Handleiding Oase. Copyright 2011 VST Software BV Haarlem Februari 2011,Versie Wagenweg NJ Haarlem

Handleiding Oase

Copyright © 2011 VST Software BV Haarlem Februari 2011,Versie 0.18

Wagenweg 110 2012 NJ Haarlem Tel. Fax

+31-23-5516731 +31-23-5519712

E-mail: [email protected] Website: www.vst.nl

I. Inleiding ........................................................................................................................................................ 4 Gebruikersbeheer (alleen voor Administrator) .................................................................................. 4 Het venster en de knoppen van Oase .................................................................................................. 5 Kaartje (record) ........................................................................................................................................ 6 Navigeren .................................................................................................................................................. 6 Knoppen .................................................................................................................................................... 7 Zoeken ....................................................................................................................................................... 9 Opmaak ................................................................................................................................................... 10 Notities .................................................................................................................................................... 12 II. Agenda ....................................................................................................................................................... 13 III. Patiënten .................................................................................................................................................. 15 Afspraken/consulten (tabblad van Patiënt) ...................................................................................... 17 Behandelplan (tabblad van Patiënt) ................................................................................................... 21 Machtiging (tabblad van Patiënt) ........................................................................................................ 24 Anamnese (tabblad van Patiënt) ......................................................................................................... 25 Overig (tabblad van Patiënt) ................................................................................................................ 25 Notities (tabblad van Patiënt) .............................................................................................................. 26 Techniek (tabblad van Patiënt) ........................................................................................................... 26 Facturen (tabblad van Patiënt) ............................................................................................................ 26 Contactpersonen (tabblad van Patiënt) ............................................................................................. 27 Documenten (tabblad van Patiënt) ..................................................................................................... 27 IV. Financieel .................................................................................................................................................. 29 Facturen UIT ........................................................................................................................................... 29 Facturen in .............................................................................................................................................. 31 Rekeningen ............................................................................................................................................. 31 Instellingen ............................................................................................................................................. 31 Oracle EBS-batches .............................................................................................................................. 32 Vecozo-batches ..................................................................................................................................... 32 V. Medewerkers ............................................................................................................................................. 35

Handleiding Oase MST versie 0 19_april2011.docx

Pagina 2 van 57

VI. Verzekeraars ............................................................................................................................................. 36 Tabblad Factureerinstellingen ............................................................................................................ 36 Tabblad regelingen bij verzekeraar .................................................................................................... 38 VII. Behandelcodes ......................................................................................................................................... 40 VIII. Sjablonen ................................................................................................................................................ 42 Nieuwe documenten ............................................................................................................................. 43 Mailingen................................................................................................................................................. 44 IX. Beheer ....................................................................................................................................................... 45 Instellingen ............................................................................................................................................. 45 Exporteer alle data ................................................................................................................................ 46 Gebruikers .............................................................................................................................................. 46 Logboek .................................................................................................................................................. 46 Arts/afdeling-combinaties .................................................................................................................... 46 Afdelingen............................................................................................................................................... 47 Crediteuren ............................................................................................................................................. 47 Uurtarief .................................................................................................................................................. 48 Anamnese ............................................................................................................................................... 48 Externe adressen................................................................................................................................... 48 Diagnosecodes ...................................................................................................................................... 48 X. Overzichten (algemeen) ............................................................................................................................. 49 XI. Factureren ................................................................................................................................................. 55 XII. Veel gestelde vragen ................................................................................................................................ 56


Pagina 3 van 57

I. INLEIDING

Dit de handleiding bij het VST-programma Oase. Hierin leiden we u eerst door de algemene onderdelen van Oase, zoals het inloggen, de knoppen en de navigatie. Vervolgens gaan we in op de hoofdonderdelen van het programma, die als icoontjes boven aan het scherm zichtbaar zijn. De specifieke functies worden per hoofdonderdeel behandeld. Heeft u vragen over het gebruik van het programma, die niet in de handleiding beantwoord worden, mail deze dan naar [email protected]. We wensen u veel plezier met Oase.

GEBRUIKERSBEHEER (ALLEEN VOOR ADMINISTRATOR) Het programma vraagt bij het opstarten om een gebruikersnaam en wachtwoord. Die staan bij voor het eerste gebruik ingesteld op respectievelijk “ADMIN” en “111111” Het volgende venster met hoofdscherm verschijnt:

Wijzig nu eerst het wachtwoord. Dit gaat als volgt: Ga naar menu BEHEER > GEBRUIKERS >. Open ADMIN door dubbel te klikken op de regel met ADMIN


Pagina 4 van 57

Overschrijf het wachtwoord door een nieuw wachtwoord en noteer dit op een veilige plaats. Oase is nu gereed voor gebruik.

HET VENSTER EN DE KNOPPEN VAN OASE Van boven naar beneden ziet u in het venster achtereenvolgens: de titelbalk met het pictogram van Oase. Op deze titelbalk kunt u o.a. lezen welke gebruiker is ingelogd. de menubalk met de opties Bestand, Bewerken, Beheer en Help; alleen bij Agenda is deze balk afwezig. de hoofdknoppenbalk met de opties Agenda, Patiënten, Financieel, Medewerkers, Verzekeraars, Behandelcodes en Sjablonen. U kunt de opties uitbreiden voor de periode waarin u Oase hebt geopend. Klik daartoe bijvoorbeeld op de menubalk op Beheer -> Gebruikers. Het bijbehorend icoontje van gebruikers verschijnt op de hoofdknoppenbalk. de subknoppenbalk met opties die verschillen, afhankelijk van de keuze in de hoofdknoppenbalk. Alleen bij Agenda is deze balk afwezig. Lijst Als een knop uit de hoofdknoppenbalk geselecteerd is (met uitzondering van Agenda), dan verschijnt een lijst met gegevens in kolommen. Dubbelklik op een van de regels (of klik op “wijzig” ) en de betreffende gegevens worden geopend in een kaartje of record. Hieronder volgt een toelichting op het begrip “kaartje”. De titelregel is de regel waarin de kolommen worden omschreven.


Pagina 5 van 57

KAARTJE (RECORD) Het kaartje of record is een overzicht van gegevens en bestaat uit twee delen. Het bovenste deel bevat de vaste gegevens.

Bovenste deel

NB: de grijze velden zijn velden waar geen handmatige invoer mogelijk is. Het onderste deel bevat voornamelijk variabele gegevens of specificaties die men over het algemeen niet vaak nodig heeft.

Onderste deel

Het onderste deel beschikt vaak over eigen knoppen, die alleen op dat deel van toepassing zijn, en kan een eigen subknoppenbalk hebben. Een wit vlak, waar gegevens staan of kunnen worden ingevoerd, heet een veld. Alle verplicht in te vullen velden zijn herkenbaar aan een gele kleur. Rechts naast een veld bevindt zich soms een driehoekje. Door het klikken op de driehoek wordt een (drop down) keuzelijst geopend. Hieruit kan een regel worden gekozen en aangeklikt. Deze regel verschijnt dan in het veld.

De kalenderknop kunt u aanklikken om uit de kalender een bepaalde datum te selecteren. U kunt een datum ook zelf intypen of wijzigen. Wanneer het veld “E-mail” bij personen of instanties is ingevuld, kunt u, door te klikken op het blauwe, onderstreepte woord “e-mail” automatisch vanuit uw eigen mailprogramma een nieuwe mail openen, waarin het mailadres al is ingevuld. Op dezelfde manier brengt “website” u via de standaard webbrowser naar de website van de instantie.

NAVIGEREN Verplaatsen tussen invoervelden: - met cursor + enkele klik naar elk willekeurig invoerveld - [TAB] naar eerstvolgende invoerveld - [Shift TAB] naar vorige invoerveld - [Enter] = wijziging bewaren (behalve als de muis in een tekstveld staat) - [Muis wiel] als de lijst geselecteerd is hierin naar boven of beneden gaan


Pagina 6 van 57

U kunt bij veel velden een keuze maken uit een lijst. U kunt de lijst tevoorschijn halen door op het (drop down) zwarte driehoekje te klikken, dat zich naast het veld bevindt. In dit geval zien we dan een lijst uit de kaartenbak van de ingevoerde verzekeraars, waaruit u een verzekeraar kunt kiezen. Als de lijst lang is, dan kunt u zoeken met de zoekfunctie onderaan het scherm. U kunt op diverse onderdelen zoeken, zoals Code, of Naam. Klik voor de onderdelen op het zwarte driehoekje. Kies dan eerst een onderdeel. Typ dan het te zoeken woord in het veld naast “Zoek”. Klik vervolgens op Zoek. Er verschijnt dan een lijst met alle gegevens die aan het zoekcriterium voldoen.

Voorbeeld: het invoeren van het zoekcriterium “VGZ” bij Naam of bij Code leidt tot bovenstaande lijst. Door “Toon alles” aan te klikken, of door het zoekcriterium weg te halen, krijgt u de gehele lijst weer terug te zien (zonder selectie). Zie ook onder “Zoeken”.

KNOPPEN Deze knoppen zijn zichtbaar in de subknoppenbalk bij alle onderdelen van Oase, behalve bij Agenda. “Wijzig”. Met deze knop kunt u gegevens wijzigen. Wijzigen kan alleen in een kaartje, niet in de lijst. “Invoer per regel”. Met deze knop kunt u ook wijzigen, maar dan alleen in de lijst en niet in een kaartje.


Pagina 7 van 57

“Nieuw”. U opent een nieuw kaartje, en een nieuwe regel in de lijst waar u gegevens kunt invoeren. “Toon lijst”. Deze knop geeft de mogelijkheid de lijst van alle tot nu toe ingevoerde kaarten te laten zien. Hierin kan niet gewijzigd worden. “Overzichten”. Met deze knop kunt u overzichten van uw gegevens maken. Het maken van overzichten bestaat in principe uit 3 stappen. Eerst kiest u welk overzicht u wilt hebben, vervolgens maakt u, als u dat wilt, een selectie uit de gewenste lijst, en tenslotte kiest u waar u de gemaakte lijst naar wilt uitvoeren: naar het scherm of naar de printer. U kunt de lijst ook per e-mail naar iemand verzenden of als bestand opslaan. Zie ook het hoofdstuk “Overzichten (algemeen)”. “Diversen”. Hier vindt u verschillende functies, afhankelijk van het soort kaartje dat u open heeft. Onder deze knop staan vaak de volgende mogelijkheden.

Deze opties zijn alleen beschikbaar met een speciale inlogcode die in overleg met VST verkregen kan worden, en dienen voor systeemonderhoud. Is een item geopend - is er dus één kaartje actief - dan verschijnt in de subknoppenbalk een drietal knoppen: “Opslaan” voor wijzigingen/invoer bevestigen. Deze knop heeft dezelfde functie als [Enter] “Afbreken” voor wijzigingen/invoer annuleren. Deze knop heeft dezelfde functie als [ESC] “Wissen” voor het definitief verwijderen van (de informatie van) een kaartje (record). Als er nog geen wijzigingen zijn ingevoerd, zijn de knoppen “oké” en “annuleer” inactief (grijs). Selecteer het gegeven dat u wilt wijzigen. U kunt over oude tekst heen typen of deze verwijderen en nieuwe tekst typen. Bevestig de wijziging door het groene vinkje aan te klikken. Als het groene vinkje grijs wordt, is de wijziging opgeslagen. Met het rode kruisje annuleert u een wijziging. Bij het invoeren van gegevens bent u niet verplicht om alle velden in te vullen. Alleen velden die geel gekleurd zijn, moeten worden ingevoerd.


Pagina 8 van 57

Voorbeeld: “Code” moet worden ingevoerd, “Voorn” (voornaam) niet.

ZOEKEN U kunt in de diverse velden zoeken in de aangemaakte kaartjes. U vindt de zoekfunctie als vergrootglas met de tekst “Zoek”. Het zoeken vindt plaats op verschillende niveaus. U kunt zoeken uit de lijst onder een hoofdknop. Deze zoekoptie bevindt zich in het bovenste deel van het scherm. U kunt ook zoeken uit de lijst van een tabblad van 1 kaartje; u vindt dan alleen resultaten die onder dit kaartje zijn opgeslagen. Het zoeken zelf vindt plaats als volgt. Selecteer in de linker kolom het veld waarin u wilt zoeken, zoals bijvoorbeeld bij Naam.

Vul in het lege veld de naam in die u zoekt, en klik op “Zoek”. In dit voorbeeld vullen we “Jansen” in. U krijgt dan een selectie uit de lijst, waarin u zoekt, waar bij naam “Jansen” is ingevuld.


Pagina 9 van 57

OPMAAK Kolombreedte De breedte van de kolommen in een lijst kunt u wijzigen. Plaats de cursor in de titelregel (zie onder Het venster en de knoppen van Oase) op de lijn rechts van de kolom waarvan u de breedte wilt wijzigen. Als het <-||-> teken verschijnt, kunt u de kolomscheiding verslepen tot de kolom de gewenste breedte heeft.

Kolomvolgorde De kolomvolgorde in een lijst kan per gebruiker aangepast worden. Plaats de cursor in de titelregel (zie onder Het venster en de knoppen van Oase) op de kolom die u wilt verplaatsen en houd deze aangeklikt. Sleep de cursor tot de lijn op de gewenste positie staat. Zo kunt u veel geraadpleegde kolommen meer naar links verplaatsen, om ze zonder te scrollen in beeld te krijgen.

Sorteervolgorde in een lijst Klik op een kolomtitel om de lijst oplopend dan wel aflopend te sorteren op betreffend kolom-item. Een pijltje omhoog of omlaag in de titelregel geeft aan op welke kolom op dit moment wordt gesorteerd. Bijvoorbeeld: De lijst wordt gesorteerd op naam in oplopende volgorde van A tot Z.

Nogmaals klikken op de titelregel in kolom “Naam” sorteert de lijst op naam van Z tot A. Klikt u op de titel “Code”, dan wordt de lijst op code gesorteerd.


Pagina 10 van 57

Bij rechtsklikken in een lijst komt een menu tevoorschijn dat kan verschillen per lijst.

Vaste menuopties zijn: Exporteer deze lijst naar spreadsheet (Excel) Maakt een CSV-bestand aan, en opent dit met het in Windows geassocieerde programma voor dit type bestand. Doorgaans is dat Excel. Max. aantal regels per rij In sommige lijsten kan het handig zijn om meerdere tekstregels in een rij te kunnen hebben, bijvoorbeeld bij een lange omschrijving.

Selectiekolom tonen/verbergen Hiermee kunt u een extra kolom zichtbaar maken (of verbergen), die selectiehokjes bevat. In de getoonde selectiekolom kunt u bepaalde regels selecteren. Als u vervolgens kiest voor “Geselecteerde items verwijderen” of “Overzichten….” worden alleen deze items hiervoor gebruikt. Geselecteerde items verwijderen Hiermee kunt u eenvoudig meerdere items in één keer verwijderen. Hoe u bepaalde regels kunt selecteren, vindt u onder Selectiekolom tonen/verbergen. Terug naar basisinstellingen lay-out Als u kolommen hebt verplaatst of de breedte hebt veranderd kunt u dit met deze keuze weer ongedaan maken. Lijst Afdrukken Drukt de lijst op een printer af. Overzichten Het vervolgmenu toont de beschikbare overzichten voor deze lijst. Als er items geselecteerd zijn, dan worden alleen deze items in het overzicht gebruikt; anders worden alle items uit de lijst gebruikt.


Pagina 11 van 57

NOTITIES Bij veel hoofdknoppen in het programma is er de mogelijkheid om uw eigen aantekeningen in een kaartje te maken. Bij het tabblad “Notities”, dat op diverse plaatsen in het programma voorkomt kunt u - indien gewenst – deze aantekeningen noteren. U gaat dan als volgt te werk. Klik op het tabblad “Notities”.

Klik vervolgens op “Nieuw”.

Aan de rechterzijde van het scherm verschijnt de datum en de ingelogde gebruiker in de velden “Ingevoerd op” en “door”. In het veld hieronder kunt u een notitie toevoegen. Sla de notitie op door op het groene vinkje onder “Notities” aan te klikken. Uw notitie verschijnt in de lijst aan de linkerzijde. U kunt de notitie wijzigen door aan te klikken, en in het rechterveld uw tekst te wijzigen. De titel van het tabblad “Notities” wordt rood (als een ander tabblad is aangeklikt), zolang als er notities zijn opgenomen.

De knop “Notities afdrukken”

geeft een overzicht van alle notities, die tot dan toe gemaakt zijn.

Dit overzicht kunt u printen, exporteren in diverse formaten en doorzoeken. Wanneer de knop “Grafiek” zichtbaar is, dan kan er een grafiek bij dit overzicht worden getoond.


Pagina 12 van 57

II. AGENDA

De agenda toont schematisch alle afspraken in een bepaalde dag, week of maand. Als u klikt op een afspraak wordt het betreffende patiëntkaartje getoond, waarin de consulten ingevoerd kunnen worden.

De huidige systeemdatum wordt met een rood kader weergegeven. Door middel van de blauwe verticale pijlknoppen kunt u door de tijd bladeren. Met de keuze dag, week of maand bepaalt u of u in één scherm een dag-, week- of maandoverzicht krijgt.

Systeemdatum


Pagina 13 van 57

Bepaalt van welke tandarts de agenda getoond wordt. Hetzelfde geldt voor afdeling en locatie. Deze filters kunt desgewenst combineren

Hiermee kan de agenda afgedrukt worden.


Pagina 14 van 57

III. PATIËNTEN

Bij “Patiënten” worden de patiënt- en behandelgegevens ingevoerd. Vul de gewenste gegevens in; de lichtgrijze velden zijn geïmporteerd vanuit XCare en kunnen niet gewijzigd worden door de gebruiker. Toelichting op de velden van het hoofdscherm (bovenste deel van het scherm): Patiëntnr Uniek patiëntnummer zoals aangeleverd door XCare. Locatie Hier kunt u de locatie opgeven, waar de patiënt onder doorgaans behandeling is. Per afspraak kan dat desgewenst van afgeweken worden Centrumindicatie Hier kunt u een code kiezen uit de diagnosecodelijst. Bij het invoeren van een behandelplan wordt deze code overgenomen. Mapstatus. Hier kunt u aangeven of een patiënt in het lopende bestand of in het archief zit, of op de wachtlijst staat. Statuscode U kunt hier een eigen codering aan een patiënt meegeven. Deze codering kunt u voor selectiedoeleinden gebruiken; de code heeft verder geen invloed op andere processen. COV ok. Hier kunt u aangeven of de laatste controle op verzekeringsgerechtigdheid (COV) een positieve uitslag had en wanneer die controle voor het laatst heeft plaatsgevonden.


Pagina 15 van 57

AWBZ Als een patiënt onder de AWBZ-regeling valt, dient u dat hier aan te geven Bij inst. vult u de code van de AWBZ-instelling in waar de patiënt verblijft. Dit is nodig om de facturen te kunnen bundelen per AWBZ-instelling. Bij Debiteur vult u de code van het zorgkantoor in waaronder de patiënt valt. Debiteur Als hier een andere verzekeraar/debiteur ingevuld is, worden de facturen aan de ingevulde debiteur (bv het zorgkantoor van de AWBZ instelling) verstuurd, en niet naar de verzekeraar. Factuur aan patiënt Als dit vinkje aan staat, dan worden alle facturen naar de patiënt verstuurd, en niet naar de verzekeraar.

Via de knop “Brieven maken” kunt u direct brieven e.d. met betrekking tot deze patiënt genereren (als de sjablonen aanwezig zijn). De knop “Facturering” toont wat er voor deze patiënt te factureren is. Dit overzicht toont zowel items voor de patiënt als voor de verzekeraar, en toont ook items (in grijs) die weliswaar facturabel zijn, maar (door het ontbreken van een toereikende machtiging, of door een behandelstatus die geen facturering toestaat) op dat moment nog niet gefactureerd mogen worden.

De overzichtslijst met patiënten kunt u filteren op “lopend”, “archief”, “wachtlijst” of combinaties hiervan. De status van het kaartje kunt u aangeven bij “mapstatus” (zie hierboven).

Het scherm met patiëntgegevens kent een aantal subonderdelen:


Pagina 16 van 57

AFSPRAKEN/CONSULTEN (TABBLAD VAN PATIËNT )

Onder dit tabblad staan alle gemaakte afspraken en uiteindelijk de consulten die hebben plaatsgevonden. De afspraken zelf worden automatisch aangeleverd door XCare en worden ook overzichtelijk getoond via de agenda. In dit tabblad kunt u bij het daadwerkelijke consult de tijd (in minuten, afgerond op eenheden van 5 minuten) en/of de verrichtingen invoeren.


Pagina 17 van 57

Het pictogram naast de datum geeft samen met de statuskolom inzicht in de huidige status van de afspraak/het consult.

Afspraakstadium Afspraak is vandaag. Patiënt is niet verschenen op de afspraak. Afspraak is afgezegd. Consultstadium Afspraak heeft plaatsgevonden; er dient nu een consult ingevoerd te worden. Er is een consult ingevoerd (tijd en/of verrichtingen). Consult is gefactureerd. Extra handmatig ingevuld(e) tijd/consult, niet aan een afspraak gekoppeld.

De afspraken/consulten worden in de kleur van de afspraak en met vet gedrukte letters getoond. De afspraak wordt als afbehandeld beschouwd en in het grijs getoond zodra aan één van de volgende voorwaarden is voldaan:   

het consult is gefactureerd; de afspraak is afgezegd of de afspraakdatum ligt in het verleden en is op niet-declarabel gezet.

Behandelplan Kies hier het behandelplan waaronder dit consult valt. Als er één actief behandelplan is wordt dit automatisch ingevuld als u bestede tijd of verrichtingen invoert.

Besteed / Tarief 2 Vul voor normale behandelingen de tijd in bij “Besteed”. Als het een behandeling onder narcose betreft, vul dan hetzelfde in bij “Tarief 2”, als uurtarief 2 het opslagtarief is voor narcose behandelingen. Als uurtarief 2 het volledige narcosetarief is, vul dan alleen bij “Tarief 2” de tijd in. Declaratie via Vecozo vereist momenteel dat narcosebehandelingen als opslag boven het normale uurtarief gedeclareerd worden.


Pagina 18 van 57

Verrichtingen (Subtabblad van afspraken/consulten)

Druk op “nieuw” om nieuwe verrichtingen in te voeren. Als u bij het consult een behandelplan hebt gekozen, of er is maar 1 actief behandelplan, dan verschijnt een scherm waarin de behandelcodes staan die bij dat behandelplan zijn ingevoerd. U kunt hier meerdere behandelcodes selecteren. Deze worden na een druk op “OK” aan de verrichtingen toegevoegd.

Als er techniek was aangevraagd en deze is binnengekomen, dan volgt er een scherm waarmee de techniek aan de consulten wordt toegevoegd. U kunt dan de techniek declareren. Techniekkosten verschijnen onder behandelcode “KTT” (of door een door de gebruiker zelf te definiëren code) bij de consulten. Zijn er bij het behandelplan geen behandelcodes ingevoerd, of kiest u voor “Afbreken”, dan kunt u zelf nog verrichtingen invoeren door in de kolom “behandelcode” de betreffende code in te vullen. Bij de automatisch of handmatig ingevoerde verrichtingen kunt u vervolgens nog wijzigingen aanbrengen. Element en vlakken Vul dit in als dat voor de declaratie bij de verzekeraar nodig is, of als het voor uw eigen administratie gewenst is. U kunt één element en meerdere vlakcodes (B,D,I,L,M,O,P,V) invoeren. Factuur naar patiënt Alléén in het geval dat deze ene verrichting aan de patiënt gefactureerd dient te worden, vinkt u dit hokje aan. Als alle facturen naar de patiënt dienen te gaan, dan vinkt u dit in het bovenste deel van het kaartje aan.


Pagina 19 van 57

Bij aanvinken gaan alle facturen naar de patiënt

Bij aanvinken wordt deze verrichting aan de patiënt gedeclareerd.

Declareren Deze staat standaard aangevinkt. Dit betekent dat het consult op de factuur berekend zal worden. U kunt er bijvoorbeeld ook voor kiezen één consult niet door te berekenen; dan zet u dit vinkje uit. Omschrijving Hier staat automatisch de omschrijving van de behandelcode. U kunt hier per behandelcode eigen tekst toevoegen. Factuurnummer / EB-factuurnummer / EB-credit Hier worden automatisch de factuurnummers voor de normale kosten (Factuurnummer), de eigen bijdrage (EB-Factuurnummer) de creditering van de eigen bijdrage bij de verzekeraar (EB-credit) ingevuld. Kosten Vul hier alleen iets in als er niet-standaard kosten zijn, zoals bijvoorbeeld bij techniekkosten. Eigen bijdrage Dit is de eigen bijdrage waarbij rekening gehouden wordt met een eventuele afwijkende EB. Afwijkende EB Vul hier alleen iets in als de eigen bijdrage afwijkt van de standaard. Als er vrijstelling voor eigen bijdrage is, voer dan 0 in. Als er geen afwijking is, maak het veld dan leeg. Standaard EB Dit is de eigen bijdrage waarbij geen rekening gehouden wordt met een eventuele afwijkende EB.


Pagina 20 van 57

Behandelnotitie ( Subtabblad van afspraken/consulten) U kunt hier per consult uw opmerkingen noteren. Deze behandelnotities worden getoond op de verrichtingenkaart

Details ( Subtabblad van afspraken/consulten) Factuur naar patiënt Als de tijd besteed aan dit consult aan de patiënt gefactureerd dient te worden, vinkt u dit hokje aan. Als alle facturen naar de patiënt dienen te gaan, dan vinkt u dit in het bovenste deel van het patiëntkaartje aan. Declareren Deze staat standaard aangevinkt. Dit betekent dat het consult op de factuur berekend zal worden. U kunt er bijvoorbeeld ook voor kiezen één consult niet door te berekenen; dan zet u dit vinkje uit. Factuurnummer Hier wordt automatisch het factuurnummer voor de bestede tijd ingevuld. Machtiging Hier wordt automatisch het machtigingsnummer waaronder het consult is gefactureerd, ingevuld.

BEHANDELPLAN (TABBLA D VAN PATIËNT)

U kunt de behandelgegevens invoeren aan de rechterzijde van het tabblad “Behandelplan”. Voordat er consulten kunnen worden ingevoerd dient er eerst een behandelplan te zijn. Voor een eerste consult vult u dan diagnosecode 0001 (eerste consult) in bij “Centrumindicatie”.

Het behandelplan kan gebruikt worden om vóór de behandeling een planning met offerte te maken, met daarin de behandelingen en de eigen bijdrage voor de patiënt. Indien de patiënt akkoord is met dit


Pagina 21 van 57

behandelplan, dan kan bij “Handtekening EB” worden ingevuld wanneer de patiënt (of de wettelijke vertegenwoordiger) hiervoor getekend heeft. Er kunnen meerdere behandelplannen ingevoerd worden. Op die manier kunt u verschillende offertes voor verschillende oplossingen uitbrengen.

Behandelstatus Bepaalt o.a. of er consulten mogen worden ingevoerd. Dat mag alleen als de status “Onder behandeling” is. Consulten die onder het behandelplan vallen worden alleen gefactureerd als de behandelstatus “Afbehandeld” is, tenzij bij de verzekeraar is aangegeven dat er ook gefactureerd mag worden als de patiënt nog onder behandeling is. Centrumindicatie en Regeling Deze kunnen gekozen worden uit een lijst. De regeling is verplicht in verband met het aanvragen van een machtiging en declaratie bij de verzekeraar. “Regeling” koppelt met eventueel ingevoerde regelingen bij de verzekeraar. Hiermee kunt u instellen of u via een vereenvoudigde route een machtiging mag aanvragen, of dat de behandeling ongemachtigd uitgevoerd mag worden, en hoeveel tijd en techniekkosten dat dan betreft. Ook kunt u een vaste eigen bijdrage instellen. In dat geval worden eigen bijdrages die volgen uit ingevoerde verrichtingen genegeerd bij factureren. Zie hierover “Tabblad Regeling bij verzekeraar”. Na het kiezen van een regeling worden de bijbehorende gegevens in de velden op het kaartje overgenomen.

Machtigingaanvraag Als er met de verzekeraar is overeengekomen dat voor deze behandeling een machtiging gegarandeerd is, zorg dan dat machtigingsaanvraag op “Vereenvoudigd” staat. Bij een eerste consult, diagnosecode 0001, dient het veld op “Ongemachtigd” te staan. In alle andere gevallen kiest u voor “Standaard”. Bij “Ongemachtigd” hoeft er geen machtiging te zijn en mag u, tot de in het behandelplan aangegeven tijd is opgebruikt, factureren. Bij “Vereenvoudigd” dient u wel een machtiging aan te maken; deze kunt u via de vereenvoudigde route aanvragen. Als u dat via de knop “Machtiging aanmaken” doet, wordt de honoreerdatum dan al automatisch ingevuld. U mag pas factureren als de verzekeraar inderdaad een machtiging heeft toegewezen en u het machtigingsnummer bij de machtiging hebt ingevoerd. Schatting eigen bijdrage en schatting kosten Deze velden worden in principe berekend uit de kaartenbak “Behandelcodes” (onder Beheer / Behandelcodes). Als bij dat tabblad niets is ingevuld kunt u deze velden handmatig invoeren. Tijd Dit is de tijd die naar schatting benodigd is voor de behandeling. Als uit de regeling een vereenvoudigde machtiging volgt of een ongemachtigd behandeld mag worden, wordt hier automatisch de bijbehorende tijd ingevuld. Dit veld wordt ook gebruikt bij het aanmaken van een machtiging. Techniekkosten Dit zijn de kosten die naar schatting aan de behandeling verbonden zijn. Bij het aanmaken van de machtiging zijn dit de aangevraagde techniekkosten.


Pagina 22 van 57

Vrijstelling eb Als u dit heeft aangevinkt, dan wordt voor geen enkel consult dat onder dit behandelplan valt een eigen bijdrage in rekening gebracht bij de patiënt. De knop “Machtiging aanvragen” voegt automatisch een machtigingsaanvraag toe bij het tabblad “Machtigingen”, waarbij de tijd en eigen bijdrage overgenomen worden.

Behandelcodes (Subtabblad van Behandelplan) Hier kunt u de geplande behandelcodes met bijbehorende gegevens invoeren. Op basis van de gegevens die hier zijn ingevoerd, worden de geschatte kosten en de eigen bijdrage berekend.

Aanvraaggegevens (Subtabblad van Behandelplan) Hier kunt u gegevens ten behoeve van een machtigingsaanvraag invullen. Deze kunt u afdrukken bij de machtigingsaanvraag. Behandelperiode / Röntgenstatus U kunt een optie kiezen uit de lijst. Aantal bijgevoegde röntgenfoto's Hier kunt u het aantal foto’s invoeren. Narcosebehandeling Vink dit vakje aan als het een narcosebehandeling betreft. Handtekening narcose De datum waarop de patiënt akkoord heeft gegeven voor de narcose. Motivering / Betrokkenheid van andere disciplines / Omschrijving behandelingsplan / Verwijzingsgegevens / Aard van de afwijking / Status praesens: vrij in te voeren tekst. Angstmetingen Hier kunt u de scores van de diverse angstmetingen invoeren.

Wijzigingen Behandelplan (Subtabblad van Behandelplan) Als u wijzigingen maakt in het behandelplan, wordt de geschiedenis hiervan op dit tabblad bewaard.

Machtigingen / Verrichtingen / Factuuritems (Subtabblad van Behandelplan) Deze tabbladen tonen de ingevoerde en gewijzigde gegevens, en dienen als informatieve overzichtslijsten.


Pagina 23 van 57

MACHTIGING (TABBLAD VAN PATIËNT)

Om consulten te kunnen declareren bij een verzekeraar is er doorgaans een machtiging nodig. U kunt verschillende machtigingen tegelijk aanvragen voor één patiënt. Het tabje van het tabblad toont het aantal minuten dat nog te declareren is en het aantal minuten dat nog op de machtiging resteert, reeds gefactureerde consulten niet meegerekend. Als er saldotekort is, dan is “Machtiging” in rood weergegeven. Als u bij Behandelplan een machtiging heeft aangevraagd, dan staan de gegevens hier reeds vermeld. U kunt ook zelf een nieuwe machtiging toevoegen. U kunt bij Behandelplan selecteren van welk behandelplan u de machtiging(en) wilt zien of aanpassen.

Nummer In het eerste veld komt het machtigingsnummer dat door de verzekeraar is afgegeven. Aangevraagd Hier vult u de datum in waarop u de machtiging heeft aangevraagd. Gehonoreerd Hier vult u de datum in waarop de machtiging is gehonoreerd. Een aangevraagde machtiging krijgt de status “Toegekend” nadat het veld 'gehonoreerd' ingevuld is (en het machtigingsnummer). Geldig tot Hier vult u de datum in waarop geldigheid van de machtiging verloopt. Als de machtiging nooit verloopt, laat u dit veld leeg. Geweigerd Indien de verzekeraar de machtiging niet toekent, kunt u hier de datum van weigering invoeren.


Pagina 24 van 57

Aangevraagde tijd U heeft hier de mogelijkheid het aantal minuten dat u aangevraagd heeft in te voeren. Gemachtigde tijd Als de machtiging dan binnenkomt, kunt u hier het werkelijk gehonoreerde aantal minuten invullen. Tijd gedeclareerd Hier staat het aantal minuten dat gefactureerd is onder deze machtiging. Techniek bedrag U kunt hier de gemachtigde techniekkosten invoeren. Techniek verbruik Hier staan de techniekkosten die gefactureerd zijn onder deze machtiging.

ANAMNESE (TABBLAD VA N PATIËNT)

U kunt hier verschillende soorten anamneses invoeren. De categorieën zijn bepaald bij Beheer -> Anamnese. Als u een categorie hebt gekozen, kiest u voor “Aanpassen…” U krijgt dan een scherm met de verschillende anamnese-omschrijvingen voor deze categorie (bovenste deel). Door dubbelklikken of klikken op de groene pijl naar beneden voegt u de geselecteerde omschrijving(en) aan de patiënt toe (onderste deel). Verwijderen doet u door omschrijvingen te selecteren in het onderste deel, en de groene pijl omhoog te klikken. “Anamnese is volledig ingevuld” vinkt u aan als u de anamnese volledig hebt ingevoerd. Zolang u dit vakje niet heeft aangevinkt, is de tekst “anamnese” op het tabblad oranje, en verschijnt er een “a” achter de naam van de patiënt in de agenda en in de patiëntenlijst.

OVERIG (TABBLAD VAN PATIËNT ) Nadere gegevens van de patiënt kunt u hier invullen.


Pagina 25 van 57

Doorverwezen door / Terugverwezen naar / Huisarts. U kunt hier een persoon selecteren uit of toevoegen aan de lijst “Externe adressen” (zie onder “Beheer”).

NOTITIES (TABBLAD VAN PATIËNT) Zie hierover “Notities”. Hier kunnen administratieve, niet behandeldatum gerelateerde, aantekeningen met betrekking tot de patiënt gemaakt worden.

TECHNIEK (TABBLAD VAN PATIËNT) Als u techniekwerkzaamheden moet aanvragen bij een tandtechnisch laboratorium, kunt u dat hier administreren. Aangevraagd Aanvraagdatum bij het laboratorium. Laboratorium Hier kunt u het betreffende laboratorium selecteren. Een nieuw laboratorium kunt u invoeren bij Beheer / Crediteuren. Vink dan wel het veld “Laboratorium” aan. Bonnummer Vul het nummer in van de papieren bon. Bon U kunt hier een scan van de papieren bon toevoegen en inzien. Klik in het veld; er verschijnt een scherm met de scan van de bon. Klik op het scansymbool, dan verschijnt een scherm om de bon in te scannen. Hiervoor is uiteraard een scanner vereist.

Factuurdatum lab. / Factuurnummer lab. / Factuurbedrag Vul hier de factuurgegevens in van het laboratorium als het werkstuk is binnengekomen.

FACTUREN (TABBLAD VAN PATIËNT) Hier kunt u de lijst zien van facturen voor behandelingen van de patiënt die verstuurd zijn. Het kan dan gaan om facturen aan de verzekeraar of aan de patiënt zelf. U kunt hier alle facturen zien, of alleen de openstaande facturen. Wilt u dat laatste, vink dan “Toon alleen openstaande” aan. NB: dit vergt: - Communicatie vanaf de centrale MST-boekhouding terug naar OASE of - het handmatig bijhouden van de betalingen bij de facturen. MST heeft aangegeven dit voorlopig niet te doen, dus er is geen inzage in betalingen/betaalgedrag.


Pagina 26 van 57

Via de knop “Wijzig” of dubbelklikken op een factuur kunt de factuur desgewenst volledig zien, of wijzigen.

CONTACTPERSONEN (TABBLAD VAN PATIËNT ) Hier kunt u bijvoorbeeld een zorginstelling invoeren waar een patiënt verblijft.

VERRICHTINGENKAART (TABBLAD VAN PATIËNT ) Hier worden alle behandelnotities, behandelcodes en algemene notities betreffende de patiënt getoont. Desgewenst kunt u een periode selecteren waarop het overzicht betrekking heeft. Door middel van de printerknop

kunt u dit overzicht afdrukken

DOCUMENTEN (TABBLAD VAN PATIËNT) Bij het tabblad “Documenten” krijgt u een overzicht van alle documenten die naar deze patiënt zijn verstuurd. Wanneer u in 1 opdracht voor meerdere patiënten documenten maakt, die tezamen in 1 document komen, wordt dit in losse documenten bij alle betreffende patiënten opgeslagen. Eventuele wijzigingen van het totaaldocument worden niet bewaard. Het is immers 1 document dat niet specifiek bij die patiënt hoort. Wilt u deze wijzigingen wel bewaren, handel dan als volgt. In een dergelijk geval dient u bij de patiënt het document op te roepen, waarna u de wijzigingen in het document kunt aanbrengen en bewaren. U kunt ook zelf documenten toevoegen aan een patiënt. Klik op “nieuw”. Vervolgens kunt u zoeken naar een bestand. Dubbelklik op het bestand, en dit bestand verschijnt op het scherm. Door op de bestandsnaam te klikken, opent het bestand.


Pagina 27 van 57

Bij het toevoegen van een document via deze methode wordt een kopie van de inhoud van het document opgeslagen in de database. Als u het document, dat hier is toegevoegd, wijzigt of weghaalt, dan blijft de kopie in de database ongewijzigd bewaard. Een andere methode van koppelen van documenten is het opslaan van bestanden in een daarvoor aangewezen map (bij het onderdeel “Diversen” onder de knop ). Hier kunt u het documentenpad aangeven, waar Oase documenten kan zoeken. Voordat u van deze functionaliteit gebruik kunt maken, moet u eerst het documentenpad hebben aangegeven.

Op deze manier wordt alleen een koppeling naar het bestand gelegd. U kunt deze methode gebruiken door het aanklikken van de knop “naar map”.

Met de knop “Scannen” kunt een document scannen, en op de juiste plek opslaan. U dient dan zelf alleen nog een omschrijving van het document te geven.


Pagina 28 van 57

IV. FINANCIEEL Het onderdeel Financieel kent de volgende subonderdelen: -

Facturen uit

-

Facturen in

-

Rekeningen

-

Instellingen

-

Oracle EBS-batches

-

Vecozo-batches

Voorts is er de knop “Oraclekoppeling” die een exportbestand voor de koppeling met Oracle genereert.

FACTUREN UIT Facturen worden in principe aan de hand van onder andere de behandelinformatie en de machtigingsgegevens vanuit behandelingen gegenereerd. NB: de feitelijke factuuradministratie gebeurt door de financiële administratie van MST. OASE verstuurt de fysieke facturen/digitale bestanden en levert een corresponderend bestand aan dat in Oracle EBS verwerkt kan worden. Uitgaande facturen kunt u genereren vanuit Patiënt (zie Factureren), of handmatig invoeren bij dit onderdeel. Bij het genereren van een factuur wordt automatisch een opeenvolgend factuurnummer toegewezen, en worden debiteurcode, rekeningnummers, datum, prijzen, omschrijving en projectcodes uit de onderliggende gegevens overgenomen. Handmatige invoer van uitgaande facturen. NB: behandelingen en facturering gaan uit de pas lopen! Ga naar het tabblad “Facturen uit” en druk op de knop “Nieuw”. Er verschijnt een leeg factuurkaartje. Als de factuur van een patiënt afkomstig is, dient u in het veld “Debiteurcode” de code van die patiënt in te voeren. Betreft het een verzekeraar, vul dan in het veld “Verzek.” de code van de verzekeraar in. Die code wordt dan automatisch overgenomen in het veld “Debiteurcode”. Het al of niet ingevuld zijn van het veld “Verzek.” bepaalt of u bij “Debiteurcode” kunt kiezen uit patiënten of verzekeraars. Als er al facturen ingevoerd zijn, dan zal Oase zelf het volgende factuurnummer toekennen. Is het de eerste factuur, dan kunt u zelf een factuurnummer invoeren. Bij uitgaande facturen wordt de factuurdatum vanzelf op de systeemdatum gezet als de factuur afgedrukt wordt. Het veld “Rekening” wordt automatisch ingevuld als er bij instellingen een standaard debiteurrekening is ingevoerd.


Pagina 29 van 57

U kunt nu de factuuritems gaan invoeren, door in het tabblad “Factuuritem” (subtabblad van Facturen Uit of In) op de eerste, lege, regel te klikken. U dient hier in ieder geval een stuksprijs (exclusief BTW), omschrijving en (baten-)rekening in te voeren. Druk op “Opslaan” als het factuuritem compleet is ingevuld. In het bovendeel van de factuur verschijnt nu het totaalbedrag en eventueel de BTW en het bedrag inclusief BTW. Desgewenst kunt u meerdere factuuritems invoeren, die dan bij het factuurtotaal zullen worden opgeteld. Druk op het printerknopje naast de factuurdatum om de factuur in de standaardopmaak te printen.

Een creditfactuur aanmaken Bij behandelingen worden de gecrediteerde items weer opengezet. Als u een bestaande factuur (deels) wilt crediteren kan dat met de knop “Crediteren" op het factuurkaartje. U kunt ook handmatig een nieuwe factuur invoeren met negatieve bedragen.

Na een druk op de knop “Crediteren” verschijnt een scherm met factuuritems die u kunt crediteren. Door sommige items uit te vinken kunt u een deelcreditering uitvoeren.


Pagina 30 van 57

Na een druk op “OK” wordt de creditfactuur aangemaakt en wordt het bijbehorende document getoond.

FACTUREN IN Hier worden de facturen opgeslagen van de interne declaratie van de tandartsen aan het ziekenhuis. De lijst onder dit tabblad dient als overzicht. Deze gegevens worden niet meegenomen in de export naar de Oracle database. Bij het aanvinken van “Alleen openstaande” worden alleen de openstaande facturen getoond.

REKENINGEN Om te kunnen controleren op de geldigheid van rekeningen dient ook in Oase het Oracle EBS rekeningschema bekend te zijn. U dient hiervoor handmatig zorg te dragen. Het is voldoende om alleen de in Oase gebruikte rekeningen hier in te voeren.

INSTELLINGEN U vindt hier informatie voor de administratie. Hier kunt u de financiële instellingen ingeven. Van belang zijn: -

De standaardrekeningen voor debiteuren, baten en korting. Als er bij een verzekeraar / behandelcode / arts/afdeling-combinatie geen batenrekening is opgegeven, dan wordt automatisch de standaard batenrekening ingevuld. Als debiteurrekening wordt altijd de standaard debiteurrekening ingevuld. Afwijkingen van de standaardprijs van te factureren zaken worden als korting geboekt op de standaardrekening korting.

-

Voor Bijzondere Tandheelkunde wordt er geen gebruik gemaakt van de BTW functionaliteit.


Pagina 31 van 57

ORACLE EBS-BATCHES

Door middel van de knop “Oracle EBS-koppeling” worden alle nog niet geëxporteerde facturen geëxporteerd naar de financiële administratie van MST. Op het tabblad “Oracle EBS-batches” staat een overzicht van de aangemaakt batches voor Oracle EBS. Als een batch verwijderd wordt, kunt u de facturen die in die batch zaten, opnieuw exporteren bij het aanmaken van een volgende batch. Dat kan nuttig zijn als bij importeren in Oracle EBS blijkt dat er een instelling niet juist was.

VECOZO-BATCHES Via Vecozo-batches kunt u declaraties indienen bij de verzekeraars. Declaraties via Vecozo maakt u via Facturen uit -> Overzichten -> Vecozo export. Hier kunt u zelf een selectie maken van te


Pagina 32 van 57

exporteren facturen. Facturen die reeds geëxporteerd zijn zullen niet nogmaals geëxporteerd worden. Als u bijvoorbeeld voor één verzekeraar een Vecozo-export wilt maken, hoeft u alleen op debiteurcode te selecteren. Als er meerdere verzekeraars binnen de selectie vallen, wordt voor elke verzekeraar een aparte batch aangemaakt.

De aangemaakt batches vindt u terug op het tabblad “Vecozo-batches”. Als er iets mis was met de batch kunt u deze verwijderen, zodat de facturen die erin stonden opnieuw in een batch kunnen worden opgenomen wanneer de fout gecorrigeerd is. De bestanden die aangemaakt zijn voor de verzekeraars vind u terug op de locatie die u bij “Diversen” hebt aangegeven.

Hierna kunnen er verschillende dingen gebeuren: Verzekeraar accepteert de batch in zijn geheel Dubbelklik op de batch in de lijst, en vul de datum van acceptatie in. Het geaccepteerd bedrag wordt automatisch in het overeenkomstige veld ingevuld. Bij de facturen uit de batch wordt aangeven dat deze geaccepteerd is. Verzekeraar accepteert de batch gedeeltelijk Dubbelklik op de batch in de lijst, vul de datum van acceptatie in en het geaccepteerd bedrag. Ga

Importeer retourinformatie MZ302


Importeer retourinformatie voor deze batch

Pagina 33 van 57

vervolgens naar het subtabblad “afgekeurde facturen”. Als u van de verzekeraar een bestand met retourinformatie hebt gekregen volgens de MZ302 standaard, druk dan op de knop “Importeer retourinformatie voor deze batch”. Oase zoekt dan zelf in de map “Retour” onder de map die is ingesteld voor de Vecozobatches en eventuele submappen naar het juiste bestand voor deze batch. De informatie uit het bestand wordt verwerkt in Oase. U kunt ook op de knop “Importeer retourinformatie MZ30” kiezen. Deze functie zoekt bestanden met retourinformatie voor alle batches die nog niet geaccepteerd of geweigerd zijn. Als u geen bestand met retourinformatie heeft, moet u zelf de gegevens hier invoeren. U heeft hiervoor dan een Regel-ID nodig, een code die de afgekeurde regel identificeert, als een deel van een factuur geweigerd is. U kunt de regel-ID kiezen uit een lijst. Als een hele factuur van een patiënt is geweigerd, of u heeft geen specificatie van welk deel er is geweigerd, dan kunt u ook het factuurnummer ingeven. Bij gedeeltelijke weigering kunt u het wel toegekende bedrag invullen. Als laatste dient u aan te geven welke vervolgactie er gewenst is. U kunt kiezen uit later opnieuw factureren of afboeken. Kiest u voor later opnieuw factureren, dan wordt een creditfactuur aangemaakt voor het geweigerde deel en worden de consulten die aan (het geweigerde deel van) de factuur ten grondslag liggen weer opengesteld voor facturering. U kunt dan bij de patiënt de nodige aanpassingen aanbrengen (bijvoorbeeld een machtiging aanvragen, of zorgen dat de patiënt zelf deze kosten moet betalen), zodat bij de volgende keer factureren de factuur wel geaccepteerd wordt. Kies u voor afboeken, dan wordt het voor het geweigerde deel een creditfactuur aangemaakt, zonder dat de consulten opnieuw gefactureerd zullen worden.


Pagina 34 van 57

V. MEDEWERKERS

In deze kaartenbak staan de gegevens van de medewerkers. Medewerkers worden vrijwel altijd gebruikt in arts/afdeling-combinaties. Vul bij “Vektis prestatiecode” de code in die voor behandelingen door deze tandarts gebruikt moet worden bij declaratie via Vecozo. Als u dit veld leeg laat wordt standaard 195152 genomen. Om bij te houden tot wanneer de interne declaratie van de tandarts uren is er het veld “Gefactureerd t/m” (bij Medewerkers). Dit veld wordt automatisch bijgewerkt bij het proces van intern declareren. Het interne uurtarief wordt bij de arts/afdelingcombinatie ingevoerd omdat Oase de mogelijkheid biedt om een tandarts die bij verschillende afdelingen werkt ook verschillende interne uurtarieven te laten hebben.

Bij de interne declaratie, vanuit Medewerkers -> Overzichten -> Urendeclaraties, worden alle consulten door deze tandarts verricht in een vooraf in te geven periode aan de hand van het interne uurtarief gedeclareerd bij de zorginstelling en de werkelijk bestede tijd, zodat een pro forma ingekomen factuur ontstaat.

Voor meer informatie over het maken van overzichten zie: “Overzichten (algemeen)”.


Pagina 35 van 57

VI. VERZEKERAARS Hier vindt u de gegevens van de verzekeraars.

Uzovi-nummer Voor digitale declaratie is het Uzovi-nummer verplicht. De tabbladen “Uitgaande facturen”, “Changelog” en “Machtigingsaanvragen” bij verzekeraars geven overzichten van eerdere handelingen. Deze lijsten dienen ter informatie voor de gebruiker van Oase.

TABBLAD FACTUREERINSTELLINGEN

Factureren op tijdbasis Bepaalt of u de verzekeraar factureert aan de hand van tijd of kosten. Als u het vakje aanvinkt, dan wordt op tijdbasis gefactureerd. Normaal gesproken dient dit aan te staan. Ook al factureert u een verzekeraar aan de hand van tijd, er kunnen behandelcodes zijn die u sowieso


Pagina 36 van 57

aan de hand van kosten dient te factureren (bijvoorbeeld OPG); dit kunt u apart bij de betreffende behandelcodes opgeven. Factureer indien onder behandeling Bepaalt of een patiënt al gefactureerd mag worden, ook al is deze nog niet afbehandeld. Meerdere patiënten per factuur Bepaalt of tijdens een factureerrun alle consulten van patiënten van de verzekeraar op één factuur worden vermeld, of dat er voor elke patiënt een aparte factuur wordt aangemaakt. Hiervoor is een apart sjabloon nodig. Digitaal factureren Indien u dit aanvinkt en de systeemdatum ligt na de vanaf-datum, dan worden er geen factuurdocumenten aangemaakt, en kunt u die facturen via een Vecozobatch bij de verzekeraar declareren. Wijzigingen van dit veld worden bijgehouden in het tabblad Changelog. Sjabloon verzekeraar, patiënt, eigen bijdrage en AWBZ U kunt desgewenst per verzekeraar instellen welk sjabloon er voor de verschillende soorten facturen moeten worden gebruikt. Als deze niet worden ingevuld worden de standaardsjablonen gebruikt. Deze hebben respectievelijk de namen “verz”, “pat”, “eb” en “AWBZ”. Project/Subproject Hier dient u het project en subprojectcode in te voeren ten behoeve van de boekhouding. Batenrekening / EB-rekening De grootboekrekeningnummers waarop de opbrengst voor de betreffende behandeling moet worden geboekt. Desgewenst kunnen eigen bijdrages op een aparte rekening worden geboekt, als u deze hier invult. Deze rekeningen worden alleen gebruikt als bij de behandelcode geen rekening is ingevuld. Als u ook deze velden leeg laat, dan worden de rekeningen bij de arts/afdelingcombinatie gebruikt. Betaaltermijn U voert hier het aantal dagen in dat als betaaltermijn op de factuur vermeld wordt.


Pagina 37 van 57

TABBLAD REGELINGEN BIJ VERZEKERAAR

Als u afspraken heeft gemaakt met verzekeraars over bepaalde behandelingen, dan kunt u die hier invoeren. Behandelingen worden dit geval gedefinieerd door een combinatie van centrumindicatie en regelingcode. We onderscheiden twee groepen van afspraken: Ongemachtigd Er mag, tot een aan te geven maximum aan tijd, zonder machtiging behandeld worden. Behandelingen die onder deze regeling vallen mogen dan zonder machtiging gefactureerd worden. Vereenvoudigd De machtiging mag via een vereenvoudigde route aangevraagd worden. Dat houdt in dat u periodiek een lijst met patiënten naar de verzekeraar stuurt, die voor een vereenvoudigde machtigingaanvraag in aanmerking komen. De verzekeraar heeft het verstrekken van de machtiging gegarandeerd. Voordat u kunt factureren moet u wel het door de verzekeraar verstrekte machtigingsnummer bij elke patiënt invullen.


Pagina 38 van 57

U kunt per regeling instellen wat de gemachtigde tijd en techniekkosten zijn, of er een vaste eigen bijdrage is of dat de patiënt vrijgesteld is van eigen bijdrage. Regelingen kiest u bij een behandelplan van een patiënt, waarbij deze gegevens automatisch overgenomen worden.


Pagina 39 van 57

VII. BEHANDELCODES Hier staan de (UPT) behandelcodes die u bij de consulten en het behandelplan invoert. Hierin staan in de basis de behandelcodes zoals gedefinieerd in de Uniforme Particuliere Tarievenlijst (UPT), maar de lijst is aan te passen met eigen codes.

Omschrijving Hier kunt u een omschrijving voor deze behandelcode invoeren. Deze omschrijving wordt overgenomen in de consulten behandelplankaartjes. Groep U kunt hier optioneel een zelf te kiezen codering aangeven. U kunt deze gebruiken als u in overzichten de behandelingen wilt groeperen, bijvoorbeeld voor managementoverzichten. Punten Het aantal punten dat voor deze behandelcode geldt. Bij wijziging van de UPT-tarieven via de knop “Tariefwijziging”, wordt dit aantal punten gebruikt voor de berekening. Hetzelfde geldt voor de eigen bijdrages bij de velden Punten EB en Punten EB jeugd. Rekening pat/verz Het grootboekrekeningnummer waarop de opbrengst aan patiënten respectievelijk verzekeraars voor de betreffende behandeling moet worden geboekt. Als u deze leeg laat, dan zal de batenrekening van de verzekeraar worden gebruikt. Is ook die leeg, dan wordt de rekening bij de afdeling/artscombinatie gebruikt. Hierbij is van belang hoe de financiële administratie deze gegevens aangeleverd wil hebben. Type U kunt kiezen uit Normaal, KTT (kosten tandtechniek), OPG, implantaat of fysio. Deze instelling is van belang voor het factureren. Bij het invoeren van een KTT-consult zijn er extra invulvelden beschikbaar met betrekking tot de factuur van het tandtechnisch laboratorium. Tijd besteed aan de verschillende types worden apart gespecificeerd bij de Vecozo-declaratie.


Pagina 40 van 57

Project/Subproject Hier dient u het project en subprojectcode in te voeren ten behoeve van de boekhouding. Vrijstelling eigen bijdrage U kunt per diagnosecode aangeven of er vrijstelling is van de eigen bijdrage voor deze behandeling.

Tariefwijziging

Door middel van deze knop kunt u de tarieven aanpassen voor ALLE behandelcodes waarbij punten zijn ingevuld.

Bij elke behandelcode wordt dan een regel aan het tabblad Prijzen toegevoegd. De einddatum van de laatste prijsperiode wordt hierbij automatisch op de ingangsdatum van de nieuwe prijsperiode gezet.

Tabblad Prijzen Hier staan het UPT-tarief en de eigen bijdrages voor volwassenen en jeugd zoals die gelden in tijdens de aangegeven periode. Als er geen “tot” datum is ingevuld gelden de tarieven tot de volgende prijswijziging.


Pagina 41 van 57

VIII. SJABLONEN Bij “Sjablonen” op de hoofdknoppenbalk vindt u alle standaard documenten, die in Oase op diverse schermen op te roepen zijn. U kunt hier deze documenten (op)maken en aanpassen naar behoefte. Bij het invoegen van gegevens uit de kaartenbakken waarover Oase beschikt, gebruiken we sjablonen. Sjablonen zijn tekstbestanden die variabele gegevens bevatten. Deze variabele gegevens zijn bijvoorbeeld de naam, adres en woonplaats van een lijst met personen. Tijdens het genereren van een brief worden de variabele gegevens vervangen door de gegevens van de personen. Sjablonen kunt u gebruiken om documenten te genereren die u naar meerdere patiënten kunt versturen. U kunt leren hoe u sjablonen kunt (op)maken en bewerken met behulp van de “Cursus sjablonen Oase” van VST Software. U kunt een bestaande brief of document omzetten in een Oase-document door het te importeren. Klik hiervoor op “nieuw” in de subknoppenbalk, en kies “Document importeren”. Het te importeren document moet als .rtf (rich text format) document zijn opgeslagen. (Word biedt de mogelijkheid om word documenten als .rtf bestand op te slaan.) Door dubbelklikken in de lijst wordt het gekozen document geopend in Microsoft Word. Dit programma dient geïnstalleerd te staan op uw computer als u met documenten wilt werken. De opmaak van het geopende document kunt u wijzigen, zoals u dat gewend bent met Word.


Pagina 42 van 57

NIEUW E DOCUMENTEN Om een nieuw document aan te maken, klik op “nieuw” in de subknoppenbalk. U kunt hier kiezen of u een document wilt importeren of een leeg document wilt hebben. Kies voor “Leeg document”, en vervolgens voor Word document (RTF). Er opent dan een leeg document in de word-versie, zoals die op uw computer geïnstalleerd staat.

In dit document kunt u tekst opnemen en bewerken, zoals u dat gewend bent van Word.


Pagina 43 van 57

MAILINGEN Als u een mailing wilt versturen naar een bepaalde selectie van de patiënten, gaat u als volgt te werk. U gaat naar Patiënten, en klikt op Overzichten sjabloon"; kies de juiste sjabloon.

. Bij Stap 1 kiest u het overzicht "document-

Bij stap 2 maakt u uw selectie. Vervolgens kiest u de uitvoer bij stap 3, en klikt u op “Start overzicht”. Voor meer informatie over het maken van overzichten kunt u Overzichten (algemeen) lezen.


Pagina 44 van 57

IX. BEHEER Onder “Beheer” bevindt zich een aantal specifieke knoppen.

INSTELLINGEN

Hier vindt u de inloggegevens van de SQL-server, en de licentiecode van dit programma. SMTP-server Server nodig voor het verzenden van e-mails. Windows-authenticatie Als dit aangevinkt is, wordt bij opstarten gekeken of de ingelogde Windows-gebruiker onder dezelfde code bekend is in Oase. Als dat het geval is wordt er niet om een wachtwoord gevraagd, maar start het programma met de rechten die bij die gebruiker gedefinieerd zijn.


Pagina 45 van 57

Leeftijdsgrens jeugd Bepaalt de leeftijd (in jaar) waarop het jeugdzorgtarief eindigt. Dit wordt ook gebruikt bij de eigen bijdrage. Als het jeugdzorgtarief tot en met 18 jaar is, dan vult u hier bij de grens 19 jaar in. Zorgverlenerscode, Praktijkcode, Instellingscode Deze codes zijn van belang voor de declaratie via Vecozo. Deze dienen afhankelijk van de afspraken met verzekeraars al dan niet ingevuld te worden.

EXPORTEER ALLE DATA Deze optie, alleen voor systeembeheerders, exporteert alle gegevens uit de database naar CSVbestanden. Dit is vooral bedoeld voor back-updoeleinden, wanneer dat niet zelf door uw SQL-server verzorgd wordt. Alleen medewerkers van VST kunnen een dergelijke back-up terugzetten.

GEBRUIKERS U vindt hier een overzicht van de diverse soorten gebruikers. U kunt hier verschillende gebruikers en hun wachtwoord en privileges instellen.

LOGBOEK Het logboek houdt voor test- en supportdoeleinden belangrijke programma-acties bij. Het logboek is informatie voor systeembeheer.

ARTS/AFDELING-COMBINATIES Arts/afdeling-combinaties zijn combinaties van afdeling en medewerker (zoals de behandelend tandarts). Bij het invoeren van een (behandelend) arts dient u altijd een arts/afdeling-combinatie op te geven. Indien u niet gebruik maakt van de geïntegreerde boekhouding, kunt u hier ook nog projectcodes aangeven voor uw externe boekhouding. Als deze ingevuld zijn wordt deze codes dan worden deze opgenomen bij factuuritems die op deze arts/afdelingcombinatie betrekking hebben. LET OP! U kunt ook projectcodes aangeven bij behandelcodes en verzekeraars. Deze hebben voorrang boven die bij Arts/afdeling-combinaties, en behandelcodes hebben weer voorrang boven verzekeraars. Op deze manier kunt u op een flexibele manier uw projectcodes indelen. Batenrekening Als bij Verzekeraars en Behandelcodes geen rekeningnummers zijn ingevuld, dan wordt dit nummer genomen bij de facturering Tabblad Aanstelling U kunt hier aangeven hoeveel uur de tandarts bij deze afdeling jaarlijks werkt en wat het uurtarief is. U kunt dit voor verschillende periodes doen, zodat wijzigingen historisch bewaarde worden.


Pagina 46 van 57

AFDELINGEN Voer hier de afdelingen met bijbehorende code in. De code is een - unieke - aanduiding van maximaal 8 cijfers of letters waaraan Oase de omschrijving koppelt. U kunt zelf deze 8 cijfers of letters definiëren. Een code van bijvoorbeeld de beginletters van de afdeling vergemakkelijkt het terugvinden van de juiste afdeling. Is de code niet ingevuld, dan wordt de omschrijving niet geaccepteerd.

CREDITEUREN Voer hier de gegevens van de crediteuren in. In de lijst van crediteuren staan ook automatisch de medewerkers, omdat zij bij interne facturering ook crediteuren zijn. Is de crediteur een laboratorium, vink dan het veld “Laboratorium” aan. De crediteur kan dan worden geselecteerd bij het tabblad “Techniek” van Patiënten, in de kolom “Laboratorium”.


Pagina 47 van 57

UURTARIEF U kunt per periode de uurtarieven aangeven zodat bij een tariefwijziging altijd het juiste tarief gehanteerd wordt. Omdat sommige artsen een afwijkend tarief kunnen hebben is het mogelijk om per arts het tarief aan te geven. Geldt dat tarief alleen voor een bepaalde afdeling waarop die tandarts werkzaam is, dan moet ook de afdeling ingevuld worden. Er zijn 2 tariefgroepen. Bij behandelcodes kan worden aangegeven welke van de 2 tariefgroepen van toepassing is, of beide. Dat laatste geval kan gebruikt worden als het narcosetarief als opslag boven het gewone tarief vermeld moet worden. (Zie ook onder Behandelcodes)

ANAMNESE Hier kunt u de anamneseteksten invoeren. Gebruik het veld “Categorie” om de verschillende soorten anamneses te onderscheiden, en het veld “Nummer” om de volgorde ervan vast te leggen. Hiermee worden de verschillende gewenste anamneselijsten gegenereerd, die bij het patiëntenkaartje ingevuld/aangevinkt worden.

EXTERNE ADRESSEN De adressen die u hier toevoegt kunt u gebruiken voor verwijzers, huis(tand)artsen en dergelijke.

AW BZ-INSTELLINGEN Voeg hier de AWBZ-instellingen toe waar patiënten kunnen verblijven. Gebruik voor de NAWgegevens de adressering die nodig is voor het versturen van facturen. Het veld “Zorgkantoor” wordt overgenomen in het veld “Debiteur” bij de patiënten van deze AWBZ-instelling als

DIAGNOSECODES U kunt hier de door de verzekeraars gedefinieerde diagnosecodes beheren. Deze dient u bij het behandelplan van een patiënt in te voeren, zodat de ingevoerde diagnosecode kan worden gebruikt bij declaratie. U kunt bij Behandelcodes aangeven welke categorieën tot vrijstelling van eigen bijdrage leiden.

LOCATIES Hier kunt u de gebruikte locatiecodes definiëren en een omschrijving geven.


Pagina 48 van 57

X. OVERZICHTEN ( ALGEM EEN)

Het printerknopje in de subknoppenbalk van de verschillende programmaonderdelen stelt u in staat om overzichten te genereren. Kies eerst bij stap 1 het soort overzicht.

Maak vervolgens een selectie: vult u niets in, dan worden gegevens uit alle kaartjes getoond. U kunt gegevens selecteren vanaf (eerste kolom), tot en met (tweede kolom) en tussen (beide kolommen) bepaalde alfabetische of numerieke waarden.

Het vinkje in de kolom “Sorteren” zorgt ervoor dat gegevens gesorteerd en gegroepeerd (indien van toepassing met subtotalen) getoond worden. De gegevens die u kunt gebruiken om te selecteren (bij stap 2) variëren met het soort overzicht dat u kiest (bij stap 1). In principe kunt u de meest belangrijke data vinden in het scherm dat u ziet als u “Selectie” aanklikt. Kunt u uw selectiecriterium niet vinden, klik dan “Uitgebreide selectie” aan. Alleen dan worden alle gegevens getoond.


Pagina 49 van 57

Door het vinkje “uitsluiten” kunt u betreffende gegevens juist niet selecteren maar als enige uitsluiten. Het is van belang om goed na te denken over de manier waarop een groep is gedefinieerd, en de manier waarop u deze criteria in de selectie kunt aanbrengen. Heeft u te veel geselecteerd, en wilt u het geselecteerde weghalen, gebruik dan de “Delete”-knop. Kies vervolgens bij stap 3 waar u de overzichten wilt hebben: op uw beeldscherm, in een bestand, in een mail e-mail of als uitdraai op de printer. U kunt bij een overzicht in een bestand het bestandformaat kiezen:

Bij een deel van de overzichten op het scherm kunt u bovenin de optie “grafiek” kiezen, om de gegevens in een diagram weergegeven te zien. Bij het maken van een overzicht kan het resultaat niet als bestand worden opgeslagen; de individuele documenten worden bij het kaartje opgeslagen.

Voorbeeld van een selectie We maken een overzicht van alle patiënten die in een bepaalde week bij een bepaalde tandarts een afspraak hebben. Dit doen we als volgt. We maken een selectie van patiënten van een arts door bij “Patiënten” de arts aan te geven:


Pagina 50 van 57

Zo krijgt u alleen de patiënten van deze arts. Nu moeten we alle patiënten selecteren die een afspraak hebben in een bepaalde week. We hebben het tabblad “Afspraken” ter beschikking. Hier vult u de begin- en einddatum van de betreffende week in.

Als u nu op “Start overzicht” klikt krijgt u een overzicht van patiënten die in een bepaalde week bij een bepaalde arts een afspraak hebben. U kunt in dit overzicht een patiënt aanklikken, waarna u naar het kaartje van die patiënt gaat.


Pagina 51 van 57

Bij overzichten vindt u over het algemeen een aantal knoppen bovenaan het scherm.

Uitvoer in een bepaald formaat

Weergaveopties van het scherm

Uitvoer naar printer

Zoekfunctie

Er is een aantal overzichten, die u bij stap 1 kunt kiezen, die speciale aandacht nodig heeft. Etiketten (contactpersonen) U kunt etiketten printen met de adresgegevens van de patiënten. Wanneer u “Start overzicht” aanklikt, krijgt u de mogelijkheid de gewenste indeling te maken. U kunt het aantal kolommen en rijen definiëren, en de marges in mm. U kunt deze instelling opslaan, zodat u deze voor een volgende serie etiketten kunt hergebruiken. Document-sjabloon Hierbij dient u een vooraf gemaakt sjabloon te kiezen (zie Sjablonen). Op basis van deze sjabloon worden dan vervolgens documenten gemaakt waarbij elk kaartje een nieuwe pagina begint. Deze optie is bedoeld voor brieven en dergelijke. Lijst-sjabloon Hetzelfde als een document-sjabloon, met dit verschil dat er voor een volgend kaartje geen nieuwe pagina genomen wordt. Deze optie is bedoeld om overzichtslijsten mee te maken. Eigen overzicht. NB. Voor de meeste gebruikers is het lastig om zelf (complexe) eigen overzichten en statistieken te maken. VST raadt u aan om gewenste overzichten te laten aanmaken door VST, en als standaard overzicht in uw systeem op te laten nemen. Deze optie is bedoeld om snel een kolommenoverzicht te maken. In het selectie scherm kunt u bovenin een zelf gedefinieerd overzicht kiezen, bewerken, of een nieuwe maken. Bij het bewerken of nieuw maken krijgt u het volgende scherm te zien:


Pagina 52 van 57

o

De linker kolom bevat de beschikbare velden. In de tweede kolom komen de af te drukken velden te staan, de derde kolom bevat de velden waarvoor subtotalen getoond zullen worden als er getal velden (velden met als inhoud een getal) afgedrukt worden. Door dubbelklikken, of klikken op de pijl rechts wordt een veld in de volgende kolom gezet.

o

Als u rechts klikt op een veld in de eerste kolom verschijnt een menu met speciale opties voor een veld: Sum (optellen), AVG (gemiddelde), COUNT (aantal), Week (weeknummer van een datumveld), Month (Maand van een datumveld) en Year (jaar van een datumveld).

o

In de eerste kolom kunt u meerdere velden tegelijk selecteren door de Ctrl-toets ingedrukt te houden terwijl u op een veld klikt. Als u meerdere velden geselecteerd hebt kunt u met een klik op de pijl naar rechts een menu krijgen met de opties om


Pagina 53 van 57

rekenkundige bewerkingen toe te passen. Dit kan gebruikt worden om bijvoorbeeld stuks x stuksprijs in één kolom te krijgen e

o

Als u in de 2 kolom rechts klikt op een veld kunt u daarvan de kolomtitel en -breedte instellen.

o

Bovenin dient u het overzicht een naam te geven, zijn er knoppen om de gegevens te im- en exporteren en kunt u kiezen wat voor type grafiek er gemaakt moet worden. Dat laatste werkt alleen als er zinnige gegevens in het overzicht komen waarvan een grafiek gemaakt kan worden

o

Onderin construeert het programma zelf het SQL-commando dat uitgevoerd zal worden bij het maken van het overzicht. U kunt hierin zelf wijzigingen aanbrengen maar we raden het af dat te doen als u geen gedegen kennis van SQL hebt

Statistieken Dit lijkt in opzet veel op de eigen overzichten. Ook hier bevat de linker kolom de beschikbare velden die door dubbelklikken, of klikken op de pijl rechts in de rechterlijst worden gezet. U kunt bij “Optellen” aangeven of er aantal moeten worden geteld, of dat een getalveld moet worden opgeteld. Rechts onderin ziet u weer het SQL-commando dat het programma genereert


Pagina 54 van 57

XI. FACTUREREN Om te factureren kiest u voor de knop “Overzichten” onder Patiënt. Zie voor algemene informatie over het maken van overzichten het hoofdstuk Overzichten (algemeen).

Kies bij Stap 1: Genereer facturen. Kies dan of u Verzekeraars en/of Patiënten wilt factureren, en vink dit aan. Klik de opties aan en uit naar wens. Als er meerdere factuursjablonen bestaan, kies dan het juiste sjabloon uit de lijst.

Vervolgens kunt u op de standaard manier een (uitgebreide) selectie uit de verzekeraars of patiënten, aan wie u wilt factureren. Maak desgewenst een selectie op bepaalde patiënten of activiteiten. Klik dan op “Start overzicht”. Oase zoekt nu zelf op welke kosten, die aan de selectiecriteria voldoen, nog niet zijn gefactureerd.


Pagina 55 van 57

XII. VEEL GESTELDE VRAGEN Ik zie geen volledige lijst van de gegevens, maar slechts enkele items Klik nogmaals op het vergrootglas naast de zoekfunctie, of maak het zoekcriterium leeg en toets <ENTER> De documenten komen met een verkeerde lay-out uit de printer Pas de sjabloon aan. Een veel voorkomende fout in de sjabloon is een foute veldcode. Controleer of u de juiste printer hebt geselecteerd. Controleer de printerinstellingen. Mijn wijzigingen en nieuwe invoeren lijken verdwenen Druk nogmaals op het vergrootglas naast het zoekveld om de lijst te verversen. Ik kan geen wijzigingen aanbrengen U heeft wellicht niet voldoende rechten, of het veld is geblokkeerd omdat het geïmporteerd is uit XCare (veld is dan lichtgrijs). Via Beheer -> Gebruikers zijn de rechten per gebruiker in te stellen.


Pagina 56 van 57

Copyright © 2011 VST Software. All Rights Reserved. No part of this document may be copied, translated, or reduced to any electronic medium or machine readable form, in whole or in part, without the prior written consent of VST. VST has made every effort to ensure that the information in this document is accurate and complete; however, VST assumes no responsibility for any errors or omissions. Information in this document is subject to change without notice. All product names mentioned in this paper may be trademarks or registered trademarks of their representative companies and are hereby acknowledged.


Pagina 57 van 57

Handleiding Oase. Copyright 2011 VST Software BV Haarlem Februari 2011,Versie Wagenweg NJ Haarlem

Recommend Documents