Handleiding Specialistische GGZ registratie en facturatie

ManageWare Pro Postbus 568 3700AN Zeist Tel.: 030-692 5701

Handleiding Specialistische GGZ registratie en facturatie Algemeen - Het programma is geschikt voor registratie en declaratie in de specialistische GGZ. Administratief uitgangspunt voor een behandeling in de specialistische GGZ (sGGZ) is een Diagnose Behandel Combinatie (DBC) die getypeerd moet worden en waar tijd op geschreven wordt. Nadat de DBC is afgesloten kan deze gedeclareerd worden en kunnen gegevens aangeleverd worden aan DIS/SBG. - Jeugdzorg vanaf 2015: ook voor deze behandelingen wordt met DBC’s gewerkt, alleen worden de DBC’s gedeclareerd naar de gemeente in plaats van naar de verzekeraar. Afwijkende zaken waar u voor de Jeugdzorg op moet letten worden behandeld in de aparte Jeugdzorg handleiding. - DIS aanlevering, ROMmen: zie hiervoor de aparte handleidingen. Voorbereidingen - Gegevens behandelaar. Bij gebruikersinstellingen, tabblad DBC1, vult u uw zorgverlener AGB code in en uw beroepcode. Deze gegevens worden gebruikt in DBC declaraties. - Codering voor Financieel archief. Voor registratie in het Financieel archief en het opvragen van overzichten worden aan DBC’s en activiteiten daaromheen (b.v. no-shows) coderingen gegeven. Een suggestie hiervoor is reeds ingevuld, maar u kunt hier uw eigen codering van maken. - Administratieve controles. Geef aan welke administratieve handelingen in uw praktijk verplicht zijn. Bij elke DBC staat deze checklijst en kunt u aanvinken welke items gedaan zijn. Bij het sluiten van een DBC gaat het programma na welke handelingen nog niet gedaan zijn en maakt daar melding van.

ConsultManager Specialistische GGZ Handleiding 20150403

1


-

-

-

Aanpassen keuzelijsten. Bij gebruikersinstellingen, tabblad DBC2, kunt u bepaalde keuzelijsten aanpassen, zodat alleen keuzes getoond worden die voor u relevant zijn. Vooral voor de lange lijst met beschikbare activiteitscodes is dat handig. In deze lijst kunt u ook aangeven hoe het standaard tijdschrijven moet zijn voor elke activiteit. Bij het vastleggen van activiteiten wordt de voorkeursinstelling automatisch ingevuld, maar u kunt hier altijd van afwijken. Voorkeuren DBC registratie. In het rechtergedeelte van tabblad DBC2 kunt u een aantal voorkeuren opgeven die automatisch gebruikt worden bij het starten van een nieuwe DBC en bij het vastleggen van bepaalde activiteiten zoals een consult in de agenda of het schrijven van een brief. No-show, BTW. In dit tabblad kunt u ook tarief en omschrijving van een no-show opgeven alsmede het te gebruiken BTW tarief voor DBC declaraties (meestal 0 of blanco).

Diverse gebruikersinstellingen - Gebruikersbevoegdheden. Bij gebruikersinstellingen via de knop LIJST GEBRUIKERS wordt getoond welke gebruikers/behandelaars in het programma geregistreerd zijn, welke gebruikersaccount deze gebruiken, welke opmaakset en in welke gebruikersgroep ze zijn ingedeeld. U kunt dit waar nodig aanpassen. Via de knop ACCOUNTBEHEER komt u in een scherm waar de actieve ConsultManager accounts getoond worden, welke gebruikers daaraan gekoppeld zijn en welke bevoegdheden deze hebben. Een externe gebruiker (bv accountant) kan een csm account toegewezen krijgen met beperkte bevoegdheden, zodat deze persoon in het financiële gedeelte van het programma kan werken, maar niet in de cliëntdossiers kan komen. Dit scherm is alleen toegankelijk voor een gebruiker met beheerdersbevoegdheden. De beheerder kan ook het wachtwoord van een andere gebruiker resetten naar het standaard wachtwoord in geval de andere gebruiker zijn/haar wachtwoord vergeten is. - Voorkeuren nieuwe cliënt. Bij gebruikersinstellingen, tabblad Details, kunt u aangeven welke praktijk AGB code en methode van factureren geregistreerd moeten worden wanneer een nieuwe cliënt ingevoerd wordt. ConsultManager Specialistische GGZ Handleiding 20150403

2


-

Vecozo systeemcertificaat. In het tabblad Electr.Decl. kunnen maximaal 4 praktijk AGB codes ingevuld worden. In de regel met elke praktijk AGB code kan tevens een systeemcertificaat gekoppeld worden. Een systeemcertificaat moet aangevraagd worden bij Vecozo. Na installatie in een browser moet er een backup van gemaakt worden en deze moet opgeslagen worden in de map ConsultManager/Vecozo/Certificaten/ . Daarna kan dit systeemcertificaat aan het programma gekoppeld worden door het te selecteren met de knop SELECTEREN en het bijbehorende exportwachtwoord in te vullen. N.B.: Het exportwachtwoord is niet de pincode, het is het wachtwoord wat u moet verzinnen bij het maken van de backup van het systeemcertificaat.

Cliëntregistratie - Aanmaken nieuwe cliënt. Een nieuwe cliëntrecord maakt u aan in de Cliëntenlijst middels de knop NIEUWE CLIENT. Let voor DBC registratie speciaal op de volgende zaken. - Tabblad Cliënt details. Vul hier de relevante persoonsgegevens in, let hierbij op de verplichte velden. BSN kunt u indien nodig overnemen uit de COV (zie hieronder). - Tabblad Verzekering. Praktijk AGB code, zorgverlener AGB code en methode van facturering worden automatisch ingevuld volgens de voorkeuren bij de Gebruikersinstellingen. Voor de standaard manier van factureren van een DBC (electronische declaratie via Vecozo naar de verzekeraar) vult u in facturering=DBC Vecozo. Voor een papieren nota naar de cliënt vult u in facturering=cliënt. Maakt u gebruik van Fa-med, vul dan in facturering=DBC Fa-med. Voor het invullen van verzekeringsgegevens kunt u eerst een Controle Op Verzekeringsrecht (COV) doen middels de COV UITVOEREN knop. Afhankelijk van de beschikbare gegevens zijn er 3 zoekmogelijkheden om bij Vecozo gegevens op te vragen. - Tabblad Electr.Decl.. In het linker gedeelte van dit tabblad staan de cliëntgegevens zoals ze in de electronische declaratie vermeld zullen worden. Let op het juiste format: Voorletters zonder punten of spaties, geen spatie tussen de letters en cijfers van de postcode, splitsen van de achternaam van een getrouwde vrouw in de geboortenaam en de naam van de echtgenoot. N.B.: Vul een buitenlandse postcode aan met spatie(s) zodat de postcode altijd 6 posities lang is. Dus zet 1 spatie achter een Duitse postcode van 5 cijfers en zet 2 spaties achter een Belgische postcode van 4 cijfers. In het rechterdeel van dit tabblad staan de debiteurgegevens die nodig zijn als u via Famed declareert. Declareert u rechtstreeks via Vecozo naar de verzekeraars of rechtstreeks op papieren nota naar de cliënt, dan zijn deze gegevens niet van belang. - Tabblad Arts/Arbo. Hier wordt de verwijzer van de cliënt geregistreerd. Kies de verwijzer uit de keuzelijst met artsen/verwijzers. Een nieuwe arts moet eerst ingevoerd worden in de module Artsen voordat deze gekozen kan worden uit de keuzelijst. N.B.: Zowel de beroepcode als de zorgverlener AGB code van de verwijzer moeten ingevuld zijn. - Tabblad DBC. In dit tabblad kunt u zien, welke DBC’s van de cliënt in het systeem aanwezig zijn. Klik op TOON om naar de betreffende DBC te gaan. Klik op DBC STARTEN om een nieuwe DBC te starten. Is er al een DBC aanwezig als u op DBC STARTEN klikt, dan kunt u in het volgende scherm kiezen of u een nieuwe initiële DBC wilt starten of een vervolg DBC. Zie onder voor meer gedetailleerde instructies. ConsultManager Specialistische GGZ Handleiding 20150403

3


-

-

-

Tabblad ROM. Hier worden de vragenlijsten getoond die er voor deze cliënt aanwezig zijn in het systeem. Zie voor de werking van de ROM module de aparte ROM handleiding. N.B.: Voor aanlevering aan DIS/SBG moet de vragenlijst geregistreerd zijn op de bijbehorende DBC. Let daarop bij het klaarzetten van de vragenlijst. Het tabblad ROM bij de cliëntgegevens toont alle vragenlijsten van alle DBC’s van deze cliënt. In de DBC is eenzelfde tabblad ROM aanwezig waar alleen de vragenlijsten van die DBC getoond worden en waar u ook vragenlijsten kunt klaarzetten voor die DBC. Tabblad DSMIV. In dit tabblad worden alle DSMIV diagnoses getoond van alle DBC’s van de cliënt. N.B.: Leg hier geen diagnoses vast in het kader van een DBC, want deze worden niet op de DBC geregistreerd. Ga naar het tabblad DSMIV in de DBC om daar de diagnoses voor die DBC te registreren. Tabblad Documenten. Hier worden alle interne brieven en formulieren getoond die voor de cliënt aanwezig zijn in het systeem. Ook worden hier externe documenten getoond die gearchiveerd zijn bij deze cliënt. Ook in het cliëntdossier kunt u al deze documenten terugvinden. Zie de aparte handleiding Documentenbeheer over het archiveren van interne en externe documenten.

Contractgegevens verzekeraars - Module Verzekeraars. Via de Navigatie keuzelijst komt u in de module Verzekeraars. Het programma bevat alle actieve zorgverzekeraars in Nederland met bijbehorende Uzovi code. In de lijst met verzekeraars kunt u aankruisen welke verzekeraars in de keuzelijst moeten worden opgenomen, niet aangekruiste verzekeraars worden niet getoond. N.B.: Het verzekeraars bestand wordt door ons actueel gehouden, verwijder zelf geen verzekeraars, voer geen nieuwe verzekeraars in en wijzig niets aan de Uzovi code of korte naam. - Tabblad DBC. Vul hier de contractgegevens in voor de betreffende verzekeraar. ‘Type contract’ is voor solopraktijken meestal een zorgverlenercontract op naam van de zorgverlener, voor praktijken met meerdere behandelaars zal het meestal een praktijkcontract zijn op naam van de praktijk. Bij ‘Vergoedingspercentage’ vult u het actuele vergoedingspercentage in voor DBC’s die in het huidige kalenderjaar worden geopend, bij openen van een nieuwe DBC wordt dit percentage automatisch ingevuld. Als de ConsultManager Specialistische GGZ Handleiding 20150403

4


-

verzekeraar geen vergoedingspercentage gebruikt, maar eigen tarieven hanteert die niet met een vast percentage van het Nza tarief zijn af te leiden, dan vult u als vergoedingspercentage 100 in en vult u in het rechtergedeelte per productgroep het bijbehorende tarief in (in centen, dus tarief 1.234,50 vult u in als 123450). Vullen gegevens bij cluster. Ingevulde gegevens bij een verzekeraar kunnen bij andere verzekeraars van hetzelfde cluster worden doorgevoerd door op de knop VUL CLUSTER te klikken.

Registratie van DBC’s - DBC starten. Een DBC behandeltraject kunt u starten vanuit de cliënt, tabblad DBC.

Klik op DBC STARTEN om een nieuwe DBC te starten. Is er al een DBC aanwezig als u op DBC STARTEN klikt, dan kunt u in het volgende scherm kiezen of u een nieuwe initiële DBC wilt starten of een vervolg DBC. Na aanmaken van de DBC krijgt u de inhoud daarvan te zien als in onderstaande afbeelding.


5


-

-

-

Tabblad DBC Details. In het tabblad DBC Details wordt de DBC getypeerd: hoofdbehandelaar, verwijzer, verzekeraar, zorgtype, circuit etc.. Let op: bij de verwijzer dient nu niet alleen de beroepcode, maar ook de zorgverlener AGB code geregistreerd te zijn (zie module Artsen; AGB code zoeken op www.agbcode.nl). De verwijzer vult u bij de cliënt in in het tabblad Arts/Arbo; deze wordt dan meegenomen naar het bGGZ traject. Was de verwijzer nog niet ingevuld bij de cliëntgegevens op het moment dat de DBC werd aangemaakt, dan moet u op de knop UPDATE klikken om de actuele verwijzergegevens over te nemen van de cliënt. Tabblad Cliëntregistratie. In het tabblad Cliëntregistratie ziet u cliëntgegevens die in het kader van de DBC moeten worden vastgelegd. Tabblad DSMIV. In het tabblad DSMIV kunt u diagnoses vastleggen volgens de DSMIV classificatie. Voor alle DBC’s behalve DBC’s met alleen intake/diagnostische activiteiten moet een primaire diagnose vastgelegd worden op as 1 of as 2 en moeten alle nevendiagnoses op as 3 t/m 5 ingevuld zijn bij het sluiten van de DBC. N.B.: Bij diagnoses op as 1 kiest u eerst de diagnose op hoofdniveau en gaat u daarna via subkeuzelijsten in steeds meer detail totdat de diagnose volledig is. Zolang er geen ICD9-CM code getoond wordt of er een x in die code staat, is de diagnose nog niet in voldoende detail vastgelegd. Tabblad Activiteiten. In het tabblad Activiteiten (zie onderstaande afbeelding) worden de activiteiten getoond die voor deze cliënt zijn vastgelegd (zie volgende pagina). In het blok links staan activiteiten die op de DBC zijn geregistreerd. Deze zijn voorzien van een DBC actviteitscode en het aantal minuten directe tijd, indirecte tijd en reistijd. In het blok rechts staan activiteiten die wel voor deze cliënt zijn vastgelegd, maar niet op de DBC geregistreerd zijn. Activiteiten die rechts staan en die op de DBC horen kunt u voorzien van een activiteitscode, tijdschrijfminuten en naar het behandeltraject verplaatsen met de << knop.


6


-

-

Tabblad Facturatie. Het tabblad Facturatie toont gegevens rondom de facturatie van de DBC. Bij sluiten van de DBC wordt automatisch het te declareren tarief ingevuld behorend bij de productgroep, een en ander ook afhankelijk van wat is ingevuld bij de contractgegevens van de verzekeraar. U kunt de facturatie van een of meerdere trajecten starten via de knop START FACTURATIE. Tabblad ROM. In het tabblad ROM vindt u een overzicht van de ROM testen en andere vragenlijsten die rondom dit behandeltraject zijn afgenomen. Zie voor verdere beschrijving van de ROM functionaliteit de aparte ROM handleiding.


7


-

Tabblad Admin. Hier staat een lijstje met administratieve items die afgehandeld moeten worden in het kader van de DBC registratie. U bepaalt zelf welke items verplicht zijn in uw administratie bij de Gebruikersinstellingen, tabblad DBC1. Voor het sluiten van de DBC kunt u de checklist in het tabblad Admin nalopen. Bij alle verplichte items moet een vinkje gezet zijn en de eindcontrole moet ook ingevuld zijn voordat een DBC gesloten kan worden.

Vastleggen van DBC activiteiten - Verschillende invoermogelijkheden. Activiteiten voor sGGZ registratie kunnen op verschillende plaatsen worden vastgelegd: in de agenda als een afspraak, in de agenda via het Invoerscherm, vanuit het cliëntdossier middels de knop NIEUW ITEM en vanuit cliëntgegevens of dossier via de ‘Actie’ keuzelijst. - Afspraak in agenda. Om een afspraak in de agenda te zetten klikt u op de knop AFSPRAAK CLIENT of u klikt met de linkermuisknop op de gewenste dag en starttijd in de agenda, sleept met ingedrukte muisknop naar de gewenste eindtijd en laat de muisknop los. In beide gevallen komt u in onderstaand venster waarin de gegevens van de afspraak ingevuld kunnen worden. In het linkergedeelte worden de gegevens rondom de agendering ingevuld, inclusief b.v. een afwijkende kleur die de afspraak in de agenda moet krijgen en een eventuele extra opmerking die getoond moet worden bij de afspraak. In het rechtergedeelte moet alleen een DBC activiteitscode en tijdschrijven ingevuld worden, dus geen basis GGZ code en ook geen prestatiecode met tarief. DBC activiteiten zijn individueel niet-declarabel, legt u een DBC activiteit als declarabel item vast, dan zal het systeem het alsnog veranderen in een niet-declarabel item, aangezien alleen de DBC zelf na sluiten declarabel is maar niet de afzonderlijke activiteiten. Bij het aanmaken van een agenda item voor een cliënt wordt automatisch al een activiteitscode en tijdschrijven ingevuld aan de hand van voorkeursinstellingen. In eerste instantie kijkt het programma of er bij de cliënt, tabblad DBC, een voorkeursactiviteit is opgegeven. Staat daar niets, dan wordt de activiteitscode gebruikt die bij de ConsultManager Specialistische GGZ Handleiding 20150403

8


Gebruikersinstellingen is ingevuld. Staat daar ook niets, dan kunt u in de afspraak zelf een activiteitscode kiezen uit de keuzelijst.

-

-

Agenda invoerscherm. In de agenda komt u via de knop INVOERSCHERM in een scherm waar u snel achter elkaar een serie activiteiten kunt invoeren. Vanuit cliëntdossier. Druk op de knop NIEUW ITEM en voer in het volgende scherm de gewenste gegevens in van het nieuwe item. Vul alleen gegevens in voor een nietdeclarabel item en voor de registratie op de DBC. N.B.: op deze manier ingevoerde items komen niet in de agenda. Actie keuzelijst. Vanuit de tabbladen met cliënt stamgegevens en vanuit het cliëntdossier kunt u in de ‘Actie’ keuzelijst kiezen voor ‘Afspraak in agenda’, waarna een afspraak in de agenda wordt aangemaakt en gegevens worden ingevuld als boven beschreven. DBC lijst invoerlijst. In de lijst met DBC trajecten komt u via de knop A&V INVOERLIJST in een scherm waar u snel achter elkaar een serie activiteiten kunt invoeren (deze komen niet in de agenda, maar wel in het dossier).

Sluiten van een DBC - Voorbereiding. Voordat u een DBC sluit is het goed om de tabbladen van de DBC door te lopen om te zien of de registratie compleet is. Let ook op de checklist in het tabblad Admin die ingevuld moet zijn (zie boven). - Valideren. U kunt op elk gewenst moment op de knop DBC VALIDEREN klikken om door het programma een aantal controles te laten uitvoeren om te zien of de registratie correct is. - Sluiten. Druk op de knop DBC SLUITEN. Het programma gaat eerst een aantal controles doen en u krijgt een melding als er een fout gevonden wordt. Nadat de controles gepasseerd zijn wordt een nieuw venster geopend waarin de benodigde sluitgegevens moete worden ingevuld. De einddatum wordt automatisch ingevuld als de datum van het laatste DBC item, maar u kunt dat handmatig wijzigen in een latere datum. Een sluitreden moet ingevuld worden uit de keuzelijst. Klik op SLUIT DBC om de DBC te sluiten en klaar te maken voor declaratie.


9


-

Tijdschrijven. De hoeveelheid directe en indirecte tijd die op een DBC geschreven is wordt in de declaratie verwerkt.

Facturatie Facturatie van bGGZ behandeltrajecten kan op verschillende manieren gestart worden. - Facturatie vanuit een DBC. Klik in een DBC, tabblad Facturatie, op de knop NIEUWE FACTURATIE. - Facturatie vanuit de Nota lijst. Klik in de Nota lijst op de knop NIEUW NOTA. Vul in het volgende scherm de gegevens in bij ‘Electronische declaraties’, klik daarna op de knop DBC FACTURATIE. - Facturatie vanuit de DBC lijst. Klik in de lijst met DBC trajecten op de knop FACTURATIELIJST en in de Facturatielijst op de knop NIEUWE FACTURATIE. - Bovenstaande wegen leiden allemaal naar onderstaand scherm. Klik nadat alle gegevens voor de uit te voeren declaratieronde ingevuld zijn op een van de knoppen onderin het venster, afhankelijk van wat voor declaratieronde gedaan moet worden. Vanwege aanpassingen in tarieven en declaratiestandaarden wordt een onderscheid gemaakt in het jaar waarin DBC’s gestart zijn.

-

DBC VECOZO: hiermee wordt een declaratieronde gestart voor het electronisch declareren van DBC’s naar de betreffende verzekeraars via Vecozo. DBC FA-MED: hiermee wordt een declaratieronde gestart voor het electronisch declareren van DBC’s via servicebureau Fa-med.


10


-

DBC JZ VECOZO: hiermee wordt een declaratieronde gestart voor DBC’s die in het kader van de Jeugdzorg volgens de JZ321/322 standaard gedeclareerd moeten worden via Vecozo naar de gemeente. DBC JZ FA-MED: hiermee wordt een declaratieronde gestart voor DBC’s die in het kader van de Jeugdzorg volgens de JZ321/322 standaard gedeclareerd moeten worden via servicebureau Fa-med naar de gemeente. CLIENTNOTA’S: hiermee wordt een declaratieronde gestart voor het aanmaken van papieren restitutienota’s gericht aan de betreffende cliënten.

Na drukken op één van bovenstaande knoppen gaat het programma op zoek naar DBC’s die aan de voorwaarden voldoen om langs de aangegeven weg gefactureerd te worden. Deze worden in een lijst getoond:

-

Klik op FACTUREER ALLES om alle DBC’s in de lijst te factureren of vink een aantal trajecten aan (“Selecteer voor declaratie’ rechts in elke regel) en klik op FACTUREER SELECTIE om alleen de aangevinkte trajecten te factureren. Na drukken op een van deze knoppen gaat de facturatieprocedure lopen. Wat er vervolgens gebeurt hangt af van het type declaratie.

Electronische declaraties - Als er nog fouten gevonden worden krijgt u daarvan een melding, zo niet dan worden de declaratiebestanden aangemaakt, waar u ook een melding van krijgt. Deze worden vervolgens ingediend bij Vecozo (behalve Fa-med declaraties, zie onder).

-

Klik in de lijst met electronische declaraties op het notanummer (links) om details te zien van de declaratie. De declaratie bevat voor elke gedeclareerde DBC aparte regels met cliëntgegevens, gegevens van de prestatie en bijbehorend tarief en een samenvatting van het tijdschrijven op het traject met gegevens van de behandelaar(s).


11


-

-

-

Heeft de verzekeraar fouten geconstateerd in de declaratie, dan wordt de omschrijving van de fout in de betreffende regel vermeld. Naast de kolom ‘Declaratie’ staat een kolom ‘Toegekend’. Is een prestatie geheel toegekend zonder verdere opmerkingen, dan wordt het toegekend bedrag niet specifiek vermeld bij de prestatie, alleen opgeteld bij het totaal toegekende bedrag van de declaratie wat onderaan in het venster vermeld wordt. Zijn er fouten gevonden, dan kunt u bij het toegekende bedrag zien of de fout geleid heeft tot gedeeltelijke of gehele afkeuring van de prestatie. Wissen/verwijderen afgekeurde declaratie. Een afgekeurde prestatie dient gewist te worden van de declaratie middels de WIS knop. Is de hele declaratie afgekeurd, dan kan de hele declaratie verwijderd worden door in de lijst met electronische declaraties in de te verwijderen regel te klikken (maar niet op het notanummer) en daarna op de knop VERWIJDER NOTA. Daarna kan de benodigde correctie gedaan worden afhankelijk van de geconstateerde fout en kan de DBC opnieuw gedeclareerd worden. Let op: een prestatie waar een fout gevonden is maar die niet volledig is afgekeurd (b.v. er is een lager bedrag toegekend dan gedeclareerd omdat een te hoog vergoedingspercentage was ingevuld) dient niet verwijderd te worden! Creditering. Crediteren (terugbetalen) van een goedgekeurd bedrag kan door op de knop CREDIT te drukken. De DBC wordt dan klaargezet voor creditering. In de DBC, tabblad Facturatie, kunt u door drukken op de knop ZET KLAAR in het blokje DBC Crediteren de DBC laten klaarzetten voor creditering. Voor de eigenlijke indiening volgt u de normale factureringsprocedure startend met de knop NIEUWE FACTURATIE. In de lijst met te factureren DBC’s worden crediteringen onderscheiden door het ingevulde rondje ‘Crediteren’. Let op: bij een creditering moet precies het bedrag terugbetaald worden wat is goedgekeurd op de te crediteren declaratie. Voorbeeld: u dient een declaratie in voor € 800,- maar er wordt € 500,- toegekend omdat het contract nog niet rond was. Als de verzekeraar na activeren van het contract aangeeft dat de declaratie gecrediteerd kan worden en opnieuw ingediend, dan moet u voor de creditering op de DBC, tabblad Facturatie, het tarief aanpassen zodat er € 500,- als declaratiebedrag getoond wordt voor de creditering. Na goedkeuring van de creditering kunt u het tarief weer aanpassen naar wat het eerst was en nogmaals € 800,- declareren.


12


Papieren cliëntnota’s - Voor cliënten die aangegeven hebben de nota zelf te willen betalen of die verzekerd zijn bij een verzekeraar waar u geen contract mee heeft, kunt u papieren restitutienota’s aanmaken. Op deze nota’s staat dezelfde informatie over het behandeltraject als in een electronische declaratie en de cliënt kan deze nota desgewenst ter vergoeding indienen bij de verzekeraar. - Heeft u in bovenstaande procedure gekozen voor CLIENTNOTA’S, dan komt u na aanmaak van de nota in de Nota lijst terecht. Klik op het notanummer om de nota in te zien.

Fa-med declaraties - Bij de gebruikersinstellingen, tabblad DBC1, moet de AGB code van Fa-med ingevuld zijn alsmede het type contract (meestal is dat e-declareren). - Voor DBC’s die via Fa-med naar de verzekeraar gestuurd moeten worden vult u bij de cliëntgegevens en op het behandeltraject in facturering=DBC Fa-med. - Voor cliënten die aangegeven hebben de nota zelf te willen betalen of die verzekerd zijn bij een verzekeraar waar u geen contract mee heeft, vult u in facturering=cliënt. - Start de facturatieprocedure als boven beschreven en druk op de knop DBC FA-MED bij het betreffende startjaar om DBC’s te selecteren zowel voor declaratie aan verzekeraars als voor cliëntnota’s. - Heeft u een contract met Fa-med maar wilt u een cliëntnota zelf naar de cliënt sturen i.p.v. via Fa-med, dan kan dat door bij het starten van de facturatieronde op CLIENTNOTA’S te klikken i.p.v. op DBC FA-MED. ConsultManager Specialistische GGZ Handleiding 20150403

13


-

Na drukken op een van de FACTUREER knoppen wordt een declaratiebestand aangemaakt en in de map ConsultManager/Vecozo/ geplaatst. Dit bestand heeft als naam ‘(notanummer)Famed.tab’ (dus b.v. 150123Famed.tab) en moet ingediend worden op het Fa-med portaal. Via de knop FA-MED PORTAAL in de lijst met electronische declaraties wordt een browservenster geopend op de homepagina van Fa-med. Hier kunt u declaraties indienen via MijnFamed of via FamedNet Online.

Financiële overzichten - Op verschillende plaatsen in het programma kunt u financiële informatie naar boven halen. Dit gaat ofwel via een zoekopdracht naar de gewenste gegevens, ofwel door een rapportage aan te laten maken. - In de Nota lijst, bij de Electronische declaraties en in het Financieel archief kunt u een zoekopdracht geven middels de knop ZOEK. Bijvoorbeeld ZOEK > notadatum=2014 > Return/Enter geeft alle nota’s met een notadatum in 2014. - In het Financieel archief kunt u middels de knop RAPPORTEN een gewenste rapportageperiode opgeven en voor die periode een gewenst type rapport genereren. - In DBC lijst > DBC LIJST 2 kunt u ook een zoekopdracht geven. Als u specifiek op 1 verzekeraar of cluster zoekt (b.v. ZOEK > startdatum=2014, cluster=Achmea > Return/Enter), dan krijgt u van die verzekeraar/cluster alle DBC’s te zien met de financiële informatie. Onderin het scherm staat dan het totaal declaratiebedrag van de trajecten in de lijst alsmede het omzetplafond van verzekeraar/cluster zodat u kunt zien hoe uw productie zich verhoudt tot het contractuele omzetplafond. - In DBC lijst > DBC LIJST 2 kunt u middels de knop RAPPORTAGE een rapportageperiode opgeven en een gewenst type rapportage laten aanmaken. De Management Rapportage sGGZ is het meest uitgebreid en geeft informatie over omzet, onderhanden werk, totalen en prognose voor het contractjaar in relatie tot omzetplafonds. N.B.: Om het omzetplafond in een overzicht te krijgen dient u dit per verzekeraar/cluster ingevuld te hebben bij de verzekeraars in de module Verzekeraars, tabblad DBC. Wanneer u het bij 1 verzekeraar invult, kunt u het bij de andere verzekeraars van het cluster automatisch ook laten invullen. Overige producten (OVP) - Prestaties die niet door de verzekering vergoed worden (b.v. relatietherapie) moeten volgens bepaalde regels worden vastgelegd en aan de cliënt gefactureerd worden. - Deze prestaties kunnen aan DIS aangeleverd worden als ‘overige verrichting’. Deze aanlevering is op dit moment niet verplicht, maar ConsultManager biedt wel de mogelijkheid tot aanleveren. - Bij de cliëntgegevens vult u in facturering=DBC Vecozo, DBC Fa-med of cliënt. - OVP consulten worden vastgelegd met een door de NZa vastgestelde prestatiecode (194073), omschrijving (“OVP niet-basispakket zorg consult”) en tarief (maximumtarief € 94,44). Maak hiervoor in de Tarievenlijst een tariefregel aan zoals in de afbeelding hieronder. - Let op dat ‘Eigen lijst’ is aangekruist en dat er geen verzekeraar gekoppeld is.


14


-

-

-

-

N.B.: Voor de basis GGZ is ook een OVP prestatiecode in het leven geroepen. De prestatiecode hiervoor is hetzelfde, alleen het lijstnr. verschilt (063 voor bGGZ, 050 voor sGGZ). Als u een gecombineerde bGGZ/sGGZ praktijk heeft moet u opletten, dat u deze codes niet door elkaar haalt! Leg OVP consulten vast op dezelfde manier als u gewend was voor eerstelijns consulten, d.w.z. als een declarabel item met bovenstaande prestatie/tariefregel. In het financieel cliëntdossier ziet u deze items daarna staan met als facturering=”OVP nota cliënt”. Facturering van OVP consulten gaat op de gebruikelijke manier vanuit de notalijst via de knop NIEUWE NOTA. In het volgende scherm vult u bij ‘Periodieke papieren nota’s’ de gewenste periode in en klikt u op de knop sGGZ OVP/NO-SHOW. Het programma gaat op zoek naar OVP consulten die klaar staan om gefactureerd te worden. U kunt alles wat klaar staat of een selectie factureren. De resulterende nota heeft een eigen opmaak met gegevens die op een OVP nota getoond moeten worden. Registratie en facturatie van OVP consulten kan gedaan worden zonder dat voor de cliënt een behandeltraject aanwezig is. Voor de (optionele) aanlevering van OVP gegevens aan DIS is het echter wel nodig dat een behandeltraject aanwezig is, omdat naast de eigenlijke gegevens van het OVP consult ook enkele andere gegevens als ‘overige verrichting’ moeten worden aangeleverd. Voor dezelfde cliënt waar reguliere DBC activiteiten op een DBC worden geschreven kunt u dus in principe tegelijkertijd OVP consulten registreren en apart factureren.

Papieren OVP/No-show nota’s via Fa-med - U kunt OVP consulten en no-shows in een electronische declaratie aanbieden aan Fa-med. Fa-med zet deze dan om in een papieren nota voor de cliënt. - Zorg ervoor, dat bij de cliëntgegevens, tabblad Electr.Decl., het rechtergedeelte is ingevuld met de debiteurgegevens (dwz de persoon waarnaar de nota gestuurd moet worden, meestal de cliënt zelf). Zonder deze gegevens kan Fa-med geen papieren nota maken. - Leg OVP consulten vast als boven beschreven. - Voor no-shows dient u een aparte tariefregel te maken in de Tarievenlijst. In deze tariefregel moet lijstnr=999 en prestatiecode=99201 staan, een omschrijving (“No-show”) moet ingevuld zijn en het tarief wat u hiervoor rekent. Bij het vastleggen van de no-show moet u deze tariefregel kiezen. - Volg voor het factureren de boven beschreven weg via Nota’s > NIEUWE NOTA > sGGZ OVP/NO-SHOW. Wanneer u in het volgende scherm de te factureren items in beeld heeft en op een van de FACTUREER knoppen klikt, komt er een mededeling dat er een Fa-med contract is en kunt u kiezen of u de items direct op een papieren nota wilt zetten (die u dan zelf moet versturen) of dat u de declaratie via Fa-med wilt laten lopen. - Na aanmaak van de Fa-med declaratie komt u in de lijst met electronische declaraties waar de nieuw aangemaakte declaratie staat. Het declaratiebestand dient u op de gebruikelijke manier via het Fa-med portaal aan bij Fa-med.


15

Handleiding Specialistische GGZ registratie en facturatie

Recommend Documents