HelpAndManual_unregistered_evaluation_copy. Kantoorsimulatie voor Windows. Instructiebladen BOEKHOUDING De Jong Edusoft

HelpAndManual_unregistered_evaluation_copy

Kantoorsimulatie voor Windows

Instructiebladen

BOEKHOUDING

© 2009 De Jong Edusoft

I

BOEKHOUDING

Inhoudsopgave Deel I Werkzaamheden

1

Deel II Algemeen

2

Deel III Aanwijzingen

5

Deel IV Rekeningschema

6

Deel V Inkoopfactuur (artikelen) inboeken als journaalpost

7

Deel VI Inkoopfactuur inboeken via dagboeken

10

Deel VII Inkoopfactuur (kosten) inboeken

12

Deel VIII Verkoopfactuur inboeken als journaalpost

13

Deel IX Verkoopfactuur inboeken via dagboeken

14

Deel X Materiaalafgiftebon inboeken als journaalpost

16

Deel XI Materiaalafgiftebon inboeken via dagboeken

17

Deel XII Betalingen doen

19

Deel XIII Bankafschriften inboeken als journaalpost

20

Deel XIV Bankafschriften inboeken via dagboeken

22

Deel XV Controle/wijzigen

25

Index

0


Werkzaamheden

1

1

Werkzaamheden VOORAF: a. Ordner Administratie/Boekhouden inrichten met de volgende tabbladen: · Instructies en handleidingen · Bedrijfsgegevens · DCA-lijsten · Rekeningschema · Beginbalans (beginsituatie) · Proefbalans (afdruk voor wisseling) · Verkoopfacturen (kopie) · Inkoopfacturen · Materiaal-afgiftebonnen · Bankafschriften · Diversen b. Instructie, bedrijfsgegevens en DCA-lijsten, rekeningschema, beginbalans in ordners doen. Eventueel kopiëren. c.

Juistheid van de gegevens en lijsten vergelijken met gegevens op de computer bij Overzichten.

d. Rekeningschema invoeren/aanpassen. Kies Standaard, tenzij je bedrijfsleider anders aangeeft. e. Beginbalans invoeren en eigen vermogen uitrekenen. f.

Afdruk proefbalans ter controle beginsituatie.

g. Bestudeer de Helpinformatie van de eerste vijf keuzes in Boekhouding - Hoofdmenu. Doe dat alsvolgt: Kies Inkoopfactuur boeken en klik daarna op de knop [Help]. In het hulpvenster wordt getoond hoe het boekingsstempel moet worden ingevuld en ingeboekt. Kies de andere mogelijkheden en klip op de knop [Help] om te zien hoe die boekingen er uit moeten zien. Alleen bij het bankafschrift zijn er verschillende mogelijkheden. Probeer door goed te lezen en na te denken deze uitleg te begrijpen.

ELKE DAG: Werk altijd op volgorde van binnenkomst van de documenten! 1. Betalingen doen; verzend deze betaalopdrachten via de Receptie naar de bank. 2. Bankafschriften inboeken. 3. Inkoopfacturen (van onze handelswaar) controleren en inboeken. 4. Materiaal-afgiftebonnen (MAB): inkoopprijzen invullen, totaal berekenen + inboeken. 5. Verkoopfacturen controleren en inboeken. 6. Andere facturen of financiële stukken inboeken. 7. Controle achterstallige betalingen in Debiteuren en Crediteuren subadministraties.


2

2

BOEKHOUDING

Algemeen Voordat er in de boekhouding gewerkt kan worden, dient er een beginbalans te worden ingevoerd. Zonder beginbalans krijgt de gebruiker geen toegang tot het boekingsvenster. In dat geval verschijnt er na het kiezen van de afdeling Boekhouding een venster met de beginbalans die eerst moet worden ingevoerd, waarbij ook nog even het Eigen Vermogen moet worden berekend. Door de gegevens op het scherm af te drukken kunnen ze gemakkelijk worden overgenomen in de beginbalans. Het invoeren van de beginbalans wordt gedaan via de menukeuze Nieuw boekjaar | Beginbalans. Als de debet- en creditzijde van beginbalans niet in evenwicht zijn, dan is opslaan en verder gaan niet mogelijk, totdat er evenwicht is. Als het rekeningschema afwijkt van de getoonde opdracht, dan kan het rekeningschema via Nieuw boekjaar | Rekeningschema maken worden aangepast.

Nadat de beginbalans is ingevoerd, komt het hoofdmenu van de afdeling Boekhouding in beeld.

Hier kunnen de boekingen worden gedaan door het gewenste boekingsstuk te kiezen: Inkoopfactuur, Verkoopfactuur, Bankafschrift of Materiaal-afgiftebon. Kies Overige boekingsstukken alleen als de voorgaande niet van toepassing zijn. Nadat er inkoopfacturen zijn ingeboekt, kunnen de betalingen aan leveranciers worden gedaan. Er zal


Algemeen

3

dan een Euro-teken voor de keuze Betalingen doen gaan knipperen. Met Controle/Wijzigen is het mogelijk om eerdere boekingen te bekijken en indien nodig te wijzigen. Alhoewel dit in de praktijk niet is toegestaan, is hiervoor gekozen vanwege de eenvoud van corrigeren. Uiteraard kan men ook besluiten om via tegenboekingen correcties aan te brengen. Boekingsvenster Nadat het boekingsstuk uit het hoofdmenu is gekozen, verschijnt de onderstaande mededeling om de gebruiker er op te wijzen dat de boeking ook op het document moet worden vastgelegd.

Na een klik op [ Ok ] wordt een nieuw boekingsstuknr toegewezen. Daaronder kan het betreffende ordernummer worden gekozen door op het knopje [q] te klikken. Een document kan niet dubbel worden ingeboekt.

Als er een document en ordernummer is gekozen dat nog niet eerder geboekt, dan kan de boeking plaats vinden in het onderstaande boekingsvenster.

Het rekeningnummer kan worden ingetypt of uit een lijst worden gekozen met de knop . De naam van de grootboekrekening wordt altijd automatisch ingevuld. Het bedrag moet worden ingevuld volgens het boekingsstempel. Door het rekeningnummer te verwijderen met de toets Backspace of Delete wordt ook de


4

BOEKHOUDING

grootboeknaam en het bedrag gewist. Door op [Ok] te klikken wordt de boeking gecontroleerd op evenwicht en soms op bedrag. Bij ongelijke totalen wordt de boeking niet doorgevoerd, maar wordt teruggekeerd naar het boekingsvenster. Bij Debiteuren en Crediteuren is het verplicht om direct in de subadministraties te boeken door in plaats van rekeningnummer 1300 of 1400 het debiteuren- of crediteurennummer in te typen of te kiezen. Zodra er in de lijst met grootboekrekeningnummers gekozen Debiteuren of Crediteuren aangeklikt wordt, zal er direct daarna een debiteurenlijst of crediteurenlijst verschijnen waaruit gekozen moet worden.


Aanwijzingen

3

5

Aanwijzingen Boekingstempels ·

Zet op elk document dat je moeten inboeken een boekingsstempel of gebruik een imputeringbriefje.

Boekingsstuknummer ·

Geef elk boekstuk een boekingsstuknummer en schrijf dat duidelijk op of bij het boekingsstempel.

Ingeboekt... ·


als een boekingsstuk is ingeboekt zet dan een stempel (of schrijf het erop) met de tekst: INGEBOEKT+ DATUM VANDAAG. Daarmee voorkom je dat jij of iemand anders na jou hetzelfde boekingsstuk nog eens gaat inboeken.

6

4

BOEKHOUDING

Rekeningschema Hieronder staat het rekeningschema van je bedrijf. Bij het inboeken gebruik je de grootboekrekeningnummers in plaats van de grootboekrekeningnamen. Reknr 0100 0200 0250 0500 0550 0700 0750 1000 1100 1300 1400 1700 1720 4000 7000 8000 8500

Grootboeknaam Pand / Gebouw Inventaris (winkel en kantoor) Machines Eigen vermogen Privé Hypothecaire lening Lening Kas Bank Debiteuren Crediteuren Te vorderen BTW Te betalen BTW Bedrijfskosten Voorraad goederen Inkoopwaarde van de verkopen Opbrengst van de verkopen


Inkoopfactuur (artikelen) inboeken als journaalpost

5

7

Inkoopfactuur (artikelen) inboeken als journaalpost a. Boekingsstempel invullen: ·

Voor het boeken van een factuur heb je nodig: o het factuurbedrag zonder btw (exclusief btw) o het btw-bedrag o het eindbedrag van de factuur (inclusief btw) Zoek op de factuur naar deze bedragen, zodat je weet waar ze staan.

·

Schrijf het Crediteurennummer (1401..1499) van de leverancier, Voorraad goederen (7000) en Te vorderen BTW (1700) onder elkaar in de eerste kolom.

·

Noteer de bedragen in de Debet of Credit kolom. De boeking van een inkoopfactuur heeft de volgende structuur:

Omschrijving

Debet Credit

1401..99 – Naam crediteur

x

Aanwijzing = eindbedrag factuur (totale schuld) inclusief btw

7000 - Voorraad goederen

x

= eindbedrag exclusief (zonder) btw

1700 - Te vorderen BTW

x

= btw-bedrag; door ons betaalde btw mogen we terugvorderen van de belasting

b. Gebruik bij het invullen van het boekingsstempel de Grootboekrekeningnummers in plaats van de Omschrijvingen. (zie eerder afgebeelde lijst).

Inkoopfactuur (artikelen) inboeken (zonder dagboeken) a. Kies Boekhouding. Zorg ervoor dat er géén vinkje staat bij q invoer via dagboeken. b. Kies inkoopfactuur. Je ziet dat het IF-nummer al staat ingevuld: bijv. IF-001. Dit nummer wordt automatisch toegewezen op volgorde van invoer. c. Klik het vakje ordernr open en kies het gewenste ordernummer (I-00..). Als je hier een kostenfactuur (K-00..) kiest, dan zal het boekingsstuknummer automatisch aangepast worden van IF- naar BS-. d. Er verschijnt een controlevenster. Voer de gevraagde factuurgegevens in en klik op Bereken factuurbedrag!

e. Controleer of het getoonde factuurbedrag overeenkomt met het factuurbedrag (incl BTW) van de factuur die je wilt inboeken. Fouten worden in het rood weergegeven. Indien onjuist, dan de fouten aanstrepen en de factuur ter correctie teruggeven aan Inkoop. f.


Klik op [Juist] als het berekende bedrag overeenkomt met het factuurbedrag.

8

BOEKHOUDING

Het boekingsformulier verschijnt.

g. Klik op het knopje

in het eerste vakje van het getoonde boekingsformulier.

Het rekeningschema verschijnt.

h. Klik op het knopje

achter 1400 (Crediteuren).

i.

De crediteurenlijst verschijnt waaruit je de gewenste leverancier moet kiezen.

j.

Dubbelklik op de regel met de gewenste leveranciersnaam (of klik eenmaal en daarna de knop [Selecteer]).

k. In het boekingsformulier komen de gekozen gegevens te staan.

l.

Vul in de Credit-kolom het totale factuurbedrag in.

m. Vul op dezelfde manier in de Debet-kolom de boekingen in voor de rekeningnummers 1700 (Te vorderen BTW) en 7000 (Voorraad goederen).


Inkoopfactuur (artikelen) inboeken als journaalpost

9

n. Als de totalen van Debet en Credit gelijk zijn, kun je op de knop [Ok] klikken om de boeking definitief te laten verwerken. o. Klik nu eens op de HELP-knop. Je ziet daar informatie over de boekingsregels. Gebruik het regelmatig ter controle!!! p. Berg de inkoopfactuur op in je map achter tabblad Inkoopfacturen.


10

6

BOEKHOUDING

Inkoopfactuur inboeken via dagboeken Inkoopfactuur (artikelen) inboeken via dagboeken: Inkoopboek a. Kies Boekhouding. Zorg ervoor dat er géén vinkje staat bij q invoer via dagboeken. b. Kies inkoopfactuur. Je ziet dat het IF-nummer al staat ingevuld: bijv. IF-001. Dit nummer wordt automatisch toegewezen op volgorde van invoer. c. Klik het vakje ordernr open en kies het gewenste ordernummer (I-00..). Als je hier een kostenfactuur (K-00..) kiest, dan zal het boekingsstuknummer automatisch aangepast worden van IF- naar BS-. d. Er verschijnt een controlevenster. Voer de gevraagde factuurgegevens in en klik op Bereken factuurbedrag!

Controleer of het getoonde factuurbedrag overeenkomt met het factuurbedrag (incl BTW) van de factuur die je wilt inboeken. Fouten worden in het rood weergegeven. Indien onjuist, dan de fouten aanstrepen en de factuur ter correctie teruggeven aan Inkoop. e. Klik op [Juist] als het berekende bedrag overeenkomt met het factuurbedrag. Als boven het boekhoudmenu þ invoer via dagboeken is aangevinkt dan zal er eerst een invoerscherm met de dagboeken verschijnen met het Inkoopboek op de voorgrond

f.

Vul de lege invoervakken in met de gegevens van de inkoopfactuur.

Na invulling van de gegevens van de inkooporder zal het inkoopboek er als volgt uit kunnen zien:


Inkoopfactuur inboeken via dagboeken

g. Klik op journaalpost.

11

om de gegevens om te zetten in een boeking als

De journaalpost zal er aan de hand van bovenstaande gegevens uitzien als onderstaande afbeelding.

h. Door op [Ok] te klikken wordt de boeking, mits deze correct is, verwerkt in de boekhouding. ..


12

7

BOEKHOUDING

Inkoopfactuur (kosten) inboeken Je komt ook facturen tegen met daarop kosten in plaats van goederen die voor de verkoop bestemd zijn. Voorbeelden hiervan zijn rekeningen voor telefoon, gas, water, lidmaatschappen, enz. Het factuurnummer zal in deze kantoorsimulatie altijd beginnen met een K-, waardoor ze gemakkelijk zijn te herkennen. Deze facturen boek je op dezelfde manier als de andere inkoopfacturen. Het programma zal automatisch het boekingsstuknummer aanpassen van IF naar BS nummering. Bij het Inkoopboek zal er al een vinkje voor þkostenfactuur staan. In andere situaties zou je kostenfacturen ook wel met IF-codes kunnen doornummeren, maar onze kantoorsimulatie is nu eenmaal ingesteld op BS-nummering voor kostenfacturen.


Verkoopfactuur inboeken als journaalpost

8

13

Verkoopfactuur inboeken als journaalpost a. Boekingstempel invullen · Voor het boeken van de verkoopfactuur heb je nodig: o het factuurbedrag zonder btw (exclusief btw) o het btw-bedrag o het eindbedrag van de factuur (inclusief btw) Zoek op de factuur naar deze bedragen, zodat je weet waar ze staan. ·

Schrijf het Debiteurennummer (1301..99) van de klant, Opbrengst verkopen (8500) en Te betalen BTW (1720) onder elkaar in de eerste kolom.

·

Noteer de bedragen in de Debet of Credit kolom. De boeking van een verkoopfactuur heeft de volgende structuur:

Omschrijving

Debet Credit Aanwijzing

1301..99 – Debiteuren (nr)

x

= eindbedrag factuur (totale vordering) inclusief btw

8500 – Opbrengst verkopen

x

= eindbedrag exclusief (zonder) btw

1720 - Te betalen BTW

x

= btw-bedrag; door ons ontvangen btw moeten we afdragen aan de belasting

b. Gebruik bij het invullen van het boekingsstempel de Grootboekrekeningnummers in plaats van de Omschrijvingen. (zie eerder afgebeelde lijst).

Verkoopfactuur inboeken a. Kies Boekhouding · Zorg ervoor dat er géén vinkje staat bij q invoer via dagboeken. b. Kies Verkoopfactuur. Je ziet dat het VF-nummer al staat ingevuld: VF-0…. Dit nummer wordt automatisch toegewezen op volgorde van invoer. c.

Klik het vakje ordernr open en kies het gewenste ordernummer (V-00..).

d. Er verschijnt een controlevenster. Voer de gevraagde factuurgegevens in en klik op Bereken! e. Controleer of het getoonde factuurbedrag overeenkomt met het factuurbedrag (incl BTW) van de factuur die je wilt inboeken. Fouten worden in het rood weergegeven. Indien onjuist, dan de fouten aanstrepen en de factuur ter correctie teruggeven aan Verkoop. f.

Klik op [Juist] als het berekende bedrag overeenkomt met het factuurbedrag.

g. Klik in het eerste vakje van het getoonde boekingsformulier en dan op het knopje dat vakje.

in

h. Klik op Debiteuren of in het vakje ervoor; de debiteurenlijst verschijnt. i.

Dubbelklik op de regel met de gewenste klant (of klik 1 x en daarna knop [Selecteer]).

j.

In het boekingsformulier komen de gekozen gegevens te staan.

k.

Vul in de Debet-kolom het totale factuurbedrag in.

l.

Vul in de Credit-kolom op dezelfde manier de boekingen in voor de rekeningnummers 1720 (Te betalen BTW) en 8500 (Opbrengst verkopen).

m. Als de totalen van Debet en Credit gelijk zijn, kun je op de knop [Ok] klikken om de boeking definitief te laten verwerken. n. Klik nu eens op de HELP-knop. Je ziet daar informatie over de boekingsregels. Gebruik het regelmatig ter controle!!! o. Berg de verkoopfactuur op in je map achter het tabblad Verkoopfacturen (kopie).


14

9

BOEKHOUDING

Verkoopfactuur inboeken via dagboeken 1. 2. 3. 4.

Kies BOEKHOUDING. F Zorg ervoor dat linksboven þ invoer via dagboeken staat aangevinkt. F Kies VERKOOPFACTUUR. F Klik het vakje ORDERNR open en kies V-001. Er verschijnt een controlevenster. Er kunnen korting of kosten op de factuur staan, daarom even goed kijken op de originele factuur. Je zult zien dat er geen korting maar wel vrachtkosten zijn berekend.

5. F Vul eventuele Korting of Vrachtkosten in. 6. F Klik op Bereken factuurbedrag. Controleer of het getoonde factuurbedrag overeenkomt met het factuurbedrag (incl. BTW) van de verkoopfactuur die je gaat inboeken. Foutieve invoer wordt door middel van een rode kleur aangegeven. Corrigeer dergelijke fouten en druk daarna weer op Bereken factuurbedrag. 7. F Als de gegevens kloppen, dan kun je op de knop [Juist] klikken . 8. Het verkoopboek dat nu op je scherm is verschenen, heeft een VF-00.. als boekingsstuknummer gekregen. De datum van vandaag staat al ingevuld, evenals het factuurbedrag. Controleer of dit overeenkomt met de factuur.

9. F Je zou een omschrijving in kunnen vullen, zoals bijvoorbeeld speelgoed, audio-video of verzorgingsartikelen. 10. F Klik het keuzerondje voor ¤Factuur, zodat het geselecteerd wordt. Bij tegenrekening wordt automatisch 8500-Opbrengst verkopen ingevuld. Er worden tevens twee invoervelden toegevoegd, namelijk Debiteur en Factuur nr.


Verkoopfactuur inboeken via dagboeken

11. F Klik op het knopje [ v ] achter BTWsoort en kies: hoog. 12. F Klik op het knopje [ v ] achter Debiteur en kies de naam van de klant. 13. F Klik op het knopje [ v ] achter Factuur nr en kies het factuurnummer van deze factuur. Het invoerformulier van het verkoopboek zou er nu zo uit kunnen zien:

De invoer is nu compleet en de gegevens kunnen naar een boeking worden omgezet. 14. F Klik op de knop [Boeking toevoegen]. De boeking wordt ingevuld in het boekingsformulier. De boeking kan er zo uitzien:

De totalen van de Debet en Credit kolommen zijn gelijk. De boeking kan verwerkt worden. 15. F Klik op de knop [Ok] om deze boeking definitief in de boekhouding te verwerken. 16. Klik nu eens op de HELP-knop. Je ziet daar informatie over de boekingsregels. Gebruik het regelmatig ter controle!!!


15

16

10

BOEKHOUDING

Materiaalafgiftebon inboeken als journaalpost Je weet vast nog wel dat je bij verkopen ook altijd de inkoopwaarde boekt, omdat je daardoor in de boekhouding goed kunt zien hoeveel winst (of verlies) er gemaakt wordt. Deze inkoopwaarde wordt samen met de tegenrekening Voorraad goederen (credit) geboekt. De boeking ziet er als volgt uit: Debet Inkoopwaarde v.d goederen

Credit

x

Voorraad goederen

(= totale inkoopbedrag excl. BTW) x

(= idem)

Om deze bedragen in te kunnen boeken moet je natuurlijk weten wat er verkocht is en wat de inkoopprijs van elk artikel is. Bij het afleveren van de goederen door de afdeling Magazijn is er daarom een Materiaal-afgiftebon gemaakt. De afdeling Boekhouding ontvangt deze bonnen en verwerkt ze in de boekhouding als intern boekingsstuk volgens bovenstaand voorbeeld. Magazijn-afgiftebonnen – inkoopwaarde 1.

In de laatste kolom staat onderaan het totaal van de inkoopwaarde van de verkochte artikelen van deze order.

Boekingstempel invullen 2.

Zet nu op de materiaal-afgiftebon een boekingsstempel.

3.

Vul het boekingstempel in volgens onderstaand voorbeeld met Inkoopwaarde en Voorraad.

Verwerken in de boekhouding · Zorg ervoor dat er géén vinkje staat bij q invoer via dagboeken. 4.

Kies Boekhouding | Materiaal-afgiftebon. · Het boekingsstuk nr staat al ingevuld: MAB-00.... Er wordt net als bij de andere onderdelen automatisch een register met de nummering bijgehouden.

5.

Klik het vakje bij Ordernr open en kies daarin V-00… · Controleer het totale inkoopbedrag dat achter het ordernummer verschijnt met jouw berekende bedrag. · Als de totale inkoopbedragen niet overeenkomen dan is de order foutief ingeboekt òf de materiaal-afgiftebon is foutief ingevuld of uitgerekend. In zo’n geval moet je de order vanaf het begin nalopen!! · Als de bedragen kloppen kun je de twee boekingsregels in het boekingsformulier verwerken.

6.

Kies in het eerste vakje rek.nr. 7000 (Voorraad goederen); vul in de Credit-kolom het bedrag in.

7.

Kies op de volgende regel rek.nr. 8000 (Inkoopwaarde) en vul in de Debet-kolom het bedrag in

8.

Klaar?.... Klik op [Ok]. De boeking wordt verwerkt. · Controle: Je kunt boekingen controleren of wijzigen met de keuze Controle / Wijzigen.


Materiaalafgiftebon inboeken als journaalpost

9.

11

17

Berg de materiaalafgiftebon op in je map achter het tabblad Materiaalafgiftebonnen.

Materiaalafgiftebon inboeken via dagboeken 1. F Kies BOEKHOUDING Zorg ervoor dat linksboven þ invoer via dagboeken staat aangevinkt. 2. F Kies MATERIAAL-AFGIFTEBON. 3. F Klik het vakje bij Ordernr open en kies daarin V-001. Controleer het totale inkoopbedrag dat achter het ordernummer verschijnt met het totaalbedrag op de materiaal-afgiftbon. Het diverse postenboekboek dat nu op je scherm is verschenen, heeft een MAB-00.. als boekingsstuknummer gekregen. De datum van vandaag staat al ingevuld. Je boekt eerst de inkoopwaarde als debet-boeking. 4. F Vul de gegevens in op soortgelijke manier als onderstaand voorbeeld.

Als de invoer compleet is kunnen de gegevens naar een boeking worden omgezet. 5. F Klik op de knop [Boeking toevoegen]. De boeking wordt ingevuld in het boekingsformulier. De boeking kan er zo uitzien:

De eerste regel van de boeking is klaar. De tegenboeking op Voorraad goederen moet nog ingevoerd worden. 6. F Vul in het diverse postenboek de gegevens in voor de boeking van de Voorraad goederen, zoals in onderstaand voorbeeld wordt aangegeven.


18

BOEKHOUDING

Als de invoer compleet is kunnen de gegevens naar een boeking worden omgezet. 7. F Klik op de knop [Boeking toevoegen]. De tweede boekingsregel wordt ingevuld in het boekingsformulier. De boeking kan er zo uitzien:

De totalen van de Debet en Credit kolommen moeten gelijk zijn, dan kan deze verwerkt worden. 8. F Klik op de knop [Ok] om deze boeking definitief in de boekhouding te verwerken. 9. Klik nu eens op de HELP-knop. Je ziet daar informatie over de boekingsregels. Gebruik het regelmatig ter controle!!! 10. Schrijf het boekingsstuknummer naast of in het stempel op de verwerkte materiaal-afgiftebon en leg deze weer terug bij Boekhouding.


Betalingen doen

12

19

Betalingen doen De leverancier wilt natuurlijk graag zijn geld hebben, net als jij graag het geld van je klanten zo snel mogelijk wilt ontvangen. Daarom ga je nu de betalingen doen. 1.

Klik in de afdeling Boekhouding op: Betalingen doen. Je krijgt dan een overzicht van de ingeboekte inkoopfacturen te zien. Alleen de laatste kolom is leeg.

2.

Klik op de regel met boeking IF-00...

3.

In de laatste kolom ‘Fact.nr. verschijnt een knop [Factuurnummer]. Dit betekent dat het factuurnr. daar nog ontbreekt. Klik op deze knop en vul het factuurnr van de inkoopfactuur in.

4.

Het kan zijn dat er in de derde kolom ‘Cred.nr’ een knop [Crediteurennummer invullen] verschijnt als daar niet 1401 (of hoger) staat maar 1400. Klik dan op die knop en vul het cred.nr. in van de leverancier.

5.

Als de regel geheel is ingevuld, druk je op de knop [Betaalbaar stellen] (of dubbelklik op de regel). De regel wordt geel en in de kolom Betaald wordt het woordje ‘nee’ vervangen door het woord ‘betalen’. De knop [Betaalbaar stellen] veranderd in [Niet betaalbaar stellen]. Daarmee kun je dus een foutieve betaalbaarstelling weer ongedaan maken (dubbelklikken op de regel mag ook!).

6.

Ga op dezelfde manier ook de andere facturen betaalbaar stellen.

7.

Klaar...klik dan op [Ok] om de verwerking te laten doen.

8.

Antwoord met ‘Ja’ bij de mededeling dat er een afdruk gemaakt wordt met de betaalopdracht.

9.

Haal de afdruk van de printer.

10.

Geef de afgedrukte betaalopdracht aan afdeling Receptie om deze de bank te sturen als opdracht om het geld over te maken.

Nadat de bank deze overschrijvingen heeft uitgevoerd, ontvang je een bankafschrift. Pas dan worden de betalingen in de boekhouding verwerkt.


20

13

BOEKHOUDING

Bankafschriften inboeken als journaalpost Je zit op de afdeling Boekhouding en ontvangt een bankafschrift van de Receptie. Het is jouw taak op deze in de boekhouding te verwerken.

Boekingsstempel invullen 1.

Plaats eerst een boekingsstempel op het bankafschrift.

2.

Vul de regels in op het boekingsstempel. Maak er eventueel een paar regels bij! Het boekingsstuk nr haal je later van de computer. · Bank: verschil tussen Vorig saldo en Nieuw saldo. Is het nieuwe saldo hoger dan het vorige dan Debet boeken (er is geld bijgekomen); is het nieuwe saldo lager dan het vorige, dan Credit boeken (er is geld afgegaan). · Crediteuren: onze schuld neemt af door deze betaling, dus bedrag Debet boeken. · Debiteuren: ze betalen aan ons. Onze vordering op hem neemt af, dus Credit boeken. Het boekingsstempel van bovenstaand bankafschrift zal er zo uit moeten zien:

Bankafschrift inboeken 1.

Kies afdeling Boekhouding. · Zorg ervoor dat er géén vinkje staat bij q invoer via dagboeken.

2.

Klik op Bankafschriften. · Er verschijnt een venstertje met invoervelden voor de saldo's. Daarboven vind je het toegewezen boekingsnummer.

3.

Noteer het getoonde boekingsstuknummer in of bij het boekingsstempel.

4.

Neem het Vorig saldo en Nieuw saldo over van het bankafschrift en vul dit in. De computer rekent het totaal Bij/Af voor je uit.

5.

Klik op [Ok] als dat bedrag hetzelfde is als je op het boekingsstempel achter Bank hebt ingevuld.

6.

Het boekingsformulier verschijnt.


Bankafschriften inboeken als journaalpost

7.

21

Klik in het eerste vakje van het boekingsformulier op je scherm en neem de gegevens van het boekingsstempel over op de computer. · DENK EROM: Gebruik de knop om een crediteuren- of debiteurennummer te selecteren (dus niet grootboekrekeningen 1400 en 1300 gebruiken!!). Nadat bovenstaand bankafschrift is ingeboekt, zal de boeking om je scherm er zo uit moeten zien:

8.

Klik op [Ok] als je klaar bent. · Als de totalen Debet en Credit ongelijk zijn weigert de computer om de boekingen te verwerken. Je zult dan de fout(en) moeten zoeken en verbeteren!

9.

Berg het bankafschrift op in je map achter het tabblad Bankafschriften.

De boeking is verwerkt. De bedragen zijn op de grootboekrekening overgebracht.


22

14

BOEKHOUDING

Bankafschriften inboeken via dagboeken VOORBEELD aan de hand van onderstaand bankafschrift.

1. F Kies BOEKHOUDING 2. Zorg ervoor dat linksboven þ invoer via dagboeken staat aangevinkt. 3. F Kies BANKAFSCHRIFTEN. Er verschijnt een venstertje met invoervelden voor de saldo's. Daarboven vind je het toegewezen boekingsnummer BA-00.. 4. F Neem het Boekingsstuknr over van je scherm en noteer het in het boekingsstempel van het bankafschrift.

5. F Vul Vorig saldo en Nieuw saldo beide in. De computer rekent het totaal Bij/Af voor je uit. Controleer of dat bedrag hetzelfde is als je op het boekingsstempel achter Bank hebt ingevuld. 6. F Klik op de knop

.

Het Bankboek verschijnt op je scherm en de nieuwe boeking heeft BA-00.. als boekingsstuknummer gekregen. De datum van vandaag staat al ingevuld. Je kunt elke regel van het bankafschrift één voor één invoeren. Het bedrag van de bank zal elke keer aangepast worden aan de betalingen of ontvangsten. Je boekt de eerste regel, een betaling aan Lego, als een uitgave. 3. F Vul de gegevens in zoals in onderstaand voorbeeld staat aangegeven.


Bankafschriften inboeken via dagboeken

23

4. F Klik op de knop [Boeking toevoegen]. De eerste twee regels van de boeking zullen er zo uitzien:

11. F Boek op dezelfde manier de betaling aan Gaba. Nadat de boeking van deze betaling is toegevoegd zal van de boeking zijn aangepast: Let op het bedrag achter bank in de creditkolom. Het is automatisch verhoogd met het ingevoerde bedrag.

13. F Boek nu het bedrag bij DA Drogist J. Cornelis als ontvangst (zie onderstaand voorbeeld).

1. F Klik op de knop [Boeking toevoegen]. De regels van de boeking zijn weer aangepast. Het bankbedrag is nu verlaagd met het ingevoerde bedrag.

2. F Boek de laatste regel van het bankafschrift op dezelfde manier als de vorige bijschrijving. Na het toevoegen moet de boeking er uitzien als onderstaande afbeelding.


24

BOEKHOUDING

Het creditbedrag achter bank is door het grote bedrag dat is ontvangen aangepast naar een debetbedrag van 2771,29. Dit is het verschil tussen het vorige en nieuwe saldo op het bankafschrift. De totalen van de debet- en creditkolommen moeten gelijk zijn. Als dit het geval is, dan kan de boeking worden verwerkt in de boekhouding. 3. F Klik op de knop te verwerken.

om de boeking van bankafschrift 1 definitief in de boekhouding

4. F Schrijf het boekingsstuknummer (BA-00..) op het bankafschrift bij het boekingsstempel! Het bankafschrift is verwerkt. De bedragen zijn op de grootboekrekeningen overgebracht. 5. F Berg het bankafschrift op bij afdeling Boekhouding.


Controle/wijzigen

15

25

Controle/wijzigen Fouten? - Kies: Controle/Wijzigen - Zoek het gewenste boekingsstuknr op in het vakje boekstuknr. - Wijzig de getoonde boekingen, of klik op [Verwijderen] als je de boeking helemaal wilt wissen. In de praktijk In deze simulatie mag je omwille van het gebruiksgemak boekingen achteraf wijzigen. Dat mag in een echt bedrijf nooit!! Correcties voer je dan uit als tegengestelde boekingen. Je moet dan dezelfde foute boeking precies andersom nog eens boeken: debet wordt credit en credit wordt debet. Daardoor worden de oude boekingen eigenlijk opgeheven. De verschillen op de grootboekrekeningen zijn weer zoals vóór de foutieve boeking(en). Na zo’n correctieboeking moet je nog eens de juiste gegevens inboeken. Deze werkwijze heeft wel tot gevolg dat het totaal van de proefbalans hoger wordt, maar het totaal van de Saldibalans zal gelijk blijven en dat is het voornaamste.


HelpAndManual_unregistered_evaluation_copy. Kantoorsimulatie voor Windows. Instructiebladen BOEKHOUDING De Jong Edusoft

Recommend Documents