Handleiding aanlevering UPA gegevens
Versie
4.0
Status
DEFINITIEF
Datum
27-6-2016
1
Inhoudsopgave
Inhoud
Inhoudsopgave .................................................................................................................................................... 2 1.
Inleiding ..................................................................................................................................................... 5
2.
Algemeen ................................................................................................................................................... 6 2.1
Gegevens medewerkers................................................................................................................... 6
2.2
Ongehuwd samenwonen ................................................................................................................. 6
2.3
Bescherming persoonsgegevens .................................................................................................. 6
3.
Regelinggegevens .................................................................................................................................. 7 3.1
Regelingloon (RegLn) ....................................................................................................................... 7
3.1.1
Het begrip regelingloon (vóór UPA heette dit voltijd jaarsalaris) ................................ 7
3.1.2
De afronding van het regelingloon .......................................................................................... 7
3.1.3
Meetellende looncomponenten.................................................................................................. 7
3.1.4
Niet meetellende looncomponenten........................................................................................ 8
3.1.5
Wijziging regelingloon .................................................................................................................. 8
3.1.6
Uitzondering bij ziekte .................................................................................................................. 8
3.1.7
Uitzondering bij kortdurend zorgverlof .................................................................................. 9
3.1.8
Ruil van beloningslooncomponenten ...................................................................................... 9
3.1.9
Aftopping pensioenopbouw......................................................................................................... 9
3.2
Verloonde uren voor regeling (AantVerlUPens) .................................................................... 10
3.2.1 Verloonde uren voor regeling (AantVerlUPens) (vóór UPA heette dit definitieve deeltijdfactor bij het jaarwerk of bij uit dienst) ............................................................................... 10 4.
Werknemergegevens .......................................................................................................................... 11 4.1
Onregelmatigheidstoeslag (ORT) ............................................................................................... 11
4.1.1
Het begrip ORT .............................................................................................................................. 11
4.1.2
Specificaties ORT .......................................................................................................................... 11
4.1.3
De afronding van de ORT .......................................................................................................... 11
4.1.4
Voorbeelden overwerk in de ORT........................................................................................... 12
5.
Inkomstenperiode ................................................................................................................................ 13 5.1 5.1.1 5.2
Code invloed verzekeringsplicht (CdlnvlVpl) ......................................................................... 13 Code invloed verzekeringsplicht (CdinvlVpl) ..................................................................... 13 Contracturen per week (AantUCntrWk)................................................................................... 13
5.2.1
Contracturen per week of het parttime percentage bij vaste krachten .................. 13
5.2.2
De afronding van het parttime percentage (PtPerc) ...................................................... 13
5.3
Jaar Uren systematiek (JUS) ....................................................................................................... 14 2
5.3.1 5.4
Code incidentele inkomstenvermindering (CdlnclnkVerm) .............................................. 14
5.4.1 6.
Jaar Uren Systematiek (JUS) ................................................................................................... 14
Code incidentele inkomstenvermindering (CdlnclnkVerm) .......................................... 14
Verlof ......................................................................................................................................................... 15 6.1
Verlof ..................................................................................................................................................... 15
6.2.1
Uren verlof (UrenVerl) ................................................................................................................ 15
6.2.2
Percentage verlof (PercVerl) .................................................................................................... 15
7.
Aan- en afmelden ................................................................................................................................. 16 7.1
Aanmelden .......................................................................................................................................... 16
7.2
Twee of meer inkomstenverhoudingen (IKV) ....................................................................... 16
7.3
Aantal weken per boekjaar ........................................................................................................... 16
7.4
Buitenlands adres en landcode ................................................................................................... 16
7.5
Afmelden .............................................................................................................................................. 16
7.6
Onbetaald verlof ............................................................................................................................... 17
8.
Organisatiewijziging ............................................................................................................................ 18 8.1
Organisatiewijziging ........................................................................................................................ 18
8.2
Overgang van salarispakket ......................................................................................................... 18
8.3
Overgang van administratiekantoor ......................................................................................... 18
8.4
Nummer inkomstenverhouding (NumIV) ................................................................................ 18
9.
Uniforme Pensioen Aangifte (periodeloon) ................................................................................. 21 9.1
Uniforme Pensioen Aangifte doen .............................................................................................. 21
9.2
Aanleverfrequentie........................................................................................................................... 21
9.3
Pensioenaangifte achteraf corrigeren ....................................................................................... 21
9.4
Geen personeel? Toch pensioenaangifte doen...................................................................... 21
10.
Premieberekening ................................................................................................................................ 22
11.
Rekenvoorbeelden................................................................................................................................ 23
11.1
Algemeen ......................................................................................................................................... 23
11.2
Definities .......................................................................................................................................... 23
11.3
Regelingloon ................................................................................................................................... 23
11.3.1 11.4
Ziekte ................................................................................................................................................ 24
11.4.1 11.5
Voorbeelden ziekte .............................................................................................................. 24
Aantal dagen m.b.t. de berekeningsmethodiek premieberekening .......................... 25
11.5.1 11.6
Voorbeelden regelingloon.................................................................................................. 23
Voorbeelden aantal dagen ................................................................................................ 25
Verloonde uren voor regeling en overwerk ........................................................................ 25 3
11.6.1 11.7
Aftopping pensioenopbouw....................................................................................................... 26
11.7.1 11.8
Voorbeelden Verloonde uren voor regeling en overwerk...................................... 25
Voorbeelden aftopping pensioenopbouw .................................................................... 26
Hoe gaan we met nabetaligen om? ....................................................................................... 28
11.8.1
Voorbeelden hoe we met nabetalingen omgaan ...................................................... 28
4
1. Inleiding Pensioenfonds Zorg en Welzijn (PFZW) hanteert voor de pensioenadministratie één aanleversystematiek, namelijk de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA). De laatste informatie over de UPA staat op de site van de Pensioenfederatie: http://www.pensioenfederatie.nl/services/themas/pages/default.aspx o vervolgens onder thema letter “U” van “Uniforme Pensioen Aangifte” De fondsspecifieke velden in de UPA specificaties worden in deze handleiding nader toegelicht.
5
2. Algemeen 2.1 Gegevens medewerkers Voor een juiste uitvoering van de pensioenregeling van PFZW, zijn de gegevens van AL uw medewerkers nodig. Ongeacht of u PFZW RegelingKenmerk (= RegKnmrk U0536-1001 of de U0536-1002) wel of niet heeft aangezet. De bron hiervoor is uw salarisadministratie. Als u deze heeft uitbesteed, kan uw administratiekantoor of servicebureau de gegevensoverdracht van de UPA voor u verzorgen. Medewerkers in de sector zorg en welzijn waarvan de werkgever aangesloten is bij PFZW, moeten vanaf hun 15e pensioenrechten opbouwen bij PFZW. Niet iedere medewerker is deelnemer bij PFZW. De deelneming begint op de dag dat iemand werknemer wordt, maar niet eerder dan op de eerste dag van de maand waarin iemand 15 jaar wordt en niet later dan op de dag voor het bereiken van de AOW-gerechtigde leeftijd. Onder deelnemer verstaan wij: iedereen die een arbeidsovereenkomst heeft met een werkgever die bij PFZW is aangesloten; de ontwikkelingswerker, diacones, religieus/religieuze of pastor die aan een werkgever verbonden is voor het persoonlijk verrichten van arbeid; de eigenaar/exploitant van een particulier bejaardentehuis die als werkgever optreedt. De volgende categorieën medewerkers bouwen bij PFZW geen pensioen op en zijn daarom geen deelnemer: medewerkers die verplicht zijn om deel te nemen in een ander bedrijfstakpensioenfonds of in een beroepspensioenregeling; vakantiewerkers die een dagopleiding volgen en uitsluitend tijdens school- of studievakanties een beperkte periode werken (maximaal zes weken achtereen en niet meer dan 60 dagen per kalenderjaar); stagiaires (tijdelijk karakter waarbij leren belangrijker is dan werken). 2.2 Ongehuwd samenwonen Woont uw medewerker ongehuwd samen en wil hij zijn partner in aanmerking laten komen voor partnerpensioen? Dan moet uw medewerker dit zélf doorgeven aan PFZW. Uw medewerker meldt zijn of haar partner aan via www.pfzw.nl/samenwonen. 2.3
Bescherming persoonsgegevens
PFZW heeft haar pensioenadministratie uitbesteed aan PGGM. Gegevens die u via het UPA bericht verstrekt, worden door PFZW en PGGM zorgvuldig en vertrouwelijk behandeld, in overeenstemming met de relevante wet- en regelgeving, waaronder de Wet bescherming persoonsgegevens.
6
3. Regelinggegevens 3.1
Regelingloon (RegLn)
3.1.1 Het begrip regelingloon (vóór UPA heette dit voltijd jaarsalaris) De basis voor het regelingloon is de situatie per 1 januari van een jaar of de datum van indiensttreding. PFZW wil altijd het regelingloon ontvangen. De vuistregel voor het bepalen van het regelingloon is: voltijd maandsalaris × 12 (of 13 als in 4-wekelijkse termijnen gewerkt wordt) andere vaste looncomponenten die meetellen voor het pensioengevend salaris • + 8% vakantiegeld (eventueel het afgesproken vloerbedrag) • + X% eventuele structurele eindejaarsuitkering (EJU/REJU) per 31-12 van het voorgaande jaar • (eventueel het afgesproken vloerbedrag) over de looncomponenten die volgens de cao voor EJU/REJU in aanmerking komen • + X% eventuele werkgeversbijdrage Levensloopregeling over de looncomponenten die volgens de cao voor de werkgeversbijdrage Levensloopregeling in aanmerking komen. NB: U dient een ongemaximeerd regelingloon aan te leveren. NB: M.b.t. de 53-weken verwijzen wij u naar hoofdstuk 7.3. NB: Voor elke periode dient het regelingloon o.b.v. het voltijd jaarbasis te worden ingevuld. Wij gaan in de beschrijvingen van de onderdelen niet specifiek in op afspraken die gelden in de verschillende cao’s. Zo kan het voorkomen dat een eindejaarsuitkering met of zonder vakantiegeld is. Houd altijd rekening met afspraken uit uw eigen cao. 3.1.2 De afronding van het regelingloon Het regelingloon wordt in euro’s naar boven afgerond. 3.1.3 Meetellende looncomponenten De opsomming hieronder is niet begrensd. Als er toeslagen zijn of komen die u niet onder de noemer van onderstaande punten kunt scharen, kunt u deze voorleggen bij onze afdeling klantenservice. De volgende looncomponenten vallen in ieder geval onder het regelingloon: het vakantiegeld; de structurele eindejaarsuitkering (percentage van het voorgaande jaar), onder welke benaming ook over de looncomponenten die volgens de cao voor EJU in aanmerking komen; de toeslagen voor het bezit van diploma’s die verband houden met de functie; de geldswaarde van kost en inwoning en van het genot van een woning, zoals deze worden vastgesteld in overeenstemming met het bepaalde krachtens het tweede lid van artikel 8 van de Coördinatiewet Sociale Verzekering; de functiegebonden toeslag, onder welke benaming ook; resultaatafhankelijke eindejaarsuitkering (REJU). Telt alleen mee als de REJU daadwerkelijk is uitgekeerd. De volgende salarisonderdelen behoren ook tot het pensioengevend salaris en behoren onder de noemer “ORT” doorgegeven te worden (voor de uitgewerkte beschrijving verwijzen wij u naar hoofdstuk 4.1): de toeslag, onder welke benaming ook, voor het verrichten van daadwerkelijke arbeid tijdens deze onregelmatige diensten (bereikbaarheidsdiensten en slaap- en aanwezigheidsdiensten); de extra geldelijke vergoeding in verband met het verrichten van overwerk; toeslag die uitgekeerd wordt als een werknemer een bepaalde periode niet ziek is geweest. Werkkostenregeling De werkkostenregeling brengt geen wijziging aan in de beoordeling welke looncomponenten wel of niet tot het pensioengevend salaris worden gerekend. De hierboven vermelde looncomponenten behoren dus tot de pensioengrondslag, ook als deze (deels) uit de werkkostenregeling worden uitbetaald.
7
3.1.4 Niet meetellende looncomponenten De volgende looncomponenten tellen niet mee in het regelingloon: de toeslag voor vervanging in een hoger gesalarieerde functie; • de geldelijke vergoeding voor niet genoten vakantiedagen, als de vergoeding wordt uitbetaald bij het • einde van de arbeidsovereenkomst; de toeslag, onder welke benaming ook, voor bereikbaarheids-, aanwezigheids- en slaapdiensten (een • vergoeding voor het bereikbaar zijn, dus niet actief zijn); het vakantiegeld voor zover dat wordt genoten in verband met het hebben van kinderen; • de geldswaarde van maaltijden, zoals vastgesteld in overeenstemming met het bepaalde krachtens • artikel 13 van de wet op de loonbelasting 1964; de tegemoetkoming verleend in verband met de kosten van verzekering tegen ziektekosten, en de • toeslag voor medisch-specialisten die verband houdt met de wisselende praktijkomvang. Afhankelijk van de situatie kunnen sommige van bovenstaande looncomponenten toch meetellen in het regelingloon: • Als vervanging in een hoger gesalarieerde functie langer duurt dan drie jaar, moet u de toeslag in het regelingloon opnemen. Deze toeslag beschouwen we dan als structureel; • Het werken tijdens bereikbaarheids- of slaapdienst kan (tegelijkertijd) twee effecten hebben. Extra gewerkte uren (boven contracturen) tijdens deze diensten worden opgenomen in de Verloonde uren voor regeling. Een eventuele toeslag op deze uren moet worden opgenomen in de ORT. Het regelingloon wordt niet aangepast; • Iemand die alleen slaapdiensten draait, moet u als deelnemer aanmelden. In tegenstelling tot het voorgaande, is in deze situatie de vergoeding die wordt ontvangen voor het draaien van slaapdiensten, wel pensioengevend. NB: Vragen of onduidelijkheden kunt u voorleggen bij onze afdeling klantenservice. 3.1.5 Wijziging regelingloon Regelingloon wijziging in de loop van het jaar Een regelingloon wijziging in de loop van het jaar bij dezelfde werkgever hoeft u niet door te geven. Een regelingloon wijziging heeft pas gevolgen voor het regelingloon over het volgende kalenderjaar. Ook als een deelnemer maximaal 10 jaar voorafgaand aan de AOW-leeftijd met demotie te maken krijgt, geeft u die wijziging door op 1 januari van het volgende kalenderjaar. Vanaf dat moment geldt voor de pensioenopbouw het lagere regelingloon. De deelnemer kan voor de verlaging een vrijwillige voortzetting afsluiten. Meer informatie over dit onderwerp vindt u op www.pfzw.nl. 3.1.6 Uitzondering bij ziekte Regelingloon wijzigingen bij ziekte in de loop van het jaar Regelingloon wijzigingen bij ziekte in de loop van het jaar geeft u wel door. Sociale partners hebben met het kabinet afgesproken dat werkgevers over de eerste twee ziektejaren samen maximaal 170% van het laatstverdiende loon moeten betalen. In uw cao staat hoe u de verdeling van de 170% invult. Ook kan in de cao staan of met een individuele werknemen afgesproken zijn, dat de pensioenopbouw op 100% van het regelingloon gehandhaafd blijft. U hoeft dan tijdens de ziekteperiode van uw medewerker niets door te geven. Wat geeft u door als de pensioenopbouw vanuit de cao niet voortgezet wordt tijdens ziekte of er is geen individuele afspraak met uw medewerker over gemaakt? U geeft het verlaagde regelingloon bij ziekte door per de eerste van een tijdvak; Dit betekent een gewogen gemiddeld regelingloon over dit tijdvak, als de datum ingang korting ziekte anders is dan de eerste van een tijdvak, met als uitgangspunt het regelingloon van 1 januari (voor rekenvoorbeelden verwijzen wij u naar hoofdstuk 11.4); Gaat een medewerker weer geheel of gedeeltelijk (therapeutisch) werken en krijgt hij hierdoor een hoger regelingloon? Dan geeft u deze wijziging op de eerste van het tijdvak door. Ook hier is het regelingloon van 1 januari het uitgangspunt. Hetzelfde geldt als de medewerker na gehele of gedeeltelijke hervatting weer uitvalt. U geeft dan weer het lagere regelingloon door.
8
Dit betekent voor de aanlevering, dat naast het regelingloon, ook het volgende veld gevuld behoort te worden: Gegevensnaam “Code Incidentele Inkomstenvermindering” o Identificatie: CdIncInkVerm Onderbouwing informatiebehoefte: Waardebereik: o Z = Ziekte Hoe geeft u deze gegevens door? U geeft de regelingloon wijzigingen bij ziekte door via het UPA bericht vanuit uw salarisadministratie. • Per welke datum geeft u deze wijzigingen door? U geeft per de eerste van het tijdvak een gewogen gemiddeld regelingloon door. Let op! Het is niet toegestaan om een aangepast regelingloon door te geven dat met terugwerkende kracht voor het hele jaar geldt. 3.1.7 Uitzondering bij kortdurend zorgverlof Regelingloon wijzigingen bij kortdurend zorgverlof in de loop van het jaar geeft u wel door. Een medewerker heeft recht op kortdurend zorgverlof als de medewerker de verzorging op zich neemt van de partner, (pleeg)kind, stiefkind, ouders, broer of zus. Een medewerker kan dit verlof, per kalenderjaar, maximaal twee weken opnemen. Volgens de wettelijke regeling ontvangt medewerker tijdens kortdurend zorgverlof 70% van het regelingloon. Doordat het regelingloon daalt, bouwt medewerker minder pensioen op. Wil medewerker tijdens het verlof evenveel pensioen blijven opbouwen als daarvoor? Dan kan medewerker vrijwillige voortzetting aanvragen. Een medewerker kan alleen voor het verschil tussen het oude en het nieuwe regelingloon de pensioenbouw vrijwillig voortzetten, dus niet voor een deel daarvan. 3.1.8 Ruil van beloningslooncomponenten Heeft u een systeem van flexibele arbeidsvoorwaarden waarbij uw medewerkers pensioengevend salaris kunnen ruilen voor niet-pensioengevende looncomponenten? Bijvoorbeeld ruil van vakantietoeslag of eindejaarsuitkering voor een vergoeding voor vakbondscontributie, een fiets, een reiskostenvergoeding tot 19 cent per kilometer of de 30%-regeling (vergoeding voor extraterritoriale kosten), dan geldt het volgende. Als de niet-pensioengevende looncomponenten waarnaar wordt uitgeruild deel uitmaken van de werkkostenregeling (ofwel, deze zijn aangewezen als eindheffingsbestanddeel in de werkkostenregeling), dan worden deze wél beschouwd als pensioengevende looncomponenten. De ruil leidt in dat geval niet tot een verlaging van het pensioengevend salaris. 3.1.9 Aftopping pensioenopbouw Wet verlaging maximumopbouw- en premiepercentages pensioen en maximering pensioengevend inkomen (Wet Witteveenkader) Volgens de Wet verlaging maximumopbouw- en premiepercentages pensioen en maximering pensioengevend inkomen wordt met ingang van 1 januari 2015 het pensioengevend salaris gemaximeerd (afgetopt). Per 1 januari 2016 bedraagt het maximum (voltijd) pensioengevend salaris € 101.519,00. Boven dit pensioengevend salaris bouwt een medewerker geen pensioen in de tweede pijler meer op. De Belastingdienst stelt dat maximering (aftopping) geldt per dienstbetrekking. Gevolgen gegevensaanlevering De maximering van de pensioenopbouw heeft geen consequenties voor de reguliere gegevensaanlevering aan PFZW. U levert de basisgegevens (regelingloon, Verloonde uren voor regeling en ORT) dus gewoon aan zoals u gewend bent. Formule voor de berekening van de pensioenpremie OP/PP De formule voor de berekening van de pensioenpremie OP/PP = (Verloonde uren voor regeling / normuren ) × premiepercentage OP/PP × (regelingloon (dit is inclusief voltijd ORT) -/- franchise) Vanaf 1-1-2016 wordt het regelingloon in bovenstaande formule gemaximeerd op € 101.519,00 (aftopping wordt gedaan over het regelinglooon inclusief voltijd ORT). Let op: bij de bepaling van het maximum regelingloon wordt een Verloonde uren voor regeling niet meegenomen!
9
Formule Daarnaast wordt bij deelnemers met een Verloonde uren voor regeling groter dan 1 de premie voor het OP/PP per kalenderjaar gemaximeerd volgens de formule = 100% × premiepercentage OP/PP × (maximum regelingloon -/- franchise) Formule AP De premieberekening voor het AP blijft ongewijzigd. Voorbeelden Voor rekenvoorbeelden verwijzen wij u naar hoofdstuk 11. Uitbetaling pensioencompensatie Betaalt u een compensatie aan een werknemer wegens het deels vrijgevallen werkgeversdeel pensioenpremie, dan kunnen zich twee situaties voordoen: 1: Als u voor de pensioencompensatie afspreekt dat deze gedurende enig jaar vanaf 1 januari wordt uitgekeerd, dan is dit beloningsbestanddeel niet structureel en dus niet pensioengevend; 2: Als u afspreekt dat de pensioencompensatie met ingang van enig jaar vanaf 1 januari wordt uitbetaald (regelingloon wordt hoger), dan wordt dit als structureel aangemerkt en is dit beloningsbestanddeel pensioengevend. Een dergelijke compensatie is in feite een door werkgever en werknemer overeengekomen hoger structureel regelingloon. Volgens het pensioenreglement van PFZW behoort structureel regelingloon tot de pensioengrondslag. Voor de pensioenopbouw heeft dit geen consequenties gezien de maximering, maar voor het arbeidsongeschiktheidspensioen wel. 3.2
Verloonde uren voor regeling (AantVerlUPens)
3.2.1
Verloonde uren voor regeling (AantVerlUPens) (vóór UPA heette dit definitieve deeltijdfactor bij het jaarwerk of bij uit dienst) Ieder tijdvak moet in het veld Verloonde uren voor regeling (AantVerlUPens) voor de PFZW-regeling via het UPA bericht worden doorgegeven. Dit geldt voor zowel de vaste als de oproepkrachten. Uren en toeslagen die deel uitmaken van de Verloonde uren voor regeling: • vaste gewerkte uren; • extra gewerkte uren (deze verhogen met het percentage adv-/vakantiedagen over deze uren); • uitbetaalde vakantieuren tijdens dienstverband (niet bij ontslag); • de toeslag die een oproepkracht ontvangt van bijvoorbeeld 13% voor adv-/vakantiedagen. De gewerkte uren hoogt u op met dit percentage; • ziekengeld (meerwerk) uren en doorbetaalde WAZO uren door het UWV. Meerkeuzesysteem/cafetariasysteem Uren of dagen die een parttimer meer werkt in het kader van een meerkeuzesysteem/cafetariasysteem, tellen niet mee voor de bepaling van de Verloonde uren voor regeling. Redenen daarvoor zijn: Als de extra tijd wordt omgezet in aanvullend pensioen, wordt de waarde van de tijd al omgezet in • extra pensioenaanspraken. Deze tijd hoeft dan niet ook mee te tellen voor het collectieve pensioen; Als de extra tijd wordt omgezet in een lang verlof op een later moment, wordt met de extra uren het • recht opgebouwd om later tegen een gelijk inkomen (tijdelijk) minder te hoeven werken. De extra tijd wordt dan gespaard voor een later moment; • Als de extra tijd wordt gebruikt voor andere doeleinden, terwijl sprake is van een inkomensneutrale uitruil, is het niet zinvol deze tijd mee te nemen bij het bepalen van de Verloonde uren voor regeling.
10
4. Werknemergegevens 4.1
Onregelmatigheidstoeslag (ORT)
4.1.1 Het begrip ORT ORT is een toeslag op het uurloon van een deelnemer voor het verrichten van onregelmatige diensten. Deze diensten verricht de deelnemer buiten de normale uren om. Om welke uren het precies gaat is vastgelegd in de cao. Bij de ORT hoort ook: ziekengeld ORT; • afbouw ORT; • de extra geldelijke toeslag in verband met overwerk à 25, 50, 75 of 100%; • bedragen die vergelijkbaar zijn met de ORT; • omzetprovisie; • bonus niet ziek; • (nabetaling) ORT over vakantiedagen. Deze ORT wordt geregistreerd in het jaar van uitbetaling • (kasstelsel). Bij een vaste maandelijkse vergoeding moet de omzetprovisie worden opgenomen in het regelingloon en eventuele afrekeningen als ORT worden doorgegeven. Provisie moet niet apart worden opgenomen in het veld bedrag “provisie verloonde tijdvak”. PFZW verwacht provisie als onderdeel van de ORT en niet apart. 4.1.2 Specificaties ORT Voor de specificaties voor de Onregelmatigheidstoeslag, verwijzen wij u naar onderstaande omschrijving binnen de Productbeschrijving. De Productbeschrijving is terug te vinden op de site van de Pensioenfederatie onder UPA. Gegevensnaam Onregelmatigheidstoeslag Identificatie OnrTsl Omschrijving Het totale bruto bedrag van de onregelmatigheidstoeslag componenten waarmee rekening is gehouden bij de berekeningen voor de betreffende regeling. De geleverde onregelmatigheidstoeslag heeft betrekking op het verloonde tijdvak. Dit betekent dat het gaat om de onregelmatigheidstoeslag die is uitbetaald in het verloonde tijdvak. Condities [p0095] Verplicht. In LA-keten Nee Verificatie via XSD: Geen specifieke Gewijzigd N.v.t. foutcode. Vervallen Nee Consequentie 03. Bestandfout Toelichting De gegeven onregelmatigheidstoeslag kan verschillen, afhankelijk van pensioenfonds waar medewerker aan deelneemt en kent dus een regelingspecifieke invulling. Formaat N(10,2) Onderbouwing informatiebehoefte Overgenomen uit Nee Loonaangifte 4.1.3 De afronding van de ORT De ORT wordt met cijfers achter de komma aangeleverd. Aan het einde van het jaar wordt door PFZW het totale ORT-bedrag in hele euro’s naar boven afgerond.
11
4.1.4 Voorbeelden overwerk in de ORT 10 uur overwerk + 50% extra toeslag
10 uur + toeslag wordt uitbetaald -> 10 uur komt in Verloonde uren voor regeling; de 50% extra toeslag komt in de ORT; 6 uur wordt opgenomen in tijd, 4 uur en de extra toeslag wordt uitbetaald -> 4 uur komt in Verloonde uren voor regeling; de 50% extra toeslag komt in de ORT; 10 uur wordt opgenomen in tijd, extra toeslag wordt uitbetaald -> niets komt in Verloonde uren voor regeling; de 50% extra toeslag komt in de ORT; 10 uur + extra toeslag wordt opgenomen in tijd -> niets komt in Verloonde uren voor regeling; niets in ORT.
12
5. Inkomstenperiode 5.1
Code invloed verzekeringsplicht (CdlnvlVpl)
5.1.1 Code invloed verzekeringsplicht (CdinvlVpl) Code invloed verzekeringsplicht: is niet verplicht in de UPA-aangifte; is een verplicht veld in de loonaangifte. Voor PFZW dient u Code invloed verzekeringsplicht ook verplicht aan te leveren. Code invloed verzekeringsplicht is een aanvullend gegeven dat van belang is voor de juiste uitvoering van de pensioenregeling van PFZW. Code invloed verzekeringsplicht: Is nodig om oproepkrachten te herkennen. Er zijn twee categorieën oproepkrachten en die zijn op onderstaande manieren te herkennen. De Code invloed verzekeringsplicht in het pensioenbericht is gevuld met de code ‘D’ of ‘E’: D = Oproep/invalkracht zonder verplichting om te komen; E = Oproep/invalkracht met de verplichting om te komen. U meldt de oproepkracht aan per de datum indiensttreding. Voorbeeld: • 1 maart in dienst, eerste werkdag 1 mei; • U geeft als datum in dienst aan ons door: 1 maart; • U geeft bij de aanmelding de contracturen per week (AantUCntrWk) 0,00 uren of een parttime percentage (PtPerc) van 0,00 op; • U geeft in het veld Code invloed verzekeringsplicht (CdlnvlVpl) de waarde D of E aan. 5.2
Contracturen per week (AantUCntrWk)
5.2.1 Contracturen per week of het parttime percentage bij vaste krachten Periodiek geeft u bij de UPA standen de contracturen per week (AantUCntrWk) of het parttime percentage (PtPerc) door, die werkgever en medewerker met elkaar hebben afgesproken. Deze is meestal vastgelegd in de arbeidsovereenkomst. Als de medewerker voor een ander overeengekomen aantal contracturen per week of parttime percentage gaat werken, dan geeft u deze wijziging door. Het parttime percentage berekent u door de afgesproken contracturen geldende cao contracturen per week. Bijvoorbeeld: afgesproken werktijd per week • normaal geldende werktijd per week • als parttime percentage doorgeven • als de afgesproken werktijd 36 uur bedraagt, doorgeven •
per week te delen door de normaal : : : :
9 uur 36 uur 9 uur / 36 uur * 100% = 25,00 36 uur / 36 uur * 100% = 100,00
Vanaf 1 januari 2006 geldt dat iedere medewerker die méér werkt dan de voor hem normaal geldende caowerktijd, hier ook pensioen over opbouwt. Met andere woorden: de Verloonde uren voor regeling kunnen hoger zijn dan 156 uur per tijdvak bij een werkweek van 36 uur. (Bij 38 uur 164,67 uur en bij 40 uur 173,33 uur). Op deze manier verwerkt PFZW de Verloonde uren voor regeling in de administratie. 5.2.2 De afronding van het parttime percentage (PtPerc) Het parttime percentage rondt u af op twee cijfers achter de komma. Het derde cijfer achter de komma is bepalend voor de afronding: t/m 4 naar beneden, 5 t/m 9 naar boven. Bijvoorbeeld: 7 uur werken bij een 38-urige werkweek : 7 / 38 x 100% = 18,421. Het Parttime percentage wordt 18,42.
13
5.3
Jaar Uren systematiek (JUS)
5.3.1 Jaar Uren Systematiek (JUS) In steeds meer cao’s komt de jaar uren systematiek voor. Dit betekent dat in een aantal cao’s wordt gerekend met 1878 uur op jaarbasis, terwijl tot nu toe steeds is uitgegaan van 1872 uur op jaarbasis. Invloed op het uurloon Deze wijziging kan invloed hebben op de berekening van het uurloon. In sommige gevallen heeft dit gevolgen voor het uurloon van de oproepkracht, bij extra uren van een parttimer, bij ORT-uren of bij overwerkuren. Dit is per cao verschillend. Raadpleeg de cao voor de consequenties. Invloed op het regelingloon Voor de berekening van het regelingloon wordt altijd uitgegaan van het tijdvak- of periodesalaris op voltijd basis. Dit om verschillen in het regelingloon tussen een oproepkracht, parttimer of fulltimer te voorkomen. 5.4
Code incidentele inkomstenvermindering (CdlnclnkVerm)
5.4.1 Code incidentele inkomstenvermindering (CdlnclnkVerm) Code incidentele inkomstenvermindering: • is niet verplicht in de UPA-aangifte; • is een verplicht veld in de loonaangifte. Voor PFZW dient u Code incidentele inkomstenvermindering ook verplicht aan te leveren. Code incidenteel inkomstenvermindering is een aanvullend gegeven dat van belang is voor de juiste uitvoering van de pensioenregeling van PFZW. Code incidentele inkomstenvermindering: • geeft aan of het loon bij ziekte of onbetaald verlof lager is dan het overeengekomen loon: waarde O = Onbetaald verlof en waarde Z = Ziekte
14
6. Verlof 6.1
Verlof
6.2.1 Uren verlof (UrenVerl) Soorten verlof: LLP = Levensloopverlof OSP = Ouderschapsverlof OBD = Onbetaald verlof SBL = Sabbatical leave ONB = Verlofsoort onbekend Uren verlof (Urenverl): is niet verplicht in de UPA-aangifte; is niet een verplicht veld in de loonaangifte. Voor PFZW dient u Uren verlof ook verplicht aan te leveren. Uren verlof is een aanvullend gegeven dat van belang is voor de juiste uitvoering van de pensioenregeling van PFZW. Uren verlof is: Aantal uren verlof waarmee rekening is gehouden bij de berekeningen 6.2.2 Percentage verlof (PercVerl) Percentage verlof (PercVerl): is niet verplicht in de UPA-aangifte; is niet een verplicht veld in de loonaangifte. Voor PFZW dient u Percentage verlof ook verplicht aan te leveren. Percentage verlof is een aanvullend gegeven dat van belang is voor de juiste uitvoering van de pensioenregeling van PFZW. Percentage verlof is: Het percentage dat een werknemer verlof heeft ten opzichte van het overeengekomen aantal contracturen.
15
7. Aan- en afmelden Uit de periodieke aanlevering van de UPA herleidt PFZW een aanmelding of een afmelding. 7.1 Aanmelden Voor iedere medewerker die voldoet aan de criteria van deelname in de PFZW regeling, dient u de PFZW regelinggegevens aan te zetten. Let op: aangifte van de aanmelding dient binnen 30 dagen na indiensttreding plaats te vinden. 7.2 Twee of meer inkomstenverhoudingen (IKV) Van medewerkers die twee of meer inkomstenverhoudingen bij één werkgever hebben, geeft u per inkomstenverhouding een apart Nummer inkomstenverhouding (NumIV) door. Een inkomstenverhouding wordt in het UPA bericht geïdentificeerd door de combinatie van Burgerservicenummer en Nummer inkomstenverhouding. Deze moet uniek zijn binnen het tijdvak. NB: Het betreft een unieke nummering van één inkomstenverhouding van één persoon binnen één administratieve eenheid. Bij meerdere inkomstenverhoudingen van één persoon bij één administratieve eenheid moet per inkomstenverhouding een onderscheidend Nummer inkomstenverhouding gebruikt worden. 7.3 Aantal weken per boekjaar In cao’s met een 4-weken verloning heeft het boekjaar om administratieve redenen 53 weken in plaats van de gebruikelijke 52 weken. Voor het regelingloon heeft dat geen consequenties. U berekent dit regelingloon op de gebruikelijke wijze: 13 keer het 4-wekensalaris plus vakantietoeslag en eventuele eindejaarsuitkering (percentage voorgaande jaar), mits de eindejaarsuitkering een structureel karakter heeft plus de werkgeversbijdrage levensloop. Bij fulltimers verandert er niets: fulltime blijft fulltime. Ook bij vaste parttimers die geen extra uren maken, verandert er niets. Het feit dat het boekjaar een week meer telt, kan wel een geringe invloed hebben op de Verloonde uren voor regeling van werknemers zonder vast arbeidspatroon. Wij gaan er hierbij van uit dat u de 53 weken van het boekjaar ook in het ‘loon loonheffing en sociale verzekering van het boekjaar’ meeneemt. Fiscaal sluit u in dat geval het boekjaar af per januari van het volgende boekjaar. Het nieuwe regelingloon moet per 1 januari van het nieuwe boekjaar doorgegeven worden. Als de werkgever de 53e week tot het fiscale boekjaar rekent, dan tellen de uren mee bij het bepalen van Verloonde uren voor regeling van dat jaar. 7.4 Buitenlands adres en landcode Voor medewerkers met een woonadres in het buitenland, moet in de aanmelding ook de bijbehorende landcode geplaatst worden. Deze landcodes zijn volgens de landentabel van de Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten vastgesteld. 7.5 Afmelden Een medewerker die uit dienst gaat, meldt u uiterlijk binnen 30 dagen na de beëindiging van de dienstbetrekking af. Er zijn verschillende redenen om iemand af te melden. Deze redenen staan vermeld in de Productbeschrijving. De Productbeschrijving is terug te vinden op de site van de Pensioenfederatie onder UPA. Correcties, nabetalingen of wijzigingen op reeds doorgegeven gegevens moeten leiden tot een correctie UPA-aangifte voor de medewerker.
16
7.6 Onbetaald verlof Onbetaald verlof of ouderschapsverlof Gaat een medewerker (gedeeltelijk) met onbetaald verlof of ouderschapsverlof, dan moet u die wijziging in uren aan ons doorgeven. Over onbetaald verlof of ouderschapsvelof kunt u meer lezen op www.pfzw.nl. Dit betekent voor de aanlevering, dat de volgende velden gevuld behoren te worden: Gegevensnaam “Verloonde uren voor regeling” o Identificatie: AantVerlUPens (het verzoek tot wijziging naar AantVerlUReg is uitgezet) en gegevensnaam “Code soort verlof” o Identificatie: CdSrtVerl Onderbouwing informatiebehoefte: Waardebereik: o OBD = Onbetaald verlof en gegevensnaam “Code Incidentele Inkomstenvermindering” o Identificatie: CdIncInkVerm Onderbouwing informatiebehoefte: Waardebereik: o O = Onbetaald verlof en gegevensnaam “Uren verlof” o Identificatie: UrenVerl Condities: [p0131] Uren verlof moet leeg zijn als Percentage verlof gevuld is. Verificatie
via XSD: Geen specifieke foutcode.
of gegevensnaam “Percentage verlof” o Identificatie: PercVerl Condities:[p0133] Percentage verlof moet leeg zijn als uren verlof gevuld is. Verificatie
via XSD: Geen specifieke foutcode. LET OP: De invulling van het volgende veld blijft ongewijzigd: Gegevensnaam “Contracturen per week” o Identificatie: AantUCntrWk Verloonde uren voor regeling is: Het aantal uren dat aan de werknemer voor de inkomstenverhouding in het aangiftetijdvak is verloond. Het betreft hier alleen de uren die meetellen voor de vaststelling van de pensioen- en/of premiegrondslag. Dit gegeven kent een regelingspecifieke invulling. Voor sommige regelingen telt bijv. overwerk wel mee en bij andere regelingen is dit niet het geval. In enkele cao’s heeft de werknemer recht op (gedeeltelijke) doorbetaling van de werkgever tijdens onbetaald verlof of ouderschapsverlof. De juiste Verloonde uren voor regeling kunt u dan op de volgende manier berekenen: Rekenvoorbeeld Stel uw medewerker neemt 4 uur per week ouderschapsverlof en heeft recht op een vergoeding van 25%. Verder werkte uw medewerker voor het ouderschapsverlof 24 uur per week. De Verloonde uren voor regeling worden dan gebaseerd op: 21/36 *156 = 91,00 uren in plaats van 20/36 * 156 = 86,67 uren. De 21 uur is als volgt berekend: 20 werkzame uren + 25% van 4 uur ouderschapsverlof = 20 + 1 = 21 Bescherming bij verlof en werkloosheid (BVW) Tijdens onbetaald verlof en ouderschapsverlof kunnen uw medewerkers recht hebben op bescherming bij verlof en werkloosheid (BVW). Dat betekent dat zij in deze situaties recht blijven houden op arbeidsongeschiktheidspensioen, als zij arbeidsongeschikt worden. Mochten zij komen te overlijden, dan blijven partner en kinderen in aanmerking komen voor partner- en wezenpensioen. Bij recht op BVW geldt een premiekorting bij vrijwillige voortzetting, omdat uw medewerker al gratis is verzekerd tegen het risico van arbeidsongeschiktheid of overlijden. Uw medewerker kan dit aanvragen via het formulier ‘Melding bescherming bij verlof en werkloosheid’. Uw medewerker vindt dit formulier op www.pfzw.nl/formulieren. Informatie over de (vrijwillige) voortzetting van de pensioenopbouw vindt u op www.pfzw.nl/vrijwilligevoortzetting.
17
8. Organisatiewijziging Er zijn enkele zaken die extra aandacht vragen. 8.1 Organisatiewijziging Fusie, decentralisatie, overname, afsplitsing, overgang personeel, beëindiging activiteiten, naamswijziging, wijziging rechtsvorm. Als één van deze onderwerpen binnen uw organisatie speelt, is het noodzakelijk om voor de geplande implementatiedatum contact met PFZW op te nemen. Bij een reorganisatie kan de doelstelling zo wijzigen dat u als werkgever niet meer onder de pensioenregeling van PFZW valt. Dat kan verstrekkende gevolgen hebben. PFZW beoordeelt namelijk of de nieuw op te richten werkgever nog bij PFZW mag aansluiten. Bij de administratieve uitvoering van de organisatiewijziging kan PFZW u helpen of adviezen geven om onnodige uitval (dus extra werk voor u) te voorkomen. In deze gevallen kunt u contact opnemen met onze werkgeversdesk. Telefoonnummer: 030 277 33 22. E mail:
[email protected] 8.2 Overgang van salarispakket Bij overgang van salarispakket is het van belang dat het IKV nummer behouden blijft. Uit het UPA bericht kan PFZW zelf het nieuwe salarispakket nummer afleiden. 8.3 Overgang van administratiekantoor Bij overgang van administratiekantoor is het van belang dat u het nieuwe administratiekantoor machtigt voor de aanlevering van uw gegevens. 8.4 Nummer inkomstenverhouding (NumIV) Van belang is ook het Nummer inkomstenverhouding (NumlV). Voor de specificaties voor Nummer inkomstenverhouding, verwijzen wij u naar onderstaande omschrijving binnen de Productbeschrijving. De Productbeschrijving is terug te vinden op de site van de Pensioenfederatie onder UPA. Gegevensnaam Nummer inkomstenverhouding Identificatie NumIV Nummer, zoals vermeld in de loonstaat, waarmee de inkomstenverhouding Omschrijving in combinatie met het BSN (bij het ontbreken ervan het sofinummer) of het personeelsnummer wordt geïdentificeerd. Condities [0353] Verplicht. In LA-keten Ja Verificatie via XSD: Geen specifieke Gewijzigd Nee foutcode. Vervallen Nee Consequentie 03. bestandfout [0423] Het Nummer inkomstenverhouding In LA-keten Ja moet groter of gelijk zijn aan 0. Verificatie Gewijzigd Nee via XSD: Geen specifieke foutcode. Vervallen Nee Consequentie 03. bestandfout Toelichting Een persoon heeft in de meeste gevallen één inkomstenverhouding bij een administratieve eenheid. Er zijn echter situaties, dat er bij dezelfde administratieve eenheid meerdere inkomstenverhoudingen bestaan voor één persoon. Om deze inkomstenverhoudingen te kunnen onderscheiden, wordt (onder meer) het Nummer inkomstenverhouding gebruikt. Het betreft een unieke nummering van één inkomstenverhouding van één persoon binnen één administratieve eenheid. Bij meerdere inkomstenverhoudingen van één persoon bij één administratieve eenheid moet per inkomstenverhouding een onderscheidend Nummer inkomstenverhouding gebruikt worden. Zolang de inkomstenverhouding bestaat, moet dit nummer gelijk blijven. Als in enig jaar een inkomstenverhouding met een bepaald nummer
18
inkomstenverhouding wordt beëindigd, dan mag dit nummer niet binnen 7 jaar na het verstrijken van dat kalenderjaar worden hergebruikt voor een andere inkomstenverhouding van dezelfde persoon binnen dezelfde administratieve eenheid. Let op! Als de inhoudingsplichtige een nabetaling doet voor een inkomstenverhouding nadat deze is beëindigd, dan mag geen nieuw Nummer inkomstenverhouding worden aangeleverd. Hiervoor geldt dat het oorspronkelijke Nummer inkomstenverhouding moet worden gebruikt. Er geldt een uitzondering als de uitkering tegen een andere tabelkleur plaatsvindt (bv. groen = loon uit vroegere dienstbetrekking). In dat geval eist de Belastingdienst vanaf 2015 wel een nieuw numIV. Het nummer inkomstenverhouding maakt de inkomstenverhouding uniek in combinatie met het Burgerservicenummer (of bij afwezigheid daarvan het personeelsnummer). Indien de inhoudingsplichtige meer inkomstenverhoudingen voor dezelfde werknemer opgeeft, moet voor ieder van deze inkomstenverhoudingen een ander nummer opgeven worden. Het nummer dat wordt toegekend, moet in het vervolg steeds gebruikt worden voor die betreffende inkomstenverhouding: • Ook bij een jaargrensovergang moet dit nummer gelijk blijven. • Ook bij een overgang naar een ander softwarepakket voor salarisadministratie of aangiftepakket moet dit nummer gelijk blijven. • Bij overgang naar een ander servicebureau moet het Nummer inkomstenverhouding van elke inkomstenverhouding gelijk blijven aan die het oude servicebureau gebruikte. • Het gebruikte nummer mag niet binnen 7 jaar na het verstrijken van het kalenderjaar hergebruikt worden voor een nieuwe (andere) inkomstenverhouding van dezelfde natuurlijke persoon bij dezelfde administratieve eenheid. Wanneer er met een werknemer een nieuwe inkomensverhouding ontstaat, moet er een nieuw nummer toegekend worden. Bijvoorbeeld als de inhoudingsplichtige een voormalig werknemer opnieuw in dienst neemt. Let op! Als achteraf blijkt (bijvoorbeeld door tussenkomst van de rechter, inkeer of mediation) dat een inkomstenverhouding onterecht is beëindigd, is er geen sprake van een nieuwe inkomstenverhouding en moet de inhoudingsplichtige het eerder toegekende nummer blijven gebruiken. Omdat de uniciteit van het nummer cruciaal is voor een goede identificatie van inkomstenverhoudingen, geldt het dringend advies om per Burgerservicenummer of personeelsnummer het nummer als oplopend nummer, beginnend bij 1, toe te passen. Dit geeft een betere garantie dat geen nummers worden hergebruikt na overgang naar een ander salaris-/aangiftepakket. Immers, indien willekeurige nummering zou worden toegepast, zouden bij overgang naar een ander softwarepakket tevens alle eerder gebruikte nummers in het nieuwe pakket moeten worden vastgelegd opdat deze niet opnieuw worden uitgegeven (uniciteit!).
Formaat Onderbouwing informatiebehoefte Overgenomen uit
Onder geen beding mogen inkomstenverhoudingen “hernummerd” worden! Immers, het nummer is mede identificerend voor de inkomstenverhouding. N(4) Zie toelichting Ja
19
Loonaangifte
20
9. Uniforme Pensioen Aangifte (periodeloon) 9.1 Uniforme Pensioen Aangifte doen Is uw salarispakket goed ingesteld voor de uniforme pensioen aangifte? Dan kunt u vanuit uw salarispakket de pensioenaangifte doen. 9.2 Aanleverfrequentie Iedere maand of iedere vier weken doet u pensioenaangifte. U doet aangifte binnen 10 werkdagen na de loonbetaling. 9.3 Pensioenaangifte achteraf corrigeren Ontvangt u na uw pensioenaangifte een terugkoppeling met een bevinding? Of wilt u loongegevens met terugwerkende kracht verwerken? Beiden past u aan via uw salarispakket. Doe dan opnieuw pensioenaangifte over het tijdvak met de gecorrigeerde gegevens. U overschrijft dan de eerdere pensioenaangifte die u over dat tijdvak deed. Of: geef correcties door via de pensioenaangifte over het volgende tijdvak. Welke methode voor u geldt, hangt af van uw salarispakket. Uw softwareleverancier kan u hierover meer vertellen. 9.4 Geen personeel? Toch pensioenaangifte doen Ook als u geen personeel in dienst hebt, moet u toch elke periode de pensioenaangifte doen. De pensioenaangifte zal leeg zijn, net als de loonaangifte. Wij volgen hierin de Belastingdienst. Wilt u geen aangifte meer doen omdat u geen personeel hebt? Stuurt u ons dan daarvoor een verzoek. Zodra u weer personeel in dienst neemt, moet u weer pensioenaangifte doen.
21
10. Premieberekening Het bestuur van PFZW stelt aan het einde van elk kalenderjaar opnieuw de hoogte van de totale pensioenpremie vast voor het volgende jaar. De percentages voor de premie berekenen wij volgens een formule die is vastgelegd in de ABTN (Actuariële en Bedrijfstechnische Nota). Ook wordt de externe actuaris gehoord. Als het bestuur een percentage in afwijking van de formule wil vaststellen, moet de Pensioenraad van PFZW hierover worden gehoord. De verdeling van het werkgevers- en werknemersgedeelte van de premie is in de cao geregeld. PFZW en PGGM staan buiten deze verdeling. Op www.pfzw.nl/werkgevers vindt u een applicatie om de daadwerkelijke premie te berekenen. Daar vindt u ook de cijfers en bedragen.
22
11. Rekenvoorbeelden 11.1 Algemeen Voor de premieberekening en voor de bepaling van het gewogen gemiddelde regelingloon bij tweede ziektejaar en kortdurend zorgverlof, geldt onderstaande dagen methodiek: Uitgangspunt: elke maand heeft 30 dagen. U berekent dus niet zomaar het aantal dagen tussen de beginen einddatum, maar het aantal dagen herrekent u naar maanden van 30 dagen.
Bepaal het aantal dagen in de maand van de begindatum: aantal dagen van deze maand + 1 – dagnummer van de begindatum;
Als deze maand geen 30 dagen heeft, reken het aantal werkelijke dagen dan om: werkelijke dagen x (30 / aantal dagen in deze maand);
Bepaal het aantal dagen in de maand van de einddatum: dagnummer van de einddatum;
Reken eventueel weer het aantal dagen om;
Bepaal het aantal dagen in de tussenliggende maanden: aantal maanden x 30;
Bereken het totaal aantal dagen van de periode: aantal dagen in de maand van de begindatum + aantal dagen in de tussenliggende maanden + aantal dagen in de maand van de einddatum.
11.2 Definities Regelingloon Vuistregel voor het bepalen van het regelingloon Verloonde uren voor regeling EJU ORT VT 11.3
= = = = = =
vóór UPA heette dit voltijd jaarsalaris zie hoofdstuk 3.1.1 vóór UPA heette dit DTF eindejaarsuitkering onregelmatigheidstoeslag vakantietoeslag
Regelingloon
11.3.1 Voorbeelden regelingloon Situatie 1 Werkzaam voor 50% • Bruto januari salaris € 1.500,00 (= 50% salaris) • 8% VT • 3% EJU van het voorgaande jaar. De EJU wordt ook over de VT uitgekeerd. • In het veld Regelingloon geeft u het volgende pensioengevend salaris door: € 1.500,00 × 100/50 × 12,96 × 1,03 = € 40.047,00 Situatie 2 Werkzaam voor 50% • Bruto januari salaris € 1.500,00 (= 50% salaris) • 8% VT • 3% EJU van het voorgaande jaar. De EJU wordt niet over de VT uitgekeerd. • In het veld Regelingloon geeft u het volgende pensioengevend salaris door: (€ 1.500,00 × 100/50 × 12,96) + (€ 1.500,00 × 100/50 × 12 × 0,03) = € 39.960,00
23
Situatie 3 Werkzaam voor 50% • Bruto januari salaris € 1.500,00 (= 50% salaris) • 8% VT • 3% EJU van het voorgaande jaar. De EJU wordt niet over de VT uitgekeerd. • Structurele maandtoelage van bruto € 200,00 waarover geen VT en EJU uitgekeerd wordt. • In het veld Regelingloon geeft u het volgende pensioengevend salaris door: (€ 1.500,00 × 100/50 × 12,96) + (€ 1.500,00 × 100/50 × 12 × 0,03) + (200,00 × 100/50 × 12) = € 44.760,00 Let op: • • • •
11.4
over wélke salarislooncomponenten VT en/of EJU worden uitgekeerd; hanteer voor de EJU het percentage van het voorgaande jaar; reken structurele toelagen om naar 100%; ORT en extra toeslag op salaris i.v.m. overwerk worden maandelijks als ‘ORT’ opgegeven. Ziekte
11.4.1 Voorbeelden ziekte Situatie 1 (wijziging per 1e van de maand) Gegevens: regelingloon per 1 januari bedraagt : € 30.000,00 • overeengekomen werkzame percentage : 50% • volledig ziek • regelingloon wordt per 16 juni verlaagd naar : 70% • Over de maand juni wordt over 15 dagen het volledige salaris betaald. • Daarnaast wordt er 15 dagen een korting toegepast van 30%. De gewogen gemiddelde korting bedraagt dan 15%. U geeft per 1 juni een wijziging in het Regelingloon door van: 85% van € 30.000,00 = € 25.500,00 Daarnaast geeft u per 1 juli een Regelingloon door van: 70% van € 30.000,00 = € 21.000,00 In beide situaties blijft het Verloonde uren voor regeling percentage 50%, dit hoeft u dus niet door te geven. Situatie 2 (wijziging per 1e van de maand) Gegevens: regelingloon per 1 januari bedraagt : € 30.000,00 • overeengekomen werkzame percentage : 50% • volledig ziek • regelingloon wordt per 16 juni verlaagd naar : 70% • gaat per 16 september weer voor 60% werken van het overeengekomen percentage • Over de maand september wordt over 15 dagen het salaris gekort met 30%. • Daarnaast wordt er over 15 dagen een korting toegepast van 30% over 40% van het salaris. De gewogen gemiddelde korting bedraagt dan 21%. U geeft per 1 september een wijziging in het Regelingloon door van: 79% van € 30.000,00 = 23.700,00 U geeft per 1 oktober een Regelingloon door van (medewerker is nog 40% ziek en wordt daarover 30% gekort): 88% van € 30.000 = € 26.400,00 In beide situaties blijft het Verloonde uren voor regeling percentage 50%, dit hoeft u dus niet door te geven.
24
11.5
Aantal dagen m.b.t. de berekeningsmethodiek premieberekening
11.5.1 Voorbeelden aantal dagen Situatie 1 Berekening aantal dagen bij gebroken maand: voorbeeld tot en met 14 maart aantal werkelijke dagen : 14 • omrekening aantal dagen : 14 × (30/31) = 13,54839 • •
Voorbeeld berekening normuren per maand in dit geval; bij een werkweek van 36 uur is 156 uur per maand de norm; in dit voorbeeld 13,54839/30 * 156 = 70,45 uren
Situatie 2 Berekening aantal dagen bij gebroken maand: voorbeeld tot en met 2 juni maand met einddatum: 2 (geen omrekening nodig, want juni heeft 30 dagen). • •
11.6
Voorbeeld berekening normuren per maand in dit geval; bij een werkweek van 36 uur is 156 uur per maand de norm; in dit voorbeeld 2/30 * 156 = 10,40 uren Verloonde uren voor regeling en overwerk
11.6.1 Voorbeelden Verloonde uren voor regeling en overwerk De overwerkuren neemt u mee in de opgave van de Verloonde uren voor regeling. Ook als hiermee de normaal geldende cao werktijd wordt overschreden. Een eventuele toeslag die u uitbetaalt in verband met deze extra (over)uren, neemt u mee in de Onregelmatigheidstoeslag (ORT). Voorbeeld overwerk in Verloonde uren voor regeling 10 uur overwerk, zonder extra toeslagen 10 uur wordt uitbetaald -> 10 uur komt in Verloonde uren voor regeling • 6 uur wordt opgenomen in tijd, 4 uur wordt uitbetaald -> 4 uur komt in Verloonde uren voor • regeling 10 uur wordt opgenomen in tijd -> niets in Verloonde uren voor regeling • Voorbeeld overwerk in Verloonde uren voor regeling 10 uur overwerk + 50% extra toeslag 10 uur + toeslag wordt uitbetaald • -> 10 uur komt in Verloonde uren voor regeling; de 50% extra toeslag komt in de ORT 6 uur wordt opgenomen in tijd, 4 uur + extra toeslag wordt uitbetaald • -> 4 uur komt in Verloonde uren voor regeling; de 50% extra toeslag komt in de ORT 10 uur wordt opgenomen in tijd, extra toeslag wordt uitbetaald • -> niets in Verloonde uren voor pensioen; de 50% extra toeslag komt in de ORT • 10 uur + extra toeslag wordt opgenomen in tijd -> niets komt in Verloonde uren voor regeling; niets komt in de ORT.
25
11.7
Aftopping pensioenopbouw
11.7.1 Voorbeelden aftopping pensioenopbouw Voor de voorbeeldberekeningen wordt met fictieve gegevens gerekend. Kijk voor de actuele gegevens op www.pfzw.nl. Uitgangssituatie Per 1-1-2015 bedraagt de maximale pensioenpremie van het OP/PP per jaar: 100% × 24,4% × (€ 100.000,00 -/- € 11.300,00) = € 21.643,00 Scenario 1 Voorbeeldberekening premie van een voltijder: Bij een parttime percentage van 100% en een regelingloon van € 95.000,00 bedraagt de pensioenpremie van het OP/PP per jaar: 100% × 24,4% × (€ 95.000,00 -/- € 11.300,00) = € 20.423,00 Hier is de pensioenpremie lager dan de maximale pensioenpremie en is maximering dus niet aan de orde. Scenario 2 Voorbeeldberekening premie van een voltijder: Bij een parttime percentage van 100% en een regelingloon van € 150.000,00 bedraagt de pensioenpremie van het OP/PP per jaar: 100% × 24,4% × ({min (€ 150.000,00 ; € 100.000,00)} -/- € 11.300,00) = € 21.643,00 Dit maakt: 100% × 24,4% × (€ 150.000,00 100.000,00 -/- € 11.300,00) = € 21.643,00 Scenario 3 Voorbeeldberekening premie van een deeltijder: Bij een parttime percentage van 50% en een regelingloon van € 150.000,00 bedraagt de pensioenpremie van het OP/PP per jaar: 50% × 24,4% × ({min (€ 150.000,00 ; € 100.000,00)} -/- € 11.300,00) = € 10.821,00 Dit maakt: 50% × 24,4% × (€ 150.000,00 100.000,00 -/- € 11.300,00) = € 10.821,00 Hier is de pensioenpremie lager dan de maximale pensioenpremie en is maximering dus niet aan de orde. Scenario 4 Bij een parttime percentage van 111% en een regelingloon van € 91.000,00 bedraagt de pensioenpremie van het OP/PP per jaar: 111% × 24,4% × (€ 91.000,00 -/- € 11.300,00) = € 21.586,00 Hier is de pensioenpremie van het OP/PP lager dan de maximale premie en is maximering dus niet aan de orde. Scenario 5 Bij een parttime percentage van 111% en een regelingloon van € 95.000,00 bedraagt de pensioenpremie van het OP/PP per jaar: 111% × 24,4% × (€ 95.000,00 -/- € 11.300,00) = € 22.669,00 Hier is de pensioenpremie hoger dan de maximale premie en wordt de pensioenpremie van het OP/PP gemaximeerd op € 21.643,00.
26
Scenario 6 Bij een parttime percentage van 111% en een regelingloon van € 120.000,00 bedraagt de pensioenpremie van het OP/PP per jaar: 111% × 24,4% × ({min (€ 120.000,00 ; € 100.000,00)} -/- € 11.300,00) = € 24.024,00 Dit maakt: 111% × 24,4% × (€ 120.000 100.000,00 -/- € 11.300,00) = € 24.024,00 Hier is de pensioenpremie hoger dan de maximale premie en wordt de pensioenpremie van het OP/PP gemaximeerd op € 21.643,00. Scenario 7 Bij een parttime percentage van 50%, een ORT van € 12.500,00 voor het hele jaar en een regelingloon van € 80.000,00 bedraagt de pensioenpremie van het OP/PP per jaar:
Voltijd pensioengevend salaris = € 80.000,00 + (€ 12.500,00 : 50%) = € 105.000,00 maximum is € 100.00,00, dus over dit regelingloon inhouden ondanks parttime percentage 50%
Berekening pensioenpremie: 50% x 24,4% x (€ 100.000,00 - /- € 11.300,00) = € 10.821,40 Scenario 8 Bij een parttime percentage van 125% en een regelingloon van € 90.000,00 bedraagt de pensioenpremie van het OP/PP per jaar: 125% x 24,4% x (€ 90.000,00 - /- € 11.300,00) = € 24.003,50 Hier is de pensioenpremie hoger dan de maximale premie en wordt de pensioenpremie van het OP/PP gemaximeerd op € 21.643,00. Scenario 9 Voorbeeldberekening premie van een voltijder. Deelnemer komt per 01-01-2015 in dienst. Deelnemer gaat per 31-12-2015 uit dienst. Regelingloon 2015 bedraagt € 99.000,00. Deelnemer krijgt januari 2016 een nabetaling van € 25.000,00. De pensioenpremie van het OP/PP per jaar, m.b.t. jaar 2015, bedraagt: 100% × 24,4% × (min {(€ 99.000,00 + € 25.000,00) ; € 100.000} -/- € 11.300) = € 21.643,00 Dit maakt: 100% × 24,4% × (€ 100.000,00 -/- € 11.300,00) = € 21.643,00 Scenario 10 Voorbeeldberekening premie van een voltijder: Deelnemer komt per 01-07-2015 in dienst. Deelnemer gaat per 31-12-2015 uit dienst. Regelingloon 2015 bedraagt € 60.000,00. Deelnemer krijgt januari 2016 een nabetaling van € 30.000,00. De pensioenpremie van het OP/PP per jaar, m.b.t. jaar 2015, bedraagt: 100% × 24,4% × (min {(€ 60.000,00 + € 30.000,00 * 12/6); € 100.000} -/- € 11.300) = € 21.643,00 Dit maakt: 100% × 24,4% × (€ 100.000,00 -/- € 11.300,00) = € 21.643,00
27
11.8
Hoe gaan we met nabetaligen om?
11.8.1 Voorbeelden hoe we met nabetalingen omgaan Vraag 1: Hoe moeten we met nabetalingen omgaan? -
-
Vraag: Tellen alleen de ORT en de toeslagen mee in het nieuwe jaar? (Nieuwe berekening? Dus pensioenopbouw in een jaar waar er geen dienstverband is met betreffende werkgever?) Antwoord: Net als bij de huidige situatie (GMA) geldt bij uit dienst 31-12 en een nabetaling (= uren/ORT december) in januari van het volgende jaar, dat deze voor de pensioenopbouw aan het voorgaande jaar worden toegerekend/toegevoegd. In de huidige situatie (GMA) moet de instelling dit zelf doen via Onlinedesk, maar bij UPA gaat PFZW dit geautomatiseerd doen. Hierdoor kan er een verschil in de pensioenpremie ontstaan, tenzij bij de nabetaling in januari (= uren/ORT december) wordt gerekend met de premiepercentages en franchises van het voorgaande jaar. Overigens doet deze situatie van een verschil in premie zich nu ook al voor.
Vraag 2: Hoe moeten we met nabetalingen omgaan? -
-
Vraag: Moeten ook de uren meetellen in het nieuwe jaar? (Dus pensioenopbouw in een jaar waar er geen dienstverband is met betreffende werkgever?) Antwoord: Zie antwoord bij vraag 1.
Voorbeeld: Situatie:
Deelnemer is uit dienst per 31-12-2017 In 2017 zijn uitbetaald: o 1200 verloonde uren regeling en o € 675,00 ORT In januari 2018 is aan nabetaling (= uren/ORT december 2017) uitbetaald: o dit zijn 100 verloonde uren regeling en o € 125,00 ORT uitbetaald Voor 2017 vindt de pensioenopbouw plaats over: o 1300 (= 1200 + 100) verloonde uren regeling en o € 800,00 (= € 675,00 + € 125,00) ORT Deze laatste gegevens worden door PFZW ook gebruikt voor de facturering van de premie over 2017.
28
