HELYSZÍNI ELLENŐRZÉS – SZABÁLYTALANSÁGI OKOK TÁMOP-2.3.6 PROJEKTINDÍTÓ NAP
Jogszabályi háttér 4/2011. (I. 28.) Kormányrendelet 547/2013. (XII. 30.) Kormányrendelet az egységes működési kézikönyvről (EMK) – (az egyes intézményi szereplők eljárási cselekményeit egységesen szabályozó kézikönyv)
Helyszíni ellenőrzéssel kapcsolatos feladatok Kedvezményezett feladatai: – Dokumentum-megőrzési kötelezettség – Információ-szolgáltatási kötelezettség – Elkülönítési kötelezettség – Ellenőrzés-tűrési kötelezettség – Képviselet biztosítása
Helyszíni ellenőrzés folyamata Tervezés Kockázatelemzés Ellenőrzési terv Felkészülés Adminisztratív Szakmai Végrehajtás Helyszíni ellenőrzés Utólagos feladatok Utólagos ellenőrzés Szabálytalansági eljárás Nyilvántartás
Felkészülés a helyszíni ellenőrzésre 1)
A helyszíni ellenőrzés tudomásulvételének visszaigazolása az előírt formai és tartalmi követelményeknek megfelelően az ellenőrzést végző szervezet felé (az értesítő levél tartalmazza a követelményeket)
2)
A szükséges partnerek/szakértők értesítése a helyszíni ellenőrzésről (amennyiben releváns)
3)
A kért pénzügyi, szakmai, beszerzési dokumentáció összegyűjtése, rendszerezése (amennyiben nem az ellenőrzés helyszínén találhatóak)
4)
Beszerzett eszközök megtekintésének biztosítása, a külső helyszíneken meglévő eszközök meglétének ellenőrzése
5)
A helyszíni ellenőrzés sikeres lefolytatása érdekében a szükséges tárgyi és személyi feltételek biztosítása
Felkészülés a helyszíni ellenőrzésre – dokumentumok összekészítése
Benyújtott pályázat Támogatói Okirat és módosításai Támogatóval történő levelezések Beszerzések dokumentumai Horizontális vállalások dokumentumai Tájékoztatási és nyilvánossági követelmények dokumentumai Kifizetési igénylések – időszakos és záró beszámoló Indikátorok teljesülését alátámasztó dokumentumok A gazdasági eseményeket alátámasztó dokumentumok a dokumentum mátrix alapján (megrendelések/szerződések, teljesítésigazolások, számlák, bankszámlakivonatok, pénztárbizonylatok, stb.) Időközi illetve záró projekt fenntartási jelentések
Felkészülés a helyszíni ellenőrzésre – dokumentumok összekészítése Készpénzforgalom esetében: Elkülönített házipénztár összes bizonylata Pénztárjelentések Pénzkezelési szabályzat Elkülönített pénztári analitika, stb. Elkülönített könyvelés bizonylatai (részletes főkönyvi karton, naplófőkönyv, analitikus nyilvántartás) Eszközbeszerzés esetén eszköznyilvántartás: (üzembehelyezési jegyzőkönyvek, állománybavételi bizonylatok, tárgyi eszköz karton, egyedi nyilvántartólapok)
Dokumentumok Megbízólevél Projekt azonosítója (egyedi , ill. állandó)
Ellenőr neve, Igazolványszám Felhatalmazás, Felhatalmazó aláírása Bélyegzőlenyomat Értesítőlevél
Projekt azonosítója Ellenőrzés célja Jogszabályi felhatalmazás megnevezése Az ellenőrzésen megvizsgálni kívánt dokumentáció Ellenőrzés időpontja és helyszíne Képviselet igénylése (aláírásra jogosult, vagy meghatalmazottja) Nyomtatási és fénymásolási lehetőség biztosítása
A helyszíni ellenőrzés irányelvei A helyszíni ellenőrzés során az ellenőrök minden olyan kérdést kötelesek tisztázni, amelyek szükségesek ahhoz, hogy az ellenőrzés megállapításai megalapozottak legyenek. Az ellenőrzés lefolytatása alatt minden olyan bizonylatról, dokumentumról, amelyek az ellenőrzés lényegi megállapításait megalapozzák, az ellenőrök másolatot készíthetnek, mely a helyszíni ellenőrzési jegyzőkönyv mellékletét képezi. A másolatot a kedvezményezett szervezet képviselője/meghatalmazottja hitelesíti. Az ellenőrök kötelesek figyelembe venni a kedvezményezett szervezetnél előírt biztonsági szabályokat és munkarendet. A helyszíni ellenőrzés során megállapításaikat jegyzőkönyvben rögzítik. Az eljárás korrekt, pályázóbarát, egységes minden kedvezményezett felé.
A helyszíni ellenőrzési jegyzőkönyv Kedvezményezett észrevételei Átadott – átvett dokumentumok Intézkedési terv, felelős, határidő Hiánypótlás benyújtása szükséges Szerződésmódosítás/felfüggesztés/korrekció szükséges Szabálytalansági eljárás vagy egyéb eljárás kezdeményezése szükséges
A helyszíni ellenőrzések során különösen az alábbiakat kell ellenőrizni 1. A projektek támogatási szerződéseknek megfelelő fizikai előrehaladását 2. A projektek támogatási szerződéseknek megfelelő pénzügyi előrehaladását 3. Az előrehaladási jelentések és a projekt tényleges fizikai előrehaladásának összhangját 4. Az előrehaladási jelentések és a projekt tényleges pénzügyi előrehaladásának összhangját 5. Azt, hogy a kifizetési kérelemhez benyújtott alátámasztó bizonylatok és dokumentumok eredeti példánya rendelkezésre áll-e, illetve, hogy megegyezik-e a kifizetési kérelemhez benyújtott hiteles másolattal 6. Amennyiben a kifizetési kérelemhez nem kellett benyújtani a hiteles másolatokat, abban az esetben azt, hogy az eredeti példányok alátámasztják-e a kifizetési kérelemben foglaltakat
A helyszíni ellenőrzések során különösen az alábbiakat kell ellenőrizni 7. A kedvezményezett által benyújtott nyilatkozatok összhangját az azt megalapozó bizonylatokkal 8. A termékek és szolgáltatások teljesítésének a támogatási szerződéssel való összhangját 9. A nyilvánosságra és tájékoztatásra vonatkozó közösségi szabályok betartását 10. A közbeszerzésre vonatkozó közösségi és nemzeti szabályok betartását 11. Az állami támogatás, a környezetvédelem, az esélyegyenlőség és a fenntartható fejlődés követelményeinek betartását 12. Az elkülönített nyilvántartás meglétét
A gazdasági események szakaszai
Beszerzés
Megvalósítás
Pénzügyi rendezés
Beszerzések ellenőrzése
Nem Kbt. hatálya alá tartozó beszerzések A Pályázati útmutató, valamint az ESZA és ERFA Általános útmutató előírásai Átlátható, tisztességes és nyílt eljárás Piaci ár igazolása
Nem a Kbt. hatálya alá tartozó beszerzések • Nettó 100 e Ft feletti beszerzések esetén a beszerzés tárgya vonatkozásában legalább 3 írásos árajánlat bekérése szükséges • Azonos tárgyú, összehasonlítható, összegében egyértelmű • Kereskedelmi forgalomban beszerezhető eszköz esetén lehet hivatalos árajánlat (pl.: forgalmazó cégek honlapja, prospektus) • Tulajdonos, fenntartó, vagyonkezelő, irányító stb. jogokat gyakorló szállító esetén nettó 100 e Ft alatt is kell 3 független árajánlat.
Nem a Kbt. hatálya alá tartozó beszerzések Az ajánlattételre vonatkozó felkérésnek és a beérkezett ajánlatoknak tartalmaznia kell legalább: Feladat meghatározás részletezettsége, amely alapján megalapozott és összehasonlítható ajánlat adható Alkalmassági feltételek (pl.: felnőttképzés – FAT) Ajánlatok értékelésének szempontjai és módszere Árajánlatok nem lehetnek 3 hónapnál régebbiek a szerződéskötéshez képest. Árajánlatkérés, árajánlat és szerződés összhangja Minden mozzanata dokumentált legyen (e-mail, fax, postai levél)
Nem a Kbt. hatálya alá tartozó beszerzések A Pályázó azzal a szolgáltatóval köt szerződést, amelyik az adott szolgáltatói piacon a legjobb árérték (azonos szakmai tartalmú ajánlatok esetén a kedvezőbb árú) arányt ajánlja – kellő gondot fordítva az összeférhetetlenség elkerülésére -, az átláthatóság és a potenciális ajánlattevőkkel való egyenlő elbánás elveivel összhangban. A közbeszerzési értékhatárt el nem érő beszerzések esetén alkalmazott eljárás szabályos lefolytatását, a helyszíni ellenőrzés során, a dokumentumok bemutatásával kell igazolni.
Megvalósítási szakasz ellenőrzése
Pályázatban foglalt vállalt tevékenységek végrehajtása (kötelező/önként) Időbeli előrehaladás vizsgálat a pályázat ütemterve szerint (ütemterv, GANTT) Monitoring mutatók, indikátorok megvalósulásának ellenőrzése Jogszabályoknak és a pályázati kiírásnak megfelelő eljárások
Pénzügyi teljesítés szakasza
Számlák eredeti példányai Egyezőség, Záradék Kifizetést igazoló dokumentumok Eredeti példány megléte, Egyezőség Elkülönített számviteli nyilvántartás Gazdasági esemény azonosítható
Számlaösszesítők Amennyiben az adott helyszíni ellenőrzés során ellenőrzött, jóváhagyott kifizetési kérelme(ke)n belül a számlaösszesítővel elszámolt összes támogatás aránya • nem éri el a 10%-ot, a számlaösszesítőkön szereplő tételek támogatás-értékének legalább 5%-a ellenőrizendő (összesen minimum 10 tétel). • eléri a 10%-ot, a számlaösszesítőkön szereplő tételek támogatás-értékének legalább 10%-a ellenőrizendő (összesen minimum 30). A tételeket véletlenszerűen (számítógép segítségével, vagy véletlenszám-táblázattal) kell kiválasztani. Amennyiben az ellenőrzött tételek közt tipikus elszámolási hiba kerül feltárásra, amely feltételezhetően más tételeket is érint, a további érintett tételeket is ellenőrizni kell.
Horizontális vállalások ellenőrzése Esélyegyenlőség Környezeti fenntarthatóság A megvalósítást igazoló dokumentumok gyűjtése, bemutatása
A beszámolóban jelentett események vizsgálata, összhang a jelentés a valóság között A vizsgálat a pályázati csomag útmutatóiban rögzítettek szerint történik.
Tájékoztatás és nyilvánosság biztosítása Kommunikációs csomagok: I. csomag: 500 millió Ft feletti támogatás esetén II. csomag: 50 millió – 500 millió Ft között támogatás esetén III. csomag: 50 millió Ft alatti támogatás esetén Figyeljünk a KTK 2020 arculati előírásaira!
Mire figyeljünk? – Elkerülendő hibák 1. Eljárásrendi rész 2.
Dokumentum-megőrzési kötelezettség Kbt. hatálya alá nem tartozó beszerzések dokumentáltsága (átláthatóság) Szakmai rész Indikátorok nem megfelelő teljesítése Eltérés a pályázattól Szerződésmódosítás – változásbejelentés elmulasztása Ellentmondások pl. jelenléti ívekben Képzést igazoló dokumentumok hiánya, hibái (pl. nem azonosítható jelenléti ívek) Képzések nem felelnek meg a Fktv. követelményeinek Beruházási dokumentáció és eljárás hibái
Mire figyeljünk? – Elkerülendő hibák 3. Pénzügyi rész -
Záradékolás hiánya Teljesítésigazolás hiánya Elkülönített könyvelés hiánya Számla és szerződés, egyéb szakmai dokumentumok összhangjának hiánya
4. Egyéb területek -
Pályázatban foglalt kommunikációs tervtől, arculati kézikönyvtől való eltérés, arculati elemek nem megfelelő alkalmazása Környezetvédelmi területen a veszélyes hulladék elhelyezésével kapcsolatos dokumentumok hiánya Egyéb horizontális vállalások nem teljesítése, teljesítés dokumentálásának hiánya
Szabálytalansági okok • Céltól eltérő felhasználás • Indikátorok nem teljesítése, félreértelmezése, hiányos dokumentálása • Beszerzések dokumentálása hiányos, nem az útmutató szerint történt • Ellentmondások a projekt dokumentumaiban (pl. jelenléti ívek) – valós adatszolgáltatás! • Tájékoztatási és nyilvánossági követelmények megszegése • Horizontális szempontok alátámasztásának hibái • Elkülönített számviteli nyilvántartás hibái, ellentmondásai • Számlák hibái • Információszolgáltatási, jelentéstételi, ellenőrzéstűrési, dokumentum megőrzési kötelezettség megszegése
Szabálytalanságok következményei Kapcsolódó költségek elutasítása Megítélt támogatás arányos csökkentése Támogatás részben visszakövetelése Támogatói okirattól való elállás – támogatás teljes visszakövetelése Egyéb eljárás
Szabálytalanság kezelés Szabálytalanság fogalma (jogsértés és pénzügyi érdeksérelem vagy annak lehetősége) Szabálytalansági gyanú bejelentése Szabálytalansági eljárás lefolytatása Szabálytalansági döntés – kedvezményezett értesül róla
Jogorvoslathoz való jog Szabálytalansági döntés jogerőre emelkedése
Hogyan tegyünk észrevételt szabálytalansági eljárás során?
Szabálytalanság fogalmi elemeinek kizárása (jogsértés, pénzügyi vonzat kizárása) Alátámasztó dokumentáció csatolása EMMI KSzFEFT által kért dokumentumok megküldése Határidő betartása Jogosult által történő jogorvoslati kérelem
KÖSZÖNÖM A FIGYELMET!
