Handleiding Versie 1.15

Handleiding Versie 1.15

2

Inhoudsopgave 1.

Inleiding ...................................................................................................................................................... 4 1.1. Wat is Fin-e Projects? ....................................................................................................................... 4 1.2. Voor wie is Fin-e Projects bedoeld? ................................................................................................. 4 1.3. Welke voorkennis is vereist? ............................................................................................................. 4 2. De filosofie van de financiële projectbewaking in Fin-e Projects .............................................................. 5 2.1. Wat is financiële projectbewaking?................................................................................................... 5 2.2. Hoe werkt de projectbewaking binnen Fin-e Projects? .................................................................... 5 2.3. Inrichting administratieve organisatie ............................................................................................... 7 3. Introductie gebruik Fin-e Projects.............................................................................................................. 8 3.1. Toegang en beveiliging..................................................................................................................... 8 3.2. Licentiebeleid .................................................................................................................................... 8 3.3. Gebruikersbeheer ............................................................................................................................. 8 3.4. Legenda gebruikte iconen ................................................................................................................ 9 3.5. Uitleg gebruik kalender ................................................................................................................... 10 3.6. Uitleg uploaden bestanden............................................................................................................. 10 3.7. Legenda veel gebruikte begrippen ................................................................................................. 11 3.8. Kosten en opbrengsten ................................................................................................................ 122 4. Het aanmaken van een project ............................................................................................................. 133 5. De budgetstructuur ................................................................................................................................ 166 5.1. De budgetstructuur aanmaken ..................................................................................................... 166 5.2. De budgetten vullen ...................................................................................................................... 177 5.3. Standaard budgetstructuren ......................................................................................................... 211 6. Budgetten muteren ................................................................................................................................ 222 6.1. Budgetmutaties ............................................................................................................................. 222 6.2. Budgetoverschrijdingen ................................................................................................................ 233 6.3. Cashflow........................................................................................................................................ 244 6.4. Gecontracteerd ............................................................................................................................. 255 7. Contracten ............................................................................................................................................. 266 7.1. Contracten zoeken en aanmaken ................................................................................................. 266 7.2. Budgetverdeling contract .............................................................................................................. 277 7.3. Meer-/minderwerk op contracten.................................................................................................. 288 7.4. Contracten muteren .................................................................................................................... 3030 7.5. Contract cashflow ......................................................................................................................... 322 7.6. Contracten importeren uit een CSV bestand ................................................................................ 333 8. Contracten op urenbasis plannen en bewaken .................................................................................... 377 8.1. Voorwaarden om een contract op urenbasis te kunnen bewaken ............................................... 377 8.2. Het plannen en bewaken van uren ............................................................................................... 388 8.3. Het schrijven van uren .................................................................................................................. 422 9. In- en verkoopfacturen ........................................................................................................................... 444 9.1. Het zoeken en boeken van facturen ............................................................................................. 444 9.2. Facturen goedkeuren .................................................................................................................... 455 9.3. Facturen importeren uit een CSV bestand ................................................................................... 455 10. Risicomanagement ........................................................................................................................... 499 11. Rapportages ...................................................................................................................................... 511 11.1. Projectrapportages ................................................................................................................... 511 11.2. Rapportages over meerdere projecten .................................................................................... 533 12. Projectdashboard .............................................................................................................................. 555 13. Projectbeheer .................................................................................................................................... 566 13.1. Projectinstellingen ..................................................................................................................... 576

3

13.2. Gebruikersbeheer ..................................................................................................................... 587 13.3. Boomstructuur weergeven ....................................................................................................... 609 13.4. Indexering budgetten .............................................................................................................. 6160 13.5. Renteberekening....................................................................................................................... 621 13.6. De tijdlijn van het project .......................................................................................................... 643 13.7. Overige te beheren zaken ........................................................................................................ 654 13.8. Data importeren uit een voorgaand project ............................................................................. 665 13.9. Data importeren uit een CSV bestand ...................................................................................... 687 14. Licentiebeheer ................................................................................................................................... 709 14.1. Beheer logo’s, begrippen, structuren en sjablonen op licentieniveau ..................................... 709 14.2. Weergave kosten en opbrengsten ........................................................................................... 709 Bijlage 1 Lijst met figuren ............................................................................................................................ 7170 Bijlage 2 Import formaten CSV bestanden ................................................................................................... 732 Bijlage 3 Migratiecodes ................................................................................................................................. 743 Bijlage 4 Wijzigingen ten opzichte van voorgaande Fin-e Project versies ................................................... 754

4

1. Inleiding 1.1. Wat is Fin-e Projects? Fin-e Projects is een web-based (via de browser te benaderen) softwaretool om projecten financieel te bewaken vanaf het eerste initiatief tot en met de oplevering van een project. In Fin-e Projects kunnen onder andere begrotingen worden aangemaakt en budgetten worden bewaakt, contracten worden vastgelegd, facturen worden ingevoerd en kan de eindprognose van het project worden gevolgd en bewaakt. Fin-e Projects is ontwikkeld door Fin-e Projects B.V. De werkzaamheden van Fin-e Projects bestaan uit het leveren van financiële expertise op het gebied van projectmatig werkende organisaties. Fin-e Projects is één van de hulpmiddelen die Fin-e Solutions hiervoor levert. 1.2. Voor wie is Fin-e Projects bedoeld? Fin-e Projects is bedoeld voor een ieder die belang heeft om een project financieel te bewaken. De doelgroep kan onder andere bestaan uit managers, projectmedewerkers of medewerkers van een financiële administratie. Zowel eigen projecten als projecten van derden kunnen financieel worden bewaakt. 1.3. Welke voorkennis is vereist? Om Fin-e Projects goed te kunnen gebruiken is enige kennis vereist van de filosofie van financiële projectbewaking zoals Fin-e Projects deze hanteert. Ook is enig inzicht in de administratieve organisatie van een project nodig. In hoofdstuk 2 zal kort in worden gegaan op de filosofie van projectbewaking binnen Fin-e Projects, evenals op de koppeling met de administratie van een organisatie.

5

2. De filosofie van de financiële projectbewaking in Fin-e Projects 2.1. Wat is financiële projectbewaking? Het financieel bewaken van een project omhelst alle werkzaamheden die noodzakelijk zijn om ervoor te zorgen dat een project binnen de gestelde financiële doelen afgerond kan worden. Belangrijke werkzaamheden zijn hierin het bewaken van de scope en het bijbehorend budget van het project, het bewaken van de tijdswaarde van geld en het bewaken van de eindprognose van het project. Om het voorgaande te kunnen bewerkstelligen is het noodzakelijk dat de uitgangspunten en eventuele wijzigingen van het project duidelijk worden vastgelegd in een budget. Als het budget is vastgesteld kunnen contracten worden aangegaan met contractanten. Nadat een contract is aangegaan kan de financiële geldstroom die voorkomt uit dit contract worden geadministreerd en bewaakt. Op elk gewenst moment kan de actuele stand van zaken opgevraagd worden en heeft men inzicht in de eindprognose van het project.

2.2. Hoe werkt de projectbewaking binnen Fin-e Projects? In onderstaand schema zijn de belangrijkste elementen die een rol spelen in de projectbewaking binnen Fin-e Projects weergegeven:

Figuur 1 Schematische weergave projectbewaking

Het startbudget Het startbudget is het budget zoals dat bij de aanvang van het project is vastgesteld. Voor een goede projectbewaking is het belangrijk om de startbudgetten nadat ze zijn vastgesteld niet meer te wijzigen.

6

Budgetmutaties Nadat een startbudget is vastgesteld kunnen er natuurlijk wijzigingen optreden. Fin-e Projects maakt bij wijzigingen een onderscheid tussen budgetmutaties en budgetoverschrijdingen. Bij een budgetmutatie ga je meer of minder doen met het budget dan oorspronkelijk gedacht. Met andere woorden: de scope van je budget wijzigt. Het gevolg van een budgetmutatie is vaak dat je meer of minder budget nodigt hebt dan oorspronkelijk gedacht. Een budgetmutatie kent daarbij twee basisvarianten: 1.

Je voegt geld toe aan je budget (de scope wordt verhoogd) of je haalt geld af van je budget (de scope wordt verlaagd). De totaalsom van je budgetten wordt hierbij dus groter of kleiner.

2.

Je kunt geld overhevelen van het ene budget naar het andere. Een veel toegepaste mutatie is dat geld van het budget ‘onvoorzien’ (indien aanwezig) wordt overgeheveld naar het budget waar de mutatie in scope op plaatsvindt. De totaalsom van je budgetten blijft hierbij dus gelijk. Voor sommige projecten is nog een derde variant van toepassing. In het geval dat budgetten worden geïndexeerd (de tijwaarde van het budget wordt aangepast) wordt ook dit gezien als een budgetmutatie. Deze variant is een uitzondering op bovengenoemde definitie van een budgetmutatie omdat bij een indexering de scope van het budget niet wijzigt.

Actueel budget Het actuele budget is de som van het startbudget en de budgetmutaties. Met andere woorden: Het actuele budget is het budget waarvoor de (gewijzigde) scope van het budget gerealiseerd dient te worden.

Budgetoverschrijdingen Bij een budgetoverschrijding blijf je hetzelfde doen met je budget maar kost wat je gaat doen meer of minder geld dan gedacht. Met andere woorden: de scope blijft hetzelfde, maar het kost meer of minder geld. De twee meest voorkomende oorzaken van budgetoverschrijdingen zijn:  

Er wordt op een budget meer gecontracteerd dan dat er ruimte is in het actuele budget. Een oorzaak kan bijvoorbeeld zijn dat de uitkomst van een aanbesteding duurder uitvalt dan geraamd. Op een contract wordt meer/minderwerk gemeld waardoor een contractmutatie dient plaats te vinden. Ook een contractmutatie kan ervoor zorgen dat op een budget meer gecontracteerd is dan dat er ruimte is in het actuele budget. Of een contractmutatie zorgt voor een budgetoverschrijding hangt helemaal af van de overgebleven ruimte op het actuele budget.

Eindprognose De eindprognose van het budget is de som van het actuele budget en de budgetoverschrijdingen. De eindprognose is de verwachting van het bedrag dat aan het einde van het project nodig is om de scope van het budget inclusief alle doorgevoerde wijzigingen te realiseren.

7

Contracten Een contract is een verplichting die wordt aangegaan. In een contract staat over het algemeen de scope beschreven wat uitgevoerd en onder welke voorwaarden. Een contract valt altijd onder een budget. Ook is het mogelijk om een contract uit te splitsen over meerdere budgetten.

Contractmutatie Een contractmutatie is een wijziging op het contract. De meest voorkomende oorzaak van een contractmutatie is een meer- of minderwerk dat op het bijbehorende contract wordt goedgekeurd.

Herzien contract Het herziene contract is de som van het contractbedrag en de contractmutaties. Het herziene contract is de verwachting hoeveel geld dat het contract uiteindelijke zal kosten of opbrengen.

Facturen Nadat contracten zijn aangegaan zullen er facturen binnenkomen. Binnen Fin-e Projects worden facturen altijd geboekt op een contract. Facturen worden dus niet rechtstreeks op een budget geboekt. 2.3. Inrichting administratieve organisatie Bijna elk project kent een stroom van beslisdocumenten, contracten en facturen. Hoe deze zaken verwerkt worden wordt wel de ‘administratieve organisatie’ van een project genoemd. Hoe de administratieve organisatie is ingericht kan verschillen per organisatie per project en zelfs binnen een project per contract. Op hoofdlijnen komen de volgende (financiële) hoofdprocedures bij ieder project voor:  Procedure projectmutaties en de daaraan gekoppelde budgetmutaties.  Procedure contracteren  Prestatieverklaringen/ inkomende facturen procedure  Procedure rapporteren  Procedure meer-/minderwerk Elk van bovenstaande punten zal mede geborgd moeten worden in de administratieve organisatie van een project. Fin-e Projects biedt mogelijkheden om de administratieve organisatie niet onnodig te belasten. Zo is het mogelijk om bij veel handelingen binnen Fin-e Projects een document te plaatsen. Ook is het mogelijk om facturen te importeren vanuit een (externe) financiële administratie.

8

3. Introductie gebruik Fin-e Projects 3.1. Toegang en beveiliging Fin-e Projects is benaderbaar vanuit de browser. Dit betekent dat, overal waar de gebruiker de beschikking heeft over een internetverbinding, Fin-e Projects geopend kan worden. Fin-e Projects is getest en geoptimaliseerd voor gebruik met deze browsers: Internet Explorer versie 6 of hoger, Firefox versie 1.5 of hoger en Apple Safari versie 3.0 of hoger. Fin-e Projects is beveiligd door middel van een zogenaamde SSL verbinding. Dit is een 128 bits versleutelde verbinding tussen de gebruiker en Fin-e Projects. Gegevens verstuurd van en naar Fin-e Projects worden daardoor altijd versleuteld en zijn niet leesbaar voor derden. 3.2. Licentiebeleid Fin-e Projects kent een licentiebeleid voor het aantal aan te maken projecten en gebruikers. Ook de beschikbare functionaliteit is afhankelijk van de licentie. Voor meer informatie kan contact opgenomen worden met [email protected]. Elke licentie kent één of meerdere licentiehouders. Fin-e Projects verschaft de licentierechten aan de desbetreffende gebruikers. De licentiehouder kan projecten aanmaken, kopiëren of afsluiten. 3.3. Gebruikersbeheer

Figuur 2 Inlogscherm gebruiker

9

Fin-e Projects kent een uitgebreid, maar simpel gebruikersbeheer. Elk project kent één of meerdere projectbeheerders. Een projectbeheerder kan gebruikers toevoegen door het e-mailadres van de gebruiker op te geven. De desbetreffende aspirant gebruiker ontvangt een uitnodiging per email om deel te nemen aan het project. Door de link in de mail aan te klikken krijgt de gebruiker toegang tot het project. Bij een eerste uitnodiging wordt gevraagd een wachtwoord te kiezen en enige persoonsgegevens in te vullen. De inlognaam van de gebruiker is altijd het e-mailadres waarmee het is aangemald door de projectbeheerder. De projectbeheerder bepaalt welke rechten een gebruiker heeft binnen een project. Modules waar een gebruiker geen rechten tot heeft, zijn ook niet zichtbaar voor de gebruiker. Na aanmelding kan een gebruiker zich aanmelden met zijn loginnaam en wachtwoord (zie Figuur 2). Een projectbeheerder kan ook nieuwe projecten aanmaken of projecten kopiëren. Voor meer informatie over mogelijke rechten zie hoofdstuk 12. 3.4. Legenda gebruikte iconen Binnen Fin-e Projects worden de volgende iconen gebruikt: Toevoegen Verwijderen Muteren Onderliggend niveau weergeven Bovenliggend niveau weergeven Zoeken Startbudgetten uitsplitsen in een stuksprijs en een hoeveelheid Wijziging in een tabel accepteren Wijziging in een tabel annuleren De geselecteerde actie wordt uitgevoerd Pagina printen *

Dit is een verplicht in te vullen veld Kalender weergeven

Tabel 1 Legenda gebruikte iconen

10

3.5. Uitleg gebruik kalender De kalender wordt standaard in de volgende stijl weergegeven:

Door achtereenvolgens bovenin de kalender op de maand of het jaar te klikken kan verder uitgezoomd worden:

3.6. Uitleg uploaden bestanden Binnen Fin-e Projects kan op veel plaatsen bestanden worden toegevoegd. Dit toevoegen gebeurt door middel van onderstaand formulier:

11

Uploaden gaat in twee stappen: 1) 2)

Door een bestand te selecteren door middel van de knop ‘Selecteren’ wordt het bestand klaargezet om te uploaden; Door op de knop ‘Toevoegen’ te klikken, kunnen meerdere bestanden geselecteerd worden;

3)

Door op de knop ‘Uploaden’ te klikken worden de bestanden daadwerkelijk geupload.

Let op: Bestanden die wel zijn geselecteerd, maar niet geupload, zullen niet worden opgeslagen. Bestanden die zijn geupload worden in een lijst onderaan het formulier weergegeven, van waaruit zij kunnen worden geopend( ) of verwijderd( ).

3.7. Legenda veel gebruikte begrippen Binnen Fin-e Projects worden onderstaande begrippen veel gebruikt. De begrippen zijn door de projectbeheerder binnen Fin-e te vervangen door een eigen typologie waarvan de betekenis hetzelfde is. Zo spreken sommige organisaties over ‘verplichtingen’ en anderen over ‘contracten’. Door het vervangen van begrippen kan de typologie binnen Fin-e Projects aangepast worden zoals gewenst. Begrippen gemerkt met een * zijn niet te vervangen. Begroting Budget Budgetmutatie Actueel budget Budget nog te contracteren Over/onderschrijding

De verzameling van financiële uitgangspunten van het project De begroting voor één aspect van het project Een verandering van het oorspronkelijke budget De optelsom van het oorspronkelijke budget + mutaties Het gedeelte van het actuele budget waarvoor nog geen contracten zijn afgesloten gewaardeerd tegen de verwachtingswaarde Het verschil tussen het budgetbedrag en het contractbedrag nadat het gehele budget is gecontracteerd en alle mutaties zijn verwerkt. Een over-/onderschrijding wordt geboekt bij een budget.

12

Contract Contractmutatie Herzien contract Cashflow*

Inkoopfactuur Verkoopfactuur Meer/minderwerk* Indexering* Rente* Eindprognose

Een aangegane verplichting met een (derde) partij waarbij een dienst of goed volgens afgesproken prestatie-eisen geleverd zal worden. Een verandering op het oorspronkelijke contract De optelsom van het oorspronkelijke contract + mutaties De geldstroom van het project uitgezet in de tijd. De cashflow kan gesplitst worden in de cashflow van nog niet gecontracteerde budgetten en van nog niet volledig gefactureerde contracten. Een factuur van een contract waarbij iets ingekocht is Een factuur van een contract waarbij iets verkocht is Meer of minder werkzaamheden op een contract met financiële consequenties. De (jaarlijkse) prijsstijging ten opzichte van een vooraf bepaalde grondslag Periodieke vergoeding voor het lenen of beschikbaar stellen van geld De eindprognose is een verwachting van de kosten en opbrengsten aan het eind van het project.

Tabel 2 Legenda veel gebruikte begrippen

3.8. Kosten en opbrengsten Fin-e Projects kan zowel werken met kosten als met opbrengsten. Per budget kan worden aangegeven of het een kosten of een opbrengsten budget betreft. In rapportages worden opbrengsten voorafgegaan door een ‘-‘ teken. Een eindprognose van -100.000,- euro betreft dus een opbrengst van € 100.000 euro.

13

4. Het aanmaken van een project Op de startpagina van Fin-e Projects (zie Figuur 3) heeft de licentiehouder het overzicht met alle projecten waartoe hij toegang heeft. Door op Project toevoegen te klikken kan de licentiehouder een nieuw project aanmaken.

Figuur 3 Openingsscherm

Nadat op de link Project toevoegen is geklikt wordt de wizard opgestart zoals weergegeven in Figuur 4. Er kan een naam, omschrijving en (interne) code opgegeven worden voor het project.

14

Figuur 4 Wizard project aanmaken stap 1 van 2

Bij de tweede stap van de wizard (zie Figuur 5) kan gekozen worden uit verschillende opties. Ten eerste kan ervoor gekozen worden om een kopie te maken van een bestaand project waar de licentiehouder toegang tot heeft. Wordt hiervoor gekozen dan wordt er een exacte kopie gemaakt van de structuur en de inhoud van het geselecteerde project. Indien een project uit verschillende fases bestaat kan ervoor gekozen worden om per fase een nieuw project aan te maken. Per nieuwe fase wordt dan een kopie gemaakt van de voorgaande fase van het project en wordt vervolgens in de nieuwe fase verder gewerkt. Bij het kiezen voor een kopie maken van een bestaand project kan er dan ook gekozen worden om het budget van het nieuwe project gelijk te maken aan de eindprognose van het te kopiëren project. Op deze manier wordt elke fase van een project begonnen met de uitgangspunten zoals ze op dat moment bekend waren en wordt de geschiedenis en besluitvorming in elke fase bewaard. Wordt gekozen om geen kopie te maken van een bestaand project, dan kan er voor gekozen worden om een project aan te maken met vooraf gedefinieerde instellingen (projectsjablonen). Ook kan er gekozen worden om het project te voorzien van een vooraf gedefinieerde budgetstructuur. Nadat op opslaan is geklikt zal het project met de gewenste opties worden aangemaakt. De licentiehouder die het project aanmaakt wordt automatisch als projectbeheerder aan het nieuwe project toegevoegd.

15

Figuur 5 Wizard project aanmaken stap 2 van 2

16

5. De budgetstructuur 5.1. De budgetstructuur aanmaken Een budgetstructuur aanmaken in Fin-e Projects kan op verschillende manieren: 1. Bij de start van het project wordt een standaard budgetstructuur geselecteerd; 2. Bij de start van het project wordt een kopie gemaakt van een bestaand project (hierbij worden zowel de structuur als de inhoud van het project gekopieerd); 3. De budgetstructuur wordt van begin af aan opgebouwd.

Figuur 6 Overzicht budgetten

In Fin-e is er geen beperking hoeveel verschillende niveaus er in een budget gerekend kan worden. Zelfs per ‘tak’ van het budget kan het aantal niveaus verschillend worden ingevuld. De volgorde van de budgetten kan gewijzigd worden door op de link Budgetten sorteren te klikken.

Een budget kan worden toegevoegd (mits een gebruiker hiervoor de rechten heeft) door in het gewenste niveau waar het nieuwe budget aangemaakt dient te worden op de link budget toevoegen te klikken (zie Figuur 6 Overzicht budgettenen Figuur 7 Budget toevoegen).

17

Figuur 7 Budget toevoegen

Door middel van de iconen genavigeerd worden.

en

kan er door de verschillende niveaus van de budgetten

Binnen Fin-e Projects wordt eerst de budgetstructuur vastgesteld en worden daarna de budgetkenmerken ingevoerd, met bijvoorbeeld het budgetbedrag en kenmerken als rente en/of indexering.

5.2. De budgetten vullen Een budget kan gewijzigd worden door op het icoon te klikken. Alleen het laagste niveau van een budget kan een budgetbedrag bevatten, de hogere budgetten zijn een som van de onderliggende budgetten. In Figuur 8 Budgetoverzicht is een voorbeeld zichtbaar van de gegevens van een budget in het laagste niveau.

18

Figuur 8 Budgetoverzicht

Aan de rechterkant van het budgetscherm zijn de belangrijkste financiële gegevens van het geselecteerde budget samengevat. Onder de naam van het budget is direct zichtbaar welke contracten gekoppeld zijn aan een budget. Door de link te volgen komt men op het desbetreffende contract terecht (mits men de rechten hiervoor heeft). Door op de link wijzigen te klikken kunnen de budgetgegevens gewijzigd worden. Afhankelijk van de projectinstellingen zijn hier de kenmerken van het budget in te geven (zie Figuur 9 ). Per budget is onder andere aan te geven of er rente op toegepast dient te worden en/of indexering (ook dit is afhankelijk van de projectinstellingen). Ook kan worden aangeven of het een kosten of opbrengsten budget betreft. Indien er in een project gebruik wordt gemaakt van rente, kan op een budget aangegeven worden dat (een deel van) de rente binnen het project op het geselecteerde budget geboekt zal worden. In dat geval is er sprake van een ‘rentebudget’. Dit kan worden aangegeven met een vinkje bij de algemene gegevens van een budget. Een project kan beschikken over meerdere rentebudgetten.

19

Figuur 9 Een budget wijzigen

Aan een budget kan indien nodig een kostenplaats, kostensoort of een rekening gekoppeld worden. Van genoemde labels kan een rapportage gedraaid worden. Op deze manier kunnen dwarsdoorsneden op de budgetstructuur gemaakt gecreëerd worden. Een uitleg van genoemde labels is te vinden in Tabel 3. Label Kostenplaats

Kostensoort

Rekening

Tabel 3 Uitleg budgetlabels

Omschrijving Kostenplaatsen worden in de controlling gebruikt. Ten behoeve van een beter inzicht kunnen kosten gegroepeerd worden per kostenplaats. Voorbeelden van kostenplaatsen zijn ‘Afdelingen’ of ‘Locaties’. Ook kostensoorten worden in de controlling gebruikt. Ten behoeve van een beter inzicht kunnen kosten gegroepeerd worden per kostensoort. Voorbeelden van kostensoorten zijn ‘Salarissen’ of ‘Advieskosten’. In een boekhouding wordt gebruik gemaakt van ‘rekeningen’. Om op rapportageniveau een vergelijking te kunnen maken tussen de rekening(en) in een boekhoudpakket en de budgetten in Fin-e Projects kan bij een budget de bijbehorende rekening in het boekhoudpakket geselecteerd worden.

20

De keuzelijsten kostenplaats, kostensoort en rekening worden beheerd in het projectbeheer (zie hoofdstuk 12). Let op: de combinatie van kostenplaats, kostensoort en rekening dient uniek te zijn. Het is mogelijk om de startbudgetten uit te splitsen in stuksprijzen en gekoppelde hoeveelheden. Hiervoor dient wel in het projectbeheer (zie hoofdstuk 12) aangegeven te worden dat de startbudgetten uitgesplitst kunnen worden opgebouwd. Door op het icoon te klikken (naast het budget) wordt het scherm geopend zoals getoond in Figuur 10. Binnen dit scherm kunnen de stuksprijzen en de hoeveelheden ingevuld worden. De keuzelijst met artikelen kan bewerkt worden in het projectbeheer.

Figuur 10 Startbudgetten uitsplitsen

Als alle budgetten zijn toegekend en de budgetstructuur vaststaat, kan de projectbeheerder deze gegevens ‘bevriezen’ zodat ze niet meer gewijzigd kunnen worden (zie hoofdstuk 12 ). Op deze manier wordt ervoor gezorgd dat de uitgangspunten bij het begin van het project bevroren worden.

21

5.3. Standaard budgetstructuren Als een budgetstructuur is aangemaakt heeft de licentiebeheerder de mogelijkheid om de budgetstructuur toe te voegen aan de ‘standaard budgetstructuren’ (zie Figuur 6). Bij het aanmaken van een nieuw project kan vervolgens de toegevoegde standaard budgetstructuur geselecteerd worden als sjabloon voor de budgetstructuur van het nieuwe project. Bij een standaard budgetstructuur wordt naast de structuur ook enkele kerngegevens van een budget opgeslagen te weten: betreft het een kosten of opbrengsten budget, wordt er rente en/of indexering berekend over het budget, is het budget een rentebudget en verder kunnen optioneel de kostenplaatsen, kostensoorten en rekeningschema’s worden meegenomen in de standaard budgetstructuur. Het beheren van de standaard budgetstructuren vindt plaats binnen het licentiebeheer (zie Hoofdstuk 14 Licentiebeheer).

22

6. Budgetten muteren 6.1. Budgetmutaties Mutaties in de budgetbedragen gaandeweg het project (bijvoorbeeld als gevolg van een scope verandering) worden onder het kopje ‘mutaties’ geboekt (zie Figuur 11). Zie alinea 2.2 voor meer uitleg over de plaats van een budgetmutatie binnen de projectbewaking.

Figuur 11 Overzicht budgetmutaties

Er zijn twee varianten budgetmutaties: 1

Je voegt geld toe aan je budget (de scope wordt verhoogd) of je haalt geld af van je budget (de scope wordt verlaagd). De totaalsom van je budgetten wordt hierbij dus groter of kleiner.

2

Je kunt geld overhevelen van het ene budget naar het andere (zie Figuur 12) . De totaalsom van je budgetten blijft hierbij dus gelijk.

De budgetmutaties zoals genoemd bij 1 kunnen worden voorzien van een ‘mutatiesoort’. Deze keuzelijst kan de projectbeheerder zelf samenstellen en beheren in de module [Projectbeheer].

23

Figuur 12 Een budget overhevelen

6.2. Budgetoverschrijdingen Indien de kosten van het budget groter of kleiner worden terwijl de scope van het budget hetzelfde blijft is er sprake van een budgetoverschrijding. Een budgetoverschrijding wordt geboekt onder het tabblad ‘Onder-/overschrijding’ (zie Figuur 13). Een besparing wordt geboekt door het bedrag vooraf te laten gaan door een ‘-‘ teken. In dat geval is er in feite sprake van een budgetonderschrijding. Zie hoofdstuk 2.2 voor meer uitleg de plaats van een budgetoverschrijding binnen de projectbewaking.

24

Figuur 13 Een budgetoverschrijding

6.3. Cashflow Indien er binnen het project gebruikt wordt gemaakt van cashflow berekeningen, dan dient het actuele budget dat nog niet is gecontracteerd uit te worden gezet in de tijd (zie Figuur 14 Cashflow budget nog te contracteren). Er kan een (lineair) terugkeerpatroon gekoppeld worden aan het uit te zetten bedrag.

25

Figuur 14 Cashflow budget nog te contracteren

6.4. Gecontracteerd Onder het kopje ‘gecontracteerd’ bij budgetten kan een overzicht opgevraagd worden van de contracten die hangen onder het budget.

26

7. Contracten 7.1. Contracten zoeken en aanmaken

Figuur 15 Overzicht contracten

In Figuur 15 is het openingsscherm weergegeven van de module [Contracten]. Bij opening van de pagina worden de (max.) 10 contracten getoond, die het laatst zijn gewijzigd. Er kan hier gezocht worden op de contracten van een budget of op de contracten van een contractant. Let op: Wordt geen van beide filteropties geselecteerd dan worden alle contracten weergeven als op de link Weergeven wordt geklikt. In het openingsscherm kan ook gezocht worden op het meer-/minderwerk van contracten. Zie hiervoor ook alinea 7.3. Een contract kan worden aangemaakt door in het overzichtsscherm door de actie Contract toevoegen uit te voeren (mits de gebruiker hiervoor de rechten heeft). Bij het aanmaken van een contract (zie Figuur 16 Contract toevoegen) dient een budget geselecteerd te worden die gekoppeld is aan het contract. Ook dient de contractant te worden geselecteerd. De lijst met contractanten wordt beheerd door de projectbeheerder (zie hoofdstuk 12).

27

Figuur 16 Contract toevoegen

7.2. Budgetverdeling contract Er kan (afhankelijk van de projectinstellingen) voor gekozen worden om een contract te verdelen over meerdere budgetten. Dit kan bij een contract onder het kopje ‘budgetverdeling’ (zie Figuur 17). Een contract kan zowel in absolute bedragen als in percentages verdeeld worden.

28

Figuur 17 Budgetverdeling contract

7.3. Meer-/minderwerk op contracten Het is in Fin-e Projects mogelijk om een administratie bij te houden van het meer-/minderwerk op een contract (zie Figuur 18). Bij het aanmaken van een nieuwe meer-/minderwerk melding wordt het scherm zoals getoond in Figuur 19 zichtbaar. De keuzelijst met de status van het meer/minderwerk (zie Figuur 19) kan in het projectbeheer gewijzigd worden (zie hoofdstuk 12). De bedragen bij het meer-/minderwerk zijn als volgt opgebouwd: Naam Melding Raming Akkoord

Omschrijving Het bedrag van het meer-/minderwerk zoals gemeld De inschatting wat het bedrag zal gaan worden Het bedrag waarvoor het meer-/minderwerk (uiteindelijk) akkoord wordt bevonden

29

Figuur 18 Overzicht meer-/minderwerk

Figuur 19 Meer-/minderwerk toevoegen

30

Onderstaand is een stroomschema weergegeven van de verwerking van een meerwerk binnen Fin-e Projects:

Figuur 20 Stroomschema verwerking meerwerk

De verwerking van een meerwerk kent grofweg twee fases: 1.

Het meerwerk wordt gemeld. De gebruiker maakt vervolgens bij het bijbehorende contract een meerwerkmelding aan. Indien het meerwerk wordt afgewezen wordt deze afgesloten en is verdere actie niet nodig. Indien het meerwerk wordt toegewezen wordt er automatisch na het toewijzen een contractmutatie aangemaakt binnen Fin-e Projects ter grootte van het meerwerk bedrag. Let op: Het meerwerk kan dan ook niet meer verwijderd worden.

2.

Afhankelijk van de nog beschikbare ruimte in de eindprognose van het budget (behorend bij het contract) kan het nodig zijn om ook het budget bij te werken. In dat geval zal er meer gecontracteerd zijn op het budget dan de hoogte van de eindprognose van het budget. Dit verschil dient handmatig door middel van een budgetmutatie of een budgetoverschrijding verwerkt te worden.

7.4. Contracten muteren Als in het overzichtscherm van de module [Contracten] een contract wordt geselecteerd worden de gegevens van het contract weergegeven (zie Figuur 21 Een voorbeeld contract). Net als bij de budgetten zijn de belangrijkste financiële gegevens van het contract aan de rechterkant zichtbaar. Ook is er een link zichtbaar om in één keer te kunnen klikken naar het budget waar het contract onder valt.

31

Mutaties in het contract gaandeweg het project worden onder het kopje ‘mutaties’ geboekt. Ook hier kunnen documenten aan gekoppeld worden.

Figuur 21 Een voorbeeld contract

32

Mutaties in een contract (zie Figuur 22 Een contractmutatie) zijn het gevolg van meer- of minderwerk en zijn daarom in de meeste gevallen het resultaat van een meer-/minderwerk procedure. Het bijbehorende meer/minderwerk kan daarom in een keuzelijst geselecteerd worden. Alleen meerwerk met de status ‘goedgekeurd’ kan geselecteerd worden. De meeste meerwerken zullen overigens na het toewijzen automatisch als contractmutatie worden geboekt.

Figuur 22 Een contractmutatie

7.5. Contract cashflow Indien er binnen het project gebruikt wordt gemaakt van cashflow berekeningen, dan dient het herziene contractbedrag dat nog niet is gefactureerd uit te worden gezet in de tijd (zie Figuur 23 Contract cashflow). Er kan een (lineair) terugkeerpatroon gekoppeld worden aan het uit te zetten bedrag.

33

Figuur 23 Contract cashflow

7.6. Contracten importeren uit een CSV bestand Binnen Fin-e Projects kunnen contracten geïmporteerd vanuit een CSV bestand. Hiervoor dient de actie ‘CSV bestand importeren’ uitgevoerd te worden (zie Figuur 24). Of dit mogelijk is wordt ingesteld door het vinkje ‘CSV contracten importeren’ in- of uit te schakelen bij de projectinstellingen (zie alinea 13.1 Projectinstellingen). CSV bestanden kunnen gemaakt en gelezen worden door bijvoorbeeld MS Excel. Het formaat waaraan het CSV bestand dient te voldoen om contracten te kunnen importeren is opgenomen in

34

Bijlage 2 Import formaten CSV bestanden. Voor een uitleg van het veld ‘migratiecode’, zie Bijlage 3 Migratiecodes.

35

Nadat de actie ‘CSV bestand importeren’ is uitgevoerd wordt het scherm zoals weergegeven in Figuur 25 zichtbaar. De gebruiker dient hierbij het CSV bestand op zijn eigen computer te selecteren. Ook dient de gebruiker aan te geven welk scheidingsteken het CSV bestand gebruikt en of de eerste rij van het bestand de veldnamen bevat.

Figuur 24 Contracten kunnen geïmporteerd worden vanuit een CSV bestand

36

Figuur 25 Een contract importeren deel 1

Indien het geselecteerde te importeren CSV bestand niet voldoet aan het gestelde formaat (zoals vermeld in

37

Bijlage 2 Import formaten CSV bestanden) zal hiervan een melding gegeven worden.

Figuur 26 Een contract importeren deel 2

Nadat het te importeren CSV bestand is gecontroleerd en het voldoet aan het gestelde formaat wordt het scherm zoals weergegeven in Figuur 26 zichtbaar. Nadat op opslaan wordt geklikt zullen de contracten geïmporteerd worden. Contracten in het CSV bestand die al voorkomen in het project zullen niet opnieuw worden geïmporteerd.

38

8. Contracten op urenbasis plannen en bewaken Het is binnen Fin-e Projects ook mogelijk om een contract op te bouwen uit uren van medewerkers met bijbehorende uurtarieven. De som van de uren en de uurtarieven bepalen de hoogte van het contractbedrag. Ingeplande medewerkers kunnen door middel van een weekrapport de werkelijke uren schrijven. Op deze manier kan een contract op urenbasis bewaakt worden. 8.1. Voorwaarden om een contract op urenbasis te kunnen bewaken Voordat een contract op urenbasis bewaakt kan worden dienen er enkele zaken binnen Fin-e Projects ingesteld te worden:  Binnen het Projectbeheer (zie hoofdstuk 13.1) dient in de projectinstellingen de optie ‘Contracten kunnen worden uitgesplitst in uren’ aangevinkt te worden.  Vervolgens dienen in het Projectbeheer de ‘ Uurtarieven’ van de medewerkers vastgelegd te worden die kunnen worden ingepland op contracten. Uurtarieven worden vastgelegd per jaar.  Bij het aanmaken van een nieuw contract dient de optie ‘ Contract uitsplitsen in uren’ aangevinkt te worden (zie Figuur 16). Een bestaand contract kan niet omgezet worden in een contract uitgesplitst in uren. Een contract op urenbasis heeft niet de beschikking over de tabbladen Meerwerk en Mutaties. Deze zaken dienen door middel van meer of minder uren gecompenseerd te worden. In Figuur 27 is schematisch een contract op urenbasis weergegeven.

Figuur 27 Schematisch overzicht vaneen contract op urenbasis

39

8.2. Het plannen en bewaken van uren Nadat een contract is aangemaakt waarbij uren kunnen worden uitgesplitst wordt het contract weergegeven zoals in Figuur 28. Uren kunnen vervolgens ingepland worden onder het tabblad Urenplanning.

Figuur 28 Een contract op urenbasis

Om aan te kunnen geven welke medewerkers op het contract kunnen worden ingepland dienen eerst de bewuste medewerkers geselecteerd te worden. Dit kan door op de link Beheer medewerkers te klikken (zie Figuur 29). Nadat op de link Beheer medewerkers is geklikt wordt het scherm weergegeven zoals in Figuur 30. Alleen medewerkers waarvan in het Projectbeheer een uurtarief is opgegeven kunnen geselecteerd worden.

40

Figuur 29 Urenplanning contract (nog zonder medewerkers)

Nadat de medewerkers zijn geselecteerd kunnen ze ingepland worden op het contract (zie Figuur 31). De hoogte van het contractbedrag wordt bepaald door de som van de ingeplande uren maal de uurtarieven van de betreffende medewerkers. Alleen medewerkers die als contractmedewerkers zijn geselecteerd kunnen uren schrijven op het contract. Via het tabblad Uren per periode is per periode op te vragen wat de geplande en geschreven uren van een contractmedewerker zijn (zie Figuur 32).

41

Figuur 30 Beheer contractmedewerkers

42

Figuur 31 Urenplanning contract

43

Figuur 32 Uren per periode

8.3. Het schrijven van uren Medewerkers die zijn geselecteerd op een op contract zien na het inloggen een extra tabblad Weekrapport en (zie Figuur 33). De medewerker kan hier per werkdag zijn uren schrijven op een contract. De geschreven uren zijn op het betreffende contract terug te vinden onder het tabblad Uren per periode. De projectbeheerder heeft in het projectbeheer ook de mogelijkheid om de weekrapporten van de contractmedewerkers in te vullen.

44

Figuur 33 Weekrapport medewerker

45

9. In- en verkoopfacturen 9.1. Het zoeken en boeken van facturen Fin-e Projects maakt een onderscheid in ‘inkoop’ en ‘verkoop’ facturen (zie Figuur 34). De administratie van beide verloopt eigenlijk op dezelfde manier respectievelijk in de modules [Inkoopfacturen] en [Verkoopfacturen].

Figuur 34 Overzicht inkoopfacturen

In Figuur 34 is het openingscherm van de module [Inkoopfacturen] weergegeven. Bij opening van de pagina worden de (max.) 10 laatst gewijzigde facturen getoond. Er kan gezocht worden op verschillende kenmerken van een factuur. Let op: Wanneer geen kenmerken worden geselecteerd dan worden alle facturen weergegeven wanneer op de link Weergeven wordt geklikt Een factuur wordt in Fin-e Projects altijd geboekt op een contract. Bij het inboeken van een factuur is rechts een overzicht zichtbaar van de financiële gegevens van het contract op het moment van inboeken (zie Figuur 35).

46

Figuur 35 Een factuur invoeren

Er kan voor gekozen worden om facturen handmatig in te voeren, maar er kan ook voor gekozen worden om facturen te importeren vanuit een (extern) financieel pakket. Vereiste voor deze koppeling is dat de te koppelen facturen één op één verbonden kunnen worden aan een contract in Fin-e Projects. 9.2. Facturen goedkeuren Indien in de projectinstellingen (zie alinea 13.1Projectinstellingen) is aangegeven dat facturen goedgekeurd dienen te worden, is de optie ‘goedkeuren’ bij een factuur beschikbaar. Bij het goedkeuren wordt automatisch geregistreerd wanneer de factuur is goedgekeurd en door wie de factuur is goedgekeurd. Een factuur kan zowel bij het inboeken goedgekeurd worden als achteraf. Om een factuur te mogen goedkeuren dient de gebruiker of projectbeheerder te zijn of rechten te hebben om facturen goed te keuren (zie alinea 13.2 Gebruikersbeheer). In het zoekscherm zoals weergegeven in Figuur 34 kan gezocht worden op goedgekeurde en niet goedgekeurde facturen. 9.3. Facturen importeren uit een CSV bestand

Binnen Fin-e Projects kunnen facturen geïmporteerd vanuit een CSV bestand. Hiervoor dient de actie ‘CSV bestand importeren’ uitgevoerd te worden (zie Figuur 36). Of dit mogelijk is wordt bepaald door het feit of het vinkje ‘CSV facturen importeren’ is aangevinkt bij de projectinstellingen (zie alinea 13.1 Projectinstellingen). Het formaat waaraan het CSV bestand dient te voldoen om contracten te kunnen importeren is opgenomen in

47

Bijlage 2 Import formaten CSV bestanden. Voor een uitleg van het veld ‘migratiecode’, zie Bijlage 3 Migratiecodes. Nadat de actie ‘CSV bestand importeren’ is uitgevoerd (zie Figuur 36) wordt het scherm zoals weergegeven in Figuur 37 zichtbaar. De gebruiker dient hierbij het CSV bestand op zijn eigen computer te selecteren. Ook dient de gebruiker aan te geven welk scheidingsteken het CSV bestand gebruikt en of de eerste rij van het bestand de veldnamen bevat.

Figuur 36 Facturen importeren

48

Figuur 37 Een factuur importeren deel 1

Indien het geselecteerde te importeren CSV bestand niet voldoet aan het gestelde formaat (zoals vermeld in Bijlage 2) zal hiervan een melding gegeven worden.

Figuur 38 Een factuur importeren deel 2

49

Nadat het te importeren CSV bestand is gecontroleerd en het voldoet aan het gestelde formaat wordt het scherm zoals weergegeven in Figuur 37 zichtbaar. Nadat op opslaan wordt geklikt zullen de facturen geïmporteerd worden. Indien de combinatie van het contract en factuurnummer al bestaat zal de factuurregel niet (opnieuw) geïmporteerd worden.

50

10. Risicomanagement In de module ‘Risicomanagement’ kan een administratie bijgehouden worden van de risico’s die spelen tijdens het project.

Figuur 39 Risicomanagement

Een risico kan voorkomen op drie niveaus binnen het project: op budgetniveau, op contractniveau of op projectniveau. Aan een risico kan ook een kans gekoppeld worden, evenals de verwachte impact en de mogelijke kosten. In de rapportage ‘Risicomanagement’ (zie hoofdstuk 10 Rapportages) kan op deze manier een totaalbeeld geschetst worden van de verwachte impact van de risico’s binnen het project.

51

Figuur 40 Een risico toevoegen

De keuzelijst met de status van het risico (zie Figuur 40) kan in het projectbeheer gewijzigd worden (zie hoofdstuk 12).

52

11. Rapportages 11.1.

Projectrapportages

Fin-e Projects beidt op projectniveau verschillende rapportagemogelijkheden (zie Figuur 41). Het is afhankelijk van de instellingen van een project welke rapportages beschikbaar zijn. Voor rapportages die betrekking hebben op cashflow dient de cashflow sluitend te zijn. Is dit niet het geval dan zijn deze rapportages niet beschikbaar. De gebruiker zal erop gewezen worden welke cashflows niet sluitend zijn.

Figuur 41 Overzicht rapportages

Alle rapportages zijn beschikbaar in het PDF formaat. Een gratis PDF viewer (Acrobat Reader ®) is verkrijgbaar via www.adobe.nl . De meeste rapportages zijn ook beschikbaar als download in het MS Excel ® formaat. In Tabel 4 Overzicht rapportages is een overzicht van de beschikbare rapportages opgenomen.

53

Beschrijving

Beschikbaar als PDF

Beschikbaar als Excel bestand

Totalen per artikel Totalen per budget Totalen per hoofdbudget Totalen per budget (inclusief cashflow) Totalen per hoofdbudget (inclusief cashflow) Totalen per kostenplaats Totalen per kostensoort Totalen per rekeningschema Controle budgetten met gecontracteerd > eindprognose Controle contracten met gefactureerd > contractbedrag Controle budgetverdeling contracten Controle cashflow nog te contracteren budgetten Controle cashflow contracten Budgetten Budgetmutaties Budgetoverschrijdingen Cashflow overzicht Contracten Contractmutaties Contracten (openstaand) Contractanten Facturenoverzicht Facturen per budget Facturen per contract Meerwerkoverzicht Meerwerk per contract Risicomanagement Tabel 4 Overzicht rapportages

De rapportages die betrekking hebben op totalen (afgezien van de cashflow rapporten) hebben ook de mogelijkheid om de mutaties ten aanzien van de eindprognose vanaf een bepaalde datum weer te geven. Deze zogenaamde ‘rapportagedata’ zijn in te stellen via het projectbeheer (zie hoofdstuk 12 De controlerapporten zijn opgenomen om de integriteit van de data van het project te bewaken. Welke controlerapporten beschikbaar zijn hangt af van de instellingen van het desbetreffende project. Zo is er bijvoorbeeld een controlerapport dat controleert of de cashflow van een budget sluitend is. Als een controlerapport een discrepantie waarneemt kan met één klik naar de plaats in het project gesprongen worden waar het controlerapport iets vreemds heeft opgemerkt.

54

11.2.

Rapportages over meerdere projecten

Indien een gebruiker projectbeheerder is van meerdere projecten heeft de gebruiker de mogelijkheid om rapportages te maken over meerdere projecten. Op de startpagina van Fin-e Projects wordt in dat geval de module [Totaalrapportages] weergegeven (zie Figuur 42 Totaalrapportages).

Figuur 42 Totaalrapportages

Nadat de gebruiker de module [Totaalrapportages] heeft geselecteerd dient de gebruiker de projecten te selecteren waarvan de gebruiker een totaalrapportage wenst te maken (zie Figuur 43). Vervolgens dient de gebruiker het type rapportage te selecteren (zie Figuur 44).

55

Figuur 43 Stap 1 Totaalrapportages: Selecteren projecten

Figuur 44 Stap 2 Totaalrapportages: Rapportage selecteren

56

12. Projectdashboard Op de startpagina van een project is een dashboard zichtbaar met daarop de kengetallen van het project. Afhankelijk van de projectinstellingen zijn verschillende indicatoren zichtbaar. In Figuur 45 en Figuur 46 zijn enkele voorbeelden zichtbaar.

Figuur 45 Projectdashboard, voorbeeld 1

Figuur 46 Projectdashboard, voorbeeld 2

57

13. Projectbeheer De projectbeheerder heeft in de module ‘Projectbeheer’ binnen een project de mogelijkheid om verschillende instellingen van het project te beheren (zie Figuur 47).

Figuur 47 Overzicht projectbeheer

58

13.1.

Projectinstellingen

De projectbeheerder kan in de projectinstellingen de budgetstructuren bevriezen en de startbudgetten (zie Figuur 48 Projectinstellingen). Ook kan de projectbeheerder aangeven welke modules wel/niet beschikbaar zijn in het project.

Figuur 48 Projectinstellingen

59

13.2.

Gebruikersbeheer

De projectbeheerder kan gebruikers toevoegen door het e-mailadres van de gebruiker op te geven. De desbetreffende aspirant gebruiker ontvangt een uitnodiging per email om deel te nemen aan het project. Door de link in de mail aan te klikken krijgt de gebruiker toegang tot het project. Bij een eerste uitnodiging wordt gevraagd een wachtwoord te kiezen en enige persoonsgegevens in te vullen. De projectbeheerder bepaalt welke rechten een gebruiker heeft binnen een project. In Figuur 49 is te zien welke verschillende gebruikersrechten mogelijk zijn. Als een gebruiker geen rechten op een bepaalde module, dan zal de gebruiker deze ook niet te zien krijgen.

60

Figuur 49 Gebruikersbeheer

61

13.3.

Boomstructuur weergeven

Het is mogelijk om de budgetstructuur zoals deze gebruikt wordt binnen het project als een boomstructuur weer te geven. In Figuur 50 is hier een voorbeeld van te zien.

Figuur 50 Boomstructuur

62

13.4.

Indexering budgetten

De projectbeheerder heeft de mogelijkheid om de budgetten te indexeren (zie Figuur 51). Alleen die budgetten worden geïndexeerd waarbij op het budget ‘indexering’ is aangevinkt. De indexering in Fin-e Projects wordt als volgt berekend: Indexering budget = Nog te facturen deel van budget * indextarief nieuw prijspijl Het indexbedrag wordt als budgetmutatie bij het betreffende budget bijgeschreven. De hoogte van de indextarieven kunnen door de projectbeheerder beheerd worden.

Figuur 51 Indexering budgetten

63

13.5.

Renteberekening

Bij de renteberekening kan de projectbeheerder de rente berekenen (indien van belang) die van toepassing is op de cashflow van het project. Alleen over die budgetten wordt rente berekend waarbij op het budget ‘rente’ is aangevinkt. De rente in Fin-e Projects wordt als volgt berekend:

Figuur 52 Voorbeeld renteberekening

De resultaten van de renteberekening dienen als factuur geboekt te worden op de bijbehorende rentebudgetten. Aan de rechterzijde van de renteberekening wordt weergegeven of de eindprognose van de gezamenlijke rentebudgetten gelijk is aan de eindprognose van de rente binnen het project (zie Figuur 53 Renteberekening).

64

Figuur 53 Renteberekening

65

13.6.

De tijdlijn van het project

Binnen het beheer van de tijdlijn worden de zaken beheerd die te maken hebben met de tijdsinstellingen van het project. Zo kunnen onder andere het start- en eindjaar van het project bewerkt worden. Ook de laatste periode in het eindjaar van het project kan aangegeven worden. Dit kan van belang zijn op de renteberekening binnen het project (indien relevant). De instellingen van de tijdlijn van het project worden binnen heel Fin-e Projects gebruikt. Zo kunnen er bijvoorbeeld geen facturen ingeboekt worden die buiten de tijdlijn vallen. In Figuur 54 is het beheer van de tijdlijn weergegeven.

Figuur 54 Beheer van de tijdlijn van het project

66

13.7.

Overige te beheren zaken

Binnen de module [Projectbeheer] kunnen nog een heel aantal andere zaken beheerd worden. Een overzicht van deze zaken is opgenomen in Tabel 5 Overzicht overig te beheren zaken. Beheer van

Betreft een keuzelijst

CSV import mogelijk

Import uit ander project mogelijk

Artikelen Contractanten Kostenplaatsen Kostensoorten Meerwerkstatus Rapportages Rapportagedata Rekeningschema Risicostatus Tijdlijn van het project Tabel 5 Overzicht overig te beheren zaken

Onder rapportages kunnen één of twee logo’s geplaatst worden die worden weergegeven op de rapportages (zie Figuur 55). Ook kan de koptekst van de rapportages hier ingesteld worden.

67

Figuur 55 Beheer logo en koptekst rapportages

13.8.

Data importeren uit een voorgaand project

Voor sommige te beheren zaken is het mogelijk om data te importeren uit een ander project. Of dit het geval is wordt bepaald door het feit of de ingelogde gebruiker projectbeheerder is van meerdere projecten. Is dit het geval dan ziet de projectbeheerder de actie ‘Data importeren uit ander project’ tussen de mogelijk uit te voeren acties staan (zie Figuur 56).

68

Figuur 56 Data importeren uit een ander project (stap 1)

Door het gewenste project in de keuzelijst te selecteren kan de data uit het geselecteerde project geïmporteerd worden.

Figuur 57 Data importeren uit een ander project (stap 2)

69

13.9.

Data importeren uit een CSV bestand

Ook is het voor sommige zaken mogelijk om data te importeren uit een CSV bestand. Of dit mogelijk is wordt bepaald door het feit of het vinkje ‘CSV keuzelijsten importeren’ is aangevinkt bij de projectinstellingen (zie alinea 13.1 Projectinstellingen). CSV bestanden kunnen gemaakt en gelezen worden door bijvoorbeeld MS Excel ®. De formaten waaraan de CSV bestanden dienen te voldoen zijn opgenomen in (zie Bijlage 2). Voor een uitleg van het veld ‘migratiecode’, dat bij verschillende importen wordt gevraagd, zie Bijlage 3 Migratiecodes. Het importeren van een CSV bestand gaat op een soortgelijke manier als het importeren van data uit een ander project. Indien beschikbaar ziet de gebruiker de actie ‘CSV bestand importeren’ tussen de uit te voeren acties staan (zie Figuur 58).

Figuur 58 CSV bestand importeren (deel 1)

Nadat de actie ‘CSV bestand importeren’ is uitgevoerd wordt het scherm zoals weergegeven in Figuur 59 zichtbaar. De gebruiker dient hierbij het CSV bestand op zijn eigen computer te selecteren. Ook dient de gebruiker aan te geven welk scheidingsteken het CSV bestand gebruikt en of de eerste rij van het bestand de veldnamen bevat.

70

Figuur 59 CSV bestand importeren (deel 2)

Indien het geselecteerde te importeren CSV bestand niet voldoet aan het gestelde formaat (zoals vermeld in) zal hiervan een melding gegeven worden. Regels in het CSV bestand die al voorkomen in het project zullen niet opnieuw worden geïmporteerd.

71

14. Licentiebeheer 14.1.

Beheer logo’s, begrippen, structuren en sjablonen op licentieniveau

De licentiebeheerder heeft de mogelijkheid om instellingen voor een licentie te beheren. Hiervoor is in het linkermenu de link ‘Licentiebeheer’ beschikbaar. Deze instellingen gelden als standaardinstellingen voor alle nieuwe projecten binnen een licentie. Zo is het onder meer mogelijk om de logo’s, begrippen, standaard budgetstructuren en sjablonen binnen een licentie te beheren. Indien binnen project geen wijzigingen zijn aangebracht binnen de projectbegrippen worden in een project de begrippen gebruikt zoals ze zijn vastgelegd in het licentiebeheer. De standaard budgetstructuren en sjablonen worden gebruikt bij het aanmaken van een nieuw project binnen een licentie. In de sjablonen kan per sjabloon worden vastgelegd welke modules standaard zijn geactiveerd binnen een project.

Figuur 60 Licentiebeheer

Het logo dat in het licentiebeheer kan worden toegevoegd is het logo dat op alle projecten binnen de licentie op rapportages zal worden gebruikt. Binnen een project kan er weer gekozen worden om indien gewenst met andere logo’s te werken. 14.2.

Weergave kosten en opbrengsten

In het licentiebeheer is het ook mogelijk om het teken aan te passen voor kosten en opbrengsten (zie Figuur 60 Licentiebeheer). Standaard worden kosten als positieve getallen en opbrengsten als negatieve getallen weergegeven binnen Fin-e Projects. Het wijzigen van de weergave van de kosten en opbrengsten kan zowel op licentieniveau (de uitgangswaarde voor alle projecten) als op projectniveau worden ingesteld.

72

Bijlage 1 Lijst met figuren

Figuur 1 Schematische weergave projectbewaking .............................................................................................. 5 Figuur 2 Inlogscherm gebruiker .............................................................................................................................. 8 Figuur 3 Openingsscherm .................................................................................................................................. 133 Figuur 4 Wizard project aanmaken stap 1 van 2 ................................................................................................ 144 Figuur 5 Wizard project aanmaken stap 2 van 2 ................................................................................................ 155 Figuur 6 Overzicht budgetten ............................................................................................................................. 166 Figuur 7 Budget toevoegen ................................................................................................................................ 177 Figuur 8 Budgetoverzicht .................................................................................................................................... 188 Figuur 9 Een budget wijzigen ............................................................................................................................. 199 Figuur 10 Startbudgetten uitsplitsen ................................................................................................................ 2020 Figuur 11 Overzicht budgetmutaties .................................................................................................................. 222 Figuur 12 Een budget overhevelen .................................................................................................................... 233 Figuur 13 Een budgetoverschrijding .................................................................................................................... 24 Figuur 14 Cashflow budget nog te contracteren ................................................................................................ 255 Figuur 15 Overzicht contracten .......................................................................................................................... 266 Figuur 16 Contract toevoegen ............................................................................................................................ 277 Figuur 17 Budgetverdeling contract ................................................................................................................... 288 Figuur 18 Overzicht meer-/minderwerk .............................................................................................................. 299 Figuur 19 Meer-/minderwerk toevoegen ............................................................................................................ 299 Figuur 20 Stroomschema verwerking meerwerk .............................................................................................. 3030 Figuur 21 Een voorbeeld contract ...................................................................................................................... 311 Figuur 22 Een contractmutatie ........................................................................................................................... 322 Figuur 23 Contract cashflow ............................................................................................................................... 333 Figuur 24 Contracten kunnen geïmporteerd worden vanuit een CSV bestand ................................................. 344 Figuur 25 Een contract importeren deel 1 .......................................................................................................... 355 Figuur 26 Een contract importeren deel 2 .......................................................................................................... 366 Figuur 27 Schematisch overzicht vaneen contract op urenbasis ...................................................................... 377 Figuur 28 Een contract op urenbasis ................................................................................................................. 388 Figuur 29 Urenplanning contract (nog zonder medewerkers) ........................................................................... 399 Figuur 30 Beheer contractmedewerkers .......................................................................................................... 4040 Figuur 31 Urenplanning contract ........................................................................................................................ 411 Figuur 32 Uren per periode ................................................................................................................................ 422 Figuur 33 Weekrapport medewerker .................................................................................................................. 433 Figuur 34 Overzicht inkoopfacturen ................................................................................................................... 444 Figuur 35 Een factuur invoeren ........................................................................................................................... 455 Figuur 36 Facturen importeren ........................................................................................................................... 466 Figuur 37 Een factuur importeren deel 1 ............................................................................................................ 477 Figuur 38 Een factuur importeren deel 2 ............................................................................................................ 477 Figuur 39 Risicomanagement............................................................................................................................. 499 Figuur 40 Een risico toevoegen ........................................................................................................................ 5050 Figuur 41 Overzicht rapportages ........................................................................................................................ 511 Figuur 42 Totaalrapportages .............................................................................................................................. 533 Figuur 43 Stap 1 Totaalrapportages: Selecteren projecten ............................................................................... 544 Figuur 44 Stap 2 Totaalrapportages: Rapportage selecteren ........................................................................... 544 Figuur 45 Projectdashboard, voorbeeld 1 .......................................................................................................... 555 Figuur 46 Projectdashboard, voorbeeld 2 .......................................................................................................... 555 Figuur 47 Overzicht projectbeheer ..................................................................................................................... 566

73

Figuur 48 Projectinstellingen .............................................................................................................................. 577 Figuur 49 Gebruikersbeheer ............................................................................................................................... 598 Figuur 50 Boomstructuur .................................................................................................................................... 609 Figuur 51 Indexering budgetten ....................................................................................................................... 6160 Figuur 52 Voorbeeld renteberekening ................................................................................................................ 621 Figuur 53 Renteberekening ................................................................................................................................ 632 Figuur 54 Beheer van de tijdlijn van het project ................................................................................................. 643 Figuur 55 Beheer logo en koptekst rapportages ............................................................................................... 665 Figuur 56 Data importeren uit een ander project (stap 1) .................................................................................. 676 Figuur 57 Data importeren uit een ander project (stap 2) .................................................................................. 676 Figuur 58 CSV bestand importeren (deel 1) ....................................................................................................... 687 Figuur 59 CSV bestand importeren (deel 2) ....................................................................................................... 698 Figuur 60 Licentiebeheer .................................................................................................................................... 709

74

Bijlage 2 Import formaten CSV bestanden Contracten

Code Integer Integer

contractantID Integer Integer

Naam String String

Bedrag Double Double

Opdrachtdatum dd-mm-jjjj dd-mm-jjjj

Einddatum dd-mm-jjjj dd-mm-jjjj

Toelichting String String

Facturen

Code Integer Integer

Bedrag Double Double

Periode Integer Integer

Factuurnr String String

Factuurkenmerk String String

Omschrijving String String

Factuurdatum dd-mm-jjjj dd-mm-jjjj

Artikelen

Code Integer Integer

contractantID String String

Naam String String

Bedrag Double Double

Opdrachtdatum String String

Einddatum String String

Toelichting String String

Naam String String

Bedrag Double Double

Opdrachtdatum String String

Einddatum String String

Toelichting String String

Contractanten

Code Integer Integer

contractantID String String

Kostenplaatsen

Code String String

Naam String String

Omschrijving String String

Kostensoorten

Code String String

Naam String String

Omschrijving String String

Rekeningschema

Code String String

Naam String String

Omschrijving String String

75

Bijlage 3 Migratiecodes Om het mogelijk te maken Fin-e Projects te koppelen aan contracten en facturen die geïmporteerd worden vanuit een CSV bestand is het nodig dat er een link bestaat tussen de verschillende te importeren objecten. Om de genoemde koppelingen te kunnen realiseren maakt Fin-e Projects gebruik het veld ‘migratiecode’. Dit veld komt voor bij een budget, contract, artikel, contractant, kostenplaats en kostensoort. De koppeling tussen een contract, een contractant en een factuur wordt als volgt gelegd: Object Contract

Koppelveld ContractantID

Gekoppeld aan Migratiecode

Uit de keuzelijst Contractanten

Factuur

ContractID

Migratiecode of Code

Contracten

Regels die hieruit volgens zijn: Bij het importeren van een contract uit een CSV bestand wordt gecontroleerd of het veld ‘ContractantID’ gelijk is aan de ‘migratiecode’ bij een contractant binnen het desbetreffende project. Bij het importeren van een factuur uit een CSV bestand wordt gecontroleerd dat het veld ‘ContractID’ gelijk is aan de ‘migratiecode’ bij een contract binnen het desbetreffende project. of Bij het importeren van een factuur uit een CSV bestand wordt gecontroleerd dat het veld ‘ContractID’ gelijk is aan de ‘code’ bij een contract binnen het desbetreffende project. Bij het importeren van een contractant uit een CSV bestand wordt gecontroleerd dat het veld ‘migratiecode’ uniek is voor een contractant binnen het desbetreffende project. Verder gelden de volgende regels betreffende migratiecodes: Bij het aanmaken van een budget wordt gecontroleerd dat het veld ‘Migratiecode’ uniek is voor een contract binnen het desbetreffende project. Bij het aanmaken van een contract wordt gecontroleerd dat het veld ‘Migratiecode’ uniek is voor een contract binnen het desbetreffende project. Bij het importeren van een artikel uit een CSV bestand wordt gecontroleerd dat het veld ‘Migratiecode’ uniek is voor een artikel binnen het desbetreffende project. Bij het importeren van een kostenplaats uit een CSV bestand wordt gecontroleerd dat het veld ‘Migratiecode’ uniek is voor een kostenplaats binnen het desbetreffende project. Bij het importeren van een kostensoort uit een CSV bestand wordt gecontroleerd dat het veld ‘Migratiecode’ uniek is voor een kostensoort binnen het desbetreffende project. De bovenstaande controles worden niet uitgevoerd indien het veld ‘Migratiecode’ niet wordt ingevuld.

76

Bijlage 4 Wijzigingen ten opzichte van voorgaande Fin-e Project versies Wijzigingen doorgevoerd in versie 1.15  De upload functionaliteit is verbeterd  De paginering van lijsten is verbeterd  De sortering van lijsten is verbeterd  Het project dashboard wordt sneller ingeladen  Bij de totaalrapportages is het nu mogelijk totalen uit te draaien van kostenplaatsen/soorten en rekeningschema’s wanneer deze dezelfde naam hebben  Bij rapportages van mutaties kan nu gefilterd worden op een of meerdere mutatiesoorten  Kostenplaatsen, kostensoorten en rekeningschema’s kunnen nu meegenomen worden bij het opslaan van een standaard budgetstructuur  Bij zoeken van items wordt nu standaard eerst een lijst getoond van de 10 laatst gewijzigde items.  Meerwerk kan nu verwijderd worden (mits het nog niet de status ‘Toegewezen’ heeft).  Er is een projectinstelling bijgekomen die instelt of contracten zonder facturen mogen worden verwijderd  Verder enkele kleine aanpassingen aan de layout

Wijzigingen doorgevoerd in versie 1.14  Bij het verwijderen van een item wordt een meer specifieke melding weergegeven welk item verwijderd gaat worden.  De totalen per kostenplaats/kostensoort/rekeningschema zijn nu ook uit te splitsen per budget.  Rapportages kunnen nu gefilterd worden waardoor van een selectie een rapport te genereren valt.  Indien een contract wordt afgesloten is deze alleen nog door de projectbeheerder te wijzigen.  Verder zijn vele kleinere wijzigingen doorgevoerd. Wijzigingen doorgevoerd in versie 1.13  Bij het goedkeuren van een meerwerk kan nu tegelijk de bijbehorende contractmutatie worden aangemaakt.  De rapporten Budgetmutaties en Budgetoverschrijdingen zijn geheel herzien.  Het rapport Facturen per Budget is toegevoegd.  Verder zijn vele kleinere wijzigingen doorgevoerd. Wijzigingen doorgevoerd in versie 1.12 

    

Het is nu mogelijk om een contract uit te splitsen in uren en deze ook op urenbasis te bewaken. Medewerkers die aan een urencontract zijn toegewezen kunnen door middel van een weekrapport uren schrijven op een contract. De projectbeheerder voert de tarieven van de medewerkers in en bepaalt wie op welke contracten mag schrijven. De planning van een contract bepaalt de verwachte eindprognose van het contract. Het is nu mogelijk om een project in ieder gewenste periode te laten eindigen. Dit kan worden aangegeven in het Projectbeheer-> Overig-> Beheer Tijdlijn. Het rapport ‘Meerwerk per Contract’ is nu op twee niveaus te sorteren, zowel de contracten zijn te sorteren als wel de meerwerken per contract Het rapport ‘Meerwerk per Contract’ is nu ook te sorteren op het veld ‘opmerkingen’. Het rapport ‘Meerwerk per Contract’ is nu ook te downloaden in Excel zodat je zelf eventueel nog dingen kunt wijzigen. De begrippen Melding, Raming en Akkoord bij het meerwerk zijn nu te voorzien van een ander label.

77



Verder zijn vele kleinere wijzigingen doorgevoerd.

Wijzigingen doorgevoerd in versie 1.11      

De rapportages in CSV formaat zijn vervangen door rapportages in het Excel formaat Er is een toelichtingveld toegevoegd bij budgetten De cashflow van budgetten waarover geen rente wordt berekend hoeft niet meer sluitend te zijn om een renteberekening uit te kunnen voeren. De cashflow van budgetten waarover geen indexering wordt berekend hoeft niet meer sluitend te zijn om een indexering uit te kunnen voeren. Het teken van kosten en opbrengsten kan nu op licentieniveau worden bepaald. Verder zijn vele kleinere wijzigingen doorgevoerd.

78

Wijzigingen doorgevoerd in versie 1.10  

   

Risico’s kunnen nu verdeeld worden over drie niveaus te weten: budgetniveau, contractniveau en projectniveau. Bij het aanmaken van een project kun nu, indien ervoor gekozen wordt om een project te kopiëren, het budget van het nieuwe project gelijk gemaakt worden aan de eindprognose van het te kopiëren project. De totaalrapportages zijn uitgebreid. De module [licentiebeheer] is toegevoegd waardoor de licentiebeheerder veel zaken nu zelf kan beheren. Een bestaande budgetstructuur kan nu door de projectbeheerder rechtstreeks worden toegevoegd aan de standaard budgetstructuren. Verder zijn vele kleinere wijzigingen doorgevoerd.

Wijzigingen doorgevoerd in versie 1.09       

Het is nu mogelijk om totaalrapportages te maken van meerdere projecten. Op de startpagina van een project is een dashboard toegevoegd met projectgegevens. Het is nu mogelijk meerdere bestanden te uploaden. De ‘terug’ buttons verwijzen intuïtiever naar de ‘voorgaande’ pagina. De scroll mogelijkheden binnen een pagina zijn sterk aangepast. De ‘look and feel’ van het uploaden van bestanden is sterk aangepast. Verder zijn vele kleinere wijzigingen doorgevoerd.

Wijzigingen doorgevoerd in versie 1.08      

Bij het aanmaken van een project wordt nu gebruik gemaakt van een wizard die de gebruiker gericht helpt bij het aanmaken van het project. Een gebruiker kan nu licentiehouder zijn van meerdere licenties indien van toepassing. Bij de renteberekening wordt nu aangegeven of deze actueel is ten opzichte van de rentebudgetten. De budgetmutatiesoorten zijn nu door de projectbeheerder te wijzigen. Bij meerwerk is een extra rapport genaamd ‘meerwerk’ toegevoegd waarbij op basis van de status van het meerwerk selecties kunnen worden gemaakt. Verder zijn vele kleinere wijzigingen doorgevoerd.

Wijzigingen doorgevoerd in versie 1.07     

De lay-out van Fin-e Projects is in zijn geheel aangepast. De lay-out van pagina’s die geprint worden via de print button is sterk verbeterd. Het meerwerk is onderdeel geworden van contracten en is niet meer een losstaande module. Er is nu de mogelijk om facturen goed te keuren Verder zijn vele kleinere wijzigingen doorgevoerd.

79

Wijzigingen doorgevoerd in versie 1.06 

 

Het is nu mogelijk om data uit andere projecten te importeren (artikelen, contractanten, contractmutaties, kostenplaatsen, kostensoorten, meerwerkstatus, projectbegrippen, rekeningschema en risicostatus). Het is nu mogelijk om data uit CSV bestanden te importen (contracten, facturen, artikelen, contractanten, kostenplaatsen, kostensoorten en rekeningschema). Alle relevante rapportages zijn te downloaden als CSV bestand.

Wijzigingen doorgevoerd in versie 1.05       

De mogelijkheid is toegevoegd om startbudgetten uit te splitsen in stuksprijzen maal hoeveelheid. De module [meerwerk] is grotendeels vernieuwd en uitgebreid. De historie van meldingsbedragen, ramingen en akkoord wordt nu bewaard. De rapportage ‘Meerwerk’ is vervangen door de rapportage ‘Meerwerk per contract’. De controlerapporten zijn verplaatst naar de module [rapporten]. De menustructuur van de modules [rapportage] en [projectbeheer] is onder handen genomen. De module [risicomanagement] is toegevoegd. In deze modules kunnen risico’s in kaart worden gebracht. Ook kan hier over worden gerapporteerd. Verder zijn vele kleinere wijzigingen doorgevoerd.