Opgave Loon en Premie

Stichting Bedrijfstakpensioenfonds voor het Schoonmaak- en Glazenwassersbedrijf Stichting Raad voor Arbeidsverhoudingen Schoonmaak- en Glazenwassersbranche

Opgave Loon en Premie Hoe draag ik premies af?

Juli 2013_1.0

De uitvoering van regelingen van de samenwerkende fondsen van het Schoonmaak- en Glazenwassersbedrijf wordt verzorgd door APG.

Opgave Loon en Premie Inhoud Inleiding

1. De Opgave Loon en Premie (OLP)



2. Hoe levert u de OLP aan?

4



3. Wanneer levert u een OLP aan?

5



4. Verwerkingscontrole

6



5.

De premienota

6



6. Premiebetaling

6



7. Rente

7



8. Corrigeren met een vervangende aanlevering

7



9. Kwantiteitscontrole

8

10. Kwaliteitscontrole

9

11. Informatie en contact

10

12. Aandachtspunten bij het invullen van de OLP en bijzondere situaties van werknemers

11

Begrippenlijst

12 15

2

Inleiding U bent werkgever in de bedrijfstak Schoonmaaken Glazenwassersbedrijf en u draagt pensioenen RAS-premies af voor uw werknemers. Na elke loonperiode levert u loon- en premiegegevens aan. Dit doet u met een opgave loon en premie (OLP). Een OLP is een verzameling van gegevens die nodig is voor een juiste premieafdracht en premie-inning. In deze handleiding leest u hoe en wanneer u – of uw administratiekantoor – de gegevens van uw werknemers aanlevert en afdraagt. Hebt u uw loonadministratie èn de aanlevering van de gegevens uitbesteed? U kunt uw boekhouder machtigen voor het aanleveren van de loon- en premiegegevens. Dan is de informatie in deze handleiding ook belangrijk voor uw administratiekantoor of boekhouder.

3

1. De opgave loon en premie (OLP) Voor een goede pensioenuitvoering hebben wij de juiste gegevens nodig. Alleen zo kunnen wij de pensioenpremies en pensioenopbouw correct vaststellen en kunnen wij de pensioenen juist en op tijd uitkeren.

In het document ‘Technische beschrijving voor het loon- en salarispakket’ is beschreven volgens welke specificaties u de gegevens aanlevert. Deze beschrijving vindt u op www.administratienetschoonmaak.nl.

Welke gegevens staan er op een OLP?

Alle softwareleveranciers van loonpakketten in uw branche zijn op de hoogte van de technische beschrijving en hebben die in hun loonpakket ingebouwd. Dit betekent dat u gemakkelijk vanuit uw loonpakket een OLP met daarin de juiste gegevens kunt versturen.

Gegevens van uw bedrijf, onder andere: • uw unieke aansluitingsnummer • naam- en adresgegevens

Vanuit een loonpakket makkelijk aan te leveren

Gegevens van uw werknemers, onder andere:

Hulpmiddelen om de premies te berekenen Loongegevens • FBO-loonsom • WFSV dagen • pensioengevend loon • uitbetaalde uren Gegevens over de arbeidsverhouding • datum in dienst • datum uit dienst • code beroep •aantal contracturen (fulltimer of parttimer) • code cao

Maakt u geen gebruik van een loonpakket en berekent u zelf de loon- en premiegegevens? Dan kunt u het programma Netwerken gebruiken. Voor het berekenen van de premies zijn op www.administratienetschoonmaak.nl hulpmiddelen beschikbaar, zoals een rekenmodule, premiewijzers en de premiepercentages.

Premiegegevens • deelfondsen • af te dragen premies

4

2. Hoe levert u de OLP aan? De OLP uit uw loonpakket kunt u op de volgende manier aanleveren: U stuurt de OLP via e-mail naar [email protected]. U stuurt uw OLP vanuit Netwerken. Dit werkt als volgt: • U kiest de optie ‘Opgave Loon en Premie’ • U klikt op OLP versturen • U selecteert het juiste bestand voor verzending met de knop ‘bladeren’

Controleer uw bestand voor verzending Voordat u het bestand naar ons toestuurt, controleert u het bestand (valideren). U controleert of alle gegevens op de juiste plek staan, en of u niets bent vergeten in te vullen. Een onjuist of onvolledig gevuld bestand wordt namelijk niet verwerkt. In de meeste gevallen is er een validatie ingebouwd in uw loonpakket. Wilt u dit zeker weten of wilt u weten hoe deze validatie werkt? Neemt u dan contact op met de leverancier van uw loonpakket.

Hebt u geen loonpakket? Dan kunt u de berekende loon- en premiegegevens en de gegevens van de werknemer doorgeven met de functie ‘OLP invoeren’ op Netwerken

Netwerken Netwerken is een programma op onze website

Moet u per loontijdvak veel gegevens aanleveren

www.administratienetschoonmaak.nl waarmee

– dit is al snel het geval als u meer dan tien werk-

u loon- en premiegegevens kunt versturen. Met

nemers in dienst hebt - dan is Netwerken

Netwerken kunt u zonder loonadministratie-

arbeidsintensief en minder geschikt. Wij raden

pakket uw OLP aanleveren. OLP’s die u eerder

u dan aan om een loonpakket te gebruiken of uw

hebt ingevoerd, kunt u hier raadplegen, wijzigen

loon- en salarisadministratie (deels) uit te besteden.

en versturen. U kunt hier ook nota’s en specifi-

Wilt u een toegangscode aanvragen? Ga naar onze

caties opvragen. Met uw toegangscode en een

website www.administratienetschoonmaak.nl

wachtwoord kunt u inloggen op Netwerken.

5

3. Wanneer levert u een OLP aan? U levert binnen vier weken na een loontijdvak/ loonperiode uw loon- en premiegegevens aan. Een loontijdvak kan zijn een kalendermaand of een periode van vier weken. Deze loontijdvakken staan voor elk jaar vast en daar kunt u niet van afwijken. De verzendkalender kunt u vinden op onze website www.administratienetschoonmaak.nl.

U levert de loon- en premiegegevens van alle werknemers die bij u in dienst waren aan met een OLP. Wanneer u voor de eerste keer loon- en premiegegevens voor een loontijdvak aanlevert noemen we dit een initiële aanlevering.

4. Verwerkingscontrole Voordat wij uw opgave inhoudelijk controleren, wordt gekeken of de OLP te verwerken is. Als er gegevens ontbreken op uw opgave dan wordt deze afgekeurd.

U ontvangt altijd een verwerkingsverslag met daarin de melding dat uw OLP is geaccepteerd of dat uw OLP niet is geaccepteerd met een beschrijving van de geconstateerde fouten.

5. De premienota Na acceptatie en verwerking van uw OLP ontvangt u een rekening: de premienota. Deze nota is gebaseerd op uw OLP. Wij lichten de premienota daarom niet verder toe. U kunt specificaties opvragen van premienota’s als u een correctie of vervangende OLP hebt verstuurd.

Op Netwerken vindt u de functie onder ‘opvragen specificaties’. De nota bevat het totale premiebedrag van een periode en een eventuele correctie van een voorgaande periode.

6

6. Premiebetaling Als u ons hebt gemachtigd wordt het totaalbedrag automatisch van uw rekening afgeschreven nadat wij de OLP hebben verwerkt. Hebt u geen doorlopende machtiging afgegeven dan zit er bij de premienota een acceptgiro. Nota’s die te lang openstaan worden overgedragen aan een incassobureau.

Betalen met een automatische incasso heeft voordelen Het is mogelijk automatisch te betalen. Met een automatische incasso. Hebt u een machtigingsformulier ingevuld? Dan worden de premies vanzelf van uw rekening afgeschreven. Betalen via een machtiging heeft voordelen: • Het is snel. • U betaalt altijd op tijd. • U mist nooit een betaling. • U hoeft maar één keer een handtekening te zetten. • U houdt altijd controle over uw eigen rekening. U kunt onterechte betalingen namelijk terug laten storten door uw bank.

Wilt u dat de premies automatisch van uw rekening worden afgeschreven? Vult u dan het formulier in. U vindt het op onze website: www.administratienetschoonmaak.nl.

Let op: Niet alle nota’s worden automatisch geïncasseerd als u een machtiging hebt afgegeven. Er zijn nota’s die niet automatisch van uw rekening worden afgeschreven. Namelijk: nota’s die u opgelegd krijgt en rentenota’s. U maakt deze zelf over, ook al hebt u een machtiging afgegeven. Bij een opgelegde- en rentenota is altijd een acceptgiro toegevoegd.

7. Rente De pensioen- en RAS-premies moeten binnen een termijn van vier weken na een loontijdvak aangeleverd worden.

Verstuurt u de OLP later? Dan wordt rente berekend over de periode dat de OLP te laat is aangeleverd.

7

8. Corrigeren met een vervangende aanlevering Het kan natuurlijk voorkomen dat u, nadat u een OLP hebt verstuurd, loon- en/of premiegegevens moet wijzigen. U kunt de verstuurde gegevens achteraf nog aanpassen.

Op Netwerken is de functie ‘OLP corrigeren/ vervangen’ beschikbaar. Via deze functie kunt u zien welke loontijdvakken door ons zijn geaccepteerd met welke loon- en premie-

Hoe corrigeert u? U corrigeert door de onjuiste loon- en premiegegevens te vervangen. Dit doet u met een vervangende OLP (indicatie-correctie 2). Een vervangende aanlevering vervangt letterlijk uw eerdere opgave. Bijvoorbeeld: • U hebt in januari (loontijdvak 01-01 t/m 30-01) voor werknemer A een pensioengevend loon aangeleverd van € 1.100,00 • Dit was niet goed. Het moest € 1.200,00 zijn. • U levert opnieuw de OLP aan voor werknemer A: alle waarden zijn hetzelfde als de initiële aanlevering. Alleen bij het pensioengevend loon staat nu het correcte bedrag: € 1.200,00.

gegevens. U hoeft dan in het voorbeeld alleen de juiste waarde bij het pensioengevend loon in te vullen. Na een vervangende aanlevering, krijgt u een nieuwe premienota. Het eerder vastgestelde premiebedrag krijgt u terug en het nieuwe premiebedrag dat u vervangend hebt aangeleverd moet u betalen. Eventueel worden bedragen verrekend.

Controle en Handhaving Om de rechten – de pensioenopbouw – van elke

vervalsing bij ondernemingen voorkomen.

werknemer te waarborgen, worden de afgedragen

Het volgende wordt gecontroleerd: 1. Hebt u over

premies en loongegevens gecontroleerd. Dankzij

een loontijdvak voor al uw medewerkers een OLP

deze controle worden de pensioenregelingen in

aangeleverd? Dit is de kwantiteitscontrole. 2. Zijn de

overeenstemming met de pensioenwet uitge-

loongegevens (grondslagen) juist en zijn de premies

voerd. Bovendien wordt hierdoor concurrentie-

juist berekend? Dit is de kwaliteitscontrole.

8

9. Kwantiteitscontrole Wij controleren of de loon- en premiegegevens van alle werknemers, die volgens onze gegevens bij u in dienst waren, zijn aangeleverd. Is dit niet het geval dan krijgt u een ‘herinnering’ om de gegevens van de ontbrekende werknemer(s) alsnog aan te leveren.

Na de herinnering volgt een opgelegde nota Als u niet op de herinnering hebt gereageerd dan krijgt u een opgelegde nota. De nota is door ons vastgesteld met de gegevens uit onze administratie en uit de CAO. Deze nota dient u te betalen.

De volgende situaties zijn denkbaar: • Het is u nog niet gelukt om het loontijdvak in zijn geheel goed aan te leveren • Er ontbreekt een werknemer • De werknemer is niet meer in dienst

Zijn de gegevens die wij hebben gebruikt niet juist? Zijn de gegevens niet juist? Betaalt u dan wel de nota. Maar lever ook alsnog de juiste gegevens aan met een OLP. U krijgt dan een premienota gebaseerd op deze gecorrigeerde gegevens.

Wat moet u doen als u een herinnering hebt gekregen? U levert alsnog de OLP aan. Hebt u een herinnering ontvangen maar uw werknemer is niet meer bij u in dienst? Dan meldt u de werknemer uit dienst. Dit doet u ook met een OLP.

9

10. Kwaliteitscontrole Na het accepteren van de OLP, controleren wij of uw aangeleverde loon- en premiegegevens juist zijn. De loongegevens en de berekende premies worden gecontroleerd. Wij doen een herberekening / vaststelling op basis van: • de correcte loongegevens die u eerder hebt aangeleverd; • de cao waaronder de werknemer valt; • de leeftijd van de werknemer; • de loongegevens. Deze premies vergelijken wij met de door u aangeleverde premies. Zien wij een fout of een verschil? Dan krijgt u een eerste correctieverzoek met de geconstateerde fouten. Foutmeldingen die kunnen voorkomen na controle van de loon- en premiegegevens: • A - Het totaal uitbetaalde uren mag niet kleiner dan nul zijn. U heeft de uitbetaalde uren negatief aangeleverd. • B - Het totaal FBO loonsom mag niet kleiner dan nul zijn. U heeft de FBO loonsom negatief aangeleverd. • C - Het totaal pensioengevend loon mag niet kleiner dan nul zijn. U heeft het pensioengevend loon negatief aangeleverd. • D - Het totaal WFSV-dagen mag niet kleiner dan nul zijn. U heeft de WFSV-dagen negatief aangeleverd. • E - N.v.t. • F - FBO loonsom is kleiner dan het pensioengevend loon*. Het kan zijn dat de FBO loonsom afwijkt van het pensioengevend loon. • G - Uurloon is mogelijk kleiner dan toegestane wettelijke minimum*. Het kan zijn dat het pensioengevend loon (loon voor sociale verzekeringen) onder het wettelijke bruto minimum uurloon uitkomt. Het uurloon wordt gecontroleerd op basis van het opgetelde pensioengevend loon in dit jaar en de opgetelde uitbetaalde uren in dit jaar. Het pensioengevend loon wordt hiervoor verminderd met de werknemersbijdrage. • H - Pensioengevend loon is kleiner dan FBO loonsom. Het kan zijn dat het pensioengevend loon afwijkt van de FBO loonsom.

• I - Pensioenpremie is niet in overeenstemming met de

grondslag. Het kan zijn dat het pensioengevend loon wel klopt maar de premie niet. • J - RAS premie is niet in overeenstemming met de grondslag. Het kan zijn dat de FBO loonsom wel klopt maar de premie niet.

* Het is mogelijk dat u de foutcode F in combinatie met foutcode G ontvangt. Onze controle start met het uurloon. Is dit lager dan het toegestane wettelijke minimum (foutcode G)? Dan rekenen wij met een hoger pensioengevend loon (verhoogd naar het wettelijke minimum). Dit wordt vervolgens vergeleken met de aangeleverde FBO loonsom en het pensioengevend loon, waardoor foutcode F kan ontstaan.

Bij een correctieverzoek hoort een overzicht waarop per werknemer is aangegeven wat er niet klopt. Dit overzicht is ook beschikbaar op Netwerken. Hoe corrigeert u? U corrigeert door de onjuiste loon- en premiegegevens te vervangen. Dit doet u in uw eerstvolgende OLP of met een vervangende OLP. Wat gebeurt er als u de gegevens niet corrigeert? Dan stellen wij de loon- en premiegegevens vast. U ontvangt dan een nota waarop gespecificeerd staat voor welke werknemers wij een nota hebben opgelegd en met welke loongegevens dit is berekend. U kunt als volgt op de nota reageren: U levert alsnog de juiste loon- en premiegegevens aan. Dit doet u in uw eerstvolgende OLP of met een vervangende OLP. De opgelegde nota komt dan te vervallen.

10

11. Informatie en contact Alle informatie over de pensioenregeling voor u en uw werknemers vindt u op www.pensioenschoonmaak.nl Alle informatie over de premieafdracht en OLP vindt u op www.administratienetschoonmaak.nl U vindt hier onder andere: • Premiepercentages; • Overzichten met vragen en antwoorden; • Nieuwsberichten; • (technische) Handleidingen; • De verzendkalender; • Een rekenmodule om premies te berekenen; • Alle overige informatie die voor u relevant kan zijn.

Wij raden u daarom aan regelmatig een bezoek te brengen aan onze website. Suggesties, opmerkingen, vragen en reacties stuurt u per e-mail naar: [email protected] of naar Incasso Postbus 637, 1000 EE Amsterdam Wilt u graag een medewerker spreken, neemt u dan contact op met de helpdesk, telefoonnummer 020 583 42 00. Hebt u een klacht over de wijze van premie-inning of over onze dienstverlening? Ga dan naar de contactpagina op www.administratienetschoonmaak.nl om uw klacht in te dienen.

11

12. A  andachtspunten bij het invullen van de OLP en bijzondere situaties van werknemers 1. Aansluitingsnummer U hebt van ons een aansluitingsnummer gekregen. Dit nummer is uniek. Levert u zelf een OLP aan, dan vult u altijd uw aansluitingsnummer in. U kunt de aanlevering van de OLP ook door een administratiekantoor of servicebureau laten doen. Zij gebruiken dan hun eigen relatienummer. Het administratiekantoor heeft wel uw aansluitingsnummer nodig.

2. Premieplicht De werkgever en werknemer betalen pensioenpremie aan het Bedrijfstakpensioenfonds voor het Schoonmaaken Glazenwassersbedrijf. De premie wordt betaald vanaf de eerste dag van de maand waarin de werknemer 21 jaar wordt tot de eerste dag van de maand waarin de werknemer 65 jaar wordt. De werkgever betaalt de RAS-premie. De premie is een percentage van de totale loonsom. De RAS-premie kent geen werknemersdeel en wordt betaald voor iedere werknemer die bij de werkgever in dienst is, ongeacht de leeftijd van de werknemer.

3. Gelijktijdige dienstverbanden Het komt voor dat een werknemer bij dezelfde werkgever in één loonperiode meer dan één dienstverband heeft. U telt in dat geval de loon- en premiegegevens bij elkaar op. Vervolgens levert u ze aan in één arbeidsverhouding/ loonperiode. U gaat daarbij uit van het voornaamste beroep van de werknemer. Let erop dat de SV- dagen niet dubbel geteld worden. Stel: een werknemer oefent op één dag bij dezelfde werkgever twee functies uit, dan is dit één SV-dag.

4. Datum ‘uit dienst’ Gaat een medewerker bij u uit dienst? De datum uit dienst is de laatst gewerkte dag. U vult deze in op de OLP. Let op: Is een werknemer eenmaal uit dienst gemeld?

Dan kunt u na deze datum uit dienst geen loon- en premiegegevens meer aanleveren.

5. Kenmerken arbeidsverhouding Wilt u een of meer kenmerken van een arbeidsverhouding wijzigen? Dan doet u dit door de ‘datum ingang’ in te vullen en de wijziging zelf. Dit is de datum waarop de wijziging ingaat. Deze datum valt binnen de periode van de arbeidsverhouding. Is er geen wijziging? Dan vult u de rubriek met de ingangsdatum van de arbeidsverhouding.

6. Afwijkend loontijdvak De periode (begin en eind) van het afwijkend loontijdvak moet altijd op of binnen een vastgesteld loontijdvak van één maand of vier weken vallen.

7. Bedragen afronden De bedragen die u invult in de OLP worden (rekenkundig) afgerond op twee cijfers achter de komma.

8. Oproepkracht Uw werknemer is een oproepkracht. U vult in de rubriek in: 0 (nul) uur. In het veld ‘code invloed verzekeringsplicht’ vult u in: D of E. Deze code geeft aan dat het aantal gewerkte uren kan variëren ten opzichte van het aantal contracturen per week.

9. Gedeeltelijk werken en part-/fulltimers en contracturen U vult in de OLP het aantal uren in dat een werknemer volgens het contract bij u in dienst is. U doet dit in de rubriek ‘ContractUren- PerWeek’. Hebt u een medewerker in dienst met een dienstverband van 20 uur per week? Dan vult u in: 20 uur. Het maakt niet uit hoeveel uur de werknemer daadwerkelijk werkt. Het gaat om het aantal uur dat in het contract staat.

12

De volgende situaties zijn mogelijk:

• Uw werknemer werkt volgens het contract volledig

(= 38 uur). U vult in de rubriek in: 38 uur. • Uw werknemer werkt in deeltijd (parttime). • U vult in de rubriek het aantal uur in zoals dit in het contract staat. • Uw werknemer heeft een variabel urencontract. U vult in de rubriek het aantal uren per week in dat het meest waarschijnlijk is. Bijvoorbeeld een werknemer heeft een contract van 20 tot 30 uur: U vult dan 25 uur in. • Uw werknemer is een oproepkracht. U vult in de rubriek in: 0 (nul) uur. In het veld ‘code invloed verzekeringsplicht’ vult u in: D of E. Deze code geeft aan dat het aantal gewerkte uren kan variëren ten opzichte van het aantal contracturen per week. • Uw werknemer maakt gebruik van een bijzondere regeling. U vult in de rubriek de contracturen per week in. In het veld ‘code soort regel’ vult u de codering in die hoort bij de bijzondere regeling of situatie. (Kijk voor de juiste code bij Minder loon en bijzondere situaties van uw werknemers (zie pagina 15)). Waarom worden de contracturen per week gevraagd? Het aantal contracturen per week is nodig voor de controle. Er wordt gecontroleerd of de cao wordt nageleefd en of de juiste premiegrondslagen worden aangeleverd. Het doel hiervan is om te controleren of het verschil tussen de gewerkte uren niet te groot is ten opzichte van de contracturen. Hierdoor zou de werknemer te weinig pensioen kunnen opbouwen. Het invullen van de rubriek contracturen per week is verplicht sinds 1 januari 2010.

10. Vakantiegeld U geeft het vakantiegeld op in het loontijdvak waarin het wordt uitbetaald. Er bestaat een maximum per periode. Daardoor kan het gebeuren dat het maximum pensioengevend loon in die periode wordt bereikt. Elke volgende periode wordt gebruikt om een overschrijding in een voorgaande periode te benutten. Dit kan totdat het jaarmaximum is bereikt. 11. RAS-premie Iedere werkgever is verplicht om RAS-premie af te dragen voor Stichting RAS. Dit is per werknemer, per loonperiode, een percentage over het totaal aangeleverd SV-loon inclusief overwerk, exclusief bijtelling auto van de zaak. Deze RAS-premie moet ook worden afgedragen voor de

werknemers die wel in de branche werkzaam zijn, maar geen pensioenpremie afdragen. De premie wordt via een apart deelfonds in elke loonperiode aangeleverd.

12. Overheveling van loon boven het maximumuurloon Als uw werknemer in een periode weinig of minder verdient dan normaal, dan kunt u het teveel uit een voorgaande periode overhevelen naar deze periode. Zo bouwt uw werknemer over het algemeen toch volledig pensioen op. Dit noemen wij cumulatief rekenen.

13. Bent u directeur/grootaandeelhouder? Dan hoeft u geen pensioenpremies en RAS-premies af te dragen. Dit kan alleen als de Belastingdienst heeft bepaald dat u niet verplicht verzekerd bent voor de sociale werknemersverzekeringen. Hierdoor valt u niet onder de definitie van werknemer, zoals omschreven in de Verplichtstellingsbeschikking van de Stichting Bedrijfstakpensioenfonds voor het Schoonmaak- en Glazenwassersbedrijf. U wordt dan niet beschouwd als deelnemer. Deze beschikking (een schriftelijke verklaring) van de Belastingdienst hebben wij nodig voor de beoordeling. Wilt u de beschikking sturen naar: Incasso Postbus 637 1000 EE Amsterdam

14. Nabetaling na einde dienstverband Het komt wel eens voor dat een ex-werknemer nog achterstallig loon krijgt als hij/zij al uit dienst is. Over dit ‘loon’ moeten natuurlijk ook pensioenpremies worden afgedragen. Hoe draagt u deze premies alsnog af? Is de werknemer al uit dienst gemeld met een OLP? Levert u dan loon- en premiegegevens aan over een loonperiode waarin deze werknemer nog wel in dienst was. Bijvoorbeeld de laatste loonperiode. U levert deze loonperiode dan vervangend aan. Achterstallig loon en premies telt u op bij de gegevens die u eerder aanleverde.

13

15. D  e juiste datum indiensttreding bij overname, fusie, bedrijfswijziging of hernieuwde indiensttreding. Treedt uw werknemer in dienst bij een andere of nieuwe rechtspersoon met een ander aansluitingsnummer, bijvoorbeeld als gevolg van een fusie of bedrijfswijziging? Levert u dan niet de oorspronkelijke maar de nieuwe datum indiensttreding aan. Dit is de datum waarop de werknemer is gaan werken voor het bedrijf of bedrijfsonderdeel met het andere aansluitingsnummer. Ook in het geval de werknemer na een eerder dienstverband bij u terugkeert dient u de nieuwe datum indiensttreding aan te leveren. Het eerdere dienstverband is in onze administratie immers al beëindigd. Meldt u een werknemer uit dienst? Geef dan bij de afmelding altijd de meest recente datum indiensttreding op.

16. Toepassing franchise bij uitbetaling verlofuren na einde dienstbetrekking U mag bij beëindiging van de arbeidsovereenkomst de niet opgenomen verlofuren van uw werknemer uitbetalen. De uitbetaling is loon voor de afdracht van de pensioenen RASpremies. Over uitbetaald loon moet de uurfranchise worden toegepast. Dus ook over de uitbetaalde verlofuren. Hoe meer uitbetaalde uren, hoe hoger het franchisebedrag per periode. Daarbij maakt het niet uit of de uitbetaling van die uren voor of na het einde van het dienstverband heeft plaatsgevonden. Een nabetaling na einde dienstverband moet worden gecorrigeerd op de laatst aangeleverde loonperiode. Bijzondere situaties van uw werknemers en minder loon U levert altijd loon- en premiegegevens aan van de werknemers die bij u in dienst zijn. In sommige bijzondere situaties krijgt uw werknemer geen of minder salaris. Omdat u wel voor deze werknemers loon- en premiegegevens aanlevert (vaak minder loon) voegt u dan een speciale code toe. Wij kennen de volgende codes bij ‘soort regel’ * Levensloop (LLR) * Zieke werknemers (ZKG) * Ouderschapsverlof werknemer (OVW) * Uw werknemer heeft onbetaald verlof (OBV) * Arbeidsongeschiktheid volgens WAO (WAO) * Arbeidsongeschiktheid volgens WGA en IVA (WIA)

a. Uw werknemer heeft een levensloopuitkering (Code LLR) Uw werknemer heeft een levensloopuitkering en de arbeidsverhouding blijft bestaan. Hij blijft bij u in dienst. In deze situatie hoeft u geen premies te betalen. U levert wel een OLP, omdat hij nog bij u in dienst is. Maar u vult dan alles in met ‘0’ (nul). Dit is een nihilloonopgave. U vult in de OLP bij ‘soort regel’ de code LLR in. Het kan zijn dat uw werknemer een levensloopuitkering heeft en daarbij ook werkt. Bij gedeeltelijke opname levensloop en gedeeltelijk werken vult u ook de code LLR in. U betaalt premie over het daadwerkelijk aantal gewerkte uren/dagen. b. Uw werknemer is ziek (Code ZKG) U betaalt maximaal twee jaar het loon van uw arbeidsongeschikte werknemer door. Hoe lang uw werknemer al bij u werkt, is hierbij van belang. a. Uw werknemer is minder dan zes maanden bij u in dienst. U betaalt dan 70% van het dagloon. Het loon mag hierbij niet onder het minimum loon uitkomen. b. Uw werknemer is langer dan zes maanden en korter dan twee jaar bij u in dienst. U betaalt dan 90% van het dagloon. c. Uw werknemer is langer dan twee jaar bij u in dienst. U betaalt dan 100% van het dagloon. Betaalt u uw werknemer door ziekte minder dan 100% van het dagloon? Vult u dan in de OLP bij ‘soort regel’ de code ZKG in. c. Uw werknemer heeft ouderschapsverlof (Code OVW) U vult dan bij ‘soort regel’ de code OVW in. Het gaat hier om gedeeltelijke opname ouderschapsverlof en gedeeltelijk werken. d. Uw werknemer heeft onbetaald verlof (Code OBV) U vult dan bij ‘soort regel’ de code OBV in. Tijdens onbetaald verlof bouwt de werknemer geen pensioen op. Wilt u wel uw werknemer wijzen op de mogelijkheid om dit vrijwillig voort te zetten? Bij gedeeltelijke opname van onbetaald verlof moet voor het gewerkte gedeelte pensioenloon, uren en premies worden aangeleverd. e. Uw werknemer is (gedeeltelijk) arbeidsongeschikt (WIA of WAO) U vult dan bij ‘soort regel’ de code WIA of WAO in. U geeft in de OLP het loon op. U moet namelijk premies betalen over ‘het loon uit werk’.

14

Begrippenlijst Aansluitingsnummer Uniek nummer dat door ons aan de werkgever is toegekend bij de inschrijving. Dit nummer gebruikt u op de OLP. Het is ook handig om dit nummer bij de hand te houden als u contact met ons opneemt. Op onze brieven staat dit nummer onder ‘ons kenmerk’. Afwijkend loontijdvak Een OLP levert u aan over een hoofdloontijdvak. Levert u een correctie of nabetaling aan dan geeft u dit in een ‘afwijkend loontijdvak’ aan. Ook in andere gevallen levert u de loonperiode gesplitst aan. Bijvoorbeeld in- en uitdiensttredingen die binnen de loonperiode vallen, en wanneer iemand 65 wordt. Franchise pensioenpremie Op de pensioenpremie is een franchise van toepassing, afgeleid van de AOW. Over de franchise wordt geen pensioen betaald. De (uur)franchise is afhankelijk van het aantal gewerkte uren (inclusief overuren). FBO-loonsom FBO staat voor federatie branche organisatie. Over dit bedrag wordt de RAS-premie afgedragen. Grondslag voor premieberekening De grondslag voor de berekening van de pensioen- en RAS-premie is het loon voor werknemersverzekeringen (kolom acht van de loonstaat). Voor de berekening van de premies geldt de methode van voortschrijdend cumulatief rekenen. De Wet Uniformering Loonbegrip is per 1 januari 2013 ingevoerd. Hiermee maakt de bijtelling van de auto van de zaak onderdeel uit van het loon voor de werknemersverzekeringen (loon SV). Dit betekent dat de bijtelling van de auto van de zaak in kolom vier van de loonstaat moet worden geboekt. De bijtelling van de auto van de zaak is geen loon voor de afdracht van de pensioen- en RAS-premie. De waarde van de auto van de zaak blijft ook vanaf 1 januari 2013 op grond van het pensioenreglement van het Bedrijfstakpensioenfonds voor het Schoonmaak- en Glazenwassersbedrijf uitgesloten voor premieheffing. Initiële aanlevering Eerste (geaccepteerde) OLP-aanlevering over een loontijdvak. Kwaliteitscontrole De controle op afgedragen loon- en premiegegevens per werknemer per aangeleverde loonperiode. Wij noemen dit ook wel: controle op consistentie (COC). Kwantiteitscontrole Hierbij wordt gecontroleerd of er voor elke werknemer premies en loongegevens zijn aangeleverd. Wij noemen dit ook wel: controle op aanwezigheid (COA).

15

Loontijdvak/loonperiode Periode waarover de werknemer loon ontvangt. Dit is ook de periode waarover loon- en premiegegevens worden afgedragen. (per vier weken of eenmaal per maand). Netwerken Programma waarmee u loon- en premiegegevens kunt doorgeven en corrigeren; kopieën van nota’s en specificaties kunt opvragen en aanpassingen in arbeidsverhoudingen kunt vastleggen. U vindt Netwerken op www.administratienetschoonmaak.nl. Nihilloonopgave Als de werknemer nog wel in dienst is, maar niet werkt en geen loon ontvangt, draagt u ook geen premies af. Omdat de werknemer niet uit dienst is, moet er wel een OLP worden aangeleverd. De premie- en loonwaarden op de OLP vult u met ‘0’. OLP Opgave Loon en Premie, waarmee loon- en premiegegevens elektronisch worden verstrekt. Pensioengevend loon Is het loon waarover pensioenpremies worden betaald. Premienota De rekening/factuur die volgt na het insturen van een OLP. RAS-premie Dit is de premie die voor elke werknemer in de branche wordt afgedragen. Stichting RAS Stichting Raad voor Arbeidsverhoudingen Schoonmaak- Glazenwassersbranche, opgericht door de sociale partners in de sector. De raad zorgt o.a. voor: • Goede arbeidsomstandigheden en arbeidsvoorwaarden • CAO-naleving • Opleidingen. SV-dagen SV-dagen zijn dagen waarover het salaris/loon wordt uitbetaald. SV-loon Het brutoloon sociale verzekeringen is de basis voor de berekening van de premies werknemersverzekeringen. Het brutoloon sociale verzekeringen is het saldo van kolom zes en kolom zeven van de loonstaat en wordt in kolom acht van de loonstaat opgenomen. Uitbetaalde uren Uitbetaalde uren in een jaar zijn de gewerkte uren, inclusief de overuren, meeruren en vakantie-uren die in dat jaar worden uitbetaald. Over deze uren zijn pensioenpremies verschuldigd. Voor zover het uurloon pensioengevend is, wordt over deze uren pensioen opgebouwd. Over elk uitbetaald uur wordt de uurfranchise toegepast.

16

Contactgegevens Meer informatie: Incasso Postbus 637 1000 EE Amsterdam www.administratienetschoonmaak.nl

17