Handleiding. Van Office 2003 naar Office 2007

Handleiding

Van Office 2003 naar Office 2007 Juni 2008

2

INHOUDOPGAVE INHOUDOPGAVE...................................................................................................................2 1

OFFICE 2007 – VERSIES...............................................................................................5

2

WAT IS ER NIEUW IN OFFICE 2007?...........................................................................6

2.1 De gebruikersinterface ....................................................................................................................... 6 2.1.1

Het lint (Ribbon)..................................................................................................................................6

2.1.2

Contextuele tabbladen .......................................................................................................................7

2.1.3

Live voorbeelden:................................................................................................................................8

2.1.4

De Office‐knop ..................................................................................................................................10

2.1.5

Programma‐instellingen....................................................................................................................10

2.1.6

Diagnostische testen.........................................................................................................................11

2.1.7

De werkbalk Snelle toegang..............................................................................................................12

2.1.8

Sneltoetsen of toetstips....................................................................................................................13

2.1.9

Laatst geopende bestanden..............................................................................................................14

2.1.10

Het programma sluiten vs. een documentvenster sluiten...........................................................14

2.1.11

De statusbalk................................................................................................................................14

2.2 Nieuwe lettertypes........................................................................................................................... 15 2.3 Thema’s ........................................................................................................................................... 16 2.3.1

Wat?..................................................................................................................................................16

2.3.2

Hoe wijzigen?....................................................................................................................................16

2.4 SmartArt .......................................................................................................................................... 18 2.5 Nieuwe bestandsindelingen.............................................................................................................. 20

KHBO ‐ ICTO | OFFICE 2007

3

2.5.1

De nieuwe formaten: ........................................................................................................................20

2.5.2

Bestanden uit vorige Office‐versies ..................................................................................................20

2.5.3

Bestanden uit Office2007 bekijken in vorige Office‐versies. ............................................................20

2.5.4

PDF ....................................................................................................................................................22

3

OPDRACHTEN UIT OFFICE2003 TERUGVINDEN IN OFFICE2007. .........................23

4

ENKELE TIPS EN NIEUWIGHEDEN M.B.T. WORD 2007 ..........................................24

5

ENKELE TIPS EN NIEUWIGHEDEN M.B.T. EXCEL 2007..........................................30

6

ENKELE TIPS EN NIEUWIGHEDEN M.B.T. POWERPOINT 2007 .............................37

7

ONLINE TRAINING? ....................................................................................................38

7.1 Gratis cursussen afkomstig van Microsoft. ........................................................................................ 38 7.2 Ander (gratis) cursusmateriaal.......................................................................................................... 39

8

BIBLIOGRAFIE.............................................................................................................40

Deze infobundel heeft niet de pretentie om volledig te zijn. Als je bepaalde passages onduidelijk of onnauwkeurig vindt, laat het ons gerust weten. Veel plezier ermee. ICTO-team Ann Buffel [email protected] (LER) Johan Calu [email protected] (IW&T) Jeroen Gaeremynck [email protected] (KHBO) Kurt Galle [email protected] (HW&B) Geert Huysentruyt [email protected] (GEZ)


4

Vanaf het academiejaar 2008‐2009 wordt er in de KHBO gewerkt met Office2007 Enterpise (met PDF add‐on). Zoals steeds biedt een nieuwe versie ook tal van nieuwe mogelijkheden en….problemen. Met deze bundel willen we je in het kort de voornaamste nieuwe mogelijkheden en mogelijke oplossingen voor enkele problemen meegeven. Deze handleiding is geen cursus OFFICE2007, maar wel een leidraad om snel overstappen van een vorige Office‐versie naar de nieuwe 2007‐omgeving.


5

1 Office 2007 – versies In onderstaande tabel vind je een overzicht van de verschillende versies die Microsoft van Office 2007 op de markt gebracht heeft (Microsoft Office 2007: Versions compared). In KHBO wordt gewerkt met de Enterprise‐versie.


6

2 Wat is er nieuw in Office 2007? In dit hoofdstuk worden de voornaamste nieuwigheden (Heuverswijn, 2007) opgesomd die terug te vinden zijn in (bijna) alle programma’s die deel uitmaken van het MS‐Office‐pakket. Sommige programma’s zoals Outlook en MS Publisher beschikken nog maar gedeeltelijk of zelfs helemaal niet over de hieronder vermelde nieuwigheden. Zo ontbreekt het lint volledig in Publisher en is het in Outlook slechts aanwezig bij het opstellen van een nieuwe e‐mail.

2.1 De gebruikersinterface Tot en met versie 2003 van Office werkte je met menu’s, werkbalken, taakvensters en dialoogkaders. Deze gebruikersinterface is in Office 2007 echter grondig gewijzigd. 2.1.1

Het lint (Ribbon).

Het lint bestaat uit 3 delen: Tabbladen (1): afhankelijk van het gekozen tabblad verschijnen er andere knoppen/kerntaken in het lint. Groepen(2): gelijksoortige opdrachten worden gegroepeerd. Extra opties kunnen bekomen worden in een extra dialoogvenster door op het pictogram bij de groep te klikken( ). Je komt dan vaak terecht in vertrouwde dialoogvensters uit de Office2003‐omgeving. Zo krijg je onderstaand dialoogvenster als je klikt op het pictogram (

) bij de groep Alinea.


7

Opdrachtknoppen (3): de opdrachtknoppen laten de gebruiker toe om een bepaalde actie te ondernemen. Deze knoppen zijn verdeeld volgens de tabbladen en veel van deze knoppen doen denken aan wat in vorige versies stond op de werkbalken in Office‐ programma’s. Je kunt het lint niet verwijderen of vervangen door de werkbalken en menu's van eerdere Microsoft Office‐versies. Je kunt het lint wel minimaliseren om meer ruimte te maken op het scherm. Om het lint te minimaliseren of het vorige formaat te herstellen kan je één van onderstaaande werkwijzen volgen: • Dubbelklikt u op een tabblad • Drukt u op d esneltoets • Je open op de tabs een snelmenu en kiest voor de opdracht “Het lint minimaliseren”.

2.1.2 Contextuele tabbladen Deze opdrachten/opdrachtknoppen worden pas weergegeven op het ogenblik dat de gebruiker ze nodig heeft. Bijvoorbeeld: het tabblad ‘Hulpmiddelen voor afbeeldingen’ wordt automatisch geactiveerd op het moment dat de gebruiker een figuur selecteert in een bestand.

Op dezelfde wijze zou er bij het selecteren van een tabel in de tekst, een apart tabblad verschijnen: ‘Hulpmiddelen voor tabellen’.


8

2.1.3 Live voorbeelden: Je ziet onmiddellijk in de tekst wat het resultaat zou zijn als je een opdracht zou doorvoeren (bv. het aanpassen van een lettertype, het toepassen van een tabelopmaak). Voorbeeld 1: selecteer in een Officedocument een stukje tekst en wijs vervolgens een bepaald lettertype aan. Je zal merken dat het lettertype tijdelijk wijzigt, volgens je keuze. Wens je het lettertype definitief te behouden, dan moet je natuurlijk wel nog het lettertype definitief aanklikken. Ook met tabellen kan je via Live‐voorbeelden de opmaak heel snel instellen.

Voorbeeld 2: selecteer in een Officedocument een stukje tekst en wijs de selectie aan via de muisaanwijzer. Er verschijnt automatisch eensemi‐transparant mini ‐ werkbalkje met enkele basisopmaakmogelijkheden.



9

10

2.1.4

De Officeknop

Onder deze knop staan een aantal interessante basisfuncties: ¾ Nieuwe bestanden ¾ Openen en opslaan (als ….) van bestanden ¾ Afdrukken ¾ Voorbereiden. Met deze nieuwe optie kan je: •

de documenteigenschappen (of meta‐data) van het bestand bekijken en/of aanpassen;

•

verborgen en persoonlijke gegevens verwijderen uit de office‐documenten (= document controleren);

•

bestanden als alleen‐lezen kenmerken (=Markeren als Definitief) of andere machtigingen voor gebruikers instellen (= Machtiging beperken);

•

documenten beveiligen (= Document versleutelen);

•

een digitale handtekening toevoegen;

•

een bestand controleren op functies die niet door vorige Officeversies ondersteund wordt (= Compatibiliteitscontrole uitvoeren).

2.1.5 Programmainstellingen Heel wat opties voor elk van de Office‐pakketten was vroeger terug te vinden via het menu Extra en de opdracht Opties. Alle deze opties/instellingen zitten nu voor elk programma verscholen achter de Office‐knop .

In het dialoogvenster dat verschijnt na het aanklikken van deze Office‐knop kan je onderaan immers een knop vinden

(of opties voor Excel, of …..).


In het daaropvolgende dialoogvenster vind je tal van opties terug, gerangschikt in categorieën.

2.1.6 Diagnostische testen Indien een bepaald programma uit het Office 20007‐pakket frequent vastloopt, kan men een foutopsporing starten. •

Klik op de Officeknop.

•

Kik op “Opties voor Word“ (resp. Excel, enz).

•

Klik op Informatiebronnen.

•

Klik op Diagnose uitvoeren

•

Klik op Doorgaan.

•

Klik tenslotte op Diagnostische gegevens starten.


11

12

2.1.7

De werkbalk Snelle toegang.

Deze werkbalk bevindt zich boven het lint, rechts van de Office‐knop. Via het keuzemenu op het einde van de werkbalk kan je zelf belangrijke opdrachtknoppen toevoegen aan deze werkbalk.


13

Kies voor ‘Meer opdrachten’ en voeg de gewenste opdrachtknoppen toe.

2.1.8 Sneltoetsen of toetstips De toetstips vormen een alternatieve manier om bepaalde Office‐opdrachten uit te voeren. Hierbij activeer je opdrachten via het toetsenbord . 1. Druk op de ALT‐toets. 2. Druk op de gepaste letter die overeenstemt met het tabblad dat je wilt activeren.

3. Druk op de gepaste letter of lettercombinatie die overeenstemt met de opdrachtknop die je wilt activeren.


14

De sneltoetsen zijn identiek aan de vorige versies van Office. Zo kan je bijvoorbeeld met de toetsencombinatie [CTRL]‐[P] nog steeds het dialoogvenster oproepen met de afdrukinstellingen. 2.1.9 Laatst geopende bestanden In de Office 2007 programma's worden de laatste bestanden weergegeven die je met het overeenstemmende programma hebt geopend. Bij het activeren van de Office knop verschijnt de map "Onlangs geopend documenten". Elk item in de lijst kan je permanent vastzetten die de bijhorende prikker aan te zetten.

Je kan permanente items terug uit de lijst laten halen door de prikker eerst terug uit te zetten. 2.1.10 Het programma sluiten vs. een documentvenster sluiten. Beide handelingen kunnen via de vermelde Officeknop Het programma sluiten: klik op de knop

Een documentvenster afsluiten: klik op de opdracht

. .

.

2.1.11 De statusbalk Deze balk wordt onderin Office‐programma’s weergegeven. De balk geeft weer of er programma‐ specifieke opties al dan niet zijn ingesteld. Je kunt ook functies als de weergave‐mogelijkeden en het in‐ en uitzoomen gebruiken op de statusbalk. Je kan de statusbalk naar wens aanpassen: •

Klik met de rechtermuisknop op de statusbalk.

•

Klik de door u gewenste opties aan of uit.


15

2.2 Nieuwe lettertypes Nieuw in Office 2007 is het standaardlettertype Calibri ‐ van de Nederlandse ontwerper Lucas de Groot ‐ waarin de applicaties standaard opstarten. Het is een schreefloze letter. Verder worden ook Candara, Corbel en de schreefletters Cambria en Constantia geïntroduceerd. Het zijn allemaal Opentype‐fonts.


16

2.3 Thema’s 2.3.1 Wat? Een thema is een combinatie van kleuren, lettertypes en effecten. Naast sjablonen en opmaakprofielen zijn thema’s een derde component geworden om documenten volgens een bepaald patroon op te maken. Heel vaak worden thema’s ook gebruikt om de huisstijl van een organisatie in te bewaren, zodat alle office‐documenten die het huisstijl‐thema krijgen, automatisch in het correcte lettertype en de juiste kleur staan. Alle geïnstalleerde thema’s zijn terug te vinden onder het tabblad ‘Pagina‐indeling’.

2.3.2 Hoe wijzigen? 1. Wijzig de standaardkleuren Tot de themakleuren behoren vier tekst‐ en achtergrondkleuren, zes accentkleuren en twee hyperlinkkleuren. De kleuren op de knop Kleuren in de groep Thema's staan voor de huidige tekst‐ en achtergrondkleuren. Klik in de groep ‘Thema’s’ op de knop Kleuren. Klik vervolgens op de opdracht “Nieuwe themakleuren maken”. Stel alle kleurelementen naar wens in en sluit af met een passende naam voor het nieuwe kleurenschema.


17

2. Wijzig het standaardlettertype Themalettertypen bevatten een koplettertype en een hoofdtekstlettertype. Het wijzigen van deze instellingen gebeurt op dezelfde wijze als het wijzigen van de kleuren (via de knop ‘Lettertypen’ en de opdracht ‘Nieuwe themalettertypen maken’. Vergeet opnieuw niet om de wijzigingen te bewaren. 3. Wijzig de thema‐effecten Thema‐effecten zijn verzamelingen lijnen en opvuleffecten. De werkwijze om deze effecten te wijzigen is identiek aan de werkwijze om de kleur of het type van letters te wijzigen (knop: ‘Effecten’). 4. Bewaar het nieuwe documentthema Via de knop ‘Thema's’ en de opdracht ‘Huidig thema opslaan’ kan je de gewijzigde instellingen bewaren onder een nieuwe naam. Dit nieuwe thema kan je vervolgens toepassen in alle programma’s uit Office 2007 (Word, Excel, ….). Sla het thema wel op de standaardmap die daarvoor aangewezen wordt in het dialoogvenster ‘opslaan’.


18

2.4 SmartArt De SmartArt‐functionaliteit laat toe om snel een aantal illustraties te maken. Hierbij kan je heel snel informatie (zoals hiërarchische informatie, cycli, relaties, grafische lijsten, diagrammen, ….) visueel weergeven. Deze functie is terug te vinden in het tabblad Invoegen.

Na het uitkiezen van een gepast SmartArt‐afbeelding verschijnt er tijdelijke tekst in het object (die niet afgedrukt wordt of weergegeven wordt in presentaties). Plaats uw eigen tekst in de plaatst van de tijdelijke tekstindicatie.


19

Een voorbeeld van een SmartArt‐object (met tijdelijke tekst):

De tijdelijke teksten aanpassen kan rechtstreeks in het object of door gebruik te maken van het invoervak dat naast het object verschijnt wanneer met het SmartArt‐object selecteert. Via de contextuele tabbladen Hulpmiddelen voor SmartArt, kan het men het object verder opmaken of aanpassen (bv. vormen of tekstblokken toevoegen of verwijderen uit een bestaand SmartArt‐ object, onderdelen van het object van kleur wijzigen, onderdelen van het object van vorm wijzigen, de richting van een object wijzigen, ….). Als je meerdere vormen in één SmartArt‐afbeelding aanpast, kan je de meeste wijzigingen met één bewerking ongedaan maken door de standaardindeling en ‐kleuren van de gehele SmartArt‐ afbeelding te herstellen. Hoe? • •

Selecteer de SmartArt‐afbeelding. Selecteer onder Hulpmiddelen voor SmartArt het tabblad Ontwerpen en klik in de groep Beginwaarden op Afbeelding opnieuw instellen.

Bestaande tekst kan men ook converteren naar een SmartArt‐afbeelding (vgl. met het converteren van tekst naar tabellen). Het volstaat om de tekst te selecteren en vervolgens op het tabblad ‘Start’ op de knop ‘Converteren naar SmartArt‐afbeelding’ te klikken (bij Alinea). Kies daarna het gewenste SmartArt‐object. Opmerking: de bovenstaande SmartArt‐vormen werken enkel in het bestandsformaat van Office 2007. Wanneer je werkt in een compabiliteitsmodus, wordt de functionaliteit van SmartArt‐ objecten beperkt.


20

2.5 Nieuwe bestandsindelingen Microsoft heeft in Office2007 de bestandsindeling gebaseerd op XML (Extensible Markup Language). Door deze nieuwe formaten zijn bestanden kleiner in omvang, makkelijker te herstellen bij problemen en beter te controleren en te beheren (op het gebied van macro’s en persoonlijke gegevens). 2.5.1 De nieuwe formaten: MS WORD Document DOCX Sjabloon DOTX

MS EXCEL XLSX XLTX

MS POWERPOINT PPTX POTX

MS ACCESS ACCDB

2.5.2 Bestanden uit vorige Officeversies Deze bestanden kan je probleemloos openen in Office2007. Vaak wordt daarvoor een compatibiliteitsmodus opgestart (af te lezen in de titelbalk). 2.5.3 Bestanden uit Office2007 bekijken in vorige Officeversies. Standaard kan je de bestanden die bewaard zijn in de nieuwe formaten niet bekijken in oudere versie van Office. Toch zijn er een aantal oplossingen voor handen. Installeer in Office 2003 of Office XP het compatibiliteitspakket voor Microsoft Office Word, Excel en PowerPoint 2007‐bestandsindelingen. Dit kan je gratis downloaden op: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=941b3470‐3ae9‐4aee‐8f43‐ c6bb74cd1466&displaylang=nl. Na installatie van dit extra stukje software kan je in Office2003 (resp. XP) de in Office 2007 aangemaakte documenten bekijken. Het kan natuurlijk wel zijn dat een aantal nieuwe functies die in Office2007 toegepast werden niet uitgevoerd kunnen worden in de vroegere Officeversie. Het probleem kan ook opgelost worden vanuit Office 2007 (dus bij de bron). 1. Bewaar in Office 2007 je bestand in een oud formaat. Om dit te realiseren moet je bij het bewaren je bestand opslaan als een ‘Word 97‐2003‐document’ (zie onderstaand schermvoorbeeld).


21

2. Wie dat wenst kan Office2007 zelf automatisch instellen dat alle bestanden automatisch in de oude formaten bewaard worden. a. Office‐knop Æ opties voor Word.


22

b. In de categorie ‘Opslaan’ kies je voor ‘Bestanden opslaan in deze indeling: WORD 97 – 2003‐DOCUMENT (*.DOC)’.

Een laatste mogelijkheid om het probleem van de bestandsconversie op te lossen is door gebruik te maken van een online conversietool (op het internet). Bijvoorbeeld op http://docx‐converter.com/ kan je de bestandsformaten in de beide richtingen omzetten. 2.5.4 PDF In Office 2007 is het nu ook mogelijk om bestanden onmiddellijk in PDF‐formaat te bewaren. Daartoe moet wel een extra add‐in gedownload worden. Je kan deze vinden op: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=4D951911‐3E7E‐4AE6‐B059‐ A2E79ED87041&displaylang=en. Na installatie van deze add‐in kan je documenten onmiddellijk bewaren (opslaan als… via de Office‐ knop) in PDF‐formaat.


23

3 Opdrachten uit Office2003 terugvinden in Office2007. Indien je niet direct een functie terug kan vinden die je vroeger wel vaak gebruikte in bijvoorbeeld Office 2003, dan kan je via de helpfunctie heel snel opzoeken waar je de opdracht in Office2007 kan terugvinden. 1. Start de helpfunctie (

)

2. Werk met de zoekterm ‘opdrachtverwijzingen’!

3. Klik op het eerste resultaat: “interactief: van Word 2003 naar Word 2007: opdrachtverwijzingen”.

4. Klik op de opdracht ‘De gids starten’. 5. Na het ingeven van je menukeuze uit Office2003, zal je een animatie verkrijgen die aantoont waar je dezelfde opdracht in Office2007 kan terugvinden. 6. Er zijn ook heel wat gratis interactieve handleidingen te vinden op de website van Microsoft. Neem eens een kijkje op http://office.microsoft.com/nl‐ be/training/HA102295841043.aspx#1.


24

4 Enkele tips en nieuwigheden m.b.t. WORD 2007 1. Opmaakprofielen worden aangeduid met de term ‘Stijlen’. De standaardstijl heeft volgende kenmerken: a. Lettertype: Calibri b. Grootte: 11 pt c. Uitlijning: Links d. Regelafstand: Meerdere 1,15 rg e. Afstand Na: 10 pt De stijlen zijn wijzigbaar in het tabblad ‘Start’ waar je trouwens ook een ganse galerie met ‘Snelle Stijlen’ kan terugvinden. 2. Overloop na de installatie eerst alle opties voor Word onder de Office‐knop! (cf. supra) 3. Word 2007 biedt de mogelijkheid om twee versies van een Word‐document te vergelijken en te combineren, zodat je zelfs de kleinste verschillen ziet wanneer je wijzigingen van anderen bekijkt. Hoe? • Klik op het tabblad Controleren op de knop ‘Vergelijken’. • Klik op de opdracht ‘Vergelijken … Twee versies van een document vergelijken (zwartregel)’. Naast het venster met de samenvatting wordt er uiteindelijk een nieuw, derde document weergegeven met het vergeleken resultaat. 4. Als een document naar meerdere personen gestuurd is met de vraag naar aanpassingen en aanvullingen. Dan kan men de verschillende documenten in WORD 2007 opnieuw laten combineren tot 1 document. Hoe? • Klik op het tabblad Controleren op de knop ‘Vergelijken’. • Klik op de opdracht ‘Combineren … Revisies van meerdere auteurs combineren in één document’. 5. Een aantrekkelijke nieuwigheid in Word2007 is de mogelijkheid om een voorgedefinieerd voorblad in een document in te voegen. Hoe? • Klik in het tabblad Invoegen op de opdracht ‘Voorblad’.


25

•

Klik op een voorbladpagina‐indeling in de galerie met opties. Vervolgens kan je natuurlijk de voorbeeldtekst vervangen door je eigen tekst.

6. Word 2007 bevat heel wat voorgedefinieerde kop‐ en voetteksten (tabblad ‘Invoegen’). Er is nu ook een afzonderlijke knop ‘Koptekst’ en een afzonderlijke knop ‘Voettekst’. Ook het


26

invoegen van paginanummers is op dezelfde wijze uitgebreid in Word 2007.

7. Werken met tekstvakken. Een tekstvak is een tekstcontainer waarin hoofdzakelijk tekst wordt geplaatst die u, net als figuren, heel flexibel op een pagina kan positioneren. Aangezien een tekstvak tot de tekenobjecten behoort, kunt een tekstvak ook gemakkelijk inkleuren, omranden en er tekeneffecten op toepassen. De overeenstemmende knop is terug te vinden in het tabblad ‘Invoegen’. 8. Wie in oudere versies van Word vaak werkte met de Mailmerge‐functie, kan daarvoor nu terecht in het tabblad ‘Verzendlijsten’. 9. In het algemeen zijn de opmaakmogelijkheden voor grafieken (maar ook voor tabellen en andere objecten) makkelijker in te stellen via de ‘Hulpmiddelen voor afbeeldingen’ (resp. tabellen, enz). Vaak vind je een extra tabblad ‘Opmaak’ waar je tal van instellingen kan maken. Let daarbij vooral op vele standaardeffecten die je kan toepassen op afbeeldingen en de opties aan het einde van he lint om de afmeting van de afbeelding snel te wijzigen.


27

10. In Word 2007 kan je nu ook een literatuurlijst aanmaken volgens de APA‐norm. Hoe?

. i. Klik in het tabblad ‘Verwijzingen’ op de knop ii. Kies vervolgens voor ’Nieuwe bron toevoegen’. iii. Vul het bijhorende dialoovenster in (zorg dat de optie ‘Alle bibliografievelden weergeven’ aangevinkt is).

iv. Zorg er ook steeds voor dat de biblografiestijl op APA staat: . v. Om dan uiteindelijk in je document een literatuurlijst op te bouwen gebruik en deopdracht ‘Bibliografie invoegen’. je de knop 11. Een nieuwigheid in de spellingscontrole zorgt ervoor dat Word nu de contextspelling van woorden kan controleren. Hierdoor wordt elk gedeelte uit een tekst die opgebouwd is uit verschillende talen, ook automatisch in de juiste taal gecontroleerd. 12. Voor wiskundige symbolen en formules is er een verbeterde vergelijkingseditor. Je kan die vinden in het menu invoegen via de knop uitgebreid.

. Ook de gewone symboollijst is


28

13. Met Word 2007 kan je rechtstreeks een eigen Blog aanmaken en invullen.


29

14. Onder de Office‐knop bevindt er zich een opdracht ‘Voorbereiden’. Hieronder kan je naast de documenteigenschappen ook nog een aantal andere interessante opties uitvoeren: zoals: a. Een document beveiliging (versleutelen of machtigingen instellen [= wie mag wat doen] of een document Markeren als definitief [= alleen lezen]). b. Een compatibiliteitscontrole uitvoeren om na te gaan welke elementen uit het worddocument eventueel niet uitgevoerd kunnen worden in oudere versie van Word.


30

5 Enkele tips en nieuwigheden m.b.t. EXCEL 2007 1. Het aantal cellen in een werkblad is uitgebreid tot 17 179 869 184. • 1 048 576 rijen (van 1 tot 1 048 576) • 16 384 kolommen (van A tot XFD) 2. Om filteropties, opmaakkenmerken en andere toepassingen vlot te kunnen toepassen, is het noodzakelijk om je tabel in Excel2007 als dusdanig ook te definiëren. Het volstaat om wat je als 1 tabel wilt zien te selecteren in vervolgens onder de tab

‘Invoegen’ van het lint te klikken op de knop . Eénmaal een tabel gedefinieerd, krijgt men in het lint extra ‘Hulpmiddelen voor tabellen’.

Via deze opties extra functies voor tabellen in 1 oogopslag (o.a. tabelstjilen, exporteren van gegevens, enz). 3. Er wordt in Excel 2007 gewerkt met celstijlen om de cellen sneller van een voorgedefinieerde opmaak te voorzien. Een celstijl omvat een aantal opmaakkenmerken zoals lettertype en –grootte, celranden en –arcering, getalnotatie, uitlijning en beveiliging.


31

Met de opdracht ‘Nieuwe celstijl’ kan je zelf je eigen opmaakstijl voor cellen definiëren. Het is evident dat je ook een bestaande celstijl kan wijzigen (snelmenu mbt een celstijl en vervolgens kiezen voor de opdracht ‘Wijzigen’). 4. Net als in alle Office‐onderdelen vind je in Excel 2007 ook Thema’s en SmartArt‐objecten. 5. Excel 2007 omvat een verbeterde weergave van de kop‐ en voetteksten. Je vindt de . opdrachtknop in het tabblad ‘Invoegen’: Vervolgens krijg je nu in het werkblad zelf de ruimte om deze kop‐ en voetteksten in te vullen samen met heel wat extra opties in het lint!

6. Het werken met formules is eveneens wat uitgebreid. • Vooreerst kan men de formulebalk uitbreiden tot 3 regels (via de pijltjes op het einde van de formulebalk). Door de splitsingslijn tussen het formulevak en de lineaal te verslepen kan je de formulebalk nog verder aanpassen in hoogte. Ook het naamvak aan de linkerkant van de formulebalk is te verbreden.

•

• •

Bij het intikken van functies worden de functienamen (en soms ook het argument) automatisch aangevuld. Je kan deze optie in‐ of uitschakelen via de knop ‘Opties voor Excel’ (klik op Formules en kies de opdracht ‘Formule automatisch aanvullen’!) die je terug kan vinden onder de Office‐knop. Het aantal geneste niveaus is van 7 verhoogd tot 64. Wie vaak een celbereik benoemt in Excel, kan vanaf nu rekenen op een beter dialoogvenster om die ingestelde reeksnamen te beheren.


32

Op het tabblad Formule vind je de knop ‘Namen beheren’. Naast een overzicht van de ingestelde reeksnamen, krijg je hier ook de mogelijkheid om de ingestelde reeksnamen te bewerken, te verwijderen of een aantal namen uit de reeks te filteren. 7. De mogelijkheden mbt de ‘Voorwaardelijke opmaak’ zijn groter. Eén van de meest in het oog springende verbeteringen zijn de gegevensbalken, kleurenschalen en pictogramseries. Je kan deze in het tabblad ‘Start’ terugvinden onder de knop ‘Voorwaardelijke opmaak’.

Een voorbeeld van een gegevensbalk die visueel een evoluatie aantoont in de cel zelf.

Een voorbeeld van een kleurenschaal waarbij een achtergrondkleur aan de cel wordt toegekend volgens een opgelegde voorwaarde.


33

Een voorbeeld van een pictogramserie waarbij een pictogram in de cel geplaatst wordt volgens een opgelegde voorwaard.

Verder kan je ook een eigen opmaak instellen obv een opgelegde voorwaarde. Kies dan de opdracht ‘Markeringsregels voor cellen’.

Via de subopdracht ‘Dubbele waarden’ kan je bepalen of er dubbele of unieke waarden in een tabel(lijst) voorkomen. Met de opdracht Regels voor bovenste/onderste kan je de hoogste en laagste waarden in een cellenbereik gemakkelijk opsporen en dit op basis van een opgegeven grenswaarde.


34

Via de opdracht ‘Nieuwe regel’ onder de knop ‘Voorwaardelijke opmaak’ kan je de opmaak van een cel instellen op basis van een formule/functie. Via de opdracht ‘Regels beheren’ onder de knop ‘Voorwaardelijke opmaak’ kan je alle ingestelde regels bewerken of wissen

. 8. Het ontwerpen van een grafiek gaat in Excel 2007 een stuk sneller. Zo volstaat het om de gegevens in de tabel te selecteren en in het tabblad ‘Invoegen’ de gepaste (sub)grafiek te kiezen.


35

Het resultaat:

Merk op dat je in het lint bij de ‘Hulpmiddelen voor grafieken’ (eerst grafiek selecteren of op het grafiekblad staan) tal van extra mogelijkheden hebt om de grafiek aan te passen.


36

9. Nieuwe sorteeropties: in Excel 2007 kan men sorteren op: i. Waarden (oplopend of aflopend) ii. Tekst (alfabetisch A‐Z of alfabetisch Z‐A) iii. Datums en tijdstippen iv. Opmaak v. Tekenkleur vi. Celkleur vii. Celpictogram

. Kies in het tabblad ‘Start’ voor Ondermeer via de opdracht ‘Aangepast sorteren’ kan je tal van opties instellen.

10. Er is een geheel vernieuwde interface voor draaitabellen en draaigrafiekrapporten. We verwijzen hiervoor naar de gespecialiseerde literatuur. 11. Naast de gewone werkbladweergave en het Pagina‐eindevoorbeeld,is er in Excel 2007 een derde weergave mogelijk: Pagina‐indeling. Hiermee kan je direct in het werkblad kop‐ en voetteksten maken, marges instellen, grafieken op de correcte plaats zetten en nagaan hoe het werkblad afgedrukt zal worden. Deze weergave kan je instellen via het tabblad ‘Beeld’

en de knop

.


37

6 Enkele tips en nieuwigheden m.b.t. POWERPOINT 2007 1. Net zoals bij Word en Excel kan je ook in Powerpoint 2007 gebruik maken van Thema’s, stijlen en SmartArt‐objecten. Verder is er natuurlijk ook de introductie van het lint. 2. In Powerpoint 2007 kan je geen titelmodel en samenvattingsdia meer aanmaken. 3. Er zijn ook een aantal kleinere wijzigingen zoals de mogelijkheid om letters te stapelen en opmaak te wissen (zonder inhoud). 4. Alle diamodellen vind je terug onder het tabblad ‘Beeld’.

5. De dia‐animaties en –overgangen zijn uitgebreid. 6. Het werken met tabellen is vereenvoudigd: tabellen uit Word en Excel kunnen nu zonder verlies van opmaak gekopieerd worden naar Powerpoint 2007. Om grafieken te maken gebruikt Powerpoint nu standaard Excel 2007. 7. Een andere nieuwigheid is de mogelijk om Fotoalbums in Powerpoint te maken. Kies in het tabblad Invoegen voor ‘Fotoalbum’ en volg de instructies in het bijhorende dialoogvenster.


38

7 Online training? 7.1 Gratis cursussen afkomstig van Microsoft. Op de website van Microsoft kan je heel wat gratis cursusmateriaal terugvinden om jezelf meer vertrouwd te maken met de nieuwe Office 2007‐omgeving. Hieronder volgt een kort overzicht van enkele aanbevolen online trainingen (klik telkens op de vermelde hyperlink). MS WORD 2007 Aan de slag / algemene introductie

http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC100664431043

Alle trainingen mbt MS WORD

http://office.microsoft.com/nl‐be/training/CR100654561043.aspx

MS EXCEL 2007 Aan de slag / algemene introductie


Alle trainingen mbt MS EXCEL


MS POWERPOINT 2007 Aan de slag / algemene introductie


Alle trainingen mbt MS POWERPOINT



39

MS ACCESS 2007 Aan de slag / algemene introductie


Alle trainingen mbt MS ACCESS


MS OUTLOOK 2007 Aan de slag / algemene introductie


Alle trainingen mbt MS OUTLOOK


Een overzicht van alle online cursussen van Microsoft vind je op http://office.microsoft.com/nl‐ be/training/FX100565001043.aspx.

7.2 Ander (gratis) cursusmateriaal. •

Op http://www.gratiscursus.be/ is reeds een cursus Excel2007 beschikbaar (http://www.gratiscursus.be/excel_2007/index.htm). Raadpleeg de website om na te gaan wanneer er cursusmateriaal verschijnt over de andere Office‐pakketten.

•

Op http://www.baycongroup.com/ kan je een aantal Engelstalige cursussen doorlopen.

•

Het Belgische bedrijf ‘Instruxion’ biedt een heel wat animaties aan rond de nieuwigheden in Office 2007 op hun website MyOffice2007skills (http://www.myoffice2007skills.com/default.aspx). Op de website kan je een aantal interessante demo’s bekijken. Om toegang te krijgen tot alle modules moet je wel €40 (excl. BTW) betalen.


8 Bibliografie Heuverswijn, K. V. (2007). Office 2007. De overstap van 2003 naar 2007. Gent: Academia Press. Microsoft Office 2007: Versions compared. (n.d.). Retrieved 06 25, 2008, from CNET.COM: http://www.cnet.com.au/software/office/0,239035383,339273323,00.htm Syntra West en EduWest.be, Office 2007 ‐ Update, http://www.eduwest.be, 2008. http://www.myoffice2007skills.com/default.aspx http://www.baycongroup.com/ http://www.gratiscursus.be/ http://www.microsoft.be


40

Handleiding. Van Office 2003 naar Office 2007

Recommend Documents