Het ABC van Maintenance Software

Het ABC van Maintenance Software De specificatie van Eisen en Wensen Het fundament voor Selectie en Implementatie van Maintenance Management Systemen

2

ing. G. C. M. Wintraecken MSc

i

Voorwoord Het is alweer 30 jaar geleden toen ik de opdracht kreeg om voor een klant van het bedrijf waar ik toen werkte, software te ontwikkelen om de geldstromen van de Technische Dienst inzichtelijk te maken. Deze software heeft tot na 2000 succesvol dienst gedaan als financiële hulp voor de maintenance manager! Die toepassing zou u de voorloper kunnen noemen van wat heden ten dage Maintenance Software wordt genoemd. Nu, 30 jaar later moeten we helaas vaststellen dat de meeste Maintenance Software implementaties falen. Dat is de reden dat ik ben gestart met het schrijven van de boekenreeks ‘Het ABC van Maintenance Software’. Door het beschikbaar stellen van een enorme hoeveelheid kennis en ervaring op het gebied van Maintenance Software hoop ik een stimulans te zijn om dergelijke omvangrijke projecten professioneel aan te pakken en succesvol af te sluiten. De moderne Technische Dienst moet aan hoge eisen voldoen. Door de diversiteit van deze eisen is er een behoorlijk spanningsveld ontstaan. Onderstaande figuur schetst een actueel beeld van het spanningsveld waar de huidige Technische Dienst in moet opereren. Wetgeving ƒ Veiligheid ƒ Gezondheid ƒ Milieu Organisatie ƒ Bedrijfsdoelen ƒ Aandeelhouders & Stakeholders ƒ Toenemende Organisatiekennis ƒ Wijzigende inzichten ƒ Vereiste certificering ƒ Kwaliteit ƒ Risico management ƒ Verzekeringen ƒ Personeelstevredenheid

Markt Evolutie

Onderhouds Management

ƒ Korte productlevenscyclus ƒ Kleinere productieaantallen ƒ Zware concurrentie ƒ Leverdruk: ‘JIT’ ƒ Vereiste certificering ƒ Productievereisten

Technische Evolutie ƒ Nieuwe technieken ƒ Nieuwe methoden

Figuur 1: Spanningsveld waarin de huidige Technische Dienst moet opereren

Onderhoudsmanagement heeft dankzij bovengenoemde aspecten meer aanzien gekregen en wordt dan ook niet langer meer gezien als een noodzakelijk kwaad, onkosten voor de organisatie, of een functie zonder toegevoegde waarde, maar als een wapen in de concurrentiestrijd door realisatie van: ƒ kostenreductie, ƒ verhoogde productie, ƒ verbeterde winstmarge, ƒ verhoogde ‘Shareholder value’.

ii

De Technische Dienst is van cruciaal belang in de realisatie van de doelstellingen van een onderneming. Gedurende de laatste decennia heeft onderhoudsmanagement zich ontwikkeld tot een van de meest geavanceerde en complexe functiegebieden in het management van een organisatie. Maintenance Management is van strategisch belang voor de organisatie en is afhankelijk van professionele hulpmiddelen waaronder Maintenance Management Software.

De boekenreeks ‘Het ABC van Maintenance Software’ bestaat uit vier delen, zie onderstaande mindmap.

Figuur 2: De boekenreeks ‘Het ABC van Maintenance Software’

Dit tweede boek uit de ABC-boekenreeks reikt u de kennis aan om een uitgebreide CMMSspecificatie op te stellen die helemaal is afgestemd op uw eigen situatie. Bovendien zal het een prima leerschool blijken te zijn voor alle betrokkenen.

Hoe kunt u dit boek gebruiken? Voorop zij gesteld, dat het geen leesboek is. Veeleer is het een werkboek en een kennisintensief naslagwerk. Het gelezene kunt u aan de praktijk toetsen door bijvoorbeeld het opstellen van een algemene of specifieke specificatie van eisen en wensen voor Maintenance Software. Ik hoop dat u met plezier dit boek zult lezen en gebruiken. Ik word graag attent gemaakt op eventuele fouten en dank u bij voorbaat voor suggesties voor verbetering.

Geoffrey Wintraecken [email protected] www.td-it-consult.nl

iii

Inhoudsopgave VOORWOORD..................................................................................................................................................I INHOUDSOPGAVE..........................................................................................................................................III LIJSTMETTABELLENENFIGUREN..................................................................................................................IV 1

INLEIDING+DOELSTELLING....................................................................................................................1

2

GLOBALEEISEN.......................................................................................................................................4

3

DESPECIFICATIE,EENINTRODUCTIE......................................................................................................12

4

TABEL1:BEDRIJFSMIDDELEN.................................................................................................................15

5

TABEL2:WERKAANVRAGEN..................................................................................................................20

6

TABEL3:ONGEPLANDEWERKORDERS...................................................................................................25

7

TABEL4:GEPLANDEWERKORDERS........................................................................................................30

8

TABEL5:PREVENTIEFONDERHOUD.......................................................................................................36

9

TABEL6:MAGAZIJNBEHEER...................................................................................................................41

10 TABEL7:INKOOPBEHEER.......................................................................................................................48 11 TABEL8:PERSONEELSBEHEER................................................................................................................52 12 TABEL9:DOCUMENTENBEHEER............................................................................................................55 13 TABEL10:FACILITEITENBEHEER.............................................................................................................58 14 TABEL11:PROJECTENBEHEER................................................................................................................61 15 TABEL12:FACILITAIRMANAGEMENT....................................................................................................64 16 TABEL13:PLANNERWERKOPDRACHTEN...............................................................................................69 17 TABEL14:AANVULLENDEFUNCTIES/DIVERSEN....................................................................................72 18 TABEL15:RAPPORTAGES......................................................................................................................78 19 TABEL16:INFORMATIESYSTEEMALGEMEEN.........................................................................................87 20 TABEL17:GEBRUIKSVRIENDELIJKHEID...................................................................................................90 21 TABEL18:FLEXIBILITEIT.........................................................................................................................94 22 TABEL19:ICT........................................................................................................................................97 23 TABEL20:BEHEER&BEVEILIGING.......................................................................................................100 24 TABEL21:SOFTWARELEVERANCIER.....................................................................................................102 25 TABEL22:SOFTWAREͲENOVERIGEKOSTEN........................................................................................106 26 TABEL23:APPLICATIONSERVICEPROVIDING(ASP).............................................................................109 BIJLAGE1.ALGEMENEBEDRIJFSINVENTARISATIE.........................................................................................113 BIJLAGE2:HELIKOPTERVIEWVANDEFUNCTIONELEEISEN...........................................................................114 BIJLAGE3:FUNCTIESPECIFICATIEVOORBEELD..............................................................................................115 TERMINOLOGIE...........................................................................................................................................116 GERAADPLEEGDEBRONNEN........................................................................................................................130 INDEX..........................................................................................................................................................131 TOTSLOT.....................................................................................................................................................132 OVERDEAUTEUR........................................................................................................................................133

iv

Lijst met Tabellen en Figuren

Tabellen  TABEL1:TOTAALOVERZICHTVANDEHOOFDGEBIEDENENDEBIJBEHORENDEDEELGEBIEDEN..........................................................2 TABEL2:VOORBEELDTABELMETSELECTIECRITERIA(ONDERWERP)ENWEGINGSFACTOREN..........................................................14  TABEL3:MOGELIJKEWEGINGSFACTOREN.........................................................................................................................14  TABEL4:FUNCTIESPECIFICATIEVOORBEELD......................................................................................................................115     

Figuren  FIGUUR1:SPANNINGSVELDWAARINDEHUIDIGETECHNISCHEDIENSTMOETOPEREREN................................................................I FIGUUR2:DEBOEKENREEKS‘HETABCVANMAINTENANCESOFTWARE’...................................................................................II FIGUUR3:PARAGRAAFINDELINGVANDEGLOBALEEISEN........................................................................................................ 4 FIGUUR4:VOORBEELDWERKORDERBESTURINGSPROCES........................................................................................................ 6 FIGUUR5:MINDMAPVANDEHOOFDGEBIEDENVANDECMMSͲSPECIFICATIE..........................................................................13  FIGUUR6:INDELINGVANHETHOOFDGEBIED“INFORMATIESYSTEEM”INCATEGORIEËN..............................................................87  FIGUUR7:ONDERHOUDSCONCEPT............................................................................................................................... ..123 FIGUUR8:PLANͲDOͲCHECKͲACTCYCLUS........................................................................................................................124   

1

Het ABC van Maintenance Software: Deel 2

HOOFDSTUK

1

1 Inleiding + Doelstelling

Maintenance Management Software kan zeer omvangrijk en diepgaand zijn en vele mensen krijgen er mee te maken. Daarom is het van essentieel belang om een dergelijk systeem van een solide basis (fundament) te voorzien, afgestemd op uw wensen en uw behoeften. Deze basis bepaalt voor een groot deel de rentabiliteit van het systeem. Dit boek neemt u bij de hand en begeleidt u bij de vorming van die basis door stap voor stap alle essentiële onderwerpen te behandelen. De mate van succes van het uiteindelijke resultaat, dit is het goed gebruik van het gekozen OnderhoudsInformatieSysteem (CMMS), is zo goed als de zwakste schakel in de hele keten van activiteiten die leiden tot de aanschaf en het gebruik van het systeem. Dit geldt niet alleen voor de selectie van het OnderhoudsInformatieSysteem, maar in het bijzonder voor de hier deel van uitmakende specificatie van eisen en wensen. Zowel op de Nederlandse markt als op de buitenlandse markt worden diverse OnderhoudsInformatieSystemen aangeboden. Ieder systeem biedt minimaal de mogelijkheid tot:

Tevens zijn de eisen en wensen van iedere organisatie verschillend en deze zijn afhankelijk van bijvoorbeeld: ƒ ontwikkelingsfase van de onderhoudsorganisatie, ƒ werkwijze en ervaring van de onderhoudsdienst, ƒ type bedrijf en type/grootte van de onderhoudsdienst, ƒ zelfstandig systeem of integratie in ERP. Maintenance Management Software wordt aangeduid met diverse namen en afkortingen 1. Een universele term die zowel in Nederland als daarbuiten wordt gebruikt is “Computerized Maintenance Management System”, afgekort met CMMS. Dit boek gebruikt, vanwege de eenduidigheid, voornamelijk de term CMMS.

1

Maintenance Management Software (MMS) wordt aangeduid met diverse namen en afkortingen: Maintenance Software, Onderhoudssoftware, OnderhoudsBeheerSysteem (OBS), OnderhoudsBeheerSoftware (OBS), OnderhoudsInformatieSysteem (OIS), TD software.

Hoofdstuk 1. Inleiding + Doelstelling

2

Alvorens te starten met de daadwerkelijke CMMS-specificatie besteedt hoofdstuk 2 aandacht aan de Globale Eisen. Hierbij komen elementaire zaken aan de orde die voor u van belang kunnen zijn in het proces dat leidt tot de aanschaf van het CMMS. Omdat niet veel mensen binnen een technische dienst ooit een specificatie van eisen en wensen m.b.t. Maintenance Software zullen schrijven besteedt hoofdstuk 3 aandacht aan de algemene opzet van de specificatie en de in dit boek gebruikte methode. In dit boek is de CMMS-specificatie opgedeeld in 6 hoofdgebieden. Ieder hoofdgebied brengt een apart functiegebied in kaart en is opgedeeld in één of meerdere deelgebieden. Zo worden er in totaal 23 deelgebieden onderscheiden. Ieder deelgebied wordt in een hoofdstuk beschreven in de vorm van een tabel. Onderstaande overzichtstabel toont de specificatieindeling in hoofdgebieden en de bijbehorende deelgebieden, inclusief hoofdstukverwijzing.

CMMS Specificatie Indeling Nr.

Hoofdgebied

1

Bedrijfsmiddelenbeheer (1)

Bedrijfsmiddelen

4

Onderhoudsbeheer (2)

Werkaanvragen Ongeplande Werkorders Geplande Werkorders Preventief Onderhoud

5 6 7 8

6 7 8 Middelenbeheer (3) 9 10

Magazijnbeheer Inkoopbeheer Personeelsbeheer Documentenbeheer Faciliteitenbeheer

9 10 11 12 13

11 12 Aanvullende Functies (4) 13 14

Projectenbeheer Facilitair Management Planner Werkopdrachten Diversen

14 15 16 17

15 Rapportbeheer (5)

Rapportages

18

16 17 18 19 Informatiesysteem (6) 20 21 22 23

Algemeen Gebruiksvriendelijkheid Flexibiliteit ICT Beheer & Beveiliging Softwareleverancier Software- en overige kosten Application Service Providing

19 20 21 22 23 24 25 26

2 3 4 5

Deelgebied

Hoofdstuk

Tabel 1: Totaaloverzicht van de hoofdgebieden en de bijbehorende deelgebieden

3

Het ABC van Maintenance Software: Deel 2

1.1 Doelstelling van dit boek Dit tweede deel uit de ABC-boekenreeks heeft een tweeledig doel: 1. Een methode presenteren voor het opstellen van de specificatie van eisen en wensen om zodoende een solide basis te vormen voor de selectie en de implementatie van uw CMMS. Ook kunt u het document gebruiken om te controleren of uw huidig in gebruik zijnde systeem voldoet aan uw eisen en wensen. Hierbij gebruikt u het dan als basisdocument voor het opstellen van een verbeter project. 2. Doordat alle belangrijke functies van Maintenance Software in detail worden behandeld leent dit boek zich bij uitstek als algemene leerschool met betrekking tot Maintenance Software. Zowel maintenance managers, technisch personeel, operations, consultants en studenten met een technische opleiding zullen baat hebben bij dit boek.

NB. Een boek schrijven met als doel dat de lezer zelfstandig een specificatie van eisen en wensen kan opstellen betreffende Maintenance Software is niet eenvoudig, getuige de veelzijdigheid van deze systemen. Omdat het onderwerp direct gerelateerd is aan de ICT afdeling ligt het voor de hand om eerst te onderzoeken hoe ICT-ers in het algemeen omgaan met deze problematiek. Het blijkt dan dat er een ISO-norm is opgesteld voor het oplossen van dit vraagstuk. De ISO-norm 25010 beschrijft de kwaliteitskenmerken van software. Voor meer informatie kunt u het hoofdstuk Terminologie raadplegen. Echter, deze ISO-norm is hoofdzakelijk van toepassing op de kwaliteitseisen die zeer ICT gericht zijn en vaak bij de ontwikkeling van software worden gebruikt. Voor het schrijven van een boek dat puur de gewenste functionaliteiten van een vakgebied in kaart brengt is men dus aangewezen op de kennis en ervaring van mensen in dat specifieke vakgebied.

Hoofdstuk 2. Globale Eisen

HOOFDSTUK

2

2 Globale Eisen

Samenvatting De globale eisen als omschreven in dit hoofdstuk kunnen als basis dienen voor de Request For Information (voor RFI zie hoofdstuk Terminologie) en geven de betreffende leveranciers een globaal beeld van uw eisen en wensen. De RFI kan eventueel nog aangevuld worden met enkele ingevulde tabellen uit het hoofdgebied “Informatiesysteem”. Gewapend met o.a. deze kennis worden de selectiecriteria, zoals beschreven in de daarop volgende hoofdstukken, in detail opgesteld.

Onderstaande mindmap toont de indeling van dit hoofdstuk.

Figuur 3: Paragraafindeling van de globale eisen.

4

15

Het ABC van Maintenance Software: Deel 2

HOOFDSTUK

4

4 Tabel 1: Bedrijfsmiddelen

Samenvatting Het deelgebied “Bedrijfsmiddelen” definieert uw eisen met betrekking tot al uw bedrijfsmiddelen. Voor bedrijfsmiddelen kunt u ook lezen: objecten, installaties, machines, wisseldelen en apparaten. De bedrijfsmiddelen vormen het gegevenscentrum van het CMMSdatabasesysteem, bijna alle andere gegevenstabellen in het CMMS zijn hieraan gekoppeld. Met de specificatietabel in dit hoofdstuk kunt u de voor u belangrijkste gegevens per bedrijfsmiddel definiëren.

Wees kritisch met het bepalen van de bedrijfsmiddelgegevens want de hoeveelheid gegevens kan behoorlijk oplopen, getuige onderstaande mindmap.

Niet alle bedrijfsmiddelen hoeven te worden geregistreerd. Meestal worden die bedrijfsmiddelen in het systeem opgenomen waarvan u de historie wenst te kunnen opvragen (bijvoorbeeld storingen), waar u preventief onderhoud aan pleegt of waarvan u de kosten inzichtelijk moet maken.

Hoofdstuk 4. Tabel 1: Bedrijfsmiddelen

16

Specificatietabel 1 Hoofdgebied: Bedrijfsmiddelenbeheer Deelgebied: Bedrijfsmiddelen Nr.

Onderwerp

1 Gebruiksgemak Bedrijfsmiddelen moeten eenvoudig te creëren, aan te vullen, te wijzigen en te tonen en/of te printen zijn.

2 Terminologie Wenst u een andere term voor bedrijfsmiddelen te gebruiken? Hierbij moet u denken aan installatie, object, machine of equipement. Wellicht biedt het CMMS deze mogelijkheid!

3 Bedrijfsmiddelgegevens Voldoet het CMMS aan uw eisen betreffende beschikbare details van de bedrijfsmiddelen (BM’s)? Sommige CMMS voorzien in door de gebruiker te definiëren datavelden die u kunt gebruiken indien uw vereiste gegevens niet allemaal in de standaard passen. Specificeer hier uw vereiste bedrijfsmiddelgegevens en vul eventueel deze gegevens aan met uw voorkeuren. Bedrijfsmiddelgegevens BM-code / identificatiecode van het bedrijfsmiddel. Stelt u eisen aan de bedrijfsmiddelcodering? Benaming, korte omschrijving van het bedrijfsmiddel. Zorg voor standaardisering in de bedrijfsmiddelbenaming zodat uw zoekacties het juiste resultaat opleveren. Status. Bedrijfsmiddelstatus kan zijn: In bedrijf, Uit bedrijf, In Reparatie, etc. In het algemeen zijn deze door de gebruiker te definiëren. Vrije tekst. Wenst u een vrij tekst veld voor uw bedrijfsmiddel? Hier kunt u alle gegevens kwijt die u nergens anders kwijt kan voor het bedrijfsmiddel. Afdeling. Kostenplaats. Leverancier. Fabrikant. Serienummer.

Weegfactor

17

Het ABC van Maintenance Software: Deel 2

Specificatietabel 1 Hoofdgebied: Bedrijfsmiddelenbeheer Deelgebied: Bedrijfsmiddelen Nr.

Onderwerp Bouwjaar. Installatiedatum. Aanschafdatum. Aanschafprijs. Garantietermijn. Wellicht wenst u garantie gegevens van de bedrijfsmiddelen in het CMMS vast te leggen. Dit is een geschikte manier om ervoor te zorgen dat u weet wanneer uw nieuwe apparatuur nog onder garantie valt. Bij applicaties die deze functie steunen kunt u in het algemeen rapportages maken over de garantiestatus. Bedrijfsmiddeltype. Soms is het praktisch om bedrijfsmiddelen te groeperen, te classificeren. Bijvoorbeeld, een logische manier om apparatuur of bedrijfsmiddelen te groeperen is per locatie. Om een bepaalde reden wilt u echter alle bedrijfsmiddelen van een bepaald type groeperen, ongeacht hun plaats. Bijvoorbeeld: U wenst een lijst met alle centrifugaalpompen met bijbehorende kosten, ongeacht hun locatie. Kenmerken (technische). Kenmerken per bedrijfsmiddeltype kunnen zeer bruikbaar zijn en zijn vaak technisch van aard. Bedrijfsmiddelen van eenzelfde type hebben overeenkomstige soorten gegevens. Bijvoorbeeld kunnen bedrijfsmiddelen van het type "Elektromotor" de volgende soorten gegevens hebben: Vermogen, Spanning, Stroom, Toerental. Kunt u uw eigen types definiëren in het CMMS? Stuklijst. De mogelijkheid om reserve delen aan bedrijfsmiddelen te koppelen kan zeer nuttig zijn, dit noemt men een stuklijst. Een stuklijst biedt voordelen voor zowel het bedrijfsmiddelregister als de magazijnbeheer functies. Documenten. Welke documenten zijn relevant voor het bedrijfsmiddel? Het opslaan van veiligheidsgegevens en andere aanverwante documentatie voor bedrijfsmiddelen is over het algemeen een vereiste. Dit kan iedere aan veiligheid verwante documentatie omvatten, met inbegrip van technische handboeken en procedures.

4

Kritieke bedrijfsmiddelen Kritieke bedrijfsmiddelen moeten door middel van het systeem te identificeren zijn, ze hebben immers meer aandacht nodig. Wat zijn uw eisen?

Weegfactor

Tot slot

132

Tot slot Dit boek benadrukt de veelzijdigheid van maintenance software. Niet alleen vanwege de uitgebreide functionaliteit zijn de huidige OnderhoudsInformatieSystemen bijzonder veelzijdig maar ook door de vele verschillende mensen in uw organisatie die er mee te maken krijgen. Dit raakt direct de oorzaak van de vele CMMS-implementaties die falen.

Hoe volwassener een onderhoudsorganisatie wordt, hoe meer groepen de informatie in het CMMS zullen gaan gebruiken. Hierbij valt te denken aan magazijn, inkoop, boekhouding, engineering en het management. Cruciaal bij het opstellen van de specificatie is dan ook om input van toekomstige gebruikers te krijgen, van alle betrokken afdelingen. Een systeem moet niet alleen de functionaliteit hebben die is vereist om aan de behoeften van de gebruiker te voldoen, maar ook het gebruiksgemak dat noodzakelijk is om het voor de gebruikers aanvaardbaar te maken. Als het CMMS niet de gegevens in een aanvaardbaar formaat en op een acceptabele manier per groep verstrekt, dan zullen de anderen het systeem niet gebruiken. Als enkele groepen het systeem niet kunnen gebruiken, dan beperkt het de graad van integratie van onderhoud en andere delen van het bedrijf.

Bent u zich ervan bewust dat de met veel zorg gemaakte specificatie geen oneindige levensduur heeft? Door bijvoorbeeld voortschrijdend inzicht, personeelswisselingen en gewijzigde informatiebehoefte kan de specificatie relatief snel verouderd zijn. Dat betekent dat u, na langere tijd, de specificatie nogmaals dient te verifiëren alvorens u deze gaat inzetten voor het beoogde doel.

Duidelijk is geworden dat het opstellen van een specificatie niet vanzelf gaat en het is geen schande als u daar hulp bij nodig heeft. Immers, het specificeren van de functionele eisen van OnderhoudsInformatieSystemen is niet uw dagelijkse bezigheid. Schroom niet om een consultant in de arm te nemen, zij kunnen in relatief korte tijd uw knelpunten op de juiste manier aanpakken.

Ik hoop dat u de onderliggende boodschap van dit boek heeft begrepen en dat dit boek bijdraagt aan de bewustwording van alle betrokkenen om de specificatie van eisen en wensen met uiterste zorg samen te stellen en dat u zich realiseert dat dit het fundament is voor goed functionerende maintenance software. Op deze wijze zal dit boek bijdragen aan het substantieel vermeerderen van succesvolle implementaties van maintenance software.

133

Het ABC van Maintenance Software: Deel 2

Over de auteur Na jarenlang ervaring te hebben opgedaan als ontwerper en consultant van OnderhoudsInformatieSystemen, is Geoffrey Wintraecken zich bewust geworden van het algemene gebrek aan kennis en het slechte gebruik van deze systemen. Dat is de reden dat hij begonnen is met de studie Master in Maintenance Management met als specialisatie OnderhoudsInformatieSystemen. Aanvullend heeft hij vervolgens de studie Master of Science in Asset Management (Robert Gordon University Aberdeen) in 2006 met succes afgerond, eveneens met specialisatie Maintenance Management Software. Het behalen van de Master of Science-titel is de symbolische start van het bedrijf TD-IT-Consult (www.td-it-consult.nl ). TD-IT-Consult heeft zich ten doel gesteld om Technische Diensten (TD) van bedrijven te ondersteunen bij alle voorkomende vraagstukken betreffende het totale realisatietraject van TD-software. Om dit te kunnen realiseren, zijn een aantal producten en diensten ontwikkeld die allen een eigen specifieke bijdrage leveren in het totale realisatietraject. De toepassing van deze producten en diensten is de waarde voor u als opdrachtgever. Door de jarenlange ervaring als consultant Maintenance Software en de aanvullende doelgerichte opleidingen is hij een gesprekspartner op alle niveaus binnen uw organisatie. U kunt contact met hem opnemen via [email protected] .