Handleiding Planning & Control Rijks 2015 Voor justitiële rijks FPC's. Datum 22 augustus 2014 Status Definitief

Handleiding Planning & Control Rijks 2015 Voor justitiële rijks FPC's

Datum Status

22 augustus 2014 Definitief

DEFINITIEF | Handleiding Planning & Control Rijks 2015 | 22 augustus 2014

Colofon

Afzendgegevens

Directie Forensische Zorg Zorginkoop

Ons kenmerk

Turfmarkt 147 2511 EM Den Haag Postbus 30132 2500 GC Den Haag www.forensischezorg.nl T 088 07 25000 553180

Auteur

DForZo

Pagina 3 van 44


Inhoud

Colofon 3 1 1.1 1.2 1.3 1.4

Inleiding 7 Leeswijzer 7 Van inkoopplan naar handleiding Planning & Control 7 Besturingsmodel en Planning & Controlcyclus DJI 8 Onderdelen van de P&C-cyclus 8

2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 2.12 2.13

Offerte Tbs-dwang 10 Indiening middels FORZA 10 Onderdelen offerte 10 Totaal productievoorstel 10 Offerte DBBC 11 Offerte ZZP 12 Prestatie-indicatoren DJI 12 Speerpunten FPC 2015 12 Veiligheid 13 Begroting 13 Renovatie- en bouwplannen 13 A3 jaarplan 13 Toelichting managementafsprakenbrief 14 Voorwaarden indienen offerte 14

3

Onderaanneming 15

4 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.2 4.2.1 4.2.2

4.2.4 4.2.5 4.3 4.3.1 4.3.2

Financiering, registratie en verantwoording 16 Financiering 16 DBBC 16 Budgetberekening naast DBBC 19 ZZP 20 Registratie 21 Prestatie-indicatoren 21 Gevolgen bij niet, niet tijdig en onjuist aanleveren prestatie-indicatoren Forensische Psychiatrie 24 Gevolgen bij het niet voldoen aan de gestelde normen op de prestatie-indicatoren Forensische Psychiatrie 24 Afrekening over alle prestatie-afspraken 25 Registratiesystemen 25 Verantwoording 27 Jaarverslag 27 Jaarrekening 27

5 5.1 5.2 5.3 5.4

Managementparagraaf 29 Inleiding 29 Doelstelling in control verklaring 29 Werking en opbouw managementparagraaf 29 Relatie managementparagraaf met de reguliere P&C-cyclus 30

4.2.3

Bijlagen 32

Pagina 5 van 44


1

Inleiding

1.1

Leeswijzer Voor u ligt de Handleiding Planning & Control 2015 voor Rijks FPC’s (hierna Handleiding P&C Rijks 2015). Onlangs is het Inkoopplan Forensische Zorg 2015 (hierna Inkoopplan 2015) gepubliceerd op de website www.forensischezorg.nl. U wordt geadviseerd om het Inkoopplan 2015 te lezen alvorens u de Handleiding P&C Rijks 2015 gaat lezen en een offerte gaat indienen. De onderliggende analyses en keuzes uit het Inkoopplan 2015 zijn van belang om inzicht te krijgen in het doel en de achtergrond van de uitgangspunten van de offerte. Voor wie is de Handleiding P&C Rijks 2015 bedoeld? Het document is bestemd voor justitiële rijks Forensisch Psychiatrische Centra (FPC’s). Voor particuliere FPC’s is een aparte handleiding opgesteld, de Handleiding Planning & Control 2015 voor particuliere FPC’s (hierna Handleiding P&C Particulier 2015). Waarom een aparte handleiding? Het ministerie van Veiligheid & Justitie (V&J) heeft, met betrekking tot de Tbscapaciteit, een inbestedingsrelatie met justitiële rijks FPC’s. Aangezien binnen het inbestedingskader andere eisen worden gesteld aan de contractering, financiering en verantwoording, wordt een aparte handleiding gepubliceerd. Alhoewel er formeel geen sprake is van inkoop bij de justitiële rijks FPC’s, wordt in dit documenten gemakshalve wel gesproken over ‘inkopen’, daar waar ‘het afspreken van capaciteit in het kader van de inbestedingrelatie’ wordt bedoeld. Welke informatie vindt u waar? In hoofdstuk 2 vindt u informatie over de uitgangspunten voor de offerte Tbsdwang. In hoofdstuk 3 vindt u informatie over onderaanneming. In hoofdstuk 4 vindt u informatie over de financiering, registratie en verantwoording van de Tbsdwang voor justitiële rijks FPC’s. In hoofdstuk 5 vindt u informatie over de managementparagraaf.

1.2

Van inkoopplan naar handleiding Planning & Control In het Inkoopplan 2015 is een verkenning gedaan naar de mogelijkheden en beperkingen binnen de kaders voor de forensische zorg om de speerpunten uit het Meerjarenbeleid Inkoop Forensische Zorg 2014 – 2017 na te streven, ten einde de doelstellingen van het stelsel van forensische zorg te realiseren. Op basis van de ontwikkelingen, analyses en onderzoeken met betrekking tot de bekostigingssystematiek en de kwaliteitsontwikkelingen in de forensische zorg zijn conclusies getrokken en zijn in het Inkoopplan 2015 de speerpunten voor het inkoopbeleid voor de forensische zorg 2015 geformuleerd. De volgende speerpunten zijn geformuleerd: 1. Meer ambulante en laag-beveiligde klinische zorg en minder hoog-beveiligde klinische zorg en een betere doorstroming

In de inkoop 2015 wil DForZo een goedkopere productmix realiseren. Hiertoe neemt DForZo de volgende maatregelen: − Sturen op de mix van ZZP GGZ-C en ZZP VG; − Sturen op verblijfsintensiteiten mix in de klinische OFZ-zorg; Pagina 7 van 44


− −

Aangaan van duurzame samenwerkingsrelaties met zorgaanbieders om ambulantisering van zorg te realiseren; Bijstellen productmix begeleidingsparameters.

Beleidsrijke invulling efficiencykorting Doordat DForZo in 2015 zal sturen op een goedkopere zorgmix, ontstaan besparingen. Deze besparingen gebruikt DForZo om de efficiencykorting, volgens afspraak in de Meerjarenovereenkomst Forensische Zorg 2013 - 2017 (hierna convenant), deels beleidsrijk in te kunnen vullen om zodoende de korting op het budget in 2015 niet verder op te laten lopen. 2. Inkopen en differentiëren op kwaliteit In de inkoop 2015 wil DForZo sturen op kwaliteit. Hiertoe zet DForZo de volgende middelen in: − Prestatie-indicatoren Doelmatigheid (TBS); − Prestatie-indicatoren Forensische Psychiatrie (OFZ en TBS). 3. Bijdragen aan de verbetering van de continuïteit van zorg In de inkoop 2015 wil DForZo bijdragen aan de verbetering van de continuïteit van zorg. Hiertoe zet DForZo de volgende middelen in: − Inkoop capaciteit ten behoeve van het ‘waterbedeffect’; − Uitvoering geven aan de NZa beleidsregel inzake schuifcapaciteit. In deze Handleiding P&C Rijks 2015 zijn de speerpunten vertaald naar uitgangspunten voor de offerte. 1.3

Besturingsmodel en Planning & Controlcyclus DJI In het kader van de P&C–cyclus wordt bij DJI een aantal (kern-)begrippen gehanteerd. Naast ‘Planning en Control’ zijn dat: • outputsturing; • competentiemanagement; • INK-managementmodel; • A3-methodiek. Om de ‘sturing en verantwoording’ binnen DJI te operationaliseren is eerder outputsturing ingevoerd, wordt competentiemanagement ingezet en wordt ook het INK-managementmodel toegepast. Het in samenhang hanteren van deze drie besturingsprincipes is de A3-methodiek. Dit instrumentarium heeft als doel de organisatie te ondersteunen in het behalen van de geformuleerde doelstellingen. En hoewel de doelstellingen gelijk blijven, kunnen verschillen in sturingsrelatie binnen DJI (rijks, particulier of inkoop) wel reden zijn voor een verschil in het (verplicht) te hanteren instrumentarium. Voor uitgebreide documentatie over het gehanteerde P&C-instrumentarium, wordt u verwezen naar de volgende documentatie: − De brochure ‘Besturingsmodel DJI en de P&C-cyclus’; − A3-gidsen, o.a. ‘Gids voor toepassing van de A3-methodiek’, ‘Gids voor toepassing van het A3-managementgesprek’, ‘Gids voor A3-digitaal’. Deze gidsen zijn beschikbaar via intranet; − Het boek ‘Coachen op gedrag en resultaat’. Hiervoor kunt u terecht bij de afdeling Managementontwikkeling van CP&O.

1.4

Onderdelen van de P&C-cyclus Om te komen tot sturing en verantwoording wordt tussen managementlagen een P&C-cyclus uitgevoerd. Elke P&C-cyclus is in technisch opzicht vooral ‘logistiek, Pagina 8 van 44


gebaseerd op de PDCA-principes uit de Deming-circle: plan (planvorming), do (realisatie), check (control en controle) en act (analyse op gegevens uit ‘check’ als input voor een nieuw plan). Binnen de P&C-cyclus van DJI, worden de volgende onderdelen onderscheiden: • jaarplan (met als onderdeel het managementcontract); • controlrapportages (twee- en/of viermaandsrapportages); • jaarverslag; • managementparagraaf. Pas door de keuze van besturingsprincipes en -instrumentarium (zoals hiervoor beschreven) krijgt de P&C-cyclus kleur. De P&C-cyclus kan ook worden getypeerd als het (vooraf) bepalen en bij contract afspreken van prestaties op (jaar-) activiteiten en het systematisch volgen, bewaken, monitoren en beheersen van de uitvoering met behulp van vooraf vastgestelde methoden. Goed beschouwd maakt de managementparagraaf geen deel uit van de P&C-cyclus, maar komt hij voort uit de departementale begrotings- en verantwoordingscyclus. Gezien de samenhang met de P&C-cyclus, is er binnen DJI voor gekozen om de managementparagraaf wel in de handleidingen P&C op te nemen en wordt in deze handleiding het proces van de managementparagraaf en de relatie met de P&Ccyclus uiteengezet. Naast de hierboven genoemde onderdelen van de P&C-cyclus worden tegelijkertijd met het jaarplan andere informatiedocumenten (zoals huisvestingsvoorzieningen) gevraagd. Deze zijn geen onderdeel van de P&C-cyclus, maar om praktische redenen loopt de informatievoorziening hieromtrent wel gelijk met de P&C-cyclus. Het tijdpad voor de P&C-cyclus is beschreven in bijlage 9.

Pagina 9 van 44


2

Offerte Tbs-dwang

2.1

Indiening middels FORZA De offerte voor de Tbs-dwang 2015 dient, net als de Overige Forenische Zorg, middels de webapplicatie FORZA aangeleverd te worden. In tegenstelling tot voorgaande jaren, hoeft u geen papieren versie van de offerte aan te leveren. Voorheen werden alle vereiste onderdelen samengebracht tot één document, het zogenoemde ‘jaarplan’. De verschillende onderdelen dienen nu als aparte bijlagen te worden geupload in FORZA. Daar DForZo - vooruitlopend op de volledige inkoop van Tbs-capaciteit met invoering van de Wfz - de inkoopsystematiek van Tbs-dwang wil integreren in de inkoopsystematiek van de OFZ en Tbs-dwang voor niet-justitiële FPC’s, zal in het vervolg de term ‘offerte’ en niet langer de term ‘jaarplan’ worden gehanteerd. U dient echter wel als bijlage het ingevulde format ‘A3-jaaplan’ bij de offerte te voegen (zie paragraaf 2.11)

2.2

Onderdelen offerte De offerte van uw FPC dient minimaal de volgende onderdelen te omvatten: 1. Ingevulde checklist & akkoord verklaring (bijlage 1) 2. Gegevens met betrekking tot uw zorginstelling (bijlage 2) 3. Totaal productievoorstel, bestaande uit: − DBBC-offerte (Productiesheet ‘Tbs-capaciteit’ in FORZA) − ZZP-offerte (Productiesheet ‘Tbs-capaciteit’ in FORZA) − Budgetberekening 2015 (bijlage 3) 4. Onderbouwing offerte DBBC en ZZP (bijlage 4) 5. Substitutievoorstel (indien van toepassing, bijlage 5) 6. Prestatie-indicatoren DJI (bijlage 6) 7. Speerpunten FPC voor 2015 (gebruik het format in bijlage 7): − huidige situatie; − gesignaleerde knelpunten per najaar 2014; − te ondernemen activiteiten in 2015. 8. Veiligheid (bijlage 8) 9. Begroting 10. Renovatie- en bouwplannen 11. Meerjarig investeringsplan 12. A3 jaarplan 13. Toelichting managementafsprakenbrief De verschillende onderdelen dienen nu als aparte bijlagen te worden geupload in FORZA en er hoeft geen papieren versie aangeleverd te worden. Daar waar een format beschikbaar is gesteld om het onderdeel op te stellen, dient u dit format te gebruiken.

2.3

Totaal productievoorstel Prognose gemiddelde bezetting Met de invoering van het regionaal plaatsingsbeleid in 2014 is een nieuwe dynamiek ontstaan met betrekking tot de capaciteitsbehoefte per FPC. Dientengevolge wordt, naar analogie van de Overige Forensische Zorg, jaarlijks capaciteit afgesproken op de specifieke capaciteitsbehoefte per FPC. De vaste afspraken in de vorm van basis- en tendercapaciteit komen hiermee te vervallen. Op basis van de te verwachten in- en uitstroom wordt de gemiddelde bezetting per FPC over 2015 bepaald. Hierin worden de over te plaatsen patiënten uit de te sluiten Pagina 10 van 44


FPC’s meegenomen. In februari 2014 zijn de FPC’s per brief geïnformeerd over het besluit over de toedeling van de over te plaatsen patiënten 2014 in het kader van het Masterplan DJI en de gevolgen voor uw capaciteit. In de brief is toegezegd dat de FPC’s in de loop van 2014 worden geïnformeerd over de toedeling van de over te plaatsen patiënten 2015 en de gevolgen voor de capaciteit in 2015. U ontvangt uiterlijk 15 september 2014 een brief over de toedeling van de over te plaatsen patiënten 2015 en de voorlopige verwachting van de gemiddelde bezetting over 2015 bij uw FPC. U dient deze brief als uitgangspunt te nemen voor het opstellen van uw offerte 2015. Bij het inkoopgesprek 2015 wordt op basis van de meest recente prognose de definitieve gemiddelde bezetting aan u gecommuniceerd. Doelgroepen U hoeft in uw offerte geen aparte doelgroepen aan te leveren. Alleen de FPC’s met EVBG-capaciteit dienen in de DBBC-offerte alleen het aantal EVBG plaatsen (uitgedrukt in dagen) als aparte doelgroep inzichtelijk te maken. Andere doelgroepen binnen de Tbs-dwang kennen geen aparte deelprestatie dan wel toeslag binnen de DBBC-systematiek. Indien u een afspraak op de doelgroep Longstay heeft, dient u deze wel in parameters in de Budgetberekening 2015 op te nemen. Afdeling Plaatsing van DForZo heeft een overzicht van de doelgroepen per FPC en houdt zicht op de beschikbaarheid van capaciteit. Indien uw FPC in het kader van het Masterplan DJI nieuwe doelgroepen toegewezen heeft gekregen bij de overplaatsing van patiënten dan komt uw FPC in het vervolg ook in aanmerking voor eerste opnames van de betreffende doelgroep. Efficiencykorting In 2014 hebben de convenantspartijen geconstateerd dat een beleidsrijke invulling van de efficiencykorting (nog) niet haalbaar was. Derhalve is voor 2014 een korting van 4,5% op het budget doorgevoerd. Voor 2015 zijn wederom de mogelijkheden verkend en is met GGZ Nederland de wijze voor beleidsrijke invulling van (een deel van) de taakstelling overeengekomen. Het resultaat van de beleidsrijke invulling van een deel van de efficiencykorting is dat het niet nodig is om in 2015 de korting ten opzichte van 2014 te verhogen. De korting blijft in 2015 gehandhaafd op 4,5%. De korting wordt op uw totaal gerealiseerde productie 2015 toegepast, maar wordt (net als vorig jaar) wel vooraf in uw afspraak 2015 verwerkt. U hoeft de korting niet zelf in uw offerte te verwerken. Deze wordt in de sheets automatisch ‘onder aan de streep’ toegepast. De efficiencykorting is niet van toepassing op de thans nog lopende tenders in 2015. 2.4

Offerte DBBC Offreren op basis van de budgetberekening naast DBBC Voor forensische zorg met een behandelcomponent geldt in 2015 dat 70% van de omzet wordt bepaald op basis van de budgetberekening en 30% op basis van DBBC’s. Derhalve dient u in 2015 zowel een offerte in DBBC als een budgetberekening in. De Excelsheet Budgetberekening 2015 vindt u op www.forensischezorg.nl, onder Zorginkoop en financiering, Documenten 2015 (bijlage 3). Voor de budgetberekening is geen invulsheet in FORZA beschikbaar. De Excelsheet voegt u als bijlage bij de offerte in FORZA. Indien u gebruik wil maken van substitutie binnen uw afspraak Tbs-capaciteit, dient u bijlage 5 in te vullen en bij uw offerte te voegen.

Pagina 11 van 44


Mix verblijfsintensiteiten Zoals in het Inkoopplan 2015 is beschreven, zal DForZo – in tegenstelling tot de Overige Forensische Zorg - in 2015 geen productmix voor de DBBC verblijfsintensiteiten toepassen bij de Tbs. Reden hiervoor is dat bij de FPC’s verschillende beveiligingsniveaus ingekocht zijn ten behoeve van de verschillende fasen binnen het behandeltraject van een Tbs-gestelde. ZZP bekostiging Tot op heden worden alle fasen van de behandeling binnen de DBBC-systematiek gefactureerd door het FPC. Zoals in het Inkoopplan 2015 is beschreven, worden in 2015 bij de FPC’s ook ZZP’s ingekocht. Dit heeft tot gevolg dat een deel van de zorg die nu in DBBC’s wordt ingekocht vanaf 2015 in ZZP’s wordt ingekocht. Daarmee zal de in 2014 ingekochte verblijfsintensiteitenmix wijzigen en kan dit niet als uitgangspunt gebruikt worden om een productmix vast te stellen. Uiteraard zal bij de inkoop van verblijfsintensiteiten bij de Tbs wel beoordeeld worden in hoeverre de mix wenselijk is. 2.5

Offerte ZZP Zoals in het Inkoopplan 2015 is beschreven, wordt voor 2015 ook bij de FPC’s in ZZP ingekocht. Uitgangspunt is dat patiënten die verblijven in een transmurale voorziening als een RIBW of VG verblijfsinstelling, een ZZP GGZ-C dan wel ZZP VG dienen te factureren voor wat betreft het verblijf. Dit kunnen voorzieningen zijn in eigen beheer of plaatsen die door het FPC bij derden worden ingekocht. Met betrekking tot de behandeling die door het FPC (mogelijk) naast het verblijf wordt gegeven aan de patiënt, kan naast de ZZP een ambulante DBBC gefactureerd worden. In uw offerte dient u het hetzelfde aantal verblijfsdagen dat u in ZZP offreert, bij de DBBC verblijfsdagen in mindering te brengen. Tevens dient u in de Budgetberekening 2015 hetzelfde aantal bedden die u in ZZP offreert (dagen omrekenen naar bedden), in mindering te brengen op het aantal bedden Tbs bedden. U mag, in geval er nog sprake is van behandeling van de patiënt die op een ZZP verblijft, tevens het ‘Behandeltarief TMV ZZP-patiënten’ hanteren (zie de parameter in de sheet ‘Budgetberekening 2015’, bijlage 3). De dagbesteding dient u - afhankelijk van wie de dagbesteding levert – in uw offerte DBBC of als code F 125b in uw offerte ZZP te factureren. In tegenstelling tot de Overige Forensische Zorg zal DForZo in de inkoop TBS 2015 niet een productmix voor de ZZP toepassen. Uiteraard zal bij de inkoop van ZZP’s bij de Tbs wel beoordeeld worden in hoeverre de mix wenselijk is. U dient bij uw offerte de onderbouwing ZZP te voegen (bijlage 4).

2.6

Prestatie-indicatoren DJI U dient in uw offerte doelstelling op te nemen voor de prestatie-indicatoren DJI. Deze doelstelling is de af te spreken score van een prestatie-indicator voor 2015. De doelstelling kan afwijken van andere FPC’s en andere jaren. U wordt verzocht de doelstelling te relateren aan de scores van de afgelopen jaren en deze toe te lichten.(U dient hiervoor het format in bijlage 5 te gebruiken).

2.7

Speerpunten FPC 2015 U dient net als voorgaande jaren speerpunten voor uw FPC voor 2015 te formuleren. Dit doet u door per speerpunt: 1. de huidige situatie te beschrijven; 2. op basis van de huidige situatie het gesignaleerde knelpunt te beschrijven; 3. Aan te geven met welke acties het gesignaleerde knelpunt in 2015 wordt aangepakt. Gebruik hiervoor het format in bijlage 6.

Pagina 12 van 44


2.8

Veiligheid Veiligheid omvat onder andere informatiebeveiliging, fysieke beveiliging, uitval van stroom- en ICT-voorzieningen. Voor het jaarplan in 2014 heeft u hierop een uitgebreide toelichting gegeven. Alleen indien er wijzigingen ten opzichte van 2014 zijn opgetreden, dient u dit in uw offerte aan te geven. Gebruik hiervoor bijlage 7.

2.9

Begroting U dient een budgetberekening op te stellen en een DBBC/ZZP sheet op te stellen. Deze maken onderdeel uit van de gehele offerte. Hieronder staan de onderdelen weergegeven die u minimaal dient op te nemen. −

een raming van baten en lasten, bestaande uit: o een berekening van de integrale bijdrage op basis van de verwachte productie gekoppeld aan de meest recente tarieven zoals opgenomen in de budgetberekening; o de door u aangeboden tarieven voor eventuele nog van toepassing zijn tijdelijke capaciteit uitbreidingen; o een specificatie van de boven normatieve toeslagen en toevoegingen die niet vallen onder de vergoedingen in DBBC’s, ZZP’s of NHC’s: zoals Commissie van Toezicht. o DBBC offerte sheet (productiesheet in FORZA) o ZZP offerte sheet (productiesheet in FORZA)

Gebruik het Excel-bestand ‘Budgetberekening Tbs justitiële FPC’s 2015’ (bijlage 3) op www.forensischezorg.nl, ‘Zorginkoop en financiering’, onder ‘Documenten 2015’. De ingevulde ‘Budgetberekening 2015’ dient u als bijlage (in Excel) bij uw offerte te voegen. 2.10

Renovatie- en bouwplannen Om vroegtijdig meer inzicht te verkrijgen in gewenste investeringen is het verplicht om een meerjarig investeringsplan op te nemen in het jaarplan. Het is hierbij van belang dat alle gewenste investeringen (inclusief huisvestingsvoorzieningen) worden vermeld in het investeringsplan 2015, ook wanneer daar nog geen akkoord voor is gegeven. Het SSC zal u voor de invulling van het format benaderen (zie proces investeringsjaarplan SSC). Het SSC zal in overleg met u het format invullen en afronden, zodat u deze als bijlage aan het jaarplan 2015 kan toevoegen. De investeringsplannen worden door het SSC verzameld, waarna deze worden getotaliseerd. Vervolgens zal het totale investeringsplan van DJI worden voorgelegd aan de hoofddirectie. Na akkoord van de hoofddirectie wordt u geïnformeerd over de voorgenomen Europese aanbestedingen die voor het komende jaar gepland staan. Zoals vermeld in de circulaire ‘Voorafgaand toezicht inkoop’ (28 mei 2010) zal inkoopbeheer, waaronder ook de investeringsplannen, een vast agendapunt worden in de A3-managementgesprekken.

2.11

A3 jaarplan Het A3-jaarplan is een overzichtelijke weergave van de beoogde resultaten die het FPC voor het komende jaar als doel heeft gesteld en de hiervoor benodigde activiteiten, op basis van het INK-managementmodel. Een dergelijk ingevuld A3format (A3-jaarplan) dient u bij de offerte te voegen. De voor- (en achterzijde) van het jaarplan dienen te bestaan uit een A3-overzicht. De voorpagina is een uitvouwbaar A3 jaarplan voor het komende jaar (2015). De achterpagina is een uitvouwbaar A3 jaarplan van het huidige jaar (2014). Het A3-jaarplan toont de missie/visie en de succesbepalende factoren (SBF-en) van het FPC. De resultaten staan (onder meer als prestatie-indicatoren) genoemd in de Pagina 13 van 44


vier resultaatgebieden: medewerkers, klanten en leveranciers, maatschappij en bestuur en financiers. De inspanningen (activiteiten) staan in de vijf organisatiegebieden: leiderschap, management van medewerkers, strategie en beleid, management van middelen en management van processen. Het aandacht schenken aan de samenhang tussen inspanningen op de organisatiegebieden en de daarmee beoogde resultaten op de resultaatgebieden is essentieel. Het gaat erom dat hierin een balans ontstaat. Om de verbanden aan te geven tussen succesbepalende factoren, prestatieindicatoren en activiteiten wordt met kleuren gewerkt. Er wordt per resultaatgebied één kleur gebruikt die wordt doorgetrokken voor de SBF en de bijbehorende prestatie-indicatoren en de daartoe te ondernemen activiteiten. Zo worden de ‘rode draden’ vanuit missie/visie, succesbepalende factoren, prestatie-indicatoren en activiteiten in één oogopslag en in samenhang door middel van kleuren inzichtelijk gemaakt. 2.12

Toelichting managementafsprakenbrief In het verlengde van het jaarplan stelt de FPC-directeur de conceptmanagementafsprakenbrief op, waarin hij aangeeft op welke wijze hij de doelstellingen en de resultaten in het jaarplan denkt te realiseren. De managementafsprakenbrief bevat de managementafspraken voor een planjaar tussen de directeur Forensische Zorg en de FPC-directeur. De managementafspraken betreffen de prestaties respectievelijk de inspanningen die in het jaar door de inrichting moeten worden geleverd.

2.13

Voorwaarden indienen offerte De volgende voorwaarden zijn van toepassing op de indiening van uw offerte: − De offerte moet zijn ingediend met behulp van de Forensische Zorg Applicatie (FORZA). Op de website http://www.forensischezorg.nl vindt u een link om in te kunnen loggen. In de applicatie vindt u een handleiding die u ondersteunt bij het indienen van uw offerte. − De documenten waarbij ondertekening vereist is, dienen ondertekend als Pdf-bestanden te worden bijgevoegd in FORZA. De bijlagen waarbij ondertekening niet vereist is, kunnen in Word / Excel bestanden worden bijgevoegd in FORZA. U dient tevens de productiesheets in FORZA in te vullen. De ontvangst van uw offerte wordt automatisch digitaal via FORZA met een emailbericht aan u bevestigd. Indien u geen bevestiging heeft ontvangen, dient u contact op te nemen met DForZo. − Bij de offerte dienen alle gevraagde onderdelen uit bijlage 1 Checklist en akkoordverklaring ingevuld en bijgevoegd te zijn. De formats zijn in het bestandsformaat Word / Excel op de website www.forensischezorg.nl geplaatst. U wordt verzocht deze formats te gebruiken. − Zorgaanbieder verklaart zich middels ondertekening van bijlage 1 Checklist en akkoordverklaring akkoord met de vormvoorwaarden van de contracteringsprocedure. − De complete offerte inclusief bijlagen dient uiterlijk op de sluitingsdatum 13 oktober 2014 om 16.00 uur bij DForZo ingediend te zijn. Offertes die niet tijdig, onvolledig of onjuist zijn ingediend, worden niet in behandeling genomen. Er bestaat geen mogelijkheid tot wijziging of aanvulling van de offerte na de sluitingsdatum. Op deze manier biedt DForZo alle aanbieders een gelijke uitgangspositie. − Uw offerte moet rechtsgeldig ondertekend worden ingezonden via de webapplicatie FORZA.

Pagina 14 van 44


3

Onderaanneming

Indien er sprake is van vormen van ‘onderaanneming’ door de inzet van bekwaamheden van derden, dient de instelling die fungeert als hoofdaannemer dit vooraf te melden aan DForZo. Het betreft onderaanneming die door de gecontracteerde zorgaanbieder zelf wordt georganiseerd. In uw offerte dient u aan te geven wat de omvang van de ingekochte forensische zorg is en bij welke onderaannemer deze zorg wordt ingekocht. Dit mogen geen zelfstandig gevestigden zijn. Het moet duidelijk zijn welke zorgfuncties en hoeveelheid u inkoopt (in DBBC’s, ZZP’s). Daarnaast dient u te onderbouwen hoe u de regiefunctie vanuit uw positie als hoofdaannemer vormgeeft. Bij onderaanneming geldt dat de hoofdaannemer verantwoordelijk en aansprakelijk is voor de dienstverlening van de onderaannemer. Voor alle onderaannemers dient een bewijs van inschrijving in het nationaal beroeps-/handelsregister te worden overlegd. Na inschrijving mag een onderaannemer alleen worden ingeschakeld en/of vervangen na voorafgaande schriftelijke goedkeuring van DForZo. Zie tevens de beleidregels NZa over onderaanneming.

Pagina 15 van 44


4

Financiering, registratie en verantwoording

4.1

Financiering

4.1.1

DBBC In deze paragraaf vindt u informatie over de DBBC bekostigingssystematiek. In het jaar 2015 wordt voor het vijfde achtereenvolgende jaar zorg ingekocht op basis van DBBC’s. De DBBC-offerte vormt de basis voor de inkoop en bekostiging (registratie, validatie, facturatie en verantwoording) van de forensische zorg voor klinische zorg en ambulante behandeling in een strafrechtelijk kader. Voor de specifieke en actuele afbakening van het domein waarvoor de bekostiging in DBBC, ZZP dan wel extramurale AWBZ van toepassing is, wordt u verzocht de beleidsregels van de NZa te volgen op www.nza.nl. Een toelichting op de DBBCspelregels vindt u op de website www.dbconderhoud.nl. Verblijfsintensiteiten In het jaar 2014 is de verblijfsmatrix gewijzigd. Het aantal verblijfssoorten is gewijzigd van 3 naar 7 intensiteiten. Hiermee wordt aansluiting gemaakt op de indeling van de verblijfintensiteiten de GGZ. Beveiligingsniveaus In de definitie van de DBBC-beveiligingsniveaus worden materiële en immateriële aspecten onderscheiden. Er zijn 4 beveiligingsniveaus, te weten: Laag (1), Gemiddeld (2), Hoog (3) en Zeer Hoog (4). Het materiële aspect is onderdeel van de Normatieve Huisvesting Component (NHC). Normatieve Huisvestings Component De invoering van de Normatieve Huisvestings Component (NHC) in de forensische zorg vindt gelijktijdig met de invoering van de NHC in de GGZ plaats. De invoering van de NHC is gelijk aan de overgangsregeling in de GGZ. De overgangsregeling zorgt er voor dat de kapitaallastenvergoeding geleidelijk wordt afgebouwd en de bekostiging van kapitaallasten middels NHC geleidelijk wordt opgebouwd. De bekostiging van de kapitaallasten vindt vanaf het jaar 2018 volledig plaats in NHC’s.

Pagina 16 van 44


Jaar 2013 2014 2015 2016 2017 2018

Bedrag Kapitaallasten 80% 70% 50% 30% 15% 0%

Bedrag NHC 20% 30% 50% 70% 85% 100%

Verrekenbedrag NHC Het verrekenbedrag NHC is het verschil tussen het bedrag kapitaallastenvergoeding en de omzet NHC. Het verrekenbedrag wordt na afloop van elk kalenderjaar vastgesteld door de NZa. Zie hiervoor de beleidsregels en de nadere regels van de NZa. Tarieven DBBC Voor de maximumtarieven DBBC wordt u verwezen naar de tariefbeschikking DBBC van de NZa op www.nza.nl. Regeling voor tijdelijke crisisopname en afwezigheidsdagen In de spelregels voor de DBBC’s staan de regeling opgenomen inzake de te registreren tijd in geval van tijdelijke crisisopnamen en afwezigheidsdagen. De spelregels zijn te vinden op de website van de NZa www.nza.nl. Afrekenen contractjaar 2015 Indien het contractjaar volledig is gefactureerd, zal een vaststelling van dat contractjaar plaatsvinden. De verwachting is dat de laatste factuur binnen 2 jaar na de startdatum van de DBBC is gefactureerd. Budgetoverschrijding van het contract die niet vooraf akkoord is bevonden door DForZo zal worden teruggevorderd. (Tussentijdse) Verantwoordingen met betrekking tot de DBBC’s DForZo zal vanaf 2015 nog frequenter een uitvraag doen gerelateerd aan DBBC’s dan in voorgaande jaren. Voorlopig vraagt DForZo voor het jaar 2015 op een drietal momenten in een kalenderjaar een tussentijdse verantwoording op. De peildata waarop de verantwoordingen moet worden aangeleverd zijn als volgt: Stand 30-4-2015, in te dienen uiterlijk 1 juni 2015 zonder Controleverklaring Stand 31-8-2015, in te dienen uiterlijk 1 oktober 2015 zonder Controleverklaring Stand 31-12-2015, in te dienen uiterlijk 15-02-2016 zonder Controleverklaring Stand 31-12-2015, in te dienen uiterlijk 01-04-2016 met Controleverklaring De (tussentijdse) verantwoording DBBC’s op SKN-niveau omvat de volgende uitvraag: a. Stand of mutatie van het onderhanden werk (OHW); b. Stand of mutatie van afgesloten maar nog niet gefactureerd dan wel gefactureerd maar nog niet goedgekeurd (ANG); c. Stand goedgekeurde facturatie; d. Dagen NHC. a) Waardebepaling OHW De waardebepaling van het onderhanden werk vindt plaats op basis van de normen van de productstructuur DBBC’s voor de forensische zorg. Uitgegaan moet worden van: Een door de zorgaanbieder berekend uurtarief (opbrengstwaarde) voor geregistreerde activiteiten en verrichtingen ten aanzien van de behandeltabel; Pagina 17 van 44


-

Voor de overige subonderdelen (verblijf, NHC, dagbesteding, FPT, EVBG) van het OHW dient de waarde bepaald te worden op basis van de door de NZa afgegeven tarieven voor DBBC’s.

b) Waardebepaling ANG Dit zijn DBBC's die wel zijn afgesloten voor de peildatum, maar nog niet zijn gefactureerd of waarvan op de peildatum nog geen retourbericht van de ingediende factuur van DForZo is ontvangen. Deze DBBC’s dienen te worden gewaardeerd tegen het (te verwachten) werkelijke factuurbedrag volgens de productstructuur en de geldende declaratiebepalingen. Voor alle duidelijkheid: deze post heeft nog geen retourinformatie/omschrijving “goedgekeurd” ontvangen en heeft dus nog de status van nog te factureren DBBC’s. Deze DBBC’s worden na de peildatum gefactureerd. c) Waarde stand goedgekeurde facturatie Onder goedgekeurde gefactureerde DBBC’s wordt verstaan: Alle DBBC facturen die bij DForZo in de betreffende verantwoordingsperiode (betrekking hebbende op de verschillende contractjaren) zijn ingediend en waarbij de zorgaanbieder de retourinformatie ‘goedgekeurd’ in de betreffende verantwoordingsperiode heeft ontvangen. Inhoudende dat: indien de datum van de retourinformatie/omschrijving ‘goedgekeurd’ na afloop van de verantwoordingsperiode is ontvangen, dient de waarde van de gefactureerde DBBC’s opgenomen te worden in stand ANG (onder het betreffende contractjaar). d) Dagen NHC De dagen NHC en het bijbehorende NHC bedrag dienen ook in de periodieke verantwoording te worden opgenomen. Controleverklaring DBBC 2015 Een externe accountant controleert elk jaar of de stand OHW DBBC’s per peildatum 31 december (jaar t), de stand ANG DBBC’s per peildatum 31 december (jaar t) en de stand facturatie per boekjaar en de NHC juist zijn. De controleverklaring vindt plaats op basis van een de door het Ministerie van Veiligheid en Justitie op te leveren “Aanwijzing Controleprotocol DBBC’s Forensische Zorg”. Hierin staat vermeld welke aanwijzingen de accountant dient te volgen bij het controleren van verantwoordingsheet DBBC 2015. Zorgaanbieders dienen uiterlijk op 1 april 2016 (jaar t+1) deze controleverklaring en de daarbij behorende verantwoordingsheet DBBC 2015 bij DForZo aan te leveren. Tijdslijn DBBC’s In onderstaand overzicht is samengevat wanneer welke informatie opgeleverd dient te worden in het kader van DBBC’s. DBBC’s 1 Indienen DBBC factuur

Inhoud DBBC volgens productstructuur

Wanneer Zo spoedig mogelijk na afsluiting van de DBBC.

2 Standen OHW DBBC’s / ANG DBBC’s peildatum 30-42015,goedgekeurde facturatie tot en met 30-042015 en NHC.

OHW, ANG, Goedgekeurde Facturatie en NHC

Uiterlijk 1 juni 2015 Betreft een verantwoording zonder controle verklaring van de accountant

Pagina 18 van 44


3 Standen OHW DBBC’s / ANG DBBC’s peildatum 31-82015, goedgekeurde facturatie tot en met 30-082015 en NHC. 4 Mutatie OHW DBBC’s / ANG DBBC’s peildatum 31-122015, goedgekeurde facturatie tot en met 30-122015 en NHC.Plus omzet DBBC 2015 en omzet NHC 5 Mutatie OHW DBBC’s / ANG DBBC’s peildatum 31-122015, goedgekeurde facturatie tot en met 30-122015 en NHC.Plus omzet DBBC 2015 en omzet NHC




Uiterlijk 1 oktober 2015 Betreft een verantwoording zonder controle verklaring van de accountant Uiterlijk 15 februari 2016. Betreft een verantwoording zonder controle verklaring van de accountant Uiterlijk 1 april 2016 Betreft een verantwoording met controle verklaring van de accountant

Relevante documenten met betrekking tot DBBC’s De volgende documenten met betrekking tot DBBC’s zijn terug te vinden op de website www.forensischezorg.nl: Kaderregeling AO/IC DBBC. De NZa stelt de beleidsregels en de nadere regels voor de forensische zorg op. De NZa publiceert deze beleidsregels en de nadere regels op www.nza.nl De NZa kan de beleidsregels en de nadere regels met terugwerkende kracht opstellen. Het is voor de zorgaanbieder van belang dat de website van de NZa goed in de gaten wordt gehouden voor aanpassing van de huidige geldende beleidsregels en nadere regels. 4.1.2

Budgetberekening naast DBBC Leegstandsregeling reguliere capaciteit De leegstandsregeling is in 2015 van toepassing conform het percentage van de overgangsregeling naar DBBC’s. Dit houdt in dat 70% van leegstandsregeling in budgetparameters wordt vergoed. De overige 30% zit al in de DBBC’s. In zowel het DBBC tarief als in de NHC is een percentage opgenomen voor dekking van de leegstand. De leegstandsregeling vervalt bij volledige invoer van de DBBC’s. De leegstand zal op basis van de volgende formule worden bepaald: De laatst afgesproken capaciteit -/- de gerealiseerde capaciteit (totaal aantal gerealiseerde dagen gedeeld door 365 dagen) = leegstand. Aan de leegstandsregeling worden de volgende voorwaarden verbonden: • Nadrukkelijk wordt gewezen op het gegeven dat expliciet gekeken zal worden of er afwijzingen van patiënten hebben plaatsgevonden. Naast het gegeven dat patiënten niet meer mogen worden geweigerd zal ook de beoordelingstermijn van langer dan vier weken niet worden toegestaan. Daarnaast dienen de FPC’s na het verstrijken van de beoordelingstermijn de patiënt binnen afzienbare tijd moeten opnemen, uiterlijk binnen 14 dagen. Indien deze termijnen worden overschreden, kan geen aanspraak worden gemaakt op de leegstandsregeling. • Indien er sprake is van een wachtlijst gedurende 2015, dan zal de reguliere kortingsregeling worden toegepast gedurende het bestaan van die wachtlijst. Hierbij wordt de onderproductie niet veroorzaakt door het ontbreken van toeleiding van patiënten vanuit DForZo. Pagina 19 van 44


• •

De leegstandsregeling is van toepassing indien er ondanks de flexibele plaatsingsafspraken sprake is van onderproductie als gevolg van het ontbreken van toeleiding van patiënten vanuit DForZo. De leegstandsregeling is niet van toepassing op een transmurale voorziening.

Indien sprake is van een leegstandsvergoeding wordt het volgende vergoed: • de kosten inzake de huisvesting (kapitaallasten (ad € 50 per dag plus indexatie (indien van toepassing), RGD-huur, energie, OZB); • de hoge bedprijs TBS/FPK (in alle gevallen). 4.1.3

ZZP Een ZZP is een volledig pakket van zorg met verblijf dat aansluit op de kenmerken van de justitiabele en de zorg die deze nodig heeft. Een ZZP bestaat uit een beschrijving van het type cliënt (een cliëntprofiel), het aantal uren zorg dat bij dit cliëntprofiel beschikbaar wordt gesteld en een beschrijving van die zorg. Vanaf het jaar 2015 wordt volledig ingekocht, bekostigd, gefactureerd en afgerekend in ZZP’s. Er is geen vangnet/overgangsregeling van toepassing. Zie paragraaf 2.5 voor de uitgangspunten van de ZZP offerte. Productstructuur en tarieven ZZP DForZo heeft een keuze gemaakt in de ZZP’s die worden ingekocht. Voor de geestelijke gezondheidszorg (GGz) is dit de C-reeks ZZP’s, voor de verstandelijk gehandicaptenzorg (VG) worden de ZZP’s VG ingekocht. De GGZ-B reeks is uitgesloten, omdat binnen deze ZZP’s tevens behandeling wordt geleverd. Een aantal ZZP’s omvat tevens somatische zorg, dit valt echter buiten het inkoopkader van de forensische zorg. Tarieven ZZP De NZa stelt de tarieven en prestatiebeschrijvingen voor de ZZP’s vast. De ZZP tarieven worden gepubliceerd op de website van de NZa, www.nza.nl. Normatieve Huisvestings Component De invoering van de NHC in de forensische zorg vindt gelijktijdig met de invoering van de NHC in de GGZ plaats. De invoering van de NHC vindt gelijk aan de overgangsregeling in de GGZ plaats. De overgangsregeling draagt er zorg voor dat de kapitaallastenvergoeding geleidelijk wordt afgebouwd en de bekostiging van kapitaallasten middels NHC geleidelijk wordt opgebouwd. De bekostiging van de kapitaallasten vindt vanaf het jaar 2018 volledig plaats in NHC’s.

Jaar 2013 2014 2015 2016 2017 2018

Bedrag Kapitaallasten 80% 70% 50% 30% 15% 0%

Bedrag NHC 20% 30% 50% 70% 85% 100%

Facturatie en bevoorschotting Voor 2015 is de door de NZa opgestelde regeling Declaratiebepalingen prestaties ZZP’s en extramurale parameters FZ 2015 van toepassing. Doelstelling is om in 2015 de te declareren ZZP’s middels digitale facturatieafhandeling plaats te laten vinden. Naar verwachting zal het facturatieproces van DForZo medio 2015 hierop ingericht zijn. Pagina 20 van 44


Omdat het moment van implementatie van de digitale factuurafhandeling nog niet exact bekend is, blijft de bekostiging middels maandelijkse bevoorschotting van 1/12 deel van 100% van de met de zorgaanbieder gemaakte productieafspraak in ZZP’s voorlopig van toepassing. Dit wordt, zodra de facturatie mogelijk is, verrekend. Over de voortgang van de implementatie, de gevolgen voor u als ZZP-zorgaanbieder en de planning met betrekking tot de implementatie zullen wij u nader informeren. Relevante documenten over ZZP De volgende documenten in het kader van ZZP zijn terug te vinden op de website www.forensischezorg.nl: Kaderregeling AO/IC ZZP. De NZa stelt de beleidsregels en de nadere regels voor de forensische zorg op. De NZa publiceert deze beleidsregels en de nadere regels op de website van de NZa: www.nza.nl De NZa kan de beleidsregels en de nadere regels met terugwerkende kracht opstellen. Het is voor de zorgaanbieder van belang dat de website van de NZa goed in de gaten wordt gehouden voor aanpassing van de huidige geldende beleidsregels en nadere regels. 4.2

Registratie

4.2.1

Prestatie-indicatoren In het jaar 2015 dient u drie sets prestatie-indicatoren te registreren: • prestatie-indicatoren van DJI; • prestatie-indicatoren voor de Forensische Psychiatrie; • prestatie-indicatoren “Doelmatigheid tbs”.

Prestatie-indicatoren DForZo 2015 voor particuliere fpc’s 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Bezettingsgraad Ontvluchtingen Overige Onttrekkingen Aantal geweldsincidenten onderling Aantal geweldsincidenten tegen personeel Gegronde klachten Financieel jaarresultaat Instroom, voldoen aan aantal afgesproken te vergoeden eerste opnames Doorstroom Uitstroom per vertrekcategorie per fpc Bijzonder voorval Aantal recidives tijdens uitvoering TBS maatregel

FPC

Prestatie-indicatoren DJI Hieronder worden de voor rijks Fpc’s van toepassing zijnde prestatie-indicatoren van DJI weergegeven. U rapporteert over deze prestatie-indicatoren in uw jaarverslag (jaardocument Maatschappelijke Verantwoording). Alle prestatie-indicatoren dienen, waar van toepassing, op basis van MITS te worden vastgesteld. Zoals eerder is vermeld komt in 2015 de viermaandsrapportage te vervallen.

X X X X X X X X X X X X Pagina 21 van 44


Prestatie-indicatoren DJI breed 2015

1 2 3 4

Doelstelling 2015

Realisatie voorgaand jaar

De indicator ‘gemiddelde behandelduur’ is voor 2015 niet meer opgenomen in lijst van DJI prestatie-indicatoren, omdat deze indicator middels de prestatie-indicatoren Doelmatigheid inzichtelijk worden gemaakt

Integriteit personeel Functioneringsgesprekken GVM is periodiek geactualiseerd en naar DForZo verzonden Mobiliteit (in- en uitstroom) van personeel

Voor de achtergrondinformatie over de systematiek van de prestatie-indicatoren wordt verwezen naar de uitgave ‘Besturingsmodel DJI en de P&C-cyclus’, te vinden op www.forensischezorg.nl Tevens vindt u op deze website bovenstaande prestatieindicatoren voorzien van de bijbehorende definities. Prestatie-indicatoren Forensische Psychiatrie Voor de (niet-justitiële) fpc’s gelden twee sets van prestatie-indicatoren, namelijk de prestatie-indicatoren forensische psychiatrie en prestatie-indicatoren Doelmatigheid. Per 1 januari 2014 is de registratie en aanlevering van de prestatie-indicatoren forensische psychiatrie verplicht voor alle zorgaanbieders met een contract met DForZo. Doorontwikkeling en normering van de prestatie-indicatoren heeft onder leiding van het Expertisecentrum Forensische Psychiatrie (EFP) plaatsgevonden. De totale set van prestatie-indicatoren forensische psychiatrie voor registratiejaar 2015 betreft: Indicator Nummer

Naam indicator

Wel/niet genormeerd

Normeringspercentage

1.

Het op systematische wijze meten van de verandering van de ernst van de problematiek bij patiënten

Genormeerd

Conform 2014: Minimaal 25% van de beginmetingen is geldig en binnen de gestelde termijn verricht.

2

Continuïteit van zorg na afloop van de strafrechtelijke titel

n.v.t.

-

3.

Het op systematische wijze meten van het recidiverisico

Genormeerd

Conform 2014: Voor de ambulante settingen, overige klinische settingen en PPC’s: Minimaal 35% van de beginmetingen is geldig en binnen de gestelde termijn verricht.

Pagina 22 van 44


4

5 6

7 8

Het meten van de verandering van het recidiverisico

Recidive tijdens en na de strafrechtelijke titel Voortijdige beëindiging van de behandel- of begeleidingsovereenkom st Geweldsincidenten Patiëntwaardering over de (voortgang van de) behandeling/begeleiding

Genormeerd

Voor de FPC’s1: Minimaal 70% van de beginmetingen is geldig en binnen de gestelde termijn verricht. Voor de overige klinische settingen en PPC’s: Minimaal 35% van de metingen is geldig en binnen de gestelde termijn verricht.

n.v.t

Voor de FPC’s2: Minimaal 70% van de metingen is geldig en binnen de gestelde termijn verricht. -

n.v.t.

-

n.v.t n.v.t

-

Niet alle indicatoren gelden voor alle zorgsettingen. In de indicatorengids verslagjaar 2015 vindt u welke indicatoren voor uw instelling van toepassing zijn. U vindt de indicatorengids vanaf september 2014 op www.forensischezorg.nl. Daarnaast vindt u een verdere toelichting in het Inkoopplan 2015. Ten aanzien van de aanlevering van de prestatie-indicatoren forensische psychiatrie wordt het volgende verwacht: − Het tijdig en juist aanleveren van de prestatie-indicatoren forensische psychiatrie die op uw zorg van toepassing zijn in het daartoe gebouwde dataportaal bereikbaar via www.forensischezorg.nl − Indien uw zorginstelling meerdere typen zorg levert aan patiënten met een forensische zorgtitel (bijvoorbeeld FPC, klinisch overig en beschermd wonen), dan is registratie van de prestatie-indicatoren over de twee typen zorg met de grootste contractwaarde verplicht. De registratie en aanlevering van de indicatoren dient separaat plaats te vinden. Dat wil zeggen dat er aparte registratie en aanlevering dient te geschieden voor bijvoorbeeld FPC en FPA (klinische overig). − De indicatoren hebben alleen betrekking op patiënten met een forensische zorgtitel / forensische zorg. De gegevens die aangeleverd worden via de portal dienen dan ook alleen betrekking te hebben op patiënten met een forensische zorgtitel.

1 2

Dit betreft zowel justitiële als niet-justitiële FPC’s. Dit betreft zowel justitiële als niet-justitiële FPC’s. Pagina 23 van 44


4.2.2

Gevolgen bij niet, niet tijdig en onjuist aanleveren prestatie-indicatoren Forensische Psychiatrie In 2015 hanteert DForZo wanneer de zorgaanbieder niet tijdig (volledige / juiste) gegevens aanlevert ten behoeve van de prestatie-indicatoren forensische psychiatrie een kortingspercentage. Dit kortingspercentage wordt toegepast over het totale realisatiebudget / eindafrekening 2015. Indien u de prestatie-indicatoren forensische psychiatrie niet, niet-tijdig of onvolledig aanlevert, vindt er een korting plaats van 2%.

4.2.3

Gevolgen bij het niet voldoen aan de gestelde normen op de prestatie-indicatoren Forensische Psychiatrie Indien de prestatie-indicatoren forensische psychiatrie (tijdig / volledig / juist) aangeleverd zijn, wordt bekeken of voldaan wordt aan de normen op een aantal indicatoren. Afhankelijk van het segment waarover u verantwoording dient af te leggen betreft dit twee (ambulant) of drie (klinisch: FPC, klinisch overig, PPC) indicatoren. 3 Segment: 1. Ambulant: als blijkt dat u op één of beide indicatoren (indicator 1 en 3) niet voldoet aan de norm, vindt er een korting plaats van 1% over uw realisatiebudget / eindafrekening 2015 op dat deel van het budget waar de indicatoren betrekking op hebben (segment ambulant). 2. Klinisch (FPC, klinisch overig, PPC): als blijkt dat u op twee of drie van de drie indicatoren (indicator 1, 3 en 4) niet voldoet aan de norm, vindt er een korting plaats van 1% over uw realisatiebudget / eindafrekening 2015 op dat deel van het budget waar de indicatoren betrekking op hebben (segment klinisch). Prestatie-indicatoren Doelmatigheid tbs De prestatie-indicatoren Doelmatigheid betreft de volgende indicatoren: Indicator Nummer 1.

Naam indicator

3.

Percentage onbegeleid verlof < 4 jaar

4

Percentage transmuraal verlof < 6 jaar

5

Percentage proefverlof / voorwaardelijke beëindiging < 8 jaar

Percentage begeleid verlof < 2 jaar

De prestatie-indicatoren Doelmatigheid over 2015 worden door DJI uiterlijk 1 april 2016 aangeleverd. Op 23 juli 2014 hebben de directeur Forensische Zorg en voorzitter ODO en LBHIV overlegd om te komen tot afspraken over de normering van de prestatie-indicatoren Doelmatigheid en de financiële consequenties die worden verbonden aan het al dan niet behalen hiervan vanaf registratiejaar 2014. Na definitieve afstemming hierover

3

De genormeerde indicatoren zijn niet van toepassing voor aanbieders van ZZP’s (beschermd wonen) en extramurale parameters. Pagina 24 van 44


augustus 2014 wordt over de normen en het te hanteren kortingspercentage over registratiejaar 2014 en 2015 separaat gecommuniceerd. 4.2.4

Afrekening over alle prestatie-afspraken De afrekening over alle prestatie-afspraken (prestatie-indicatoren Forensische Psychiatrie, prestatie-indicatoren Doelmatigheid) vindt plaats op hetzelfde moment, namelijk bij de eindafrekening over 2015 (welke plaatsvindt rond oktober 2016). Augustus 2016 wordt u geïnformeerd over de (totale) korting waarbij over uw realisatiebudget bij de eindafrekening 2015 sprake van zal zijn.

4.2.5

Registratiesystemen DForZo heeft een zestal ondersteunende systemen/applicaties waaruit informatie wordt gehaald, te weten: MITS Dienstenportaal RePaD IFZO FCS FORZA MITS Het FPC heeft een registratieverplichting inzake MITS. Dit houdt in dat alle mogelijke informatie met betrekking tot de patiënt in MITS bijgehouden dient te worden. MITS wordt door DForZo gebruikt als informatiebron voor allerlei doeleinden, onder meer voor rapportages naar de Tweede Kamer. Tevens is MITS in principe leidend bij onder meer het bepalen van het totaal aan verzorgingsdagen bij de eindafrekening. Bij het vervallen van de viermaands rapportage is het tijdig, volledig, juist en accuraat registreren in MITS nog meer van belang. Dienstenportaal Indien u, als nieuwe zorgaanbieder, voor 2015 een overeenkomst sluit met DForZo dient u via het dienstenportaal toegang te krijgen tot het Informatiesysteem Forensische Zorg (IFZO) en registratiesysteem Realisatie en Patiëntstromen DForZo (RePaD). Het Dienstenportaal is een beveiligde omgeving waarin diverse systemen/applicaties van het ministerie van Veiligheid en Justitie zijn ondergebracht. Om toegang te krijgen tot het Dienstenportaal is een UZI-account en –pas nodig. Dit houdt onder meer in dat voor iedere medewerker die in IFZO en/of RePaD gaat werken een op naam gestelde UZI-pas dient te worden aangevraagd bij het UZI-register http://uziregister.nl/. U kunt met dezelfde UZI-pas registeren in zowel RePaD als in IFZO. Een uitgebreide beschrijving van het aanvragen van een Uzi-pas staat op de website www.forensischezorg.nl. RePaD Tot op heden worden alle fasen van de behandeling binnen de DBBC-systematiek gefactureerd door het FPC. Zoals in het Inkoopplan 2015 is beschreven, worden in 2015 bij de FPC’s ook ZZP’s ingekocht. Dit heeft tot gevolg dat een deel van de zorg die nu in DBBC’s wordt ingekocht vanaf 2015 in ZZP’s wordt ingekocht. Deze ZZP’s dienen te worden geregistreerd in RePaD. Hieronder staat vermeld hoe toegang krijgt tot dit registratiesysteem. De verantwoording over de productie en de patiëntstromen dient door gecontracteerde zorgaanbieders maandelijks te worden aangeleverd in het systeem Registratie Patiëntenstromen Directie Forensische Zorg (RePaD). Voor de Pagina 25 van 44


verantwoordingsgegevens is een handleiding digitaal beschikbaar via www.forensischezorg.nl bij hoe werkt het/systemen. RePaD is ontworpen voor de registratie van 2 soorten gegevens: -De door een zorginstelling gerealiseerde zorg per prestatie (zorgcode) -De in een zorginstelling verblijvende patiënten met een strafrechtelijke titel Voor iedere medewerker die in RePaD gaat werken dient apart autorisatie te worden aangevraagd. Informatie en het aanvraagformulier Autorisatie RePaD kunt u vinden op de website www.forensischezorg.nl Mocht u daarnaast nog vragen hebben over de registratie in RePaD kunt u deze ook stellen via de mailbox: [email protected]. IFZO DForZo bepaalt het inkoopbeleid mede op basis van de geaggregeerde zorgbehoefte die kan worden bepaald uit het totaal aantal indicatiestellingen. Het proces van indicatiestelling en plaatsing wordt ondersteund door de centrale registratie en vastlegging van gegevens in IFZO. Op basis van deze gegevens kan tevens inzicht worden verkregen in de actuele vraagontwikkeling en de mogelijkheden tot plaatsing bij gecontracteerde zorgaanbieders. Het is daarom van essentieel belang en derhalve verplicht voor zorgaanbieders om de gegevens over het gecontracteerde zorgaanbod in IFZO actueel te houden gedurende de looptijd van de overeenkomst. Voor iedere medewerker die in IFZO wil gaan werken dient net als bij RePaD via een autorisatieformulier toegang tot het systeem te worden aangevraagd. Informatie en het aanvraagformulier Autorisatie IFZO kunt u vinden op de website www.forensischezorg.nl Mocht u daarnaast nog vragen hebben over de registratie in IFZO kunt u deze ook stellen via de mailbox: [email protected]. FCS De in DBBC’s geleverde forensische zorg dient digitaal gefactureerd te worden bij DForZo. Hiertoe dient uw registratie-, validatie- en facturatiesysteem middels de externe integratie standaard ‘Vektis’ via ‘VECOZO’ te kunnen communiceren met het Factuur Controle Systeem (FCS) van DForZo. Uw instelling moet hiervoor de beschikking hebben over een AGB-code en een contractnummer. Dit (jaar gebonden) contractnummer ontvangt u na het sluiten van het inkoopcontract met DForZo. FORZA FORZA is een applicatie voor offerte-indiening en afhandeling. Op de website http://www.forensischezorg.nl vindt u een link om in te kunnen loggen. In de applicatie vindt u een handleiding die u ondersteunt bij het indienen van uw offerte.

Pagina 26 van 44


4.3

Verantwoording Jaarverslag en jaarrekening In het kader van de verantwoording 2015 wordt u gevraagd kwantitatieve en kwalitatieve informatie aan te leveren. In dit hoofdstuk wordt beschreven welke informatie dit betreft. Deze informatie wordt voor verschillende doeleinden gebruikt, waaronder: 1. het bewaken van het (macro)budget; 2. het bewaken van de realisatie op gemaakte productieafspraken; 3. het verzamelen van informatie ten behoeve van tussentijdse herschikking; 4. het verzamelen van informatie over de kwaliteit van de geleverde zorg; 5. het verzamelen van informatie ten behoeve van plaatsing en zorgtoeleiding in de forensische zorg. 6. ter onderbouwing van het verstrekt voorschot De eisen voor de jaarverslaglegging voor instellingen in de forensische zorg zijn conform de WTZi. Daarom wordt voor de jaarverslaglegging gebruik gemaakt van het document Jaarverantwoording zorginstellingen 2015. Het document bestaat uit drie onderdelen: het jaarverslag, de jaarrekening en de informatie die moet worden ingevuld via DigiMV. In het jaardocument 2015 zijn enkele onderdelen toegevoegd die specifiek voor de forensische zorg dienen te worden ingevuld. Indien met u aanvullende specifieke afspraken gemaakt zijn over het aanleveren van informatie dient u deze ook in het jaarverslag op te nemen. De eisen met betrekking tot het opstellen van de jaarrekening zijn niet aangepast.

4.3.1

Jaarverslag DForZo sluit voor wat betreft het verantwoordingsdeel uit de P&C-cyclus aan bij het Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording Zorginstellingen dat door het ministerie van VWS is ontwikkeld. Verantwoording over alle door DForZo gefinancierde zorg verloopt via het Jaardocument. In het jaarverslag wordt over verslagjaar 2015 gerapporteerd conform de Jaarverantwoording Zorginstellingen. U dient uw gegevens aan te leveren aan het CIBG. De prestatie-indicatoren van DJI dient u ook in het jaardocument maatschappelijke verantwoording op te nemen.

4.3.2

Jaarrekening Naast het jaarverslag dient u ook de jaarrekening over het afgeronde jaar in te dienen. Indien met u aanvullende specifieke afspraken zijn gemaakt over het verantwoorden van bepaalde gelden (bijvoorbeeld BONO’s ) dient u dit ook in de jaarrekening herkenbaar op te nemen. In de jaarrekening wordt, voor zover bij de FPC meerdere financiële geldstromen van toepassing zijn, een aparte gesegmenteerde jaarrekening opgenomen met alleen de financiële geldstromen DForZo met betrekking tot de TBS cliënten. Uw jaarverslag en jaarrekening, over boekjaar 2015, dienen uiterlijk 1 juni 2016 in tweevoud bij de directeur Forensische Zorg ingediend te zijn. Daarnaast dient u het jaarverslag te versturen via email naar het volgende adres: [email protected].

Pagina 27 van 44


Protocol Controleverklaring en productieverantwoordingsheets DForZo wil elk jaar een verantwoording van de geleverde productie. Hiervoor stelt DForZo een aantal controleprotocollen en de daarbij behorende productiesheets op. Deze protocollen met daarin de aanwijzingen voor de controlerende accountant zal te zijner tijd op de website www.forensischezorg.nl worden gepubliceerd. U dient een door de accountant getekend Controleverklaring mee te sturen met een gewaarmerkte productieverantwoording(-en). Deze verantwoording dient na afloop van het afgesloten boekjaar, met betrekking tot boekjaar 2015 vóór 1 april 2016, ingediend te worden bij DForZo. De door uw accountant gewaarmerkte en door DForZo goedgekeurde productieverantwoording(-en) over jaar t vormt de basis om in het jaar t+1 het definitieve budget vast te stellen. De vaststellingen met betrekking tot de aan de DBBC gerelateerde budgetparameters, DBBC’en de NHC’s zijn input voor de NZa om het transitiebedrag en het verrekenbedrag NHC vast te stellen. Zie ook beleidsregels en nadere regels forensische zorg van de NZa op www.nza.nl.

Pagina 28 van 44


5

Managementparagraaf

5.1

Inleiding Goed beschouwd maakt de managementparagraaf geen deel uit van de P&C-cyclus, maar komt hij voort uit de departementale begrotings- en verantwoordingscyclus. Bij het departementale jaarverslag wordt door de minister een managementparagraaf afgegeven, waarin wordt aangegeven dat de bedrijfsvoering binnen het departement overeenkomstig de vigerende weten regelgeving wordt uitgevoerd, behoudens eventuele tekortkomingen. Gezien de samenhang met de P&C-cyclus, is er binnen DJI voor gekozen om de managementparagraaf wel in de handleidingen P&C op te nemen en wordt in dit hoofdstuk het proces van de managementparagraaf en de relatie met de P&C-cyclus uiteengezet. Hiermee wordt bovendien tegemoet gekomen aan de wens uit het veld om de (handleiding) managementparagraaf te integreren in de handleiding P&C.

5.2

Doelstelling in control verklaring De managementparagraaf beoogt de departementale bedrijfsvoeringsparagraaf voor de minister van Veiligheid en Justitie - in het kader van de departementale verantwoording - breder en beter te onderbouwen, in de toekomst verrassingen te vermijden en tevens te komen tot verdere professionalisering en het transparant maken van de bedrijfsvoering bij (alle organisatieonderdelen van) het ministerie. Sinds verslagjaar 2007 vormen de decentrale managementparagrafen aldus ‘bottom-up’ de basis voor de ‘in control’-verklaring van elke regiodirecteur of bestuurder. Deze verklaringen vormen, samen met de uitkomsten van de beoordeling van de concernbrede processtappen bij DJI, het uitgangspunt voor hoofd DJI om te komen tot de onderbouwde verklaring dat alle ondersteunende processen worden beheerst en voldoen aan de gestelde eisen. De managementparagraaf ziet op het hoogste niveau op: • het bewaken van de ‘financiële rechtmatigheid’; • het realiseren van een ‘betrouwbare informatievoorziening’; • naleving van het ‘Geïntegreerd normenkader bedrijfsvoering ministerie van Veiligheid en Justitie’ (in totaal zo’n 45 onderwerpen uit 9 deelkaders). Het instrument regardeert alle PIOFACH-regelgeving die (al eerder) op DJI en haar organisatieonderdelen van toepassing is. De managementparagraaf maakt slechts een systematisch en expliciet oordeel mogelijk over de mate waarin verschillende onderdelen, op verschillende niveaus binnen DJI aan die regelgeving voldoen.

5.3

Werking en opbouw managementparagraaf De managementparagraaf is een zogenaamde ‘uitzonderingsverklaring’: dat wil zeggen dat een manager aangeeft ‘in control’ te zijn op alle onder hem/haar ressorterende processen, met uitzondering van de door hem zelf vermelde ‘tekortkomingen’ c.q. ‘normafwijkingen’. De managementparagraaf is een vast onderdeel binnen de verantwoording DJI - Bestuursdepartement in het kader van het DJI-jaarverslag, en dient na afloop van het verslagjaar eind januari te worden verstuurd. De beoogde control in het kader van de Managementparagraaf richt zich op de beheersing van alle ondersteunende processen, ook wel ‘PIOFACH’-processen genoemd. De wettelijke kaders op deze gebieden zijn opgenomen in het Pagina 29 van 44


‘Geïntegreerd normenkader bedrijfsvoering Ministerie van Veiligheid en Justitie’ (opgenomen op intranet), verbreed met deelkaders op gebied van Beleidsinformatie, Beveiliging, Bescherming persoonsgegevens, Documentaire informatievoorziening en Communicatie en Milieu. Het MP-instrument van DJI is ontwikkeld om te komen tot de afgifte van de eigen in control-verklaring van alle integraal managers centraal en decentraal en vervolgens via sectorale aggregatie (of samenvatting) tot weging van alle bevindingen voor de hoofddirecteur. Het MP-instrument heeft als doel om eerst bestaande tekortkomingen uit het hele DJI-veld in beeld te krijgen, alvorens DJI-breed naar procesbeheersing te kijken. Daarmee worden centrale en decentrale managers ook meer expliciet verantwoordelijk gehouden voor het sturen op en beheersen van hun ondersteunende processen. Op deze manier draagt het bij aan het bewustzijn binnen de DJI-organisatie. Het kan de manager voorts helpen in het gesprek met het eigen MT en daarna met de hogere leidinggevende over te managen tekortkomingen of aandachtspunten. Om de verantwoording door elke integraal manager te kunnen organiseren zijn uitgaande van de door het bestuursdepartement opgestelde brede ‘Checklist Taakorganisatie’ een drietal (afgeleide) ‘Checklists bedrijfsvoering’ als intern hulpmiddel door DJI verbijzonderd. Deze zullen, inclusief toelichting op intranet geplaatst worden en dienen als basis voor de door de directeur FPC af te geven in control statement. De verkregen decentrale verklaringen worden per sector geaggregeerd, samengevoegd (Landelijke diensten) of meegewogen (DForZo rijksinrichtingen en hoofdkantoor) om te komen tot de in control-verklaring op het niveau van directeur of bestuurder. Hierbij worden tevens de verklaringen betrokken van de stafdirecties (na advies van hun deskundigen), afgelegd op de aan hen toegewezen concernbrede processtappen. Onder leiding van de directeur Finance & Control wordt vervolgens, via aggregatie, samenvatting en weging (van m.n. impact, financieel beslag en risico) gekomen tot de jaarlijkse Managementparagraaf van DJI. Dit resulteert in een in controlverklaring van de hoofddirecteur DJI, te richten aan de directeur-generaal JS op het bestuursdepartement. Het in control statement biedt ook de mogelijkheid aan te geven dat er tekortkomingen zijn buiten de eigen competentie, omdat anderen (bijv. een onderdeel van het bestuursdepartement) daarvoor verantwoordelijk zijn. 5.4

Relatie managementparagraaf met de reguliere P&C-cyclus Op basis van de uitkomsten van de (decentrale) managementparagraaf, worden mogelijk tekortkomingen geconstateerd in de bedrijfsvoering binnen DJI. Deze tekortkomingen moeten verbeterd worden en hiertoe worden beheersmaatregelen geformuleerd die gevolgd moeten worden in de P&C-cyclus. Concreet betekent dit, dat de uitkomsten van de managementparagraaf van een jaar bij de eerste viermaandsrapportage van het volgende jaar besproken en belegd worden in een aanvullende managementafspraak, om vervolgens in de reguliere P&C-cyclus van het planjaar verder gevolgd te worden in de uitvoering. Afhankelijk van de aard en omvang van de tekortkoming binnen DJI, wordt de tekortkoming centraal of decentraal in de organisatie belegd. Daarbij zijn verschillende varianten denkbaar, die hierna worden beschreven. Pagina 30 van 44


Individueel ‘Niet in control’ De (de-)centrale manager formuleert hierop zelf de beheersmaatregel en legt deze voor aan de hogere lijnmanager. Uitgangspunt is dat de directeur van het onderdeel zelf stuurt op de uitvoering van de beheersmaatregel. De beheersmaatregel wordt bij 1e viermaandsrapportage toegevoegd aan het managementcontract. In de uitvoering wordt de beheersmaatregel via viermaandsrapportages en (A3-) managementgesprekken gevolgd. Geaggregeerd ‘Niet in control’ Zodra 20% of meer van de decentrale onderdelen onder een sectordirecteur of bestuurder een ‘Niet in control’ heeft afgegeven op een processtap, ontstaat daarop (ook) voor hem/haar een verantwoordelijkheid. Deze ‘aggregatie’ speelt alleen bij GW, JJI, DBV en het SSC. Op concernniveau ‘Niet in control’ De tekortkomingen die DJI-breed zijn vastgesteld, en extern gemeld bij de DG JS, dan wel tekortkomingen uit het verleden, die nog niet genoeg verbeterd zijn moeten worden beheerst. De beheersmaatregel wordt op concernniveau geformuleerd (door concernstaven). Afhankelijk van de aard van de tekortkoming, kan de geformuleerde beheersmaatregel ook van toepassing zijn op de individuele inrichting. In dat geval geldt verder een soortgelijke procedure als bij §6.4.2.

Pagina 31 van 44


Bijlagen

Bijlage 1 Checklist en akkoordverklaring Tbs-dwang voor justitiële FPC’s U dient de gevraagde onderdelen in te vullen en bij te voegen bij de offerte in FORZA. De formats zijn in het bestandsformaat Word / Excel op de website www.forensischezorg.nl geplaatst. U wordt verzocht deze formats te gebruiken. Offertes waarbij geen gebruik gemaakt wordt van de door DForZo beschikbaar gestelde formats worden niet in behandeling genomen.

Pagina 32 van 44


Vervolg bijlage 1

Checklist en akkoordverklaring Tbs-dwang voor justitiële FPC’s U dient onderstaande onderdelen bij uw offerte te voegen. Gebruik hiervoor het Word-format op www.forensischezorg.nl, ‘Zorginkoop en financiering’, onder ‘Documenten 2015’. Onderdeel 1 2 3

Deze ingevulde checklist & akkoord verklaring (bijlage 1) Gegevens met betrekking tot uw zorginstelling (bijlage 2)

6 7 8 9 10 11

Totaal productievoorstel Tbs-dwang in de productiesheets DBBC en ZZP in FORZA De budgetberekening Tbs justitiële FPC’s 2015 (Bijlage 3), Excelsheet op www.forensischezorg.nl, Zorginkoop en Financiering, Documenten 2015) Ingevuld format onderbouwing productievoorstel Tbs DBBC en ZZP (bijlage 4) Substitutievoorstel. Indien van toepassing (bijlage 5) Prestatie-indicatoren DJI (bijlage 6) Speerpunten FPC voor 2015 (gebruik het format in bijlage 7): Veiligheid (bijlage 8) Begroting Renovatie- en bouwplannen

12

Meerjarig investeringsplan

13

A3 jaarplan

14

Toelichting managementafsprakenbrief

4

5

Zorgaanbieder verklaart zich akkoord met de vormvereisten van de contracteringsprocedure en heeft alle gevraagde onderdelen ingevuld en bijgevoegd.

Naam zorgaanbieder Naam functionaris Datum Plaats Handtekening*

* Uitsluitend een met pen geschreven handtekening

Pagina 33 van 44


Bijlage 2 Gegevens met betrekking tot de eigen organisatie U dient met betrekking tot de eigen organisatie onderstaande gegevens in te dienen. Gebruik hiervoor het Word-format op www.forensischezorg.nl, ‘Zorginkoop en financiering’, onder ‘Documenten 2015’. 1 Gegevens organisatie Naam zorgaanbieder: Naam contactpersoon: Postadres, postcode en plaats: Telefoonnummer: E-mailadres van de contactpersoon: Een telefoonnummer en contactpersoon voor de afdeling Zorginkoop van de Directie Forensische Zorg Een telefoonnummer en contactpersoon voor de afdeling Plaatsing van de Directie Forensische Zorg IBAN- of gironummer inclusief tenaamstelling (wijzigingen dienen te allen tijde schriftelijk te worden doorgegeven) AGB-code (indien van toepassing)

2 Organisatie profiel a Organisatie- of ondernemingsstructuur (inclusief gegevens over een eventuele groep- of holdingstructuur waarvan de zorgaanbieder deel uitmaakt); b Organigram 3 Gegevens over onderaanneming a. Gegevens onderaannemer b. Type zorg c. Omvang van de zorg

Pagina 34 van 44


Bijlage 3 Budgetberekening Tbs justitiële FPC’s 2015 Gebruik hiervoor het Excel-bestand op www.forensischezorg.nl, ‘Zorginkoop en financiering’, onder ‘Documenten 2015’. De ingevulde ‘Budgetberekening 2015’ dient u als bijlage (in Excel) bij uw offerte te voegen. Bijlage 4 Format onderbouwing offerte DBBC en ZZP Tbs justitiële FPC’s U wordt verzocht het productievoorstel DBBC en/of ZZP inhoudelijk te onderbouwen. U dient antwoord te geven op onderstaande vragen. Gebruik hiervoor het Word-format op www.forensischezorg.nl, ‘Zorginkoop en financiering’, onder ‘Documenten 2015’. Naam zorginstelling:

1

………………………………………………………………………………

Onderbouwing offerte DBBC Hoe is de offerte voor het jaar 2015 opgebouwd? Ga daarbij in ieder geval in op de rol van onderstaande elementen: a Verwachte instroom en uitstroom van patiënten b Registratie c Facturatie d Onder handen werk

Antwoord 2

Waarop wijkt de realisatie van het jaar 2014 af van de offerte voor het jaar 2014 die u heeft ingediend? Hoe werkt dat door in de offerte voor het jaar 2015?

Antwoord 3

Wat zijn de effecten van de in 2015 ingevoerde vereiste facturatie van verblijfszorg in ZZP’s (zie ook Onderbouwing offerte ZZP)?

Antwoord 4

Zijn er wijzigingen opgetreden in de soorten productgroepen ten opzichte van het jaar 2014? Zo ja, dan graag een toelichting geven op de wijzigingen.

Antwoord

Pagina 35 van 44


Vervolg bijlage 4 Onderbouwing offerte ZZP Hoe is de offerte tot stand gekomen? Ga daarbij in ieder geval in op de rol van de onderstaande elementen: a Patiënten met transmuraal verlof die in 2014 volledig in DBBC werden gefactureerd en nu (deels) in ZZP gefactureerd zullen worden; Geef van alle patiënten die dit betreft per patiënt aan: − SKN-nummer en verloffase − Welke DBBC in 2014 van toepassing was. Denk daarbij aan: productgroep, beveiligingsniveau, verblijfsintensiteit, hoeveelheid dagbesteding. − Welke ZZP in 2015 u t.b.v de patiënt offreert − Of u een DBBC voor de patiënt naast een ZZP offreert. Zo ja, welke DBBC?. − Of u dagbesteding offreert. Zo ja, op welke wijze? F 125b of DBBC gerelateerde dagbesteding? − Op welke wijze u tot vaststelling van de zorgzwaarte bent gekomen b verwachte instroom en uitstroom van patiënten; c verwachtte zorgzwaarte en doorstroom in zorgzwaarte; d verdeling over de verschillende zorgzwaarten. Antwoord

Pagina 36 van 44


Bijlage 5 Substitutievoorstel Tbs justitiële FPC’s Indien u een voorstel wilt doen voor substitutie van zwaardere naar lichtere zorg geef dan hieronder aan waarin u uw afspraak ten opzichte van 2014 wilt wijzigen. U kunt alleen substitutie binnen de gecontracteerde Tbs-capaciteit toepassen, dus niet van Tbs naar OFZ of andersom. Hieronder dient u aan te geven op welk onderdeel de wijzigingen plaatsvinden (in termen van DBBC). Bijvoorbeeld het aantal dagen dat u wilt verschuiven van beveiligingsniveau 4 naar 2. Deze bijlage dient u alleen in te vullen en bij te voegen indien u een substitutievoorstel wilt doen. Gebruik hiervoor het Word-format op www.forensischezorg.nl, ‘Zorginkoop en financiering’, onder ‘Documenten 2015’.

Naam zorginstelling:

………………………………………………………………………………

Toelichting substitutie offerte:

Pagina 37 van 44


Bijlage 6 Prestatie-indicatoren DJI U dient net als voorgaande jaren per indicator een doelstelling per indicator te geven voor 2015. Gebruik hiervoor deze bijlage. Het Word-format kunt u downloaden op www.forensischezorg.nl, ‘Zorginkoop en financiering’, onder ‘Documenten 2015’.

Prestatie-indicatoren DForZo 2015

1 2 3 4 5 6 8 9 10 11 12 13

Doelstelling 2015

………………………………………………………………………………



Bezettingsgraad Ontvluchtingen Overige Onttrekkingen Aantal geweldsincidenten onderling Aantal geweldsincidenten tegen personeel Gegronde klachten Financieel jaarresultaat Instroom, voldoen aan aantal afgesproken te vergoeden eerste opnames Doorstroom Uitstroom per vertrekcategorie per fpc Bijzonder voorval Aantal recidives tijdens uitvoering TBS maatregel

1 2 3 4

Integriteit personeel Functioneringsgesprekken GVM is periodiek geactualiseerd en naar DForZo verzonden Mobiliteit (in- en uitstroom) van personeel

Pagina 38 van 44

Doelstelling 2015

Prestatie-indicatoren DJI breed 2015


De indicator ‘gemiddelde behandelduur’ is voor 2015 niet meer opgenomen in lijst van DJI prestatie-indicatoren, omdat deze indicator middels de prestatie-indicatoren Doelmatigheid inzichtelijk worden gemaakt.


Bijlage7 Speerpunten FPC voor 2015 U dient net als voorgaande jaren uw speerpunten voor uw FPC in 2015 te vermelden. Gebruik hiervoor deze bijlage. Het Word-format kunt u downloaden op www.forensischezorg.nl, ‘Zorginkoop en financiering’, onder ‘Documenten 2015’.


Geef hieronder − − −

………………………………………………………………………………

per speerpunt aan: huidige situatie; gesignaleerde knelpunten per najaar 2014; te ondernemen activiteiten in 2015.

Speerpunten:

Pagina 39 van 44


Bijlage 8 Veiligheid Alleen indien er wijzigingen ten opzichte van 2014 zijn opgetreden ten aanzien van de veiligheidsaspecten, dient u dit in uw offerte aan te geven. Gebruik hiervoor deze bijlage. Indien er een wijziging is opgetreden dan geeft u bij het betreffende onderdeel aan wat deze wijziging behelst. Het Word-format kunt u downloaden op www.forensischezorg.nl, ‘Zorginkoop en financiering’, onder ‘Documenten 2015’.


………………………………………………………………………………

Uitvraag (brand-)veiligheid 1

Eén functionaris voor brandveiligheiddossier De verantwoordelijkheid voor orde en veiligheid ligt bij de directeur van de kliniek die hierbij wordt ondersteund door een veiligheidsteam (of breed samengestelde werkgroep). De integrale verantwoordelijkheid voor de coördinatie van de brandveiligheid in een instelling waar Tbs-gestelden ingesloten verblijven zal bij één functionaris moeten komen te liggen, aldus de inspecties. (Dit mag ook een rol (naast een bestaande functie) zijn. U wordt verzocht aan te geven bij wie dit binnen uw kliniek is belegd.

2

Periodiek Inspectieprogramma Elke FPC/FPK gaat jaarlijks zelf een periodiek inspectieprogramma (PIP) uitvoeren. Daarmee worden alle organisatorische, bouwkundige en elektronische voorzieningen van de Fpc’s/ FPK’s gecontroleerd. Op basis van de bevindingen wordt een plan van aanpak opgesteld om tekortkomingen weg te nemen. U wordt verzocht aan te geven hoe uw jaarlijkse inspectieprogramma er uit ziet.

3

Eenduidige richtlijnen Het beleid ten aanzien van vertraging in de doormelding van brand aan de meldkamer van de brandweer zal aangevuld en zo mogelijk aangescherpt worden, zodat de bandbreedte waarbinnen een vertraging toelaatbaar is zo klein mogelijk wordt. Uitgangspunt van het beleid is dat er niet wordt vertraagd tenzij dit vanwege de specifieke situatie noodzakelijk is. Tevens zal worden toegezien op een betere naleving van dit beleid. U wordt verzocht aan te geven hoe de doormelding binnen uw kliniek is ingeregeld en hoe dit wordt nageleefd.

4

Aanvullende bouwkundige voorzieningen rapporteren Die klinieken die van de inspecties in het onderzoek in 2011/2012 opmerkingen/ aanmerkingen hebben gekregen rapporteren in de stukken voor hun jaarplangesprek 2015 over de stand van zaken, voortgang en beoogde eindtermijn van de te treffen aanpassingen (indien van toepassing), inclusief een rapportage van de eindscan. U wordt verzocht aan te geven of dit voor uw kliniek van toepassing is en wat hiervan de status is.

5

Vergunningen, certificaten en bouwtekeningen (die nog niet geheel op orde waren) zijn geactualiseerd Klinieken rapporteren jaarlijks in de stukken van het jaarplangesprek over de stand van zaken ten aanzien van de actualiteit van vergunningen, certificaten en bouwtekeningen en geven aan wat het plan van aanpak is als deze niet (meer) actueel zijn. U wordt verzocht aan te geven wat de stand

Pagina 40 van 44


6

van zaken binnen uw kliniek is. Brandveiligheid van de particuliere Fpc’s/FPK’s moet in het algemeen via de jaarlijkse verantwoordingscyclus steviger wordt geborgd Klinieken rapporteren jaarlijks in jaarplannen over de stand van zaken ten aanzien van brandveiligheid. Dit borgt enerzijds visievorming, anderzijds borgt dit de uitvoering en rapportage ten aanzien van (brand)veiligheid. U wordt verzocht aan te geven wat de stand van zaken binnen uw kliniek is.

7

In 2013 zullen de particuliere Fpc’s/FPK’s een systematiek gebruiken waarbij brandveiligheid, BHV-organisatie, informatiebeveiliging, beveiliging en arbeidsomstandigheden gemonitord wordt. Klinieken rapporteren jaarlijks over het door hen gebruikte systeem om te borgen dat alle aspecten van (brand)veiligheid in het oog gehouden worden. Daartoe kunnen de GVM (gebruiksvoorwaardenmonitor) en de webqubus (informatiebeveiliging) als voorbeeld gebruikt worden. Maar ook eigen ‘systemen’ zijn toegestaan, mits ze het einddoel (een compleet beeld van de gebouwelijke, informatieve- en organisatorische beveiliging van een kliniek) dienen. Middels jaarplanstukken wordt hierover gerapporteerd. U wordt verzocht aan te geven middels welk systeem/ welke methode u uw integrale veiligheid binnen de kliniek monitort en beheerst.

8

Geconstateerde onvolkomenheden ten aanzien de brandveilige inrichting van cellen en kamers zullen meer aandacht krijgen. Klinieken rapporteren jaarlijks middels de jaarplanstukken over het door hen gehanteerde beleid ten aanzien van voorwerpen op kamer cq. de vuurbelasting van kamers. Daarbij rapporteren ze ook over het beleid ten aanzien van het veilig houden van een kamer (zoals losse draden/ stekkerdozen). U wordt verzocht aan te geven wat uw ‘voorwerpen op kamer’ beleid is en hoe u dit beleid handhaaft.

9

Het lokale beleid ten aanzien van het brandveilig inrichten van kamers wordt consequent uitgevoerd. Onmisbare schakel hierbij is het regelmatig uitvoeren van inspecties en een eenduidige toepassing van het rookbeleid. Klinieken rapporteren jaarlijks middels de jaarplanstukken over hun beleid ten aanzien van het brandveilig houden van kamers, alsmede over de (in voorgaande periode) hoeveelheid gevoerde inspecties en bijbehorende bevindingen. Hetzelfde geldt voor het rookbeleid. U wordt verzocht aan te geven wat uw ‘roken op kamer’ beleid is en hoe u dit beleid handhaaft.

10

Waar afspraken met de brandweer inzake opkomsttijden en taakuitvoering ontbreken of nog onvolledig zijn, worden deze door alle particuliere Fpc’s/FPK’s gemaakt Klinieken rapporteren jaarlijks in het jaarplan over de afspraken die ze met de lokale brandweer hebben ten aanzien van aanrijdtijden. Ook het aantal gezamenlijk gehouden oefeningen in voorgaande periode wordt gerapporteerd. Tot slot wordt, in relatie tot de aanrijdtijden van de brandweer, gerapporteerd over de maatregelen die genomen worden om de BHV organisatie in relatie tot de aanrijdtijden op te leiden (hoe langer de aanrijdtijd, hoe ‘zelfredzamer’ de BHV organisatie zal moeten zijn). U wordt verzocht over deze punten aan te geven wat de stand van zaken binnen uw kliniek is.

Pagina 41 van 44


11

12

13

Inzake de afspraken met de brandweer wordt de BHV-organisatie juist toegerust zodat de mogelijkheid tot ontruiming gewaarborgd is. U wordt verzocht aan te geven hoe, in combinatie met de aanrijdtijden, uw BHV organisatie is afgestemd op de aanrijdtijden van de brandweer. Lokaal zal het uitgevoerde brandveiligheidsbeleid geëvalueerd en bijgesteld worden, waarbij de evaluaties en te nemen maatregelen in logboeken worden opgenomen Klinieken leggen logboeken aan (voor zover niet reeds aanwezig), waar oefeningen, evaluaties etc. worden bijgehouden. Deze vormen onderwerp van de te houden inspecties. U wordt verzocht te beschrijven hoe u bovenstaande eis tot registratie en evaluatie heeft vormgegeven. Het bijhouden van een registratie van uitgevoerde (ver)bouwwerkzaamheden en controle op de naleving van gebruiksvoorschriften is vereist. U wordt verzocht aan te geven hoe dit in uw kliniek is gewaarborgd.

Pagina 42 van 44


Bijlage 9 Planning- & controlcyclus 2015 DForZo Data

Planning- & controlcyclus 2014 DForZo

Aanleveren bij

2015 Planfase 22 augustus 2014

directeur Forensische Zorg publiceert handleiding P&C 2015 op FORZA

Uiterlijk 13 oktober FPC stuurt offerte in 2014 om 12.00 uur

Webapplicatie FORZA

Uiterlijk 13 oktober FPC dient inventarisatie huisvestingsvoorzieningen in bij directeur 2014 om 12.00 Forensische Zorg uur

FORZA en afdeling Huisvesting (CBV)

Nov/ dec

directeur Forensische Zorg en het FPC bespreken offerte 2015

Februari 2015

directeur Forensische Zorg stelt de managementafspraken en contract op en verzendt dit aan het FPC

februari

FPC voert A3-managementgesprek vooruitkijkend met directeur ForZo op onderwerpen uit organisatiegebieden uit het lokale A3– jaarplan (tevens 3e viermaandsrapportage 2014)

15 mei

FPC dient 1e viermaandsrapportage in bij directeur Forensische Zorg Secretariaat DForZo

15 mei 14 juni

directeur Forensische Zorg voert managementgesprek terugkijkend met FPC n.a.v. 1e viermaandsrapportage (gecombineerd met het jaarverslag 2014)

15 september


2015 Uitvoerings-/controlfase

15 september – directeur Forensische Zorg voert managementgesprek terugkijkend 11 oktober met FPC n.a.v. 2e viermaandsrapportage

november

FPC voert managementgesprek met directeur Forensische Zorg terugkijkend en vooruitkijkend op onderwerpen uit organisatiegebieden uit het lokale A3–jaarplan (gecombineerd met jaarplangesprek 2014)

13 december

FPC dient ‘in control statement’ (managementparagraaf) in bij de directeur Forensische Zorg

2015-2016

FPC levert (tussentijdse) verantwoording DBBC conform hoofdstuk 4 [email protected] van deze handleiding. njus.nl

Secretariaat DForZo

2015 en 2016 DBBC

Pagina 43 van 44


Verslagleggingfase 2016 15 januari


februari

managementgesprek 3e viermaandsrapportage

5 maart

FPC dient jaarverslag 2015 incl. jaarrekening, DBBC en ZZP

15 mei 14 juni

directeur Forensische Zorg voert terugkijkend managementgesprek n.a.v. jaarverslag 2015 met FPC (tevens 1e viermaandsrapportage 2016)

<15 augustus

directeur Forensische Zorg zendt afrekening 2015 toe aan FPC

Pagina 44 van 44

Secretariaat DForZo; Accountbeheer

Handleiding Planning & Control Rijks 2015 Voor justitiële rijks FPC's. Datum 22 augustus 2014 Status Definitief

Recommend Documents