Handleiding. voor het gebruik bij. TFC Bedrijfs Monitor

Handleiding voor het gebruik bij

TFC Bedrijfs Monitor 7.6.6.

Handleiding bij TFC Bedrijfs Monitor 7.3.0. versie 01-2004

De handleiding behandelt de volgende punten: 1.

INSTALLEREN......................................................................................... 3

2.

OM TE BEGINNEN.................................................................................. 3

3.

HET BOEKEN VAN VARIABELE GEGEVENS................................ 12

4.

KENGETALLEN..................................................................................... 17

5.

E-MAIL VERZENDING......................................................................... 26

6.

DOWNLOADEN UPDATES BEDRIJFSMONITOR.......................... 27

7.

BEDRIJFSOVERZICHTEN.................................................................. 30

8.

BEDRIJFSOVERZICHTEN LEZEN.................................................... 31

9.

BIJLAGEN............................................................................................... 35

2 van 37


1

Installeren

Wanneer u de cd-rom in de betreffende driver legt dan start deze automatisch op. Dit kan enige tijd duren maar indien de cd-rom niet opstart kunt u het volgende doen. - leg de cd-rom in de driver en ga linksonder in uw scherm naar start - kies in het menu voor uitvoeren - kies in bladeren voor het juiste station en klik vervolgens op het bestand “setup”. - de installatie moet dan gaan starten en vervolgens klikt u op alle vragen next - wanneer het programma geheel is geïnstalleerd krijgt u daarvan een melding - neem voor de licentiegegevens contact op met TFC-Services Bij de opstart van de benchmark zal bovenstaande procedure door TFC-Services bij u op het bedrijf of aan huis worden gedaan.

2

Om te beginnen

Na het opstarten van het programma TFC Bedrijfsmonitor versie 7.3.0. komt u in het startscherm. Boven in de systeembalk vindt u de knoppen voor de diverse toepassingen. Op het basisscherm vindt u een aantal namen: TFC-Services Van Kempen groep ADN Diverse sponsors Wanneer u op één van deze logo‟s klikt, dan gaat u naar de betreffende internetsite van de organisatie.

Figuur 1: het startscherm

3 van 37


2.

Systeembalk

In dit hoofdstuk behandelen we de diverse functies boven van de systeembalk. Een aantal van deze functies zijn niet voor u toegankelijk en worden afgeschermd met een code. Deze functie worden door uw adviseur gebruikt om bepaalde basisinstellingen in het programma te wijzigen.

Figuur 2: Systeembalk

In de blauwe balk boven in uw scherm ziet u de huidige versie van uw software. In dit voorbeeld is op uw computer de versie 7.3.0. geïnstalleerd. Op de website van TFC-Services onder de rubriek “download” ziet u altijd het laatste versienummer staan van de bedrijfsmonitor. Deze moet dus corresponderen met uw versienummer. Indien dit niet het geval is dan moet u de update downloaden (zie verder in hoofdstuk 10 downloadinstructies). Onder de blauwe balk ziet u de grijze systeembalk staan met de diverse knoppen van de hoofdgroepen. Onder deze hoofdgroepen staan weer diverse subfuncties die voor u belangrijk kunnen zijn. Hieronder geven we nu een uitleg van de diverse functies.

2.1

Systeem

Onder de knop systeem ziet u een aantal subfuncties staan. Configuratiescherm: Wanneer u hierop klikt, komt u in het configuratiescherm van Windows en kunt u diverse instellingen van Windows configureren. Printerinstellingen: Hiermee kunt u de instellingen van uw printer wijzigen. Formulieren printers: Hiermee kunt u een formulier of etiket instellen. Systeemgegevens: Niet voor u van toepassing maar alleen voor beheerder. Figuur 3: hoofdknop systeem

Licentiegegevens: Onder deze knop staan alle gegevens die u nodig heeft wanneer u licentie moet worden verlengd. Uw licentie moet elk jaar verlengd worden. Circa 4 weken voor het verlopen van de licentie krijgt u bij het opstarten een melding dat uw licentie binnenkort verloopt. U kunt per mail een nieuw licentienummer aanvragen, het nieuwe nummer en de einddatum worden dan in dit scherm ingevoerd. Figuur 4: scherm licentiegegevens

4 van 37


Uw softwaresleutel: Hier wordt de nieuwe code ingevuld. Einddatum licentie: Hier wordt de nieuwe einddatum ingevuld: Figuur 5: invul sleutel / datum

Let op!!! De einddatum en de softwaresleutel worden gevormd door een aantal gegevens die in dit licentiescherm staan. Indien u eigenhandig bijvoorbeeld de einddatum wijzigt in 2005 dan zal de sleutel niet meer corresponderen met het jaartal en kunt u het programma niet meer opstarten zonder tussenkomst van de helpdesk. Reservekopie maken en lezen: Het is verstandig eens in de zoveel tijd een back-up van uw gegevens te maken. Het zou zonde zijn, door een fout van uw computer, als u al uw gegevens kwijt zou raken. Dit doet u op de volgende manier: open het menu systeem, klik op reserve kopie maken. U dient hiervoor een diskette te gebruiken. Hierbij selecteert u „drive A:‟, op die schijf wordt de kopie gemaakt. U moet er voor zorgen dat de diskette leeg is, als dit niet het geval is, kan het programma dit voor u doen. Als u de reserve kopie onverhoopt toch moet gebruiken, dient wederom het menu „systeem‟ te kiezen en Figuur 6: back-up maken kies dan „reserve kopie lezen‟. U dient dan u reserve kopie in het diskettestation te doen, en dan te kiezen voor „reserve kopie ophalen van drive A:‟. Al uw gegevens zijn weer hersteld. Database: Alleen gebruiken in overleg met helpdesk. Update tabellen: Wanneer u een update download van de TFC-Service website kan het voorkomen dat u na het downloaden een update tabellen moet uitvoeren. Wanneer dit het geval is dan krijgt u hierover via e-mail een bericht. Update tabellen gaat zeer eenvoudig door op de balk “Starten update” te klikken en het updaten start automatisch. De update tabellen worden meestal uitgevoerd wanneer er zich grote wijzigingen hebben voorgedaan in de software.

Figuur 7: update tabellen

5 van 37


Wachtwoord instellen: U kunt uw bedrijfsmonitor beveiligen voor onbevoegden door een wachtwoord in te stellen. De 1e keer hoeft u geen oud wachtwoord in te vullen maar kunt u direct in het vak “nieuw wachtwoord” een woord, getal of combinatie invullen. Wanneer u het wachtwoord wilt wijzigen moet u eerst het oude wachtwoord intypen en daarna een nieuw wachtwoord invoeren. Wanneer u de bedrijfsmonitor opnieuw opstart vraagt het programma automatisch om eerst een wachtwoord in te vullen. Figuur 8: wachtwoord instellen

2.2

Algemeen In dit deel behandelen we de knop algemeen en alle onderliggende subfuncties. Enkele functies van de diverse knoppen vindt u ook onder de grote knoppen midden op het scherm (figuur 10) Als voorbeeld ziet u in figuur 9 wanneer u klikt op “jaarbudget vastleggen” hetzelfde scherm verschijnen als wanneer u zou klikken op de knop budget in het midden van het beeldscherm. Veel gebruikte functies zijn dus ondergebracht onder de grote knoppen wat de bediening ervan makkelijker maakt.

Figuur 9: knop algemeen

Figuur 10: knop algemeen

Leveranciers: Onder deze knop kunt u een leveranciersbestand aanmaken voor uw inkoopboek. U klikt eerst met uw linker muisknop op nieuw en vervolgens vult u de gegevens in van de leverancier. Elke leverancier heeft een uniek nummer. Als het nummer al in gebruik is krijgt u daarvan een melding en moet u een ander nummer toekennen. Wanneer u niet weet welke nummers al in gebruik zijn dan kunt u klikken op “zoeken” en ziet u alle nummers met de betreffende gegevens van de leveranciers. Wilt u een leve-

Figuur11: onderhoud leveranciers

rancier verwijderen dan klikt u op de knop verwijderen. 6 van 37


Klanten: Net zoals bij “leveranciers” kunt u ook een bestand aanmaken met klanten. De werking is gelijk aan het scherm van de leveranciers. Dit klantenbestand wordt gebruikt om de overige omzet bij het boeken van de weekgegevens op klantniveau te kunnen registreren. U kunt dan later een compleet overzicht uitdraaien van de leveringen aan derden, gespecificeerd per klant en getotaliseerd t/m de periode waarin u heeft geboekt. Figuur12: onderhoud klanten

Vaste omschrijving per week: Alleen voor systeem beheerder.

Jaarbudget vastleggen: 1 keer per jaar wordt samen met uw adviseur een jaarbudget opgesteld voor het nieuwe boekjaar. Dit kan door de adviseur bij u aan huis worden gedaan of u

Figuur13: jaarbudget vastleggen

stuurt de benodigde gegevens op naar de adviseur van TFC-Services. Onder de diverse groepen waar een teken achterstaat worden de hoofdgroepen “kosten” weer verder gespecificeerd. Wijzigen in het jaarbudget moet u alleen doorvoeren wanneer er grote wijzigingen hebben plaatsgehad. U kunt dan in overleg met uw adviseur het budget wijzigen.

7 van 37


Wijzigingen budget doorvoeren: Alleen in overleg met uw adviseur. Het budget wordt gemaakt als doelstelling voor het lopende jaar. Samen met uw adviseur weet u dus al in het begin van het jaar waar de knelpunten van de diverse kostenposten liggen en waar u zo mogelijk verbeteringen kunt nastreven. Lopende het boekjaar kunt u zien of de doelstellingen ook daadwerkelijk worden waargemaakt. Zonodig kunt u bijtijds ingrijpen of kunt u externe adviseurs inhuren om u te laten adviseren over het te voeren beleid. Indien u constant in het jaar uw budget aanpast aan de gegeven omstandigheden van het moment dan mist u de stimulans om de doelstelling te realiseren. Specificatie omzet: U kunt u omzet van de winkel gespecificeerd budgeteren. De gegevens hiervoor haalt u uit de cijfers vanuit de historie. Omdat we werken met 13 perioden van 4 weken (52 weken per jaar) kunt u de gebudgetteerde jaaromzet onderverdelen in omzetblokken. Per blok geeft u een te behalen omzetpercentage op. In het voorbeeld van fig. 14 ziet u dat we de percentages voor periode 1 en 2 hebben gezet op 6.1 % en voor periode 3 op 7,5 % enz. Uiteindelijk moet de totaalomzet wel uitkomen op 100 %. Is dit niet het geval dan krijgt u automatisch een foutmelding bij het opslaan van dit scherm. U zult dan uw percentages moeten bijstellen zodat u precies op 100 % uitkomt. Figuur14: omzetspecificatie

Specificatie kosten: Ook de kosten in de hoofdgroepen worden weer gespecificeerd. Dit gebeurt voor de hele branche op eenzelfde specificatie zodat de cijfers met uw collega‟s goed zijn te vergelijken. Ook hier hebt u de mogelijkheid om de kosten te laten variëren dat is maar op enkele kosten van toepassing en deze mogelijkheid wordt dus meestal niet gebruikt. Alleen bij de loonkosten kan het voorkomen dat bij een seizoensbedrijf de kosten per periode worden gebudgetteerd in niet gelijke percentages.

Figuur15: uitsplitsing kosten

8 van 37


Figuur16: kopiëren budget

Kopiëren budget naar nieuw boekjaar: Met deze knop kunt u het budget van het voorgaande jaar doorzetten naar het nieuwe jaar. Wanneer uw adviseur langskomt om het nieuwe budget op te stellen dan worden de budgetgegevens aangepast en zal de adviseur de knop “budget doorvoeren” gebruiken om de gewijzigde gegevens door te voeren naar het nieuwe resultaatoverzicht.

Stamgegevens: Alleen te gebruiken door systeembeheerder.

Groepsomschrijving: Alleen te gebruiken door systeembeheerder.

Kassagroepen: Onder deze knop worden de kassahoofdgroepen aangemaakt die u gebruikt bij het boeken van uw omzetgegevens. Wanneer u niet met het uniform ADN PLU bestand werkt kunt u hier u eigen hoofdgroepen aanmaken en ze relateren aan de standaardgroepen van het ADN. U benoemt dus een eigen groep door op de knop “nieuw”te klikken. Vervolgens vult u hier de naam van de hoofdgroep in. Met de tab of entertoets gaat u naar het volgende veld en vult daar het BTW percentage in. Figuur17: onderhoud kassagroepen Als laatste opent u de standaard groepenrange van het ADN door op het pijltje rechts van het scherm te klikken en zoekt de bijbehorende hoofdgroep van het ADN die relateert aan uw eigen hoofdgroep. U kunt maximaal 20 hoofdgroepen benoemen. Wanneer u zelf meer hoofdgroepen gebruikt dan zult u dus enkele groepen moeten samenvoegen. Adviseurs: Net zoals bij de leveranciers en klanten kunt u ook een bestand aanmaken met adviseurs. De werking is gelijk aan die schermen. Dit adviseurbestand wordt gebruikt om een adresbestand op te bouwen van adviseurs die voor u van enige betekenis kunnen zijn t.b.v. uw bedrijf. Zo kunt u daar het adres van TFC-Services, de accountant, de adviseur van het ADN etc. noteren.

Figuur18: onderhoud adviseurs

9 van 37


2.3

Periodedieke verwerking Periodieke verwerking: De functies onder deze knoppen zijn dezelfde als de functies van de grote knoppen op middengedeelte van het beeldscherm (zie figuur 10).

Figuur19: periodieke verwerking

2.4

Overzichten Overzichten: De functies onder de knoppen kengetallen en overzichten zijn dezelfde als de functies van de grote knoppen op middengedeelte van het beeldscherm (zie figuur 10).

Figuur20: Overzichten

Inkopen per leverancier: Onder deze knop bevindt zich de verzameloverzichten van de inkopen die u t/m de periode heeft gedaan. U kunt eerst het gewenste jaartal kiezen en vervolgens klikken op scherm of afdrukken. Bij scherm ziet u een overzicht op de monitor en bij afdrukken worden de gegevens doorgestuurd naar de printer.

Figuur21: Keuze overzichten

Figuur22: bedieningsknoppen voor overzichten

Ga met de cursor op een knop staan en de betekenis ervan verschijnt op het scherm. Boven het schermoverzicht zijn diverse knoppen om te bladeren naar de volgende pagina of naar de 1e of de laatste pagina. Figuur 23: bladeren

10 van 37


Links op de balk zijn de knoppen om de grootte van het schermoverzicht te wijzigen Figuur 24: schermgrootte

Met de knoppen rechts op de balk kunt u het bestand printen of het rapport los van de bedrijfsmonitor opslaan op uw harde schijf op elke willekeurige plaats. Figuur 25: printen en opslag

Overzicht inkopen leveranciers:

Figuur 26: Overzicht inkopen

Basis en uitgebreid bedrijfsoverzicht: Deze knoppen corresponderen met de grote knoppen op het middenscherm. Wanneer u op deze knoppen klikt, verschijnt er een 2e scherm waarbij u een selectie kunt maken vanaf welke periode en in welk jaar u een cumulatief overzicht wilt hebben.

Figuur 27: diverse overzichten

11 van 37


Instellen overzicht: Kies het jaartal waarvan u een overzicht wil maken. Kies vervolgens t/m welke periode (maximaal 13 perioden). Druk vervolgens op scherm wanneer u het overzicht op u monitor wilt zien of druk op printen wanneer u het overzicht gelijk wil printen. Kies daarna voor het soort overzicht; periodeomzet of prognoseresultaat. Onder de grote knoppen midden op het scherm kunt u ook de overzichten oproepen. Dit geldt alleen voor de overzichten welke in figuur 28 staan afgebeeld. Indien u ook de overzichten van inkopen per leverancier, omzet per afnemer en de omzetanalyse wil bekijken, dan gaat u in de systeembalk naar de knop overzichten en klikt u het gewenste overzicht aan.

Figuur 28: selectie overzichten

2.5

diversen Opschonen variabele gegevens: Met deze knop kunt u de gegevens van een bepaald jaar opschonen (wissen).

Figuur 29: diversen

Emaillen: Met deze knop verzendt u de gegevens naar de kantoren van TFC-Services. (Alleen voor deelnemers die meedoen met de benchmark). Let u erop dat u allebei de mails ook daadwerkelijk verstuurt. Figuur 30: E-mail

Indien u problemen ondervindt met het mailen dan kunt u het beste contact opnemen met de helpdesk van TFC-Services. Deze emailknop staat ook onder de grote knoppen op het scherm en heeft dezelfde werking.

Help: In een later stadium wordt onder deze knop een index helpfunctie geplaatst. U kunt deze gebruiken naast deze handleiding die dan wordt geïntegreerd in de software. Met de functietoetsen Alt F4 kunt u wanneer het programma vastloopt terugkeren naar het beginscherm.

Figuur 31: helpfunctie

3

Het boeken van variabele gegevens Na het activeren van deze knop door middel van een klik komen we in het boekingsprogramma “boeken variabele gegevens”.

Figuur 32: boeken

12 van 37


Nadat we het jaar hebben geselecteerd, in dit voorbeeld 2004, drukken we twee keer op de entertoets. De cursor bevindt zich nu in het veld week. Hier vult het weeknummer in, dit is altijd de eerste week van een periode. Deze beginnen altijd met de volgende nummers: 1, 5, 9, 13, 17 etc. Het boekingsscherm start automatisch in het lopende jaar. Wanneer u nog gegevens van het vorige jaar moet aanvullen dan moet u het jaartal wijzigen naar het betreffende jaar. Na dit te hebben ingevuld, drukt u op de entertoets of tabtoets, waarna automatisch het scherm voor het boeken van de winkelomzet opent.

Figuur 33: boekingsscherm

Boeken omzetten: U hebt verschillende mogelijkheden om de winkelomzet en overige gegevens te boeken. De eenvoudigste manier (niet aan te bevelen) is direct de totaalgegevens te boeken in de blauwe vakjes boven in het scherm zoals; omzet, aantal transacties kassaaanslagen, kilogrammen / stuks en het aantal klanten. De winkelomzet wordt inclusief BTW, van de betreffende week ingevuld. Dit dient te gebeuren in bedragen afgerond op hele Euro‟s. Figuur 34: boekingsscherm gedetailleerd

13 van 37


Wilt u straks bij de overzichten statistieken ook uw omzetten op hoofdgroepniveau volgen in vergelijking met uw collega‟s dan kunt u beter de omzet op hoofdgroepniveau invullen. U laat dan de blauwe vakjes op nul staan maar vult per hoofdgroep de omzetten in (zie hoofdstuk 2.2 figuur 17 invullen kassagroepen). Deze hoofdgroepen heeft u al eerder aangemaakt. U kunt direct het nummer van de grossier invullen als u deze weet of klikken op het handje en het scherm van de kassagroepen opent zich dan automatisch. Kassagroepen: Nadat u op het handje heeft geklikt opent zich dit scherm. (figuur 33). U klikt de desbetreffende kassagroep aan en kiest voor selecteren. Het scherm springt automatisch weer terug naar het vorige scherm. U kunt maximaal 20 kassagroepen aanmaken. Indien u meer groepen heeft dan zult u enkele groepen moeten samenvoegen bijvoorbeeld onder diversen. U kunt wanneer niet alle groepen zijn gebruikt altijd nog groepen toevoegen. Echter niet meer dan het maximum aantal van 20. Figuur 35: boekingsscherm gedetailleerd

Gespecificeerde omzetboeking:

Figuur 36: boekingsscherm gedetailleerd

14 van 37


U krijgt bij het opslaan een waarschuwingsmelding dat som specificatie niet gelijk is aan de € 0 van de omzet die bovenaan in het blauwe omzetvakje staat. U kiest dan voor specificatie overnemen en het totaal van de kassagroepen zal worden geplaatst in het hoofdscherm van boeken bij week 1. Figuur 37: waarschuwingsmelding

Figuur 38: beginscherm boekingen

Boeken overige omzetten: In het volgende veld “Overige omzet” werkt de procedure exact hetzelfde als bij de winkelomzet. De bedragen worden wederom in hele Euro‟s en inclusief BTW ingevuld. Ook nu kunt u kiezen voor de eenvoudige methode of de uitgebreide. Wanneer u de uitgebreide methode doet krijgt u niet de kassagroepen te zien maar het klantenbestand wat op rekening bij u koopt. Boeken inkopen: U kunt de inkopen per dag of week boeken, direct onder de knop inkopen midden op het scherm. Figuur 39: beginscherm boekingen

De inkopen worden automatisch overgebracht naar het hoofdscherm boeken (figuur 35). Voor de benchmark is het noodzakelijk dat u de inkoopgegevens per week invult.

15 van 37


Voorbeeld: U gaat in week 2 op de maandag de gegevens van week 1 boeken. Alle inkoopfacturen die in week 1 zijn binnengekomen gaat u dus boeken in week 1, ongeacht of u ze al wel of niet betaald hebt. Inkopen worden in tegenstelling met de omzetten ALTIJD excl. BTW geboekt. Onder inkopen verstaan we alle producten die u in de winkel verkoopt incl. branchevreemde artikelen. Ook grondstoffen die u gebruikt om bijvoorbeeld salades te maken zijn inkopen zoals, sausen, kruiden etc. Verpakkingen vallen niet onder inkopen maar worden opgenomen als aparte kostenpost in de begroting. U hebt in uw boekingsscherm weer de keus uit de eenvoudige methode, direct het totaal van alle inkopen in het blauwe vakje (niet aan te bevelen). Beter is het om de inkopen in te vullen op leveranciersniveau zodat u later een specificatierapport kunt opragen onder de knop overzichten op uw systeembalk.

Figuur 40: specificatiescherm boekingen

U kunt op elk moment de inkopen aanvullen in een al deels ingevulde week. Open het inkoopboek en kies een betreffende week. Heeft u al wat ingevuld in deze week dan ziet u de boekingen op het scherm terug. U kunt dan nog facturen opnemen voor die week door op het eerste lege invulvak te klikken. De totalen worden automatisch bijgewerkt en getransporteerd naar het hoofdscherm boeken.

Figuur 41: kopregel boekingen

16 van 37


Leveranciers toevoegen: Indien u tijdens het boeken van de inkoopfacturen een leverancier tegenkomt die niet in het bestand staat dan kunt u deze alsnog aanmaken door rechtsboven in het scherm bij inkopen te klikken op de knop leverancier. U komt dan automatisch in het leveranciersbestand. Door te klikken op zoeken komt u in een verzamelscherm waar alle leveranciers die al ingebracht zijn ziet staan. U kunt dan kijken welk nummer nog vrij is om de nieuwe leverancier toe te voegen. Ook de gegevens van de al ingevoerde leveranciers kunt u te allen tijde wijzigen door op de knop “wijzigen” te klikken en de gegevens aan te passen.

Figuur 42: Onderhoud leveranciers

Overige gegevens: De klantenaantallen, aantal transacties en aantal kg/st. zijn automatisch overgenomen toen u de gegevens van de omzet winkel heeft geboekt. Het enige wat u nu nog moet doen is de kolom opmerkingen invullen (fig.43). Alle bijzonderheden die de cijfers in de

Figuur 43: Boeken weekcijfers

Betreffende week kunnen beïnvloeden, zowel positief als negatief worden hier vermeld. Opmerkingen zoals straat opengebroken, slecht weer, goede reclameactie of grote voorraad aardappelen ingekocht. Indien verkoopdagen in een bepaalde week afwijken is ook dit raadzaam om te vermelden. Week 1 - 2004 heeft bijvoorbeeld minder dagen dan de 1e week 2003. Wanneer u de kengetallen bekijkt heeft u dus gelijk een oorzaak gevonden wanneer de indexcijfers aangeven dat de omzetindex is gedaald. Door in het kengetallenscherm rechtsboven te switchen tussen de diverse jaren kunt u bij afwijkingen van de indexcijfers per jaar de kolom opmerkingen bekijken of er een vermelding bij staat die u inzicht kunnen geven in de oorzaak van een stijgende of dalende index. Feestdagen worden door ons automatisch op de overzichten vermeld. Wanneer u op het einde van een periode de laatste kolom opmerkingen heeft ingevuld en u klikt weer op de tab of entertoets, dan verspringt de cursor vervolgens naar het periodenummer. Het periodenummer wordt door de software automatisch herkend. Vervolgens klikt u weer op de tab of entertoets en opent zich automatisch het periode loonscherm. Let op!!!! Voordat u de periode gaat mailen moet u eerst nog het loonscherm invullen. Wanneer u dit niet doet blijft het onderste gedeelte van het boekingsscherm leeg en worden u gegevens onvolledig verzonden. Ook ziet u onvolledige overzichten bij het prognoseresultaat omdat de loongegevens en de kosten voor die periode niet worden doorberekend. 17 van 37


Invullen loonstaat: In dit scherm kunt u de gewerkte uren en de uitbetaalde brutolonen invullen. Tijden het maken van de begroting is in het budget ingevuld wie er aan het begin van het jaar op de loonlijst staat. De lonen zijn in het budget op jaarbasis opgegeven en worden afhankelijk van het soort loon vermeerderd met een opslagpercentage voor berekening naar kostprijsloon. Werknemers met lage loonsubsidies hebben dus een ander opslag percentage dan werknemers met een normaal brutoloon. Let op!!!! Wanneer u het budget van 2003 overzet naar het jaar 2004 (zie pagina 9 figuur 16) zal bij het openen van het loonscherm in de 1e periode de gegevens komen te staan (zowel namen en lonen) van de begroting 2003. Het kan dus voorkomen dat, werknemers die medio 2003 uw bedrijf hebben verlaten, toch weer op dit overzicht staan vermeld. U moet dus altijd in de 1e periode een controle uitvoeren op de namen en de brutosalarissen die u per periode van 4 weken hebt uitbetaald. U vult eerst de gewerkte uren in per 4 weken en vervolgens het brutoloon per werknemer. Wanneer parttime en fulltime werknemers in vaste dienst zijn en bijvoorbeeld snipperdagen of vakantiedagen opnemen dan worden de uren in mindering gebracht of bij vakantie op 0 gezet terwijl het brutosalaris blijft staan. U betaalt namelijk gewoon het salaris door ook tijdens vakantie. Vakantiegeld hoeft u niet te boeken want deze worden doorberekend in de opslag naar kostprijsloon.

Figuur 44: invulscherm uren / lonen

Uw eigen uren en die van de meewerkende partner zijn in de begroting opgenomen en hoeven dus niet in dit scherm te worden ingevuld maar worden automatisch door het programma in het juiste scherm gezet.

18 van 37


Controle budgetlonen: Door rechts op het scherm te klikken op de knop “loonbudget” wordt het scherm van de begroting automatisch geopend. Wanneer u de begroting in de 1e periode van 2003 kopieert naar 2004 zult u ook hier nog het budgetlonen van 2003 zien staan. Zodra uw adviseur is geweest om de begroting aan te passen zal hij de nieuwe gegevens doorvoeren. Tot zolang kunt u dit scherm niet als controlescherm gebruiken. Nadat de aanpassing heeft plaatsgevonden en de juiste begroting 2004 is doorgevoerd kunt u dit scherm wèl als controlescherm gebruiken. De loongegevens die u in heeft gebracht bij boeken lonen 1e periode ( fig. 44) worden doorberekend naar het periode resultaatoverzicht en geven dus de juiste uitkomst. Tip: Wanneer u lonen per maand uitbetaald kunt u dat evt. omzetten naar uitbetaling per 4 weken. Indien u toch per maand wil uit blijven betalen kunt u op controle budgetlonen (fig. 46) zien wat het maandloon is en hoe het is omgerekend naar periodeloon (4 weken). Figuur 45: knop loonbudget

Figuur 46: loonbudget overzicht

Indien de uitbetaalde lonen per periode overeenkomen met het periode kostprijsloon van het budget dan weet u dat u in de pas loopt met het budget. 19 van 37


Onderste deel van het boekingsscherm: Zolang u het loonscherm niet heeft ingevuld zal het onderste scherm leeg blijven. Wanneer u dan week 5 (periode 2) wilt gaan boeken krijgt u een melding dat u de gegevens van periode 1 nog moet invullen. Figuur 47: scherm periodecijfers

Zodra u de lonen per 4 weken heeft ingevuld en u sluit dit scherm dan worden de lege cellen door de software automatisch ingevuld. (fig. 48)

Figuur 48: scherm periodecijfers ingevuld

- bij medewerkers de totaal gewerkte uren in de periode (4 weken) - de uren van ondernemer en partner per periode - hoofdgroepen kosten 13e gedeelte van het jaarbudget Uren ondernemer en partner: De uren van de ondernemer zijn voor alle ondernemers vastgesteld op 50 uur per week ongeacht of u meer uren draait. Deze meer uren worden namelijk niet direct t.b.v. de omzetproductiviteit gemaakt maar meer voor het management etc.. De partner kan voor maximaal 40 uur per week worden ingezet. Bij de begroting is in samenwerking met uw adviseur de juiste uren per week ingeschaald. Wijzigingen kosten budget: Het is mogelijk om kosten die onverwachts worden gemaakt en niet bij de begroting zij opgenomen toch door te voeren. Voorbeeld: Volgens budget in figuur 48mag u per 4 weken € 154 aan reclame uitgeven. Het blijkt dat na periode 5 uw omzet sterk terugloopt t.o.v. vorig jaar. U besluit op dat moment in te grijpen en start een reclameactie die aan ontwikkelingskosten en drukwerk € 1000 kost. 20 van 37


U kunt dan het bedrag in deze periode aanpassen naar €1154. Dit bedrag zal dan worden meegenomen naar het resultaatoverzicht en in mindering worden gebracht op het nettoresultaat. Bij het boeken van de volgende periode zal gewoon weer het gebudgetteerde bedrag van € 154 te zien zijn. Attentie!!!! Breng grote wijzigingen alleen aan in overleg met uw adviseur. Bij onverwachte investeringen die van invloed zijn op de afschrijvingen moet altijd in overleg met uw adviseur het budget worden aangepast. Alleen dan krijgt u een zo‟n zuiver mogelijke prognose voor het nettoresultaat aan het eind van het boekjaar.

4

Kengetallen

Het scherm „kengetallen‟ opent u door op de knop “kengetallen” te drukken in het hoofdscherm.

Figuur 49: overzicht kengetallen

Figuur 50: selectie kengetallen

Selecteren periode: U kunt rechtsboven in het scherm een periode selecteren waarvan u de cijfers wilt zien. Met de pijltjestoets kunt u zowel een periode selecteren en een jaartal.

Figuur 51: selectie kengetallen

21 van 37


Met de knoppen onderin het scherm kunt u navigeren tussen de periodes. Met de knop scherm of printer kunt u kiezen hoe u de overzichten wilt bekijken.

Figuur 52: printafdruk selectie kengetallen

Cumulatief overzicht kengetallen: Wanneer u een selectie heeft gemaakt ziet u per periode de kengetallen. Voorbeeld: U hebt gekozen om de kengetallen t/m periode 6 uit te printen. Per periode ziet u de kengetallen en op de laatste pagina staat niet allen de periode tot waar u hebt geselecteerd maar ook het cumulatief (in dit voorbeeld t/m periode 6). U kunt een dergelijk overzicht van elk jaar en t/m elke periode oproepen door in de kopbalk de betreffende periode in te stellen. Prognoseresultaat: Door te klikken op het tabblad “prognoseresultaat” komt u in het betreffende scherm. Dit scherm is geen volledig scherm dus moet u met de pijltjestoetsen van boven naar beneden en van links naar rechts scrollen. Dit heeft te maken met de diverse resoluties van de beeldschermen waardoor het niet mogelijk is het scherm in zijn geheel te tonen wegens de grote omvang van dit overzicht (zie figuur 53) Figuur 53: printafdruk periodeoverzicht

22 van 37


U kunt voor een duidelijk overzicht beter kiezen voor een scherm of printoverzicht. U ziet dan alle gegevens op A4 formaat in een totaaloverzicht. ( zie figuur 54).

Figuur 54: scherm / printafdruk periodeoverzicht

Grafieken: Door op het tabblad “grafieken” te klikken komt u in een scherm met diverse mogelijkheden. Standaard komt u in het scherm zoals afgebeeld bij figuur 49. Onder de tabbladen is een selectievak waaruit u diverse overzichten kunt selecteren zoals: - omzetgrafiek - brutowinstgrafiek etc. Door het vakje begroting aan te vinken ziet u zowel de omzet 2002 t.o.v. 2003 en t.o.v. het budget. (fig. 50) Figuur 55: beginscherm grafieken

23 van 37


Figuur 56: selectiescherm grafieken

Aan de rechterzijde van het selectiescherm kunt u kiezen uit diverse variaties van grafieken. Hiervan kan geen printafdruk gemaakt worden.

Figuur 57: omzetgrafiek met begroting

Figuur 58: Grafiek taartvorm

24 van 37


Op de diverse overzichten ziet u rechtsboven onder het selectievak een knop: Met deze knop kunt u de omzetten per kassagroep bekijken t.o.v. het vorige jaar. Het spreekt vanzelf dat u eerst een jaar opgebouwd moet hebben om een indexvergelijking te kunnen zien. Daarom ziet u in figuur 53 slechts de staaf van 2002 en staat de staaf van 2004 nog op nul omdat de 1e periode nog niet is ingevuld. Selectie kassagroepen: Links in het scherm kan kiezen uit de diverse kassagroepen. Indien u niet met het uniform PLU bestand werkt van het ADN dan zullen automatisch uw eigen kassagroepen worden omgezet naar het uniform bestand van het ADN. Hoe deze omzetting verloopt, heeft u bepaald door bij het invullen van de kassagroepen ( zie figuur 17 op pa. 9) uw eigen kassagroep te koppelen aan de kassagroepen ADN. Met de knop “terug” gaat u weer terug naar het vorige scherm en kunt u een nieuwe selectie maken. Figuur 59: Grafiek kassagroepen

Omzetanalyse: Wanneer u inde systeembalk op de knop overzichten gaat staan ziet u daar ook een selectiemogelijkheid omzetanalyse.

Figuur 60: Omzetanalyse

25 van 37


Dit overzicht geeft de vergelijking van diverse cijfers en kengetallen t.o.v.: - het vorige jaar t/m de periode - het lopende jaar t/m de periode - afwijking t.o.v. budget - index budgetafwijking - afwijking budget t.o.v. voorgaande jaar - t.o.v. 2003 - groepsindex (omzetgroep waarbij u bent ingedeeld) - landelijke index (cijfers van het landelijke gemiddelde)

5

E-mail verzending

Door op de knop te drukken, wordt er een bestand aangemaakt. Uw email-client wordt waarschijnlijk geopend (meestal Outlook of Outlook express). Indien u meer dan een mailprogramma op de computer heeft staan dan moet u instellen welk mailprogramma als standaard door Windows wordt gebruikt (zie fig. 61).

Profiel kiezen: Door op de knop nieuw te kiezen kunt u het standaard ingestelde mailprogramma van Windows instellen.

Figuur 61: profiel kiezen

Verzenden e-mail: De bestanden dienen nu verzonden te worden. Dit moet twee maal gebeuren doormiddel van op de knop verzenden te klikken. Het overzicht wordt zowel naar TFC-Services als naar ACSServices verzonden. Belangrijk is wel dat u verbinding heeft met het Internet. Let u erop dat u bij beide e-mails op de knop verzenden klikt.

Figuur 62: E-mail verzenden

26 van 37


Figuur 63: E-mail verzenden TFC / van Kempen

Op de kantoren van TFC-Services en de van Kempengroep worden u cijfers verwerkt voor o.a. het maken van landelijke overzichten en groepsvergelijkingen. Ook worden de totaalcijfers van de branche hieruit samengesteld. Voor instructie over het lezen van de overzichten gaat u naar hoofdstuk …..

6

Downloaden updates bedrijfsmonitor

Downloaden updates: Het komt voor dat er nieuwe updates zijn van de bedrijfsmonitor. U krijgt een e-mail wanneer er een nieuwe update beschikbaar is. Deze update kunt u op de volgende wijze ophalen. Start u bedrijfsmonitor en klik op het logo van TFC-Services op de startpagina van de bedrijfsmonitor.

Zorg wel dat u verbinding heeft met het Internet, indien dit niet het geval is zult u een melding van Windows krijgen of u verbinding wilt maken. Kies in dit geval voor on-line werken. Nadat u verbinding heeft gemaakt moet u eerst onder in de startbalk de bedrijfsmonitor afsluiten door met de rechFiguur 64: Logo TFC-Services termuis knop te klikken op het icoontje van de bedrijfsmonitor en te kiezen voor afsluiten. De verbinding met Internet zal echter niet verbreken. Zolang de bedrijfsmonitor nog openstaat is het niet mogelijk de update uit te voeren. Er zal dan een foutmelding komen die aangeeft dat het programma nog in gebruik is. Door op de diverse knoppen te klikken komt u in submenu‟s waarbij u informatie kunt ophalen. Zo krijgt u onder anderen een overzicht van de diensten en producten van TFC-Services. Ziet u de adressen van de diverse vestigingspunten. Ook de agenda voor de benchmarkbijeenkomsten staat vermeld. Bij nieuws vindt u wetenswaardigheden over fiscale en juridische zaken. U kunt een mailbericht achterlaten onder de knop contact indien u telefonisch geen contact met de helpdesk kunt krijgen. De laatste knop is de knop om de downloads die via uw e-mail zijn aangekondigd op te halen. Figuur 65: Keuzemenu startpagina website

27 van 37


Figuur 66: Startpagina website TFC-Services

Figuur 67: update-instructie website

28 van 37


Figuur 68: update-instructie website

Updateversie: Let goed op welke updateversie op Internet is geplaatst. Is de versie hoger dan u al heeft ( kijk op uw bedrijfsmonitor helemaal linksboven op de blauwe balk) dan kunt u de versie downloaden door met de muis op de updateregel te klikken. Volg verder de instructies zoals op de website beschreven (zie figuur 68) Update tabellen: Soms zijn de wijzigingen van de update dermate groot dat u een update tabellen dient uit te voeren. Wanneer dit het geval is krijgt u daarvan altijd per e-mail bericht. Let op !!! Wanneer u deze update tabellen niet uitvoert dan krijgt u bij het opstarten van bepaalde schermen een foutmelding. Figuur 61: Starten update

Update tabellen gaat zeer eenvoudig door in de systeembalk te klikken op de knop “update Tabellen”. Vervolgens komt u in een 2e scherm en klikt u onder op de regel met het gele lampje (starten update). Het updaten van de tabellen gaat geheel automatisch en u krijgt een melding wanneer updaten is voltooid. In enkele gevallen moet u zowel een update tabellen en een update tabellen systeem uitvoeren. U krijgt de instructie op de downloadsite. 29 van 37


7

Bedrijfsoverzichten

7.1 Periodieke verwerking van de gegevens AGF bedrijfsoverzicht De gegevens worden verwerkt per kalenderjaar. Het kalenderjaar is verdeeld in 13 periodes. Elke periode bestaat uit vier weken. U mailt via de mailknop in het programma “bedrijfsmonitor” binnen de termijn van één week na elke periode de gegevens door naar TFC-Services en de daaraan gelieerde van Kempen Groep. Twee weken na de desbetreffende periode heeft u het bedrijfsoverzicht in de brievenbus. Tijdige inzending zal door TFC-Services bewaakt worden. TFC kan op deze wijze bij u informeren naar mogelijke ontstane problemen. Het is voor u als ondernemer namelijk van belang om over de meest recente bedrijfsinformatie te beschikken. 7.2 Aantal periodes op de bedrijfsoverzichten (zie bijlage AGF bedrijfsoverzicht) Op de bedrijfsoverzichten staan normaal gesproken de laatst verwerkte periode en de twee daarvoor gaande periodes vermeld, zowel voor het lopende jaar als het voorgaande jaar. Dit is niet mogelijk bij de eerste twee periodes, omdat de gegevens per kalenderjaar worden verwerkt en vergeleken met het vorige kalenderjaar. Om een overzichtelijk jaaroverzicht te verkrijgen, adviseren wij u om de bedrijfsoverzichten van de volgende periodes apart te bewaren: - bedrijfsoverzicht van de periodes 1, 2 en 3 - bedrijfsoverzicht van de periodes 4, 5 en 6 - bedrijfsoverzicht van de periodes 7, 8 en 9 - bedrijfsoverzicht van de periodes 10, 11 en 12 - bedrijfsoverzicht van de periodes 11, 12 en 13 7.3 Budget Per periode wordt in het bedrijfsoverzicht de werkelijke gegevens vergeleken met de gebudgetteerde gegevens. De gebudgetteerde gegevens worden bepaald aan de hand van de gegevens van het vorige jaar. TFC-services heeft deze prognose in de software verwerkt vanuit de door u verstrekte jaarrekening van het meest recente jaar. Na het eerste jaar wordt automatisch het jaarlijkse budget aan u toegestuurd. Bent u van mening dat er wijzigingen moeten plaats vinden, dan kunt u dat aan TFC services doorgeven. 7.4 Beoordeling van uw bedrijfsoverzicht Het bedrijfsoverzicht wordt na elke periode beoordeeld door uw bedrijfsadviseur van TFC services. De adviseur zal u 3 keer per jaar op de hoogte houden van zijn beoordelingen. (d.m.v. groepsbijeenkomsten) Mocht er naar aanleiding van de cijfers eerder contact noodzakelijk zijn, dan zal de adviseur telefonisch contact met u opnemen. U kunt echter te allen tijde contact opnemen. De adressen staan op onze website www.tfc-services.nl U kunt ook bellen naar 06-51235588 (mobil Peter Tieman) 7.5 Foutieve gegevens op de bedrijfsoverzichten Ondanks controles en een zorgvuldige behandeling van de gegevens, is het mogelijk dat er fouten in het bedrijfsoverzicht staan. Wilt u dan zo spoedig mogelijk contact opnemen met ACS-services (van Kempen Groep) te bereiken op Tel. 033-4947473 en vragen naar de heer Henry de Harder. Wij zullen de fout direct corrigeren en u een nieuw bedrijfsoverzicht toe sturen. Veranderen uw adresgegevens, dan dient u dit door te geven aan TFC services. Zij geven de wijzigingen vervolgens door aan A.C.S., zodat uw persoonlijke stamgegevens correct op de bedrijfsoverzichten vermeld worden. 30 van 37


8

Lezen bedrijfsoverzichten

8.1 Uitleg van het bedrijfsoverzicht We besteden aandacht aan welke gegevens op het bedrijfsoverzicht vermeldt staan en de totstandkoming van de gegevens. In de bijlage kunt u zien hoe een bedrijfsoverzicht er uit ziet na verwerking van de gegevens. We behandelen het bedrijfsoverzicht in drie blokken, namelijk: -

Blok A; het bovenste gedeelte van het bedrijfsoverzicht. Blok B; het middelste gedeelte van het bedrijfsoverzicht. Blok C; het onderste gedeelte van het bedrijfsoverzicht.

8.1.1 Blok A; het bovenste gedeelte van het bedrijfsoverzicht Boven aan het uitgedraaide bedrijfsoverzicht staan de volgende gegevens vermeld (letter A in fig. 1): * naam. * adres. * woonplaats. * cliëntnummer. * periode, geeft aan welke weken op het bedrijfsoverzicht vermeld staan. Er worden drie periodes op het bedrijfsoverzicht weergegeven. Dit is de laatste verwerkte periode en de twee periodes die vooraf gaan aan de verwerkte periode. *

productiedatum, geeft aan wanneer uw laatst aangeboden gegevens verwerkt zijn.

8.1.2 Blok B; het middelste gedeelte van het bedrijfsoverzicht Vervolgens worden in het middelste gedeelte van het bedrijfsoverzicht per week de volgende gegevens van het voorgaande en lopende kalenderjaar vermeld: *

consumentenomzet, het totaal van de winkelomzet en overige omzet.

*

kassa klanten.

*

gemiddelde besteding, de winkelomzet gedeeld door het aantal kassa klanten.

*

goederenomzet, de consumentenomzet exclusief BTW.

*

inkoop excl. BTW.

*

brutowinst, goederenomzet minus de inkoop excl. BTW.

*

brutowinstpercentage, brutowinst gedeeld door de goederenomzet

*

opmerkingen, de opmerkingen door u ingevuld.

Onder elke periode van vier weken staat een donker gekleurde balk voor zowel het voorgaand als het lopende kalenderjaar. In die balk staan de totalen en gemiddelde met betrekking tot de gegevens van de desbetreffende periode.

31 van 37


De totalen komen tot stand door optelling van de weekgegevens die behoren tot de periode, welke zijn: > > > > >

consumentenomzet kassa klanten goederenomzet inkoop excl. BTW brutowinst

De gemiddelde komen tot stand door optelling van de weekgegevens die behoren tot de periode en te delen door vier, welke zijn: > >

gemiddelde besteding brutowinstpercentage

In het lopende boekjaar wordt onder de donkere balk de gebudgetteerde gegevens voor die periode weergegeven. In de opmerkingen kolom wordt vermeld de afwijking van de consumentenomzet ten opzichte van het periodebudget. Attentie !!!! Indien u de cijfers van 2003 heeft opgegeven worden deze door ACS verwerkt in het gedeelte “voorgaand jaar” op uw bedrijfsoverzicht. Het budget voor 2003 wordt standaard verhoogd met de inflatiecorrectie die het afgelopen jaar hoog is uitgevallen. 8.1.3 Blok C; het onderste gedeelte van het bedrijfsoverzicht Totaal De totalen tot en met de laatste verwerkte week van voorgaand en lopend jaar, zijn gegeven voor de volgende gegevens: > > > > > > >

consumentenomzet kassa klanten gemiddelde besteding goederenomzet inkoop excl. BTW brutowinst brutowinstpercentage

Gemiddelde per week: De gegevens verstrekt in totaal worden gedeeld door het aantal omzet weken (zie omzetweken). Omzetweken: Deze geeft aan hoeveel weken u van de verwerkte weken bent open geweest. Een afwijking in de totaalomzet ten opzichte van het voorgaande jaar kan dus ontstaan of mede ontstaan door een verschil in het aantal openingsweken. Gemiddelde per detailhandel: Vanuit de gegevens van de deelnemende bedrijven is een gemiddelde berekend, voor de volgende gegevens: 32 van 37


-

gemiddelde besteding brutowinstpercentage

Dit geeft u inzicht hoe u het doet ten opzichte van de deelnemende bedrijven tot en met de laatst verwerkte periode in het lopende jaar. Gemiddelde per Omzetgroep: Vanuit de gegevens van alle in uw omzetgroep vallende bedrijven is een gemiddelde berekend, voor de volgende gegevens: gemiddelde besteding brutowinstpercentage Dit geeft u inzicht hoe u het doet ten opzichte van de in uw omzetgroep deelnemende AGF bedrijven tot en met de laatst verwerkte periode in het lopende jaar. Eigen Index: De Eigen Index geeft aan hoe de tot dan verwerkte gegevens, welke hieronder worden vermeld, zich hebben ontwikkeld ten opzichte van het voorgaande jaar (het voorgaande jaar = het basisjaar = 100). consumentenomzet kassa klanten gemiddelde besteding goederenomzet brutowinst brutowinstpercentage Index: Wat is berekend voor de eigen index, is tevens uitgerekend voor de deelnemende bedrijven. Het geeft u inzicht hoe u het doet ten opzichte van de deelnemende collega‟s. Omzetgroep Index: Wat is berekend voor de eigen index, is tevens uitgerekend voor uw omzetgroep. Het geeft u inzicht hoe u het doet ten opzichte van de andere bedrijven, vallende in uw omzetgroep. Cumulatieve afwijking budget: Aan het eind van het totaaloverzicht worden de afwijkingen tussen de werkelijkheid en het budget van het lopende jaar tot en met de laatst verwerkte periode weergegeven voor de volgende gegevens: - consumentenomzet - kassa klanten - brutowinst Opmerkingsregel: Op deze plaats wordt soms een opmerking geplaatst door TFC-Services of A.C.S.

33 van 37


ATTENTIE !!!! TFC- Services biedt u de mogelijkheid om als starter voorgaande boekjaar te laten verwerken in het bedrijfsoverzicht. U kunt daardoor een vergelijking krijgen met de cijfers van vorig jaar t.o.v. dit jaar. (zie voorbeeld bijlage: 1). Wanneer u alle gegevens van het afgelopen jaar nog gespecificeerd kunt terughalen zoals vermeld op de invulstaat (bijlage: 2) dan kunt u deze invullen en opsturen of mailen naar TFC-Services. Zij zorgen dan voor verwerking in het bedrijfsoverzicht. Indien u niet in staat bent deze gegevens gespecificeerd terug te halen dan kunt u wel het totaal omzet incl. BTW en het totaal inkopen excl. BTW opgeven. Deze bedragen worden dan in 13 gelijke perioden verdeeld op uw bedrijfsoverzicht.

9

Bijlagen

Bijlage 1: Bijlage 2: Bijlage 3:

bedrijfsoverzicht budgetoverzicht / periodeomzet basis bedrijfsoverzicht / prognoseresultaat

NB. Alle hiervoor uitgegeven handleidingen van de bedrijfsmonitor en het lezen van bedrijfsoverzichten komen met deze vernieuwde uitgave te vervallen.

Helpdesk: 06-51235588 E-mail [email protected] Website: www.tfc-services.nl

34 van 37


Bijlage: 1

35 van 37


36 van 37


37 van 37

Handleiding. voor het gebruik bij. TFC Bedrijfs Monitor

Recommend Documents