Kantoorsimulatie 4e klas "het blauwe boekje" Inhoudsopgave Inleiding Hoe moet je een verslag maken? Vragenlijst voor het verslag MR Vragenlijst voor het verslag VF
Vragenlijst voor het verslag ZI Vragenlijst voor het verslag BH Stofomschrijving se 4e klas Theoriegedeelte alle afd. SE1, SE2 en SE3
Inleiding Beste 4e klasser, Welkom in het examenjaar. We hopen dat je een prettige vakantie hebt gehad, en veel energie hebt voor een toch wel zwaar examenjaar. Voor je ligt het 4e klas boekje "Kantoorsimulatie", dat je het hele jaar door nodig hebt. Het wordt ook wel "het blauwe boekje" genoemd. Lees het goed. Ziek melden Als je op de Simulatie-dag ziek bent, of om een andere reden niet aanwezig kunt zijn, moet je dit telefonisch melden vlak aan het begin van de werkdag (telefoonnummer Simgronden 0365386572). Deze verloren tijd moet je inhalen. Dit moet je zelf met je docent afspreken. Elke les, waarin je voldoende gepresteerd hebt, krijg je een stempel op je kaart. Werknemer Je zult er aan moeten wennen dat je werknemer bent en geen scholier. Dat betekent ook dat je je op sommige punten misschien anders zult moeten opstellen. Er is geen leraar, die voor het bord staat uit te leggen. Je werkt op een afdeling, waar je verantwoordelijk bent voor een aantal taken. Schoolexamen Aan het eind van elke periode is er een schoolexamen. Je moet dan een verslag inleveren en een toets maken. Ook wordt je werkhouding beoordeeld. Verderop kun je daar meer over lezen. Regels In lokaal O202 zijn een aantal regels waar iedereen zich aan moet houden voor de leefbaarheid. Deze zijn bedacht om zorgvuldig om te gaan met elkaar, en zuinig te zijn op een dergelijk mooi lokaal.
jassen en tassen bij de kapstok geen petten, kauwgom, walkman, mobieltjes etc. niet eten in het lokaal
representatieve kleding verplicht meenemen: een pen (geen boek of schrift)
We wensen je veel succes en hopen op een prettige samenwerking, Dennis Zoomers en Koen Beenken en Rien ter Beek
Hoe moet je een verslag maken? Van elke afdeling (Boekhouden, Verkoop/Facturering, Interne Zaken/Inkoop en Magazijn/Receptie) waar je gewerkt hebt moet je een verslag maken. Het verslag moet op een vaste datum worden ingeleverd bij de bedrijfsleider. Als je te laat, krijg je helaas 1 punt aftrek. Na een week te laat wordt het niet meer ingenomen. Dat verslag moet voldoen aan onderstaande richtlijnen: Indeling
Voorkant/inhoudsopgave (20 punten): Zie hieronder bij "layout".
Inleiding (5 punten): welke afdeling, hoe lang je daar gewerkt hebt, wat je zoal moest doen, je naam, naam bedrijfsleider, wat je vond van de afgelopen periode, iets over dit verslag.
Werkzaamheden (30 punten): Verhaal over alle werkzaamheden (uitgebreid!) + wat deze inhielden. Gebruik hierbij je logboeken. Vertel ook steeds waarom je die taken doet.
Conclusie (10 punten): Wat je geleerd hebt (2 belangrijkste dingen) en wat nog niet zo goed ging. Hoe de omgang met collega's ging (samenwerken, omgang met het afdelingshoofd, heb je ruzie gemaakt etc), eigen mening over het werken op de afdeling (wat vond je van de werkzaamheden, moeilijk, saai, leuk), zou je dit later als baan willen hebben?
Vragenlijst (25 punten): De vragenlijst van de afdelingen vind je in dit boekje. De vraag overnemen, antwoord eronder, etc.
Logboek (10 punten): Als bijlage voeg je het geschreven logboek (kladversie) toe. Dit is een soort dagboek van elke les.
Layout Het verslag moet verplicht op de computer gemaakt worden (behalve het logboek, dat wordt met de hand geschreven). Het verslag moet een mooi voorblad/titelblad hebben. Ook moet het netjes gebundeld worden. Hier krijg je maximaal 20 punten voor. Je deelt tekst in alinea's in. Vergeet de titel niet. Controleer de spelling, de hoofdletters en punten. Het verslag begint met een inhoudsopgave. Daarna moeten de pagina's automatisch genummerd worden. Tips Het "de werkzaamheden", is het meeste werk. Als je elke week je logboek goed hebt bijgehouden, kun je dit overtikken. Vergeet er niet bij te vertellen hoe de taak in zijn werk gaat, waarom je die taak in het bedrijf moet doen en hoe je moet archiveren als je klaar bent. De vragenlijst haal je van internet, uit dit blauwe boekje (zie verderop). Selecteer de tekst met de muis, kies ctrl-c, start Word op, kies ctrl-v. Als dit niet lukt moet je alle vragen overtikken uit het blauwe boekje. Zet de antwoorden steeds tussen de vragen. Daardoor krijg je steeds vraag 1/antwoord/vraag 2/antwoord etc. Gebruik voor de antwoorden een andere opmaak. Sla het gehele document (voorkantje, inhoudsopgave, inleiding, werkzaamheden, vragen etc) bij elkaar op onder een handige naam, bijvoorbeeld "verslagmr". Je moet verplicht een automatische paginanummering invoegen. Dat doe je in Word als volgt: kies Invoegen/Paginanummers/OK. Als je leuke plaatjes wilt invoegen, doe je het volgende: kies in Word Invoegen/Figuur/Illustratie. Of nog mooier: ga op de internetsite van de Simgronden zoeken naar een leuk plaatje of foto, klik op de rechter muisknop op het plaatje, kies kopiëren, ga naar Word, klik wederom op de rechter muisknop, kies plakken.
Vragenlijst voor het verslag MR MAGAZIJN/EXPEDITIE Vragenlijst verslag 1.Welk formulier moet je invullen als je onvoldoende voorraad constateert? 2.Welke gegevens staan in de kop van de voorraadkaart? 3.Hoe kun je de plek, waar een voorraadkaart hoort, weer snel terugvinden? 4.De artikelnummers zijn gesorteerd. Hoe heet deze manier van sorteren? Motiveer je antwoord. 5.Hoe weet je dat er bijbesteld moet worden? 6.Hoe bereken je het aantal goederen dat je moet bijbestellen als er onvoldoende voorraad is? 7.Naar welke afdeling breng je het intern bestelformulier? Waarom? 8.Wat moet je boeken, als je een inkoopdossier ontvangt? 9.Bij een inkoopdossier: aan welk formulier kun je 100% zeker zien dat de goederen binnen zijn? 10.Waarom wordt de voorraad op de voorraadkaarten alleen in aantallen bijgehouden en niet in geldwaarde? 11.Hoe kun je een reeds gemaakte vrachtbrief wijzigen? 12.Waarom maken we bij een inkoopdossier geen vrachtbrief? 13.Waar gaat het verkoopdossier heen? Waarom? 14.Heb je op deze afdeling te maken met debiteuren, crediteuren of met allebei? Licht je antwoord toe. 15.Wat moet je op de voorraadkaart invullen, als je bijbestelt vanwege onvoldoende voorraad? Waarom doe je dat? RECEPTIE Vragenlijst verslag 1.Welke taken heb je op afdeling receptie? Schrijf ze onder elkaar. 2.a.Wat is het voordeel van een fax ten opzichte van een telefoontje? b.Wat is het voordeel van een fax ten opzichte van een brief? 3.Wat voor soort post ontvang je en voor welke afdeling is dit? Maak hier een overzichtje van met twee kolommen: SOORT POST / VOOR AFDELING
4.Waarom moet je ook op de hotmail van de Simgronden kijken? 5.Schrijf op wat je moet zeggen als je een telefoontje op de buitenlijn aanneemt (het is 14.30 uur). 6.Welke handelingen moet je daarna verrichten om door te verbinden met verkoop? 7.Stel dat er op de afdeling verkoop niemand aanwezig is (zie vorige vraag). Wat kun je dan het beste doen? 8.Waarom moet er op de afdeling Receptie altijd iemand aanwezig zijn? 9.De receptie is het visitekaartje van het bedrijf. Licht deze uitspraak eens toe. 10.Er belt een boze klant. Dit is onterecht volgens jou. Wat doe je? 11.Wanneer moet je een telefoonnotitie maken? 12.Wat heeft deze afdeling met het winst maken van dit bedrijf te maken? Licht je antwoord toe. 13.Welke handelingen moet je verrichten met de inkomende post? 14.Noem drie manieren hoe een formulier verstuurd wordt in de Simgronden? 15.Welk formulier moet je steeds versturen per fax? Waarom is het van belang dat dit per fax gebeurt en niet per post?
Vragenlijst voor het verslag VF VERKOOP Vragenlijst verslag 1.In je postbakje ligt een stapel formulieren. Op welke wijze worden deze gesorteerd? 2.Heb je te maken met debiteuren of crediteuren? Leg uit. 3.Wat is een Dossierblad Verkoop en wat is het nut ervan? 4.Welk formulier krijg je binnen bij deze afdeling, zodat je weet dat een klant bij ons goederen wil kopen? 5.Welk doel heeft het sturen van een orderbevestiging? 2 punten 6.Op welke manier bepaal je het ordernummer van een nieuwe order?
7.Waarom krijgt een verkooporder een uniek nummer (uniek, zodat er geen twee gelijke nummers bestaan)? 8.Beschrijf in volgorde de werkzaamheden bij het behandelen van een order op de afdeling verkoop. 9.Met welk doel wordt een magazijnopdrachtenbon (MOB)geschreven? 10.Waarom zou de afdeling Verkoop, voordat zij een order bevestigen, contact moeten leggen met afdeling magazijn? 11.Wat houdt de referentie van de klant in? 12.Waarom wordt deze referentie van de klant ook op de orderbevestiging genoteerd? 13.Wat moet je doen als een nieuwe klant nog niet voorkomt in KING?
FACTURERING Vragenlijst verslag 1.Wat is het doel van een factuur? 2.Hoe wordt in ons bedrijf zoveel mogelijk voorkomen dat er een fout gemaakt wordt? 3.Op welke wijze maken wij bij de Simgronden facturen? 4.Wat moet je doen met de kopiefactuur? 5.Waarom vermeld je het kenmerk/referentie van de klant op de factuur? 6.Hoe wordt het factuurnummer van een nieuwe factuur bepaald? 7.Waarom boek je elke gemaakte factuur in een register? 8.Aan het eind van de maand wordt de BTW-kolom van het register opgeteld. Waarom is dat? 9.Wordt deze BTW geboekt op de rekening "Te vorderen btw" of "Te betalen btw" ? Licht je antwoord toe. 11.Hoe kom je er achter of een klant zijn vordering op tijd betaalt? 10.Wat moet je doen met het aangifteformulier Omzetbelasting?
Vragenlijst voor het verslag ZI INTERNE ZAKEN Vragenlijst verslag 1.Wat is de belangrijkste taak van de afdeling IZ? 2.Leg uit welke fout, volgens jouw ervaring, het meeste gemaakt wordt? 3.Hoe los je gemaakte fouten op? 4.Schrijf van de verkooporder op in welke volgorde alle formulieren in het dossier moeten liggen als het voor de laatste keer bij IZ langs komt. 5.Een verkoopdossier komt 3 keer langs bij IZ. Welk formulier wordt de 1e keer gecontroleerd, welke de 2e keer en welke de 3e keer? 6.Zou een echt bedrijf zo'n afdeling hebben? Leg uit. 7.Wat is een vrachtbrief of pakbon? 8.Waarom heb je van een vrachtbrief 2 exemplaren nodig (het moet namelijk 1x gekopieerd worden)? 9.Wat is een inkooporder? 10.Waarom is het handig om een inkooporder te faxen? 11.De afdeling Inkoop zoekt in allerlei lijsten op wie de goedkoopste leverancier is van een bepaald artikel? Hoe kun jij controleren of ze de juiste hebben gevonden? 12.Wat is het verschil tussen Handelsgoederen en Verbruiksartikelen? 13.Heb je bij interne zaken te maken met debiteuren, crediteuren of met allebei? Licht je antwoord toe. 14.Een verkoopdossier bestaat uit meerdere papieren. Je moet controleren of ze allemaal hetzelfde debiteurennummer hebben. Waarom doe je dat? Wat gebeurt er als ze niet allemaal hetzelfde nummer hebben? INKOOP Vragenlijst verslag 1. Hoe weet je wat je moet bestellen bij een Inkooporder? 2.Wat is een Inkoop order register?
3.a. Wat houdt de kolom "Datum ontv." in (zie inkoop order register)? b. Waarom moet je deze kolom open laten op het moment dat je bestelt? c. Het vakje "Datum ontv." van een order van 6 maanden geleden is nog steeds leeg! Wat kan hier aan de hand zijn? Hoe los je dit op? 4.Hoe vind je de goedkoopste leverancier van een artikel? 5.Een inkooporder maak je met Word. Op welke wijze moet je het bestand bewaren? Geef aan hoe de codering werkt van de naam voor dit bestand. 6.Op welke wijze worden verbruiksartikelen besteld? 7.Waarom gaat de vrachtbrief van Handelsgoederen naar MAG en de vrachtbrief van Verbruiksartikelen niet? 8.Wat doe je als de ordner "Bestellingen" uitpuilt van de dossiers? Geef 2 oplossingen. 9.Bij het opvragen van het bestand "INKOOPORDER" blijkt deze vol gegevens van een oude order te staan (artikelnrs/prijzen etc.)! Wat is hier gebeurd? Hoe los je dit op? 12.Wat is ongeveer de levertijd van Firma v.d. Pol? Hoe heb je dat ontdekt? 13.Alle inkooporders worden bewaard in de computer. Welke bestanden mag je verwijderen als de harde schijf overvol raakt?
Vragenlijst voor het verslag BH BOEKHOUDEN Vragenlijst verslag 1.Wat is een balans? 2.Waarom is het belangrijk dat we per debiteur alle boekingen bijhouden? 3.We hebben een hypotheek afgesloten bij de bank. Wat is een hypotheek? 4.Hoe groot is het saldo van de hypotheek op dit moment? (zoek op in de juiste computer) Tip: kies Kies Financieel, Grootboekrekening (Selecteer "0700"), Ga naar, Rekeningsaldi. 5.Leg uit wat een �computerformulier verkoop� is en wat je er mee moet doen.
6.Vertel welke 3 handelingen je moet verrichten bij een inkooporder. 7.Op welke 2 manieren kun je een inkoop betalen? 8.Elke maand wordt de BTW afgedragen aan de overheid. De afdeling Facturering komt met de volgende totaaltelling: Te vorderen BTW € 2.510,- en Te betalen BTW € 4.185,-. Hoeveel moeten we afdragen aan de overheid? 9.Welke van bovenstaande bedragen komen tot stand bij de afdeling VER? Motiveer je antwoord. 10.Waarom betaal je een inkoopfactuur nog niet, als de vrachtbrief ontbreekt? 11.Wat moet je doen met het verkoopdossier als je het computerformulier hebt ingevuld? 12.Firma v.d. Pol is een crediteur van ons (crediteurnummer 1420). a. Hoeveel geld moeten we op dit moment nog betalen (zie KING)? Tip: kies Kies Financieel, Grootboekrekening (Selecteer "1420"), Ga naar, Rekeningsaldi. b. Vertel exact waar je dat bedrag gevonden hebt in King. c. Wat is de datum waarop je dit in de computer hebt opgezocht? 13.a. Hoeveel krijgen wij op dit moment nog van Debiteur 1301? Tip: kies Kies Financieel, Grootboekrekening (Selecteer "1301"), Ga naar, Rekeningsaldi. b. Vertel exact waar je dat bedrag gevonden hebt in King. c. Wat is de datum waarop je dit in de computer hebt opgezocht? 14.Hoe komen wij te weten wat de winst van de Simgronden is, na een dag hard werken? 15.Wat kun je het beste doen, als je klaar bent met je taak? 16.Wat betekent archiveren? 17.Waarom doe je de taak Internetbankieren?
Stofomschrijving se 4e klas Gedurende het schooljaar doorloopt de leerling de volgende afdelingen van een simulatiebedrijf, via een roulatiesysteem:
1. Receptie 2. Inkoop 3. Verkoop 4. Boekhouding 5. Facturering 6. Interne Zaken 7. Magazijn/Expeditie
Administratieve basisvaardigheden (kunnen omgaan met de meest voorkomende kantoorhulpmiddelen; kunnen invullen van diverse formulieren, lijsten en tabellen; postbehandeling; kunnen uitvoeren van archiefwerkzaamheden). Inkoopadministratie (orders kunnen verwerken). Verkoopadministratie (orders kunnen verwerken). Voorraadadministratie (het kunnen bijhouden van de voorraad). Facturering (het kunnen verwerken van facturen). Expeditie (het kunnen organiseren van vervoer van goederen). Crediteuren- en debiteurenadministratie (het kunnen bijhouden van gegevens van leveranciers en klanten). Algemene sociale vaardigheden (omgang met collega's, attitude, verantwoordelijkheid aan kunnen als afdelingshoofd, huishoudelijke taken). Receptie (kunnen omgaan met communicatieapparatuur zoals telefoon, fax, modem, representatief zijn, zakelijke kontakten kunnen leggen met in acht name van omgangsvormen, ondersteuning kunnen geven aan andere afdelingen). Inhoud van de 4 schoolexamens. SE1
SE2
SE3
SE4
Verslag
Verslag
Verslag
Rondgang alle afd.
Werkhouding
Werkhouding
Werkhouding
Overdracht 3e klas
Theorietoets
Mondeling
Theorietoets
Theoriegedeelte alle afdelingen SE1, SE2 en SE3
magazijn receptie verkoop facturering inkoop interne zaken boekhouding
Theoriegedeelte (leren voor SE1, SE2 en SE3). MAGAZIJN De goederen die Simgronden verkoopt moeten ergens worden bewaard. Voor de opslag van de goederen is een aparte ruimte gebouwd. Dit noemen we een magazijn. Als iedereen maar in en uit loopt in een magazijn noemen we dit een open magazijn. Er wordt dan niet heel nauwkeurig bijgehouden wat er in en uit gaat. Dit is bij kleine bedrijven of bedrijven die zand of steen verwerken. In ons bedrijf, Simgronden, wordt wel alles goed bijgehouden. Wij hebben een gesloten magazijn. Wij willen zeker weten dat als we iets kunnen verkopen we dat nog wel in voorraad hebben. We willen de voorraad op peil houden, zodat we nooit "NEE" hoeven te verkopen. "NEE" verkopen betekent dat de voorraad leeg is. Bijvoorbeeld als aan het eind van de dag de voorraad brood bij de bakker op is, moet de bakker tegen de mensen zeggen dat er geen brood meer is. Als je pas nieuwe producten gaat bestellen als de hele voorraad leeg is zal je misschien toch nog een keer "NEE" moeten verkopen. Daarom is er een MINIMUMVOORRAAD. Minimumvoorraad betekent: als de voorraad daar onder komt moet je bijbestellen. Het is natuurlijk ook weer niet goed als je steeds heel veel bijbesteld. Dat past natuurlijk nooit allemaal in je magazijn. Daarom is er ook een MAXIMUMVOORRAAD. Als jij bijvoorbeeld aanstekers verkoopt dan wil je er geen 1000 in voorraad hebben want dat past niet in je magazijn en zoveel verkoop je ook nooit. Aan 100 heb je er genoeg. De voorraad wordt bijgehouden op voorraadkaarten. Van elk artikel dat wij verkopen maken we een kaart waar we precies op bijhouden hoeveel er binnenkomt, hoeveel er uit gaat, en wat we besteld hebben. Vaak worden producten in een standaard hoeveelheid geleverd. Bijvoorbeeld in een doos van 10 stuks, of een krat met 12 flessen. Je kunt dan niet 1 fles kopen. De hele krat (=12 flessen) noemen we de BESTELEENHEID. De prijs wordt dan ook per besteleenheid berekend.
Aan het einde van de periode kijken we of de voorraad die volgens de voorraad kaarten aanwezig moet zijn, er daadwerkelijk is. Daarom gaan we alles natellen. Dit heet INVENTARISEREN of BALANSEN. Verschillen tussen de werkelijke voorraad en de voorraad die er volgens de voorraadkaart hoort te zijn, kunnen komen doordat er een keer een foutje is gemaakt (iemand heeft bijvoorbeeld een keer iets verkeerd opgeschreven), of doordat er is gestolen. Dit verschil noemen we DERVING. Bij de afdeling magazijn moeten er dus de volgende dingen gebeuren: 1. Als we iets willen verkopen kijken of die hoeveelheid nog wel in voorraad is. 2. Is er niet voldoende voorraad dan moet er worden bijbesteld. Dan vul je een INTERN BESTELFORMULIER in, die je naar de afdeling inkoop brengt. Inkoop koopt de goederen voor het bedrijf in. Een intern bestelformulier is een formulier dat je naar inkoop brengt. Je vult hierop het artikelnummer, de omschrijving en het aantal dat inkoop moet bestellen, in. 3. Komt de voorraad onder de minimumvoorraad dan moet er worden bijbesteld. Ook nu vul je een intern bestelformulier in. Inkoop koopt de goederen dan in. 4. Als de goederen binnen komen, dan moet je de nieuwe voorraad op de voorraadkaart erbij schrijven. 5. Als er goederen uit het magazijn gaan, dan moet je de hoeveelheid goederen die zijn verkocht op de voorraadkaart eraf halen. In een bedrijf is er ook heel vaak een afdeling expeditie. Dit is een afdeling die de goederen die wij verkopen, inpakken om te versturen. Iedere klant koopt natuurlijk iets anders. Net als dat jij en je vriend naar een snoepwinkel gaan. Hij koopt een klein zakje drop en jij een grote zak winegums, zuurtjes en toffees. In een bedrijf wordt de ene keer dit gevraagd en de andere keer dat. Daarom is er een afdeling die steeds precies inpakt wat de klant vraagt. Daarna maken ze de pakken vervoersklaar en sturen het op. De afdeling expeditie maakt ook een vrachtbrief. Dat is een papier, waarop de inhoud van de vracht staat: dus welke goederen in de doos zitten + de aantallen. Een pak kan je laten versturen door de PTT, door een bodedienst (bijvoorbeeld Van Gend& Loos), maar ook door de vrachtwagens van het eigen bedrijf. Vervoeren kan:
Over land; Dan gaat het bijv. via: de PTT, expeditiebedrijven, koeriersdiensten (bijv. DHL), Nederlandse Spoorwegen, of door eigen expeditie mogelijkheden. Over het water; Binnenscheepvaart, zeescheepvaart bedrijven. Door de lucht; Luchtvaartmaatschappijen (bijv. de KLM).
Elk soort bedrijf heeft eigen regels. Per artikelsoort moet bekeken worden hoe deze het beste vervoerd kan worden. Als er een grote hoeveelheid graan van Amerika naar Brazili� moet worden vervoerd kan je dit natuurlijk het beste per boot doen. Want over land heb je wel heel veel vrachtwagens nodig en voor heel veel dagen. En het kost dan natuurlijk ook heel veel.
Elk bedrijf wil natuurlijk de kosten zo laag mogelijk houden. Maar soms kan dat niet altijd. Als je bijvoorbeeld bloemen van Nederland naar Amerika wil vervoeren is dat per boot wel wat langzaam. De bloemen zullen dan verdord zijn tegen de tijd dat ze in Amerika aankomen. Dus soms is het ook heel belangrijk dat het heel snel gaat en dus kan er beter gebruik gemaakt worden van het vliegtuig. Er is ook verschil in wie de vervoerskosten (ook wel vrachtkosten genoemd) betaalt. De leverancier kan betalen maar het kan ook zijn dat de klant moet betalen. Er zijn drie vormen:
franco verzenden: De leverancier betaalt de vrachtkosten. niet franco: De klant betaalt de vervoerskosten (ongefrankeerd). onder rembours: De klant betaalt de vrachtkosten en de bestelde goederen bij aflevering (b.v. aan de postbode).
Ook moet het gewicht van elk artikel op de vrachtbrief vermeld worden. Zo kan je zien wat het totale gewicht is van de zending. Als de producten aankomen wordt door inkoop gecontroleerd of alles wat wij besteld hebben, er is. Ook wordt gecontroleerd of de goederen niet beschadigd zijn en of het aantal COLLI er is. Een colli is de verpakkingseenheid. Het kan zijn dat jij 5 dozen koekjes gekocht hebt. Er moet dan gecontroleerd zijn of er inderdaad 5 dozen zijn. De vrachtbrief wordt met de goederen meegestuurd. Een ander woord dat ook wel eens voor vrachtbrief gebruikt wordt, is pakbon. Op de vrachtbrief staat hoeveel colli er geleverd moet worden, de naam en het adres van de klant, de datum enz.. Inkoop controleert aan de hand van de vrachtbrief. RECEPTIE Het woord receptie betekent: 'plaats waar personen ontvangen worden'. In het bedrijf is dit dus de plaats waar de bezoekers van het bedrijf worden ontvangen. De bezoekers van een bedrijf zijn bijvoorbeeld klanten of leveranciers. Deze bezoekers moeten natuurlijk een goede indruk van het bedrijf krijgen. Daarom moet je op de receptie goede manieren gebruiken. Receptie krijgt ook als eerste de telefoontjes binnen. Deze moet je doorverbinden naar de juiste afdeling of je moet zelf de vragen beantwoorden. Ook komen de faxen bij receptie binnen en moet je de post verzorgen. GOEDE MANIEREN Op de afdeling receptie is het dus belangrijk dat je een goede indruk maakt. Dit doe je door:
behulpzaam en vriendelijk te zijn, door er netjes uit te zien, door geduldig te zijn en door verstand te hebben van het bedrijf (als bijvoorbeeld iemand op belt moet jij weten naar wie je moet doorverbinden)
TELEFONEREN De telefoontjes komen dus steeds bij receptie binnen. In de derde klas heb je regels voor het telefoneren geleerd. Bijvoorbeeld het telefonische spelalfabet.
Hieronder zie je het spelalfabet, dat wordt gebruikt om moeilijke woorden te spellen. A B C D E F G H I
Anna Bernard Cornelis Dirk Eduard Ferdinand Gerard Hendrik Izaak
J K L M N O P Q R
Jan Karel Lodewijk Marie Nico Otto Pieter Quotiënt Rudolf
S T U V W X Y IJ Z
Simon Teunis Utrecht Victor Willem Xantippe Ypsilon IJsbrand Zaandam
Als je tijdens een telefoongesprek het woord BACH moet spellen, zeg je: Bernard, Anna, Cornelis, Hendrik. Of als je de naam van iemand niet goed verstaat, vraag je bijvoorbeeld: "Schrijf je dat met de A van Anna?". Het spelalfabet moet je uit je hoofd kunnen. Soms moet je telefoontjes wel eens doorverbinden. Als de persoon naar wie je moet doorverbinden er niet is moet je vragen of wij misschien later kunnen terug bellen. Er bellen natuurlijk niet alleen mensen naar ons bedrijf. Wij bellen ook wel eens naar andere bedrijven. Er zijn dus binnenkomende en uitgaande gesprekken. Voordeel van de telefoon is dat het snel gaat. Nadeel is dat er geen bewijs materiaal op papier is. FAXEN Een fax wordt gebruikt, als er snel een papiertje gestuurd moet worden naar een ander bedrijf. De gegevens stuur je dan via de telefoonlijn naar de klant. Bij hen komt er dan een papiertje uit de fax rollen. Er wordt niet alleen naar ons bedrijf gefaxt, wij faxen ook wel eens naar andere bedrijven. Voordeel van de fax is dat het snel gaat en dat er bewijsmateriaal op papier is. Een nadeel is dat je niet met elkaar kunt praten. POST Tot slot wordt er op de afdeling receptie de post verzorgd. Aan het begin van de dag moet de post beneden gehaald worden. Je moet de brieven stempelen met "Ingekomen + de datum van vandaag". Daarna voer je de inkomende post in de computer in. Dat doe je met het programma ACCESS. Alle brieven die binnen zijn gekomen, staan hier keurig netjes op volgorde in. Ook krijgt elke brief een nummer. De verschillende brieven moet je dan naar de goede afdeling brengen. Daarom is het belangrijk dat je weet waar welke brief naar toe moet. * post van klanten...............................naar verkoop; dit kunnen zijn:
orders (daar staat in wat een ander bedrijf bij ons bestelt) aanvraag van offerte/catalogus (een ander bedrijf vraagt een prijsopgave) reclameren (als een bedrijf niet tevreden is over de order kan hij daarover een brief schrijven, dit heet reclameren) annuleren (als een klant heel erg ontevreden is omdat iets niet volgens afspraak gebeurt kan hij de hele bestelling ongedaan maken, dit heet annuleren)
* post van leveranciers..........................naar inkoop; dit kunnen zijn:
prijslijsten/folders (een ander bedrijf kan een andere prijslijst hebben die ze opsturen, deze moet de afdeling inkoop dan natuurlijk hebben) offertes (stel inkoop wil iets kopen maar wil eerst weten hoeveel dit gaat kosten, dan vraagt hij een prijsopgave, dit heet een offerte) orderbevestiging (als inkoop iets bestelt heeft, stuurt het andere bedrijf een bevestiging dat de order is ontvangen) vrachtbrief/pakbon (de bestelde goederen komen binnen) inkoopfactuur (de leverancier stuurt een rekening van de geleverde goederen)
* facturen van anderen....................naar boekhouding; dit kunnen zijn:
factuur voor huur (het kan zijn dat wij bijvoorbeeld een kopieermachine of een auto huren) facturen voor verzekering (het bedrijf kan zich verzekeren voor brand enz.) afrekening telefoonkosten
* financiële stukken ...naar boekhouding/...naar personeelszaken/...naar facturering; dit kunnen zijn:
afschriften bank de bank stuurt overzichten met wijzigingen in het saldo aangifte loonbelasting/volksverzekering (deze gaan naar personeelszaken) aangifte omzetbelasting (deze gaan naar facturering)
* werknemersaangelegenheden................naar personeelszaken * overige documenten............................naar de bedrijfsleiding Er komt natuurlijk niet alleen post binnen. Er gaat ook post uit. Formulieren die het meest voorkomen zijn:
inkooporders (dit is een ander woord voor bestellingen, meestal wordt dit echter verzonden per fax) orderbevestiging (dit is een brief aan een klant waarin staat wat hij volgens onze gegevens heeft besteld, in deze brief kan ook staan dat wij bepaalde goederen niet meer in ons assortiment hebben) verkoopfactuur (als we iets hebben verkocht wordt er altijd nog apart een rekening verstuurd. dit is een verkoopfactuur) betalingsopdr. (bijvoorbeeld overschrijvingsformulieren naar de bank) offerte (dit is een prijsopgave aan een mogelijke klant, een ander bedrijf wil misschien een van onze producten kopen, hij vraagt dan aan hoeveel een bepaald product kost, dit is een offerte) ingevulde belastingaangifte formulieren reclameren (dit is een brief naar een leverancier dat wij niet tevreden zijn met de goederen die wij ontvangen hebben)
Aan het eind van de dag moet je de uitgaande post verwerken. Kijk eerst of je brieven die naar hetzelfde adres kunnen, in een envelop kunt stoppen. Dat scheelt portokosten. Daarna moet je de brieven weer in de computer invoeren. Alle brieven krijgen zo ook weer een nummer. Tot slot ben je de baas over de kopieermachine. Alle kopieën die gemaakt worden houdt je bij in het kopieerregister. Je moet papier bijvullen, weten hoe er enkelzijdig en dubbelzijdig gekopieerd wordt, weten of je op A4 of op A5 moet kopiëren en of het donkerder of lichter moet. Kortom je moet de kopieermachine op je duimpje kennen. De kosten van het kopiëren zijn ongeveer € 0,05 per stuk. Op de afdeling receptie heb je misschien niet veel moeilijk werk te doen. Maar het is wel een hele belangrijke afdeling. Daarom moet je wel proberen je werk netjes en goed te doen. VERKOOP Om te kunnen blijven bestaan moet ons bedrijf natuurlijk wel winst maken. Dus moeten we de goederen die we inkopen tegen een hogere prijs verkopen dan dat we er zelf voor betaald hebben. De goederen waar wij in handelen en winst op maken, noemen we handelsgoederen. De omzet is de totale verkoopwaarde van alle producten die we verkocht hebben. De omzet wordt als volgt berekend: omzet = aantal x prijs. Als je kijkt wat het verschil is tussen de omzet en de inkoopwaarde, heb je de brutowinst uitgerekend: BRUTOWINST = OMZET - INKOOPWAARDE. Dit is nog niet de echte nettowinst, want we hebben ook nog wat kosten gemaakt. Denk hierbij aan loonkosten, elektra, verbruiksartikelen, afschrijving etc. NETTOWINST = BRUTOWINST - KOSTEN. Om te verkopen kun je gebruik maken van een bepaalde verkoopmethode. Je kan passief verkopen en actief verkopen. Passief verkopen is gewoon wachten tot de klanten bij jou wat komen kopen. Je doet dus geen moeite om nieuwe klanten aan te trekken. Actief verkopen is heel veel moeite doen om nieuwe klanten te krijgen. Dit doe je bijvoorbeeld door:
reclame maken producten tonen in een showroom vertegenwoordigers naar klanten sturen catalogus rondzenden, enz.
Al deze dingen kosten natuurlijk wel tijd, en tijd is geld. Maar je verkoopt er wel meer door en dus heb je ook meer opbrengsten. Iemand die producten wil kopen, koopt natuurlijk niet zo maar wat. Net als dat jij niet zo maar de eerste de beste stereo koopt. Jij gaat eerst informatie verzamelen door het Philips en Sony krantje in de stereozaak in de buurt te halen. Deze ga je doorlezen en kijken welke de functies heeft die jij graag wil hebben. Daarna ga je kijken in welke winkel je stereo gaat kopen. Want de ene winkel is net wat goedkoper dan de andere of heeft een langere garantie periode.
Zoals jij je stereo koopt zo koopt een bedrijf al zijn producten. Bedrijven kijken ook eerst welk product het beste aan hun eisen voldoet. Vervolgens kijken ze welk bedrijf de laagste prijs heeft en welke de beste garantie, service en de snelste levering heeft. Het bedrijf vraagt al deze informatie aan jouw bedrijf. Wij sturen dan een OFFERTE. Een offerte is meestal schriftelijk. Er staat in hoeveel de producten bij ons kosten, wat de leveringsvoorwaarden zijn (hoe snel wij leveren en wie de vrachtkosten betaalt), wat de betalingsvoorwaarden zijn (hoe snel ze moeten betalen en hoeveel korting er gegeven wordt) en wat de garanties inhouden. Zo krijgt de klant dus allemaal informatie van verschillende bedrijven. Uiteindelijk maken ze een keuze bij welk bedrijf ze de goederen gaan kopen. Wij hopen natuurlijk dat ze bij ons kopen. Als wij nou een poos niks horen, bellen we het bedrijf nog een keer op om te vragen of ze nog van de offerte gebruik willen maken. Als het bedrijf ons kiest wordt het onze klant. Zij zullen bij ons goederen gaan kopen. De bestellingen die zij doen komen meestal via de post of via de fax of telefoon binnen. Maar het kan ook zijn dat zij een vertegenwoordiger sturen en dat hij gelijk de goederen bij ons bestelt als hij er is. Een ander woord voor bestelling is order. In een bedrijf wordt bijna altijd het woord order gebruikt. Als er een order binnen komt wordt deze eerst gecontroleerd:
1. Is de order voor ons bedrijf en voor de afdeling verkoop bestemd? 2. Is de besteller een bestaande klant? Zo ja, dan zoek je het klantnummer en informeer je bij de afdeling boekhouding of de kredietlimiet (uitleg zie hieronder) nog niet overschreden is. Zo nee, dan is het een nieuwe klant. Van de nieuwe klant moet de kredietwaardigheid (uitleg zie hieronder) onderzocht worden. KREDIET LIMIET = Het bedrag dat een klant (debiteur) maximaal rood mag staan bij ons. Bijna alle klanten kopen op rekening. Dit wil zeggen dat ze nu al de producten kopen maar ze pas later betalen. Je kan natuurlijk wel steeds aan klanten goederen blijven leveren maar als je nooit je geld krijgt moet je op een gegeven moment wel stoppen. Daarom spreken we met elke klant een limiet af (maximum). KREDIETWAARDIGHEID= Is het vertrouwen dat je hebt in de klant dat hij zijn rekeningen op tijd zal betalen. Sommige klanten betalen vaak heel slecht en zijn dus niet kredietwaardig.
3. Kloppen de artikelnummers met de omschrijving? 4. Zijn de prijzen goed? 5. Is er op de goede manier besteld, bijvoorbeeld per besteleenheid?
BESTELEENHEID= De hoeveelheid goederen die in een keer besteld moet worden. Als jij een koekje koopt koop je niet een koekje maar een pakje met tien koekjes. De besteleenheid die jij koopt is dus 1 pak (= 10 koekjes). Een bedrijf heeft vaak een nog grotere besteleenheid. Zij kunnen niet een pak apart kopen, maar moeten een hele doos met 20 pakken tegelijk kopen. De besteleenheid van het bedrijf is dan dus 1 doos (= 20 pakken).
6. Kun je de order uitvoeren? Heb je bijvoorbeeld genoeg voorraad en kun je op tijd leveren? Daarover moet je contact opnemen met magazijn. 7. Wat zijn de betalingsvoorwaarden voor de klant?
Onze betalingsvoorwaarden zijn:
betaling factuurbedrag binnen 30 dagen; goederenbedrag onder € 500 betekent € 10 administratiekosten; goederenbedrag boven € 500 betekent korting.
Als alles OK is, gaan we de order van de klant afhandelen. We sturen ze een ORDERBEVESTIGING. Dat is een brief waarin staat wat hij allemaal bij ons heeft besteld. Zo kan hij controleren of de order goed is doorgekomen en wij laten de klant weten, dat we voldoende voorraad hebben voor zijn bestelling en dat de goederen eraan komen. Of als een product niet meer wordt geleverd schrijven we dit ook in deze brief. Soms wordt er bij grote orders van de klant een aanbetaling gevraagd. Een aanbetaling is een deel van het totaalbedrag dat je direct moet betalen, bijvoorbeeld omdat de leverancier zelf het geld nodig heeft om de goederen te kopen. De rest van het totaalbedrag betaalt de klant dan later. Soms koopt een klant verschillende producten die je misschien niet allemaal in voorraad hebt. Dan kan je nog even wachten met de levering van de goederen maar je kan ook al het gedeelte leveren dat je al hebt en dan later de rest pas leveren. De goederen die je dan later stuurt heet NALEVERING of BACKORDER. Hoe moeten we dit nou allemaal administratief bijhouden? Ten eerste noteren we de order in het ORDERREGISTER. Daar staan alle verkopen in, keurig op een rijtje. Elke verkoop heeft in dat register ook een ORDERNUMMER. Dat nummer begint met het huidige jaartal en daarachter een volgnummer: 25001, 25002 etc. 25 betekent dan het jaar 2005; 26 betekent 2006 etc. We geven de order ook een DEBITEURNUMMER. Een debiteur is een ander woord voor een klant van wie ons bedrijf nog geld krijgt. Elke klant heeft een nummer. Dit nummer hoort dus echt bij de debiteur. Het nummer staat gewoon vast in onze administratie en hoeven we alleen maar op te zoeken. Is de debiteur nieuw, dan moeten we deze aan de debiteurenlijst toevoegen. Het nummer dat deze debiteur krijgt wordt nieuw verzonnen. Als we later nog eens iets moeten weten over een order kunnen we het nummer in het orderregister opzoeken en vinden we de order en alle formulieren die daar later nog bijkomen heel snel terug in de juiste ordner.
Nu je de nummers hebt gegeven, maak je een DOSSIERBLAD VERKOOP. Hierop staan stap voor stap de dingen die je moet doen. Je maakt ook een MAGAZIJNOPDRACHTENBON (MOB). Dit is (het woord zegt het al) een bon voor het magazijn waarmee je hen een opdracht geeft. Zij moeten kijken of er nog wel voldoende voorraad is. Als dat het geval is moeten ze de producten versturen. Ze kunnen van de magazijnopdrachtenbon aflezen welke goederen ze moeten inpakken. Ook staat er op deze bon hoeveel korting er gegeven wordt, of er administratiekosten in rekening wordt gebracht en of er vrachtkosten in rekening wordt gebracht. Alle formulieren die we nu gemaakt hebben worden in een showtas gedaan. Een showtas is een plastic mapje dat je in een ordner kan doen. Alle formulieren samen noemen we een "dossier". Het dossier bestaat nu uit:
dossierblad verkoop bestelling/order magazijnopdrachtenbon kopie orderbevestiging (het origineel heeft interne zaken opgestuurd)
Alles wat we nu gemaakt hebben moet gecontroleerd worden door interne zaken. FACTURERING Op deze afdeling worden de facturen (rekeningen) gemaakt. Deze afdeling is natuurlijk heel erg belangrijk want je kan wel steeds goederen opsturen naar klanten maar ooit moet je daar natuurlijk wel geld voor krijgen. De rekeningen worden gemaakt door facturering. Als de afdelingen verkoop en magazijn al hun werk gedaan hebben, gaan we een factuur maken. Er zijn drie manieren waarop dit gedaan kan worden:
1. VOORFACTUREREN Hierbij wordt de factuur voor het verzenden van de goederen gemaakt en verstuurd. De bedoeling is dan dat de klant van te voren betaalt. Dit noemt men ook wel afnemerskrediet (de afnemer/klant schiet het geld voor). Soms wordt er ook wel eens een aanbetaling gevraagd. Een aanbetaling is een gedeelte van de totale rekening dat de klant alvast aan ons betaalt. Dat heeft ons bedrijf nodig om bijvoorbeeld zelf de goederen te kunnen kopen of om een soort zekerheid te hebben. 2. TUSSENFACTUREREN Als de factuur wordt gemaakt terwijl de goederen worden klaargemaakt. 3. NAFACTUREREN Bij nafactureren wordt de factuur pas gemaakt als de goederen al verzonden zijn. Simgronden gebruikt deze methode. Het nadeel is dat wij eerst de goederen moeten leveren en pas laat ons geld krijgen. We noemen dit leverancierskrediet.
Een factuur moet er natuurlijk netjes uit zien. De factuur bestaat uit 3 stukken:
FACTUURKOP. Hier staat de naam en het adres van ons, van de klant, het nummer dat de afdeling verkoop aan de order heeft gegeven en de datum. FACTUURBODY. Hierin staat heel gedetailleerd wat de geleverde goederen zijn en welke prijzen daarbij horen. FACTUURVOET. Dit noemen we ook wel de sluitregel. Hierin staat hoeveel de BTW is, hoeveel de kosten en de kortingen zijn.
Aan de hand van de magazijnopdrachtenbon wordt de factuur gemaakt. Daarop staan alle gegevens die je nodig hebt: alle artikelen die de klant heeft gekocht, met de prijzen. Ook zie je daarop de betalingsvoorwaarden. Dat zijn betaalregels waar de klant zich aan moet houden. Onze betalingsvoorwaarden zijn:
betaling factuurbedrag binnen 30 dagen; goederenbedrag onder € 500 betekent € 10 administratie kosten; goederenbedrag boven € 500 betekent korting.
Elke factuur krijgt automatisch een FACTUURNUMMER. Het wordt doorgenummerd. Als de vorige factuur het nummer 118 had, krijgt de volgende het nummer 119. Etc. De factuur moet je inboeken in het FACTUURREGISTER. Dat is een map, waar alle gemaakte facturen staan. Keurig op volgorde van factuurnummer. Ook zet je het factuur- en BTW-bedrag erbij. Op deze manier kunnen we alles weer snel terugvinden als een klant er een vraag over heeft. Als je alles hebt gedaan dat er gedaan moet worden en de factuur is gecontroleerd door interne zaken moet de factuur opgestuurd worden. Dit doet de receptie. Nu is het wachten op de betaling. Soms kan dit heel lang duren. Soms te lang. Als er een korting wordt gegeven voor snel betalen wordt er meestal wel sneller betaald. Daarom wordt deze korting vaak gegeven. Deze korting heet KORTING VOOR CONTANTE BETALING. Dit hoeft niet perse contant te zijn. De korting heet wel zo maar het betekent eigenlijk dat er binnen een korte termijn betaald moet worden. Er kan ook per bank betaald worden. We houden ook een debiteurenbewaking bij. Sommige debiteuren betalen niet op tijd of betalen nooit. Dit houden we per factuur bij. Zo kunnen we altijd zien of de debiteur nog een rekening moet betalen. Als hij nou steeds niet betaalt, dan kun je een aantal dingen doen. Ten eerste kun je een nieuwe rekening sturen. Je moet nu een nieuwe termijn geven waarbinnen de klant moet betalen. Als hij nu niet betaalt kun je naar de rechter gaan. Je kunt ook een incassobedrijf inschakelen. Dit is een bedrijf dat ervoor zorgt dat de klant betaalt. Omdat zij veel moeite zullen doen om het geld binnen te krijgen, krijgen zij een deel van het geld. Jij hebt nu wel minder winst maar in ieder geval een deel van je kosten terug gekregen. BTW = Belasting Toegevoegde Waarde. Dit is een belasting die over de prijs die jij hebt berekend wordt genomen. Deze belasting betaalt de klant aan jou en jij draagt deze weer af aan de belastingdienst. Je verdient er dus niks mee. Er zijn twee tarieven, 21% over luxe goederen en 6% over eerste levensbehoefte zoals eten. Als wij nou producten kopen (dit wordt gedaan door de afdeling inkoop) moeten wij aan de leverancier BTW betalen. Maar die
belasting mogen wij weer terug vragen aan de belastingdienst. Dit zijn dan geen kosten voor ons. Zo verdienen we er niks mee en kost het ons ook niks. Er kan ook een KREDIETBEPERKINGSTOESLAG in rekening worden gebracht. Dit is een bedrag dat de klant moet betalen als hij te laat betaalt. Deze staat op de factuur vermeld. Tot slot kan het wel eens zijn dat een klant niet tevreden is met de goederen die hij heeft gekregen. Bijvoorbeeld omdat:
er te veel geleverd is, deze goederen krijgen wij dan terug gestuurd de kwaliteit van de goederen is niet volgens afspraak, de goederen krijgen wij dan terug gestuurd of de klant wil een korting de goederen zijn beschadigd of bedorven, de goederen krijgen wij dan weer terug gestuurd of de klant wil een korting de factuur is verkeerd berekend
Als de debiteur minder hoeft te betalen sturen we hem een creditnota. Dit is een soort omgekeerde factuur. De klant krijgt zijn geld dan terug of het wordt van zijn schuld afgetrokken. INTERNE ZAKEN Interne zaken is een hele belangrijke afdeling van het bedrijf. De afdeling heeft niks te maken met dingen buiten het bedrijf. Dit is de afdeling die controleert of alles in het bedrijf wel goed gaat. Interne zaken krijgt dus alles onder ogen. Ten eerste het dossierblad inkoop: Dit is een blad waarop inkoop heeft ingevuld dat ze een nieuwe bestelling hebben gedaan. Wij verkopen alleen handelsgoederen. Dit zijn goederen waar wij vrij in handelen. Deze kopen we in voor een lage prijs. We verkopen ze met winst. Interne zaken moet nu controleren of het ordernummer en het crediteurennummer juist zijn. Een crediteur is een leverancier aan wie wij nog geld verschuldigd zijn. Als wij iets kopen en later pas betalen is dit een crediteur van ons. Als alles juist is ingevuld kan de bestelling worden gefaxt. Dit doet receptie. Het dossierblad verbruiksartikelen: Zo nu en dan moeten er natuurlijk niet alleen goederen worden gekocht die wij weer zullen verkopen. Ook moeten er wel eens verbruiksartikelen worden gekocht. Dit zijn producten die wij in ons bedrijf verbruiken en die wij niet doorverkopen. Een voorbeeld van een verbruiksartikel is bijvoorbeeld koffie. Bij Simgronden wordt dit bijgehouden door de bedrijfsleider. Hij geeft zo nu en dan een berichtje aan inkoop dat er wat besteld moet worden. Interne zaken moet nu controleren of de juiste goederen wel besteld zijn. Verbruiksartikelen worden altijd telefonisch besteld. Dat heeft inkoop als het goed is al gedaan. Dit moet je dus nog even controleren. Het dossierblad verkoop: Het dossierblad verkoop moet verschillende keren worden gecontroleerd. Nadat verkoop denkt dat zij alles gedaan hebben moet er gekeken worden of het debiteurennummer en het ordernummer juist zijn, of de artikelnummers en de aantallen kloppen m.a.w. de ORDERBEVESTIGING controleren. Een orderbevestiging is een brief van ons aan de klant
dat wij zijn bestelling hebben doorgekregen en dat wat nu in de brief staat er zo snel mogelijk aan komt. De klant weet dan dat hij zich niet ongerust hoeft te maken. Als wij nou een bepaald product niet meer verkopen kunnen we dat ook in deze brief schrijven. Als alles klopt kan je de orderbevestiging kopiëren en op laten sturen door receptie. Het dossier breng je nu naar magazijn. Magazijn maakt een vrachtbrief. Dit is een brief die bij de producten wordt gestopt. De brief vertegenwoordigt dus de goederen. Het magazijn berekent of er vrachtkosten worden gemaakt. Als magazijn klaar is, wordt het hele dossier weer naar interne zaken gebracht. Interne zaken controleert nu of de vrachtbrief juist is. Dus je vergelijkt alles met de andere formulieren. Ook controleer je of de magazijn opdrachten bon goed is ingevuld. Je copieert de vrachtbrief die je weer in het dossier stopt en het origineel laat je op sturen door receptie. Het gehele dossier geef je nu aan facturering die een rekening oftewel een factuur maakt. Hierop staat hoeveel de afnemer precies moet betalen en voor welke datum het geld moet worden overgemaakt. Als facturering alles heeft gedaan komt het dossier weer terug bij interne zaken. Interne zaken controleert of de factuur juist is. Als deze juist is kopieer je de factuur en het origineel laat je opsturen door receptie. Waarom moet je nu steeds alles kopiëren? Stel nu dat je de orderbevestiging niet kopieert. Je stuurt hem gewoon op naar de klant. Als je later klachten krijgt van de klant dat ze de verkeerde goederen binnen hebben gekregen kan jij niet zeggen: "Waarom heeft u dat dan niet gezegd toen u de orderbevestiging kreeg?", want jij kan dan niet laten zien wat er op de orderbevestiging stond. Als je het origineel wel gekopieerd had, had je een bewijs gehad van wat je in de orderbevestiging had staan. Dit geldt natuurlijk voor alles. INKOOP Als je een bedrijf hebt, dat goederen verkoopt moeten er natuurlijk ook regelmatig goederen worden ingekocht. Dit doet de afdeling INKOOP. De belangrijkste taak van deze afdeling is dus: zorgen dat er voldoende voorraad is. Net als thuis, krijgt een bedrijf wel eens een reclame folder binnen. Deze gaat dan natuurlijk naar de afdeling inkoop omdat zij kijken of wij wat aan die producten hebben. De ene keer is het product niet echt wat voor ons bedrijf. Maar de andere keer kan het best binnen ons assortiment passen. ASSORTIMENT = alle verschillende producten die wij verkopen. Soms gaat een inkoper wel eens naar andere bedrijven toe om te kijken wat zij allemaal verkopen. Of een inkoper gaat naar het buitenland om te kijken of daar nog wat leuke dingen te koop zijn. Een inkoper is dan de markt aan het verkennen. Maar zij kunnen niet zo maar alles inkopen. Het moet natuurlijk wel verkocht kunnen worden. Als een inkoper nu iets nieuws heeft ingekocht dan geven ze dat door aan de afdeling verkoop die de gegevens van het nieuwe product in de catalogus zet. De klanten van het bedrijf weten dan dat ze weer iets nieuws kunnen kopen bij jouw bedrijf. Maar er worden natuurlijk niet
alleen maar nieuwe producten gekocht. Een aantal producten kopen we gewoon steeds opnieuw in. Alle dingen die moeten gebeuren op de afdeling inkoop staan op volgorde op het 'dossierblad inkoop'. Als je niet weet wat de volgende stap is die je moet doen kijk je hier gewoon op. Het eerste dat je moet doen is een INTERN BESTELFORMULIER verwerken. De afdeling magazijn ziet bijvoorbeeld dat er te weinig van een bepaald product in voorraad is. Dit moet dan nodig worden bijgekocht. Want stel dat er straks een belangrijke klant komt en je hebt de spullen die hij wil hebben niet meer in voorraad, dat is dan niet zo mooi hoor? De afdeling magazijn stuurt dan een intern bestelformulier naar de afdeling inkoop. De afdeling inkoop gaat deze producten dan inkopen. MAGAZIJN ---- intern bestelformulier ----> INKOOP Ook kan de afdeling verkoop tegen de afdeling inkoop zeggen dat ze iets moeten inkopen. Als er bijvoorbeeld een reclame actie komt zullen die producten meer verkocht worden en zal er dus een grotere voorraad moeten zijn. De afdeling inkoop gaat dan weer inkopen. Alle formulieren die worden ingevuld en naar de verschillende afdelingen gaan worden in een showtas opgeborgen. Dit is een plastic mapje dat past in een multomap, maar ook in een ordner. De formulieren in de showtas vormen samen het dossier. Naarmate de inkoophandeling vordert komen er steeds meer formulieren bij. Het dossierblad inkoop komt dus van de afdeling inkoop. Daar is de naam van de crediteur ingevuld. Een crediteur = iemand die nog geld van ons krijgt (en iemand die nog geld van ons krijgt is natuurlijk een leverancier). Wij hebben krediet bij een ander. Als je iets inkoopt moet je bijhouden wanneer je dit doet en van wie je iets wilt kopen. Dit houdt je bij in het INKOOPORDERREGISTER. Je geeft elke bestelling een nummer. Dit wordt het ordernummer genoemd. Het ordernummer begint met het jaartal waarin wij nu leven en krijgt daarna nog 3 andere nummers. Dit is gewoon het volgende nummer. Dus als de bestelling die je hiervoor hebt gemaakt het nummer 23413 heeft, heeft deze bestelling 23414. Als je later de goederen binnen krijgt, kan je dit op de lijst erbij schrijven en zo kan je aan het eind van een periode zien of je alles dat je bestelt hebt wel binnen hebt gekregen. Op onze bestelling wordt er besteld per besteleenheid. Dit is dus niet altijd per stuk. Een besteleenheid is een hoeveelheid die je elke keer moet kopen als je een product bestelt. Als je bijvoorbeeld een koekje in de winkel koopt koop je niet een koekje maar bijvoorbeeld een pakje met 10 koekjes. De besteleenheid is dan dus 10 koekjes. Nu is het voor een bedrijf zo dat het niet 10 koekjes koopt maar een doos met 12 pakken koekjes. De besteleenheid voor het bedrijf is dan dus 1 doos (=12 pakken). Nu je weet wat je gaat bestellen, ga je een inkooporder maken. Dit is een formulier dat je naar de leverancier stuurt waarop staat wat je wilt kopen. Meestal wordt dit per fax of per post opgestuurd. Omdat we altijd willen weten wat we besteld hebben en omdat er wel eens wat kwijt kan raken maken we altijd een kopie. Die houd je zelf. Dus nu kan je altijd controleren of alles wel goed is gegaan.
De kopie wordt in de ordner "Bestellingen" gedaan zodat we kunnen zien wat er allemaal besteld is. De inkooporder (het origineel) gaat naar de receptie. Zij versturen de inkooporder naar de leverancier. Dit doen ze per fax of per post. De leverancier aan wie onze bestelling is gestuurd, stuurt soms een orderbevestiging aan ons terug. Een orderbevestiging is een brief van de leverancier waarop staat dat hij de bestelling die wij gedaan hebben ontvangen heeft. Als hij dat niet doet, kan het zijn dat onze bestelling niet helemaal goed is overgekomen. Blijkt nu dat er een foutje in de bestelling zit, kunnen we even bellen of een brief schrijven om de goede bestelling door te geven. Een orderbevestiging houdt ook in, dat de leverancier voldoende voorraad heeft voor onze bestelling. Ze vertellen bijvoorbeeld in de brief wanneer de goederen geleverd worden. De orderbevestiging wordt, nadat het gecontroleerd is, in het dossier gedaan (bij de inkooporder). Het dossier bestaat nu uit:
dossierblad inkoop de inkooporder orderbevestiging (van leverancier)
Nu wordt het dossier weer teruggedaan in de ordner "bestellingen". Er moet nu gewacht worden op de vrachtbrief, die wordt ook wel pakbon genoemd. Over een tijdje zullen nu de goederen die we besteld hebben binnen komen. Bij ons komen de goederen natuurlijk nooit echt binnen. We doen net alsof. De "goederen" komen binnen bij de afdeling inkoop. Bij die goederen zit een pakbon (wij krijgen dus alleen de pakbon binnen). Dit is de bon waarop staat welke goederen er zijn afgeleverd. De afdeling inkoop controleert de pakbon. Als er verschillen zijn moet hier een notitie van worden gemaakt. Ook wordt gecontroleerd of de goederen niet beschadigd zijn en of het aantal colli er is. Een colli is de verpakkingseenheid. Als er bijvoorbeeld 7 dozen en 2 zakken gebracht worden, is het aantal colli 9. Dit is dus iets anders dan de besteleenheid. In 1 colli zitten meestal meerdere besteleenheden. Als er een fout is gemaakt, moet de afdeling inkoop reageren. Bijvoorbeeld als er een verkeerd product binnengekomen is. Dit heet RECLAMEREN. Er moet dan duidelijk worden aangegeven wat er fout is. Er kan een beschadigd product binnen komen. Deze worden dan teruggestuurd. Hiervoor vult de afdeling magazijn een RETOURBON in, waarna de afdeling expeditie de goederen retour zendt. Soms kan de leverancier de inkooporder niet in z'n geheel leveren. Bijvoorbeeld als hij onvoldoende voorraad heeft. De goederen die later komen noemen we NALEVERING of het Engelse woord backorder. De leverancier stuurt ook de factuur (rekening) op. Die wordt ook gecontroleerd en in het dossier gestopt. De afdeling boekhouding zorgt er later voor dat de factuur betaald wordt.
Het dossier bestaat nu uit:
dossierblad inkoop de inkooporder orderbevestiging pakbon/vrachtbrief factuur
Het dossier gaat nu naar het magazijn. Tot slot kan het nog zo zijn dat de bedrijfsleider een memo schrijft aan de afdeling inkoop. Dit is een inkoopsignaal voor verbruiksartikelen, zoals bijvoorbeeld koffie en thee. Dat zijn artikelen die we zelf opmaken en niet doorverkopen met winst. Die goederen noemen we namelijk handelsgoederen. Inkoop gaat nu telefonisch bestellen bij de leverancier. Heel belangrijk bij zo'n telefoongesprek, is dat er een telefoonnotitie van wordt gemaakt. Daar schrijf je op wat er allemaal is besproken. Een soort bewijsje, waar je later weer op terug kunt kijken. Het dossier bestaat nu uit:
dossierblad verbruiksartikelen telefoonnotitie memo bedrijfsleider
Dit dossier wordt nu opgeborgen in de ordner "bestellingen", omdat we wachten op de vrachtbrief. BOEKHOUDING Als jij een bedrijf hebt met 10 mensen in dienst, dan wil je op een of andere manier wel weten wat die mensen allemaal precies uitvoeren. En je wil weten of je wel genoeg winst maakt en genoeg verkoopt. Dit soort dingen worden bijgehouden in de boekhouding. Elke keer als er iets gebeurt (je hebt bijvoorbeeld de 10 mensen die bij jou werken loon gegeven of je hebt iets verkocht) verandert er iets in de boekhouding. De boekhouding verdelen we in 8 onderwerpen.
1. de balans; 2. de resultatenrekening; 3. het grootboek; 4. de boekingsregels; 5. de boekingsstukken; 6. hoe het in de boekhouding wordt verwerkt; 7. de kolommenbalans 8. de subadministratie.
Per puntje ga ik nu uitleggen wat het is of wat er allemaal verandert. Punt 1: de balans
Als je een bedrijf begint (laten we zeggen een winkel waar je fietsen gaat verkopen) koop je een bureau, een computer en je koopt een gebouw waar voortaan jouw bedrijf is. Dit zeg ik nu wel zo leuk, maar je moet wel zo veel geld hebben om dit allemaal te betalen. Geld kan je zelf al hebben (dat heet eigen vermogen) of je leent het bij de bank of bij je buurman (= vreemd vermogen). Wat je nu allemaal hebt gedaan is al heel erg leuk. Je hebt geld geleend en je hebt een kantoor ingericht. Nu moet je alleen nog dingen inkopen en verkopen. Dus je koopt wat spullen. Maar op het moment dat je wilt gaan verkopen heb je geen geld meer om een winkelmeisje in dienst te nemen. Je moet dus wel weten hoeveel geld je nog precies hebt en hoe je dat het beste kan besteden. Om een goed overzicht over je geld te houden, maak je een BALANS. Hier staan de bezittingen en de schulden op. Rechts (dit heet CREDIT) staat hoe je aan je geld komt. En links ( dit heet DEBET) staat wat je met dit geld gedaan hebt. De balans is altijd in EVENWICHT. BALANS DEBET: BEZITTINGEN
CREDIT: EIGEN/VREEMD VERMOGEN
Gebouw
Eigen vermogen
Computer
Vreemd vermogen
Bureau Spullen Geld
Als je al een paar jaar een bedrijf hebt, dan is het eigen vermogen niet alleen het geld dat je zelf al had aan het begin maar ook de winstreserves. Winst maak je doordat je dingen duurder verkoopt dan dat je ze inkoopt. De winst is dus van het bedrijf. En hoort daarom tot het eigen vermogen van het bedrijf. Punt 2: de resultatenrekening Als je iets koopt maak je kosten. Als je iets verkoopt heb je opbrengsten. De opbrengsten en de kosten moeten natuurlijk goed bijgehouden worden want daar zie je of je winst of verlies maakt. Je weet dan wat het resultaat is van bijvoorbeeld een maand hard werken. Als je de opbrengsten en de kosten samen in een staatje zet, noem je dat dus de RESULTATENREKENING. Ook wordt dit wel eens de Verlies en Winst rekening genoemd (VenW rekening). De verliezen staan links (kosten zijn immers verliezen) en de Winsten (de opbrengsten) staan rechts.
RESULTATENREKENING KOSTEN
OPBRENGSTEN
Inkoop fietsen 20.000
Verkoopwaarde fietsen 50.000
Loonkosten 13.000 Huisvestingskosten 1.500 Saldo winst ........... Je ziet hier dat de kosten totaal 34.500 zijn en de opbrengsten 50.000. Het bedrag dat over blijft, is de winst. Dit is dus 15.500. Dat bedrag schrijf je dan aan de kosten kant, om zo het totaal aan beide kanten gelijk te maken. Punt 3: het grootboek Wij willen natuurlijk dat onze boekhouding netjes en heel goed bijgehouden is. Om het allemaal wat gemakkelijker te maken wordt er van elke balanspost (zie punt 1) en van elke resultatenrekening post een apart overzichtje bijgehouden. Dit heet een GROOTBOEKREKENING. Er bestaan dus grootboekrekeningen van schuld, van bezit, van kosten en van opbrengsten. Alle grootboekrekeningen samen wordt het GROOTBOEK genoemd. Vroeger (toen er nog geen computers waren) werden ze bijgehouden in een "groot" dik boek. Bijvoorbeeld het grootboek kas: Datum
Omschrijving
Debet
1-9
in kas
5.000
3-9
betaald
4-9
ontvangen
Credit 1.500
2.000
Punt 4: de boekingsregels Elke verandering in het bedrijf komt in het grootboek. Om nu te weten waar je het bedrag exact moet neerzetten volg je onderstaand stappenplan. STAPPENPLAN 1. Welke rekeningen veranderen er? 2. Wat voor soort rekening is het? Een rekening van bezit, schuld, kosten of opbrengst. 3. Stijgt of daalt de rekening? Eerst bepaal je welke rekening er verandert: kas, goederen, loonkosten of een ander etc. Daarna kijk je of het bezit, schuld, kosten of opbrengst is. Tot slot bepaal je of deze daalt of stijgt.
Gebruik voor het invullen van het bedrag onderstaande boekingsregels: SOORT REKENING
DEBET
CREDIT
Bezit
+
-
Schuld/eigen vermogen
-
+
kosten
altijd debet
opbrengst
altijd credit
Er zijn ook hulprekeningen van het eigen vermogen. Door kosten daalt het eigen vermogen (debet) en door opbrengsten stijgt het eigen vermogen (credit). Punt 5: de boekingsstukken Van alles dat er geboekt wordt, wordt een boekingsstuk bijgehouden. Dat is gewoon een stukje papier. Bijvoorbeeld een inkoopfactuur, een benzinebon, een kassabon of een bankafschrift. Punt 6: hoe het in de boeken wordt verwerkt Alle boekingen doe je op een computer invoer formulier. VERANDERING----->computer invoer formulier----->GROOTBOEK/JOURNAAL De handelingen die je hier moet doen worden allemaal in KING gedaan. Punt 7: de kolommenbalans Alle boekingen die je nu gedaan hebt, nemen we over in de kolommenbalans. Als hier alles in staat, kunnen we heel gemakkelijk bekijken hoe de balansposten veranderen en hoe de resultatenrekening verandert. Beginbalans
Saldibalans
Verlies/winst rekening Eindbalans
D
D
V
C
C
W
D
C
Alle boekingen die we gedaan hebben bij punt 6 nemen we over in de proefbalans. Aan de debet kant staan bijvoorbeeld de fietsen die je nieuw gekocht hebt en aan de credit kant staan de fietsen die je verkocht hebt. Het verschil tussen de twee getallen staat op de saldibalans. Het saldo dus. Als je dit voor alle posten hebt gedaan ga je bekijken of de rekening op de verlies en winst rekening thuis hoort of op de balans. Als je dit gedaan hebt, heb je de boekhouding weer helemaal keurig bijgewerkt. Bij alle balansen en bij de resultatenrekening zijn de debet en credit zijde aan elkaar gelijk! De balans zal er nu natuurlijk anders uit zien dan in het begin. Je hebt voorraden gekocht en er zijn debiteuren en crediteuren. De balans laat de bezittingen en schulden van dit moment zien. Dus wat er op dit moment aanwezig is.
De resultaten rekening laat alle kosten en opbrengsten van de afgelopen periode zien. En dus kan je zien of je over die periode winst of verlies hebt gemaakt. Bij een BALANS gaat het dus over hoe het is OP DIT MOMENT. Bij de RESULTATENREKENING gaat het dus over hoe het was IN DE AFGELOPEN PERIODE. Punt 8: de subadministratie Naast de hoofdboekhouding die hier boven is uitgelegd is er nog een soort bijboekhouding. Dit wordt de SUBADMINISTRATIE genoemd. In de subadministratie worden drie dingen bijgehouden:
de voorraadadministratie; van elk artikel hou je een voorraadkaart bij, hoeveel koop je nieuw, hoeveel verkoop je en hoeveel hebben we in voorraad. Dit wordt bijgehouden door het magazijn. de debiteuren administratie; van elke debiteur wordt bijgehouden hoeveel je op rekening aan hem hebt verkocht, wat de debiteur betaald heeft en hoeveel je nog van hem krijgt. de crediteuren administratie; van elke crediteur hou je bij voor hoeveel je bij hem gekocht hebt, wat je al betaald hebt en hoeveel je nog moet betalen.
Tussen de hoofdadministratie en de subadministratie is een verband. Als je van alle goederen die je in voorraad hebt kijkt hoeveel dat is en vermenigvuldigt met de prijzen van die goederen, dan krijg je het bedrag van wat je totaal in voorraad hebt. En dit bedrag staat ook op de balans. Als je van alle debiteuren apart het bedrag optelt dat ze nog aan jou moeten betalen dan krijg je het totaal bedrag waarvoor de debiteuren jou nog moeten betalen en dat bedrag staat ook op de balans. Als je van alle crediteuren apart het bedrag optelt dat jij nog aan hen moet betalen krijg je het totaal bedrag dat jij nog aan de crediteuren moet betalen, dit bedrag staat op de balans. Tot slot wil ik jullie nog iets vertellen over het betalen van facturen. Dit kan op drie manieren.
Een enkelvoudige betaalopdracht: Dit is als je een factuur hebt die betaald moet worden kan je deze gewoon betalen door een betaalopdracht in te vullen en dit op te sturen naar de bank. De bank schrijft dan het geld over naar de leverancier. Verzameloverschrijving: Dit is een aantal betaalopdrachten tegelijk naar de bank opsturen. Dus dan betaal je via 1 formulier meerdere facturen. Telebankieren: hierbij bel je met behulp van een modem in bij een bank. Daaraan geef je de betalingen die je wilt doen door en binnen een halve dag worden de betalingen dan gedaan. De bank stuurt zo gauw als zij jouw opdracht hebben verwerkt een overzicht terug. Het voordeel is dat je nu heel snel betalingen kan doen. Je kan dus wachten tot het allerlaatste moment. EINDE
