HBO-raad project EMMA HKU

HBO-raad project EMMA MMS @ HKU [ Concept Pilot ]

Client: HBO-raad

Courseleader: Rene Lansink MMS Project-team: Simon van Lammeren Hanneke Noordam Guido Nuijten Hubertien Schutter Rienk Vlieger Concept Pilot HBO-Raad Website  EMMA MMS ‘99 / HKU

Pag.1/13

Concept ontwerp 1. Technische beschrijving: A. • • • • •

De pilot zal gaan werken onder de volgende technische voorwaarden: Een website gebaseerd op een database met daarin project-informatie. Gebouwd voor Windows PC (versie 95 en hoger) en Mac. Toegankelijk voor browsers; Netscape en Internet Explorer versie 4.x en hoger. De database koppeling wordt nagebootst (Visueel werkend). De site zal draaien op een Unix (NT platform ook mogelijk) bij de Internet provider XS4ALL. • Toegankelijk zijn voor zowel modem (28k8 afgestemd), als LAN-aansluitingen. B. Technische kennis gebruiker: Een overgroot deel van de respondenten heeft een internet aansluiting en geeft bovendien aan goed bekend te zijn met medium internet. Daarom verwachten we bij het gebruik van de pilot geen technische problemen.

2. Vormgevingsaspecten/ compositie-aspecten:

De vormgeving van de pilot zal aan de volgende voorwaarden voldoen: • De webite krijgt een heldere structuur hebben, de navigatiemogelijkheden moeten duidelijk zijn • de vormgeving wordt zo functioneel mogelijk gehouden • de site wordt makkelijk toegankelijk en overzichtelijk voor alle drie de gebruikersgroepen Met deze aspecten zijn we een onderzoek begonnen naar verschillende gerbuikersvereisten die in het ontwerptraject behandeld moeten (kunnen) worden. De gebruiker moet in staat zijn om te allen tijde snelle toegang te krijgen tot elke vertakking van de menustruur. Gezien het feit dat de omvang van de site niet gering is, bestaat er de mogelijkheid om te werken met kleurconsistentie. Dit houd in dat de hoofdstructuur van de site word ondervedeeld in kleurcategorien. Op deze manier kan de gebruiker direct visueel herkennen in welke categorie hij/zij zit. Daarnaast is er nagedacht over het gebruik van een wizard die, op punten waar nodig, oproepbaar is. De gebruiker kan dan desbetreffende informatie c.q. instructies verkrijgen. Dit kan m.n. van toepassing zijn bij de begeleiding van projectaanvragen.

Concept Pilot HBO-Raad Website  EMMA MMS ‘99 / HKU

Pag.2/13

3. Inhoudelijke aspecten: Herhaling van de doelgroepen van de pilot:

•

Instellingen van het hoger onderwijs: A. Het management/ de indieners van projectvoorstellen. B. Medewerkers van opleidingen, ook docenten en studenten.

• •

De commissies van de betreffende fondsen die de projectaanvragen beoordelen

•

Bedrijfsleven, als mogelijke samenwerkende partners bij projecten

Het departement (OCW) en andere belanghebbenden, zoals de HBO-raad, VSNU, LsvB.

Algemeen doel van de site ‘www.innovatiebron.nl’: Het overkoepelende doel van de Innovatiebron is dat betrokkenen bij de indiening en/of uitvoering van Vernieuwingsprojecten en projecten onder fonds ‘Kwaliteit en Studeerbaarheid’, kunnen leren van de informatie en ervaringen van anderen en niet onafhankelijk van elkaar het wiel opnieuw uitvinden maar dit samen kunnen ontwikkelen. Tot en met de researchfase zijn we uitgegaan van drie functionaliteiten binnen de pilot. Bij het conceptontwerp is gebleken dat er hier nog twee aan toegevoegd moeten worden. Het bovenstaande doel willen we in de pilot verwezenlijken via de hieronder genoemde functionaliteiten.

•

Zoeken: Zoekfunctie door de database, waar informatie over lopende of afgeronde projecten opgedaan kan worden. Dit gedeelte is via een zoekmachine gelinkt aan een database waarin alle gegevens over alle Vernieuwingsprojecten zijn opgeslagen. In de pilot versie zal deze koppeling naar de database enkel visueel gepresenteerd worden.

•

Forum: Gedeelte waar gebruikers ervaringen uit kunnen wisselen, binnen algemene discussiegroepen, per sector/thema of project.

•

Projectaanvraag procedure: gedeelte waar projectconcept, rapport en tussentijdse rapportages verzonden kunnen worden.

• •

Info: Gedeelte waar overige informatie opgevraagd kan worden. Actueel: gedeelte waar de gebruiker volgens zijn persoonlijk profile actuele zaken van de site kan bekijken. Het betreft hier algemeen actueel nieuws en actueel nieuws over projecten.

Op basis van onderzoek naar de gebruikerswensen die uit het onderzoek naar voren kwamen, werken we de functionaliteiten als volgt uit: 1. Zoeken: Er worden drie soorten zoekmethodes voor de pilot ingezet. • Ten eerste de freetext zoekmethode, waardoor op elk gewenst trefwoord(en) gezocht kan worden in de database. • Ten tweede een trefwoordensysteem, hierin kan de gebruiker een voorgedefinieerde zoekopdracht invoeren. • Ten derde de profile methode, waardoor exact aangegeven kan worden op welke velden er binnen de database gezocht moet worden, aan de hand van het projectconcept-stramien.


Pag.3/13

2. Forum: De methode om ervaringen mee uit te wisselen Voor elk uitwisseling van ervaring zal zowel een mailinglist, alswel een online forum beschikbaar zijn. Er zullen platforms gecreeerd worden voor de volgende items: • Voor elke sector een mailinglist en een online forum. • Voor elk thema een mailinglist en een online forum. • Per project een mailinglist en een online forum. • Algemene mailinglists/forums, over: • De Innovatiebron (algemeen) • Aanvraag procedure • Struikelblokken binnen project • Nieuwkomers Via de profile kan de gebruiker aangeven van welke discussielijsten hij gebruik wenst te maken. Als de gebruiker terugkomt worden gelijk zijn voorkeuren aan hem gepresenteerd. De gebruiker kan zich per mailinglist aanmelden, en zodoende de mail van deze mailinglist ontvangen. Voor het forum is geen aanmelding vereist, dit gebeurt allemaal online op de site en men is vrij om in elk forum te participeren. Opmerking bij de verschillende mailinglisten en fora die hierboven genoemd staan, is dat we deze in concept opgenomen hebben met het oog op de definitieve website. Binnen de pilot zijn deze functionaliteiten nog niet echt van belang. Op de site moeten alle soorten gebruikers op het door hen gewenste terein ervaringen kunnen delen en kunnen discussieren. Verder kunnen er links aangeboden worden tussen de verschillende discussielijsten die op dat moment op hetzelfde onderwerp ingaan. Een voorwaarde voor het succes van de discussielijsten is afhankelijk van de animo van de gebruikers. Zonder gebruiker is er natuurlijk geen discussie mogelijk. 3. Projectaanvraag procedure De procedure voor het aanvragen van het project verloopt volgens vier stappen: 1. Indienen concept projectvoorstel 2. Indiening volledige rapport 3. Tussentijdse rapportages 4. Conclusie Ad 1: Het concept projectvoorstel kan zowel on-line op de site als offline ingediend worden. Bij de indiening van dit conceptvoorstel kan het systeem gelijk aangeven welke fondsen voor dit project aanspreekbaar zouden zijn en kunnen er suggesties gedaan worden van mogelijk geinteresseerde partners uit overige instellingen of uit het bedrijfsleven. • Online kan de gebruiker het conceptformulier (gelijk aan ‘logboekformulier’) invullen en versturen. • Bij de offline mogelijkheid kan de gebruiker het formulier toegezonden krijgen via e-mail of normale post. Op deze manier hoeft de gebruiker niet constant online te zijn wat aanzienlijk kan schelen in de kosten. Het ingevulde formulier kan vervolgens per e-mail of reguliere post naar de secretaris van het desbetreffende fonds teruggezonden worden. Ad 2: Het complete projectvoorstel/rapport kan vervolgens online op de site naar de server verzonden worden (uploaden). Als het projectvoorstel goedgekeurd wordt dan zal het conceptvoorstel ingevoerd worden in de database. Vanaf dat moment zal deze informatie ook opgezocht kunnen worden. Een afgekeurd projectvoorstel komt ook in de database, omdat anderen hiervan ook kunnen leren en niet twee keer het verkeerde wiel uitgevonden hoeft te worden. Concept Pilot HBO-Raad Website  EMMA MMS ‘99 / HKU

Pag.4/13

Ad 3: tevens wordt er een uploadmogelijkheid geboden om tussentijdse rapportages naar de server via de site te versturen. Op deze manier kunnen andere gebruikers op de hoogte gehouden worden van de stand van zaken bij het desbetreffende project. Dit valt in de site onder het kopje ‘actueel’. Ad 4: Als het project is afgerond en geevalueerd, dan kan er een eindverslag verzonden worden naar de server via de site. Met deze conclusies krijgen de gebruikers van de site een volledig zicht op de doorlopen fasen van het project, inclusief alle struikelblokken. Triggers: Er zijn een aantal elementen uit de research gekomen die kunnen gaan fungeren als extra triggers buiten de drie hoofdfunctionaliteiten om. Deze vallen onder de twee extra toegevoegde functionaliteiten: 4. • • • • • •

Info: Gedeelte waar overige informatie opgevraagd kan worden Info over de Innovatiebron: missie, doelen, richtlijnen, acties, contactpersonen Info over de site ‘www.Innovatiebron.nl’: functionaliteit, ontwerp, makers Actuele informatie over aan te spreken fondsen (doel, richtlijnen voor indienen projectvoorstel, contactpersonen) Begrippenlijst Overzicht van belangrijkste struikelblokken bij projecten: ‘good and bad practices’ die de betrokkenen bij de aanvraag tot uitvoer van het project ondervonden hebben. Sectie van externe links • Bedrijven • Onderwijsinstellingen • Mogelijke fondsen

5. Actueel: gedeelte waar de gebruiker volgens zijn persoonlijk profile actuele zaken van de site kan bekijken. Het betreft hier algemeen actueel nieuws en actueel nieuws over projecten. • Projectvoorstel van de maand • Algemeen nieuws • over nieuwe fondsen • over mogelijke samenwerkingspartners • onderwijsnieuws, dit bijvoorbeeld door middel van leggen van links naar sites die hierin gespecialiseerd zijn • Projecten • Nieuw • Lopend • afgerond Wizard: Per sectie zal er een wizard ingesteld worden. Deze wizard kan de gebruiker op een heldere manier door de de sectie van de site heenloodsen. Profile methode: De gebruiker kan op de homepage zijn profile opgeven, door middel van aanvinken van de door hem gewenste mogelijkheden die de site biedt. Bij terugkomst op de


Pag.5/13

site, herkent het programma de gebruiker en past de output van de site zich aan aan de wensen van de gebruiker. Tweede gedeelte concept: promotie van de pilot Zoals in het onderzoeksrapport beschreven staat hebben we het concept uitgebreid met een promotie-element. Het doel van deze aandachtsverbreding is de toekomstige gebruikers en eventueel ook potentiële partners van de Innovatiebron te overtuigen van het nut van ‘www.innovatiebron.nl’. Het plan is om een aantrekkelijk en helder promotiefilmpje te maken, met als doel in een korte tijd tijd en met een aantal audiovisuele middelen, zo duidelijk mogelijk de ontvanger te overtuigen van het nut van de Innovatiebron. Randvoorwaarden voor promotiefilm pilot:

•

Voor welke gebruikers is de promotie bedoeld? Voor iedereen die geinteresseerd is in het doel en het gebruik van de Innovatiebron.

•

Binnen welke context:

•

Het filmpje moet stand-alone (zonder begeleidend commentaar van een presentator) op internet kunnen draaien

•

De promofilm is losgekoppeld van de feitelijke pilot. Er wordt dus enkel naar de pilot verwezen, tijdens de promo kan er niet naar toe gebrowsed worden

•

Hieraan gekoppeld, op welke manier kunnen we het doel van de pilot/ toekomstige website het meest effectief naar de doelgroep communiceren/promoten? De functionaliteiten van de pilot zullen door middel van krachtige statements en korte situatieschetsen duidelijk worden gecommuniceerd.

•

Met welke middelen willen we dit communiceren:

•

• •

Visueel materiaal:

• • •

videofragmenten van personen die statements/situatieschets maken screenshots/animatie foto’s, dia’s etc.

Audio materiaal:

• •

enkel voice-over van personen die statements maken geluidstrack (tune)

Met welk gebruikersniveau moet rekening gehouden worden het uitwerken van het promofilmpje? De opzet van het promofilmpje moet niet te ingewikkeld zijn, de gebruiker moet op makkelijke wijze door de pilot heen kunnen navigeren. De gebruiker hoeft in feite geen verstand te hebben van nieuwe media om het nut e.d. van de innovatiebron in te zien a.d.h.v. de promo.

•

Hoe professioneel moet het filmpje zijn? Aangezien het nog een tijd kan duren voordat het eindprodukt af is, zou het niet passen om een zeer flashy en overdreven promotiefilmpje te maken. Het gaat er om dat de pilot op een functionele manier gepromoot wordt. De promotie zal vooral impact en zakelijk gericht zijn en op een moderne manier gebracht worden. 3. Het filmpje moet niet langer dan enkele minuten duren, binnen korte


Pag.6/13

4. tijd moet er bij de gebruiker een krachtig en helder beeld van het doel van de Innovatiebron worden neergezet.

Na het promofilmpje kan de gebruiker naar de pilot browsen (zie flow-chart)

• •

Of er kan gekozen worden om op eigen gelegenheid door de pilot te browsen Vervolgens kan hij de keuze maken voor een volledige ‘guided tour’ door de pilot. Als de gebruiker voor de guided tour kiest worden alle elementen in de site één voor één door een gebruiksvriendelijke wizard uitgelegd.

Per hoofdfunctionaliteit kunnen binnen de pilot alle mogelijkheden langsgebrowsd worden. Vervolgens kan er binnen het scherm van een hoofdfunctionaliteit de subfunctionaliteiten bekeken worden. De inhoud van elke (sub-)functionaliteit wordt kort beschreven door de wizard. De uitingsvorm verschilt per item en varieert van een tekstblok tot een guided-screen-tour met voice-over.

4. Ontwerpvoorbeelden van tussenstadia/ deelprodukten: • • • • • • •

Voorbeelden contextanalyse 1 en contextanalyse 2 Brainstormsessie over associaties bij ‘de Innovatiebron’ Brainstromsessie over siteflowchart 1.0 Brainstormsessie over siteflowchart 2.0 Voorbeeld Contentflowchart 1.0 en Siteflowchart 1.0 en 2.0 Oude taakanalyse op basis van plan van aanpak Na pre-produktiefase bijgestelde taakanalyse

5. Innovatieve aspecten: • • • • •

Het idee ‘de Innovatiebron’: het via het internet delen van kennis en ervaringen binnen doelgroepen onderling en tussen de verschillende doelgroepen. De verschillende ‘ingangen/ niveaus’ die we de gebruikers bieden om over de site te browsen Het begeleidende promotiefilmpje met voice-over, dat geïntegreerd wordt in de pilot Technisch gezien: Browser 4 als uitgangspunt De tussentijdse test-stadia


Pag.7/13

Welkom

Main

Aanvraag procedure

Zoeken in database

Info/ Algemeen

Forum Discussie

Actueel

Profile


Pag.8/13

begrippen lijst

info

fondsen

over de site

links

over innovatiebron

-

- doel - richtlijnen - contactpersonen

- functioneel ontwerp - makers

partners bedrijven onderwijsinstellingen fondsen

- doel - richtlijnen - contactpersonen


Pag.9/13

aanvraag en procedure

info over projectaanvragen

- richtlijnen/criteria - procedure

log-in

online stap 1: dien online uw conceptvoorstel in en submit. (zie logboek) stap 2: na submit zal de database terugkeren met gegevens van mogelijke partners.

offline

- conceptvoorstel formulier downloaden,invullen en uploaden (log-in). -conceptvoorstel formulier aanvragen (adres invullen)

stap 3: mogelijkheid tot rapport up-loaden (tussentijdse updates uploaden).


Pag.10/13

zoeken in projecten database

freetext

specifiek op basis van p.o.


Pag.11/13

actueel algemeen nieuws

projecten

- fondsen - nieuwe partners/bedrijven - onderwijsnieuws (?)

- algemeen - lopende projecten (a/h/v updates elke X-aantal weken - niewe projecten - afgeronde projecten en resultaten


Pag.12/13

forum (discussie)

algemeen

thema

sector

projecten

- innovatiebron.nl - projectaanvragen (?) - problemen/aandachtspunten

-zie thema (1t/m14, aanvinklijst)

- zie sectoren (1t/m11, aanvinklijst

?


Pag.13/13

HBO-raad project EMMA HKU

Recommend Documents