Incura Handleiding (GGZ) Facturatie Jeugd GGZ aan gemeenten facturatiecondities en facturatie

Handleiding: Facturatie Jeugd GGZ aan gemeenten – facturatiecondities en facturatie Volgnummer: F20-GGZ, versie 1.2

Incura Handleiding (GGZ) Facturatie Jeugd GGZ aan gemeenten – facturatiecondities en facturatie


Inleiding Deze handleiding beschrijft de facturatiecondities en het proces van het factureren van de Jeugd GGZ aan de gemeenten voor de situaties waarin wordt gefactureerd middels:   

een papieren nota het aanleveren van een Excel-bestand VECOZO

De instructie in deze handleiding is een vervolg op de handleiding Facturatie Jeugd GGZ aan gemeenten – inrichten productcodes. Het is belangrijk dat u eerst de voorbereidingen uit die handleiding in Incura heeft verricht, voordat u van start gaat met de facturatiecondities en de facturatie die worden beschreven in deze handleiding. Deze handleiding begint met enkele facturatiecondities die noodzakelijk zijn om facturen aan te kunnen maken. Deze facturatiecondities liggen in het verlengde van de eerder ingerichte productcodes zoals u deze middels bovengenoemde handleiding heeft klaargezet. In het kort bestaat facturatie uit de volgende stappen:   

vastleggen van productcodes (handleiding Facturatie Jeugd GGZ aan gemeenten inrichten productcodes) facturatiecondities voorbereiden (hoofdstuk 1 van deze handleiding) het factureren zelf (hoofdstuk 2 van deze handleiding)


Inhoud 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.4.1 1.5 1.5.1 1.6 1.6.1 1.7 2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

Facturatiecondities......................................................................................................... 4 Facturatie op papier ................................................................................................................. 4 Facturatie met Excel................................................................................................................. 5 Facturatie middels VECOZO ..................................................................................................... 5 Aanmaken van contract voor gemeenten ............................................................................... 6 Tabblad ‘NAW’ ......................................................................................................................... 9 Registreren van gegevens in dossier........................................................................................ 9 Indien u registreert en factureert vanuit een traject............................................................. 10 Indien u factureert vanuit een overeenkomst ....................................................................... 12 Productcodes toevoegen aan afspraken ............................................................................... 12 Productcodes in het behandeljournaal.................................................................................. 14 Factureren ................................................................................................................... 15 Alle gemeenten factureren of alleen een selectie ................................................................. 15 Nieuwe controlemeldingen ................................................................................................... 17 Nieuw tabblad ‘Excel’ ............................................................................................................ 18 Verzamelfactuur indien traject en per behandeling beide JW303 ........................................ 19 Beheer facturen ..................................................................................................................... 19


1 Facturatiecondities De condities voor het kunnen facturen aan gemeenten komt grofweg neer op:  ‘Fundamentele voorwaarden’ Hieronder wordt bijvoorbeeld verstaan: het hebben van een geldig VECOZO-certificaat, het zijn ingesteld van praktijk- en zorgverlener-AGB-codes, et cetera. Indien u reeds met Incura GGZ werkt en al eerder succesvol mee heeft gefactureerd, wordt verondersteld dat deze fundamentele voorwaarden aanwezig zijn. Heeft u toch vragen of twijfels? U vindt hierover meer informatie in de handleiding GGZ Facturatiecondities, hoofdstuk 2.  Facturatie op papier (paragraaf 1.1).  Facturatie met Excel (paragraaf 1.2).  Facturatie middels VECOZO (paragraaf 1.3).  Aanmaken van contracten voor gemeenten (paragraaf 1.4).  Facturatiecondities vanuit het patiëntdossier (paragraaf 1.5).  Productcodes toevoegen aan afspraken (paragraaf 1.6) – alleen wanneer er gefactureerd wordt op basis van behandelingen. Let op: Alleen wanneer aan al deze punten zijn voldaan, zal de factuur aan gemeenten kunnen worden aangemaakt.

1.1 Facturatie op papier

Wanneer de gemeente de facturatie op papier wilt ontvangen, dient u aan te geven welk factuursjabloon u wilt gebruiken. Dit is afhankelijk van de specifieke situaties die hierin voorkomen. U vindt de mogelijkheid om dit in te stellen onder Instellingen  Globale instellingen  kopje ‘Financieel’  kopje ‘Indienwijze’. In figuur 1 ziet u een voorbeeld van enkele standaard sjablonen die zijn ingesteld voor de situaties:  BGGZ Gemeenten.  SGGZ Gemeenten.

Figuur 1: standaard factuursjablonen

Met Incura is al een standaard sjabloon als voorbeeld meegeleverd. Dit sjabloon treft u in Incura aan onder Stamgegevens  Correspondentie  Sjablonen en heet ‘GGZ factuur gemeente’. Dit Pagina 4 van 19


voorbeeld bevat de minimale vereisten die volgens de meeste gemeentestandaarden worden uitgevraagd om mee te kunnen factureren. U kunt ervoor kiezen dit sjabloon te hanteren, of er een eigen variant van te maken door het sjabloon te kopiëren en aan te passen. Meer informatie over sjablonen vindt u in de volgende handleidingen:  Tekstverwerker – Gebruikersregistratie (Internet Explorer / Firefox)  Tekstverwerker – Algemeen werking  Tekstverwerker – Sjablonen maken  Tekstverwerker – Geavanceerd gebruik Het standaard sjabloon dat u onder Globale instellingen opgeeft is een uitgangswaarde. Met andere woorden: de papieren factuur wordt aangemaakt op basis van dit sjabloon. Wilt u voor een enkele gemeente toch een andere factuursjabloon hanteren? Dit dient u bij de ‘debiteurgegevens’ van de betreffende gemeente op te geven. Deze debiteurgegevens treft u aan onder Stamgegevens  Relaties  Gemeenten  dubbelklikken op betreffende gemeente  tabblad ‘NAW’  kopje ‘Debiteurgegevens’ (zie verder paragraaf 1.4.1).

1.2 Facturatie met Excel

Wilt u factureren middels Excel? Dan dient er op uw computer Microsoft Office te zijn geïnstalleerd met Excel als minimaal pakket. In ‘Stap 4: Indienen’ van de facturatiewizard (zie hoofdstuk 2) komt de factuur omhoog in de vorm van een Excel bestand.

1.3 Facturatie middels VECOZO Wilt u factureren aan uw gemeente via VECOZO? Dan is het van belang een aantal punten goed na te lopen. In onderstaand overzicht leest u om welke acties het gaat, de locatie en hoe dit binnen Incura moet worden verwerkt. #

Actie

Handleiding

1. Bijwerken van productcodes. Het is van belang om uw productcodes actueel te houden.

Facturatie Jeugd GGZ aan gemeenten – inrichten productcodes

2. Gebruik waar zinvol de functie ‘Kopiëren’ om productcodes voor de ene gemeente eenvoudig ook bij een andere gemeente binnen dezelfde regio beschikbaar te maken. 3. Contracten van uw gemeenten instellen  Extra belangrijk om te controleren: voorzie deze contracten van de juiste indienwijze.  Vul de juiste norm in

Facturatie Jeugd GGZ aan gemeenten – inrichten productcodes

Deze handleiding

Hoofdstuk/ Paragraaf Gehele handleiding, in het bijzonder paragraaf 1.1 paragraaf 1.5

Allen te vinden in paragraaf 1.4 (o.a. 1.4.1)

Pagina 5 van 19


(JW303/JW321) 4. Tarieflijsten bijwerken

5. Koppelen van tarieflijst aan contract 6. Factureerbaar maken van trajecten 7. Factureerbaar maken van overeenkomsten  Productcodes moeten zijn toegevoegd op de afspraken in de agenda en zichtbaar zijn in het Behandeljournaal

Facturatie Jeugd GGZ aan gemeenten – inrichten productcodes Deze handleiding Deze handleiding Deze handleiding

Hoofdstuk 2

Paragraaf 1.4 Paragraaf 1.5 Paragraaf 1.5 en 1.6

1.4 Aanmaken van contract voor gemeenten Evenals voor zorgverzekeraars (concerns) dienen ook voor gemeenten contracten te worden aangemaakt. Deze procedure is op hoofdlijnen vergelijkbaar aan hoe contracten voor concerns worden aangemaakt, zoals beschreven in de handleiding GGZ Invoeren contracten. Om de contracten aan te maken gaat u naar Stamgegevens  Relaties  Gemeenten (zie figuur 2).

Figuur 2: relatie gemeenten

Een overzicht van gemeenten verschijnt, welke is samengesteld op basis van uw patiëntenpopulatie. Eventueel ontbrekende gemeenten kunt u desgewenst laten toevoegen met de knop ‘Ontbrekende gemeenten toevoegen’ (zie figuur 3). Waarschijnlijk zult u deze knop niet gebruiken, aangezien uw gemeentebestand groeit op basis van de toename van uw patiëntenpopulatie.

Pagina 6 van 19


Figuur 3: overzicht van gemeenten aanwezig op basis van bestaande patiëntenpopulatie

In het getoonde overzicht dubbelklikt u op een gemeente waar u het contract nog voor moet invullen. Het detailscherm van de gemeente verschijnt zoals getoond in figuur 4.

Figuur 4: detailscherm gemeente

Hier klikt u op de knop ‘Nieuw’ om een nieuw contract toe te voegen. Het invulscherm voor het contract verschijnt (zie figuur 5). Vul hier de gegevens zo volledig mogelijk in conform de instructies uit de handleiding GGZ Invoeren contracten en klik op de knop ‘Bewaren’.

Pagina 7 van 19


Figuur 5: pop-up voor invullen van het contract

Op dezelfde wijze voegt u eventueel ook een omzetplafond toe (zie figuur 6).

Figuur 6: pop-up voor invullen omzetplafond

Middels het toevoegen van ‘instellingen’ maakt u voor het facturen van trajecten en behandelingen bekend onder welke norm dat op dit contract voor deze gemeente moet gebeuren (zie figuur 7). Het is belangrijk dat deze facturatiestandaard goed staat ingevuld. Voor trajecten heeft u de keuze te factureren volgens de normen JW303 of JW321. Voor het factureren per behandeling geldt dat u alleen kunt factureren in JW303.

Figuur 7: pop-up voor invullen instellingen

Pagina 8 van 19


Let op: Zijn de normen voor één gemeente voor de trajecten en het factureren per behandeling beide JW303? Dan zal er tijdens het aanmaken van een factuur één verzamelnota voor deze gemeente worden samengesteld met daarop zowel de trajecten als de behandelingen.

1.4.1 Tabblad ‘NAW’ Ieder scherm waar u het contract met de gemeente moet invullen bevat ook het tabblad ‘NAW’. Hier dient u nog enkele waarden in te vullen:  via welke indienwijze er naar deze gemeente zal worden gefactureerd;  en met welk factuursjabloon dat dient te gebeuren (voor papieren facturatie zie laatste alinea paragraaf 1.1). Deze waarden geeft u op via het tabblad ‘NAW’ bij het gemeentecontract (zie figuur 8).

Figuur 8: indienwijze en factuursjabloon per gemeente

1.5 Registreren van gegevens in dossier Per Jeugd GGZ patiënt kan de opbouw van het dossier verschillen en daarmee ook de plaats waar specifieke gegevens t.b.v. de facturatie worden geregistreerd. Het gaat daarbij om:   

aanvraag beschikkingsnummer beschikkingsnummer productcode

Net als bij de volwassenen wordt voor Jeugd GGZ patiënten door u bij de start van de behandelingen, de aard van de behandeling bepaald. Betreft het een traject of wordt er per behandeling gefactureerd?

Pagina 9 van 19


1. Voor trajecten maakt u een behandeltraject aan (BGGZ/SGGZ).  zie voor gegevensregistratie paragraaf 1.4.1 2. Voor de andere variant factureert u per behandeling en maakt u een overeenkomst aan.  zie voor gegevensregistratie paragraaf 1.4.2

1.5.1 Indien u registreert en factureert vanuit een traject Voor trajecten / trajectbehandelingen vult u het aanvraag- en beschikkingsnummer in op het traject (zie figuur 9).

Figuur 9: basisgegevens op het traject

Dit is ook de plek waar u de productcode opgeeft. Middels het icoon en vult deze in.

zoekt u de productcode op

Tip: u kunt hier als zoekterm bijvoorbeeld ‘Diagnostiek’ invullen om het aantal zoekresultaten drastisch te beperken waardoor u sneller uw gewenste productcode terugvindt. Er zijn twee situaties ten aanzien van de productcode die het meeste voorkomen: 1. De gemeentelijke productcode(1) dient (nagenoeg) overeen te komen met de declaratiecode(2). Dan zoekt u een productcode op die hieraan gelijkwaardig is. Zie figuur 10.

Pagina 10 van 19


Figuur 10: de productcode moet overeenkomen met de declaratiecode

2. De gemeentelijke productcode is een vooraf afgesproken code en mag afwijken van de declaratiecode. Dan vult u bij ‘Productcode’ gewoon de code in die is afgesproken met de gemeente. Zie figuur 11.

Figuur 11: de productcode is vooraf afgesproken en mag afwijken

Declaratiecode versus Productcode De declaratiecode wordt samengesteld op basis van de inhoud van het trajectformulier en de tijdregistratie op het traject. U ziet deze declaratiecode pas verschijnen op het moment dat er is gevalideerd. De productcode is de code die u met de gemeente heeft afgesproken en aan de gemeente factureert. Wellicht ten overvloede: het valideren van een traject blijft noodzakelijk. Zonder validatie van de gegevens vanuit het trajectformulier zal het traject niet in de facturatie naar boven komen (zie figuur 12).

Figuur 12: knop Valideren op trajectscherm

Pagina 11 van 19


1.6 Indien u factureert vanuit een overeenkomst Voor situaties waarin per behandeling, en dus via een overeenkomst aan de gemeente wordt gefactureerd, vult u het aanvraag- en beschikkingsnummer in op de overeenkomst (zie figuur 13).

Figuur 13: beschikkingsnummers op overeenkomst

1.6.1 Productcodes toevoegen aan afspraken Moet een productcode niet vanuit een traject gefactureerd worden? Dan dient u deze per behandeling, waar de productcode op voorkomt, op de afspraak te noteren. Klik hiervoor met de rechtermuisknop een afspraak in de Agenda en klik op ‘Openen’. Het detailscherm van de ‘Behandeling’ verschijnt (zie figuur 15).

Figuur 15: detailscherm van de behandeling in de agenda

Pagina 12 van 19


Hoewel het om productcodes gaat, voegt u met de knop ‘Nieuw’ onder ‘Prestaties’ de productcodes toe. Een nieuwe pop-up verschijnt die ‘Prestatie’ heet, maar in plaats van een prestatie selecteert u hier ‘Productcode’ (zie figuur 16).

Figuur 16: productcode opzoeken vanuit pop-up scherm prestatie

Hierna klikt u op het icoon (zie figuur 17).

waarna de pop-up ‘Selecteer een productcode’ verschijnt

Figuur 17: pop-up selecteer productcode

Hier kunt u direct een gewenste productcode selecteren of u typt een zoekterm in waarmee u het aantal resultaten kunt filteren op de gewenste productcode (zie figuur 18).

Pagina 13 van 19


Figuur 18: zoeken op zoekterm productcode

U bevestigt de selectie door op ‘OK’ te klikken en daarna op ‘Bewaren’ in de pop-up ‘Prestatie’.

1.7 Productcodes in het behandeljournaal Door het toevoegen van productcodes komen deze in het Behandeljournaal terecht van de betreffende patiënten. Ook door prestatiecodes aan afspraken toe te voegen, verschijnen de productcodes op het tabblad ‘Prestaties’. U vindt dit scherm door in het patiëntdossier de behandelepisode aan te klikken, kies daarna ‘Behandeljournaal’ en het tabblad ‘Prestaties’. Productcodes en prestatiecodes staan dus door elkaar in één overzicht (zie ook figuur 19).

Figuur 19: productcodes en prestatiecodes in het behandeljournaal

Pagina 14 van 19


2 Factureren Het factureren aan gemeenten start u in Incura op dezelfde plek op als wanneer u factureert via VECOZO of op papier aan niet-gemeenten: Dashboard  Facturen aanmaken. De ‘facturatiewizard’ start op zoals getoond in figuur 19.

Figuur 19: stap 1 selecteren van facturatiewizard

Afhankelijk van de wijze waarop u wilt indienen, kiest u achter ‘Indienwijze’ voor gemeenten voor ‘Papier’ of ‘Excel’. De algehele werking van het selecteren van factureren, het doorlopen van controlemeldingen, inzien van concepten en definitief maken van facturen totdat u deze kunt indienen, is niet anders dan bij andere facturen. Voor een beschrijving van de werking van de Facturatiewizard kunt u terecht in de handleiding Facturatiewizard. Enkele bijzonderheden ten aanzien van het factureren aan gemeenten komen in de paragrafen 2.1 t/m 2.3 aan bod van de handleiding die nu voor u ligt.

2.1 Alle gemeenten factureren of alleen een selectie Incura is zo ingestoken dat u met de minste inspanningen in één keer moet kunnen facturen. Om die reden ligt het voor de hand om in Stap 1: ‘Selecteren’ van de Facturatiewizard enkel een periode op te geven en gelijk op de knop ‘Volgende’ te klikken (zie figuur 20).

Pagina 15 van 19


Figuur 20: periode opgeven en meteen naar volgende

Incura haalt vervolgens voor alle gemeenten de behandelingen en/of trajecten op die gefactureerd kunnen worden en in Stap 3: ‘Concepten’ kunt u zelf beslissen welke facturen u op dat moment wilt definitief maken en indienen. Wilt u echter vanaf Stap 1: ‘Selecteren’ toch alleen de focus op één gemeente houden, dan ligt het kiezen van een specifieke debiteur meer voor de hand. 1. Hiervoor gebruikt u het vergrootglas icoon

achter ‘Selecteer debiteur’ (zie figuur 21).

Figuur 21: vergrootglas achter selecteer debiteur

2. De pop-up ‘Zoek debiteur’ verschijnt (zie figuur 22). Hierin zoekt u met ‘Zoekterm’ naar de juiste gemeente terwijl ‘Gemeente’ geselecteerd staat in het uitklaplijstje achter ‘Soort’.

Figuur 22: gemeente zoeken met pop-up zoek debiteur

3. Klik op de regel van de gevonden gemeente om deze te selecteren en neem de selectie over door op de knop ‘OK’ te klikken (zie figuur 23).

Pagina 16 van 19


Figuur 23: gemeente overnemen met knop OK

2.2 Nieuwe controlemeldingen Om de kans op afkeur zoveel mogelijk te beperken zijn er in Stap 2: ‘Controleren’ van de Facturatie Wizard controlemeldingen ingebouwd. Deze worden getoond wanneer er onvoldoende gegevens zijn ingevuld om mee te kunnen factureren. Eén voorbeeld van deze controlemeldingen die echt voor de facturatie aan gemeenten is bedoeld herkent u aan de tekst: ‘Er ontbreekt een productcode op het traject’ (zie figuur 24).

Figuur 24: controlemelding er ontbreekt een productcode op het traject

Deze controlemelding verschijnt alleen indien er gefactureerd wordt vanuit een traject. Klikt u door op de controlemelding dan opent Incura voor u het betreffende patiëntdossier op het scherm ‘GGZ traject’. De controlemelding zegt het al: u heeft geen productcode gevuld op het deelvenster ‘Facturatie’. U dient deze nog in te vullen om te kunnen factureren (zie figuur 25).

Pagina 17 van 19


Figuur 25: ontbrekende productcode op het GGZ traject

Meer over het vullen van deze productcode leest u in paragraaf 1.5.1 van deze handleiding.

2.3 Nieuw tabblad ‘Excel’ Indien er naar de gemeente gefactureerd moet worden middels het aanleveren van een Excel bestand, dan worden deze facturen in ‘Stap 4: Indienen’ van de facturatiewizard verzameld op het tabblad ‘Excel’ (zie figuur 26).

Figuur 26: nieuw tabblad ‘Excel’ in stap 4 van facturatiewizard

Pagina 18 van 19


2.4 Verzamelfactuur indien traject en per behandeling beide JW303 Aan het einde van paragraaf 1.4 Aanmaken contracten voor gemeenten wordt het belang van het kiezen van de facturatiestandaard besproken. Bij facturatie op basis van trajecten heeft u alleen de keuze uit de normen JW303 en JW321. Heeft u voor een specifieke gemeente tweemaal JW303 ingevuld? Dan levert de factuur naar de gemeente één verzamelfactuur op. Met andere woorden de productcodes van de trajecten alsook die van de losse behandelingen, worden samen op één factuur vermeld. Dit komt omdat de gemeenten zelf maar één eigen productcodelijst kennen. Het maakt daarom niet uit of de factuur op basis van traject facturatie of per individuele behandeling wordt gefactureerd, zeker niet wanneer de facturatiestandaard voor beide situaties toch hetzelfde is (namelijk JW303). Voor u levert dit geen bijzonderheid op voor de facturatie zelf, enkel dat u weet dat de productcodes voor deze twee facturatievormen op één verzamelfactuur worden gebundeld. Anders geformuleerd: de verzamelfactuur naar de gemeente omvat alle productcodes, tenzij de facturatiestandaard voor de trajecten afwijkt van die van de losse behandelingen. In het laatste geval heeft u twee facturen naar één gemeente, één voor beide facturatiestandaarden.

2.5 Beheer facturen Op het gebied van het beheer van de facturen (Dashboard  Beheer facturen) is er niets gewijzigd.

Pagina 19 van 19

Incura Handleiding (GGZ) Facturatie Jeugd GGZ aan gemeenten facturatiecondities en facturatie

Recommend Documents