Handleiding Apostill Back office

Handleiding Apostill Back office

Laatste versie: september 2009

Inhoudsopgave 1. 2. 2.1. 2.2. 3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 4. 5. 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 6. 7. 7.1. 7.2. 8. 9. 10. 10.1. 10.2. 11. 11.1. 11.2. 11.3. 11.4. 11.5. 11.6. 11.7. 11.8. 11.9. 11.10. 11.11. 11.12. 11.13. 11.14. 12. 12.1. 12.2. 12.3. 12.4. 12.5. 12.6. 13. 13.1. 13.2. 13.3. 14. 14.1. 14.2. 14.3.

Back office................................................................................................................. 3 Taken ........................................................................................................................ 6 Een taak (eenmalig) uitvoeren .......................................................................................... 6 Een taak periodiek uitvoeren ............................................................................................ 7 Gebruikers................................................................................................................. 8 Een gebruiker toevoegen.................................................................................................. 8 Een RF ID kaart/polsbandje koppelen aan een gebruiker..................................................... 8 Bevoegdheden van gebruikers instellen ............................................................................. 9 Een gebruiker automatisch afmelden/vasthouden............................................................. 11 Inlezen van een logo op het afrekenticket ............................................................. 12 Externe hardware koppelen.................................................................................... 14 Pinterminal toevoegen (geldt alleen voor Nederland) ........................................................ 14 RF ID reader toevoegen ................................................................................................. 16 Hand held toevoegen..................................................................................................... 17 Klantendisplay toevoegen............................................................................................... 18 Instellingen van de bonprinters.............................................................................. 19 Betalingen ............................................................................................................... 20 Valutakeuze .................................................................................................................. 20 De naam van een betaalwijze aanpassen......................................................................... 21 Bereidingsplaatsen ................................................................................................. 22 Groepen................................................................................................................... 23 Departementen ....................................................................................................... 24 Een departement toevoegen........................................................................................... 24 De volgorde van departementen veranderen.................................................................... 25 Artikelen.................................................................................................................. 26 Een nieuw artikel toevoegen........................................................................................... 26 De prijs van één artikel aanpassen .................................................................................. 27 De prijs van meerdere artikelen aanpassen ...................................................................... 28 Aan een artikel een manuele prijs toevoegen ................................................................... 30 De volgorde van artikelen veranderen ............................................................................. 31 Eén artikel in meerdere departementen ........................................................................... 32 Een bestaand artikel verplaatsen naar een ander departement .......................................... 33 Meerdere bestaande artikelen verplaatsen naar een ander departement............................. 34 De bereidingsplaats van één artikel aanpassen................................................................. 35 De bereidingsplaats van meerdere artikelen aanpassen..................................................... 36 Een artikel onzichtbaar maken of verwijderen .................................................................. 37 Een tijdsartikel instellen ................................................................................................. 38 Een artikel als dagvoorraad artikel instellen...................................................................... 39 Een artikel zoeken door gebruik te maken van zoekfilters.................................................. 40 Teksten en optie(groepen) ..................................................................................... 42 Een Tekst toevoegen ..................................................................................................... 42 Teksten toevoegen aan een Free Option of Optie ............................................................. 43 Een Free Option toevoegen aan artikel ............................................................................ 45 Een verplichte optie toevoegen aan een artikel................................................................. 46 Volgorde van Teksten in een optie aanpassen .................................................................. 47 Volgorde van verplichte opties aanpassen........................................................................ 48 Updates voor Apostill .............................................................................................. 49 Het plaatsen van een update .......................................................................................... 49 Importeren van schermen .............................................................................................. 50 Importeren van tickets ................................................................................................... 51 Frequently Asked Questions ................................................................................... 52 Als ik de volgorde van artikelen wil aanpassen zie ik zwarte vlakken .................................. 52 Een artikel artikel/departement Diversen aanmaken ......................................................... 53 Rapportages uitprinten op uw eigen computer ................................................................. 54

-2-

1.

Back office

De back office van Apostill® bestaat uit vier hoofdmenu’s met verschillende submenu’s. Kies een hoofdmenu door linksonder in het scherm een keuze te maken. 1. 2. 3. 4.

General Common Data Restaurant Database

-3-

General Start Apostill® Registratie van uw licentie Taalkeuze back office Versiegegevens van uw Apostill® Verlaat de back office Common data Taken zijn onderhoudsinstellingen voor uw Apostill® Voer hier de namen van de gebruikers en hun codes in Inlezen van een logo op het afrekenticket Hardwaregegevens van uw Apostill® Instellingen met betrekking tot uw hand held Instellingen van de bonprinters Valutakeuze (standaard EURO) Betalingswijzen in Apostill® Restaurant Instellingen bar- en keukenbonnen Groepen met hun bijbehorende BTW-tarief Departementen met daarin dezelfde soort artikelen Eigenschappen van artikelen (aanpassen prijs, toevoegen artikelen enz.) Verplichte opties en niet-verplichte opties (free options)

-4-

Database Weergave van het aantal systemen in het netwerk Importeren van nieuwe schermen Importeren van nieuwe tickets Back up van de database Back up programmering en omzetgegevens Importeren van een programmering (.xml file) gemaakt met AposFill Creëer specifieke databasegegevens voor onderzoek Snelkoppeling naar het bureaublad van Windows Embedded

-5-

2.

Taken

2.1.

Een taak (eenmalig) uitvoeren

Door het uitvoeren van een taak in Apostill® zorgt u ervoor dat uw systeem wederom optimaal gaat functioneren. Bij sommige taken zal uw Apostill® opnieuw opstarten. Dit opstarten zal langer duren

dan normaal, aangezien de taak gedeeltelijk wordt uitgevoerd tijdens het opstarten. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Kies Common Data Kies Taken Kies Nieuwe taak Selecteer de taak die u wilt uitvoeren Selecteer Alles. De taak wordt nu tegelijkertijd op ieder systeem uitgevoerd Selecteer Run om de taak uit te voeren Klik op OK

Apostill.Compact DB

Met de taak Apostill.Compact DB wordt de database van uw Apostill® geoptimaliseerd. Deze taak zorgt met name voor een snellere berekening van rapporten. Het is aan te raden om deze taak dagelijks automatisch te laten uitvoeren. (lees meer hierover in Een taak

Apostill.Clear unused database space Restaurant.Nulstellen* Restaurant.Nulstellen In/Uit kas* Restaurant.Clear report numbers*

Deze taak zorgt voor opschoning van uw database.

periodiek uitvoeren)

Met deze taak kunt u al uw omzetgegevens verwijderen. Met deze taak kunt u al uw in/uit kas transacties verwijderen. Met deze taak kunt u de nummering van rapporten op nulzetten.

* Vanwege het definitieve karakter van deze taken wordt u geadviseerd deze taken enkel in overleg met uw dealer uit te voeren.

-6-

2.2.

Een taak periodiek uitvoeren

Door het uitvoeren van een taak in Apostill® zorgt u ervoor dat uw systeem wederom optimaal gaat functioneren. Het instellen van een periodieke taak wordt gedaan door uw dealer. Omdat het systeem tijdelijk wordt uitgeschakeld worden periodieke taken doorgaans na sluitingstijd uitgevoerd. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Kies Common data Kies Taken Kies Nieuwe taak Selecteer de taak die u wilt uitvoeren Selecteer Alles. De taak wordt nu tegelijkertijd op ieder systeem uitgevoerd Selecteer Paramem.Planning Kies de periode (uren, dagen, weken) Bijvoorbeeld Dagen voor iedere dag Kies de termijn (uren, dagen, weken) Bijvoorbeeld 1 Dag voor één keer per dag Kies de starttijd Kies de actie na uitvoeren (doe niets, herstarten of afsluiten) Klik op OK Klik op OK

Zowel een eenmalige taak als een periode taak wordt weergegeven in het takenvenster. Middels de prullenbak kunt u een geselecteerde taak verwijderen. Een eenmalige taak heeft in principe geen toekomstige functie. Een periodieke taak heeft wel een toekomstige functie. Let op: het verwijderen

van een periodieke taak kan gevolgen hebben voor de prestaties van uw systeem.

-7-

3.

Gebruikers

3.1.

Een gebruiker toevoegen

1. Kies Common Data 2. Kies Gebruikers 3. Selecteer een bestaande gebruiker met dezelfde bevoegdheden als de gebruiker die u wilt gaan toevoegen 4. Klik op dupliceren (er wordt nu een kopie gemaakt van een bestaande gebruiker) 5. Verander de naam van de gebruiker in de naam van de nieuwe gebruiker 6. Klik op het tabblad Identificatie 7. Geef de gebruiker een uniek POS passwoord (en eventueel hetzelfde passwoord voor de afstandsbediening) 8. Klik op OK

3.2.

Een RF ID kaart/polsbandje koppelen aan een gebruiker

Als uw gebruikers gebruikmaken van een RF ID kaart/polsbandje dan kunt u op het tabblad identificatie tevens een nieuwe RF ID kaart/polsbandje aan een gebruiker koppelen. Plaats hiervoor de cursor in het lege veld achter Code Tagreader en houdt vervolgens de RF ID kaart/polsbandje voor de RF ID reader. Let op! Om een RF ID kaart/polsbandje te kunnen koppelen dient de POS gesloten te zijn. U kunt de POS sluiten middels de toetsencombinatie ALT-F4.

-8-

3.3.

Bevoegdheden van gebruikers instellen

Middels mandaten kunt u uw gebruikers bevoegdheden toekennen. 1. 2. 3. 4.

Kies Common Data Kies Gebruikers Selecteer een gebruiker Kies Bewerken

In het venster Mandaten moeten altijd twee regels ingevuld staan. Achter Untill moet altijd Iedereen staan. Behalve voor de gebruiker(s) die toegang hebben tot de rapportages. Hier staat achter Untill Administrator. Achter Restaurant staat het mandaat dat de bevoegdheid bepaald (zie tabel op de volgende pagina) 5. 6. 7. 8.

Kies Toevoegen op het tabblad Algemeen Selecteer het gewenste mandaat onder het kopje Restaurant Klik op OK Klik op OK

Als er in het venster meer dan twee regels voorkomen die beginnen met Restaurant dan dient u één regel te verwijderen. 1. Selecteer het mandaat die u wilt verwijderen 2. Klik op Verwijderen

-9-

X X X X

Administrator Back office Nulstellen

X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X X X X X

Supervisor

Manager

Responsable+

Responsable

Waiter+

Iedereen Aanslaan van artikelen Regelcorrectie Afrekenen Kelnerrapport op scherm Lade openen Korting toekennen Dagvoorraad invoeren Sluit POS Hulp op afstand Calibreer scherm Annuleren van artikelen* Toegang controlescherm In/uit kas Heropenen rekening Rapportagescherm

Waiter

Mandaten worden uitgesplitst in Waiter, Waiter+, Responsable, Responsable+, Manager en Supervisor. In onderstaande tabel zie je de bevoegdheden voor de verschillende mandaten.

X X X X X X X X X X X X X X X

X X

* Het mandaat Responsable+ of hoger is niet voldoende om een artikel te kunnen annuleren. Daarvoor moet tevens Annuleren worden aangevinkt op het Tabblad Algemeen van de Gebruiker.

- 10 -

3.4.

Een gebruiker automatisch afmelden/vasthouden

Na een afgeronde bestelling of afrekening kunt u ervoor zorgen dat uw gebruikers automatisch worden afgemeld. Dit betekent dat bij iedere transactie een gebruiker zich opnieuw moet aanmelden, waardoor u kunt voorkomen dat gebruikers op een verkeerde naam verder werken. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Kies Common Data Kies Computers Selecteer de kassa waarop deze instelling van toepassing is Kies Bewerken Selecteer het tabblad Restaurant Vink het selectievakje Kelner vasthouden uit. De gebruiker wordt nu automatisch afgemeld na iedere bestelling/afrekening. 7. Klik op OK

- 11 -

4.

Inlezen van een logo op het afrekenticket

Aan het afrekenticket kunt u een koptekst met bijvoorbeeld uw logo (Header) en een afsluittekst (Footer) toevoegen. Zowel de Header als de Footer bestaan uit een afbeelding. Deze afbeelding kunt u in de printer inladen.

Middels een bewerkingsprogramma (bijvoorbeeld Paint) kunt u een dergelijke afbeelding maken. Een afbeelding kan bijvoorbeeld bestaan uit een plaatje met tekst. De breedte van deze afbeelding is altijd 576 pixels. Als u met Paint werkt kunt u de afbeelding het beste opslaan als monochrome bitmap. 1. Kies Common Data 2. Kies Ticket Logos 3. Selecteer Header als u de koptekst wilt inladen en selecteer Footer als u een afsluittekst wilt inladen 4. Kies Bewerken 5. Kies Laden uit bestand… (ga naar het doelbestand waar u de afbeelding hebt opgeslagen) 6. Klik op OK

Nadat u de afbeelding aan de Header of de Footer hebt gekoppeld kunt u via printers het logo in de printer zetten (zie volgende pagina)

- 12 -

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Kies Common Data Kies Printers Selecteer de afrekenprinter (Bill printer) Kies Bewerken Klik op Download logos. De afbeelding wordt nu in de printer ingeladen Klik op Test print Klik op OK

- 13 -

5.

Externe hardware koppelen

5.1.

Pinterminal toevoegen (geldt alleen voor Nederland)

Apostill® kan gekoppeld worden aan de nieuwste pinautomaten van CCV. Voor een pinkoppeling is naast een geschikt pinautomaat een pinkoppelingskabel nodig. Deze pinkoppelingskabel kunt u bestellen bij CCV. Voor vragen of uw pinautomaat geschikt is om aan Apostill® te koppelen kunt u

contact opnemen met uw dealer.

Nadat de pinkoppelingskabel is aangesloten op uw pinautomaat en het kassasysteem moet u de volgende handelingen uitvoeren in Apostill®: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Kies Common Data Kies Computers Selecteer de kassa waar u de pinkoppeling op aan wilt sluiten Kies Bewerken Klik op het tabblad Toestellen Kies Nieuw Selecteer bij soort Electronic Funds Transfer (EFT) Selecteer bij model Verifone OMNI2250/OMNI3750 Selecteer het nummer van de COM poort waarop u de pinkoppelingskabel hebt aangesloten Klik op OK Klik op OK

Nadat u de pinkoppeling als toestel hebt toegevoegd in Apostill® moet u de betaalsoort pin nog aanpassen (zie volgende pagina)

- 14 -

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Kies Common data Kies Betaling Selecteer de betaalwijze Pin Kies Bewerken Selecteer middels het keuzemenu de Verifone OMNI2250/OMNI3750 Klik op OK

- 15 -

5.2.

RF ID reader toevoegen

Apostill® kan gekoppeld worden met een geïntegreerde RF ID reader. Deze geïntegreerde RF ID reader kan aan de zijkant van Apostill® worden ingebouwd. Met een RF ID reader kunt u uw medewerkers met een RF ID kaart/polsbandje laten inloggen. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Kies Common Data Kies Computers Selecteer de kassa waar u de RF ID op aan wilt sluiten Kies Bewerken Klik op het tabblad Toestellen Kies Nieuw Selecteer bij soort Tag lezer Selecteer bij model Seriëel Selecteer het nummer van de COM poort. Het COM poort nummer van de geïntegreerde RF ID reader is 6 10. Kies de snelheid. De snelheid van de geïntegreerde RF ID reader is 9600 11. Klik op OK

- 16 -

5.3.

Hand held toevoegen

Hand helds van Apostill® communiceren middels een draadloos netwerk. Er kunnen maximaal drie hand helds aan een Apostill® gekoppeld worden. Kies bijvoorbeeld voor de eerste hand held het IP adres 192.168.1.51, voor de tweede hand held 192.168.1.52 en voor de derde hand held het IP adres 192.168.1.53 De licentie voor een hand held is gekoppeld aan de licentie van uw Apostill®. Een standaard licentie

van Apostill® bevat géén mogelijkheid om met hand helds te werken. Een upgrade van een licentie kan alleen door uw dealer worden aangevraagd.

Indien u meerdere kassasystemen in een netwerk hebt staan, is de Host computer het systeem waarop de bereidingsbonnen en afrekenbonnen worden afgedrukt. Het is niet mogelijk om

bereidingsbonnen en afrekenbonnen voor een hand held uit te schakelen. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Kies Common Data Kies Afstandsbedieningen Kies Nieuw Voer het IP-adres in Selecteer de Host computer Klik op OK

- 17 -

5.4.

Klantendisplay toevoegen

Een klantendisplay is in feite een soort printer en wordt daarom weergegeven bij Printers. 1. 2. 3. 4.

Kies Common Data Kies Printers Selecteer een NCR Display Kies Bewerken

Port Baudrate Driver Aantal lijnen boven Aantal lijnen onder Breedte Zonder afdruk Niet omleiden Lade niet openen

Hier geeft u aan op welke com poort u het NCR Display hebt aangesloten Baudrate bepaalt de snelheid. Baudrate voor het NCR Display is 9600 Standaard: Rear Display Standaard: 0 Standaard: 0 Standaard: 40 Om tekst op het klantendisplay weer te geven moet u het keuzevakje Zonder afdruk uitvinken Het wel of niet omleiden van tekst op een klantendisplay is niet van toepassing. Standaard aanvinken Het wel of niet openen van een lade is met betrekking tot het klantendisplay is niet van toepassing. Standaard aanvinken

Belangrijk: Heeft u geen klantendisplay dan moet u Zonder afdruk, Niet omleiden én Lade niet openen allemaal aanvinken. Dit voor een optimale afdruksnelheid van de tickets.

- 18 -

6.

Instellingen van de bonprinters

In Apostill® wordt een onderscheid gemaakt in bereidingsplaatsen en printers. Apostill® kent maximaal twee bereidingsplaatsen, dit zijn Bar en Kitchen. Daarnaast kent Apostill® drie printers (Bar printer, Kitchen printer en Bill printer). Deze drie printers hoeven niet perse fysieke printers te zijn. De gekozen Com poort bepaalt waar het ticket wordt afgedrukt. Het onderscheid in bereidingsplaatsen en printers zorgt er tevens voor dat u gescheiden bartickets en keukentickets heeft. 1. 2. 3. 4.

Kies Common Data Kies Printers Selecteer een printer Kies Bewerken

Port

Hier geeft u aan op welke com poort u de printer hebt aangesloten.

Baudrate

De baudrate bepaalt de snelheid van de printer. Baudrate voor de CTS2000 is 19200 Voor de beste afdrukkwaliteit kiest u de driver voor de Citizen CBM-1000 (ook wanneer u een andere printer hebt aangesloten) Het aantal lijnen boven aan het ticket bepaald de marge daar waar de print begint Het aantal lijnen onder aan het ticket bepaald de marge daar waar de print eindigt. Standaard staat deze marge op 8 voor de beste afdruk Hier vult u de breedte van de bon in. Kies voor de Citizen CT-S2000: 48 Als u geen barticket, keukenticket of afrekenticket wilt afdrukken, kunt u dit hier aangeven Apostill® beschikt over een intelligente printer aansturing. Indien een printer een storing vertoont kunt u deze printer omleiden naar een andere printer. Heeft u slechts één printer dan heeft het geen zin om

Driver Aantal lijnen boven Aantal lijnen onder Breedte Zonder afdruk Niet omleiden

Lade niet openen

Door bij iedere printer hetzelfde nummer in te vullen komen alle tickets uit dezelfde printer (barticket, keukenticket en afrekenticket)

printers om te leiden, daarom kunt u deze optie het beste aanvinken

Hier bepaalt u of de lade geopend moet worden nadat een afrekenticket is afgedrukt

- 19 -

7.

Betalingen

7.1.

Valutakeuze

Apostill® maakt standaard gebruik van de valuta Euro. Indien in uw land een andere betaalmunt wordt gevoerd kunt u hier de naam van deze munt invoeren. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Kies Common Data Kies Valuta Selecteer de valuta regel Kies Bewerken Voer de naam in van de valuta Klik op OK

- 20 -

7.2.

De naam van een betaalwijze aanpassen

In Apostill® kunt u zeven verschillende betaalwijzen aanmaken. Iedere betaalwijze kent een eigen betaalsoort. De betaalsoort is belangrijk bij het samenstellen van rapporten. Bijvoorbeeld: de betaalsoort Kaart zorgt ervoor dat de Pinbetaling en de Op Rekening betaling wel bij de omzet worden geboekt, maar niet bij het kasgeld. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Kies Common Data Kies Betaling Selecteer een betaalwijze Kies Bewerken Verander de naam van de betaalwijze Klik op OK

- 21 -

8.

Bereidingsplaatsen

Apostill® kent maximaal twee bereidingsplaatsen. De bereidingsplaats zorgt ervoor dat artikelen voor de bar en artikelen voor de keuken op aparte tickets worden afgedrukt. 1. 2. 3. 4.

Kies Restaurant Kies Bereidingsplaats Selecteer de bereidingsplaats Kies Bewerken

Print De-Consolidatie

Hier kunt aangeven hoe vaak het barticket of het keukenticket moet worden afgedrukt Op het barticket en het keukenticket kunt u ervoor kiezen om de artikelen los weer te geven of dezelfde artikelen bij elkaar op te tellen. Als u De-Consolidate aanvinkt worden de artikelen niet bij elkaar opgeteld

- 22 -

9.

Groepen

In Apostill® wordt een onderscheid gemaakt in Groepen, Departementen en Artikelen. In de Groepen wordt onder andere het BTW percentage bepaald. Let op! Er wordt in Apostill® een onderscheid gemaakt in Groepen en Departementen. Departementen worden weergegeven in het kassascherm (bijvoorbeeld Bier en Frisdranken). Groepen zijn bijvoorbeeld Dranken Hoog en Keuken. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Kies Restaurant Kies Groepen Selecteer een bestaande Groep met dezelfde eigenschappen als de groep die u wilt toevoegen Kies Bewerken Verander de naam van de Groep Klik op OK

Secondary VAT is bedoeld voor landen waar een onderscheid wordt gemaakt in BTW percentage voor afhaal en ter plekke consumeren. Als u zich in een land bevindt waar dit onderscheid niet bestaat kunt

u de BTW en Secondary VAT het beste aan elkaar gelijk stellen. Dit om fouten te voorkomen.

- 23 -

10.

Departementen

10.1.

Een departement toevoegen

1. Kies Restaurant 2. Kies Departementen 3. Selecteer een bestaand departement met dezelfde eigenschappen als het nieuwe departement 4. Kies Dupliceren (er wordt nu een kopie gemaakt van het bestaande departement) 5. Verander de naam van het departement in de naam van het nieuwe departement 6. Klik op OK

- 24 -

10.2.

De volgorde van departementen veranderen

Belangrijk: de nummering van het departement bepaalt de volgorde van het departement in het kassascherm. Een nummer kan niet dubbel voorkomen. 1. 2. 3. 4. 5.

Kies Restaurant Kies Departementen Selecteer het departement dat u wilt verplaatsen Klik op bewerken Pas de nummering van het departement aan (herhaal deze bewerking totdat de departementen in de door u gewenste volgorde worden weergegeven) 6. Klik op OK

- 25 -

11.

Artikelen

11.1.

Een nieuw artikel toevoegen

1. 2. 3. 4. 5.

Kies Restaurant Kies Artikelen Selecteer het departement waarin u een artikel wilt toevoegen Selecteer een artikel uit dit departement Kies Dupliceren (er wordt nu een kopie gemaakt van een bestaand artikel)

6. 7. 8. 9. 10.

Verander de naam van het artikel in de naam van het nieuwe artikel Om de prijs aan te passen klikt u op Bewerken onder het kopje prijzen Wijzig de prijs Klik op OK Klik op OK

- 26 -

11.2.

De prijs van één artikel aanpassen

1. 2. 3. 4. 5.

Kies Restaurant Kies Artikelen Selecteer het departement van het artikel waarvan u de prijs wilt aanpassen Selecteer het artikel Kies Bewerken

6. 7. 8. 9.

Om de prijs aan te passen klikt u op Bewerken onder het kopje prijzen Wijzig de prijs Klik op OK Klik op OK

- 27 -

11.3.

De prijs van meerdere artikelen aanpassen

Wilt u van meerdere artikelen de prijs tegelijkertijd aanpassen dan kunt u gebruik maken van de optie Mass Modify in Apostill®. 1. 2. 3. 4. 5.

Kies Restaurant Kies Artikelen Selecteer het departement met artikelen waarvan u de prijzen wilt aanpassen Selecteer alle artikelen Kies Mass Modify

6. Klik op het tabblad Prijzen 7. Vink Wijzig prijzen aan (aanpassen is automatisch geselecteerd) 8. Klik op Nieuw

- 28 -

Vervolgens bepaalt u middels het keuzemenu achter Naam prijsniveau voor welk prijsniveau u de prijs wilt aanpassen. Dit moet u ook doen als u gebruik maakt van slechts één prijsniveau.

Munt Prijs B.T.W. Groep VAT usage

Nieuwe prijs waarde Door Munt aan te vinken en een valutasoort te selecteren kunt u van alle geselecteerde artikelen de valutasoort aanpassen Door Prijs aan te vinken en een prijs in te vullen kunt u voor alle geselecteerde artikelen de prijs veranderen Door B.T.W. aan te vinken en het B.T.W. percentage in te vullen kunt u van alle geselecteerde artikelen het B.T.W. percentage aanpassen Door Groep VAT usage aan te vinken en een keuze te maken in Do not use Group VAT of Use Group VAT kunt u van alle geselecteerde artikelen aangeven of zij het B.T.W. percentage van de Groep moeten overnemen of het eigen B.T.W. percentage. Dit is van toepassing bij bijvoorbeeld

Teksten met meerprijs

Wijzig muntprijs door

Wijzig bestaande prijs waarde Door Wijzig muntprijs door aan te vinken en het bedrag in te voeren waarmee de prijs stijgt kunt u van alle geselecteerde artikelen een prijsstijging uitvoeren. Door een –teken voor het bedrag in te voeren

kunt u een prijsdaling uitvoeren. Door het %teken aan te vinken kunt u een percentagestijging of percentagedaling uitvoeren (eventueel in combinatie met een afronding op meerdere decimalen)

Copy from price

Copy price value from other price: Door een prijsniveau te selecteren kunt u van alle geselecteerde artikelen de prijzen van een ander prijsniveau overnemen

- 29 -

11.4.

Aan een artikel een manuele prijs toevoegen

Een artikel met een manuele prijs is een artikel waarvan u de prijs bepaalt op het moment van invoeren. U kunt een artikel met een manuele prijs voorzien van een basisprijs die u vervolgens kunt veranderen of een nulprijs waarvan u zelf de definitieve prijs bepaald. 1. 2. 3. 4. 5.

Kies Restaurant Kies Artikelen Selecteer het departement waarin u een artikel met een manuele prijs wilt toevoegen Selecteer een artikel uit dit departement Kies Bewerken

6. Vink Manueel aan 7. Klik op Bewerken onder het kopje Prijzen 8. Wijzig de prijs in 0 euro of geef het artikel een basisprijs die u vervolgens bij het invoeren van het artikel moet bevestigen 9. Klik op OK 10. Klik op OK

- 30 -

11.5. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

De volgorde van artikelen veranderen Kies Restaurant Kies Departementen Selecteer het departement waar u de volgorde van artikelen in wilt aanpassen Kies Bewerken Klik op het tabblad Eigen artikelen Kies Reeks wijzigen Verplaats de artikelen door met de vinger een slepende beweging over het scherm te maken Klik op OK Klik op OK

- 31 -

11.6.

Eén artikel in meerdere departementen

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Kies Restaurant Kies Departementen Selecteer het departement waaraan u een artikel wilt toevoegen Kies Bewerken Klik op het tabblad Toegevoegde artikelen Klik op het keuzemenu achter Artikel

7. 8. 9. 10.

Selecteer het Departement van het artikel dat u wilt toevoegen Selecteer het Artikel dat u wilt toevoegen Klik op OK Klik op OK

Let op! Een Toegevoegd artikel wordt altijd na het laatste artikel van de Eigen artikelen toegevoegd.

- 32 -

11.7.

Een bestaand artikel verplaatsen naar een ander departement

1. 2. 5. 6. 7.

Kies Restaurant Kies Artikelen Selecteer het departement van het artikel dat u wilt verplaatsen naar een andere departement Selecteer het artikel uit dit departement Kies Bewerken

8. 9. 10. 11.

Klik op het keuzemenu achter Departement Selecteer het departement waarna u het artikel wilt verplaatsen Klik op OK Klik op OK

- 33 -

11.8.

Meerdere bestaande artikelen verplaatsen naar een ander departement

Wilt u meerdere artikelen tegelijkertijd verplaatsen dan kunt u gebruik maken van de optie Mass Modify in Apostill®. 1. 2. 3. 4. 5.

Kies Restaurant Kies Artikelen Selecteer het departement met artikelen die u wilt verplaatsen Selecteer alle artikelen Kies Mass Modify

6. 7. 8. 9. 10. 11.

Klik op het tabblad Algemeen Vink Wijzig departement aan Klik op het keuzemenu achter Nieuw departement Selecteer het departement waarna u de artikelen wilt verplaatsen Klik op OK Klik op OK

- 34 -

11.9.

De bereidingsplaats van één artikel aanpassen

1. 2. 3. 4. 5.

Kies Restaurant Kies Artikelen Selecteer het departement van het artikel waarvan u de bereidingsplaats wilt aanpassen Selecteer het artikel uit dit departement Kies Bewerken

6. 7. 8. 9.

Klik op het keuzemenu achter Preparation Area Selecteer de bereidingsplaats Klik op OK Klik op OK

- 35 -

11.10. De bereidingsplaats van meerdere artikelen aanpassen Wilt u van meerdere artikelen de prijs tegelijkertijd aanpassen dan kunt u gebruik maken van de optie Mass Modify in Apostill®. 1. 2. 3. 4. 5.

Kies Restaurant Kies Artikelen Selecteer het departement met artikelen waarvan u de bereidingsplaats wilt aanpassen Selecteer alle artikelen Kies Mass Modify

6. 7. 8. 9. 10. 11.

Klik op het tabblad Algemeen Vink Wijzig berichtgeving aan Klik op het keuzemenu achter Bereidingsplaats en maak een keuze voor de bereidingsplaats Klik op het keuzemenu achter doel en selecteer Preparation Klik op OK Klik op OK

- 36 -

11.11. Een artikel onzichtbaar maken of verwijderen Een artikel dat reeds verkocht is kan niet zonder meer verwijderd worden gezien de verkoophistorie van dit artikel. Daarom is het mogelijk om de verkoopzone van het artikel te verwijderen. Zonder verkoopzone is een artikel namelijk niet zichtbaar in de POS. 1. 2. 3. 4. 5.

Kies Restaurant Kies Artikelen Selecteer het departement met artikelen die u onzichtbaar wilt maken Selecteer alle artikelen Kies Mass Modify

6. Klik op het tabblad Algemeen 7. Vink Wijzig beschikbaarheid aan 8. Klik op Nieuw. Door achter verkoopzone niets in te vullen verwijdert u de verkoopzone en is

het artikel dus niet meer zichtbaar in de POS

9. Klik op OK 10. Klik op OK

Let op! Op dezelfde manier kunt de verkoopzone ook weer toevoegen, waardoor het artikel weer zichtbaar wordt in Apostill®.

- 37 -

11.12. Een tijdsartikel instellen Een tijdsartikel is een artikel dat evenredig met een tijdseenheid in prijs toeneemt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Kies Restaurant Kies Artikelen Kies het Departement van het artikel dat u als tijdsartikel wilt instellen Selecteer het Artikel Kies Bewerken Klik op het tabblad Tijd Plaats een vinkje bij Actief Klik op OK

Na Periode Afronding

Het aantal minuten waarna iets geld gaat kosten Het aantal minuten waarna een nieuwe tijdsperiode ingaat (en de kosten dus evenredig toenemen) Het aantal minuten waarop moet worden afgerond (afronding vindt altijd plaats naar boven)

Rekenvoorbeeld: Stel u berekent voor een artikel vanaf het eerste moment (Na 0) per periode van 10 minuten (periode 10), met een afronding op 5 minuten (afronding 5) 5 euro. Het resultaat berekent door Apostill®: 1 minuten (afronding naar 5 minuten) Kosten 2,50 3 minuten (afronding naar 5 minuten) Kosten 2,50 6 minuten (afronding naar 10 minuten) Kosten 5,00 9 minuten (afronding naar 10 minuten) Kosten 5,00 12 minuten (afronding naar 15 minuten) Kosten 7,50 18 minuten (afronding naar 20 minuten) Kosten 10,00 Enz. Enz. Enz. Let op! U kunt alleen met hele minuten berekenen en de prijs neemt altijd evenredig met toe. Een eventueel hoger starttarief kan gerealiseerd worden door een apart artikel aan te maken.

- 38 -

11.13. Een artikel als dagvoorraad artikel instellen In Apostill® kunt u werken met een dagvoorraad. Een artikel dat staat ingesteld als een dagvoorraad artikel bevat in de POS een teller, waardoor u realtime kunt zien wat uw voorraad is. Afhankelijk van het waarschuwingsniveau verandert de teller van kleur als uw voorraad dreigt op te raken. 1. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Kies Restaurant Kies Artikelen Kies het Departement van het artikel dat u als dagvoorrraad artikel wilt instellen Selecteer het Artikel Kies Bewerken Klik op het tabblad Dagvoorraad Plaats een vinkje bij Active Klik op OK

Aantal Waarschuwings niveau

Dit is de huidige voorraad Het waarschuwingsniveau bepaalt het aantal artikelen waarbij de kleur voor het eerst verandert

- 39 -

11.14. Een artikel zoeken door gebruik te maken van zoekfilters Het artikeloverzicht in Apostill® bevat een aantal mogelijkheden om te filteren op bepaalde artikelen. 1. Kies Restaurant 2. Kies Artikelen

Naam Departement

Door het eerste woord of de eerste letter(s) in te typen en vervolgens op ENTER te klikken worden alle artikelen die aan de filteractie voldoen weergegeven Klik op het keuzemenu en selecteer het departement

Bovenstaande zoekfilters voldoen over het algemeen aan al uw (basis)zoekacties. Wilt u verder filteren dan is het mogelijk om een geavanceerde filter in te stellen. Stel u zoekt in een departement alle artikelen met een bepaalde prijs: 1. 2. 3. 4. 5.

Kies Restaurant Kies Artikelen Kies Enable / Disable filter Klik op het keuzemenu achter Departement en selecteer het departement Klik op het keuzemenu achter Normal

- 40 -

6. 7. 8. 9.

Klik op het keuzemenu achter Of bepaal uw zoekactie Voer achter waarde het bedrag in waaraan u filter moet voldoen Klik op OK Klik op OK

- 41 -

12.

Teksten en optie(groepen)

Aan ieder artikel is het mogelijk om Teksten te koppelen. Deze Teksten worden weergegeven in een optie. Alle Teksten moeten worden aangemaakt als een artikel en kunnen zowel een nulprijs als een meerprijs bevatten. 12.1.

Een Tekst toevoegen

1. 2. 3. 4. 5.

Kies Restaurant Kies Artikelen Selecteer het departement met Teksten Selecteer een artikel uit dit departement Kies Dupliceren (er wordt nu een kopie gemaakt van een bestaande Tekst)

6. 7. 8. 9. 10.

Verander de naam van de Tekst in de naam van de nieuwe Tekst Om de prijs aan te passen klikt u op Bewerken onder het kopje prijzen Wijzig de prijs Klik op OK Klik op OK

- 42 -

12.2.

Teksten toevoegen aan een Free Option of Optie

In Apostill® wordt een onderscheid gemaakt in een Free option en een Optie. Een Free Option is een niet-verplichte optie en wordt weergegeven in de rechterkolom van het hoofdscherm in Apostill®. Een Optie is een verplichte optie en wordt weergegeven middels een pop-up menu. 1. 2. 3. 4.

Kies Restaurant Kies Opties Selecteer de optie waaraan u een Tekst wilt toevoegen Kies Bewerken

5. Kies Nieuw 6. Klik op het keuzemenu achter Naam

7. Selecteer het departement met Teksten 8. Selecteer de Tekst die u wilt toevoegen aan de optie 9. Klik op OK

- 43 -

10. Klik op OK 11. Klik op OK

- 44 -

12.3.

Een Free Option toevoegen aan artikel

1. 2. 3. 4. 5.

Kies Restaurant Kies Artikelen Selecteer het departement van het artikel waaraan u een free option wilt toevoegen Selecteer een artikel uit dit departement Kies Bewerken

6. 7. 8. 9. 10.

Klik op het tabblad Opties Klik op het keuzemenu achter Free Option Selecteer de optie die u wilt toevoegen Klik op OK Klik op OK

- 45 -

12.4.

Een verplichte optie toevoegen aan een artikel

1. 2. 3. 4. 5.

Kies Restaurant Kies Artikelen Selecteer het departement van het artikel waaraan u een verplichte optie wilt toevoegen Selecteer het artikel uit dit departement Kies Bewerken

6. 7. 8. 9. 10.

Klik op het tabblad Opties Klik op Nieuw Selecteer de optie die u wilt toevoegen Klik op OK Klik op OK

- 46 -

12.5. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Volgorde van Teksten in een optie aanpassen Kies Restaurant Kies Opties Selecteer de optie waar u de volgorde van Teksten in wilt aanpassen Klik op Bewerken Klik op Reeks wijzigen Verplaats de Teksten door met de vinger een slepende beweging over het scherm te maken Klik op OK Klik op OK

- 47 -

12.6. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Volgorde van verplichte opties aanpassen Kies Restaurant Kies Artikelen Selecteer het Artikel waar u de volgorde van verplichte opties in wilt aanpassen Kies Bewerken Klik op het tabblad Opties Kies Reeks wijzigen Verplaats de opties door met de vinger een slepende beweging over het scherm te maken Klik op OK Klik op OK

- 48 -

13.

Updates voor Apostill

Tijdens een update kunt u de build vervangen of nieuwe schermen/tickets inladen. Updates worden

uitsluitend op initiatief van uw dealer uitgevoerd.

13.1.

Het plaatsen van een update

Het plaatsen van een update gebeurt middels een executabel bestand. Dit bestand kunt u uitvoeren op de desktop van Apostill®. Sluit hiervoor een toetsenbord aan op uw kassa. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Sluit de POS middels de toetsencombinatie ALT + F4 (sluit eventueel ook de back office) CTRL + ALT + DELETE Kies Task manager Kies New task Typ explorer in de menubalk Klik op OK

Open het doelstation waarop u de executabel hebt geïnstalleerd. Iedere executabel heeft een volgnummer. Hoe hoger dit nummer, des te nieuwer de versie. 7. 8. 9. 10.

Dubbelklik op de executabel Klik (vijf maal) op Next Klik op Install Klik op Finish

- 49 -

13.2.

Importeren van schermen

Er wordt een onderscheid gemaakt in schermen voor de POS (.bscr) en schermen voor de hand held (.sscr). Bij voorkeur tijdens een update alle schermen één voor één inladen. 1. 2. 3. 4.

Kies Database Kies Import Screen Selecteer het doelstation met daarop de nieuwe schermen en selecteer één scherm Maak een keuze in Apostill screen files en Apostill HHT screen files 5. Klik op Openen (herhaal deze handeling tot dat u alle schermen heeft geïmporteerd)

- 50 -

13.3. 1. 2. 3. 4.

Importeren van tickets Kies Database Kies Import Ticket Selecteer het doelstation met daarop de nieuwe tickets en selecteer een ticket Klik op Openen (herhaal deze handeling tot dat u alle tickets heeft geïmporteerd)

- 51 -

14.

Frequently Asked Questions

14.1.

Als ik de volgorde van artikelen wil aanpassen zie ik zwarte vlakken

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Kies Restaurant Kies Artikelen Selecteer het departement alle artikelen Vink alle artikelen aan in de grijze menubalk Kies Mass modify Kies het tabblad Weergave Vink Wijzig PC kleur aan Kies via het keuzemenu achter Nieuw PC kleur de kleur Silver Klik op OK

- 52 -

14.2.

Een artikel/departement Diversen aanmaken

Voor een juiste invulling van het artikel/departement Diversen doorloopt u de volgende stappen: Stap 1 Maak een Groep Diversen aan met BTW 0.

Stap 2 Rekeninghoudend met de rapportages maak de volgende vier Departementen aan: Diversen Hoog (Drink), Diversen Laag (Drink), Diversen Keuken (Food) en Diversen (Non-food).

Stap 3 Plaats in de Departementen Diversen Hoog, Diversen Laag en Diversen Keuken een gelijknamig artikel. Stap 4 Voeg deze artikelen toe als toegevoegd artikel aan het Departement Diversen.

Tenslotte ‘verwijder’ je de departementen: Diversen Hoog, Diversen Laag en Diversen Keuken. Let op! Apostill® zal aangeven dat dit niet gaat omdat er artikelen aan verbonden zijn. Het departement blijft wel zichtbaar in de Back Office, maar wordt onzichtbaar in de POS.

- 53 -

14.3.

Rapportages uitprinten op uw eigen computer

Let op! Het is niet mogelijk om een A4 printer aan te sluiten op Apostill®. Wel kunt u een rapportage als .html file opslaan om deze vanaf een andere computer te heropen / uit te printen. 1. 2. 3. 4. 5.

Ga naar het rapportagescherm en geef een rapportage weer op het scherm Klik in de menubalk op Opslaan… Kies het doelstation waar u de rapportage wilt opslaan Kies een naam voor de rapportage Klik op OK

Open de .html file op uw eigen computer: 1. Klik in de menubalk op het keuzemenu achter Afdrukken 2. Kies Afdrukvoorbeeld

3. Klik op het keuzemenu achter het afdrukpercentage en kies een percentage (bijv. 50%) 4. Klik op afdrukken

- 54 -