FVISEMIntro – kantoorsimulatie versie 11 HA-6502-10 Kantoor, Handel (2de graad), Handel-talen (2de graad) Annie Vanroose, Guy Willems Werkgroep Integratie Informatica Handel 2012
Vlaams Verbond van het Katholiek Secundair Onderwijs Guimardstraat 1, 1040 Brussel
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D/2003/7841/059
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Inhoud 1
Wat is FVISEM? ....................................................................................................... 9
1.1 1.2
Inleiding ............................................................................................................................9 Het programma FVISEM ................................................................................................ 10
2
De afdeling Verkoop ............................................................................................. 13
2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.8.1 2.8.2 2.8.3 2.9 2.10 2.10.1 2.10.2 2.11 2.12
Inleiding ......................................................................................................................... 13 Orders van klanten ........................................................................................................ 13 Stappenplan gebruiken.................................................................................................. 14 Order aanvullen ............................................................................................................. 15 Klantenkaarten aanmaken ............................................................................................ 18 Verkoopregister invullen ............................................................................................... 18 Verkopen per artikelgroep invullen ............................................................................... 18 Orders invoeren in FVISEM ............................................................................................ 18 De eerste order invoeren .............................................................................................. 18 Documenten afdrukken ................................................................................................. 23 De tweede order invoeren ............................................................................................ 23 Vergrendelen ................................................................................................................. 25 Controle ......................................................................................................................... 26 Alles correct ................................................................................................................... 26 Fouten............................................................................................................................ 27 Klassement .................................................................................................................... 28 Oefeningen .................................................................................................................... 28
3
De afdeling Magazijn............................................................................................. 33
3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.8.1 3.8.2 3.8.3 3.9 3.9.1 3.9.2 3.9.3 3.9.4 3.10 3.11
Inleiding ......................................................................................................................... 33 Magazijnopdrachtbonnen ............................................................................................. 33 Stappenplan gebruiken.................................................................................................. 34 Artikelkaarten ................................................................................................................ 34 Magazijnopdrachtbon verwerken ................................................................................. 36 Magazijnopdrachtbon invoeren .................................................................................... 37 Voorraad controleren in FVISEM ................................................................................... 38 Controle ......................................................................................................................... 40 Overzicht ingebrachte orders ........................................................................................ 40 Opdrachten controleren ................................................................................................ 40 Fouten herstellen .......................................................................................................... 41 Goederen bijbestellen ................................................................................................... 41 Stappenplan gebruiken.................................................................................................. 42 Lijst van de te bestellen artikelen opvragen.................................................................. 42 Intern bestelformulier maken ....................................................................................... 43 Artikelkaarten bijwerken ............................................................................................... 44 Klassement .................................................................................................................... 44 Oefeningen .................................................................................................................... 44
4
De afdeling Expeditie ............................................................................................ 49
4.1 4.2 4.3 4.3.1 4.3.2
Inleiding ......................................................................................................................... 49 Magazijnopdrachtbonnen ............................................................................................. 49 Magazijnopdrachtbon aanvullen ................................................................................... 50 Stappenplan gebruiken.................................................................................................. 50 Magazijnopdrachtbon aanvullen ................................................................................... 50
4.4 4.5 4.6 4.7 4.7.1 4.7.2 4.8 4.9
Vrachtbrief maken ......................................................................................................... 51 Overzicht ingebrachte orders ........................................................................................ 53 Vergrendelen ................................................................................................................. 54 Opdrachten controleren ................................................................................................ 54 Alles correct ................................................................................................................... 54 Fouten............................................................................................................................ 54 Klassement .................................................................................................................... 55 Oefeningen .................................................................................................................... 55
5
De afdeling Facturering ......................................................................................... 61
5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.6.1 5.6.2 5.7 5.8 5.9 5.9.1 5.9.2 5.10 5.11
Inleiding ......................................................................................................................... 61 Magazijnopdrachtbonnen ............................................................................................. 61 Stappenplan gebruiken.................................................................................................. 62 Magazijnopdrachtbon aanvullen ................................................................................... 62 De factuur maken .......................................................................................................... 63 Documenten aanvullen ................................................................................................. 66 Factuurregister .............................................................................................................. 66 Gefactureerde verkopen per klant ................................................................................ 66 Overzicht ingebrachte facturen ..................................................................................... 66 Vergrendelen ................................................................................................................. 67 Controle ......................................................................................................................... 67 Opdrachten controleren ................................................................................................ 67 Fouten............................................................................................................................ 68 Klassement .................................................................................................................... 68 Oefeningen .................................................................................................................... 68
6
De afdeling Controle ............................................................................................. 73
6.1 6.2 6.3 6.4 6.4.1 6.4.2 6.4.3 6.4.4 6.5 6.5.1 6.5.2 6.5.3 6.6 6.6.1 6.6.2 6.6.3 6.7 6.8
Inleiding ......................................................................................................................... 73 Opdrachten verwerken.................................................................................................. 73 Stappenplan gebruiken.................................................................................................. 75 Orderbevestigingen verwerken ..................................................................................... 76 Orderbevestigingen registreren .................................................................................... 76 Orderbevestigingen fiatteren ........................................................................................ 78 Overzicht geregistreerde orderbevestigingen ............................................................... 78 Fouten herstellen .......................................................................................................... 79 Vrachtbrieven verwerken .............................................................................................. 80 Vrachtbrieven registreren ............................................................................................. 80 Vrachtbrieven fiatteren ................................................................................................. 80 Overzicht geregistreerde vrachtbrieven ........................................................................ 81 Facturen verwerken....................................................................................................... 82 Facturen registreren ...................................................................................................... 82 Facturen fiatteren .......................................................................................................... 83 Overzicht geregistreerde facturen ................................................................................ 84 Klassement .................................................................................................................... 84 Oefeningen .................................................................................................................... 84
7
De afdeling Aankoop ............................................................................................. 95
7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.5.1
Inleiding ......................................................................................................................... 95 Interne bestelformulieren ............................................................................................. 95 Stappenplan gebruiken.................................................................................................. 96 Interne bestelformulieren verwerken ........................................................................... 97 Orders invoeren ............................................................................................................. 99 Aankooporder voor de eerste leverancier .................................................................... 99
7.5.2 7.6 7.7 7.8 7.9 7.10 7.11 7.12
Volgende aankooporders ............................................................................................ 100 Bestellingen uitvoeren ................................................................................................. 101 Orderbevestigingen verwerken ................................................................................... 102 Vrachtbrieven van leveranciers ................................................................................... 104 Facturen ....................................................................................................................... 106 Controle op leverancierskaarten ................................................................................. 107 Klassement .................................................................................................................. 108 Oefeningen .................................................................................................................. 108
8
De afdeling Administratie.................................................................................... 113
8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7 8.8 8.9 8.10 8.11
Inleiding ....................................................................................................................... 113 Ontvangen documenten .............................................................................................. 113 Stappenplan gebruiken................................................................................................ 114 Ontvangen documenten verwerken............................................................................ 116 Ontvangen documenten invoeren .............................................................................. 117 Facturen inboeken ....................................................................................................... 120 Betaalopdrachten invoeren en controleren ................................................................ 124 Betalingen inboeken .................................................................................................... 132 Opdrachten controleren .............................................................................................. 135 Klassement .................................................................................................................. 136 Oefeningen .................................................................................................................. 136
9
De afdeling Receptie ........................................................................................... 147
9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7 9.8 9.9 9.10 9.11 9.12 9.13
Inleiding ....................................................................................................................... 147 Stappenplan gebruiken................................................................................................ 147 Inkomende post ........................................................................................................... 148 Inkomende post verwerken......................................................................................... 148 Overzicht ingevoerde post........................................................................................... 151 Controle ingevoerde post ............................................................................................ 151 Klassement .................................................................................................................. 152 Oefeningen .................................................................................................................. 152 Presentielijsten maken ................................................................................................ 153 Bezoekers registreren .................................................................................................. 156 Balieverkopen inbrengen............................................................................................. 157 Reserveren vergaderruimte......................................................................................... 162 Agenda bijhouden ....................................................................................................... 163
10
De afdeling Personeelszaken ............................................................................... 177
10.1 10.2 10.3 10.4 10.5 10.6 10.7
Inleiding ....................................................................................................................... 177 Vaste gegevens ............................................................................................................ 177 Personeelsgegevens .................................................................................................... 178 Pasjes afdrukken .......................................................................................................... 181 Salarisberekening ........................................................................................................ 181 Salarisoverzicht ............................................................................................................ 185 Ziekte- en herstelmelding ............................................................................................ 186
Bijlagen
