Harddraverijvereniging “Lisse & omstreken”
Notulen van de 116e algemene ledenvergadering gehouden op vrijdag 9 januari 2015 in het sociaal-culturele centrum 't Poelhuys te Lisse. 1. Opening De voorzitter verwelkomt om 20.05 uur de bijna 200 aanwezigen, onder wie leden, ereleden en vertegenwoordigers van de pers. Hij zegt zeer tevreden te zijn over de grote opkomst. Andere verenigingen kennen een vergelijkbare toeloop van leden niet of zij moeten te kampen hebben met grote bestuurlijke en/of financiële problemen. Deze negatieve stempels drukken gelukkig niet op de Harddraverijvereniging “Lisse & Omstreken”. Gezien de beperkte capaciteit van de accommodatie zijn “gelukkig” niet alle leden present. Er zijn overigens geen berichten van verhinderingen ontvangen. De opzet van de avond is ongewijzigd gebleven. De ledenavond is vooral bedoeld voor ontmoeting van bestuur en leden, ook onderling. Starten met het formele gedeelte is onontkoombaar, zelfs statutair verplicht. Inzet is om de handelingen zo kort mogelijk te houden. Aansluitend is er een informeel samenzijn met de gebruikelijke loterij en de traditionele oliebollentraktatie. Ook is er een projectie van een boeiende film over de voorbije feestweek, samengesteld door Amfi ’66, video- en filmclub voor De Bloembollenstreek e.o. Het duo Okke & Anne Punt verzorgt een sfeervolle en kwalitatief hoge muzikale omlijsting. De voorzitter opent de vergadering met een heuse hamerklap, waarbij hij zegt uit te gaan van een avond met inhoud en plezier. Enkele agendapunten worden weer opgeluisterd en ondersteund met kleurrijke diabeelden. Vervolgens geeft hij het woord aan de secretaris ter afdoening van de agendapunten 2. en 3. 2. Verslag van de vorige algemene ledenvergadering Het uitgebreide verslag kan worden geraadpleegd op www.feestweeklisse.nl Thans wordt volstaan met het voorlezen van een zeer beknopt verslag. Om tijdswille, maar ook omdat de vergaderingen telkenjare op zeer herkenbare wijze verlopen. De secretaris leest een samenvatting voor van het verslag van de 115e algemene ledenvergadering, gehouden op vrijdag 10 januari 2014. De inhoud luidt als volgt: De voorzitter opent om 20.00 uur de vergadering en verwelkomt de 185 aanwezige personen. De bijeenkomst heeft voor het eerst ook het karakter van een ledenavond. De vergadering stemt in met het beknopte verslag van de vorige vergadering, gehouden op 11.01.2013. De vergadering stemt in met het jaarverslag 2013 van de secretaris. De penningmeester geeft een toelichting op de financiële jaarrekening 2013. Verslag 2013 van de kascommissie Overeenkomstig het advies van de kascommissie besluit de vergadering het bestuur te dechargeren voor het gevoerde financieel beleid. Met dit besluit wordt ook de jaarrekening 2013 vastgesteld. De samenstelling van de kascommissie wijzigt. Ton Hogenes treedt af. Wim Westrate en Luc Brocken worden benoemd tot respectievelijk lid en plaatsvervangend lid. Zittende leden zijn Kees de Vries en Frans van der Zijden. Tijdens de pauze verschijnt op het grote projectiescherm een sfeerbeeld van de feestweek. Het betreft een productie van Amfi ’66, video- en filmclub voor De Bloembollenstreek e.o. Bestuursverkiezingen Jolanda Stembert en Tom Rooijakkers worden herkozen. Bestuursmededelingen Er is een herhaalde oproep tot de afgifte van machtigingen voor de betaling van de contributie. Dit systeem vergt minder administratieve handelingen en leidt daarmee ook tot kostenbesparingen. Informatie vanuit de Kortebond: In weerwil van de verwachte daling groeide de totaalomzet tot circa € 1.000.000,--. Door de inschrijving te beperken tot maximaal 24 paarden en met inloten van 2 paarden tot totaal 8 in de derde ronde kon de alom verwenste deelname aan de finales van een zogenoemd stilstaand paard worden voorkomen. Theo van der Lans werd herkozen tot voorzitter van het bondsbestuur. De titel “Beste kortebaanorganisatie van het jaar” ging naar de zustervereniging in IJmuiden Ook in 2014 kan over het gebruikelijke kermisterrein worden beschikt.
1
De vergadering stemt in met het voorstel om de contributie 2014 te handhaven op € 10,-- per gezin. Rondvraag en sluiting Aad Onderwater vraagt aandacht voor de inbreng van de vele verkeersregelaars die onmisbaar zijn voor de organisatie van grote evenementen. In zijn afsluiting bedankt de voorzitter de firma Brouwer voor de traktatie op de overheerlijke oliebollen. Peter van Ooijen en Rob van der Linden krijgen complimenten voor hun inbreng in de gehouden beeldpresentatie. De voorzitter nodigt de aanwezigen uit voor het vervolg van deze ledenavond. Na de grote verloting volgt er een heuse HDV-quiz. Gitarist Jan van Til verzorgt de achtergrondmuziek. Het bestuur beoogt met deze opzet dat de leden in een gezellige ambiance elkaar kunnen ontmoeten en bijpraten. Tot slot is er de gebruikelijke nieuwjaarswens. Het einde van de vergadering is om 20.50 uur. De vergadering stemt in met dit beknopte verslag. 3. Jaarverslag 2014 van de secretaris Het is moeilijk om niet in herhalingen te treden……want wederom kunnen wij terugblikken op een geslaagde feestweek. Echter dit jaar was de spanning van tevoren wel groter dan andere jaren. Zou de beslissing om een “eigen” paviljoen (geen tent) te plaatsen op het parkeerterrein achter De Gewoonste Zaak goed uitpakken, zowel qua activiteiten, organisatie, logistiek als financieel? Maar ook daarop kunnen wij nu met veel trots en plezier terugkijken. Uiteraard zijn er ook verbeterpunten, maar “overall” heerst tevredenheid. Onderstaand een gebruikelijke opsomming van enige wetenswaardigheden m.b.t. het verenigingsjaar 2014: Het ledental liep iets terug van 2.408 leden eind 2013 tot 2.373 leden in december 2014. Van deze 2.373 leden hebben er 1.299 getekend voor de automatische incasso van de contributies. De kermisverpachting - de eerste activiteit in het verenigingsjaar - bracht in januari een bedrag van € 86.623,00 bruto op. De vereniging start 2014 met 4 hoofdsponsors: Alkemade Printing, Flynth Adviseurs en Accountants en de nieuwe sponsors WeFit en Garagebedrijf H. Schneider. Daarnaast zijn er 48 Vrienden. Vlak voor de start van de feestweek ontvangen wij het bericht dat Alkemade Printing haar deuren moet sluiten. Eind augustus wordt het eerste programmaboekje in ontvangst genomen door de heer Fred Broersen, voorzitter van de Stichting Poelpolder 50 jaar. Inmiddels is inschrijven via de website voor (bijna) alle evenementen mogelijk. Voor informatie en “gewone” inschrijvingen bleef de samenwerking met John de Bruin Speciaalzaak ook in 2014 bestaan. Nieuwe evenementen in dit jaar zijn: een spectaculaire hindernisbaan bij de SV Kindervreugd op de zaterdagmiddag, de Mega Spider Tower (een superglijbaan van maar liefst 9,5 meter hoog) op de zondagmiddag op het Raadhuisplein; “Heel Lisse Bakt” met zeer spectaculaire, mooie en lekkere thuiscreaties; een steptoer door Lisse en een zeer geslaagde stilettorun met hilarische taferelen. Het paviljoen (geen tent) vormde het nieuwe decor voor het openingsconcert met het Symfonieorkest Bloembollenstreek o.l.v. Erik Waerts en als speciale gaste mezzosopraan Tania Kross. De uitstraling en de akoestiek van de grote accommodatie overtroffen alle verwachtingen, hetgeen ook heel veel toeschouwers bevestigden. Het begin van de vrijdagavond in het paviljoen was gereserveerd voor de jongste jeugd in Lisse. Aansluitend volgde een optreden van dj’s van Radio 538. Mede dankzij reclame op de radio was de toeloop zo groot dat er voor feestvierders wachttijden ontstonden. Eenmaal binnen was het volop dansen en genieten! Op de zaterdagavond richtte het programma zich op 30+'ers met diverse bands, waarbij Band & Breakfast met een complete show de afsluiting verzorgde. Wederom een succesvolle avond. Sunday Morning Jazz op het gelijknamige dagdeel was een bijzonder sfeervolle bijeenkomst: een walking brunch omlijst met jazzmuziek met zang van Adrienne West. Een herhaling ligt in het verschiet. Ruim 40 personen werden geregistreerd als gecertificeerd verkeersregelaars. De procedure via internet verliep dit jaar aanzienlijk soepeler zodat nog voor de feestweek over alle pasjes kon worden beschikt. Zonder de verkeersregelaars zou de vereniging qua vergunningsverlening zeker in de problemen komen. De medewerkersavond vond plaats bij De Olmenhorst. Er was keuze uit een rondleiding over het landgoed of een partijtje handboogschieten. Uiteraard ontbraken drankjes en hapjes niet. Een enthousiaste pianist wist velen tot meezingen te bewegen. Rob van der Linden wordt die avond verrast met de onderscheiding van medewerker van het jaar. Al jaren schiet hij vele, vele, mooie foto’s die o.a. in het jaarlijkse programmaboekje prijken. Omdat Niels van Berkel deze avond ontbrak, werd hij later in de feestweek verrast met de aanmoedigingsprijs voor veelbelovende jonge/nieuwe medewerker. Niels is lid van de Commissie Publiciteit waarin hij samen met
2
Peter van Ooijen werkt aan de verdere ontwikkeling van de website. Hij is een kleinzoon van oud-voorzitter dhr. Arnold van Berkel ... de appel valt niet ver van de HDV-boom. De lokale 15-jarige musicalster Ruben van den Aartweg, leerling van jeugdtheaterschool Flores en gekozen als beste acteur van de musical Kiespijn, opent de kermis met het traditionele oplaten van de honderden ballonnen. De ruin Co Swagerman met Frans van der Blonk - pikeur en tevens trainer van de paarden uit de stal van de Stichting Drafsport Swagerman - wint de Lissese kortebaan. In de finale, die uitmondt in een kamprit, delft Howings Kumpel het onderspit. Co Swagerman behaalde een dag eerder in Roden de derde plaats. De algemene verwachting dat hij het in Lisse rustig aan zou doen, bleek verrassenderwijs ongegrond. De totalisatoromzet kwam uit op € 66.231,--, iets lager dan vorig jaar. Wederom legde Amfi ’66, video- en filmclub voor De Bloembollenstreek e.o. de gehele feestweek vast in een schitterende film. Onze vereniging krijgt internationale allures! Vanaf de andere kant van de oceaan kwam een verzoek om toezending van een HDV-pet. De secretaris eindigt haar verslag met een woord van dank aan allen die zich hebben ingezet voor het welslagen van de voorbije feestweek. De voorzitter stelt vast dat het verslag geen aanleiding geeft tot vragen of kanttekeningen. De vergadering stemt in met het jaarverslag 2014. Monique wordt bedankt voor haar inbreng. 4. Financieel verslag 2014 De voorzitter en de penningmeester geven een toelichting op de belangrijkste onderdelen van de jaarrekening. Op een groot scherm verschijnen bijbehorende foto’s en de cijferreeksen. De inkomsten uit kermisverpachting kwamen t.o.v. 2013 nauwelijks 2% lager uit. Bij veel verpachtingen elders waren er dalingen van 20 tot 30%. De inbreng van kermisadviseur Evert Sipkema laat zich hier gevoelen. De exploitanten komen graag naar Lisse ook dankzij de warme ontvangst door onze vereniging en de gemeente. Ook de secondaire voorwaarden, denk aan de stalling van woon- en pakwagens op het parkeerterrein Keukenhof, mogen er zijn. Na aftrek van de kosten bedraagt de netto-opbrengst € 63.342,--. Het takenpakket van de Technische Commissie, een onmisbare schakel in de totale organisatie, neemt alsmaar toe. Voor de activiteiten op de zondag moeten veel voorzieningen worden getroffen; dit jaar was er ook de bemoeienis met de exploitatie van het paviljoen (geen tent). René Stembert is de nieuwe penningmeester van deze commissie. Ook de Commissie Publiciteit is veelal actief achter de schermen. Dankzij een grote mate van zelfwerkzaamheid blijven de kosten zeer beperkt. Helaas eindigden de contacten met Alkemade Printing wegens faillissement van de “huisdrukkerij”. Decennialang waren er met de familie Alkemade niet alleen zakelijke maar ook vriendschappelijke banden. Die laatste zullen hopelijk blijven bestaan. De informatie over de evenementen blijft dit keer beperkt. Een bloemlezing daarvan is te zien op de film die later op de avond wordt vertoond. Wel volgt een opmerking over de programmering in het paviljoen (geen tent). Er was sprake van een financieel en organisatorisch risicovolle onderneming. Dankzij een intensieve voorbereiding inclusief een doordachte begroting bleven tegenvallers uit. De eveneens experimenteel toegepaste geluid- en lichtinstallaties leidden tot een goede akoestiek en sfeervol geheel. De jaarrekening 2014 sluit met een tekort van € 1.707,-- na een dotatie van € 5.500,-- in het Fonds viering 150-jarig jubileum. Dekking van het tekort geschiedt ten laste van het eigen vermogen. Aan het eind van het verslagjaar bedraagt het kapitaal € 95.679,--. Tot slot bedankt de penningmeester de leden van de kascommissie die onlangs op een constructieve wijze de boeken en de bescheiden hebben gecontroleerd. Ook bedankt hij zijn medebestuursleden en de penningmeesters van de commissies voor de zeer prettige samenwerking. De voorzitter stelt vast dat er geen verdere vragen zijn. Hij bedankt de financiële specialisten, Harry Persoon en Piet Ruigrok, voor hun inbreng. 5. Verslag 2014 van de kascommissie Namens de kascommissie leest Kees de Vries het verslag voor van de op dinsdag 6 januari 2015 ten huize van de penningmeester uitgevoerde controle van de financiële administratie. Voor toelichtingen op beleidsmatige aspecten waren ook de bestuursleden Tom Rooijakkers en Piet Ruigrok present. Met een adequate toelichting op het beheer en antwoorden op gestelde vragen verkreeg de commissie een nauwgezet en vertrouwd beeld van de financiële huishouding. Vastgesteld is dat het vermogen en de reserves voldoende financiële basis vormen voor de toekomst. Overeenkomstig het advies van de kascommissie besluit de ledenvergadering de penningmeester en het
3
bestuur te dechargeren voor respectievelijk het gevoerde beheer en beleid. Daarmee besluit de vergadering ook haar goedkeuring te verlenen aan het financiële verslag over 2014, zoals behandeld onder agendapunt 4. De samenstelling van de kascommissie wijzigt. Kees de Vries treedt af. Betrokkene heeft de reglementair driejarige functie met enthousiasme en een gepaste kritische houding vervuld. Over enkele perioden stelt hij zich weer graag beschikbaar. Luc Brocken en Maarten Lagerberg worden benoemd tot respectievelijk lid en plaatsvervangend lid. Zittende leden zijn Wim Westrate en Frans van der Zijden. 6. Bestuursverkiezingen Periodiek aftredend en herkiesbaar zijn Henk van Dongen, Cors van der Putten en Rob Veldhoven. Vastgesteld wordt dat geen tegenkandidaten zijn voorgedragen. De vergadering stemt met applaus in met de herbenoeming van betrokkenen, waarbij de uitslagen op de geluidsmeter nauwelijks verschillen toont. 7. Bestuursmededelingen De Bond van Harddraverijverenigingen en -stichtingen in Nederland (Kortebond) heeft wederom een succesvol seizoen achter de rug, hoewel de totaalomzet met ca. € 150.000,-- daalde tot ca. € 850.000,--. In de op 25 november 2014 te Assendelft gehouden algemene vergadering was Lisse wederom genomineerd voor de prijs “Beste kortebaanorganisatie van het jaar”. Dit keer was Medemblik de zeer verdiende winnaar. In dezelfde vergadering waren er de traditionele huldigingen van de beste trainer (Frans van de Blonk), de beste pikeur (John de Leeuw), de beste leerling-pikeur (Denise Pennekamp, gelijk in 2013) en het beste paard (Co Swagerman eigendom van de Stichting Drafsport Swagerman). De wedstrijdkalender 2015 is te raadplegen op de website van de vereniging. Twee koersen verdienen bijzondere aandacht: Op 6 april 2015 (2e paasdag) in Alkmaar is er een gelegenheidskoers voor bestuursleden van kortebaanorganisaties. De leiding is handen van “onze” René Stembert en Rob Slootbeek. Laatstgenoemde kruipt namens onze vereniging ook op de sulky. Op 20 juli 2015 is een bezoek aan de kortebaan van Stompwijk meer dan waard. Het betreft de enige nog resterende grasbaan, die als zodanig is aangemerkt als immaterieel erfgoed. De kermis kan in 2015 nog op het parkeerterrein achter De Gewoonste Zaak worden georganiseerd. Op basis van de huidige kennis gaat het gebied daarna op de schop in het kader van een bouw- en herinrichtingsplan. In 2016 en mogelijk ook 2017 zal er minder ruimte zijn voor de kermis. Na oplevering van de werken komt er door een efficiëntere inrichting een beter bruikbaar kermisterrein beschikbaar. Een vergelijkbare verbetering dient zich ook aan na uitwerking van het plan Havengebied; er is kans op ruimte voor grootschalige evenementen en grote kermisattracties. In het komende najaar zal de website van de vereniging (www.feestweeklisse.nl) worden vernieuwd. Er komen ook koppelingen naar (interactieve) sociale media. De gemeente Lisse bouwt nieuwe sportaccommodaties, waaronder een zwembad en een sporthal. In 2015 zal ook Floralis – Huis van Cultuur worden geopend. Het bestuur onderzoekt de gebruiksmogelijkheden van de genoemde voorzieningen. Het gebruik van het paviljoen, geplaatst op het parkeerterrein achter De Gewoonste Zaak, was in alle opzichten een groot succes. Het openingsconcert kwam volledig tot zijn recht in een sfeervolle ambiance. In samenwerking met een aantal horecaondernemers was er een zeer gevarieerd aanbod aan muzikale. programma’s voor alle leeftijden. Op persoonlijke titel meldt de voorzitter dat het gebruik van deze voorziening zal worden gecontinueerd. De oud-bestuurs- en ereleden Karel van Dongen en René Stembert werken al zeer lange tijd aan de digitalisering van het verenigingsarchief. Een boeiende maar zeer intensieve bezigheid! Na de omzetting van het papier op de harde schijf vergt ook de rubricering van de onderwerpen, noodzakelijk voor het toegankelijk maken van de informatie, nog een grote inspanning. Hun werk verbreedde zich door de recente aankoop van een deel van het archief van Fotografie Mieloo. Duizenden foto’s van een lange periode Najaarsfeesten konden voor een vriendenprijs worden overgenomen. Resultaten van de lopende digitalisering zijn te vinden op de website van de vereniging. Een bezoek meer dan waard! Er zijn ook plannen voor het organiseren van een tentoonstelling. De vergadering waardeert de inbreng van Karel en René met een warm applaus.
4
8. Vaststelling contributie 2015 De vergadering stemt in met het voorstel om de contributie te handhaven op € 10,-- per gezin. 9. Rondvraag en sluiting De heer Rotteveel uit zijn waardering voor de organisatie van de voorbije feestweek. Mede als deelnemer aan het ringsteken stelt hij vraagtekens bij de op de zondag in het centrum getroffen verkeers- en veiligheidsmaatregelen. De voor het ringsteken uitgezette baan is te smal wat de veiligheid van deelnemers en publiek in de waagschaal stelt. Er is een grote concentratie van evenementen op en nabij het Raadhuisplein. Alle toegangswegen waren afgesloten; grote vrachtwagens versperden de doorgang in de Schoolstraat. De voorzitter antwoordt dat de afgegeven signalen serieus zullen worden opgepakt. Hij benadrukt dat het desbetreffende verkeersplan is besproken met en geaccordeerd door de gemeente. De voorzitter meldt de recente verkiezing van Aad Onderwater tot vrijwilliger van Lisse 2015. De opsomming van al zijn kwaliteiten en inspanningen voor de Lissese gemeenschap leidde onder het (dorstige) publiek bij de prijsuitreiking tot enig ongeduld. In 2012 werd betrokkene ook al benoemd tot medewerker van het jaar van onze vereniging. Voor de verzamelaar van eretitels zijn er bloemen en een warm applaus. Betrokkene toont zich niet uit het lood geslagen door zoveel lof. Hij geeft aan dat in de nominatie nog tal van zijn vrijwilligersfuncties ontbreken. Hij zegt te hebben bemerkt dat er binnen het bestuur en onder de medewerkers discussie is over de benaming van het paviljoen. Uit het woordenboek heeft hij begrepen dat “zolang er een zeil boven zit, is het gewoon een tent!”. In de zaal heerst grote hilariteit. Vervolgens kruipt Aad weer in zijn gebruikelijke rol. Namens de ledenvergadering bedankt hij bestuur en medewerkers voor alle inspanningen, die hebben geleid tot een fantastische feestweek. Zijn onderscheiding draagt hij ook op aan betrokkenen. De voorzitter memoreert dat het bestuur van de SV Kindervreugd de gemeentelijke vrijwilligersprijs 2015 voor groepen heeft ontvangen. Tussen de speeltuinvereniging in De Engel en onze vereniging bestaat een langdurige samenwerking. Er zijn geen verdere vragen of opmerkingen. Terugblikkend kan worden gesproken van een geslaagde feestweek vol gezelligheid en zonder noemenswaardige incidenten. Het bestuur bedankt daarvoor alle leden, onder wie ook de vele medewerkers. Er volgt nogmaals een toelichting op het komende informele deel van de bijeenkomst. Hongerige magen kunnen worden gevuld met de overheerlijke oliebollen beschikbaar gesteld en uitgeserveerd door de firma Brouwer. De prijs van de loten van de traditionele grote loterij is iets verhoogd. Omdat er minder loten in omloop komen en de omvang van de prijzentafel gelijk is gebleven, is de kans op een prijs hoger. Peter van Ooijen en Rob van der Linden krijgen complimenten voor hun inbreng in de gehouden beeldpresentatie. Tot slot bedankt de voorzitter zijn medebestuursleden en alle medewerkers voor hun inzet. Zo ook alle overige aanwezigen voor hun komst en hun positieve inbreng. Hij ziet de vergadering als een opmaat voor een fantastisch nieuw verenigingsjaar. Niets meer aan de orde zijnde de sluit de voorzitter om 20.50 uur de vergadering. De secretaris, M.E.M. Ten Holter - van Kimmenaede
De voorzitter, Th.M. Rooijakkers
5
