Handleiding PLATO. Houthandel

Handleiding PLATO Houthandel

handleiding PLATO Houthandel 2012handleiding PLATO Houthandel 2012

Pagina

Inhoudsopgave

1 1.1 1.2 1.3 1.4 2 2.1 2.2 2.3 3 3.1 3.2 4 4.1 4.2 4.3 5 5.1 5.2 6 6.1 6.2 7 7.1 7.2 8

Welkom bij PLATO...................................................................... 3 PLATO en Pensioenfonds Houthandel ........................................ 3 Maakt u al gebruik van PLATO?................................................ 4 Maakt u nog geen gebruik van PLATO? ..................................... 4 Heeft u vragen?..................................................................... 4

Welkom bij PLATO

Aanmelden en inloggen.............................................................. 5

Aanmelden en inloggen

Eerste keer aanmelden en inloggen.......................................... 5 Inloggen bij volgend bezoek.................................................... 9 Het invoeren van gegevens ..................................................... 9 Aanmelden nieuwe werknemer ................................................ 10 Wie meldt u aan?................................................................. 10 Hoe meldt u aan?................................................................. 10 Afmelden werknemer............................................................... 14 Wie meldt u af? ................................................................... 14 Wanneer kunt u afmelden? ................................................... 14 Hoe meldt u af? ................................................................... 14 Corrigeren foutief opgegeven loon of parttimepercentage....... 17 Wanneer maakt u gebruik van deze mogelijkheid? ................... 17 Hoe voert u correcties door? ................................................. 17 Melden of aanpassen arbeidsongeschiktheid ........................... 20 Wanneer maakt u gebruik van deze mogelijkheid? ................... 20 Hoe voert u correcties door? ................................................. 20 Doorgeven wijzigingen dienstverband ..................................... 23 Wanneer maakt u gebruik van deze mogelijkheid? ................... 23 Hoe voert u correcties door? ................................................. 23 Jaaropgave .............................................................................. 26

8.1 Waarom? Wanneer? Voor wie?............................................... 26 Jaaropgave via collectieve melding ...................................................... 27 9

Dagelijks gebruik

Opgave géén personeel............................................................ 31

Jaaropgave

10 Begripsomschrijvingen............................................................. 34

handleiding PLATO Houthandel 2012

2

PLATO is een digitaal systeem voor het snel en makkelijk via internet aanleveren van gegevens van uw werknemers bij instanties waar u als werkgever mee te maken heeft. Zoals de Belastingdienst, het UWV, uw pensioenfonds, verzekeraars, sociaal fondsen, VUT-stichtingen en tal van andere partijen.

Welkom bij PLATO

1 Welkom bij PLATO

Tal van werkgevers in Nederland maken gebruik van PLATO. Dankzij de vele toepassingsmogelijkheden van PLATO kan het gebruik van dit systeem een belangrijk efficiencyvoordeel opleveren. PLATO is een product van ABZ. PLATO wordt eveneens onder de naam ABzend op de markt gebracht. Kijk voor meer informatie op www.ABZ.nl.

1.1 PLATO en Pensioenfonds Houthandel Als werkgever in de sector houthandel bent u aangesloten bij de Stichting Bedrijfstakpensioenfonds voor De Houthandel, kortweg Pensioenfonds Houthandel. De pensioenregeling voor uw werknemers wordt uitgevoerd door Syntrus Achmea Pensioenbeheer. Voor de aanlevering van uw werkgever- en werknemersgegevens bij Syntrus Achmea Pensioenbeheer maakt u gebruik van PLATO. Welke gegevens levert u aan met PLATO? Binnen 1 maand na van kracht worden: • aanmelden nieuwe werknemer • afmelden werknemer • wijzigen van dienstverband • werknemer wordt arbeidsongeschikt Jaarlijks (na schriftelijk verzoek): • jaaropgave alle werknemers


3

Als u PLATO al gebruikt voor het aanleveren van de gegevens van uw werknemers bij andere instanties, dan betekent de aanlevering bij uw pensioenfonds alleen maar een extra toepassing. U selecteert Pensioenfonds Houthandel. Andere dan deze afnemers dient u te verwijderen. In deze handleiding leest u vervolgens precies hoe u de verschillende meldingen kunt doen en hoe u daarbij zo efficiënt mogelijk gebruik maakt van PLATO.

1.3 Maakt u nog geen gebruik van PLATO?

Welkom bij PLATO

1.2 Maakt u al gebruik van PLATO?

Dan betekent werken met PLATO voor u een kennismaking met een beproefd en gebruiksvriendelijk systeem, waar u met behulp van deze handleiding snel makkelijk mee leert werken. Wellicht is deze kennismaking voor u dan ook een opstap naar verdere toepassing van PLATO binnen uw administratieve bedrijfsvoering.

Handmatig of geautomatiseerd? Aan u de keus! PLATO maakt het aanleveren van gegevens zo gemakkelijk mogelijk. Afhankelijk van uw eigen organisatie en administratie heeft u de keuze uit handmatige invoer van gegevens of gebruikmaken van invoer vanuit diverse onderliggende administraties of systemen. Daardoor is PLATO gebruiksvriendelijk voor zowel kleine als grote organisaties.

1.4 Heeft u vragen? In deze handleiding vindt u alle informatie over het aanleveren van uw werknemergegevens bij Pensioenfonds Houthandel. Heeft u vragen? Dan kunt u:

Bellen

088 - 088 40 54

Mailen

[email protected]

Schrijven

Syntrus Achmea Pensioenbeheer t.a.v. Afdeling WGS Postbus 40036 7300 AX APELDOORN


4

2 Aanmelden en inloggen

2.1 Eerste keer aanmelden en inloggen Vóór u gebruik kunt maken van PLATO moet u eerst aangemeld zijn, een wachtwoord hebben ontvangen en een keer hebben ingelogd.

•

Ga naar www.pensioenfondshouthandel.nl

• •

Klik op Ik ben werkgever. Klik links op Aanvragen account.

4U komt op het aanmeldscherm van ABZ, de leverancier van PLATO • •

Klik op Aanvragen > Aanmelden. U komt nu op de instructiepagina ‘Aanmelden als inzender’. Klik nu op Start de aanmeldprocedure. Let op! Er is ook een uitgebreide ABZ-instructie en -helpfunctie


Stap 1: Aanmelden / wachtwoord aanvragen

Op deze pagina van ABZ vindt u in de linker menubalk onder de knop ‘dagelijks gebruik’ uitgebreide informatie over het gebruik en de mogelijkheden van PLATO. U vindt daar onder meer: • Meest gestelde vragen • Startinstructie • Excel tools (m.n. voor gebruik geautomatiseerde gegevensverwerking) • Handleidingen (inclusief printversie). Daarin vindt u onder meer de oplossing voor als de afmetingen van de ABzend-schermen niet overeenstemmen met die van uw computerscherm In de bovenbalk van dit scherm vindt u onder de knop alle informatie over de bereikbaarheid van de ‘ABzend helpdesk’.

•

U komt nu op het volgende invulscherm.


5

Vul de gevraagde gegevens in: werkgevernaam e-mailadres (Let op! Dit geldt tevens als contactadres voor PLATO én voor Syntrus Achmea) ° telefoonnummer (Let op! Dit geldt tevens als contactnummer voor PLATO) ° kies de optie die voor u van toepassing is en klik op OK

° °


•

4 U komt nu op het volgende invulscherm:


6

•

Vul alle gegevens in en klik op OK.

4 U ontvangt nu binnen maximaal twee uur een e-mail met uw gebruikersnaam en vervolgens een e-mail met uw wachtwoord; beide op het door u opgegeven e-mailadres.

Stap 2: Eerste keer inloggen, pensioenfonds selecteren als ‘afnemer’ en aanpassen wachtwoord

• • • •

Ga naar www.pensioenfondshouthandel.nl Klik op de rubriek Ik ben werkgever. Klik op Inloggen Plato. Vul op het volgende scherm uw gebruikersnaam en het ontvangen wachtwoord in en klik op OK.

PENSIOENFONDS SELECTEREN ALS ‘AFNEMER’ Vóór u gegevens aan het pensioenfonds kunt aanleveren via PLATO, moet u het pensioenfonds in PLATO instellen als ‘afnemer’. Dit doet u eenmalig bij de eerste keer dat u inlogt. Het systeem slaat deze gegevens vervolgens voor u op.

• • •


INLOGGEN

Klik in de linker menubalk onder Instellingen op Afnemer. Selecteer in het rechtergedeelte van het scherm bij Afnemer: Pensioenuitvoerder Syntrus. In het onderste deel van dit scherm ziet u nu onder Afnemer producten de naam van uw pensioenfonds. Klik op Voeg toe.


7

•

Neemt u deel aan meerdere fondsen (bijvoorbeeld ook een prepensioen- of VUT-fonds), dan herhaalt u deze stap tot al uw fondsen zijn geselecteerd. Vul in het invulveld naast elke fondsnaam uw aansluitnummer in. Let op! Hierbij gaat het alleen om het 8-cijferige werkgeversnummer dat onderdeel is van uw aansluitnummer Pensioenfonds Houthandel. Is bijvoorbeeld uw aansluitnummer bij het pensioenfonds: 854-12345678-01-02? Dan vult u hier alleen het middelste gedeelte in (zie de dikgedrukte cijfers hierboven). Let op! U hoeft alleen ‘deelname aan regelingen’ aan te vinken, wanneer u gegevens wilt aanleveren van vóór het premiejaar 2010 voor opgaven van ANW Hiaat, Excedent pensioen en WIA Excedent.

•


•

Heeft u voor alle fondsen die van toepassing zijn het aansluitnummer ingevuld? Klik dan op bevestigen.

AANPASSEN WACHTWOORD Het wachtwoord dat u heeft ontvangen kunt u naar eigen keuze aanpassen. Elk wachtwoord moet bestaan uit een combinatie van minimaal 6 letters en cijfers. Uw wachtwoord blijft 6 maanden geldig. Minimaal eenmaal per 6 maanden moet u uw wachtwoord vernieuwen. Na 6 maanden wordt uw bestaande wachtwoord automatisch geblokkeerd.

• • •

Klik in de linker menubalk onder Instellingen op Wachtwoord wijzigen Volg de instructies op het invulscherm en klik op OK Uw nieuwe wachtwoord is nu geactiveerd.


8

PLATO is nu gereed voor het aanleveren van gegevens aan Pensioenfonds Houthandel. U kunt nu doorgaan met het invoeren van uw gegevens. Wilt u dit uitstellen, dan kan dat ook. U hoeft daartoe een volgende keer alleen maar in te loggen. Nadat u heeft ingelogd vindt u Pensioenfonds Houthandel en eventuele andere afnemers dan al als ‘afnemer’ op uw scherm vermeld.

Ga 1. 2. 3. 4.

naar: www.pensioenfondshouthandel.nl Klik op de rubriek Ik ben werkgever. Klik nu op Inloggen PLATO. Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in; klik vervolgens op OK. U komt nu op het invoerscherm.

2.3 Het invoeren van gegevens Wanneer u een melding gaat doen aan het pensioenfonds, moet u een aantal gegevens in PLATO invoeren. In de volgende hoofdstukken worden de meldingen stap voor stap uitgelegd. U komt binnen PLATO drie verschillende soorten of kleuren invulvelden tegen:

• •

•


2.2 Inloggen bij volgend bezoek

Blauwe invulvelden: deze velden zijn minimaal nodig om uw melding te kunnen doen en moeten in altijd worden ingevuld. Witte invulvelden: deze velden zijn niet verplicht, maar kunnen wel relevant zijn. Dat hangt af van de situatie. Loop daarom altijd ook de witte velden na en bekijk of u hier aanvullende gegevens kunt of moet invullen. Grijze invulvelden: deze velden zijn niet relevant en hoeft u niet in te vullen.


9

3 Aanmelden nieuwe werknemer

3.1 Wie meldt u aan? Wie meldt u aan? Iedere werknemer van 15 jaar of ouder.

3.2

Toelichting De werknemer neemt deel vanaf de eerste dag van de maand waarin hij 21 jaar wordt.

Hoe meldt u aan?

•

Log in (zie 2.2). U komt nu op het invoerscherm.

•

Klik in de linkerkolom onder ‘Melding en invoer’ op Werknemermelding.

•

Selecteer in het scherm rechts achter Samen te stellen melding: 201 Aanmelden werknemer voor het aanmelden van een werknemer. Vul het burgerservicenummer/sofinummer van uw werknemer in en klik op OK. U komt nu op het tabblad Werknemer.

Aanmelden werknemer

Stap 1

Wanneer? Binnen 1 maand na indiensttreding of als de werknemer 15 jaar wordt.

• •


10

Let op! Voordat u voor de eerste keer een werknemer aanmeldt, moeten de contactgegevens van de werkgever zijn ingevuld. Dit doet u onder het tabblad Werkgever.

Stap 2

•

Vul nu op dit tabblad de verplichte velden in.

•

Klik nu in de navigatiebalk op Arbeidsverhouding. Vul, indien van toepassing, het percentage van arbeidsongeschiktheid in (WAO/WIA). Vul vervolgens de datum in waarop uw werknemer in dienst is gekomen. Als het dienstverband is ingegaan op bijvoorbeeld 28 maart 2011, dan vult u 28-3-2011 in.

• •

Stap 3

•

•

Aanmelden werknemer

Let op! Voor het aanmelden van uw werknemer wordt u langs een aantal tabbladen geleid. Op elk tabblad wordt u gevraagd bepaalde gegevens in te vullen. Voor een goed verloop van de invoerprocedure is het van belang dat u zich bij de volgorde nauwkeurig houdt aan de hieronder beschreven stappen!

Klik in de navigatiebalk op het tabblad Loon. Vul hier alle verplichte velden in.


11

Toelichting: ° Parttime percentage: voor fulltimers vult u percentage 100 in. ° Pensioengevend salaris: kijk voor de definitie van pensioengevend salaris op pagina 34. Stap 4

• • •

Klik in de navigatiebalk op het tabblad Verzekeringsverhouding. U komt nu op het subtabblad Pensioen. Vul het vestigingsnummer en het contractnummer in. Let op! Het vestigingsnummer en het contractnummer zijn respectievelijk het eerste en tweede getal na uw aansluitnummer. Is bijvoorbeeld uw aansluitnummer bij het pensioenfonds: 860-1234567801-02, dan is 01 uw vestigingsnummer en 02 uw contractnummer. Het is ook mogelijk dat u meerdere contracten heeft.

• •

Klik nu op het subtabblad Verzekeringsperiode. Vul bij Datum ingang regeling de indiensttredingsdatum in. Is de werknemer nog geen 21 jaar geef dan de eerste dag van de maand dat de deelnemer 21 wordt op.

Stap 6

• •

Klik nu op OK. Er verschijnt een scherm waarop staat dat u uw melding kunt afdrukken en/of verzenden.

Aanmelden werknemer

Stap 5

Let op! Gaat het om de aanmelding van meerdere werknemers? Dan kunt u er ook voor kiezen om pas te printen als u alle gegevens gaat versturen. •

U kunt de melding nu desgewenst printen door op hier te klikken, voordat u de melding verzendt.

•

Klik na het printen op Ok.


12

Wilt u een volgende werknemer aanmelden? Klik dan op Werknemermelding in de linkerbalk en volg de procedure opnieuw vanaf stap 1.

•

Als u de melding wilt verzenden, klik dan in de linkerbalk, onder Meldingoverzicht, op Meldingen.

•

Klik op de werknemer(s) waarvan u de gegevens wilt verzenden en klik dan op Afdrukken of Verzenden, onderaan het scherm in het midden.

Aanmelden werknemer

•


13

4 Afmelden werknemer

4.1 Wie meldt u af? Wie meldt u af? iedere werknemer van 15 jaar of ouder, met wie het dienstverband wordt beëindigd 4.2 • •

Wanneer? binnen 1 maand na uitdiensttreding

Toelichting Dit geldt ook voor eventuele deelnemende bestuurders.

Wanneer kunt u afmelden? Een nieuwe werknemer afmelden is alleen mogelijk als de werknemer eerst is aangemeld (zie hoofdstuk 3). Tussen de mutatie ‘aanmelden’ en ‘afmelden’ moet echter een tijdsbestek van 24 uur zitten. Afmelden van een bestaande werknemer die ook het voorgaande jaar in dienst was, is alleen mogelijk als voor deze werknemer in het jaar van afmelding een Jaaropgave vooraf is aangeleverd (zie hoofdstuk 8).

Stap 1

•

Klik in de linkerkolom onder Meldingen invoer op Werknemermelding.


Afmelden werknemer

4.3 Hoe meldt u af? Log in (zie 2.2). U komt nu op het invoerscherm.

14

• •

Selecteer in het scherm rechts achter Samen te stellen melding: 202 Afmelden werknemer. Vul het burgerservicenummer/sofinummer van uw werknemer in of selecteer de werknemer uit de lijst, en klik op OK.

Stap 2

•

Klik in de navigatiebalk op Arbeidsverhouding. Selecteer bij Reden einde dienstverband de reden die van toepassing is.

Stap 3

• •

Klik nu in de navigatiebalk op Verzekeringsverhouding. U komt nu op het subtabblad Pensioen. Hier zijn de benodigde gegevens al ingevuld. Klik nu op het subtabblad Verzekeringsperiode. Vul op dit tabblad de datum in waarop het dienstverband is beëindigd. Als het dienstverband is beëindigd op bijvoorbeeld 28 maart 2011, dan vult u 28-03-2011 in.

Afmelden werknemer

•

Stap 4

• •



15

Let op! Gaat het om de afmelding van meerdere werknemers? Dan kunt u er ook voor kiezen om pas te printen als u alle gegevens gaat versturen. U kunt de melding nu desgewenst printen door op hier te klikken, voordat u de melding verzendt.

•


•

Wilt u een volgende werknemer afmelden? Klik dan op Werknemermelding in de linkerbalk en volg de procedure opnieuw vanaf stap 1.

•


•


Afmelden werknemer

•


16

5 Corrigeren foutief opgegeven loon of parttimepercentage

5.1 Wanneer maakt u gebruik van deze mogelijkheid? 1. Wanneer het loon van een werknemer bij aanmelding of bij de jaaropgave foutief is ingevuld.

2. Wanneer het parttimepercentage van een werknemer bij aanmelding of bij de jaaropgave foutief is ingevuld.

Let op! Wijzigt het parttimepercentage doordat een werknemer meer of minder gaat werken? Kijk dan in hoofdstuk 7 voor de meldingsprocedure. Bij deeltijd WW loopt de pensioenopbouw door op basis van het oorspronkelijke arbeidscontract. De premies dienen dan ook op basis van het oorspronkelijke arbeidscontract betaald te worden. U hoeft dus geen wijzigingen door te geven als gevolg van deeltijd WW.

5.2

Stap 1

Hoe voert u correcties door?

•


•

Klik in de linkerkolom onder Meldingen invoer op Werknemermelding.


Corrigeren loon of parttimepercentage

Let op! Loonsverhogingen die in de loop van het jaar worden toegekend geeft u niet op deze manier door. Dat gebeurt door middel van de jaaropgave (zie hoofdstuk 8).

17

Stap 2

• •

Klik nu in de navigatiebalk op Arbeidsverhouding. Selecteer achter reden wijzigen de reden van de wijziging, bijvoorbeeld pt%/salaris.

Stap 3

•

Klik nu in de navigatiebalk op het tabblad Loon.


Corrigeren loon of parttimepercentage

Selecteer in het scherm rechts achter Samen te stellen melding: 203 Muteren dienstverband. Vul het sofinummer van uw werknemer in of selecteer de werknemer uit de lijst, en klik op OK.

18

•

Vul op de verplichte velden de actuele gegevens in die van toepassing zijn: ° Parttime percentage: vul voor fulltimers percentage 100 in. ° Pensioengevend salaris: kijk voor de definitie van pensioengevend salaris op pagina 34.

Klik op het subtabblad Verzekeringsperiode en vul de ingangsdatum van de wijziging in.

• •


Let op! Wilt u de gegevens van meerdere werknemers wijzigen? Dan kunt u er ook voor kiezen om pas te printen als u alle gegevens gaat versturen. •


•


•

Wilt u de gegevens een volgende werknemer invoeren? Klik dan op Werknemermelding in de linkerbalk en volg de procedure opnieuw vanaf stap 1.

•


•



Corrigeren Corrigerenloon loonofof parttimepercentage parttimepercentage

Stap 4

19

6 Melden of aanpassen arbeidsongeschiktheid

6.1 Wanneer maakt u gebruik van deze mogelijkheid? Bij aanmelden van arbeidsongeschiktheid van een werknemer of wanneer het percentage van diens arbeidsongeschiktheid verandert. Let op! Een verzoek om premievrije deelneming (PVD) moet door de deelnemer zelf, of namens hem door de werkgever, binnen één jaar na aanvang van de arbeidsongeschiktheid bij het fonds worden ingediend.

Stap 1


•


•

Klik in de linkerkolom onder Meldingen invoer op Werknemersmelding.


Melden of aanpassen arbeidsongeschiktheid

6.2

20

Selecteer in het scherm rechts achter Samen te stellen melding: 203 Muteren dienstverband. Vul het sofinummer van uw werknemer in of selecteer de werknemer uit de lijst, en klik op OK. •

Klik nu in de navigatiebalk op Arbeidsverhouding.

• •

Geef bij reden wijzigen aan: wijzigen ao-percentage Vul achter percentage WAO/WIA het percentage in

•

Klik nu in de navigatiebalk op het tabblad Loon

•


•

Klik nu in de navigatiebalk op Verzekeringsverhouding.

•

U komt nu op het tabblad Pensioen.

•

Vul de datum in van aanvang van de arbeidsongeschiktheid volgens UWV (afhankelijk van de reden van de wijziging).

• •

Klik op het subtabblad Verzekeringsperiode. Vul de datum in per wanneer de mutatie die u doorgeeft, ingaat.

• •

Klik nu op OK Er verschijnt een scherm waarop staat dat u uw melding kunt afdrukken en/of verzenden.

Stap 3

Stap 4

Stap 5


Melden Meldenofofaanpassen aanpassen arbeidsongeschiktheid arbeidsongeschiktheid

Stap 2

21


•


•


•

Klik op de werknemer waarvan u de gegevens wilt verzenden en klik dan op Afdrukken of Verzenden, onderaan het scherm in het midden.

Melden of aanpassen arbeidsongeschiktheid

•


22

7 Doorgeven wijzigingen dienstverband

7.1 Wanneer maakt u gebruik van deze mogelijkheid? 1. Bij een wijziging van het parttime percentage. Let op! Wanneer het parttime percentage moet worden aangepast omdat het bij aanmelding van de werknemer of bij de jaaropgave foutief is ingevuld, volg dan de procedure zoals in hoofdstuk 5 beschreven.

7.2

Stap 1


•


•

Klik in de linkerkolom onder Meldingen invoer op Werknemersmelding


Doorgeven wijzigingen dienstverband

Bij deeltijd WW loopt de pensioenopbouw door op basis van het oorspronkelijke arbeidscontract. De premies dienen dan ook op basis van het oorspronkelijke arbeidscontract betaald te worden. U hoeft dus geen wijzigingen door te geven als gevolg van deeltijd WW.

23

Stap 2

• •

Klik nu in de navigatiebalk op Arbeidsverhouding Selecteer achter reden wijzigen de reden van de wijziging, bijvoorbeeld wijzigen parttimepercentage

Stap 3

•

Klik nu in de navigatiebalk op het tabblad Loon

•


• • •

Klik nu in de navigatiebalk op Verzekeringsverhouding. Klik op het subtabblad Verzekeringsperiode Vul de datum in per wanneer de wijziging die u doorgeeft, ingaat.

• •

Klik nu op OK Er verschijnt een scherm waarop staat dat u uw melding kunt afdrukken en/of verzenden

Stap 4

Stap 5


Doorgeven Doorgevenwijzigingen wijzigingen dienstverband dienstverband

Selecteer in het scherm rechts achter Samen te stellen melding: 203 Muteren dienstverband. Vul het sofinummer van uw werknemer in of selecteer de werknemer uit de lijst, en klik op OK.

24

Stap 6

•


•


•

Wilt u de gegevens van een volgende werknemer invoeren? Klik dan op Werknemermelding in de linkerbalk en volg de procedure opnieuw vanaf stap 1.

•


•



Doorgeven wijzigingen dienstverband

Let op! Wilt u wijzigingen van meerdere werknemers doorgeven? Dan kunt u er ook voor kiezen om pas te printen als u alle gegevens gaat versturen.

25

8 Jaaropgave

8.1 Waarom? Wanneer? Voor wie? Waarom een jaaropgave vooraf? Wanneer jaaropgave vooraf? Voor welke werknemers?

De jaaropgave vormt de basis voor de pensioenberekening voor het betreffende kalenderjaar. Uitgangspunt daarbij is de loonsituatie per 1 januari van dat jaar. De jaaropgave doet u aan het begin van het kalenderjaar. U ontvangt hierover vóóraf een verzoek van uw pensioenfonds. Alle werknemers van 15 jaar of ouder die op 31 december van het vorige jaar én op 1 januari van het betreffende kalenderjaar bij u in dienst waren. Dat geldt ook voor werknemers die: • een gedeeltelijke WIA-uitkering ontvangen en nog deels voor u werken • ziek zijn • met onbetaald verlof, zwangerschapsverlof of ouderschapsverlof zijn

Let op! Voor werknemers die op of na 1 januari van het lopende jaar bij u in dienst zijn gekomen, geeft u geen jaaropgave door. Deze werknemers meldt u aan als nieuwe werknemer (zie hoofdstuk 3).

Hoe levert u aan?

Voor de aanlevering van de jaaropgave maakt u gebruik van een Collectieve melding of Werknemersmelding. Zie hoofdstuk 8.2. NB: een collectieve melding is efficiënt vanaf zo’n tien werknemers. Bij lagere aantallen of individuele meldingen is het handig om gebruik te maken van de functie Werknemermelding. Dit is een van de knoppen in de linkerbalk van uw scherm. U kunt op deze manier de jaaropgave per werknemer doorgeven. De procedure van verzenden is in dit geval anders. Ga voor een beschrijving van de procedure naar hoofdstuk 8.2.


26

Jaaropgave via collectieve melding Log in (zie 2.2). U komt nu op het invoerscherm.

•

Klik in de linkerkolom onder Meldingen invoer op Collectieve melding

•

Selecteer in het scherm rechts achter Samen te stellen melding: 212 Jaaropgave vooraf en klik op OK.

°

Op uw scherm verschijnt nu een overzicht van al uw werknemers die zijn aangemaakt in PLATO.

Jaaropgave

Stap 1

•


27

Toelichting knoppen Samenstellen Toevoegen

Deze knop gebruikt u om een medewerker te selecteren voor het doen van de jaaropgave Met deze knop kunt u een medewerker toevoegen aan de lijst. Let op! Komt uw werknemer niet voor in het bestand ‘initiële vulling’? Dan betekent dit dat deze werknemer bij het pensioenfonds nog niet stond aangemeld op de datum dat u dit bestand ontving. U moet deze werknemer waarschijnlijk dus nog aanmelden. Neem in geval van twijfel contact op!

Afdruk collectief Verwijderen

Hiermee drukt u het bestand af zoals u dat op uw scherm ziet. ('Print screen'-opdracht.) Hiermee verwijdert u een medewerker uit de lijst.

Onderbreken

Verzenden

Afdruk melding

Afbreken Afdrukken controleoverzicht

U kunt het invullen van de jaaropgave onderbreken. Ingevulde gegevens blijven bewaard. Als u het invullen wilt hervatten, voer dan stap 2 opnieuw uit. U komt vanzelf weer in het gedeeltelijk ingevulde overzicht. Als de jaaropgave voor alle medewerkers is ingevuld, kunt u de gegevens met deze knop verzenden. Hiermee print u alle gegevens van een geselecteerde medewerker uit. Deze rapportage is uitgebreider dan bij ‘Afdrukken controleoverzicht’. U kunt deze rapportage alleen per medewerker uitprinten. Let op! Met deze knop verwijdert u alle ingevulde gegevens! Hiermee print u een samenvatting van alle meldingen die u heeft ingevuld. U krijgt een overzicht met daarin per werknemer de belangrijkste gegevens.


Jaaropgave

Let op! Is uw werknemer niet meer in dienst, maar komt hij wel nog voor in het bestand ‘initiële vulling’? Dan betekent dit dat deze werknemer bij het pensioenfonds nog niet stond afgemeld op de datum dat u dit bestand ontving. U moet deze werknemer waarschijnlijk dus nog afmelden. Neem in geval van twijfel contact op!

28

Stap 2

• •

Selecteer de werknemer voor wie u de jaaropgave wilt invullen. Klik nu de werknemer aan. Let op! U vult alleen een jaaropgave vooraf in voor werknemers die op 31-12-2011 én 01-01-2012 in dienst waren. Werknemers die óp 01-01-2012 of daarna in dienst zijn gekomen, meldt u aan via ‘Aanmelden werknemer’ (zie hoofdstuk 3).

Stap 4

Stap 5

• •

Klik in de navigatiebalk op Samenstellen. U komt nu op het invulscherm Jaaropgave. Rechts bovenaan staan het sofinummer en de naam van de werknemer.

• Klik in de navigatiebalk op het tabblad Werknemer. • Vul vervolgens de overige verplichte velden in. • Vul de optionele velden in als deze van toepassing zijn. Voor uitleg van de begrippen, zie hoofdstuk 10. •

Heeft u alle gegevens ingevuld? Klik dan op OK.

• •

Klik nu op OK Er verschijnt een scherm waarop staat dat u uw melding kunt afdrukken en/of verzenden.

Let op! U kunt de gegevens pas verzenden nadat u van al uw werknemers de jaaropgave hebt samengesteld. Alle ingevoerde werknemers hebben in het overzicht dan de status te verzenden. • •

U kunt de gegevens van deze ene werknemer desgewenst nu printen. Wilt u eerst de jaaropgaven van uw andere werknemers opstellen? Klik dan op OK. U komt nu weer in de lijst met werknemers. Volg nu de procedure weer vanaf stap 3.


Jaaropgave

Stap 3

29

•

Hebt u de lijst voor al uw werknemers ingevuld? Klik dan bij de laatste werknemer in het meldingvenster op hier om de gegevens van alle werknemers te printen. Let op! Het is belangrijk dat u de gegevens print vóórdat u ze verzendt. Bij verzending verdwijnen de gegevens en kunnen door u niet meer worden teruggehaald. NB. Om alle gegevens te printen, gaat u naar Meldingoverzicht > Meldingen. Iedere werknemermelding met de status ‘te verzenden’ kunt u printen door op Afdruk Melding te klikken.

•

Klik nu op de knop verzenden onder de lijst. PLATO verzendt alle gegevens nu in één keer naar Syntrus Achmea.

Vraag een initiële vulling aan Voordat u de jaaropgave doet, kunt u een ‘initiële vulling’ aanvragen bij Syntrus Achmea Pensioenbeheer. Dit is een overzicht van de gegevens van al uw werknemers die bij het pensioenfonds als ‘actieve deelnemer’ staan geregistreerd. Het gebruik van deze initiële vulling als basis voor de aanlevering van uw jaaropgave heeft als voordelen: - controle op de overeenstemming van de gegevens in uw administratie en die van het pensioenfonds - verkleining van de foutkans bij aanlevering van de gegevens. De initiële vulling is alleen van toepassing bij 3 werknemers of meer. Hoe vraagt u een initiële vulling aan? • Klik in de linkerbalk onder Meldingen invoer op Werkgevermelding • Klik op het tabblad Werkgever • Vul alle benodigde gegevens in, inclusief drie sofinummers van werknemers. Deze sofinummers worden vergeleken met uw aansluitnummer, om zo de kans op fout ingevoerde gegevens te verkleinen.

Jaaropgave

U ontvangt per e-mail een beveiligd bestand. Binnen enkele werkdagen ontvangt u per brief een wachtwoord, zodat u het bestand kunt openen.


30

9

Opgave géén personeel

Als u op het moment van uitvraag geen premieplichtig personeel in dienst heeft moet u dit kenbaar maken aan het pensioenfonds. U volgt de handleiding tot paragraaf 2.3 waarin onder andere het selecteren van een afnemer wordt beschreven. Vervolgens: • • •

Stap 2

• • •

Klik in de linkerkolom onder Meldingen invoer op Werkgevermelding. Bij samen te stellen melding kiest u voor melding: 227 Geen premieplichtig personeel meer. Klik op OK

Klik in de navigatiebalk op het tabblad Opgaaf. Vul de verplichte velden in. Vink de checkbox “Verklaring geen deelnameplichtig personeel” aan. .


Geen Personeel

Stap 1

31

• • •

Klik in de navigatiebalk op het tabblad Overige gegevens regeling. Vul de verplichte velden in. Klik op OK

• •

Klik op OK Er verschijnt een scherm waarop staat dat u uw melding kunt afdrukken en/of verzenden

Geen Personeel

Stap 3


32

• •

Geen Personeel

Stap 4

Als u de melding wilt verzenden, klik dan in de linkerbalk, onder Meldingoverzicht, op Meldingen. Klik op de melding waarvan u de gegevens wilt verzenden en klik dan op Verzenden, onderaan het scherm in het midden.


33

10

Begripsomschrijvingen

Wat u moet weten: •

De gegevens die u aanlevert worden gebruikt om voor het lopende jaar het pensioen en de premie van uw werknemer te berekenen.

•

Het loonbegrip van het Sociaal Fonds (754) is gelijk aan het Bedrijfstakpensioenfonds.

•

Voor de berekening wordt altijd uitgegaan van de gegevens op basis van een fulltime dienstverband. Met behulp van de parttime factor wordt dit bij parttimers teruggerekend naar het parttime dienstverband.

Onderstaand vindt u een toelichting op de voor de jaaropgave in te vullen velden. De volgorde in deze toelichting sluit aan op de volgorde waarin u de schermen in PLATO tegenkomt!

Alle bedragen af te ronden op hele euro’s. Begrip Toelichting pensioen Dit is 12 maal het vaste maandsalaris of 13 maal het vaste vierwekensalaris per 1 januari of de datum van gevend indiensttreding, met daarbij opgeteld: loon - 8% vakantiegeld - De vaste eindejaarsuitkering invullen - De vaste gratificaties voor alle - De ploegentoeslag werknemers - Onderdelen van het inkomen die volgens de normale werktijd tot het vaste salaris behoren Let op! Niet tot het pensioengevens loon behoren: 1. aanvullingen door de werkgever op WAO, WIA en Toeslagenwet 2. winst uit 0ndernemingen


Toelichting op de voor de jaaropgave in te vullen velden

Let op! Voor parttimers moet u het op te geven pensioengevend salaris eerst omrekenen naar fulltime! Let op! In sommige gevallen is aan de werknemer tijdelijk geen loon verschuldigd, als gevolg van ziekte, zwangerschap of bevalling. In dat geval moet u als pensioengevend loon opgeven het loon dat zonder verzuim zou hebben gegolden. Deze bepaling geldt voor maximaal één jaar.


34

Begrip

parttime percentage

Het parttimepercentage is het aantal uren werktijd als percentage van het normale aantal van 40 uur per week. Voor oproepkrachten maakt u een schatting van het gemiddelde parttimepercentage. Aan het einde van het jaar kunt u het werkelijke parttimepercentage doorgeven met de melding ‘muteren dienstverband’. Zie hoofdstuk 7 van deze handleiding.


invullen voor alle werknemers

Toelichting Fulltime = 100%


35

Handleiding PLATO. Houthandel

Recommend Documents