Handleiding PE-online voor aanbieders van onderwijs

Handleiding PE-online voor aanbieders van onderwijs 2015

Inhoudsopgave 1

Inleiding

2

1.1 1.2

Voor wie is deze handleiding? Over PE-online

2 2

2

Als u voor het eerst gaat werken met PE-online

3

2.1 2.2 2.3 2.4

Toegang tot PE-online en het opleidingsoverzicht Algemene aanwijzingen voor het gebruik van PE-online Als u nog geen inloggegevens heeft Eenmalig aanvragen van autorisatie

3 3 3 4

3

Werken met PE-online

6

3.1 3.2 3.3 3.3.1

3.4.2 3.5 3.6 3.7

Inloggen in PE-online Het hoofdscherm Cursusbeheer Een nieuwe aanvraag indienen Stap 1: aanvraag indienen Stap 2: uitvoeringen en bijeenkomsten toevoegen Stap 3: het aanvraagformulier Stap 4: controleer cursusdetails Stap 5: overzicht accreditatieaanvragen Verdere verloop van uw accreditatieaanvraag Uw aanvraag wijzigen of informatie toevoegen Uw aanvraag verwijderen Een herhalingsaanvraag indienen Een teruggestuurde cursus opnieuw indienen Presentie Invoeren presentie deelname Stap 1: Cursus selecteren Stap 2: Presentie invoeren Stap 3: Afronding presentie invoeren Verwijderen presentie deelname Autorisatie Instituutsgegevens Uitloggen

6 7 7 8 8 14 21 23 23 24 25 25 25 26 28 29 29 36 39 40 45 45 45

4

Waar kan ik terecht met mijn vragen?

46

4.1

Het bureau van het AG

46

3.3.2 3.3.3 3.3.4 3.3.5 3.3.6 3.4 3.4.1

Handleiding PE-online voor aanbieders van onderwijs – januari 2015

1

1 Inleiding 1.1 Voor wie is deze handleiding? Deze handleiding is bedoeld voor aanbieders van onderwijs die gaan werken met de internetapplicatie PE-online. 1.2 Over PE-online Het AG kent een PE-verplichting van 60 punten per periode van drie jaar. Na drie jaar moeten leden AG kunnen aantonen dat zij 60 punten hebben behaald met geaccrediteerde PE-activiteiten. Voor het gehele proces van registratie en accreditatie is gekozen voor de internetapplicatie PE-online. PE-online is toegankelijk voor alle gebruikers betrokken bij Permanente Educatie: de leden AG, de beroepsvereniging en de aanbieders van onderwijs. ● de actuaris/actuarieel analist (professional) -

gebruikt PE-online voor registratie van zijn/haar individuele PE activiteiten; kan zoeken naar geaccrediteerde PE-activiteiten in de agenda; heeft een overzicht van behaalde punten en de status van zijn/haar verplichting.

● de beroepsvereniging (bureau van het AG en de Commissie Accreditatie PE) -

gebruikt PE-online voor het proces rondom accreditatie van PE-activiteiten; registreert de PE-punten in de dossiers van leden bij vooraf geaccrediteerde opleidingen; heeft inzicht in de PE-activiteiten van leden en kan deze toetsen aan de eisen.

● de aanbieders van opleidingen (opleiders) -

kunnen via PE-online cursussen aanbieden ter accreditatie en presentie deelname invoeren.


2

2 Als u voor het eerst gaat werken met PE-online 2.1 Toegang tot PE-online en het opleidingsoverzicht Aanbieders van opleidingen kunnen toegang krijgen tot PE-online via de onderstaande URL: https://www.pe-online.org/edu/?taalid=8. Het opleidingsoverzicht kunt u met onderstaande link benaderen: https://www.pe-online.org/public/?pid=86 Ook kunt u via een link op de website van het AG toegang krijgen tot PE-online. 2.2 Algemene aanwijzingen voor het gebruik van PE-online -

-

-

PE-online is een webbased applicatie die gebruikt kan worden met een standaard Internet Browser. In verschillende schermen wordt tekst onderstreept en verschijnt een handje zodra de muis over deze tekst beweegt, de zogenaamde ‘hyperlinks’ waarop geklikt kan worden. In de meeste schermen wordt extra uitleg gegeven. Deze uitleg is te vinden door het aanklikken van het vraagteken [?]. Verplicht in te vullen gegevens worden aangegeven met een asterix: *. Wanneer een verplicht veld niet wordt ingevuld, verschijnt een foutmelding. Pas na invulling van het veld kunt u doorgaan. Met de TAB-toets kunt u de verschillende invoervelden bereiken. Gegevens die in kolommen worden gepresenteerd, kunnen worden gesorteerd door te klikken op de kolomnaam. Bij grote pagina’s kan naar tekst worden gezocht met de standaard zoekfunctie van de Browser CTRL+F.

TIP: Omdat PE-online een internet-applicatie is, kan het voorkomen dat de verbinding wordt onderbroken. Slaat u daarom regelmatig tussentijds uw gegevens op bij het aanvragen van accreditatie. Gebruik daarvoor de button Concept Opslaan die in de meeste schermen bovenin aanwezig is. 2.3 Als u nog geen inloggegevens heeft Wanneer u als opleider bij het AG cursussen ter accreditatie wilt aanbieden, dan heeft u autorisatie van het AG nodig. Voordat u autorisatie kunt aanvragen dient u eerst inloggegevens aan te vragen. Ga daarvoor naar de URL https://www.peonline.org/edu/?taalid=8 en klik die aan. In het inlogscherm van PE-online verschijnt de volgende melding: Als u nog geen inloggegevens heeft, kunt u in het inlogscherm de link vraag dan hier een account voor uw organisatie aan aanklikken om een account aan te laten maken. Er volgt een scherm waarin u de gegevens van uw organisatie kunt invullen. De gegevens die u hier invult kunt u later, wanneer u een account heeft gekregen, terug zien en wijzigen. Opmerking: Uitgangspunt binnen PE-online is dat een organisatie slechts éénmaal wordt geregistreerd. Indien uw organisatie reeds bekend is in PE-online wordt u daarop geattendeerd door de foutmelding: “De naam van organisatie dient uniek te zijn”. Krijgt u deze melding, dan adviseren wij u om eerst navraag te doen in uw organisatie. U kunt gebruik maken van de eerder ontvangen inloggegevens. Uitzondering hierop vormen grote organisaties bestaande uit verschillende locaties en/of afdelingen. Vermeld in dat geval achter de naam van de organisatie de afdeling of de locatie om onderscheid te kunnen maken.


3

Mocht het onduidelijk zijn hoe/waarom uw organisatie reeds in PE-online is opgenomen, neemt u dan contact op met het bureau van het AG. Toelichting bij enkele in te vullen gegevens: - De naam van uw organisatie (verplicht): deze dient uniek te zijn. - Bezoekadres (verplicht) - Postcode, plaats en land (verplicht) - Factuuradres: wilt u hier alleen het adres vermelden (dus niet opnieuw de naam van uw organisatie invoeren). - Telefoonnummer (verplicht) - Omschrijving (verplicht): korte omschrijving van uw organisatie (u kunt de door u ingevoerde tekst enigszins opmaken: vet, cursief, gebruik opsommingstekens etc.). - E-mailadres van de organisatie: dit e-mailadres wordt gebruikt voor het toezenden van boekingen die via PE-online worden gedaan (dus als een actuaris zich via PE-online aanmeldt voor een opleiding). Deze mogelijkheid wordt door het AG niet gebruikt. - E-mailadres van de contactpersoon (verplicht): op dit e-mailadres ontvangt u de inloggegevens. Opmerking: U kunt bij het indienen van de accreditatieaanvraag een afwijkend e-mailadres opgeven, voor inhoudelijke vragen met betrekking tot een opleiding. - Naam contactpersoon (verplicht) - E-mailadres contactpersoon (verplicht) - Herhaal e-mailadres contactpersoon (verplicht) - Standaard inschrijfprocedure: u kunt hier aangeven of de cursist zich via e-mail kan aanmelden voor de opleiding. Klik op de button OK bovenin het scherm en u krijgt een bevestiging dat uw aanvraag voor inloggegevens is verstuurd. Nadat uw aanvraag is verwerkt, ontvangt u op het opgegeven e-mailadres een bericht met uw inloggegevens. Het e-mailbericht met uw inloggegevens ziet er als volgt uit: Van: Verzonden: Aan: Onderwerp:

Vrijdag 30 juni 2006 15:05:13 Aanvraag logingegevens

Uw inlogaccount voor PE-online is aangemaakt. Vanaf heden kunt u inloggen op https://www.pe-online.org/edu/ met de volgende logingegevens: Gebruikersnaam: XXXXXX Wachtwoord: XXXXXX

2.4 Eenmalig aanvragen van autorisatie Nadat u inloggegevens heeft gekregen voor PE-online, dient u éénmalig autorisatie als opleider aan te vragen. Er wordt onder andere vastgesteld of uw organisatie reeds is opgenomen in PE-online. Zodra u inlogt met uw gebruikersnaam en wachtwoord staat in het Hoofdscherm de volgende melding: “U bent bij geen enkele organisatie geautoriseerd om opleidingen aan te


4

melden voor accreditatie”. Klik aan de linkerkant op de knop "autorisatie" om autorisatie aan te vragen. Klik op menu Autorisatie. In het scherm dat nu volgt vindt u een tweetal overzichten: 1. Accrediterende verenigingen waarvoor u geautoriseerd bent accreditatieaanvragen in te dienen (dit overzicht is leeg totdat autorisatie is toegekend). 2. Organisaties waarvoor u niet geautoriseerd bent accreditatieaanvragen in te dienen. Het scherm ziet er als volgt uit: U kunt in dit scherm autorisatie aanvragen door in het tweede overzicht in de regel met PEonline te klikken op de tekst: Vraag autorisatietoestemming. In het vervolgscherm kunt u uw organisatiegegevens aanvullen. Verplicht in te vullen gegevens zijn: - Toelichting voor accreditatiecommissie - Soort organisatie (commerciële congresorganisator, beroepsvereniging, individueel lid, werkgever) Na het klikken op de button OK bovenin het scherm krijgt u een bevestiging dat uw aanvraag is verstuurd, met de melding: Uw verzoek is verzonden. U ontvangt binnen één werkdag bericht. Uw aanvraag voor autorisatie wordt in behandeling genomen. Nadat uw aanvraag voor autorisatie is verwerkt, ontvangt u op het opgegeven e-mailadres een bevestiging. Dit e-mailbericht ziet er als volgt uit: Van: Verzonden: Aan: Onderwerp:

<[email protected]> dinsdag 4 juli 2006 9:25:02 Er zijn 1 nieuwe berichten

Geachte, Er zijn nieuwe berichten aanwezig in PE-online: U bent geautoriseerd om opleidingen aan te melden Ga naar https://www.pe-online.org/edu/?taalID=8&orgID=21 en log in om de berichten te bekijken. Dit bericht is automatisch gegenereerd. Ga naar PE-online. In het Hoofdscherm ziet u de melding staan betreffende de autorisatie. U kunt de melding openen door erop te klikken. Zolang de melding vet is afgebeeld, is deze niet geopend. Na openen wordt de melding in normale letters afgebeeld. Desgewenst kunt u de melding verwijderen door te klikken op het prullenbakje.


5

3 Werken met PE-online 3.1 Inloggen in PE-online Na het aanklikken van de URL https://www.pe-online.org/edu/?taalID=8&orgID=21 verschijnt het inlogscherm van PE-online. ► Uw organisatie is nog niet bekend in PE-online? 1. U heeft nog geen inloggegevens? Klik op de betreffende link; er verschijnt een nieuw scherm waarin u uw organisatiegegevens kunt invoeren. Zie voor meer informatie hoofdstuk 2. ►Uw organisatie is reeds bekend in PE-online? 1. Met uw inloggegevens kunt u inloggen in PE-online. 2. Wachtwoord vergeten? Klik op de betreffende link; de inloggegevens worden verstuurd naar het eerder opgegeven e-mailadres. ►Heeft u problemen met inloggen? 1. U heeft geen inloggegevens ontvangen? Mogelijk is het opgegeven e-mailadres onjuist. Neemt u contact op met de helpdesk (bureau AG). 2. Bij het aanmelden van uw organisatie krijgt u de melding “organisatie niet uniek”. Mogelijk is uw organisatie reeds bekend in PE-online. Neemt u contact op met de helpdesk (bureau AG). Als u al een inlogcode en wachtwoord heeft ontvangen dan krijgt u ook toegang tot PEonline via de link die op de website van het AG staat (www.ag-ai.nl/permanente educatie & pe-online/log in PE opleider.


6

3.2 Het hoofdscherm In het hoofdscherm (het scherm waar u op terecht komt als u inlogt. Dit is tevens het scherm cursusbeheer) staan alle berichten van uw organisatie vermeld. U kunt deze inzien door op de link ‘berichten’ te klikken. Desgewenst kunt u de melding(en) verwijderen door de melding aan te vinken en te klikken op de tekst ‘Selectie in het archief plaatsen’.

Naast Berichten zijn in het hoofdscherm nog de volgende menu’s beschikbaar: Cursusbeheer (deze is hetzelfde als het hoofdscherm) Presentie Autorisatie Instituutgegevens Uitloggen 3.3 Cursusbeheer U kunt accreditatieaanvragen indienen zodra het AG u heeft geautoriseerd voor het gebruik van PE-online. U kunt een nieuwe cursus ter accreditatie aanbieden met de button Accreditatie Wizard in het menu Cursusbeheer. In het menu Cursusbeheer kunt u ook aanvragen wijzigen zolang deze nog niet zijn doorgestuurd. Klik daarvoor op de Cursusnaam van de opleiding die u wilt wijzigen. - Met de button Annuleren keert u terug naar het Hoofdscherm.


7

3.3.1 Een nieuwe aanvraag indienen Een accreditatie voor een cursus aanvragen bestaat uit 5 stappen. Stap 1 – Aanvraag indienen Bij het indienen van een nieuwe aanvraag klikt u in het menu Cursusbeheer op de button Accreditatie aanvraag indienen. Het volgende scherm verschijnt:

Nieuwe cursus is al geselecteerd. Kies de andere mogelijkheid indien van toepassign en klik op de button Volgende boven in het scherm. In het scherm dat volgt moet u een keuze maken: vraagt u een cursus aan die alleen is bedoeld voor actuarieel analisten, dan vinkt u het hokje actuarieel analist aan. Vraagt u een cursus aan die bedoeld is voor actuarissen (of die voor beide groepen kan gelden), dan vinkt u het hokje actuaris aan.


8

Na klikken op de button Volgende, komt u in een informatiescherm dat aangeeft wat voor soort cursussen er mogelijk zijn. Klik op de button Volgende.


9


10

In dit scherm geeft u aan of een nieuwe cursus aanvraagt of dat u een eerder gebruikte cursusgegevens gebruik wilt maken. Kies voor Nee (dan vraagt u een geheel nieuwe cursus aan) en klik op de button Volgende. In het volgende scherm moet u aangeven of het e-learning betreft of een fysieke bijeenkomst. Kies nee voor een bijeenkomst en klik op volgende. U komt dan in het scherm waarin u gegevens over de cursus moet invoeren.


11

Vul de velden in. Als u op het vraagteken klikt dan ziet u wat u moet invoeren. Let op: Met de button Sluiten stopt u de aanvraag. Er verschijnt dan een melding: “Uw aanvraag is nog niet volledig. Weet u zeker dat u wilt stoppen?”. Klik hier op Ja als u wilt stoppen, klik op Nee als u wilt doorgaan. U kunt de gegevens tussentijds opslaan door te klikken op de button Opslaan. Let op: als u op sluiten klikt zonder uw gegevens te hebben opgeslagen gaan deze verloren. Klik op de button Volgende om verder te gaan met uw aanvraag. Er volgt een scherm met contactgegevens en daarna het onderstaande scherm waarin gevraagd wordt naar het aantal bijeenkomsten.


12

Als u selecteert dat de cursus uit 1 bijeenkomst bestaat, volgt onderstaand scherm


13

Dit vult u in en klikt op OK. Voor het vervolg van uw aanvraag zie Stap 3. Als u toch het aantal bijeenkomsten wilt wijzigen klikt u op annuleren waarna u terug komt in het vorige scherm. Stap 2 – Uitvoeringen en bijeenkomsten toevoegen In stap 1 van uw aanvraag heeft u het soort cursus aangegeven: - cursus met (fysieke) bijeenkomsten - individuele nascholing / e-learning N.B. Heeft u aangegeven dat de cursus e-learning betreft, dan hoeft u geen uitvoeringen en bijeenkomsten aan te geven. U slaat in dat geval stap 2 over (dit gebeurt automatisch) waarna u verder gaat met stap 3: het aanvraagformulier. Bij stap 2 kunt u uitvoeringen en bijeenkomsten invoeren. In PE-online worden de volgende begrippen gehanteerd: Begrip Cursusuitvoering Bijeenkomst Herhaling

Uitleg Cursus (de cursus zelf in zijn geheel) Dag / dagdeel (onderdeel van de cursus) De cursus vindt in ongewijzigde vorm nogmaals plaats


14

In het scherm waarin u een keuze moet maken voor 1 of meerdere bijeenkomsten, vindt u bovenin een link met een korte uitleg / demonstratie over het verschil in de begrippen uitvoering en bijeenkomst. Wij raden u aan deze eerste te lezen voordat u verder gaat met uw aanvraag.

Als u heeft aangegeven dat de cursus uit meerdere bijeenkomsten bestaat dan volgt onderstaand scherm waarin u het aantal delen is aangegeven met invulvelden voor locatie, startdatum, einddatum, aanvangstijd, eindtijd, uitvoeringscode en eventueel opmerkingen per deel.


15

Door te klikken op de button OK krijgt u een vervolgscherm waarin u uitvoeringen kunt toevoegen of het aantal bijeenkomsten kunt wijzigen.


16

Klikt u op Uitvoering toevoegen dan volgt opnieuw het pop up scherm met de uitvoeringen.


17

U ziet dan de lege velden waarin u de data voor de nieuwe uitvoering kunt invullen. Vergeet niet op Ok te klikken om de nieuwe gegevens op te slaan. Heeft u geklikt op de link Aantal bijeenkomsten per uitvoering wijzigen dan volgt onderstaand scherm:


18

Als u een bijeenkomst wilt toevoegen aan een uitvoering, dan klikt u eerst op de link Bijeenkomst toevoegen. PE-online voegt dan een nieuwe lege regel toe. Hier kunt u nog niets invullen. Klik op het prullenbakje om de regel te verwijderen. Klik op gereed om verder te gaan met het toevoegen van bijeenkomsten. U komt dan in onderstaand scherm.


19

Wanneer u daar klikt op het icoontje met de pen, dan komt u in het pop up scherm van de cursus en vindt u de nieuwe lege regel(s). Deze kunt u nu invullen.


20

Let op: Sla na het invoeren de gegevens van de nieuwe uitvoeringen op met de button OK boven in het scherm. U kunt via dit scherm bijeenkomsten verwijderen door op de prullenbak te klikken. U kunt hier ook nog weer bijeenkomsten toevoegen door te klikken op de button Bijeenkomsten toevoegen. Klik op Gereed om verder te gaan en kies daarna Volgende. In het nu volgende scherm vindt u het aanvraagformulier. Meer hierover in stap 3. Ook hier kunt u nog uitvoeringen toevoegen. Vul de nieuwe gegevens in en sla ze op met de button OK.

Stap 3 – Het aanvraagformulier Nadat u de algemene gegevens van de cursus heeft ingevoerd en op Volgende heeft geklikt verschijnt het scherm voor detailinformatie over de bijeenkomst.


21

Zoals u ziet heeft de cursus het door PE-online automatisch gegenereerde ID-nummer gekregen. Deze staat tussen haakjes achter de titel van de cursus. U hoeft hier zelf niets mee te doen. Velden met een * moet u verplicht invullen, velden met een “oog” zijn zichtbaar in de cursusinformatie. Het blauwe vraagteken geeft extra informatie bij de vraag wanneer u op het vraagteken klikt. Bij het onderste veld (niet zichtbaar op deze print), cursusboom, klikt u op Selecteer. U komt dan in een pop-up venster waarin u de cursus kunt koppelen aan verschillende aandachtsgebieden. De aandachtsgebieden die u aanklikt worden gebruikt als zoektermen in het opleidingsoverzicht. Door te klikken op het + teken onder het hoofdniveau verschijnen de verschillende aandachtsgebieden. U kunt maximaal 2 aandachtsgebieden aanklikken. Nadat u alle aandachtsgebieden heeft aangegeven klikt u op de button OK. U komt nu terug in het aanvraagformulier, waar u de resterende gegevens kunt invullen. Als u klaar bent klikt u op de button Opslaan, vervolgens op de button Verstuur. Het volgende scherm geeft aan dat uw aanvraag is verwerkt. Klik op de button Gereed en u komt weer in het scherm Cursusbeheer. Als u op de button Terug klikt, komt u weer in het hoofdscherm en ziet u dat de status van uw aanvraag staat op Aangevraagd.


22

In uw mailbox ontvangt u een bevestiging dat de aanvraag is verwerkt. Dit e-mailbericht ziet er als volgt uit: Van: Verzonden: Aan: Onderwerp:

<[email protected]> Datum, tijd Bevestiging aanvraag XXXXXX (ID nummer: XXXX)

Geachte mevrouw, mijne heren, Uw aanvraag voor de cursus XXXXXX (ID nummer: XXXX) begindatum - einddatum (locatie) is succesvol verzonden naar de volgende beroepsgroep: Actuarissen Voor een actuele status over deze aanvraag verwijzen wij naar: https://www.peonline.org/edu/?taalID=8&orgID=21 Op korte termijn wordt u geïnformeerd over de vervolgprocedure van uw accreditatieaanvraag. Stap 4 – Controleer cursus details Als u in het scherm Cursusbeheer klikt op de cursus komt u in het scherm met details over de aanvraag. U vindt hier alle gegevens van de door u ingevoerde cursus: - vermelding van de status: aangevraagd - algemene gegevens van de cursus (cursusnaam, omschrijving cursus, standaard tekst bij aanmelding, type cursus, e-mailadres voor inhoudelijke vragen, cursus code, standaard aanmeldmethode). Controleer uw gegevens. Indien alle gegevens correct zijn ingevuld, kunt u terugkeren naar het menu Cursusbeheer via de button Annuleren. Stap 5 – Overzicht accreditatieaanvragen In het scherm Cursusbeheer kunt u zien dat de zojuist aangevraagde accreditatie is opgenomen in het totale overzicht accreditatieaanvragen. De status geeft aan dat accreditatie is aangevraagd voor de cursus: “aangevraagd”. Opmerking: als de accreditatieaanvraag niet is verstuurd, is de status “nog niet aangevraagd”.


23

3.3.2 Het verdere verloop van uw accreditatieaanvraag Het AG ontvangt automatisch bericht van de door u ingediende accreditatieaanvraag. Uw aanvraag wordt beoordeeld en waar nodig zal om extra informatie worden gevraagd. Vragen De vereniging kan u via PE-online een vraag stellen. Mogelijk ontbreekt er informatie of u wordt verzocht om bijlagen toe te voegen aan de aanvraag. Van alle vragen ontvangt u bericht op het door u opgegeven e-mailadres (dit is het e-mailadres dat is opgegeven bij de aanvraag). Dit e-mailbericht ziet er als volgt uit: Van: Verzonden: Aan: Onderwerp:

<[email protected]> Datum, tijd Er zijn 1 nieuwe berichten

Geachte, Er zijn nieuwe berichten aanwezig in PE-online: Vraag gesteld over cursus NAAM (ID nummer: ……) door: Actuarissen Ga naar https://www.pe-online.org/edu/?taalID=8&orgID=21 en log in om de berichten te bekijken. Dit bericht is automatisch gegenereerd.

Ga naar PE-online. In het Hoofdscherm, onder de link Berichten, ziet u een overzicht van alle meldingen. Klik op de melding met de vraag. Door in de melding te klikken op ‘hier’ gaat u direct naar de accreditatieaanvraag. Onder het aanvraagformulier staan de vragen en antwoorden die betrekking hebben op de aanvraag. Klik op de betreffende vraag. Het is nu mogelijk om antwoord te geven op die vraag. Desgewenst kunt u na het beantwoorden van de vraag de betreffende melding in het Hoofdscherm verwijderen. Alle vragen en antwoorden met betrekking tot een aanvraag blijven bewaard in de aanvraag zelf. Opleidingsoverzicht Het bureau AG voegt cursussen met een open inschrijving, na ontvangst van uw aanvraag, toe aan het opleidingsoverzicht. Omdat de accreditatiebeoordeling dan nog niet is gedaan verschijnt de nascholing met een ? in de lijst. Beoordelen Het bureau AG zet na ontvangst van uw aanvraag het accreditatieproces in gang. Gedurende de beoordeling kan u gevraagd worden om nadere toelichting of aanvullende informatie. De afhandeling en beoordeling van uw aanvraag duurt uiterlijk 4 weken nadat alle benodigde informatie binnen is. Blokkeren accreditatieaanvraag Zodra de beroepsvereniging een beoordelaar toekent aan de accreditatieaanvraag, wordt de aanvraag geblokkeerd. Het is dan niet meer mogelijk om informatie te wijzigen of toe te voegen.


24

Accreditatie U ontvangt automatisch bericht zodra uw aanvraag is geaccrediteerd. Het resultaat van de beoordeling kunt u vinden bij de aanvraag. Zoek de betreffende aanvraag in het menu Cursusbeheer. De aanvraag is nu geblokkeerd. Het is niet meer mogelijk om de aanvraag te wijzigen of om informatie toe te voegen. Wel kunt u nieuwe uitvoeringen (die in de toekomst plaatsvinden) toevoegen. Factuur Na accreditatie en toekenning van PE-punten ontvangen commerciële opleiders een factuur van het AG. Per toegewezen PE-punt wordt € 50 in rekening gebracht, met een maximum van 10 punten per aanvraag. Dat betekent dat bij programma’s waar meer dan 10 punten worden toegekend, een bedrag van maximaal (10*50) € 500 in rekening wordt gebracht. Uw aanvraag wordt afgewezen (niet geaccrediteerd) Het is mogelijk dat uw aanvraag wordt afgewezen, bijvoorbeeld omdat de cursus op kwalitatieve punten niet voldoet aan de criteria. Het Koninklijk Actuarieel Genootschap zal een toelichting geven op deze afwijzing. De status van uw aanvraag is nu “afgewezen”. Uw aanvraag wordt verwijderd. Als een accreditatieaanvraag wordt verwijderd ontvangt u daarvan een melding. In deze melding vindt u ook de reden van verwijdering. Let op: De reden wordt niet opgenomen in de aanvraag zelf. Verwijdert u de melding, dan is de reden van afwijzen dus niet meer zichtbaar. De status van uw aanvraag is nu “verwijderd”. 3.3.3. Uw aanvraag wijzigen of informatie toevoegen Zolang uw aanvraag nog niet is verstuurd, kunt u deze wijzigen en/of informatie toevoegen. Ga hiervoor naar het menu Cursusbeheer en klik op de Accreditatie wizard. Op het moment dat de aanvraag in behandeling wordt genomen door het Actuarieel Genootschap, wordt de aanvraag geblokkeerd. U kunt de aanvraag dan niet meer wijzigen en/of informatie toevoegen. Tenzij u vanuit het AG een vraag krijgt via het menu Berichten. Wijzigen van cursusdetails Klik op Accreditatie Wizard. Kies bij Selecteer [de betreffende cursus]. Nadat u op de betreffende cursus heeft geklikt, verschijnt bovenaan een regel Maak hier een keuze: …. U heeft de cursus al geselecteerd en kunt klikken op volgende. In de schermen die volgen kunt u de cursusdetails wijzigen en/of informatie toevoegen. 3.3.4 Uw aanvraag verwijderen U kunt zelf uw aanvraag verwijderen, zolang u de accreditatieaanvraag nog niet heeft verstuurd. U doet dit door in het menu Cursusbeheer de betreffende cursus aan te klikken. Het scherm Cursus details verschijnt. Wilt u de aanvraag verwijderen, klik dan de button Verwijderen. Als u de cursus al heeft doorgestuurd naar het AG dan kan alleen het AG de cursus uit PEonline verwijderen. 3.3.5 Een herhalingsaanvraag indienen Nadat een cursus is geaccrediteerd is het gedurende een bepaalde termijn mogelijk om herhalingen toe te voegen. Deze termijn is vastgesteld op één jaar. Wanneer u binnen een jaar na de accreditatiedatum, opnieuw accreditatie aanvraagt voor exact dezelfde cursus, kan het AG die meteen weer accrediteren. Hieraan zijn dan geen kosten verbonden.


25

3.3.6 Een teruggestuurde aanvraag opnieuw indienen Als een cursus door het AG is teruggestuurd naar de opleider, dan ontvangt de opleider daarvan bericht via PE-online. In het bericht staat de reden waarom de cursus is teruggestuurd. Op het hoofdscherm is de status van deze cursus veranderd van Aangevraagd in de status Nog niet verzonden. Zie scherm hieronder.

Klik op het ID nummer van de cursus om hem te openen. U komt dan in onderstaand scherm.


26

Klik op de button Deze aanvraag versturen naar beroepsgroep. Hiermee komt u in de aanvraagwizard die u weer in zijn geheel moet doorlopen. Klik telkens op de button Volgende tot het eind van de aanvraag. Ondertussen kunt u de door de beroepsgroep gevraagde informatie toevoegen in de juiste velden. Aan het eind drukt u op de button Gereed. Als u terugkeert naar het hoofdscherm zult u zien dat de status van de cursus is veranderd van Nog niet aangevraagd in Aangevraagd. De cursus wordt dan opnieuw in behandeling genomen volgens de eerder aangegeven route.


27

3.4 Presentie De aanbieder van onderwijs is verplicht een presentielijst van deelnemers bij te houden van elke vorm van onderwijs. De presentielijst bevat in ieder geval de volgende gegevens: - Naam onderwijsaanbieder - Cursusnaam - Cursusdatum - Cursus ID nummer - Achternaam deelnemer - Voorletters deelnemer - Geboortedatum deelnemer - Actuaris AG of Actuarieel Analist AG - Persoonscode van het AG-lid - Handtekening deelnemer. Na accreditatie van de cursus kunt u de deelnemers in PE-online invoeren waardoor de punten direct in het dossier van de leden van het AG worden ingevoerd. De aanbieder van onderwijs verwerkt de presentielijst binnen 10 werkdagen na afloop van het onderwijs in PE-online.


28

3.4.1 Invoeren presentie deelname Presentie invoeren voor een bijeenkomst gaat het meest efficiënt als u de persoonscode van de leden van het AG in een Excelbestand zet. U kunt dan alle deelnemers tegelijk invoeren. Mocht u niet beschikken over de persoonscodes dan kunt u die aan de deelnemer vragen of bij AG Ledenservice opvragen. Het is ook mogelijk om aan de hand van namen presentie in te voeren. Stap 1 - Cursus selecteren Log in PE-online in. U komt dan in het hoofdscherm.

Klik op cursus waarvoor u presentie wilt invoeren. U kunt alleen presentie invoeren als de cursus is geaccrediteerd. U komt in het scherm Cursusgegevens accreditatieaanvragen, scroll helemaal naar beneden naar het veld Presentie.


29

Klik op de button Toevoegen presentie.


30

Klik dan op Volgende.


31

U ziet dat er nog geen presentie is ingevoerd. Klik op Volgende. Hierna volgt een scherm waarin te zien is voor welke beroepsgroep de bijeenkomst is geaccrediteerd. Dit kunnen bij cursussen voor het AG twee beroepsgroepen zijn: Actuaris of Actuarieel Analist. Als de cursus is aangevraagd bij Actuaris dan wordt de cursus tevens geaccrediteerd voor actuarieel analist. Als de cursus is aangevraagd bij Actuarieel Analist, dan wordt de cursus alleen voor deze beroepsgroep geaccrediteerd.


32

Klik op Volgende.


33

Klik op Presentie invoeren (of één van de andere opties als dat van toepassing is). Klik op Volgende.


34

Er volgt nu een scherm waarin u de digitale presentielijst dient toe te voegen.

Klik daarna op Volgende.


35

Stap 2 - Presentie invoeren Presentie invoeren kan op twee manieren: 1. Per deelnemer: losse namen invoeren in het veld Toevoegen; 2. Per groep: de persoonscodes van de deelnemers invoeren via de link Importeren. Invoer per deelnemer U voert de naam van de deelnemer in. Deze verschijnt in het veld. Daarna klikt u op de button Toevoegen. Dit herhaalt u voor alle deelnemers (leden AG). Soms verschijnen meerdere naamsuggesties. U selecteert dan de juiste naam (let op voorletters of persoonscode) en klikt op Toevoegen. Mocht de naam niet voorkomen, dan kan het zijn dat de persoon toch geen lid van het AG is.


36

Invoeren per groep Op de presentielijst van het AG staat een veld waarin deelnemers hun eigen persoonscode van het AG kunnen invullen. Als u deze persoonscodes in een (Excel)bestand onder elkaar zet, kunt u die lijst selecteren en met knippen en plakken invoeren in PE-online. Voor deze werkwijze klikt u eerst op de link Importeren. In het veld dat dan opent kunt u de lijst importeren.


37


38

Stap 3 – Afronding presentie invoeren Nadat u de namen of persoonscodes heeft ingevoerd klikt u op de button Volgende. Dat geeft onderstaand scherm. Als er namen tussen staan die bij nader inzien niet present waren, kunt u het vinkje achter de naam verwijderen door er op te klikken. Dit lid krijgt dan geen punten. Is de lijst correct, dan klikt u op Gereed. En daarna op Sluiten.

Als er iets niet klopt verschijnt een melding. Zoals in volgend scherm. Klik op OK. In de rechterkolom staan namen/nummers die niet kunnen worden ingevoerd. Soms zijn deelnemers geen lid, of niet PE-plichtig, of horen tot de andere beroepsgroep en hebben dat niet juist op de presentielijst ingevuld. Als alle gegevens juist zijn ingevoerd, zal deze melding nooit verschijnen. Klik op Gereed.


39

U bent nu klaar met invoeren van de presentie. Leden van het AG die aan de bijeenkomst hebben deelgenomen, krijgen via een e-mail automatisch bericht dat punten zijn toegevoegd aan hun dossier in PE-online. Mocht u ontdekken dat er meer deelnemers waren die u nog niet had ingevoerd, dan kunt u deze toevoegen door dezelfde stappen te herhalen. NB. Het is ook mogelijk om presentie in te voeren via het tabblad Presentie in het hoofdscherm. Als u daarop klikt selecteert u de cursus waarvoor u presentie wilt invoeren. Daarna volgt het zelfde proces.

3.4.2 Verwijderen presentie deelname Mocht u ten onrechte presentie voor iemand hebben ingevoerd dan kunt u die verwijderen op volgende wijze. Ga naar de home page en klik op de betreffende cursus.


40


41

U komt dan in het volgende scherm.

Klik hier op het nummer van de presentielijst waaruit u namen wilt verwijderen.


42

U komt dan in onderstaand scherm.

Klik op het prullenbakje om de hele lijst te verwijderen of klik op het prullenbakje voor de persoon om de presentie van die persoon te verwijderen.


43

Bij het verwijderen van de lijst ziet u volgend scherm.

Er volgt een waarschuwing of u de lijst echt wilt verwijderen en u moet een reden opgeven. Klik op verwijderen en u komt terug in onderstaand scherm.


44

3.5 Autorisatie In het menu Autorisatie kunt u nagaan bij welke accrediterende verenigingen u geautoriseerd bent om accreditatieaanvragen in te dienen. 3.6 Instituutsgegevens In het menu Instituutgegevens vindt u de gegevens van uw organisatie zoals deze zijn vastgelegd in PE-online. De gegevens zijn overgenomen uit uw aanvraag voor inloggegevens. Desgewenst kunt u uw organisatiegegevens op deze plek wijzigen. U kunt op deze plek tevens uw logo uploaden voor het PE-online web. U kunt in dit menu tevens aangeven hoe meldingen vanuit PE-online aan u worden gestuurd. Standaard staan deze op Direct, voor zowel hoge als normale prioriteit meldingen. Wij raden u aan deze instelling te handhaven. Desgewenst kunt u deze instelling wijzigen in 1X per 24 uur of 1X per week. 3.7 Uitloggen U kunt uitloggen uit PE-online door in het menu voor Uitloggen te kiezen.


45

4 Waar kan ik terecht met mijn vragen? 4.1 Het bureau AG Hebt u na het lezen van deze handleiding nog vragen, dan kunt u contact opnemen met: Contactpersonen Inge Duenk Nicole Kurpershoek

E-mailadres [email protected] [email protected]

Telefoonnummer 030–6866193 030–6866192

U kunt ook het algemene e-mailadres gebruiken: [email protected]. Ook voor eventuele problemen en storingen in PE-online kunt u contact opnemen met Nicole Kurpershoek of Inge Duenk. Voor vragen over de PE-verplichting kunt u ook de FAQ raadplegen op www.agai.nl/permanente educatie en PE-online. Op deze pagina staan onder meer ook het PEreglement en de daarbij behorende Toelichting.

Handleiding PE-online voor van het Koninklijk Actuarieel Genootschap – januari 2013

46

Handleiding PE-online voor aanbieders van onderwijs

Recommend Documents