (aan basketbalplein)

Publiciteit | 9 |

Socioculturele activiteiten

Socioculturele activiteiten



Wat? Socioculturele activiteiten brengen mensen samen rond een gezamenlijk maatschappelijk doel. Het zijn initiatieven van een (halve) dag of avond. Deze activiteiten hebben verschillende functies: ■ mensen met elkaar in contact brengen, zodat ze elkaar leren kennen en samen dingen doen; ■ mensen iets leren; ■ mensen laten deelnemen aan cultuur; ■ mensen stimuleren om zich in te zetten voor anderen.



Hoe? Van bij de start heb je enthousiaste mensen nodig die de activiteit mee willen organiseren. Vorm een werkgroepje en spreek af hoe jullie samenwerken. Alles begint met een idee. Om dit idee uit te werken tot een succesvolle activiteit zijn er vier fasen: 1. onderzoeken 2. plannen 3. uitvoeren 4. evalueren

Een idee verkennen Bespreek de P-vragen: Past deze activiteit bij ons? ■ Past deze activiteit in de doelstelling van de vereniging? ■ Wat willen we met de activiteit bereiken? ■ Kunnen we deze activiteiten realiseren met de kennis, tijd, middelen en mensen die we hebben? ■ Wie werkt er nog rond dit idee? ■ Moeten we de activiteit zelf organiseren of kunnen we bij anderen aansluiten? Publiek? ■ Wie willen we bereiken met deze activiteit? ■ Eigen mensen? Bepaald publiek? Het brede publiek? ■ Met welke kenmerken van de doelgroep moeten we rekening houden (bv. beschikbare tijd, mobiliteit, taal, inkomen, kinderen …)? ■ Beantwoordt de activiteit aan de wensen van dit publiek? ■ Hoeveel mensen verwacht je? Periode? ■ Wat is de beste periode, tijdstip, frequentie? ■ Zijn de vrijwilligers dan beschikbaar? ■ Past dit voor het publiek? ■ Is er voldoende tijd om deze activiteit te organiseren? ■ Is de geplande tijd voldoende om de doelstelling te behalen?

Socioculturele activiteiten | 1 |

Plaats? ■ Wat is de beste plaats voor deze activiteit? ■ Is er voldoende ruimte? ■ Is ze vlot bereikbaar? Prijs? ■ Is er een financieel risico? ■ Hoeveel kunnen/willen de deelnemers betalen? ■ Komt de activiteit in aanmerking voor subsidies? Partners? ■ Wie is er nog bezig met dit idee of deze activiteit? ■ Kunnen we samenwerken met anderen? ■ Laat je inspireren door anderen. Wat vinden partners van dit idee? ■ Welke partners hebben we nodig? Publiciteit? ■ Hoe bereiken we het beoogde publiek? ■ Hoe stimuleren we het beoogde publiek om deel te nemen? ■ Welke informatie hebben potentiële deelnemers nodig? Overloop al deze vragen en bekijk het geheel daarna nog eens. Klopt alles? Zijn er geen tegenstrijdigheden in de planning? Beslis dan samen of je verder kunt gaan met de activiteit.

Plannen Met de antwoorden op voorgaande vragen maak je een concrete planning. Dit is een lijst met alle taken voor, tijdens en na de activiteit. Naast elke taak schrijf je het tijdstip, de naam van de uitvoerders, het nodige materiaal en eventuele informatie. Overloop met alle medewerkers de taken en zorg voor duidelijke afspraken. Bespreek een systeem voor onderlinge communicatie: overlegmomenten, telefoon, e-mail … Maak een begroting met alle verwachte uitgaven en inkomsten.

Uitvoeren Ga na of je alle voorbereidende taken kunt uitvoeren. Duid minstens één persoon aan die tijdens de activiteit alles in goede banen leidt, onverwachte situaties oplost en een aanspreekpunt vormt voor de andere vrijwilligers.

Evalueren Verliep de activiteit zoals gepland? Wat ging er goed? Wat onthoud je voor de volgende keer? Wat zijn de resultaten van je activiteit? Wat vonden deelnemers en medewerkers ervan?




Tip



Meer informatie

■ Houd je activiteiten zo eenvoudig mogelijk. ■ Start op tijd met de voorbereiding. Een lokaal vastleggen, subsidies aanvragen, partnerorganisaties, vrijwilligers of externe deskundigen vinden … doe je beter lang op voorhand.

Subsidies voor socioculturele activiteiten kun je aanvragen bij de dienst sociale netwerken van de stad Antwerpen. Als je een straatfeest organiseert, kun je subsidies krijgen via Opsinjoren. Alle informatie over het subsidiereglement vind je in het deel ‘subsidies’ van deze map. In het onderdeel ‘evenement plannen’ vind je meer informatie over zaalverhuur, feestmateriaal, herbruikbare bekers, aanplakreglement, affiches … Doc Atlas heeft veel didactisch materiaal over verschillende culturen, opvoeding en Nederlands leren: http://www.provant.be/leren/documentatiecentra/docatlas/. Voorbeelden van socioculturele activiteiten vind je ook op http://www.prettiggeleerd.be. Daar lees je ook over verenigingen en organisaties waarmee je kunt samenwerken.


Socioculturele projecten



Wat? Een project is een reeks van activiteiten die stap voor stap leiden naar een duidelijk doel. Een projectidee start bij een bepaalde vraag of een situatie waaraan jouw vereniging iets wil en kan veranderen. De verandering die je wilt realiseren, is het doel van je project. Dit doel wil je bereiken in een vooraf bepaalde periode voor een bepaalde groep van mensen.



Hoe? Onderzoeken Stel een werkgroepje samen en denk na over de P-vragen (die je vindt onder ‘socioculturele activiteit’). Spreek met verschillende mensen en diensten om informatie te verzamelen en je projectidee te toetsen. Welke organisaties, verenigingen of diensten werken rond dit thema? Zijn er studies gebeurd? Lopen ergens anders gelijkaardige projecten? Samen kun je meer! Zoek samenwerking met partners die gelijkaardige doelen hebben of met dezelfde mensen werken. Bespreek de samenwerking en zet de afspraken op papier. Je kunt een stuurgroep met deskundigen samenstellen die advies geeft bij de voorbereiding, de uitvoering en de evaluatie van je project.

Projectdoel bepalen Samen met de partners bepaal je wat je met het project wilt bereiken. Doelen worden vaak te vaag en vrijblijvend geformuleerd. Door SMART-doelen te stellen, verhoog je de kans dat er ook werkelijk iets van terecht komt. SMART staat voor: Specifiek Meetbaar Aanvaardbaar Realistisch Tijdsgebonden

Wees concreet en beschrijf je doel zo scherp mogelijk. Focus! Hoe zul je de resultaten meten? In aantallen? Vinden anderen je doel belangrijk? Is het doel de inzet waard? Is het doel haalbaar? Kun je dit doel realiseren? Binnen welke tijd zal dit doel gerealiseerd zijn?

Plannen Plan de activiteiten doelgericht in de tijd. Elke activiteit is een stap in de richting van je projectdoel. Zorg dus voor een logische opbouw. Zorg voor een duidelijke start en een duidelijk einde van het project.


Bereken de verwachte uitgaven en inkomsten en maak een begroting. Bekijk mogelijkheden en voorwaarden voor subsidies. In het vorige hoofdstuk vind je hulpmiddelen om activiteiten op te zetten. Die kun je gebruiken om de activiteiten binnen je project te plannen en uit te voeren.

Uitvoeren en opvolgen Een project moet je voortdurend opvolgen. Hoe verlopen de activiteiten? Behaal je je doelen? Bereik je de mensen? Moet je de planning aanpassen? Moet je een extra inspanning doen? Meten is weten. Registreer daarom voldoende gegevens tijdens de activiteiten, zoals aanwezigheidslijsten, opvolgingsfiches en activiteitsverslagen. Evalueer regelmatig en vraag het oordeel van de deelnemers over het verloop en de resultaten van de activiteiten. Vraag hen suggesties en betrek ze bij de inhoud en de uitvoering van het project. Communiceer voldoende met je medewerkers. Wat hebben ze nodig? Zijn er vragen of problemen? Worden alle taken op tijd uitgevoerd? Stimuleer je medewerkers en spreek regelmatig je waardering uit voor hun inzet. Houd ze op de hoogte van de resultaten van het project. Sta open voor kritiek of suggesties en zoek samen naar oplossingen voor eventuele problemen. Zorg voor teamspirit! Voor advies en feedback van externe deskundigen organiseer je bijeenkomsten van een stuurgroep. Denk aan de financiële opvolging! Houd je boekhouding vanaf het begin nauwkeurig bij. Hoeveel geld werd al besteed? Hoeveel geld is er nog beschikbaar?

Evaluatie Evalueer halverwege en op het einde van het project het verloop en de resultaten. Verliep het project zoals gepland? Wat ging er goed? Wat onthoud je voor de volgende keer? Ga na wat de resultaten zijn van je project. Analyseer de cijfertjes: aantal deelnemers, activiteiten, behaalde resultaten … Vraag de mening van deelnemers, medewerkers en partners over het verloop en de resultaten van het project. Vraag ook suggesties om je project te verbeteren.



Wanneer?



Meer informatie

Een project vraagt een stevige voorbereiding. Begin minstens een halfjaar op voorhand met de projectvoorbereiding.

■ Voor projecten kun je subsidies vragen bij stad Antwerpen. Zie daarvoor het speciale hoofdstuk over subsidies. ■ Meer informatie over evaluatie en verslagen vind je in het onderdeel ‘inhoudelijk jaarverslag’.




Tip ■ Kom op tijd langs bij een buurtsecretariaat of bij servicepunt verenigingen (stad Antwerpen). ▪ Afhankelijk van het projectthema kunnen zij je in contact brengen met interessante personen, organisaties, verenigingen en diensten. ▪ Ze geven advies om te komen tot een projectmatige aanpak. ▪ Ze helpen je antwoorden te vinden op organisatorische en inhoudelijke vragen. ▪ Ze helpen je informatie en materiaal te vinden over thema’s en methodieken.


Een draaiboek



Wat? In een draaiboek zet je alle afspraken die je maakt om een activiteit te organiseren. Het is een lijst met alle taken voor, tijdens en na de activiteit. Naast elke taak schrijf je het tijdstip, de naam van de uitvoerders, het benodigde materiaal en eventuele informatie. Zo vergeet je geen belangrijke dingen.



Wanneer? Zodra je beslist om een activiteit te organiseren, schrijf je alle gemaakte afspraken in het draaiboek. Het draaiboek loopt tot en met de evaluatie en de financiële afrekening van de activiteit. Een goed voorbeeld van een draaiboek vind je bij ‘een evenement plannen’. Dit is een uitgebreid draaiboek. Maar het principe blijft altijd hetzelfde, hoe eenvoudig je activiteit ook is.


Een jaarplan



Wat?



Hoe?

Een jaarplan is een agenda van de activiteiten die je vereniging plant in het volgende jaar.

Plannen maak je samen! Breng mensen samen die belangrijk zijn voor je vereniging: leden, vrijwilligers, partnerorganisaties, themadeskundigen … Hun betrokkenheid bij de planning vergroot de slaagkans van je activiteiten! De mensen voelen zich medeverantwoordelijk. Daardoor zijn ze meer gemotiveerd om samen de plannen uit te voeren. Je brengt ideeën, kennis en informatie samen. De ene stelt zich kandidaat om een activiteitenreeks te leiden, de andere kent een goede locatie, een volgende heeft gehoord van een interessante expositie, enzovoort. Frisse ideeën of meer van hetzelfde? Overloop activiteiten uit het verleden en bepaal samen welke activiteiten zeker herhaald moeten worden. Laat de deelnemers nieuwe activiteiten voorstellen en voeg deze toe. Bespreek samen de verschillende voorstellen. Plannen in de tijd … en schrappen! Zet de activiteiten in chronologische volgorde. Vermijd drukke periodes! Houd rekening met bijvoorbeeld vakanties, feestdagen of examenperiodes. Staan er te veel activiteiten in de planning? Zo ja, welke activiteiten zijn er prioritair? Welke zijn minder belangrijk? Welke activiteiten vragen veel werk? Kan het op een andere manier? Verdeel het werk Vraag voor elke activiteit minstens twee kandidaten die verantwoordelijk zijn voor de organisatie. ervan.



Tip Houd het realistisch! Maak beter een bescheiden plan dat je succesvol kunt uitvoeren. Praktische organisatie van een planningsmoment Zorg dat de deelnemers een goed overzicht hebben van de voorgestelde activiteiten. Werk hiervoor met kaarten. Schrijf op elke kaart één activiteit. Schrijf groot zodat de kaart van ver leesbaar is. Met die kaarten kun je samen aan de planning werken en activiteiten toevoegen, verwijderen of verzetten. Schrijf vooraf elke activiteit van het vorige jaar op een kaart. Zorg dat er voldoende lege kaarten zijn voor nieuwe voorstellen. Zorg dat iedereen deze kaarten kan lezen.


Een inhoudelijk jaarverslag



Wat? Een jaarverslag is een tekst waarin je de activiteiten en projecten van het afgelopen jaar kort beschrijft en evalueert.

 Denk eraan: De algemene vergadering keurt het jaarverslag en de financiële jaarrekening van een vzw goed. 

Hoe? Je schrijft een jaarverslag beter in stukjes. Zet na elke activiteit een korte beschrijving met de belangrijkste evaluatiepunten op papier. Zo heb je tegen december een overzicht van alle uitgevoerde activiteiten.  Neem het jaarplan erbij.  Overloop samen met het bestuur de verschillende activiteiten.  Bekijk welke activiteiten goed verliepen en welke minder: ■ Hoe kwam dit? ■ Wat heb je geleerd voor het volgende jaar? ■ Wat ga je behouden? Wat pas je aan?  Maak hier een verslag van.



Wanneer?



Tip

Een jaarverslag schrijf je in december of januari, voor de algemene vergadering plaatsvindt. Want als je in een vzw zit, moet de algemene vergadering het verslag goedkeuren.

■ Gebruik de belangrijkste conclusies om je jaarplan uit te werken en om de begroting van het volgende jaar op te stellen. ■ Als je een werkingssubsidie aanvraagt bij de dienst sociale netwerken van de stad Antwerpen, bezorg je een jaarverslag bij de aanvraag.


Eenvoudig evenement plannen



Wat?



Hoe?

Een evenement is een grote activiteit van een vereniging waar veel praktische voorbereiding bij komt kijken. Voor je aan de slag gaat, moet je een aantal belangrijke knopen doorhakken.

Concept afbakenen Deze stap is cruciaal om een evenement te organiseren. Denk goed na over: ■ de boodschap die je wilt brengen; ■ het publiek dat je wilt bereiken; ■ het programma dat je wilt uitwerken; ■ de partners die je hiervoor nodig hebt.

Rollen verdelen Spreek af wie voor wat zorgt. Zo vermijd je dat je zonder tafels eindigt en met drie drankleveranciers. Als je de taken verdeelt, kun je in minder tijd meer werk verzetten. Stel hiervoor een draaiboek op. Je vindt een voorbeeld als bijlage.

Intern of extern evenement? Een evenement voor genodigden of voor leden van je vereniging organiseer je het best in een zaal. Dan heb je geen vergunning nodig voor een evenement op de openbare weg. Meestal zijn de billijke vergoeding en Sabam verrekend in de zaalhuur. Meer info vind je in de paragraaf over taksen en vergunningen. Een extern evenement vraagt meer voorbereiding. Je moet vroeger beginnen en meer praktische vergunningen en andere zaken in orde brengen.

Buiten of binnen? Afhankelijk van de locatie van het evenement, moet je verzekeringen en toestemmingen aanvragen. Beslis dus eerst of je het evenement buiten of binnen wilt organiseren. Voor de meeste zalen hoef je zelf geen vergunningen en verzekeringen in orde te brengen. Als je een evenement binnen organiseert, bespreek dan met de verhuurder zijn verantwoordelijkheden en die van je vereniging.


Openbaar domein: toestemmingen



Wat? Wil je een optocht houden door de straat of een feestje organiseren in een van de parken? Dan heb je toestemming nodig van de stad om het openbaar domein te gebruiken. Het evenementenloket helpt je om de juiste zaken aan te vragen.



Hoe?



Wanneer?



Tip

■ Neem contact op met het evenementenloket van het district waar het evenement plaatsvindt. ■ Vul online het aanvraagformulier in via www.antwerpen.be > vrije tijd > zelf organiseren > Juridisch > evenementen op de openbare weg of vraag het formulier in je districthuis. Vul het in en bezorg het terug aan het evenementenloket.

Kleine evenementen vraag je minstens vier weken vooraf aan en grote evenementen minstens drie maanden. Hoe vroeger je de aanvraag indient, hoe sneller ze behandeld wordt.

■ Brandweerpreventie In het aanvraagformulier staan ook vier vragen over brandweerpreventie. Als je op een van die vragen ‘ja’ moet antwoorden, moet je ook een informatieblad voor de brandweer invullen. Bij de aanvraag voeg je een inplantingsplan toe. Dit plan geeft duidelijk weer hoe het evenement opgebouwd is, wat waar komt. Vul dit correct en nauwkeurig in, want anders rekent de brandweer 96,62 euro aan per uur, per persoon of per prestatie. Stel je plannen dus correct op. De mensen van het evenementenloket kunnen je hierbij helpen. ■ Politie Als je evenement plaatsvindt op de openbare weg, vraag je ook toestemming aan de politie. Dat is belangrijk om de veiligheid van je evenement te garanderen. Vraag aan de politie om de straat auto- en parkeervrij te maken.


Bijlage: adressen evenementenloket Districtshuis Antwerpen Lange Gasthuisstraat 21 2000 Antwerpen tel. 03 338 3411 fax 03 338 35 11 [email protected] Districtshuis Berchem Grotesteenweg 150 2600 Berchem tel. 03 338 40 11 [email protected] Districtshuis Berendrecht-Zandvliet-Lillo Antwerpsebaan 140 2040 Berendrecht tel. 03 289 28 00 fax 03 289 28 28 [email protected] Districtshuis Borgerhout Moorkensplein 1 2140 Borgerhout tel. 03 338 17 11 [email protected] Districtshuis Deurne Maurice Dequeeckerplein 1 2100 Deurne-Antwerpen tel. 03 338 45 11 fax 03 338 46 90 [email protected] Districtshuis Ekeren Veltwijcklaan 27 2180 Ekeren tel. 03 338 29 11 [email protected] Districtshuis Hoboken Marneflaan 3 2660 Hoboken tel. 03 338 3011 [email protected]


Districtshuis Merksem Burgemeester J. Nolfplein 1 2170 Merksem tel. 03 338 7211 fax 03 338 7292 [email protected] Districtshuis Wilrijk Bist 1 2610 Wilrijk-Antwerpen tel. 03 338 53 11 [email protected]


Praktisch Een zaal zoeken Ben je op zoek naar een ruimte voor een activiteit? Dan kun je terecht bij Netwerk Ontmoetingsruimte. Op www.antwerpen.be/ontmoetingsruimte vind je een overzicht van de verschillende zalen. Neem voor meer informatie contact op met onderstaande adressen of stuur een bericht naar [email protected]. ANTWERPEN 2000, 2060  Ontmoetingscentrum Het Oude Badhuis Stuyvenbergplein 38, 2060 Antwerpen tel. 03 292 60 05(6) Maandag van 9 tot 12 uur  Ontmoetingscentrum Atlas Carnotstraat 110, 2060 Antwerpen tel. 03 227 70 11 Dinsdag van 17 tot 19 uur ANTWERPEN 2020  Stadskantoor Kiel Sint-Bernardsesteenweg 197, 2020 Antwerpen tel. 03 260 97 30 Woensdagvoormiddag van 9 tot 12 uur ANTWERPEN 2030  Gemeenschapscentrum Luchtbal, Hondurasstraat 6-8, 2030 Antwerpen tel. 03 546 76 46 Donderdag van 9 tot 12 uur ANTWERPEN 2018, 2050  Den Bell Francis Wellesplein 1, 2018 Antwerpen tel. 03 338 65 97 Op afspraak.

BORGERHOUT  Administratief Centrum Borgerhout, Moorkensplein 19, 2140 Borgerhout tel. 03 338 17 11 Dinsdag van 9 tot 12 uur Donderdag van 17 tot 19 uur DEURNE  Ontmoetingscentrum Den Tip Van den Hautelei 79, 2100 Deurne tel. 03 340 49 50 Woensdag van 9 tot 12 uur Donderdag van 9 tot 12 uur EKEREN  Villa Geniets Veltwijcklaan 31, 2180 Ekeren tel. 03 338 29 11 Woensdag van 9 tot 12 uur HOBOKEN  UiThuis Kapelstraat 64, 2660 Hoboken tel. 03 820 80 40 Donderdag van 10 tot 12 uur (vanaf oktober 2011)

BERCHEM  Districtshuis Berchem Grotesteenweg 150, 2600 Berchem tel. 03 338 40 11 Woensdag van 9 tot 12 uur Donderdag van 17 tot 19 uur


Verzekeringen Verzekering voor alle infrastructuur en materiaal



Wat? Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid De vereniging is verplicht om een verzekering af te sluiten voor het materiaal dat jullie gebruiken tijdens het evenement. Dus ook tijdens de opbouw en afbraak. De stad kan vragen om het verzekeringsbewijs voor te leggen. Zo weet de stad dat de organisator mogelijke schade dekt. Bovendien neemt de vereniging zo haar verantwoordelijkheid. Naast de verzekering kan de stad ook een waarborg vragen. Die waarborg wordt niet terugbetaald als er bijvoorbeeld geleend materiaal beschadigd is. De kost van de verzekering kan verschillen. Dit hangt af van de aard van het evenement en de mogelijke risico’s. Je moet voldoende verzekerd zijn om mogelijke schade aan derden te kunnen betalen. Je kunt je deelnemers ook verzekeren voor materiële schade en lichamelijke ongevallen. Als je evenement plaatsvindt in een stadsgebouw, moet je eerst huur betalen aan de stadsdienst. Controleer of de zaal in orde is met brandverzekering en zorg anders voor een goede verzekering. Als je twijfels hebt, neem contact op met de netwerk ontmoetingsruimte van de stad. Kijk hiervoor op www.antwerpen.be/ontmoetingsruimte of stuur een bericht naar [email protected].


Taksen en vergunningen



Wat? Gelegenheidstapperijen Als de vereniging meer dan drie opeenvolgende dagen alcoholische dranken schenkt, moeten jullie belasting betalen. Hiervoor kun je terecht bij de dienst financiën van de stad. Ter plaatse vul je een blad in met de gegevens en de geplande activiteit. Je betaalt 74,37 euro per week, per toog. Je betaalt het bedrag via een overschrijvingsformulier. Bedrijvenloket Francis Wellesplein 1 2018 Antwerpen tel.03 338 66 88 fax 03 338 67 89



Wat? SABAM Als je muziek speelt tijdens een evenement, moet je het auteursrecht respecteren en SABAM betalen. Op www.sabam.be vind je alle nuttige informatie en de verschillende mogelijkheden. SABAM - auteursrechtenvereniging Frankrijklei 65 - bus 2 2000 Antwerpen tel. 03 226 71 60 openingsuren: maandag tot donderdag van 9 tot 17 uur, vrijdag van 9 tot 16 uur



Wat? Billijke vergoeding Om in het openbaar muziek af te spelen, moeten de uitvoerende kunstenaars en producenten een billijke vergoeding krijgen. Als je een zaal of locatie huurt voor je evenement, betaalt de verhuurder wellicht een billijke vergoeding op jaarbasis. Het tarief hiervoor wordt dan mee verrekend in de huurprijs. Vraag dit na bij de verhuurder. Voor tijdelijke activiteiten betaal je een vergoeding voor 24 of 48 uur. Meer info over de billijke vergoeding vind je op www.bvergoed.be of bij de infolijn: 070 66 00 16. Op deze website vind je alle mogelijke formulieren.


Materiaal Materiaaluitleendienst van de stad



Wat? Verenigingen kunnen tafels, banken, podia en stoelen aanvragen bij de uitleendienst van de stad Antwerpen. De uitleendienst beschikt over volgende materialen: tafels en stoelen, vloeren en podia, tentoonstellingsmateriaal, verlichting, audio en elektriciteit, watervoorzieningen en decoratieartikelen. Het materiaal wordt gratis geleverd als je dat tijdig aanvraagt. Vermeld op de aanvraag zeker: ■ de aanvraagdatum; ■ naam en adres van de organisator/aanvrager met contactgegevens; ■ naam, adres, webadres en statuut van de vereniging (indien van toepassing) ; ■ het ondernemingsnummer (indien van toepassing); ■ het doel en een beschrijving van het evenement; ■ of het evenement al dan niet op het openbaar domein plaatsvindt; ■ het gevraagde materiaal, met vermelding van de details en aantallen; ■ het leveringsadres en de datum van het evenement (begin/einde); ■ de contactgegevens van de persoon die het materiaal in ontvangst zal nemen of terug zal bezorgen (indien verschillend van de organisator/aanvrager).



Hoe? Ga naar het evenementenloket in je districtshuis. De adressen vind je in de map. Of vul het formulier zelf in via www.antwerpen.be > vrije tijd > zelf organiseren > Aan de slag > feestmateriaal.



Wanneer?



Tip



Meer informatie

Verstuur de aanvraag ten laatste zes weken voor het evenement plaatsvindt.

■ Het materiaal wordt geleverd op basis van beschikbaarheid. Het voorjaar en de zomer zijn drukke periodes voor verenigingen. Bestel dus zo snel mogelijk je materiaal. ■ Voor een evenement met meer dan 1500 personen moet je alles drie maanden op voorhand aanvragen. ■ Vind je evenement over minder dan zes weken plaats en heb je nog materiaal nodig? Dan kun je het materiaal zelf ophalen als er nog iets beschikbaar is. Neem zo snel mogelijk contact op met het evenementenloket van je district.

Een volledige lijst van materiaal vind je op www.antwerpen.be > vrije tijd > zelf organiseren > feestmateriaal.


Voorbereiding

Wie legt vast? …

▪ binnen (zaal) ▪ buiten (terrein) ▪ tent (huur) ▪ schoolvakanties ▪ seizoen ▪ Zaal vrij?

plaats vastleggen

datum vastleggen

Wie begroot? … Wie vraagt aan? … …

▪ ▪ ▪ ▪ ▪ verwachte inkomsten en uitgaven ▪ Europese ▪ Vlaamse ▪ Centrum voor Gelijkheid van Kansen en Racismebestrijding ▪ stad Antwerpen

boekingen

begroting opstellen

subsidies aanvragen

Wie boekt wat? … … … ……

sponsordossier: ▪ publiciteit ▪ giften ▪ natura

sponsors zoeken

muziek dans traiteur geluid licht

Wie zorgt hiervoor? …

terrein, politie, brandweer, feestcontainer, water, elektriciteit Welke verzekeringen? …

buiten, vergunningen aanvragen verzekering afsluiten

evenementenloket Wie sluit af? …

Welke partners? …

▪ takenplanning: deelverantwoordelijkheden met deadlines ▪ werkschema

▪ voorzitter ▪ secretaris ▪ penningmeester … Wie wordt eindverantwoordelijke voor dit project?

▪ brainstorm, bepaal na de brainstorm een duidelijk concept

verenigingen (individuen) die binnen het concept passen, die een bepaald onderdeel van het evenement op zich kunnen nemen

vergadering

5 maanden vooraf

Wie

Wat

partners zoeken

To do

Wanneer

Bijlage: draaiboek voorbereiding



Voorbereiding

3 maanden vooraf

4 maanden vooraf

drukkers

takenplanning opstellen

offertes drukwerk opvragen

vergaderen

Wie vraagt aan? …

tafels stoelen licht geluid podium frisdrank bier koffie … geluidshinder drankvergunning aanplakken sluitingsuur

▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ takenplanning

overzicht materiaal dat je nodig hebt maken en aanvragen bij uitleendienst + externe partners

drank bestellen

reglementen opvragen bij de stad

vergaderen

… … … …

Wie bestelt? …

Wie zorgt ervoor? … …

… … …

promotiemateriaal bij de drukker

Wie vraagt? … …

Wie zorgt ervoor? … … …

▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

promomateriaal bedenken en ontwerpen + verdeelplan opstellen

affiches flyers T-shirts toegangskaarten artikels website (logo van sponsors toevoegen?)

Wie zorgt ervoor? …

▪ gift ▪ natura ▪ publiciteit

kleine sponsors zoeken


Voorbereiding

1 week vooraf

3 weken vooraf

1 maand vooraf

2 maanden vooraf

materiaal

in vervoer voorzien

flyeren aanplakken mailing mond-tot-mondreclame

▪ ▪ ▪ ▪ plan opmaken als binnen

takenplanning

geld

tent opzetten/terrein afbakenen

vergaderen draaiboek dag zelf opstellen

…

… … …

…

…

…

▪ medewerkers briefen ▪ telefoonlijst aanvullen ▪ takenlijst afwerken

taakverdeling

wisselgeld kassa enveloppen facturen betalen

deelverantwoordelijke

…

… … … …

▪ nakijken ▪ e-mailen ▪ telefoneren

takenplanning

▪ ▪ ▪ ▪

takenplanning

contact opnemen om geboekte leveranciers en materiaal te bevestigen

vergaderen

buurtbewoners verwittigen

promotie maken

vergaderen

SABAM billijke vergoeding

Wie doet het? …

… … … …

▪ ▪ ▪ ▪ flyeren aanplakken perstekst weekbladen kaarten verkopen

voor evenementenloket en materiaalaanvraag

indien buiten: plan maken waar wat staat

promotie maken

…

takenplanning

…

… …

Wie zoekt deze? … … …

vergaderen

perstekst voor maandbladen (uitdatabank)

▪ voorverkoop kaarten ▪ verdeling affiches ▪ website

promotie maken volgens verdeelplan

mailing brief telefoon mond-tot-mondreclame

▪ ▪ ▪ ▪

medewerkers aanspreken

voor

tijdens

nadien

… …

▪ materiaal ophalen of laten leveren ▪ vervoer vastleggen

▪ ▪ ▪ ▪

materiaal terug brengen

licht geluid tafels stoelen

▪ kaarten ▪ drank ▪ toegang

verkoop tellen

opruimen

hoofd toogdienst

aanspreekpunt artiesten en vrijwilligers

>> OVERZICHT PER UUR EN ACTIVITEIT VAN HEEL DE DAG TELKENS MET DEELVERANTWOORDELIJKE >> lijst met nummer van alle medewerkers/vrijwilligers en leveranciers

medewerkers alle informatie geven

…

…

…

…

…

▪ ▪ ▪ ▪ ▪

takenlijst en telefoonlijst ophangen

tap toog kassa opkuis …

…

▪ spots ▪ PA ▪ …

…

… …

… … …

muziek en belichting testen

zaal klaarzetten en versieren

… … …

▪ voor al het materiaal zorgen ▪ overzicht opmaken

Bijlage: de dag zelf



enkele dagen na de activiteit

drank SABAM groepen eten … kaartje sms’je mailing … kerngroep medewerkers sponsors publiek …

▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ evaluatie ▪ takenplanning

facturen betalen

medewerkers bedanken

evalueren

vergaderen

verslag maken

…

…

…

Vrijwilligers

Vrijwilligers zoeken Vacature opmaken



Wat? Een vacature helpt je om goed te verwoorden waarvoor je een vrijwilliger zoekt, wat die vrijwilliger moet kunnen en wanneer die beschikbaar moet zijn.



Hoe? Stap 1: Denken ■ Denk na over welke vragen een kandidaat kan hebben. Geef in de vacature een duidelijk antwoord op deze vragen: ▪ Wat voor vereniging is het? Wat doet de vereniging? ▪ Wie zijn de klanten? ▪ Wat moet de kandidaat kunnen? ▪ Wat moet de kandidaat doen? ▪ Waar moet de kandidaat werken? ▪ Wanneer moet de kandidaat aanwezig zijn? ▪ Met wie moet de kandidaat samenwerken? ▪ Hoe goed moet de kandidaat Nederlands spreken of schrijven? ▪ Is de werkplaats toegankelijk voor kandidaten met een handicap? ■ Schrijf eenvoudig. Gebruik geen woorden die iemand anders niet begrijpt. ■ Geef een realistisch beeld van de vereniging en de taak van de vrijwilliger. Beloof niet te veel. Zeg wat je de vrijwilliger te bieden hebt. ■ Schrijf de vacature samen met een andere vrijwilliger die al voor de vereniging werkt. Die weet beter welke vragen kandidaten hebben en hoe je ze het best aanspreekt. ■ Denk samen met een aantal mensen na over de vacature. Bijvoorbeeld met de raad van bestuur en enkele leden. ■ Weet dat de vrijwilliger niet van in het begin aan al je verwachtingen kan voldoen. Geef hem de kans om te groeien en bij te leren.

Vrijwilligers | 1 |

Stap 2: Schrijven Dit moet zeker in de vacature staan: Info over de vereniging

▪ Naam ▪ Doelstellingen ▪ Andere informatie (thema’s, aantal leden of locaties, doelgroep …) ▪ Sfeer

Functiebenaming

▪ Geef de functie een duidelijke naam. Bijvoorbeeld: administratieve kracht, begeleider van sportactiviteiten, afficheplakker … ▪ Let op: de naam moet zowel mannen als vrouwen aanspreken. Niet: ‘secretaresse’. Wel: ‘secretariaatsmedewerker’. ▪ Schrijf er duidelijk bij dat je een vrijwilliger zoekt.

Taken

▪ Wat moet de vrijwilliger doen? Schrijf dit eerlijk en duidelijk. ▪ Welke verantwoordelijkheden heeft de vrijwilliger?

Profiel

▪ Wat voor iemand zoek je? Bijvoorbeeld: een sociaal persoon, iemand die graag alleen werkt, iemand die graag bijleert …

Kennis

▪ Wat moet de vrijwilliger kennen en kunnen? Voorbeelden: computerkennis, technisch inzicht, kennis van een bepaalde doelgroep … ▪ Wat moet de vrijwilliger al kennen en wat kan de vrijwilliger nog bijleren?

Talenkennis

▪ Welke talenkennis moet de vrijwilliger hebben? ▪ Kunnen ze hun Nederlands oefenen in de vereniging? ▪ Vraag niet meer talenkennis dan noodzakelijk. ▪ Maak een onderscheid tussen mondelinge en schriftelijke talenkennis.

Werktijden

▪ Wanneer moet de vrijwilliger aanwezig zijn? Bijvoorbeeld, elke dinsdag en donderdag van 10 tot 16 uur. ▪ Of heb je enkel vrijwilligers voor een bepaalde periode nodig? Bijvoorbeeld, in de maanden juli en augustus. ▪ Als de werktijden bespreekbaar zijn, schrijf dit dan zeker ook in de vacature.

Aanbod

▪ Wat heeft de vereniging te bieden aan de vrijwilliger? ▪ Wat wint de vrijwilliger erbij? Bijvoorbeeld: sociaal contact, een vrijwilligersvergoeding, de kans om Nederlands te spreken, iets bij te leren.

Plaats

▪ Op welk adres moet de vrijwilliger werken? Het adres van de vereniging of op verplaatsing? ▪ Kan de vrijwilliger eventueel van thuis uit werken? ▪ Hoe geraakt hij op de werkplaats? ▪ Hoe toegankelijk is de werkplek voor personen met een handicap?

Vergoeding en verzekering

▪ Krijgt de vrijwilliger een vaste onkostenvergoeding (maximum 30,22 euro per dag)? ▪ Of betaalt de vereniging de gemaakte kosten terug? ▪ Krijgt de vrijwilliger een vergoeding in natura? Bijvoorbeeld, een T-shirt, tickets … ▪ Is de vrijwilliger verzekerd?

Contact

▪ Naam van een contactpersoon voor meer informatie of om te solliciteren ▪ Telefoonnummer en e-mailadres ▪ Hoe solliciteren en tot wanneer?

Vrijwilligers | 2 |

Vacature verspreiden



Wat? Je hebt een goede taakomschrijving. Nu moet je die omschrijving via de juiste kanalen verspreiden om geschikte vrijwilligers te vinden.



Hoe? Verspreid de vacature niet alleen bij mensen en organisaties die je al kent. Om ook andere mensen te bereiken, moet je de vacature op verschillende manieren verspreiden:

Internet Zet de vacature zeker op het internet, bijvoorbeeld op www.vrijwilligerswerk.be. Verwijder de vacature als je een vrijwilliger gevonden hebt. Omdat niet iedereen internet heeft, gebruik je beter ook andere kanalen.

Andere organisaties

■ Maak de vacature bekend bij organisaties die de vrijwilligers bereiken die jij ook wilt bereiken. Zij kunnen de vacature aan kandidaten doorgeven én jou tips geven over hoe zij kandidaten zoeken. ■ Zoek op de juiste plaats: ▪ Bijvoorbeeld: om een inburgeraar aan te spreken, contacteer je de medewerkers van Inburgering Antwerpen, het Huis van het Nederlands … ▪ Maak de vacature bekend op plaatsen waar veel mensen komen, zoals cafés en clubs. Om een voetbaltrainer te vinden, kun je bijvoorbeeld werven tijdens een sportevenement.

Persoonlijk aanspreken Mensen persoonlijk aanspreken werkt altijd het best. Voorbeelden: ■ op evenementen ■ op straat ■ op activiteiten van andere verenigingen ■ telefonisch ■ in scholen ■ via tussenpersonen ■ op onthaalavonden voor nieuwe inwoners in je districtshuis



Meer informatie

■ Bij je federatie of koepel helpen ze je met het afbakenen van haalbare vrijwilligerstaken. ■ Op het servicepunt vrijwilligers van de stedelijke dienst sociale netwerken via telefoonnummer 03 338 71 00 of via mail naar [email protected] ■ Of lees In-team, vervolmaak uw vrijwilligersrelatie in tien stappen (23,5 euro) te bestellen bij uitgeverij Politeia ISBN 978-2-509-00295-2 Ravensteingalerij 28 1000 Brussel tel. 02 289 26 10 [email protected]

Vrijwilligers | 3 |

Vrijwilligers onthalen



Wat? De onthaalperiode loopt vanaf de eerste ontmoeting met de vrijwilliger tot wanneer hij zich op z’n gemak voelt, zijn taken goed kent en die kan uitvoeren. Bij de ene vrijwilliger duurt dit maar een maand, bij de andere een jaar.

Waarom is een goed onthaal belangrijk? Met een goed onthaal: ■ creëer je een vertrouwenband tussen je vereniging en de vrijwilliger; ■ kun je de vragen van de vrijwilliger beantwoorden, waardoor hij zich minder onzeker voelt; ■ voelt de vrijwilliger zich welkom; ■ blijft de vrijwilliger langer bij de organisatie.



Hoe? Het kennismakingsgesprek We raden je aan om in een gesprek kennis te maken met de nieuwe vrijwilliger. Nodig de vrijwilliger uit voor het gesprek. Leg hem goed uit waarover het gesprek zal gaan en waarom je een gesprek wil. In dit gesprek leer je de vrijwilliger kennen. Neem er dus ook je tijd voor. Vraag in het gesprek zeker naar: ■ ■ ■ ■

zijn motivatie en verwachtingen (wat vindt hij leuk, wat wil hij doen, wat kan hij doen …) zijn interesses zijn mogelijkheden (wanneer kan hij zich vrijmaken?) zijn ervaringen (als vrijwilliger, professioneel of uit het leven)

Praktische afspraken ■ Bekijk de juridische zaken met de vrijwilliger, zoals: ▪ een vrijwilligersvergoeding ▪ een verzekering ▪ zijn RVA- en mutualiteitsdocumenten maatschappelijk assistent van OCMW ▪ zijn statuut ■ Zet de afspraken in een afsprakennota. Als je een huisreglement hebt, geef je dit aan de vrijwilliger. Noteer ook de wensen van de vrijwilliger. Zo toon je respect voor de vrijwilliger. ■ Sluit altijd af met: “Heb jij nog vragen? Dan mag je die steeds stellen.” Geef de vrijwilliger jouw contactgegevens. Als er een probleem is, kan de vrijwilliger contact opnemen.

Vrijwilligers | 4 |



Tip

■ Zeg ook wat jij van de vrijwilliger verwacht, zoals: ▪ aanwezigheid ▪ inzet ▪ vertrouwelijkheid ■ Hou de sfeer luchtig en spontaan. Het is niet nodig om zenuwachtig zijn. De vrijwilliger mag niet afgeschrikt worden door het eerste gesprek. Het moet juist een band scheppen. Maak het gezellig en zet koffie of thee.

De verwelkoming in de organisatie Mensen voelen zich graag welkom in een organisatie. Geef de vrijwilliger een goed gevoel door hem: ■ voor te stellen aan andere vrijwilligers; ■ kennis te laten maken met de andere projecten in de vereniging; ■ een rondleiding te geven; ■ iets te drinken aan te bieden. Het is de bedoeling dat de vrijwilliger de sfeer van de vereniging leert kennen, maar hij moet zich vooral op zijn gemak voelen. Daarna kun je de vrijwilliger af en toe apart nemen voor een gesprek. Vraag hem hoe het gaat en wat hij leuk en minder leuk vindt. Zeg de vrijwilliger ook dat hij altijd bij jou terecht kan met problemen. Je kunt zo’n gesprek ook in groep organiseren. Dat heet dan intervisie.

Buddysysteem of stage Sommige mensen hebben meer nodig dan een gesprek en een verwelkoming. Voor kwetsbare groepen of moeilijke opdrachten kun je een buddysysteem inzetten. De vrijwilliger moet dan samen met een andere vrijwilliger - die de organisatie kent - een taak uitvoeren. Zij vormen een duo en werken samen aan opdrachten. Zo leert de nieuwe vrijwilliger de taken uitvoeren. Als een buddysysteem te moeilijk is, kun je de vrijwilliger een stage aanbieden. De vrijwilliger voert de taken dan uit tijdens een bepaalde periode. Hij krijgt extra ondersteuning. Dit doe je door hem extra uitleg te geven en hem regelmatig te vragen of alles duidelijk is. De stage eindigt met een evaluatiegesprek. Wees eerlijk en open over de stage met de vrijwilliger. Zo weet hij waar hij nog op moet oefenen.



Meer informatie Wil je meer info over omgaan met vrijwilligers? In deze brochure vind je veel handige tips. Of lees In-team, vervolmaak uw vrijwilligersrelatie in tien stappen (23,5 euro) te bestellen bij uitgeverij Politeia ISBN 978-2-509-00295-2 tel. 02 289 26 10 [email protected]

Vrijwilligers | 5 |

Vrijwilligers motiveren en waarderen Vrijwilligers engageren zich voor een organisatie. Ze offeren hiervoor hun vrije tijd op. In een maatschappij waar tijd en geld heel belangrijk zijn, is dit een bewuste keuze. Wees je hiervan bewust! Blijf daarom je vrijwilligers motiveren.

Ken je vrijwilliger Om de vrijwilliger te stimuleren, moet je hem of haar goed leren kennen. Dit doe je het best door vaak met elkaar te praten. Dit moet niet altijd in een formeel gesprek. Er zijn veel momenten waarop je met elkaar kunt praten: ■ kennismakingsgesprek ■ lunch ■ gemeenschappelijke activiteiten ■ … Tijdens deze gesprekken kun je vragen stellen als: ■ Hoe voel je je in de organisatie? ■ Waarom doe je vrijwilligerswerk? ■ Wat doe je graag? Wat doe je minder graag? ■ Voldoet het werk aan je verwachtingen? ■ Vind je het werk zwaar of veeleisend? Waarom? ■ Krijg je genoeg/te veel/te weinig verantwoordelijkheid? Waarom? ■ Hoeveel tijd besteed je aan de organisatie? Wat vind je daarvan? ■ Heb je nog genoeg tijd voor je werk/gezin/studie …? De antwoorden van de vrijwilliger kunnen je helpen om hem te betrekken bij de vereniging.

Vrijwilligers | 6 |

Hou je vrijwilliger tevreden Geef je vrijwilliger de juiste taken Vrijwilligers hebben hun eigen motivatie wanneer ze vrijwilligerswerk doen. Als je de taken verdeelt, moet je hier rekening mee houden. Geef de vrijwilliger taken die hem helpen gemotiveerd te blijven. Hieronder geven we enkele tips. Doelstelling

Voorbeelden

Welk soort taken kan je geven?

Opmerkingen

Sociaal contact

▪ Ik wil graag nieuwe mensen leren kennen. ▪ Ik ben vaak alleen thuis.

▪ Taken binnen een vaste groep of team. ▪ Geen taken alleen.

▪ Zorg voor een goed onthaal! ▪ Stel de vrijwilliger voor aan de andere vrijwilligers.

Persoonlijke ontwikkeling

▪ Ik wil mijn Nederlands oefenen. ▪ Ik wil ervaring opdoen.

▪ Taken waarbij de vrijwilliger kan oefenen. ▪ Stuur de vrijwilliger naar een interessante vorming.

Om Nederlands te leren, is het belangrijk dat de vrijwilliger vaak met anderen spreekt.

Iets betekenen voor de maatschappij

▪ Ik wil me inzetten voor een beter milieu. ▪ Ik wil me inzetten voor kansarme mensen.

▪ Inhoudelijk werk. ▪ Vraag de mening van de vrijwilliger over beslissingen van de organisatie

■ Merk je dat de vrijwilliger zijn motivatie verliest? Pas dan het takenpakket aan. Bespreek dit natuurlijk wel met de vrijwilliger. ■ Zorg dat het takenpakket haalbaar is voor de vrijwilliger. Stel daarom deze vragen: ▪ Kun je zoveel tijd in je taken steken als je nu doet? ▪ Kun je kinderopvang vinden? Kun je je kinderen meenemen naar de organisatie? ▪ Kun je er altijd geraken? Wil je met iemand meerijden? Wil je sommige taken thuis doen? ■ Sommige taken doet niemand graag. Toch moet iemand ze doen. Leg de vrijwilliger uit waarom ook deze taken moeten gebeuren. Laat niet altijd dezelfde vrijwilliger(s) de vervelende taken doen. Verdeel ze eerlijk! ■ Heb je hulp nodig bij een activiteit? Spreek de vrijwilligers hiervoor dan persoonlijk aan. Dit werkt veel beter dan een algemene oproep via e-mail of een affiche.

De betrokken vrijwilliger Zorg dat de vrijwilliger betrokken is bij de organisatie. Laat hem mee beslissen. Geef hem verantwoordelijkheid. Luister naar de vrijwilliger. Dan krijgt de vrijwilliger het gevoel dat hij belangrijk is voor de organisatie.

Vrijwilligers | 7 |

Toon je waardering Elke vrijwilliger wil waardering voelen voor zijn of haar inzet. Hoe doe je dat? 1. Dagelijkse waardering Toon de vrijwilliger regelmatig je waardering: een schouderklopje, dankjewel zeggen … 2. Erkenning Toon de vrijwilliger dat hij onmisbaar is voor de organisatie. Hoe je dat toont, kan voor iedere vrijwilliger anders zijn. Enkele voorbeelden: ■ Geef de vrijwilliger het gevoel dat je hem serieus neemt. ■ Neem de vrijwilliger mee naar een vergadering of laat hem een vorming volgen. 3. Vrijwilligersactiviteiten Organiseer jaarlijkse momenten die in het teken staan van de vrijwilligers. Bijvoorbeeld: ■ een receptie ■ een uitstap naar het vrijwilligersevenement van het jaar ■ een groepsactiviteit ■ een prijs voor de vrijwilliger van de maand/het jaar ■ een kaartje of een geschenkje 4. Groepsactiviteiten Een goede sfeer is heel belangrijk. In hun vrije tijd komen vrijwilligers alleen maar naar je vereniging als de sfeer goed is. Organiseer daarom groepsactiviteiten. Na een activiteit kun je op een informeel moment je vrijwilligers bedanken voor hun goede werk.

Vrijwilligers | 8 |

Het sociaal statuut van de vrijwilliger



Wat? Bijna alle personen boven de 16 jaar kunnen vrijwilligerswerk doen. Voor werknemers hoeft je vereniging geen specifieke regelingen te treffen. Voor personen die een uitkering van de RVA, een ziekenfonds of een OCMW krijgen, moet je wel een aantal zaken in orde brengen. We overlopen deze formaliteiten hieronder.

Uitkeringsgerechtigde werklozen Bruggepensioneerden en uitkeringsgerechtigde werklozen die vrijwilligerswerk doen, moeten dit aangeven bij de RVA. Ze vullen het formulier C45B voor vrijwilligerswerk in. De vrijwilliger en je vereniging ondertekenen dit formulier. Verder moeten ze aan hun uitbetalingsinstelling (ABVV, ACLVB, ACV of HVW) melden dat ze vrijwilligerswerk gaan doen. De RVA heeft 12 dagen tijd om het vrijwilligerswerk te weigeren, maar alleen om volgende redenen: ■ Het is geen vrijwilligerswerk zoals de wet omschrijft. ■ Het is een activiteit die normaal niet door een vrijwilliger wordt gedaan. ■ De beschikbaarheid van de werkloze voor de arbeidsmarkt vermindert (reden die niet kan ingeroepen worden bij bruggepensioneerden). Als de vrijwilliger binnen de twee weken niets verneemt, mag hij vrijwilligerswerk doen. Als de RVA het vrijwilligerswerk weigert, moet de vrijwilliger: ■ stoppen met vrijwilligerswerk, anders kunnen zijn uitkeringen teruggevorderd worden (tegen een weigering is nog beroep mogelijk, neem daarvoor contact op met het RVA-kantoor) ■ deze activiteit aangeven op zijn controlekaart door het overeenstemmende vakje zwart te maken voor de aanvang van de activiteit.



Wanneer?



Tip

Vrijwilligers die een uitkering krijgen, moeten hun aanvraag voor vrijwilligerswerk in orde brengen voor ze aan de slag gaan.

De RVA staat niet toe dat uitkeringsgerechtigden elke dag vrijwilligerswerk doen. 1 of 2 maal per week mag meestal wel.

Vrijwilligers | 9 |

Ziekte- of invaliditeitsuitkering Als de vrijwilliger wegens ziekte, invaliditeit of zwangerschap geen beroepsactiviteit kan uitoefenen, moet de adviserend geneesheer vaststellen of het vrijwilligerswerk ‘verenigbaar’ is met zijn gezondheidssituatie. Dit wordt schriftelijk bevestigd. Vraag meer informatie bij het ziekenfonds, want elke instantie heeft zijn eigen aanvraagprocedure. De vrijwilliger moet dit advies inwinnen. Toch kan je als verenigingen de vrijwilliger hierin helpen door administratieve ondersteuning te bieden. Dit wil zeggen: contact opnemen met de mutualiteit of de documenten voor vrijwilligerswerk aanvragen, invullen en opsturen. Voor ambtenaren is er een aparte regeling Ambtenaren zijn buitenbeentjes omdat ze onder een specifieke regeling vallen: die van de openbare sector en het administratief recht. Voor elke activiteit die een ambtenaar naast het ambt uitoefent, moet hij/zij toestemming vragen. Dat geldt ook voor activiteiten in de privé-sfeer, zoals vrijwilligerswerk.

Mensen met een leefloon Als de vrijwilliger een leefloon krijgt, meldt hij het vrijwilligerswerk aan zijn OCMW-dossierbeheerder, de maatschappelijk assistent. In Antwerpen werkt het OCMW met een systeem van ‘geactiveerd vrijwilligerswerk’. Daarbij doen OCMW-klanten vrijwilligerswerk als ze het leefloon of het equivalent daarvan ontvangen. Klanten voeren vrijwilligerswerk uit bij verschillende non-profitorganisaties. Het OCMW zoekt actief naar vrijwilligerswerk en vult deze vacatures in. Het is dus mogelijk dat iemand van de dienst sociale activering van het OCMW je vereniging een bezoekje brengt. Voorwaarden voor het aantal uren: ■ vrijwilligerswerk als einddoel: maximum 1 maal per week; ■ vrijwilligerswerk als opstap naar werk: minimum 4, maximum 12 uur per week (uitzonderingen zijn mogelijk). Via het OCMW krijgt de klant een aanmoedigingspremie van 1 euro per uur en, indien nodig, een vergoeding voor verplaatsingen met het openbaar vervoer. Meer informatie over dit systeem krijg je bij de dienst sociale activering van het OCMW via telefoonnummer 03 270 31 10.

Vrijwilligers | 10 |

Subsidies voor Antwerpse Verenigingen

Subsidies voor Antwerpse Verenigingen Sociale netwerken



Voor wie?

■ verenigingen van etnisch-culturele minderheden (minstens de helft van de raad van bestuur moet allochtoon zijn) ■ bovenlokale seniorenverenigingen ■ vrijwilligersverenigingen in de armoedebestrijding ■ verenigingen van of voor personen met een handicap

Werkingssubsidie



Wat? Een werkingssubsidie = financiële steun voor de dagelijkse kosten van je vereniging. Je komt in aanmerking voor een werkingssubsidie als je vereniging minstens een jaar actief is. In het afgelopen kalenderjaar moet je vereniging minstens vier activiteiten hebben georganiseerd. Je kunt bijvoorbeeld geld krijgen voor:  de huur van het lokaal, gas, water en elektriciteit  bureaumateriaal en kopies  verzekeringen



Wanneer?



Tip



Meer informatie

Uiterlijk op 1 mei bezorg je de aanvraag aan het servicepunt verenigingen.

Heb je veel secretariaatskosten? Overweeg ook eens om gebruik te maken van een buurtsecretariaat.

■ Vraag het volledige subsidiereglement aan: ▪ Via www.antwerpen.be > vrije tijd > verenigingen > subsidies voor verenigingen. ▪ Via [email protected] ▪ bij het servicepunt verenigingen of in een buurtsecretariaat

Subsidies voor Antwerpse verenigingen | 1 |

Activiteitssubsidie



Wat? Een activiteitssubsidie = financiële steun voor een activiteit van je vereniging. Je kunt een activiteit organiseren voor je eigen leden of voor een ruimer publiek. De volgende activiteiten komen in aanmerking:  ontmoetingsactiviteiten  educatieve activiteiten  sensibiliserende activiteiten Een paar voorbeelden: ■ Een Afrikaanse vereniging organiseert een gespreksnamiddag met ouders over ‘Mijn kind en de toekomst’. Deskundige sprekers geven uitleg over het kleuteronderwijs. ■ Een vereniging organiseert een maandelijkse kookavond ‘Koken met de buren’. Belgen en nieuwkomers leren elkaar en gerechten van elkaars cultuur kennen. ■ Een seniorenvereniging organiseert informatiemiddagen over “Veiligheid en dienstencentra” ■ Een blindenvereniging nodigt de buren uit op een jaarlijkse opendeurdag, waarbij kinderen kunnen ervaren wat het is om blind te zijn.



Wanneer? Je kunt het hele jaar door een activiteitssubsidie aanvragen. Uiterlijk zes weken voor de datum van de activiteit bezorg je de aanvraag aan het servicepunt verenigingen.



Tip



Meer informatie

Heb je een idee voor een activiteit maar weet je niet of het in aanmerking komt voor steun? Bij het servicepunt verenigingen of in je buurtsecretariaat kun je terecht voor advies over je aanvraag.

■ Vraag het volledige subsidiereglement aan: ▪ Via www.antwerpen.be > vrije tijd > verenigingen > subsidies voor verenigingen. ▪ Via [email protected] ▪ bij het servicepunt verenigingen of in een buurtsecretariaat


Projectsubsidie



Wat? Een projectsubsidie = een financiële steun voor een reeks van activiteiten rond een specifiek thema. Een project voer je vaak samen met partners uit. Een project duurt maximaal een jaar. Een paar voorbeelden: ■ Een armoedevereniging leert mensen in armoede hoe ze op een goedkope manier een gezonde maaltijd kunnen klaarmaken. Ze werken hiervoor samen met een diëtiste. ■ Een vereniging organiseert zwemlessen voor kinderen met ontwikkelingsmoeilijkheden in een aangepast, extra verwarmd zwembad. Vrijwilligers begeleiden de kinderen. ■ Een Turkse vereniging organiseert naschoolse activiteiten voor kinderen. Ze werken hiervoor samen met studenten van een hogeschool. Ze leren aan de ouders hoe ze huiswerk moeten begeleiden.



Wanneer?



Meer informatie

Uiterlijk op 1 april of 1 oktober bezorg je de aanvraag aan het servicepunt verenigingen.

■ Vraag het volledige subsidiereglement aan: ▪ op www.antwerpen.be > vrije tijd > verenigingen > subsidies voor verenigingen. ▪ Via [email protected] ▪ Af te halen bij het servicepunt verenigingen of in je buurtsecretariaat


Ontwikkelingssamenwerking Subsidie Noord-Zuidactiviteiten



Wat?

De subsidie Noord-Zuidactiviteiten = een subsidie als ondersteuning voor: ■ sensibiliserende Noord-Zuidactiviteiten in Antwerpen die het publiek bewustmaken van de ongelijke Noord-Zuidverhoudingen in de wereld. ■ activiteiten die informeren rond moderne vormen van ontwikkelingssamenwerking.

Subsidie Zuidprojecten



Wat?



Meer informatie

De subsidie Zuidprojecten = een subsidie als ondersteuning voor ontwikkelingsprojecten in het Zuiden. Het project moet plaatsvinden in een ontwikkelingsland en moet gekoppeld worden aan een activiteit in Antwerpen.

■ Contacteer Ontwikkelingssamenwerking van stad Antwerpen, tel. 03 338 3151, [email protected]


Jeugd



Subsidie Jeugdverenigingen Wat? De subsidie Jeugdverenigingen = logistieke of financiële steun voor jeugdverenigingen. Subsidie aan startende vereniging Een vereniging die een permanente werking uit wil bouwen met een nieuw aanbod binnen een buurt kan beroep doen op de subsidie voor startende verenigingen. Subsidie erkende vereniging Als erkende jeugdvereniging kan je beroep doen op infrastructuursubsidies of subsidies voor de aankoop en herstelling van groot materiaal. Projectsubsidie Een groep vrienden, een club of een vereniging een origineel en vernieuwend idee voor een tijdelijke activiteit kunnen gerealiseerd worden met deze subsidie. Drempels in het jeugdwerk Deze subsidie zorgt ervoor dat verenigingen worden geholpen om kiinderen en jongeren die drempels ervaren om naar het jeugdwerk te komen over te geraken. Vormingssubsidie Jouw vereniging organiseert een cursus rond jeugdwerk voor de begeleiders dan kan je beroep doen op deze subsidies. Subsidies voor jeugdmuziekateliers en jeugdverenigingen voor amateurkunsten Jeugdmuziekateliers en jeugdverenigingen voor amateurkunsten kunnen voor hun erkenning en werkingssubsidie terecht bij FOTO, het fonds voor talentontwikkeling.



Hoe? De verantwoordelijke van een jeugdvereniging kan zich met een login en paswoord inloggen in de verenigingendatabank. Op deze site kan hij eenvoudig gegevens van de vereniging invullen of wijzigen. Zo kan hij nieuwe subsidiedossiers indienen en de lopende dossiers bekijken.



Meer informatie

■ Elk district van de stad Antwerpen heeft een aanspreekpunt rond jeugd: de jeugddienst. Hij of zij kent de lokale jeugdwerking grondig en zoekt mee naar een antwoord op elke jeugdvraag. ▪ Jeugddienst Berchem, Lange Pastoorstraat 28, 2600 Berchem-Antwerpen, 03 239 14 86 ▪ Jeugddienst Berendrecht-Zandvliet-Lillo, De Keyserhoeve 66, 2040 Zandvliet, 03 568 95 75 ▪ Jeugddienst Borgerhout, Moorkensplein 1, 2140 Borgerhout, 03 338 17 41 ▪ Jeugddienst Deurne, Tweegezusterslaan 47, 2100 Deurne-Antwerpen, 03 326 19 41 ▪ Jeugddienst Deurne-Zuid, Van den Hautelei 79, 2100 Deurne, 03 340 49 57 ▪ Jeugddienst Ekeren, Veltwijcklaan 19, 2180 Ekeren-Antwerpen, 03 541 13 78 ▪ Jeugddienst Hoboken, Kapelstraat 133, 2660 Hoboken-Antwerpen, 03 825 41 22 ▪ Jeugddienst Merksem, Houthulststraat 24, 2170 Merksem-Antwerpen, 03 646 76 00 ▪ Jeugddienst Oudaan, Oudaan 14, 2000 Antwerpen, 03 292 67 40 ▪ Jeugddienst Wilrijk, Heistraat 34a, 2610 Wilrijk, 03 828 01 64 ■ Contacteer Stedelijke jeugddienst, Cel subsidies, tel. 03 338 65 69


Gezondheid Subsidie gezondheidspromotie



Wat?



Meer informatie

De subsidie gezondheidspromotie = ondersteuning voor activiteiten in Antwerpen die als doel gezondheidspromotie of ziektepreventie hebben. Het gaat om: ■ acties die gezond gedrag stimuleren, zoals acties rond gezonde voeding en beweging, tabakspreventie, ongevalpreventie in de thuissfeer, seksuele gezondheid ■ acties om ziekten te voorkomen of tijdig op te sporen, zoals (borst)kankerpreventie, preventieve acties rond infectieziekten ■ acties op andere domeinen van gezondheid, zoals geestelijke gezondheid, gezondheid en milieu

■ Of contacteer ‘Gezondheidsbevordering’, stad Antwerpen, 03 338 65 99


Cultuur Subsidie gemeenschapsvormende projecten



Wat? De subsidie gemeenschapsvormende projecten = ondersteuning voor een cultureel project die het delen van ervaringen centraal stellen om de samenleving in diversiteit te bevorderen. Ze richten zich op plaatsen in de stad waar nog maar weinig verschillende gemeenschappen samenleven. De projecten hebben een interculturele dimensie en bevorderen de interactie tussen stadsbewoners.

Subsidie Projecten culturele diversiteit



Wat?



Meer informatie

De subsidie projecten culturele diversiteit = ondersteuning voor projecten die de culturele diversiteit bevorderen. Ze streven naar meer interculturele uitwisseling. Ze werken rond culturele diversiteit, samenwerking en dialoog in de stad.

■ Elk district van de stad Antwerpen heeft een aanspreekpunt rond cultuur: de cultuurantenne. Hij of zij kent de lokale cultuurwerking grondig en zoekt mee naar een antwoord op elke cultuurvraag. ▪ Cultuurantenne Antwerpen, Lange Gasthuisstraat 21 / Arenbergstraat 7, 2000 Antwerpen, tel. 03 338 35 05 ▪ Cultuurantenne Berchem, Driekoningenstraat 126, 2600 Berchem, tel. 03 286 88 34 ▪ Cultuurantenne Berendrecht-Zandvliet-Lillo, Antwerpsebaan 140, 2040 Berendrecht, tel. 03 568 38 22 ▪ Cultuurantenne Borgerhout, Moorkensplein 1, 2140 Borgerhout, tel. 03 338 1814 ▪ Cultuurantenne Deurne, Van den Hautelei 79, 2100 Deurne, tel. 03 340 495 ▪ Cultuurantenne Ekeren, Veltwijcklaan 27, 2180 Ekeren, tel. 03 338 2908 ▪ Cultuurantenne Hoboken, Marneflaan 3, 2660 Hoboken, tel. 03 338 3042 ▪ Cultuurantenne Merksem, Burgemeester J.Nolfplein 1, 2170 Merksem, tel. 03 338 7252 ▪ Cultuurantenne Wilrijk, Bist 1, 2610 Wilrijk, tel. 03 338 5347 ■ Neem contact op met ‘cultuursubsidies’, stad Antwerpen, tel. 03 338 64 15


Buurtgebonden Subsidie lokale programma’s



Wat?



Voor wie?



Meer informatie

De subsidie lokale programma’s = ondersteuning voor een langdurig initiatief van en voor buurtbewoners. Een paar voorbeelden: ■ een winkeldienst voor senioren ■ een huiswerkklas voor kinderen ■ een conversatiegroep Nederlands voor nieuwkomers

Voor buurtgebonden initiatieven. Zowel bewonersgroepen die een feitelijke vereniging als een vzw zijn.

■ Contacteer Opsinjoren, stad Antwerpen, De Coninckplein 25, 2060 Antwerpen, tel. 0800 25 825

Pop



Wat? Pop = is een éénmalige Plant- Of Poetsactie. Een goede actie levert 3 euro per deelnemer op, met een maximum van 300 euro per actie. duur actie: minimum 1 uur leeftijd: + 25 jaar inschrijven: ten laatste 4 weken voor de actie

Goeieburenpas+



Wat?



Voor wie?

Een goeieburenpas+ = een pas waarop je telkens een stempel krijgt na een goeieburenactie. 5 poets- of plantacties zorgen voor een volledige goeieburenpas+. Een volledige goeieburenpas+ levert 400 euro op. Duur actie: minimum 1 uur per actie leeftijd: + 25 jaar inschrijven: ten laatste 4 weken voor de actie

Elke Antwerpse ploeg kan deelnemen: sportploegen, verenigingen, muziekgroepen, buurtgroepen, hobbyclubs, collega’s ... Een ploeg bestaat uit minstens zeven deelnemers.



Meer informatie Contacteer Opsinjoren, stad Antwerpen, De Coninckplein 25, 2060 Antwerpen, tel. 0800 25 825


Districten



Wat?



Meer informatie

Stad Antwerpen is opgedeeld in districten. Deze districten geven zelf ook subsidies. Er zijn subsidies voor jeugd, cultuur, sport en senioren. De mogelijkheden verschillen van district tot district.

■ Voor alle vragen rond cultuursubsidies kan je terecht bij de cultuurantennes. De adressen staan hiervoor. ■ Voor alle vragen rond jeugdsubsidies kan je terecht bij de jeugddienst. De adressen staan hiervoor. ■ Voor alle vragen rond sport kan je terecht bij de sportantennes. Sportantenne Antwerpen Lange Gasthuisstraat 21 / Arenbergstraat 7, 2000 Antwerpen, 03 338 35 18 Sportantenne Berchem Grotesteenweg 150, 2600 Berchem, 03 338 4053 Sportantenne Berendrecht – Zandvliet – Lillo Antwerpsebaan 140, 2040 Berendrecht, 03 568 38 18 Sportantenne Borgerhout Moorkensplein 1, 2140 Borgerhout, 03 338 18 04 Sportantenne Deurne Van den Hautelei 79, 2100 Deurne, 03 283 49 70 Sportantenne Ekeren Veltwijcklaan 31, 2180 Ekeren-Antwerpen, 03 338 29 00 Sportantenne Merksem Burgemeester J. Nolfplein 1, 2170 Merksem-Antwerpen, 03 338 72 68 Sportantenne Wilrijk Bist 1, 2610 Wilrijk-Antwerpen, 03 338 53 24


Subsidies van andere overheden Federaal



Federaal impulsfonds Wat? Een jaarlijkse projectsubsidie ter bevordering van ■ maatschappelijke integratie van personen van vreemde oorsprong ■ preventie van discriminatie ■ bevorderen van interculturele dialoog

Ieder jaar zijn er een aantal beleidsprioriteiten die extra in de verf worden gezet. Deze verschillen van jaar tot jaar. Dit geld kan gebruikt worden voor infrastructuurwerken of voor het opzetten van een vernieuwend project. In dit kader kunnen er eenmalig personeelskosten ingebracht worden naast de werkingskosten van het project. Projecten worden voor 1 jaar gefinancierd.



Voor wie?



Hoe?

■ verenigingen die een vzw zijn ■ publieke of private instellingen, eventueel in partnerschap met de overheid

Jaarlijks vertrekt er in het voorjaar een oproep vanuit de federale overheid. Sociale netwerken, stad Antwerpen zorgt voor de verspreiding van de oproep in de stad.



Meer informatie

■ www.diversiteit.be, klik op Impulsfonds, ga naar het jaar.


Fondsen en stichtingen



Wat?



Meer informatie

Fondsen en stichtingen van bedrijven = een aantal bedrijven die een deel van hun winst investeren in het verenigingsleven. Hieronder vind je een aantal belangrijke fondsen en stichtingen die projecten financieel steunen. Aarzel niet om ook andere bedrijven te contacteren om te horen wat zij voor jou kunnen doen.

■ www.kbs-frb.be Ga naar ‘zoekt u steun’, ‘projecten’. Daar vind je alle oproepen in alfabetische volgorde of per thema, regio en timing. Je vindt er ook hoe je een geldig kandidaatsdossier moet indienen en hoe de selectieprocedure verloopt. ■ www.cera.be Ga naar ‘maatschappelijke projecten’, dan ‘steun aanvragen’. Je kunt kiezen tussen een aanvraagformulier voor nationale of regionale projecten. ■ www.proximusfoundation.be Ga naar ‘het indienen van projecten’. Hierop staan alle vzw’s en NGO’s die een project voorstellen ten voordele van gehandicapte of hulpbehoevende kinderen of jongeren. De Proximus werknemers kunnen samenwerken met deze verenigingen om een project in te dienen. Indien het project geselecteerd wordt kunnen zij als vrijwilliger meewerken aan de realisatie ervan. ■ www.natonale-loterij.be Ga naar ‘subsidiecharter’. De nationale loterij sponsort heel veel verschillende projecten. ■ www.westernunion.be Ga naar ‘informatie over ons’ dan naar ‘corporate citizenship’. Klik op ‘the western Union foundation’, ga naar ‘sponsorship of events’. Hier kan je lezen hoe je een dossier moet indienen. ■ www.bnpparibasfortis.com De BNP Paribas Foundation steunt projecten rond klimaatverandering, armoede en mensenrechten. Ze bieden zowel financiële steun, als steun in de vorm van vrijwilligerswerk. Ga naar ‘corporate responsibility’.


Het ABC van de vereniging

Recommend Documents