WebHare Publisher. Handleiding (Universiteit Twente)

WebHare Publisher Handleiding (Universiteit Twente)

Deze handleiding bevat 

Een algemeen gedeelte (H2, H3, H4)



Informatie specifiek over de ‘oude’ witte template (H5)



Informatie specifiek over de ‘nieuwe’ template (H6)

Datum: Versie:

December 2015 0.9

Inhoudsopgave

1 2 3

Introductie ............................................................................................................... 2 Wat is er nieuw (versie 4, November 2015)? .......................................................... 3 Aan de slag ............................................................................................................ 4 3.1 Het startscherm ............................................................................................... 4 3.2 De ‘Publisher’ applicatie .................................................................................. 4 3.3 Maptypes ......................................................................................................... 9 3.4 Mappen en bestanden die beschermd zijn .................................................... 10 3.5 Mappen en bestanden met leesrechten......................................................... 10 3.6 Bestandstypes ............................................................................................... 11 3.7 Intranetten (afschermen van bestanden) ....................................................... 21 3.8 Voorkeuren .................................................................................................... 13 4 Acties.................................................................................................................... 15 4.1 Bestanden beheren ....................................................................................... 15 4.2 Mappen beheren ........................................................................................... 22 4.3 Bestanden en publicatie ................................................................................ 24 5 De UT-website: oude witte template ..................................................................... 27 5.1 Opmaak en navigatie van de website ............................................................ 27 5.2 Site-specifieke eigenschappen bewerken ...................................................... 28 5.3 Blokken (banners en meer) ........................................................................... 33 6 De UT-website: nieuwe template 2013 (nog in ontwikkeling) ................................ 36 6.1 Opmaak en navigatie van de corporate website ............................................ 36 6.2 Afwijkende opbouw voor (landing-)pages ...................................................... 44 6.3 Elementen/onderwerpen ............................................................................... 45

WebHare Publisher - Inhoudsopgave

1

Introductie

De Publisher in WebHare bied je een gebruiksvriendelijke omgeving voor het beheren van de informatie op uw Internetpagina’s. Met behulp van sites, mappen en bestanden kun je je informatie publiceren naar websites (en afgeschermde intranetten/websites). WebHare creëert je website automatisch op basis van vooringestelde opmaak/sjablonen in de UT-stijl. Jij als beheerder vult alleen maar de content (tekst, foto, video) in een door jou bepaalde mappenstructuur, de rest wordt van zelf geregeld. Ook kun je de documenten en mappen voorzien van extra informatie (de eigenschappen van het bestand, de zogenaamde metadata) die kan worden gebruikt in de website en helpt onder andere zoekmachines, het bestand beter te vinden. In deze handleiding wordt duidelijk gemaakt hoe dit alles in zijn werk gaat. We gaan hierbij uit van een aanwezige site met voltooide opmaak. In je website kun je diverse soorten bestanden plaatsen. Enkele van deze bestandtypes, zoals pdf, Excel of Poweroint, zullen zonder verdere bewerking door WebHare gepubliceerd worden en als download worden aangeboden aan de website-bezoeker. Andere bestanden, zoals tekstpagina’s, Worddocumenten en HTML bestanden, kunnen door WebHare bewerkt worden voordat ze gepubliceerd worden. Bij deze bewerking worden de Worddocumenten automatisch vertaald naar HTML bestanden en aangepast aan de opmaak van de site.

!

Omdat de in deze handleiding opgenomen schermafbeeldingen en beschreven opties gebaseerd zijn op een gebruiker met rechten voor een volledige website, zullen enkele van de opties niet, of niet exact hetzelfde, beschikbaar zijn voor gebruikers met andere/beperkte rechten. In deze gevallen zullen de verschillen voor de relevante opties aangegeven worden.

!

De schermafbeeldingen in deze handleiding geven de Engelse versie van WebHare weer, omdat deze versie ook onder de Nederlandse gebruikers veel wordt gebruikt. In de uitleg worden zowel de Nederlandse als ook Engelse benamingen van knoppen weergegeven, bijv. Eigenschappen/Properties. Wil je de taal van je WebHare-omgeving aanpassen? Klink dan in het startscherm links onderaan op je naam. Hier vind je alle WebHare-voorkeuren, verspreid over een aantal tabbladen.

WebHare Publisher - Introductie

2

2

Wat is er nieuw in WebHare 4.0 (November 2015)?

Indien je van de oude publisher (blauwe kleuren/WebHare 3) overstapt naar de actuele versie (WebHare 4), zijn een aantal wijzigingen van toepassing. Deze worden hieronder toegelicht: 

 









Login: De login-pagina op webhare.utwente.nl biedt de optie om op twee verschillende manieren in te loggen: 1. met een ICT-account van de universiteit (zoals m-nummer of s-nummer) 2. met een specifiek voor WebHare aangemaakt account (voor mensen buiten de UT, zoals partners in projecten of algemene accounts voor toegang tot intranetten). Startscherm: Alle applicaties (onderdelen) van WebHare zijn na het inloggen direct op het startscherm zichtbaar. De Publisher is daardoor direct na inloggen aan te klikken en te openen. Previewscherm: Het previewscherm is verplaatst naar de rechter kant. Tevens heeft dit scherm een aantal opties: het toont direct bovenaan de URL van de betreffende pagina, het scherm is in te stellen voor preview op verschillende apparaten als smartphones en tablets. Ook zijn linkjes in het preview scherm aanklikbaar, waarbij de mappen aan de linker kan van je scherm ‘meespringen’ naar de betreffende pagina, zodat je deze niet handmatig hoeft op te zoeken. Menu: Het menu van de publisher stond eerder bovenaan de grote symbolen, en is nu naar rechts boven verplaatst (drie strepen om menu te openen). De inhoud van het menu is nauwelijks veranderd. Hier vind je nog steeds je Publisher voorkeuren/preferences, de optie op een rapport met kapotte links uit te draaien, of bepaalde websites/mappen als favorieten aan je startmenu van WebHare toe te voegen. Volgorde van mappen/bestanden: Waar je de volgorde van mappen en bestanden in het verleden via de rechter muis > change ordening/volgorde aan kon passen, zit deze optie nu direct bovenaan je lijst van mappen/bestanden. Je kan zelf kiezen tussen de twee manieren van weergeven: 1. Op ABC-volgorde, dus op naam of titel, maar ook op wijzigingsdatum. 2. Zelfde volgorde als op de website ingesteld is. Als je deze optie kiest worden pijlen getoond, zodat je meteen ook de volgorde op de website kan aanpassen. Eigenschappen/properties van een bestand: Deze pop-up is nauwelijks veranderd. Het tabblad publiceren/publish heet nu taken/tasks en de informatie over het publiceren van een bestand (wel/niet publiceren, wel/niet index, laatste bewerker, etc) is verhuisd naar het eerste tabblad. Notificaties: WebHare toont in enkele gevallen notificaties, bij voorbeeld als aankondiging van onderhoud. Deze notificaties kunnen ook op je desktop weergegeven worden, als WebHare even op de achtergrond draait. Bij de eerste notificatie zal WebHare vragen of dit gewenst is.

WebHare Publisher - Wat is er nieuw in WebHare 4.0 (November 2015)?

3

3

Aan de slag: overzicht Publisher

3.1

Het startscherm

Als je hebt ingelogd via webhare.utwente.nl zie je op het startscherm direct alle applicaties waarvoor je rechten hebt (1). Deze lijst kan voor elke gebruikers anders zijn. De Publisher is de belangrijkste applicatie, hiermee beheer je je webpagina’s. Daarnaast zie je regelmatig op het startscherm nieuwsberichten staan (2), die de beheerder van WebHare voor de gebruikers klaar heeft gezet.

Andere op de UT veel gebruikte applicaties zijn:   

NEO (afkorting voor Nieuws/Evenementen/Onderwijsmededelingen), waar alle actuele berichten bijgehouden worden en gebruikers deze met elkaar kunnen delen (niet alle websites zijn hierop aangesloten). WebPack: Applicatie voor het aanmaken van simpele webformulieren (incl. automatische mails naar aanmelders en beheerders). Gebruikersbeheer/User Management: Hierin kun je andere gebruikers rechten geven, bijvoorbeeld voor door jou aangemaakt webformulieren.

Elke applicatie wordt in een nieuw tabblad geopend.

!

Wil je vaak gebruikte websites of dieper liggende mappen als favorieten op je startscherm plaatsen, zodat je deze sneller kan openen? Als je de Publisher opent en de betreffende map selecteert, kun je via het menu (rechts boven) de map aan het startmenu toevoegen. De volgorde en namen van je favorieten beheer je door op het startscherm van Webhare links onder op je eigen naam te klikken, en vervolgens naar het tabblad favorieten/favorites te gaan. Daar kun je naam en volgorde van je favorieten aanpassen.

3.2

De ‘Publisher’ applicatie

In deze paragraaf wordt een algemene beschrijving gegeven van functies en knoppen in de Publisher. De verschillende handelingen die noodzakelijk zijn worden in de volgende hoofdstukken uitgebreider besproken. De knoppenbalk Als je de publisher hebt gestart zie je een aantal knoppen:

WebHare Publisher - Aan de slag: overzicht Publisher

4

De knoppen worden gebruikt voor veelgebruikte acties binnen de Publisher. Wanneer een knop/actie in grijs weergegeven wordt is de actie (tijdelijk) niet mogelijk. Dit kan bijvoorbeeld zijn omdat eerst een element uit Publisher moet worden geselecteerd voordat de actie kan worden uitgevoerd. Zo moet eerst een bestand of map worden geselecteerd voordat je de actie vervangen/replace of verwijderen/delete kunt uitvoeren. De functies van de knoppen:        

Nieuwe bestand/new file: een nieuw bestand in WebHare aanmaken (bijvoorbeeld een link) Nieuwe map/new folder: een nieuwe map aanmaken (bijvoorbeeld een normale map of een fotoalbum) Upload: een bestand van je computer in de publisher plaatsen (bijvoorbeeld een Worddocument of PDF/Excel/Powerpoint) Vervangen/replace: een eerder geupload bestand vervangen door een nieuwe versie Download: een bestand vanuit de publisher downloaden naar je computer (bijvoorbeeld om hem te bewerken) Bekijken/view: de gelecteerde webpagina in een nieuw browserscherm/tab bekijken Verwijderen/delete: een bestand/map of meerdere verwijderen Eigenschappen/properties: de eigenschappen van een bestand bekijken/aanpassen (bijvoorbeeld naam, titel)

Het menu In de zelfde balk helemaal rechts vind je het menu:

Het menu bevat veel meer opties dan de knoppen die op de knoppenbalk weergegeven worden. Niet alle acties zijn voor alle gebruikers zichtbaar als zij ingelogd zijn, dit hangt af van de rechten van de gebruiker. Ook hier geldt: wanneer een optie in het grijs weergegeven wordt, is deze niet beschikbaar op deze locatie.

!

Interessante menu-opties zijn: Sites > Rapport/report voor een overzicht van kapotte links op je website of een lijst van recentelijk aangepast bestanden binnen je website. Via Aan startmenu toevoegen/add to startmenu kun je veelgebruikte mappen of websites aan je startpagina toevoegen, zodat je deze sneller kunt bereiken.

Het hoofdscherm De rest van het scherm wordt in drie delen verdeeld:


5

Aan de linkerkant (1) wordt de mappenstructuur weergegeven. Hier vind je de mappen en websites waarvoor jij rechten hebt. Via het icoon (twee pijlen) links boven in het linker scherm kun je het scherm inklappen/uitklappen als je het tijdelijk wilt verbergen. Als je een map of website selecteert, wordt deze blauw gemarkeerd, en verschijnt in het tweede scherm (2) een lijst met mappen en bestanden die zich in de geselecteerde map of website bevinden. In deze lijst worden een aantal zaken weergegeven:    

De naam van het bestand of de map (komt bij websites in de URL). De titel van het bestand of de map (is op de website zichtbaar, bij voorbeeld als menu of titel bovenaan een pagina). De datum en tijd van de laatste aanpassing. De publicatiestatus, weergegeven door een pictogram.

Rechts boven in het tweede scherm kun je via de iconen wisselen tussen deze en een wat ruimere opzet voor het scherm. De ruimere opzet kan prettiger werken op apparaten met touchscherm, zoals iPads. Daarnaast vind je boven in het tweede scherm een optie voor het instellen van de volgorde van bestanden/mappen (zie De volgorde van mappen en bestanden). Indien je in het tweede scherm een bestand selecteert, dat met succes is gepubliceerd (weergegeven door een groen vinkje als publicatiestatus) wordt in het voorbeeldscherm rechts (3) een voorbeeld (preview) van die webpagina getoond. Het voorbeeldscherm (3) toont bovenaan ook de URL van de betreffende pagina, een optie om de pagina te bekijken zoals deze op verschillende apparaten met een kleiner scherm worden weergegeven, en een optie om te verversen. De mappenstructuur en bestandenlijst werken op een manier die je wellicht bekend voorkomt, bijvoorbeeld van de Verkenner in Microsoft Windows. Zo kun je meerdere bestanden selecteren door de Ctrl of Shift toets ingedrukt te houden terwijl je op de bestanden klikt. Ook kun je bestanden verslepen naar andere mappen (wanneer je daarbij de Ctrl toets ingedrukt houdt wordt het bestand gekopieerd in plaats van verplaatst). Tevens kun je met de rechtermuisknop het contextmenu opvragen, zodat je snel een overzicht hebt van de veelgebruikte acties. Het contextmenu (rechter muisknop) Het contextmenu geeft een aan aantal opties weer, wanneer je met de rechter muisknop op een bestand of map klikt:


6

De opties in het eerste scherm (links) zijn:     

In een nieuwe tab openen/open in a new tab: website in een tab openen Inpakken/archiveren: de website als zip-bestand downloaden Herpubliceren/republish: bestanden opnieuw naar het internet sturen Kopiëren naar/copy to: bestand kopieren naar een andere map Eigenschappen/properties: eigenschappen bewerken (naam, titel, etc)

Het contextmenu in het tweede/middelste scherm kent een aantal aanvullende/afwijkende opties die nog niet eerder genoemd zijn:   

Openen/open: map of bestand openen, inhoud tonen Open als MS Word/open as MS Word: opent een Worddocument direct online; opnieuw uploaden niet nodig. Zie voor toelichting het overzicht van de verschillende bestandstypes. Type wijzigen/edit type: Bestandstype aanpassen, bijv. van een normale map een foto-map maken, of van een normaal Worddocument een downloadbaar document maken

Publicatiestatus In het bestandsoverzicht zie je een kolom met pictogrammen die de publicatiestatus van de bestanden weergeven. Hieronder vind je een overzicht van de mogelijke publicatiestatussen en de bijbehorende pictogrammen. Het pictogram aan de linkerkant wordt getoond als er geen taken zijn gepland voor het betreffende document. Het pictogram aan de rechterkant (met klokje) wordt getoond als er wel taken gepland zijn voor het document. Geslaagd

Het bestand is met succes gepubliceerd.

Bezig

Het bestand wordt op dit moment gepubliceerd. De lijst zal worden ververst

Waarschuwing

Het bestand is gepubliceerd op internet, maar met waarschuwingen (klik op de gele balk in het previewscherm voor toelichting).

Fout

Er is een fout opgetreden, het bestand is niet gepubliceerd.


7

Niet gepubliceerd

Het bestand wordt niet gepubliceerd

Geen publicatie

Het bestand wordt niet gepubliceerd; er is geen uitvoerlocatie. De website heeft geen URL.

Gepind

Het bestand is vastgezet en mag niet van naam veranderen (wel titel/inhoud).

Bewerkt, maar nog niet gepubliceerd.

Een tekstbestand dat aangepast en opgeslagen is, zonder dat de wijzigingen op internet gepubliceerd zijn.

Direct vóór de bestandsnaam kan ook een pictogram worden weergegeven: Indexdocument

Dit bestand is het indexdocument voor de huidige map. Een indexdocument heeft vaak extra functies, die later in deze handleiding worden toegelicht.

Eisen voor map- en bestandsnamen Hoewel je alle mappen en bestanden in WebHare van uitgebreide namen kunt voorzien, zijn vanwege duidelijkheid, consistentie en vindbaarheid in zoekmachines als Google de volgende afspraken voor de naamgeving van mappen en bestanden gemaakt: 



De naam van een map of bestand o bestaat uit kleine letters, cijfers en middenstreepje(s) als vervanging van spaties (goed: notulen-mt-7-2011.docx). o dient kort en bondig te zijn, bij voorkeur niet meer dan drie woorden o bevat woorden in de juiste taal o helpt om gevonden te worden in zoekmachines en bevat daarom vooral woorden waar de gebruiker mogelijk op zoekt o heeft in geval van bestanden altijd een extensie (.docx, .pdf, .whlink etc) o bevat GEEN informatie die mogelijk kan veranderen, zoals een datum of versienummer, omdat dan de URL zou wijzigen en linkjes naar dit bestand kapot gaan (fout: cv-prof-smit-versie-28-november.pdf) De titel van een map of bestand o dient altijd met een hoofdletter te beginnen. o bevat herkenbare woorden voor optimale vindbaarheid van de website o mag alle mogelijk karakters (zoals ", \, &, ^, $ en €) gebruiken, ook hoofdletters en spaties

Goed voorbeeld:

Omschrijving voor bestanden Je kunt voor ieder bestand in je WebHare site een omschrijving (description) invullen. Deze omschrijving kan door zoekmachines gebruikt worden en wordt in sommige gevallen door WebHare in de pagina afgedrukt. Voor de omschrijving gelden de volgende afspraken:  

Het invullen van een omschrijving voor een bestand is niet verplicht, maar wel zeer aan te raden, met name bij indexbestanden van belangrijke mappen. De omschrijving mag maximaal 2048 karakters bevatten. Het is echter aan te raden een kortere beschrijving op te nemen.


8

Kernwoorden voor bestanden Naast een omschrijving kun je ook enkele kernwoorden (keywords) voor een bestand invoeren. Deze kernwoorden kunnen zoekmachines helpen bij het beter indexeren van je bestanden, waardoor je website beter en sneller gevonden kan worden. Let op: Google gebruikt deze kernwoorden sinds 2009 niet meer, andere zoekmachines deels nog wel. Je hoeft hier dus geen/weinig aandacht aan te besteden. 3.3

Maptypes

De Publisher applicatie kent verschillende soorten mappen. Hieronder zie je de pictogrammen waaraan je de maptypen kunt herkennen. Daaronder worden de verschillende soorten mappen kort toegelicht. In het hoofdstuk ‘Acties’ wordt het aanmaken, bewerken en verwijderen van mappen besproken. De toelichting geldt in principe voor zowel de oude (witte) als de nieuwe (kleurrijkere) template van de UT. Als er een verschil zit, wordt dit toegelicht: Type folder

Toelichting

(Deel)website

Hier begint een eigen (deelwebsite). Op de eigenschappen/properties van deze map zitten extra opties/instellingen die de gehele website betreffen. Oude UT-design (wit): deze website heeft een eigen menu Nieuwe UT-design: deze website heeft soms een eigen menu, en altijd een eigen footer

Standaardmap

Dit type map wordt het meest gebruikt. Een standaardmap kan onderliggende mappen en bestanden bevatten. Standaardmappen worden meestal gebruikt om de verschillende onderdelen van je website aan te maken. De mappen vormen dan de structuur waarover de content van je site wordt verdeeld.

Fotoalbum

In dit type map kun je foto’s of andere afbeeldingen plaatsen. Hiervan worden automatisch pagina's met miniatuurweergaven gegenereerd. Oude UT-design (wit): Bij de eigenschappen van dit type map kun je instellen hoeveel miniatuurweergaven u op één pagina wilt weergeven. Ook stel je hier in hoe groot de miniatuurweergaven en de grote afbeeldingen in de website moeten zijn. Nieuwe UT-design: Alle foto’s worden op één pagina geplaatst.

Nieuwsmap Evenementenmap

Oude UT-design (wit): Alleen nieuwsmappen beschikbaar; inhoud wordt in een nieuwsoverzicht weergegeven op de website: kleine foto met inleidende tekst per bericht en een doorklik-link naar het volledige bericht. Nieuwe UT-design: Zowel nieuws- als evenementmappen beschikbaar; vullen van nieuws/events is geregeld via een centrale applicatie (‘NEO’), waarin alle webhare-beheerders berichten met elkaar kunnen delen en van elkaar over kunnen nemen. De WebHare-ondersteuners kunnen dit per website instellen/activeren en rechten uitdelen voor het nieuws/eventsysteem van de UT.

Widgetmap

Oude UT-design (wit): geen widgetmappen Nieuwe UT-design: Alle widgets (blokken/banners) die naast en


9

onder de websitetekst worden geplaatst worden in een centrale widgetmap van de betreffende website aangemaakt. Footermap

Oude UT-design (wit): geen footermappen Nieuwe UT-design: Hierin worden kolommen (mappen) en daarbij behorende linkjes voor de footer van een website aangemaakt.

3.4

Afgesloten website

Website is niet meer te bewerken/oud

Systeemmap

Voor de meeste gebruikers niet zichtbaar. Hierin wordt informatie opgeslagen voor bijvoorbeeld de opmaak van de website (UT-stijl).

Externe map

Voor de meeste gebruikers niet zichtbaar. Een externe map geeft aan dat de info elders beheerd wordt, maar niet in deze specifieke WebHare-website.

Mappen en bestanden die beschermd zijn

Een bestand of map kan beschermd zijn. Dit kan door de website-ontwikkelaar zijn gedaan om een belangrijk onderdeel van de website te beschermen, bijvoorbeeld een nieuws- of archiefmap die niet mag worden gewijzigd. Ook wordt een map vaak afgeschermd als een verkorte link zoals www.utwente.nl/mensa er naartoe leidt. Een beschermde map of bestand kan niet worden hernoemd, verplaatst of verwijderd. Ook kun je de publicatie-instellingen en taken van een beschermd bestand niet aanpassen. Van een beschermde map kun je tot slot ook het indexdocument niet aanpassen. Voor aanpassingen van beschermde mappen en bestanden kun je contact opnemen met de centrale WebHare-ondersteuners. Beschermde mappen herken je aan de punaise in de status-kolom:

3.5

Mappen en bestanden met leesrechten

In een aantal gevallen worden leesrechten uitgedeeld voor mappen of gehele websites. Met leesrechten kun je de betreffende bestanden wel inzien in WebHare, maar zelf niet aanpassen. Leesrechten voor mappen of websites zijn herkenbaar aan een rood symbool:


10

Situaties waarin leesrechten kunnen worden uitgedeeld: 1) Voorbeeldwebsite: de gebruiker kan een website aan de achterkant bekijken, zodat hij kan zien hoe bepaalde functionaliteiten werken. Voor alle WebHaregebruikers zijn specifieke voorbeeldwebsites beschikbaar. Deze testwebsites ontvangt elke website-beheerder automatisch. 2) Beheerrechten voor een deel van een website: als een gebruiker uitsluitend een specifiek gedeelte van een website mag beheren, dan ontvangt hij leesrechten voor de gehele website, en schrijfrechten voor het specifieke gedeelte. Dat specifieke gedeelte met schrijfrechten is herkenbaar doordat het geen rood icoon heeft. 3) Voor het plaatsen van onderlinge links: om interne linkjes te kunnen plaatsen naar een site is het nodig om voor die site leesrechten te hebben. Het plaatsen van externe linkjes in WebHare is ook zonder leesrechten mogelijk, maar deze vorm van linkjes dient zoveel mogelijk voorkomen te worden omdat deze bij wijzigingen niet automatisch meeveranderen. 3.6

Bestandstypes

Het meest gebruikt bestandstype voor de oude witte UT-websites is het Microsoft Worddocument (.doc of .docx). Je upload een Worddocument met tekst, plaatjes, tabellen etc, en WebHare zet dit om naar een webpagina in HTML, in de opmaak zoals door de beheerders ingesteld (UT stijl). Nieuwere websites (na 2012 ontstaan) gebruiken bijna uitsluitend Rich Text documenten (.rtd) en geen Worddocumenten meer. Verder ondersteunt de Publisher-applicatie nog een groot aantal andere bestandstypes, die in een website geplaats kunnen worden en vervolgens door WebHare op het internet gepubliceerd worden. In deze paragraaf worden de meest belangrijke bestandstypes en de mogelijkheden daarvan toegelicht. In het hoofdstuk ‘Acties’ wordt het aanmaken, bewerken en verwijderen van deze bestanden besproken. Alle bestanden worden in de navigatie van de website opgenomen, zodra deze een gepubliceerd zijn en een titel ingevuld is. Type bestand

Toelichting

Worddocument (.doc of .docx)

Na het uploaden is een Worddocument direct op internet beschikbaar;

of downloadbaar Worddocument

Oude UT-design (wit): Dit is het basisbestand om tekstpagina’s te genereren. In een tekstbestand kun je tekst, foto’s, video’s en andere opmaak plaatsen. Ook is het mogelijk om HTMLcode in een Worddocument toe te voegen, bijvoorbeeld om een video vanuit YouTube te integreren. Daarnaast kun je een Worddocument ook downloadbaar maken, zodat het in een nieuw scherm opent, en niet als webpagina: via het


11

contextmenu (rechter muis), dan type aanpassen kan een Worddocument downloadbaar worden gemaakt. Worddocumenten kun je indien gewenst ook online bewerken via de functie ‘Open als MS Word’ in het contextmenu. Als je met een universiteitsaccount (m- s- of x-nummer) inlogt, dien je in het dan popup-inlogscherm van Word een ander password in te vullen. Dit password kun je genereren door in het startscherm van WebHare op je naam te klikken en op het eerste tabblad een wachtwoord aan te maken. Nieuwe UT-design: Een Worddocument wordt in het nieuwe design niet meer gebruikt om een web-/tekstpagina te genereren. Het is uitsluitend nog als downloadbaar bestand te plaatsen. Na het uploaden kun je via het contextmenu (rechter muis), dan type aanpassen om een Worddocument downloadbaar te maken. Rich Tekst Document (.rtd)

Bij het plaatsen van een Rich Tekst document is het bestand pas na publicatie zichtbaar op internet. Dit bestandstype zal in de toekomst voor alle websites worden gebruikt. Een .rtd bestand biedt het voordeel om snel online aanpassingen te kunnen doen en om interne links te gebruiken binnen WebHare. Oude UT-design (wit): Dit bestandstype wordt ondersteund, maar is nog in de ontwikkelingsfase. Je mag het gebruiken, maar de opties zijn mogelijk beperkt. Nieuwe UT-design: Dit is het basisbestand om tekstpagina’s te genereren. In een tekstbestand kun je tekst, foto’s, video’s en andere opmaak plaatsen.

Externe link Interne link Contentlink

Een linkbestand plaats je om naar een webpagina binnen of buiten WebHare te linken. Als je linkt naar een pagina buiten je eigen WebHareomgeving, dan plaats je een externe link: je vult dan de URL van de pagina in, bijvoorbeeld: www.utwente.nl/mc. Link je naar een pagina binnen je eigen WebHare-omgeving, gebruik dan en interne link of een contentlink. Deze zijn vast verbonden met het bestand waar ze naartoe verwijzen, en veranderen bij wijzigingen automatisch mee. Een interne link brengt de bezoeker geheel naar de gelinkte pagina. Een contentlink zorgt ervoor dat bezoeker op de bestaande website blijft, en de tekst in het hoofdscherm binnen wordt gehaald. Hiermee kan tekst van website A binnen website B worden getoond, of inhoud op meerdere plaatsen, terwijl het maar op een locatie bijgewerkt moet worden. Het aanmaken van een interne of contentlink is te vergelijken met een snelkoppeling binnen windows: je bladert door al je bestanden heen, en geeft aan waar de link heen moet verwijzen. Een link-bestand kan niet geopend of gedownload worden. Wel is het mogelijk om de eigenschappen van een link via de knop eigenschappen/properties aan te passen.

PDF of MS Officebestanden

Naast Worddocumenten kun je in WebHare ook documenten met een ander bestandstype publiceren. Deze bestanden zullen niet worden aangepast aan de huisstijl van je website, maar bijvoorbeeld als downloadbaar bestand aangeboden worden. Zo kun je bijvoorbeeld een PDF-bestand aanbieden


12

dat door de gebruiker gemakkelijk kan worden afgedrukt. Andere veel gebruikte bestanden die als download worden aangeboden op websites zijn Excel en Powerpoint. HTML-bestand (.html)

Je kunt in je website HTML bestanden plaatsen, bijvoorbeeld omdat je elementen in de website wilt integreren die niet mogelijk zijn met behulp van een Word-document. Bij Worddocumenten wordt automatisch UT-tekstopmaak toegepast die in het gekozen profiel is opgegeven, bijvoorbeeld voor koppen en standaard tekst. Dit is bij HTML bestanden niet het geval. Je moet alle opmaak zelf goed instellen in de HTMLcode.

Foto- en videobestanden … …

WebHare ondersteunt diverse soorten afbeeldingen, zoals JPG, PNG en GIF. Deze afbeeldingen kunnen in de meeste gevallen echter het beste in de tekstdocumenten(Word of Rich Tekst Document) worden opgenomen of in een fotomap worden geplaatst om een fotoalbum aan te maken. Videobestanden kunnen direct in WebHare worden geplaatst. Omdat deze erg groot zijn wordt echter geadviseerd video’s op Youtube of Vimeo te plaatsen, en de video’s vervolgens in de tekstbestanden te embedden. Indien nodig kunnen de bestanden ook direct in WebHare worden geplaatst en bijvoorbeeld als download worden aangeboden.

Archief (.zip)

! 3.7

Een archiefbestand bevat één of meer bestanden en mappen. Met de Publisher applicatie kun je een website of een deel ervan inpakken en als archief opslaan. Dit bestand kun je vervolgens downloaden naar je computer. Ook kun je een archiefbestand (.zip) in de Publisher uploaden en vervolgens uitpakken.

Als je wilt verwijzen naar een bestand of map binnen je WebHare-omgeving, dan kun je het beste gebruik maken van een interne link. Wanneer de URL van het doelbestand of de doelmap verandert, dan wordt de interne link automatisch bijgewerkt. Een externe link wordt niet automatisch bijgewerkt en zou dan niet meer werken. Voorkeuren

Je kunt een aantal voorkeuren instellen voor de Publisher applicatie. Je vindt deze voorkeuren in het menu van de Publisher (onder de optie voorkeuren/preferences).

De volgende voorkeuren kun je zelf instellen:


13

Eigenschappen openen na uploaden Wanneer je de optie Open het eigenschappenscherm na het uploaden van één bestand aanvinkt, dan wordt direct na het uploaden van één bestand altijd het eigenschappenscherm getoond. Als je direct na uploaden van een bestand altijd direct de titel en andere gegevens wilt opgeven voor publicatie dan maakt deze optie dit gemakkelijker – je hoeft niet met de hand direct na uploaden de eigenschappen op te roepen. Mappen groeperen Wanneer je de optie Groepeer mappen in de bestandslijst aanvinkt worden zowel de bestanden als de mappen gesorteerd op de door jou gekozen kolom, maar de bestanden en mappen worden niet door elkaar geplaatst. Je ziet dan bijvoorbeeld eerst de mappen gesorteerd op alfabetische volgorde, gevolgd door de bestanden (eveneens gesorteerd op alfabetische volgorde). Wanneer je de optie uitvinkt zal alleen op de alfabetische volgorde worden gesorteerd en staan mappen en bestanden door elkaar. Bestandsnamen voor nieuwe bestanden Je kunt instellen of het WebHare systeem zelf een map- of bestandsnaam moet generen bij het aanmaken van een nieuw bestand of een nieuwe map. Als WebHare de naam genereert hoef je zelf geen naam te kiezen. Wel kun je later altijd alsnog de bestands- of mapnaam wijzigen door de eigenschappen van het bestand of de map te wijzigen.


14

4

Acties voor bestanden en mappen

De acties in dit hoofdstuk worden allemaal via het menu aangeroepen. Voor sommige acties is echter ook een sneltoets, contextmenu-optie of knop beschikbaar. 4.1

!

Bestanden beheren Een bestand of map kan ‘beschermd’ zijn. Beschermde bestanden kunnen niet worden aangepast of verwijderd. Zie het onderdeel ‘Beschermde mappen en bestanden‘ voor meer informatie.

De eigenschappen van een bestand bewerken Je kunt de eigenschappen van een bestand bewerken via de actie Eigenschappen/Properties. 1. Selecteer het bestand (één keer klikken). 2. Kies uit de balk met grote knoppen bovenaan het scherm eigenschappen/properties. Deze functie zit tevens ook in het contextmenu (rechter muis). 3. Wijzig de gewenste gegevens, bijvoorbeeld naam/titel. Wanneer je in het tabblad Algemeen/General een titel invoert, dan zal het bestand daarmee in de navigatie worden opgenomen. Daaronder kun je ook de publicatie-instellingen aanpassen. Ook kun je taken beheren voor een map of bestand: zo kunt u een map of bestand pas vanaf een bepaalde datum laten publiceren of verwijderen. Klik daarvoor in het tabblad Taken/Tasks op de knop Toevoegen/Add en stel de gewenste taak in.

!

Afhankelijk van de template van de website kunnen onder eigenschappen van bestanden, mappen of site extra instellingen beschikbaar zijn. Extra eigenschappen die alleen binnen specifieke templates beschikbaar zijn worden toegelicht in de laatste hoofdstukken: hoofdstuk 5 voor de oude/witte template, hoofdstuk 6 voor de nieuwe UT-template.

4. Klik op OK om de wijzigingen op te slaan. De wijzigingen zijn direct zichtbaar.

!

Als de titel niet ingevuld is, dan wordt een bestand ook niet in de navigatie op de website weergegeven. Het bestand is echter wel via zoekmachines als Google te vinden. Als een bestand verouderd is, verwijder het dan uit WebHare om te voorkomen dat het nog gevonden wordt. Alternatief kun je een bestand via de eigenschappen/properties op niet publiceren zetten (eerste tabblad onderaan).

Bestand uploaden Je kunt eenvoudig één of meer bestanden vanaf uw computer toevoegen aan je website door deze bestanden te uploaden. Je gebruikt hiervoor de actie Uploaden vanaf computer/upload. 1. Navigeer naar de map waarin u het bestand wilt plaatsen. 2. Kies uit de balk met grote knoppen bovenaan de knop Uploaden vanaf computer/Upload. 3. Navigeer naar de map op je computer waarin het te uploaden bestand zich bevindt. Selecteer het bestand. Je kunt ook meerdere bestanden selecteren door deze met de CTRL of SHIFT knop ingedrukt aan te klikken. Bevestig de keuze.

WebHare Publisher - Acties voor bestanden en mappen

15

4. De bestanden worden geüpload. De applicatie toont een voortgangsindicatie met de verwachte tijd die het uploaden in beslag zal nemen. Na het uploaden worden de bestanden direct in de gekozen map geplaatst. Wanneer het een publiceerbaar bestand is, zoals een Word-document, wordt het document direct gepubliceerd. Als je één bestand hebt geüpload zal, afhankelijk van je voorkeuren, direct het eigenschappenscherm worden getoond om bijvoorbeeld naam of titel te kunnen wijzigen. Een bestand downloaden Je kunt een bestand downloaden naar je computer met de actie Downloaden/Download. 1. Selecteer het gewenste bestand. 2. Kies uit de balk met de grote knoppen bovenaan de optie Downloaden naar computer/Download.

!

Het downloaden van bestanden is afhankelijk van het besturingssysteem en de Webbrowser waarvan je gebruik maakt. Hieronder zie je bijvoorbeeld de dialoog die wordt getoond door de Webbrowser Internet Explorer 11 in het besturingssysteem Microsoft Windows 7.

3. Klik op de pijl naast save en kies save as. Met deze optie kun je zelf bepalen waar je het bestand wilt opslaan. Kies een makkelijk terug te vinden locatie zoals je bureaublad/desktop en bevestig de keuze. Het bestand wordt nu op je computer opgeslagen.

!

Het is niet mogelijk meerdere bestanden in één actie te downloaden. Je kunt een map inclusief bestanden wel inpakken in een archiefbestand (.zip). Dit archiefbestand kun je vervolgens downloaden en op je computer weer uitpakken. Zie ‘Bestandstypes’ voor meer informatie.

Je kunt het gedownloade bestand nu op je computer openen en wijzigen, en vervolgens opslaan op je computer. Daarna kun je het bestand in de Publisher vervangen door het door jou gewijzigde bestand. Zie hiervoor het onderdeel ‘Een bestand vervangen‘ hieronder. Een bestand vervangen Met de actie Vervangen/Replace kun je een bestand in de Publisher vervangen door een bestand op je computer. 1. Selecteer in WebHare het bestand dat je wilt vervangen. 2. Kies uit de balk met grote knoppen bovenaan Bestand vervangen/Replace. 3. Navigeer naar de juiste map op je computer. Selecteer het bestand op je computer dat je wilt gebruiken en bevestig de keuze.

!

De precieze invulling van de bestandskeuze is afhankelijk van het besturingssysteem en de Webbrowser waarvan je gebruik maakt. In onderstaande afbeelding zie je de dialoog die Windows 7 toont in de Webbrowser Internet Explorer 11.


16

4. Het bestand wordt geüpload naar de Publisher applicatie. De applicatie toont een voortgangsindicatie met de verwachte tijd die het uploaden in beslag zal nemen. Het bestand wordt direct vervangen door het zojuist geüploade bestand en, indien van toepassing, gepubliceerd.

!

Bij het vervangen van een bestand behoudt het bestand in WebHare de oude naam. De naam van het bestand dat vanuit de computer wordt geüpload wordt niet gebruikt. Dit is belangrijk, omdat de naam in de URL van de betreffende pagina voorkomt. Een wijziging van naam zou betekenen dat linkjes naar deze pagina niet meer zouden werken.

Een leeg bestand aanmaken Je kunt leeg bestand aanmaken via de actie Nieuw bestand/New file. Deze actie kan worden gebruikt voor het aanmaken van bestanden die niet kunnen worden geüpload of gedownload, zoals interne of externe links, contentlinks of bestanden met de WebHare-teksteditor (Rich Tekst documenten, .rtd). 1. Navigeer naar de gewenste map. 2. Kies uit de balk met de grote knoppen bovenaan de optie Nieuw bestand/New file. 3. Kies het type bestand dat je wilt aanmaken (zie voor uitleg over de verschillende bestandstypes het onderdeel ‘Bestandstypes‘.) 4. Geef in elk geval de naam van het bestand op. Afhankelijk van het gekozen bestandstype kunnen ook andere velden verplicht zijn. Verplichte velden zijn geel gemarkeerd. De titel is nodig om het bestand op de website zichtbaar te maken. 5. Klik op OK om het bestand aan te maken. Het bestand is aangemaakt en verschijnt direct in het overzicht. Indien van toepassing zal het direct worden gepubliceerd. Een bestand openen Je kunt een bestand openen via de actie Openen/Open.

!

Bij het openen van het bestand wordt de inhoud ervan aangepast (zoals de tekst en opmaak in een Worddocument) en niet de eigenschappen van een bestand (zoals de naam of de titel).

1. Selecteer het gewenste bestand. 2. Dubbelklik het bestand of kies uit het contextmenu (rechter muis) de optie Openen/Open.


17

3. Afhankelijk van het bestandstype en je voorkeuren zal het volgende gebeuren: 

Worddocumenten: WebHare zal melden dat het bestand niet op deze manier te openen is. Om een Worddocument te openen, gebruik je een specifieke functie in het contextmenu (rechter muis), namelijk ‘Open als MS Word/Open as MS Word’. Alternatief kun je een Worddocument ook downloaden, aanpassen (en op je computer opslaan) en weer uploaden zoals hierboven beschreven.



Bewerkbare bestanden: voor het bewerken van sommige bestandstypen biedt de Publisher een eigen editor: dit is bijvoorbeeld het geval voor het aanpassen van tekstbestanden zoals HTML- en WebHarebestanden. Als je een dergelijk bestand opent zal daarvoor de betreffende editor worden gestart. Je kunt wijzigingen aan het bestand direct in deze editor opslaan en publiceren. Wanneer er geen editor beschikbaar is voor het bestandstype wordt je gevraagd om het bestand te downloaden, zodat je het op je eigen computer kunt bewerken. Hierna vervang je het bestaande bestand door het gewijzigde bestand. Zie voor de benodigde stappen de onderdelen ‘Een bestand downloaden‘ en ‘Een bestand vervangen‘



Niet bewerkbare bestanden: sommige bestandstypen kunnen niet worden gedownload of bewerkt. Deze bestanden kun je niet openen. Dit is bijvoorbeeld het geval bij een interne of externe link of contentlink. Je kunt wel de eigenschappen van deze bestanden aanpassen.

De volgorde van mappen en bestanden instellen Via het menu bovenaan je bestandenlijst kun je kiezen in welke volgorde je de bestanden in WebHare wilt weergeven, maar ook wat de volgorde op de website is.

Kies het uitklapmenu Set web ordering en selecteer een optie: 1. Set web ordering om de volgorde te tonen, zoals deze ook op de website ingesteld is 2. Sorted by name/titel/modified/status om de bestanden op alphabet binnen WebHare te tonen Indien je voor weergave 1) kiest verschijnen bovenaan pijlen om de volgorde aan te passen. De buitenste pijlen met streep zetten een bestand helemaal bovenaan of helemaal onderaan. De middelste pijlen verplaatsen het bestand een positie naar boven/naar onder. Via de voorkeuren/preferences in het menu van de Publisher kun je aangeven, of je mappen en bestanden door elkaar wilt tonen in WebHare of in twee gescheiden lijsten, zie Mappen groeperen.


18

Een bestand verplaatsen Je kunt één of meer bestanden of mappen verplaatsen binnen de Publisher applicatie met de actie Verplaatsen/Move. 1. Selecteer de bestanden of mappen die je wilt verplaatsen. 2. Kies uit het contextmenu (rechter muis op bestand) de optie Verplaatsen naar/Move to. 3. Kies de map waarin je de geselecteerde onderdelen wilt plaatsen.

4. Klik op OK om de keuze te bevestigen. De bestanden en mappen worden direct verplaatst en verschijnen in de gekozen map. Een bestand kopiëren Je kunt een bestand kopiëren via de actie Kopiëren/Copy. 1. Selecteer het bestand dat je wilt kopiëren. 2. Kies uit het contextmenu (rechter muis op bestand) de optie Kopiëren naar/Copy to. 3. Kies de gewenste locatie. 4. Klik op OK om het bestand te kopiëren. Het bestand wordt direct naar de nieuwe locatie gekopieerd. Een bestand verwijderen Je kunt bestanden en mappen naar de prullenbak verplaatsen met de actie Verwijderen/Delete. 1. Selecteer de bestanden en mappen die je wilt verwijderen. 2. Kies uit de balk met grote knoppen de optie Verwijderen/Delete. 3. Je wordt gevraagd of je zeker weet dat je de geselecteerde onderdelen wilt verwijderen.


19

4. Klik op Ja/Yes om door te gaan. De gekozen bestanden en mappen worden direct in de prullenbak geplaatst. Een verwijderd bestand herstellen Je kunt bestanden die in de prullenbak zijn geplaatst terughalen. Dit kan niet meer als de prullenbak automatisch of handmatig geleegd is, of wanneer het bestand of de map vanuit de prullenbak permanent verwijderd is. De prullenbalk wordt na 30 dagen automatisch geleegd. 1. Navigeer naar de Prullenbak onderaan in het linker scherm. 2. Geef in het onderdeel Prullenbak doorzoeken de juiste criteria op waarmee het verwijderde bestand kan worden gevonden en klik op Zoeken. 3. Selecteer de map of het bestand dat je wilt herstellen. 4. Als de map van waaruit het bestand is verwijderd nog bestaat, kun je uit het contextmenu (rechter muis op bestand) de optie Herstellen/Restore kiezen. Het verwijderde bestand wordt dan teruggeplaatst in de map van waaruit het is verwijderd.

!

Ook wanneer deze map verplaatst is of een andere naam heeft gekregen zal het bestand in die oorspronkelijke map worden geplaatst:  je verwijdert een bestand uit de map ‘mijnsite\map\submap’  je verplaatst de map ‘submap’ omhoog naar de map ‘mijnsite’  je verandert de naam van de map in ‘map1’  je herstelt het verwijderde bestand  het bestand zal worden geplaatst in de map ‘mijnsite\map1’

5. Als de oorspronkelijke locatie niet meer bestaat, kun je het bestand vanuit de prullenbak verplaatsen met behulp van de actie Verplaatsen/Move. Zie het onderdeel ‘Een bestand verplaatsen‘ voor meer informatie. Het bestand is hersteld en uit de prullenbak verdwenen. Bestanden inpakken in een archiefbestand Je kunt een map of website, inclusief alle onderliggende mappen en bestanden, inpakken in een archiefbestand en downloaden naar je computer. 1. Selecteer de map of website die je wilt inpakken in het linker scherm. 2. Kies in het contextmenu (rechter muis op map/website) de optie Map inpakken/Archive folder. Het volgende dialoogscherm verschijnt:

3. Als je ook alle onderliggende mappen en de bestanden daarin wilt toevoegen, laat dan de optie Voeg alle submappen van de geselecteerde map(pen) recursief toe


20

aangevinkt. Als je deze optie niet aanvinkt zullen alleen de bestanden die direct in de gekozen map staan worden ingepakt. 4. Geef aan waar je het archief wilt plaatsen in de Publisher, of kies voor de optie om het archiefbestand direct naar je computer te downloaden. 5. Klik op OK om door te gaan. Als je een locatie binnen de Publisher hebt gekozen wordt het archiefbestand aangemaakt en in die map geplaatst. Als je ervoor gekozen hebt het bestand direct te downloaden wordt het bestand niet in de Publisher opgeslagen maar als download aangeboden. Een archiefbestand uitpakken Je kunt een archiefbestand uitpakken met de actie Uitpakken/Unzip. De mappen in het archiefbestand worden uitgepakt in de map waarin het archiefbestand staat. Upload het bestand met de uploadfunctie, zie ‘Bestand uploaden’. 1. Selecteer het archiefbestand dat je wilt uitpakken. 2. Kies uit het contextmenu (rechter muis op bestand) de optie Uitpakken/Unzip. 3. Geef aan of je bestaande bestanden en mappen wilt overschrijven of niet:

!

Wanneer je bestaande bestanden en mappen laat overschrijven zullen deze worden vervangen door bestanden en mappen uit het archief die dezelfde naam hebben. Bestaande bestanden en mappen met een andere naam blijven staan, bestanden en mappen die alleen in het archief voorkomen worden toegevoegd. Wanneer je bestanden en mappen niet laat overschrijven worden alleen nietbestaande bestanden en mappen uit het archief toegevoegd.

4. Geef aan of het archiefbestand moet worden verwijderd na het uitpakken. Als je deze optie aanvinkt zal het uitgepakte archiefbestand in de prullenbak geplaatst worden. Intranetten (afschermen van bestanden) Het is mogelijk, onderdelen van websites af te schermen voor de buitenwereld. Hiervoor zijn twee opties: 1) Afschermen op IP-adres: alleen computers op het UT netwerk rechten geven om een specifiek onderdeel te bekijken. Om dit te bereiken maak je een map met de naam ‘intranet’ (voorkeur) of ‘intra’ aan. De inhoud hiervan is automatisch buiten het UT-netwerk afgeschermd. (Om een map met een andere naam voor de buitenwereld af te schermen kun je contact opnemen met de WebHare-ondersteuners bij de UT. Dit heeft echter geen voorkeur.) 2) Afschermen met login: uitsluitend mensen met een bepaald account of wachtwoord toegang geven. De WebHare-ondersteuners van de UT kunnen intranetten met login instellen. Rechten om met m-nummer in te loggen kunnen


21

worden uitgedeeld per persoon of per gehele afdeling. Ook kunnen (handmatig) sen x-nummers toegang krijgen. Indien een externe groep toegang moet krijgen met een login dan is het mogelijk een apart account als projectabc aan te maken voor dit onderdeel van de website. 4.2

Mappen beheren Een bestand of map kan beschermd zijn. Beschermde mappen kunnen bijvoorbeeld niet worden aangepast of verwijderd. Zie het onderdeel ‘Beschermde mappen en bestanden‘ voor meer informatie.

!

Een map aanmaken Je kunt een map aanmaken via de actie Nieuwe map/New folder. 1. Kies uit de grote knoppen in de balk bovenaan de optie Nieuwe map/New Folder. 2. Kies het type map dat je wilt aanmaken (zie voor uitleg over de verschillende maptypes het onderdeel ‘maptypes‘). In de meeste gevallen is dit een normale map. 3. Vul de gewenste gegevens in. Je kunt onder andere de volgende gegevens invullen: 

Mapnaam (dit is verplicht wanneer je de namen niet door WebHare laat genereren).



Titel van de map. Deze wordt gebruikt voor het aanmaken van de navigatiestructuur binnen je website. De titel van de map vormt bijvoorbeeld het menuitem waaronder de links naar de documenten in de map worden geplaatst.



Omschrijving: optioneel voor betere vindbaarheid in zoekmachines.

Daarnaast kunnen, afhankelijk van het type map en het type website andere gegevens worden ingevuld. 4. Klik op OK om de map aan te maken. De map verschijnt direct in het overzicht. Een map bewerken Je kunt een map bewerken via de actie Eigenschappen/Properties. 1. Kies uit de balk met grote knoppen de optie Eigenschappen/Properties. 2. Wijzig de gewenste gegevens. Wanneer je in het tabblad Algemeen/General een titel invoert, dan zal de map daarmee in de navigatie worden opgenomen. 3. Klik op OK om de wijzigingen op te slaan. De wijzigingen zijn direct zichtbaar. Het maptype wijzigen Je kunt het type van een map aanpassen via de actie Type wijzigen/Edit type. 1. Selecteer de map waarvan je het type wilt wijzigen. 2. Kies uit het contextmenu de optie Type wijzigen/Edit type. 3. Kies het gewenste maptype. 4. Klik op OK om de wijzigingen op te slaan. De wijzigingen zijn direct zichtbaar. Een map verplaatsen Je kunt een map verplaatsen via de actie Verplaatsen/Move. 1. Selecteer de map(pen) die je wilt verplaatsen.


22

2. Kies uit het contextmenu de optie Verplaatsen naar/Move to. 3. Kies de gewenste locatie. 4. Klik op OK om de map te verplaatsen. De map wordt direct naar de nieuwe locatie verplaatst. Een map kopiëren Je kunt een map kopiëren via de actie Kopiëren/Copy. 1. Selecteer de map die je wilt kopiëren. 2. Kies uit het contextmenu de optie Kopiëren naar/Copy to. 3. Kies de gewenste locatie. 4. Klik op OK om de map te kopiëren. De map wordt direct naar de nieuwe locatie gekopieerd. Een map verwijderen Je kunt een map, inclusief alle onderliggende mappen en bestanden, verwijderen via de actie Verwijderen/Delete. 1. Selecteer de map die je wilt verwijderen. Het selecteren van meerdere mappen is ook mogelijk. 2. Kies uit de balk met grote knoppen de optie Verwijderen/Delete. 3. Je wordt gevraagd of je zeker weet dat je de geselecteerde map(pen) wilt verwijderen. Controleer of je inderdaad deze map(pen) wilt verwijderen. 4. Klik op Ja/Yes om de map(pen) te verwijderen. De map of mappen (inclusief alle onderliggende mappen en bestanden) is/zijn in de prullenbak geplaatst.

!

Indien gewenst kun je een map of bestand vanuit de prullenbak terugplaatsen. Dit is niet meer mogelijk wanneer de map uit de prullenbak is verwijderd, of als de prullenbak handmatig of automatisch geleegd is.

Een verwijderde map herstellen Je kunt mappen die in de prullenbak zijn geplaatst terughalen. Dit kan niet meer als de prullenbak automatisch of handmatig geleegd is, of wanneer de map vanuit de prullenbak permanent verwijderd is. De prullenbak wordt automatisch na 30 dagen geleegd. 1. Navigeer naar de Prullenbak onderaan in het linker scherm. 2. Geef in het onderdeel Prullenbak doorzoeken de juiste criteria op waarmee de verwijderde map kan worden gevonden en klik op Zoeken. 3. Selecteer de map die je wilt herstellen. 4. Als de map van waaruit de map is verwijderd nog bestaat, kun je uit het contextmenu de optie Herstellen/Restore kiezen. De verwijderde map wordt dan teruggeplaatst in de map van waaruit hij is verwijderd.

!

Ook wanneer deze map verplaatst is of een andere naam heeft gekregen zal de verwijderde map in die oorspronkelijke map worden geplaatst:  je verwijdert een map uit de map ‘mijnsite\map\submap’  je verplaatst de map ‘submap’ omhoog naar de map ‘mijnsite’  je verandert de naam van de ‘submap’ in ‘map1’


23

 je herstelt de verwijderde map  de verwijderde map zal worden teruggeplaatst in de map ‘mijnsite\map1’ 5. Als de oorspronkelijke locatie niet meer bestaat, kun je de map vanuit de prullenbak verplaatsen met behulp van de actie Verplaatsen/Move. Zie het onderdeel ‘Een map verplaatsen‘ voor meer informatie. De map is hersteld en uit de prullenbak verdwenen. 4.3

Bestanden en publicatie

Publiceerbare bestanden (zoals Worddocumenten, afbeeldingen en PDF documenten) worden direct gepubliceerd wanneer ze worden aangemaakt, of als ze zijn toegevoegd aan je site door ze te uploaden. Je kunt de publicatie van bestanden starten of stopzetten, en je kunt taken instellen voor een bestand. In dat geval wordt op een door jou gekozen moment een taak uitgevoerd, zoals het starten of stoppen van de publicatie, of het verplaatsen of verwijderen van het bestand. Op die manier kun je bijvoorbeeld een bericht klaarzetten dat automatisch vanaf een bepaalde datum op je website verschijnt. Als je nog een taak toevoegt dan kun je het onderdeel ook weer automatisch later verdwijnen, of bijvoorbeeld naar een archief binnen je site verplaatsen. Een bestand publiceren of publicatie beëindigen Om een bestand te publiceren of publicatie te beeindigen kun je de eigenschappen van het bestand aanpassen. 1. Selecteer het bestand waarvan je de publicatie-instellingen wilt wijzigen. 2. Kies uit de balk met grote knoppen de optie Eigenschappen/Properties. 3. Zet het selectievakje bij de optie Publiceer dit bestand/Publish this file aan of uit, afhankelijk ervan of je wel/niet wilt publiceren. 4. Klik op OK om het bestand te publiceren. Het bestand wordt direct gepubliceerd of offline gehaald. Je kunt de publicatiestatus zien in de bestandslijst. Zie voor de betreffende pictogrammen het onderdeel ‘Publicatiestatus‘. Wanneer er een fout optreedt bij de publicatie zal in het voorbeeldvenster een melding worden getoond met meer informatie. Taken inroosteren Je kunt voor publiceerbare bestanden taken instellen. Je kunt een bestand automatisch op een door jou bepaald moment laten publiceren, verplaatsen of verwijderen, of de publicatie beëindigen. 1. Selecteer het bestand waarvoor je een taak wilt inroosteren. 2. Kies uit de balk met grote knoppen de optie Eigenschappen/Properties. 3. Selecteer het tabblad Taken/Tasks.


24

4. Klik op de knop Toevoegen/Add.

5. Selecteer de gewenste taak: het starten of beëindigen van de publicatie, of het verwijderen of verplaatsen van het bestand. Wanneer je het bestand wilt verplaatsen dien je een bestemming te kiezen. 6. Kies het moment waarop de taak moet worden gestart. Dit moment moet in de toekomst liggen. 7. Klik op OK om de taak toe te voegen. De taak verschijnt nu bij het overzicht van taken, weergegeven bij de eigenschappen van het bestand. 8. Klik nogmaals op OK om de gewijzigde taken voor het bestand te bevestigen. Over het publicatiepictogram in de bestandslijst wordt een klein klokje weergegeven om aan te geven dat er een taak gepland staat voor dit bestand. Een indexbestand kiezen Je kunt bepaalde bestanden, zoals Worddocumenten, Rich Tekst Documenten, interne en externe linkjes en HTML bestanden gebruiken als indexbestand van een site of map. Dit indexbestand wordt getoond wanneer een bezoeker de map opent/aanklikt. Je kunt een bestand als indexbestand instellen in de eigenschappen van dat bestand. 1. Selecteer het bestand dat u als indexbestand wilt gebruiken.


25

2. Kies uit de balk met grote knoppen de optie Eigenschappen/Properties. 3. Vink op het eerste tabje onderaan het selectievakje bij de optie Dit bestand is het indexdocument van deze map aan. 4. Klik op OK om de instelling te bevestigen. De wijziging wordt direct toegepast. Onderstaand symbooltje verschijnt vóór het gekozen indexbestand.

!

Als in een map een HTML-bestand staat met de naam ‘index.html’ is dat bestand automatisch het indexbestand van de map. Als je een ander document (bijvoorbeeld een Worddocument of Rich Tekst Document in deze map het indexdocument maakt, zal het bestand ‘index.html’ worden verwijderd.

Als je bijvoorbeeld het bestand ‘welkom.doc’ in de root folder (het hoogste niveau) van je website plaatst en instelt als indexdocument, dan wordt dit bestand getoond wanneer een bezoeker je website opent. Voor dieper liggende mappen is de werkwijze hetzelfde: ook hier zal de bezoeker het indexbestand zien als hij een map aanklikt.


26

5

De UT-website: oude witte template

In dit hoofdstuk worden de zaken besproken die specifiek zijn voor de oude witte template van de Universiteit Twente website(s). Het onderdeel “Opmaak en navigatie” bespreekt hoe de standaardelementen in de website (zoals de bestanden mappenstructuur en de namen en titels van de mappen en bestanden) in de website worden opgenomen. Het onderdeel “Site-specifieke eigenschappen” bespreekt de Publisherelementen die speciaal voor deze website-template zijn geïmplementeerd. Ten slotte wordt onder “Blokken” de optie voor het toevoegen van banner/blok-elementen toegelicht. 5.1

Opmaak en navigatie van de website

Het hoofdmenu Het hoofdmenu is de verzameling links die aan de linkerkant van alle webpagina's van een site gepresenteerd wordt. Het menu is altijd beschikbaar, en kan gebruikt worden om snel naar een andere sectie in de site te navigeren. Aangezien deze hoofdnavigatie op iedere pagina van je site beschikbaar is, is het zeer aan te raden het aantal links te beperken. Over het algemeen is het aan te raden niet meer dan 7 menu items te gebruiken. Bij een groter aantal links wordt het voor gebruikers van je site moeilijker om snel een overzicht van de indeling van je site te verkrijgen. Het hoofdmenu bestaat uit twee delen:  

Je eigen menu items Standaard menu items

Deze twee delen worden in de volgende paragrafen verduidelijkt. Eigen menu items Je kunt zelf een menu item aan het hoofdmenu toevoegen, door in de basismap van je site een nieuwe map (een nieuwe sectie in de site) te maken. De titel van deze nieuwe map zal in het hoofdmenu opgenomen worden, zonder pictogram. Als je geen titel invult, wordt de nieuwe sectie niet in het menu opgenomen. De volgorde van de items kan worden via de volgordeknoppen bovenaan de bestandenlijst in WebHare.

WebHare Publisher - De UT-website: oude witte template

27

Standaard menu items Naast de door jou te definiëren site-specifieke menu items zijn er ook een aantal standaard items gedefinieerd. Deze menu items bieden snel toegang tot 'standaard' informatie, zoals bijvoorbeeld:     

home (verplicht/automatich) sitemap van uw site (optioneel, link in menu) zoekfunctie (optioneel, links in menu) een contactknop (optioneel, rechts boven) een anderstalige versie van je site (optioneel, rechts boven)

De contactknop wordt automatisch rechts boven getoond als er een map in de website aangemaakt wordt met de naam ‘contact’ (voor zowel Engels als Nederlands). De taalknoppen worden toegelicht onder ‘Taalinstellingen’. De sitemap en search/zoeken onderaan het menu zijn aan- en uit te zetten via de eigenschappen/properties van de website (tabblad @campus). De pagina titel Iedere losse webpagina in het witte layout heeft een titel. Deze titel wordt direct onder het kruimelpad en de eventuele “broers” gepresenteerd. De pagina titel kan ingesteld worden door het titel veld van het bestand in WebHare in te vullen. Als er geen titel ingevuld wordt, zal WebHare automatisch de naam van het bestand gebruiken, zonder de extensie. Indien je een .rtd bestand gebruikt i.p.v. Worddocument, dan vul je de pagina-titel zelf bovenaan het tekstbestand in.

! 5.2

Als er geen titel ingevuld is wordt het document niet automatisch opgenomen in de aangemaakte navigatie en zal dus niet zichtbaar zijn op de website. Zoekmachines vinden het bestand mogelijk wel.

Site-specifieke eigenschappen bewerken

In dit onderdelen worden opties toegelicht, die je per website kunt instellen. 1) Selecteer in het linker scherm van je website, 2) Klik op de grote knop Eigenschappen/Properties in de balk bovenaan. 3) Het eigenschappen-scherm van de website opent. Ga naar het tabblad @campus om de hieronder omschreven eigenschappen aan te passen.


28

Taalinstellingen Bij het aanmaken en beheren van website is het essentieel, dat talen goed gescheiden worden. Dit is voorwaarde om goed op internet gevonden te worden. De standaardtaal van je website is Nederlands of Engels, en kan door de gebruiker worden aangepast. WebHare houdt rekening met deze taalkeuze bij het genereren van je website. Als je site primair Engelstalig is zullen knoppen of linkjes in de footer automatisch in het Engels worden getoond. Nadat de primaire taal in bovenstaand scherm bekend is, kun je de website ook in een secundaire taal aanbieden. Stel dat de primaire taal van je site Nederlands is, dan kunt er voor kiezen ook een Engelstalige site aan te bieden. Je kunt dit doen door een map genaamd 'en' in de basismap van de site aan te maken. De map hoeft geen titel te hebben. WebHare weet automatisch dat alle content (bestanden en mappen) die je in deze map plaatst Engelstalig zal worden. In de map ‘en’ creëer je vervolgens een complete website in het Engels, met Engelse mappen, Engelse bestanden, Engelse titels en inhoud. Op dezelfde manier kun je een Nederlandstalige site aanmaken in een primair Engelstalige site, door een map genaamd 'nl' aan te maken in de basismap van de site. WebHare zal automatisch door middel van een standaard menu item de mogelijkheid bieden om tussen de talen te wisselen. Deze mogelijkheid verschijnt rechtsboven aan de pagina. Het indexbestand dat in de basismap van je WebHare site staat is de Homepage van de primaire website. De secundaire taal-map fungeert als startmap voor de secundaire site. Het indexbestand dat in de secundaire taal-map (de map 'en' of 'nl') staat is de Homepage van de secundaire site. Subsite Is sommige gevallen kan een site onderdeel zijn van een grotere, overkoepelende site. Een voorbeeld hiervan is een vakgroep die een onderdeel is van een faculteit. Als je site een onderdeel (een subsite) is van een overkoepelende site kun je er voor kiezen om een link in het hoofdmenu op te nemen die verwijst naar de overkoepelende site. Deze link zal als allereerste item in het hoofdmenu gepresenteerd worden.


29

Je dient hiervoor de naam (bijv. faculteit ABC) en de URL (bijv. 'https://www.utwente.nl/abc') van deze overkoepelende site in te geven. Optioneel kunt u er voor kiezen ook een element in het kruimelpad op te nemen dat verwijst naar deze overkoepelende site. De header en site titel Het bovenste gedeelte van iedere pagina webpagina is gereserveerd voor de zogenaamde header of kopafbeelding.

De titel van de site ('Vastgoed Universiteit Twente' in bovenstaande afbeelding) wordt over de header heen geplaatst. Je kunt deze titel zelf instellen., waarbij je verschil kunt maken tussen de titel van het Nederlandstalige gedeelte van je site en het (optioneel) Engelstalige gedeelte.

!

Gebruik voor de titel een naam die herkenbaar is: geen afkortingen, maar ook geen dubbelzinnige namen, zoals ‘Psychologie’. Psychologie zegt niet of het een opleiding, vakgroep, leerstoel of faculteit of instituut betreft.

Het kruimelpad Direct onder de header wordt het zogenaamde kruimelpad gepresenteerd. Dit kruimelpad toont het pad vanaf de homepage van de site naar de huidige webpagina, en biedt links naar de tussenliggende secties (mappen in WebHare).

Het pad wordt automatisch door WebHare aangemaakt. WebHare zal hiervoor de titels van de bestanden en mappen gebruiken. Als bestanden en mappen geen titels hebben, zullen deze dan ook niet in het kruimelpad worden opgenomen. Het eerste element in het pad ('Home' in bovenstaande afbeelding) biedt een hyperlink naar de homepage van de site. De tekst van deze link kan optioneel ingesteld worden. Als je site onderdeel is van een overkoepelende site kun je in het pad nog een extra element opnemen dat verwijst naar de homepage van deze overkoepelende site. Als je bijvoorbeeld de website van een leerstoel onderhoudt, kun je optioneel het eerste element in het pad laten verwijzen naar de homepage van je faculteit De intranet tekst Sommige sites mogen alleen vanaf het Universiteitsnetwerk worden ingezien. Om te voorkomen dat men zich dit niet realiseert en zich afvraagt waarom een eerder werkende pagina vanaf een andere locatie buiten het Universiteitsnetwerk niet meer kan worden opgevraagd, kun je een 'Intranet' tekst op je website plaatsen

Het Intranet pictogram wordt geheel rechts naast het navigatiepad geplaatst.


30

!

Het activeren van het intranet-icoon staat los van de afscherming van de website. De WebHare-ondersteuners dienen apart in te stellen op welke manier deze website afgeschermd is. Zie voor mogelijkheden het onderdeel ‘Intranetten’.

Broers Door in WebHare (sub)mappen te maken kun je je site in verschillende secties indelen. Op deze wijze kun je een 'boomstructuur' of 'stamboom' van mappen maken. Als een map één of meerdere broers heeft (mappen op hetzelfde niveau), worden er voor alle bestanden in de map automatisch links naar deze broers aangemaakt, zodat er snel tussen de verschillende secties van de site genavigeerd kan worden. De broers worden in de vormgeving tussen het navigatiepad en de inhoudelijke informatie gepresenteerd.

Mappen die géén titel hebben worden niet in de navigatie opgenomen worden. Ook als een broer-map geen index bestand bevat, zal er geen link aangemaakt worden. Video in de lopende tekst (in Word-document) Het is mogelijk een video in de lopende tekst in een Worddocument te plaatsen. Zorg ervoor dat je video op Youtube of Vimeo staat (gratis account aanmaken of bij grote UTvideo’s door de centrale redactie op het UT account van Youtube of Vimeo plaatsen. 1. Klik bij je video in YouTube of Vimeo op de knop/link met de naam share > insluiten/embed. 2. De code die daar staat moet je copy-pasten naar je word-document, naar de plek, waar je de video wilt tonen. 3. Vervolgens maak je in word een nieuwe paragraph style aan. Een voorbeeld van een dergeljike stijl is heading 1/kop 1. Je maakt een nieuwe stijl aan, door je YouTube-of Vimeo-code te selecteren, en vervolgens het style-menu uit te klappen (pijl rechts er naast) en uit de opties save selection as new quick style te kiezen.


31

4. De nieuwe stijl geef je de naam HTML Sourcecode. De style kun je in het vervolg elke keer kiezen, als je een nieuwe video wilt plaatsen.

De footer/voetafbeelding en auteursinformatie Onderaan elke pagina staat automatisch een footer met veelgebruikte links binnen utwente.nl. Helemaal onderaan rechts staat de auteursinformatie. Je kunt ervoor kiezen géén auteursinformatie te tonen, de eigenaar van het document te tonen of de webmaster te noemen (met naam). Ook kan een link naar het feedbackformulier worden toegevoegd. Deze auteursinformatie verschijnt geheel rechts onder aan de pagina. Het advies is wel een feedbackformulier te tonen, zodat gebruikers makkelijk contact op kunnen nemen bij vragen.


32

Consilio zoekmachine Als je er voor kiest de Consilio zoekmachine te gebruiken wordt er automatisch een 'Zoeken' link toegevoegd aan het hoofdmenu. Het activeren van de zoekmachine is tevens voorwaarde om te link-checker (in het menu van de publisher) te gebruiken. Binnen 48 uur na activatie van de consilio-zoekmachine zal de link-checker werken. 5.3

Blokken (banners en meer)

In dit design is rekening gehouden met de mogelijkheid om zogenaamde blokken toe te voegen. Deze kunnen links onder het menu of rechts naast de website worden geplaatst. Er zijn verschillende type blokken beschikbaar. De meest gebruikte zijn:     

Zelf te maken banner (met tekst erop en doorlink naar andere pagina) Vooringesteld banners zoals Twitter/Facebook Blok met Twitter-berichten Een video van YouTube of Vimeo Een simpele tekstblok met opmaak

Banners kunnen bijvoorbeeld gebruikt worden om op je site reclame te maken voor een aankomend evenement, of om aandacht te vragen voor andere belangrijke informatie.

Werkwijze blokken De blokken kunnen op elk gewenste niveau worden ingesteld:   

Voor de gehele website Voor één of meerdere mappen (al dan niet inclusief alle onderliggende mappen en bestanden) Voor één of meerdere bestanden


33

Om de blokken toe te voegen of aan te passen open je de eigenschappen van de website, de map of het bestand, waar je blokken wilt plaatsen. 1) Selecteer in het linker of middelste scherm de betreffende website, map of bestand waar de blokken op geplaatst dienen te worden. 2) Klik op de grote knop Eigenschappen/Properties in de balk bovenaan. 3) Het eigenschappen-scherm van de website opent. Ga naar het tabblad blokken/blocks om deze toe te voegen of aan te passen.

Standaard neemt een map of bestand de instellingen van bovenliggende mappen over. Als je vanaf een bepaalde locatie in je boomstructuur blokken wilt definiëren, dien je dat aan te vinken, zoals bij (2) in bovenstaand scherm aangegeven. Vervolgens kun je in het linker en/of rechter vak (3) blokken aanmaken, en zelf ervoor kiezen of deze op een dieper niveau in de website ook moeten worden getoond. Een blok aanmaken Een blok voeg je in bovenstaand scherm op de volgende manier toe: 1) Klik op Toevoegen/Add naast het linker of rechter scherm, afhankelijk ervan of je de blokken links op je website (onder het menu) of rechts op je website wilt toevoegen. 2) Kies in het vervolgscherm of je dit blok ook op onderliggende dieper liggende mappen wilt tonen en geef je blok een naam, bijvoorbeeld ‘Aankondiging Symposium’. 3) Klap de keuzelijst open en kies een type blok. De meest gebruikte zijn: o

Banner: hiervoor blader je door je WebHare mappen en wijs je een plaatje aan dat je als banner wilt gebruiken. Je dient dit plaatje dus van tevoren in WebHare te plaatsen. Gebruik hiervoor bij voorkeur een mapje met de naam banners, dat geen titel heeft en daarom niet in de navigatie van je website opgenomen wordt. De link die achter de banner moet zitten, vul je bij de eigenschappen/properties van het plaatje in, in het veld omschrijving/description.


34

o o o o o

LinkedIN button: plaatst automatisch een LinkedIN banner, je dient alleen de URL van je LinkedIN pagina of groep in te vullen. Rich tekst: een veld waarin je tekst met opmaak en eventueel een plaatje kan toevoegen. Twitter button: plaatst automatisch een Twitter banner, je dient alleen de URL van je Twitter pagina in te vullen. Twitter widget: toont een blok met tweets, waarbij kan kiezen of je tweets van een specifieke gebruiker wilt tonen of tweets met bepaalde zoekwoorden. YouTube movie: vul de unieke code van de video in of klik op het pennetje om je video binnen YouTube te zoeken.


35

6

De UT-website: nieuwe template 2013 (nog in ontwikkeling)

LET OP: Het nieuwe design voor vakgroepen, diensten, projecten etc. is op dit moment nog niet bekend. Zodra dit design opgeleverd is en UT’ers hiermee zullen werken, zal deze handleiding worden geüpdatet.

Het nieuwe design is op dit moment uitsluitend beschikbaar voor de centrale (corporate) website van de UT (met daarin de faculteitsinformatie/grote evenementen) en enkele speciale (landing-)pagina’s zonder menustructuur. Onderstaande toelichting geldt dan ook voor dit beperkt aantal vernieuwde webpagina’s. 6.1

Opmaak en navigatie van de corporate website

Het hoofdmenu (1) Het hoofdmenu (zwarte balk links) is een standaard-onderdeel van de corporate website. Via dit menu kun je ten aller tijden terug navigeren naar alle onderdelen van de corporate website.

WebHare Publisher - De UT-website: nieuwe template 2013 (nog in ontwikkeling)

36

Het menu werkt tevens als zogenaamd ‘kruimelpad’: Het menu geeft vanuit de startpagina www.utwente.nl in kleur (in dit geval paars) weer welk pad je af hebt gelegd: UT homepage (logo)  organisatie (icoon organisatie)  facts & figures  annual report. Indien een menuitem nog meer onderliggende menuitems bevat, is dit aangegeven met een pijn (zie rood kader):

Een klik op een dergelijk menuitem zorgt ervoor dat het onderliggende menu beschikbaar wordt, en de bovenliggende categorie ‘Admission Requirements’ wordt toegevoegd aan het kruimelpad (oranje). Standaard worden alle nieuwe mappen en bestanden toegevoegd aan het menu. Op de laagste map kun je tabjes activeren: 1) Selecteer de laagste map in de boom: een map die alleen maar bestanden bevat en geen submappen. 2) Klik op ‘Eigenschappen/Properties’. 3) Ga naar het tabblad ‘Content gerelateerd/Content related’, en vink daar de eerste optie aan. 4) Klik OK om op te slaan en af te sluiten.


37

De bestanden in je map worden nu als tabs getoond, en niet meer links in het menu. Daardoor is links in het menu een menu-laag minder nodig:

Het serviceblok (2) Het serviceblok is voor alle pagina’s hetzelfde en hangt onder het menu. Hierin worden links getoond, die intensief worden gebruikt en voor gebruikers snel toegankelijk moeten zijn. Dit zijn links naar contactinformatie, actualiteiten of portals voor studenten en medewerkers. De header bovenaan (3) Indien niet ingevuld, bevat de header standaard een huisstijl-element. Optioneel kunnen een of meerdere foto’s worden toegevoegd. Indien meerdere foto’s worden geupload, zullen deze als slideshow worden getoond en om de paar seconden wisselen. Rechts onder in de header wordt het aantal foto’s in de slideshow weergegeven:


38

De header-foto’s kunnen op verschillende niveaus worden geplaatst: 

Op de gehele WebHare subsite.



Op een map.



Op een bestand.

Als je de header-foto’s op een bestand plaatst, dan zal de foto alleen maar op dat bestand worden getoond. Indien je een foto op een map op de website plaatst, dan zal de foto standaard ook worden overgenomen op onderliggende mappen en bestanden. Het ‘overerven’ van de foto’s kun je voorkomen door op een diepere map of bestand aan te geven dat je geen of een andere header wilt. De instellingen van de header: 1) Selecteer de map of het bestand in de boom waar je de header-foto(s) wilt plaatsen. 2) Klik op ‘Eigenschappen/Properties’. 3) Ga naar het tabblad ‘Header’. De eerste optie (instellingen van bovenliggende map automatisch overnemen) is standaard ingesteld. Kies één van de andere opties op dit te wijzigen, bijvoorbeeld de laatste optie om een header-foto toe te voegen:

4) Klik vervolgens in het scherm eronder rechts op ‘Toevoegen/Add’, om een foto te uploaden. Er verschijnt een pop-up. Scroll in deze popup helemaal naar benden:


39

5) Kies ‘Foto uploaden/Upload Image’, en voeg via de kleine knoppen onderaan een foto toe. Hiermee kun je foto’s later ook vervangen, downloaden/opslaan of weer verwijderen. Klik op OK op de foto op te slaan. 6) Herhaal stap 4 en 5 indien je meerdere foto’s wilt plaatsen in de header. Via de knoppen aan de rechter kant kun je de volgorde van de foto’s aanpassen. 7) Klik OK om op te slaan en af te sluiten.

!

Let erop dat je foto aan de minimale afmetingen voldoet. De minimale afmetingen worden boven de foto weergegeven. Indien je afbeelding niet groot genoeg is zal de afbeelding onscherp of korrelig en daardoor onprofessioneel overkomen.

Of je foto aan de minimale afmetingen voldoet, zie je als je de foto in de Windowsverkenner aanklikt. Zowel de hoogte als de breedte moet voldoende pixels bevatten:

Bovenstaand voorbeeld is voldoende voor de header, de afmetingen zijn voor zowel hoogte als breedte meer dan noodzakelijk. Hoofdscherm: het tekstvlak (4) en widgets (5) Het hoofdscherm bestaat uit


40



Tekst met daarin optioneel foto’s of video’s



Widgets (blokken) met aanvullende content, rechts en onder de tekst

De tekst beheer je in een Rich Text Document (.rtd). Dit is een bestandstype waarin je alles direct online kan aanpassen via een editor in WebHare. Er worden geen worddocumenten meer gebruikt om webpagina’s te genereren. Informatie over het aanmaken en bewerken van een Rich Text Document vind je verderop in deze handleiding onder het kopje ‘De teksteditor’. Binnen de teksteditor zijn standaard functionaliteiten voor tekstbewerking beschikbaar. Ook kun je foto’s, video’s (van YouTube en Vimeo) integreren, en zijn beperkte tabellen beschikbaar. Verder kun je in de lopende tekst ‘inline’ elementen toevoegen, zoals een actieknop in de afbeelding hieronder. Links de editor in WebHare, rechts het resultaat op de website:

Widgets zijn blokken die naast en onder de tekst kunnen worden geplaatst en aanvullende informatie tonen. Voorbeelden zijn: 

Een lijst met downloads



Een foto-slideshow



Een video met toelichting



Een blok met algemene contactinformatie



Een blok met een citaat van iemand



Een blok met een foto en contactgegevens van een medewerker



Een blok waarin een bladerbare brochure bekeken kan worden



……

Meer informatie over widgets vind je verderop in deze handleiding onder ‘Widgets: blokken naast/onder de tekst’.

!

Let op dat je niet te veel informatie plaatst. Als er te veel beschikbaar is, dan ontstaat een soort ‘bannerblindheid’ bij mensen, en valt de informatie helemaal niet meer op. Probeer je widgets tot circa 4 per pagina te beperken.


41

De footer (6) De footer onderaan de pagina bevat een zevental elementen. Enkele van deze elementen zijn per WebHare-subsite aan te passen, ook door de beheerder zelf. De zeven elementen van de footer:

1) Share-knoppen: onder elke tekstpagina staan een aantal ‘share’ knoppen. Deze bieden de website-bezoeker de mogelijkheid, een webpagina snel via bijvoorbeeld sociale media als Facebook of LinkedIN te delen.  Deze knoppen worden altijd automatisch getoond. 2) Campus-afbeelding: standaard wordt een uitsnede van het O&O-plein getoond.  Campus-plaatje is een verplicht onderdeel en de uitsnede is uitsluitend door de centrale beheerders aan te passen. 3) Contactinformatie: standaard wordt de centrale contactinformatie van de UT getoond. De link ‘Contact and Route’ leidt standaard naar een locatie op Google Maps.  Informatie is door WebHare-gebruikers zelf aan te passen. o o o o

Selecteer je website in het linker scherm. Open de ‘Eigenschappen/Properties’ van je website (grote knop boven). Ga naar het tabblad ‘Footer’. Zet het vinkje aan bij ‘Contactgegevens overschrijven/overwrite contact data’ en vul de velden in zoals gewenst. Gebruik bij de Route bij voorkeur een link naar een locatie op Google Maps (ga naar maps.google.com, zoek je locatie en knip & plak deze link in het route-veld).


42

4) Footer-links: De footer links kunnen verschillen per WebHare subsite. Standaard zijn de kolommen met footer-linkjes leeg.  Informatie is door WebHare-gebruikers zelf toe te voegen/aan te passen. o

o

o

Maak op het hoofdniveau van je website een nieuwe map aan via de knop ‘Nieuwe map/New folder’. Kies hierbij het type ‘footer map’ en noem deze map ‘footer’. Laat de titel leeg zodat deze map niet in het menu van de website verschijnt. Plaats in deze footer-map een of meerdere submappen, afhankelijk ervan hoeveel kolommen met linkjes je in de footer wilt plaatsen. Elke submap is een eigen kolom. Gebruik niet meer dan drie kolommen/footer-mappen. Plaats in de verschillende footer-mappen de linkjes die je in de footer wilt tonen. Dit doe je via ‘Nieuw bestand/New file’, en dan een interne of externe link, afhankelijk ervan of je naar een pagina binnen of buiten jouw WebHareomgeving wilt linken.

De footer-map binnen een website (1), met daaronder de twee submappen voor de twee footer-kolommen. Rechts (2) de linkjes in een van deze twee footermappen: Een externe link en vijf interne linkjes:

5) Social-media-kanalen van de UT:  Deze knoppen worden altijd automatisch getoond. 6) Hoofdcategorien UT-site:  Deze knoppen worden altijd automatisch getoond. 7) Privacy-informatie etc: Verplichte links naar disclaimer, privacy statement etc van de UT. De link ‘mail the webmaster’ biedt een feedback-formulier voor websitebezoekers. Indien ingevuld, ontvangt de beheerder van de website een email met de gegeven feedback. De centrale ondersteuners ontvangen deze mail ook, maar de beheerder van de betreffende website dient deze te beantwoorden/door te voeren.  Deze balk wordt altijd automatisch getoond.


43

De meebewegende taal/zoekbalk (7) Rechts onderaan vind je de taalswitch-knop en het zoek-optie. Deze blijven bij het scrollen op de pagina steeds meebewegen, en blijven in het scherm rechts onder beschikbaar, zodat met name de zoekfunctie altijd snel bereikt kan worden. 6.2

Afwijkende opbouw voor template (landing-)pages

Voor specifieke landingpages is een aparte template beschikbaar. Dit zijn websites zonder diepere menustructuur, bestaande uit enkele losse pagina’s. Deze websites worden in het algemeen ingezet om mensen die in specifieke talen of zoekwoorden in zoekmachines zoeken op te vangen. Voorbeeld: de landingspagina voor studiekiezers uit Indonesië (www.utwente.edu/indonesia).

Ten opzichte van de in 6.1 omschreven standaard-opmaak zijn een aantal uitzonderingen van toepassing voor deze template: 1) De titel van de website wordt boven in de header weergegeven 2) Er is geen menu aan de linker kant. In plaats daarvan is er het hoofdmenu van enkele pagina’s aan de bovenkant. Optioneel kunnen tabjes bovenaan het hoofdscherm/tekst worden toegevoegd. 3) Volg ons op … - knoppen: specifieke social media knoppen voor deze subsite instelbaar, rechts boven in beeld beschikbaar. 4) Taalswitch: indien beschikbaar zit deze rechts bovenaan, niet rechts onder


44

5) Zoekmachine: dit betreft een specifieke landing-pagina met zeer beperkte inhoud. Er is geen zoekfunctie beschikbaar. 6.3

Elementen/onderwerpen

De teksteditor De teksteditor… Aanmaken van een bestand Basisfunctionaliteiten Foto en video in de editor Inline elementen: CTA, uitklapbare content, etc. Widgets (blokken naast/onder de tekst) Widgets kunnen…. Actie-knoppen (call to action) Actieknoppen zorgen ervoor dat… Foto’s en fotoalbums Foto’s kun je op verschillende ….. Video’s Zorg ervoor dat je video geüpload is naar Vimeo of YouTube. Dit kan via een eigen gratis account op een van deze kanalen, maar het is ook mogelijk om een video op de Vimeo/Youtube kanalen van de UT te plaatsen, indien het UT-informatie beteft. Lever de video hiervoor bij de centrale redactie aan. Je kan video’s op twee verschillende manieren plaatsen:  In een widget (blokje naast/onder de tekst)  In de lopende tekst Video in widget Informatie volgt…. Video in lopende tekst 1) Ga in de teksteditor naar de locatie waar de video moet worden geplaatst en plaats hier een extra paragraaf (klik enter). Deze locatie is in onderstaand plaatje rood omcirkeld. 2) Klik vervolgens op de video-knop (2) om een video toe te voegen:


45

3) Selecteer vervolgens links bovenin de gewenste video-provider (bv. Youtube). 4) Geef een zoekopdracht op of typ een videocode (bv. BAf7lcYEXag) of een videourl (bv. http://vimeo.com/37695028) en druk op de knop ‘Zoeken/Search’.


46

5) Selecteer de gewenste video en klik op OK.

De editor geeft aan dat op deze plek een video getoond zal worden. Op de website zal de video de volledige breedte van de het tekstvlak gebruiken. Overige inhoud/html Het is ook mogelijk, overige html-code in een pagina te plaatsen. Gebruik hiervoor de volgende knop in de editor:

Onder de categorie overig/misc vind je een optie voor het embedden van html.

!

Het gebruik van html en iframes heeft grote nadelen en is alleen te gebruiken indien strikt noodzakelijk. Dat heeft ermee te maken dat bij een embed code een vaste hoogte en breedte ingesteld wordt, bijvoorbeeld van 600x800 pixel. Dit element zal daarom op kleinere schermen als smartphones en tablets mogelijk niet goed weergegeven worden. Gebruik daarom voor het embedden van video’s altijd de speciale video-knop. Dan houdt WebHare er rekening mee dat de video op kleinere schermen passend wordt aangeboden.

!

Een website die op https draait, zoals www.utwente.nl, mag uitsluitend informatie embedden die ook op https werkt. Als je je niet aan deze regel houdt, zullen browsers de informatie niet tonen. Het gebruik van https is tegenwoordig standaard en wordt ook beloond door zoekmachines. Zorg er daarom voor dat de inhoud die je


47

wilt embedden ook op https draait.

Taal: het scheiden van talen en belang van meertaligheid Voor optimale vindbaarheid zijn er een aantal basisregels op het gebied van talen en meertaligheid, mede door eisen van zoekmachines:    

!

Talen zijn strikt gescheiden. Voor elke taal is er een eigen WebHare-website. Er worden geen talen door elkaar gebruikt op een website: Engelse documenten worden uitsluitend op de Engelse site geplaatst, Nederlandse documenten op de Nederlandse website. Alle onderdelen van een website zijn in de juiste taal (teksten, namen en titels van bestanden, meta informatie als omschrijving of alternatieve tekst voor plaatjes). Indien een organisatieonderdeel een website niet tweetalig wil aanbieden, dan kan de website in het Engels worden ingericht in bijgehouden. Het is ten aller tijd noodzakelijk een Nederlandse landing-pagina (één losse pagina) eenmalig in te richten op een aparte Nederlandse website. Hierop dienen woorden en namen (bijvoorbeeld van bekende professoren) genoemd te worden, waar websitebezoekers mogelijk naar zoeken. Zonder een dergelijke landing-pagina zou de website in Nederland niet vindbaar zijn via zoekmachines en voor gebruikers, die met Nederlandse woorden zoeken.

Voorbeeld: als een gebruiker zoekt op ‘studieprogramma Communicatiewetenschap’, maar de informatie op de website is in het Engels en heet ‘study programme Communication Studies’, dan zal de informatie niet via zoekmachines toegankelijk zijn.

Taalswitch tussen meertalige websites Rechts onder op de pagina zal de taal-switch altijd in beeld meebewegen, waarbij de letters van de huidige taal worden getoond (plaatje links: huidige taal is NL). Als je met de muis over de taal beweegt, openen de andere taalopties (plaatje rechts).

Koppelen van taalversies in WebHare 1) Zoek de betreffende map/bestand op dat je wilt koppelen aan een vertaling. 2) Open de ‘eigenschappen/properties’ van deze map of het bestand. 3) Ga naar het tabblad ‘content gerelateerd/content related’. 4) Kies de te koppelen versie via de blader/browse knop achter de betreffende taalvelden. 

Het veld van dezelfde taal laat je altijd leeg.


48

 

!

Het veld van een andere taal vul je in. Je vult alleen de velden waarvan een andere taalversie beschikbaar is. Klik op OK om af te sluiten/op te slaan.

Koppel liever mappen dan (index)bestanden aan elkaar, dat is effectiever. Alle daarin liggende bestanden vallen dan op de bovenliggende map terug. Zie ook de uitleg hieronder.

Indien geen bijpassende vertaling beschikbaar is Als aan een pagina geen bijbehorende vertaling gekoppeld is, dan zal WebHare de boom van mappen en bestanden volgen, om de eerstvolgende vertaling te zoeken. In onderstaand scherm is met vinkjes en kruisjes aangegeven, of een map een vertaling heeft. De map ‘service-departments’ heeft zoals geen vertaling. Als de bezoeker op de taalswitch klikt om naar de Nederlandse versie te gaan, zal er geen Nederlandstalige versie kunnen worden getoond. WebHare kiest het eerstvolgende bestand/map in de hoger liggende boomstructuur met vertaling: de map ‘structure’.


49

!

Het is aan te raden de taalswitch voor de zekerheid op enkele hoofdmappen aan te brengen, maar dit is zeker niet voor alle losse bestanden relevant en mogelijk of nodig. Je kan ervan uitgaan dat  

de gebruiker in de meeste gevallen via een zoekopdracht in een zoekmachine direct al op de juiste taal uitkomt en de taalswitch niet nodig heeft de gebruiker vanuit het buitenland automatisch naar Engelstalige websites wordt gestuurd als hij een URL (bijvoorbeeld www.utwente.nl intypt).

Tevens is de structuur van een Nederlandse website mogelijk heel anders dan van een Engelstalige website, omdat de buitenlandse bezoeker andere informatiebehoefte heeft dan de Nederlandse bezoeker.


50

WebHare Publisher. Handleiding (Universiteit Twente)

Recommend Documents