Fiscale en administratieve handleiding Taxibedrijven
Versie ultimo 2010 Belastingdienst/Holland Midden
Inhoudsopgave Handleiding
1 2
Handleiding regelgeving taxi’s ...........................................................................................................1 Teruggaafverzoeken BPM .................................................................................................................1 2.1 Algemeen ...................................................................................................................................1 2.2 Teruggaaf BPM/boete .................................................................................................................1 2.3 BPM en kilometeradministratie ...................................................................................................1 2.4 Niet meer voldoen aan de voorwaarden ......................................................................................3 3. Algemene administratieve verplichtingen...........................................................................................3 3.1 Taxameter ..................................................................................................................................3 3.2 Rittenstaten ................................................................................................................................3 3.3 Werkmappen ..............................................................................................................................4 3.4 Kasadministratie .........................................................................................................................4 4 Fiscale aspecten ................................................................................................................................5 4.1 Algemeen ...................................................................................................................................5 4.2 Bewaarplicht ...............................................................................................................................5 4.3 Waarneming ter plaatse en inlichtingenplicht ..............................................................................5 4.4 Privé-gebruik auto (inkomstenbelasting) .....................................................................................5 4.5 Privé-gebruik auto (omzetbelasting)............................................................................................6 4.6 Voorbelasting .............................................................................................................................6
1
Handleiding regelgeving taxi’s
Hieronder vindt u de meest relevante onderdelen van de fiscale regelgeving die nader zijn toegelicht. Het betreft hier geen limitatieve opsomming. Voor een exacte weergave van de wettelijke bepalingen wordt verwezen naar de betreffende wetgeving. Nadrukkelijk wordt er op gewezen dat deze handreiking is geschreven naar de huidige stand van zaken per december 2010. Toekomstige wijzigingen in wet en jurisprudentie kunnen hierop van invloed zijn. U wordt geadviseerd deze wijzigingen zelf in de gaten te houden. In hoofdstuk 2 treft u de regels omtrent de terugaaf van BPM aan en de wijze waarop u het recht op teruggaaf dient aan te tonen. Ook wordt aangegeven wat u moet doen als u niet meer voldoet aan de gestelde vereisten voor teruggaaf. In hoofdstuk 3 treft u de meer algemene administratieve verplichtingen waaraan u als taxi ondernemer hebt te voldoen. In hoofdstuk 4 treft de specifiek fiscale aspecten aan waarmee u als ondernemer wordt geconfronteerd.
2
Teruggaafverzoeken BPM
2.1
Algemeen
Via internet op de site www.belastingdienst.nl is diverse informatie vermeld omtrent de voorwaarden voor teruggaaf BPM. Formulieren, brochures en folders kunnen via de site worden gedownload en worden toegezonden aan de Belastingdienst. Het pad is: - www.belastingdienst.nl - downloaden en bestellen - motorrijtuigenbelastingen/bpm/bzm
2.2
Teruggaaf BPM/boete
Voor de teruggaaf van BPM voor taxi’s geldt de eis dat deze taxi voor tenminste 90% taxi is gebruikt voor het vervoer van personen in de zin van de Wet personenvervoer. De kilometer- en rittenadministratie is het middel om voor de taxi-ondernemer aannemenlijk te maken dat er is voldaan aan het 90%-criterium. Indien na ontvangen teruggaaf van de BPM blijkt dat het 90%-criterium niet wordt gehaald, kan er, naast de naheffing van de ten onrechte teruggegeven BPM, een boete worden opgelegd. In hoofdstuk 2.4 staat wat u moet doen indien u niet meer aan het 90%-criterium voldoet.
2.3
BPM en kilometeradministratie
Op grond van artikel 16, eerste lid, van Wet op personenauto's en motorrijtuigen (hierna: Wet BPM) kan op een verzoek om teruggaaf een teruggaaf van BPM verleend worden als een personenauto wordt gebruikt voor taxivervoer. Het beoogde gebruik van de personenauto moet onder andere blijken uit een vergunning die is afgegeven door het Ministerie van Verkeer en Waterstaat en is verleend op grond van de Wet personenvervoer 2000. De teruggaaf wordt verleend indien aan bepaalde voorwaarden en verplichtingen wordt voldaan. Eén van de voorwaarden voor de teruggaaf is dan ook dat de exploitant van de personenauto verklaart dat deze auto geheel of nagenoeg geheel als taxi wordt gebruikt (zie hiervoor artikel 14, eerste lid sub 3 van het Uitvoeringsbesluit BPM). Onder geheel of nagenoeg geheel wordt 90% of meer verstaan.
Versie ultimo 2010 Belastingdienst/Holland Midden
Naar aanleiding van overleg met het Koninklijk Nederlands Vervoer heeft de Staatssecretaris van Financiën een besluit genomen over de wijze waarop een taxiondernemer aannemelijk kan maken dat aan het 90% criterium is voldaan. De inhoud van deze regeling is als volgt: - het gebruik van de auto / het voldoen aan het criterium dat de auto (nagenoeg) geheel als taxi wordt gebruikt kan achteraf worden getoetst; - in eerste instantie wordt gekeken naar de kilometeradministratie; - indien naar het oordeel van de inspecteur de kilometeradministratie op zichzelf onvoldoende is, dan kunnen nadere gegevens uit de administratie in de beoordeling worden betrokken; - indien ook deze gegevens geen adequate toetsing mogelijk maken dan is het totaalbeeld dat de Belastingdienst van de ondernemer heeft, relevant (zie hiervoor het Besluit van de Staatssecretaris van 23 juli 1999 onder VB 1999/01517 alsmede artikel 14 van het Uitvoeringsbesluit BPM). Uit de jurisprudentie valt af te leiden dat belastbaarheid de hoofdregel is en vrijstelling van belasting de uitzondering. Dat betekent dat een taxiondernemer die gebruik wil maken van de vrijstelling (en dus ook verklaart dat hij aan het zogenaamde 90% criterium voor taxigebruik voldoet), moet bewijzen dat hij aan de voorwaarden voldoet (zie hiervoor bijvoorbeeld de uitspraak van het Gerechtshof van Leeuwarden van 17 december 1999). Hieruit volgt dat het de verantwoordelijkheid van de taxiondernemer is om aannemelijk te maken dat hij recht heeft op de taxivrijstelling. De taxiondernemer is vrij in de manier waarop hij het gebruik van de auto aannemelijk wil maken. Als u het gebruik van de auto aan de hand van een kilometeradministratie aannemelijk wilt maken dan moet er sprake zijn van een sluitende kilometeradministratie, dat wil zeggen dat alle ritten apart vermeld moeten worden en dat per rit tenminste de volgende gegevens vastgelegd moeten worden: Datum; Begin- en eindstand van de kilometerteller; Begin- en eindadres van de rit; Het karakter van de rit (bezet, onbezet, overig zakelijk en privé); Indien er meerdere gebruikers zijn, moet blijken welke gebruiker er gereden heeft. In combinatie met de taxametergegevens en de garagenota's ter ondersteuning van de genoteerde ritten en kilometerstanden wordt dan voldaan aan het vereiste van een sluitende kilometeradministratie. Gebleken is dat de invulling van de verschillende soorten ritten vragen oproept. Het gaat daarbij met name om de invulling van het begrip overig zakelijk (OZ). Voor de volledigheid is hierna ook invulling gegeven aan het begrip onbezet (O), beladen (B) en privé (P). Onder overig zakelijk (OZ) wordt verstaan ander vervoer dan het vervoer van personen tegen betaling. Daaronder wordt onder meer begrepen: - het uitsluitend vervoeren van goederen; - het rouw- en trouwvervoer, en - het woon-werkverkeer van de chauffeur naar en van het adres van het taxibedrijf. Onder onbezet (O), wordt verstaan het gebruik binnen het kader van de exploitatie van een taxibedrijf dat direct ten dienste staat aan het taxivervoer. Te denken valt hierbij aan het rijden van het volgende gebruik: - de onbezette rit tussen twee bezette ritten in; - naar of van een garage voor reparatie; - voor het tanken van brandstof; - voor het wassen van de auto; - voor de keuring van de auto bij het RDW; - naar de taxistandplaats en van een laatste plek naar huis. Onder beladen (B), wordt verstaan het vervoer van klant(en) .Onder privé (P), wordt verstaan het privé gebruik van de taxi.
NB. Ritten die de taxi-exploitant/chauffeur maakt van diens woning naar de taxistandplaats, waar vandaan de werkzaamheden worden verricht, en terug naar de woning, worden geacht te zijn geschied binnen de exploitatie van de auto als taxi en daarom ten dienste van het vervoer van personen tegen betaling te zijn gemaakt (O). Dit in tegenstelling tot het woon-werkverkeer van en naar het taxibedrijf (OZ). Deze onderverdeling is terug te vinden in § 11.3.2 van de Leidraad belasting van personenauto's en motorrijwielen 2006 (Besluit van 12 september 2006, nr. CPP2006/1980M, Stcrt. nr. 185).
2.4
Niet meer voldoen aan de voorwaarden
Wanneer u niet meer voldoet aan de voorwaarden van taxigebruik en bij verkoop, export of sloop van de auto dient u (zelf) een aangifte BPM in te dienen. Formulieren voor het doen van de aangifte kunnen via de site van de Belastingdienst worden gedownload. Zie ook punt 1.
3.
Algemene administratieve verplichtingen
3.1
Taxameter
De eerste vastlegging van de kilometers gebeurt door de taxameter. De taxameter is een geijkte meter. Deze taxameter kan onder andere aangeven wat de behaalde omzet (de zogenoemde "oprijsom") bedraagt, het aantal ritten, het aantal verreden kilometers en de kilometers gereden door een taxi met een klant (de zogenoemde "kilometers bezet"). Daarnaast kan de taxameter ook de cumulatieve totalen van bovengenoemde dienstgegevens bewaren. De taxameter is een gegevensdrager in de zin van artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen (hierna: AWR). Het gevolg hiervan is dat deze gegevens niet alleen door de Belastingdienst als informatiebron ter inzage kunnen worden gevraagd, maar bovendien dat deze gegevensdrager (inclusief de daarop vastgelegde gegevens) zeven jaar moet worden bewaard op zodanige wijze dat controle door de Belastingdienst binnen een redelijke termijn mogelijk is. Dit standpunt van de Belastingdienst is onder meer terug te vinden in de uitspraak van het Gerechtshof Arnhem van 3 maart 2009 (nummer 07/00346). Tijdens de in het verleden door de Belastingdienst uitgevoerde controles is veelvuldig geconstateerd dat door het indrukken van een knop op de taxameter de meter werd geschoond waardoor de hiervoor genoemde gegevens niet meer zichtbaar waren. In de praktijk noemt men deze handelwijze ook wel het "nullen" van de meter. Ook is geconstateerd dat er sprake was van het wissen van de cumulatieve gegevens. Het vermelden van de ritten op de rittenstaat heeft niet tot gevolg dat de basisgegevens mogen worden vernietigd. Het noteren op de rittenstaat is namelijk geen conversie in de zin van artikel 52, vijfde lid AWR. Het komt er op neer dat de taxameter in beginsel een veelheid van gegevens registreert en kan bewaren. Desgewenst kunnen deze gegevens worden geprint. U dient er in ieder geval voor te zorgen dat de gegevensdragers en de gegevens gedurende 7 jaar worden bewaard en op verzoek van de Belastingdienst (bijvoorbeeld tijdens een controle) overgelegd kunnen worden. U kunt dat bijvoorbeeld doen door de (dienst)gegevens periodiek te printen, bij voorkeur per dienst of eventueel per maand, en deze printjes bij de rittenstaten te bewaren. Als u de gegevens alleen maar in de taxameter bewaart en niet print of, afhankelijk van het type taxameter, op een andere manier bewaart (bijvoorbeeld door een back-up op uw computer) loopt u het risico dat u niet aan de bewaarplicht voldoet als de gegevens uit de taxameter verloren gaan.
3.2
Rittenstaten
Naast de taxameter wordt de basis van de administratie verder gevormd door de rittenstaten. De rittenstaat is de eerste vastlegging na de taxameter en dient na iedere rit volledig ingevuld te worden. Het spreekt voor zich dat met oog op de belastingheffing, de rittenstaten - als zeer belangrijk onderdeel van de administratie een juist en volledig beeld moeten geven.
Op grond van artikel 127, eerste lid, letter d van het Besluit personenvervoer 2000 moet de vervoerder er zorg voor dragen dat direct voor aanvang en direct na beëindiging van een rit voor zover van toepassing de volgende gegevens op een rittenstaat worden ingevuld: de naam en adres van de vervoerder; de naam van de bestuurder; het kenteken van de auto; de datum en het tijdstip van aankomst en vertrek per rit, vertrek- en aankomstplaats per rit en de kilometerstand per dienst; aanvang en einde, afstand en prijs van het vervoer per rit in beladen en onbezet staat; de rij- en rusttijden van de bestuurder. Hierbij valt op te merken dat ten aanzien van de vertrek- en aankomstplaats per rit sprake moet zijn van een herleidbare plek, bijvoorbeeld een (plaats- en) straatnaam, de naam van een hotel of een algemeen bekende locatie zoals bijvoorbeeld de Amsterdam Arena. Alleen een plaatsnaam is dus niet voldoende. De rittenstaat heeft naast de taxameter en de kasadministratie een belangrijke rol bij het bepalen van de behaalde omzet. Om controle op de opbrengstverantwoording, zowel voor uzelf als voor derden zoals bijvoorbeeld de Belastingdienst, mogelijk te maken is het van belang dat u ten aanzien van de prijs van het vervoer per rit zowel het bedrag volgens de taxameter als, indien dit afwijkend is, het daadwerkelijk betaalde bedrag en de wijze van betaling (kas, op rekening of per creditcard) noteert. Het ligt voor de hand dat u de rittenstaten ook gaat gebruiken als kilometeradministratie. Dan moet u naast bovenstaande gegevens ook de gegevens zoals genoemd bij het onderdeel BPM en kilometeradministratie op de rittenstaten vermelden. De rittenstaat is vormvrij, dat wil zeggen dat door de overheid geen vast model is voorgeschreven.
3.3
Werkmappen
Het is op grond van de Wet personenvervoer 2000, voor iedere chauffeur wettelijk verplicht gesteld om een werkmap bij te houden. In deze werkmap is voor elke dag van de week, gedurende 52 weken, een dagblok gemaakt waarin moet worden aangegeven of er is gerust, gereden of gepauzeerd. Het dagblok van de week moet altijd ingevuld worden met de betreffende activiteit. Daarnaast moet worden ingevuld met welk kenteken het vervoeren van personen tegen betaling is verricht. De gegevens van de werkmappen moeten in overeenstemming zijn met de gegevens van de rittenstaten.
3.4
Kasadministratie
Taxiritten worden grotendeels voldaan in contanten, soms wordt er een rit op rekening gereden of met een creditkaart betaald. De kasadministratie is daarom een belangrijk bewijsmiddel om een oordeel te geven over de volledigheid van de aangegeven omzet. Als ondernemer bent u gehouden regelmatig aantekening te houden van de ontvangsten en de uitgaven ter zake van de verleende diensten. Deze verplichting is gebaseerd op artikelen 52 AWR, artikel 34 van de Wet op de omzetbelasting 1968 en artikel 31 van de Uitvoeringsbeschikking omzetbelasting 1968. De kasadministratie moet aan bepaalde minimum eisen voldoen. Zo dient deze dagelijks te worden bijgehouden (tenzij er geen ontvangsten of uitgaven zijn) waarbij het administratief saldo uit de vastleggingen dient te blijken.Dat administratieve saldo dient gelijk te zijn aan de feitelijk aanwezige contanten. Deze controle dient bij voorkeur dagelijks, maar minimaal éénmaal per week, plaats te vinden.
4
Fiscale aspecten
4.1
Algemeen
In dit hoofdstuk treft u een aantal fiscale regels aan die voor u als ondernemer van belang kunnen zijn. Zoals reeds opgemerkt is het geen volledige opsomming van alle regels maar belicht het een aantal zaken waarmee u in aanraken zult of kan komen. In een aantal gevallen wordt verwezen naar de vindplaats van deze regels. Voor de leesbaarheid van deze handleiding is dit echter zoveel mogelijk beperkt.
4.2
Bewaarplicht
De fysieke en digitale vastleggingen moeten gedurende 7 jaar bewaard worden op grond van de bewaarplicht van artikel 52 AWR. Dit geldt dus niet alleen voor de rittenadministratie, maar ook voor de werkmappen en de gegevens uit de taxameter. Het juist en volledig bijhouden van de (kilometer)administratie, het volledig invullen en bewaren van de rittenstaten, werkmappen en het bewaren van de cumulatieve gegevens van de taxameter, is van essentieel belang voor de bewijskracht van uw administratie. Indien tijdens latere onderzoeken wordt vastgesteld dat niet is voldaan aan deze administratie- en bewaarplicht kan de administratie door de Belastingdienst worden verworpen. Dit heeft onder andere tot gevolg dat bij fiscale procedures de bewijslast verzwaard wordt. Dat wil zeggen dat de ondernemer moet gaan bewijzen dat de Belastingdienst een onjuist standpunt heeft ingenomen.
4.3
Waarneming ter plaatse en inlichtingenplicht
Tijdens uw dienst kan een kort bedrijfsbezoek (ook wel genoemd waarneming ter plaatse) bij u afgelegd worden door een ambtenaar van de Belastingdienst. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als u op een taxistandplaats staat te wachten of tijdens een reguliere verkeerscontrole. Bij zo'n kort bedrijfsbezoek worden van belang zijnde bedrijfsgegevens genoteerd. Deze gegevens worden vastgelegd en bewaard in het belastingdossier. Aan dit bezoek kan niet het vertrouwen worden ontleend dat de volledigheid en juistheid van uw administratie is beoordeeld. Dit geldt evenzeer voor de rittenstaten, de werkmap en de mogelijkheden en onmogelijkheden van de taxameter die in uw auto aanwezig is. Dit is een gevolg van de beperkte controletijd. Deze wordt, mede in uw belang, zo kort mogelijk gehouden. Tijdens de waarneming ter plaatse moeten de diensttotalen in de taxameter op het moment van de controle door de chauffeur van het voertuig zichtbaar gemaakt kunnen worden. Wanneer bij een waarneming ter plaatse geen diensttotalen in de taxameter zichtbaar gemaakt kunnen worden wordt er niet voldaan aan de zogenoemde inlichtingenverplichting. Dit kan tot gevolg hebben dat bij fiscale procedures de bewijslast wordt verzwaard. Dat wil zeggen dat u moet aantonen (= bewijzen) dat de Belastingdienst de verschuldigde belasting niet op de juiste wijze heeft berekend. De inlichtingenverplichting is terug te vinden in artikel 47 AWR.
4.4
Privé-gebruik auto (inkomstenbelasting)
De auto waarin u als ondernemer het taxivervoer verricht staat u ter beschikking. Dat betekent dat er met de auto privé gereden kan worden. In artikel 3.20 van de Wet op de inkomstenbelasting 2001 is vastgelegd dat dit privé rijden ook daadwerkelijk gebeurt tenzij wordt aangetoond (= bewijzen) dat er niet of minder dan 500 kilometer op jaarbasis met de auto in privé wordt gereden. Het enkel verwijzen naar een privé auto naast de auto die als taxi wordt gebruikt is niet voldoende om dit bewijs te leveren.
In artikel 9 van de Uitvoeringsregeling inkomstenbelasting 2001 is geregeld dat de rittenregistratie, naast het merk type en kenteken van de auto en de periode dat de auto u ter beschikking staat, per rit de volgende gegevens moet bevatten: - datum; - begin- en eindstand van de kilometerteller; - begin- en eindadres van de rit; - het karakter van de rit (bezet, onbezet, overig zakelijk of privé); - indien er meerdere gebruikers zijn moet blijken welke gebruiker er gereden heeft; - de gereden route indien deze afwijkt van de meest gebruikelijke. Het ligt voor de hand dat u de rittenstaten ook gaat gebruiken als rittenregistratie in de zin van artikel 9 van de Uitvoeringsregeling inkomstenbelasting 2001.Als u niet kunt aantonen dat u met de auto minder dan 500 kilometer privé heeft gereden moet er rekening worden gehouden met een bijtelling wegens (onttrekking aan de winst) privé gebruik. De bijtelling bedraagt voor iedereen aan wie de auto ter beschikking is gesteld, een percentage van de cataloguswaarde. Een bijtelling wegens privé-gebruik auto ontslaat u niet van de verplichting om een sluitende kilometeradministratie bij te houden. Een sluitende kilometeradministratie vormt namelijk ook de basis voor de omzetverantwoording. Hierdoor wordt een controle op de volledigheid van de omzet mogelijk gemaakt. Dit betekent dat alle bezette en onbezette ritten (dus ook de privé kilometers) in uw (ritten)administratie moeten worden vermeld. Ingevolge artikel 127, lid 1 onder d van het Besluit Personenvervoer moeten alle ritten in beladen en onbeladen staat op de rittenstaat worden vermeld.
4.5
Privé-gebruik auto (omzetbelasting)
Zoals hierboven is aangegeven staat de auto waarin u als ondernemer het taxivervoer verricht, u ter beschikking en kan met de auto privé gereden worden, Als u met deze auto in privé rijdt bent u jaarlijks 12% omzetbelasting verschuldigd over de bijtelling wegens (onttrekking aan de winst) privé gebruik. Deze regeling is gebaseerd op artikel 15, zesde lid van de Wet omzetbelasting 1968 en nader uitgewerkt in het Besluit uitsluiting aftrek omzetbelasting 1968.
4.6
Voorbelasting
Als ondernemer maakt u kosten. De omzetbelasting die een onderdeel is van het betaalde bedrag kan als voorbelasting in aftrek worden gebracht wanneer de ontvangen factuur voldoet aan de eisen die opgenomen zijn in de Wet op de omzetbelasting (zie hiervoor artikel 35 van de Wet op de omzetbelasting). In artikel 33 van de Uitvoeringsbeschikking omzetbelasting is de ontheffing van bepaalde verplichte vermeldingen op de factuur opgenomen. In onderdeel artikel 33 lid 2, a is gesteld dat bij de levering van brandstof voor landvoertuigen de vermelding van naam en adres achterwege kan blijven, mits de afnemer kan worden geïdentificeerd doordat zijn gegevens door de wijze van betalen, giraal of anderszins, traceerbaar zijn.
