Handleiding: OLGA 2015 & fiscale attesten

Handleiding: OLGA 2015 & fiscale attesten


1

Inhoudstafel 1. 2. 3.

Inleiding ................................................................................................................................................................................ 3 Giften doorgeven via Excel ............................................................................................................................................ 4 Online intypen in OLGA 2015 ....................................................................................................................................... 5 3.1 3.2 3.3

Aanmelden................................................................................................................................................................ 6 Zoekscherm .............................................................................................................................................................. 7 Schenkers beheren ................................................................................................................................................ 8

3.3.1

Een bestaande schenker beheren............................................................................................................... 8

3.3.1.1 3.3.1.2 3.3.1.3 3.3.1.4 3.3.1.5 3.3.1.6 3.3.1.7 3.3.1.8 3.3.1.9 3.3.2 3.4 3.5 4.

Lijsten exporteren ................................................................................................................................................ 17 Praktische richtlijnen OLGA 2015 .................................................................................................................. 17 Wat heb je nodig?................................................................................................................................................ 18 Hoe ga je tewerk? ................................................................................................................................................ 18 Wat met een bestaande rekening waar nu giften op worden gestort? ......................................... 18 Wat met lidgeld? .................................................................................................................................................. 19 Is deze werkwijze betrouwbaar? .................................................................................................................... 19 Afsluiting fiscaal jaar ........................................................................................................................................... 19 Schematisch samenvatting ............................................................................................................................... 19

Veelgestelde vragen fiscaal attest ............................................................................................................................ 20 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5

6. 7.

Nieuwe schenker aanmaken ....................................................................................................................... 16

Bankbestanden automatisch inlezen in OLGA 2015 ......................................................................................... 18 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7

5.

Giften raadplegen ................................................................................................................................... 9 Nieuwe gift toevoegen ......................................................................................................................... 9 Anonieme gift toevoegen ................................................................................................................. 10 Gift muntjesbox toevoegen .............................................................................................................. 11 Gift surplus stickerverkoop toevoegen ........................................................................................ 12 Giften aanpassen ................................................................................................................................... 13 Schenkers ontdubbelen ..................................................................................................................... 14 Naam of adres wijzigen ...................................................................................................................... 14 Schenker is overleden ......................................................................................................................... 15

Waarvoor dient een fiscaal attest? ................................................................................................................ 20 Wie heeft recht op een fiscaal attest? .......................................................................................................... 20 Welke giften worden samengeteld? ............................................................................................................. 20 Welke giften komen in aanmerking voor een fiscaal attest? .............................................................. 20 Wie mag een fiscaal attest uitreiken? .......................................................................................................... 20

Contactpersoon ............................................................................................................................................................... 21 Bijlagen ................................................................................................................................................................................ 22 7.1

Verklarende woordenlijst .................................................................................................................................. 22


2

1. Inleiding Het Rode Kruis rekent op financiële steun van de lokale bevolking. Om hen te motiveren om die steun te bieden, geeft de overheid ons de toestemming om een fiscaal attest uit te reiken voor giften vanaf 40 euro per jaar. Alle giften worden per jaar samengeteld. Het Rode Kruis heeft dan ook de verplichting om aangifte te doen van alle uitgereikte fiscale attesten. Ze vertegenwoordigen immers geld onder de vorm van belastingverlaging. Een centraal giftenbeheer is daarom noodzakelijk. Via OLGA – Online Giften en Lidkaarten Administratie – geven jullie lidgeld en giften aan de lokale afdelingen door aan de hoofdzetel. Dat kan op volgende drie manieren: 1.

Giften intypen in het Excelbestand om te laten inlezen in OLGA.

2.

Online giften intypen in OLGA.

3.

Bankbestand automatisch laten inlezen in OLGA.

Verder in deze handleiding leggen we elke mogelijkheid gedetailleerd uit. De giften van het afgelopen jaar, dienen uiterlijk op 15 januari van het jaar nadien doorgegeven te zijn aan de hoofdzetel voor de opmaak van de attesten. Elk foutief of laattijdig doorgestuurd attest moeten wij nadien ook melden. In geval er teveel onregelmatigheden vastgesteld worden, krijgt het Rode Kruis hiervoor een waarschuwing en riskeert eventuele gevolgen m.b.t. de toelating om fiscale attesten uit te mogen reiken. Dit moeten we onder elke voorwaarde vermijden. Hoe vlotter de informatieoverdracht van de giften van de plaatselijke afdeling aan de hoofdzetel, hoe minder onregelmatigheden er zullen gebeuren. Voor laattijdige giften en aanpassingen, neem je rechtstreeks contact op met de hoofdzetel via [email protected]. Bovendien bezorgt elke afdeling eenmaal per jaar een door voorzitter en penningmeester GEHANDTEKEND overzicht van alle ontvangen giften van het afgelopen jaar. Dit wordt per post verstuurd naar Departement Marcom, Motstraat 40, 2800 Mechelen of digitaal naar [email protected].


3

2. Giften doorgeven via Excel Om giften door te geven via Excel, gebruik je het aangepaste Excelbestand dat je kan terugvinden op de vrijwilligerswebsite onder de naam ‘Fiscaal attest – giften doorgeven 2015’. Voor elk deel giften dat je doorstuurt, gebruik je een blanco exemplaar! Giften mogen niet dubbel worden doorgegeven. Sla het bestand op als volgt: giften_afdelingsnummer_deel1. Dus bijvoorbeeld giften_4C415_deel1.xls. Vervolgens vul je alle nodige velden in.

Afdelingsnaam, voorzitter en penningmeester

Persoonsgegevens

Geslacht: M = man V = vrouw

C = koppel S = bedrijf

Bron: B = bank C = cash

Controle (wordt automatisch ingevuld)

Opsplitsing van ontvangen bedrag in gift, lidgeld, sponsoring en andere Totaal ontvangen bedrag

Rekeningnummer schenker

Datum gift dd/mm/jjjj

Per schenking vul je 1 lijn in. Respecteer hierbij de opmaak van het document. Per document kunnen er maximaal 300 lijnen worden ingevuld. Mochten er meer dan 300 records in 1 periode voorkomen, gelieve dan een nieuw blanco document te starten. Het ingevulde excelbestand stuur je naar [email protected]. Indien de gegevens volledig zijn ingevuld, kunnen deze gegevens worden verwerkt voor het opmaken van de fiscale attesten.

Nieuwe afsluitdata: voorstaan stuur je het excelbestand slechts 2 keer per jaar door (in plaats van 4 keer) op onderstaande momenten. Ook indien er geen giften zijn in die betreffende periode, geef je dit door aan de hoofdzetel. Datum Tegen 31/08/2015 Tegen 15/01/2016 Tegen 15/01/2016

Giften ontvangen in de periode Deel tussen 01/01/2015 en 30/06/2015 I tussen 01/07/2015 en 31/12/2015 II Op het einde van het boekjaar print je bovendien alle excelbestanden af. Je bezorgt een gehandtekende versie aan de hoofdzetel per post naar Departement Marcom, Motstraat 40, 2800 Mechelen of digitaal via [email protected].


4

3. Online intypen in OLGA 2015 In 2013 lanceerden we OLGA - Online Lidkaarten en Giften Administratie – om het giftenbeheer door afdelingen minder arbeidsintensief te maken. Het was de oplossing om geen rekeninguittreksels meer te kopiëren èn giften online in te voeren met minder typwerk. Inmiddels geven 102 afdelingen hun giften online in. En veel afdelingen gebruiken OLGA om adreslijsten te exporteren voor een volgende fondsenwervingsactie of afstemming met POPSY of om schenkers op te zoeken. Maar alles kan beter. Daarom hebben we jullie gebruikerservaring in 2015 geëvalueerd. Het gebruik van OLGA wordt overwegend als positief ervaren, enkel traagheid en zoekfunctie zijn verbeterpunten. Daarom lanceren we OLGA 2015. Sneller, met een efficiëntere zoekfunctie èn de mogelijkheid om bankafschriften automatisch in te lezen. Natuurlijk blijft het opladen van giften via Excelbestanden ook mogelijk. Deze handleiding helpt je om OLGA 2015 te gebruiken. Zo worden er Engelstalige termen gebruikt voor de benaming van de verschillende onderdelen en is er een andere indeling van het scherm. Als bijlage bij deze handleiding kan je tevens een verklarende woordenlijst terugvinden. We beseffen dat niet iedereen dezelfde voorkennis en opleidingsachtergrond heeft met computers. Voor sommigen ligt de lat veel hoger dan voor anderen. Beoordeel jezelf niet te streng als het niet meteen lukt en geef jezelf de tijd om OLGA 2015 te leren kennen. Voor je echt aan de slag gaat, kan je OLGA uittesten in een testomgeving. Hierin kan je naar hartenlust experimenteren. Eens je ermee vertrouwd bent, is het heel gebruiksvriendelijk.


5

3.1 Aanmelden Aanmelden kan je via de vrijwilligerswebsite. Gebruikersnaam en wachtwoord zijn uniek en gelijk aan de single sign-on. Afhankelijk van je functie heb je toegang tot OLGA 2015.

Vul hier je gebruikersnaam in.

Vul hier je wachtwoord in.

Klik op aanmelden.

Nadat je op aanmelden hebt geklikt, kom je op een scherm terecht waar je kan kiezen tussen OLGA 2015 of de testomgeving van OLGA 2015. Let altijd goed op dat je de juiste keuze maakt. Aanpassingen in de testomgeving worden niet opgeslagen!

MipRKV: dit is OLGA 2015. Hier kan je alle giften aan jouw afdeling consulteren. De wijzigingen die je hier aanbrengt worden opgeslagen. MipRKV_devl: Dit is de testomgeving. Je kan ze herkennen aan de gele achtergrondkleur. Hier kan je OLGA 2015 leren kennen door gegevens in te brengen en te wijzigen zonder dat deze worden opgeslagen. Hierin kan je dus naar hartenlust experimenteren! De gegevens in deze testomgeving zijn nooit 100% correct aangezien het om testgegevens gaat.

Nadat je de juiste keuze hebt aangeduid, klik je op ‘GO AHEAD’ om verder te gaan.


6

3.2 Zoekscherm Na het inloggen kom je in het zoekscherm terecht. Hier kan je alle schenkers opzoeken en raadplegen. De zoekfunctie werkt zoals het ‘Google-principe’: in één zoekveld kan je alle mogelijke zoektermen in willekeurige volgorde invullen.

Zoektermen invullen

Zoeken

Je hoeft dus niet telkens alle gegevens in te vullen. Voor sommige schenkers zal het volstaan om enkel hun naam of hun adres in te geven, afhankelijk van hoe frequent deze benamingen zijn. Je kan ook een gedeelte van de naam ingeven als je bijvoorbeeld niet zeker bent van de schrijfwijze. Dit doe je door een sterretje (*) te gebruiken op de plaats van het ontbrekende gedeelte. Wanneer je alle zoektermen hebt ingevuld, druk je op ‘Search’. Hieronder enkele voorbeelden ter illustratie: + Zoek je Magdalena De Smedt, Meerstraat 17 uit Wetteren? Dan kan het voldoende zijn om enkel magda* smedt te typen of enkel meerstraat 17 wetteren. + Zoek je een schenker die woont in de Sint-Alfonsusstraat 42? Dan kan het voldoende zijn om *onsusstraat 42 in te geven. + Zoek je alle schenkers die in Londerzeel wonen? Typ dan Londerzeel in en je zal een overzicht krijgen van al je schenkers die in Londerzeel wonen. Nadat je op ‘Search’ hebt geklikt, krijg je een lijst van de schenkers die voldoen aan de zoekcriteria.

De lijn van de juiste schenker aanklikken om te openen

In deze lijst kan je de juiste schenker zoeken en openen door op de lijn de klikken. Daarna kan je de gegevens raadplegen, bewerken en toevoegen. Vond je een schenker niet terug via de zoekfunctie? Dan pas maak je een nieuwe schenker aan (uitleg op pagina 16).


7

Opmerking: zoek zeker altijd of een schenker al bestaat vooraleer een nieuwe aan te maken. Zo vermijd je dubbele contacten, onnodige kosten en foutieve fiscale attesten.

3.3 Schenkers beheren 3.3.1

Een bestaande schenker beheren

Zoek een schenker op via het zoekscherm (uitleg op pagina 7). Open vervolgens de juiste schenker door op de lijn te klikken in het zoekscherm. Je krijgt onderstaand scherm te zien. Dit is de ‘dashboard’, een Nederlandstalige samenvatting van de schenker. Hierop kan je alle gegevens raadplegen maar niet aanpassen. Om aanpassingen door te voeren, ga je naar de andere tabbladen: ‘Gifts’ of ‘Touchpoints’.

Dashboard: Nederlandstalige samenvatting van de schenker

Gifts: giften raadplegen, toevoegen en aanpassen

Touchpoints: persoons- en contactgegevens raadplegen, toevoegen en aanpassen

Naam Uniek ID

Adresgegevens

Contact- en persoonsgegevens

Bankgegevens

Overzicht van de 10 laatste giften


8

3.3.1.1

Giften raadplegen

In OLGA 2015 kan je enkel de giften die jouw afdeling heeft ontvangen raadplegen. Nieuw is dat wel alle schenkers zichtbaar zijn. Zo voorkomen we dubbele contacten als iemand bijvoorbeeld aan twee afdelingen of ook aan de hoofdzetel schenkt. Om een bestaande gift te raadplegen, zoek je de juiste schenker en ga je naar ‘Gifts’. Daar vind je een overzicht van alle giften aan jouw afdeling. De giften zijn chronologisch gerangschikt en staan gegroepeerd per jaar. Giftenhistoriek

Datum van schenking

Totaaloverzicht van de schenkingen per jaar Type: Anonymous gift = anonieme gift Collecting box = muntjesbox Gift = gift Membership = lidgeld Sponsorship = sponsoring Undefined/others = andere

Schenkingen samenvouwen (minimaliseren)

Onderverdeling bedrag: TD = fiscaal aftrekbaar bedrag NTD = niet fiscaal aftrekbaar bedrag Other = ander Membership = lidgeld

Individuele schenkingen van 2015

Status: Gift nog aanpasbaar Gift niet meer aanpasbaar

3.3.1.2

Schenkingen uitvouwen (maximaliseren)

Nieuwe gift toevoegen

Om een gift in OLGA 2015 in te geven, ga je naar ‘Gifts’ en klik je op de knop ‘Create’.

Nieuwe gift toevoegen


9

Er opent een scherm waar je alle gegevens van de nieuwe gift kan invullen: !!! NIEUW: elke gift en elk lidmaatschap dient afzonderlijk te worden aangemaakt !!! Als een schenker bijvoorbeeld 45 euro schenkt met mededeling “gift + lidgeld”, dan maak je eerst een gift aan van 40 euro (type ‘gift’) en nadien lidmaatschap van 5 euro (type ‘membership’).

Datum dd/mm/jjjj

Fiscaal jaar (wordt automatisch ingevuld)

Bedrag

Type: Anonymous gift = anonieme gift Collecting box = muntjesbox Gift = gift Membership = lidgeld Sponsorship = sponsoring Undefined/others = andere

Bron: Bank Cash Actiecode: Selecteer de afdelingsnaam van de afdeling die de schenking ontving, dit kan je pas doen nadat je het type gift hebt ingevuld

Rekening van de ontvanger (is altijd automatisch ACCOUNTPA)

Rekeningnummer van de schenker zonder spaties en streepjes! (niet verplicht in te vullen) Bankmededeling (niet verplicht in te vullen)

Klik steeds op SAVE CHANGES om de wijzigingen op te slaan. Klik op CANCEL als je de wijzigingen niet wil opslaan.

Om alle velden correct te kunnen invullen, dien je de volgorde van het invulscherm te respecteren. Start met het invullen van het bedrag, de datum, de bron, het type en selecteer pas nadien de actiecode. Hierna vul je nog de rekeningnummers aan en eventueel een notitie.

3.3.1.3

Anonieme gift toevoegen

Giften die je anoniem ontvangt, voeg je toe aan schenker R009589538. Je gaat hiervoor naar het zoekscherm en typt R009589538 in het zoekveld. Klik op ‘Search’.

Via ‘Contacts’ kan je altijd naar het zoekscherm terugkeren Klik op ‘SEARCH’ om te zoeken

Invullen

De lijn aanklikken om te openen


10

Je krijgt één contact met naam ‘Anoniem Anoniem’. Deze lijn klik je open. Aan dit contact voeg je de nieuwe, anonieme gift toe zoals uitgelegd op pagina 9. Bij ‘Type’ vul je ‘Anonymous gift’ in.

‘Anonymous gift’ invullen


3.3.1.4

Gift muntjesbox toevoegen

Giften die je anoniem ontvangt, voeg je toe aan schenker R045480231. Je gaat hiervoor naar het zoekscherm en typt R045480231 in het zoekveld. Klik op ‘Search’.

Klik op ‘SEARCH’ om te zoeken

Invullen

De lijn aanklikken om te openen

Je krijgt één contact met naam ‘Muntjesboxen’. Deze lijn klik je open. Aan dit contact voeg je de nieuwe gift die je via de muntjesbox ontving toe zoals uitgelegd op pagina 9. Bij ‘Type’ vul je ‘Collecting box’ in.

‘Collecting box’ invullen



11

3.3.1.5

Gift surplus stickerverkoop toevoegen

Extra giften die je via de stickerverkoop ontvangt, kan je toevoegen aan schenker R024103114. Dit zijn bijvoorbeeld giften van mensen die 10 euro geven voor 1 sticker en zeggen dat je het wisselgeld mag houden. Hiervan kan je dan de 5 euro extra registreren als ‘surplus stickerverkoop’. Je gaat hiervoor naar het zoekscherm en typt R024103114 in het zoekveld. Klik op ‘Search’.

Invullen

Klik op ‘SEARCH’ om te zoeken

Lijn aanklikken om te openen

Je krijgt één contact met naam ‘surplus stickerverkoop’. Deze lijn klik je open. Aan dit contact voeg je de nieuwe giften die je via de stickerverkoop ontving toe zoals uitgelegd op pagina 9. Bij ‘Type’ vul je ‘Anonymous gift’ in aangezien we de gegevens van de stickerkopers niet kennen.

‘Anonymous gift’ invullen



12

3.3.1.6

Giften aanpassen

Om een gift aan te passen, zoek je de juiste schenker en ga je naar ‘Gifts’. Hier vind je een overzicht van alle giften. Om een gift aan te passen, druk je op het gele potloodje van de gift die je wil wijzigen.

Status: Gift nog aanpasbaar Gift niet meer aanpasbaar*

Deze gift aanpassen

Giften van het vorige jaar weergeven (maximaliseren)

Standaard worden enkel de giften van het lopende jaar weergegeven (gemaximaliseerd). De giften van de vorige jaren worden samengevouwd. Je kan je tonen door op de te klikken. * Giften van het voorbije jaar kunnen tot 15/01 gewijzigd worden. Nadien worden deze versleuteld voor het opmaken van de fiscale attesten. Als je op het gele potloodje hebt geklikt, opent de gift. Enkel de witte velden zijn nog aanpasbaar, de grijze velden kan je niet veranderen. Nummer van de transactie (automatisch ingevuld) Nummer van de gift (automatisch ingevuld)

Fiscaal jaar (automatisch ingevuld)

Bedrag Bron: Bank Cash

Datum

Afdelingsnaam

Type: Anonymous gift = anonieme gift Collecting box = muntjesbox Gift = gift Membership = lidgeld Sponsorship = sponsoring Undefined/others = andere

Rekeningnummer schenker

Bank mededeling

Rekening ontvanger (automatisch ACCOUNTPA) Klik steeds op SAVE CHANGES om de wijzigingen op te slaan. Klik op CANCEL als je de wijzigingen niet wil opslaan.


13

3.3.1.7

Schenkers ontdubbelen

Schenkers ontdubbelen is voorzien in een latere fase van OLGA 2015. Momenteel kunnen dubbele contacten worden doorgegeven aan de hoofdzetel via [email protected].

3.3.1.8

Naam of adres wijzigen

Om de persoons- of contactgegevens te wijzigen, ga je naar ‘Touchpoints’. Daar kan je kiezen voor:

2. Edit address: aanpassen van het adres. 1. Edit details: aanpassen van persoonsgegevens zoals naam, geboortedatum, geslacht en taal.

3. Email: e-mailadres raadpleegbaar, niet aanpasbaar 4. Phone: telefoonnummer raadpleegbaar, niet aanpasbaar

1. Edit details: Wanneer je op ‘edit details’ klikt, opent volgend scherm waar je de persoonsgegevens kan aanpassen:

Voornaam

Geslacht: Female = vrouw Male = man Couple/family = koppel/gezin Company = bedrijf Unknown : onbekend

Geboortedatum dd/mm/jjjj

Familienaam Aansprekingstitel (wordt automatisch ingevuld als je het geslacht invult) Taal: Dutch = Nederlands French = Frans



14

2. Edit address: Als je op ‘edit address’ klikt, opent het scherm waar je de adresgegevens kan aanpassen:

Land: Belgium = België France = Frankrijk Netherlands = Nederland Germany = Duitsland

Postcode

Straatnaam Huisnummer

Woonplaats Klik steeds op SAVE CHANGES om de wijzigingen op te slaan. Klik op CANCEL als je de wijzigingen niet wil opslaan.

3 & 4. Email & Phone: Het e-mailadres en telefoonnummer is zichtbaar en mag gebruikt worden voor contactdoeleinden. De mogelijkheid om deze gegevens aan te passen wordt bekeken op basis van de vernieuwde Europese richtlijnen m.b.t. de bescherming van de privacy.

3.3.1.9

Schenker is overleden

Wanneer een schenker overleden is, kan je dit aangeven door deze schenker de status ‘overleden’ te geven. Hiervoor zoek je de juiste schenker op en ga je naar ‘Other’.

Kies dan voor ‘Status’. Een gewone schenker staat op ‘Valid’ wat gevalideerd betekent. Bovenaan bij de naam van de schenker kan je steeds de huidige status zien. Als je zeker bent dat een contact overleden is, pas je dit aan naar de status ‘Deceased’, wat ‘overleden’ betekent. Klik steeds op SAVE CHANGES om de wijzigingen op te slaan. Klik op CANCEL als je de wijzigingen niet wil opslaan.

Door de status aan te passen, vermijd je onnodig post te versturen naar deze persoon en hou je de gegevens correct.


15

3.3.2

Nieuwe schenker aanmaken

Om een nieuwe schenker aan te maken, ga je naar het zoekscherm en klik je op ‘add new relation/contact’.

Er opent een scherm waarin je alle gegevens kan ingeven. Enkel de velden met een sterretje (*) zijn verplicht.

Voornaam

Familienaam Geslacht: Female = vrouw Male = man Couple/family = koppel/gezin Company = bedrijf Unknown = onbekend Geboortedatum Dd/mm/jjjj

Land: Belgium = België France = Frankrijk Netherlands = Nederland Germany = Duitsland Postcode

Straat Klik steeds op SAVE AND CONTINUE EDITING om de wijzigingen op te slaan. Klik op CANCEL als je de wijzigingen niet wil opslaan.

Aansprekingstitel (wordt automatisch ingevuld wanneer het geslacht aangeduid is) Taal: Dutch = Nederlands French = Frans

Vereniging / bedrijf / familie Bij een gewoon persoon kies je voor ‘family’. Naam van de vereniging / familie (als het over een gewone persoon gaat vul je hier de familienaam nogmaals in)

Woonplaats

Huisnummer Busnummer E-mailadres

Als alle (verplichte) velden zijn ingevuld, klik je op ‘SAVE AND CONTINUE EDITING’. Het contact wordt nu aangemaakt en opent automatisch. Op pagina 8 wordt uitgelegd hoe je deze schenker verder kan bewerken.


16

3.4 Lijsten exporteren OLGA 2015 biedt de mogelijkheid om voorgedefinieerde lijsten op te vragen en te exporteren per afdeling. Om technische redenen is deze functie tijdelijk niet beschikbaar. Wij werken er momenteel aan om deze mogelijkheid opnieuw operationeel te maken. In afwachting heeft elke afdeling een lijst ontvangen met een gedetailleerd overzicht van de giften van 2014 en de stand van zaken van 2015. Contacteer de hoofdzetel als je hier nog een specifieke vraag over hebt via [email protected]. Aanpassingen in de geëxporteerde lijst, hebben geen invloed op de gegevens in OLGA.

3.5 Praktische richtlijnen OLGA 2015 Alle schenkingen van het afgelopen jaar dienen voor 15/01 in OLGA 2015 te worden ingegeven zodat wij de fiscale attesten kunnen opmaken voor jouw schenkers. Nadien kan je de gegevens niet meer wijzigen. Op het einde van het boekjaar print je bovendien een overzicht van alle giften af. Je bezorgt een gehandtekende versie aan de hoofdzetel per post naar Departement Marcom, Motstraat 40, 2800 Mechelen of digitaal via [email protected].


17

4. Bankbestanden automatisch inlezen in OLGA 2015 Momenteel zijn er al 17 afdelingen die hun giften automatisch laten inlezen. In OLGA 2015, is dit nu voor alle afdelingen mogelijk! “Een transparant systeem waarbij je stortingen automatisch worden ingelezen door de hoofdzetel, zonder extra werk voor de afdeling!” - Francis Van Leemputte (afdelingsvoorzitter Herentals)

Dit kan ook makkelijk voor jouw afdeling! Het heeft verschillende voordelen, zoals minder werk voor penningmeesters en correcte fiscale attesten voor de schenkers.

4.1 Wat heb je nodig? Alleen een specifieke giftenrekening in schuif D kan automatisch worden ingelezen in OLGA 2015.

4.2 Hoe ga je tewerk? Hiervoor open je een nieuwe zichtrekening in een lokaal kantoor van KBC of BNP Paribas Fortis. Deze zichtrekening wordt een rekening uitsluitend voor giften gekoppeld aan schuif D. Als afdeling ga je ervoor zorgen dat alle giften op deze rekening gestort worden. Dit nummer wordt dus vermeld op alle communicatie rond fondsenwerving door je afdeling. Het bankkantoor zal de nodige documenten opsturen naar de hoofdzetel waar wij ervoor zorgen dat de koppeling wordt gemaakt met schuif D. De hoofdzetel zorgt dus voor de koppeling, niet het bankkantoor. Deze giftenrekening dient bovendien niet om verrichtingen mee uit te voeren. Dat verstoort de registratie in OLGA. Het geld op de giftenrekening schrijft u over naar de werkingsrekening om van daaruit de nodige verrichtingen te doen voor de dagelijkse werking. De zichtrekening en de bankbestanden kosten per jaar ongeveer 55 euro. Heb je interesse of heb je hier vragen over? Contacteer dienst Financiën via [email protected].

4.3 Wat met een bestaande rekening waar nu giften op worden gestort? Een bestaande rekening overzetten naar schuif D is om technische redenen niet mogelijk. Indien je nog een zichtrekening bezit waar nog andere giften op worden gestort, kan je deze giften nog steeds manueel ingeven in OLGA 2015 of laten inlezen via het excelbestand. Het blijft echter wel de bedoeling om zoveel mogelijk giften op de specifieke giftenrekening in te zamelen.


18

4.4 Wat met lidgeld? Bij een giftenrekening horen soms ook lidgelden. Beide - giften en lidgelden - worden automatisch herkend door het systeem op basis van de bankmededeling die de schenker invoert. Hiervoor worden een aantal termen herkend zoals lidgeld, lidmaatschap, lidkaart,… Als dit voorkomt in de bankmededeling, wordt er automatisch 5 euro geregistreerd als lidgeld en het overblijvende bedrag als gift. Het is dan ook van belang dat de juiste bankmededeling door de afdeling gecommuniceerd wordt bij fondsenwervingsacties. Een bedrag dat gestort wordt zonder bankmededeling, zal volledig als gift worden geregistreerd.

4.5 Is deze werkwijze betrouwbaar? Ter controle wordt er op het einde van elk kwartaal een lijst bezorgd aan de voorzitter en penningmeester van alle stortingen uit de voorgaande periode met de bijhorende bankmededeling en de eventuele opsplitsing ervan. Indien een storting niet correct of onterecht werd opgesplitst in een gift en lidgeld, kan de afdeling dat op deze manier makkelijk controleren en aanduiden in de lijst. Wij voeren dan de nodige aanpassingen door. Lidkaarten kunnen eveneens eenvoudig worden aangemaakt aan de hand van de adresgegevens uit deze controlelijsten.

4.6 Afsluiting fiscaal jaar De gegevens die automatisch worden ingelezen zijn steeds tijdig voor het aanmaken van de fiscale attesten. Giften van een andere rekening die je eventueel nog manueel ingeeft, geef je uiterlijk op 15/1 van het volgende jaar in via OLGA 2015. Ook wanneer de giften automatisch worden ingelezen, bezorg je voor 15/1 een overzicht van alle giften van het afgelopen jaar gehandtekend door voorzitter en penningmeester. Dit kan per post naar Departement Marcom, Motstraat 40, 2800 Mechelen of digitaal via [email protected].

4.7 Schematisch samenvatting Het automatisch inlezen van de giften in OLGA 2015 ziet er schematisch als volgt uit: Stap 1: Schenkers maken een gift over aan jouw afdeling op een specifieke giftenrekening in schuif D. Stap 2: Alle ontvangen giften zijn consulteerbaar door de afdeling via homebanking en via de bankafschriften. Stap 3: De hoofdzetel ontvangt eveneens dagelijks de CODAbestanden (digitale bankafschriften) van deze giftenrekening en leest die automatisch in in OLGA 2015. Stap 4: De giften zijn steeds up to date raadpleegbaar in OLGA 2015 zonder manueel werk. Er is slechts een verwerkingstijd van 2 dagen.


19

5. Veelgestelde vragen fiscaal attest 5.1 Waarvoor dient een fiscaal attest? Een fiscaal attest is een rechtsgeldig bewijs, uitgereikt op naam van de schenker door de hoofdzetel van het Rode Kruis, om bij de belastingaangifte te voegen. Zoals voorzien in het Regeerakkoord van eind 2011, werd bij wet van 13 december 2012 de methode van fiscale aftrek van giften voor het goede doel gewijzigd. Voortaan geldt een forfaitaire belastingvermindering van 45% op het totaal van de giften, met een minimum van 40 euro op jaarbasis en per begunstigde erkende organisatie.

5.2 Wie heeft recht op een fiscaal attest? Iedereen die op jaarbasis in totaal minstens 40 euro schenkt aan het Rode Kruis.

5.3 Welke giften worden samengeteld? Alle giften die een schenker gedurende een kalenderjaar schenkt aan het Rode Kruis worden opgeteld. Dus alle giften zowel aan de plaatselijke afdeling als aan de hoofdzetel. Zodra het TOTALE BEDRAG minstens 40 euro bedraagt, ontvangt de schenker hier een fiscaal attest voor. Bijvoorbeeld: een schenker stort in 1 kalenderjaar 10 euro aan afdeling A, stort 10 euro aan afdeling B en stort 20 euro aan de hoofdzetel. Deze schenker krijgt een fiscaal attest van de hoofdzetel van 40 euro.

5.4 Welke giften komen in aanmerking voor een fiscaal attest? Enkel zuivere giften komen in aanmerking. Een zuivere gift is een overdracht van geldmiddelen waarbij de schenker geen enkele tegenprestatie krijgt of kan verwachten. Volgende zijn GEEN zuivere gift en geven GEEN recht op een fiscaal attest : + + + + +

betalingen lidkaarten sponsoring betalingen voor advertenties of vermeldingen van handelaars in brochures betalingen voor feesten, etentjes, e.d. verkapte giften in natura waarbij de verkoopprijs van een goed in geldvorm wordt teruggeschonken aan Rode Kruis-Vlaanderen of waarbij giften worden gedaan onder het beding dat een aankoop bij de schenker zal gebeuren. + giften van effecten + giften in natura + doorstortingen van collectes zoals bijv. voor een noodhulpactie

5.5 Wie mag een fiscaal attest uitreiken? Alleen de hoofdzetel van het Rode Kruis heeft een toelating van de overheid om fiscale attesten uit te reiken namens het Belgische Rode Kruis.


20

6. Contactpersoon Heb je na het doornemen van deze handleiding nog verdere vragen over OLGA 2015 of de fiscale attesten? Aarzel niet om contact op te nemen. Departement Marcom 015 443 443 [email protected]


21

7. Bijlagen 7.1 Verklarende woordenlijst In deze lijst kan je de vertaling en/of verklaring van alle termen die in OLGA 2015 gebruikt worden alfabetisch raadplegen. Term uit OLGA 2015

Vertaling / verklaring

actioncode

actiecode

actions

acties

address

adres

amount

bedrag

anonymous gift

anonieme gift

bank account supporter

rekeningnummer van de schenker

bankaccount number

bankrekeningnummer

bankaccounts

bankrekeningen

BIC

BIC-nummer

born on dd/mm/yyyy

geboren op dd/mm/jjjj

cancel

annuleer

change

aanpassen

city

woonplaats

collecting box

muntjesbox

company

bedrijf

contact search

contact zoeken

country

land

couple

koppel

create

nieuw aanmaken

created at

aangemaakt op

currency

munteenheid

dashboard

overzicht van alle gegevens in NL

database

databank

date

datum

date of birth

geboortedatum

deceased

overleden

deposit

storting

detail

detail

Dutch

Nederlands

edit address

adres aanpassen

edit details

gegevens aanpassen

email

e-mail

Handleiding

22

email address

e-mailadres

explicit

expliciet

face to face

straatrekrutering

family

familie

fax

faxnummer

female

vrouwelijk

firstname

voornaam

fiscal year

fiscaal jaar

French

Frans

from x transactions

uit x transacties of stortingen

gender

geslacht

gift

gift

gift ID

giftnummer

gift_PA

gift voor de plaatselijke afdeling

gifts

giften

IBAN supporter

rekeningnummer van de schenker

invalid

niet gevalideerd

language

taal

lastname

familienaam

male

mannelijk

mark invalid

aanduiden als niet gevalideerd

match data

bijhorende gegevens

membership

lidgeld

mobile

mobiel telefoonnummer

mobile sms / text

gsmbericht

name

naam

NTD (not tax deductible)

niet fiscaal aftrekbaar

number

huisnummer

number of gifts

aantal giften

origin

oorsprong / bron

other

ander

our IBAN

ons rekeningnummer

phone

telefoon

preferred

voorkeur

rebooking

omboeking

refund

terugstorting

save changes

aanpassingen opslaan

search

zoek

select

selecteer

sponsorship

sponsoring

spontaneous

spontaan

Handleiding

23

start

start

status

status

stopped

gestopt

street

straat

tax deductible

fiscaal aftrekbaar

tbt_PA

terugbetaling aan de plaatselijke afdeling

TD (tax deductible)

fiscaal aftrekbaar

title

aansprekingstitel

tocuhpoints

contactpunten

total amount

totaal bedrag

transaction

transactie

transaction ID

transactienummer

transfer

overdracht

type

type

undefined / others

niet gedefinieerd / andere

unknown

onbekend

until

tot

updated

aangepast

value

waarde

website

website

year

jaar

zip

postcode

Handleiding

24

Handleiding: OLGA 2015 & fiscale attesten

Recommend Documents