Handreiking voor GGZ-instellingen voor het aanschaffen van een digitaal VIM-systeem
Versie 1 – 7 september 2011
Inleiding Speerpunt 2 van Veilige zorg, ieders zorg, het patiëntveiligheidsprogramma GGZ 2008-2011 is het stimuleren en faciliteren van de introductie van een (digitaal) VIM-systeem. Hiertoe stelt het programma Veilige zorg, ieders zorg stimuleringsgelden ter beschikking. De wijze waarop een VIM-systeem wordt ingericht wordt grotendeels overgelaten aan de instellingen zelf. Er is een aantal minimale eisen gesteld. Deze eisen hebben enerzijds betrekking op het voldoen aan normenstelsels als HKZ en anderzijds op het realiseren van mogelijkheden om vergelijking van de data over de verschillende ggz-instellingen mogelijk te maken. Deze eisen zijn opgenomen in het aanvraagformulier voor de stimuleringsgelden. In deze handreiking willen wij u een aantal aandachtspunten aanbieden welke u kunt gebruiken bij de aanschaf van een digitaal VIM-systeem. In deze handreiking zijn tevens de minimale eisen waaraan een VIM-systeem moet voldoen volgens de stuurgroep Veilige zorg, ieders zorg en GGZ Nederland. Deze zijn cursief gedrukt. De overige aandachtspunten kunnen door de instellingen apart gewaardeerd worden en dienen als hulpmiddel om tot de aanschaf van een op maat gemaakt VIM-systeem te komen. Deze handreiking is onderverdeeld in de volgende onderdelen: 1. Algemene minimale eisen 2. Functionele aandachtspunten 3. Gebruikersvriendelijkheid 4. Interfaces koppelingen 5. Beheer en beveiliging 6. Techniek 7. Leverancier 8. Inzicht in kosten.
pagina 2 van 7
1. Algemene minimale eisen 1.
2.
3..
4.
5. 6.
Het systeem voldoet aan de normen die gesteld worden via: - HKZ-norm, juli 2009; - de NTA-8009:2007; - Classificatiesysteem GGZ Nederland. Het systeem moet verschillende type meldingen ondersteunen. Dit kunnen zijn klachten, (bijna) incidenten, risico’s, middelen en maatregelen en calamiteiten. Dit vraagt om een brede omschrijving van de te melden incidenten: het melden van “alles wat niet de bedoeling is”. Het systeem ondersteunt een standaardmethode voor retrospectieve incidentenanalyse (PRISMA, Sire). Root-cause analyses moeten mogelijk zijn. Aanvullend: in het kader van VMS aan te bevelen dat het systeem de standaard prospectieve risicoanalyses ondersteunt zoals SAFER. Het laagdrempelig binnenkomen van incidenten moet het mogelijk maken om de binnengekomen incidenten per speerpunt patiëntveiligheid te registreren, rapporteren en te exporteren. Het systeem bepaalt het risicoprofiel nadat de consequenties en het herhalingsrisico is ingevuld aan de hand van de uitgewerkte risicomatrix. De implementatie van het pakket dient, binnen acceptabele tijd naar tevredenheid te kunnen worden afgerond. De instelling wordt gevraagd binnen drie maanden een projectplan op te leveren met een fasering t.a.v. de implementatie. In het projectplan wordt opgenomen: - Planning en mijlpalen - Capaciteit/Inzet van organisatie - Capaciteit/Inzet van leverancier - Op te leveren eindproducten.
2. Functionele aandachtspunten Dit zijn de punten die aan het functioneren van het systeem worden gesteld. Binnen de functionele aandachtspunten kan een onderverdeling gemaakt worden in: input: meldingen; de retrospectieve incident analyse; de prospectieve risico inventarisatie; workflow; output: rapportages.
Nr. 1.
Omschrijving Input: melden Elke medewerker wordt in staat gesteld via een invoerapplicatie op het intranet van de instelling een incidentmelding te doen. De voorkeur gaat uit naar webbased formulieren.
pagina 3 van 7
Nr. 2.
3.
4.
5. 6. 7.
1.
1.
2.
3.
4. 5. 6.
1.
2.
Omschrijving Afhankelijk van het type melding zijn vragenlijsten op te stellen. Binnen de vragenlijsten kunnen afhankelijkheden worden ingebouwd. Het zijn dynamische formulieren. Dat wil zeggen dat alleen vervolgvragen worden getoond die in relatie staan tot eerdere aangevinkte antwoordcategorieën. Er kan in een meldingsformulier gebruik worden gemaakt van diverse type vragen, zoals tekstvelden, keuze uit (hiërarchische) lijsten, getallen, e.d. Vragen moeten desgewenst als verplicht item kunnen worden aangemerkt. Binnen het systeem kan er worden gekozen om het mogelijk te maken om afhankelijk van het type melding anonieme en/of vertrouwelijk meldingen te doen. Hierbij is wel van belang dat de afdeling van de melder wordt vastgelegd. Er is een mogelijkheid om aantekeningen of documentatie te koppelen aan de melding welke wordt opnomen in het meldingsdossier. Het meldingssysteem wordt op een zodanige wijze ingericht dat de rechten van de patiënt zijn gewaarborgd. Het systeem biedt de mogelijkheid om zelf meldformulieren te redigeren (toevoegen van vragen, layout wijzigen, hyperlinks naar documenten e.d.) . Retrospectieve incidentanalyse Het systeem ondersteunt de mogelijkheid om van een melding door verschillende personen, b.v. leidinggevenden, commissies of deskundigen (centraal/decentraal) een analyse te laten uitvoeren. Procesondersteuning: workflow & dossiervorming Het systeem gebruikt als communicatie en signaalfunctie naar betrokkenen (zoals leidinggevende) in het meldingsproces zowel automatische als handmatige notificaties. Deze notificaties worden opgenomen in het meldingsdossier. De automatische notificaties kunnen door applicatiebeheer worden geredigeerd. Binnen het systeem kunnen workflows per type melding worden ingericht, zoals: signalering (indien geen actie/reactie na zoveel tijd een email melding). bewaking van afhandelingstermijnen. mogelijkheid om later informatie toe te voegen en of te veranderen, waarbij wijzigingen worden gelogd/ oude versies worden gearchiveerd. status van de melding (b.v. in behandeling, in analyse, afgehandeld, etc) Melding moet (bijvoorbeeld bij statusovergang) op eenvoudige wijze kunnen worden gerouteerd (zowel automatisch als handmatig). De melder is in staat op ieder willekeurig moment de status van zijn melding te kunnen zien. Bij vookeur heeft de melder ook inzage in (onderdelen) van het meldingsdossier. Bij de afhandeling van de melding is het mogelijk om acties aan personen toe te wijzen, actiehouders te notificeren en afhandelingstermijnen te bewaken. Het systeem heeft autorisatieniveaus op basis van organisatiestructuur. Ingesteld kan worden wie welke rol heeft en wat de functie van de rol is binnen de workflow. Alle acties (email, correspondentie, notities & aantekeningen, gespreksverslagen e.d.) die nodig zijn voor afhandeling van een melding worden in het meldingsdossier vastgelegd. Output: rapportages Het systeem biedt mogelijkheden geselecteerde databestanden naar diverse standaard formats te exporteren. Er is een mogelijkheid om flexibel diverse informatie aan te vragen met behulp van een rapportgenerator of parameterisering van schermen en rapporten. Het systeem is integreerbaar met andere toepassingen (SQL server, MS Access,
pagina 4 van 7
Nr. 3. 4. 5.
Omschrijving Excel). Het systeem biedt binnen de rapportages flexibiliteit in volgorde, sortering en filtering kolommen Het systeem laat afhankelijk van de autorisatie de gegevens zien, zowel op detail niveau als op geaggregeerd niveau. Het systeem biedt een (automatische) export mogelijkheid naar het CMR, SOAS-R en andere classificatiesystemen.
3. Gebruikersvriendelijkheid Om het melden te stimuleren is het van belang dat melden van incidenten laagdrempelig is. Het systeem kan dit ondersteunen door onder andere eenvoud in gebruik en bediening. Dit wordt onder andere bereikt door te streven naar zo min mogelijk meldpunten. Ook het afhandelen van meldingen, bijvoorbeeld door leidinggevende en commissies, moet gebruiksvriendelijk zijn.
Nr. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Omschrijving Het systeem straalt eenvoud en gebruikersvriendelijkheid uit. Het gebruik is intuïtief. Pagina’s, velden en formulieren zijn zelf in te richten (verplicht te maken). Formulier kunnen worden gesplitst in afzonderlijke pagina’s. Terminologie is herkenbaar en/of zelf aan te passen. Het ysteem heeft een Nederlandstalige gebruikersinterface. Het systeem heeft een Nederlandstalige online Helpfunctie. Het systeem heeft Nederlandstalige documentatie. Het systeem maakt veel gebruik van referentietabellen die zelf te beheren zijn
4. Interfaces / koppelingen Binnen een organisatie zijn vaak diverse applicaties aanwezig. Om te voorkomen dat gegevens dubbel moeten worden ingevoerd kunnen interfaces, koppelingen, tussen applicatie worden gemaakt.
Nr. 1. 2.
3. 4.
Omschrijving Het systeem heeft een koppeling hebben met het kwaliteitsmanagementsysteem. Bijvoorbeeld door hyperlinks naar specifieke procedures in het protocollensysteem. Het kunnen koppelen van de data uit het VIM aan de andere meld- en signaleringssystemen (bijvoorbeeld klachten, audits, ARBO etc) is van belang om tot een integrale aanpak van de maatregelen te komen. Vanuit bepaalde meldingstype (bijvoorbeeld VIM) kunnen vervolgmeldingen in een ander meldingstype (bijvoorbeeld verbeterregister) worden gedaan Het systeem ondersteunt een automatische koppeling met een personeelssysteem voor wat betreft het importeren van personeelsgegevens. Het systeem ondersteunt import ten behoeve van cliëntgegevens of andersom vanuit
pagina 5 van 7
Nr. 5. 6.
Omschrijving het elektronisch patiëntdossier. Het systeem ondersteunt een koppeling met XXX ten behoeve van e-mail functionaliteit. Het systeem ondersteunt een import functie voor andere zogenaamde basisbestanden (ruimtes, afdelingen etc) in standaardformaten.
5. Beheer en beveiliging Nr. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Omschrijving Het systeem heeft de mogelijkheid in een logboek alle systeemtechnische handelingen en configuratiewijzigingen vast te leggen. Wijzigingen binnen het systeem kunnen worden gelogd. Het systeem ondersteunt single sign-on op basis van active directory (1x aanloggen). Het systeem ondersteunt het gebruik van profielen per functieprofiel te autoriseren. Het systeem is beveiligd volgens standaardnormen (minimaal de NEN 7510: informatiebeveiliging in de zorg). Het systeem is gemakkelijk te beheren. Verschillende rubrieken moeten kunnen worden afgeschermd tegen overschrijving.
6. Techniek Het systeem past binnen de huidige en toekomstige ICT-infrastructuur van de organisatie.
Nr. 1. 2. 3. 4. 5.
Omschrijving (organisatie specifiek). Hieronder is voorbeeld tekst: Het systeem functioneert binnen een Citrix omgeving, Windows 2003 omgeving. Het systeem functioneert binnen een Windows Terminal omgeving (2003). Het systeem ondersteund een resolutie van 800*600. De schermen passen zich aan afhankelijk van de resolutie. Het systeem gebruik SQL-server 2005 als database. Het systeem is te integreren in de intra en/of internet omgeving gebaseerd op IIS en/of apache.
7. Leverancierseisen Nr. 1. 2. 3.
Omschrijving De leverancier biedt ondersteuning vanuit Nederland en hanteert een duidelijk Service Level Agreement (standaard of op maat). Helpdeskondersteuning is onderdeel van het contract. De broncode van het systeem is gedeponeerd (escrow regeling)
pagina 6 van 7
Nr. 4. 5. 6. 7.
8.
Omschrijving Via de internet site van de leverancier kunnen meldingen worden gedaan en kan de laatste programmatuur worden gedownload. Aan het systeem wordt onderhoud gepleegd en doorontwikkeld De leverancier heeft een gebruikersgroep of vereniging waarbij de eisen en wensen van de gebruikers worden besproken. De leverancier biedt projectmatig en zonodig ad hoc ondersteuning bij de inhoudelijke, functionele en technische inrichting van het systeem op maat van de organisatie. De leverancier heeft ervaring in de gezondheidszorg. De bedrijfskarakteristiek (b.v. omvang, marktaandeel, portfolio) van de leverancier garandeert continuïteit.
8. Inzicht in kostenposten Nr. 1.
2. 3. 4.
Omschrijving Er wordt inzicht gegeven in de invoeringskosten: - Opleidingskosten gebruiker. - Applicatiebeheerder. - Projectkosten. - Overige. Er wordt inzicht gegeven in de kosten van het onderhoud (eenmalig en jaarlijks) en maatwerk. Er wordt inzicht gegeven in de licentiekosten (eenmalig en jaarlijks). Er wordt een kostenindicatie gegeven t.a.v. upgrade’s (jaarlijks en maandelijks)
pagina 7 van 7
