Handleiding Premie en Gegevens PWRI

Handleiding Premie en Gegevens PWRI 1-1-2012

Uitgave maart 2012

1

PGI Handleiding Premie en Gegevens PWRI 1-1-2012

Inhoud

Handleiding Premie en Gegevens PWRI 1-1-2012 .................................................... 1 Voorwoord .................................................................................................................. 4 Hoofdstuk A Algemeen ............................................................................................. 6 1. Algemeen ............................................................................................................ 7 Iedere maand gegevens ....................................................................................... 7 Voor welke regelingen levert u gegevens aan? .................................................... 7 Aan wie levert u gegevens?.................................................................................. 7 Hoe vaak inzenden en voor welke datum? ........................................................... 7 Op welke manier kunt u gegevens aanleveren? ................................................... 8 Vragen over de gegevensaanlevering? ................................................................ 8 Contactadres ........................................................................................................ 8 U stapt over op een andere dienstverlener of salarissysteem .............................. 8 Betaling van de premies ....................................................................................... 9 Internetsite PWRI ................................................................................................. 9 Alle telefoonnummers op een rijtje: ...................................................................... 9 2. Overzicht met rekeningnummers en betaalkenmerken.......................................10 Bankrekeningnummer......................................................................................... 10 Omschrijving betaalopdracht .............................................................................. 10 Voorbeeld omschrijving (16 posities): ................................................................. 11 Toelichting .......................................................................................................... 11 Vragen over premiebetaling?.............................................................................. 11 3. Aanlevering van gegevens via internet met behulp van FTP Secure .................12 Richtlijnen naamgeving gebruikersnaam / wachtwoord ...................................... 12 Identificatie ......................................................................................................... 12 Online gegevens invoeren en aanleveren via internet ........................................ 13 Hoofdstuk B Events .................................................................................................15 1. U neemt een werknemer in dienst ......................................................................16 2. U verleent een werknemer ontslag .....................................................................16 Deelnemerschap (record 05) .............................................................................. 16 3. Een werknemer komt te overlijden......................................................................16 Deelnemerschap (record 05) .............................................................................. 16 4. Inzending zonder wijzigingen in de pensioenopbouw .........................................17 Gegevens premiegrondslagen (record 09) ......................................................... 17 5. Inzending met wijzigingen in de pensioenopbouw ..............................................17 Deelnemerschap (record 05) .............................................................................. 17 6. U maakt de januari-inzending .............................................................................18 Pensioengegevens (record 08)........................................................................... 18 7. Een werknemer die deelneemt wordt ziek ..........................................................19 Uitgave maart 2012

. 2


8. Een werknemer gaat met ouderschapsverlof .....................................................19 9. Een werknemer gaat trouwen of scheiden of wordt weduwe/weduwnaar...........19 10. Een werknemer gaat verhuizen ........................................................................20 11. U stapt over naar een andere dienstverlener of een ander salarissysteem ......20 12. Fusie .................................................................................................................21 13. Hoe wordt het pensioengevend jaarinkomen berekend? ..................................21 14. Hoe worden de premiegrondslagen berekend? ................................................22 15. Hoe worden de premiebedragen berekend? ....................................................23 16. Premieafdracht tijdens verzuim ........................................................................23 17. Pensioenopbouw en premieafdracht seniorenregeling .....................................24 Hoofdstuk C

Technische beschrijving records ........................................................25

Record 00 Identificatie ........................................................................................ 26 Record 01 Wijziging sleutelgegevens ................................................................. 27 Record 02 Personalia ......................................................................................... 29 Record 04 Adressering ....................................................................................... 32 Record 05 Deelnemerschap ............................................................................... 35 Record 08 Jaarlijkse gegevens........................................................................... 38 Record 09 Premiegrondslagen ........................................................................... 40 Record 99 Inzending totalen ............................................................................... 42 Hoofdstuk D Overgangssituatie 1-1-2012 ................................................................44 1. Eerste aanlevering in januari 2012 .....................................................................45 2. Terugwerkende kracht mutaties over het jaar 2011 ............................................45 Hoofdstuk E Rekenvoorbeelden ..............................................................................47 Per 1-1-2012..............................................................................................................47 1. Rekenvoorbeelden..............................................................................................48

Uitgave maart 2012

. 3



Voorwoord

Voorwoord

Uitgave maart 2012

4


Deze ‘Handleiding Premie en Gegevens PWRI’ (HPG PWRI) is een nadere uitwerking van het Uitvoeringsreglement van het bestuur van het Pensioenfonds Werk en (re-)Integratie en handelt over de wijze waarop u (of dienstverlener als u dit hebt uitbesteed) voor de pensioenopbouw benodigde gegevens moet aanleveren. Dit Uitvoeringsreglement is van toepassing voor alle bij de PWRI aangesloten werkgevers inzake het verstrekken van deelnemerschapsgegevens, pensioengevend inkomen, premie- en grondslaggegevens alsmede het betalen van pensioenpremies. Deze HPG PWRI is hiermee niet alleen een handleiding hoe u de gegevens moet inzenden, maar het is ook een rechtens afdwingbaar document. Het volledige Uitvoeringsreglement treft u aan op de PWRI-site. In hoofdstuk A van deze HPG PWRI treft u een algemene beschrijving aan. In hoofdstuk B zijn veel voorkomende gebeurtenissen uitgebreid toegelicht en in hoofdstuk C zijn de technische records beschreven. De overgangssituatie per 1 januari 2012 treft u in hoofdstuk D aan. Tot slot zijn in hoofdstuk E nog enkele rekenvoorbeelden toegevoegd. Ik ga er van uit dat deze handleiding u op een goede wijze ondersteunt bij de aanlevering van uw gegevens; gegevens die PWRI nodig heeft om een correcte pensioenopbouw voor alle deelnemers te kunnen bewerkstelligen. Vragen en opmerkingen met betrekking tot deze handleiding zijn uiteraard van harte welkom. Met vriendelijke groeten,

Salvador Essers Manager Premie en Gegevensincasso Disclaimer Deze handleiding is met de grootst mogelijke zorgvuldigheid samengesteld en is bedoeld om werkgevers en leveranciers algemene ondersteunende informatie te verstrekken over de aanlevering van de voor de pensioenopbouw benodigde (premie)gegevens. PWRI streeft ernaar om deze handleiding voortdurend te onderhouden en te actualiseren, maar kan er niet voor instaan dat de inhoud van (onderdelen van) deze handleiding na verloop van tijd of op het moment dat deze handleiding geraadpleegd wordt nog steeds juist, volledig of actueel is. Voorwoord

Uitgave maart 2012

5



Hoofdstuk A Algemeen


Uitgave maart 2012

6


1. Algemeen Iedere maand gegevens Iedere maand moeten pensioenpremies en bijbehorende gegevens worden afgedragen respectievelijk aangeleverd.

Voor welke regelingen levert u gegevens aan? Indien van toepassing levert u gegevens aan voor de volgende regelingen/producten: Pensioenreglement WIW (Wet Inschakeling Werkzoekenden) Pensioenreglement WSW (Wet Sociale Werkvoorziening).

Aan wie levert u gegevens? U levert de gegevens aan het PWRI, verder kortweg aangeduid als PWRI. Als werkgever bent u er voor verantwoordelijk dat de gegevens tijdig, juist en volledig worden geleverd aan PWRI. PWRI zorgt ervoor dat de gegevens tijdig en volledig worden verwerkt in de polisadministratie. De gegevens voor PWRI dienen separaat (middels afzonderlijke leveringen) te worden aangeleverd met verschillende bestandsnamen. Op iedere bestandsnaam wordt het nummer van de betreffende leverancier vermeld. Werkgevers krijgen een aparte aansluiting voor PWRI met een eigen werkgeversnummer (aansluitnummer PWRI). Een leverancier kan onder het PWRI leveranciersnummer voor meerdere werkgevers en meerdere aansluitingen inzenden (bulkinzending).

Hoe vaak inzenden en voor welke datum? Iedere maand (12 leveringen) moeten premiegrondslagen aan PWRI worden geleverd, ook als er niets in de situatie van de deelnemers is veranderd. Betaalt u uw werknemers in kortere termijnen uit, bijvoorbeeld per 4 weken, per week of per dag, wacht dan tot de maand voorbij is en lever de premiegegevens over de afgelopen maand getotaliseerd in een keer aan. PWRI moet de gegevens uiterlijk hebben ontvangen op de laatste dag van de maand waarop de gegevens betrekking hebben.


Uitgave maart 2012

7


Op welke manier kunt u gegevens aanleveren? Voor de aanlevering van de gegevens maakt u gebruik van een beveiligde internetverbinding met behulp van File Transfer Protocol Secure (FTPS). Als u in de huidige situatie ook voor de sector Overheid en Onderwijs aanlevert, dan blijft u dezelfde gebruikersnaam en wachtwoord gebruiken.

Vragen over de gegevensaanlevering? Hebt u vragen over de gegevensaanlevering dan kunt u contact opnemen met de accountbeheerders van PWRI. Het telefoonnummer : 045 – 579 8224 E-mail : [email protected]

Contactadres PWRI Gegevensverwerking Postbus 4805 6401 JL Heerlen Telefoonnummer : 045 – 579 8224 E-mail : [email protected]

U stapt over op een andere dienstverlener of salarissysteem Als u verandert van dienstverlener of van salarissysteem, geef dit dan tijdig –dat wil zeggen uiterlijk 3 maanden voor de ingangsdatum van de wijziging– aan ons door. U kunt hiervoor contact opnemen met de relatiebeheerders van PWRI. Zij kunnen u dan vertellen wat u aan uw nieuwe rekencentrum moet doorgeven. Relatiebeheerders zijn bereikbaar onder telefoonnummer 045 – 579 8223. Bovendien dient bij zo’n overstap altijd de PWRI werkgeversadministratie te informeren. Dit kan door middel van het “mutatieformulier werkgeversadministratie”. Dit formulier kunt u downloaden via http://www.pwri.nl/images/mutatie_30.0804.12_tcm159-139807.pdf.


Uitgave maart 2012

8


Betaling van de premies De premies betaalt u per premiesoort op het bankrekeningnummer van PWRI. Dit betekent dat u mogelijk meerdere betalingen per maand moet verrichten. De premieafdracht moet plaats vinden uiterlijk op het einde van de maand van de uitbetalingstermijn. Omdat PWRI werkt met een aangiftesystematiek, ontvangt u geen factuur inzake de verschuldigde premies. Bij te late betaling en correcties over eerdere periodes en jaren die leiden tot navordering, wordt rente in rekening gebracht.

Internetsite PWRI De internetsite van het PWRI kunt u raadplegen via http://www.pwri.nl/ik-ben-werkgever/wat-te-doen-bij/veranderingen-in-uworganisatie/wijzigingen-doorgeven/.

Alle telefoonnummers op een rijtje: PWRI werkgeversadministratie PWRI premie incasso PWRI relatiebeheer PWRI accountbeheer PWRI DGi helpdesk


045 – 57 98220 045 – 57 98221 045 – 57 98223 045 – 57 98224 045 – 57 98229

Uitgave maart 2012

9


2. Overzicht met rekeningnummers en betaalkenmerken Regeling

Soort premie

Betaalkenmerk

WSW

OP-NP Op basis van de pensioengrondslag

Werkgeversnr. SReejjmm Bij correcties werkgeversnr. SCeejjmm

WSW

OP-NP Op basis van het pensioengevendloon

WIW

werkgeversnr. PReejjmm Bij correcties werkgeversnr. PCeejjmm werkgeversnr. IReejjmm Bij correcties werkgeversnr. ICeejjmm

OP-NP

Bankrekeningnummer Bankrekeningnummer: 59.47.74.586 t.n.v. Stichting Pensioenfonds Werk en (re)Integratie IBAN : NL27ABNA0594774586 BIC : ABNANL2A

Omschrijving betaalopdracht Bij de betaalbaarstelling van de premies dient u als omschrijving op te nemen de gegevens, zoals deze -als voorbeeld- onderstaand zijn weergegeven. Betalingen van premies met een omschrijving die niet voldoet aan de voorwaarden, kunnen niet automatisch worden verwerkt. Gevolg is dat wij contact met u moeten opnemen voor het verkrijgen van nadere informatie.


Uitgave maart 2012

10


Voorbeeld omschrijving (16 posities): 5 0 1 3 0 0 0 S R 2 0 1 2 0 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

Toelichting Werkgeversnummer (positie 1-7)

: is het nummer waaronder u de gegevens aanlevert en de premies afdraagt; in het voorbeeld ‘5013000’ : is altijd blanco : is betaalkenmerk uit vorenstaand overzicht i.c. SR : is gelijk aan de inzendperiode (eejjmm),waarop de betaalopdracht betrekking heeft i.c. 201201.

Spatie (positie 8) Betaalkenmerk (positie 9-10) Periode (positie 11-16)

Vragen over premiebetaling? PWRI Premie Incasso Telefoonnr. 045 – 579 8221 E-mail [email protected]


Uitgave maart 2012

11


3. Aanlevering van gegevens via internet met behulp van FTP Secure De werkgever moet de voor de pensioenopbouw benodigde gegevens (bestanden) aanleveren via internet met behulp van FTP Secure. FTP staat voor File Transfer Protocol. Een uitgebreide toelichting voor het in gebruik nemen van FTP treft u aan in het document ”Koppelvlak-specificaties gegevensaanlevering PWRI”. Gaat u inzenden met secure FTP, neem dan contact op met Relatiebeheer 045–579 8223.

Richtlijnen naamgeving gebruikersnaam / wachtwoord Om te kunnen aanleveren aan PWRI via FTPS moet een gebruikersnaam en een wachtwoord worden gebruikt. Voor de PWRI levering en de huidige VB6 levering worden GEEN aparte gebruikersnamen en wachtwoorden gehanteerd. Reeds bij de sector Overheid en Onderwijs inzendende leveranciers kunnen ook voor PWRI inzenden via het bestaande kanaal onder hun huidige gebruikersnaam en wachtwoord. Indien nog geen aanlevering plaatsvindt aan PWRI moet een gebruikersnaam en een wachtwoord worden aangevraagd bij Relatiebeheer PWRI 045-579 8223.

Identificatie In record 00 vermeldt u de naam van de gegevensleverancier en de naam van het externe systeem waarmee de gegevens in de gegevenslevering zijn aangemaakt. Verder wordt het gegevensleveranciernummer in de rubriek soort extern systeem gevuld. Voor PWRI wordt een specifieke code gebruikt. In record 00 vermeldt u ook het jaar en de maand waarop de gegevenslevering betrekking heeft en het volgnummer van de levering. Meer informatie hierover kunt u vinden in hoofdstuk B “Technische beschrijving records PWRI” bij record 00.


Uitgave maart 2012

12


Online gegevens invoeren en aanleveren via internet Online invoeren en aanleveren van gegevens kan via de speciaal voor PWRI ontwikkelde DGi-applicatie. Deze applicatie maakt het mogelijk dat u PWRI gegevens kunt aanleveren die betrekking hebben op de periodes vóór 01-01-2012 (datum overgang van het PWRI), de zogenaamde ‘terug werkende kracht (TWK)-mutaties’. Het aanleveren van deze TWK-mutaties is mogelijk via uw salarissysteem. Dit is echter wel afhankelijk van het gebruikte salarissysteem. Soms is het niet mogelijk om TWK-mutaties aan te bieden via de geautomatiseerde gegevensaanlevering. Indien uw salarissysteem wel in staat is TWK-mutaties te leveren, dan is het gebruik van DGi niet noodzakelijk. Het moment waarop PWRI met de TWK-verwerking zal starten is vanaf 1 april 2012. Tot die tijd kunnen de (TWK)mutaties via het huidige aanleverportaal, PLATO, worden aangeleverd. Voor meer informatie zie ook hoofdstuk D, paragraaf 2. Verder kan het zijn dat uw salarissysteem nog niet de PWRI gegevens digitaal heeft aangeleverd. Indien de werknemers gering in aantal zijn kan de DGi applicatie worden gebruikt voor het regulier aanleveren van werknemergegevens. Dit betekent echter wel handwerk voor u als werkgever, waarbij gelet moet worden dat er geen verschillen mogen ontstaan tussen de gegevens in de salarisadministratie en de ingetikte gegevens in DGi. DGi kan ook gebruikt worden voor het aanleveren van correcties die betrekking hebben op de periode na 01-01-2012. U moet echter DGi alleen hiervoor gebruiken wanneer u salarissysteem u hierbij niet meer ondersteunt. DGi kunt u downloaden via http://www.pwri.nl/ik-ben-werkgever/wat-te-doen-bij/veranderingen-in-uworganisatie/wijzigingen-doorgeven/. menu  Ik ben werkgever,  Pensioenadministratie (linkerkolom),  Handleiding en DGi  DGi voor het PWRI. Wanneer u van de DGi gebruik wilt gaan maken dan kan alleen door via onderstaand e-mailadres een gebruikerscode en een wachtwoord aanvragen. Bij deze aanvraag is van belang dat de volgende gegevens aan PWRI worden doorgegeven: - naam van de DGi gebruiker - organisatie waarvoor de DGi gebruiker werkt - voor wie deze organisatie de administratie uitvoert - telefoonnummer van de DGi gebruiker Hoofdstuk A Algemeen

Uitgave maart 2012

13


- adres van de DGi gebruiker - e-mailadres van de DGi gebruiker. Nadat de gegevens zijn beoordeeld wordt het gebruik van DGi toegekend aan de aanvrager en ontvangt deze een brief met een gebruikerscode en een wachtwoord. Aanvragen kan via Telefoonnummer: 045 – 579 8229 E-mail : [email protected]


Uitgave maart 2012

14



Hoofdstuk B Events

Hoofdstuk B Events

Uitgave maart 2012

15


1. U neemt een werknemer in dienst Als u een werknemer in dienst neemt moet u zelf of uw dienstverlener die namens u de gegevens aanlevert, volgens de bijgaande technische beschrijving (zie hoofdstuk C) de records 02, 04, 05, 08 en 09 vullen en aanleveren.

2. U verleent een werknemer ontslag Als u een werknemer, die aan de pensioenregeling van PWRI deelneemt, ontslag verleent, geeft u onderstaande gegevens door aan PWRI.

Deelnemerschap (record 05) -

Einde deelnemerschap Dit is de eerste dag waarop betrokkene niet langer deelneemt aan de pensioenregeling van PWRI.

-

Reden einde deelnemerschap Er komt een einde aan het deelnemerschap doordat de arbeidsverhouding wordt beëindigd. PWRI wil graag weten wat de reden van de beëindiging is: Voor nadere toelichting, zie hoofdstuk C.

3. Een werknemer komt te overlijden Als een werknemer komt te overlijden, moet het deelnemerschap worden beëindigd. U moet de volgende gegevens aan PWRI doorgeven.


Einde deelnemerschap Dit is de eerste dag waarop de werknemer niet langer deelneemt aan de pensioenregeling van PWRI.

Hoofdstuk B Events

Uitgave maart 2012

16


-

Reden einde deelnemerschap Voor nadere toelichting, zie hoofdstuk C.

4. Inzending zonder wijzigingen in de pensioenopbouw Iedere maand moet u gegevens aanleveren voor alle werknemers die bij u in dienst zijn. Ook als er niets is veranderd in hun situatie. Welke gegevens dat zijn is hierna beschreven.

Gegevens premiegrondslagen (record 09) -

Soort premiegrondslag Hiermee geeft u aan op welke pensioenvoorziening de premiegrondslag betrekking heeft. De premiegrondslag kan betrekking hebben op een grondslag voor de WIW regeling (WI) of voor de WSW regeling (WR en/of WS).

-

Bedrag premiegrondslag Dit is het bedrag waarover de premies voor het ouderdoms- en nabestaandenpensioen worden berekend. Hoe u de premiegrondslag berekent, leest u in paragraaf 14 van dit hoofdstuk.

5. Inzending met wijzigingen in de pensioenopbouw Als zich een wijziging voordoet in de gegevens die van belang zijn voor de pensioenopbouw moet u dit kenbaar maken aan PWRI. De wijziging moet u doorgeven in het record 05. Het kan daarbij gaan om de volgende gegevens:


Aard deelnemerschap De aard deelnemerschap is WIW of WSW. Een wijziging van het aard deelnemerschap is niet mogelijk. Alleen het beëindigen van een

Hoofdstuk B Events

Uitgave maart 2012

17


deelnemerschap met de waarde WIW, gevolgd door het starten van een deelnemerschap met de aard WSW is mogelijk. -

Waarde deelnemerschap De waarde van het deelnemerschap is altijd 100.

- Deeltijdfactor Met de deeltijdfactor wordt aangegeven of de werknemer een volledige baan heeft of in deeltijd werkt. Heeft de werknemer een volledige baan (normbetrekking), dan is de deeltijdfactor 1,0000. Bij een halve baan is de deeltijdfactor 0,5. Werkt uw werknemer in deeltijd, dan berekent u de deeltijdfactor als volgt: De deeltijdfactor is een breuk waarvan: - de teller wordt gevormd door het aantal feitelijk gewerkte uren per week en - de noemer is gelijk aan het aantal uren dat de werknemer per week zou hebben gewerkt bij een volledige baan. De deeltijdfactor wordt uitgedrukt in een factor met 4 decimalen. Als een deelnemer gebruik maakt van de seniorenregeling, dan wordt het deelnemerschap ongewijzigd voortgezet.

6. U maakt de januari-inzending In de maand januari levert u uiteraard alle gegevens aan die u iedere maand aanlevert. Maar in januari levert u bovendien een aantal extra gegevens aan. Voor alle lopende deelnemerschappen moet u jaarlijks in de maand januari opnieuw het jaarinkomen vaststellen en doorgeven. NB In januari 2012 komt nog geen enkele werknemer in de administratie van PWRI voor. Daarom moet u elke werknemer via deze januari-inzending tevens “aanmelden”. Dat houdt in, dat u over januari 2012 voor elke werknemer/deelnemer een complete gegevensset moet inzenden (records 02, 04, 05, 08 en 09).

Pensioengegevens (record 08) -

Jaarinkomen Voor iedere werknemer geeft u het jaarinkomen op. Het jaarinkomen is een vast schaalsalaris plus vakantietoeslag plus vaste toelagen. Het jaarinkomen is het

Hoofdstuk B Events

Uitgave maart 2012

18


full-time loon op jaarbasis. Hoe u het jaarinkomen berekent, leest u in paragraaf 14 van dit hoofdstuk. -

Datum jaarinkomen Dit is bij de januari-inzending 1 januari van het lopende kalenderjaar.

-

NB Als de werknemer later dan 1 januari deelneemt aan de regeling bijvoorbeeld door een indiensttreding, dan wordt de datum jaarinkomen gelijk gesteld aan de latere datum.

7. Een werknemer die deelneemt wordt ziek Als een werknemer ziek wordt, verandert er niets in de gegevensaanlevering. Zolang een zieke werknemer bij u in dienst blijft, betekent dit dat u maandelijks dezelfde gegevens aanlevert als bij een maandelijkse inzending. Er vindt geen wijzigingen in de pensioenopbouw en de premieafdracht plaats.

8. Een werknemer gaat met ouderschapsverlof Ouderschapsverlof heeft geen gevolgen voor de opbouw van het pensioen. Gedurende het ouderschapsverlof blijft de gegevensaanlevering en de premieafdracht ongewijzigd.

9. Een werknemer gaat trouwen of scheiden of wordt weduwe/weduwnaar Indien een werknemer gaat trouwen of scheiden, vindt partnerregistratie of beëindiging daarvan plaats. Hetzelfde gebeurt indien hij of zij weduwnaar of weduwe wordt. U hoeft dit niet door te geven aan PWRI indien de deelnemer in Nederland woonachtig is. De verandering van de burgerlijke staat en eventueel de gegevens Hoofdstuk B Events

Uitgave maart 2012

19


van de echtgenoot worden immers automatisch aan PWRI doorgegeven via de gemeente (de Gemeentelijke Basis Administratie). Gaat het echter om een werknemer die in het buitenland woont, dan moet u PWRI wel op de hoogte brengen.

10. Een werknemer gaat verhuizen Als een in Nederland woonachtige werknemer verhuist, wordt zijn nieuwe adres automatisch doorgegeven aan PWRI. Dit gebeurt via de gemeente (de Gemeentelijke Basis Administratie). U hoeft het nieuwe adres dus niet door te geven. Als een werknemer verhuist naar een (nieuw) adres in het buitenland, moet u wel de nieuwe adresgegevens doorgeven (record 04).

11. U stapt over naar een andere dienstverlener of een ander salarissysteem Als u overstapt naar een andere dienstverlener of een ander salarissysteem dan moet u dit eerst melden bij de huidige dienstverlener en u stuurt gelijktijdig een formulier “Mutatie Werkgever” naar de Werkgeversadministratie van PWRI. Tevens geeft u de sleutelwijzigingen door met behulp van record 01 of u handelt volgens een specifiek met u gemaakte afspraak. Het gaat hierbij om een administratieve mutatie waarbij rechtspositioneel voor de werknemers niets verandert. Er hoeven dus geen af- en aanmeldingen van deelnemerschappen plaats te vinden. De sleutelwijzigingen kunnen als aparte inzending worden aangeleverd, vóór of samen met de eerste aanlevering in één inzending.

Hoofdstuk B Events

Uitgave maart 2012

20


12. Fusie Voor een correcte en snelle administratieve afhandeling is het zaak dat PWRI zo vroeg mogelijk op de hoogte wordt gebracht van een voorgenomen fusie. Om de gegevens van uw werknemers correct te kunnen verwerken, moet in een zo vroeg mogelijk stadium worden beoordeeld of er nieuwe werkgeversnummers en/of aansluitingen moeten worden toegekend. De werkgeversadministratie van PWRI kan u dan nader informeren over de stappen die u in een dergelijke situatie moet zetten. Neem in voorkomende gevallen s.v.p. contact op met: Werkgeversadministratie PWRI Postbus 4823 6401 JM Heerlen Telefoon : 045 – 579 8220 E-mail : [email protected]

13. Hoe wordt het pensioengevend jaarinkomen berekend? Het pensioengevend jaarinkomen wordt als volgt berekend: - bepaal het op 1 januari van het kalenderjaar het geldende vaste schaalsalaris waarover de premie wordt geheven en tel hierbij op de vakantietoeslag en alle andere structurele toeslagen (zie hoofdstuk C, de tekst bij record 8). Een jaarinkomen wordt rekenkundig afgerond op twee decimalen. - NB: Als de werknemer later dan 1 januari deelneemt aan de regeling bijvoorbeeld door een indiensttreding, dan wordt de datum jaarinkomen gelijk gesteld aan de latere datum.

Hoofdstuk B Events

Uitgave maart 2012

21


14. Hoe worden de premiegrondslagen berekend? Voor de WSW wordt de berekening van de premie over het pensioengevend jaarinkomen vervangen door een berekening over de pensioengrondslag. Dit gebeurt gelijkmatig, waardoor tot 1-1-2013 naast elkaar 2 formules voor iedere deelnemer moeten worden toegepast. De pensioengrondslag is pensioengevend jaarinkomen minus franchise. Jaar Pensioengevend Pensioengrondslag jaarinkomen 2008 100% 0% 2009 80% 20% 2010 60% 40% 2011 40% 60% 2012 20% 80% 2013 en verder 0% 100% Voor de WSW worden de twee verschillende premiegrondslagen als volgt berekend: •

Grondslag op basis van pensioengevend jaarinkomen: - deel het jaarinkomen door 12 - vermenigvuldig het verkregen bedrag met de deeltijdfactor die bij de uitbetalingstermijn hoort - vermenigvuldig het verkregen bedrag met het percentage volgens bovenstaande tabel (in 2012 is dat 20%). Lever een record 09 aan onder vermelding van “soort premiegrondslag” WR.

•

Grondslag op basis van pensioengevend jaarinkomen – franchise: - verminder het jaarinkomen met de franchise - deel de uitkomst door 12 - vermenigvuldig het verkregen bedrag met de deeltijdfactor die bij de uitbetalingstermijn hoort - vermenigvuldig het verkregen bedrag met het percentage volgens bovenstaande tabel (in 2012 is dat 80%). Lever een record 09 aan onder vermelding van “soort premiegrondslag”  WS.

Lever record 09 in geval van WSW dus twee keer aan, met twee soorten premiegrondslagen en bijbehorende grondslagen (t/m 2012). Hoofdstuk B Events

Uitgave maart 2012

22


Voor de WIW wordt alleen uitgegaan van een premieberekening van een premiegrondslag op basis van het pensioengevend jaarinkomen. •

Geen franchise premieberekening WIW: Er is GEEN franchise van toepassing is voor de WIW-premie (premiegrondslag is gebaseerd op het pensioengevend inkomen), maar er is wel franchise van toepassing is voor de pensioenopbouw.

15. Hoe worden de premiebedragen berekend? In geval van de WSW (WR en WS) moet tot en met 2012 de premie als volgt worden berekend en afgedragen: - vermenigvuldig de grondslag met het juiste percentage - neem de grondslag op basis van pensioengevend salaris (WR) of pensioengevend inkomen (WS)– franchise - vermenigvuldig de grondslag met het juiste percentage - beide premiebedragen moeten apart worden overgemaakt aan PWRI (zie ook hoofdstuk A, overzicht met rekeningnummers en betaalkenmerken). Ook in geval van WIW moet u de grondslag (=pensioengevend inkomen) vermenigvuldigen met het juiste percentage (zie ook Rekenvoorbeelden in hoofdstuk E van deze HPG). De berekende premiebedragen maken geen onderdeel uit van de gegevensaanlevering.

16. Premieafdracht tijdens verzuim Verzuim is in dit geval afwezigheid (bv. afwezig zonder opgaaf van reden). De medewerker ontvangt dan geen loon. Als iemand ziek is of arbeidsongeschikt ontvangt de medewerker wel loon d.v.m. een uitkering. Het dienstverband loopt tijdens verzuim voor maximaal 2 jaar gewoon door en de pensioenopbouw wordt gebaseerd op het pensioengevend jaarinkomen en het dienstverband. U als werkgever bent, in dit geval, altijd premieplichtig en draagt de verschuldigde premie, zijnde het werkgeversdeel en het werknemersdeel af. U “verhaalt” zelf het werknemersdeel bij de betrokken werknemer.

Hoofdstuk B Events

Uitgave maart 2012

23


17. Pensioenopbouw en premieafdracht seniorenregeling De pensioenopbouw en de premieafdracht worden ongewijzigd voortgezet. De achterliggende reden is het “behoud van de formele arbeidsduur”. Ondanks de vermindering van uren en loon, bij het deelnemen aan de seniorenregeling, is er sprake van een ongewijzigde voortzetting van de pensioenregeling, op basis van de oorspronkelijke deeltijdfactor. Er is geen aanpassing van het pensioengevend inkomen en/of (vermindering van de) deeltijdfactor indien een medewerker gebruik maakt van de seniorenregeling.

Hoofdstuk B Events

Uitgave maart 2012

24



Hoofdstuk C Technische beschrijving records

Hoofdstuk C

Technische beschrijving records

Uitgave maart 2012

25


Record 00 Identificatie Dit record bevat de gegevens waarmee de inzending wordt geïdentificeerd. Het gaat daarbij om gegevens van u als inzender en het jaar en de maand waarop de inzending betrekking heeft. Deze gegevens kunnen maar een keer per inzending voorkomen.

Recordindeling (formaat ASCII) Rubr. Nr.

Omschrijving

Beginpos.

Lengte

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Code-soort-record Filler Bestandscode Filler Inzendperiode Volgnr- inzending Identificatie-inzender Soort- extern- systeem

1 3 27 32 34 40 41 86

2 24 5 2 6 1 45 4

A N A A N N A N

Filler

90

51

A

*Legenda:

Type*

Aantal dec.

Opmerkingen = 00 = nullen = VB6PW = spatie = eejjpp = PWRI-specifiek leveranciersnummer = spatie

A = alfanumeriek, N = numeriek.

INVULINSTRUCTIE RUBRIEKEN - Code- soort- record Dit is de code die aangeeft om welk record het gaat. De code van dit record is ‘00’. -

Bestandscode Als code vult u ‘VB6PW’ in.

-

Inzendperiode Dit is de periode waarop de totale inzending betrekking heeft. Vermeld het jaar en de periode. De maanden geeft u de nummers 01 t/m 12.

-

Volgnr- inzending Het gaat hier om het volgnummer binnen één inzendperiode. Maakt u voor een bepaalde maand de gewone, maandelijkse inzending, dan krijgt die het volgnummer ‘0’. Maakt u een tweede inzending, bijvoorbeeld omdat u een correctie wilt doorgeven, dan krijgt die volgnummer ‘1’. Een derde inzending voor dezelfde maand krijgt volgnummer ‘2’, enzovoorts.

Hoofdstuk C


Uitgave maart 2012

26


- Identificatie- inzender Hier vermeldt u de naam van de geautomatiseerde administratie die de inzending heeft gemaakt, of van het rekencentrum dat de inzending heeft verzorgd. -

Soort-extern-systeem Hier vermeldt u de code van het systeem waarmee de gegevens van de inzending zijn aangeleverd. Deze code hebt u gekregen van PWRI en deze code is PWRI-specifiek.

Record 01 Wijziging sleutelgegevens De sleutelgegevens wijzigen indien: - een werkgever wijzigt van dienstverlener die zijn eigen specifieke salarisnummers/volgnummers gebruikt. - een werkgever om organisatorische redenen een andere indeling kiest in gegevensaanlevering, waardoor werkgevernummer(s). Wijzigen inclusief de bijbehorende populatie deelnemers. Hiervoor gelden wel een aantal restricties met betrekking tot de wijziging van het werkgeversnummer. Dit mag alleen wanneer de wijzigingen betrekking hebben op dezelfde juridische werkgever. De sleutelgegevens zijn: - het werkgeversnummer, het salarisnummer en het volgnummerdeelnemerschap. Als een of meer van deze gegevens veranderen, geeft u dat in dit record aan. Bij een wijziging moet u het volledige record invullen en dus niet alleen de gegevens die gewijzigd zijn.

Recordindeling (formaat ASCII) Rubr. nr.

Omschrijving

1 2 3 4

Code-soort-record Werkgeversnummer Salarisnummer Volgnummer deelnemerschap Filler Werkgeversnummer Salarisnummer Volgnummer deelnemerschap Mutatiedatum Filler

5 6 7 8 9 10

Beginpos.

Lengte

Type*

Aantal dec.

Opmerkingen

1 3 10 25

2 7 15 2

A N N N

= 01

27 28 35 50

1 7 15 2

N N N N

= spatie = oude sleutel = oude sleutel = oude sleutel

52 60

8 81

N

= eejjmmdd = spatie

*Legenda: A = alfanumeriek, N = numeriek.

Hoofdstuk C


Uitgave maart 2012

27


INVULINSTRUCTIE RUBRIEKEN - Code- soort- record De code van dit record is ‘01’. -

Werkgeversnummer Dit is het nummer waaronder u gegevens aanlevert bij PWRI. Het nummer bestaat uit 7 posities (numeriek). U vult het aaneengesloten in van rechts naar links. Eventueel opvullen met voorloopnullen. Als u een wijziging van het werkgeversnummer doorgeeft, vult u hier het nieuwe nummer in.

-

Salarisnummer Dit is het nummer waarmee een werknemer in uw personeels- of salarisadministratie bekend is. Het salarisnummer bestaat maximaal uit 15 posities (numeriek). U vult het aaneengesloten in van rechts naar links. Eventueel opvullen met voorloopnullen. Als een salarisnummer verandert, vult u hier het nieuwe nummer in. Let op! Het salarisnummer is een uniek nummer. Het mag altijd maar één keer worden gebruikt. U mag dus niet een salarisnummer van een voormalige werknemer opnieuw gaan gebruiken voor een nieuwe werknemer.

-

Volgnummer deelnemerschap Als een werknemer voor het eerst bij u in dienst komt, is het volgnummer 01 voor zover er sprake is van één dienstverhouding. Maar er kan ook sprake zijn van meer dan een dienstverhouding, achter elkaar of tegelijkertijd. Blijft het salarisnummer hetzelfde, dan krijgt iedere dienstverhouding een apart nummer (01, 02, 03 enzovoorts). Gaat het om verschillende salarisnummers, dan is het volgnummer bij iedere dienstverhouding 01.

-

Werkgeversnummer (oud) Als een werkgeversnummer is gewijzigd, vult u hier het oude werkgeversnummer in.

-

Salarisnummer (oud) Als u een salarisnummer verandert, vult u hier het oude salarisnummer in.

-

Volgnummer-deelnemerschap (oud) Als een volgnummer verandert, vult u hier het oude volgnummer in.

-

Mutatiedatum Hier vermeldt u de datum waarop de nieuwe gegevens voor het eerst gelden. De mutatiedatum bestaat uit 8 posities (numeriek). De volgorde is: eeuw-jaar-

Hoofdstuk C


Uitgave maart 2012

28


maand-dag. Dus als de gegevens ingaan op 1 mei 2010 vermeldt u ‘20100501’.

Record 02 Personalia U vult dit record in als u een werknemer in dienst neemt. Ook gebruikt u dit record om een wijziging door te geven in de persoonsgegevens. Bij een wijziging vult u het volledige record in, dus niet alleen de gegevens die gewijzigd zijn.


Omschrijving

1 2 3 4

Code-soort-record Werkgeversnummer Salarisnummer Volgnummer deelnemerschap Burgerservicenummer

5

Beginpos.

Lengte

1 3 10 25

2 7 15 2

A N N N

= 02

27

9

N

= nr onbekend, dan nullen invullen

1 36 5 10 1 8 33 10

A A A A A N A A

1

A

6 7 8 9 10 11 12 13

Mutatiecode personalia 36 Naam deelnemer 37 Voorletters 73 Voorvoegsels 78 Geslacht 88 Geboortedatum 89 Naam echtgenoot 97 Voorvoegsels 130 echtgenoot 14 Afw-adressering 140 *Legenda: A = alfanumeriek, N = numeriek.

Type*

Aantal dec.

Opmerkingen

= eejjmmdd

INVULINSTRUCTIE RUBRIEKEN - Code-soort-record De code van dit record is ‘02’. -

Werkgeversnummer Zie tekst bij record 01.

-

Salarisnummer Zie tekst bij record 01.

-

Volgnummer deelnemerschap Zie tekst bij record 01.

Hoofdstuk C


Uitgave maart 2012

29


-

Burgerservicenummer Dit is het nummer waarmee een werknemer in de Gemeentelijke Basis Administratie (GBA) is geregistreerd. Het burgerservicenummer bestaat uit 9 posities (numeriek) en moet voldoen aan de ’11-proef’. Wanneer het BSN nog niet bekend is, wordt deze rubriek gevuld met nullen. Het gebruik van fictieve nummers (bijvoorbeeld 12, 24, etc.) is niet toegestaan.

-

Mutatiecode personalia Deze rubriek vult u niet in als u een werknemer aanmeldt. U vult deze rubriek in als u een wijziging of correctie doorgeeft van een of meer van de rubrieken 7 t/m 14 of rubriek 5. In dat geval vermeldt u hier de code ‘W’. Naam deelnemer Hier wordt de geboortenaam van de deelnemer vermeld. Titels vermeldt u alleen als ze onderdeel uitmaken van de achternaam. Bij getrouwde vrouwen alleen de meisjesnaam vermelden. De naam (deelnemer) geeft u als volgt op: vermeld alleen letters (dus bijvoorbeeld geen liggende streepje of apostrof) tussen twee naamgedeelten maximaal één spatie de ‘ij’ bestaat uit twee letters: de ‘i’ gevolgd door ‘j’ de Griekse Y blijft gewoon ‘Y’ tussenvoegsels of achtervoegsels geeft u volledig op.

-

-

Voorletters U kunt maximaal vijf voorletters opgeven. Een voornaam die bestaat uit twee delen verbonden door een koppelteken, wordt beschouwd als één voornaam. Begint de voornaam met een ‘IJ’ (Bijvoorbeeld ‘IJsbrand’) dan is de eerste letter een ‘I’.

-

Voorvoegsels U kunt de voorvoegsels voluit opgeven. Als u de voorvoegsels afgekort wilt opgeven, gebruik dan de tabel hierna. Bij het afkorten gebruikt u geen leestekens. Begin op de eerste positie. U mag geen accenten, trema´s en dergelijke gebruiken.

-

Geslacht Gebruik een van de twee volgende codes: M = man V = vrouw.

-

Geboortedatum

Hoofdstuk C


Uitgave maart 2012

30


De geboortedatum bestaat uit 8 posities (numeriek). De volgorde is: eeuwjaar-maand-dag. Dus is de geboortedatum 5 april 1962, dan vermeldt u ‘19620405’. Als maand en/of dag niet bekend is ‘00’ invullen in maand en/of dag. -

Naam echtgenoot Is de deelnemer een gehuwde vrouw, dan kunt u hier de naam van de (gewezen) echtgenoot opgeven. Zie verder de rubriek ‘Naam (deelnemer)’.

-

Voorvoegsels Zie voor invulling rubriek ‘Voorvoegsels (deelnemer)’.

-

Afwijkende adressering Een gehuwde vrouwelijke werknemer kan bij de adressering van haar post worden aangeschreven met de naam van haar echtgenoot. In deze rubriek geeft u aan of zij dat wil. 0 = meisjesnaam + naam echtgenoot 1 = alleen meisjesnaam 2 = alleen naam echtgenoot.

Hoofdstuk C


Uitgave maart 2012

31


Lijst met afkortingen volgens de GBA- richtlijnen ‘s ‘t A aan aan ‘t aan de aan den aan der aan het aan t Af Al Am Am de auf auf dem auf den auf der auf ter aus aus ‘m aus dem aus den aus der aus m Bij Bij ‘t Bij de Bij den Bij het Bij t boven d boven d’ D d’ Da dal dal’ dalla das De

S T A A AT AD AD AD AH AT A AL AM AD A AD AD AD AT A AM AD AD AD AM B BT BD BD BH BT BD BD D D DA DL DL DL DA DE

de die de l de l’ de la de las de le deca degli dei del della den der des di die le do don dos du el het i im in in ‘t in de in den in der in het in t l l’ la las le les lo los of onder

DD DL DL DL DL DL DC DG DI DL DL DN DR DS DI DL DO DN DS DU EL H I I I IT ID ID ID IH IT L L LA LA LE LE LO LO OF O

onder ‘t onder de onder den onder het onder t op op ‘t op de op den op der op gen op het op t op ten over over ‘t over de over den over het over t s s’ t te ten ter tho thoe thor to toe tot uijt uijt ‘t uijt de uijt den uijt ten uit uit ‘t uit de uit den

OT OD OD OH OT OP OT OD OD OD OG OH OT OT O OT OD OD OH OT S S T TE TN TR TH TH TH TO TO TT U UT UD UD UT U UT UD UD

uit het uit t uit ten unter van van ‘t van de van den van der van gen van het van la van t van ter ver vom von von ‘t von dem von den von der von t voor voor ‘t voor de voor den vor vor der zu zum zur

UH UT UT UN V VT VD VD VD VG VH VL VT VT V V V VT VD VD VD VT V VT VD VD V VD Z ZM ZR

Record 04 Adressering Dit record vult u in als u een werknemer in dienst neemt. Ook gebruikt u dit record om een wijziging in het adres of in de burgerlijke staat door te geven van een werknemer die in het buitenland woont. Wijzigingen in de adresgegevens of in de burgerlijke staat van in Nederland wonende deelnemers hoeft u niet door te geven. Deze worden via de gemeente (Gemeentelijke Basis Administratie) doorgegeven naar PWRI. NB: Hoofdstuk C


Uitgave maart 2012

32


Bij het doorgeven van een wijziging moet u het volledige record invullen, dus niet alleen de gegevens die gewijzigd zijn.

Recordindeling (formaat ASCII) Rubr. nr. 1 2 3 4

BeginPos. 1 3 10 25

Lengte 2 7 15 2

A N N N

= 04

27

9

N

= nr onbekend, dan nullen invullen

Mutatiecode adressering 36 Adres 37 Straatnaam 37 Filler 60 Huisnummer 61 Filler 66 Toevoeging/verfijning 67 adres 12 Postcode 77 13 Woonplaats/land 83 14 Aanduiding buitenlands 123 adres 15 Burgerlijke staat 124 16 Filler 125 *Legenda: A = alfanumeriek, N = numeriek.

1 40 23 1 5 1 10

A A A A A A

= zie NB = zie NB = spatie = zie NB = spatie = zie NB

6 40 1

A A A

= blank of J

1 16

A A

= spatie

5

Omschrijving Code-soort-record Werkgeversnummer Salarisnummer Volgnummer deelnemerschap Burgerservicenummer

6 7/9/11 7 8 9 10 11

Type*

Aantal dec.

Opmerkingen

NB: De rubrieken 7, 9 en 11 mogen als één rubriek of als aparte rubrieken worden gebruikt.


Werkgeversnummer Zie tekst bij record 01. Salarisnummer Zie tekst bij record 01.

-


-

Burgerservicenummer Zie tekst bij record 02.

-

Mutatiecode adressering

Hoofdstuk C


Uitgave maart 2012

33


Meldt u een werknemer of uitkeringsgerechtigde voor de eerste keer aan, dan vult u deze rubriek niet in. Geeft u een wijziging of correctie door in een of meer van de rubrieken 7 t/m 15, dan vermeldt u hier de code ‘W’. -

Adres De rubrieken 7, 9 en 11 mogen als één rubriek worden gebruikt. U moet dan straatnaam, huisnummer en toevoeging scheiden door een spatie.

-

Straatnaam Bestaat de straatnaam uit meer dan een woord, dan scheidt u de woorden door een spatie. Voor afkortingen gebruikt u zoveel mogelijk de afkortingen die ook Post.NL hanteert. U kunt achter de straatnaam ‘WW’ invullen bij een woonwagen of ‘AB’ voor ‘aan boord van’. In dat geval vult u geen huisnummer in. Vermeld alleen letters (dus bijvoorbeeld geen liggende streepje of apostrof) tussen twee naamgedeelten maximaal één spatie. Gaat het om een postbus, vul dan het woord “Postbus” in.

-

Huisnummer U vult hier direct het nummer in, dus u vermeldt niet eerst ‘nr’ of iets dergelijks. Gaat het om een postbus, vul dan hier het postbusnummer in. U vult het huisnummer links aaneengesloten in.

-

Toevoeging/verfijning adres Een toevoeging kan zijn: de naam van een woonboot, van een woonwagen of een woonkamp. Bij een verfijning gaat het om nadere aanduidingen als ‘tegenover nummer 23’ bij een woonboot, of ‘2’ voor twee hoog. Deze rubriek vult u links aaneengesloten in. De toevoeging en de verfijning scheidt u door een spatie.

-

Postcode Hier vult u de postcode in zoals die door Post.NL is vastgesteld. In de eerste vier posities vult u de cijfers in en in de laatste twee posities de letters. Bij buitenlandse adressen kunt u eventueel de buitenlandse postaanduiding invullen.

-

Woonplaats/land Hier vult u de naam van de woonplaats in zoals die wordt gebruikt in de Gemeentelijke Basis Administratie. Bestaat de plaatsnaam uit meer namen, zet dan tussen de namen een spatie. Als de werknemer of de uitkeringsgerechtigde in het buitenland woont, vermeld dan achter de plaatsnaam het land. Tussen de plaats en het land gebruikt u een spatie.

Hoofdstuk C


Uitgave maart 2012

34


-

Aanduiding buitenlands adres Als de werknemer of de uitkeringsgerechtigde in het buitenland woont, vult u hier de code ‘J’ in.

-

Burgerlijke staat Als het gaat om een werknemer of uitkeringsgerechtigde die in het buitenland woont, dan geeft u de burgerlijke staat op. U doet dit met een van de volgende codes: 0 = onbekend 1 = ongehuwd en niet gehuwd geweest 2 = gehuwd 3 = gescheiden 4 = weduwe/weduwnaar.

Record 05 Deelnemerschap Dit record vult u in als u een werknemer in dienst neemt. Ook gebruikt u dit record als een van de onderstaande gegevens is gewijzigd of als u een correctie in een van de gegevens wilt doorvoeren.


Omschrijving

1 Code-soort-record 2 Werkgeversnummer 3 Salarisnummer 4 Volgnummer deelnemerschap 5 Aanvang deelnemerschap nieuw 6 Aanvang deelnemerschap oud 7 Einde deelnemerschap nieuw 8 Einde deelnemerschap oud 9 Reden einde deelnemerschap 10 Ingang-wijziging-karakteristiek 11 Aard deelnemerschap 12 Waarde deelnemerschap 13 Soort FPU 14 Soort OP/NP-individueel 15 PartnerPlusPensioen 16 Deeltijdfactor 17 Einde-wijziging-karakteristiek 18 Filler *Legenda: A = alfanumeriek, N = numeriek.

Hoofdstuk C

Beginpos.

Lengte

1 3 10 25 27 35 43 51 59 60 68 71 74 75 76 77 82 90

2 7 15 2 8 8 8 8 1 8 3 3 1 1 1 5 8 51


Type*

A N N N N N N N A N A A A A A A N A

Aantal dec.

Opmerkingen

= 05

= = = =

eejjmmdd eejjmmdd eejjmmdd eejjmmdd

= eejjmmdd = WIW of WSW = 100 (altijd) = n.v.t. voor PWRI = n.v.t. voor PWRI = n.v.t. voor PWRI 4 = eejjmmdd = spatie

Uitgave maart 2012

35




-


-


-

Aanvang deelnemerschap nieuw ‘Aanvang deelnemerschap nieuw’ is de eerste dag waarop een werknemer deelneemt aan de pensioenregeling van PWRI. Met ingang van deze datum bouwt de werknemer pensioenrechten op. De datum bestaat uit 8 posities (numeriek). De volgorde is: eeuw-jaar-maand-dag. Dus is de aanvangsdatum 1 augustus 2012, dan vermeldt u ‘20120801’.

-

Aanvang deelnemerschap oud Deze rubriek vult u in: a. bij een wijziging van de aanvangsdatum: u vult bij ‘Aanvang deelnemerschap nieuw’ (rubriek 5) de nieuwe datum in en bij ‘Aanvang deelnemerschap oud’ (rubriek 6) de oude datum b. bij het laten vervallen van de aanmelding voor de pensioenregeling van PWRI; vul dan in deze rubriek de aanvangsdatum in die u eerder had opgegeven.

-

Einde deelnemerschap nieuw ‘Einde deelnemerschap’ is de eerste dag waarop de werknemer of de uitkeringsgerechtigde niet langer deelneemt aan de pensioenregeling van PWRI. De datum bestaat uit 8 posities (numeriek). De volgorde is: eeuw-jaarmaand-dag. Dus is de einddatum 1 augustus 2008, dan vermeldt u ‘20080801’. NB: In geval van overlijden wordt het deelnemerschap beëindigd met ingang van de dag volgend op de dag van overlijden.

-

Einde deelnemerschap oud Deze rubriek vult u in: a. bij een wijziging van de einddatum; u vult bij ‘Einde deelnemerschap nieuw’ (rubriek 7) de nieuwe datum in en bij ‘Einde deelnemerschap oud’ (rubriek 8) de oude datum

Hoofdstuk C


Uitgave maart 2012

36


b. bij het laten vervallen van de beëindiging van de deelname aan de pensioenregeling van PWRI; vul dan in deze rubriek de einddatum in die u eerder had opgegeven. -

Reden einde deelnemerschap I = overlijden B = ontslag wegens arbeidsongeschiktheid A = Alle overige redenen.

-

Ingang-wijziging-karakteristiek Deze rubriek vult u in als u een wijziging of correctie doorgeeft in de rubriek deeltijdfactor. Hier vult u in met ingang van welke datum de wijziging of correctie ingaat. Bij de betreffende rubriek vult u het nieuwe gegeven in. Wilt u meer deeltijdfactoren met verschillende ingangsdata aanleveren? Gebruik dan meerdere records 05 en vul dan telkens de betreffende ingangsdatum in en het gewijzigde gegeven. De datum bestaat uit 8 posities (numeriek). De volgorde is: eeuw-jaar-maand-dag. Dus is de ingangsdatum van de wijziging 1 augustus 2012, dan vermeldt u ‘20120801’.

-

Aard deelnemerschap Wijziging van “WIW” naar “WSW” en omgekeerd is niet mogelijk via een ‘wijziging karakteristiek’. Een deelnemer kan besluiten de deelname WIW te beëindigen en te starten met deelname aan WSW. Dit resulteert in 2 deelnemerschappen, waarvan de eerste een afgesloten deelnemerschap WIW betreft en de tweede een nieuwe deelnemerschap WSW betreft. Er kunnen geen nieuwe deelnemers gebruik maken van WIW. Nieuwe instroom van WIW’ers is dus niet mogelijk. Deelnemerschappen met een waarde “WIW” hebben als ingangsdatum 11-2012. Deelnemerschappen met een waarde “WSW” hebben als ingangsdatum gelijk aan 1-1-2012 indien als deze zijn ingegaan óp of vóór 1-1-2012 of de werkelijke ingangsdatum als deze datum is ingegaan ná 1-1-2012.

-

Waarde deelnemerschap Hiermee geeft u aan voor welk percentage de tijd meetelt voor de opbouw van het pensioen. 100 = de tijd telt voor 100% mee.

- Deeltijdfactor De deeltijdfactor is een breuk waarvan de teller wordt gevormd door

Hoofdstuk C


Uitgave maart 2012

37


-

het aantal uren dat per week wordt gewerkt en de noemer gelijk is aan het aantal uren dat per week wordt gewerkt bij een fulltime baan De deeltijdfactor wordt uitgedrukt in een factor met 4 decimalen. Bij een wisselend aantal uren binnen een maand wordt het gemiddelde over de gehele maand berekend. De deeltijdfactor mag niet groter zijn dan 1,0000 De deeltijdfactor bestaat uit 5 posities (alfanumeriek, 4 decimalen, rekenkundig afgerond). Bij een volledige baan vermeldt u 10000. Bij een halve baan vermeldt u 05000. -

Einde wijziging karakteristiek Deze rubriek vult u in als u een wijziging of correctie doorgeeft van de deeltijdfactor en u vult datum in tot de wijziging van kracht is. De datum bestaat uit 8 posities (numeriek). De volgorde is: eeuw-jaar-maanddag. Dus is de (eind)datum van de wijziging 1 augustus 2007, dan vermeldt u ‘20070801’. Vult u deze rubriek niet in, dan geldt de wijziging tot de dag waarop het deelnemerschap aan de pensioenregeling wordt beëindigd.

Record 08 Jaarlijkse gegevens Voor iedere werknemer of uitkeringsgerechtigde geeft u jaarlijks in de maand januari het jaarinkomen op. Dit moet eveneens gebeuren bij de aanvang van een deelnemerschap op een andere datum in het jaar.


Omschrijving

Beginpos.

1 Code-soort-record 2 Werkgeversnummer 3 Salarisnummer 4 Volgnummer deelnemerschap 5 Jaarinkomen 6 Filler 7 Datum jaarinkomen 8 Filler *Legenda: A = alfanumeriek, N = numeriek.

Lengte

1 3 10 25 27 36 37 45

2 7 15 2 9 1 8 96

Type*

A N N N N A N A

Aantal dec.

Opmerkingen

= 08

2 = spatie = eejjmmdd = spatie

INVULINSTRUCTIE RUBRIEKEN - Code-soort-record De code van dit record is ‘08’. - Werkgeversnummer Zie tekst bij record 01. Hoofdstuk C


Uitgave maart 2012

38


-


-


-

Jaarinkomen U vult hier het jaarinkomen in dat hoort bij een volledige betrekking. Een jaarinkomen bevat het op 1 januari of op latere datum indiensttreding geldende vaste schaalsalaris plus vakantietoeslag plus vaste structurele toelagen: - EHBO toelage - Chauffeursvergoeding - Onregelmatigheidstoeslag - Toeslag in verband met vaste overuren - Toeslag halve schaal - Garantieloon - Aanvulling van het schaalsalaris tot het minimumloon - Toeslag voor wachtdienst - ARBO-toelage - Provisie - Ploegendienst - Einde jaarsuitkering. Niet tot het jaarinkomen behoren: - Overhevelingstoeslagen - Tegemoetkoming in de ziektekostenverzekering - Vergoedingen voor reistijd - Kledingtoelage. Het jaarinkomen en de pensioengrondslag worden vastgesteld of opnieuw vastgesteld: Bij de aanvang van elk kalenderjaar Bij de aanvang van de deelneming in de loop van een kalenderjaar of opnieuw aanvangt. Als u een wijziging in het jaarinkomen doorgeeft, geeft u het volledige nieuwe jaarinkomen op. Het jaarinkomen bestaat uit 9 posities (in centen, afgerond).

-

Datum jaarinkomen Normaal gesproken geeft u het jaarinkomen op 1 januari op. De einddatum bestaat uit 8 posities (numeriek). De volgorde is: eeuw-jaar-maand-dag. De datum voor 2011 is dan ‘20110101’. Als de werknemer later dan 1 januari

Hoofdstuk C


Uitgave maart 2012

39


deelneemt aan de regeling bijvoorbeeld door een indiensttreding, dan wordt de datum jaarinkomen gelijk gesteld aan de latere datum.

Record 09 Premiegrondslagen In dit record vermeldt u de premiegrondslagen en de eventuele wijzigingen daarop. Hoe u de verschillende premiegrondslagen berekent, vindt u in de tekst van hoofdstuk B, nr 14. Als een premiegrondslag niet van toepassing is, of als het bedrag van de premiegrondslag nul is, dan hoeft u niets op te geven. Record 09 zal in geval van WSW zowel met WR als met WS moeten worden aangeleverd, zolang er sprake is van twee grondslagen (t/m 2012).

Recordindeling (formaat ASCII) Rubr. nr. 1 2 3 4

Omschrijving

Beginpos. 1 3 10 25

Lengte

Code-soort-record Werkgeversnummer Salarisnummer Volgnummer deelnemerschap 5 Soort premiegrondslag 27 6 Bedrag premie grondslag 29 7 Code +/38 8 Jaar premiegrondslag 39 9 Periode premie-grondslag 43 10 Gemoedsbezwaard 45 11 Filler 46 *Legenda: A = alfanumeriek, N = numeriek.

Type*

2 7 15 2

A N N N

2 9 1 4 2 1 95

A N A N N A A

Aantal dec.

Opmerkingen = 09

= “WI”, of “WR” “WS” 2

= n.v.t. voor PWRI = spatie



-


-


Hoofdstuk C


Uitgave maart 2012

40


-

Soort premiegrondslag “WR” is grondslag op basis van fulltime jaarloon. “WS” is grondslag op basis van fulltime jaarloon met aftrek franchise (zie tekst hoofdstuk B, paragraaf 14). Indien de “aard deelnemerschap” WIW is dan is de ‘soort premiegrondslag’ WI. Indien de “aard deelnemerschap” WSW is dan is de ‘soort premiegrondslag’ WR en/of WS.

-

Bedrag premiegrondslag Het bedrag geeft u op met twee decimalen, rechts aaneengesloten. Het is mogelijk dat het bedrag van de premiegrondslag nul is. In dat geval geeft u het bedrag van de premiegrondslag niet op. Als “Soort premiegrondslag” “WI” is, dan wordt “bedrag premiegrondslag” gebaseerd op het pensioengevend jaarloon (zie tekst hoofdstuk B, paragraaf 14). Als “Soort premiegrondslag” “WR” is, dan wordt “bedrag premiegrondslag” gevuld met de grondslag WR, dus gebaseerd op het jaarloon zonder aftrek van franchise. Grondslag WR moet alleen worden aangeleverd tot en met 31 december 2012. Indien “Soort premiegrondslag” “ WS” is, dan wordt “bedrag premiegrondslag” gevuld met grondslag WS, dus gebaseerd op het jaarloon met aftrek van de franchise (zie tekst hoofdstuk B, nr 14). Grondslag WS wordt aangeleverd vanaf 1 januari 2012.

Code +/Is het bedrag van de premiegrondslag een positief bedrag, dan vult u deze rubriek niet in. Gaat het om een negatief bedrag dan vult u bij deze rubriek ‘C’ in. - Jaar premiegrondslag Dit is het jaar waarin betaling plaatsvindt/heeft plaatsgevonden. Het jaar bestaat uit 4 posities (numeriek). De volgorde is: eeuw-jaar.

-

-

Periode premiegrondslag In deze rubriek vermeldt u de maand waarin de betaling plaatsvindt/heeft plaatsgevonden. De maand januari geeft u aan met ‘01’, februari met ‘02’ enzovoorts.

Hoofdstuk C


Uitgave maart 2012

41


Record 99 Inzending totalen In dit record komen per werkgever de totalen te staan van alle records en de overige, nog niet getelde, bedragen die u met deze inzending opgeeft.


Omschrijving

Beginpos.

Lengte

1 2 3 4 5 6 7

Code-soort-record Werkgeversnummer Filler Aantal gegevensrecords

1 3 10 20

2 7 10 7

A N A N

Totaalbedrag jaarinkomen Code +/Totaalbedrag premiegrondslag PWRI OP Code +/Totaalbedrag premiegrondslag AAOP Code +/Totaalbedrag premiegrondslag Ipbwlaag

27 38 39

11 1 11

N A N

50 51 62 63

1 11 1 11

A N A N

Code +/Totaalbedrag premiegrondslag VUT Code +/Totaalbedrag premiegrondslag FAOP Code +/Totaal premiegrondslag FPUbasisdeel 18 Code +/19 Totaal premiegrondslag FPUopbouwdeel 20 Code +/21 Valuta 22 Filler 23 Totaalbedrag ambtelijk inkomen 24 Code +/*Legenda: A = alfanumeriek, N = numeriek.

74 75 86 87 98 99

1 11 1 11 1 11

A N A N A N

110 111

1 11

A N

122 123 126

1 3 3

A A A

129 140

11 1

N A

8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

Type*

Aantal dec.

Opmerkingen = 99

2

= spatie = excl. record 00 en 99 = record 08 = spatie/C

2 2 2

= spatie/C = n.v.t. voor PWRI = n.v.t. voor PWRI = n.v.t. voor PWRI

2

= n.v.t. voor PWRI = n.v.t. voor PWRI = n.v.t. voor PWRI = n.v.t. voor PWRI = n.v.t. voor PWRI = n.v.t. voor PWRI

2

= n.v.t. voor PWRI = n.v.t. voor PWRI

2 2

= n.v.t. voor PWRI = EUR = spatie = n.v.t. voor PWRI 2 = n.v.t. voor PWRI



-

Aantal gegevensrecords

Hoofdstuk C


Uitgave maart 2012

42


In deze rubriek vermeldt u per werkgever het totaal aantal records van deze inzending exclusief het record 00 ‘Identificatie’ en het record 99 ‘Inzending totalen’. -

Totaalbedrag jaarinkomen In deze rubriek vermeldt u per werkgever het totaalbedrag van alle jaarinkomens uit record 08.

-

Totaalbedrag premiegrondslag PWRI OP In deze rubriek vermeldt u per werkgever het totaalbedrag van alle premiegrondslagen PWRI OP record 09.

-

Valuta In deze posities wordt verplicht ‘EUR’ ingevuld.

-

Code +/Is het totaalbedrag een positief bedrag, dan vult u deze rubriek niet in. Gaat het om een negatief bedrag dan vult u bij deze rubriek ‘C’ in.

Hoofdstuk C


Uitgave maart 2012

43


Premie en Gegevens PWRI Handleiding 1-1-2012

Hoofdstuk D Overgangssituatie 1-1-2012

Hoofdstuk D Overgangssituatie per 1-1-2012

Uitgave maart 2012

44


1. Eerste aanlevering in januari 2012 In de eerste gegevenslevering naar PWRI (januari 2012) moeten alle, per 1 januari 2012 lopende deelnemerschappen, opnieuw worden opgegeven (records 02, 04, 05, 08 en 09). Verder geldt dat de datum aanvang deelnemerschap in het 05 record moet, voor deze deelnemerschappen, standaard zijn gevuld met 1 januari 2012. De rest van het 05 record wordt gevuld met de bijbehorende pensioengegevens (aard deelnemerschap, deeltijdfactor) op 1 januari 2012. Eventuele wijzigingen in de maand januari worden in een volgend 05 record opgegeven. Het jaarinkomen (08 record) is het pensioengevend inkomen zoals dit berekend is voor 2012. De 09-records worden gevuld met de relevante berekende premiegrondslagen over januari 2012.

2. Terugwerkende kracht mutaties over het jaar 2011 Tot 1 april 2012: mutaties vóór 2012 via PLATO Alle mutaties die betrekking hebben op het jaar 2011 en eerder kunt u tot 1 april 2012 via PLATO blijven aanleveren. Syntrus Achmea verwerkt deze mutaties en PWRI informeert u in het tweede kwartaal van 2012 over de premieconsequenties. U kunt de mutaties die betrekking hebben op het jaar 2012 niet via PLATO aanleveren. Deze mutaties geeft u via de salarisadministratie aan PWRI door. Belangrijk: Syntrus Achmea verwerkt alleen de mutaties die via PLATO worden aangeleverd. De mutaties die u per brief of per e-mail aanlevert worden niet verwerkt.


Uitgave maart 2012

45


Vanaf 1 april 2012: mutaties vóór 2012 via salarisadministratie of DGi aanleveren Na 1 april 2012 kunt u de mutaties vóór 2012 niet meer via PLATO aanleveren. Deze worden, indien mogelijk, aangeleverd via de salarisadministratie. Indien de salarisadministratie TWK over de jaargrens niet ondersteunt dan kan deze mutatie via het PWRI internetportaal met DGi worden aangeleverd. Deze mutaties worden dan verwerkt door PWRI. Het spreekt voor zich dat na 1 april 2012 het verwerken van TWK-mutaties bewerkelijker zal zijn. Het is dus zaak alle TWK-mutaties over 2011 eerder afgewikkeld en aangeleverd te hebben voor 1 april 2012. Deze gegevens worden dan beschikbaar gesteld aan PWRI via de nieuwe werkwijze, zijnde de salarisadministratie of anders via DGi. PWRI werkt met een aangiftesystematiek, u ontvangt geen factuur inzake de verschuldigde premies. De premie ten gevolge van de TWK-mutaties draagt u af met vermelding van de betreffende periode in het betaalkenmerk.

TWK-mutaties in de reguliere VB6 gegevenslevering In de reguliere VB6 gegevensaanlevering mag de ingangsdatum van het deelnemerschap (aanvang deelnemerschap) geen ingangsdatum hebben vroeger dan 1 januari 2012. Deze regel moet altijd worden toegepast ongeacht de reden waarom een TWK-mutatie ontstaat. Wanneer de TWK-mutatie betrekking heeft op de karakteristieken en/of premiegrondslagen wordt de oorspronkelijke datum aangeleverd, dus 2011 of eerder. Dit betreft: ingang wijziging karakteristiek (bv. wijziging deeltijdfactor) periode premiegrondslag (bijbehorende premiegrondslag). TWK-mutaties over 2011 of eerder kunnen betrekking hebben op een periode die begint in 2011 en doorloopt in 2012. Het kan zijn dat bijvoorbeeld een karakteristiek gegeven (05, record, deeltijdfactor) over de jaargrens heen wijzigt of dat een nieuw deelnemerschap met TWK start in 2011. De voorkeur van PWRI is dat deze in de gegevenslevering gesplitst worden in twee delen, een gedeelte dat betrekking heeft op 2011 en een gedeelte dat betrekking heeft op 2012. Voor de premie(grondslagen) is een splitsing per definitie van toepassing. Nadere informatie over het gebruik van DGI vindt u in hoofdstuk A, paragraaf 3 ‘Online gegevens invoeren en aanleveren via internet’.


Uitgave maart 2012

46



Hoofdstuk E Rekenvoorbeelden Per 1-1-2012


Uitgave maart 2012

47


1. Rekenvoorbeelden


Uitgave maart 2012

Handleiding Premie en Gegevens PWRI

Recommend Documents