HANDLEIDING PARTICIPATIE IN HET M.E.R.-PROCES

HANDLEIDING PARTICIPATIE IN HET M.E.R.-PROCES Definitieve versie Opdrachtgever: LNE, afd. AMNE, dienst Mer

COLOFON Opdracht: Handleiding participatie in het m.e.r.-proces Definitieve versie

Opdrachtgever: Vlaamse Overheid, Afdeling Milieu-, Natuur- en Energiebeleid Dienst Mer Koning Albert II-laan 20 bus 8 1000 BRUSSEL Opdrachthouder: Antea Belgium nv Roderveldlaan 1 2600 Antwerpen T : +32 (0)3 221 55 00 F: +32 (0)3 221 55 01 www.anteagroup.be BTW: BE 414.321.939 RPR Antwerpen 0414.321.939 IBAN: BE81 4062 0904 6124 BIC: KREDBEBB Antea Group is gecertificeerd volgens ISO9001 Identificatienummer: 2238503030/ivm Datum:

status / revisie:

Maart 2013 April 2013 Juni 2013 Juli 2013 Juli 2013

Versie 01 Versie 02 Versie 03 Versie 04 Versie 05

Vrijgave: Jan Parys, Directeur Controle: Cedric Vervaet, Account Manager

Projectmedewerkers: Inge Van der Mueren, MER-deskundige

 Antea Belgium nv 2013 Zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Antea Group mag geen enkel onderdeel of uittreksel uit deze tekst worden weergegeven of in een elektronische databank worden gevoegd, noch gefotokopieerd of op een andere manier vermenigvuldigd.

INHOUD DEEL 1 1 2 3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7

HANDLEIDING VOOR INITIATIEFNEMERS VAN PLANNEN EN PROJECTEN ..... 4

WAAROM KIEZEN VOOR PARTICIPATIE? ............................................................................ 5 DEFINITIES EN BEGRIPPEN .............................................................................................. 6 AANPAK PARTICIPATIE IN HET MILIEUEFFECTRAPPORTAGEPROCES ............................................ 8 VROEG BEGONNEN IS HALF GEWONNEN .................................................................................... 8 WAT IS VERPLICHT?............................................................................................................... 8 PARTICIPATIE IS MAATWERK.................................................................................................... 9 VORMGEVING VAN HET PARTICIPATIETRAJECT .......................................................................... 11 PARTICIPATIE TIJDENS DE VERSCHILLENDE M.E.R.-STAPPEN ........................................................ 15 KEUZE VAN DE PARTICIPATIEVORM ......................................................................................... 26 EVALUATIE VAN DE PARTICIPATIE ........................................................................................... 26

DEEL 2

BIJLAGEN................................................................................................. 28

2238503030 - Handleiding participatie in het m.e.r.-proces

pagina 3

DEEL 1 HANDLEIDING VOOR INITIATIEFNEMERS VAN PLANNEN EN PROJECTEN


pagina 4

1

Waarom kiezen voor participatie? Het voeren van een participatief beleid heeft vele voordelen, zowel voor u als initiatiefnemer van een plan of project als voor de participanten (zoals bv. burgers). De participanten voelen zich nauwer betrokken bij het plan of project, kunnen hun kennis, ervaringen, inzichten of ideeën delen en krijgen de kans zelf voorstellen te doen. U heeft meer kans om een echt draagvlak voor uw plan of project te creëren. De participanten begrijpen wat er gaat gebeuren en waarom het gaat gebeuren. De voornaamste voordelen van participatie zijn: •

Het verhogen van de kwaliteit van uw plan of project De betrokkenen hebben lokale, gebiedsspecifieke kennis waarmee ze het plan of project desgevallend kunnen bijstellen en verbeteren. De gebruikers van een gebied, zoals bijvoorbeeld bewoners, kunnen vanuit hun ervaringen een nieuwe kijk bieden op het plan of project. Het hoofddoel van participatie is het bundelen van kennis van de verschillende betrokken partijen.

•

Draagvlak creëren Door direct in dialoog te treden, zal de afstand tussen u en burgers, organisaties en overheden (administraties) verkleinen. Zo wordt een ‘wij’ versus ‘zij’ situatie voorkomen. Participatie kan ‘tegenwerken’ omzetten in ‘meewerken’ waardoor weerstand vanuit de samenleving vermindert of verdwijnt en er draagvlak ontstaat.

•

Betere werking van uw eigen plan- of projectorganisatie

1

Door in te zetten op participatie bij zowel externe als interne belanghebbenden zal de structuur en het functioneren van uw eigen organisatie efficiënter worden. •

Vertragingen voorkomen in het procesverloop Door in het begin van het plan- of projectproces tijd te investeren in een participatieve aanpak zal het plan of project in latere fases gemakkelijker tot realisatie komen. Zo kan u tijd winnen door tijd te investeren.

Bij participatie met betrekking tot overheidsplannen en –projecten en beleid in het algemeen kan hier nog het bevorderen van actief burgerschap aan toegevoegd worden. Burgers hebben er belang bij dat hun opvattingen en ideeën, wensen en belangen van invloed zijn op het beleid en de projecten die de overheid ontwikkelt. De invloed wordt vergroot door de burger rechtstreeks bij het project of de gebiedsontwikkeling te betrekken. Het welzijn van de burger wordt vergroot en zijn (actieve) betrokkenheid bij het beleid wordt groter. Participatie draagt bij tot het dichten van de kloof tussen overheid en burgers en tot wederzijds vertrouwen. Disclaimer: Om de handleiding te illustreren worden in de volgende hoofdstukken verschillende voorbeelden uit de praktijk opgenomen. De voorbeelden en het resultaat ervan gelden in de toenmalige context en omstandigheden van het desbetreffende plan of project. Participatie is immers steeds maatwerk en voorbeelden die voor een bepaald plan of project gewerkt hebben, werken niet voor elk plan of project.

1

De projectorganisatie is een groep mensen, de daarmee verbonden infrastructuur met een samenhangend geheel van gezag, relaties en verantwoordelijkheden die zijn afgestemd op de bedrijfsprocessen of de functie.


pagina 5

2

Definities en begrippen Milieueffectrapportageproces (m.e.r.-proces): de procedure die al dan niet leidt tot het opstellen en goedkeuren van een milieueffectenrapport over een voorgenomen plan of project en in voorkomend geval tot het gebruik ervan als hulpmiddel bij de besluitvorming omtrent deze actie. Voor deze handleiding start het m.e.r.-proces met de opmaak van de kennisgeving en eindigt zij bij het openbaar onderzoek van het goedgekeurde milieueffectrapport. Participatie: volgens Van Dale ‘het hebben van aandeel in iets; deelname’. Het begrip participatie is een verzamelnaam van manieren waarop stakeholders invloed kunnen hebben op planen projectprocessen en de uitvoering ervan met positieve betrokkenheid tot resultaat. Het onderscheid tussen inspraak en participatie is zeer belangrijk. Inspraak houdt in dat burgers en belanghebbenden naar hun mening gevraagd wordt over plannen of projecten van de overheid of een andere initiatiefnemer. Participatie staat voor interactieve meningsvorming met alle actoren die bij plannen of projecten betrokken zijn. Er is altijd sprake van tweerichtingsverkeer en het gaat om actief informatie bekendmaken. De participanten mogen zelf actief meedenken over de oplossingen. Participatie gaat dus over een heel gamma van vormen van samenwerking tussen burgers en overheid, gaande van informeren en raadplegen over adviseren naar daadwerkelijk coproduceren en meebeslissen. Stakeholder of belanghebbende: volgens Van Dale ‘iemand die betrokken is bij een organisatie, als werknemer, aandeelhouder, leverancier, overheid e.d., persoon die belang heeft bij iets’. Met betrekking tot plannen en projecten kan dit gedefinieerd worden als een persoon of organisatie die invloed (positief of negatief) ondervindt van of zelf invloed kan uitoefenen op een plan of een project evenals op de beslissingen over dit plan of project. Milieueffectenrapport over een plan of programma (plan-MER): een openbaar document waarin van een voorgenomen plan of programma en van de redelijkerwijze in beschouwing te nemen alternatieven de te verwachten gevolgen voor mens en milieu in hun onderlinge samenhang op een systematische en wetenschappelijk verantwoorde wijze worden geanalyseerd en geëvalueerd, en aangegeven wordt op welke wijze de aanzienlijke milieueffecten vermeden, beperkt, verholpen of gecompenseerd kunnen worden. Milieueffectenrapport over een project (project-MER): een openbaar document waarin van een voorgenomen project en van de redelijkerwijze in beschouwing te nemen alternatieven de te verwachten gevolgen voor mens en milieu in hun onderlinge samenhang op een systematische en wetenschappelijk verantwoorde wijze worden geanalyseerd en geëvalueerd, en aangegeven wordt op welke wijze de aanzienlijke milieueffecten vermeden, beperkt, verholpen of gecompenseerd kunnen worden. Plan-m.e.r.-screening: onderzoek waarin van een voorgenomen plan wordt aangegeven of er aanzienlijke effecten voor mens en milieu te verwachten zijn teneinde te bepalen of voor het plan een plan-MER moet opgemaakt worden. Project-m.e.r.-screening: onderzoek waarin van een voorgenomen project wordt aangegeven of er aanzienlijke effecten voor mens en milieu te verwachten zijn teneinde te bepalen of voor het project een project-MER moet opgemaakt worden. Verzoek tot ontheffing van de project-milieueffectrapportageplicht (ontheffingsdossier): een rapport dat aantoont dat voor een project geen of beperkte milieueffecten te verwachten zijn waardoor voor het project geen project-MER moet opgemaakt worden. Er kan eveneens een ontheffing van de milieueffectrapportageplicht aangevraagd worden wanneer reeds een plan- of project-MER bestaat.


pagina 6

Verzoek tot ontheffing van de plan-milieueffectrapportageplicht: ook voor plan-m.e.r.-plichtige plannen kan verzocht worden om geen plan-MER op te maken. Dit is mogelijk wanneer er reeds eerder een plan-MER voor het plan werd opgemaakt of indien kan aangetoond worden dat in het kader van andere rapportages of beoordelingen reeds een systematische en wetenschappelijk verantwoorde analyse en evaluatie van de te verwachten gevolgen voor mens en milieu werd gemaakt.


pagina 7

3

Aanpak participatie in het milieueffectrapportageproces

3.1

Vroeg begonnen is half gewonnen Het is aangewezen om zo vroeg mogelijk in het plan- of projectproces over de mogelijkheden voor participatie na te denken. Echte participatie is immers slechts mogelijk indien er voldoende ruimte is om mee te denken, voldoende opleiding (zodat alle partners de nodige kennis hebben) en voldoende tijd. De keuze voor participatie wordt dan ook best zo vroeg mogelijk gemaakt zodat ze op het juiste moment opgestart kan worden. Participatie tijdens het m.e.r.-proces zal in veel gevallen deel uitmaken van een breder participatietraject over het plan of project. De participatie start dan vooraleer het m.e.r.-proces van start gaat en zal ook doorlopen nadat het milieueffectrapport is afgerond. Het vroeg starten van participatie moet zeker haalbaar zijn voor grote, maatschappelijk belangrijke plannen of projecten. Voor private plannen of projecten is dit mogelijk moeilijker haalbaar, maar het verdient aanbeveling de afweging concreet te maken (zie hoofdstuk 3.3). De m.e.r.-procedure is meestal de eerste procedure die tijdens een plan- of projectproces moet doorlopen worden waarin een consultatie van het brede publiek wettelijk verplicht is. Wanneer in de eerdere plan- of projectfasen nog geen participatie plaatsvond, betekent dit vaak dat het grote publiek tijdens het m.e.r.-proces voor het eerst geïnformeerd wordt over het plan of project. Het voeren van een gerichte participatiestrategie kan ook in dit geval aangewezen zijn teneinde nuttige inspraakreacties te verzamelen en de perceptie ten opzichte van het plan of project in kaart te brengen in functie van het creëren van draagvlak. U kan de m.e.r.-procedure dan als het ware als springplank gebruiken voor het opstarten van participatie. Vertrekkende vanuit het principe dat participatie best zo vroeg mogelijk in het plan- of projectproces moet gestart worden, is het echter aangewezen om nog voor de wettelijk verplichte consultatie reeds in te zetten op participatie. In alle gevallen geldt dat participatie maatwerk is en dat een participatietraject in het beste geval participatief wordt vastgelegd. Deze handleiding beperkt zich tot participatie tijdens het m.e.r.-proces. Praktische info over participatie vanaf de start van het plan of project kunt u vinden op volgende websites:

3.2

•

http://www.complexestadsprojecten.be/

•

http://www.participatiewijzer.nl/

•

http://www.centrumpp.nl/

Wat is verplicht? 2

Wanneer een volledige m.e.r.-procedure wordt doorlopen, schrijft de Vlaamse wetgeving volgende ‘participatiemomenten’ voor het brede publiek voor: •

inspraak tijdens de terinzagelegging van de kennisgeving (of nota voor publieke consultatie bij de plan-m.e.r.-procedure volgens het integratiespoor)

•

raadpleging van het goedgekeurde MER eventueel gekoppeld aan het openbaar onderzoek in het kader van de verdere besluitvormingsprocedure

Buiten het brede publiek dienen ook de gemeente(n) en provincie(s) waar het plan of project plaatsvindt of waar eventuele effecten kunnen verwacht worden, geraadpleegd te worden en kan de dienst Mer het advies vragen van de instanties waarvan zij het advies nuttig acht. In voorkomend

2

Titel IV van het decreet algemene bepalingen inzake milieubeleid (DABM) van 5 april 1995 zoals herhaaldelijk gewijzigd.


pagina 8

geval worden ook de Ondernemingsraad, het Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk of de vakbondsafvaardiging en de milieucoördinator van het bedrijf geraadpleegd. Verder bestaan er een aantal procedures waarbij milieueffecten van plannen of projecten worden beoordeeld met als doel geen volledige m.e.r-procedure te doorlopen. Het betreffen de planen project-m.e.r.-screening en het verzoek tot ontheffing van de planen project-m.e.r.-plicht. Tijdens de procedure voor de plan-m.e.r.-screening dient de initiatiefnemer een aantal adviesinstanties te consulteren afhankelijk van de aard van het plan en de te verwachten effecten. Bij het verzoek tot ontheffing van de project-m.e.r.-plicht kan de dienst Mer advies vragen bij instanties waarvan zij het advies nuttig acht. In deze procedures is participatie voor het brede publiek dus niet verplicht. De project-m.e.r.-screeningsnota wordt gevoegd bij een vergunningsaanvraag en volgt de desbetreffende procedure. Hier is het de vergunningverlener die beslist of het project project-m.e.r.plichtig is en is participatie met betrekking tot deze nota niet verplicht.

3.3

Participatie is maatwerk Algemeen kan gesteld worden dat de nood om meer of minder aandacht te besteden aan participatie bij een plan- of projectproces afhankelijk is van de impact die het plan of project met zich mee zal brengen. Verder dient het plan of project voldoende mogelijkheden te bieden voor participatie. De keuze met betrekking tot de uitgebreidheid en de vormgeving van het participatietraject ligt steeds bij u. De volgende vragen kunnen u helpen om te bepalen of een uitgebreider participatietraject dan hetgeen wettelijk voorzien is, zinvol kan zijn: 1) Liep er reeds een participatietraject vooraleer met de m.e.r.-procedure gestart werd? a.

Ja: het is aangewezen om participatie vol te houden tijdens het volledige plan- of projectproces waardoor een uitgebreider participatietraject tijdens het m.e.r.proces mogelijk zinvol kan zijn.

b.

Neen: ga naar punt 2.

2) Dient een uitgebreider participatietraject tijdens het m.e.r.-proces opgestart te worden? a.

Heeft het plan of project een impact op belanghebbenden? (Onder belanghebbenden wordt in principe iedereen verstaan die kan inspreken tijdens de m.e.r.-procedure).

b. Is er beleidsmatige ruimte voor afwegingen en bijstellingen van het plan of project? Participatie zonder beleidsruimte leidt vaak tot verkeerde verwachtingen en teleurstellingen bij het publiek. Participatie enkel gericht op het streven naar (een groter) draagvlak is geen participatie, maar een campagne. c.

Bent u bereid zich open te stellen voor externe inbreng? Het hoofddoel van participatie is het bundelen van kennis om zo tot een beter plan of project te komen.

Indien het antwoord op één van de drie bovenstaande vragen duidelijk ‘neen’ is, lijkt het aangewezen om u te beperken tot de wettelijk verplichte inspraakmomenten. De diverse voordelen van participatie vindt u terug in hoofdstuk 1. Ervaring leert dat vroegtijdige participatie van belanghebbenden één van de succesfactoren is voor meer draagvlak, een effectief en efficiënt procesverloop en een inhoudelijke verrijking van het plan of project. Het is dan ook belangrijk om het voeren van een uitgebreider participatietraject dan wettelijk voorzien is ernstig te onderzoeken. De omvang en diepgang van de participatie moet natuurlijk in verhouding staan tot het belang en de complexiteit van het plan of project. Bij hervergunning van een bedrijf waar geen


pagina 9

wrijvingen zijn met de buurt kan het bv. volstaan om de omwonenden enkel te informeren over de procedures die gaan lopen (opmaak milieueffectenrapport, aanvragen vergunning). Anderzijds kunnen praktische beperkingen een risico vormen voor het participatieproces. In dit geval kan participatie meer schade dan winst opleveren en is het niet verstandig om meer te doen dan wat wettelijk verplicht is. Mogelijke beperkende factoren zijn bv. planning, budget en de stabiliteit van het politiek/bestuurlijk proces. Tip: Door vroeg genoeg over een participatietraject na te denken, kan u beperkende factoren zoals planning en budget vermijden. U kan uw plan of project dan afstemmen op het participatietraject. De intensiteit van het participatietraject wordt grotendeels bepaald door de mate van impact. Grote impact vraagt eerder een intensief participatietraject dan beperkte impact. De participatievorm is tevens afhankelijk van de beleidsruimte en de doelgroepen van de participatie. Vanzelfsprekend spelen hier ook de factoren planning en budget een rol. Deze beïnvloeden de intensiteit en de methoden die u zal gebruiken, maar mogen niet doorslaggevend zijn bij het bepalen ervan. Ten slotte is het van belang dat de participatie wordt voortgezet na afloop van het m.e.r.-proces. Houd dus ook daar rekening mee wanneer voor een uitgebreider participatietraject wordt gekozen.


pagina 10

Project Stationsomgeving Gent Sint-Pieters Het project stationsomgeving Gent Sint-Pieters is een stadsontwikkelingsproject dat 9 deelprojecten omvat waarvan 5 met vastgoedontwikkeling (residentieel, kantoren, commerciële en stedelijke functies) en inrichting openbaar domein (pleinen, park, ontsluitingsinfrastructuur voor auto's, dienstvoertuigen, fietsers en voetgangers). Voor dit project en de verschillende deelprojecten werden en worden verschillende procedures doorlopen zoals de opmaak van een gewestelijk ruimtelijk uitvoeringsplan, een milieueffectenrapport en het aanvragen van diverse stedenbouwkundige vergunningen om de deelprojecten te realiseren. Er werden voor dit project heel wat communicatiemiddelen ingezet zoals bewonersbrieven, infoen inspraakmomenten, nieuwsbrieven, foto’s, films en persberichten. Alles is ook terug te vinden op een website die gecreëerd is voor dit project (www.projectgentsintpieters.be). Het eerste belangrijke informatiemoment vond plaats naar aanleiding van en tijdens de terinzagelegging van de kennisgeving in het kader van m.e.r.-proces. De eigenaars van een pand in de projectontwikkelingszone aan de zuidzijde van het station waren bijzondere stakeholders en werden apart uitgenodigd voor een overlegvergadering. In de latere procedures vonden dan nog informatiemomenten plaats naar aanleiding van het openbaar onderzoek van het ruimtelijk uitvoeringsplan en de stedenbouwkundige vergunningsaanvragen. Verder werden en worden nog participatiemomenten ingericht voor diverse onderdelen van de verschillende deelprojecten. We vermelden onder meer: •

buurtvergadering natuurpark Overmeers: hier werd een ontwerp van het natuurpark voorgesteld waarop de buurtbewoners opmerkingen konden formuleren en suggesties en voorstellen konden doen die dan zo veel mogelijk in rekening konden worden gebracht bij de opmaak van het definitieve plan

•

dialoogcafé over mobiliteit voor buurtbewoners en handelaars: voorstellen van een aantal nieuwe routes voor autoverkeer en over parkeren, waarbij in kleine groepjes kon overlegd worden over de voor- en nadelen van elk scenario. Aanvullend werd tevens de mogelijkheid geboden om hierover suggesties en voorstellen over te maken door het invullen van een vragenlijst aansluitend op een werfwandeling of het invullen van een invulformulier via de website

•

dialoogcafé stadsvernieuwing voorafgegaan door een infomarkt over dit thema: om de stakeholders te laten meedenken over welke soort woningen er gebouwd kunnen worden, welke voorzieningen er eventueel nodig zijn in de buurt en hoe aan dit alles het best vorm wordt gegeven

De stakeholders worden ook tijdens de uitvoering van de werken betrokken gehouden door het organiseren van werfbezoeken, de aanwezigheid van een permanent infopunt aan het station waar men met vragen terecht kan, een minder-hinder-plan en de communicatie hieromtrent.

3.4

Vormgeving van het participatietraject Een goed participatieproces is een traject waarbij de uitkomsten van participatie doorwerken in de beslissingen. Het is maatwerk, bepaald door een specifiek plan- of projectproces en de daarbij horende besluitvorming, de specifieke vragen, de doelgroepen, de beleidssituatie, het politiekbestuurlijke speelveld, enz…. Het is best dat u een weerslag maakt van wat u wilt bereiken met participatie en hoe u participatie concreet gaat inzetten zodat deze ten dienste staat van de besluitvorming over het plan of project. U beschrijft wie, waarover en op welk moment betrokken wordt en maakt bovendien duidelijk waarvoor de resultaten worden gebruikt en hoe het participatieproces gecommuniceerd wordt.


pagina 11

Lo2020 Dit project betreft het creëren van nieuwe mogelijkheden voor de wijk Nieuw Sledderlo (gelegen in Genk Zuid). Via een open oproep werd een ontwerpteam aangesteld voor het opmaken van een masterplan. Aansluitend werd een stappenplan en participatieplan opgemaakt. Het participatietraject heeft een dubbel doelpubliek. In de eerste plaats de lokale bewoners en actoren waarvoor het participatieplan werd opgemaakt. In de tweede plaats ook de ‘buitenwereld’ met als doel mogelijke partners zoals private partijen, hogere overheden en andere instanties voor het project te werven. Dit laatste luik werd niet opgenomen in het initiële participatieplan, maar wordt naarmate het plan meer vorm krijgt verder uitgewerkt. Het participatieplan is beschikbaar via de website van complexe stadsprojecten: http://www.complexestadsprojecten.be/Documents/11.3_Genk_LO2020/11.3_Genk_Lo2020_pa rticipatieplan.pdf. Park Groot Schijn Voor het project Park Groot Schijn te Antwerpen dat de reorganisatie van een recreatief groengebied omvat, werd een charter ondertekend door de stad Antwerpen, het district Deurne, de groepering ‘Antwerpen aan het woord’ en de ‘werkgroep rond Ruggenveld-Boterlaar-Silsburg’ dat de samenwerking vastlegde in een duidelijke opdracht en participatiestructuur. Dit charter is eveneens beschikbaar op de website van complexe stadsprojecten: http://www.complexestadsprojecten.be/Documents/1.5_Antwerpen_Park_Groot_Schijn/1.5_Ant werpen_Park_Groot_Schijn_Charter.pdf. Een schriftelijke weerslag over de vormgeving van het participatietraject kan bv. bestaan uit 3 volgende onderdelen : •

Inleiding Waarom is er bij dit plan of project gekozen voor participatie?

•

Doel van de participatie Wat wilt u binnen de doelstellingen van uw plan of project bereiken met participatie? Bv. inhoudelijke verrijking, bewustwording, draagvlak, betrokkenheid, …

•

Mijlpalen binnen de procedure In dit hoofdstuk brengt u de beslissingsmomenten voor het plan of project in kaart, in het bijzonder de start van de realisatie van het plan of project. Tijdens de m.e.r.-procedure zijn de beslissingsmomenten de volledigverklaring van de kennisgeving, de publicatie van de richtlijnen en de goedkeuring van het MER. Bedoeling is om voor elke mijlpaal na te gaan of participatie hier een meerwaarde kan hebben om een zo goed mogelijke beslissing te nemen. Het is aan te raden om eveneens de verdere procedure na de m.e.r.-procedure in beeld te brengen. Misschien kunnen participatiemomenten in de verschillende procedures gecombineerd worden?

•

Participatievragen Een participatievraag stel je om iets te weten te komen. Het stellen van de juiste vraag op het juiste moment is van groot belang. De juiste vraag:

3

o

maakt duidelijk wat u wilt weten (en wat niet);

o

is eenduidig voor diegene die de vraag moet beantwoorden;

o

maximaliseert doorwerking.

Verder in de handleiding wordt deze schriftelijke weerslag participatienota genoemd.


pagina 12

Tijdens het m.e.r.-proces zijn dit vragen zoals ‘Zijn er alternatieven voor het plan of project?’, ‘Zijn er andere plannen of projecten die een impact hebben op mijn plan of project en vice versa?’, ‘Welke effecten dienen onderzocht te worden?’, … Belangrijk is dat de vraag gesteld wordt in de ‘taal’ van de desbetreffende participant. Jargon en lange zinnen worden best vermeden. Participanten hebben vaak een eigenbelang en zijn dan geneigd om vanuit dat belang de vragen te beantwoorden. Het is echter de bedoeling dat u een afweging maakt op basis van alle belangen. Het kan helpen als u de participanten vraagt om mee te denken namens alle belangen en hen dus uit te nodigen verder te denken dan alleen het eigenbelang. Vraag dus niet of A of B de voorkeur heeft, maar vraag welke voor- en nadelen men ziet bij zowel A als B en waarom en of men misschien een beter voorstel C heeft. •

Doelgroepen Hier beschrijft u op wie u zich gaat richten met de participatie. Maak hiervoor een stakeholderanalyse van uw plan/project (zie verder in paragraaf 3.5.1.3). Doelgroepen zouden kunnen zijn:

•

o

de ongeorganiseerde belanghebbenden (bv. omwonenden),

o

de georganiseerde belanghebbenden (bv. natuurvereniging),

o

het brede publiek,

o

de experts (bij milieueffectrapportage o.a. de MER-deskundigen),

o

de overheden.

Participatievormen De participatievorm is de methodiek die u inzet om tot participatieresultaten te komen. Zorg dat de participatievorm past bij het doel, de doelgroep en de participatievragen. Meer uitleg over de keuze van de participatievorm vindt u verder in deze handleiding terug in paragraaf 3.6. Het is duidelijk dat verschillende doelgroepen zoals bv. adviesinstanties, burgers, belangengroepen, … een verschillende benadering zullen vergen.

•

Resultaten en verankering Aan de hand van het (de) participatiedoel(en), de doelgroep(en), de vragen en de participatievorm(en) kan u inschatten wat voor soort resultaten de participatie zal opleveren. Dit kunnen kwantitatieve (representatieve enquête), maar ook kwalitatieve resultaten (meningen, suggesties) zijn. De verwerking van de resultaten kan grofweg onderverdeeld worden in 3 fasen. o

Weging van de resultaten: wat gaat u/kan u met de resultaten doen? Hoe gaat u de inbreng oogsten en beoordelen?

o

Gebruik van de resultaten: hoe gaat u de resultaten gebruiken in de beslissingen die u moet nemen? Hoe werken de resultaten door in het verdere proces?

o

Verantwoording: hoe worden de weging en de doorwerking van de resultaten verantwoord aan de participanten? Dit is zeer belangrijk. Het overgrote deel van de mensen zal aanvaarden welke beslissing er genomen wordt als er uitgelegd wordt waarom die beslissing genomen werd en geen andere.

•

Communicatie In dit hoofdstuk beschrijft u alle benodigde communicatie voor de participatiemomenten. Dit kan gaan van een uitnodiging of korte inhoudelijke toelichting aan de doelgroep(en) tot nieuwsbrieven, advertenties, flyers, opleidingen en/of discussiemomenten.


pagina 13

Tevens dienen de communicatiedoelen omschreven te worden. Deze kunnen bv. zijn: o

de doelgroepen beschikken over voldoende informatie over het proces en over de inhoud van het plan of project om desgewenst te kunnen participeren;

o

de doelgroepen hebben het gevoel dat hun mening en belangen serieus worden genomen;

o

het projectteam kent de meningen en gevoeligheden van de doelgroepen over het plan of project;

o

…

Let wel: het gaat hier alleen om de communicatie die nodig is om de participatie te doen slagen. De strategische communicatie die bij het project hoort, dient te worden beschreven in een afzonderlijk communicatieplan. Beide mogen niet verward worden of elkaar tegenspreken. Belangrijk is ‘open’ communicatie. Tevens dient alle nodige informatie ter beschikking gesteld te worden van de participanten en geeft u hen de garantie dat het hele participatietraject zal afgewerkt worden (desgevallend zelfs tot na de verwezenlijking van het plan of project. •

Afbakening en randvoorwaarden Hier beschrijft u binnen welke grenzen de participatie zal plaatsvinden. Belangrijk is om hier expliciet te benoemen wat u wel of niet gaat doen met de participatie. Geef uzelf ook de kans om de randvoorwaarden desgevallend aan te passen zodat op het einde van de rit één ‘ondoordachte’ randvoorwaarde uw plan of project niet onmogelijk maakt. Verder worden de juridische, organisatorische, politiek-bestuurlijke, inhoudelijke en financiële kaders beschreven. U gaat eveneens na of er een link is met andere projecten. Randvoorwaarden voor het bereiken van het gewenste participatiedoel zijn bv. commitment van alle partijen, helder en transparant proces, ruimte om mee te denken en de resultaten te verwerken, wettelijke vereisten en voldoende tijd, mensen en geld.

•

Organisatie Hier beschrijft u wie wat wanneer doet en waarvoor verantwoordelijk is.

Participatie is een dynamisch proces. Een participatienota geeft richting aan dit proces. Het kan goed voorkomen dat gedurende het traject blijkt dat aanpassingen nodig zijn. Houd daar bij het opstellen van een participatienota rekening mee. Een procesregisseur kan worden aangesteld om de kwaliteit van het participatieproces te bewaken. Dit is best een andere persoon dan de (inhoudelijke) projectleider zodat de procesregisseur het participatietraject los van de inhoud kan bekijken. Tip: Wanneer u de participatienota goed opmaakt, kan u de relevante elementen hieruit opnemen in de kennisgeving. Of, indien de participatie pas opgestart wordt tijdens het m.e.r.-proces, zal de informatie die verzameld wordt in functie van de opmaak van de kennisgeving eveneens nuttig zijn voor de participatienota.


pagina 14

Sigmaplan Het Sigmaplan is een plan om Vlaanderen beter te beschermen tegen overstromingen. Tegelijk worden bepaalde natuurdoelstellingen voor de Schelde gerealiseerd en blijft de exploitatie van de rivier en de scheepvaart gegarandeerd. Er zijn bijgevolg heel wat stakeholders betrokken bij dit plan. Daarom is in de projectorganisatie naast het projectteam ook een bijkomende organisatiestructuur opgezet ten behoeve van de participatie van overheden, administraties en middenveld.

3.5

Participatie tijdens de verschillende m.e.r.-stappen In de volgende paragrafen wordt aangegeven hoe participatie tijdens de verschillende m.e.r.stappen aangepakt kan worden. Een samenvattend stappenplan met de mogelijke participatiemomenten per m.e.r.-stap is opgenomen aan het einde van dit hoofdstuk. Zoals eerder gezegd, is participatie steeds maatwerk zodat de precieze invulling steeds afhankelijk zal zijn van het specifieke plan of project. Er wordt hierbij uitgegaan van een plan- of project-MER waarbij dus de volledige m.e.r.-procedure doorlopen wordt. De procedures voor andere m.e.r.-gerelateerde milieueffectbeoordelingen (zoals planen project-m.e.r.-screening en project-MER-ontheffingsdossiers) zijn beperkter. De inspraak beperkt zich hier tot het opvragen van adviezen bij diverse administraties. Desalniettemin kan het nuttig zijn om ook hiervoor een participatietraject op maat te voorzien. Onderstaande aanbevelingen gelden ook voor deze milieueffectbeoordelingen. Participatie kan trouwens ook gevoerd worden over de in te zetten instrumenten (keuze van de te volgen procedure). Tip: Combineer de participatiemomenten tijdens het m.e.r.-proces indien mogelijk met participatiemomenten in andere procedures. Dit kunnen parallel lopende procedures zijn zoals andere effectenstudies (landbouweffectenrapport, maatschappelijke kosten-batenanalyse, …), maar ook opeenvolgende procedures (ruimtelijk uitvoeringsplan, vergunning, …). Let wel op dat de participanten voldoende tijd en mogelijkheden krijgen om alle informatie te verwerken.


pagina 15

Sigmaplan Binnen het Sigmaplan zijn er verschillende projecten en projectgebieden. Deze projecten werden gebundeld in verschillende zones (bv. alle projecten in de Durmevallei). Tevens worden verschillende procedures doorlopen voor al deze projecten, zoals de opmaak van inrichtingsplannen, ruimtelijke uitvoeringsplannen, planen project-MER’s en landbouweffectenrapporten. Voor de verschillende projecten en in de verschillende stadia van de projecten worden infomarkten georganiseerd. Deze werden bv. georganiseerd in verschillende gemeenten waar dan de relevante projecten voor die gemeente werden voorgesteld. Ook de participatiemomenten in de verschillende procedures worden waar mogelijk gecombineerd. Zo werd bv. een infomarkt in het kader van de voorstelling van de inrichtingsplannen gecombineerd met een toelichting van de resultaten van het landbouweffectenrapport aan de landbouwers. De landbouwers konden naar eigen keuze de infomarkt bezoeken voorafgaand aan de toelichting waarvoor ze een persoonlijke uitnodiging kregen. De omwonenden en andere betrokken gebruikers konden enkel de infomarkt bezoeken en hier nadere toelichting vragen.

3.5.1

Opmaak kennisgeving De kennisgeving is een document dat ter inzage wordt gelegd van het brede publiek en voor advies wordt voorgelegd aan verschillende administraties met als doel feedback te krijgen over de afbakening en inhoud van het te voeren milieueffectenonderzoek. De kennisgeving dient volgens de regelgeving een aantal verplichte elementen te bevatten, waaronder: •

een plan- of projectomschrijving;

•

de besluitvormingsprocedure die voor het plan of project van toepassing is;

•

gegevens uit voorgaande rapportages en uit de goedgekeurde rapporten die daaruit zijn voortgekomen;

•

voorstel van reikwijdte en detailleringsniveau van het MER;

•

voorstel van de methodologie voor het beschrijven van de referentiesituatie en het onderzoeken van de effecten;

•

beschrijving van de alternatieven;

•

juridische en beleidsmatige randvoorwaarden.

Zoals hierboven reeds aangegeven omvat de kennisgeving een aantal elementen die ook kunnen opgenomen worden in een participatienota (bv. juridisch en beleidsmatig kader, besluitvormingsprocedure). Tevens zal het onderzoek dat gevoerd wordt in de fase van opmaak van de kennisgeving ook input geven voor verschillende onderdelen van een participatienota. Afhankelijk of u reeds over een participatienota beschikt vooraleer een kennisgeving wordt opgemaakt of u een participatietraject opstart naar aanleiding van de m.e.r.-procedure en eventueel nog een weerslag van het participatietraject zal opmaken, dient u er zich bewust van te zijn geen dubbel werk te doen. Wanneer u een participatietraject opstart naar aanleiding van de m.e.r.-procedure is het aangewezen te starten met de opmaak van de kennisgeving gezien dit document meer inhoudelijke aspecten behandelt en de kennis van deze aspecten de vormgeving van het participatietraject vergemakkelijkt. Schrijf de kennisgeving steeds met de doelstelling ervan voor ogen. Voorzie een duidelijke structuur en inhoudstafel. Start met een korte toelichting van het plan of project en de doelstelling van de kennisgeving en de terinzagelegging. Houd de kennisgeving zo beknopt mogelijk. Beschrijf de essentie en neem eventuele uitgebreide motiveringen of technische beschrijvingen op in de bijlagen. Schrijf in een taal die begrijpelijk is voor de doelgroepen en neem een verklarende woordenlijst op. Kaarten en figuren moeten duidelijk leesbaar en hanteerbaar zijn. Zorg dat de lezer zich steeds kan


pagina 16

oriënteren op de kaarten door het aanduiden van structurele kenmerken (bv. rivieren, wegen, gebouwen), een schaal, noordpijl en legende. Hieronder wordt aangegeven aan welke onderdelen van het participatieproces u tijdens de opmaak van de kennisgeving bijzondere aandacht dient te besteden. Dit dient uiteraard te gebeuren in overleg met de MER-coördinator en MER-deskundigen die de kennisgeving opstellen.

3.5.1.1

Motivatie van het plan of project De ervaring leert dat participatie over het MER leidt tot participatie over het plan of project. In eerste instantie is het daarom van belang dat u de reden waarom het plan of project zou moeten doorgaan goed onderbouwt. De onderbouwing wordt best reeds beknopt weergegeven in de inleiding van de kennisgeving. De meer uitgebreide motivatie kan dan opgenomen worden in een later hoofdstuk. Het is niet de bedoeling dat u het plan of project enkel vanuit milieuaspecten motiveert. De redenen voor het opstellen en uitvoeren van een plan of project zijn trouwens meestal niet milieugerelateerd. Het MER (en daardoor ook de kennisgeving) is een sectoraal onderzoek waarin enkel de impact van het plan of project op het milieu besproken wordt. Door in de kennisgeving duidelijk aan te geven waarom het plan of project wordt uitgevoerd kan u de manier waarop de stakeholders naar het plan of project kijken trachten te verruimen. De bedoeling is dat ze een breed beeld hebben van wat het plan of project voor hen betekent en voor het algemeen belang. Tip: Probeer uzelf in te leven in de mogelijke visies van de verschillende stakeholders, ga na wat zij belangrijk vinden en hoe uw plan of project hierin kan passen. Zorg er ook voor dat de stakeholders zicht krijgen op wat belangrijk is voor de andere belanghebbenden of betrokkenen. Laat ze begrijpen dat andere belangen even waardevol kunnen zijn als hun eigen belang. Probeer de motivatie van het plan of project te onderbouwen vanuit het belang voor de gemeenschap en ga op zoek naar winwinsituaties. Het kan nuttig zijn dat u vooraleer de officiële m.e.r.-procedure start (met indiening en volledigverklaring van de kennisgeving) een participatietraject voert over het plan of project. De vragen die worden gesteld in het kader van de m.e.r.-procedure kunnen in feite reeds vooraf worden gesteld. Zo kan de uiteindelijke kennisgeving reeds de resultaten van deze participatie opnemen (bv. alternatieven die uit deze participatie zijn voortgekomen) en op die manier naar de stakeholders communiceren. Tevens kan u daardoor anticiperen op inspraakreacties tijdens de verplichte terinzagelegging van de kennisgeving. Tijdens de m.e.r.-procedure wordt de inspraak geformaliseerd.

3.5.1.2

Afbakening van de participatie Baken binnen de kennisgeving de mogelijke participatie tijdens het m.e.r.-proces af. Geef aan waar er nog mogelijkheden zijn om te participeren, wanneer en op welke manier. In eerste instantie wordt de afbakening bepaald door de m.e.r.-wetgeving. Wettelijk zal tijdens de terinzagelegging input kunnen gegeven worden over wat in het milieueffectenonderzoek onderzocht zal worden en volgens welke methode.. Het betreft onder meer het aangeven van mogelijke alternatieven voor het plan of project, mogelijke effecten die dienen onderzocht te worden, (milieu)informatie over de locatie(s) van het plan of project (zowel over de bestaande situatie als over toekomstige ontwikkelingen in de omgeving), ….


pagina 17

Voorbeeld kadertekst plan-MER Oosterweelverbinding Tijdens de 30 dagen van de terinzagelegging heeft eenieder de mogelijkheid om opmerkingen of suggesties te formuleren over hoe het milieueffectenrapport zal opgesteld worden. Formele bezwaarschriften en petities kunnen niet ingediend worden in dit stadium van het plan. Dat kan wel later in de procedure voor het ruimtelijk uitvoeringsplan. U kan dan gebruik maken van het afgewerkte milieueffectenrapport om uw bezwaren beter te onderbouwen. Wat kan uw inspraakreactie wel bevatten: •

mogelijke (tracé-)alternatieven, uitvoerings- of exploitatievarianten die niet in de kennisgeving vermeld worden en waarvan u vindt dat ze mee moeten onderzocht worden

•

mogelijke milieueffecten waarvan niet in de kennisgeving vermeld wordt dat ze onderzocht zullen worden

•

bepaalde aandachtspunten en gebieden in de omgeving van het plan (monumenten en landschappen, fauna en flora, landbouwgebieden, speelterreinen,...) waarop het plan een impact kan hebben en waarvan de kennisgeving geen melding maakt

Belangrijk is om vooral opmerkingen te maken vanuit uw eigen ervaring, inzicht en kennis van uw omgeving. Reacties zoals "ik ben tegen het plan", "ik wil niet dat het plan doorgaat", ... zijn begrijpelijke reacties, maar bieden inhoudelijk geen meerwaarde voor het milieuonderzoek. In tweede instantie kan u de participatie verder afbakenen door het kader van het plan of project te schetsen. Het plan of project kan bv. invulling geven aan een beleidsdoelstelling die niet meer ter discussie staat. Bij een project kan bv. al een keuze gemaakt zijn van de locatie in een bovenliggend plan. Alleszins dient duidelijk omschreven te worden wat reeds vastligt en waarom. Indien hierin milieueffecten een rol hebben gespeeld, is het zeker aangewezen dit te vermelden. Sigmaplan Bij de project-MER’s voor verschillende overstromingsgebieden die worden ingericht in het kader van het Sigmaplan werden in de kennisgeving en het MER steeds de conclusies van de voorafgaande onderzoeken en de gemaakte keuzes toegelicht. Het ging hier in het bijzonder om een maatschappelijke kosten-batenanalyse, plan-MER en landbouweffectenrapport. Dit maakte dat de in het project-MER onderzochte alternatieven zich moesten beperken tot uitvoeringsalternatieven en kleinschalige locatiealternatieven. Ook het nulalternatief was geen beleidsoptie meer, maar werd gebruikt als referentie voor het beschrijven en beoordelen van effecten. Tevens werden de conclusies die genomen werden n.a.v. de verschillende werkgroepen toegelicht, alsook hoe werd omgegaan met bepaalde inspraakreacties. Zoals eerder aangegeven, zal brede inspraak waarbij de betrokken stakeholders de mogelijkheden hebben om oplossingen (alternatieven) aan te geven, bijdragen tot draagvlakvorming. Indien dit één van uw participatiedoelen is, is het aangewezen om dit ook in het m.e.r.-proces te betrekken. Beschrijf daarom uw plan of project op een zodanige manier dat aanlevering van alternatieven nog mogelijk is. Vertrek daarvoor vanaf het detailniveau dat nodig is voor de verdere procedure (ruimtelijk uitvoeringsplan, vergunningsaanvraag, …). Bij voorkeur worden de alternatieven afgewogen op basis van een integrale effectbeoordeling (dus niet enkel milieu-aspecten, maar ook economie, werkgelegenheid, financiën, …). Dit kan echter niet binnen het MER, dus betekent dit dat tegelijkertijd andere studies moeten lopen. Indien dit het geval is, vermeld dit dan in het MER. Indien dit niet kan, maak dan duidelijk dat het milieueffectenrapport enkel de milieueffecten zal afwegen en dat de conclusies ook op deze manier te interpreteren zijn. Het onderzoeken van meerdere alternatieven geeft u trouwens de mogelijkheid om in de verdere procedures uw voorkeursalternatief uit het MER nog te wijzigen zonder dat het MER ongeldig wordt. De milieueffecten voor het meegenomen alternatief in het verdere proces moeten immers blijken uit het goedgekeurde MER.


pagina 18

Geef ten slotte aan hoe u verdere participatie voorziet en hoe u de resultaten zult communiceren. Wanneer is het volgende participatiemoment? Wat zal dan beslist zijn en hoe wordt dat gecommuniceerd? Waarover zal in het volgende participatiemoment kunnen gediscussieerd worden?

3.5.1.3

Stakeholderanalyse Met een stakeholderanalyse brengt u de relevante doelgroepen in kaart en analyseert u hun betrokkenheid bij het plan of project zodat u hun rol in het participatieproces kunt bepalen. Het is aangewezen hierbij de betrokken gemeentebesturen te raadplegen, gezien zij kennis hebben over de lokale stakeholders. Tijdens de opmaak van de kennisgeving wordt nagegaan welke milieueffecten te verwachten zijn van het plan of project. Tevens gebeurt een eerste geografische afbakening van het studiegebied. Hierbij komen dan ook de belanghebbenden in beeld, zoals bv. een bewoner die geluidshinder kan ondervinden, een natuurvereniging, …. Dit onderzoek zal u dus belangrijke informatie geven voor de stakeholderanalyse van het participatietraject. Belangrijk is om hierbij niet enkel te focussen op de negatieve effecten, maar ook op de positieve, zodat ook voorstanders van uw plan of project bij de stakeholders zijn. Natuurlijk mag niet uit het oog verloren worden dat er mogelijk ook nog andere betrokkenen zijn die niet noodzakelijk een milieu-impact kunnen ondervinden zoals bv. werknemers van het bedrijf waarover het plan of project handelt, ondernemers die zich op het geplande bedrijventerrein komen vestigen, …. Wanneer u een lijst hebt van de verschillende doelgroepen en -personen gaat u deze analyseren. U gaat na welke belangen ze hebben, over welke kennis ze beschikken ten aanzien van uw plan of project, hoe groot hun inbreng kan zijn tijdens participatie en of er al contact is (geweest) met de stakeholders. Hiermee bakent u de rol van de verschillende stakeholders af. Van verschillende types stakeholders kan immers een verschillende input worden verwacht (bv. andere opmerkingen te verwachten van sectoradministraties dan van burgers). Tip: Wanneer u reeds een breder participatietraject voor het plan of project hebt voorzien, is deze stakeholderanalyse normaal gezien reeds gebeurd. Het is echter nuttig om deze te toetsen aan de stakeholderanalyse in de kennisgeving. Het in beeld brengen van de te verwachten milieu-impact kan immers stakeholders in beeld brengen waaraan u vroeger niet had gedacht en die dus nog niet eerder betrokken waren. De stakeholderanalyse dient u niet te integreren in de kennisgeving, maar kan wel opgenomen worden in een participatienota. Wel bevat ze belangrijke informatie om de kennisgeving te schrijven. De kennisgeving dient immers geschreven te worden in functie van de doelgroep, met name de (mogelijke) participanten. Het is belangrijk te beseffen dat de kennisgeving zowel naar adviesinstanties (administraties) wordt gestuurd als ter inzage wordt gelegd van het grote publiek. Maak het dus voor iedereen duidelijk. Algemeen kan gesteld worden dat de kennisgeving best die informatie bevat die nodig is teneinde de minst geïnformeerde toe te laten te participeren. Wanneer de basiskennis (bv. met betrekking tot het plan of project) van een bepaalde stakeholder beduidend kleiner is dan de basiskennis van de andere stakeholders kan het eerder aangewezen zijn om deze stakeholder voorafgaand aan de terinzagelegging bijkomend te informeren in plaats van alle stakeholders een kennisgeving op het niveau van die ene stakeholder te bezorgen. Dit kan bv. door enige tijd voor de start van de terinzagelegging van de kennisgeving een infomoment over het plan of project voor het publiek in te lassen, het plan of project tijdens een vergadering toe te lichten aan verschillende adviesinstanties, ….. Zoals hierboven reeds aangegeven, helpt de stakeholderanalyse u ook om de motivatie van uw plan of project te onderbouwen.

3.5.2

Terinzagelegging kennisgeving De terinzagelegging van de kennisgeving is een wettelijk verplichte procedurestap tijdens het m.e.r.proces waarbij het publiek en adviesinstanties de mogelijkheid krijgen in te spreken op de kennisgeving. Zoals reeds eerder aangegeven, kan input worden gegeven over hoe het


pagina 19

milieueffectenrapport geschreven gaat worden. Het betreft onder meer het aangeven van mogelijke alternatieven voor het plan of project, mogelijke effecten die dienen onderzocht te worden, (milieu)informatie over de locatie(s) van het plan of project (zowel over de bestaande situatie als over toekomstige ontwikkelingen in de omgeving). De doelstelling tijdens deze fase is het bekomen van nuttige inspraakreacties waarmee later iets kan gedaan worden in het MER. Om dit doel te bereiken, dient u er in de eerste plaats voor te zorgen dat deze terinzagelegging goed gecommuniceerd wordt. Het decreet Algemene Bepalingen inzake Milieubeleid (DABM) van 5 april 1995 zoals herhaaldelijk gewijzigd schrijft voor: •

•

plan-MER: de administratie (= dienst Mer) legt de volledig verklaarde kennisgeving onverwijld en op de volgende wijzen ter beschikking van het publiek: o

1° overeenkomstig het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur;

o

2° bij de initiatiefnemer;

o

3° via de internetsite van de administratie.

project-MER: de gemeente of gemeenten, waar het project plaatsvindt, kondigen de terinzagelegging en de doelstelling ervan op passende wijze aan. Bij de bekendmaking of terinzagelegging wordt duidelijk aangegeven dat eventuele opmerkingen over de inhoudsafbakening van het voorgenomen project-MER binnen een termijn van dertig dagen na de bekendmaking of terinzagelegging, al dan niet via de gemeente, aan de administratie (dienst Mer) moeten worden bezorgd.

Voor plan-MER’s worden nadere bepalingen opgenomen in het besluit van de Vlaamse Regering betreffende de milieueffectrapportage over plannen en programma’s van 12 oktober 2007 (BS 7/11/2007). Dat stelt dat de terinzagelegging moet worden aangekondigd in ten minste 1 krant of in het gemeentelijk infoblad en door aanplakking op de aanplakplaatsen van de betrokken gemeente(n). Tevens worden de adviesinstanties waarvan de dienst Mer het advies nuttig acht door de dienst Mer persoonlijk aangeschreven. Tip: Voornamelijk om andere stakeholders zoals omwonenden, middenveld, gebruikers van het toekomstige plan of project en het brede publiek te bereiken, kan het nuttig zijn de terinzagelegging breder te communiceren. Dit kan eveneens door een persoonlijke uitnodiging, maar ook door publicaties op websites (stad/gemeente, initiatiefnemer, dienst Mer, plan of project zelf), het verspreiden van brochures, een nieuwsbrief van het plan of project, affiches, app’s, enz. Kondig de terinzagelegging tevens voldoende op voorhand aan, zodat verenigingen hun leden nog kunnen consulteren, mensen bijkomende info kunnen vragen en de tijd krijgen om zich een beeld te vormen van het plan of project. De terinzagelegging duurt 30 dagen. De inspraakreacties dienen binnen deze termijn (al dan niet anoniem) schriftelijk bezorgd te worden aan de stad/gemeente of de dienst Mer. Tip: Wanneer u dat nog niet op voorhand hebt gedaan, kan het ook nuttig zijn om tijdens de terinzagelegging een bijkomend participatiemoment te organiseren. Op zo’n moment kan u zich beperken tot hetzij het toelichten van het plan of project en de kennisgeving en de bedoeling ervan hetzij de mogelijkheid geven om reeds inspraakreacties te geven. In het eerste geval is het aangewezen dit participatiemoment zo vroeg mogelijk en best voor de start van de terinzagelegging te organiseren om de deelnemers de mogelijkheid te geven om hun reacties nog binnen de officiële termijn in te dienen. Zo’n bijkomend participatiemoment kan interessant zijn om de stakeholders beter te leren kennen (in functie van de stakeholderanalyse), hun bezorgdheden te kennen en zo hun reacties beter te duiden. Het biedt de mogelijkheid om door te vragen wanneer de input niet duidelijk is (bv. wanneer alternatieven worden aangereikt).


pagina 20

De terinzagelegging wordt afgesloten met een ‘richtlijnenvergadering’. Deze vergadering is niet wettelijk verplicht, maar het is gangbare praktijk dat deze door de dienst Mer wordt georganiseerd. De dienst Mer nodigt voor deze vergadering de aangeschreven adviesinstanties, betrokken gemeente(n) en provincie(s), de MER-deskundigen en u, de initiatiefnemer uit. In feite kan deze vergadering dus als een participatiemoment met een aantal stakeholders worden beschouwd, voorgezeten door de dienst Mer. Deze vergadering biedt u de mogelijkheid uw plan of project voor te stellen. De MER-coördinator en/of de verschillende MER-deskundigen lichten de aanpak van het MER toe. Tijdens deze vergadering kunnen adviezen worden toegelicht en bijkomende opmerkingen worden gegeven. Zowel u, de initiatiefnemer als de MER-deskundigen krijgen de mogelijkheid om antwoord te geven op de adviezen. Er kunnen met andere woorden afspraken worden gemaakt over de aanpak van het MER dewelke in de richtlijnen officieel zal vastgesteld worden.

3.5.3

Opmaak richtlijnen De opmaak van de richtlijnen gebeurt door de dienst Mer, onder meer op basis van het verslag van de richtlijnenvergadering dat wordt opgesteld door de MER-coördinator. De richtlijnen geven aan hoe het MER zal worden opgemaakt en verwijzen hierbij tevens naar de kennisgeving. Deze richtlijnen zijn ook consulteerbaar en worden gepubliceerd op de website van de dienst Mer. Zoals eerder reeds gesteld, is het belangrijk om de resultaten van de participatie ook te communiceren naar de participanten. In dit geval dient geantwoord te worden op de vraag: wat gaat u met mijn inspraakreactie doen? In zekere zin bieden de richtlijnen een antwoord op deze vraag. De richtlijnen zijn echter een formeel document waarin niet alle participanten steeds het antwoord op hun bijdragen terugvinden. In sommige gevallen is het dan ook aangewezen om meer te doen. Doe dit onder meer om: •

aan te geven waarom aan bepaalde reacties geen gevolg kan worden gegeven (bv. economische effecten worden niet onderzocht in een MER);

•

aan te geven dat aangereikte alternatieven om andere dan milieuredenen niet worden meegenomen (bv. technische beperkingen);

•

participatie toe te laten over alternatieven die niet werden opgenomen in de kennisgeving, maar werden aangereikt tijdens de inspraak;

•

participanten meer gericht te informeren over de resultaten van de participatie.

Tip: Bij grote en/of complexe plannen of projecten kan een antwoordnota opgesteld worden om aan te geven wat met de inspraakreacties zal gebeuren, geschreven op maat van de participanten. Het opstellen ervan zal u moeten doen in samenwerking met de dienst Mer en de MER-coördinator en/of MER-deskundigen. Uzelf kan bv. input geven met betrekking tot uitwerking van alternatieven, technische input, ….. De MER-coördinator en MER-deskundigen kunnen input geven met betrekking tot bv. de gebruikte methodologie, modellen, …. De dienst Mer kan input geven met betrekking tot het proces (bv. procedurele termijnen) en de redenen voor het niet meenemen van inspraakreacties (bv. inspraakreacties die in feite bezwaren zijn dewelke pas later in de plan- of projectprocedure kunnen ingediend worden, onderzoek van effecten die niet in een milieueffectenrapport thuishoren zoals economische effecten, …). Deze antwoordnota wordt best gelijktijdig met de richtlijnen gepubliceerd en bevat ook een verwijzing naar de officiële richtlijnen. Een meer persoonlijke aanpak kan het toelichten van de richtlijnen met een vertaling naar de antwoorden op de inspraakreacties tijdens een gesprek of informatiesessie zijn. Indien de inspraakreacties niet duidelijk zijn of niet tijdens een voorgaand participatiemoment konden uitgeklaard worden of er tijdens de richtlijnenvergadering nieuwe elementen zijn opgedoken, kan het aangewezen zijn om voor de publicatie van de richtlijnen toch nog een participatiemoment te organiseren.


pagina 21

Plan-MER Oosterweelverbinding De Oosterweelverbinding betreft de noordelijke sluiting van de ring (R1) rond Antwerpen en heeft reeds een lange voorgeschiedenis. Na veel studiewerk (inclusief de opmaak van een planen project-MER) werd een gewestelijk ruimtelijk uitvoeringsplan opgemaakt en een stedenbouwkundige vergunning aangevraagd voor een tracé dat onder meer het ‘Lange Wapper’viaduct omvat. Het ‘Lange Wapper’-gedeelte werd echter gecontesteerd en in een referendum heeft een meerderheid zich tegen dit concept uitgesproken. Er werd daarom een tunnelvariant technisch en financieel onderzocht waarna beslist werd om met deze variant verder te gaan. Hiervoor moet echter een nieuw gewestelijk ruimtelijk uitvoeringsplan en dus bijhorend planMER worden opgemaakt. Aan dit nieuwe plan-m.e.r.-proces is een uitgebreid participatietraject verbonden waarbij men insprekers mee laat denken over de mee te nemen alternatieven. In een eerste fase werden n.a.v. de inspraakreacties op de kennisgeving overlegmomenten met de insprekers gehouden om de voorgestelde alternatieven helder te stellen ten behoeve van het opstellen van de richtlijnen. In bijlage bij deze richtlijnen is een overzichtstabel van de inspraakreacties opgenomen waarin aangegeven wordt hoe de dienst Mer met de inspraakreactie omgaat. De inspraakreacties worden tevens onderverdeeld in 4 categorieën: opmerkingen in verband met alternatieven, hoe omgaan met exploitatievarianten, reacties met betrekking tot milieuthema’s, onderzoeksmethode disciplines, enz. en gegevens met betrekking tot de deelgebieden. Tip: Bij kleinere of minder complexe plannen of projecten of participatieprocessen waar het volgende participatiemoment pas voorzien is vanaf de fase van het ontwerp-MER kunnen de reacties op de inspraak ook verwerkt worden in het MER. Voeg daartoe een paragraaf toe aan het MER waar de reacties worden samengevat en verwezen wordt naar het hoofdstuk waarin het antwoord op de desbetreffende reactie is opgenomen. Milieueffectenrapportage in Wallonië In Wallonië voorziet de m.e.r.-procedure een publieke informatievergadering aan het begin van het proces. Tijdens deze vergadering stelt de initiatiefnemer zijn project voor en kan het publiek vragen stellen over het project en het te voeren milieuonderzoek. Ze kunnen zowel (mondeling) tijdens als (schriftelijk) tot 14 dagen na de vergadering voorstellen voor het onderzoeken van alternatieven, effecten, enz. aanleveren. Het verslag van deze informatievergadering en de binnengekomen opmerkingen worden opgenomen in het MER. Vaak wordt dan aan het MER een paragraaf toegevoegd waarin aangegeven wordt in welk hoofdstuk de desbetreffende inspraakreactie wordt behandeld.

3.5.4

Opmaak ontwerp-MER Na de publicatie van de richtlijnen voeren de verschillende MER-deskundigen hun onderzoek. Op dit moment gebeurt er dus iets met de input van de participanten. In deze fase voorziet de wetgeving geen verplichte participatiemomenten. Feedback op inspraak draagt echter bij tot procestevredenheid. Het nut van bijkomende participatiemomenten is voornamelijk afhankelijk van de complexiteit van het plan of project, de inspraakreacties en de verwachte doorlooptijd. De opmaak van een MER duurt soms lang waardoor voor de buitenwereld de indruk kan ontstaan dat het plan of project stil ligt. Het is daarom van belang om in deze fase te blijven communiceren over de inhoud en voortgang van het MER. De communicatie heeft verder als doel om dit technische dossier begrijpelijk te maken en te vermijden dat stakeholders afhaken. Indien het MER binnen een redelijke termijn kan worden afgerond (totale procedure duurt 1 à 1,5 jaar), zijn bijkomende participatiemomenten tijdens de opmaak van het ontwerp-MER minder nodig. Bijkomende participatiemomenten tijdens de opmaak van het ontwerp-MER kunnen wel nuttig zijn wanneer veel verschillende deelonderzoeken gevoerd moeten worden en/of wanneer de effecten


pagina 22

trapsgewijs worden beoordeeld waarbij na elke ronde alternatieven kunnen afvallen. Communiceer wat de tussentijdse resultaten zijn en op welke manier verder gegaan wordt en waarom. Waar mogelijk kan u ook de stakeholders mee laten denken over keuzes die gemaakt moeten worden (bv. aan welke discipline de voorkeur gegeven wordt). Tip: Laat de betrokkenen de tussentijdse conclusies ook bekrachtigen om te vermijden dat hier later op teruggekomen wordt. Een officiële bekrachtiging zal niet steeds mogelijk zijn, maar tussentijdse conclusies kan u op z’n minst neerschrijven in een verslag dat aan alle participanten wordt rondgestuurd. Expertenpanel plan-MER ontwikkeling intergetijdengebied in de Hedwige- en Prosperpolder Dit plan-MER behandelt de inrichting van een intergetijdengebied in de Hertogin Hedwigepolder en het noordelijk gedeelte van de Hertog Prosperpolder door middel van een landwaartse dijkverlegging van de Scheldedijk. Dit gebied ligt op de grens tussen de provincies OostVlaanderen (België) en Zeeland (Nederland). Het project kadert binnen de pijler ‘natuurlijkheid’ van de Langetermijnvisie Schelde-estuarium 2030 en heeft tot doel bij te dragen tot het realiseren van instandhoudingsdoelstellingen die zowel de Nederlandse als Vlaamse natuurbelangen in het Schelde-estuarium (het realiseren van een gezond en dynamisch estuarien ecosysteem) dienen. Voor dit project is er reeds verschillende jaren protest vanuit Nederland. Het m.e.r.-proces is reeds afgerond in Vlaanderen, maar nog niet in Nederland. In 2013 werd een actualisatie van het bestaande MER opgestart. De effectenbeoordeling in het MER baseert zich onder meer op uitgevoerde modelberekeningen. In het kader van de actualisatie van het MER is het dan ook belangrijk om na te gaan in hoeverre de resultaten van deze modelberekeningen kunnen gehandhaafd worden. Concreet stelt de vraag zich of er recentere modellen zijn die de in het MER opgesomde leemten in de kennis kunnen wegnemen of verkleinen én tot andere conclusies zouden kunnen leiden inzake de afweging van de onderzochte alternatieven en de conclusies met betrekking tot het meest milieuvriendelijke alternatief. Hiervoor werd een specialistensessie georganiseerd waarin de verschillende experten in kleine groepen konden discussiëren en waarna de conclusies plenair werden teruggekoppeld. Van deze specialistensessie werd een verslag opgemaakt dat door de aanwezigen werd goedgekeurd. Tip: Soms kan het ook nuttig zijn om niet-haalbare alternatieven mee te beschrijven in het MER om op deze manier aannemelijk te maken dat ze redelijkerwijze niet haalbaar zijn. Plan-MER Oosterweelverbinding In het nieuwe plan-m.e.r.-proces voor de Oosterweelverbinding werd door de dienst Mer in de richtlijnen een trechtering van de alternatieven voorgesteld, met name een ‘toets op kansrijkheid’. Het doel is een eerste beoordeling van de alternatieven uit te voeren aan de hand van een beperkt aantal onderscheidende criteria. Alternatieven die in deze fase voor meerdere criteria significant negatiever beoordeeld worden dan het gemiddelde en daardoor niet als kansrijke alternatieven kunnen beschouwd worden, zullen niet verder in detail worden onderzocht in het vervolg van het plan-MER. Het resultaat van deze toets op kansrijkheid (rapport ‘trechtering alternatieven’) werd na bespreking met de adviesinstanties en voorlegging aan de insprekers van de alternatieven geformaliseerd in aanvullende bijzondere richtlijnen, die gepubliceerd werden op de website van de dienst Mer. Op het einde van deze fase vindt een “ontwerptekstvergadering” plaats. Deze vergadering is niet wettelijk verplicht, maar het is gangbare praktijk dat deze door de dienst Mer wordt georganiseerd. Indien nodig worden trouwens meerdere ontwerptekstvergaderingen georganiseerd. Op deze vergadering worden buiten de initiatiefnemer en de MER-deskundigen ook alle instanties uitgenodigd die reageerden op de kennisgeving. Op deze vergadering kunnen opmerkingen gegeven


pagina 23

worden op de ontwerptekst van het MER of verduidelijkingen worden gevraagd. Er wordt getoetst of het MER werd opgemaakt zoals beschreven in de kennisgeving en de richtlijnen. Het betreft dus in feite tegelijk een terugkoppeling van de resultaten van de eerdere participatie en een eigenlijk participatiemoment waarop nog input kan worden gegeven. Gezien dit een vrij technische vergadering is, is het niet aangewezen deze open te stellen naar een breder publiek. Indien u deze stakeholders toch wilt betrekken, is het beter een apart participatiemoment te organiseren. De dienst Mer biedt ook de mogelijkheid om de kennisgeving en het ontwerp-MER te bundelen in één document dat dan ter inzage wordt gelegd zoals de gewone kennisgeving. Dit gebeurt voornamelijk voor eenvoudige plannen of projecten waarbij weinig opmerkingen verwacht worden. Doorgaans zal deze procedure dan ook niet gebruikt worden bij plannen of projecten waarbij een breder participatietraject nuttig kan zijn. Het is evenwel goed om weten dat ze bestaat, want ze biedt u de mogelijkheid verschillende participatiemomenten te bundelen. Het gebruik van deze procedure moet echter plan per plan of project per project afgewogen worden. U vraagt best advies aan de dienst Mer indien u deze procedure overweegt.

3.5.5

Opmaak definitief MER Na de ontwerptekstvergadering(en) wordt het ontwerp-MER aangepast door de MER-deskundigen tot het definitief MER. Het organiseren van een participatiemoment in deze fase is minder nuttig. In feite brengt het inlassen van een echt participatiemoment tijdens deze fase met zich mee dat teruggegaan wordt naar de fase van het ontwerp-MER, want men biedt nog de mogelijkheid om opmerkingen te formuleren.

3.5.6

Goedkeuring MER Na goedkeuring van het MER dient dit verplicht in openbaar onderzoek te gaan. Meestal gebeurt dit gekoppeld aan het openbaar onderzoek in het kader van de verdere procedure, bv. voor een ruimtelijk uitvoeringsplan of een vergunning. Gezien het MER reeds goedgekeurd is, is er in feite geen participatie meer mogelijk over het MER. Wel kan u van dit moment gebruik maken om de resultaten van de participatie tijdens het m.e.r.-proces terug te koppelen. Het is tevens van belang dat u participatie volhoudt tijdens de verdere procedure en uw stakeholders betrokken houdt tot en met de eigenlijke realisatie van uw plan of project. Het participatieproces verschuift naar keuzes maken, verantwoording afleggen, informatievoorziening en oordeelsvorming over het plan of project.


pagina 24

3.5.7

Samenvattend schema Onderzoek participatie Liep er reeds een participatietraject vooraleer met de m.e.r. procedure gestart werd ? JA

NEEN

Volhouden tijdens het m.e.r.-proces

Dient een uitgebreider participatietraject tijdens het m.e.r.-proces opgestart te worden ? a. Heeft het plan of project een impact op belanghebbenden ? b. Is er ruimte voor afwegingen of bijstellingen van het plan of project ? c. Bent u bereid zich open te stellen voor externe inbreng ? Minstens 1 vraag JA NEEN

Uitgebreider participatietraject is zinvol

Participatietraject opstellen - doel - procedure en mijlpalen - participatievragen - doelgroepen (stakeholderanalyse) - participatievormen - resultaten en verankering - communicatie - afbakening & randvoorwaarden - organisatie

Participatie beperken tot wat wettelijk verplicht is

Opmaak kennisgeving - plan/projectomschrijving + motivatie - besluitvormingsprocedure - gegevens voorgaande rapportages - reikwijdte & detailleringsniveau MER - methodologie MER-onderzoek - beschrijving alternatieven - juridische & beleidsmatige randvoorwaarden

Participatie over plan / project

Inspraak / adviezen Participatie over inspraak - richtlijnen vergadering - feedback over aanpak inspraak Participatie over onderzoek - feedback - tussentijdse conclusies - ontwerptekstbespreking(en)

Terinzagelegging kennisgeving

Opmaak richtlijnen

Opmaak MER

Goedkeuring MER Participatie verdere procedure - openbaar onderzoek MER - feedback - keuzes/verantwoording

Verdere procedure

Evaluatie participatie


pagina 25

3.6

Keuze van de participatievorm De keuze van de participatievorm maakt u wanneer het (de) participatiedoel(en), de participatievragen en de doelgroep(en) duidelijk zijn. Hierbij doorloopt u volgende stappen: 1) Zoek uit welke participatievorm(en) het beste passen bij het (de) door u geformuleerde participatiedoel(en) bv. inhoudelijke verrijking door middel van ontwerpsessies, meedenkbijeenkomsten, ideeënbus en prioriteren en keuzes maken door middel van enquêtes, consensusgroepen, burgerjury’s, …. 2) Check wat voor soort vragen u stelt bv. brainstormsessies voor open vragen (i.f.v. het vergaren van informatie, meedenken over plan of project, …) 3) Ga na of de participatievorm past bij de doelgroep Van belang zijn de middelen die een doelgroep ter beschikking heeft (bv. tijd om deel te nemen aan participatiemomenten) en de grootte van de doelgroep (bv. participatievormen op het internet voor grote groepen, burgerpanel voor een kleine groep). 4) Het gewenste participatieresultaat Kwantitatief onderzoek is nodig indien u cijfers wenst over bv. voor- en tegenstanders van uw plan of project. Kwalitatief onderzoek is nodig wanneer u een beeld wil krijgen van wensen, ervaringen, belangen, meningen en behoeften. 5) Tijd, capaciteit en budget Voldoende tijd, capaciteit en budget zijn essentieel voor een geslaagd participatietraject. Hier kan echter creatief mee worden omgegaan door bv. verschillende participatiemomenten en –vragen aan elkaar te koppelen. In Bijlage 1 vindt u een samenvattende tabel van verschillende participatievormen met aanduiding voor welke doelstelling de desbetreffende participatievorm geschikt is, de grootte van de doelgroep, een indicatie van de kostprijs en de mogelijkheden voor het gebruik van de techniek in het m.e.r.proces. Tip: informatievergadering/hoorzitting versus informatiemarkt Een informatievergadering is een bijeenkomst waar burgers informatie krijgen. De aanwezigen krijgen de kans om in het openbaar vragen te stellen en eventueel bijkomende opmerkingen te formuleren. Vaak leidt dit ertoe dat de discussie gedomineerd wordt door enkelen. Om de nadelen van deze techniek te ondervangen, moet u ervoor zorgen dat de gesprekken goed begeleid worden. Dan zijn veel meer mensen in staat om een effectieve discussie te voeren. U kan ook in plaats van een informatievergadering een informatiemarkt organiseren. Tijdens zo’n informatiemarkt kan het publiek zich informeren via geschreven informatie (infopanelen) en kan eventueel nog aanvullend op bepaalde momenten een presentatie worden gegeven. Op de informatiemarkt zijn ook de initiatiefnemer, MER-coördinator en eventueel andere MER-deskundigen en dienst Mer aanwezig voor het beantwoorden van vragen. Hierdoor wordt het publiek uiteen getrokken in kleinere groepen, waardoor er minder risico is voor dominantie van de discussie door enkelen. Als voorbeeld zijn de powerpoint-presentatie over de m.e.r.-procedure en de inspraakmogelijkheden van de informatiemarkt voor het plan-MER voor de Oosterweelverbinding opgenomen in Bijlage 2.

3.7

Evaluatie van de participatie De laatste stap in het participatieproces is de evaluatie van de participatie. Deze stap is nodig om te leren uit het afgelegde participatietraject om het in volgende participatieprocessen beter of indien


pagina 26

nodig anders te doen. Belangrijk is dan ook om de leerpunten vast te leggen en te delen om te vermijden dat anderen dezelfde ‘fouten’ maken en om goede praktijken sneller en beter te verspreiden binnen de organisatie. De evaluatie peilt best zowel naar de effectiviteit en de efficiëntie als naar de redenen voor die effectiviteit en efficiëntie of het gebrek daaraan. Mogelijke evaluatievragen zijn: •

Heeft de participatie de beoogde informatie opgeleverd?

•

Heeft de participatie de beoogde doelgroep bereikt?

•

Heeft de participatie verschil gemaakt? o

Heeft participatie geleid tot informatie voor of aanpassingen aan het voorgenomen plan/project?

o

Heeft participatie geleid tot een beter plan/project?

o

Heeft de participatie andere belangrijke voordelen gehad?

•

Was de participatie effectief? Hebben de participanten het gevoel dat het proces de moeite waard was?

•

Was de methode effectief bij het bereiken van de beoogde doelgroepen?

•

Welke voor- en nadelen had de gebruikte methode?

•

Was het participatieproces adequaat begroot, zowel in tijd als middelen?

•

Werd het vooropgestelde tijdschema gehaald? Waarom niet?

•

Welke factoren verklaren het succes/falen van de participatie?

•

Welke leerpunten kunnen er worden getrokken voor toekomstige consultaties?

Ook inzake evaluatie geldt het principe van proportionaliteit: bij uitvoerige, dure of moeilijke participatieprocessen loont het meer om in detail terug te blikken op het gevoerde proces dan bij meer routinematige participatieprocessen. Het is wenselijk om ook de participanten te betrekken bij de evaluatie. Tip: Bij een goed participatietraject moet men (zelfs kleine) overwinningen kunnen vieren. Pak eens uit met een infomarkt of tentoonstelling als er een hoofdstuk is afgesloten. Zo krijgt iedereen de kans om te zien wat er gepresteerd wordt. Voor de participanten is dit een moment van ontspanning om elkaar te zien en zelf uitleg te verschaffen aan bezoekers. Sigmaplan In het kader van de opmaak van een participatie- en communicatieplan in 2010 werd voor de verschillende projecten die kaderden in het Sigmaplan nagegaan welke communicatieve en/of participatieve acties reeds werden ondernomen in het verleden. Een eerste reeks projecten (de zogenaamde ‘2010-projecten’ of prioritaire projecten) in het licht van de beslissingen van de Vlaamse Regering van 22.07.2005 en 28.04.2006 waren op dat moment immers reeds lopende en andere projecten dienden nog opgestart te worden. Er gebeurde een evaluatie van de bestaande organisatorische structuren, motivatie en interesse van de verschillende actoren in functie van het verdere participatietraject. Waar nodig werden aanpassingen voorgesteld. Van de lopende projecten werden 3 cases onderzocht (o.a. door middel van gesprekken met actoren), voornamelijk om de genomen participatieve acties te inventariseren en eventuele knelpunten daarbij in beeld te brengen. Deze worden dan als voorbeeldprojecten gebruikt bij het opstellen van andere participatieve acties. In het uiteindelijke participatieplan leidde dit tot een duidelijk onderscheid in de aanpak van de participatie voor de reeds lopende en de nieuwe projecten.


pagina 27

DEEL 2

BIJLAGEN

BIJLAGE 1

PARTICIPATIEVORMEN

BIJLAGE 2

PRESENTATIE M.E.R.-PROCEDURE EN INSPRAAKMOGELIJKHEDEN – VOORBEELD OOSTERWEELVERBINDING


pagina 28

Bijlage 1

Participatievormen

Hieronder vindt u een samenvattende tabel met participatietechnieken met de aanduiding voor welke participatiedoelstelling, grootte van de doelgroep, participatieniveau van toepassing is, een indicatie van de kostprijs en de mogelijkheden voor het gebruik van de techniek in het m.e.r.-proces. Meer informatie omtrent deze technieken kan u terugvinden op de website http://soc.kuleuven.be/io/participatie/ned/techniek.htm#informeren. De technieken aangegeven in vet worden het meest gebruikt in het kader van m.e.r.-processen.


pagina 29

X

X

Hoog

Gemiddeld

Laag

Meebeslissen

Coproduceren

Adviseren

Consulteren

Informeren

X

Groot

X

Gemiddeld

X

Klein

Kwaliteitsverhoging

X

Steun verwerven beslissing

Informatieverwerving

Opvattingen nagaan

Informatieverstrekking

Bewustmaking Adviescommissie

Implementatie bevorderen

Gebruik bij milieueffectrapportage voor

Techniek

(Semi-)permanent orgaan dat meestal is samengesteld uit leden van maatschappelijke organisaties, vertegenwoordigers van diverse overheden en experts. Input vanuit het maatschappelijk middenveld.

X

Inrichten voor de beoordeling van conceptdocumenten voor deze in procedure gaan: kennisgeving, ontwerp-MER, definitief MER. Ook voor het adviseren van tussenstappen (b.v. keuze van alternatieven bij trapsgewijze milieueffectbeoordeling). Audiovisuele media

X

X

X

X

X

Informeren van het brede publiek via radio of televisie. Eerder vergaand voor een MER, maar kan gebruikt worden om, bij grote plannen/projecten en in procedures waar dit informatiekanaal reeds gebruikt werd, de terinzagelegging van de kennisgeving en het openbaar onderzoek van het definitief MER te communiceren.


pagina 30

X

X

X

Hoog

Gemiddeld

Laag

Meebeslissen

Coproduceren

Adviseren

Consulteren

Informeren

Groot

Gemiddeld

Klein

X



X

Kwaliteitsverhoging

Opvattingen nagaan


Bewustmaking Burgerjury



Techniek

X

X

Burgerjury samengesteld uit 12 à 20 toevallig geselecteerde burgers worden eerst geïnformeerd door experts, waarna zij onderling overleggen om tot een beargumenteerde conclusie te komen. De initiatiefnemer kan hier enkel na expliciete motivering van afwijken. De conclusie is representatief voor de gemiddelde goed geïnformeerde burger. Kan gebruikt worden om keuzes te maken tussen alternatieven, b.v. bij trapsgewijze milieueffectbeoordeling. Voordeel is dat hier effectief burgers bij betrokken worden en niet enkel organisaties die hen vertegenwoordigen. Het brede publiek wordt echter pas betrokken bij de bekendmaking van de resultaten en de mening van de burgerjury is niet noodzakelijk representatief voor de volledige bevolking.


pagina 31

Hoog

Gemiddeld

Laag

X

Meebeslissen

X

Coproduceren

Informeren

Adviseren

X

Consulteren

X

Groot

Gemiddeld

Klein

X



X

Kwaliteitsverhoging

Opvattingen nagaan


Bewustmaking Burgerpanel



Techniek

X

Internetpanel

Hier betreft het een grote groep aselect gekozen burgers (1000 à 3000 deelnemers) die zo veel mogelijk representatief is. Zij worden geconsulteerd via telefonische of postenquêtes of via internet, waarbij zij voldoende ruimte krijgen om hun opvattingen, suggesties en aanbevelingen te formuleren. Het burgerpanel wordt gedurende een langere periode regelmatig geraadpleegd, waardoor ook veranderingen van opinies in de tijd kunnen worden nagegaan. Gebruik binnen het m.e.r.-proces mogelijk wanneer reeds een burgerpanel geraadpleegd werd tijdens het eerdere plan- of projectproces. Voornamelijk nuttig bij het maken van keuzes en het verwerven van draagvlak hiervoor.

Charette of workshop

Design

X

X

X

X

X

X

X

Multidisciplinaire face-to-face workshop waarin deelnemers uit verschillende subgroepen van de samenleving in korte tijd consensus bereiken. De resultaten worden bekend gemaakt tijdens een openbare bijeenkomst. Is gericht op het uitwerken van een concreet ‘actieplan’ dat aansluitend op de Charette-fase geïmplementeerd wordt. Gebruik binnen het m.e.r.-proces voor het bepalen van een (gemeenschappelijke) set alternatieven, de doorwerking van de inspraak naar richtlijnen.


pagina 32

X

X

Hoog

Gemiddeld

Laag

Meebeslissen

Coproduceren

Adviseren

Consulteren

X

Informeren

X

Groot

X

Gemiddeld

Kwaliteitsverhoging

X

Klein


X


Opvattingen nagaan


Bewustmaking Consensusconferentie



Techniek

X

X

Een beperkt aantal burgers maakt in een periode van enkele dagen deel uit van een ‘lekenpanel’. Op basis van de nodige informatie en na onderling debat brengen zij een advies uit waarover consensus bestaat. Het debat tussen de deelnemers gebeurt openbaar, bij voorkeur in aanwezigheid van andere geïnteresseerde burgers. Kan tijdens het m.e.r.-proces gebruikt worden voor de afbakening van het onderzoek, mee te nemen alternatieven, het maken van keuzes en de verwerving van draagvlak hiervoor.

Deliberative Polling® Deliberative poll

X

X

X

X

X

X

opinion

Een aselect gekozen groep van burgers worden eerst bevraagd m.b.t. het onderwerp. Hieruit wordt dan een subgroep geselecteerd om verder te onderhandelen, waarna deze groep opnieuw bevraagd wordt om een analyse te maken van de veranderingen in kennis en houding. De meerwaarde t.o.v. een gewone enquête is dat de deelnemers voldoende tijd en ondersteuning krijgen om inzicht te verwerven, zodat ze beter in staat zijn om een weloverwogen en beargumenteerde mening te vormen. Kan tijdens het m.e.r.-proces gebruikt worden voor de afbakening van het onderzoek, mee te nemen alternatieven, het maken van keuzes en de verwerving van draagvlak hiervoor.


pagina 33

Hoog

Gemiddeld

Laag

X

Meebeslissen

Adviseren

X

Coproduceren

Consulteren

X

Informeren

X

Groot

Gemiddeld

X

Klein

Kwaliteitsverhoging

X



Opvattingen nagaan


Bewustmaking Delphi-methode



Techniek

X

Hierbij wordt getracht om een consensus te bereiken door middel van een herhaalde bevraging van deskundigen. Na elke ronde wordt feedback gegeven, waardoor de deelnemers steeds meer kennis opdoen. Kan tijdens het m.e.r.-proces gebruikt worden voor de afbakening van het onderzoek.

Dialoogmethode

X

X

X

X

X

X

X

X

X

De dialoogmethode is uitermate geschikt om participatie van personen met minder behartigde belangen te stimuleren. Ze heeft voornamelijk betrekking op het in beeld brengen van de noden en behoeften van deze doelgroep, waarbij me n vertrekt vanuit de ervaringsdeskundigheid van de doelgroep zelf. Eerder van belang bij het opmaken en motiveren van een plan of project dat impact heeft op deze doelgroep, maar niet tijdens het m.e.r-proces zelf.

Digitaal debat

X

X

X

X

X

X

X

Discussie tussen burgers, deskundigen, maatschappelijke organisaties en andere overheden via het internet, vertrekkende vanuit een centrale vraag of stelling. Kan gebruikt worden tijdens het m.e.r.-proces i.f.v. de afbakening van het onderzoek, maar is meestal eerder nuttig in combinatie met andere instrumenten.


pagina 34

X

Hoog

Gemiddeld

Laag

Meebeslissen

Coproduceren

Adviseren

Consulteren

X

Informeren

X

Groot

Gemiddeld

Steun verwerven beslissing X

Klein

X

Kwaliteitsverhoging


Opvattingen nagaan


Bewustmaking Dynamic mindmapping



Techniek

Participatiemethode die vooral geschikt is bij het begin van een beleidsproces omdat men volledig vertrekt van de inbreng van de deelnemers. Er worden aandachtspunten gevraagd, die thematisch worden gegroepeerd en waarbij wordt aangeduid welke de belangrijkste prioriteiten zijn. Deze worden dan besproken in kleine werkgroepen.

X

Eerder bruikbaar voor de opmaak en motivatie van een plan of project dan in het eigenlijke m.e.r-proces zelf. Elektronische consultatie

X

X

X

X

Een vragenlijst met open of gesloten karakter die via internet kan ingevuld worden. Het invullen van een elektronische consultatie gebeurt op basis van zelfselectie.

X

Kan tijdens het m.e.r.-proces gebruikt worden om inspraakreacties op de kennisgeving te verzamelen. Enquête of Survey

X

X

X

X

X

Grootschalig onderzoek waarin men peilt naar de mening van een representatieve groep burgers. Kan tijdens het m.e.r.-proces gebruikt worden voor het bekomen van informatie (voornamelijk m.b.t. de huidige situatie op terrein) en het peilen naar meningen met betrekking tot de te maken keuzes.


pagina 35

X

X

Hoog

Gemiddeld

Laag

Meebeslissen

Coproduceren

Adviseren

Consulteren

Informeren

Groot

Gemiddeld

X

Klein

Kwaliteitsverhoging

X



Opvattingen nagaan


Bewustmaking Expertpanel



Techniek

X

Een kleine groep van experts – die zich allen gespecialiseerd hebben in een specifiek domein – behandelt dan een hoog technologische of uitermate complexe kwestie. Na grondig debat over mogelijke pistes, is het de bedoeling om concrete adviezen te formuleren betreffende datgene waarover consensus is bereikt. Kan tijdens het m.e.r.-proces gebruikt worden voor de effectenbeoordeling in domeinen waar zich nog belangrijke leemten in de kennis situeren.

Fishbowl discussie

X

X

X

X

X

X

Dit is een techniek om het brede publiek te laten participeren aan beslissingen rond een complexe of controversiële problematiek. Een klein panel bestaande uit mensen met verschillende standpunten betreffende de problematiek lichten deze eerst toe en voeren onderling een debat terwijl de overige deelnemers toekijken. Daarna worden ook de overige deelnemers betrokken in kleine werkgroepen. Dit leidt tot een rapport met conclusies en aanbevelingen. Kan tijdens het m.e.r.-proces gebruikt worden voor de afbakening van de mee te nemen alternatieven, het maken van keuzes en de verwerving van draagvlak hiervoor.


pagina 36

X

X

Hoog

Gemiddeld

Laag

Meebeslissen

Coproduceren

Adviseren

Consulteren

Informeren

Groot

Gemiddeld

Klein

X



X

Kwaliteitsverhoging

Opvattingen nagaan


Bewustmaking Focusgroep



Techniek

Bij deze techniek wordt gedurende enkele uren een zeer gericht en diepgaand face-to-face gesprek georganiseerd met specifieke stakeholders of ervaringsdeskundige burgers.

X

Kan tijdens het m.e.r.-proces gebruikt worden voor de afbakening van de mee te nemen alternatieven en het verzamelen van informatie (voornamelijk met betrekking tot de huidige situatie) Geschreven informatie

X

X

X

X

X

Geschreven informatie is een interessant instrument om de burger te informeren. Het kan in verschillende vormen, zoals een brochure, folder, nieuwsbrief, affiche, persoonlijke brief, gedetailleerd beleidsplan of persartikel. Belangrijk is om inhoud, taalgebruik, layout, verspreidingswijze en grafische vormgeving telkens af te stemmen op de doelgroep die men wil bereiken. Gebruik tijdens het m.e.r.-proces is zeer breed: b.v. aankondiging van de participatiemomenten, resultaten van participatie terugkoppelen (richtlijnen), participanten op de hoogte houden bij langdurige processen, …


pagina 37

Hoog

Gemiddeld

Laag

X

Meebeslissen

X

Coproduceren

Consulteren

X

Adviseren

Informeren

Gemiddeld

Groot

X

Klein

X


Opvattingen nagaan

X

Kwaliteitsverhoging


X


Bewustmaking Interactieve Televisie



Techniek

X

Via interactieve televisie kan de initiatiefnemer de bevolking snel informeren op een toegankelijke, visuele en aantrekkelijke manier. Daarenboven laat dit instrument toe om consultaties te organiseren over uiteenlopende thema's door burgers te laten stemmen of te laten deelnemen aan digitale debatten en e-conferenties. Eerder vergaand voor een MER, maar kan gebruikt worden om, bij grote plannen/projecten en in procedures waar dit informatiekanaal reeds gebruikt werd, de terinzagelegging van de kennisgeving en het openbaar onderzoek van het definitief MER te communiceren, alsook voor de afbakening van de mee te nemen alternatieven, het maken van keuzes en het verwerven van draagvlak hiervoor .

Keuze-enquête

X

X

X

X

X

X

X

Een keuze-enquête is een survey onder de kiesgerechtigde bevolking. De techniek kan gebruikt worden als alternatief voor een referendum. Het grote verschil tussen beide is dat de burger bij een keuze-enquête kiest voor één van de vele uitgewerkte alternatieven, in tegenstelling tot het referendum waar de 'ja-neen' vraag centraal staat. Tevens wordt bij de verschillende oplossingsmogelijkheden vermeld wat de mogelijke gevolgen zijn. Kan tijdens het m.e.r.-proces gebruikt worden voor het maken van keuzes en het verwerven van draagvlak hiervoor.


pagina 38

Space

X

X

X

X

Hoog

Gemiddeld

Laag

Meebeslissen

Coproduceren

Adviseren

Consulteren

Informeren

Groot

Gemiddeld

Klein


Kwaliteitsverhoging


Opvattingen nagaan


Bewustmaking Open Technology



Techniek

X

Open Space Technology is een conferentietechniek, waardoor 'bottomup’ participatie mogelijk wordt. Er is geen vooraf vastgestelde agenda, maar men vertrekt vanuit een complexe vraagstelling waarvoor de deelnemers dan thema’s op de agenda plaatsen. Deze worden dan besproken in discussiegroepen, waarbij de deelnemers vrij tussen deze groepen kunnen bewegen. Kan tijdens het m.e.r.-proces gebruikt worden voor het afbakenen van het plan en de mogelijke alternatieven, het maken van keuzes en het verwerven van draagvlak hiervoor. Belangrijk hierbij is dat het plan of project nog voldoende open gehouden wordt (b.v. enkel vooropstellen van een doelstelling en een aantal randvoorwaarden).

Publieke hoorzitting

X

X

X

X

X

Meeting

Dit is een bijeenkomst waar burgers informatie krijgen. De aanwezigen krijgen de kans om in het openbaar vragen te stellen en eventueel bijkomende opmerkingen te formuleren. Ondanks de mogelijkheid voor burgers om te reageren is deze techniek niet echt geschikt als consultatie-instrument. Vaak wordt de discussie gedomineerd door enkelen. Kan tijdens het m.e.r.-proces gebruikt worden om burgers te informeren over de terinzagelegging van de kennisgeving en de mogelijke inspraak en om terug te koppelen over de resultaten van de participatie (resultaten MER).


pagina 39

X

X

X

X

Hoog

Gemiddeld

Laag

Meebeslissen

Coproduceren

Adviseren

Consulteren

Informeren

Groot

Gemiddeld

Klein


Kwaliteitsverhoging


Opvattingen nagaan


Bewustmaking Referendum



Techniek

X

Bij een referendum laat men een specifieke beleidsbeslissing over aan de (kiesgerechtigde) bevolking. De burger krijgt de kans om een 'ja-neen' vraag te beantwoorden, waarmee ze aangeven (niet) akkoord te gaan met een beslissing. Kan tijdens het m.e.r.-proces gebruikt worden voor het maken van keuzes en het verwerven van draagvlak hiervoor. De voorkeur gaat evenwel eerder naar een keuze-enquête i.p.v. een referendum.

Stellingen ter discussie

X

X

X

Dit is een erg geschikt instrument bij toetsing van een lijvig inhoudelijk document. Het is de bedoeling om het document te vertalen in een aantal stellingen (40 à 50). Na een korte presentatie van alle stellingen moeten de deelnemers er enkele uitkiezen die ze (niet) prioritair vinden of waar ze het al dan niet mee eens zijn. Zo wordt onmiddellijk duidelijk waar de prioriteiten liggen, waar consensus is en waarover nog gediscussieerd moet worden. Dit gebeurt dan in kleine groepen.

X

Kan tijdens het m.e.r.-proces gebruikt worden voor het terugkoppelen van (tussentijdse) resultaten. Versnellingskamer, Brainbox

X

X

X

X

X

X

Houden van een digitaal debat in een kamer met computers. Daarna wordt de inhoud ervan in een face-to-face groepsgesprek besproken, zodat men kan komen tot verdieping. Kan tijdens het m.e.r.-proces gebruikt worden voor de afbakening van het onderzoek, mee te nemen alternatieven en het maken van keuzes.


pagina 40

X

X

Hoog

Gemiddeld

Laag

Meebeslissen

Coproduceren

Adviseren

Consulteren

Informeren

Groot

Gemiddeld

X

Klein

Kwaliteitsverhoging

X



Opvattingen nagaan


Bewustmaking Vraag naar schriftelijke reactie/bijdrage



Techniek

X

Hierbij laat men de burger reageren op een quasi afgewerkt document. Deze methode heeft een groot potentieel bereik van belanghebbenden, experts, georganiseerde stakeholders en vertegenwoordigers van belangenorganisaties. Gezien het complexe karakter (voor het verkrijgen van nuttige input) is deze techniek evenwel minder geschikt voor het brede publiek. Deze methode is ingebed in het m.e.r.-proces bij de inspraak op de kennisgeving door adviesinstanties en het brede publiek (vraag om schriftelijke bijdrage) en het formuleren van opmerkingen op het ontwerp-MER door de adviesinstanties.

Website

X

X

X

X

X

Via een website kan men de burger op een laagdrempelige manier toegang geven tot een grote hoeveelheid aan up-to-date informatie over het plan of project. Daarnaast kan men via een website ook in interactie treden met de burger (zie elektronische consultatie of digitaal debat). Kan tijdens het m.e.r.-proces gebruikt worden voor het communiceren van de terinzagelegging van de kennisgeving (incl. het digitaal bezorgen van de relevante documenten), terugkoppeling van de resultaten van participatiemomenten (richtlijnen, definitief MER) en voortgang van het proces.


pagina 41

Hoog

Gemiddeld

X

Laag

X

Meebeslissen

Coproduceren

Consulteren

Informeren

Groot

Gemiddeld X

Adviseren

X

Klein

X



X

Kwaliteitsverhoging

Opvattingen nagaan


Bewustmaking World Café



Techniek

Men discussieert hierbij in kleine groepjes over een bepaald onderwerp en daarbij schuift iedereen uitgezonderd 1 persoon per tafel in een aantal korte conversatierondes telkens door naar een ander groepje. Hierdoor ontstaat een snelle informatie-uitwisseling en creëert men gedeelde kennis. De resultaten worden gepresenteerd in een plenaire sessie.

X

Kan tijdens het m.e.r.-proces gebruikt worden voor de afbakening van de mee te nemen alternatieven, het maken van keuzes en de verwerving van draagvlak hiervoor. Zoekconferentie Future conference

X

X

X

X

X

X

X

X

search

Scenarioplanning

De doelstelling van zoekconferenties is het in kaart brengen van verschillende lange termijn scenario's van huidige maatschappelijke ontwikkelingen. Hiervoor maken de deelnemers eerst een probleeminventarisatie en -definiëring over een specifieke beleidskwestie in het heden, waarna mogelijke ontwikkelingen in de toekomst geschetst worden. Men brengt deze dan in verband met een wenselijk toekomstbeeld. Op basis hiervan worden aanbevelingen voor concrete acties geformuleerd. Het is vooral de bedoeling om een gedeelde visie te bekomen over de toekomst van een bepaalde beleidsproblematiek. Eerder van belang voor participatie over het plan of project zelf en niet in het m.e.r.-proces.

(op basis van Loyens & Van de Walle, 2006)


pagina 42

Bijlage 2 Presentatie m.e.r.-procedure en inspraakmogelijkheden – voorbeeld Oosterweelverbinding


pagina 43

Wat is milieueffectrapportage? Proces van het opstellen en beoordelen van een Milieueffectenrapport (MER)

MER = Milieueffectenrapport Twee soorten MER’s: •Plan-MER •Project-MER

Plan-m.e.r.-procedure – 4 fasen • • • •

Kennisgevingsfase Ter inzage legging van de kennisgeving Uitvoeringsfase Beoordelingsfase

Kennisgevingsfase Opmaak van een kennisgeving – Wat is het doel van het project? – Wat houdt het project in? – Waar is het project precies gelocaliseerd? – Beschrijving van de methodologie (hoe meten en beoordelen, studiegebied, raad te plegen bronnen, alternatieven,…) voor • Beschrijving bestaande toestand • Beschrijving geplande toestand • Mogelijke effecten van het plan

Ter inzage legging: de burger kent de situatie als geen ander en wenst te reageren. Wat zijn nuttige inspraakreacties: • Misschien wordt er een effect over het hoofd gezien of stelt u de voorgestelde methode in vraag? • Misschien wilt u wijzen op bepaalde aandachtspunten in de omgeving waarvan geen melding werd gedaan in de kennisgeving? • Misschien wilt u en alternatief of milderende maatregel voorstellen?

Procedure bij m.e.r. Plan-m.e.r.: kennisgeving Dienst Mer ontvangt kennisgeving 20 dagen

Dienst Mer neemt en betekent beslissing over volledigheid 10 dagen

Dienst Mer verzorgt bekendmaking, terinzagelegging en betekening Grensoverschrijdend

Dienst Mer bezorgt kennisgeving aan overheidsadministraties, gemeente en provincie 6

10 dagen

Overheidsadministraties onderzoeken kennisgeving 30 dagen

GrensOverschrijdend 40 dagen

Gemeentes en/of provincies verzorgen terinzagelegging

Reacties worden doorgestuurd naar Dienst Mer Mer stelt richtlijnen op Dienst Mer maakt richtlijnen bekend

70 dagen na volledigverklaring 7

Rol gemeentebesturen? Verzamelen van de inspraakreacties tijdens de ter inzage legging Na het aflopen van de ter inzage legging: doorsturen van alle inspraakreacties Nuttige opmerkingen worden verwerkt door de dienst Mer tot richtlijnen

HANDLEIDING PARTICIPATIE IN HET M.E.R.-PROCES

Recommend Documents