HANDLEIDING REGISTRATIE EN LOGISTIEK

HANDLEIDING REGISTRATIE EN LOGISTIEK

Nieuws van de Groote Oorlog: Kranten, tijdschriften en frontblaadjes

versie 0.1 - juni 2014.

INHOUD

VERZAMELDOZEN 29

1. INLEIDING

3

2. VOORBEREIDINGEN

5

2.1 IDENTIFICEREN VAN DRAGERS

5

FRONTBLAD 6 KRANT 7

OPVULMATERIALEN 29 PLAKBAND VOOR HET DICHTPLAKKEN VAN DE DOZEN

29

BARCODESTICKERS 30 BARCODESCANNER 30 BIJBESTELLEN VAN DE BENODIGDE MATERIALEN

31

ONDERSTEUNING VAN VIAA

31

TIJDSCHRIFT 8 4.2.1. DRAGER

32

4.2.2. VERZAMELDOZEN

32

11

4.2.3. TRANSPORTBOXEN

33

3.1 SYSTEEMEISEN REGISTRATIETOOL

11

4.2.4. HET CORRECT KLEVEN VAN DE BARCODESTICKERS

33

3.2. WERKEN MET AMS

11

4.2.5. DO’S EN DONT’S

34

2.2. MOGELIJKE DETERIORATIEFENOMENEN

3. WERKOMGEVING AMS

3.2.1. INLOGGEN

9

3.2.1.1. TAAL VERANDEREN

12

3.2.1.2. WACHTWOORD WIJZIGEN

12

3.2.2. TAB ORGANISATIE

13

3.2.3. TAB VERZENDING

13

3.2.4. TAB DRAGERS

14

3.3. HET REGISTREREN VAN EEN NIEUWE DRAGER IN AMS

4.3 VERPAKKEN

35

11

16

4.3.1. FARDES EN SCHUTBLADEN

35

4.3.2. VERSCHILLENDE DOZEN

35

VERZAMELDOZEN OP MAAT PER DRAGERSOORT

35

TRANSPORTBOXEN 36 DO’S EN DONT’S

5. LOGISTIEK

36

39

3.3.1.1. ALGEMENE GEGEVENS

16

5.1. PLANNING

3.3.1.2. DRAGERINFORMATIE

16

5.2 TOELICHTING OP DE BEVOORRADING VAN DE DIGITALISERINGS-

3.3.1.3. INHOUDELIJKE KENMERKEN

18

LABO’S 39


18

5.3. OPHALING DRAGERS

3.3.1.4 TECHNISCHE KENMERKEN

18

3.3.1.5 ADMINISTRATIEF

19

AANPASSEN STATUS

41

21

5.4. TERUGBRENGEN DRAGERS

42

3.4. RECORDS WIJZIGEN 3.4.1. REEDS GEREGISTREERDE DRAGERS AANPASSEN (WIJZIG RECORD)

21

3.4.2. DRAGERS IN GROEP AANPASSEN (BULKBEWERKING)

21

3.4.3. DRAGERS VERANDEREN VAN STATUS

23

3.5. ZOEKEN VIA FILTERS 3.5.1. TOELICHTING OP DE VERSCHILLENDE FILTERS

3.6 DO’S EN DONT’S IN AMS

4. KLAARMAKEN VOOR TRANSPORT 4.1 BENODIGDE MATERIALEN FARDES EN SCHUTBLADEN

24 25

26

29 29 29

5.3.1. TABBLAD VERZENDING

6. BIJLAGES

39

40 40

45

6.1. LIJST MET AFKORTINGEN

45

6.2 AFKORTINGEN CONTENT PROVIDERS

45

6.3. VERKLARENDE WOORDENLIJST

46

1. INLEIDING VIAA wil het digitale erfgoed van Vlaanderen op een duurzame manier bewaren en toegankelijk maken voor iedereen. Honderdduizenden pagina’s periodieke publicaties uit en over België ten tijde van WO I liggen nog opgeslagen in Vlaamse archieven, erfgoedbibliotheken en musea. Om te vermijden dat dit materiaal definitief verloren gaat, is digitalisering dringend nodig. Voor het project Nieuws van de Groote Oorlog betreft het frontblaadjes, clandestiene en gecensureerde kranten en tijdschriften uit de periode 1914-1918. VIAA heeft de dragers volgens formaat opgedeeld : A1, A2, A3, A4 en A5. Deze formaten zijn van belang voor de verpakking in zuurvrije fardes en dozen. Zowel de fardes als de dozen komen in 3 formaten: - - -

SMALL: formaten kleiner of gelijk aan A5 MEDIUM: formaten groter dan A5 en kleiner of gelijk aan A4 en A3 LARGE: formaten groter dan A3 en kleiner of gelijk aan A2 en A1

In deze handleiding vindt u een toelichting op de verschillende voorbereidingen die u als collectiebeherende instelling kunt ondernemen. In hoofdstuk 2 vindt u een korte opsomming van dragerkenmerken waarmee u de dragers kunt identificeren. Hoofdstuk 3 beschrijft het registratieproces in AMS met aandacht voor de te registreren metadata. De voorbereidingen voor transport, zoals inplannen, klaarzetten van batches, het in- en uitboeken van dragers, het volgen van dragers op transport en meer informatie over de barcodesyntax vindt u in hoofdstuk 4. In hoofdstuk 5 wordt verdere uitleg gegeven over de logistiek, met hierin een woordje uitleg over de planning, bevoorrading van de digitaliseringsfirma en het ophalen en terugbrengen van uw dragers. We hopen dat deze handleiding u bij de registratie en het klaarmaken van dragers voor transport en digitalisering goed ondersteunt. Voor vragen kunt u ons steeds bereiken op [email protected]. Algemene informatie over VIAA en over het project is ook te vinden op www.viaa.be Uw VIAA support team bestaat uit: Pol Corthouts [email protected] T 0478 88 22 66 Tuur Van Hove [email protected] T 0486 23 55 53 Brecht Declercq [email protected] T 0474 25 04 67

3

2. VOORBEREIDINGEN In dit hoofdstuk worden enkele kenmerken toegelicht van de dragers die in het project Nieuws van de Groote Oorlog worden gedigitaliseerd. Deze gegevens helpen u met het invullen van de specifieke eigenschappen van de drager. Hiermee kan u niet alleen voorkomen dat de digitaliseringslijn van de digitaliseringsfirma moet worden stilgelegd, maar draagt u ook bij aan het vervolledigen van de data-invoer. Hoe juister en vollediger deze gegevens door u worden ingevuld, des te vlotter het hele digitaliseringsproces zal verlopen.

2.1 IDENTIFICEREN VAN DRAGERS Deze handleiding beperkt zich tot de types papieren dragers die in het project Nieuws van de Groote Oorlog worden gedigitaliseerd: frontblaadjes, kranten en tijdschriften uit de periode 1914-1918. In dit hoofdstuk staan in het kort de kenmerken beschreven waaraan u deze dragers kunt herkennen.

Geef enkel deze dragers met deze digitaliseringsgolf mee.

5

FRONTBLAD

KRANT

‘Frontblaadjes’ zijn eenvoudige krantjes die in de loopgraven van de Eerste Wereldoorlog werden verspreid. Er waren er honderden en ze hadden specifieke doelgroepen, zoals in dit geval de leerlingen en oud-leerlingen van de Sint-Ignatiushogeschool in Antwerpen. De krantjes brachten nieuws van het thuisfront, goede raad en vermaak: ze moesten het moreel van de soldaten hooghouden. Omdat ze zo kwetsbaar zijn, zijn ze vandaag de dag erg zeldzaam.

Erfgoedbibliotheken zijn vaak gekend voor hun collecties manuscripten, oude drukken en moderne boekencollecties. Minder bekend is dat velen onder hen ook periodieken verzamelen zoals kranten en tijdschriften. De betekenis van het begrip ‘krant’ is echter niet zo eenduidig. Doorheen de geschiedenis durfde een krant al eens van titel of verschijningsvorm wijzigen. Synoniemen zijn bijvoorbeeld dagblad, weekblad, nieuwsblad, gazet of courant. Tegenwoordig wordt drukwerk als ‘krant’ beschouwd als het beantwoordt aan de volgende vier criteria:

Bron: Flandrica: http://www.flandrica.be/items/show/670 Een frontblad is een krant die ontstond tijdens de Eerste Wereldoorlog en was in de eerste plaats bestemd voor soldaten. Synoniem: Loopgravenpers.

De oprichting Een frontblad werd niet opgericht door officiële instanties, maar ging uit van privépersonen. Het eerste frontblad werd in januari 1915 uitgegeven en was bedoeld voor de Franse soldaten. Doel van de frontblaadjes was het in contact brengen van zoveel mogelijk gelijkgezinden. De artikels in de frontblaadjes hadden ook als doel te informeren, te overtuigen of te ontspannen.

De Onkerzelenaar: nummer 9

1. Uiterlijke kenmerken: het gaat om een uitgave op krantenpapier, in krantenformaat, met (meestal) een indeling in kolommen. 2. Inhoud: de inhoud heeft een universeel karakter. Kranten berichten over of leveren commentaar op lopende zaken van economische, sociale, politieke of culturele aard. Ze bevatten een verscheidenheid aan artikels en Vlaamsche gazet . Het Laatste nieuws. Antwerpen zijn opinievormend. 3. Verspreiding: de uitgave wordt verspreid via een abonCollectie Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience nement, bij losse verkooppunten of gratis uitgereikt. 4. Periodiciteit: de verschijning is regelmatig (meestal dagelijks, minstens eenmaal per week) en onder dezelfde titel.

Collectie Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience

Bron: Vlaamse Erfgoedbibliotheek: http://www.vlaamse-erfgoedbibliotheek.be/fotoalbum/Krantencollecties

De inhoud Het hoofdonderwerp was vooral de frontsoldaat zelf en ze waren meestal ook direct aan de soldaten gericht. De soldaten werden aangemoedigd en er werd geschreven over hun toestand. Uit de frontblaadjes kunnen veel aspecten van het frontleven achterhaald worden. Een tweede hoofdonderwerp van de frontblaadjes was de situatie in het bezette land, en dan vooral bij de West-Vlaamse frontblaadjes de toestand in eigen streek. De beschrijving van de eerste bezettingsdagen was een terugkerend onderwerp in het merendeel van de frontblaadjes. In de frontbladen werd zelden uitgeweid over de internationale situatie.

Frontblaadjes in België Na de Slag om de IJzer en het vastlopen van het front waren vele soldaten volledig van hun geboortestreek afgesloten. Briefwisseling was uitgesloten met uitzondering van enkelen die via Nederland brieven langs de Draad konden oversmokkelen. In verschillende eenheden kwamen aalmoezeniers en soldaten op het idee per streek alle nieuwtjes, samen met nieuwtjes van het front, samen te bundelen. In de loop van februari 1915 gaf de Vlaming Jaak Leyssen vanuit Groot-Brittannië het eerste Belgische frontblaadje uit met de titel ‘t Gazetje van Tongerloo. Het eerste Waalse frontblad verscheen in september 1915. Bron: Wikipedia: http://nl.wikipedia.org/wiki/Frontblad

6 7

TIJDSCHRIFT

2.2. MOGELIJKE DETERIORATIEFENOMENEN

Een tijdschrift (ook magazine, Engels) is een periodieke publicatie die per aflevering bestaat uit een bundeling van artikelen. Een tijdschrift kan betaalde advertenties bevatten. In andere gevallen wordt het tijdschrift volledig gefinancierd door de verkoopprijs of functioneert het als een communicatiemiddel aan leden en donateurs van een organisatie. De meeste tijdschriften steunen op een gemengde financiering op basis van advertenties en verkoop. Traditioneel wordt een tijdschrift op papier ge1914 illustré: revue hebdomadaire illustrée des actualités universelles. Bruxelles drukt. Een tijdschrift onderscheidt zich van een dagCollectie Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience blad door de frequentie van verschijnen, door een inhoudelijke thematiek en door het hebben van een omslag.

Papieren dragers zijn onderhevig aan verval, waardoor zij slechter (of soms zelfs niet meer) leesbaar zijn. Niet alle fenomenen zijn met het oog waarneembaar. Omdat wij u vragen alleen een visuele inspectie te doen, beperken wij ons hier tot het beschrijven van enkele zichtbare kenmerken van verval. Voor meer informatie over schadevormen en deterioratiefenomenen, raadpleeg E. van der Doe (ed.) Schadeatlas archieven. Hulpmiddel bij het uitvoeren van een schade-inventarisatie, Metamorfoze 2007. In AMS dient u slechts enkele bewaarproblemen uit een keuzelijst te kiezen. Het betreft: - plooien - vlekken - scheuren - afbrokkelende randen - schimmelvorming - andere - geen

Frequentie van verschijnen In het algemeen hebben tijdschriften een vaste verschijningsfrequentie, bijvoorbeeld wekelijks, tweewekelijks, maandelijks of per kwartaal. Er zijn ook onregelmatig verschijnende tijdschriften. Ook de oplage staat vaak vast, al besluiten uitgevers regelmatig meer exemplaren te laten drukken van bladen waarvan verwacht wordt dat ze het goed zullen doen, en vaak zijn tijdschriften ook lang na de verschijningsdatum nog na te bestellen.

Verspreiding Tijdschriften verschijnen nog grotendeels op papier. Ze worden meestal gedrukt in katernen van 16 bladzijden, die dan geniet, geplakt of ingebonden worden. Tijdschriften onderscheiden zich ook op het vlak van geografische verspreiding. Er zijn internationale tijdschriften, terwijl andere publicaties enkel in één land of landsdeel verschijnen. Daarnaast heb je, vooral in Vlaanderen, maar ook in Nederland, nog regionale tijdschriften die lokaal nieuws uit een bepaalde streek of gemeente brengen. Bron: Wikipedia: http://nl.wikipedia.org/wiki/Tijdschrift

8 9

3. WERKOMGEVING AMS Voor de identificatie, het plannen en het volgen van de dragers tijdens transport en digitalisering is de registratietool AMS ontwikkeld waarin u per drager op editie- en nummerniveau (kleinste eenheid na paginaniveau) een aantal kenmerken vastlegt. Het gaat uitsluitend om het registreren van de kenmerken van de dragers die nodig zijn om het transport en de digitalisering goed te laten verlopen, in totaal zestien velden. Alle overige kenmerken, zoals inhoudelijke informatie of rechtenadministratie vult u niet in dit systeem in: deze kenmerken zullen later in het Media Asset Management systeem worden toegevoegd. U kunt AMS openen via deze link: https://registratie.viaa.be

3.1 SYSTEEMEISEN REGISTRATIETOOL Om met AMS te kunnen werken, heeft u alleen een computer met een internetverbinding nodig. AMS is geoptimaliseerd voor het werken met Chrome, maar ook deze veel gebruikte browsers zijn toegelaten: - Internet Explorer 8 en jonger - Mozilla Firefox - Safari - Opera

3.2. WERKEN MET AMS 3.2.1. INLOGGEN Bij het opstarten van AMS vult u uw gebruikersnaam en wachtwoord in. Deze zullen u worden bezorgd door een VIAA-medewerker. Wilt u graag meerdere logins? Laat het ons weten, dan kunnen wij u deze tijdig bezorgen.

11

Na het inloggen opent standaard het scherm Dragers. Rechtsboven in de oranje balk ziet u vier tabs: Organisatie, Dragers, Verzending en Help. Verder is kort omschreven welke informatie u op deze pagina’s vindt, en wat u er mee kunt doen.

3.2.2. TAB ORGANISATIE Onder dit tabblad kunt u zien hoe uw contactgegevens zijn geregistreerd. Mocht er hier een fout ingeslopen zijn, laat het ons zeker weten via [email protected].

De pagina Dragers is voor u bij de start van het project veruit de belangrijkste. Hiermee registreert u uw dragers op editie- en nummerniveau in AMS en kunt u zoeken binnen uw registraties. Zodra de dragers op transport gaan zult u ook de pagina Verzending gaan gebruiken.

3.2.3. TAB VERZENDING 3.2.1.1. TAAL VERANDEREN In de smalle zwarte balk bovenaan ziet u staan: Language: Dutch/English. Als u op de taal klikt, kunt u de taal van AMS veranderen naar het Nederlands of Engels.

Hier zult u kunnen zien wanneer uw volgende transport gepland is van of naar uw instelling en welke dragers zich in dit transport bevinden. De transporten worden samengesteld en ingepland door VIAA. Voor verdere informatie over transporten en het uitprinten van paklijsten, zie hoofdstuk “5. Logistiek” op pagina 38. In dit scherm kunt u ook de status van de dragers veranderen, zie “3.4.3. Dragers veranderen van status” op pagina 23.

3.2.1.2. WACHTWOORD WIJZIGEN Onder het radarwieltje in de zwarte balk bovenaan kunt u naar Instellingen/Settings gaan. U kunt hier uw gegevens aanpassen of uw wachtwoord veranderen.

12 13

3.2.4. TAB DRAGERS De dragers die voor uw instelling van belang zijn, werden reeds door projectmedewerker Tuur Van Hove op titelniveau in kaart gebracht. U vindt de lijst met relevante titels en hun bijhorende informatie reeds in AMS. U hoeft dus enkel de titels te controleren, eventueel aan te passen en te vervolledigen en nadien te dupliceren op editie- en nummerniveau indien u meerdere edities en/of nummers van eenzelfde titels heeft.

Op dit scherm vindt u een overzicht van de door u reeds geregistreerde dragers. Hier start u ook de nieuwe registraties of maakt u aanpassingen aan eerdere registraties. U opent een eerder gemaakte registratie door te klikken op één van de blauwe hyperlinks in de kolommen PID, Barcode of Titel. Via de filters links in dit scherm kunt u zoeken in de reeds geregistreerde dragers. Bovenaan in het midden van dit scherm staan er twee knoppen: de ‘optie’ knop (het radarwieltje) en de ‘acties’ knop. Met de knop ‘optie’ kunt u de schermindeling aanpassen. Met het dropdown-menu onder de ‘acties’ knop kunt u een nieuwe drager registreren, de dragers in groep aanpassen (gegevens van meerdere dragers tegelijk aanpassen) of records deleten.

Aanpassen van de schermindeling Het Dragersscherm kunt u deels aanpassen aan uw eigen voorkeuren. De volgorde en het aantal getoonde kolommen met de geregistreerde dragers kunt u op twee manieren veranderen: - door kolommen vanboven vast te pakken en naar de gewenste positie te verslepen - door te klikken op de opties knop op toon/verberg velden en de desgewenste kolommen aan- of uit te vinken. Via ditzelfde drop-down menu kunt u 1 of meer kolommen ook vastzetten (“Vergrendel kolom”), zodat ze steeds zichtbaar blijven wanneer u van links naar rechts navigeert. U kunt de registraties per kolom op- of aflopend sorteren door op de driehoekjes naast de kolomnaam te klikken.

14 15

3.3. HET REGISTREREN VAN EEN NIEUWE DRAGER IN AMS

Onder de knop “Acties” opent u het sjabloon voor het registreren van een drager door te kiezen voor de optie “Nieuw Record”. Daarna kunt u kiezen welk soort drager u wilt invoeren: audio, video of papier. Direct na uw keuze zullen de andere velden zichtbaar zijn. Op de rechterpagina vindt u een voorbeeld van een ingevuld registratieformulier, hieronder volgt per veld een toelichting hoe u deze invult.

3.3.1. TOELICHTING VELDEN Hieronder staat kort uitgelegd welke velden er zijn en welke informatie u er invult. De toelichting is in de vorm van helpteksten onder de vraagtekenknoppen per veld ook opgenomen in AMS: u klikt de informatie daar open door met uw cursor op het vraagteken te gaan staan.

3.3.1.1. ALGEMENE GEGEVENS De naam van de instelling en van de registrator wordt automatisch gegenereerd doordat u ingelogd bent. U hoeft deze dus niet zelf in te vullen. Ook als er later eventuele aanpassingen aan het record worden gemaakt, wordt dit door het systeem zelf bijgehouden. PID= Persistent Identifier. Dit is de naam die later ook zal toegekend worden aan de digitale file.

3.3.1.2. DRAGER SELECTIE

Type (dragersoort) Kies welke soort drager u gaat registreren. Dit veld bevat een drop-down menu. U kiest of u een papieren drager wilt beschrijven. Bij twijfel raadpleeg je best de kenmerken die beschreven staan in punt “2.1 Identificeren van dragers” op pagina 5.

16 17

3.3.1.3. INHOUDELIJKE KENMERKEN

Titel Kies de titel van de drager uit de drop-down lijst of typ het begin (of een deel) van de titel in om de lijst te beperken en kies dan de goede titel uit de lijst.

Editie Kies de editie van de drager uit de drop-down lijst. Als er geen editie is of u weet het niet, laat dit veld leeg.

Nummer Vul hier handmatig het nummer van de drager in (als de drager een nummer heeft).

Taal Kies de taal van de drager. Indien het gaat om meerdere talen, duid die dan allemaal aan.


matie is relevant voor de digitaliseringsfirma om de ouderdom van een frontblad, krant of tijdschrift te kunnen inschatten. Als u geen volledige datum kent (bijvoorbeeld het jaar en de maand, maar niet de dag), dan moet er op de plaatsen waarvan u de waarde niet kent, een x komen te staan. Bijvoorbeeld: 1914-xx-xx, 1918-10-xx.

Deterioratiefenomenen Vul hier door middel van het drop down menu in welke problemen u kunt identificeren bij een vlugge visuele controle, bijv. plooien, vlekken, scheuren, schimmel, ... Als u andere bewaarproblemen vaststelt, vult u ‘andere’ in. Indien er geen problemen met de drager waarneembaar zijn vult u ‘geen’ in. Zie punt “2.2. Mogelijke deterioratiefenomenen” op pagina 9 voor meer informatie hierover.

Band en bindingen Geef hier aan in welke staat de band (indien aanwezig) zich bevindt. U kan kiezen uit goed (geen schade), redelijk (beperkte schade), matig (behoorlijk wat schade) en slecht (band en/of bindingen vallen uiteen).

Eenheid (dragereenheid) Kies hoe de drager bijeen wordt gehouden. Dit veld bevat een drop-down menu waarbij u kan kiezen uit ‘gebonden’, ‘geniet’ of ‘los’. Bij twijfel raadpleegt u best de kenmerken die beschreven staan in punt “2.1 Identificeren van dragers” op pagina 5.

Papier Geef hier aan in welke staat het papier zich bevindt. U kan kiezen uit goed (geen schade), redelijk (beperkte schade), matig (behoorlijk wat schade) en slecht (papier verbrokkelt en valt uiteen).

Abraham nummer

Teksttype

Dit is een automatisch ingevuld veld gelinkt aan de titel van de drager en zorgt ervoor dat de link met Abraham - Catalogus van Belgische kranten, een databank van de Vlaamse Erfgoedbibliotheek waarin het krantenbezit van bijna honderd bewaarinstellingen in Vlaanderen en Brussel is opgenomen - blijft bewaard.

Tekstkwaliteit voor OCR

Barcode drager Ga met uw cursor in dit veld staan en scan de barcode die u op de drager of zijn beschermdoos hebt geplakt. Deze nummering verschijnt dan automatisch ingevuld in het veld.

Oorspronkelijk dragernummer Vul hier handmatig het oorspronkelijke registratienummer in van de drager zoals ingevoerd in uw collectiebeheersysteem. Indien uw drager niet over een eigen registratienummer beschikt, kunt u best de drager voorzien van een eigen nummer alvorens hem in AMS te registreren.

Standplaats drager Vul hier handmatig in waar de drager zich in uw archief bevindt om hem na de digitalisering makkelijk op zijn originele plaats terug te kunnen zetten (bv. lokaalnummer, reknummer, enz...)

3.3.1.4 TECHNISCHE KENMERKEN

Aantal pagina’s Vul hier handmatig het aantal pagina’s per drager in.

Afmetingen Kies de afmetingen van de drager, herleid naar DIN A-formaat.

Dragerdatum Vul hier handmatig de datum van de drager in volgens het schema jjjj-mm-dd ( jaar, maand, dag). Deze infor-

Duid aan of de tekst handgeschreven, getypt of gedrukt is.

Geef hier aan welke moeilijkheden voor OCR voorkomen. Dit veld moet enkel worden ingevuld als Teksttype = getypt of gedrukt.

3.3.1.5 ADMINISTRATIEF

Barcode verzameldoos Ga met uw cursor in dit veld staan en scan de barcode van de kartonnen verzameldoos. Deze verschijnt dan automatisch ingevuld in het veld. Dat u een drager in een bepaalde doos heeft verpakt, kunt u in AMS op twee manieren duidelijk documenteren: - Ga in het record met uw cursor in het veld ‘collection box barcode’ staan, en scan de barcode van de verzameldoos wanneer u de drager in de verzameldoos plaatst. - Registreer alle dragers die u in een bepaalde verzameldoos wenst te steken. Keer vervolgens terug naar het tabblad Dragers. Selecteer daar alle dragers die in een bepaalde verzameldoos moeten verpakt worden door deze aan te vinken. Ga via de knop ‘operations’ naar ‘bulk editing’ en geef onderaan het ‘bulk editing’-scherm het nummer van de verzameldoos (collection box barcode) in, door het te scannen terwijl uw cursor in het veld ‘collection box barcode’ staat. Meer informatie over dragers in groep aanpassen vindt u onder punt “3.4.2. Dragers in groep aanpassen (bulkbewerking)” op pagina 21.

Barcode transportdoos De transportboxen die van de Service Provider komen zullen reeds voorzien zijn van een barco-

18 19

de of nummering. Op het moment dat u de verzameldozen in de transportboxen verpakt, moet u de nummers van de transportboxen handmatig noteren op de Transportlijst.

3.4. RECORDS WIJZIGEN 3.4.1. REEDS GEREGISTREERDE DRAGERS AANPASSEN (WIJZIG RECORD)

Batchnaam en Batch ID Deze namen zullen automatisch verschijnen vanaf het ogenblik dat VIAA de drager heeft toegekend aan een batch. Dit veld wordt door VIAA ingevuld. Meer informatie over batches en verzendingen vind u in hoofdstuk “5. Logistiek” op pagina 38.

Status In dit veld kunt u zien waar uw drager zich bevindt:

Als u iets wilt veranderen aan een drager die u reeds geregistreerd hebt, kunt u het record openen door in het tabblad Dragers op de blauwe hyperlink te klikken van het record dat u wenst te veranderen of aan te vullen. Het record zal openen en links bovenaan verschijnt een knop ‘Wijzig record’. Als u hierop klikt kunt u de reeds ingevulde gegevens aanpassen.

- In afwachting - Klaar voor verzending bij CP - Uitgecheckt bij CP - Ingecheckt bij SP - Ingecheckt bij VIAA - Uitgecheckt bij VIAA - Uitgecheckt bij SP - Ingecheckt bij CP Het is erg belangrijk dat u bij het buitengaan en terug binnenkomen van dragers de dozen scant en de status van de dragers aanpast in AMS. Zo weten u en VIAA precies waar uw dragers zich bevinden op elk moment. Meer informatie over het aanpassen van de status van een tape vindt u in “3.4.3. Dragers veranderen van status” op pagina 23.

3.4.2. DRAGERS IN GROEP AANPASSEN (BULKBEWERKING)

Verzendings ID Deze naam zal automatisch verschijnen vanaf het ogenblik dat VIAA de drager heeft toegekend aan een verzending. Dit veld wordt door VIAA ingevuld. Meer informatie over batches en verzendingen vind u in hoofdstuk “5. Logistiek” op pagina 38.

Let op! U kunt het record van een drager veranderen tot het moment dat VIAA de dragers toekent aan een batch of shipment. Daarna zult u geen veranderingen meer kunnen aanbrengen aan uw geregistreerde drager. VIAA stelt de shipments en batches samen 14 dagen voor de geplande ophaling.

Het is mogelijk een aanpassing uit te voeren op meerdere records tegelijk. Als u dragers in groep wilt aanpassen, selecteert u eerst de records die u tegelijkertijd wilt aanpassen door ze aan te vinken. Ook kan u alle dragers die u wenst te selecteren tegelijk aanvinken, door de checkbox bovenaan, naast de kolomlabels aan te klikken. Indien gewenst kan u met behulp van de filters links op uw scherm de dragers die u in groep wilt aanpassen specifiek opzoeken (bijvoorbeeld alle dragers met eenzelfde merk, zie ook “3.5. Zoeken via filters” op pagina 24. Als u alle dragers die u wenst aan te passen geselecteerd heeft, klikt u de knop “Acties” aan en kiest u voor “Bulkbewerking”. Er opent dan een nieuw scherm. U kunt vervolgens de velden die u wenst aan te passen 20 21

invullen. U bevestigt uw wijzigingen door onderaan op ‘pas toe’ te klikken.

3.4.3. DRAGERS VERANDEREN VAN STATUS Als u uw dragers wilt veranderen van status, bijvoorbeeld door ze de status “uitgecheckt bij CP” toe te kennen, doet u dit als volgt: Ga naar het tabblad Verzending. Klik op de blauwe hyperlink van het desbetreffende verzending, er opent een nieuw scherm met daarin alle nummers van de verzameldozen die in deze verzending zitten.

Let op! Dragers in groep aanpassen is een operatie die u aandachtig moet uitvoeren! Vergewis u ervan dat u enkel en alleen de dragers heeft geselecteerd die u wenst aan te passen, anders dreigt u gegevens te verliezen! U krijgt, nadat u op de knop ‘Pas toe’ hebt gedrukt, nog een waarschuwing waarin het aantal items dat u zal aanpassen, vermeld staat. Controleer of dit het juiste aantal is, om geen informatie die u wil behouden, te overschrijven!

Klik op ‘wijzig verzending’. Hier kunt u zelf de status van alle dragers in de verzending zitten aanpassen naar één van de volgende statussen: - In afwachting - Klaar voor verzending bij CP - Uitgecheckt bij CP - Ingecheckt bij SP - Ingecheckt bij VIAA - Uitgecheckt bij VIAA - Uitgecheckt bij SP - Ingecheckt bij CP Op het moment dat uw dragers opgehaald worden, verandert u de status van alle dragers in de verzending naar “Uitgecheckt bij CP”. De Service Provider zal, na ontvangst, de status van de dragers veranderen naar “Ingecheckt bij SP”. Op het moment dat de dragers teruggebracht worden door de Service Provider, en u de goede ontvangst van alle materialen bevestigd, verandert u de status op dezelfde wijze terug in “Ingecheckt bij CP”. Het is erg belangrijk dat u bij het buitengaan en terug binnenkomen van dragers de dozen scant en de status van de dragers aanpast in AMS. Zo kunnen u en VIAA steeds weten waar de dragers zich bevinden.

22 23

3.5. ZOEKEN VIA FILTERS Via de filters aan de linkerzijde van het startscherm kunt u eenvoudig zoeken binnen uw geregistreerde dragers. U kunt filteren op “Zoek op trefwoord”, “Batch”, “Verzameldoos”, “Status”, “Drager Type”, “Dragerformaat”, “Drager geïmporteerd” en “Ingedeeld in een batch”. Als u bijvoorbeeld een overzicht wilt van alle geregistreerde papieren dragers klikt u op de filter “Dragertype” en vinkt u “Papier” aan. Vervolgens opent een resultatenscherm met het overzicht van alle geregistreerde papieren dragers.

barcode zijn. U kunt dit filter ook beperken door in het drop-down menu onder “Zoek in veld” het gewenste veld te selecteren waarin u wilt zoeken.

Batch Via deze filter kunt u opzoeken in welke batch uw dragers zijn ingepland.

Verzameldoos Via deze filter kunt u opzoeken welke dragers u in een bepaalde kartonnen verzameldoos hebt verpakt. Het getal tussen haakjes geeft aan hoeveel dragers er aan een verzameldoos zijn toegekend.

Status Hier kunt u zoeken op de Status van uw papieren dragers. Welke status een papieren drager kan hebben, staat uitgelegd in “3.4.3. Dragers veranderen van status” op pagina 23.

Dragertype Filtert ofwel de audiovisuele- ofwel de papieren drager.

Dragereenheid Filtert op de manier waarop een drager bijeen wordt gehouden: gebonden, geniet of los.

Drager geïmporteerd Terugkeren naar het volledige overzicht en de filter ongedaan maken kan op verschillende manieren. Als u weer terug wilt naar het volledige overzicht, klikt u op de knop ‘Wissen’ of op het zwarte kruisje achter uw zoekfilter. Ook kunt u, in dit voorbeeld, opnieuw de filter “Dragertype” aanklikken en het vinkje bij “Papier” verwijderen.

Filtert ofwel alle dragers die als batch zijn geïmporteerd (1x klikken, symbool in het boxje is een vinkje) ofwel alle dragers die handmatig zijn geregistreerd (2x klikken, symbool in het boxje is een minteken).

Ingedeeld in een batch Filtert ofwel alle dragers die zijn ingepland in een batch (1x klikken, symbool is een vinkje) ofwel alle dragers die nog niet zijn ingepland (2x klikken, symbool is een minteken

De filter “Zoek op trefwoord” heeft een extra optie. Na het openen van de filter via het zwarte driehoekje typt u uw zoekterm in. Vervolgens kunt u er voor kiezen in alle velden te zoeken, of het zoeken te beperken tot één veld. Dit doet u door het drop-down menu “Zoek in veld” aan te klikken en vervolgens met uw muis op het veld te gaan staan waarbinnen u wilt zoeken.

3.5.1. TOELICHTING OP DE VERSCHILLENDE FILTERS

Zoek op trefwoord U zoekt op een enkele zoekterm. Dat kan bijvoorbeeld een woord zijn uit de titel, een dragernummer of een

Het aanvinken van de checkboxen Door de vierkante checkbox eenmaal aan te vinken zoekt u bijvoorbeeld de records die zijn geïmporteerd door VIAA of de dragers die zijn ingepland in een batch. Door de vierkante checkbox tweemaal aan te vinken draait u de filter om. Uw resultaten zijn dan de dragers die juist NIET zijn geïmporteerd (maar handmatig zijn geregisteerd) of juist niet zijn ingepland in een batch. In het vierkante boxje ziet u in dit geval een minteken. Deze optie is vergelijkbaar met de Booleaanse “not” en sluit dus juist uit. Door een derde keer op het vierkante boxje te klikken verwijdert u de filters weer. 24 25

3.6 DO’S EN DONT’S IN AMS DO’S EN DONT’S IN AMS REGISTRATIE VAN DE DRAGERKENMERKEN Bij het invullen van de dragers vragen we u enkele specifieke kenmerken in te vullen om het digitaliseringsproces bij de firma zo goed mogelijk te kunnen voorbereiden. Als u niet over de gevraagde informatie beschikt kunt u het best “onbekend” registreren in plaats van een best guess te doen: beter geen informatie dan verkeerde informatie. In de drop down menu’s is het daarom altijd mogelijk “onbekend” aan te vinken.

REGISTRATIES AANPASSEN Als u na het afronden van een registratie nog een aanpassing wilt maken, dan kan dat via de knop “Wijzig Record” die u bovenaan elke registratie vindt. Aanpassen van registraties kan tot het moment dat de drager(s) door VIAA voor transport en digitalisering zijn toegekend aan een batch (dit gebeurt 14 dagen voor ophaling). Nadat de dragers ingepland zijn voor transport, kunnen er geen wijzigingen meer aan een record gebeuren!

BULKBEWERKING Let op als u een aanpassing op meerdere registraties tegelijk wilt uitvoeren: VIAA kan eventuele vergissingen door bulkbewerking niet met terugwerkende kracht herstellen! U zult een verkeerd uitgevoerde bulkbewerking zelf handmatig record per record moeten aanpassen. Voorzichtig handelen met bulkbewerking is daarom aanbevolen.

NA VERPAKKING NOG DRAGERS UIT DOZEN HALEN De opvolging van het logistieke proces van de dragers steunt mee op uw nauwkeurigheid. Het in- en uitchecken van de dragers is belangrijk om te weten waar uw dragers zich bevinden. Dit in- en uitchecken van de dragers gebeurt op het niveau van een verzending, voor alle dragers die vanuit uw instelling in één verzending getransporteerd worden tegelijk. Dit betekent dat u moet opletten indien u na het verpakken nog dragers uit de kartonnen dozen wil nemen. Als u ze vergeet terug te steken voor het transport, zullen ze bij het uitchecken gelabeld worden als ‘uitgecheckt bij de CP’, terwijl u ze toch nog bij u heeft. Dit kan ernstige gevolgen hebben in ons logistiek proces. Let daarom goed op, dat in het uitzonderlijke geval u dragers uit een doos moet halen, u deze ook weer terug steekt voor de dragers vertrekken. Dit is uw verantwoordelijkheid.

26

4. KLAARMAKEN VOOR TRANSPORT Om ervoor te zorgen dat de dragers uit de collecties van de deelnemende erfgoedinstellingen (content providers) herkenbaar zijn en goed beschermd op transport gaan zijn speciale barcodestickers, verpakkingsdozen, opvulmaterialen besteld. Het juiste gebruik van deze materialen zorgt ervoor dat de kans op beschadiging of zoekraken van dragers zo klein mogelijk is. In dit hoofdstuk staan eerst de verschillende materialen kort beschreven. Vervolgens vindt u uitleg over het gebruik van de materialen tijdens het registreren en verpakken van de dragers. VIAA voorziet u steeds van de benodigde materialen.

4.1 BENODIGDE MATERIALEN FARDES EN SCHUTBLADEN Er is grosso modo voor elk soort drager (frontblad, krant, tijdschrift) een aparte zuurvrije farde voorzien, aangepast aan de afmetingen van de specifieke drager. De afmetingen van de fardes zijn: - - -


Voor de ingebonden en geniete dragers zijn er zuurvrije A4 schutbladen voorzien die u voor elk nummer kan plaatsen. Over de fardes en schutbladen kunt u meer lezen in punt “4.3 Verpakken” op pagina 35.

VERZAMELDOZEN Er is grosso modo voor elk soort drager (frontblad, krant, tijdschrift) een aparte kartonnen doos voorzien, aangepast aan de afmetingen van de specifieke drager. Elke doos heeft de vermelding Small, Medium of Large, gekoppeld aan de afmetingen van de drager die erin moet: - - -


Over de verzameldozen kunt u meer lezen in punt”4.3 Verpakken” op pagina 35.

OPVULMATERIALEN Omdat de verzameldozen op maat zijn gemaakt, zult u de ruimte in deze dozen maximaal kunnen benutten wanneer u de dragers erin plaatst volgens onze richtlijnen. Op het einde van het registreren, of indien u weinig dragers heeft, zal u hoogstwaarschijnlijk een lege ruimte over houden in de laatste doos. Die ruimte kan u voor maximale stabiliteit best opvullen met noppenfolie, luchtkussens en/of zijdepapier.

29

PLAKBAND VOOR HET DICHTPLAKKEN VAN DE DOZEN Het is belangrijk dat elke doos goed dichtgeplakt wordt om te vermijden dat dragers kunnen bewegen tijdens het transport. VIAA zal u voorzien van voldoende plakband en plakbandafrollers.

BARCODESTICKERS Voor de identificatie van de dragers tijdens transport en digitalisering heeft VIAA twee series barcodestickers ontworpen:

CHECK CAREFULLY

- voor de drager zelf: te kleven op de zuurvrije farde rond elk nummer van de drager of bij ingebonden exemplaren op het zuurvrije schutblad Black Outline = Cuttertussen Guide de nummers - voor de kartonnen verzameldozen per drager (small, medium en large)

ANWP_ADV_000001

ner na gebruik dan ook steeds terug in het basisstation zodat u hem de volgende dag weer kan gebruiken. De barcodescanner werkt als een toetsenbordvervanging. Ga met uw cursor in het veld staan waar de barcode ingescand moet worden, en scan de barcode. De barcode zal nu automatisch ingevuld worden in het veld. U kunt de scanner tot een afstand van maximum 40 meter van het bijgeleverde basisstation gebruiken.

BIJBESTELLEN VAN DE BENODIGDE MATERIALEN Mocht u meer materialen nodig hebben dan in eerste instantie verwacht, dan is bijbestellen mogelijk. Dit kan via [email protected] en ook via de helpknop in AMS. Houdt u rekening met een levertijd van minstens een week.

ONDERSTEUNING VAN VIAA Bij het opstarten van de registratie zorgt VIAA voor ondersteuning bij u op locatie. Indien u specifieke vragen heeft over de registratie of het juiste gebruik van de materialen, kan u VIAA steeds contacteren via support@ viaa.be.

CHECK CAREFULLY

Er zijn twee formaten barcodestickers vervaardigd. De kleine (7 x 1,6 cm) voor de zuurvrije fardes en schutbladen; de grote (10 x 4 cm) voor de dozen. Deze worden u aangeleverd voor de start van de registratie.

Ref: VIAA - iMinds Black vzw Cutter Guide De transportboxen die Outline van de=Service Provider komen zullen reeds voorzien zijn van een barcode of numMaterial: White Paper + Matt Varnish Adhesive: Perm Print: Black Size: 70 x 16mm Qty: 57,853 BNWP_ADV_000001 Barcode: Code 128 mering. Numbering: Op het momentAs dat per u de your verzameldozen in de transportboxen verpakt, moet u de nummers van de Sequential spreadsheet titled

transportboxen handmatig noteren op de Transportlijst. Meer informatie over de ophaling van dragers vindt u in “5.3. Ophaling dragers” op pagina 39. barcode_syntaxes_NvdGO.xlsx

Ref: VIAA - iMinds vzw

Material: White Paper + Matt Varnish

BARCODESCANNER Presentation: Supplied in roll format Adhesive: Perm

Print: Black Barcodes worden gelezen met een barcodescanner. Via de barcode legt u eenvoudig informatie vast in het

100 the x 40mm I canSize: confirm design, label spec and numbering registratiesysteem. Qty: 197 range are all correct. Barcode: Code 128

U gebruikt de barcodescanner bij het aanbrengen van de barcodestickers tijdens de registratie, bij het uitboeken van dragers die op transport gaan en bij het inboekentitled van dragers die na digitalisering weer terugkomen. Sequential Numbering: As per your spreadsheet

Sign:________________________________

Print:________________________________

barcode_syntaxes_NvdGO.xlsx Indien u niet eerder met een barcodescanner hebt gewerkt, zal het gebruik ervan op locatie worden toege-

licht. Date:________________________________ Presentation: Supplied in roll format De barcodescanners die u door VIAA aangeleverd worden zijn draadloos, en worden geleverd met een basis-

I can confirm the design, label spec and numbering station are en een range all USB-kabel correct. die u in uw computer kunt inpluggen.

Via het basisstation dat aangesloten is op uw computer laadt de barcodescanner op. Plaats de barcodescanSign:________________________________ 30

Print:________________________________ Date:________________________________

31

4.2 BARCODEREN Voor de identificatie van de dragers tijdens transport en digitalisering heeft VIAA twee series barcodestickers ontworpen: - voor de drager zelf: te kleven op de zuurvrije farde rond elk nummer van de drager of bij ingebonden exemplaren op het zuurvrije schutblad tussen de nummers - voor de kartonnen verzameldozen per drager Er zijn twee formaten barcodestickers vervaardigd. De kleine (7 x 1,6 cm) voor de zuurvrije fardes en schutbladen; de grote (10 x 4 cm) voor de dozen. Deze worden u aangeleverd voor de start van de registratie.

naar het tabblad Dragers. Selecteer daar alle dragers die in een bepaalde verzameldoos moeten verpakt worden door deze aan te vinken. Ga via de knop ‘operations’ naar ‘bulk editing’ en geef onderaan het ‘bulk editing’-scherm het nummer van de verzameldoos (collection box ID) in, door het te scannen terwijl uw cursor in het veld ‘collection box ID’ staat. Een doos die hierna dichtgekleefd wordt is dan klaar voor ophaling. Maar voor alle duidelijkheid: op dat ogenblik is dit nog geen ‘verzending’ die al geregistreerd is voor het transport. Deze doos komt op dat ogenblik in een wachtlijst te staan. Het is VIAA die in samenspraak met u en het digitaliseringsbedrijf zal beslissen wanneer de verzending opgehaald wordt.

4.2.3. TRANSPORTBOXEN De transportboxen die van de Service Providers komen zullen reeds voorzien zijn van een barcode of nummering. Door het gebruik van unieke barcodes is de identificatie van alle dragers en hun eigenaars traceerbaar op elk moment van het proces van de digitalisatie. De informatie op deze barcode (de syntax) bestaat uit een code per instelling, per dragertype en een oplopend volgnummer. De syntax van de barcodes is als volgt samengesteld: Drager: ANWP_ADV_000001 letter A gevolgd door afkorting Newspaper (NWP)_afkorting bewaarinstelling (ADV voor ADVN)_volgnummer Verzameldoos: BNWP_ ADV_000001 letter B gevolgd door afkorting Newspaper (NWP)_afkorting bewaarinstelling (ADV voor ADVN)_volgnummer Zie voor meer uitleg over de gebruikte afkortingen ook bijlage “6.1. Lijst met afkortingen” op pagina 44.

4.2.1. DRAGER De drager krijgt via een farde of schutblad een identieke barcode op editie- en nummerniveau. Dit is nodig om de relatie te behouden tussen de edities en nummers en de titel waartoe ze behoren. Zo wordt de kans op vergissingen geminimaliseerd. Deze barcode begint steeds met de letter ‘A’.

4.2.2. VERZAMELDOZEN De barcodes voor de verzameldozen beginnen met de letter ‘B’. In één doos zitten telkens dragers van dezelfde afmetingen. Elke Content Provider (CP) heeft zijn eigen verzameldozen.

Er zullen voor ophaling van uw dragers transportboxen aangeleverd worden door de Service Provider. Deze beschermen de kartonnen dozen en dus ook uw dragers tijdens het transport. In deze transportboxen kunt u telkens meerdere kartonnen verpakkingsdozen plaatsen. De Transportboxen zullen ook voorzien zijn van een barcode/nummer.

4.2.4. HET CORRECT KLEVEN VAN DE BARCODESTICKERS Hieronder is kort omschreven op welke plaats u de barcodesticker kleeft op de drager en op de verzameldoos. Ter verduidelijking is per drager ook een illustratie toegevoegd. Voor de service provider is het van belang dat de barcodestickers steeds op dezelfde plaats en manier zijn gekleefd, om zo efficiënt mogelijk te kunnen werken. Enkel indien uw eigen identificatienummer zich op dezelfde plaats bevindt als waar de VIAA-barcode zou moeten komen, is het toegelaten om de VIAA-barcode op een andere plaats te kleven. U hoeft dus nooit uw eigen identificatie te overplakken met een VIAA-barcode. Kies in dit geval liefst de rechterkant in plaats van de linkerkant, steeds van dezelfde zijde.

DRAGER U kleeft de barcode in de rechter bovenhoek: - bij losse nummers: op de zuurvrije farde die u om het nummer brengt - bij gebonden of geniete nummers: op het zuurvrije schutblad dat u voor elk nummer plaatst

VERZAMELDOOS U kleeft de barcode op één van de korte zijkanten van de verzameldoos in de rechter bovenhoek. Het is van belang dat deze barcodes steeds op dezelfde plaats aangebracht worden om het scannen te vergemakkelijken.

Als u een drager in een bepaalde doos heeft verpakt, kan u dit in AMS op twee manieren duidelijk documenteren: - Ga in het record met uw cursor in het veld ‘collection box ID’ staan, en scan de barcode van de verzameldoos wanneer u de drager in de verzameldoos plaatst. - Registreer alle dragers die u in een bepaalde verzameldoos wenst te steken. Keer vervolgens terug 32 33

4.2.5. DO’S EN DONT’S

4.3 VERPAKKEN

Zorg ervoor dat de barcodes steeds op de door VIAA aangeduide plaats (zie hierboven) gekleefd worden. Dit maakt het makkelijker voor de Service Provider om het werk soepel en snel te laten verlopen.

4.3.1. FARDES EN SCHUTBLADEN

Plaats ook de barcodes op de verzameldozen op de daarvoor voorziene plaats. Zorg ervoor dat de barcodelabels vlak aangebracht worden, anders wordt de code onleesbaar voor de scanners. Neem desnoods een nieuw barcodelabel indien er een beschadigd is.

Als het goed is, zijn uw dragers reeds verpakt in zuurvrije fardes en/of zuurvrije (archief)dozen of samengebonden in een band. Vaak zijn er verschillende edities en/of nummers van eenzelfde titel of zelfs meerdere titels samengebracht in die fardes, dozen of banden. Omdat we op editie- en nummerniveau in AMS registreren, vragen we u om losse nummers per nummer te verpakken in een zuurvrije farde. De fardes komen in drie formaten: - - -


Bij gebonden en geniete dragers, vragen we u vóór elk nummer een schutblad (A4 formaat) te plaatsen. Voor terugvindbaarheid gedurende transport en digitalisering voorziet u deze fardes en schutbladen tijdens de registratie van barcodestickers. Dit staat beschreven in punt “4.2.2. Verzameldozen” op pagina 32.

4.3.2. VERSCHILLENDE DOZEN

LARGE MEDIUM SMALL

VERZAMELDOZEN OP MAAT PER DRAGERSOORT Voor het verpakken van de drie typen dragers die in dit project worden gedigitaliseerd, zijn kartonnen verzameldozen op maat gemaakt. De dozen zijn vervaardigd uit bruin karton, en worden voorzien van een opschrift (Small, Medium of Large) en het VIAA-logo. In de volgende afbeelding ziet u welke maten de drie verzameldozen hebben en hoe zij er uit zien. Als u de registratie van een drager in AMS hebt vervolledigd en de barcodestickers op de farde rond of de schutbladen tussen de drager heeft geplakt, plaatst u deze in de verzameldoos. De drager plaatst u steeds zo dat de barcode zichtbaar is zodra de verpakkingsdoos wordt geopend. Als de verzameldozen vol zijn, of u aan het einde gekomen bent van uw collectie, plakt u ze goed dicht met het bij de dozen meegeleverde plakband. Op de buitenkant van de verzameldoos plakt u de barcodesticker op de daarvoor voorziene plaats.

34

Als er ruimte in de verzameldoos over blijft, kunt u dit opvullen met naar keuze noppenfolie, luchtkussens of zijdepapier. Deze opvulling zorgt ervoor dat de papieren dragers zo stevig mogelijk verpakt zijn zodat schade door schuiven van de dragers wordt voorkomen. 35

TRANSPORTBOXEN Naast de verzameldozen zijn er ook transportboxen beschikbaar. Deze worden aangeleverd door de digitaliseringsfirma. In deze transportboxen plaatst u de volle verzameldozen. Het verpakken in de transportboxen doet u kort voor transport, waarbij geldt dat de transportboxen moeten klaarstaan op het met de digitaliseringsfirma overeengekomen afhaalmoment. Bij het plaatsen van de dozen hoeft de barcode niet zichtbaar te zijn. Wel adviseren wij u de dozen zo te plaatsen dat de kant die is dichtgeplakt met plakband naar boven staat, zodat wordt voorkomen dat de papieren dragers bij het oppakken uit de verzameldoos vallen als die onverhoopt niet goed is dichtgeplakt. De afbeeldingen hiernaast geven weer hoe u de dragers in de verzameldoos plaatst en hoe u de verzameldozen in de transportbox plaatst. Meer informatie over de ophaling van uw dragers vindt u in”5.3. Ophaling dragers” op pagina 39.

DO’S EN DONT’S

Om het in- en uitboeken van dragers zo soepel mogelijk te laten verlopen is het van belang de dragers op uniforme wijze in de dozen te plaatsen. Dat betekent dat u: -

de dragers zo plaatst dat alle barcodes recht onder elkaar staan.

-

de dragers ook ten opzichte van elkaar in dezelfde richting plaatst.

36 37

5. LOGISTIEK

5.3. OPHALING DRAGERS

5.1. PLANNING

De dragers worden, zoals hierboven omschreven, door VIAA per soort in batches gebundeld. Dragers van verschillende kleinere CP’s zullen gebundeld worden om het transport en de bevoorrading van de verschillende service providers zo efficiënt mogelijk te laten verlopen.

Aan de hand van de antwoorden op de enquête, die u ons eerder heeft bezorgd, heeft VIAA een planning opgemaakt voor de registratie en digitalisering van de dragers in het project Nieuws van de Groote Oorlog. U krijgt een persoonlijke planning waarop u kunt zien wanneer u kunt registeren en wanneer uw dragers opgehaald worden. Uw registratie dient tenminste 14 dagen voor de ingeplande ophaling afgerond te zijn. U wordt via verschillende wegen op de hoogte gehouden van de planning van de transporten van uw dragers. Als het transport van uw dragers is ingepland, zal u dit ook kunnen zien in het tabblad Verzending van AMS. VIAA zal ook regelmatig persoonlijk met u contact opnemen om te vragen of alles volgens planning verloopt. Indien u merkt dat u niet tijdig uw registratie kunt voltooien, moet u VIAA hiervan minstens 30 dagen voor de geplande ophaling van uw dragers op de hoogte stellen, zodat we tijdig een oplossing kunnen vinden voor het volgende transport naar het digitaliseringslabo.

5.2 TOELICHTING OP DE BEVOORRADING VAN DE DIGITALISERINGSLABO’S De bevoorrading van de digitaliseringsfirma werkt als volgt. VIAA verzoekt u volgens de overeengekomen planning uw dragers klaar te zetten voor transport. Hiervoor gebruikt u de transportboxen die de firma aanlevert. Een of meerdere van deze transportboxen vormen een verzending of shipment. Om het aantal transporten te beperken is overeengekomen dat de digitaliseringsfirma per batch ongeveer 25.000 pagina’s tegelijk aangeleverd krijgen. Dit is over het algemeen meer dan 1 verzending/shipment. Ook kan 1 batch bestaan uit verzendingen die van meerdere CP’s afkomstig zijn. Meerdere verzendingen afkomstig van 1 of meer content provider(s) vormen een batch. Op de afbeelding hieronder ziet u dit nog eens uitgelegd. REGISTRATIE?

U zult op voorhand op de hoogte gesteld worden van deze transporten, zodanig dat u uw registratie op tijd kunt afronden. De registratie dient ten minste 14 dagen voor de ophaling van de dragers afgerond te zijn. Net voor de ophaling krijgt u van ons een mail waar nog eens alle stappen voor ophaling in uitgelegd zijn. In AMS kunt u een overzicht zien van uw verzending op het tabblad Verzending. Als u in de desbetreffende verzending klikt op de blauwe hyperlink, krijgt u een overzicht te zien van de barcodes van alle verzameldozen die u moet klaarzetten. Voordat uw dragers op transport gaan past u de status in AMS aan door hier op “Wijzig verzending” te klikken. In het volgende venster kunt u op ‘Wijzig verzending’ klikken en de status van uw dragers veranderen in ‘Uitgecheckt bij CP’. Meer informatie hierover vindt u in punt “3.4.3. Dragers veranderen van status” op pagina 23. U doet dit het best kort voor de ophaling. Via de knop “Verzendingslijst” kunt u dan nog de transportlijst uitprinten. Dit is een .pdf die u kan downloaden en die u moet afprinten alvorens de dragers mee te geven. Op deze transportlijst staat nog eens een overzicht van de dozen die meegegeven moeten worden. In deze lijst is een extra kolom voorzien waar u manueel het barcodenummer van de transportbox kunt invullen. Hoe u de kartonnen dozen in de transportboxen verpakt, kunt u terugvinden in”4.2.3. Transportboxen” op pagina 33Als u de nummers van de transportboxen heeft ingevuld, kopieert u de lijst. Eén exemplaar moet u zelf bijhouden, het andere geeft u mee met de koerier van de Service Provider of van VIAA. Zo kan die later eenvoudig en snel controleren welke verzameldozen in welke transportbox zitten. Gelieve ervoor te zorgen dat op de dag van ophaling de gevulde transportboxen klaar staan voor ophaling op een makkelijk te bereiken plaats, zodanig dat de chauffeur deze vlot kan inladen.

5.3.1. TABBLAD VERZENDING VERZENDING/ SHIPMENT

BATCH

CP

CP

CP

SP

CP

CP

In AMS kunt u een overzicht zien van uw verzendingen op het tabblad Verzending. Hier kunt u de datum van ophaling terugvinden, welke dragers er opgehaald worden en welke dozen u moet klaarzetten. Als u in een verzending klikt op de blauwe hyperlink, krijgt u een overzicht te zien van de barcodes van alle verzameldozen die u moet klaarzetten.

TRANSPORTBOXEN Kort voor ophaling worden er u blauwe transportboxen aangeleverd die voorzien zijn van een barcode. Hoe u de kartonnen dozen in de blauwe transportboxen verpakt, kunt u terugvinden in “4.2.3. Transportboxen” op pagina 33.

SP

U dient steeds aan te geven welke verzameldozen er zich in welke transportbox bevinden. DIt doet u door in de linkerkolom de bijbehorende barcode van de transportbox in te vullen. Door op de blauwe ‘edit’ knop te klikken in de hoofding van de kolom Barcode Transportbox worden de velden editeerbaar.

38 39

U kunt de barcodes dan ingeven door in het veld te gaan staan met uw cursor en de barcodes in te scannen met uw barcodescanner. Let goed op dat deze kolom nauwkeurig ingevuld wordt. Wanneer u klaar bent met het inscannen van de transportboxen dient u uw invoer nog op te slaan, vergeet dus zeker niet op ‘save’ te klikken

5.4. TERUGBRENGEN DRAGERS UU zult op de hoogte gehouden worden wanneer uw dragers teruggebracht worden. Dit zal normaliter een tweetal maanden na ophaling zijn. Op het moment van ontvangst moet de status van uw dragers aangepast worden in “ingecheckt bij CP”. Hoe u dit doet vindt u terug in punt”3.4.3. Dragers veranderen van status” op pagina 23

AANPASSEN STATUS Voordat uw dragers op transport gaan past u de status in AMS aan door in het detail van uw verzending op “Wijzig verzending” te klikken. Hier kunt u de status van uw dragers veranderen in ‘Uitgecheckt bij CP’. Meer informatie hierover vindt u in punt “3.4.3. Dragers veranderen van status” op pagina 23. U doet dit best op de dag van ophaling. Bevestig de wijziging door op “toepassen” te klikken.

U kunt dan ook met behulp van de eerder geprinte paklijst controleren of alle verzameldozen inderdaad zijn teruggekomen. De transportboxen leegt u zo snel mogelijk, in overleg met het service provider, zodat deze snel terug opgehaald kunnen worden en kunnen worden gebruikt voor een volgend transport. Indien er zich onregelmatigheden voordoen verwittig VIAA dan onmiddellijk via [email protected].

VERZENDINGSLIJST Via de knop “Verzendingslijst” kunt u dan nog de transportlijst verkrijgen. Dit is een pdf die u kan downloaden en die u moet afprinten alvorens de dragers mee te geven. Op deze transportlijst staat nog eens een overzicht van de dozen en transportboxen die meegegeven worden. Print de transportlijst twee maal af. Eén exemplaar dient u zelf bij te houden, de andere geeft u mee met de koerier van de Service Provider of van VIAA. Zo heeft zowel de transporteur als u een overzicht van wat er exact meegegeven wordt. Gelieve ervoor te zorgen dat op de dag van ophaling de gevulde transportboxen klaar staan voor ophaling op een makkelijk te bereiken plaats, zodanig dat de chauffeur deze vlot kan inladen.

40 41

42 43

6. BIJLAGES

6.3. VERKLARENDE WOORDENLIJST

6.1. LIJST MET AFKORTINGEN

content provider: een instelling die materiaal laat digitaliseren in deze digitaliseringsgolf.

A= drager B= verpakkingsdoos

service provider: een digitalisatiebedrijf dat materiaal digitaliseert in deze digitaliseringsgolf.

NWP= afkorting Newspaper ADV= afkorting CP 000001= volgnummer

CHECK CAREFULLY CHECK CAREFULLY Black Outline = Cutter Guide

batch: een groep dragers die getransporteerd wordt tussen de content provider, VIAA en/of de service provider. Een batch bestaat uit één of meerdere verzendingen/shipments. Binnen één batch kunnen dragers afkomstig zijn van verschillende content providers, of van slechts één content provider. Deze term is vooral belangrijk voor VIAA en de service providers.

Black Outline = Cutter Guide

shipment/verzending: een groep dragers afkomstig van één content provider die getransporteerd wordt. ANWP_ADV_000001

BNWP_ADV_000001

Eén of meerdere shipments vormen samen een batch. Voor u als content provider is vooral deze term belangrijk.

transportdoos: dit zijn de blauwe plastieken bakken die aangeleverd worden door de service providers en waarin de kartonnen verzameldozen worden ingepakt alvorens op transport te gaan. Ref: VIAA - iMinds vzw

Ref: VIAA - iMinds vzw

6.2 AFKORTINGEN CONTENT

Material: White Paper + Matt Varnish Adhesive: Perm Print: Black Size: 70 x 16mm Qty: 57,853 ADV Barcode: Code 128 AMS

Material: White Paper + Matt Varnish Adhesive: Perm PROVIDERS Print: Black Size: 100 x 40mm Qty: 197 Barcode: Code 128

verzameldoos: de kartonnen VIAA-doos waarin meerdere dragers samen verpakt worden. Er zijn verzameldozen met verschillende afmetingen voor elke soort drager.

Sequential ADVN Numbering: As per your spreadsheet titled

AMSAB barcode_syntaxes_NvdGO.xlsx

AMV AMVB Supplied in roll format Sequential Numbering: As per your spreadsheet titled Presentation: EHC ERFGOEDBIBLIOTHEEK HENDRIK I can confirm the design, label spec and numbering barcode_syntaxes_NvdGO.xlsx CONSCIENCE range are all correct. IFF IN FLANDERS FIELDS Presentation: Supplied in roll format Sign:________________________________ KAD KADOC Print:________________________________ I can confirm the design, label spec and numbering KUL KULEUVEN bib/archief range are all correct. Date:________________________________ LTH LETTERENHUIS Sign:________________________________ LIB LIBERAAL ARCHIEF MMP Print:________________________________

MEMORIAL MUSEUM PASSCHENDAELE 1917

Date:________________________________ PBL

PB LIMBURG

PBT

PB TOLHUIS

UGE

UGENT

44 45

46 47

48

HANDLEIDING REGISTRATIE EN LOGISTIEK

Recommend Documents