HANDLEIDING WEBHARE VOOR INSTITUTEN
Maart 2013 Versie 1.2 Pieter J. Smits Online Media
INLEIDING WebHare is het Content Management System (CMS) waarmee de UT-websites worden beheerd. Deze handleiding geeft een beknopte uitleg over de diverse applicaties waar webredacteuren van instituten gebruik van maken. Deze handleiding is gemaakt voor zowel de volledige institutensite als de “light-versie” die voor subonderdelen of grotere evenementen is bedoeld. Meer informatie over het verschil staat in § 1.3 Light-versie template.
INHOUD Inleiding .................................................................................................................................................. 2 Inhoud ..................................................................................................................................................... 2 1
Instituten template ......................................................................................................................... 3
1.1
Opbouw pagina .......................................................................................................................................... 3
1.2
Structuur ..................................................................................................................................................... 4
1.3
Light-versie template .................................................................................................................................. 4
2
Publisher ......................................................................................................................................... 5
2.1
Inloggen...................................................................................................................................................... 5
2.2
Belangrijke functies .................................................................................................................................... 6
2.2.1
Het hoofdscherm ...................................................................................................................................................... 6
2.2.2
Bestanden ................................................................................................................................................................ 7
2.2.3
Bestandssoorten ...................................................................................................................................................... 8
2.2.4
Mapsoorten .............................................................................................................................................................. 8
2.2.5
Knoppen ................................................................................................................................................................... 9
2.3
Acties........................................................................................................................................................ 10
2.3.1
Bestandseigenschappen ........................................................................................................................................ 10
2.3.2
Content blocks........................................................................................................................................................ 11
2.3.3
Banner blocks......................................................................................................................................................... 12
3
News and events .......................................................................................................................... 13
3.1
Applicatie starten ...................................................................................................................................... 13
3.2
Belangrijke functies .................................................................................................................................. 13
3.2.1
Het hoofdscherm .................................................................................................................................................... 13
3.2.2
Overzicht van nieuws en evenement items ............................................................................................................. 14
3.2.3
Soorten nieuws en evenement items ...................................................................................................................... 14
3.2.4
Knoppen ................................................................................................................................................................. 15
3.3 3.3.1
Acties........................................................................................................................................................ 15 item eigenschappen ............................................................................................................................................... 15
Slot & Hulp ........................................................................................................................................... 17 Bijlage 1 – Voorbeelden content blocks ........................................................................................... 18 Bijlage 2 – Voorbeelden banner blocks ............................................................................................ 21
1 INSTITUTEN TEMPLATE 1.1
OPBOUW PAGINA
Een standaard pagina op de institutensite is als volgt opgebouwd:
Header (altijd zichtbaar; overal gelijk) Hierin staat het logo van het instituut (1 - link naar de hoofdpagina), het logo van de Universiteit Twente (2 - link naar de homepagina van de UT), diverse header links (3 - o.a. contact) en een zoekveld (4). Daaronder wordt het horizontale menu weergegeven met alle main sections (5). Daaronder staat het kruimelpad (6 - de plek waar je je nu bevindt op de website). Inhoud (per pagina wisselend) De inhoud van het centrale Word-document (7) staat hierin centraal in de brede middenkolom, daaronder worden de content blocks (8) weergegeven. In de linker- en rechterkolom worden de banner blocks (9) weergegeven. In de linker kolom staat bovendien het verticale menu (10 – per main section gelijk).
Content blocks staan in de middenkolom, hebben een grijze achtergrond en staan onder de inhoud van het Word-documtent. Banner blocks staan in de linker- en/of rechterkolom. Ze kunnen op de homepagina ook in de rechterkolom geplaatst worden (automatisch breder dan op overige pagina’s).
Meer informatie over de verschillende blocks staat in § 2.3.2 Content blocks en § 2.3.3 Banner blocks. Footer (altijd zichtbaar; overal gelijk) De footer bestaat uit copyright informatie (11), links naar de disclaimer en privacy statement (12) op de corporate site van de UT en een link naar een feedbackformulier (13) welke een e-mail naar de webmaster stuurt – de persoon die de pagina het laatst heeft bewerkt.
1.2
STRUCTUUR
Het template voor instituten is als volgt opgebouwd: Een hoofdpagina, 3-5 main sections, pagina’s in de main sections, sub-pagina’s in de main sections en header links.
Hoofdpagina
Header links
Main section
Pagina
Pagina
Main section
Pagina
Pagina
Main section
Pagina
Subpagina
Subpagina
Subpagina
Subpagina
Pagina
Pagina
Subpagina
Subpagina
1.3
Hoofdpagina: de eerste pagina van de institutensite. Bestaat in tegenstelling tot andere pagina’s uit 2 in plaats van 3 kolommen: links een image carrousel, news en een media browser en rechts events, enkele banner blocks en connect blok. Main sections: de hoofdsecties van de institutensite. Deze zijn altijd zichtbaar in het menu bovenaan. De main sections worden in de mappenstructuur aangegeven met een map met sterretje. Er kunnen 3 tot 5 main sections worden ingesteld. De index-pagina van een main section bevat net als de hoofdpagina een image carrousel. Pagina’s: binnen een main section staan pagina’s die ook in het menu links staan aangegeven. Subpagina’s: onder pagina’s kunnen subpagina’s gezet worden die in een uitklapmenu staat aangegeven. Header Links: de pagina’s die op alle pagina’s bereikbaar zijn via de links in de header boven de zoekbalk.
LIGHT-VERSIE TEMPLATE
Naast het volledige institutentemplate bestaat de light-variant. Deze light-versie is bedoeld voor subonderdelen en grotere evenementen en bevat veel dezelfde elementen en functionaliteiten, maar verschilt op het volgende punt:
Er zit beperkte integratie van de news en events applicatie in: de content en banner blocks tonen alleen de items die gepubliceerd zijn op de overkoepelende intitutensite. Het is dus niet mogelijk om voor light-websites specifieke nieuwsberichten of evenementen aan te maken.
2 PUBLISHER De Publisher is de applicatie in WebHare waarin de content van websites kan worden beheerd. De Publisher werkt met een mappenstructuur vergelijkbaar met die van Windows Explorer (Windows Verkenner). In een map kunnen o.a. submappen en documenten zitten. De basis van elke webpagina is een Word-document (dit kunnen zowel .doc als .docx bestanden zijn). Op die manier kan iedereen die met Microsoft Word kan werken, ook met de Publisher in WebHare werken.
2.1
INLOGGEN 1. Open de webbrowser en surf naar http://webhare.utwente.nl/. 2. Log in met je m- of s-nummer en bijbehorend wachtwoord. Toegangsrechten tot websites kunnen worden aangevraagd via de webgids. Je bent nu in de WebHare Application Portal – een soort desktopomgeving van WebHare waarin je toegang hebt tot de verschillende applicaties en functies. 3. Klik op het haasje linksboven, vervolgens op Applications en vervolgens op Publisher.
2.2 2.2.1
BELANGRIJKE FUNCTIES HET HOOFDSCHERM
Het hoofdscherm bestaat uit drie velden: links, rechtsboven en rechtsonder. In het linkerveld (Folders) zit de mappenstructuur. Klikken op een + teken voor een map klapt die map uit. Klikken op de map en de naam zelf opent de inhoud van die map in het rechterveld.
In het rechterveld worden boven de mappen en bestanden getoond die in de map zitten die links in Folders geselecteerd is (rood). In het veld daaronder wordt een preview (voorbeeld) getoond van het geselecteerde bestand in het rechterveld daarboven (paars).
2.2.2
BESTANDEN
Elk bestand en elke map hebben een name en een title.
De name (rood) is datgene wat in het webadres (URL) te zien is (met uitzondering van indexbestanden). De title (paars) is datgene wat op de website te zien is in het kruimelpad, de header van het document en indien mogelijk in het menu.
Het pijltje vooraan een bestand geeft aan dat dit een index-bestand betreft. In principe zit er in elke map een index-bestand. Deze kan verschillende soorten en namen hebben, maar is altijd herkenbaar aan het lichtblauwe pijltje voor de naam van het bestand. N.B. De name van een indexbestand wordt niet in het webadres getoond. Het webadres is in dit geval dat van de map waar het index-document in staat.
Rechts in het bestandenveld wordt per bestand achtereenvolgens de bestandsgrootte, publicatiestatus en moment van laatste wijziging aangegeven.
De publicatiestatus kan verschillende icoontjes tonen: Het bestand is succesvol gepubliceerd; Het bestand wordt gepubliceerd, klikken hierop geeft een indicatie van resterende tijd; Het bestand is gepubliceerd, maar met waarschuwingen, deze zijn zichtbaar in het preview-veld; Er is een fout opgetreden, het bestand is niet gepubliceerd; Het bestand wordt niet gepubliceerd (door de gebruiker aangegeven);
2.2.3
BESTANDSSOORTEN
Naast de standaard Word-documenten zijn er onder meer de volgende documenten mogelijk in WebHare: Externe link: naar een website buiten de institutensite; Interne link: naar een pagina binnen de institutensite; Content link: link naar een word-document binnen de instituten site. Dit gelinkte document wordt weergegeven op de locatie van de link. Op deze manier blijft de bezoeker in het linkermenu op dezelfde plek.
2.2.4
MAPSOORTEN
Er zijn verschillende soorten mappen in WebHare: Standaardmap: gebruikt voor de navigatiestructuur; Archive: archief van nieuws en evenementen, wordt automatish gevuld: niets in aanpassen; News/Events: map waarin een overzicht gegeven wordt van actuele nieuwsberichten en evenementen, wordt automatish gevuld: niets in aanpassen; Beschermde map: gebruikt voor o.a. headerlinks, map mag niet worden verwijderd of hernoemd; Main section: map waarin een main section staat. De title en description van deze map bepaalt de tekst van de sectie in het menu; Taal: map waarin de website staat in de alternatieve taal (Engels/Nederlands).
2.2.5
KNOPPEN
Na het selecteren van een map of bestand zijn er in de knoppenbalk verschillende opties beschikbaar.
Met Up navigeer je naar de bovenliggende map in de mappenstructuur. Met Upload plaats je een nieuw Word-document op de website in de geselecteerde map onder Folders. Met New File maak je een nieuwe link, content link of ander nieuw bestand aan (behalve Word-documenten). Met New Folder maak je een nieuwe map aan. Met Replace kan je een geselecteerd Word-document vervangen door een nieuwere/andere versie die op je computer staat. Met Download kan je een geselecteerd bestand naar je computer downloaden. Met View wordt het geselecteerde bestand geopend in een nieuw tabblad geopend in de browser. Met Delete wordt het geselecteerde bestand verwijderd (in de prullenbak geplaatst voor 30 dagen). Met Properties wordt het eigenschappenscherm geopend van het geselecteerde bestand.
Meer informatie over de properties is te vinden in § 2.3 Acties.
2.3
ACTIES
De meeste acties zijn op meerdere manieren te doen: via het menu, de knoppen en via het contextmenu (via rechter muisknop).
2.3.1
BESTANDSEIGENSCHAPPEN
Via het Properties-venster bepaal je de eigenschappen van het geselecteerde document en welke elementen (content blocks en banner blocks) rondom de content van een bestand worden weergegeven. Zowel van mappen als bestanden kan een properties venster worden geopend. Het properties-venster heeft verschillende tabbladen: Op het eerste tabblad General is in te stellen wat de name, title, description, keywords zijn. Daarnaast kan je zien wanneer het document is aangemaakt en wanneer en door wie het document het laatst is gewijzigd. De bestandsextentie (.docx, .html, .whlink) van de name is essentieel voor een goede werking van de website en mag daarom niet gewijzigd worden. De description en keywords velden zijn optionele velden. Voor sommige documenten bieden ze extra functionaliteiten; bijvoorbeeld bij de mappen van main sections, waar de description ook op de website zichtbaar is. Het tabblad Publication bevat de opties om een template en profiel te kiezen. Dit hoeft in principe niet te worden aangepast. Daarnaast kan de publicatie (zichtbaarheid op de website) worden aan- en uitgezet en kan worden aangegeven of het geselecteerde document als index van de map moet fungeren. Tevens kunnen er tasks worden meegegeven aan een bestand. Hiermee kunnen geautomatiseerde acties zoals publicatiedatum of verwijdering van een bestand gepland worden. De tabbladen content blocks en banner blocks worden in de volgende paragrafen toegelicht.
Op het properties-venster van het index-bestand in de hoofdpagina van het instituut en op de eerste pagina van de main sections is er ook nog het tabblad Homepage. Hierin kunnen de afbeeldingen voor de afbeeldingscarrousel worden beheerd. Toevoegen kan via Add, bewerken via Edit en de volgorde wijzigen via de Up en Down knoppen. Daaronder kunnen tevens de ondertitel en introtekst worden ingevoerd. Deze komen direct onder de afbeeldingscarrousel te staan.
2.3.2
CONTENT BLOCKS
Op het tabblad Content blocks van het properties-venster kunnen de diverse soorten content blocks worden ingesteld. Deze blocks worden onder de inhoud van het Word-document geplaatst. Elk content block kan een titel, subtitel en een introductietekst bevatten die weergegeven worden boven het content block zelf. Vervolgens kan een type blok worden aangegeven en afhankelijk van het gekozen type zijn er verdere opties. De mogelijke types en opties zijn:
Articles – lijst van artikelen bestaande uit afbeelding, titel en tekst met link naar een pagina; News – automatische nieuwsitems vanuit de centrale News & Events applicatie (hoofdstuk 2), het is tevens mogelijk om het aantal items aan te geven; Events – automatische agenda-items vanuit de centale News & Events applicatie, het is tevens mogelijk om het aantal items aan te geven; General – algemeen tekstblok met paragrafen die elk ook een titel en afbeelding kunnen bevatten; Image – afbeelding die over de gehele breedte wordt getoond die tevens naar een pagina kan linken; People – lijst of grid-view (blokken weergave) van personen met afbeelding en contactgegevens.
In Bijlage 1 wordt van elk type content block een voorbeeld gegeven.
2.3.3
BANNER BLOCKS
Op het tabblad Banner blocks van het properties-venster kunnen de diverse soorten banner blocks worden ingesteld. Deze blocks worden naast de inhoud en content blocks van een pagina geplaatst. Elk content block kan een titel bevatten die wordt weergegeven boven het banner block zelf. Daarnaast kan worden aangegeven of het block links of rechts van de pagina getoond moet worden en of het block ook op de pagina’s in onderliggende mappen geplaatst moet worden. Door middel van de optie Define block settings is het mogelijk niet de banners van de bovenliggende map over te nemen maar om vanaf deze map en mogelijk mappen hieronder te voorzien van de banner blocks die in dit venster worden ingesteld. De mogelijke types en opties zijn:
Rich tekst – een tekst met mogelijk een afbeelding en link; Image – een afbeelding met mogelijk een link; Downloads – een lijst met downloads; Links – een lijst met links naar interne of externe pagina’s; Events – automatische agenda-items vanuit de centale News & Events applicatie, het is tevens mogelijk om het aantal items aan te geven; News – automatische agenda-items vanuit de centale News & Events applicatie, het is tevens mogelijk om het aantal items aan te geven; YouTube movie – een filmpje van YouTube (d.m.v. het potloodje is het mogelijk een filmpje te zoeken en selecteren); Vimeo movie – een filmpje van Vimeo (gebruik de code uit het originele webadres, asl dat bijvoorbeeld vimeo.com/53590805 is, dan is de code 53590805); Facebook feed – een lijst actuele berichten van een Facebookpagina; Twitter widget – een lijst actuele tweets van een profiel of van een zoekopdracht. Connect – een verzameling contactgegevens en social media links.
Daarnaast is er de optie om aan de gekozen banner blocks de banners van de bovenliggende map toe te voegen door middel van de optie Insert blocks form parent folder. In Bijlage 2 wordt van elk type banner block een voorbeeld gegeven.
3 NEWS AND EVENTS Via de applicatie News and Events is het mogelijk nieuwsberichten en activiteiten/evenementen aan te maken die op de institutenwebsite worden weergegeven. Daarnaast is het mogelijk om centraal aangemaakte nieuwsberichten door te plaatsen op de institutensite. Op de institutensite zijn evenementen en nieuwsberichten automatisch in een overzicht weergegeven in respectievelijk de mappen events en news. De basis van elk nieuws of evenement item is een Word-document (dit kunnen zowel .doc als .docx bestanden zijn).
3.1
APPLICATIE STARTEN 1. Open de webbrowser en surf naar http://webhare.utwente.nl/. 2. Log in met je m- of s-nummer en bijbehorend wachtwoord. Toegangsrechten tot websites kunnen worden aangevraagd via de webgids. Je bent nu in de WebHare Application Portal – een soort desktopomgeving van WebHare waarin je toegang hebt tot de verschillende applicaties en functies. 3. Klik op het haasje linksboven, vervolgens op Applications en vervolgens op News and events.
3.2 3.2.1
BELANGRIJKE FUNCTIES HET HOOFDSCHERM
Het hoofdscherm van de News & events applicatie bestaat uit twee tabbladen News items en Events (groen). Elk tabblad bestaat uit twee velden: een zoekveld links (rood) en een overzicht van zoekresultaten rechts (paars). Standaard worden er rechts de recent geplaatste en gewijzigde items weergegeven.
3.2.2
OVERZICHT VAN NIEUWS EN EVENEMENT ITEMS
In het overzicht van news en events in het rechterveld worden achtereenvolgens weergegeven:
3.2.3
Titel; Taal; Gekoppelde vertaling: als het link-icoontje ( ) wordt getoond, dan is er een vertaling gekoppeld aan het item; Datum aangepast: de datum waarop het document voor het laatst is gewijzigd; Publicatiestatus: of het document is gepubliceerd en of het een top-story van de centrale UT homepage is (waardoor het beveiligd is ). Datum van publicatie; Datum van evenement: alleen bij evenementen; Locatie(s) van publicatie: waar op de websites van de UT het item gepubliceerd is; Contactpersoon: de contactpersoon voor dit item; Locatie: de locatie op de campus waar het nieuwsbericht betrekking op heeft of evenement plaatsvindt.
SOORTEN NIEUWS EN EVENEMENT ITEMS
In het overzicht van news en events in het rechterveld worden in de linker kolom verschillende icoontjes gebruikt. Hieraan is te herkennen of het item door een gebruiker van hetzelfde instituut of op een ander niveau (centraal, ander instituut of andere faculteit) is aangemaakt. Nieuws Bericht wat op een ander niveau is aangemaakt. Dit bericht staat niet gepubliceerd op de website van het instituut en kan niet worden aangepast. Wel kan het worden doorgeplaatst op de website van het instituut. Bericht wat op een ander niveau is aangemaakt en is doorgeplaatst op de website van het instituut. In dit bericht kunnen geen wijzigingen in worden aangebracht. Bericht wat door een gebruiker van hetzelfde instituut is aangemaakt. Dit bericht is geplaatst op de website van het instituut en het kan worden gewijzigd. Evenementen Evenement wat op een ander niveau is aangemaakt. Dit evenement staat niet gepubliceerd op de website van het instituut en kan niet worden aangepast. Wel kan het worden doorgeplaatst op de website van het instituut. Evenement wat op een ander niveau is aangemaakt en is doorgeplaatst op de website van het instituut. In dit evenement kunnen geen wijzigingen in worden aangebracht. Evenement wat door een gebruiker van hetzelfde instituut is aangemaakt. Dit evenement is geplaatst op de website van het instituut en het kan worden gewijzigd.
3.2.4
KNOPPEN
Na het selecteren van een item zijn er in de knoppenbalk verschillende opties beschikbaar:
De beschikbaarheid van de knoppen hangt af van het geselecteerde item of de geselecteerde items.
3.3
Met Add news kan een nieuwsbericht worden aangemaakt; Met Add event kan een evenement worden aangemaakt; Met Delete kan een item worden weggegooid; Met Properties wordt het eigenschappenscherm van een item geopend; Met Replace kan het Word-document van het geselecteerde item worden vervangen; Met Create translation kan een vertaling van een geselecteerd item worden aangemaakt; Met Link translations kunnen twee geselecteerde vertalingen aan elkaar gekoppeld worden; Met View in browser kan het geselecteerde item geopend worden in een nieuw tabblad van de browser;
ACTIES
De meeste acties zijn op meerdere manieren te doen: via het menu, de knoppen en via het contextmenu (via rechter muisknop).
3.3.1
ITEM EIGENSCHAPPEN Via het Properties-venster bepaal je de eigenschappen van het geselecteerde item. Alleen van items met een sterretje kunnen alle eigenschappen worden aangepast. Van overige items kan alleen de plaatsing op de website van het instituut worden bepaald.
Op het eerste tabblad General is het mogelijk het Word-document te uploaden of vervangen, daarnaast is in te stellen wat de title, subtitle, language en item type zijn. Daaronder kan een optionele decription worden ingevuld. Deze overschrijft de introductie welke standaard uit het Worddocument gehaald wordt. Zorg ervoor dat dit niet meer dan ongeveer 200 tekens heeft, anders loopt de tekst onder de afbeelding door. Bij een evenement kunnen hier tevens de start- en einddatum en -tijd worden ingevuld. Achter contacts kunnen optioneel perscontactpersonen worden geselecteerd die onderaan het item worden weergegeven. Deze lijst wordt centraal beheerd. Onderin dit tabblad kan bij Linked translation een koppeling gemaakt worden met de vertaling van het item.
Op het tabblad Publish kan worden ingesteld of het item op de website van het instituut geplaatst moet worden. Hier kunnen ook andere onderdelen geselecteerd worden wanneer de gebruiker hier rechten voor heeft. Bij Schedule kan de publicatie van een item worden gepland. Dan wordt deze automatisch op de aangegeven tijd gepubliceerd. Standaard wordt het item direct gepubliceerd.
Op het tabblad Images kunnen links bij Photos for the item afbeeldingen worden toegevoegd die rechts naast het item worden weergegeven. De rechterafbeelding (Image) die kan worden ingesteld is de afbeelding die op de website bij het nieuwsof evenementenoverzicht wordt getoond. De tabbladen Locations en Related hebben momenteel (maart 2013) geen functie voor de institutenwebsite.
SLOT & HULP Voor meer informatie over en handleidingen voor het werken met de WebHare applicaties, tips voor schrijven voor het web en video’s en afbeeldingen in websites, zie de Webgids op www.utwente.nl/webgids. Mocht je er hierna niet uitkomen, raadpleeg dan
[email protected].
BIJLAGE 1 – VOORBEELDEN CONTENT BLOCKS
BIJLAGE 2 – VOORBEELDEN BANNER BLOCKS
