2014
Handleiding Facturatie Inrichting en configuratie
STAFF Support B.V. ROI-Online 3-7-2014
In deze handleiding wordt de configuratie en inrichting beschreven van de software alvorens men gebruik kan maken van de module facturatie. De handleiding is bedoeld voor gebruikers met facturatie inrichter toegang. De volgende onderdelen van inrichting komen aan bod:
Kassa inrichten “Debiteuren voor facturatie” Relaties invoeren in CRM Sjablonen inrichten voor begeleidende teksten naar RELATIE en ACCOUNTANT Sjabloon voor factuur ontwerpen Facturatie instellingen per administratie
Inhoud Kassa instellingen .................................................................................................................................... 1 Relatiebeheer in het CRM ....................................................................................................................... 2 Sjablonen inrichten ................................................................................................................................. 3 Replacement tags ................................................................................................................................ 4 Facturatie instellingen per administratie vastleggen .............................................................................. 6
Kassa instellingen Per kassa stellen we in dat “Debiteuren voor facturatie” is ingeschakeld voor invoer binnen de registratiepagina van omzet. Deze instelling passen we aan op pagina: OMZET INSTELLINGEN KASSA Klik op de button
om direct naar de omzetpagina’s te navigeren.
Klik de gewenste kassa aan om de instellingen te openen Vink “Debiteuren voor facturatie” aan Opslaan
1
Relatiebeheer in het CRM Een factuur kan worden verstuurd naar relaties wie zijn opgeslagen in het CRM gedeelte van de software. De relaties wie in aanmerking komen voor facturatie dienen hiervoor ingesteld te worden. Dit doet u op de pagina: RELATIONEEL ALGEMEEN STAM Klik op de button 1. 2. 3. 4.
om direct naar de juiste CRM pagina te navigeren.
Geef de naam en verkorte naam op en kies het type organisatie Voer de instellingen voor facturatie in vink aan en e-mailadres opgeven Geef een standaard referentie op (verplicht) Opslaan
2
Vervolgens stellen we een postadres in voor de relatie. Dit gebeurt ook op de Stam pagina: 1. Klik op het icoon nieuw adres toevoegen 2. Kies voor het type Postadres en voer de velden in 3. Opslaan
Sjablonen inrichten Bij het versturen van één factuur worden drie documenten aangemaakt, te weten:
E-mail naar de RELATIE E-mail naar de ACCOUNTANT De factuur als PDF bijlage van bovengenoemde e-mails
De tekst, opmaak en lay-out van de documenten zijn volledig vrij te ontwerpen in de online tekstverwerker. Pagina voor beheer van sjablonen: INRICHTING SJABLONEN 1. 2. 3. 4.
Type een naam in en kies Sjabloon type E-mail sjabloon Ontwerp de inhoud van de brief/factuur Kies bij Replacement SQLId voor “Replacement voor facturen van facturatie” Opslaan
3
Replacement tags In de opgeslagen sjablonen kan er gebruik gemaakt worden van merge functionaliteit welke door middel van replacement tags in de tekst verwerkt wordt. Een replacement tag is herkenbaar aan de twee “hekjes” voor en na de omschrijving. Daar waar in de tekst een replacement tag getypt is, wordt deze bij het opmaken van de facturen en brieven vervangen door gegevens specifiek voor de relatie. Op dit moment zijn voor facturatie de volgende replacements te gebruiken: Omschrijving FactuurNr FactuurDatum FactuurReferentie Administratie AdministratieCode Relatie RelatieOmschrijving RelatieKvKNummer RelatieKvKRegio RelatiePostadresAdres
ReplacementTag ##FactuurNr## ##FactuurDatum## ##FactuurReferentie## ##Administratie## ##AdministratieCode## ##Relatie## ##RelatieOmschrijving## ##RelatieKvKNummer## ##RelatieKvKRegio## ##RelatiePostadresAdres##
4
RelatiePostadresPostcode RelatiePostadresWoonplaats FactuurRegels Totaal BTW Totaal ex. BTW InvoerderWerkTelefoonnummer InvoerderWerkEmail
##RelatiePostadresPostcode## ##RelatiePostadresWoonplaats## ##FactuurRegels## ##Totaal## ##BTW## ##Totaal ex. BTW## ##InvoerderWerkTelefoonnummer## ##InvoerderWerkEmail##
Hieronder een illustratie hoe het werkt. Geel gemarkeerd zijn de plaatsen waar replacement tags vervangen worden door real-time gegevens. In het sjabloon
Op de factuur
5
Facturatie instellingen per administratie vastleggen Nadat bovenstaande stappen doorlopen zijn, kunnen de instellingen op administratieniveau vastgelegd worden. Op de pagina: BEHEER DATA OBJECT ADMINISTRATIES 1. 2. 3. 4.
Koppel de sjablonen aan de bijbehorende bijlagen Geef het e-mail adres van de accountant op Voer de instellingen voor het format van het factuurnummer in Opslaan
Met onderstaande instellingen kan het factuurnummer er als volgt uit komen zien: F0001-201407 (eerste factuur in juli 2014) F0003-201412 (derde factuur in december 2014)
Heeft u vragen naar aanleiding van het bovengenoemde of loopt u tegen problemen aan waarin deze handleiding niet voorziet? Neem dan contact op met Staff Support BV
[email protected] of per telefoon 010 – 2189866 (lokaal tarief).
6
