HANDLEIDING voor de RIJKSBIJDRAGE OP BASIS VAN DE DIRECTE KOSTEN VAN BEHEER EN ONDERHOUD VAN HOOFDWATERKERINGEN

HANDLEIDING voor de RIJKSBIJDRAGE OP BASIS VAN DE DIRECTE KOSTEN VAN BEHEER EN ONDERHOUD VAN HOOFDWATERKERINGEN. 1.

Algemeen.

1.1

De bijdrage en de Handleiding zijn gebaseerd op de brieven A/R 6057 van 28 januari 1969 en HW/R/A 25334 van 22 april 1970 van de Minister van Verkeer en Waterstaat.

1.2

De bijdrage heeft als doel: tegemoetkomen in de financiële moeilijkheden van de waterschappen. De mate waarin wordt bijgedragen is mede gebaseerd op het bovenwaterschappelijk belang van hoofdwaterkeringen.

1.3

De bijdrage wordt verstrekt aan provincies die voor de doorbetaling aan waterschappen zorgdragen.

1.4

De berekening van de bijdrage wordt gebaseerd op kosten die zijn gemaakt in een drietal voorgaande jaren. De rekenbasis bestaat uit de netto directe kosten van beheer en onderhoud van de hoofdwaterkeringen die in beheer zijn bij waterschappen.

1.5

Deze handleiding zal worden toegepast voor de bijdragejaren 1988 en verder. Bij het opstellen van de handleiding is geen rekening gehouden met de gevolgen van de Decentralisatie-impuls.

1.6

De bijdrage kan als "Onderhoudsbijdrage Hoofdwaterkeringen" worden aangehaald.

2.

Netto directe kosten van beheer en onderhoud.

2.1. De bijdrage wordt berekend op basis van de netto directe kosten van beheer en onderhoud van de hoofdwaterkeringen die in beheer zijn bij waterschappen met uitzondering van: a. kosten die zijn gemaakt voor objecten die hun bestaansrecht ontlenen aan een andere functie dan hoofdwaterkering; b. kosten die zijn gemaakt voor werkzaamheden die voortvloeien uit een andere functie dan hoofdwaterkering; c. uitgaven -voor investering, beheer of onderhoud- waarin het Rijk reeds anderszins heeft bijgedragen. Beqripsomschriivingen: 2.1.1.

2.1.2.

2.1.3.

"Functie hoofdwaterkering": dat deel van het geheel van functies van het object hoofdwaterkering dat uitsluitend dient om water te keren. "Hoofdwaterkeringen": dijken, duinen en andere hoofdwaterkeringen die direct water keren ter bescherming van het achterland tegen de bij 3 genoemde wateren; (zomer)kades, tweede waterkeringen, slaperdijken, glooiingen langs voorland en hoge gronden die water keren daaronder niet begrepen. "Beheer en onderhoud": al datgene wat de beheerder moet doen om het waterkerend vermogen van de hoofdwaterkering aan de normen te laten blijven voldoen; dat wil zeggen naast de kosten van jaarlijks beheer en onderhoud ook de kosten van versterkingswerken die zijn bedoeld om de hoofdwaterkering opnieuw aan de norm te laten voldoen.

Cc£T

2 4.

5 6.

"Kosten": daadwerkelijke uitgaven die ten laste zijn gebracht van het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft die ten grondslag ligt aan de kostenopgave met uitzondering van gereserveerde gelden en kosten van materialen in opslag, die beide alleen tot de kosten worden gerekend in het jaar waarin zij daadwerkelijk zijn gebruikt voor de hoofdwaterkering. "Directe kosten van beheer en onderhoud": uitsluitend de kostensoorten zoals aangeduid onder 2.2. a t/m d. "Netto kosten": voor rekening van het waterschap blijvende kosten verminderd met inkomsten zoals omschreven bij 2.3.

Directe kosten. 1.

De directe kosten die in de kostenopgave mogen worden betrokken zijn de hieronder ad a t/m d genoemde kosten van hoofdwaterkeringen: a. de directe kosten van onderhoud; b. de lonen van eigen personeel dat direct werkzaam is aan de dijken en duinen en andere hoofdwaterkeringen (dijkwerkers, dijkbazen, kantonniers) met inbegrip van sociale lasten; c. directe materiële beheerskosten, zoals kosten voor oeverpeilingen, dijkwacht e.d.; d. kapitaalslasten voor de hoofdwaterkering voorzover deze samenhangen met uitgaven die niet reeds anderszins door het Rijk zijn gesubsidieerd en niet samenhangen met algemene kosten van bestuur en toezicht.

2.

Algemene kosten van bestuur en toezicht mogen niet in de kostenopgave worden betrokken, ook al zou in de jaarrekening (een deel van) deze kosten aan de hoofdwaterkeringen of aan één van de bovengenoemde kostensoorten worden toegerekend.

Begripsomschrijvingen: 3.

4.

"Directe kosten van onderhoud" zijn: a. aanneemsommen van uitbestede onderhoudswerken, daarin niet begrepen kosten van eventueel uitbesteed ontwerpwerk en bestekschrijven; b. kosten van voor het onderhoud verrichte diensten exclusief kosten van ingenieursbureaux; c. kosten voor aankoop van materialen; d. exploitatiekosten (daarin begrepen loonkosten uitsluitend voorzover het subsidiabele medewerkers betreft) van eigen materieel dat wordt ingezet voor onderhoudswerkzaamheden aan de hoofdwaterkering; alsmede de kosten van versterking van de hoofdwaterkering teneinde opnieuw aan de norm te voldoen dat wil zeggen: e. de hiervoor genoemde kostensoorten; f. kosten van aankoop van gronden en/of gebouwen; g. kosten van onderzoek gericht op hydraulische belasting en sterkte van de hoofdwaterkering. "Lonen van eigen personeel dat direct werkzaam is met inbegrip van sociale lasten": alle netto personele kosten van subsidiabele medewerkers: lonen, sociale lasten, (pensioen)premies, opleidingskosten, reiskosten, telefoonkosten en kosten van dienstwoningen één en ander verminderd met eigen bijdragen van personeel.

3 2.2.5.

2.2.6.

2.2.7.

2.2.8. 2.2.9.

"Subsidiabele medewerkers": personeel dat in het jaar van een jaarrekening die ten grondslag ligt aan de kostenopgave, op of nabij de hoofdwaterkering eigenhandig werkzaam was aan het onderhoud van de hoofdwaterkering of met de bediening van eigen materieel en dat niet hoger wordt gehonoreerd dan volgens schaal 45 van het oude BBRA = schaal 5 BBRA 1984. "Eigen bijdragen van personeel": bijdragen van personeel aan bijvoorbeeld kosten van opleidingen, telefoonkosten en huur van dienstwoningen. "Directe materiële beheerskosten": die kosten die worden gemaakt voor het beheer van de hoofdwaterkering: metingen, peilingen, dijkwacht en (voorzover deze aanwijsbaar worden gebruikt voor beheer en onderhoud van de hoofdwaterkering) kosten van opslagterreinen en magazijnen, daarin begrepen loonkosten van subsidiabele medewerkers. "Kapitaalslasten": rente en afschrijving op investeringen die zijn gedaan voor de hoofdwaterkering. "Algemene kosten van bestuur en toezicht": kosten die niet uitsluitend voor de functie hoofdwaterkering worden gemaakt en/of niet behoren tot hetgeen hiervoor werd omschreven.

2.3. Inkomsten. 2.3.1.

Alle inkomsten -met uitzondering van de Onderhoudsbijdrage Hoofdwaterkeringen- die verband houden met de hoofdwaterkering dienen op de kostenopgave in mindering te worden gebracht, ongeacht of de inkomsten zijn verantwoord op het hoofdstuk waterkeringen of op een ander hoofdstuk van een jaarrekening die ten grondslag ligt aan de kostenopgave. Ook als de inkomsten de directe kosten op de overeenkomstige kostenpost in een jaar overtreffen, dienen deze volledig te worden afgetrokken van de kostenopgave. Algemene kosten van bestuur en toezicht verband houdend met die inkomsten mogen niet op de inkomsten in mindering worden gebracht.

Begripsomschrijving: 2.3.2.

3.

"Inkomsten": alle ontvangsten -in welke vorm dan ook- die ten gunste zijn gebracht van het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft die ten grondslag ligt aan de kostenopgave, die een relatie hebben met de hoofdwaterkering of uit eigendommen of goederen die zijn verworven in relatie tot de hoofdwaterkering of anderszins in relatie tot het beheer van de hoofdwaterkering staan alsmede bijdragen van derden aan de kosten van beheer en onderhoud.

Hoofdwaterkeringen die bii de kostenopgave mogen worden betrokken.

3.1. In de kostenopgave mogen worden betrokken: a. de hoofdwaterkeringen langs de Noordzee, de Waddenzee, de Eems en de Dollard; b. de hoofdwaterkeringen langs de Zeeuwse en Zuidhollandse stromen, voor zover die in open verbinding staan met de zee, de Oosterschelde daaronder begrepen; c. de hoofdwaterkeringen langs de Rijn, Lek, Gelderse IJssel, Waal, Boven- en Beneden Merwede, Nieuwe Merwede, Dordtse Kil, Noord, Oude Maas, Spui, Hollandsche IJssel zeewaarts van de stormvloedkering,

4 Nieuwe Maas en Nieuwe Waterweg, Maas, Afgedamde Maas, Bergse Maas, Amer, Hollands Diep en Haringvliet; d. de hoofdwaterkeringen rond het IJsselmeer, Ketelmeer, Vossemeer, Zwartemeer, Zwarte Water, Benedenvecht (westelijk van hoge gronden bij Dalfsen*) het Markermeer, Umeer, Gooimeer, Eemmeer en Nijkerkernauw (westelijk van de Nijkerkersluis). * De grens "hoge gronden bij Dalfsen" is aan de rechteroever 800 m stroomopwaarts van de brug bij Dalfsen gelegen en aan de linkeroever 1150 m stoomopwaarts van die brug. 3.2. Op de bijgevoegde kaart (Bijlage 1) zijn deze hoofdwaterkeringen aangegeven. Gemakshalve is bij deze aanduiding geen rekening gehouden met kleine bij het Rijk in beheer zijnde gedeelten van de hoofdwaterkeringen, die niet onder de bijdrageregeling vallen. 4.

Procedure, kostenopgave, verantwoording, toetsing en berekening.

4.1. Procedures. 4.1.1.

Standaardprocedure.

4.1.1.1.

Iedere drie jaren (in principe in het jaar x) doen Gedeputeerde Staten van de provincie eigenerbeweging aan de Directeur-Generaal van de Rijkswaterstaat een opgave van de door de waterschappen in de desbetreffende provincie in de jaren (x-5), (x-4) en (x-3) gemaakte netto directe kosten van beheer en onderhoud van hoofdwaterkeringen genoemd in 3, met uitzondering van de bij 4.1.2. genoemde hoofdwaterkeringen. De Directeur-Generaal van de Rijkswaterstaat stelt binnen 6 maanden na ontvangst van de kostenopgave de rekenbasis (zie 4.5.1.1.) voor de provincie vast en doet daarvan mededeling aan de provincie. Als de rekenbasis afwijkt van de kostenopgave van de provincie of als sprake is van een schorsing volgens 4.4.1., gaat deze mededeling vergezeld van een toelichting. De rekenbasis blijft onveranderd gelden voor de jaren x, (x+1) en (x+2) behoudens een eventuele bijstelling op basis van een toetsing volgens 4.4.2. Ieder jaar draagt de Directeur-Generaal in de eerste helft van het jaar x zorg voor de betaling aan de provincie van een voorschot over het jaar x. De Directeur-Generaal van de Rijkswaterstaat draagt zorg voor betaling aan de provincie van de afrekening van de bijdrage over het jaar x in de tweede helft van het jaar (x+1). De afrekeningen over (x+1) en (x+2) worden op soortgelijke wijze betaald. Indien van een provincie in het jaar (x+1) geen opgave is ontvangen van de kosten over de jaren (x-5), (x-4) en (x-3) worden de betalingen gestaakt totdat de betreffende opgave is ontvangen. Indien Gedeputeerde Staten niet binnen 1 jaar na afloop van een kalenderjaar de verantwoording volgens 4.3. aan de Directeur-Generaal hebben gezonden, worden de betalingen gestaakt totdat de verantwoording is ontvangen. De verdeling van de bijdrage aan de provincie over de betrokken waterschappen gebeurt door het provinciaal bestuur.

4.1.1.2.

4.1.1.3.

4.1.1.4.

4.1.1.5. 4.1.1.6.

4.1.1.7.

5 4.1.2.

Interimprocedure.

Met betrekking tot de hoofdwaterkeringen in de provincie Flevoland, de voormalige rijksdijken langs de Eems en de Waddenzee in Groningen en de hoofdwaterkeringen tussen IJmuiden en Den Oever in Noord-Holland geldt de volgende interimprocedure: 4.1.2.1. Ieder jaar (in principe in het jaar (x+1) nadat de jaarrekeningen van de desbetreffende waterschappen zijn vastgesteld) doen Gedeputeerde Staten van de provincie eigenerbeweging aan de DirecteurGeneraal van de Rijkswaterstaat een opgave van de door die waterschappen in het jaar x gemaakte netto directe kosten van beheer en onderhoud van hoofdwaterkeringen. 4.1.2.2. De Directeur-Generaal van de Rijkswaterstaat stelt binnen 6 maanden na ontvangst van de kostenopgave de rekenbasis (zie 4.5.2.1.) voor het jaar x vast en doet daarvan mededeling aan de provincie. Als de rekenbasis afwijkt van de kostenopgave van de provincie of als sprake is van een schorsing volgens 4.4.1., gaat deze mededeling vergezeld van een toelichting. De rekenbasis kan eventueel worden bijgesteld op basis van een toetsing volgens 4.4.2. 4.1.2.3. Ieder jaar draagt de Directeur-Generaal in de eerste helft van het jaar x zorg voor de betaling aan de provincie van een voorschot voor het jaar x. 4.1.2.4. De Directeur-Generaal van de Rijkswaterstaat draagt zorg voor betaling aan de provincie van de afrekening van de bijdrage over het jaar x binnen 3 maanden na vaststelling van de rekenbasis. 4.1.2.5. Indien van een provincie in het jaar (x+2) geen opgave is ontvangen van de kosten over het jaar x worden de betalingen gestaakt totdat de betreffende opgave is ontvangen. 4.1.2.6. Indien Gedeputeerde Staten niet binnen 1 jaar na afloop van een kalenderjaar de verantwoording volgens 4.3. aan de Directeur-Generaal hebben gezonden, worden de betalingen gestaakt totdat de verantwoording is ontvangen. 4.1.2.7. De verdeling van de bijdrage aan de provincie over de betrokken waterschappen gebeurt door het provinciaal bestuur. 4.2. Kostenopgave. 4.2.1.

4.2.2.

4.2.3.

Bij de standaardprocedure volgens 4.1.1. is de kostenopgave van Gedeputeerde Staten van de provincie gebaseerd op vastgestelde jaarrekeningen van de desbetreffende waterschappen over de jaren (x-5), (x-4) en (x-3) (bij de interimprocedure volgens 4.1.2. over het j aar x ) . Bij de kostenopgave worden tenminste de volgende stukken overgelegd: a. Een overzichtstabel met de opbouw van de kostenopgave volgens bijlage 2. b. Een door een derde-accountant van de provincie afgegeven accountantsverklaring met betrekking tot de kostenopgave. Bij de accountantscontrole dienen de richtlijnen van het Controleprotocol Onderhoudsbijdrage Hoofdwaterkeringen van 28 april 1992 (bijlage 3) in acht te worden genomen. Bij de kostenopgave moet eveneens worden vermeld op welk giro- of bankrekeningnummer van de provincie de bijdrage moet worden betaald. Provincie en waterschappen bepalen in overleg de onderlinge verdeling van de kosten van de in te schakelen derde-accountant.

6 4.3. Verantwoording. 4.3.1.

4.3.2.

Gedeputeerde Staten van de provincie zenden voor het einde van het jaar (x+1) een accountantsverklaring aan de Directeur-Generaal van de Waterstaat zoals vermeld in par. 4.1. van het Controleprotocol Onderhoudsbijdrage Hoofdwaterkeringen van 28 april 1992 (bijlage 3) waaruit blijkt dat de in het voorgaande kalenderjaar (x) ontvangen onderhoudsbijdragen alsmede in daaraan voorafgaande kalenderjaren voor betalingen aan waterschappen gereserveerde (delen van) onderhoudsbijdragen volledig zijn doorbetaald aan waterschappen danwei voor betaling aan waterschappen in het jaar (x+1) zijn gereserveerd. Hierbij dienen de richtlijnen van het Controleprotocol Onderhoudsbijdrage Hoofdwaterkeringen in acht te worden genomen. In de jaren (x+2) en (x+3) wordt op dezelfde wijze verantwoording afgelegd over ontvangen, betaalde en gereserveerde gelden in de voorgaande jaren ((x+1) respectievelijk (x+2)). Provincie en waterschappen bepalen in overleg de onderlinge verdeling van de kosten van de in te schakelen derde-accountant.

4.4. Toetsing. 4.4.1.

4.4.2.

4.4.3.

4.4.4. 4.4.5.

Indien de verklaring van de register-accountant bij de kostenopgave daar aanleiding toe geeft, kan de Directeur-Generaal van de Waterstaat de rekenbasis wijzigen ten opzichte van de kostenopgave van de provincie danwei de vaststelling van de rekenbasis opschorten tot een herziene accountantsverklaring is ontvangen die geen aanleiding meer geeft tot verdere opschorting. Op initiatief en naar eigen inzicht van de Directeur-Generaal van de Waterstaat kan door accountants van het Ministerie van Verkeer en Waterstaat de naleving van het Controleprotocol Onderhoudsbijdrage Hoofdwaterkeringen bij de fungerende derde-accountant worden getoetst. Als een toetsing wordt uitgevoerd, zal hierover tevens overleg worden gevoerd met de desbetreffende provincie. De rekenbasis kan door de Directeur-Generaal binnen 5 jaar na de vaststelling worden herzien ais een toetsing daartoe aanleiding geeft. Betaalde voorschotten en afrekeningen worden overeenkomstig een herziening van de rekenbasis herzien, waarna verrekening en/of terugvordering plaats vindt. De provincie draagt er zorg voor dat de bescheiden waarop de kostenopgave waren gebaseerd minimaal 5 jaren bewaard worden. Behoudens de kosten van inzet van rijksambtenaren en van deskundigen die worden ingeschakeld op verzoek van de Directeur-Generaal komen de kosten van een toetsing voor rekening van de provincie die met de betreffende waterschappen een onderlinge verdeling van deze kosten kan overeenkomen.

4.5. Berekening. 4.5.1.

Berekening bij standaardprocedure.

Bijdrage, voorschot en afrekening worden door de Directeur-generaal van de Waterstaat bij procedure AI berekend op basis van de volgende definities: 4.5.1.1. De rekenbasis RS(x) voor een provincie is het gemiddelde van netto directe kosten van beheer en onderhoud van hoofdwaterkeringen K over de jaren (x-5), (x-4) en (x-3) zoals door de Directeur-Generaal van

7 de Waterstaat vastgesteld op basis van de opgaven van Gedeputeerde Staten van de desbetreffende provincies. RS(x)=l/3*(K(x-5)+K(x-4)+K(x-3)). 1.2. De inflatiecorrectie l(x) voor het jaar x is het quotiënt van de index voor het jaar x van lonen en prijzen en het gemiddelde van deze indices (i) voor de jaren (x-5), (x-4) en (x-3). Voor de jaren (x+1) en (x+2) wordt op dezelfde wijze gehandeld. I(x)=i(x)/(l/3*(i(x-5)+i(x-4)+i(x-3)). 1.3. De index i(x) is het gewogen gemiddelde van de indices voor de volgende kostenbestanddelen: a. i(L)= gemiddelde van normionen voor de bouw (GWW) en uur loonkosten van ambtenaren schaal 4 BBRA'84 met een gewicht 5; b. i(M)= gemiddelde kosten van nederlands rivierzand, nederlands rivier grind, belgisch breuksteen 10-300 kg, bitumen en betonnen glooiingselementen, met een gewicht 4; c. i(0)= gasolie met laag accijns met een gewicht van 1. i(x)=(5*i(L)+4*i(M)+i(O))/10. Als peildatum voor de indices geldt 1 juli van het jaar (x). 1.4. De biidraae B(x) over een jaar wordt vastgesteld als 60% van de rekenbasis vermenigvuldigd met de inflatiecorrectie voor dat jaar. B(x)=0,6*RS(x)*I(x). 1.5. Het voorschot V(x) is gelijk aan 80% van de laatst vastgestelde bijdrage. V(x)=0,8*B(x-2). 1.6. De afrekening A(x) over een jaar is gelijk aan het verschil van de bijdrage over dat jaar en het over dat jaar uitbetaalde voorschot. A(x)=B(x)-V(x). 2.

Berekening b i j interimprocedure.

De b e r e k e n i n g v i n d t b i j de i n t e r i m p r o c e d u r e v o l g e n s p a r . 4 . 1 . 2 . p l a a t s op b a s i s van de volgende d e f i n i t i e s : 2 . 1 . De r e k e n b a s i s RI (x) wordt door de Directeur-Generaal van de Waterstaat v a s t g e s t e l d op basis van de opgaven van de provincies en g e l i j k g e s t e l d aan de kostenopgave over x . S(x)=K(x). 2.2. De biidraae B(x) over een jaar wordt vastgesteld als 60% van de rekenbasis. B(x)=0,6*RI(x). . 2.3. Het voorschot V(x) is gelijk aan 50% van de laatst vastgestelde bijdrage. V(x)=0,8*B(x-l). 2.4. De afrekening A(x) over een jaar is gelijk aan het verschil van de bijdrage over dat jaar en het over dat jaar uitbetaalde voorschot. A(x)=B(x)-V(x).

8 Bijlagen bij de handleiding: 1.

Kaart van waterkeringen bijdrageregeling m.i.v. 1988.

2.

Tabel opgave van netto indirecte kosten van beheer en onderhoud.

3.

Controleprotocol Onderhoudsbijdrage Hoofdwaterkeringen

Den Haag, 28 april 1992.

HANDL

•

Bijlage 1

NEDERLAND WATERKERINGEN bijdrage regeling m.i.v. 1988

atandaard batallngarltma Intarim batalingaritma

KMjtonwdldng: MMttund^aDIml: W»K-Tl>«T»tooh. Kaïtogirtb. OIMB

ca>
f=^

Bijlage 2. Opgave van netto directe kosten van beheer en onderhoud van hoofdwaterkeringen in de jaren 19..; 19.. en 19.. ten behoeve van de Onderhoudsbijdrage Hoofdwaterkeringen van de provincie behorende bij brief no dd Bij deze opgave horen .... specificerende bladen. Netto directe kosten Waterschap

Totaal Gemiddeld

Voor accoord namens Gedeputeerde Staten Plaats Datum

voorzitter

19..

19. .

19..

Behoort bij de opgave van netto directe kosten van beheer en onderhoud van hoofdwa terkeringen in de jaren 19..; 19.. en 19. . ten behoeve van de Onderhoudsbijdrage ofdwaterkeringen van de provincie behorende bij brief no. dd Specificatie Waterschap Netto directe kosten Jaar 19.. a. Directe kosten van onderhoud: b. Lonen van eigen personeel: c. Directe materiële beheerskosten: d. Kapitaalslasten: Totaal:

Netto directe kosten Jaar 19.. a. Directe kosten van onderhoud: b. Lonen van eigen personeel: c. Directe materiële beheerskosten: d. Kapitaalslasten: Totaal:

Netto directe kosten Jaar 19.. a. Directe kosten van onderhoud: b. Lonen van eigen personeel: c. Directe materiële beheerskosten: d. Kapitaalslasten: Totaal:

ministerie van verkeer en waterstaat

CONTROLEPROTOCOL ONDERHOUDSBIJDRAGE HOOFDWATERKERINGEN Bijlage 3 bij Handleiding Onderhoudsbijdrage Hoofdwaterkeringen versie 1 d.d. 28 april 1992

1.

pag. 1

Inleiding

1.1 Dit controleprotocol heeft betrekking op uitkeringen die aan provincies worden verstrekt op basis van de "Handleiding Rijksbijdrage op basis van de directe kosten van beheer en onderhoud van hoofdwaterkeringen". 1.2 De volgende regelgeving en begrippen zijn van toepassing: a. Handleiding Rijksbijdrage in de directe kosten van beheer en onderhoud van hoofdwaterkeringen (hierna te noemen de handleiding) d.d. 21 april 1992; b. Brief A/R 6057 van 28 januari 1969 van de Minister van Verkeer en Waterstaat aan colleges van Gedeputeerde Staten; c. Brief HW/R/A 25334 van 22 april 1970 van de Minister van Verkeer en Waterstaat aan colleges van Gedeputeerde Staten; d. de in het kader van de verlening van de rijksbijdrage aan de provincie afgegeven vaststelling van de subsidiebasis door de DG van de Waterstaat; e. "de specifieke bestemming" van de uitkering: het doorbetalen door provincies aan waterschappen van de bijdrage die is verkregen op basis van de directe kosten van beheer en onderhoud van hoofdwaterkeringen; f. derde-accountant: de accountant van de provincie; g. de verantwoording: de door de provincie in het kader van de handleiding aan het ministerie van Verkeer en Waterstaat af te leggen verantwoording inzake de besteding van de ontvangen rijksbijdrage; h. kostenopgave: de kostenopgave als bedoeld in 4.2 van de handleiding. 1.3 In dit controleprotocol wordt uiteengezet welke algemene uitgangspunten en specifieke vereisten gelden bij de uitvoering van de accountantscontrole van de provinciale financiële verantwoording, voor zover deze betrekking heeft op de ten behoeve van de waterschappen verstrekte rijksbijdrage, en bij de uitvoering van de accountantscontrole van de kostenopgave van de provincie, alsmede op welke wijze de uitkomsten van deze controle dienen te worden gerapporteerd. 1.4 Wij wijzen er op dat mogelijk, op verzoek van de afdeling Waterkering van de Hoofddirectie van de Waterstaat, door accountants van het Ministerie van Verkeer en Waterstaat of door haar aangewezen accountants een review zal worden uitgevoerd bij de fungerende derde-accountant ter toetsing van de naleving van het controleprotocol. Indien een review wordt uitgevoerd zal hierover tevens overleg worden gepleegd met de desbetreffende provincie. 2.

Algemene uitgangspunten voor de controle

2.1 De controle van de verantwoording en de kostenopgave betreft zowel de getrouwe weergave als de rechtmatigheid. Van de accountant wordt verwacht dat hij niet alleen de getrouwe weergave controleert, maar ook dat hij de naleving van de subsidievoorwaarden toetst, dat nagegaan wordt of de prestaties daadwerkelijk zijn verricht en of de uitgaven passen binnen het kader van de handleiding.

ministerie van verkeer en waterstaat

CONTROLEPROTOCOL ONDERHOUDSBIJDRAGE HOOFDWATERKERINGEN Bijlage 3 bij Handleiding Onderhoudsbijdrage Hoofdwaterkeringen versiel d.d. 28 april 1992

pag. 2

2.2 Ten aanzien van de uitvoering van de controle van de verantwoording geldt een tolerantie van 0% van het subsidiebedrag. Ten aanzien van de uitvoering van de controle van de kostenopgave geldt per jaar een tolerantie van 1 % van de netto directe kosten van beheer en onderhoud van dat jaar, met een maximum van f 15.000 Voor de rapportering geldt, dat bij de controle geconstateerde en niet gecorrigeerde fouten of onzekerheden groter dan f 1.000 dienen te worden gemeld. 2.3 De hiervoor genoemde algemene uitgangspunten zijn van toepassing voor de controle van de niet in § 3 aangegeven specifieke vereisten. 3.

Specifieke vereisten

3.1 Bij de uitvoering van de controle van de verantwoording dient in het bijzonder te worden vastgesteld dat: a. het deel van de uitkering, dat niet aan de specifieke bestemming wordt besteed in het jaar waarin deze is verstrekt, wordt gereserveerd voor toekomstige betalingen in het kader van de specifieke bestemming. Tevens dient te worden vastgesteld dat de in voorgaande kalenderjaren voor betalingen aan waterschappen gereserveerde (delen van) onderhoudsbijdragen volledig zijn doorbetaald aan waterschappen danwei voor betaling aan waterschappen zijn gereserveerd; b. het deel van de rijksbijdrage dat niet door de provincie is gereserveerd volledig is uitgekeerd aan de waterschappen. Ten aanzien van de hiervoor genoemde specifieke aandachtspunten geldt dat alle bij de controle geconstateerde en niet gecorrigeerde fouten en onzekerheden dienen te worden gerapporteerd. 3.2 Bij de uitvoering van de controle van de kostenopgave dient in het bijzonder te worden vastgesteld dat: a. de in de kostenopgave opgenomen kosten de netto directe kosten van beheer en onderhoud betreffen, conform de in de handleiding gehanteerde criteria; b. de in de kostenopgave opgenomen kosten slechts betrekking hebben op de hoofdwaterkeringen die vermeld zijn onder paragraaf 3 van de handleiding; c. de in de kostenopgave opgenomen kosten aansluiten met de in de goedgekeurde jaarrekeningen van de waterschappen opgenomen bedragen; d. de in de kostenopgave opgenomen inkomsten aansluiten met de in de goedgekeurde jaarrekeningen van de waterschappen opgenomen bedragen en volledig zijn verantwoord; e. de in de kostenopgave als bedoeld in 4.1.2.1 van de handleiding (interimprocedure) opgenomen netto directe kosten van beheer en onderhoud, niet zijn opgenomen in de kostenopgave als bedoeld in 4.1.1.1 van de handleiding (standaardprocedure); f. de in de kostenopgave als bedoeld in 4.1.1.1 van de handleiding (standaardprocedure) opgenomen netto directe kosten van beheer en onderhoud, niet zijn opgenomen in de kostenopgave als bedoeld in 4.1.2.1 van de handleiding (interimprocedure).

ministerie van verkeer en waterstaat

CONTROLEPROTOCOL ONDERHOUDSBIJDRAGE HOOFDWATERKERINGEN Bijlage 3 bij Handleiding Onderhoudsbijdrage Hoofdwaterkeringen versie 1 d.d. 28 april 1992

4.

pag. 3

Rapportering

4.1 Een model van de goedkeurende accountantsverklaring met betrekking tot de verantwoording in het kader van deze handleiding luidt als volgt:

ACCOUNTANTSVERKLARING M.B.T. DE JAARLIJKSE PROVINCIALE VERANTWOORDING T.B.V. BIJDRAGE OP BASIS VAN DE DIRECTE KOSTEN VAN BEHEER EN ONDERHOUD VAN HOOFDWATERKERINGEN Wij hebben de bijgevoegde en door ons gewaarmerkte verantwoording inzake de besteding van de bijdrage als bedoeld in 4.3 van de handleiding rijksbijdrage in de directe kosten van beheer en onderhoud van hoofdwaterkeringen over <jaar> van de provincie ... gecontroleerd. Dit onderzoek is uitgevoerd in overeenstemming met algemeen aanvaarde controlegrondslagen en overigens zoals omschreven in het "controleprotocol Hoofdwaterkeringen" de dato.... Op grond van ons onderzoek zijn wij van oordeel dat voldaan is aan de terzake geldende eisen Ibehoudens hierna vermelde bevindingen *)]. [Bevindingen: *)]

(plaats)

(datum)

(ondertekening)

*) indien van toepassing Deze verklaring dient bij de verantwoording aan de DG van de Waterstaat te worden gevoegd en binnen 1 jaar na het verstrijken van het kalenderjaar te worden overgelegd. Van de bewoordingen van dit model mag slechts afgeweken worden, indien de aard van de verklaring niet goedkeurend is.

ministerie van verkeer en waterstaat

CONTROLEPROTOCOL ONDERHOUDSBIJDRAGE HOOFDWATERKERINGEN Bijlage 3 bij Handleiding Onderhoudsbijdrage Hoofd waterkeringen versiel d.d. 28 april 1992

pag. 4

4.2 Een model van de goedkeurende accountantsverklaring met betrekking tot de kostenopgave zoals bedoeld 4.1.1.1 van de handleiding (standaardprocedure) luidt als volgt:

ACCOUNTANTSVERKLARING M.B.T. DE KOSTENOPGAVE T.B.V. DE VASTSTELLING VAN DE BIJDRAGE IN DE DIRECTE KOSTEN VAN BEHEER EN ONDERHOUD VAN HOOFDWATERKERINGEN (STANDAARDPROCEDURE) Wij hebben de bijgevoegde en door ons gewaarmerkte kostenopgave inzake de door de waterschappen in de provincie ... gemaakte netto directe kosten van beheer en onderhoud van hoofdwaterkeringen, als bedoeld in de handleiding rijksbijdrage in de directe kosten van beheer en onderhoud van hoofdwaterkeringen, over de jaren<(x-5), (x-4) en(x-3)> van de provincie ... gecontroleerd. Dit onderzoek is uitgevoerd in overeenstemming met algemeen aanvaarde controlegrondslagen en overigens zoals omschreven in het "controleprotocol Hoofdwaterkeringen" de dato.... Op grond van ons onderzoek zijn wij van oordeel dat voldaan is aan de terzake geldende eisen [behoudens hierna vermelde bevindingen *)]. [Bevindingen: *)]

(plaats)

(datum)

(ondertekening)

*) indien van toepassing Deze verklaring dient bij de kostenopgave aan de DG van de Waterstaat te worden gevoegd. Van de bewoordingen van dit model mag slechts afgeweken worden, indien de aard van de verklaring niet goedkeurend is.

ministerie van verkeer en waterstaat

CONTROLEPROTOCOL ONDERHOUDSBIJDRAGE HOOFDWATERKERINGEN Bijlage 3 bij Handleiding Onderhoudsbijdrage Hoofdwaterkeringen versiel d.d. 28 april 1992

pag. 5

4.3 Een model van de goedkeurende accountantsverklaring met betrekking tot de kostenopgave zoals bedoeld 4.1.2.1 van de handleiding (interimprocedure) luidt als volgt:

ACCOUNTANTSVERKLARING M.B.T. DE KOSTENOPGAVE T.B.V. DE VASTSTELLING VAN DE BIJDRAGE IN DE DIRECTE KOSTEN VAN BEHEER EN ONDERHOUD VAN HOOFDWATERKERINGEN (INTERIMPROCEDURE) Wij hebben de bijgevoegde en door ons gewaarmerkte kostenopgave inzake de door de waterschappen in de provincie ... gemaakte netto directe kosten van beheer en onderhoud van hoofdwaterkeringen, als bedoeld in de handleiding rijksbijdrage in de directe kosten van beheer en onderhoud van hoofdwaterkeringen, over het jaar 19xxvan de provincie ... gecontroleerd. Dit onderzoek is uitgevoerd in overeenstemming met algemeen aanvaarde controlegrondslagen en overigens zoals omschreven in het "controleprotocol Hoofdwaterkeringen" de dato.... Op grond van ons onderzoek zijn wij van oordeel dat voldaan is aan de terzake geldende eisen [behoudens hierna vermelde bevindingen *)]. [Bevindingen: *)]

(plaats)

(datum)

(ondertekening)

indien van toepassing Deze verklaring dient bij de kostenopgave aan de DG van de Waterstaat te worden gevoegd. Van de bewoordingen van dit model mag slechts afgeweken worden, indien de aard van de verklaring niet goedkeurend is.

TOELICHTING bii de handleiding voor de rijksbijdrage in de directe kosten van beheer en onderhoud van hoofdwaterkeringen. I.

Inleiding.

De tekst van de handleiding is gebaseerd op de brieven A/R 6057/58 dd 28 januari 1969 en HW/R/A 25334 dd 22 april 1970 aan de colleges van Gedeputeerde Staten van de provincies waarin de minister van Verkeer en Waterstaat de regeling vastlegde. Tekstwijzigingen en toevoegingen zijn alleen aangebracht ter verduidelijking en actualisatie en zijn gebaseerd op de rapportage over het Evaluerend onderzoek naar de werking van de rijksbijdrage in de onderhoudskosten van hoofdwaterkeringen van april 1992. Met name de aanbevelingen 1 t/m 8, 11 en 12 van dat rapport zijn verwerkt. Voorts is ook de inhoud verwerkt van correspondentie die na bovengenoemde brieven met individuele provincies gevoerd, bijvoorbeeld over het onder de regeling brengen van de Noordzeewaterkeringen. Daarnaast zijn ook de procedure en de berekening van voorschotten, bijdrage en afrekeningen nader aangeduid. Tenslotte is een controlesysteem toegevoegd ter uitvoering van aanbeveling 12 van voornoemd rapport. In de tekst is -gericht op de Onderhoudsbijdrage Hoofdwaterkeringen- een aantal begripsomschrijvingen gegeven. Deze zijn alleen van toepassing bij de uitvoering van de onderhoudsbijdrage en zijn niet opgesteld met de bedoeling dat deze algemeen geldend zouden dienen te zijn. II.

De tekst van de handleiding.

1.

Algemeen.

De Onderhoudsbijdrage Hoofdwaterkeringen heeft als doel: tegemoetkomen in de financiële moeilijkheden van de waterschappen en is van de aanvang af alleen bedoeld geweest voor waterschappen. Daarom is de werking beperkt tot hoofdwaterkeringen die in beheer ziin bii waterschappen. De mate waarin wordt bijgedragen, is mede gebaseerd op het bovenwaterschappelijk belang van hoofdwaterkeringen. 2.1. Netto directe kosten van beheer en onderhoud. Uitgesloten worden kosten die worden gemaakt voor andere functies dan hoofdwaterkering (2.1. a en b ) . Dan gaat het bijvoorbeeld om sloten, tweede waterkeringen, slaperdijken, zomerkades, glooiingen langs voorland, wegen en recreatievoorzieningen. Wegen over en langs dijken die zijn afgesloten voor openbaar verkeer of waarop alleen lopend of fietsend recreatief verkeer wordt toegelaten kunnen worden beschouwd als inspectiepad en zijn mogen in de kostenopgave worden betrokken. Dat geldt ook voor bestaande paden (en rasters) die zijn aangelegd om badgasten langs gebaande paden dwars over de waterkerende duinen naar het strand te geleiden. Andere wegen en paden mogen niet in de kostenopgave worden betrokken. De lonen van personeel dat wordt ingezet voor handhaving van een betredingsverbod in de duinen mogen niet in de kostenopgave worden betrokken, tenzij die taak is verweven met het gewone onderhoudswerk, alleen in het zomerseizoen wordt uitgevoerd en ook dan slechts een klein deel van de werktijd (maximaal 20%) in beslag neemt. Vrijwel alle objecten die niet van grond -eventueel met een bekleding- zijn geconstrueerd ontlenen hun bestaansrecht aan een andere functie dan hoofdwaterkering. Deze mogen niet in de kostenopgave worden betrokken. Zo zijn uitgesloten kosten van (onderdelen van) gemalen, keersluizen, spuisluizen, spuikokers,

2 scheepvaartsluizen (ook hoogwaterkerende kleppen of schuiven en schotbalken niet), steigers, havens, havendammen, coupures, overgangen voor vee. Alleen niet van grond gemaakte constructies die zijn gemaakt omdat onvoldoende ruimte voor een dijkverhoging door middel van een grondconstructie aanwezig was, ontlenen hun bestaansrecht wel aan de hoofdwaterkering en mogen wel in de kostenopgave worden betrokken. Als het rijk op grond van een andere bijdrageregeling bijdraagt in bepaalde uitgaven dan is de hoogte van die bijdrage gebaseerd op een afgewogen keuze. Als naderhand ook op grond van de onderhoudsbijdrage een bijdrage over (het resterende deel van) die uitgaven zou worden verleend, dan zou deze afweging worden verstoord. Daarom worden uitgaven waarin het rijk reeds anderszins heeft bijgedragen, uitgesloten van de kostenopgave voor de Onderhoudsbijdrage Hoofdwaterkeringen (2.1.c.) Bij de begripsomschrijvingen worden de hoofdwaterkeringen die in de kostenopgave mogen worden betrokken, beperkt tot hoofdwaterkeringen die direct keren (2.1.2.). Tussen deze hoofdwaterkeringen en de bij III genoemde wateren liggen geen hoofdwaterkeringen, mogelijk wel zomerkades. De zomerkades zelf mogen niet in de kostenopgave worden betrokken, evenals tweede waterkeringen en dergelijke. Het gaat uitsluitend om de hoofdwaterkering zelf. Met "achterland" wordt bedoeld: een groot gebied zoals de dijkringen van de dijkringenkaart die behoort bij de ontwerp-Wet op de Waterkering. Met "normen" (2.1.3.) worden de normen bedoeld die de beveiliging aangeven die de hoofdwaterkering het achterland moet bieden, zoals die in het verleden werden vastgesteld op advies van de Deltacommissie, de Commissie Rivierdijken of de Technisch Adviescommissie voor de Waterkeringen en die in de toekomst worden vastgelegd in de Wet op de Waterkering. Onder "beheer en onderhoud" wordt ook verstaan het versterken van de hoofdwaterkering om opnieuw aan de norm te voldoen omdat alleen een versterking om voor de eerste maal aan de norm te voldoen voor een bijdrage op grond van de Deltawet of de rivierdijkenregeling in aanmerking komen. Het begrip "kosten" (2.1.4.) wordt geconcretiseerd tot "daadwerkelijke uitgaven die ten laste zijn gebracht van het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft die ten grondslag ligt aan de kostenopgave..." Door uit te gaan van het jaar waarin uitgaven aan de jaarrekening ten laste zijn gebracht, wordt aangesloten met het inmiddels binnen de waterschappen breed in gebruik zijnde baten/lasten stelsel. Hiervan zijn gereserveerde gelden en kosten van materialen in opslag uitgezonderd. Die worden tot de kosten gerekend in het jaar waarin zij daadwerkelijk zijn gebruikt voor de hoofdwaterkering. Dat is gedaan om redenen van eenvoud van controle. In het begrip "netto kosten" wordt vastgelegd dat alleen de voor rekening van het waterschap blijvende kosten' in de kostenopgave mogen worden betrokken. De kosten moeten met de inkomsten worden verminderd. Uiteraard is het niet de bedoeling met de werking van de regeling in te grijpen in het verwerven van inkomsten waarmee door het waterschap de kosten worden gedrukt. Aan de andere kant is het ook niet de bedoeling om kosten te subsidiëren als deze de facto lager zijn door daarmee verband houdende inkomsten. Door uit te gaan van netto kosten: kosten minus inkomsten, wordt het voordeel van inkomsten verdeeld tussen ontvanger en verstrekker van de bijdrage.

3 2.2. Directe kosten. De basistekst onder 2.2.1.is vrijwel letterlijk overgenomen uit de brieven uit 1969 en 1970. Alleen de tekst over rente en aflossing is vervangen door een tekst over kapitaalslasten om beter aan te sluiten bij de gemengde financiering die momenteel meer wordt toegepast door de waterschappen dan dat specifiek voor de waterkeringen leningen worden afgesloten. Uitsluitend directe kosten van beheer en onderhoud mogen in de kostenopgave worden betrokken. Dit begrip werd in 1969 uitgewerkt in de opsomming a t/m d . Nu vindt op basis van correspondentie die daarover in de loop der jaren is gevoerd en op basis van het rapport over het Evaluerend onderzoek naar de werking van de rijksbijdrage in de onderhoudskosten van hoofdwaterkeringen van april 1992, in de begripsomschrijvingen nadere concretisering plaats. Daarbij is steeds gezocht naar datgene wat -binnen de opsomming a t/m d- uitsluitend voor de hoofdwaterkering gedaan wordt en niet (ook) bruikbaar is voor andere functies/taken van het waterschap. De omschrijving van de algemene koBten van beheer en bestuur (2.2.2.) is daar letterlijk op gebaseerd. De definitie van directe kosten (2.2.3.) is zo gesteld dat hier behalve de jaarlijkse kosten van beheer en onderhoud ook kosten van versterking van de hoofdwaterkering onder vallen voor zover dat niet de kosten van de eerste maal versterken betreffen. In de kostenopgave voor de Onderhoudsbijdrage Hoofdwaterkeringen mogen de kosten van latere versterkingen bedoeld om opnieuw aan de norm te voldoen worden betrokken. De omschrijving van directe kosten van onderhoud is ook zo gekozen dat de keuze van het waterschap om iets uit te besteden of in eigen beheer uit te voeren, geen invloed heeft op het al dan niet in de kostenopgave op mogen nemen van kostenelementen. Dat is destijds ook de achtergrond geweest van de beslissing om -anders dan bij bijvoorbeeld de Deltawet- kosten van personeel in dienst bij het waterschap als subsidiabel aan te merken. Het gaat dan -blijkens de omschrijving in de brieven van 1969 en 1970- om werkers die ook via een aannemer te werk gesteld zouden kunnen worden. Die omschrijving is bij subsidiabele medewerkers nader uitgewerkt tot "eigenhandig op of nabij de hoofdwaterkering werkzaam zijnd en niet hoger gehonoreerd dan volgens schaal 45 van het oude BBRA = schaal 5 BBRA 1984". Dit sluit aan op de omschrijving die is gebruikt in het rapport over het Evaluerend onderzoek naar de werking van de rijksbijdrage in de onderhoudskosten van hoofdwaterkeringen van april 1992. Het gebruik van een salarisschaal als bovengrens voorkomt dat misverstanden ontstaan doordat functiebenamingen van waterschap tot waterschap verschillen. Genoemde schaal komt overeen met de hoogste van de in 1969 genoemde functies. Op grond van hetzelfde argument mogen ook de kosten van eventueel uitbesteden van ontwerpwerk en bestekschrijven of diensten van ingenieursbureaux niet in de kostenopgave worden opgenomen. De "tekenzaal" van het waterschap mag dat ook niet. In de omschrijving van het loonkostenbegrip (2.2.4.) is ook enige uitwerking gegeven aan het beginsel dat alleen netto kosten in de kostenopgave mogen worden opgenomen. De kosten van opslagterreinen en magazijnen (2.2.7.) die voor meerdere functies gebruikt worden, mogen in de kostenopgave worden betrokken voorzover ceze aanwijsbaar worden gebruikt voor beheer en onderhoud van de hoofdwaterkering. Zo bleek bijvoorbeeld bij de uitvoering van het evaluerend onderzoek dat een percentage van de kosten overeenkomend met het percentage vloer/terreinoppervlak-

4 te dat voor de functie hoofdwaterkering in gebruik is, daarvoor een praktisch hanteerbare maatstaf is. Algemene kosten van beheer en bestuur (2.2.9.) zijn kosten die niet uitsluitend voor de functie hoofdwaterkering worden gemaakt. Daarmee wordt in algemene zin gedoeld op kosten die voor het bestuur of voor het waterschap als organisatie in het algemeen en/of voor meerdere functies worden gemaakt of gemaakt worden voor zaken die voor meerdere functies inzetbaar zijn zoals: bestuur, bestuurszetel, centrale post dijkbewaking en huisaansluitingen, schouw, opleveringen, vergaderingen, kosten met administratief/juridisch karakter, publicaties, verzekeringen, legger, tekenkamer/technische dienst en alle loonkosten van personeel gehonoreerd hoger dan schaal 5 van het BBRA 1984. Ook kosten die voor het onderhoud niet noodzakelijk waren zoals kosten van monumenten en gedenktekens worden daartoe gerekend. Deze kostenbestanddelen mogen evenmin in de kostenopgave worden betrokken als een waterschap als enige taak heeft het beheer en onderhoud van hoofdwaterkeringen, ook al worden die kosten in zo'n geval wel uitsluitend voor de hoofdwaterkering gemaakt. Daarom is aan de definitie toegevoegd: "en/of niet behoren tot hetgeen hiervoor werd omschreven". 2.3. Inkomsten. Allerlei inkomsten kunnen verband houden met de hoofdwaterkering: huur, pacht, rechten, verrichte werkzaamheden, verkochte materialen, enzovoort. Daarbij gaat het niet alleen om de hoofdwaterkering zelf maar ook om zaken die daarmee verband houden zoals (delen van) percelen die werden aangekocht voor een dijkversterking. Voor de inkomsten die in mindering moeten worden gebracht op de kosten, is dan ook alleen het verband met de hoofdwaterkering maatgevend. Bij controle zal het waterschap desgevraagd kunnen aantonen dat er tussen niet afgetrokken inkomsten en de hoofdwaterkering geen verband bestaat. De wijze van boeken in de jaarrekening behoeft geen maatstaf te zijn voor het al of niet verwerken in de kostenopgave. Het maakt ook niet uit of een inkomstenpost groter is dan' de overeenkomstige uitgavenpost. Het gaat om de totale nettokosten van de hoofdwaterkering over de drie jaren die de rekenbasis vormen. Aansluitend bij het baten/lasten stelsel is ook hierbij gekozen voor inkomsten die ten gunste zijn gebracht van het jaar van de jaarrekening. 3.

Hoofdwaterkeringen die in de kostenopgave betrokken mogen worden.

De opsomming die in de tekst van de regeling uit 1969 werd gegeven en de daarbij gevoegde kaart zijn de basis geweest voor de opsomming bij 3. Daarin zijn onder meer op basis van correspondentie verwerkt de wijzigingen die onder meer door afsluitingen van zeearmen en door overdrachten daarin zijn aangebracht. Ter verduidelijking is een geactualiseerde kaart als bijlage 1 bij de handleiding gevoegd. 4.

Procedures, kostenopgave, verantwoording, toetsing en berekening.

4.1. Procedures. De bestaande procedure is bij 4.1.1. vrijwel gehandhaafd behalve op de volgende punten: * het initiatief tot een kostenopgave wordt in 4.1.1.1. gelegd bij de provincie, terwijl tot nu toe de kostenopgave werd gedaan op verzoek van de Directeur-Generaal van de Waterstaat;

5 *

de vaststellingstermijn van de rekenbasis wordt in 4.1.1.2. gemaximaliseerd op 6 maanden na ontvangst door de Directeur-Generaal; * voor de betaling van voorschot en afrekening worden betalingstermijnen vastgelegd. In 1992 dient de kostenopgave te worden gedaan over de jaren 1983 t/m 1985 voor de rekenbasis voor de bijdragen over de jaren 1988 t/m 1990. Tegelijk kan ook opgave worden gedaan over de jaren 1986 t/m 1988 voor rekenbasis voor de bijdragen over 1991 t/m 1993. De door de evaluatie opgetreden vertragingen zijn dan ingelopen en daarna wordt het gewone ritme weer in gang gezet: in 1994 opgave van de kosten over de jaren 1989 t/m 1991 voor de rekenbasis voor de jaren 1994 t/m 1996, enzovoort (zie ook appendix I bij deze toelichting). (N.B. Hierbij is geen rekening gehouden met de invloed van de Decentralisatieimpuls.). Bij 4.1.2. wordt de interimprocedure beschreven zoals deze de laatste jaren na grote overdrachten van hoofdwaterkeringen is afgesproken met de provincies Flevoland, Groningen en Noord-Holland. Deze interimprocedure wijkt in hoofdlijnen op twee punten af van de standaardprocedure in 4.1.1.: * De rekenbasis wordt jaarlijks vastgesteld. GS kan daartoe jaarlijks -als de jaarrekeningen van de betreffende waterschappen zijn vastgesteld- een kostenopgave doen. * In verband met de snellere doorlooptijd van de interimprocedure wordt geen inflatiecorrectie toegepast. 4.2. Kostenopgave. De wijze waarop de kostenopgave wordt gevraagd is afgeleid van de manier waarop die in 1969 werd gevraagd. Er wordt echter niet meer gevraagd om jaarrekeningen mee te sturen. Nieuw is de gevraagde accountantsverklaring. Hierop wordt bij 4.4. teruggekomen. Bij de kostenopgave dient ook te worden aangegeven op welke giro- of bankrekening van de provincie de bijdrage dient te worden gestort. Daarmee kan worden voorkomen dat dit op een verkeerde rekening gebeurt, zoals in het verleden wel eens is gebeurd. 4.3. Verantwoording. Uit het doel van de Onderhoudsbijdrage Hoofdwaterkeringen: tegemoetkoming in de financiële moeilijkheden van waterschappen blijkt dat het de bedoeling was dat de bijdrage volledig zou worden doorbetaald aan waterschappen. Dat laat uiteraard onverlet de taak van de provincie om voor een goede verdeling over de waterschappen zorg te dragen. Over de volledigheid van de doorbetaling dient de provincie jaarlijks door middel van een accountantsverklaring verantwoording af te leggen. 4.4. Toetsing. In de rapportage over het Evaluerend onderzoek naar de werking van de rijksbijdrage in de onderhoudskosten van hoofdwaterkeringen van april 1992 wordt aanbevolen om een regelmatige controle van kostenopgaven in te voeren. Aansluitend bij de verantwoordelijkheid van de provincie voor de kostenopgave, is gekozen voor zelfcontrole als hoofdlijn. Daartoe is het Controleprotocol Onderhoudsbijdrage Hoofdwaterkeringen opgesteld, dat als bijlage 3 bij de handleiding is gevoegd. Daarin wordt onder meer vastgelegd dat er op moet worden gelet dat: de opgegeven kosten voldoen aan de criteria van de handleiding, alleen betrekking hebben op hoofdwaterkeringen die onder de regeling vallen, dat er geen dubbels tussen de gewone en de interimprocedure voorkomen en dat

6 de kosten in overeenstemming zijn met de desbetreffende jaarrekeningen en onderliggende gegevens. De provincie legt bij de kostenopgave een verklaring van een derde-accountant over waarin deze verklaart de kostenopgave volgens het protocol te hebben gecontroleerd. Dit biedt de Directeur-Generaal de mogelijkheid om zonder veel controle de kostenopgave goed te keuren als rekenbasis. Als de derde-accountant naar aanleiding van zijn controle in de accountantsverklaring bevindingen opneemt waaruit blijkt dat de kostenopgave afwijkt van de handleiding, kan de Directeur-Generaal daarin aanleiding vinden om de vaststelling van de rekenbasis op te schorten. De bedoeling daarvan is dat de provincie de kostenopgave zodanig wijzigt dat de derde-accountant deze nu kan voorzien van een verklaring zonder dergelijke bevindingen. Daarnaast kan de Directeur-Generaal van de Waterstaat naar eigen inzicht besluiten om de naleving van het protocol bij de derde-accountant te doen toetsen door of namens de accountantsdienst van het Ministerie van Verkeer en Waterstaat. Het is de bedoeling om zo'n toetsing slechts incidenteel te laten plaatsvinden. Indien de uitkomsten van de toetsing daartoe aanleiding geven, kan tot bijstelling van de rekenbasis, voorschotten, bijdragen en afrekeningen en tot verrekening en/of terugvordering van betalingen worden overgegaan. De zinsneden over de kosten van de accountantsverklaring bij de kostenopgave (4.3.3.) en bij de verantwoording (4.3.2.) en van de toetsing (4.4.5.) zijn er op gericht om iedere instantie de eigen kosten te laten dragen. 4.5. Berekening van bijdrage, voorschot en afrekening. In 4.5. wordt aangegeven hoe de bijdrage, het voorschot en de afrekening worden berekend. De gang van zaken is in appendix I van deze toelichting in combinatie met de procedure in een schema aangegeven. Ten aanzien van de inflatiecorrectie wordt nog het volgende opgemerkt: De inflatiecorrectie is gebaseerd op een index van lonen en prijzen. Deze index is zo samengesteld dat een voor inflatie zo representatief mogelijke doorsnede wordt gemaakt van de kosten die door waterschappen worden gemaakt. Daarvoor is de volgende mix gemaakt: De index i(x) (4.1.5.3.) is het gewogen gemiddelde van de indices voor loonkosten i(L), materiaalkosten i(M) en de olieprijs i(0) volgens de formule i(x) = (5*i(L)+4*i(M)+i(O))/10. Hierin wordt: * de index voor loonkosten i(L) bepaald uit het gemiddelde van de index voor Normionen voor de bouw (GWW) (Ln) en voor ambtenaren schaal 4 BBRA'84 (La). In beide gevallen gaat het om bruto-kosten. De normionen voor de bouw (GWW) worden verkregen van de Commissie voor de Standaardprijzen en -Lonen. De uur loonkosten van ambtenaren worden verkregen van het Centraal Bureau voor de Statistiek uit de reeksen voor loonkosten van Openbare Nutsbedrijven (SBI 4). Bruto loonkosten voor overheid worden namelijk niet bijgehouden. De loonkostenontwikkeling bij de Openbare Nutsbedrijven is representatief voor die bij de overheid. Schaal 4 wordt geacht het zwaartepunt van de betrokken ambtelijke rangen te vertegenwoordigen. De loonkosten van ambtenaren worden hierbij betrokken omdat menig waterschap het werk uitvoert met werknemers die in vaste dienst zijn bij het waterschap. Momenteel is nog onderzoek gaande naar het verschil tussen de indices van de Normionen voor de Bouw en de loonkosten van ambtenaren.

7

*

*

Is dat verschil klein, dan wordt alleen gewerkt met de Normionen voor de Bouw. De formule is: i(L) = (i(Ln)+i(La))/2 de index voor materiaalkosten i(M) bepaald uit het gemiddelde van de kosten voor nederlands rivierzand i(Z), nederlands riviergrind 4-32 mm i(G) (beide gemiddeld in Nederland), belgisch breuksteen 10-300 kg i(S), bitumen voor asfalt i(B) en betonnen glooiingselementen i(E) volgens de formule: i(M) = (i(Z)+i(G)+i(S)+i(B)+i(E))/5 De gegevens worden verkregen van de Commissie voor de Standaardprijzen en -Lonen. i(O) berekend uit de prijzen van gasolie met laag accijns zoals gegeven door de Commissie voor de Standaardprijzen en -Lonen.

Van de 3 jaren waarvan de kosten de rekenbasis vormen wordt een groepsindex gemaakt volgens de formules: i(83-85) = (i(83)+i(84)+i(85)/3 of i(86-88) =
HANDL

Procedureschema kostenopgaven en betalingen onderhoudsbijdrage.