HANDLEIDING. Copyright 2014 VST Software BV Haarlem. Oktober Versie regulier. Wagenweg NJ Haarlem

HANDLEIDING

Copyright © 2014 VST Software BV Haarlem

Oktober 2014 Versie regulier

Wagenweg 110 2012 NJ Haarlem Tel. Fax

+31-23-5516731 +31-23-5519712

E-mail: [email protected] Website: www.vst.nl

I. Inleiding ............................................................................................................................................... 6 Gebruikersbeheer (alleen voor Administrator) .............................................................................. 6 Het venster en de knoppen van Oase ............................................................................................. 7 Patiëntenkaart.................................................................................................................................. 13 Navigeren en het gebruik van (snel)toetsen ................................................................................ 14 Knoppen ........................................................................................................................................... 15 Zoeken .............................................................................................................................................. 17 Opmaak ............................................................................................................................................ 18 Notities ............................................................................................................................................. 21 Beginnen met Oase en Invoer van gegevens............................................................................... 22 II. Agenda.............................................................................................................................................. 24 Afsprakenbeheer ............................................................................................................................. 36 III. Patiënten ......................................................................................................................................... 51 Behandelscherm ............................................................................................................................. 55 Patiënteninformatie ....................................................................................................................... 58 Overzicht prestatiecodes .............................................................................................................. 88 Het grafische overzicht van de status praesens ........................................................................... 91 Het behandeloverzicht ................................................................................................................ 108 Bewerkscherm ............................................................................................................................... 126 Afspraken/consulten (tabblad van Patiënt) ................................................................................. 130 Behandelplan (tabblad van Patiënt)............................................................................................ 134 Machtiging (tabblad van Patiënt) ................................................................................................ 137 Verzekering (tabblad van Patiënt) .............................................................................................. 139 Overig (tabblad van Patiënt) ....................................................................................................... 139 Notities (tabblad van Patiënt) ...................................................................................................... 141 Techniek (tabblad van Patiënt) ................................................................................................... 141 Facturen (tabblad van Patiënt) ................................................................................................... 141 Contactpersonen (tabblad van Patiënt) ...................................................................................... 142 Verrichtingenkaart (tabblad van Patiënt) .................................................................................... 142 Documenten (tabblad van Patiënt) ............................................................................................. 142

Pagina 2 van 242

Gezin (tabblad van Patiënt) ........................................................................................................ 143 Overzichten bij patiënten ............................................................................................................. 144 Diversen bij patiënten ................................................................................................................... 151 IV. Financieel ...................................................................................................................................... 152 Overzichten (tabblad van Financieel) ......................................................................................... 152 Facturen Uit (tabblad van Financieel) ......................................................................................... 152 Facturen In (tabblad van Financieel) .......................................................................................... 156 Dagboek (tabblad van Financieel) .............................................................................................. 157 Rekeningen (tabblad van Financieel) ......................................................................................... 158 Memoriaal (tabblad van Financieel)............................................................................................ 158 Internetbankieren (tabblad van Financieel) ................................................................................ 160 Digitale declaraties...................................................................................................................... 165 Incasso-opdrachten .................................................................................................................... 167 Vaste activa (tabblad van Financieel) ......................................................................................... 168 Incasso-opdrachten (tabblad van Financieel) ............................................................................. 168 Instellingen (tabblad van Financieel) .......................................................................................... 169 V. Medewerkers ................................................................................................................................. 171 Werkschema (tabblad van Medewerkers) .................................................................................. 172 AWBZ (tabblad van Medewerkers) ............................................................................................. 180 Fte (tabblad van Medewerkers) .................................................................................................. 180 Ingekomen facturen (tabblad van Medewerkers) ....................................................................... 180 Overig (tabblad van Medewerkers)............................................................................................. 181 Documenten (tabblad van Medewerkers) ................................................................................... 182 VI. Verzekeraars ................................................................................................................................. 183 Factureerinstellingen (tabblad bij verzekeraars) ......................................................................... 184 Regelingen (tabblad bij verzekeraars) ........................................................................................ 185 Aanvullende verzekeringen (tabblad van verzekeraars) ............................................................ 186 Machtigingsaanvragen (tabblad van verzekeraars) .................................................................... 187 VII. Behandelcodes ............................................................................................................................ 188 VIII. Sjablonen .................................................................................................................................... 195

Pagina 3 van 242

IX. Beheer en Extra ............................................................................................................................ 204 Instellingen .................................................................................................................................... 204 Programma-update ....................................................................................................................... 219 Importeer alle data ........................................................................................................................ 219 Exporteer alle data ........................................................................................................................ 220 Administraties ............................................................................................................................... 220 Gebruikers ..................................................................................................................................... 220 Logboek ......................................................................................................................................... 221 Meldingen....................................................................................................................................... 221 Etiketdefinities ............................................................................................................................... 221 Afspraakcodes .............................................................................................................................. 222 Afwijkende tarieven ...................................................................................................................... 222 AWBZ-categorieën ........................................................................................................................ 222 AWBZ-instellingen ........................................................................................................................ 223 Behandelcodes .............................................................................................................................. 223 Centrumindicatie ........................................................................................................................... 223 Crediteuren .................................................................................................................................... 223 Diagnosecodes .............................................................................................................................. 224 Externe adressen .......................................................................................................................... 224 Indicatie Behandeling ................................................................................................................... 225 Locatie ............................................................................................................................................ 225 Materialen....................................................................................................................................... 225 Medewerkers.................................................................................................................................. 226 Overige debiteuren ....................................................................................................................... 226 Patiënttypes ................................................................................................................................... 226 Standaardplannen ......................................................................................................................... 226 Standaardteksten .......................................................................................................................... 226 Uurtarief ......................................................................................................................................... 226 Verzekeraars .................................................................................................................................. 227 Vrije dagen ..................................................................................................................................... 227

Pagina 4 van 242

Praktijken ....................................................................................................................................... 227 Extra / COV-check en UZI-check per groep ................................................................................ 228 Extra / Statistieken ........................................................................................................................ 229 Extra / overzicht verzonden SMS / e-mail ................................................................................... 229 Extra / overzicht afspraakwijzigingen ......................................................................................... 229 X. Overzichten (algemeen)................................................................................................................ 231 XI. Factureren ..................................................................................................................................... 237 XII. Veelgestelde vragen ................................................................................................................... 239

Pagina 5 van 242

I. INLEIDING

Dit de handleiding bij het VST-programma Oase regulier. Hierin leiden we u eerst door de algemene onderdelen van Oase, zoals het inloggen, de knoppen en de navigatie. Vervolgens gaan we in op de hoofdonderdelen van het programma, die als icoontjes boven aan het scherm zichtbaar zijn. De specifieke functies worden per hoofdonderdeel behandeld. De teksten die specifiek bedoeld zijn voor het gebruik van Oase voor de Bijzondere tandheelkunde, zijn grijs gemaakt. Hebt u vragen over het gebruik van het programma, die niet in de handleiding beantwoord worden, mail deze dan naar [email protected]. We wensen u veel plezier met Oase.

GEBRUIKERSBEHEER (ALLEEN VOOR ADMINISTRATOR) Het programma vraagt bij het opstarten om een gebruikersnaam en wachtwoord. Het volgende venster met hoofdscherm verschijnt. Start u op zonder dat er gegevens zijn ingevoerd, dan is dit scherm leeg.

Met de sneltoets Ctrl + L kunt u, nadat u bent opgestart, als een andere gebruiker inloggen.

Pagina 6 van 242

HET VENSTER EN DE KNOPPEN VAN OASE Van boven naar beneden ziet u in het venster achtereenvolgens: de titelbalk met het pictogram van Oase. Op deze titelbalk kunt u o.a. lezen welke gebruiker is ingelogd. de menubalk met de opties Bestand, Bewerken, Beheer, Venster, Extra en Help. de hoofdknoppenbalk met de opties Agenda, Patiënten, Financieel, Medewerkers, Verzekeraars, Behandelcodes en Sjablonen. Ook vindt u hier de mogelijkheid voor het versturen van berichten, of de waarschuwingsdriehoek (als de communicatieserver niet actief is). U kunt de opties uitbreiden voor de periode waarin u Oase hebt geopend. Klik daartoe bijvoorbeeld in de menubalk op Beheer -> Gebruikers. Het bijbehorend icoontje van gebruikers verschijnt op de hoofdknoppenbalk. de subknoppenbalk met opties die verschillen, afhankelijk van de keuze in de hoofdknoppenbalk. Alleen bij Agenda is deze balk afwezig.

Menubalk De knop ‘Bestand’ biedt een aantal algemene opties. De knop “Administraties ”is bedoeld voor gebruikers, die meer dan 1 administratie beheren. U kunt met deze knop wisselen tussen verschillende administraties. Als er niet meer dan 1 administratie wordt beheerd, dan is deze knop afwezig. De knop “Informatie” geeft informatie over de versie van Oase, die u gebruikt. Ten slotte kunt u hier de knop vinden, waarmee u Oase afsluit. De knop ‘Bewerken’ geeft mogelijkheden weer om bepaalde bewerkingen, zoals ongedaan maken van een handeling, te doen. Ook staat daarbij vermeld, welke sneltoetsen u kunt gebruiken. De knop ‘Beheer’ en ‘Extra‘ kent vele opties; u leest hierover meer in het hoofdstuk ‘Beheer en Extra’. Met de knop “Venster” kunt u wisselen van vensters, als u meerdere vensters open heeft staan. Overzichten en documenten worden als aparte vensters getoond die u niet hoeft af te sluiten om weer verder te werken. Deze optie is handig om deze vensters weer op te roepen. Door het aanklikken van de knop “Venster” wordt zichtbaar welke schermen open staan.

Onder de Help-knop vindt u de digitale versie van de handleiding en de Quick Reference Cards voor het gebruik van Oase. QR De Quick Reference cards kunt u gebruiken om bepaalde functionaliteiteten van Oase te gebruiken. Op een klein aantal pagina's zijn de belangrijkste functies van Oase uitgelegd. U wordt door de benodigde stappen geleid, die u moet uitvoeren om een bepaald doel te bereiken. De QRC is een geheugensteun voor ervaren gebruikers. Voor het dagelijkse werk heeft u de handleiding wellicht niet meer nodig, maar de QRC helpt u om snel te zien hoe een bepaalde functie 'ook al weer werkt'.

Pagina 7 van 242

Hoofdknoppenbalk De meeste opties van de hoofdknoppenbalk worden in de volgende hoofdstukken besproken. Kijk daar voor uitgebreide informatie. Uitzondering hierop vormt de berichtenknop, de Röntgenfoto’s of plannen en waarschuwingsdriehoek aan de rechterzijde. In de menubalk kunnen zich aan de rechterkant de volgende knoppen bevinden. Deze knoppen geven medingen weer.

Röntgenfoto’s / behandelplannen

Geeft aan dat er nog Röntgenfoto’s of plannen zijn die u dient te bekijken. Klikt u deze knop aan, dan opent het scherm “Röntgenfoto’s/behandelplannen die nog beoordeeld moeten worden”. Met de rechtermuisknop kunt u aangeven of de Röntgenfoto of het plan is beoordeeld.

Berichten

Als u deze knop aanklikt, krijgt u een overzicht van aan u verstuurde berichten en de mogelijkheid een bericht te versturen.

Pagina 8 van 242

Nieuw bericht sturen Wilt u een nieuw bericht sturen, klik dan op de knop “Nieuw bericht” in het scherm.

Het volgende scherm verschijnt, waarin u uw berichttekst kunt invoeren.

U kunt bij “Agendeer bericht op” instellen wanneer de ontvangers van de mail het bericht in de “Ontvangen”-box krijgen. Ze kunnen het bericht al wel inzien in hun “Geagendeerd”-box. Met de knop “Aan” kunt u kiezen aan welke Oase-gebruikers u het bericht wilt sturen.

Pagina 9 van 242

U kunt met de muis de gewenste gebruikers selecteren, aan wie u het bericht wilt versturen. Met de knop “Alles/niets” links onder in het scherm, kunt u alle of geen gebruikers selecteren. U kunt ook een selectie op gebruikersgroep gemaakt worden via “selecteer groep”. U kunt definieren wie bij welke groep hoort via Beheer -> Gebruikers. Als u gereed bent met het invoeren van gebruikers en de eventuele aanpassingen aan de tekst boven in het scherm, dan klikt u op “Ok”. U ziet nu uw oorspronkelijk bericht met het aantal gekozen Oasegebruikers bij de knop “Aan”.

Klik nu op “Verstuur” om het bericht te versturen. Degenen aan wie het bericht is verstuurd krijgen het bericht nu binnen. Dit is bij deze Oase-gebruikers te zien aan het berichtenicoontje.

Het cijfer in de rode cirkel geeft aan hoeveel berichten zijn ingevoerd, die nog niet zijn afgehandeld. Als deze medewerkers hun berichtenoverzicht openen, zien ze het volgende bericht.

Pagina 10 van 242

De ontvangers hebben nu de volgende opties. Klik op “Ok”, dan sluit het berichtenoverzicht en blijft de melding met het cijfer rood omcirkeld bestaan. Klik op het bericht zelf, dan opent er een berichtenscherm.

Verwijderen: het bericht wordt verwijderd. Afbreken: terug naar het berichtenoverzicht. Afgehandeld: het bericht krijgt de status “afgehandeld”. Het bericht wordt onzichtbaar in het berichtenoverzicht, maar is terug te halen via de knop “Afgehandeld”. Beantwoorden: geeft de mogelijkheid een bericht te sturen aan de afzender, waarin de tekst van het eerste bericht is opgenomen.

De knop “Afgehandeld” in het berichtenoverzicht geeft de mogelijkheid om alle berichten op te roepen, die de status “afgehandeld” hebben gekregen. De knop “Geagendeerd” laat zien welke berichten u klaar heeft gezet om bij de geadressseerde(n) verplaatst te worden van de “Geagendeerd”-box naar de Ontvangen”-box. U kunt dit bericht niet meer wijzigen, maar wel verwijderen.

Pagina 11 van 242

De knop “Verzonden” in het berichtenoverzicht geeft de mogelijkheid om alle berichten op te roepen, die u verzonden heeft. Onder “Systeem” vindt u de systeemberichten die vanuit Oase gegenereerd worden (bij gebruikers met administratorrechten). Denk hierbij aan meldingen over het al of niet succesvol verzenden van e-mails.

Met rechtsklikken op een berichtcategorie kunt u alles op afgehandeld zetten.

De systeembeheerder kan ook berichten van de andere gebruikers lezen via een dropdownlijstje.

Zoeken U kunt ook op trefwoord zoeken binnen de berichten.

Typ een zoektekst in het lege veld bovenin het scherm. Wilt u dat er ook gezocht wordt in verzonden of afgehandelde berichten, zorg dan dat de knoppen “Afgehandeld” en “Verzonden” aangeklikt staan.

Met het witte kruisje in de rode cirkel kunt u het zoekveld weer leegmaken.

Waarschuwingsdriehoek

Er verschijnt bovenin het scherm een waarschuwingsdriehoek als de communicatieserver niet actief is.

Pagina 12 van 242

U kunt deze aanklikken voor meer informatie. Zie voor de communicatie-instellingen van onderdelen van Oase ook Beheer -> Instellingen -> Communicatie-instellingen.

Subknoppenbalk De knoppen van de subknoppenbalk worden hieronder (2 pagina’s verder) verder toegelicht. Kijk daar voor meer informatie.

Lijst Als een knop uit de hoofdknoppenbalk geselecteerd is (met uitzondering van Agenda), en deze knop (met als mouse over “Toon lijst”) is aangeklikt, dan verschijnt een lijst met gegevens in kolommen. Dubbelklik op een van de regels (of klik op “wijzig” ) en de betreffende gegevens worden geopend in een kaart. De titelregel is de regel waarin de kolommen worden omschreven.

PATIËNTENKAART

De kaart is een overzicht van gegevens en bestaat uit twee delen. Het bovenste deel bevat de vaste gegevens. U vindt de kaart onder meer onder Patiënten in de hoofdknoppenbalk. Het onderste deel bevat voornamelijk variabele gegevens of specificaties die men over het algemeen niet vaak nodig heeft. Het onderste deel beschikt vaak over eigen knoppen, die alleen op dat deel van toepassing zijn, en kan een eigen subknoppenbalk hebben.

Voorbeeld van een patiëntenkaart

Een wit vlak, waar gegevens staan of kunnen worden ingevoerd, heet een veld. Alle verplicht in te vullen velden zijn herkenbaar aan een gele kleur. NB: de grijze velden zijn velden waar geen handmatige invoer mogelijk is.

Rechts naast een veld bevindt zich soms een pijltje. Door het klikken op de pijl wordt een (drop down) keuzelijst

Pagina 13 van 242

geopend. Hieruit kan een regel worden gekozen en aangeklikt. Deze regel verschijnt dan in het veld.

Bovenste deel

Onderste deel

De kalenderknop kunt u aanklikken om uit de kalender een bepaalde datum te selecteren. U kunt een datum ook zelf intypen of wijzigen. Klikt u een datumveld (een veld met een kalender ernaast, waar u een datum moet invullen) aan en typt u “d” in dat veld, dan vult Oase vanzelf de systeemdatum in. Wanneer het veld “E-mail” bij personen of instanties is ingevuld, kunt u, door te klikken op het blauwe, onderstreepte woord “e-mail” automatisch vanuit uw eigen mailprogramma een nieuwe mail openen, waarin het mailadres al is ingevuld. Op dezelfde manier brengt “website” u via de standaard webbrowser naar de website van de instantie (zoals bij de verzekeraars).

NAVIGEREN EN HET GEBRUIK VAN ( SNEL)TOETSEN Verplaatsen tussen invoervelden: - met muis + enkele klik naar elk willekeurig invoerveld - [TAB] naar eerstvolgend invoerveld - [Shift TAB] naar vorig invoerveld - [Enter] = wijziging bewaren (behalve als de muis in een tekstveld staat) - [Muiswiel] als de lijst geselecteerd is hierin naar boven of beneden gaan

U kunt bij veel velden een keuze maken uit een lijst. U kunt de lijst tevoorschijn halen door op het (dropdown) zwarte pijltje te klikken, dat zich naast het veld bevindt. In onderstaand voorbeeld zien we een lijst uit de kaartenbak van de ingevoerde verzekeraars, waaruit u een verzekeraar kunt kiezen. Als de lijst lang is, dan kunt u zoeken met de zoekfunctie onderaan het scherm.

Pagina 14 van 242

U kunt op diverse onderdelen zoeken, zoals Code, of Naam. Klik voor de onderdelen op het zwarte pijltje. Kies dan eerst een onderdeel. Typ dan het te zoeken woord in het veld naast “Zoek”. Klik vervolgens op Zoek. Er verschijnt dan een lijst met alle gegevens die aan het zoekcriterium voldoen.

Voorbeeld: het invoeren van het zoekcriterium “?VGZ” bij Naam of bij Korte naam leidt tot bovenstaande lijst. Zie ook onder “Zoeken”. Voor veel functies bestaan sneltoetsen. U ziet de sneltoetsen in de mouse-overs of opgeroepen lijsten. 2 voorbeelden: De sneltoets F10 heeft dezelfde functie als de knop “Patiënten” (in de agenda).

De sneltoets A toont alle afspraken van de (in de agenda) geselecteerde patiënt.

KNOPPEN Algemeen Deze knoppen zijn zichtbaar in de subknoppenbalk bij vrijwel alle onderdelen van Oase, behalve bij Agenda. “Wijzig”. Met deze knop kunt u gegevens wijzigen. Wijzigen kan alleen in een kaart niet in de lijst. “Invoer per regel”. Met deze knop kunt u ook wijzigen, maar dan alleen in de lijst en niet in een kaart. Deze mogelijkheid is niet bij alle kaartenbakken beschikbaar.

Pagina 15 van 242

“Nieuw”. U opent een nieuwe kaart, en een nieuwe regel in de lijst waar u gegevens kunt invoeren. “Toon lijst”. Deze knop geeft de mogelijkheid de lijst van alle tot nu toe ingevoerde kaarten te laten zien. In dit scherm kunt u geen wijzigingen aanbrengen. Let op, deze knop lijkt op de Kalenderknop (zie hieronder). Verwar deze niet. “Overzichten”. Met deze knop kunt u overzichten van uw gegevens maken. Het maken van overzichten bestaat in principe uit 3 stappen. Eerst kiest u welk overzicht u wilt hebben, vervolgens maakt u, als u dat wilt, een selectie uit de gewenste lijst, en ten slotte kiest u waar u de gemaakte lijst naar wilt uitvoeren: naar het scherm of naar de printer. U kunt de lijst ook per e-mail naar iemand verzenden of als bestand opslaan. Zie ook het hoofdstuk “Overzichten (algemeen)”. “Diversen”. Hier vindt u verschillende functies, afhankelijk van het soort kaart dat u open heeft. Onder deze knop staan vaak de volgende mogelijkheden.

Deze opties zijn alleen beschikbaar met een speciale inlogcode die in overleg met VST verkregen kan worden, en dienen voor systeemonderhoud. Op een kaart Is een item geopend - is er dus één kaart actief - dan verschijnt in de subknoppenbalk een drietal knoppen: “Opslaan” voor wijzigingen/invoer bevestigen. Deze knop heeft dezelfde functie als [Enter] “Afbreken” voor wijzigingen/invoer annuleren. Deze knop heeft dezelfde functie als [ESC] “Wissen” voor het definitief verwijderen van (de informatie van) een kaart. Als er nog geen wijzigingen zijn ingevoerd, zijn de knoppen “opslaan” en “afbreken” inactief (grijs).

Wijzigen Selecteer het gegeven dat u wilt wijzigen. U kunt over oude tekst heen typen of deze verwijderen en nieuwe tekst typen. Bevestig de wijziging door het groene vinkje aan te klikken. Als het groene vinkje grijs wordt, is de wijziging opgeslagen. Met het rode kruisje annuleert u een wijziging. Bij het invoeren van gegevens bent u niet verplicht om alle velden in te vullen. Alleen velden die geel gekleurd zijn, moeten worden ingevoerd om de kaart te kunnen opslaan.

Pagina 16 van 242

Voorbeeld: “Naam” moet worden ingevoerd, “Voorl” (voorletter) niet.

Diverse knoppen Op een aantal schermen kunnen de volgende knoppen voorkomen. Zij hebben daar dan steeds dezelfde functie.

Kalender. Aanklikken geeft de mogelijkheid door een kalender te bladeren en een datum te selecteren. Let op, dit knopje is een andere knop dan de “Toon lijst”-knop (zie hierboven).

Verstuur brief aan. Deze knop biedt de mogelijkheid aan om snel een brief te sturen aan de persoon of instantie uit het veld links naast het symbool. Bij aanklikken opent Word, en worden de in Oase bekende NAW-gegevens van de persoon of instantie toegevoegd. U kunt de brief zelf verder naar wens opstellen. U kunt de brief opslaan via of via het menu: Bestand -> Opslaan. Dit bestand kunt u terugvinden onder het tabblad Documenten van de kaart.

U kunt hier een document aanklikken en bewerken (zoals printen, wijzigen of verwijderen). Maakt u binnen 4 uur nogmaals een brief aan, gericht aan dezelfde persoon of instantie, dan overschrijft Oase de bestaande brief. Bij langere tussenposes wordt een nieuwe brief aangemaakt en bewaard.

ZOEKEN U kunt in de diverse velden zoeken in de aangemaakte kaarten. U vindt de zoekfunctie als vergrootglas met de tekst “Zoek”. In de Agenda zijn er specifieke zoekopties, die in het hoofdstuk Agenda aan bod komen.

Pagina 17 van 242

Het zoeken vindt plaats op verschillende niveaus. U kunt zoeken uit de lijst onder een hoofdknop. Deze zoekoptie bevindt zich in het bovenste deel van het scherm. U kunt ook zoeken uit de lijst van een tabblad van 1 kaart; u vindt dan alleen resultaten die onder deze kaart zijn opgeslagen. Het zoeken zelf vindt plaats als volgt. Selecteer in de linker kolom het veld waarin u wilt zoeken, zoals bij Naam.

Vul in het lege veld de naam in die u zoekt, en klik op “Zoek”. In dit voorbeeld vullen we “Jansen” in. U krijgt dan een selectie uit de lijst, waarin u zoekt, waar bij naam “Jansen” is ingevuld.

U kunt aan het begin van de zoektekst het “%” of “?”-teken neerzetten. U krijgt dan alle resultaten te zien waarin op enige plek de gevraagde zoektekst staat; de gevraagde tekst hoeft dus niet aan het begin te staan. Als u bijvoorbeeld zoekt op “?en” of “%en” bij (patiënten)naam dan krijgt u het volgende resultaat: alle namen waarin de tekst “en” in voorkomt.

Door “Toon alles” aan te klikken, of door het zoekcriterium weg te halen, krijgt u de gehele lijst weer terug te zien (zonder selectie).

OPMAAK Kolombreedte

Pagina 18 van 242

De breedte van de kolommen in een lijst kunt u wijzigen. Plaats de muis in de titelregel (zie onder Het venster en de knoppen van Oase) op de lijn rechts van de kolom waarvan u de breedte wilt wijzigen. Als het <-||-> teken verschijnt, kunt u de kolomscheiding verslepen tot de kolom de gewenste breedte heeft.

Kolomvolgorde De kolomvolgorde in een aantal lijsten kunt u per gebruiker aanpassen. Plaats de muis in de titelregel (zie onder Het venster en de knoppen van Oase) op de kolom die u wilt verplaatsen en houd deze aangeklikt. Sleep de muis tot de lijn op de gewenste positie staat. De wijziging wordt per gebruiker opgeslagen. Zo kunt u veel geraadpleegde kolommen meer naar links verplaatsen, om ze zonder te scrollen in beeld te krijgen.

Sorteervolgorde in een lijst Klik op een kolomtitel om de lijst oplopend dan wel aflopend te sorteren op betreffend kolom-item. Een pijltje omhoog of omlaag in de titelregel geeft aan op welke kolom op dit moment wordt gesorteerd. Bijvoorbeeld: De lijst wordt gesorteerd op naam in oplopende volgorde van A tot Z.

Pagina 19 van 242

Nogmaals klikken op de titelregel in kolom “Naam” sorteert de lijst op naam van Z tot A. Klikt u op de titel “Code”, dan wordt de lijst op code gesorteerd.

Bij rechtsklikken in een lijst komt een menu tevoorschijn dat kan verschillen per lijst.

Vaste menuopties zijn: Exporteer deze lijst naar spreadsheet (Excel) Maakt een CSV(Comma Separated Values)-bestand aan van alle of geselecteerde rijen, en opent dit met het in Windows geassocieerde programma voor dit type bestand. Doorgaans is dat Excel. Max. aantal regels per rij In sommige lijsten kan het handig zijn om meerdere tekstregels in een rij te kunnen hebben, bijvoorbeeld bij een lange omschrijving.

Selectiekolom tonen/verbergen Hiermee kunt u een extra kolom zichtbaar maken (of verbergen), die selectiehokjes bevat. In de getoonde selectiekolom kunt u bepaalde regels selecteren. Als u vervolgens kiest voor “Geselecteerde items verwijderen” of “Overzichten….” worden alleen deze items hiervoor gebruikt. Geselecteerde items verwijderen Hiermee kunt u eenvoudig meerdere items in één keer verwijderen. Hoe u bepaalde regels kunt selecteren, vindt u onder Selectiekolom tonen/verbergen. Terug naar basisinstellingen lay-out Als u kolommen hebt verplaatst of de breedte hebt veranderd, kunt u dit met deze keuze weer ongedaan maken. Lijst Afdrukken Drukt de lijst of de geselecteerde regels op een printer af. Overzichten Het vervolgmenu toont de beschikbare overzichten voor deze lijst. Als er items geselecteerd zijn, dan worden alleen deze items in het overzicht gebruikt; anders worden alle items uit de lijst gebruikt.

Pagina 20 van 242

COV-check en UZI-check Bij de lijst met patiënten bevat het (rechtermuisknop)menu de opties COV-check en UZI-check van de geselecteerde patiënt. Dit is één van de manieren om een COV-check en UZI-check te laten uitvoeren. U kunt de COV-check en UZI-check uitvoeren door in de patiëntenlijst de juiste patiënt te selecteren en op de rechter muisknop te klikken.

Maak afspraak / Toon afspraak in de lijst van patiënten springt direct naar de desbetreffende mogelijkheid om afspraken van deze patiënt te maken of tonen.

NOTITIES Bij veel hoofdknoppen in het programma is er de mogelijkheid om uw eigen aantekeningen in een kaart te maken. Bij het tabblad “Notities”, dat op diverse plaatsen in het programma voorkomt kunt u indien gewenst – deze aantekeningen noteren. U gaat dan als volgt te werk. Klik op het tabblad “Notities”.

Klik vervolgens op “Nieuw”.

Pagina 21 van 242

Aan de rechterzijde van het scherm verschijnt de datum en de ingelogde gebruiker in de velden “Ingevoerd op” en “door”. In het veld hieronder kunt u een notitie toevoegen. Sla de notitie op door op het groene vinkje onder “Notities” aan te klikken. Uw notitie verschijnt in de lijst aan de linkerzijde. U kunt de notitie wijzigen door aan te klikken, en in het rechterveld uw tekst te wijzigen. De titel van het tabblad “Notities” wordt rood (als een ander tabblad is aangeklikt), zolang als er notities zijn opgenomen.

De knop “Notities afdrukken”

geeft een overzicht van alle notities, die tot dan toe gemaakt zijn.

Dit overzicht kunt u printen, exporteren in diverse formaten en doorzoeken. Wanneer de knop “Grafiek” zichtbaar is, dan kan er een grafiek bij dit overzicht worden getoond. Een andere route om een notitie te maken is via de knop memo’s in het behandelscherm van de patiënt. Het voordeel van het gebruik van memo’s is dat u deze memo’s ook kunt versturen naar collega’s.

De memo’s worden opgenomen in de notities-tabbladlijst.

BEGINNEN MET OASE EN INVOER VAN GEGEVENS

De gegevens in Oase zijn in een bepaalde logische hiërarchie aan elkaar gekoppeld. U kunt pas patiënten registreren als eerst de gegevens bij Afdelingen, Medewerkers, Verzekeraars, Behandelcodes, Praktijken, Uurtarief (bijzondere tandheelkunde) en Diagnosecodes (bijzondere tandheelkunde) en de roosters en agenda’s zijn ingevoerd. Om documenten te kunnen maken, moeten er sjablonen aanwezig zijn.

Pagina 22 van 242

Alle verplichte velden zijn herkenbaar aan een gele kleur. Invoer van patiëntgegevens De invoer van gegevens van een nieuwe patiënt en de behandeling verloopt in principe als volgt. U kiest bij de kaartenbak Patiënten de knop “nieuw”; hier voert u de patiëntengegevens in. Hierna kunt u via de Agenda een afspraak met de patiënt inplannen. Door in de agenda op de gemaakte afspraak te klikken komt u weer in de patiëntenkaart. Vervolgens voert u – voor of na afloop van de afspraak - het behandelplan (de centrumindicatie en de behandelstatus) in bij het behandelscherm via de knop Anamnese en Behandelplan van de patiënt. U vraagt een machtiging aan via het behandelscherm Behandelplan van de patiënt. Dan voert u de gegevens van het eerste consult in onder het behandelscherm van de patiënt, zoals bestede tijd en verrichtingen. Handleiding en lespakket De details van de hier genoemde kaartenbakken en acties staan beschreven in deze handleiding, ook te vinden onder de knop Help. Voor de meest voorkomende handelingen zijn er Quick Reference Cards (snelzoekkaarten) ontwikkeld, ook te vinden onder de knop Help. De wijze van werken met sjablonen vindt u uitgebreid terug in het lespakket Sjablonen.

Pagina 23 van 242

II. AGENDA

De agenda toont schematisch alle afspraken van een bepaalde dag, week of maand van de zorgverleners.

Systeemdatum in het rood

De kleuren en de standaardomschrijving van de afspraak hangen samen met de afspraakcodedefinities. U kunt deze zelf instellen onder Beheer > Afspraakcodedefinities. Zie ook Afspraakcodedefinities. Afspraken uit het verleden zijn grijs gekleurd. Bij afspraken in het verleden worden ook de afspraakkleuren getoond, indien bij Beheer -> Instellingen -> Agenda “Toon afspraakkleuren in verleden” aanstaat. De afspraken worden dan wel grijs als de status op “voltooid” staat. De huidige systeemdatum wordt in de kalender met een rood kader weergegeven. De groene data in de kleine kalender linksboven zijn de komende data. De lichtgroen gekleurde data geven aan dat er werktijd is gepland bij een zorgverlener (zie onder Medewerkers voor de planning van werktijd). In donkergroen ziet u welk deel van de werktijd er ook daadwerkelijk afspraken gepland zijn.

e

e

Voorbeeld: op de 27 is er nog geen afspraak gepland, op de 28 deels wel. In de linkerkolom ziet u de afspraaktijden. Het huidige tijdstip kunt u op 2 manieren zien, als u de agenda op vandaag heeft staan:

Pagina 24 van 242

-

de linkerkolom kleurt met de tijd mee, bovenaan staat de huidige tijd vermeld in een digitale weergave.

Rechtsklikken bovenin de kolom

Met rechtsklikken bovenin een kolom in de agenda kunt u de volgende opties kiezen: - alle afspraken van die kolom naar een andere zorgverlener zetten (op zelfde dag). U krijgt dan de mogelijkheid om een ander zorgverlener te selecteren, en de optie om de agendacodes (nietpatiëntgebonden afspraken) al of niet mee te nemen. Let op; als u de afspraken eenmaal verplaatst heeft, dan is deze stap niet terug te draaien. - alle afspraken van die kolom afzeggen. Als u deze optie aanklikt, dan vraagt Oase om de reden van afzegging. Deze reden wordt bewaard bij de patiëntenkaart (in het bewerkscherm, tabblad “Afspraken/consulten/subtabblad Details” in het veld “Reden afzegging”; zie hiervoor het hoofdstuk Afspraken/consulten, tabblad van Patiënten. Bij het afzeggen van afspraken van een hele agendakolom is een "naar te plannen" vinkje beschikbaar. Als dit aanstaat, wordt de afgezegde afspraak aan de (weer) te plannen afsprakenlijst van de patiënt(en) toegevoegd (als het behandelplan op "onder behandeling" staat). De afspraken die zijn doorgestreept zijn de afgezegde afspraken. Als het “afgezegd”-knopje boven in de agenda actief is (sneltoets “Z”), dan worden alle afgezegde afspraken getoond (niet alleen die van vandaag). De afgezegde afspraken kunt u wijzigen. De afzegreden kunt u bij het wijzigen van een afgezegde/niet verschenen afspraak ook aanpassen.

- het verrichtingenoverzicht van de arts en die datum afdrukken via “Prestaties van ….”. Er verschijnt een overzicht van de prestaties van de betreffende arts. U kunt desgewenst een printer selecteren en printen. - “invoer dagagenda” van een behandelaar geeft een overzicht van de verrichtingen en metingen die door deze medewerker zijn ingevoerd die dag. Onderaan wordt het totaal van de dag getoond.

Pagina 25 van 242

- alle afspraken van een behandelaar van de dag uit de kolom eronder bekijken. Kies in het oppopmenu voor “dagagenda van…” Vervolgens verschijnt een previewscherm met diverse (print)opties, waar u desgewenst de printer kunt selecteren en op “print” kunt klikken.

Er wordt nu aan de linkerkant getoond welke afspraak het betreft (van die dag) van een patiënt, als het een combi-afspraak is. In het voorbeeld is dat 2/2. Aan de rechterkant wordt getoond hoeveel afspraken er nog in de toekomst zijn; in het omcirkelde voorbeeld is dat 9.

Knoppen van de agenda

De knoppen van de agenda; linkerdeel

Door middel van de tijdknop naast de kalender (zie afbeelding hieronder), of door het klikken in de kalender, kunt u door de agenda bladeren.

Pagina 26 van 242

De M staat voor Maand, de W voor week. U kunt vooruit en achteruit bladeren. De middelste knop gebruikt u om weer naar vandaag terug te keren. Hiermee kunt u ook de agenda weer terugzetten in de oorspronkelijke weergave, nadat u hebt ingezoomd of gebladerd.

Op de mouse-over (tekst die verschijnt als u over een knop gaat met uw muis) leest u nog enkele mogelijkheden om met sneltoetsen door de agenda te kunnen navigeren. Houd daarvoor uw muis boven de knop.

Bovenstaande knop bepaalt het aantal dagen de agenda getoond wordt. Het aantal geselecteerde dagen ziet u ook terug in de kalender. In onderstaande afbeelding zijn 7 dagen geselecteerd, wat u ziet aan de rode omlijning en op de knop (het getal 7).

De knop “min max” Is een sneltoets om, afhankelijk van het aantal gekozen agenda’s, het minimum of maximum te tonen dagen te kiezen. Het maximum aantal dagen hangt af van het aantal geselecteerde zorgverleners. Wilt u veel zorgverleners tegelijk zien, dan kunnen er minder dagen worden getoond.

De zoomknop kunt u gebruiken om op de agenda in (of uit) te zoomen. Klik in het midden om op de standaardweergave terug te komen.

U kunt kiezen met "dag/O/M/A" om de hele dag te zien, ochtend, middag of avond. Wanneer de middag begint en eindigt kunt u in Beheer -> Instellingen -> Oase instellen.

Pagina 27 van 242

De knop “Agenda’s” gebruikt u om de agenda’s van te selecteren zorgverleners te tonen. U kunt agendaschema’s maken die aan sneltoetsen (SHIFT+"LETTER") gehangen kunnen worden. Klik de door u gewenste medewerker(s) aan. Klik vervolgens bij “Agendagroep” op

en kies bij “Sneltoets” een sneltoets.

Kies een groepsomschrijving en vul deze in bij het veld “Groepsomschrijving”. U kunt nu met de door u gekozen sneltoets(en) in de agenda snel van weergave wisselen tussen de diverse agendagroepen.

Klikt u de knop “Toon alleen stoelen en dagen waar werkroosters voor zijn” aan, dan ziet u alleen dagen waarop de geselecteerde zorgverleners ingeroosterd zijn. Het rooster van de zorgverlener kunt u vinden onder Medewerkers (op de hoofdknoppenbalk) bij de betreffende medewerker in het tabblad “Werkschema”. Is de knop niet aangeklikt, dan is deze grijs (inactief), en worden ook de niet ingeroosterde tijd, en vrije dagen of dagdelen getoond.

U kunt ook selecteren of alle afgezegde afspraken getoond moeten worden met de knop “Afgezegde afspraken uit verleden en toekomst bewerken”; in de normale situatie (de knop is dan grijs) worden alleen de afgezegde afspraken van vandaag getoond.

Pagina 28 van 242

Met deze knop kunt u aansluitende werkroosters op de dezelfde stoel in 1 kolom laten tonen. Dit maakt de agenda meer overzichtelijk. Deze filters kunt u desgewenst combineren. Selecteert u niets, dan ziet u alle afspraken van alle zorgverleners bij elkaar, waarbij de afspraken per zorgverlener in kolommen naast elkaar zijn gezet.

U kunt het scherm groeperen op medewerker (dagen per medewerker naast elkaar),

op dag (medewerkers per dag naast elkaar)

En op stoel; (medewerkers per dag en per stoel naast elkaar).

De knoppen van de agenda; rechterdeel

Standaard staat de agenda in de “Blader”-modus.

U kunt met uw muis over een afspraak gaan voor meer details (als het scherm in de “Blader”-modus staat).

Pagina 29 van 242

Een extra schermpje verschijnt met diverse patiëntengegevens, zoals de geboortedatum van de patiënt. Aan de bovenzijde verschijnt de status van invoer van het consult. U ziet deze status ook terug in de afspraak zelf. De kleur van de afspraak geeft de afspraakcode aan. Zie over het instellen van de kleur en de omschrijving onder afspraakcode. Het symbool “A” achter de geboortedatum blijft staan zolang de anamnese nog niet volledig is ingevuld bij de patiënt. Zie hierover het hoofdstuk Diagnoses (Tabblad van patiënt). De overige symbolen hebben de volgende betekenis. -

Geen symbool (behalve plaatje vrouw/man); het extra schermpje geeft de afspraaktijd weer:

-

Een vierkantje voor de naam van de patiënt; het extra schermpje geeft aan dat de consultgegevens moeten worden ingevoerd:

-

Een vierkantje met een vinkje voor de naam van de patiënt. Het extra schermpje geeft aan dat de consultgegevens zijn ingevoerd:

Pagina 30 van 242

-

Een letter T geeft aan dat er techniek is aangevraagd (zilveren achtergrond) of is ontvangen (gouden achtergrond).

-

Als een patiënt meerdere afspraken heeft op 1 dag, dan staat er een C in de afspraak. Bij de mouseover-info worden onderaan de andere afspraken getoond.

-

-

-

-

-

De patient is jonger dan 18 jaar

De patiënt komt in een rolstoel

Er moet een bitewing worden gemaakt bij de patiënt.

Er is een tillift nodig bij deze patiënt.

Het vraagteken geeft aan dat de COV-check niet op de dag van de afspraak (of later) gedaan is of dat het BSN-veld van de patiënt leeg is.

Als u klikt op een afspraak, dan wordt de betreffende patiëntkaart getoond, waarin u de patiëntgegevens kunt wijzigen of invoeren.

Pagina 31 van 242

Plannen De knop “Te plannen” toont voor hoeveel (en bij aanklikken welke) patiënten er een afspraak moet worden gemaakt. U kunt de lijst filteren op afspraakcode, medewerker of afdeling. U kunt ook zoeken met het lege veld linksboven (“Typ patiëntnaam, nr, geb. datum, straat).

“Kan eerder” filtert alle patiënten die eerder zouden kunnen komen. U kunt dit aangeven in de afspraakkaart, als het vinkje “kan eerder” staat aangevinkt.

Klik om een patiënt in te plannen de juiste regel aan. Hoe u kunt plannen, leest u in de toelichting hier: “Het planningsysteem”.

Pagina 32 van 242

Afsprakenlijst Met de knop “Afsprakenlijst” kunt u een overzicht van de afspraken maken en eventueel printen. U krijgt een overzicht van alle afspraken die in uw scherm zichtbaar zijn. U kunt vervolgens aanvinken welke afspraak of afspraken u wilt printen. In het voorbeeld hieronder ziet u geplande afspraken (in het grijs). Met behulp van het vinkje in de afsprakenlijst (in de kolom “Sel”) kunt u nu de geselecteerde afspraken printen. Klik hiervoor op “Afdrukken”.

Techniek De knop “machtigingen” toont een lijst van alle patiënten die aangevraagde, ontvangen of geplaatste techniek hebben. De knop is grijs als er geen techniek is aangevraagd, ontvangen of geplaatst is, en goudkleurig als dit wel zo is.

U kunt kiezen of u een overzicht wilt van techniek, die aangevraagd, ontvangen of geplaatst is. U krijgt een overzicht van alle patiënten die techniek met die status hebben. In de kolom “Techniek” ziet u hoeveel items een dergelijke status hebben.

Pagina 33 van 242

N.B. Als er bij een verrichting techniek is ingevoerd die nog niet geplaatst is, kunt u de UPT-kosten nog niet factureren. Als er een patiënt uit die lijst gekozen wordt, verschijnt een lijst met alle techniekitems van de betreffende patiënt. Met de knop “gefactureerd” kunt u ook de reeds gefactureerde techniekitems zien.

Met deze knoppen kunt u een selectie maken in de lijst. De lijst kan bestaan uit patiënten die vandaag of morgen een afpsraak hebben. Ook kunt u alle patiënten met “alles” seleceteren. De – en + toetsen kunt u gebruiken om een bepaalde afspraakdatum te selecteren, die u ziet verschijnen in het veld achter “Alleen patiënten met afspraak op”.

Wachtkamer De knop “Wachtkamer” toont een lijst van alle patiënten die in de wachtkamer zijn, verwacht worden of onder behandeling zijn. U kunt de sleepfunctie van de muis gebruiken om de status te veranderen .

Pagina 34 van 242

Afspraken beheren In dit deel van het scherm kunt u afspraken maken en beheren. Het aanklikken van de verschillende opties in de onderste knop geeft diverse mogelijkheden om afspraken te maken.

Per knop volgt hier een toelichting. De toelichting op de overige knoppen van dit deel van het scherm volgt daarna.

U kunt door de agenda bladeren en handmatig een afspraak plannen,

via Plan een afspraak laten plannen,

Pagina 35 van 242

de beschikbare optie’s tonen, gebaseerd op de criteria die bovenin ingevuld staan (arts/afspraakcode/duur),

buiten werktijd plannen via Handmatig,

en afspraken verplaatsen.

In het volgende hoofdstuk “Afsprakenbeheer” worden de diverse mogelijkheden toegelicht.

AFSPRAKENBEHEER

Invoeren van een afspraak. U kunt op 3 manieren een afspraak plannen. 1. Handmatig in de Blader-modus U klikt op het begintijdstip van de gewenste afspraaktijd bij de zorgverlener, bij wie de afspraak gemaakt moet worden. De agenda werkt op de minuut nauwkeurig bij handmatige invoer, en op 5 minuten nauwkeurig met sneltoetsen. Vervolgens verschijnt er een extra scherm met “Plan afspraak”.

Pagina 36 van 242

Hier kunt u aangeven om welke patiënt het gaat, hoe lang het consult moet zijn, en welke afspraakcode er aan dit consult wordt gegeven. (Zie voor het definiëren van afspraakcode onder Beheer / Afspraakcodes). De lengte van het consult kunt u handmatig intypen, of via onderstaande knoppen ophogen of verkleinen.

U kunt eventueel de omschrijving van de afspraak aanpassen. De knop “Voeg gezinslid toe” rechts in dit scherm kunt u gebruiken om aan te geven dat er tijdens de gemaakte afspraak meerdere gezinsleden worden behandeld (er zijn dus meerdere behandelingen tijdens 1 afspraak). Bij een verplaatsing van deze afspraak worden toegevoegde gezinsleden mee verplaatst. De knop Agendacode kunt u gebruiken om een afspraak te maken, waar geen patiënt aan verbonden zit. U kunt hierbij denken aan besprekingen, of een pauze. Als u de Shift-toets ingedrukt houdt en met de muis in de agenda klikt, kunt u meteen een agendacode invoegen in de agenda. Het resultaat kan er als volgt uitzien.

Pagina 37 van 242

Klik op “Plan” om de afspraak in de agenda in te voeren.

2. Via de Afspraakplanner in de Planmodus U kunt ook het systeem laten zoeken naar een vrije plek in de agenda. U gebruikt hiervoor de Planmodus.

De werkwijze van de afspraakplanner is als volgt.

-

Selecteer de patiënt bij , eventueel het type behandeling bij en de zorgverlener bij met behulp van de dropdownlijst (zwarte pijltje). De patiëntnaam staat al ingevuld als u in de agenda een (eerdere) afspraak van deze patiënt heeft geselecteerd. Het systeem vult dan de bijbehorende arts in, als deze bij de patiënt is ingevoerd. Kiest u geen arts, dan zoekt het systeem bij iedere zorgverlener. Om het zoeken te vergemakkelijken, kunt u (een deel van) de naam, geboortedatum, straat, emailadres, privé-telefoonnummer en mobiel telefoonnummer intypen. Het systeem geeft direct weer hoeveel personen er gevonden zijn. In het voorbeeld zijn er 27 patiënten gevonden, die de letters “an” in hun gegevens hebben.

Pagina 38 van 242

Rechts bovenin vindt u een “Actief / Recent / Archief”-keuze. “Actief” zoekt in alle actieve (niet in het archief staande) patiënten. “Recent” toont een lijst van de meest recent in Oase opgeroepen (aangeklikte) patiënten van de huidige gebruiker van Oase. De meest recent geselecteerde patiënt staat bovenaan. “Archief” zoekt in zowel actieve als gearchiveerde patiënten. Wilt u een patiëntenkaart zien van de geselecteerde patiënt, een andere patiënt selecteren (door dit veld weer leeg te maken), of een nieuwe patiënt invoeren, dan kun u via de rechtermuisknop hier snel naar toe.

-

Kies de duur van de afspraak met de 10 en 15 minutentoevoeger en –verminderaar, of typ de gewenste duur in minuten in bij “Duur (min)”.

-

Kies desgewenst een datum, vanaf wanneer het systeem moet gaan zoeken. Voer daarvoor de gewenste startdatum in bij “Vanaf”. Vult u deze voorkeur niet in, dan zoekt het systeem vanaf vandaag. Wilt u een afspraakcode of arts verwijderen, dan klikt u op de rechter muisknop in het te verwijderen veld.

-

Het systeem toont de eerstvolgende mogelijkheid voor een afspraak. Op alle lichte vakken kunt u de gewenste afspraak plaatsen; alle donkere vlakken, waar de afspraak niet past, zijn geblokkeerd. U kunt verder bladeren voor meer mogelijkheden door in de kalender de groene dagen aan te klikken.

Pagina 39 van 242

U kunt de in te plannen afspraak verschuiven over de agenda. Door te klikken op een gewenste en passende plek in de agenda, kunt u de afspraak vastleggen. Vul dan de afspraakgegevens verder in, zoals omschreven in de handmatige invoer van een afspraak. Het systeem keert vervolgens terug naar de Blader-modus. Met de knop “Afspraken” zijn snel alle afspraken van de geselecteerde patiënt te tonen en af te drukken. 3

Via de Afspraakplanner in de Zoek-modus

Het systeem kan zelf een voorstel doen voor een vrije plek in de agenda. U gebruikt hiervoor de Zoekmodus. In dit geval is de agenda zelf niet meer zichtbaar. Het systeem toont een lijst met beschikbare opties. U volgt hier de werkwijze van het hierboven beschrevene onder “2. Via de Afspraakplanner in de Planmodus”. U krijgt vervolgens een lijst met opties. Klik de gewenste optie aan. U dient de gekozen optie te bevstigen.

Deze optie is bijzonder handig bij combi-afspraken.

Combi-afspraak

Pagina 40 van 242

Bovenin de agenda kunt u klikken op een knopje "C” (naast de afspraakcode). Er komen dan 3 invoervelden beschikbaar, zodat u makkelijker een combi-afspraak met 2 of 3 artsen op 1 dag tegelijk kunt maken. Gebruik dan bij voorkeur de Zoek-knop om een voorstel voor een afspraak te doen. Er verschijnt een lijst met opties. Oase neemt de gekozen volgorde van de zorgverleners over; de patiënt krijgt eerst een afspraak met e de 1 medewerker; daarna volgt de afspraak met de volgende medewerker.

Links boven vindt u een knop, waarmee u de maximale wachttijd tussen de afspraken kunt aangeven.

Pagina 41 van 242

Pagina 42 van 242

Plannen buiten werktijd Voor (spoed)afspraken buiten de standaard werktijd van een zorgverlener, kunt u de Handmatigmodus gebruiken.

De werkwijze is dezelfde als in de Planmodus; u bent alleen nu in staat om ook buiten de reguliere werktijden te plannen. U kunt ook buiten de reguliere werktijden plannen met de sneltoetsen “Shift + muisklik”. U krijgt dan het scherm met “plan agendacode”; kunt deze wijzigen in “Plan afspraak” door op de knop “Patiënt” te klikken.

In de afbeelding ziet u een voorbeeld hoe een afspraak in een pauze kan worden ingepland.

Wijzigen van een afspraak. U kunt een afspraak verplaatsen door op de afspraakplanner de knop op “Verplaats” te zetten en dan de afspraak aan te klikken. Schuif vervolgens met de afspraak naar de plaats in de agenda waar u de afspraak heen wilt hebben, en klik daar nogmaals. De afspraak is verplaatst.

U kunt een afspraak wijzigen door – in de Bladermodus - met de muis op de afspraak te gaan staan, en op de rechter muisknop te klikken. Afhankelijk van de datum van de afspraak – ligt deze in het

Pagina 43 van 242

verleden of in de toekomst – verschijnt een lijst met mogelijke acties. U kunt met de muis naar de gewenste regel gaan, of een sneltoets gebruiken. Een gewijzigde afspraak krijgt een rood-witte markering (als dit is ingesteld, zie onder Beheer -. Instellingen / Agenda: “Markeer gewijzigde afspraak”).

Met de rechter muisknop of met de sneltoets Ctrl - D kunt u de markering verwijderen:

Andere sneltoetsen zijn: Rechtermuisknop + w: afspraak wijzigen Rechtermuisknop + Delete: afspraak afzeggen Rechtermuisknop + A: toon alle afspraken Rechtermuisknop + P: printen. Zie voor de mogelijkheden van de rechtermuisknop hieronder.

Wachtkamer: deze optie verschijnt alleen bij de afspraken van vandaag. U kunt de optie gebruiken om aan te geven dat de patiënt zich heeft gemeld en aanwezig is in de wachtkamer. Als u deze knop

Pagina 44 van 242

aanklikt, dan verschijnt er een kloksymbool bij de naam van de patiënt in de agenda. U kunt via de knop “Wachtkamer”, boven in het agendascherm, de patiënten van vandaag met status “wachtkamer” zien.

Onder behandeling. Deze optie verschijnt alleen bij de afspraken van vandaag. U kunt de optie gebruiken om aan te geven dat de patiënt zich heeft gemeld en onder behandeling is. Als u deze knop aanklikt, dan verschijnt er een stoelsymbool bij de naam van de patiënt in de agenda.

Te laat: hiermee kunt u aangeven dat de patiënt wel komt, maar heeft aangegeven later te komen dan het afgesproken tijdstip. Voltooid: klik dit aan als de afspraak heeft plaatsgevonden. U kunt dan in de agenda zien dat de kleur van de afspraak verandert. Zo heeft u een overzicht van welke afspraken zijn afgerond. Actief: Met deze knop kunt u de status van deze afspraak terug brengen naar “actief”. U gebruikt deze knop als u eerder de afspraak heeft gewijzigd in “te laat”, “voltooid” of “niet verschenen”. Niet verschenen: wanneer een patiënt niet verschijnt op een afspraak, dan klikt u deze status aan. Het effect is dat in de kaart van de patiënt bij Afspraken/consulten deze status verschijnt. Zo heeft u snel een overzicht van de mate waarin de patiënt afspraken nakomt.

In de agenda blijft de afspraak in het rood staan, met in de kop de tekst “Patiënt is niet verschenen”. Patiënt behandelen: het scherm springt naar de patiëntenkaart. Dit is hetzelfde als wanneer u de afspraak aanklikt in de agenda. Afspraak verplaatsen: hiermee kunt u de afspraak van een patiënt zonder of met gezinsleden naar een andere datum, tijdstip of een andere zorgverlener verplaatsen. Dit werkt op dezelfde manier als de verplaatsfunctie in de afspraakplanner. Afspraak wijzigen: via deze actie kunt u de patiënt, behandelend zorgverlener, de afspraakcode, de afdeling, de duur en de omschrijving van de afspraak wijzigen. Afspraak afzeggen: er verschijnt een scherm waarin u aan kunt geven wie (van een gezin) en waarom is afgezegd. Ook kunt u met vinkjes aangeven of te laat is afgezegd, en of er een nieuwe afspraak ingepland moet worden. Als het "naar te plannen" vinkje aanstaat wordt de afgezegde

Pagina 45 van 242

afspraak aan de (weer) te plannen afsprakenlijst van de patiënt toegevoegd. U kunt per gezinslid aangeven wie er afzegt en wiens afspraak er blijft staan.

Klikt u op “afzeggen”, dan wordt de gereserveerde tijd weer vrijgegeven voor eventuele andere afspraken. De afzegger en de reden van afzegging blijft wel geregistreerd staan. De afzegreden wordt in de agenda getoond. Als het “afgezegd”-knopje boven in de agenda actief is (sneltoets “Z”), dan worden alle afgezegde afspraken getoond (niet alleen die van vandaag) en kunnen de afgezegde afspraken ook gewijzigd worden. De afzegreden kan nu bij wijzigen van een (afgezegde/niet verschenen) afspraak ook aangepast worden. Afspraak verwijderen: de afspraak wordt uit het afsprakenbestand verwijderd; deze is niet terug te vinden. COV check: voert de COV-check uit bij de patiënt. Zie hierover COV-check in het hoofdstuk “Behandelscherm”. UZI check: voert de UZI-check uit bij de patiënt. Zie hierover UZI-check in het hoofdstuk “Behandelscherm”. Afspraak plannen: het systeem schakelt over op de Planmodus, zodat u snel een nieuwe afspraak kunt inplannen. Voor toelichting op de Planmodus, zie pagina 38. Toon alle afspraken: alle afspraken van deze patiënt worden in een scherm getoond. Hieronder staat een voorbeeld van een dergelijk scherm.

Pagina 46 van 242

Dubbelklikken op een afspraak opent een scherm met de mogelijkheid om de afspraak te wijzigen.

Andere mogelijkheden van het wijzigingsscherm vindt u onder Het planningssysteem hieronder. Toon techniek: toont alle techniekitems van de patiënt die bij de afspraak hoort. Toon afspraakwijzigingen: alle wijzigingen van die specifieke afspraak worden getoond. Printen: met deze knop kunt u de afspraakgegevens van deze afspraak printen, faxen of als bestand opslaan.

Pagina 47 van 242

U kunt kiezen of u de (huidige of alle) afspraakgegevens wilt printen, of het adres van de patiënt. Ook kunt u aangeven waar u de gegevens naar wilt printen met behulp van het dropdownmenu of het printerknopje ernaast. Afspraken van de patiënt uit het verleden, en afspraken die binnen een uur plaatsvinden, worden niet geprint op het afspraakkaartje of de afspraaklijst.

Het planningssysteem De agenda van Oase maakt het mogelijk dat een zorgverlener een of meerdere afspraken voorstelt, en dat de agendabeheerder de afspraken (samen met de patiënt) vervolgens (op een ander moment) inplant. Dit werkt als volgt. De zorgverlener plant een (vervolg)afspraak via het behandelscherm op de patiëntenkaart (onder de knop Afspraken/te plannen in het behandelscherm; deze knop is rood omcirkeld in onderstaande afbeelding). N.B. Te plannen afspraken die aan een behandelplan gekoppeld zijn, worden alleen in het "te plannen"-scherm getoond als het behandelplan op "onder behandeling” staat.

In de agenda verschijnt bij de knop “Patiënten” het aantal patiënten, voor wie afspraken moeten worden ingepland. In het voorbeeld hieronder zijn er twee patiënten in te plannen.

De knop “Te plannen ” geeft aan hoeveel afspraken er voor de geselecteerde patiënt te plannen zijn.

In het voorbeeld zijn er twee afspraken in te plannen voor deze patiënt.

Pagina 48 van 242

Om de patiënten in te plannen, klikt u op bovengenoemde knop “Patiënten” in de Agenda. Een lijst met patiënten verschijnt.

Klik op een patiënt. De planner opent, met een overzicht van reeds gemaakte en ingeplande (lopende) afspraken onderin, en te plannen afspraken in het bovenste deel van de planner (Te plannen afspraken). U kunt onderdelen van de afspraken nog bewerken door deze aan te klikken.

Wilt u nog een te plannen afspraak toevoegen, klik dan op .

Op de regel kunt u dan invullen hoe lang de afspraak moet duren bij “Duur”, en indien nodig, hoeveel dagen er tussen deze afspraak en de vorige moet zitten bij “dagen tussen”, de afspraakcode, een vrije omschrijving en de zorgverlener. Klik dan op “OK” om de afspraak in de te plannen lijst op te nemen. Wilt u een te plannen afspraak verwijderen, ga dan op de te plannen afspraak staan en klik dan op de rechtermuisknop. Klik “Wis de geplande afspraak” aan. De afspraak wordt dan gewist.

Pagina 49 van 242

Om de afspraak in de agenda te plannen, klikt u op de knop “Start planner”. De planner springt naar de eerstvolgende mogelijkheid die aan de voorwaarden voldoet. Op de lichte vakken kunt u de afspraak inplannen, de donkere zijn niet planbaar. Klik op het gewenste tijdstip en zorgverlener/stoel. De afspraak wordt geplaatst. Er opent een scherm waarin u eventuele wijzigingen of toevoegingen (van bijvoorbeeld ander gezinsleden) kunt toevoegen.

Klik op “Plan” als u de afspraak wilt inplannen; met de knop “Afbreken” kunt u opnieuw naar een mogelijkheid zoeken. U herhaalt dan bovengenoemde stappen tot u de afspraak definitief hebt gepland. Staan er meerdere afspraken van een patiënt klaar, dan worden die vervolgens aangeboden. U kunt vervolgens eventuele overige afspraken inplannen.

Pagina 50 van 242

III. PATIËNTEN

Bij “Patiënten” worden de patiënt- en behandelgegevens ingevoerd. De belangrijkste manieren om in een te patiëntenkaart komen zijn: door in de agenda op een afspraak van de patiënt te klikken, of door in de patiëntenlijst (overzichtslijst met patiënten) dubbel te klikken op de patiënt. Met de rood omcirkelde knop kunt u de patiëntenlijst oproepen.

Het scherm met de patiëntenlijst

Onderaan de patiëntenlijst zijn de afspraken van de geselecteerde patiënt te zien. U heeft hier ook de mogelijkheid om een afspraak voor deze patiënt te maken met de knop “Maak afspraak”. Ook kunt u bepaalde gegevens van deze patiënt, zoals afspraak- of adresgegevens, te printen met de knop “Print”. De knop “Toon alle” biedt de mogelijkheid om al of niet oude en afgezegde afspraken te zien. Het bruine symbool “A” achter de naam geeft aan dat de Anamnese niet is ingevuld. Is de “A” rood, dat heeft de patiënt een hoge ASA-score. Ontbreekt de “A”, dan is de anamnese ingevuld. Zie hierover het hoofdstuk Diagnoses. Alle plekken waar (A) naast de naam staat, als de anamnese niet is ingevuld, wordt ook op anamnesefrequentie gelet. Dit houdt in dat Oase kijkt of de anamnese niet te oud is. U kunt instellen na hoeveel maanden een diagnose verouderd is bij Beheer > Instellingen > tabblad Overig: Anamnese frequentie ( ) maanden. Een rood veld in de kolom “BSN” geeft aan dat de BSN-checkdatum nog leeg is OF dat het BSN-veld van de patiënt nog leeg is. Een rood veld in de kolom “COV check” geeft aan dat de check langer dan

Pagina 51 van 242

6 maanden geleden is OF dat het verzekeringsnummer van de patiënt nog leeg is. Zie over de uitvoering van de UZI-check hier, over de uitvoering van de COV-check hier. Het symbool “J” achter de geboortedatum geeft aan dat het om een kind of jongere gaat (met een leeftijd lager dan aangegeven bij de instellingen. De patiëntenlijst kunt u met vinkjes filteren op “lopend”, “archief”, “wachtlijst”, “passanten”, “triage” of combinaties hiervan. Ook kunt u filteren op types patiënten (zie hierover het bewerkscherm van patiënten) en op “checklist” (type behandelcode) door het het blauwe vinkje. Zie over de checklist het hoofdstuk van de behandelcodes.

De knop “Factureren” geeft een overzicht van wat er te factureren is tot en met een door u gekozen datum. Let op; deze knop heeft een andere functie dan de knop “Factureren” in een patiëntenkaart.

Linksonder ziet een aantal weergave-opties. U kunt via het aanvinken van het hokje “Details” meer gegevens in het scherm zien. Ook kunt u filteren op afdeling en zorgverlener. Klikt u op”Ok”, dan kunt u een declaratiebestand aanmaken.

De status van de kaart kunt u aangeven bij het veld “Mapstatus” in de patiëntenkaart bij de patiëntengegevens (zie hieronder). Als u de rechter muisknop aanklikt op een patiënt in de lijst, dan krijgt u de volgende extra opties:

Pagina 52 van 242

Maak afspraak. Toont direct de agenda met de mogelijkheid een afspraak te maken voor deze patiënt. Zie verder Afsprakenbeheer. Toon afspraak. Toont direct een overzicht van de lopende afspraken van de patiënt. COV check. Voert direct een COV-check uit van de patiënt. Zie verder COV-check in het hoofdstuk Behandelscherm. UZI check. Voert direct een UZI-check uit van de patiënt. Zie verder UZI-check in het hoofdstuk Behandelscherm. Overzichten. Biedt de mogelijkheid van een snel overzicht van bepaalde gegevens. Zie hierover Overzichten bij patiënten.

Pagina 53 van 242

Nieuwe patiënt aanmaken Als u een nieuwe patiënt wilt aanmaken, klik dan op “nieuw” in de subknoppenbalk. Het systeem kent zelf een patiëntnummer toe, één hoger dan het laatst beschikbare nummer. Vul de gewenste gegevens in; eventuele lichtgrijze velden zijn geïmporteerd vanuit de externe patiëntenadministratie en kunnen niet gewijzigd worden door de gebruiker. Sla de ingevoerde patiëntgegevens op met het groen vinkje. Voor een toelichting op de velden van deze kaart, kijkt u in het hoofdstuk “Bewerkscherm”.

Weergaves patiëntenkaart De patiëntenkaart kent 2 weergaves: het bewerk- en het behandelscherm. U kunt tussen de weergaven wisselen door op de juiste kant van de knop te klikken:

U krijgt dan één van de volgende schermen te zien.

Behandelscherm

Pagina 54 van 242

Bewerkscherm

Hieronder gaan we op beide schermen in.

BEHANDELSCHERM

De patiëntenkaart in het behandelscherm kent 3 weergaves: de status, bewerk- en de behandelmodus. U kunt tussen de weergaven wisselen door op de juiste kant van deze knop te klikken:

U krijgt dan één van de volgende schermen te zien.

Pagina 55 van 242

Status praesens

Behandelmodus

Pagina 56 van 242

Planmodus

Onder deze knop vindt u de koppelingen met programma’s waarmee u Röntgenfoto’s kunt bekijken. U vindt de koppelingen onder Beheer -> Instellingen -> Koppelingen.

Het scherm van het behandelscherm kent 4 hoofdvlakken: -

1. patiënteninformatie aan de bovenkant 2. overzicht van mogelijke prestatiecodes aan de linkerzijde 3. een grafisch overzicht van de status praesens rechts in het midden en 4. de behandelgegevens aan de onderzijde rechts.

Pagina 57 van 242

Patiënteninformatie

Grafisch overzicht Overzicht prestatiecodes

Behandelgegevens

PATIËNTENINFORMATIE Hier bevindt zich informatie, die deels is overgenomen uit het algemene deel van de kaart (zie het bewerkscherm). Bij “Saldo” ziet u een melding als de machtiging overschreden wordt. Deze saldomelding van de overschrijding van de behandelduur en van de techniekkosten wordt alleen getoond als er een actief bijzonder tandheelkundeplan is.

Adresgegevens Linksboven vindt u de adresgegevens van de patiënt. Klikt u met uw rechter muisknop op deze geveens, dan opent een mogelijkheid om een afspraak- of adreskaartje te printen.

Pagina 58 van 242

U kunt in de “Adres”-modus aanvinken of u het patiëntnummer en geboortedatum wilt afdrukken. Bij de “Sjabloon”-modus kunt u een door u aangemaakt sjabloon kiezen. Bij adresetiketten is het mogelijk om ook adressen van verzekeraar, verwijzers e.d. te printen.

U kunt deze (adressen van) verzekeraars en verwijzers definiëren via de knop “Brieven”. De verzekraars en verwijzer moeten dan wel zijn ingevoerd bij Verzekeraars of Externe adressen (zie onder Beheer).

Klok Bovenin de behandelkaart staat een behandelklok, die begint op het moment dat het behandelscherm van een patiënt geopend wordt. Als er een andere patiënt gekozen wordt, begint hij opnieuw, of als u op de klok klikt.

Pagina 59 van 242

Stopwatch Naast de tijd is een stopwatchknopje toegevoegd (met als sneltoets CTRL+W). Met links/rechts klikken op het plaatje, kunt u +1/-1 minuut aan de stopwatchtijd veranderen. De klok verschijnt rechtsboven in beeld. Als u op de secondes links/rechts klikt, dan kunt u ± 15 seconde kiezen, met klikken op de minuten ± 1 minuut. Na de ingestelde tijd klinkt er een geluidssignaal en verandert de tijdsweergave van groen naar rood. Er kan per gebruiker aangegeven worden of de stopwatch in de behandelkaart geluid maakt. Zie daarvoor Beheer -> Gebruikers.

Betekenis van de (kleur van de) knoppen Er bevindt zich een aantal knoppen: Diagnostiek, UZI-check, COV-check, de anamnese, de DPSI, de parostatus, afspraken/te plannen en memo’s. De kleuren van deze knoppen kunnen wijzigen.

Diagnostiek Het aanklikken van deze knop opent het volgende scherm.

Pagina 60 van 242

Dit scherm kent 4 weergaves, “Zorgplan”, “Algemene anamnese”, “Orthodontie” en “Angstscores”, te selecteren door de knop linksboven. Zorgplan Het zorgplan bestaat uit een samenvatting van een aantal al eerder ingevoerde gegevens, gecombineerd met de mogelijkheid om informatie toe te voegen. De grijze velden bestaan uit de eerder ingevoerde gegevens, de witte velden zijn vrij invulbaar. De informatie die u hier toevoegt, wordt ook in het behandelplan van de patiënt zichtbaar. De informatiebronnen zijn: Medische anamnese: de medische anamnese onder de knop “Anamnese” in de patiëntenkaart. Diagnose uit algemene anamnese: de samenvatting uit de algemene anamnese, onder de knop “Alg. anamnese” van diagnostiek.

Angstscores: samenvatting van angstscores onder de knop “Angstscores” van diagnostiek.

DPSI en Paro: samenvatting van de DPSI en parostatus onder de knoppen “DPSI” en “Parostatus” in de patiëntenkaart.

Synopsis: dit zijn de behandelnotities uit de patiëntenkaart.

Pagina 61 van 242

Revisie: een overzicht van de geplande afspraken. Notities: overzicht vanuit het memoblok: memo’s onder de knop “Memo’s” in de patiëntenkaart.

Prestaties: alle prestaties uit het / de behandelplan(nen).

Met de knoppenbalk onder in het schem kunt navigeren naar het/de behandelplan(nen).

In de mouse-over van deze knoppen ziet u sneltoetsen, die u ook kunt gebruiken. De knop “Wijzig” brengt u naar het behandelplan, dat u kunt aanpassen. Met de knop “Nieuw” maakt u een nieuw behandelplan aan. Klik op “Ok” om de invoer te bevestigen en op te slaan.

Algemene anamnese

Pagina 62 van 242

U kunt hier de algemene anamnese van de patiënt invoeren. Klik op een van de grijze regels voor de specifieke onderdelen.

Door het aanklikken van de codes wordt de regel geselecteerd, en rood van kleur. Ook verschijnt er een melding in het vak “Samenvatting” aan de rechterzijde van dit scherm. U kunt in deze lijst scrollen met behulp van de scrollbalk aan de rechterzijde van de lijst. U kunt zelf opmerkingen toevoegen in het opmerkingenscherm rechtsonder. Tevens kunt u onder het vak “Opmerkingen” de centrumindicatie en de diagnosecode aangeven via een dropdownlijst. Orthodontie Hier kunt u de juiste gegevens invoeren of aanvinken. Sla de gegevens op door op “Ok” te klikken.

Pagina 63 van 242

Angstscores U kunt hier de diverse angstgegevens invoeren. De bijbehorende scores worden direct getoond in het scoreveld aan de rechterzijde.

Klik op “OK” om de ingevoerde gegevens te bewaren. Met “Verwijderen” verwijdert u alle eerder opgeslagen gegevens; “Afbreken” zorgt er voor dat de niet-opgeslagen gegevens worden verwijderd.

UZI-check

Rood: check is nog niet uitgevoerd. Blauw: check is uitgevoerd. Hiermee kunt het BSN (Burgerservicenummer) en het adres van de patiënt controleren, als u deze knop aanklikt. In de mouse-over (tekst die verschijnt als u over een knop gaat met uw muis) kunt u lezen of deze check is uitgevoerd of niet. U kunt dit ook aan de kleur van de knop zien (zie hierboven).

Als u de knop UZI-check aanklikt, dan vergelijkt Oase de gevonden gegevens met de gegevens die in Oase bekend zijn.

Pagina 64 van 242

Als er afwijkingen gevonden worden tussen Oasegegevens en gevonden gegevens, dan geeft Oase dat aan (zie bovenste regel). In dit geval wijken de naam van de patiënt en de postcode af van de gevonden gegevens. U heeft de keuze om de gevonden gegevens over te nemen; klik dan “Gegevens overnemen” aan. U kunt, om overschrijving van de huidige gegevens onmogelijk te maken, de UZI-check blokkeren. Zie hiervoor het onderdeel “Overig (tabblad van patiënt)”.

COV-check

Rood: check is vandaag nog niet uitgevoerd. Blauw: check is vandaag uitgevoerd. Hiermee kunt u de verzekeringsgegevens van de patiënt controleren. In de mouse-over (tekst die verschijnt als u over een knop gaat met uw muis) kunt u lezen of deze check vandaag is uitgevoerd of niet. U kunt dit ook aan de kleur van de knop zien (zie hierboven).

Als u de knop COV-check aanklikt, dan vergelijkt Oase de gevonden gegevens met de gegevens die in Oase bekend zijn.

Als er afwijkingen gevonden worden tussen Oasegegevens en gevonden gegevens, dan geeft Oase dat aan (zie bovenste regel). In dit geval wijken de naam van de patiënt en de postcode af van de

Pagina 65 van 242

gevonden gegevens. U heeft de keuze om de gevonden gegevens over te nemen; klik dan “Gegevens overnemen” aan. U kunt de COV-check ook uitvoeren door in de patiëntenlijst de juiste patiënt te selecteren en op de rechter muisknop te klikken.

Medische anamnese

Rood: nog niet ingevuld. Blauw: ingevuld. Na het aanklikken van de knop “Anamnese” verschijnt een invulscherm, waarin u uw bevindingen kunt noteren. U kunt hier ook de behandelaar invullen.

De medische anamnese kan ook in het Engels getoond of geprint worden. U kunt Engels als standaard taal instellen bij patiënten. Zet dan in de patiëntenkaart in de Bewerkmodus in het subtabblad “Overig” de taal op Engels.

Pagina 66 van 242

Klik op de groene cirkel met het witte plusje voor een nieuwe anamnese; er wordt dan de datum van vandaag ingevuld in het veld onder “Anamnese”. Hier kunt u ook eventuele eerdere versies oproepen via de dropdownlist.

De overige knoppen hebben de volgende functie:

met deze knop kunt u de ingevoerde gegevens van de anamnese verwijderen. Let op, u wist al uw ingevoerde gegevens van deze anamnese. Oude anamneses blijven bewaard.

Dit is de knop waarmee u de datum van een eerdere anamnse kunt aanpassen.

De knoppen “Ingevulde medische anamnese afdrukken” en “Lege medische anamnese afdrukken” kunt u gebruiken om een gevuld, respectievelijk leeg anamneseformulier te printen, of in een ander (bijvoorbeeld PDF-) bestand om te zetten. Bij “behandelaar” kunt u de juiste behandelaar selecteren uit een dropdownlijst met medewerkers. Vul vervolgens de vragenlijst in door op “Ja” of “Nee” te klikken. Bij een aantal vragen zijn er subvragen, zodra u “Ja” invult. Ook verschijnt er bij “Ja” een melding ervan in het vak “Samenvatting” aan de rechterzijde van dit scherm. De ASA-Score ziet u eveneens bovenaan het scherm.

U kunt aangeven of u het ingevoerde anamnese-onderdeel wilt tonen bij het openen van de patiëntenkaart. Dat doet u door het aanklikken van dit symbool aan het het eind van een anamneseregel.

Pagina 67 van 242

De ASA-score vindt u hier. Hier vindt u de knop “Waarschuwingen” en onder “Samenvatting” een overzicht van de aangeklikte antwoorden.

Klikt u de rode cirkel met het witte uitroepteken in de rechter bovenhoek aan, dan zijn de waarschuwingen, die bij de anamnese horen, zichtbaar. Klikt u deze knop weer uit, dan ziet u alleen een kort overzicht van de ingevoerde anamnese van de patiënt. Bij de opmerkingen kunt u zelf tekst toevoegen aan de opmerkingen die Oase al zelf neerzet. “Toon bij openen patiëntkaart” zorgt ervoor dat de opmerking (en de samenvatting) wordt getoond, wanneer u de patiëntkaart opent. “Anamnese is volledig ingevuld” vinkt u aan als u de anamnese volledig hebt ingevoerd. Zolang u dit vakje niet heeft aangevinkt, is de tekst “Anamnese” op het tabblad grijs, en verschijnt er een “A” achter de naam van de patiënt in de agenda en in de patiëntenlijst.

Pagina 68 van 242

U kunt aangeven of de patiënt met een rolstoel komt of een tillift nodig heeft door de vinkjes onderaan te gebruiken. Er verschijnt dan een symbool bij de afspraak in de agenda:

Rolstoel en tillift Klik op “OK” om de ingevoerde wijzigingen op te slaan. Bij een anamnese met een ASA-score van III of hoger, wordt de achtergrondkleur van de patiënteninformatie rood.

DPSI

De knop DPSI dient om de conditie van het tandvlees in kaart te brengen. Als u deze knop aanklikt, dan verschijnt er een overzicht van vorige DPSI-metingen in beeld. U kunt een nieuwe meting toevoegen door op de knop “Nieuwe meting” te klikken.

Grijs: er is niets ingevuld. Blauw: DPSI is ingevuld en toont de hoogste score.

Er is in dit geval een meting ingevoerd; de hoogste score van deze patiënt is 2 (categorie A).

Als u op de knop klikt opent het volgende scherm. De datum is al ingevuld. U kunt deze desgewenst wijzigen. Ook kunt u aangeven wie de behandelaar is door deze te selecteren uit het dropdownmenu bij het veld “Behandelaar”.

Pagina 69 van 242

Bij “Elementen” kunt u per element aangeven wat de status is van het tandvlees. Via een dropdownmenu kiest u uit de diverse scores.

In het vak onder het kopje “Meting” verschijnen de hoogste scores voor de betreffende sectie. U ziet hieronder een voorbeeld. De hoogste score wordt ook in tekst vermeld in het vak, en op knop DPSI in het behandelscherm.

Pagina 70 van 242

Onder in het scherm kunt u verdere informatie aanvinken, en de elementen bij de pocketdiepte aangeven. U kunt ook aangeven welke instructie u aan de patiënt meegeeft, en wanneer een vervolgbehandeling plaats moet vinden. Al deze informatie is puur voor naslag opgenomen; er worden geen vervolgacties in het programma in gang gezet. De informatie voor de patiënt kunt u meegeven via de knop “Print uitleg”. Er verschijnt een scherm met alle informatie die voor de patiënt relevant is. U kunt dit printen of exporteren naar PDF, en dan emailen. De informatie voor een collega-zorgverlener kunt u printen of verzenden via de knop “Print score”. Er verschijnt een scherm met patiëntinformatie, die u kunt printen of exporteren naar PDF, en dan emailen. Als u de invoer bevestigt met een klik op “Ok”, dan verschijnt uw invoer in samenvatting in het scherm met het overzicht van de DPSI-metingen.

Door hier op “OK” te klikken, gaat u terug naar het behandelscherm.

Parostatus

Grijs: er is niets ingevuld. Blauw: parostatus is ingevuld.

Pagina 71 van 242

Klik op de knop Parostatus. Bij een eerste meting opent direct een parostatusscherm. Is er al een eerdere parostatus ingevuld, dan opent een overzichtsscherm. Bij een vervolgmeting ziet u de belangrijkste gegevens van de eerdere meting overzichtelijk onder elkaar.

U kunt door de knop “Nieuwe parostatus” een scherm oproepen waarin, u de meetresultaten van een bepaalde datum voor de patiënt kunt opnemen.

De volgende gegevens van de status praesens (als deze is ingevuld) worden bij de parostatus overgenomen:

Pagina 72 van 242

U kunt hier per element aangeven wat de (gewijzigde) status is. Door op een element te gaan staan, en de rechtermuisknop aan te klikken, kunt u het element een andere status toekennen. Deze status wordt echter NIET terug overgenomen in de status praesens; wilt u in de status praesens een wijziging aanbrengen, dan moet u dat in het grafisch overzicht van de status praesens doen. U kunt van alle metingen de invoer met het toetsenbord doen; de invoer verloopt van buiten- naar binnenzijde van het element 18 naar 11, 28 naar 21, vervolgens van 38 naar 31 en ten slotte van 48 naar 41. U kunt inzoomen door een van de kwadranten aan te klikken in het veld rechtsboven.

Inzoomen en sneltoetsen

Een andere manier om in te zoomen is om de sneltoetsen te gebruiken, of de “scroll”-functie van uw muis.

Pagina 73 van 242

Mobiliteit. Klik met de linkermuisknop in het vak bij het betreffende element. U kunt door te blijven klikken, of door met de muis naar de juiste regel te bewegen, de juiste invoer selecteren. Achter de invoer staat de sneltoets, waarmee u de metingen via het toetsenbord op eenvoudige wijze bij meerdere elementen kunt invoeren. Voorbeeld: bij het ingedrukt houden of herhaald indrukken van de toets “2”, krijgen de volgende elementen allemaal de status “Horizontaal, 1 – 2 mm”.

Furcaties. Klik met de linkermuisknop in het gemeten vak bij het betreffende element. U kunt door te blijven klikken, of door met de muis naar de juiste regel te bewegen, de juiste invoer selecteren. Achter de invoer staat de sneltoets, waarmee u de metingen via het toetsenbord op eenvoudige wijze bij meerdere opvolgende meetpunten kunt invoeren. Voorbeeld: bij het ingedrukt houden of herhaald indrukken van de toets “2”, krijgen de volgende meetpunten allemaal de status “ > 3 mm”.

Botafbraak. Klik met de linkermuisknop in het gemeten vak bij het betreffende element. U kunt door te blijven klikken, of door met de muis naar de juiste regel te bewegen, de juiste invoer selecteren. Achter de invoer staat de sneltoets, waarmee u de metingen via het toetsenbord op eenvoudige wijze bij meerdere opvolgende meetpunten kunt invoeren. Voorbeeld: bij het ingedrukt houden of herhaald indrukken van de toets “2”, krijgen de volgende meetpunten allemaal de status “ Horizontaal, > 1/3 mm”.

AN (aanhechtingsniveau) De waarde bij AN wordt automatisch berekend als LG en pocketdiepte zijn ingevuld. LG (lokalisatie gingiva). Klik met de linkermuisknop in het gemeten vak bij het betreffende element. U kunt door te blijven klikken, of door met de muis naar de juiste regel te bewegen, de juiste invoer selecteren. Achter de invoer staat de sneltoets, waarmee u de metingen via het toetsenbord op eenvoudige wijze bij meerdere opvolgende meetpunten kunt invoeren.

Pagina 74 van 242

Voorbeeld: bij het ingedrukt houden of herhaald indrukken van de toets “2”, krijgen de volgende meetpunten allemaal de status “ 2 mm”.

De bij LG ingevoerde waarde ziet u ook grafisch weergegeven bij het elementnummer in de vorm van een grotere of kleinere grijze kolom.

Grafische aanduiding van lokalisatie gingiva.

Plaque. Klik met de linkermuisknop in het gemeten vak bij het betreffende element. U kunt door te blijven klikken de juiste invoer selecteren.

Bloeding, Pocketdiepte. De resultaten van deze metingen worden in een vak weergegeven, maar u moet deze wel beide apart invoeren. Dat doet u als volgt. Klik op de bovenste helft van het juiste vak voor de invoer van de bloeding, en op de bovenste helft van het juiste vak voor de invoer van de pocketdiepte. U kunt door te blijven klikken, of door met de muis naar de juiste regel te bewegen, de juiste invoer selecteren. Achter de invoer staat de sneltoets, waarmee u de metingen via het toetsenbord op eenvoudige wijze bij meerdere opvolgende meetpunten kunt invoeren. Voorbeeld: bij het ingedrukt houden of herhaald indrukken van de toets “2”, krijgen de volgende meetpunten allemaal de status “pus” of “2 mm”.

Vergelijken

Pagina 75 van 242

Met de knop “Vergelijken” kunt u de pocketdieptes van verschillende metingen vergelijken. Klik deze knop aan en selecteer een vorige meting. Wat de vergelijking aangeeft, is het pocketdiepteverschil met de vorige status, dus relatief en niet de absolute diepte van de vorige status. Neemt de pocketdiepte toe in vergelijking tot de eerdere meting, dan kleurt het getal rood; bij afname wordt dit weergegeven in groen.

U kunt met sneltoets [a] wisselen tussen het vergelijk- en normale scherm (uiteraard indien er een vorige parostatus aanwezig is). De absolute pocketdiepte zelf blijft gewoon zichtbaar.

Het paro-protocol kan aangegeven worden met een kleur er aan gekoppeld. Onderin het scherm vindt u de mogelijkheid om notities toe te voegen over de diagnose, en het behandelplan. Deze tekst ziet u terug in het overzichtsscherm. U kunt de ingevoerde metingen weer snel verwijderen met de “Verwijderen”-knop onder in het scherm. Let op: hiermee is alle niet opgeslagen invoer definitief verdwenen. Door het aanklikken van “OK” slaat u de ingevoerde gegevens op. Hiermee keert u terug naar het behandelscherm. De belangrijkste informatie en de kleur is nu zichtbaar in de behandelkaart.

Door de knop “Parostatus” opnieuw aan te klikken kunt u een bestaande parostatus bewerken/printen of een nieuwe parostatus invoeren.

Agendastatus

Meestal zult u hier de modus “Planbaar” aantreffen. Er kan dan een nieuwe afspraak met de patiënt in de agenda worden ingevoerd. Dit is niet mogelijk in de volgende twee gevallen:

Pagina 76 van 242

-

-

Agendastatus “Geblokkeerd”; in het bewerkscherm is dan bij het tabblad Overig een vinkje gezet bij “Agenda geblokkeerd”. U kunt deze optie gebruiken als u niet wilt dat er voor deze patiënt nieuwe afspraken worden gemaakt, bijvoorbeeld omdat de patiënt nog niet aan zijn of haar financiële verplichtingen heeft voldaan. Agendamodus “Plan in wacht”; in het bewerkscherm is dan bij het tabblad Behandelplan de modus “wachten” aangezet.

Afspraken De knop “Afspraken” geeft de mogelijkheid voor de zorgverlener om nieuwe afspraken klaar te zetten om ingepland te worden. Staan er een of meerdere afspraken klaar om te worden ingepland, dan verandert de knop in “Te plannen”.

De getallen geven aan hoeveel afspraken, respectievelijk te plannen afspraken er reeds zijn voor deze patiënt. Zo kan een zorgverlener een of meerdere afspraken voorstellen, en de agendabeheerder kan de afspraken (samen met de patiënt) vervolgens inplannen. Dit werkt als volgt. Om een nieuwe afspraak voor te stellen, klikt u op de knop “Afspraken” (of “Te plannen.”). De planner opent, met een overzicht van reeds gemaakte en ingeplande (lopende) afspraken onderin, en reeds voorgestelde afspraken in het bovenste deel van de planner (Te plannen afspraken). Wilt u (nog) een te plannen afspraak toevoegen, klik dan op .

Op de regel kunt u dan invullen hoe lang de afspraak moet duren bij “Duur”, en indien nodig, hoeveel dagen er tussen deze afspraak en de vorige moet zitten bij “dagen tussen”, de afspraakcode, een vrije omschrijving, de zorgverlener en het behandelplan. Klik dan op “OK” om de afspraak in de te plannen lijst op te nemen. Deze lijst is zichtbaar in de agenda via de knop “Te plannen”. Hier staan alle de te plannen afspraken.

Pagina 77 van 242

Wilt u een te plannen afspraak verwijderen, ga dan op de te plannen afspraak staan en klik dan op de rechtermuisknop. Klik “Wis de geplande afspraak” aan. De afspraak wordt dan gewist.

Brieven Als u de knop “Brieven” aanklikt, verschijnt er een scherm met de mogelijkheid met derden te corresponderen.

U kunt hierbij kiezen of u een e-mail of een (papieren) brief wilt versturen. Dit kiest u via de knop linksboven “E-mail / Papier”.

E-mail

Pagina 78 van 242

E-mailen werkt als volgt. Kies als eerste de geadresseerden, en hoe u de geadresseerden wilt benaderen (via “Aan”, “CC” of “BCC”). U kunt een geadresseerde kiezen uit de drop-downlijst van de externe adressen. Daarbij wordt de lijst gefilterd op basis van wat er bij de externe adressen in het veld “Categorie” is ingevoerd. Oase toont bijvoorbeeld geen apothekers bij de doorverwijzers of huis(tand)artsen.

Om een mail via “Aan” te verzenden, kan deze slechts naar 1 geadresseerde. Deze geadresseerde krijgt een rode veldaanduiding.

Oase controleert bij het aanvinken van “Aan” of “(B)CC” of er een mailadres beschikbaar is van de geadresseerden. Is dit niet zo, dan krijgt u hiervan een melding. Breek dan de brief af en vul eerst het mailadres in.

Let op! Oase bewaart een afgebroken mail niet! Ontbreekt er een mailadres (of een bijlage), dan kunt u dat/deze alleen toevoegen door eerst de mail af te breken. U bent dan de door u

Pagina 79 van 242

ingevoerde (tekst)aanpassingen kwijt. Mailadressen aanvullen van derden doet u onder Beheer -> Externe adressen. Oase vult als afzender automatisch de behandelaar in; u kunt een andere afzender kiezen uit de dropdownlijst met medewerkers. U kiest een sjabloon bij het veld Sjabloon. U krijgt de tekst van het sjabloon te zien, met eventuele gegevens, zoals patiëntnaam, al ingevuld.

U kunt hier eigen tekst aan toevoegen of de bestaande tekst wijzigen. Vervolgens kiest u de afzender en het (mail)adres van de afzender. Tenslotte kunt u eventuele bijlagen toevoegen door de gewenste bijlagen aan te vinken.

U kunt de bijlagen inzien (en desgewenst printen) door op het vergrootglas te klikken (rood omcirkeld). Klik, zodra u klaar bent, op “Verzenden”. U krijgt een melding wanneer de e-mail verzonden is. Het is ook mogelijk om de e-mail op te slaan en later verder te bewerken en te verzenden. Kies dan “Opslaan”. U kunt opgeslagen en verzonden mail terugvinden onder de knop “E-mail”.

Pagina 80 van 242

Dubbelklikken op de mail opent een scherm met de tekst van de mail, zonder de eventuele bijlagen. Via de Verstuur-knop kunt u controleren of de e-mail verzonden is. Reeds verzonden e-mails kunt niet nogmaals verzenden. Oase onthoudt de geadresseerden; bij een volgende nieuwe e-mail zijn deze ingevuld. U kunt dan alleen de “Aan”-, “CC”- of “BCC”-vinkjes aan te zetten, of desgewenst de geadresseerden aanpassen.

Papieren brief

U kunt hier als volgt een brief genereren. Kies een sjabloon uit de dropdownlijst. Oase vult als afzender automatisch de behandelaar in; u kunt een andere afzender(adres) kiezen uit de dropdownlijst (met medewerkers). Afhankelijk van het gekozen sjabloon verschijnt er een printericoontje achter één of meerdere velden met geadresseerden. Voeg diegenen toe aan wie u een brief wilt sturen, en klik op het printericoontje achter de ingevoerde naam.

Pagina 81 van 242

U kunt een geadresseerde kiezen uit de drop-downlijst van de externe adressen. Daarbij wordt de lijst gefilterd op basis van wat er bij de externe adressen in het veld “Categorie” is ingevoerd. Oase toont bijvoorbeeld geen apothekers bij de doorverwijzers of huis(tand)artsen.

Er opent een scherm in Word. U kunt hier eigen tekst aan toevoegen of de bestaande tekst wijzigen, zoals u gewend bent in Word. Vervolgens kunt u de brief printen via “Bestand -> Print”.

Bij het sluiten van het document kunt u kiezen of u het document wilt bewaren. Het wordt dan opgeslagen bij de patiëntkaart in de behandelmodus (tabblad Documenten).

Oase onthoudt de geadresseerden; bij een volgende nieuwe e-brief zijn deze ingevuld. U kunt dan desgewenst de geadresseerden aanpassen.

Pagina 82 van 242

Maakt u binnen 4 uur nogmaals een brief aan, gericht aan dezelfde persoon of instantie, dan overschrijft Oase de bestaande brief. Bij langere tussenposes wordt een nieuwe brief aangemaakt en bewaard.

Bitewing [geen] geeft aan dat er geen bitewing is gemaakt. U kunt bij het tabblad Overig in het bewerkscherm aangeven of het nodig is om een bitewing te maken. Vinkt u “Geen bitewings maken” aan, dat toont het scherm in het behandelscherm: [niet nodig]. Dit kan het geval zijn bij bijvoorbeeld een patiënt met volledige prothese.

Is er een bitewing gemaakt, dan verschijnt de datum.

U kunt per patiënt de bitewingfrequentie aangeven. Als u daar niets invult, dan gebruikt Oase de globale instelling die bij “Beheer->Instellingen->Oase” in het veld “Bitewing frequentie” staat ingevuld.

Pagina 83 van 242

Als hier het vinkje “Bitewing waarschuwing” staat aangevinkt, dan verschijnt er in de agenda naast de patiëntnaam een ”BW”-icoontje

als het weer tijd is voor een nieuwe bitewing.

Betaalgedrag U heeft hier de opties [standaard] en [Direct betalen]. De laatste optie zet u aan in de patiëntkaart bij het subtabblad Overig: “Direct betalen”.

Memo’s

Deze knop biedt u de mogelijkheid om memo’s over deze patiënt in te voeren. Het verschil met de algemene berichtenoptie rechtsboven in het scherm is dat de memo betrekking heeft op de specifieke patiënt. Het cijfer in de rode cirkel geeft aan hoeveel memo’s zijn ingevoerd. Klik op de knop Memo’s, of gebruik de sneltoets [Ctrl + m]. Het volgende scherm verschijnt als er al memo’s voor de patiënt bestaan. In de lijst vindt u eventuele notities, gemaakt in het bewerkscherm, en eerdere memo’s.

Bij de eerste memo verschijnt direct het invoerscherm.

Pagina 84 van 242

Voor een nieuwe memo: voer uw tekst in. U kunt aangeven in welke categorie de memo valt, vanuit wie de memo verstuurd wordt en u kunt eventueel een kleurcode aangeven. U kunt de memo doorsturen, als “sticky” op uw scherm “plakken” of er een “Agenda alert” van maken. Alle mogelijkheden zijn te combineren. Wanneer u voor “Agenda alert” kiest, wordt die memo getoond wanneer in de agenda die patiënt gekozen wordt. Zie het voorbeeld hieronder: de “Agenda alert” wordt getoond zodra de patiënt geselecteerd wordt in de afsprakenplanner bij de Agenda.

Een “sticky” (zichtbaar als ‘post-it’ bovenop het behandelscherm) memo ziet er als volgt uit.

Pagina 85 van 242

De memo kunt u over het scherm verplaatsen door deze aan te klikken en aangeklikt de muis te verschuiven. Door op het kruisje rechtsboven in de memo te klikken verwijdert u de memo. Gebruikt u de “Verstuur”-knop, dan kunt u een memo bij deze patiënt toevoegen bij deze patiëntenkaart, zichtbaar voor de - door u bepaalde - gebruikers. U krijgt bij het aanklikken van de “Verstuur”-knop een selectielijst te zien van de medewerkers aan wie u de tekst wilt verzenden. Het bericht verschijnt bij de geselecteerde medewerkers in het berichtenscherm in de hoofdknoppenbalk.

Oase houdt bij wanneer u de memo heeft verstuurd, wanneer deze gelezen is, en wanneer het antwoord is binnengekomen. Bij het versturen van een memo (vanuit een patiënt) aan een ander gebruiker, kan bij het antwoord daarop ook de patiëntkaart geopend worden.

Factureren en Openstaand

Pagina 86 van 242

Deze items geven een overzicht van te factureren en openstaande bedragen van deze patiënt. Klikt u op het te factureren bedrag, dan krijgt u de mogelijkheid de factuur aan te maken en te printen.

Klikt u op “Betaald ”, dan kunt u het bedrag aanpassen dat betaald wordt. U kunt het aantal te printen facturen aangeven met het – 1 + knopje. U kiest het juiste sjabloon met de dropdown bij het veld “sjabloon”. U klikt hierna aan hoe de factuur wordt voldaan. Als de factuur nog niet is voldaan, klikt u op “Afbreken”. Klikt u op het openstaande bedrag, dan springt Oase naar het tabblad Facturen in het bewerkscherm. U krijgt dan een overzicht over de openstaande facturen.

Met het eurotekensymbooltje kunt u een factuuroverzicht oproepen. Dit overzicht toont diverse factuurgegevens van het huidige en voorgaande jaar.

Afbeelding Klikken op de afbeelding geeft u de mogelijkheid een foto van de patiënt in te voeren, via scanner, webcam of via een bestand.

Pagina 87 van 242

OVERZICHT PRESTATIECODES

De prestatielijst bevat alle mogelijk prestatiecodes, die u aan de behandeling kunt toevoegen. U kunt een hoofdcategorie kiezen:

en vervolgens ziet u onder het kopje “prestatielijst” de bijbehorende prestatiecodes. Als u de orthodontiecodes selecteert in de behandelkaart, dan kunt u in de lijst ook op ABC-categorie selecteren. U kunt deze codes zoeken in het zoekveld.

Aan de codes kunnen symbolen zijn toegevoegd.

Het kruisje in zwart geeft aan dat de prestatie een röntgenfoto is. Een “T” voor de code geeft aan dat er bij deze prestatiecode techniek(kosten) aanwezig kan/kunnen zijn.

Pagina 88 van 242

Dit wordt bepaald door het aanvinken van “techniek mogelijk” in de kaart van de code in de lijst met behandelcodes. Zie bijvoorbeeld Code R24:

Als u met uw muis over een prestatiecode gaat, verandert deze van achtergrondkleur. Er verschijnt, als u met de muis over het linkerdeel van de knop schuift, een groen-wit plusje naast.

Klik u op het groen-witte plusje, dan wordt deze prestatiecode aan de behandelgegevens toegevoegd. Wilt u een prestatiecode koppelen aan een element, selecteer dan eerst op de prestatiecode in het midden (deze kleurt rood en het plusje kleurt niet groen), en klik vervolgens op het element in het behandeloverzicht. U ziet direct bij de behandelgegevens wat u heeft aangeklikt.

Herhaald klikken voegt steeds een prestatiecode toe. De prestatiecodes worden aan een consult gekoppeld. Een aantal prestatiecodes bestaat uit een cluster van meerdere behandelcodes. U kunt deze in zijn geheel aan het consult toevoegen door op de titelregel (zie rode omcirkeling) te klikken.

Pagina 89 van 242

U kunt ook onderdelen aanklikken en deze toevoegen, zoals hieronder,

tenzij u in de prestatiecode (in de lijst behandelcodes) hebt aangegeven dat het hele cluster geselecteerd moet worden.

In dat geval kunt u de onderdelen deselecteren door ze aan te klikken.

Pagina 90 van 242

U kunt er ook voor kiezen om prestaties te tonen in het scherm bij een element. Zie Het grafisch overzicht van de status praesens. Bij Behandelcodes kunt u instellen of de betreffende behandelcode wordt getoond door het aanvinken van “Toon bij bewerk element”.

Wilt u prestatiecodes zonder koppeling aan een consult met de invoerdatum van vandaag toevoegen, gebruik dan het icoontje naast de behandelgegevens (zie icoontjes behandelgegevens). Wilt u de prestatiecodes niet vanuit de lijst, maar direct invoeren, dan kan dit met het prestatie-icoontje direct naast de verrichtingenkaart. Dit geeft u ook de mogelijkheid het tarief aan te passen, vlakken toe te voegen en extra informatie aan de omschrijving van de prestatie-/behandelcode toe te voegen of aan te passen. Op deze manier voegt u ook techniek aan de prestatie-/behandelcode toe. Dit is ook naderhand mogelijk door de regel van de prestatiecode dubbel te klikken. Wilt u een prestatiecode verwijderen uit de behandelgegevens, dan klikt u op de betreffende regel, en drukt op “Delete” of u gebruikt de rechtermuisknop en selecteert “Wis regel”. U dient deze keuze te bevestigen met “Ja”. In de behandelkaart kunt u linksonder bij "kies behandelaar" aangeven welke behandelaar gebruikt moet worden bij prestatieinvoer. De secundaire medewerker wordt automatisch in het "kies behandelaar" in de behandelkaart ingevuld indien: a. de afspraak aangeklikt is via de agenda EN de secundaire medewerker de categorie niet op "assistent" heeft staan EN de primaire medewerker wel op "assistent" staat.

HET GRAFISCHE OVERZICHT VAN DE STATUS PRAESE NS

Het grafisch overzicht en de behandelgegevens kennen 3 varianten voor de diverse stadia van behandeling: status praesens, behandelmodus en planmodus. De diverse modi zijn met deze knop instelbaar.

Pagina 91 van 242

De modus bepaalt de achtergrondkleur bij de diverse schermen.

Status praesens

Behandelmodus

Pagina 92 van 242

Planmodus

Deze overzichten bieden de mogelijkheid om grafisch de oorspronkelijk staat van de elementen/gebit weer te geven en grafisch diverse plannen op te stellen op basis van een ingevoerde status praesens. Ook kunnen uitgevoerde behandelingen weergegeven worden. U kunt zo de status praesens bijwerken. U kunt dit scherm aan- of uitzetten (om meer ruimte te creëren voor de verrichtingen) door het aanklikken van de knop “Grafisch”.

De knop “Status / Behandel / Plan” geeft u de mogelijkheid het behandelplan, dat voor de patiënt opgesteld is of moet worden, te maken, in te zien en te wijzigen. Op deze knop kan zich een cijfer in een rood kader bevinden, dat het aantal actieve behandelplannen weergeeft; in het voorbeeld is dit 1.

De aanbevolen manier om deze modus aan te geven is via de Planmodus, en dan de knop “Kies plan” gebruiken, of een bestaand behandelplan aan te klikken. Als u op “Plan” klikt, dan verschijnt een samenvatting van het plan / de plannen in de behandelgegevens. Zie voor een toelichting hierop onder het kopje “Het behandeloverzicht ” hieronder. U kunt deze modus inzien, en eventueel invoeren of wijzigen in het bewerkscherm in tabblad “Behandelplan” bij “Behandelstatus”, zie hieronder in de afbeelding.

Pagina 93 van 242

Op de grafische overzicht bevint zich een aantal knoppen.

Door het aanklikken van “Prothese” en “Wortels” kunt u de prothese, respectievelijk de wortel en tandhals van de elementen tonen of verbergen. Dit laatste is handig als er op die niveaus niets vermeldenswaardig te tonen is, zoals bij een gave dentitie.

Visiquick De knoppen “Foto’s”, “BW”, “OPG” en “RSP” zijn alleen te zien als het Röntgenfotoprogramma Visiquick geïnstalleerd staat. Deze knoppen bieden de mogelijkheid om snel foto’s te kunnen inzien, of in het Oase-scherm te tonen. Hieronder ziet u een voorbeeld van een dergelijke weergave.

Rechts naast de foto zijn er verschillende mogelijkheden om de weergave aan te passen. Met de knop “Open foto” kunt u direct Visiquick zelf openen, waarbij de foto’s van de betreffende patiënt direct zichtbaar zijn. Met de knop “Sluiten” keert u weer terug naar de oorspronkelijke weergave.

Pagina 94 van 242

Staat er bij het element een zwarte cirkel met een getal, dan zijn er 1 of meerdere foto’s van het element te zien. Ga met de muis over het element, en het woord “Foto’s” verschijnt. Klik deze aan, en de meeste recente foto wordt getoond.

Informatie per element Om per element informatie toe te voegen zijn er in ieder modusscherm twee opties: -

u dubbelklikt op het betreffende element; op deze manier kunt u meer algemene waardes toekennen die betrekking hebben op het gehele gebit u gebruikt de rechter muisknop; hiermee kunt u per element op 3 niveaus waardes toekennen.

Hieronder volgen de mogelijkheden van beide opties.

Dubbelklikken Dubbelklikken op een element geeft een grafisch scherm, waarin u nadere informatie over het elemant kunt invoeren. De grafische weergave hangt samen met de modus. De staus-prasensmodus heeft een andere weergave dan de behandel- en Planmodus.

Pagina 95 van 242

Dubbelklikken in de status-praesensmodus.

Dubbelklikken in de behandelmodus.

In de behandelmodus worden behandelcodes getoond. U kunt deze selecteren door ze aan te klikken. Door op de behandelcodes met de linker/rechtermuisknop te klikken, kunt u het aantal beinvloeden.

Klikt u op “OK”, dan worden de geselecteerde behandelcodes toegevoegd aan het consult. Bij Behandelcodes kunt u instellen of de betreffende behandelcode wordt getoond door het aanvinken van “Toon bij bewerk element”. U kunt nu op twee manieren informatie invoeren: via de afbeelding van het element met de muis en via het invoerscherm onder de kop “Wortels” of “Kroon”.

Pagina 96 van 242

Klikt u met de muis op een deel van het element, dan zal dit deel verkleuren. Zo kunt u aangeven waar zich de bewerking of toevoeging bevindt, die in het invoerscherm gedefinieerd staat. Ook kunt u de titels van de verschillende niveaus aanklikken om een algemene waarde aan het betreffende niveau toe te kennen.

Ook kunt u op de rechter muisknop klikken voor meer opties, zoals bij de wortels. Om gekozen invoer te wijzigen of ongedaan te maken klikt u per niveau op het plaatje rechts.

Als u (in de status praesens-modus) een melkelement omzet in een blijvend element, dan worden automatisch alle behandelingen, zoals vullingen en cariës verwijderd. De wijzigingen in het invoerscherm zorgen voor een grafische aanduiding van de status van een element. Deze grafische aanduiding blijft zichtbaar in het behandelscherm als u klaar bent met invoeren. De op deze wijze toegekende waardes per element, kanaal of vlak worden bij verlaten van dit scherm geminimaliseerd in het grafisch overzicht getoond.

Rechter muisknop Als u met uw muis in het overzicht op een element staat in een statusscherm van een patiënt, en u klikt op uw rechtermuisknop, dan verschijnt het volgende menu. Dit menu is vooral bedoeld om de status praesens in te voeren. U kunt met uw muis langs de aangegeven menu-opties bewegen om een optie te selecteren.

Pagina 97 van 242

Het menu bestaat uit 7 onderdelen bij de status praesens en de planmodus; bij de behandelmodus 8 onderdelen. Bij de verschillende grafische schermen kent dit menu een andere inhoud. Het stelt u in staat om selecties en waardes op gebitniveau toe te kennen. Voor elementspecifieke waardes dient u in het overzicht het element dubbel te klikken. U kunt hier wijzigingen aanbrengen. De wijzigingen worden definitief zodra u op “Opslaan” klikt. Wilt u een per ongeluk ingevoerde en opgeslagen behandeling verwijderen uit het grafisch scherm, klik dan op “Blijvend” of “Melk” onder “Bewerk elementen”. Alle bewerkingen van een element worden dan verwijderd.

1. Klinische kroon Hier kunt u de weergave van het element wijzigen; zo kunt u aangeven of het een blijvend melkelement of wortelrest betreft, of dat het element afwezig is. Kies één van de opties, en u ziet de door u gekozen optie grafisch weergegeven. Als u (in de status praesens-modus) een melkelement omzet in een blijvend element, dan worden automatisch alle behandelingen, zoals vullingen en cariës verwijderd.

Pagina 98 van 242

2. Behandel wortels Het klikken op “Endo” opent het endobehandelingscherm.

Het schema links bovenin toont alle elementen met eerdere kanaalbehandelingen. Het biedt de mogelijkheid naar een ander element te navigeren en behandel- en meetgegevens in te voeren zonder naar het behandelscherm te hoeven terugkeren. Een zachtrode kleur, zoals bij element 13 in het voorbeeld hieronder, geeft aan dat er een behandeling is ingevoerd bij dit element; deze behandeling wordt nu niet op het scherm weergegeven. U maakt het endobehandelscherm van dit element actief door op het zachtrode elementnummer te klikken.

Als u op “Nieuw” klikt, wordt een nieuwe behandeling aan eventuele voorgaande behandelingen toegevoegd. De nieuwe behandeling kenmerkt zich door de datum, die er aan wordt toegekend. Deze datum verschijnt automatisch (na het aanklikken van “Nieuw”) in het veld “Endobehandeling”, naast de knop “Nieuw”. In dit veld kunt u eventuele voorgaande behandelingen kiezen met behulp van de dropdownknop (het zwarte pijltje naast de datum). Met de knop “Wissen” wist u de gekozen endobehandeling van een element. Andere behandelingen van dit element of van andere elementen blijven bestaan.

Pagina 99 van 242

Behandelaar Hier kunt u aangeven wie de betreffende behandeling heeft uitgevoerd. Kies de juiste behandelaar met de dropdownknop.

DETI-scorelijst Vervolgens kunt u de DETI-scorelijst invullen via de DETI-knop. Als er nog geen DETI-scorelijst is ingevuld, dan is de knop grijs.

Klik op de knop om de DETI-scorelijst te openen.

U kunt in deze lijst de diverse onderdelen aan- en uitklikken. Afhankelijk van het aanklikken van onderdelen, krijgt de aangeklikte regel een groene (bij “Geen complicaties”) of een rode kleur (bij iedere andere score). Ook wordt de bijbehorende DETI-score bovenaan het scherm getoond.

Klikt u vervolgens op “OK”, dan verschijnen de aangeklikte onderdelen in de samenvatting. Ook verkleurt de DETI-knop en wordt de DETI-score getoond. Zie het voorbeeld hieronder.

Pagina 100 van 242

Om de ingevoerde gegevens op te slaan kiest u voor “OK” in het endobehandelingscherm. Het scherm sluit zich dan. U kunt het weer oproepen door op de Endo-knop te klikken. Kies voor “Afbreken” als u de op dat moment ingevoerde gegevens niet wilt opslaan.

CEB-scorelijst Als er een DETI-score B is ingevoerd, dan kunt u via de CEB-knop een invullijst voor de CEBscorelijst. Ook hier geldt dat de knop grijs is, als er nog niets in ingevuld.

Klik op de knop en u ziet het volgende scherm.

Na van het aanklikken van onderdelen krijgt de aangeklikte regel een rode kleur. De bijbehorende CEB-score en klasse worden bovenaan het scherm getoond.

Pagina 101 van 242

Klikt u vervolgens op “OK”, dan verschijnen de aangeklikte onderdelen in de samenvatting. Ook verkleurt de CEB-knop en wordt de CEB -score (of vanaf 14 punten de klasse) getoond. Zie het voorbeeld hieronder.

Om de ingevoerde gegevens op te slaan kiest u voor “OK” in het endobehandelingscherm. Het scherm sluit zich dan. U kunt het weer oproepen door op de Endo-knop te klikken. Kies voor “Afbreken” als u de op dat moment ingevoerde gegevens niet wilt opslaan.

Diagnostiek Om de diagnostiek in te vullen klikt u op de diagnostiekknop.

Het volgende scherm verschijnt.

Pagina 102 van 242

U kunt in deze lijst de diverse onderdelen aan- en uitklikken. Afhankelijk van het aanklikken van onderdelen, krijgt de aangeklikte regel een groene (bij “Geen symptomen”) of een rode kleur (bij iedere andere diagnose). Ook kunt u een keuze maken uit een dropdownmenu bij de velden “Röntgenologisch”, “Vitaliteit” en “Soort behandeling”. Ten slotte kunt u onder in het scherm (de aanvulling op) uw diagnose vermelden; u heeft hier vrije tekstkeuze.

Klikt u vervolgens op “OK”, dan verschijnen de aangeklikte onderdelen in de samenvatting.

Pagina 103 van 242

Om de ingevoerde gegevens op te slaan kiest u voor “OK” in het endobehandelingscherm. Het scherm sluit zich dan. U kunt het weer oproepen door op de Endo-knop te klikken. Kies voor “Afbreken” als u de op dat moment ingevoerde gegevens niet wilt opslaan.

Behandelgegevens U kunt vervolgens de relevante gegevens van de behandeling in de kolommen invullen. Ook kunt u uw eigen opmerkingen toevoegen aan of wijzigen in het scherm.

Om de ingevoerde gegevens op te slaan kiest u voor “OK” in het endobehandelingscherm. Het scherm sluit zich dan. U kunt het weer oproepen door op de Endo-knop te klikken. Kies voor “Afbreken” als u de op dat moment ingevoerde gegevens niet wilt opslaan.

In de status-praesensmodus heet deze menukeuze “”Endo uitgevoerd’ en kunt u een kanaalbehandeling bij het geselecteerde element aangeven.

Pagina 104 van 242

3. Substituten Hiermee kunt u aangeven waar zich substituten bevinden. U kunt meerdere elementen selecteren (door het ingedrukt houden van de linker muisknop) en vervolgens een onderdeel uit de lijst “substituten” (linker muisknop). Alle geselecteerde elementen krijgen dan het zelfde substituut.

Met de knop “Prothese” rechts bovenin het schema kunt u de uitneembare vervanging als het ware uitnemen en weer terugplaatsten.

Het nogmaals aanklikken van deze knop brengt de oorspronkelijk aangebrachte substituten weer in beeld.

4. Verbindingen Hier kunt u de verbindingen tussen prothetische vervangingsdelen onderling en de pijlers weergeven. Selecteer een of meerdere (door het ingedrukt houden van de linker muisknop) elementen en kies de bijbehorende verbindingsmethode.

Pagina 105 van 242

5. Overig Hier kunt u aangeven dat er op de positie van een element een kroon of implantaat is geplaatst.

6. Selecteer Hier hebt u de beschikking over de mogelijkheid om snel meerdere elementen van het gebit tegelijk te selecteren. Ook kunt u kiezen om met een “geresette” status praesens alle bewerkingen ongedaan te maken en opnieuw met een lege status te beginnen. Alle voorgaande bewerkingen uit het hele gebit worden dan verwijderd. Als u deze optie per ongeluk hebt aangeklikt, en u wilt deze actie ongedaan maken, klik dan op “Afbreken”. De bewerkingen die zijn gedaan na de laatste keer dat u hebt opgeslagen, worden dan verwijderd.

7. Behandelgegevens Met deze knoppen kunt u de historie van een element bekijken, of een notitie over het element toevoegen. U kunt de historie van een element ook bekijken door in het deel behandelgegevens de knop “Element” aan te klikken. Voorbeeld status praesens Na het bewerken van het statusschema zou het resultaat er als volgt uit kunnen zien.

De status praesens van de patiënt met de huidige status van de elementen.

Voorbeeld behandelplan In de planmodus zijn als voorbeeld de volgende plannen ingevoerd.

Pagina 106 van 242

Behandelplan 1 (Implantaatplan voor de bovenkaak).

Behandelplan 2. Prothetisch plan.

In de behandelmodus is de status praesens overgenomen; na het maken van een afspraak kan de behandeling beginnen, en kunt u de behandelgegevens invoeren.

Pagina 107 van 242

Behandelmodus voor het uitvoeren van het behandelplan. Een aantal elementen kan een gekleurd nummer hebben gekregen. De kleuren hebben de volgende betekenis:

(een onderdeel van) element 46 is onbruikbaar (voor een behandelplan). Dit kan ook gelden voor een restauratie.

er zit cariës in element 42 en/of de aanwezige restauratie voldoet niet.

HET BEHANDELOVERZICHT Het behandeloverzicht, ook wel verrichtingenkaart genoemd, bevindt zich onder het grafische overzicht als voor ‘behandel’ is gekozen. Hier worden alle consulten en de daarbij behorende behandelingen chronologisch getoond. Afhankelijk van de stand van de aan/uit knoppen aan de rechterkant van het overzicht worden onderdelen al dan niet getoond. Statusmodus In de statusmodus wordt onderin een samenvatting van de patiëntgegevens getoond (Medische anamneses, DPSI, paro). Ook is er een knop “Print status”. Deze knop geeft de mogelijkheid om de status praesens en de historie van een (vertrekkende) patiënt te printen. U kunt zelf filteren welke gegevens u wilt laten printen. U kunt deze status ook als PDF in de behandelkaart bewaren.

Pagina 108 van 242

Planmodus Voordat u verrichtingen bij het consult kunt invoeren, dient er eerst een behandelplan en machtiging te zijn. Ingevoerde consulten bij het plan kunnen op eenvoudige wijze in de verrichtingenkaart overgenomen worden, zodat er geen sprake van dubbele invoer is. In de Planmodus kunt u uw behandelplan opstellen. In het veld onder het plan staat het actieve behandelplan. U hebt hier een aantal mogelijkheden: Kies plan Met de knop “Kies plan” kunt u uit de lijst van het tabblad “behandelplan” uit het bewerkscherm een behandelplan kiezen. Bewerk Klik op de knop “Bewerk” of op de tekst van gekozen behandelplan, of de omschrijving om wijzigingen in het gekozen plan aan te brengen.

Pagina 109 van 242

U kunt hier de ingevoerde gegevens aanpassen. Ook kunt u een offerte afdrukken of een machtiging aanvragen door op het printerknopje te klikken. Oase vult dan de systeemdatum in. De knop “piensupport raadplegen” biedt u de mogelijkheid om verzekeringsgegevens (eigen bijdrage) op te halen van het bedrijf “Pien Support”.

Nieuw Kiest u er voor om een nieuw plan aan te maken, dan worden de gegevens ook overgenomen in het tabblad “behandelplan” in het bewerkscherm. Klik op de knop “Nieuw”. Het volgende scherm verschijnt. In principe is een aantal velden al automatisch door het systeem ingevuld, als deze bij de behandelgegevens in het bovenste deel van de patiëntenkaart juist zijn ingevuld. Een deel van het scherm is bedoeld om gegevens voor de bijzondere tandheelkunde op te nemen.

Pagina 110 van 242

“Status” is de behandelstatus van de patiënt. “Categorie”: kies hier de juiste behandelcategorie. “Behandelaar” is de huidige behandelaar. U kunt aanvinken of het plan beoordeeld moet worden. Vink dan “Moet beoordeeld” aan. Als u dit doet, dan verschijnt er rechtsboven aan het scherm het volgende symbool, als signaal dat er een plan (of Röntgenfoto) beoordeeld moet worden.

Voor meer informatie over deze knop, zie Het venster en de knoppen van Oase. “Ingevoerd” geeft de datum van invoer van het behandelplan aan. Bij “Code” en “Omschrijving” kunt u eigen tekst invoeren. “Verstuurd” geeft de datum van verzending van de offerte aan. Bij “Akkoord” kunt de datum van akkoord door of namens de patiënt invoeren. “Aangevraagd” toont de datum van de aanvraag van de machtiging, en bij “Nummer” kunt u het machtigingsnummer invoeren. Bij “Nummer” vult u het nummer van de machtigingsaanvraag in (indien van toepassing). De knop “Piensupport raadplegen” biedt u de mogelijkheid om verzekeringsgegevens (eigen bijdrage) op te halen van het bedrijf “Pien Support”.

Pagina 111 van 242

Zodra u het veld “Centrumindicatie” invult, verdwijnt het machtigingsdeel aan de rechterzijde en kleurt het plan rood. Aan de onderzijde verschijnt de mogelijkheid om uitgebreide machtigingsgegevens in te voeren. Diagnosecode U kunt hier kiezen uit de diagnoses die eerder zijn ingevoerd Regelingcode Bij de verzekeraar kunnen per centrumindicatie/diagnose kunnen regelingen ingevoerd zijn. Relevante regelingen kunnen hier gekozen worden Voorloopcode BT Deze wordt automatisch ingevuld met de waarde die bij de centrumindicatie is ingevuld maar kan hier gewijzigd worden. Machtigingsaanvraag Geeft aan hoe het machtigingsaanvraagproces voor dit plan moet verlopen. Bij gebruik van een regeling wordt de instelling daarvan overgenomen en is deze hier niet wijzigbaar Tijd Geeft aan hoeveel tijd er moet worden aangevraagd. Bij gebruik van een regeling wordt de instelling daarvan overgenomen en is deze hier niet wijzigbaar Tijd AA De inhoud van dit veld wordt overgenomen vanuit het tabblad “Regelingen” bij de Verzekeraars (als dit veld is ingevuld). Techniekkosten Geeft aan hoeveel techniekkosten er moeten worden aangevraagd. Bij gebruik van een regeling wordt de instelling daarvan overgenomen en is deze hier niet wijzigbaar OPT / RSP Geeft het aantal OPT/RSP-foto’s aan dat wordt aangevraagd. De inhoud van dit veld wordt overgenomen vanuit het tabblad “Regelingen” bij de Verzekeraars (als deze velden zijn ingevuld). Vrijstelling EB U kunt hier aangeven dat de patiënt ongeacht de instelling bij de diagnosecode / centrumindicatie vrijgesteld is van eigen bijdrage Aanvraaggegevens Hier kunt u gegevens ten behoeve van een machtigingsaanvraag invullen. Deze kunt u afdrukken bij de machtigingsaanvraag. Behandelperiode / Röntgenstatus U kunt een optie kiezen uit de lijst. Aantal bijgevoegde röntgenfoto's Hier kunt u het aantal foto’s invoeren. Narcosebehandeling Vink dit vakje aan als het een narcosebehandeling betreft. Handtekening narcose De datum waarop de patiënt akkoord heeft gegeven voor de narcose.

Pagina 112 van 242

Motivering / Betrokkenheid van andere disciplines / Omschrijving behandelingsplan / Verwijzingsgegevens / Aard van de afwijking / Status praesens: vrij in te voeren tekst. Angstmetingen Hier kunt u de scores van de diverse angstmetingen invoeren.

Machtigingen Gebruik het plusje (rood omcirkeld in de afbeelding hieronder) om een machtigingsscherm te openen, waar per machtiging de relevante machtigingsgegevens kunnen worden ingevoerd.

Om consulten te kunnen declareren bij een verzekeraar is er bij bijzondere tandheelkunde doorgaans een machtiging nodig. U kunt verschillende machtigingen tegelijk aanvragen voor één patiënt. Nummer In het eerste veld komt het machtigingsnummer dat door de verzekeraar is afgegeven. Aangevraagd Hier vult u de datum in waarop u de machtiging heeft aangevraagd. Gehonoreerd Hier vult u de datum in waarop de machtiging is gehonoreerd. Een aangevraagde machtiging krijgt de status “Toegekend” nadat het veld 'gehonoreerd' ingevuld is (en het machtigingsnummer). Geldig tot Hier vult u de datum in waarop geldigheid van de machtiging verloopt. Als de machtiging nooit verloopt, laat u dit veld leeg.

Pagina 113 van 242

Geweigerd Indien de verzekeraar de machtiging niet toekent, kunt u hier de datum van weigering invoeren. (Narcose)Tijd aangevraagde U hebt hier de mogelijkheid het aantal minuten dat u aangevraagd heeft in te voeren. (Narcose)Tijd Gemachtigd Als de machtiging dan binnenkomt, kunt u hier het werkelijk gehonoreerde aantal minuten invullen. (Narcose)Tijd gefactureerd Hier staat het aantal minuten dat gefactureerd is onder deze machtiging. Techniek aangevraagd / gemachtigd / gefactureerd U kunt hier de aangevraagde /gemachtigde gefactureerde techniekkosten invoeren. OPT / RSP Geeft het aantal OPT/RSP-foto’s aan dat wordt aangevraagd. De inhoud van dit veld wordt overgenomen vanuit het tabblad “Regelingen” bij de Verzekeraars (als deze velden zijn ingevuld). Opmerkingen Veld met vrije invoer. Klik op “Ok” om de ingevoerde gegevens te bewaren.

Bij de knop “Plan” wordt aangegeven hoeveel behandelplannen er zijn aangemaakt. Toevoegen uit de prestatielijst Hebt u een behandelplan gekozen, dan kunt u de geplande prestaties toevoegen uit de prestatielijst. Zie hiervoor “Overzicht prestatiecodes”.

Klik met de rechter muisknop op een toegevoegde prestatie voor de volgende opties:

Pagina 114 van 242

Prestatie is uitgevoerd: hiermee kunt u aangeven dat de prestatie is uitgevoerd. Prestatie: hiermee kunt u een nieuwe prestatie toevoegen. Te plannen afspraak: opent een scherm waarin u een afspraak kunt noteren, die ingepland moet worden.

Kies element: u kunt het element selecteren waarop de prestatie van toepassing is. Dit elementnummer verschijnt in de prestatieregel. Wijzig regel: u kunt de ingevoerde prestatie wijzigen via dit scherm.

U kunt een kleur kiezen. Deze kleur wordt mee gekopieerd bij uitvoeren van de regel. Verwijder regel: verwijder de eerder toegevoegde prestatie. U kunt deze opties gebruiken door de juiste regel aan te klikken, of de sneltoets te gebruiken.

Pagina 115 van 242

Een plan wordt automatisch op “Afbehandeld” gezet, nadat de laatste prestatie op “prestatie is uitgevoerd” is gezet.

Behandelmodus, ook behandelkaart of verrichtingenkaart genoemd Hier toont Oase de behandelgegevens, die door de behandelaar zijn toegevoegd. U kunt hier nieuwe behandelingen toevoegen, door uit de prestatielijsten een selectie te maken en deze indien nodig te verbinden aan een element. (Zie hierover “Overzicht prestatiecodes”). Als er een prestatie wordt toegevoegd bij een consult uit het verleden of in de toekomst, vraagt Oase om bevestiging, of dat de prestatie alsnog bij een consult van vandaag moet worden neergezet. Als er geen consult van vandaag bestaat, maakt Oase automatisch een "handmatig" consult voor vandaag aan. U vindt hier tevens overige informatie, zoals welke brieven er vandaag vanuit de patiëntenkaart zijn verstuurd naar bijvoorbeeld andere zorgverleners. U kunt op een regel dubbelklikken voor extra informatie. Ook kunt u bepaalde wijzigingen hier doorvoeren, die elders in het programma worden doorgevoerd (zoals de behandelende zorgverlener bij een consult).

Klikt u dubbel op een toegevoegde prestatie, dan verschijnt de prestatiekaart van dit onderdeel.

Pagina 116 van 242

Oase vult de gegevens die reeds bekend zijn uit het behandelplan in; ontbreken er gegevens, dan kunt u die hier toevoegen. U kunt aangeven of er afwijkende tarieven gehanteerd moeten worden in het veld “Afwijkend tarief”. Deze kunt u definiëren onder Beheer -> Afwijkende tarieven. Declarabel: dit veld staat standaard aangevinkt. Haalt u het vinkje weg, dan wordt deze prestatie niet gedeclareerd. U kunt tekst toevoegen bij het veld “Declaratieomschrijving”. U kunt een extra omschrijving invoegen in het veld "Prestatienotitie" in de prestatiekaart. Met de knoppen kunt u standaard teksten invoegen (groen) of ingevoerde teksten toevoegen aan de standaardteksten (rood).

Soort: u kunt hier informatie kwijt over de materiaalsoort. Materiaal: u kunt hier het merk van het materiaal noteren. Kleur: kleur van het materiaal. Elementen: de prestatiecode kan meerdere elementen betreffen. U kunt dit hier aangeven. SN: Serienummer van het betreffende onderdeel. U kunt dit veld gebruiken voor uw eigen administratie.

Pagina 117 van 242

Materiaalkosten: de kosten van het door u gebruikte materiaal. U kunt kiezen uit een lijst met behandelcodes, waarbij het onderdeel “Materiaal” staat aangevinkt. U kunt desgewenst een eigen code aanmaken onder “Behandelcodes”. Het bedrag wordt bij de factuur opgeteld. Eigen techniek: hier kunt u de techniekkosten selecteren, die u(w organisatie) zelf heeft gemaakt. U kunt kiezen uit een lijst met behandelcodes, waarbij het onderdeel “Eigen techniek” staat aangevinkt. U kunt desgewenst een eigen code aanmaken onder “Behandelcodes”. Het bedrag wordt bij de factuur opgeteld. In het vak “Externe techniek” kunt u alle informatie over techniek(kosten) van derden kwijt. Is de datum bij “Ontvangen” ingevuld, dan kunt u de daadwerkelijke kosten bij het veld “Kosten” invoeren en het factuurnummer bij het veld “Lab factuur”. U ziet het totale bedrag (Materiaalkosten, Eigen techniek en Schatting of Kosten) terugkomen in het behandeloverzicht, met de aanduiding T (techniekkosten).

Als het techniekwerk op “Ontvangen” gezet is, verandert de kleur van de omcirkelde 'T' in de afspraakkaart in de agenda van zilver naar goud. Zodra de datum “Geplaatst” is ingevuld, dan wordt het bedrag onder “Kosten” meegenomen bij de factuur. U dient dit bedrag dus wel in te vullen. Oase geeft hiervan een melding in het behandelscherm: “Kosten invullen”.

Met deze knop kunt u reeds ingevoerde externe-techniekgegevens weer wissen. N.B. Als er bij een verrichting techniek is ingevoerd die nog niet geplaatst is, kunt u de UPT-kosten nog niet factureren.

NB. Als een prestatiecode met standaard techniek aan een behandelplan wordt toegevoegd, dan wordt de techniek aanvraagdatum alleen ingevuld als het plan op "onder behandeling" staat.

Indicatie: keuzelijst met indicaties. Deze kunt u definiëren onder Beheer -> Indicatie Behandeling.

Pagina 118 van 242

Voorloopcode BT: keuzelijst met voorloopcodes. MachtigingNr: het nummer van de machtiging hier invoeren. Plan: kies hier het behandelingsplan waar de prestatie bij hoort. Behandelaar: kies hier desgewenst een (andere) behandelaar Externe behandelaar: u kunt hier voor deze prestatie aangeven of deze door een externe behandelaar uitgevoerd is. Zo ja, zet hier een vinkje. Factuur naar patiënt: dit veld staat standaard uit. Voegt u het vinkje toe, dan gaat de factuur van deze prestatie naar de patiënt, en niet naar de verzekeraar. Klik op “Ok” om de invoer te bevestigen. De 'Techniek' knop rechtsonder in het scherm wordt goudkleurig met in rood vermeld het aantal werkstukken, dat aangevraagd/ontvangen, maar nog niet geplaatst is. Door op deze knop te klikken worden alle techniekwerkstukken getoond. Hier kunt u met rechtsklikken aangeven of deze 'Aangevraagd', 'Ontvangen' ofwel 'Geplaatst' zijn.

Klik met de rechter muisknop op een toegevoegde prestatie voor de volgende opties:

U kunt deze opties gebruiken door de juiste regel aan te klikken, of de sneltoets te gebruiken. U kunt hier een prestatie, behandelnotitie of consult invoegen. Ook kunt u regels wijzigen of verwijderen. U kunt hier voor deze prestatie aangeven of deze door een externe behandelaar uitgevoerd is. Als u meerdere prestaties, behandelnotities of scanregels selecteert in de behandelkaart, dan kunt u deze naar een andere regel verplaatsen.U doet dit door rechtsklikken->”Verplaats geselecteerde regels”.

Pagina 119 van 242

Als de verplaatsing naar een ander consult met een andere arts is, wordt ook die arts overgenomen voor die regels. Bij Röntgenfoto’s kunt u aangeven of deze beoordeeld moet(en) worden. Deze items verschijnen dan (na 1 minuut) naast het berichtenknopje rechtsboven. Na klikken op de röntgenknop bovenin kunnen de patiëntenkaarten geopend worden waarbij foto's zijn gemaakt. Met rechtsklikken kunt u dan de foto op beoordeeld zetten. Bij Beheer->Instellingen->Oase kunt u aangeven of nieuwe röntgenfoto's automatisch op "moet beoordeeld worden" gezet moeten worden. Voor declaratiedoeleinden is er de optie “Zet declaratiedatum” ( of sneltoets F4) en “Verwijder declaratiedatum”. Zet declaratiedatum” geeft de mogelijkheid aan te geven dat er tot een bepaalde datum gefactureerd moet worden. De ingevoerde datum hangt af van de plaats van de muispositie; deze sluit aan bij de erboven genoemde behandeldatum. Het te factureren bedrag verschijnt bij de patiënteninformatie onder de knop “Facturereren”. N.B. Als er bij een verrichting techniek is ingevoerd die nog niet geplaatst is, kunt u de UPT-kosten nog niet factureren.

Pagina 120 van 242

U kunt deze optie ook weer verwijderen met “Verwijder declaratiedatum”.

Rechtsklikken op een factuurregel in de behandelkaart geeft de mogelijkheid tot het betalen of crediteren van de factuur of om de factuurkaart te openen. Dubbelklikken op een factuurregel opent een nieuw scherm:

Pagina 121 van 242

U ziet hier de factuuritems van de factuur opgesomd. Met “Toon afgedrukt” kunt u, indien aanwezig, het factuurdocument bekijken als dat aan de patiënt verstrekt is. Met “Open factuur” springt u naar de factuur in de financiële administratie.

Filters U kunt de weergave van het behandeloverzicht wijzigen met behulp van een aantal kleine knoppen en met de grote knoppen Historie, Element en Techniek. Voor de grote knoppen geldt dat, als ze niet actief zijn, de knoppen grijs worden.

Pagina 122 van 242

De kleine knoppen geven de volgende mogelijkheden om snel het behandeloverzicht te wijzigen. : toont de prestaties op het behandeloverzicht : toont de behandelnotitie(s) : toont de UZI/COV-meldingen

: toont de metingen : toont documenten en afgezegde afspraken : toont e-mail van de patiënt

: toont de facturen van de patiënt

: toont alleen de prestaties die door een specifieke behandelaar zijn uitgevoerd.

De volgende onderdelen worden getoond bij actieve grote knoppen. Historie: het scherm toont alle invoer van het eerste actieve consult/afspraak, of laat deze juist weg. Element: klik op een element; u ziet dan alleen de volledige historie van dit element. Met de stand van overige knoppen kunnen ook hier de verschillende notaties per element al dan niet getoond worden. Het aangeklikte elementnummer wordt weergegeven op de knop.

Prestatie: prestatie- en verrichtingcodes worden wel/niet in het overzicht getoond. Notitie: de behandelnotities worden wel/niet getoond.

Info: toont metingen, documenten en facturen wel/niet in het overzicht.

Techniek

Pagina 123 van 242

Met de knop techniek toont u al of niet de techniekkosten en techniekdiensten. Techniek voert u bij die prestatiecodes in, die daarvoor in aanmerking komen. (Dit kunt u aangeven bij de prestatiecode zelf, zie hiervoor het onderdeel Behandelcodes). De invoer vindt plaats door dubbel te klikken op de betreffende prestatieregel in de verrichtingenkaart, of door de knop “prestatie toevoegen” (zie de rode omcirkeling hieronder). Wijzigen kunt u door de prestatieregel met de techniekdienst dubbel te klikken.

U kunt hier de relevante velden invoeren, en opslaan met “Ok”. De status van de techniekdienst wordt in de prestatieregel opgenomen: Aangevraagd, Ontvangen of Kosten invullen (nadat het onderdeel geplaatst is). Deze status verandert doordat u in het onderstaande velden een datum invoert van Aangevraagd, Ontvangen of Geplaatst. Klik dan op “Ok”.

Door het aanklikken van de knop “Techniek” rechtsonder in het hoofdscherm kunt u de definitieve techniekkosten aan de prestatieregel toevoegen. Het bedrag zal dan worden opgevoerd bij de eerstvolgende factuurronde.

Met behulp van de icoontjes naast de behandelgegevens kunt u het volgende.

Pagina 124 van 242

opent het prestatie-invoerscherm. U kunt hier prestatie- en techniekgegevens invoeren, en deze desgewenst aan een (eerder ingevoerd) behandelplan koppelen. NB. Als u op deze manier prestaties toevoegt, dan worden deze op de datum van vandaag (systeemdatum) ingevoerd, en niet ‘onder” een consult gehangen. Het verdient de voorkeur om dan eerst op die datum een handmatig consult in te voeren, waaronder u de prestatie/verrichtingcodes kunt groeperen. Wilt u de prestaties aan een consult verbinden, dan dient u de prestaties via de prestatielijst (en het grafisch scherm voor een selectie van elementen) toe te voegen.

u kunt hiermee behandelnotities toevoegen, die getoond worden in het behandelscherm (als u de knop “Notities” aan heeft staan). U kunt hier vrije tekst invoeren, en eventueel een elementnummer toevoegen. U kunt ook een eigen kleur selecteren. U ziet deze Het vinkje “intern” bepaalt of de behandelnotitie afgedrukt wordt bij de statusprint.

Deze behandelnotities kunt u ook zien in het bewerkscherm, onder het tabblad “Afspraken/consulten”, in het subtabblad “Behandelnotities”.

biedt de mogelijkheid om een consult aan de behandelkaart toe te voegen zonder dat daar een afspraak in de agenda bij hoort. Bij aanklikken verschijnt er een consultkaart, waar u de gegevens van het consult kunt opnemen. U kunt hier aangeven of het consult declarabel is. Ook kunt u door het aanvinken van “Factuur naar patiënt” er voor zorgen dat de factuur van verrichtingen, die onder dit consult vallen, naar de patiënt gaan. U kunt deze kaart weer oproepen door te dubbelklikken op de consultregel (zie hieronder).

Als u, bij een bestaand consult, de status “Factuur naar patiënt” wijzigt, dan geldt deze status vanaf de wijzigingsdatum; dus niet voor de reeds eerder ingevoerde verrichtingen.

Pagina 125 van 242

U kunt hiermee documenten (tekst, maar ook (röntgen)foto’s) scannen en opslaan bij het patiëntenkaart. Klikt u deze knop aan, dan zoekt het programma naar aangesloten apparaten waaruit u een keuze kunt maken. Door de regel dubbel te klikken die daarna in de verrichtingenkaart wordt getoond, kunt u het bestand openen en bewerken.

U kunt een bestand (tekst, maar ook (röntgen)foto’s) toevoegen aan de patiëntenkaart. Door de regel dubbel te klikken die daarna in de verrichtingenkaart wordt getoond, kunt u het bestand openen en bewerken.

Rechtsklikken op de document- en scanregels geeft diverse opties:

U kunt zo onder meer het elementnummer aangeven bij het document/de scan. Als een document of scan wordt ingevoerd, wordt de datum gebruikt van het consult dat geselecteerd staat.

U kunt op de toets “F5” drukken, als u in de behandelkaart staat, om voor de zekerheid alle gegevens van de patiënt opnieuw op te halen. Dit is bijvoorbeeld handig als een andere gebruiker op een andere computer tegelijkertijd dezelfde patiëntkaart bijgewerkt heeft. De gegevens worden achter de schermen al bijgewerkt, alleen zorgt de F5 in dit geval ervoor dat de gewijzigde invoer ook meteen zichtbaar is.

BEW ERKSCHERM Het bewerkscherm dient vooral voor raadpleging van gegevens, die in het behandelscherm zijn ingevoerd. Het verdient de voorkeur om zo veel mogelijk invoer via het behandelscherm te laten plaatsvinden.

Pagina 126 van 242

Het scherm van het bewerkscherm bevat een vast bovenste deel en een aantal tabbladen (zie rood omlijnde deel in de afbeelding hieronder). Als u een veld aanklikt in het bovenste deel, dan kunt met de knoppen “PageUp” en PageDown: direct naar de volgende/vorige patiënt op de lijst. Deze manier van door de kaartenbak heen navigeren, geldt alleen als u vanuit een lijst (en niet van uit bijvoorbeeld de agenda) in de patiëntenkaart terecht bent gekomen.

Het scherm toont een signalering als er nog rekeningen openstaan van een patiënt. U kunt de openstaande rekening vinden onder het tabblad “Facturen”.

Toelichting op de velden van het hoofdscherm (bovenste deel van het scherm) in het bewerkscherm Patiëntnr Uniek patiëntnummer. Het systeem kent zelf een nummer toe, één hoger dan het laatst beschikbare nummer. Roepnaam / Voorl / Naam Als bij invoer van een naam deze naam al in het systeem voorkomt, wordt de mogelijkheid geboden om deze gegevens van deze patiënt te gebruiken in plaats van ze opnieuw in te voeren. Als u geen voorletter maar wel een roepnaam invult, dan wordt automatisch de voorletter ingevuld met de eerste letter van de roepnaam. BSN / UZI (check) Hier ziet u de BSN-gegevens van de patiënt. Bij “UZI check” ziet u de datum waarop de laatste check

Pagina 127 van 242

heeft plaatsgevonden. Klik op de knop om deze weer uit te voeren. Hoe dat werkt, staat in dit hoofdstuk beschreven. Het programma vult zelf de datum in. Desgewenst kunt u een andere datum invoeren. e

Locatie / (2 ) Behandelaar / Praktijk / Centrumindicatie / Verzekeraar / Verzekeringsnummer Hier kunt u opgeven, wat voor de patiënt van toepassing is. Per afspraak kan daar desgewenst van afgeweken worden. Wilt u een nieuwe Locatie / Behandelaar / Praktijk / Centrumindicatie / verzekeraar invoeren, klik dan op het onderstreepte woord. Er opent dan een scherm waarin u een nieuwe Locatie / Behandelaar / Praktijk / Centrumindicatie / verzekeraar kunt opgeven. Wilt u dan terug naar de kaart van de patiënt, klik dan op “Patiënten” in de hoofdbalk. Centrumindicatie Hier kunt u een code kiezen uit de diagnosecodelijst. Bij het invoeren van een behandelplan wordt deze code overgenomen. ASA In dit veld toont het programma de ASA-score van de patiënt op basis van de ingevulde anamnese. U kunt handmatig de gegevens wijzigen. U kunt ook een ASA-score in het bewerkscherm invoeren zonder dat de DPSI is ingevoerd. Mapstatus Hier kunt u aangeven of een patiënt in het lopende bestand of in het archief zit, of op de wachtlijst staat. Ook biedt Oase de status “Passant” aan, dat u kunt gebruiken voor een eenmalige patiënt, bijvoorbeeld bij een waarneming. Bij het wijzigen van de patiëntstatus (lopend / archief / wachtlijst / passant) wordt automatisch het filter op de status aangepast, zodat de patiëntkaart blijft voldoen aan het filter en dus niet uit de lijst verdwijnt. Status gewijzigd Hier wordt automatisch de laatste wijzigdatum van de mapstatus weergegeven . Type U kunt hier een eigen codering aan een patiënt meegeven. Deze codering kunt u voor selectiedoeleinden gebruiken; de code heeft verder geen invloed op andere processen. COV check Hier kunt u met een vinkje aangeven of de laatste controle op verzekeringsgerechtigdheid (COV) een positieve uitslag had en wanneer die controle voor het laatst heeft plaatsgevonden. Het titelveld is tevens de knop die de check voor u uitvoert, het resultaat toont, de mogelijkheid biedt de gegevens over te nemen en de datum daarvan dan invult. AWBZ Als een patiënt onder de AWBZ-regeling valt, dient u dat hier aan te geven. Bij Insta. vult u de code van de AWBZ-instelling in waar de patiënt verblijft. Dit is nodig om de facturen te kunnen bundelen per AWBZ-instelling. Bij Debiteur vult u de code van het zorgkantoor in waaronder de patiënt valt. Debiteur Als hier een andere verzekeraar/debiteur ingevuld is, worden de facturen aan de ingevulde debiteur (bv het zorgkantoor van de AWBZ instelling) verstuurd, en niet naar de verzekeraar. Factuur naar patiënt Als dit vinkje aan staat, dan worden alle facturen naar de patiënt verstuurd, en niet naar de verzekeraar. U kunt hier een einddatum aan toevoegen. Deze instelling negeert de instelling die bij “Debiteur” is gekozen. Als die niet ingevuld is, en het betreft een ‘gewone’ patiënt, dan zijn al deze

Pagina 128 van 242

velden leeg. In dat geval wordt de factuur, via factoring of indirect via Vecozo aan de verzekeraar of rechtstreeks aan patiënt aangeboden. Als de tijd besteed aan een consult aan de patiënt gefactureerd dient te worden, dan vinkt u “Factuur naar patiënt” bij “Details” aan (subtabblad van Afspraken/consulten). In dit geval gaat alleen de factuur voor het betreffende consult naar de patiënt; alle overige facturen niet. Als er bepaalde verrichtingen aan de patiënt gefactureerd moeten worden, dan vinkt u dat bij “Verrichtingen” (subtabblad van Afspraken/consulten) aan in de kolom “Factuur naar patiënt”. Deze instelling negeert de instelling die bij “Debiteur” is gekozen. Als die niet ingevuld is, en het betreft een ‘gewone’ patiënt, dan zijn al deze velden leeg. In dat geval wordt de factuur, via factoring of indirect via Vecozo aan de verzekeraar of rechtstreeks aan patiënt aangeboden. Via de knop “Brieven maken” kunt u direct brieven e.d. met betrekking tot deze patiënt genereren (als de sjablonen aanwezig zijn). De knop “Te factureren” toont wat er voor deze patiënt te factureren is. Dit overzicht toont zowel items voor de patiënt als voor de verzekeraar, en toont ook items (in grijs) die weliswaar facturabel zijn, maar (door het ontbreken van een toereikende machtiging, of door een behandelstatus die geen facturering toestaat) op dat moment nog niet gefactureerd mogen worden.

Klikt u op “Genereer factuur”, dan krijgt u de mogelijkheid de factuur aan te maken en te printen.

U kunt het aantal exemplaren selecteren met behulp van de - 1 + knop. Ook kunt u een sjabloon selecteren voor de factuur.

Het scherm met patiëntgegevens kent een aantal subonderdelen, (sub)tabbladen genaamd.

Pagina 129 van 242

AFSPRAKEN/CONSULTEN (TABBLAD VAN PATIËNT )

In dit tabblad heeft u een overzicht van de afspraken/consulten. Bij het selecteren van een afspraak/consultregel wordt in de diverse onderliggende tabbladen en bijbehorende velden weergegeven waaruit het consult is opgebouwd. Afspraken worden gemaakt via de planner van de agenda, en niet via dit tabblad. Afspraken worden ook overzichtelijk getoond via de agenda. U kunt bij het daadwerkelijke consult de tijd (in minuten, afgerond op eenheden van 5 minuten) en/of de verrichtingen invoeren. Het pictogram naast de status geeft samen met de statuskolom inzicht in de huidige status van de afspraak/het consult.

De mogelijke pictogrammen naast de status van de afspraken /consulten zijn hieronder weergeven en toegelicht. Afspraakstadium Afspraak is vandaag. Patiënt is niet verschenen op de afspraak. Afspraak is afgezegd.

Pagina 130 van 242

Consultstadium Afspraak heeft plaatsgevonden; er dient nu een consult ingevoerd te worden. Er is een consult ingevoerd (tijd en/of verrichtingen). Consult is gefactureerd. Extra handmatig ingevuld(e) tijd/consult, niet aan een afspraak gekoppeld.

De afspraken/consulten worden in de kleur van de afspraak en met vet gedrukte letters getoond. De afspraak wordt als afbehandeld beschouwd en in het grijs getoond zodra aan één van de volgende voorwaarden is voldaan:   

het consult is gefactureerd; de afspraak is afgezegd of de afspraakdatum ligt in het verleden en is op niet-declarabel gezet.

Aan de rechterkant staan de details van de afspraken/consulten. Klik een afspraak/consult aan en de bijbehorende gegevens verschijnen.

Een aantal gegevens staat al ingevuld; de volgende velden dient u per afspraak/consult in te vullen:

Behandelplan Toont hier het behandelplan waaronder dit consult valt.

Besteed / Tarief 2 Vul voor normale behandelingen de tijd in bij “Besteed”. Als het een behandeling onder narcose betreft, vul dan hetzelfde in bij “Tarief 2”, als uurtarief 2 het opslagtarief is voor narcosebehandelingen. Als uurtarief 2 het volledige narcosetarief is, vul dan alleen bij “Tarief 2” de tijd in. Declaratie via Vecozo vereist momenteel dat narcosebehandelingen als opslag boven het normale uurtarief gedeclareerd worden.

Verrichtingen (Subtabblad van afspraken/consulten)

Pagina 131 van 242

Dit scherm toont per consult de daarbij ingevoerde prestatiecodes. Klik op “nieuw” om nieuwe verrichtingen in te voeren. Als u bij het consult een behandelplan hebt gekozen, of er is maar 1 actief behandelplan, dan verschijnt een scherm waarin de behandelcodes staan, die bij dat behandelplan zijn ingevoerd. U kunt hier meerdere behandelcodes selecteren. Deze worden na een klik op “OK” aan de verrichtingen toegevoegd.

Als er techniek was aangevraagd en deze is binnengekomen, dan volgt er een scherm waarmee de techniek aan de consulten wordt toegevoegd. U kunt dan de techniek declareren. Techniekkosten verschijnen onder behandelcode “KTT” (of door een door de gebruiker zelf te definiëren code) bij de consulten. Zijn er bij het behandelplan geen behandelcodes ingevoerd, of kiest u voor “Afbreken”, dan kunt u zelf nog verrichtingen invoeren door in de kolom “behandelcode” de betreffende code in te vullen. Bij de automatisch of handmatig ingevoerde verrichtingen kunt u vervolgens nog wijzigingen aanbrengen. Let op; u kunt bij nieuwe verrichtingen verrichtingen een grote hoeveelheid velden invullen, die niet altijd direct zichtbaar zijn. Verklein de breedte van de kolommen, of ga met de (Shift) Tab-toets alle kolommen langs. Element en vlakken Vul dit in als dat voor de declaratie bij de verzekeraar nodig is, of als het voor uw eigen administratie gewenst is. U kunt één element en meerdere vlakcodes (B,D,I,L,M,O,P,V) invoeren. Factuur naar patiënt Alléén in het geval dat deze ene verrichting aan de patiënt gefactureerd dient te worden, vinkt u dit hokje aan. Als alle facturen naar de patiënt dienen te gaan, dan vinkt u dit in het bovenste (algemene) deel van de kaart aan bij “Factuur aan patiënt”. Als de tijd besteed aan dit consult aan de patiënt gefactureerd dient te worden, dan vinkt u dat bij “Details” aan bij “Factuur naar patiënt” (subtabblad van Afspraken/consulten). Als de tijd besteed aan dit consult aan de patiënt gefactureerd dient te worden, vinkt u dit bij het subtabblad “Details” van “Afspraken/consulten” aan.

Pagina 132 van 242

Omschrijving Hier staat automatisch de omschrijving van de behandelcode. U kunt hier per behandelcode eigen tekst toevoegen. Factuurnummer / EB-factuurnummer / EB-credit Hier worden automatisch de factuurnummers voor de normale kosten (Factuurnummer), de eigen bijdrage (EB-Factuurnummer) de creditering van de eigen bijdrage bij de verzekeraar (EB-credit) ingevuld. Kosten Vul hier alleen iets in als er niet-standaard kosten zijn, zoals bij techniekkosten. Eigen bijdrage Dit is de eigen bijdrage waarbij rekening gehouden wordt met een eventuele afwijkende EB. Afwijkende EB Vul hier alleen iets in als de eigen bijdrage afwijkt van de standaard. Als er vrijstelling voor eigen bijdrage is, voer dan 0 in. Als er geen afwijking is, maak het veld dan leeg. Standaard EB Dit is de eigen bijdrage waarbij geen rekening gehouden wordt met een eventuele afwijkende EB.

Behandelnotitie ( Subtabblad van afspraken/consulten) Hier worden de behandelnotities uit het behandelscherm getoond. U kunt hier per consult uw opmerkingen aanpassen. Deze behandelnotities worden getoond op de verrichtingenkaart (zie verrichtingenkaart). De verrichtingenkaart vindt u als tabblad in de patiëntenkaart.

Pagina 133 van 242

Details ( Subtabblad van afspraken/consulten)

Code Geeft weer welke code aan de afspraak is toegekend vanuit de agenda. Status Geeft weer welke status aan de afspraak is toegekend vanuit de agenda. Machtiging Hier wordt automatisch het machtigingsnummer waaronder het consult is gefactureerd, ingevuld. Factuur naar patiënt Als de tijd besteed aan dit consult aan de patiënt gefactureerd dient te worden, vinkt u dit hokje aan. Als alle facturen naar de patiënt dienen te gaan, dan vinkt u dit in het bovenste (algemene) deel van de kaart aan bij “Factuur aan patiënt”. Als er bepaalde verrichtingen aan de patiënt gefactureerd moeten worden, dan vinkt u dat bij “Verrichtingen” aan (subtabblad van Afspraken/consulten). Consult declarabel Deze staat standaard aangevinkt. Dit betekent dat het consult op de factuur berekend zal worden. U kunt er bijvoorbeeld ook voor kiezen één of meerdere consult(en) niet door te berekenen; dan zet u dit vinkje uit. Factuurnummer Hier wordt automatisch het factuurnummer voor de bestede tijd ingevuld. Reden afzegging Hier kunt u, bij afzegging van een afspraak, de reden in tekst invoeren. Dit veld wordt vanuit meestal vanuit het agendascherm ingevuld. U kunt het hier raadplegen en eventueel aanpassen.

BEHANDELPLAN (TABBLA D VAN PATIËNT)

Pagina 134 van 242

De behandelgegevens worden getoond aan de rechterzijde van het tabblad “Behandelplan” en u kunt deze aanpassen. Voordat er consulten kunnen worden ingevoerd dient er, indien er sprake is van bijzondere tandheelkunde, eerst een behandelplan te zijn. Voor een eerste consult vult u dan diagnosecode 0001 (eerste consult) in bij “Centrumindicatie”. Ook als de verzekeraar een machtiging eist, moet er een behandelplan gemaakt worden

Het behandelplan kan gebruikt worden om vóór de behandeling een planning met offerte te maken, met daarin de behandelingen en de eigen bijdrage voor de patiënt. Indien de patiënt akkoord is met dit behandelplan, dan kan bij “Handtekening EB” worden ingevuld wanneer de patiënt (of de wettelijke vertegenwoordiger) hiervoor getekend heeft. Er kunnen meerdere behandelplannen ingevoerd worden. Op die manier kunt u verschillende offertes voor verschillende oplossingen uitbrengen. Behandelstatus Bepaalt o.a. of er consulten mogen worden ingevoerd. Dat mag alleen als de status “Onder behandeling” is. Consulten die onder het behandelplan vallen worden alleen gefactureerd als de behandelstatus “Afbehandeld” is, tenzij bij de verzekeraar is aangegeven dat er ook gefactureerd mag worden als de patiënt nog onder behandeling is. Bij de behandelstatus “Wachten” toont de agendastatus in het Behandelscherm voor deze patiënt “Plan in wacht”. Centrumindicatie en Regeling Deze kunnen gekozen worden uit een lijst. De centrumindicatie is verplicht in verband met het aanvragen van een machtiging en declaratie bij de verzekeraar. “Regeling” koppelt met eventueel ingevoerde regelingen bij de verzekeraar. Hiermee kunt u instellen of u via een vereenvoudigde route een machtiging mag aanvragen, of dat de behandeling ongemachtigd uitgevoerd mag worden, en hoeveel tijd en techniekkosten dat dan betreft. Ook kunt u een vaste eigen bijdrage instellen. In dat geval worden eigen bijdrages die volgen uit ingevoerde verrichtingen genegeerd bij factureren. Zie hierover “Tabblad Regelingen bij Verzekeraars”. Als er met de verzekeraar is overeengekomen dat voor deze behandeling een machtiging gegarandeerd is, zorg dan dat machtigingsaanvraag op “Vereenvoudigd” staat. Bij een eerste consult, diagnosecode 0001, dient het veld op “Ongemachtigd” te staan. In alle andere gevallen kiest u voor “Standaard”. Bij “Ongemachtigd” hoeft er geen machtiging te zijn en mag u, tot de in het behandelplan aangegeven tijd is opgebruikt, factureren.

Pagina 135 van 242

Bij “Vereenvoudigd” dient u wel een machtiging aan te maken; deze kunt u via de vereenvoudigde route aanvragen. Als u dat via de knop “Machtiging aanmaken” doet, wordt de honoreerdatum dan al automatisch ingevuld. U mag pas factureren als de verzekeraar inderdaad een machtiging heeft toegewezen en u het machtigingsnummer bij de machtiging hebt ingevoerd. Na het kiezen van een regeling worden de bijbehorende gegevens in de velden op de kaart overgenomen en zijn de overgenomen gegevens niet te wijzigen. Om een regeling te verwijderen haalt u het vinkje bij regeling weg. U kunt dan de eerder overgenomen gegevens weer wijzigen. Behandelend arts Hier wordt de behandelende arts getoond, en u kunt dit aanpassen. Kies uit een lijst met medewerkers, en de afdeling uit de lijst met arts/afdelingcombinaties (zie hierover onder “Beheer -> arts/afdelingcombinaties”). Offertedatum U kunt hier een offerte printen door op het printknopje naast het veld te klikken. De datum van de print verschijnt dan in het veld. Machtigingaanvraag Dit veld wordt overgenomen uit een eventuele regeling. Als er geen regeling is, staat dit veld op “Standaard”. In beide geval kunt u het veld niet aanpassen. Schatting kosten en Schatting eigen bijdrage Deze velden worden berekend uit het tabblad “Verrichtingen” van het behandelplan, en zijn niet te wijzigen. Tijd Dit is de tijd die naar schatting benodigd is voor de behandeling. Als uit de regeling een vereenvoudigde machtiging volgt of een ongemachtigd behandeld mag worden, wordt hier automatisch de bijbehorende tijd ingevuld. Dit veld wordt ook gebruikt bij het aanmaken van een machtiging. Techniekkosten Dit zijn de kosten die naar schatting aan de behandeling verbonden zijn. Bij het aanmaken van de machtiging zijn dit de aangevraagde techniekkosten. Vaste eigen bijdrage Dit veld kunt u invullen conform afspraken met de verzekeraar. Vrijstelling EB Als u dit heeft aangevinkt, dan wordt voor geen enkel consult, dat onder dit behandelplan valt, een eigen bijdrage in rekening gebracht bij de patiënt.

Handtekening EB Datuminvoer van de datum van akkoord van de patiënt met de eigen bijdrage.

De knop “Machtigingaanvraag aanvragen” voegt automatisch een machtigingsaanvraag toe bij het tabblad “Machtigingen”, waarbij de tijd en eigen bijdrage overgenomen worden. Als het een vereenvoudigde machtingsaanvraag betreft, hoeft u verder niets te doen. Betreft het een standaard aanvraag, dan kunt u van daaruit een document met de aanvraag genereren (zie Machtigingen).

Pagina 136 van 242

Verrichtingen (Subtabblad van Behandelplan) Hier wordende geplande verrichtingen met bijbehorende gegevens getoond; u kunt deze aanpassen. Op basis van de gegevens die hier zijn ingevoerd, worden de geschatte kosten en de eigen bijdrage berekend.

Aanvraaggegevens (Subtabblad van Behandelplan) Hier kunt u gegevens ten behoeve van een machtigingsaanvraag invullen. Deze kunt u afdrukken bij de machtigingsaanvraag. Behandelperiode / Röntgenstatus U kunt een optie kiezen uit de lijst. Aantal bijgevoegde röntgenfoto's Hier kunt u het aantal foto’s invoeren. Narcosebehandeling Vink dit vakje aan als het een narcosebehandeling betreft. Handtekening narcose De datum waarop de patiënt akkoord heeft gegeven voor de narcose. Motivering / Betrokkenheid van andere disciplines / Omschrijving behandelingsplan / Verwijzingsgegevens / Aard van de afwijking / Status praesens: vrij in te voeren tekst. Angstmetingen Hier kunt u de scores van de diverse angstmetingen invoeren.

Wijzigingen Behandelplan (Subtabblad van Behandelplan) Als u wijzigingen maakt in het behandelplan, wordt de geschiedenis hiervan op dit tabblad bewaard.

Machtigingen / Uitgevoerd / Factuuritems (Subtabblad van Behandelplan) Deze tabbladen tonen de ingevoerde en gewijzigde gegevens, en dienen als informatieve overzichtslijsten.

MACHTIGING (TABBLAD VAN PATIËNT)

Pagina 137 van 242

Om consulten te kunnen declareren bij een verzekeraar is er bij bijzondere tandheelkunde doorgaans een machtiging nodig. U kunt verschillende machtigingen tegelijk aanvragen voor één patiënt. Als er een behandelplan met saldotekort is, dan is “Machtiging” in rood weergegeven. Als u bij Behandelplan een machtiging heeft aangevraagd, dan staan de gegevens hier reeds vermeld. U kunt ook zelf een nieuwe machtiging toevoegen.

U kunt bij Behandelplan selecteren van welk behandelplan u de machtiging(en) wilt zien of aanpassen. De resterende saldi aan tijd en techniekkosten worden bovenin getoond. Deze zijn rood als het saldo negatief is. Nummer In het eerste veld komt het machtigingsnummer dat door de verzekeraar is afgegeven. Aangevraagd Hier vult u de datum in waarop u de machtiging heeft aangevraagd. Gehonoreerd Hier vult u de datum in waarop de machtiging is gehonoreerd. Een aangevraagde machtiging krijgt de status “Toegekend” nadat het veld 'gehonoreerd' ingevuld is (en het machtigingsnummer). Geldig tot Hier vult u de datum in waarop geldigheid van de machtiging verloopt. Als de machtiging nooit verloopt, laat u dit veld leeg. Geweigerd Indien de verzekeraar de machtiging niet toekent, kunt u hier de datum van weigering invoeren. Aangevraagde tijd U hebt hier de mogelijkheid het aantal minuten dat u aangevraagd heeft in te voeren. Gemachtigde tijd Als de machtiging dan binnenkomt, kunt u hier het werkelijk gehonoreerde aantal minuten invullen.

Pagina 138 van 242

Tijd gefactureerd Hier staat het aantal minuten dat gefactureerd is onder deze machtiging. Techniek aangevraagd U kunt hier de gemachtigde techniekkosten invoeren.

VERZEKERING (TABBLAD VAN PATIËNT) Dit tabblad toont de gegevens die op basis van de COV-check zijn gevonden. U kunt hier gegevens invoeren en aanpassen. De kolom "Overigepakketten" wordt bij een COV-check ter informatie gevuld met alle aanvullende niet-tandarts-verzekeringen. Beschikt u niet over de mogelijkheid een COV-check uit te voeren, dan kunt u handmatig hier de verzekeringsgegevns invoeren. Sla de gewijzigde gegevens op door op het groene vinkje te klikken.

ABONNEMENT (TABBLAD VAN PATIËNT ) U kunt hier aangeven of de patient een abonnement heeft. Abonnementen kunt u aanmaken onder behandelocdes. Zodra u een looptijd hebt ingegeven, dan kunt u het abonnement hier selecteren. U kutn hier aangeven over welke periode het abonnement loopt.

OVERIG (TABBLAD VAN PATIËNT) Nadere gegevens van de patiënt kunt u hier invullen.

Taal: U kunt hier de voorkeurstaal instellen. De sjablonen worden dan in de taal van de voorkeur gekozen. Afspraakherinneringen en -etiketten worden in het Engels verzonden, bij een instelling van iedere taal behalve Nederlands. Het tonen van de medische anamnese is eveneens in het Engels bij iedere gekozen taal anders dan Nederlands. Overleden: als dit veld staat aangevinkt, dan ontvangt de patiënt geen controle-oproepen meer.

Pagina 139 van 242

Factuurcontact / Verantwoordelijke: U kunt hier een persoon selecteren, die u bij de contactpersonen hebt ingevoerd. Deze zijn via [veld patient.#FactNAW] en [veld patient.#VerantwoordelijkeNAW] beschikbaar in sjablonen. Het factuurcontact wordt tevens gebruikt bij de digitale declaratie aan factoringservices. Doorverwezen door / Huistandarts / Doorverwezen naar / Huisarts / Revalidatiearts / Overig. U kunt hier een persoon selecteren uit of toevoegen aan de lijst “Externe adressen” (zie onder “Beheer -> Externe adressen”). U kunt deze gegevens gebruiken om de huisarts, specialist en andere verwijzers te registeren. Zo kunt u via sjablonen correspondentie voeren. Controle-interval / Oproepmaand: deze twee velden worden gebruikt voor oproepen. Oase gebruikt deze gegevens om een oproeplijst voor controlebezoeken aan te maken. Het veld “Controle-interval” staat standaard op 6 maanden. U kunt het interval hier aanpassen. Op grond hiervan wordt het veld “Oproepmaand” ingevuld en opgehoogd na een controlebezoek. De datum van “Oproepmaand” wordt opgehoogd bij invoer van een periodieke-controle-prestatie of als het vinkje "Oproepdatum ophogen bij elke prestatie" aanstaat onder Beheer -> Instellingen. Laatste bitewing: de datum van de laatste bitewing. Dit veld wordt ingevuld als er een behandelcode met “Bitewing” aangevinkt wordt toegevoegd aan het behandelplan. Zie over het aanvinken van bitewing het onderdeel Behandelcodes. Bitewing frequentie: u kunt per patiënt de bitewingfrequentie aangeven. Als u daar niets invult, dan gebruikt Oase de globale instelling die bij “Beheer->Instellingen->Oase” in het veld “Bitewing frequentie” staat ingevuld. Geen bitewings maken: u kunt hier aangeven of het nodig is om een bitewing te maken. Vinkt u “Geen bitewings maken” aan, dat toont het scherm in het behandelscherm: [niet nodig]. Dit kan het geval zijn bij bijvoorbeeld een patiënt met volledige prothese. UZI-check blokkeren: als u UZI-check wilt blokkeren (bijvoorbeeld om te voorkomen dat de huidig ingevoerde gegevens worden overschreven), dan vinkt u dit vakje aan. Een UZI-check is dan niet meer mogelijk. Probeert u dat toch, dan krijgt u hiervan een melding. Clearing blokkeren: als u dit vakje aanvinkt, dan geldt het volgende: de gegevens van de patiënt mogen niet worden doorgestuurd naar de verzekeraar bij het aanmaken van een factoringbestand. Agenda geblokkeerd: U kunt hier de optie “Agenda geblokkeerd” aanvinken. Er kan dan geen nieuwe afspraak met de patiënt in de agenda worden ingevoerd. Direct betalen: Als u deze optie aanvinkt, dan wordt in de behandelkaart “Direct betalen” getoond bij betaalgedrag.

. Max. incassobedrag: bij een automatische incassomachtiging wordt er bij, het aanmaken van een incassobestand, gekeken of het bedrag niet hoger is dan het hier ingevoerde maximum incassobedrag. Is dat wel zo, dan blijft het resterende bedrag van de overschrijding open. Dit wordt bij een volgende incassobatch meegenomen. Documentsoort / Documentnummer: invoer van de identificatiegegevens van de patiënt.

Pagina 140 van 242

NOTITIES (TABBLAD VAN PATIËNT) Zie hierover “Notities”. Hier worden de memo’s uit het behandelscherm (administratieve, niet behandeldatum gerelateerde, aantekeningen met betrekking tot de patiënt) getoond.

TECHNIEK (TABBLAD VAN PATIËNT) Kiest u voor de invoermogelijkheid via het behandelscherm, dan wordt deze invoer hier getoond. U kunt deze gegevens ook hier invoeren. Als u techniekwerkzaamheden moet aanvragen bij een tandtechnisch laboratorium, kunt u dat hier administreren. Aangevraagd Aanvraagdatum bij het laboratorium. Laboratorium Hier kunt u het betreffende laboratorium selecteren. Een nieuw laboratorium kunt u invoeren bij Beheer / Crediteuren. Vink dan wel het veld “Laboratorium” aan. Bonnummer Vul het nummer in van de papieren bon. Bon U kunt hier een scan van de papieren bon toevoegen en inzien. Klik in het veld; er verschijnt een scherm met de scan van de bon. Klik op het scansymbool, dan verschijnt een scherm om de bon in te scannen. Hiervoor is uiteraard een scanner vereist.

Factuurdatum lab. / Factuurnummer lab. / Factuurbedrag Vul hier de factuurgegevens in van het laboratorium als het werkstuk is binnengekomen.

FACTUREN (TABBLAD VAN PATIËNT) Hier kunt u de lijst zien van facturen voor behandelingen van de patiënt die verstuurd zijn. Het kan dan gaan om facturen aan de verzekeraar of aan de patiënt zelf. U kunt hier alle facturen zien, of alleen de openstaande facturen. Wilt u dat laatste, vink dan “Toon alleen openstaande” aan.

Pagina 141 van 242

Via de knop “Wijzig” of dubbelklikken op een factuur kunt u de factuur desgewenst volledig zien, of aanpassen. U kunt ook een kopie versturen of afdrukken.

CONTACTPERSONEN (TAB BLAD VAN PATIËNT) U kunt hier contactpersonen invullen, als de patiënt wilsongeschikt is, of in een instelling verblijft.

VERRICHTINGENKAART ( TABBLAD VAN PATIËNT) Hier worden alle behandelnotities, verrichtingen en algemene notities betreffende de patiënt chronologisch getoond. Desgewenst kunt u een periode selecteren waarop het overzicht betrekking heeft. Door middel van de printerknop kunt u dit overzicht afdrukken.

DOCUMENTEN (TABBLAD VAN PATIËNT) Bij het tabblad “Documenten” krijgt u een overzicht van alle documenten die door scan, camera of toevoegen van bestanden aan de patiënt gekoppeld zijn. Elk document dat u vanuit de patiënt verstuurt wordt hier toegevoegd. Wanneer u in 1 opdracht voor meerdere patiënten documenten maakt, die samen in 1 document komen, wordt dit in losse documenten bij alle betreffende patiënten opgeslagen. Eventuele wijzigingen van het totaaldocument worden niet bewaard. Het is immers 1 document dat niet specifiek bij die patiënt hoort. Wilt u deze wijzigingen wel bewaren, handel dan als volgt. In een dergelijk geval dient u bij de patiënt het document op te roepen, waarna u de wijzigingen in het document kunt aanbrengen en bewaren. U kunt ook zelf documenten toevoegen aan een patiënt. Klik op “nieuw”. Vervolgens kunt u zoeken naar een bestand. Dubbelklik op het bestand, en dit bestand verschijnt op het scherm. Door op de bestandsnaam te klikken, opent het bestand.

Pagina 142 van 242

Bij het toevoegen van een document via deze methode wordt een kopie van de inhoud van het document opgeslagen in de database. Als u het document, dat hier is toegevoegd, wijzigt of weghaalt, dan blijft de kopie in de database ongewijzigd bewaard. Dit kan ook met de knop “Bestand toevoegen” en de knop “Scan” in het behandelscherm links naast de verrichtingen/behandelkaart. Een andere methode van koppelen van documenten is het opslaan van bestanden in een daarvoor aangewezen map (bij het onderdeel “Diversen” onder de knop ). Hier kunt u het documentenpad aangeven, waar Oase documenten kan zoeken. Voordat u van deze functionaliteit gebruik kunt maken, moet u eerst het documentenpad hebben aangegeven.

Op deze manier wordt alleen een koppeling naar het bestand gelegd. U kunt deze methode gebruiken door het aanklikken van de knop “naar map”.

Met de knop “Scannen” kunt een document scannen, en op de juiste plek opslaan. U dient dan zelf alleen nog een omschrijving van het document te geven.

GEZIN (TABBLAD VAN P ATIËNT)

U kunt dit tabblad gebruiken om meerdere gezinsleden met elkaar in verband te brengen. De patiënt is bijvoorbeeld kind of partner van een andere patiënt. Dit biedt de mogelijkheid om gezinsafspraken te maken, en als koppeling bij adressering. Ook vraagt Oase bij adreswijzigingen of deze geldig is voor alle gezinsleden, en voert, indien van toepassing, de wijziging bij alle gezinsleden door.

Pagina 143 van 242

Klik op het icoontje “Gezinslid toevoegen”. De lijst met alle ingevoerde patiënten verschijnt. Selecteer uit deze lijst het gezinslid dat bij de patiënt van de geopende patiëntenkaart hoort. Klik dan op “Ok”. In de lijst verschijnen zowel de gegevens van de patiënt als van het bijbehorend gezinslid.

OVERZICHTEN BIJ PATIËNTEN

U kunt bij Patiënten bijzondere overzichten genereren. Kijk voor het werken met overzichten in het hoofdstuk Overzichten. Hier staan de extra mogelijkheden beschreven die bij de kaartenbak van de patiënten horen. Klik op “Overzichten” bij “Patiënten”. Klik dan op het pijltje bij Stap 1.

Pagina 144 van 242

Verrichtingen per arts, patiënt Dit overzicht toont, getotaliseerd per arts, alle verrichtingen in de geselecteerde periode, per arts gesorteerd op afspraaktijd van de patiënt. Dit overzicht is handig om te controleren of de verrichtingen goed zijn ingevoerd en om de omzet per arts te zien.

Verrichtingen per patiënt Dit overzicht toont gegroepeerd per patiënt de verrichtingen in de geselecteerde periode.

Totalen per arts, behandeltype Dit overzicht toont per arts en per behandelcodecategorie de aantallen verrichtingen en kosten

Bestede tijd per arts Als u de bestede tijd per afspraak bijhoudt kunt in dit overzicht per arts zien hoeveel tijd er aan welke afspraak besteed is. Dit is vooral van belang als u bijzondere tandheelkunde uitvoert of AWBZpatiënten behandelt.

Te factureren U kunt hier voor de geselecteerde periode zien wat er te factureren is. Als er verrichtingen zijn ingevoerd die nog niet gefactureerd mogen worden, ziet u deze ook. In de kolom “reden nietfacturabel” is dan te lezen waarom de verrichting niet nog niet gefactureerd kan worden. Desgewenst kunt u dit overzicht beperken tot een bepaalde arts of praktijk door deze bovenin te kiezen. Terugkeren naar het overzicht doet u via menuoptie “Venster”.

Genereer facturen Als u niet via de knop “Factureren” vanuit de patiëntenlijst wil factureren, bijvoorbeeld omdat u op arts of praktijk wilt selecteren, kunt u deze optie gebruiken. Hiermee worden de facturen gegenereerd en worden de facturen die op papier verstuurd moeten worden in een afdrukbaar document aangeboden. Als er facturen digitaal verzonden moeten worden, dan moet u dat via “Financieel → Facturen uit” doen. Zie hierover het hoofdstuk Digitale declaraties.

Controle-oproepen Hiermee kunt u patiënten oproepen tot het maken van een controle-afspraak. Kies een sjabloon, kies desgewenst of u op etiketten wilt printen, kies de zorgverlener van wie u de oproepen wilt versturen en kies de periode voor de controle-afspraken in het veld “Volgende controle t/m”. Klik op “Bekijk

Pagina 145 van 242

geselecteerde patiënten” om te zien welke patiënten een oproep gaan krijgen. Oase registreert aan welke patiënten al een oproep is verzonden, en neemt deze niet mee in de lijst. Controleoproepen nemen alleen patiënten mee uit het lopende bestand; niet uit het archief. U kunt instellen wat het minimum aantal dagen moet zijn sinds de vorige oproep heeft plaatsgevonden bij “Minimum aantal dagen sinds vorige oproep”.

Wilt u de oproepen e-mailen, als het e-mailadres van de patiënt in Oase staat, vink dan “Via e-mail indien e-mailadres bekend” aan. Dit kan alleen als er van het gekozen sjabloon een variant in HTMLformaat bestaat. Alleen HTML-sjablonen zijn geschikt om via e-mail te versturen. Wilt u de oproepen via sms verzenden, als het mobiele nummer van de patiënt in Oase staat, vink dan “Via sms indien mobiel telefoonnummer bekend” aan. Voeg dan de sms-tekst toe die u wilt versturen. U kunt hierbij velden invoegen via de knop “Veld invoegen”. Klik tenslotte op de knop “Ok”. Als u voor sms en/of e-mail hebt gekozen maakt Oase nu een statusoverzicht met eventuele foutmeldingen. Oproepen waarbij het verzenden van een sms niet gelukt is worden alsnog op papier afgedrukt. U kunt deze lijst printen met de knop “Afdrukken”. Klik dan op “Ok”. Hierna verschijnt een document met de oproepen die op papier moeten worden verzonden dat u vervolgens kunt afdrukken. De eventuele e-mails zijn nog niet verzonden, maar staan klaar bij programma-onderdeel “E-mail” van waaruit ze verstuurd kunnen worden. Sms'jes worden direct verzonden. U kunt de oproepen, die u vandaag gedaan heeft, in Oase ongedaan maken. Het ongedaan maken doet u als volgt: klik op de knop “Maak oproepen ongedaan”. Hoe Oase te werk gaat bij het opstellen van het document met oproepen leest u hieronder.

Pagina 146 van 242

Werking oproep(selectie) Het volgende proces vindt plaats: 1. Oase selecteert de patiënten die een oproepdatum hebben (te vinden in het veld “oproepmaand” bij het tabblad “Overig” in de “Bewerkmodus”)

tussen 2 maanden geleden en eind van de maand (de periode voor de controle-afspraken) die aangegeven staat in het veld “Volgende controle t/m” op het scherm van de controleoproepen.

Samenvatting selectie: 2 maanden voor systeemdatum < datum van het veld “Oproepmaand” < eind van de maand van het veld “Volgende controle t/m”.

2. De selectie die in stap 1 is gemaakt wordt beperkt tot die patiënten, die al langere tijd geen oproep hebben gehad. Deze tijd wordt ingesteld in het veld “Minimum aantal dagen sinds vorige oproep”.

Pagina 147 van 242

3. De lijst uit stap 2 wordt gefilterd door patiënten te verwijderen die recent (niet langer dan 7 dagen geleden) voor een controleafspraak daadwerkelijk zijn geweest. De termijn van 7 dagen wordt gehanteerd om de behandelgegevens van de patiënten te verwerken.

U ziet hieronder in de afbeelding “Oproepen versturen voor controle-afspraken” hoe de stappen zijn in dit proces.

Pagina 148 van 242

Afspraakherinneringen Het overzicht “Afspraakherinneringen” biedt u de mogelijkheid om op papier de afspraakherinnering te versturen. Als u het scherm opent, ziet u een lijst van alle patiënten die een afspraakherinnering dienen te krijgen. Met de vinkjes links in de lijst kunt u eventueel patiënten uitsluiten.

U kiest het sjabloon van de papieren afspraakherinnering bij het veld “Sjabloon”. Wilt u de tekst van het sjabloon op een etiket printen, kies dan het juiste formaat bij “Etiketten”. U kunt vervolgens bij het veld “Praktijk” en “Zorgverlener” de juiste praktijk en de juiste zorgverlener selecteren. Bij het veld “Afspraak vanaf” en “t/m” kunt aangeven over welke periode Oase moet bekijken of er patiënten zijn, die een afspraakherinnering moeten krijgen. U kunt nu op “Bekijk geselecteerde patiënten” klikken om te zien welke patiënten aan de opgegeven criteria (opgegeven periode, praktijk en zorgverlener) voldoen. Wilt u de afspraakherinneringen via e-mail of sms laten lopen bij de patiënten, die over een emailadres of mobiel telefoonnummer beschikken, klik dan de juiste optie(s) aan.

Pagina 149 van 242

Bij het aanvinken van de sms-optie, dan kunt u de gewenste sms-tekst invoeren. U kunt hierbij gebruik maken van een invoegveld. Zie hierover het werken met sjablonen.

Klik op “OK” om de oproepen te printen. Oase zal bij de patiëntgegevens opnemen dat er een afspraakherinnering is verzonden. U kunt de oproepen, die u vandaag gedaan heeft, in Oase ongedaan maken. Oase zal dan de patiënt weer tonen in dit overzicht, of alsnog een automatische herinnering via e-mail of sms sturen. Het ongedaan maken doet u als volgt: klik op de knop “Maak afspraakherinneringen ongedaan”. De knop “Oproepverdeling” toont van het vorige, huidige en volgende jaar de aantallen patiënten met hun oproepmaand. Klik op een cel om de patiënten te tonen.

“Statistieken” toont een statistiek van verzonden controleoproepen en het resultaat daarvan in de vorm van een percentage gemaakte afspraken.

Laatste afspraak / oproep U kunt hier een overzicht maken van de datum van de laatste afspraak en de laatste oproep per patiënt.

Behandelplan Een overzicht van patiënten met gegevens uit de behandelplannen: onder meer de kolommen Diagnose, Subdiagnose, Eigen bijdrage, Tijd, Techniek en Kosten.

Aan te vragen machtigingen Dit overzicht toont alle machtigingen waarvan de aanvraag nog niet verstuurd is. U kunt hierbij eventueel selecteren op een bepaalde verzekeraar.

Aangevraagde machtigingen

Pagina 150 van 242

Dit overzicht toont de machtigingen die zijn aangevraagd, maar nog niet zijn gehonoreerd (of geweigerd). De overige overzichten zijn standaard overzichten. Kijk voor het werken met standaard overzichten in het hoofdstuk Overzichten.

DIVERSEN BIJ PATIËNT EN

Onder “Diversen” bij Patiënten vindt u de mogelijkheid om patiënten, van wie er meer dan 1 kaart bestaat, samen te voegen tot 1 kaart. Er zijn 3 opties: Samenvoegen handmatig U kunt de patiëntcodes invoeren van de 2 patiënten die u wilt samenvoegen, waarbij de gegevens van de patiënt met de eerste code worden toegevoegd aan de patiënt met de tweede code Samenvoegen naam/geb. datum Het programma zoekt naar patiënten met identieke achternaam, voorletters en geboortedatum en biedt deze in een aanvinklijst aan om samen te voegen Samenvoegen a.d.h.v. BSN Het programma zoekt naar patiënten met identieke BSN’s en biedt deze in een aanvinklijst aan om samen te voegen Documentenpad Een methode van koppelen van documenten is het opslaan van bestanden in een daarvoor aangewezen map. Hier kunt u het documentenpad aangeven, waar Oase documenten kan opslaan en zoeken. Nieuwe documenten opslaan in database Als er een documentenpad is aangegeven worden nieuw geïmporteerde documenten ook op die locatie opgeslagen, tenzij dit wordt aangevinkt.

Pagina 151 van 242

IV. FINANCIEEL Het onderdeel Financieel kent de volgende subonderdelen: -

Overzichten

-

Facturen uit

-

Facturen in

-

Dagboek

-

Rekeningen

-

Memoriaal

-

Internetbankieren

-

Incasso-opdrachten

-

Digitale declaraties

-

Instellingen

Van het belangrijkste boekhoudoverzicht, de saldibalans, is het overzicht direct opvraagbaar via het printerknopje rechts naast de gegevens van het actieve boekjaar.

OVERZICHTEN (TABBLAD VAN FINANCIEEL) Onder dit tabblad kunt u de belangrijkste financiële informatie bekijken en overzichten maken. Hier wordt een aantal geselecteerde standaardoverzichten makkelijk toegankelijk aangeboden. Uiteraard kunt u per boekhoudonderdeel via selectie de overzichten maken die u zelf handig vindt. De werkwijze is als volgt. U kiest het gewenste soort overzicht met de knop aan de linkerzijde. Vervolgens maakt u een selectie. Over het maken van een selectie leest u meer in het hoofdstuk Overzichten (algemeen). Kies dan de gewenste uitvoer. U kunt dan het overzicht genereren door op “Start overzicht” te klikken.

FACTUREN UIT (TABBLAD VAN FINANCIEEL)

Pagina 152 van 242

Facturen worden in principe aan de hand van onder andere de behandelinformatie vanuit patiënten gegenereerd (zie Factureren). Eventueel kunt u facturen ook handmatig invoeren bij dit onderdeel. Bij het genereren van een factuur wordt automatisch een opeenvolgend factuurnummer toegewezen, en worden debiteurcode, rekeningnummers, datum, prijzen, omschrijving en projectcodes uit de onderliggende gegevens overgenomen. Handmatige invoer van uitgaande facturen. NB: behandelingen en facturering gaan uit de pas lopen indien de debiteur een patiënt is; deze mutaties worden niet aan de patiëntenkaart toegevoegd! Ga naar het tabblad “Facturen uit” en druk op de knop “Nieuw”. U krijgt de keuze voor welk soort debiteur u een factuur wilt invoeren: een patiënt, verzekeraar of overig. Hierna verschijnt een lege factuurkaart. Als er al facturen ingevoerd zijn, dan zal Oase zelf het volgende factuurnummer toekennen. Is het de eerste factuur, dan kunt u zelf een factuurnummer invoeren. Bij uitgaande facturen wordt de factuurdatum vanzelf op de systeemdatum gezet als de factuur afgedrukt wordt. Het veld “Rekening” wordt automatisch ingevuld als er bij instellingen een standaard debiteurrekening is ingevoerd. U kunt nu de factuuritems gaan invoeren, door in het tabblad “Factuuritem” (subtabblad van Facturen Uit of In van een specifieke factuur) op de eerste, lege, regel te klikken. U dient hier in ieder geval een stuksprijs (exclusief BTW), omschrijving en (baten-)rekening in te voeren.

Druk op “Opslaan” als het factuuritem compleet is ingevuld. In het bovendeel van de factuur verschijnt nu het totaalbedrag en eventueel de BTW en het bedrag inclusief BTW. Desgewenst kunt u meerdere factuuritems invoeren, die dan bij het factuurtotaal zullen worden opgeteld. Druk op het printerknopje naast de factuurdatum om de factuur in de standaardopmaak te printen.

Pagina 153 van 242

Een creditfactuur aanmaken. Bij behandelingen worden de gecrediteerde items weer opengezet; dit geldt voor een factuur die vanuit behandelingen is aangemaakt. Als u een bestaande factuur (deels) wilt crediteren kan dat met de knop “Crediteren" op de factuurkaart. U kunt ook handmatig een nieuwe factuur invoeren met negatieve bedragen. In dat geval is er geen koppeling met de patiëntenkaart, en worden de gecrediteerde items dus niet opengezet.

Na een druk op de knop “Crediteren” verschijnt een scherm met factuuritems die u kunt crediteren. Door sommige items uit te vinken kunt u een deelcreditering uitvoeren.

Na een druk op “OK” wordt de creditfactuur aangemaakt en wordt het bijbehorende document getoond. Als de factuur digitaal was ingediend en reeds gehonoreerd, krijgt u de vraag “Creditering digitaal aanbieden?” Als u hierop “Ja” antwoordt, zal de creditfactuur in de eerstvolgende run digitaal worden aangeboden aan de verzekeraar. De debetfactuur wordt afgeboekt met betrekking tot de geselecteerde items of in zijn geheel tegengeboekt, behalve als deze al betaald is. In dat geval blijft de creditfactuur openstaan tot deze is betaald.

Pagina 154 van 242

Als de oorspronkelijke factuur was gegenereerd vanuit patiënten, dan worden de betreffende behandelingen bij de patiënt weer opengezet voor facturering. U kunt deze dan corrigeren en opnieuw een factuur genereren. Bij het aanvinken van “Alleen openstaande” worden alleen de openstaande facturen getoond.

Afboeken Met deze knop kunt u het openstaand saldo afboeken tegen de bij Instellingen gedefinieerde tegenrekening. Gebruik deze optie als u niet verwacht dat de factuur nog betaald zal worden. In tegenstelling tot een creditering gebeurt er hierbij op de patiëntenkaart verder niets. Ook het openstaand saldo wordt niet gewijzigd, zodat u bij een eventueel volgend bezoek van de patiënt op het nog openstaande bedrag gewezen wordt. N.B. Crediteren en afboeken kunt u ook vanuit de behandelkaart uitvoeren

Overzichten van “Facturen uit”. “Facturen uit” kent een aantal eigen overzichten.

Genereren van aanmaningen. Via “Facturen uit” en subknop “Overzichten” kunt u een openstaande postenlijst maken, of aanmaningen genereren. Bij een aanmaning bepaalt Oase aan de hand van de betaaltermijn of een factuur aangemaand dient te worden of niet. U hoeft daar zelf niets voor te doen!

Pagina 155 van 242

De betaaltermijn kunt u onder het tabblad “Instellingen” instellen. U kunt kiezen uit Aanmaningen en Verzamelde aanmaningen. Bij Aanmaningen krijgt u per factuur een document. Bij Verzamelde aanmaningen krijgt u per debiteur 1 overzicht. Voor beide soorten overzichten geldt wel dat uw sjablonen op de juiste manier moeten zijn gemaakt! U kunt op deze manier een lijst met aan te manen personen uitdraaien: door “Openstaande posten” te kiezen in plaats van “Aanmaningen”, en te selecteren op factuurdatum tot bijvoorbeeld 2 weken geleden.

Aanmaak digitale declaraties U kunt hier een selectie maken in het overzicht van digitale declaraties. Zie hierover Digitale declaraties.

Restfacturen naar patiënt Deze optie kunt u gebruiken om afgewezen declaraties van de verzekeeraar zelf bij de patiënt te innen. Automatisch worden alleen die facturen geselecteerd die (gedeeltelijk) zijn afgewezen en die nog niet door de praktijk aan de patiënt verstuurd zijn. Gebruik hiervoor een speciaal sjabloon dat vermeldt welke gedeelte van de behandeling wel en niet vergoed is.

Omzet per UPT-code Toont (per code) hoeveel deze code gegenereerd heeft, over een bepaalde periode. \

Facturen uit / Diversen Als u aanmaningen hebt aangemaakt, waarbij de aanmaandatum automatisch bij de facturen is ingevuld, en u wilt dit ongedaan maken, omdat bijvoorbeeld het afdrukken of verzenden is mislukt, dan kunt u hier alleen aanmaningen van een bepaalde datum ongedaan maken.

Incasso-instellingen. Bij incasso-instellingen kunt u alle benodigde instellingen maken voor het genereren van automatische incasso-opdrachten. Eigen rekening (IBAN), naam organisatie en incassant-ID zijn verplicht. Als uw bank maxima heeft gesteld aan het totaalbedrag en het aantal opdrachten per batch kunt u dat hier ingeven. U kunt aangeven of uw incasso’s doorlopend of eenmalig zijn en de locatie van de gegenereerde bestanden instellen.

FACTUREN IN (TABBLAD VAN FINANCI EEL) Hier kunt u inkoopnota’s invoeren. Dit werkt verder net zo als het invoeren van uitgaande facturen, alleen zijn er geen koppelingen met patiënten en digitale declaraties.

Pagina 156 van 242

Als u gebruik maakt van de interne urendeclaratie van de medewerkers van de tandartspraktijk, dan worden de facturen die daarbij gegenereerd worden hier getoond. In combinatie met het gebruik van internetbankieren kunt u op die manier op eenvoudige wijze facturen ter betaling aanbieden. Deze kunnen na betaling automatisch worden verwerkt.

DAGBOEK (TABBLAD VAN FINANCIEEL) Dagboekrekeningen zijn bijvoorbeeld bankrekeningen en/of een kas, waar “echt” geld op staat of in zit. Bankrekeningen kunnen via internetbankieren automatisch ingelezen worden, kasboekingen dienen uiteraard handmatig ingevoerd te worden. Hieronder een voorbeeld van het invoeren van een kasboeking. Voordat u verder kunt, dient u bovenin eerst de betreffende dagboekrekening te kiezen; in dit geval rekening 1230, Kas.

Druk op de knop “nieuw”; een lege betalingskaart verschijnt. Afhankelijk of u kiest voor ‘invoer per regel’ kunt u mutaties per regel of via een oppopscherm inboeken. Er wordt automatisch een volgnummer toegekend dat u desgewenst kunt wijzigen. De datum wordt automatisch op de systeemdatum gezet. De periode wordt automatisch op de maand van de boeking gezet. U vult het bedrag en de omschrijving in. Als het de betaling van een factuur betreft (ingekomen of uitgaand), dient u dat in het veld “Factuur” aan te geven. Hierna verschijnt er de invoermogelijkheid voor een factuurnummer. Na keuze van een factuur, wordt het veld Tegenrekening automatisch ingevuld met de debi-/crediteurrekening van de factuur. Houdt de betaling geen verband met een factuur, laat dan het veld “Factuur” op “Geen” staan en vul een tegenrekening in. In dit laatste geval kan ook worden aangegeven of er BTW van toepassing is, uiteraard alleen als u btw-plichtig bent en een btw-nummer heeft.

Pagina 157 van 242

Met de knop “Splitsen” kunt u een betaling splitsen en bijvoorbeeld boeken op verschillende facturen of verschillende tegenrekeningen. Hierbij blijf het bedrag van de oorspronkelijke betaling behouden, zodat het saldo blijft kloppen. De knop “Splitsen” wordt actief zodra u een bedrag invoert. Bij een druk op die knop verschijnt er een venster met een regel met de oorspronkelijke boeking. Als u hier het bedrag aanpast, ontstaat er een nieuwe regel met het restbedrag. U kunt dit bedrag opnieuw aanpassen en opnieuw de tegenboeking definiëren totdat de boekingen op nul lopen. Hierna kiest u voor akkoord en worden de boekingen verwerkt. De boekingen worden als aparte betalingsregels in het dagboek opgenomen. Op deze manier kan een betaling op verschillende posten worden geboekt, met de garantie dat het totaalbedrag niet wijzigt.

REKENINGEN (TABBLAD VAN FINANCI EEL) Hier kunt u het rekeningschema invoeren en wijzigen. U kunt een rekenschema van uw bestaande administratie overnemen. In dit rekenschema geeft u aan of de rekening een dagboek kent. U doet dit door het aanvinken het blokje in de kolom “Dagboek” voor bijvoorbeeld de kas en de bank. U kunt in dit schema per rekening en per periode een budget toekennen. Klik hiertoe een regel aan. Er opent een scherm met een aantal subtabbladen. In het tabblad “Budget” kunt u het gewenste bedrag invoeren. U ziet de ingevoerde budgetten terug in de (management)overzichten.

MEMORIAAL (TABBLAD V AN FINANCIEEL) Als het rekeningschema is ingevoerd, kan de beginbalans worden ingevoerd. Een beginbalans is nodig om de boekhoudkundige startsituatie in te voeren, zoals een banksaldo, bezittingen en schulden. Uw boekhouder dient deze cijfers aan te leveren. Het is handig om hetzelfde rekeningschema als dat van uw boekhouder aan te houden. Dat scheelt uw boekhouder een hoop werk met het doen van aangiftes en bovendien sluiten de jaarcijfers dan beter aan bij de administratie. Zijn die cijfers niet meteen voorhanden en wilt u snel beginnen, dan kunt u ook volstaan met alleen de banksaldi. Een beginbalans is een memoriaal boeking, dus u kiest voor het tabblad Memoriaal en drukt op de knop “Nieuw”. Er verschijnt een lege memoriaalboeking.

Pagina 158 van 242

Vul hier de datum in waarop de in te voeren situatie geldig is, bijvoorbeeld 1 januari van het boekjaar, of de datum van het banksaldo. Vul “Beginbalans” in bij de omschrijving en vink ook het vakje “Beginbalans” aan. Vervolgens kunnen bij het tabblad “Boekingen” de saldi worden ingevoerd. Vul in dit geval alleen rekening, bedrag en debet (DB) of credit (CR) in. Met <ENTER> wordt de boeking bevestigd en wordt een nieuwe, lege boeking aangeboden. Herhaal dit voor alle in te voeren saldi. Het principe van een memoriaalboeking is dat deze op nul moet lopen voordat u de boeking kunt sluiten. Als er dus nog een saldo staat na invoer van alle boekingen van de beginbalans, dan is er waarschijnlijk een bedrag niet goed overgenomen. U kunt de boeking tijdelijk sluiten door dan het restbedrag tegen bijvoorbeeld vraagposten weg te boeken. In het geval van de beginbalans zou u in dat geval er ook voor kunnen kiezen dit verschil tijdelijk tegen de algemene reserve weg te boeken. Bij een regelmatig terugkerende memoriaalboeking, zoals een maandelijks loonmemoriaal of maandelijkse afschrijvingen, (op verschillende data) kunt u “Gebruik als standaardboeking” aanvinken. Wanneer u dan de boeking op een andere datum opnieuw wilt invoeren, kunt u kiezen voor “”Kies standaardboekingen”, waarna een menu met standaardboekingen wordt aangeboden. Na het kiezen van een boeking wordt de boeking gekopieerd met een andere datum. Hierna kunt u eventueel nog wijzigingen in de boeking aanbrengen. Omdat een memoriaalboeking altijd op nul moet uitkomen, moet de memoriaalboeking zo nodig afgesloten worden met een boeking om het saldo op 0 uit te laten komen. Deze boeking kan plaatsvinden op een rekening zoals “Overige reserve”. Het resultaat is dan zoals onderstaand voorbeeld:

Pagina 159 van 242

Klik bij elke boeking op de groene vinkjes om het ingevoerde op te slaan.

Met deze knop kunt u ingevoerde boekingen wijzigen. Uw boekhouder kan bij dit onderdeel ook allerlei boekhoudkundige mutaties invoeren, en bij het afboeken van een factuur (bijvoorbeeld bij crediteren) wordt er automatisch een memoriaalboeking aangemaakt.

INTERNETBANKIEREN (TABBLAD VAN FINANCI EEL) Voordat u aan de slag kunt met internetbankieren, dient dit onderdeel eerst geconfigureerd te worden. Zie hiervoor het onderdeel “Bankprofielen”.

IMPORT U kunt op 2 manieren gegevens importeren: automatisch en handmatig.

Druk op de knop om automatisch te importeren. Hierbij krijgt u een menu met de door het programma ondersteunde banken. Kies uw bank en volg de instructies bovenin het scherm. Het programma staat toe dat u meerdere rekeningen bij dezelfde bank inleest en zal deze gescheiden ter verwerking aanbieden. Let er wel op dat u altijd een periode inleest die minimaal de reeds ingelezen en verwerkte boekingen van uw dagboek overlapt, zodat u geen boekingen kunt kwijtraken. Sommige banken voegen achteraf een boeking in het verleden toe die u dan zou kunnen missen.

Pagina 160 van 242

U kunt er ook voor kiezen om een reeds gedownload mutatiebestand in het lezen via de knop .U moet dan het bijbehorende profiel (formaat importbestand) kiezen, waarna het in het profiel aangegeven bestand wordt ingelezen. In beide gevallen moet u eerst bij “Bankprofielen” een profiel hebben aangemaakt. Na het inlezen worden de boekingen getoond. Boekingen met een roze achtergrond zijn boekingen die niet door Oase herkend zijn.

Het programma herkent alle ingekomen facturen die via deze module ter betaling zijn aangeboden en alle betalingen op uitgaande facturen, onder de voorwaarde dat de betaler het betalingskenmerk op een juiste manier in de betalingsomschrijving heeft opgenomen. Verder kent het programma een intelligent, zelf lerend, herkenningssysteem dat er voor zorgt dat eenmaal toegewezen betalingen een volgende keer herkend worden. De herkengegevens laten zien hoe de boeking verwerkt zal worden. Als u bij het veld “Factuur” hebt gekozen voor bijvoorbeeld een inkomende of uitgaande factuur, dan vraagt Oase om het bijbehorende factuurnummer. Kiest u het factuurnummer, dan ziet u onder “Herkengegevens” het factuurnummer, of meerdere factuurnummers als de betaling meerdere facturen betreft. Op dit moment zijn de boekingen nog niet in de boekhouding verwerkt. U kunt hier van de niet of foutief herkende boekingen aangeven hoe ze geboekt moeten worden. Dat kan door een tegenrekening in te vullen, of (via splitsen) een of meerdere facturen aan de boeking toe te wijzen. Als u een tegenrekening hebt ingevuld en daarna op de knop “Voeg toe aan kennisbank” drukt, zal de volgende keer dat een soortgelijke boeking wordt ingelezen, deze automatisch herkend worden en aan dezelfde rekening worden toegewezen.

Het verwerken van de boekingen in de boekhouding doet u door klikken. Achter de tekst bankbestand hebt verwerkt.

(“verwerk bankbestand”) te

verschijnt dan de datum van de laatste keer dat u een

Betalingen op facturen herkent Oase door vermelding van het factuurnummer in de omschrijving, of aan de hand van de bankrekening van de betaler of begunstigde. Door het dubbelklikken van een boeking kunt u deze wijzigen. De knop “Opnieuw herkennen” probeert opnieuw te herkennen hoe de betaling geboekt moet worden. Dat kan zinnig zijn als er in de omschrijving informatie is toegevoegd of er bijvoorbeeld intussen een factuur is toegevoegd.

Pagina 161 van 242

EXPORT Druk op “Nieuw” om betalingsopdrachten aan te maken. Een lege betalingsopdracht verschijnt. U kunt hier handmatig een betalingsopdracht invoeren, maar u kunt ook betalingsopdrachten aanmaken vanuit standaardboekingen via het tabblad onder in het scherm.

Bij het handmatig invoeren kunt u het vakje “Maak standaardboeking” aanvinken. Als u dit doet, dan wordt bij opslaan van de betalingsopdracht een kopie gemaakt bij de standaardboekingen, zodat u later eenvoudig een soortgelijke boeking kunt invoeren. Bij “Standaardboekingen” (tabblad van Export) ziet u de standaardboekingen. Door een boeking te selecteren en op te drukken maakt u van een standaardboeking een betaalopdracht. Wilt u de standaardboeking aanpassen, verander dan eerst de getoonde boeking voordat u deze toevoegt. Ook de veranderde standaardboeking kunt u weer als standaardboeking opnemen. Bij een betalingsopdracht kunt u in het veld “uitvoeren op” aangeven wanneer de betaling moet plaatsvinden. Het veld “Verzonden” wordt automatisch gevuld zodra u “maak exportbestand” (zie hieronder) heeft aangeklikt. “Koppelfactuurnummer” wordt automatisch gevuld met het nummer van een gekoppelde factuur. Bij “Rekening” kunt u het rekeningnummer aangeven waar de betalingen worden geboekt, zodra Oase deze betalingen inleest bij het importeren van de betalingsgegevens. Het veld “Fiat” moet u aanvinken om een betalingsopdracht te kunnen verzenden.

Pagina 162 van 242

U kunt ook betaalopdrachten aanmaken voor ingekomen facturen of uitgaande creditfacturen. Druk hiervoor op de knop . U krijgt dan een lijst te zien met facturen die nog betaald moeten worden. U kunt door een vinkje te plaatsen kiezen of u alle facturen wilt zien, of alleen die waarvan de betaaltermijn verstreken is. Door in de kolom “Sel” een vinkje te plaatsen selecteert u een of meerdere facturen om er een betaalopdracht voor aan te maken. Onder in het scherm wordt het saldo van de geselecteerde facturen getoond om u een idee te geven van het totaalbedrag, dat u aan de hand van de geselecteerde facturen gaat overmaken.

Na een druk op ok wordt voor elke factuur een betaalopdracht aangemaakt. De uitvoerdatum voor elke factuur wordt gezet op de vervaldatum van de factuur, voor zover die nog niet verstreken is. Als dit wel zo is, wordt de datum van vandaag gebruikt. Via de knop

“maak exportbestand” kunt u het bestand met betalingsopdrachten aanmaken.

De knop “start bankprogramma” kunt u vervolgens gebruiken om het bankprogramma te starten en het zojuist gegenereerde bestand naar de bank te sturen. (Dit moet u wel eerst in “Bankprofielen” instellen.) De datum waarop u dit het laatste heeft gedaan, verschijnt in de kolom “Verzonden”.

U kunt eerder aangemaakte betaalopdrachten heractiveren via de knop . Dit kan nuttig zijn als er bij de eerdere verzending naar de bank iets mis is gegaan. Hierna kunt u dan die opdrachten opnieuw aanbieden.

Als u kiest voor “opdrachten van een bepaalde datum heractiveren”, dan kunt u alle betaalopdrachten die op een bepaalde datum zijn aangemaakt heractiveren. De optie “zoeken naar niet uitgevoerde opdrachten” zoekt naar betaalopdrachten die niet in het betreffende dagboek terug te vinden zijn. Dat kan gebeuren als de bank een opdracht weigert.

Pagina 163 van 242

Gebruik deze optie alleen als u recent uw bankmutaties hebt verwerkt, anders kunnen betaalopdrachten onterecht als niet-uitgevoerd gezien worden. U krijgt een lijst te zien met betaalopdrachten die niet teruggevonden zijn. U kunt hierin de betaalopdrachten aanvinken die u wilt heractiveren.

STANDAARDBOEKINGEN Bij Standaardboekingen kunt u regelmatig terugkerende boekingen invoeren. U kunt deze via het tabblad “Standaardboeking” bij “Export” eenvoudig selecteren. Klik op “Nieuw”, vul de gevraagde gegevens in en klik op het groen vinkje om de gegevens te bewaren. Klik op een standaardboeking om deze te bewerken.

KENNISBANK Bij het inlezen van bankmutaties is het programma in staat om boekingen zelf te herkennen. Dat kan zijn omdat er een factuurnummer in de omschrijving vermeld is, of omdat de mutatie overeenkomsten vertoont met een item in de kennisbank. Een overeenkomst houdt in dat de zoektekst van een kennisbankitem voorkomt in de omschrijving van de boeking, of dat het rekeningnummer van de tegenpartij overeenkomt. Bij een kennisbankitem kunt u aangeven op welke grootboekrekening de mutatie geboekt moet worden en of er eventueel BTW van toepassing is. U kunt in dit onderdeel handmatig items toevoegen, maar u kunt ook vanuit het tabblad “Import” op de knop “Voeg toe aan kennisbank” klikken, als u daar een grootboekrekening hebt toegewezen aan een mutatie die aanvankelijk niet herkend was. Bij “Zoektekst” voert u in op welke tekst Oase de betaling moet kunnen herkennen. De herkenning is of op rekening, of op deze zoektekst. U kunt het herkennen op rekeningnummer blokkeren, door “Blokkeer herkenning op rekening” aan te vinken. Bij “Omschrijving” kunt u invoeren welke omschrijving bij de boeking wordt vermeld.

BANKPROFIELEN Om dagboekrekening te koppelen aan bankgegevens gebruikt u profielen. Als u een nieuw profiel aanmaakt, dan voert u de gegevens van de bank, zoals het bankrekeningnummer, in. Elke bank heeft een eigen bestandsformaat, soms zelfs meerdere. Kies in de lijst de naam van uw bank en kies in uw bankprogramma of –website de standaardinstelling voor het exportformaat (de bank exporteert, waarna Oase importeert). Kies dan de bijbehorende dagboekrekening en de Rekening vraagposten, waar de niet herkende betalingen worden geboekt. Voor handmatig inlezen van mutaties is het ook nodig om aan te geven wat de naam is van gedownloade mutatiebestanden en waar deze staan. Vul daarom bij “Pad bankprogramma” de locatie van uw bankprogramma in, of, als u via internet bankiert, de map waarin u de im- en exportbestanden van de bank gaat opslaan.

Pagina 164 van 242

Om automatisch een browserscherm van uw bank te kunnen oproepen dient u “Naam bankprogramma” in te voeren. Vul daar dan het internetadres van de inlogpagina van uw bank in. Bij “Naam importbestand” geeft u de naam aan van het bestand met bankafschriften dat u uit het bankprogramma wilt importeren. Die naam kan variëren; in een dergelijk geval kunt u met wildcards de bestandsnaam aangeven, bijvoorbeeld “*.csv”. Oase importeert dan elke bestand dat de extensie .csv heeft. Na het inlezen hernoemt Oase dit bestand naar .csvoud. Dit voorkomt dat hetzelfde bestand herhaald wordt ingelezen. “Naam exportbestand”: hier kunt u aangeven de naam van het bestand dat u naar het bankprogramma wilt exporteren (in het bankprogramma wilt inlezen). Dit is dan de bestandsnaam die gebruikt wordt bij het genereren van betalingsopdrachten vanuit Oase. Sommige banken eisen dat dit ”CLIEOP03” is. Het vinkje “boekdatum is valutadatum” werkt alleen bij sommige banken en zorgt ervoor – als u dit aanvinkt - dat niet de mutatiedatum, maar de valutadatum van de mutatie als boekdatum wordt gebruikt. “Fiat standaard op ja” zorgt ervoor dat betaalopdrachten die via ingekomen facturen of standaardboekingen ingevoerd worden, direct als gefiatteerd staan. Het veld “Laatste import” geeft weer wanneer u voor het laatst bankgegevens hebt geïmporteerd. U kunt dit veld niet bewerken. Klik op “opslaan” om de instellingen op de slaan.

DIGITALE DECLARATIES Via Digitale declaraties kunt u declaraties indienen bij de verzekeraars of bij uw factoringservice. Declaraties via Vecozo maakt u via de oranje knop op de knoppenbalk, die alleen zichtbaar is als er facturen klaar staan om geëxporteerd te worden. Het kan ook via Facturen uit -> Overzichten -> Aanmaak digitale declaraties. Hier kunt u zelf een selectie maken van te exporteren facturen. Facturen die reeds geëxporteerd zijn zullen niet nogmaals geëxporteerd worden. Als u bijvoorbeeld voor één verzekeraar een digitale-declaratiesbestand wilt maken, hoeft u alleen op debiteurcode te selecteren. Als er meerdere verzekeraars binnen de selectie vallen, wordt voor elke verzekeraar een aparte batch aangemaakt. Maakt u gebruik van een factoringservice, dan wordt daarvoor ook een aparte batch aangemaakt. Als u meerdere praktijken heeft, worden de batches bovendien gesplitst naar praktijk.

Pagina 165 van 242

De aangemaakte batches vindt u terug op het tabblad “Digitale declaraties”. Als er iets mis was met de batch kunt u deze verwijderen, zodat de facturen die erin stonden opnieuw in een batch kunnen worden opgenomen wanneer de fout gecorrigeerd is. De bestanden die aangemaakt zijn voor de verzekeraars vindt u terug op de locatie die u onder de knop “Diversen” (zie rode cirkel) hebt aangegeven.

Deze bestanden moet u, per verzekeraar, indienen via de website van Vecozo of bij uw factoringservice. Declaraties voor de verzekeraar kunnen ook direct vanuit Oase via Vecozo worden verstuurd met de knop “Verzend declaraties naar Vecozo”.

U krijgt dan eerst nog de vraag of u alleen de geselecteerde batch wilt versturen of alle batches van vandaag. Als het indienen gelukt is ziet u in de kolom “Verzonden via Vecozo” de datum staan. Als u van deze mogelijkheid gebruik hebt gemaakt, kunt u via de knop “Ophalen retourinformatie bij Vecozo” de retourinformatie ophalen. Hiermee wordt alle beschikbare nieuwe retourinformatie opgehaald. Om detail van een declaratie te zien, dubbelklikt u op een regel. De inhoud van het bestand kunt u daarna raadplegen via de knop “Toon MZ301”. Hierna kunnen er verschillende dingen gebeuren: 1. Verzekeraar accepteert de batch in zijn geheel Dubbelklik op de batch in de lijst, en vul de datum van acceptatie in. Het geaccepteerd bedrag wordt automatisch in het overeenkomstige veld ingevuld. Druk op de knop “Acceptatie doorvoeren bij facturen”. Bij de facturen uit de batch wordt dan aangeven dat deze geaccepteerd is.

2. Verzekeraar accepteert de batch gedeeltelijk

Pagina 166 van 242

Dubbelklik op de batch in de lijst, vul de datum van acceptatie in en het geaccepteerd bedrag. Ga vervolgens naar het subtabblad “afgekeurde facturen”. Als u van de verzekeraar een bestand met retourinformatie hebt gekregen volgens de MZ302 standaard, druk dan op de knop “Importeer retourinformatie voor deze batch”. Oase zoekt dan zelf in de map “Retour” onder de map die is ingesteld voor de Vecozobatches en eventuele submappen naar het juiste bestand voor deze batch. De informatie uit het bestand wordt verwerkt in Oase. Als u de retourinformatie automatisch hebt laten ophalen, zijn deze handelingen al vanzelf uitgevoerd. U krijgt bij het verwerken van de retourinformatie de vraag welke vervolgactie er standaard dient plaats te vinden: later opnieuw factureren, afboeken, of bij de patiënt innen. Als u geen bestand met retourinformatie heeft, moet u zelf de gegevens hier invoeren. Hiervoor klikt u op het tabblad “Afgekeurde facturen” op de knop “Nieuw”. U krijgt dan een vinklijst van alle factuuritems van de betreffende batch. Vink hier de factuuritems aan die geweigerd zijn. Als u alle geweigerde facturen aangevinkt hebt, klikt u op “OK”. Hierna verschijnen de afgekeurde facturen in de lijst waar u nog kunt aangeven welke vervolgactie er gewenst is. Kiest u voor later opnieuw factureren, dan wordt een creditfactuur aangemaakt voor het geweigerde deel en worden de consulten die aan (het geweigerde deel van) de factuur ten grondslag liggen weer opengesteld voor facturering. U kunt dan bij de patiënt de nodige aanpassingen aanbrengen (bijvoorbeeld een machtiging aanvragen, of zorgen dat de patiënt zelf deze kosten moet betalen), zodat bij de volgende keer factureren de factuur wel geaccepteerd wordt. Als de niet vergoede kosten door de patiënt betaald moeten worden, kiest u voor “Bij patiënt innen”. Per factuuritem wordt dan bijgehouden welk deel door de verzekeraar vergoed is. Gebruik deze optie alleen als er per patiënt een aparte factuur is gegeneerd en niet een bulkfactuur per verzekeraar. Het is dan mogelijk om via een sjabloon een factuur voor het resterende deel voor de patiënt af te drukken. U kunt dit doen bij Facturen Uit -> Overzichten -> Restfacturen naar patiënt. Kies u voor afboeken, dan wordt het voor het geweigerde deel een creditfactuur aangemaakt, zonder dat de consulten opnieuw gefactureerd zullen worden. Als alle afgekeurde facturen goed ingevoerd zijn, drukt u op de knop “Acceptatie doorvoeren bij facturen” om alles bij de facturen te verwerken.

INCASSO-OPDRACHTEN Dit is een lijst van eerder aangemaakte incasso-opdrachten. Incasso-opdrachten kunnen worden aangemaakt via Facturen uit -> Overzichten -> Incassobestand maken. Voordat een incasso-opdracht gemaakt kan worden dient u een aantal instellingen aan te geven. Bij Financieel -> Instellingen moet een tussenrekening voor de incassoboekingen worden aangegeven, en bij Financieel -> Facturen Uit -> Diversen -> Incasso-instellingen moeten het bankrekeningnummer, naam van de organisatie, incassant-ID en pad voor de incassobestanden worden aangegeven. Bij het aanmaken van een incasso-opdracht wordt per factuur een memoriaalboeking aangemaakt op de incasso-tussenrekening, en wordt de factuur als voldaan gemarkeerd. Bij een incasso-opdracht worden de factuurnummers en de te incasseren bedragen opgeslagen. Als er na uitvoeren van de incasso-opdracht storneringen binnen komen (afboekingen van de bank omdat de factuur niet geincasseerd kon worden), dan kunt u in de lijst met factuurnummers die in de incassoopdracht zaten met rechtsklikken kiezen voor "storneren". Hierbij wordt de eerder aangemaakte memoriaalboeking weer tegengeboekt, zodat de factuur weer open komt te staan.

Pagina 167 van 242

VASTE ACTIVA (TABBLAD VAN FINAN CIEEL) De vaste activa kunt u gebruiken om eenvoudig afschrijvingen te doen. Als u de vaste activa hebt ingevoerd doet u dit door op de knop “Afschrijvingen uitvoeren” te klikken. Automatisch worden dan alle afschrijvingen gedaan die nodig zijn. Per item kunt het interval voor de afschrijvingen instellen.

In het invoerkaartje kan een restwaarde ingevoerd worden. Afschrijvingen zullen dan automatisch uitgevoerd worden tot deze restwaarde is bereikt. De huidige waarde is niet te wijzigen en is de berekende waarde op de systeemdatum. Het aantal maanden dat ingevoerd wordt waarover er afgeschreven moet worden bepaalt het afschrijvingbedrag. Het veld ‘laatste afschrijving’ wordt door het systeem ingevuld met de datum dat de laatste afschrijving is uitgevoerd. Via de knop “diversen” van dit tabblad kan ingesteld worden hoe verdicht de afschrijvingsboekingen moeten zijn: per item (niet verdicht), per groep of per rekening.

INCASSO-OPDRACHTEN (TABBLAD VAN FINANCIEEL) Dit is een lijst van eerder aangemaakte incasso-opdrachten. Voordat een incasso-opdracht gemaakt kan worden dient u een aantal instellingen aan te geven. Bij Financieel -> Instellingen moet een tussenrekening voor de incassoboekingen worden aangegeven, en bij Financieel -> Facturen Uit -> Diversen -> Incasso-instellingen moeten het bankrekeningnummer, de naam van de organisatie en de incassant-ID worden aangegeven. Optioneel kunt u maxima

Pagina 168 van 242

instellen voor het aantal opdrachten en totaalbedrag per batch. Ook kunt u de map aangeven waar het batchbestand zal worden opgeslagen. Incasso-opdrachten kunnen worden aangemaakt via Facturen uit -> Overzichten -> Incassobestand maken. U krijgt hierbij een lijst te zien van incasso-opdrachten die in aanmerking komen. Eventueel kunt u daarvan opdrachten uitvinken. Bij het aanmaken van een incasso-opdracht wordt per factuur een memoriaalboeking aangemaakt op de incasso-tussenrekening, en wordt de factuur als voldaan gemarkeerd. Bij een incasso-opdracht worden de factuurnummers en de te incasseren bedragen opgeslagen. Als er na uitvoeren van de incasso-opdracht storneringen binnen komen (afboekingen van de bank omdat de factuur niet geincasseerd kon worden), dan kunt u in de lijst met factuurnummers die in de incassoopdracht zaten met rechtsklikken kiezen voor "storneren". Hierbij wordt de eerder aangemaakte memoriaalboeking weer tegengeboekt, zodat de factuur weer open komt te staan.

INSTELLINGEN (TABBLAD VAN FINANCIEEL) Op dit tabblad staan allerlei instellingen voor het betreffende boekjaar, zoals de looptijd en omschrijving van het boekjaar en BTW-percentages en –rekeningen. U kunt hier een nieuw boekjaar openen als dat nodig is.

Onder standaardrekeningen kunt u rekeningen invullen, die gebruikt worden als er bij een bepaalde actie geen specifieke rekening bekend is, bijvoorbeeld tijdens het genereren van facturen. Ook kunt u tussenrekeningen voor betaal- en incasso-opdrachten definiëren. De rekeningen “Kas” en “PIN” worden gebruikt om de betaling op te boeken als bij het genereren van een factuur vanuit de patiënt de factuur direct is voldaan. Bij “Formaat factuurnummering” kunt u aangeven hoe factuurnummers opgebouwd moeten zijn. Als u niets invult, worden de eerste vier posities van het factuurnummer het jaar. De laatste vier cijfers zijn een opeenvolgende nummering, behalve als er al facturen in staan. In dat geval wordt het meeste recente factuurnummer gezocht en wordt dat opgehoogd. U kunt het formaat van het factuurnummer beïnvloeden door een tekst met de letters ‘j’ en ‘n’ te gebruiken, waarbij de ’j’ staat voor het jaartal en ‘n’ voor het volgnummer. Het aantal j’s bepaalt het

Pagina 169 van 242

aantal cijfers van het jaar dat wordt gebruikt. De totale lengte is ook de lengte van het factuurnummer. Wilt u bijvoorbeeld niet 4 maar 2 cijfers voor het jaartal gebruiken, en wilt u een factuurnummer van 7 posities, vul dan in jjnnnnn. Bij “standaard termijnen” kunt u aangeven wat de standaard betaal- en aanmaantermijnen zijn. Deze worden bij het aanmaken van een factuur automatisch ingevuld bij de factuur. Ze worden gebruikt om te bepalen of een factuur aangemaand moet worden. Een factuur wordt aangemaand als het aantal dagen sinds de verstuurdatum groter is dan de betaaltermijn, of als het aantal dagen sinds de laatste aanmaning groter is dan de bijbehorende aanmaantermijn. De knop “Open nieuw boekjaar” maakt een nieuw boekjaar aan, beginnend 1 jaar na de startdatum van het laatste boekjaar. Hierbij wordt automatisch een beginbalans gemaakt. Als u nog wijzigingen in een vorig boekjaar maakt, worden aanpassingen in de beginbalans van latere jaren automatisch doorgevoerd. De knop “boekjaar definitief afsluiten” maakt dat wijzigingen in vorige boekjaren niet doorwerken in latere jaren. Dit is vooral aan te raden als u een ander rekeningschema bent gaan gebruiken.

Pagina 170 van 242

V. MEDEWERKERS

In deze kaartenbak staan de gegevens van de medewerkers. Medewerkers worden vrijwel altijd gebruikt in arts/afdeling-combinaties.

Als u een nieuwe medewerker invoert, komt de kaart van de medewerker automatisch in de kaartenbak van de crediteuren. U hoeft dus een medewerker niet nogmaals als crediteur in te voeren. De zorgverlenerscode is de AGB-zorgverlenerscode. Vul bij “Vektis prestatiecode” de code in die voor behandelingen door deze zorgverlener gebruikt moet worden bij declaratie via Vecozo. Als u dit veld leeg laat wordt standaard 195152 genomen. U kunt bijhouden of de zorgverlener de streefomzet haalt. U kunt daartoe de streefomzet per uur of per dag invoeren, in euro’s. U ziet, zodra er facturabele behandelingen bij een patiënt zijn toegevoegd, in de Agenda welke percentage van de streefomzet van de medewerker is behaald. U kunt de medewerker een kleur toekennen bij het veld “kleur”. Op diverse plekken in Oase, zoals de agenda, komt u deze kleur van de werknemers weer tegen. Bij “Categorie” kunt u aangeven bij welke (beroeps)groep de medewerker hoort. Medewerkers zijn alleen als behandelaar beschikbaar als het “categorie”-veld in hun medewerkerkaart op een andere categorie dan “assistent” of “balie-medewerker” staat. U kunt ook een standaard secundaire medewerker kiezen in de medewerkerhoofdkaart.

Deze instelling is aanwezig om het volgende mogelijk te maken. 1. In de behandelkaart kunt u linksonder bij "kies behandelaar" aangeven welke behandelaar gebruikt moet worden bij prestatie-invoer. De secundaire medewerker wordt automatisch in het "kies behandelaar" in de behandelkaart ingevuld indien: a. de afspraak aangeklikt is via de agenda EN de secundaire medewerker de categorie niet op "assistent" of “balie-medewerker” heeft staan EN de primaire medewerker wel op "assistent" of “balie-medewerker” staat. 2. Bij dagroosters kunt u nu ook een secundaire medewerker aangeven. Deze verschijnt dan verticaal in de balk in het afspraakblok in de agenda.

Pagina 171 van 242

“Prestatiecode AA” moet ingevuld zijn als de medewerker op “tijd” declareert. In de declaratie worden deze codes gebruikt in het Vektis-record.

NB! Een medewerker kan bij een andere medewerker als secundaire medewerker zijn aangemerkt in het tabblad “Werkschema”.

Dit is een andere vorm van secundaire medewerker dan hierboven wordt beschreven. Zie voor toelichting op dit begrip “secundaire medewerker” hieronder! Het betreft de secundaire medwerker, die u in het werkschema kunt aangeven. “Secundair planbaar”: als dit veld staat aangevinkt, dan is deze persoon ook planbaar in de agenda (als deze medewerker als secundaire medewerker is aangegeven bij het werkschema van een collega). Veld “Archief” kunt u aanvinken om ervoor te zorgen dat de medewerker niet bij behandelaar gekozen kan worden. Veld “Ook in afspraakblok”: u kunt met een vinkje aangeven dat de kleur van de medewerker de kleur van de afspraakcode in de agenda in de verticale balk overschrijft. “Agenda regelinterval in ( ) min”: vul hier een afwijkend regelinterval van de agenda in, die alleen voor deze medewerker geldt. Deze instelling vervangt dan eventuele andere (standaard)instellingen van de (praktijk)agenda. Het standaard interval kunt u instellen via Beheer / Instellingen /Agenda. U kunt dit ook per praktijk instellen bij Praktijken.

W ERKSCHEMA (TABBLAD VAN MEDEW ERKERS) Om een werkschema te kunnen maken, dient u eerst uw praktijk in Oase in te richten en stoelen toe te wijzen. In het tabblad Werkschema kunt u aangeven wat de werktijden zijn van de medewerker/zorgverlener.

Pagina 172 van 242

Bij een nieuw in te voeren medewerker is het schema leeg, zoals hierboven in de afbeelding. U kunt nu voor het inrichten van 1 (of meerdere) werkroosters, meerdere dagroosters aanmaken, en deze roosters koppelen aan werkplekken en -dagen.

Voorbeeld invullen werkschema Als voorbeeld nemen we een tandarts, die op maandag, dinsdag en donderdag werkt van 9 tot 17.00 uur, met pauzes van 10:00 - 10:30, van 12:00 - 13:00 en van 15:00 - 15:15 uur. Op woensdag en vrijdag werkt zij van 8:30 tot 12 uur, met een pauze van 10:00 - 10:30 uur. Voordat het werkschema ingevuld kan worden, dienen wel eerst alle tandartsgegevens ingevoerd te zijn. We selecteren de praktijk en stoel waarvoor we een werkrooster gaan inrichten. Daarna richten we de mogelijke ‘dagroosters’ in door via het dropdown voor ‘nieuw dagrooster te kiezen’ en deze telkens op te slaan. We maken als voorbeeld eerst een dagrooster aan voor de maandag. Klik hiertoe op “Nieuw” in het tabblad “Werkschema”.

Kies het jaar en de praktijk met behulp van het dropdownmenu.

Pagina 173 van 242

U kunt, als u al eerder een werkschema gemaakt heeft, dit schema overnemen via “Kopieer schema”. Dit is een handige optie als het nieuwe schema weinig wijzigingen kent. U kunt deze wijzigingen dan aanbrengen, en hoeft dan niet het hele werkschema opnieuw in te richten. Klik dan op “Ok”. Er verschijnt een werkrooster (jaaroverzicht) aan de linkerzijde, en rechts de mogelijkheid om een dagrooster voor de medewerker in te richten.

Het dagrooster bevat eenheden van 5 minuten, die u kunt aanklikken om het rooster in te richten. 1 keer klikken in het dagrooster zorgt voor het toevoegen van de tijd, nog een keer klikken voert de tijd weer af van het dagrooster. U kunt ook op de begintijd klikken en ingedrukt houden, en vervolgens naar de eindtijd slepen. Ten slotte kunt u rechtsklikken op een tijdstip; het hele uur wordt dan toe/afgevoerd als werktijd. Er verschijnt een melding in het rood “Werkrooster – WIJZIGEN” en “Dagrooster – WIJZIGEN” om aan te geven dat het scherm in de “wijzig”-modus zit. Klik om het voorbeeldschema in te voeren op de begintijd (09:00) en houd de muis ingedrukt. Sleep de muis naar de begintijd van het eerste blok van de ochtend (10:00) en laat deze los. De gemarkeerde tijden zijn nu wit. U kunt ook de tijden allemaal los aanklikken (één voor één). Herhaal deze stap voor de overige werktijden. Als dit gelukt is, ziet het dagrooster er bijvoorbeeld als volgt uit.

Pagina 174 van 242

U kunt nu de dagen selecteren, waarvoor dit rooster A geldt. Dat zijn in dit voorbeeld alle maandagen, dinsdagen en donderdagen van het jaar. Er zijn 2 manieren om nu de maandagen (of andere werkdagen) te selecteren. 1. Klik hiervoor op de eerste maandag van het jaar, en houd vervolgens de muisknop ingedrukt. Ga dan over alle maandagen waarop de tandarts werkt, om deze te selecteren. U kunt ook alle maandagen los aanklikken. 2. Klik op de eerste maandag in het jaar en laat de muis los. Klik dan op de rechter muisknop. U krijgt dan de vraag of het programma alle maandagen in het jaar op dezelfde wijze moet aanpassen. Klik dan op Aanpassen. Om een (werk)dag als vakantiedag aan te wijzen, klikt u met de linkermuisknop rechts naast de datum. De selectie van het dagrooster/vakantiedag wordt dan verwijderd. Zie ook “Verlofdagen registreren” hieronder. De door u geselecteerde dagen krijgen de aanduiding A voor de dag. Zo kunt u zien dat voor die dag dagrooster A geldt.

Uw scherm ziet er dan uiteindelijk bijvoorbeeld zo uit.

Pagina 175 van 242

U kunt nu doorgaan met het invoeren van het volgende dagrooster voor de woensdag en vrijdag; het is raadzaam om deze invoer tussentijds op te slaan. Om een nieuw dagrooster voor de woensdag en vrijdag te maken, klikt u op het pijltje naast de tekst “dagrooster 1”. U selecteert de optie .

Er verschijnt een dagrooster B in de wijzig-modus. U herhaalt de hierboven beschreven stappen, met de juiste gegevens voor de woensdag en vrijdag. Het resultaat ziet er als volgt uit.

Pagina 176 van 242

U kunt op deze wijze een groot aantal dagroosters definiëren en aan het werkrooster verbinden. Sla het resultaat op door op “Opslaan” te klikken.

Afspraakcode toevoegen U kunt het werkschema zo inrichten dat er op bepaalde dagen wordt aangegeven dat er alleen bepaalde afspraken/afspraakcodes kunnen plaatsvinden. We nemen als voorbeeld dat de woensdagmiddag van 14 tot 17 uur de code Preventie voor mondhygiëne-afspraken krijgen. Klik dan op het veld . Er opent een lijst met afspraakcodes. Kies de code “Preventie”.

Pagina 177 van 242

Selecteer op dagrooster B (het dagrooster van de woensdag) op de gebruikelijke wijze het tijdsvak 14 - 17 uur. De geselecteerde tijdstippen krijgen nu de kleur van preventie.

Klik dan op “Opslaan”. De kleurcodes zijn ook zichtbaar in het werkrooster.

Op deze manier kunt u afspraakcodes in het werkschema invoeren.

Secundaire medewerker toevoegen Bij dagroosters kunt u ook een secundaire medewerker aangeven bij .

Pagina 178 van 242

Deze verschijnt dan verticaal in de balk in het afspraakblok in de agenda.

NB: dit betreft niet de secundaire medewerker uit de medewerkerhoofdkaart (zie hieronder)!

Verlofdagen registreren Wilt u een registratie van verlofdagen, klik dan rechts naast een datum. Er verschijnt een vlaggetje naast de verlofdag.

Voor de agenda is er geen verschil of een dag niet of als verlofdag is geselecteerd. Bij het verwijderen van de verlofdag onthoudt Oase wel welk dagrooster van toepassing is, als u het dagrooster aan dagen (bijvoorbeeld alle woensdagen) in het jaar heeft gekoppeld.

Let op de manier van klikken: Op het rode kruisje klikken betekent: dit is geen werkdag, geen onderdeel van het werkschema.

Op het vlaggetje rechts naast de datum klikken betekent: dit is wel een onderdeel van het werkschema, maar het is een verlofdag.

Pagina 179 van 242

Het knopje “Verwijderen” wist het hele geselecteerde werkrooster van dat jaar; de dagroosters blijven behouden. Iedere medewerker krijgt zo zijn of haar eigen werkschema. Het is niet mogelijk (onderdelen van) werkschema’s te kopiëren naar andere medewerkers. Het is wel mogelijk om bij dezelfde medewerker een reeds eerder aangemaakt werkschema als basis te gebruiken voor een ander nieuw aan te maken werkrooster.

AW BZ (TABBLAD VAN MEDEW ERKERS) Dit tabblad dient om de standaard reisafstand tussen medewerker en instelling aan te geven. Bij een AWBZ-declaratie worden deze gegevens gebruikt om de kilometers te declareren.

FTE (TABBLAD VAN MEDEW ERKERS) Dit tabblad is informatief over de aanstelling van de medewerker. De gegevens van de fte (fulltimeequivalent) wordt ook gebruikt bij overzicht van productiviteit van medewerkers, en is bedoeld voor de bijzondere tandheelkunde.

INGEKOMEN FACTUREN (TABBLAD VAN MEDEW ERKERS) U kunt dit onderdeel gebruiken, wanneer een medewerker zijn uren aan de praktijk factureert. Het programma is in staat om, op basis van de ingevoerde werktijd bij consulten, deze facturen te genereren. Om bij te houden tot wanneer de interne declaratie van de zorgverleneruren is gedaan, is er het veld “Gefactureerd t/m” (bij Medewerkers). Dit veld wordt automatisch bijgewerkt bij het proces van intern declareren. Het interne uurtarief wordt bij de arts/afdelingcombinatie ingevoerd omdat Oase de mogelijkheid biedt om een zorgverlener, die bij verschillende afdelingen werkt, ook verschillende interne uurtarieven te laten hebben.

Bij de interne declaratie, vanuit Medewerkers -> Overzichten -> Urendeclaraties, worden alle consulten bij de zorginstelling gedeclareerd, die door deze zorgverlener in een vooraf in te geven

Pagina 180 van 242

periode zijn verricht. De declaratie vindt plaats aan de hand van het interne uurtarief en de werkelijk bestede tijd. Het programma genereert dan per zorgverlener een pro forma ingekomen factuur.

OVERIG (TABBLAD VAN MEDEW ERKERS) Dit tabblad is nuttig voor onder andere de interne facturering door de zorgverlener. U kunt hier de zorgverlenergegevens invoeren, die bij de interne facturering nodig zijn. Het veld “Type” is een vrij veld; u kunt dit hier invoeren wat u nuttig vindt, zoals het type medewerker (tandarts, mondhygiëniste) of een andere, voor uw organisatie handige, code. “Is tandarts” geeft aan, dat het hier een medewerker betreft. Hiermee worden medewerkers onderscheiden van (andere) crediteuren in de crediteurenkaartenbak.

U kunt een batenrekening en een techniekrekening invoeren. De omzet van de medewerker wordt dan op deze grootboekrekening geboekt. Als de techniekrekening niet is ingevuld, dan wordt de batenrekening gebruikt. Batenrekening: omzet van de medewerker betreffende algemene anesthesie wordt op deze rekening geboekt. Batenrekening AA: dit is de batenrekening van de bijzondere tandheelkunde.

Pagina 181 van 242

DOCUMENTEN (TABBLAD VAN MEDEW ERKERS) Bij het tabblad “Documenten” krijgt u een overzicht van alle documenten die door scan, camera of toevoegen van bestanden aan de medewerker gekoppeld zijn. U kunt ook zelf documenten toevoegen aan een medewerker. Klik op “nieuw”. Vervolgens kunt u zoeken naar een bestand. Dubbelklik op het bestand, en dit bestand verschijnt op het scherm. Door op de bestandsnaam te klikken, opent het bestand.

Bij het toevoegen van een document via deze methode wordt een kopie van de inhoud van het document opgeslagen in de database. Als u het document, dat hier is toegevoegd, wijzigt of weghaalt, dan blijft de kopie in de database ongewijzigd bewaard. Dit kan ook met de knop “Bestand toevoegen” en de knop “Scan” in het behandelscherm links naast de verrichtingen/behandelkaart. Een andere methode van koppelen van documenten is het opslaan van bestanden in een daarvoor aangewezen map (bij het onderdeel “Diversen” onder de knop ). Hier kunt u het documentenpad aangeven, waar Oase documenten kan zoeken. Voordat u van deze functionaliteit gebruik kunt maken, moet u eerst het documentenpad hebben aangegeven.

Op deze manier wordt alleen een koppeling naar het bestand gelegd. U kunt deze methode gebruiken door het aanklikken van de knop “Naar map”.

Met de knop “Scannen” kunt een document scannen, en op de juiste plek opslaan. U dient dan zelf alleen nog een omschrijving van het document te geven.

Pagina 182 van 242

VI. VERZEKERAARS Hier vindt u de gegevens van de verzekeraars. VST levert standaard een lijst met verzekeraars mee, die u zelf op juistheid controleren en bijhouden moet.

Korte naam In patiëntenlijsten en keuzelijsten wordt deze naam getoond. Uzovi-nummer Voor digitale declaratie is het Uzovi-nummer verplicht. Ext.deb.nr Dit veld dient ten behoeve van een koppeling met een externe boekhouding; hier vult u het debiteurennummer in dat naar de externe boekhouding wordt gestuurd, in plaats van de code die in Oase gehanteerd wordt. Nummer automatische machtiging U kunt hier een vast nummer aangeven dat gebruikt wordt voor automatische machtigingen, te bepalen na overleg met de verzekeraar. Als het niet is ingevuld wordt als machtigingsnummer AUTO gevolgd door de centrumindicatie gebruikt. Verzendwijze machtiging U kunt hier aangeven of de machtigingsaanvragen niet, via het machtigingenportaal van Vecozo, of

Pagina 183 van 242

via e-mail of papier moet worden verzonden. Deze instelling wordt gebruikt om bij het aanmaken van de machtiging automatisch de juiste route aan te bieden. Sjabloon machtigingsaanvraag Geef hier het sjabloon aan dat gebruikt moet worden voor een machtigingsaanvraag op papier of via e-mail De tabbladen “Uitgaande facturen” en “Machtigingsaanvragen” bij verzekeraars geven overzichten van eerdere invoer via consulten en patiëntenkaarten. Deze lijsten dienen ter informatie voor de gebruiker van Oase.

FACTUREERINSTELLINGEN (TABBLAD BIJ VERZEKERAARS)

Factureer indien onder behandeling Bepaalt of een patiënt al gefactureerd mag worden, ook al is deze nog niet afbehandeld. Dit is van belang wanneer de afspraken met de verzekeraar over het factureren van gemachtigde plannen zo zijn dat u alleen mag factureren als alle verrichtingen/tijd van het plan zijn uitgevoerd/opgebruikt. Meerdere patiënten per factuur Bepaalt of tijdens een factureerrun alle consulten van patiënten van de verzekeraar op één factuur worden vermeld, of dat er voor elke patiënt een aparte factuur wordt aangemaakt. Hiervoor is een apart sjabloon nodig. Digitaal factureren Indien u dit aanvinkt en de systeemdatum ligt na de vanaf-datum, dan worden er geen factuurdocumenten aangemaakt, en kunt u die facturen via een Vecozobatch bij de verzekeraar declareren. Wijzigingen van dit veld worden bijgehouden in het tabblad Changelog. Via factoringservice Dit dient u alleen in combinatie met “digitaal factureren” te gebruiken. Indien u dit aanvinkt wordt niet een bestand voor de verzekeraar gemaakt, maar een bestand voor de factoringservice, waarbij declaraties van verschillende verzekeraars in één bestand terecht komen. Sjabloon verzekeraar, patiënt, eigen bijdrage en AWBZ U kunt desgewenst per verzekeraar instellen welk sjabloon er voor de verschillende soorten facturen moeten worden gebruikt. Als deze niet worden ingevuld worden de standaardsjablonen gebruikt. Deze hebben respectievelijk de namen “verz”, “pat”, “eb” en “AWBZ”.

Pagina 184 van 242

Batenrekening / EB-rekening De grootboekrekeningnummers waarop de opbrengst voor de betreffende behandeling moet worden geboekt. Desgewenst kunnen eigen bijdrages op een aparte rekening worden geboekt, als u deze hier invult. Deze rekeningen worden alleen gebruikt als bij de behandelcode geen rekening is ingevuld. Als u ook deze velden leeg laat, dan worden de rekeningen bij de arts/afdelingcombinatie gebruikt. Bankrekeningnummer Het bankrekeningnummer van de verzekeraar. Betaaltermijn U voert hier het aantal dagen in dat als betaaltermijn op de factuur vermeld wordt. Deze instellingen bij alle verzekeraars overnemen Bij het aanklikken van deze knop neemt Oase de instellingen van dit tabblad over voor alle ingevoerde verzekeraars. Als u handmatig een nieuwe verzekeraar toevoegt, dan dient u zelf de juiste instellingen te selecteren.

REGELINGEN (TABBLAD BIJ VERZEKERAARS)

Als u afspraken heeft gemaakt met verzekeraars over bepaalde behandelingen, dan kunt u die hier invoeren. U kunt hier individuele machtigings- en declaratieafspraken met verzekeraars definiëren.

Pagina 185 van 242

Behandelingen worden dit geval gedefinieerd door een combinatie van centrumindicatie en regelingcode. We onderscheiden twee groepen van afspraken: Ongemachtigd Er mag, tot een aan te geven maximum aan tijd, zonder machtiging behandeld worden. Behandelingen die onder deze regeling vallen mogen dan zonder machtiging gefactureerd worden. Vereenvoudigd De machtiging mag via een vereenvoudigde route aangevraagd worden. Dat houdt in dat u periodiek een lijst met patiënten naar de verzekeraar stuurt, die voor een vereenvoudigde machtigingaanvraag in aanmerking komen. De verzekeraar heeft het verstrekken van de machtiging gegarandeerd. Voordat u kunt factureren moet u wel het door de verzekeraar verstrekte machtigingsnummer bij elke patiënt invullen. U kunt per regeling instellen wat de gemachtigde tijd en techniekkosten zijn, of er een vaste eigen bijdrage is of dat de patiënt vrijgesteld is van eigen bijdrage. Regelingen kiest u bij een behandelplan van een patiënt, waarbij deze gegevens automatisch overgenomen worden.

AANVULLENDE VERZEKER INGEN (TABBLAD VAN V ERZEKERAARS)

U kunt hier de dekkingsgegevens van aanvullende pakketten van deze verzekeraar invoeren. Er is een knop om de pakketcode en -omschrijving over te nemen uit de patiëntgegevens.

U vult de standaard verzekeringsgegevens in aan de rechterzijde (zie omcirkeling). Op subtabblad "Percentages en maxima" kunt u uitzonderingen toevoegen voor bepaalde behandelcodes en/of categorieën van behandelcodes.

Pagina 186 van 242

MACHTIGINGSAANVRAGEN (TABBLAD VAN VERZEKERAARS) Hier vindt u ter info een overzicht van de lopende machtigingsaanvragen. U kunt hier niets aan toevoegen of wijzigen.

Pagina 187 van 242

VII. BEHANDELCODES Hier staan de prestatie-/UPT-behandelcodes die u bij de consulten en het behandelplan invoert. Hierin staan in de basis de behandelcodes zoals gedefinieerd door het Nza/UniformeParticuliere Tarievenlijst(UPT); de lijst is aan te passen met eigen codes.

Code U kunt hier een eigen code ingeven. Het systeem geeft een melding als een code dubbel wordt ingevoerd. Vektis-code Deze code wordt gebruikt bij declaraties. De ingevoerde code dient een bestaande Vektis-code te zijn. Omschrijving Hier kunt u een omschrijving voor deze behandelcode invoeren en aanpassen. Deze omschrijving wordt overgenomen in de consult- en behandelplankaarten. Punten / Punten EB / Punten EB jeugd Het aantal punten dat voor deze behandelcode geldt. Bij wijziging van de UPT-tarieven via de knop “Tariefwijziging”, wordt dit aantal punten gebruikt voor de herberekening van het tarief. Hetzelfde geldt voor de eigen bijdrages (EB) bij de velden “Punten EB” en “Punten EB jeugd”. Batenrekening Het grootboekrekeningnummer waarop de opbrengst aan patiënten respectievelijk verzekeraars voor de betreffende behandeling moet worden geboekt. Als u deze leeg laat, dan zal de batenrekening van de verzekeraar worden gebruikt. Is ook die leeg, dan wordt de omzetrekening bij de afdeling/artscombinatie gebruikt. Hierbij is van belang hoe de financiële administratie deze gegevens aangeleverd wil hebben.

Pagina 188 van 242

Beterft de behandelcode eigen techniek of materiaalkosten (materiaal of Eigen techniek staat aangevinkt) dan kunt u hier een batenrekening invoeren. Eigen techniek en materiaalkosten worden dan gescheiden gefactureerd. Ze kunnen zo op verschillende omzetrekeningen geboekt worden. Type Hier kunt u aangeven welk type behandelcode het betreft. Standaard Dit is een standaard behandelcode waar geen extra functionaliteit aan verbonden is. Periodieke controle Als er specifieke behandelcodes zijn, waarbij u automatisch de controlemaand wil laten ophogen, dan zet u het vinkje "periodieke controle" aan. U kunt ook bij Beheer -> Instellingen -> Overig "oproepdatum ophogen bij elke prestatie" aanvinken; dan geldt deze ophoging bij iedere prestatie. Bitewing Geeft aan dat het een bitewing betreft. Als deze aangevinkt staat, en aan het behandelplan wordt toegevoegd, dan wordt de datum van laatste bitewing aangepast. Zie hierover Bitewing in het deel Patiënteninformatie. Ook kunt u de prestatieregel dan op "moet beoordeeld" zetten. OPT Als u deze behandelcode bij een consult invoert, wordt het aantal geplande opt in het behandelplan opgehoogd. Ook kunt u de prestatieregel dan op "moet beoordeeld" zetten. RSP Als u deze behandelcode bij een consult invoert, wordt het aantal geplande rsp in het behandelplan opgehoogd. Ook kunt u de prestatieregel dan op "moet beoordeeld" zetten. Overige Röntgen De behandelcode is een andere röntgenfoto, anders dan bitewing/opt/rsp. Uurtarief BT/AWBZ Hier voert u een uurtarief in voor AWBZ of bijzondere tandheelkunde. Kilometervergoeding Deze code kunt u gebruiken voor kilometervergoedingen bij AWBZ-declaraties Abonnement U kunt hier aangeven dat deze code een abonnement betreft. Behandelnotitie Bij een behandelcodekaartje kan nu voor het type "prestatienotitie" gekozen worden. De prestatieregel wordt in de behandelkaart geel getoond en Oase let dan op het filter “behandelnotitie”. In de prestatielijst links is de prestatienotitie dan herkenbaar aan een notitieicoontje. Checklist Kiest u voor Checklist, dan kunt u deze behandelcode aanvinken in de behandelkaart (blauwe vinkje naast de behandellijst). Zorg er wel voor dat aan de rechter kant “Toon ook check-list items” aan staat.

Pagina 189 van 242

Ook kunt u een selectiemaken op checklist bovenin de patiëntenlijst.

Categorie De categorieën in de behandelcodelijst zijn die zoals door Vektis gedefinieerd zijn. U kunt hier aangeven waar in het overzicht van de prestatiecode de behandelcode terechtkomt. U kunt de behandelcode dan eenvoudiger terugvinden. Anesthesie en sedatie komen terug onder de knop “Verdoving”. AWBZ staat (samen met diversen) in de knopcategorie “Diversen”.

Standaard aantal Dit is standaard 1. Bij code BW2 (Bitewing 2) betreft het 2 stuks (foto’s). Standaard techniekkosten Hier heeft u de mogelijkheid de standaard techniekkosten in te voeren, U ziet deze kosten terug in het veld “Schatting” van de prestatiekaart. Zie hierover Het behandeloverzicht.

Pagina 190 van 242

Standaard eigen techniek Hiermee kunt u een andere behandelcode toevoegen, te selecteren uit een lijst met behandelcodes waarbij het veld “Eigen techniek” (zie verderop) staat aangevinkt. Deze (techniek)behandelcode is dan onderdeel van de (hoofd)behandelcode. Standaard materiaal Hiermee kunt u een andere behandelcode toevoegen, te selecteren uit een lijst met behandelcodes waarbij het veld “Materiaal” (zie verderop) staat aangevinkt. Deze (materiaal)behandelcode is dan onderdeel van de (hoofd)behandelcode. AWBZ-categorie Dit veld kan worden gebruikt in het sjabloon voor AWBZ-declaraties. U kunt de lijst met AWBZcategorieën aanpassen bij Beheer / AWBZ-categorieën. BTW

Als u BTW toekent aan een behandelcode, dan wordt deze met BTW gefactureerd. Basisverzekering Bij aanzetten wordt deze behandeling gedeclareerd bij de verzekeraar van de basisverzekering. U kunt kiezen uit Jeugd, Altijd of Nooit. Selecteer hele cluster Als hier een vinkje staat, dan kunt u alleen het hele cluster aan prestatiecodes toevoegen aan een consult. Welke prestatiecodes het betreft, kunt u aangeven in het subtabblad Cluster.

Pagina 191 van 242

Element verplicht Vink dit aan als bij deze prestatiecode voor de vektisdeclaratie het “in principe” vereist is om het elementnummer te vermelden bij deze behandelcode. Vlak verplicht Vink dit aan als bij deze prestatiecode voor de declaratie het verplicht is om de vlakken te vermelden. Techniek mogelijk Vink dit aan als bij deze prestatiecode ook techniek gedeclareerd mag worden. Mag zonder consult Behandelcodes, die in te voeren zijn, worden niet meegeteld als oproepcode, als dit hokje aangevinkt wordt. Het oproepsysteem negeert dan deze behandelcode bij het zoeken naar consulten van de patiënt, waar deze code bij ingevoerd is. Aantal minuten Hiermee kan tijdseenheid worden toegevoegd aan een behandelcode.

In de prestatielijst verschijnt een klokje, en er bestaat de mogelijkheid de tijdsduur aan te geven.

Pagina 192 van 242

Zo kan de tijdsduur van de behandeling worden aangepast in het behandelplan. Oase rekent dan het bijbehorende tarief uit. Looptijd (alleen zichtbaar als bij “Type” voor “Abonnement” is gekozen) Hier vult u in welke looptijd (en factureertermijn) het abonnement betreft. Automatisch verlengen (alleen zichtbaar als bij “Type” voor “Abonnement” is gekozen) U kunt het abonnement automatisch laten verlengen na afloop van de looptijd. Vink dan dit onderdeel aan. Materiaal Als deze behandelcode materiaal betreft, dan kunt u dit hier aangeven. De behandelcode krijgt in het behandeloverzicht de aanduiding “T”. Eigen techniek Als deze behandelcode techniekkosten betreft, die u of uw organisatie zelf levert, dan kunt u dit hier aangeven. De behandelcode krijgt in het behandeloverzicht de aanduiding “T”. Verberg in prestatielijst Bij aanvinken wordt deze behandelcode niet getoond in de prestatielijst. Het betreft de prestatielijst die in de patiëntenkaart wordt getoond. U kunt deze aanzetten voor de behandelcodes van een abonnement; het abonnement genereert namelijk automatisch facturen, die u daarom niet zelf hoeft toe te voegen aan een behandelplan. Toon bij bewerk element Als dit vakje aangevinkt wordt, dan toont het grafisch overzicht bij de patiënt deze code, bij het dubbelklikken van een element.

Pagina 193 van 242

Kleur Hier kunt u een standaardkleur aangeven. Deze kleur is zichtbaar in de prestatielijst links bij het behandelscherm van de patiënt en wordt overgenomen bij het toevoegen van de prestatie. Archief Vink dit aan wanneer deze prestatiecode niet meer gebruikt mag worden.

Subtabblad Prijzen Hier staan het prestatietarief/UPT-tarief en de eigen bijdrages voor volwassenen en jeugd zoals die gelden in tijdens de aangegeven periode. Als er geen “tot” datum is ingevuld gelden de tarieven tot de volgende prijswijziging.

Subtabblad afwijkende prijzen Hier kunt u de per verzekeraar afwijkende prijzen invoeren. Laat u dit tabblad leeg, dan wordt de prijs uit het tabblad “Prijzen” genomen.

Subtabblad Cluster Een aantal behandelcodes kan uit meerdere prestaties/behandelcodes bestaan. U kunt deze hier definiëren. De vinkjes in de kolom “Techniek”en “ElementVerplicht” staan hier ter informatie. U kunt deze hier niet wijzigen, maar in de behandelcode zelf (een vinkje aan of uit zetten bij “Element verplicht”, als het voor de declaratie verplicht is om het element te vermelden, bij “Techniek mogelijk” als bij deze prestatiecode ook techniek gedeclareerd mag worden).

Subtabblad EB Dit zijn de uitzonderingen op de eigen-bijdrageregelingen. U kunt deze hier invoeren per combinatie van diagnosecode en de betreffende behandelcode.

betekent dat de combinatie van de behandelcode en diagnosecode 1000 geen eigen bijdrage heeft.

houdt in dat de combinatie van de behandelcode en diagnosecode 1000 altijd eigen bijdrage heeft.

Pagina 194 van 242

VIII. SJABLONEN Bij “Sjablonen” op de hoofdknoppenbalk vindt u alle standaard documenten, die in Oase op diverse schermen op te roepen zijn. U kunt hier deze documenten (op)maken en aanpassen naar behoefte. Bij het invoegen van gegevens uit de kaartenbakken waarover Oase beschikt, gebruiken we sjablonen. Om met documenten te kunnen werken, dient Microsoft Word geïnstalleerd te staan op uw computer. U kunt leren hoe u sjablonen kunt (op)maken en bewerken met behulp van de “Cursus sjablonen Oase” van VST Software. Hieronder vindt u de belangrijkste informatie over het werken met sjablonen. Sjablonen zijn tekstbestanden die variabele gegevens bevatten. Deze variabele gegevens zijn bijvoorbeeld de naam, adres en woonplaats van een lijst met personen. Tijdens het genereren van een brief worden de variabele gegevens vervangen door de gegevens van de personen. Sjablonen kunt u gebruiken om een document te genereren dat u naar één of meerdere patiënten kunt versturen. De inhoud van het document staat grotendeels vast, maar een aantal gegevens is variabel. Deze gegevens worden met bepaalde codes (veldcodes) aangegeven, en tijdens het verwerken vervangen door de feitelijke gegevens. De sjablonen zijn Wordbestanden. Voor de opmaak van de tekst, en het invoegen van bijvoorbeeld de huidige datum gebruikt u de mogelijkheden die Word u biedt.

Het maken van een sjabloon Om een nieuw document aan te maken, klik op “nieuw” in de subknoppenbalk. U kunt hier kiezen of u een document wilt importeren of een leeg document wilt hebben. Kiest u voor “Leeg document”, en vervolgens voor Word document (RTF), dan opent er - in een nieuw venster - een leeg document in de word-versie, zoals die op uw computer geïnstalleerd staat.

In dit document kunt u tekst opnemen en bewerken, zoals u dat gewend bent van Word. Maakt u dit venster ‘klein’, dan kunt u via de knop ‘Venster’ op de menubalk het venster weer terugvinden.

Pagina 195 van 242

U kunt een bestaande brief of document omzetten in een Oase-document door deze te importeren. Klik hiervoor op “nieuw” in de subknoppenbalk, en kies “Document importeren”. Het te importeren document moet als .rtf (rich text format) document zijn opgeslagen. (Word biedt de mogelijkheid om word documenten als .rtf bestand op te slaan.) Door dubbelklikken in de lijst wordt het gekozen document geopend in Word. De opmaak van het geopende document kunt u wijzigen, zoals u dat gewend bent met Word. Linksboven in het scherm ziet u extra opties: onder de knop ‘VST’.

Hieronder worden de verschillende opties (veld invoegen, repeater invoegen en de overige codes) beschreven. Veld invoegen: er verschijnt een lijst met alle gebruikte tabellen van het programma.

Klik met de rechter muisknop op de tabel, waarin zich de variabele gegevens bevinden. Als voorbeeld: Patiënten.

Pagina 196 van 242

Er verschijnt het volgende scherm.

Als u met uw rechter muisknop in een van de velden klikt, dan voegt Oase de veldcode van dit veld in in het sjabloon. In het voorbeeld is dit het veld “Naam”, met de achternaam van de patiënt.

Een andere methode om een veld in te voegen is door (na het aanklikken van VST -> “veld invoegen”) op het plusje voor de naam van de tabel te klikken. Alle beschikbare velden klappen dan uit, soms nog verder onderverdeeld. Met een dubbelklik op de veldnaam wordt een veld ingevoegd. Het programma biedt de mogelijkheid om de NAW gegevens in 1 code samen te vatten. Klik daarvoor op de veldnaam #NAW. #Aanhef genereert de tekst “Geachte heer” of “Geachte mevrouw”, afhankelijk van het geslacht. #Fullname genereert de combinatie Voorn + Naam, met een punt achter de voornaam, zoals “D. Bismark”.

Pagina 197 van 242

Sla de sjabloon op via Bestand -> ‘Opslaan in VST (als)’. U dient bij het opslaan een groep van sjablonen te kiezen.

De gekozen groep bepaalt waar het sjabloon beschikbaar is voor gebruik. Een factuursjabloon is bijvoorbeeld niet beschikbaar als u een brief wilt sturen vanuit het behandelscherm van een patiëntenkaart. U vindt het opgeslagen bestand terug in de lijst onder de knop “Sjablonen” op de hoofdknoppenbalk.

Geavanceerde opties De tekst die op de plek van de veldcodes komt, kunt u opmaken. Selecteer de veldcode die u wilt opmaken, en pas de opmaak aan.

Pagina 198 van 242

Binnen de veldcodes kunt u op naam van de code zoeken. Klik hiervoor op “Zoeken” en voer het te zoeken woord in. Deze optie geldt ook voor repeaters (zie verderop). Een voorbeeld ziet u hieronder (zoekopdracht: “bsn”).

Spaties onderdrukken tussen twee velden kunt u als u de volgende codering gebruikt: [?[Veld1] ][Veld2]. Tussen het vraagteken en de middelste haken moet een spatie zitten. Door achter een veldnaam de startpositie en lengte mee te geven kan een gedeelte van een veld e e worden afgedrukt. [Veld VOORBEELD,3,8] geeft het 3 tot en met 8 teken van dat veld weer. Van datumvelden kunt u het datumformaat beïnvloeden. Standaard is het formaat dag-maand-jaar in cijfers zonder eventuele voorloopnullen. Door middel van het toevoegen van “d=…” achter een datumveld kunt u het datumformaat bepalen. U kunt de volgende codes gebruiken in het datumformaat: d = dag in cijfers, zonder eventuele voorloopnul dd = dag in cijfers, met eventuele voorloopnul ddd = eerste 2 letters van de dag van de week in letters dddd= dag van de week in letters m = maand in cijfers, zonder eventuele voorloopnul mm = maand in cijfers, met eventuele voorloopnul mmm = eerste 3 letters van de naam van de maand mmmm= naam van de maand yy = laatste 2 cijfers van het jaar yyyy = jaar voluit Tussen deze codes kunt u tekens als -, / of spaties gebruiken. Zo levert bijvoorbeeld [Veld factuur.datum,d=dddd d mmmm yyyy] het resultaat “vrijdag 1 februari 2014”.

Pagina 199 van 242

In een sjabloon kunnen ook eenvoudige berekeningen met velden worden gemaakt. Een berekening staat tussen [B en ] en kan behalve getallen ook veldcodes bevatten. Om bijvoorbeeld het totaalbedrag van een factuuritem af te drukken gebruikt u [B [Veld Factuuritem.stuks] * [Veld Factuuritem.stuksprijs]] Achter het laatste veld van de berekening kunt u nog aangeven hoe lang het resultaat moet zijn en hoeveel cijfers er achter de komma getoond moeten worden. Wilt u bovenstaand voorbeeld 12 lang (inclusief de komma en eventuele punten bij duizendtallen), met 2 cijfers achter de komma, dan wordt de code [B [Veld Factuuritem.stuks] * [Veld Factuuritem. stuksprijs],12,2] U kunt de waarde -1 gebruiken om automatisch het beste formaat te bepalen, zodat bijvoorbeeld bij gehele getallen geen cijfers achter de komma worden getoond en bij halve eenheden maar 1 cijfers achter de komma: [B [Veld Factuuritem.stuks],-1,-1] Voorbeeld: Waarde van het veld

Afgedrukt wordt

1,00

1

2,50

2,5

3,33

3,33

Repeaters Repeaters zijn herhalende blokken waarbij van tevoren niet vast staat om hoeveel blokken het gaat binnen 1 document. Tussen deze 2 regels kunt de veldcodes van items plaatsen. Deze regel(s) worden net zo vaak afgedrukt als er items zijn. [Repeat veldnaam] [EndRepeat] U kunt de volgorde waarin de repeatitems getoond worden beïnvloeden door aan het repeat commando ORDERBY=”” toe te voegen. Het is mogelijk om omgekeerd te sorteren door de toevoeging “desc”. Ook kunt u meerdere velden aangeven om te sorteren. Waar het eerste veld hetzelfde is, wordt dan op het volgende gesorteerd. Voorbeeld: [REPEAT FACTUURITEM ORDERBY=”regdatum desc,artikelcode”] De factuuritems worden in dit voorbeeld omgekeerd gesorteerd op datum, en bij een gelijke datum op artikelcode.

Pagina 200 van 242

Voorwaardelijk afdrukken U kunt een voorwaarde verbinden aan het afdrukken van bepaalde teksten. U gebruikt daarvoor

[IF ...] [IFElse] [IFEnd]

via Invoegen -> Overige codes -> Voorwaarden -> If-commando’s, en kiezen voor [IF]. Achter de [IF] moet u de voorwaarde formuleren. Met [IfElse] kunt u tekst toevoegen voor wanneer deze voorwaarde niet geldt. Om deze voorwaarde weer te beëindigen sluit u af met [IfEnd]. Voorbeeld: [IF[Veld Factuur.bedrag]<0] Het bedrag wordt z.s.m. overgemaakt op uw rekening. [IFELSE] We verzoeken u het bedrag binnen 14 dagen na factuurdatum over te maken op onze bankrekening. [IFEND]

U kunt gebruik maken van een Case-commando, waarbij een veld getest wordt op verschillende waarden. Een voorbeeld om voor de verschillende types relaties verschillende teksten af te drukken: [Case [Veld Relaties.Relatietype]] [Caseof deelnemer] U neemt deel aan de bijeenkomst [Caseof bedrijf] U bent sponsor voor deze bijeenkomst [CaseElse] U bent betrokken bij deze bijeenkomst [Caseend] Deelnemers en bedrijven krijgen in dit voorbeeld een specifieke tekst; de overige relatietypes krijgen een algemene tekst. U vindt deze codes eveneens onder VST -> overige codes.

Pagina 201 van 242

Eigen variabelen U kunt ook zelf variabelen maken. Getalvariabelen hebben de letter T, tekstvariabelen hebben de letter Z. Ze worden gevolgd door een cijfer 1 t/m 9, dus bijvoorbeeld T1, Z1, Z2. Deze combinatie noemen we de variabelenaam. Om een waarde in een variabele te zetten zet u een komma gevolgd door de variabelenaam. Gebruikt u een hoofdletter T of Z, dan wordt de waarde toegevoegd aan de waarde die de variabele dan al heeft. Bij een kleine letter wordt de waarde toegekend aan de variabele. U kunt ook een vaste waarde in een variabele zetten, bijvoorbeeld een scheidingsteken of een procentteken door de vaste waarde tussen aanhalingstekens in een Var-commando te zetten. Om de waarde van een variabele op te vragen gebruikt u [Var …].

Lege regels vermijden Het gebruik van repeaters, berekeningen e.d. kan lege regels veroorzaken die soms hinderlijk zijn. Dit is te voorkomen door dergelijke commando’s, die niet afgedrukt worden, als verborgen tekst te markeren. Dit kan via het Opmaak -> Lettertypemenu van Word. Tekst met deze opmaak, ook lege regels, worden niet afgedrukt, en alleen nog op het scherm getoond via de knop “weergeven/verbergen”. U kunt dit scherm oproepen met Ctrl D of door op het kleine pijltje te klikken in het vak “Lettertype”.

Genereren van een document Als u een mailing wilt versturen naar een bepaalde selectie van de patiënten, gaat u als volgt te werk. U gaat naar Patiënten, en klikt op Overzichten . Bij Stap 1 kiest u het overzicht "documentsjabloon"; kies de juiste sjabloon bij het pijltje naast “Sjabloon”.

Pagina 202 van 242

Bij stap 2 maakt u uw selectie. Maakt u geen selectie, dan wordt voor alle personen een document gegenereerd. Vervolgens kiest u de uitvoer bij stap 3, en klikt u op “Start overzicht”. Voor meer informatie over het maken van overzichten kunt u Overzichten (algemeen) lezen.

Paro-velden Om informatie uit de parostatus in een sjabloon op te roepen is een aantal paro-velden beschikbaar. Enkele velden behoeven toelichting. [VELD PATIENT.#PARO,POCKETS1TM3]: het aantal elementen met een pocket tussen 1 en 3 mm en geen pockets hoger dan 3. [VELD PATIENT.#PARO,POCKETS4TM5]: het aantal elementen met een pocket tussen 4 en 5 mm en geen pockets hoger dan 5. [VELD PATIENT.#PARO,POCKETS6]: het aantal elementen met een pocket van 6 of hoger.

De code [VELD PATIENT.#PARO,], zoals [VELD PATIENT.#PARO,BLOEDING], toont de waardes van de meest recente parostatus. A Bij het gebruik van [VELD PATIENT.#PARO2,], wordt de informatie van de vorige parostatus gebruikt. Zo kan worden doorgenummerd. [VELD PATIENT.#PARO3,BLOEDING] geeft de informatie betreffende de bloeding van de twee-na-de-laatste meting. [VELD PATIENT.#PAROVERGELIJK, POCKETS1TM3] geeft het aantal elementen van de meest recente parostatus weer, vergeleken met de vorige parostatus. Als bijvoorbeeld de vorige keer er 6 elementen waren met pockets 1-3, en bij de huidige meting 2, dan is de uitkomst van dit veld -4.

Pagina 203 van 242

IX. BEHEER EN EXTRA Op de menubalk vindt u de volgende opties: Bestand, Bewerken, Beheer, Venster, Extra en Help. Onder “Beheer” en “Extra” op de menubalk bevindt zich een aantal specifieke knoppen.

Hieronder volgt een toelichting per knop.

INSTELLINGEN

Pagina 204 van 242

Het scherm Instellingen heeft 7 tabbladen. U kunt hier de volgende gegevens vinden of aanpassen.

Algemeen U vindt hier de inloggegevens van de SQL-server, de licentiecode van dit programma en de locatie van het instellingenbestand (configuratie).

Verder kunt u hier instellen welke tekstverwerker u wilt gebruiken, en welke scanmethode u kiest. WIA-ondersteuning biedt de mogelijkheid gebruik te maken van automatische documentinvoer. Als er meerdere pagina's gescand zijn, worden die opgeslagen als PDF. Gedeeld pad voor attachments U kunt hier een gedeelde map voor attachments instellen, zodat (niet verzonden / opgeslagen) e-mails met bijlagen ook vanaf een andere computer verzonden kunnen worden. SMTP-server / gebruikersnaam / wachtwoord Inloggegevens, indien die vereist zijn, voor het inloggen op de SMTP-server (nodig voor het verzenden van e-mails). SMS-ID Code die u van VST krijgt voor het verzenden van sms-berichten. LogLevel Bepaalt hoeveel er gelogd wordt van de handelingen van de gebruikers. Alleen wijzigen in overleg met VST Software!

Pagina 205 van 242

Windows-authenticatie Als dit aangevinkt is, wordt bij opstarten gekeken of de ingelogde Windows-gebruiker onder dezelfde code bekend is in Oase. Als dat het geval is wordt er niet om een wachtwoord gevraagd, maar start het programma met de rechten die bij die gebruiker gedefinieerd zijn. Blokkeer slaapmodus Aanvinken voorkomt dat de computer in slaapstand gaat, als het programma actief is. Deze modus is bedoeld om netwerkconnectieproblemen te voorkomen. Automatisch afmelden na ( ) minuten Vul hier het aantal minuten van inactiviteit in, waarna Oase de gebruiker afmeldt.

COV/UZI/EDP/Machtigingenportaal

Informatie voor het uitvoeren van de COV-check en de UZI-check, het Elektronisch Patiëntendossier en de afhandeling van machtigingen.

Agenda

Pagina 206 van 242

Dag/ochtend/middag/avond/scroll van / tot Hier vindt u opties voor de weergave van de agenda en de tijdkolom naast de afspraken. De tijdkolom is de grijze kolom die de dagindeling in uren en minuten aangeeft naast de afspraken. U kunt bijvoorbeeld bij Middag van / tot instellen wanneer de middag begint en eindigt. U ziet deze instelling terug als u kiest voor een weergave van de agenda met alleen de ochtend, middag of avond zichtbaar. U kunt ook zelf aangeven vanaf welk tijdstip tot welk tijdstip de agenda mag scrollen en zo doende welk deel van de agenda u wilt zien; dit doet u door de grenzen in te stellen bij Scroll van / tot. Regel altijd leesbaar Als u de regelafstand zo klein instelt (bij Regelinterval, zie hieronder), dat de tekst (bij een afspraak van korte duur) bijna niet meer leesbaar is, dan kunt u “Regel altijd leesbaar” aanvinken. Er wordt dan altijd een minimum tekstgrootte getoond. Regelinterval / alternerend regelinterval Het interval voor weergave in de agenda kunt u hier zelf bepalen. Wilt u een interval waarin een halve minuut voorkomt (zoals 7,5 minuten), zorg er dan voor dat het agenda-interval en het alternerend interval samen een afgerond interval vormen. Zie voorbeeld voor het plannen van 2 afspraken per kwartier:

U kunt dit interval per praktijk of per medewerker instellen. Ga dan naar het scherm Beheer / Praktijken of naar Medewerkers en pas het veld “Agenda regelinterval ( ) min” aan.

Pagina 207 van 242

Markeer gewijzigde afspraak: deze optie zorgt er voor dat bij wijziging van een afspraak, de betreffende afspraak (rood-wit) gemarkeerd wordt.

Geen uurscheiding: vink dit aan om de grafische vormgeving voor het aangeven van een blok van een uur weg te halen.

Weergave agenda met uurscheiding

Weergave agenda zonder uurscheiding

Teken intervallijn Aanvinken levert een weergave in de agenda op met horizontale scheidslijnen om het aantal minuten dat bij “Agenda interval” is aangegeven. In dit scherm staat het interval op 10 minuten.

Intervallijn op standaardduur Koppelt agendaweergave (intervallijn) aan de afspraakduur, die voor een afspraakcode staat. Als er een afspraak met een bepaalde afspraakcode wordt ingepland, dan neemt Oase die duur over in de weergave in de agenda. 1 tijdkolom U kunt er voor kiezen of de agenda slechts 1 tijdkolom toont of per groepweergave een aparte tijdkolom. U kunt bijvoorbeeld per stoel een tijdkolom laten tonen als er gekozen is voor stoelweergave.

Pagina 208 van 242

Toon praktijk in agenda Toont al of niet de praktijknaam in de agenda en op de afsprakenkaart op de consultregel.

Bitewing waarschuwing Als het vinkje “Bitewing waarschuwing” staat aangevinkt, dan verschijnt er in de agenda naast de patiëntnaam een ”BW”-icoontje

als het weer tijd is voor een nieuwe bitewing.

Afspraakblok tekst Toont al of niet de afspraakcode in de afspraakblokken. Zie hieronder.

Toon dagvulling in kalender Toont al of niet in het kalendertje hoe vol de agenda voor die dag is. Als het bladeren in de agenda traag is kunt u dit uitzetten om het iets te versnellen

Selecteer praktijk van patiënt in agenda Bij het aanvinken wordt de praktijknaam, die bij de patiëntenkaart is ingevuld, overgenomen bij de zoekfunctie in de agenda.

Pagina 209 van 242

Toon afspraakkleuren ook in verleden Standaard worden de afspraakkleuren in het verleden niet getoond om duidelijk te maken dat men in het verleden kijkt. Met dit vinkje kunt u toch de afspraakkleuren in het verleden tonen. Markering onvolledig ingevoerde afspraken Hier kunt u aangeven of er bij afspraken al of niet een waarschuwing ( , een rood blokje met een uitroepteken) verschijnt. Deze waarschuwing geeft aan dat een afspraak uit het verleden (of vandaag met voltooid status) niet volledig ingevoerd staat. Er zijn 3 opties: 1. u kunt deze waarschuwing niet laten tonen via “niet tonen”. 2. “Handmatig uitzetten” geeft een waarschuwing bij onvolledige invoer. De afspraak moet dan handmatig op "ingevoerd" gezet worden (met rechtsklikken op de afspraak). 3. “Automatisch uitzetten via prestatieinvoer” geeft een waarschuwing bij onvolledige invoer. De invoer wordt automatisch op ingevoerd gezet als er een prestatie wordt ingevoerd.

Markeer ontbrekende tijd besteed Als dit vinkje aanstaat, is bij de afspraak in de agenda een rood klokje zichtbaar zolang het “tijd besteed"-veld in het consultkaartje niet is ingevuld. Dit geldt alleen voor afspraken die van vóór vandaag zijn, of op status "voltooid" gezet zijn. Afspraken dienen binnen () uur afgezegd te worden Als een afspraak wordt afgezegd binnen de hier gestelde termijn wordt automatisch ingesteld dat de afspraak te laat is afgezegd.

Paro

Hier kunt u voor de invoer van de parostatus de kwadrantvolgorde (het “nr” veld) en richting (mesiaal/distaal) aangeven.

Pagina 210 van 242

Koppelingen

Geeft een overzicht van informatie over de koppelingen met andere programma’s, waarmee Oase samenwerkt. Klik op een van de programma’s om het informatiescherm te openen.

U kunt hier (een deel van) de volgende instellingen wijzigen: De knop “Actief”: koppeling naar het programma is actief. De knop “Detecteren”: u kunt met deze knop vanuit dit scherm testen om het gekoppelde programma te vinden.

Pagina 211 van 242

Blokkeer autodetect: zorgt er voor dat Oase niet zelf gaat zoeken of het betreffende programma aanwezig is. Toon info in behandelkaart: toont in de behandelkaart welke foto’s er zijn, en toont eventueel aanwezige knoppen waarmee de foto getoond kan worden.

Overig

Indien er meerdere praktijken ingevoerd zijn, is er een instelling "Standaardpraktijk". Deze praktijk wordt gebruikt als afzender-e-mailadres als er mails worden verstuurd, en als praktijk voor handmatige consulten. Leeftijdsgrens jeugd Bepaalt de leeftijd (in jaar) waarop het jeugdzorgtarief eindigt. Dit wordt ook gebruikt bij de eigen bijdrage. Als het jeugdzorgtarief tot en met 21 jaar is, dan vult u hier bij de grens 22 jaar in. Zorgverlenerscode, Praktijkcode, Instellingscode, Code servicebureau Deze codes zijn van belang voor de declaratie via Vecozo en/of via een factoringservice. Deze dienen afhankelijk van de afspraken met verzekeraars en servicebureau al dan niet ingevuld te worden. Bitewing frequentie ( ) maanden Bij “Bitewing frequentie” vult u de algemene bitewingfrequentie in. U kunt per patiënt van deze frequentie afwijken door op de patiëntenkaart in de Bewerkmodus, onder het tabblad “Overig” de frequentie voor deze patiënt in te vullen.

Pagina 212 van 242

Behandelhistorie limiet ( ) maanden Als u dit instelt, wordt bij het openen van een behandelkaart alleen de historie van het opgegeven aantal maanden opgehaald. Oudere historie wordt opgehaald als u bovenin de behandelkaart op de regel klikt om de volledige historie op te halen. Dit kan handig zijn als het lang duurt voordat een behandelkaart getoond wordt. Anamnese frequentie Hiermee kunt u aangeven na hoeveel maanden de anamnese verlopen is. Waarschuwing bij geen anamnese Bij het invullen van een prestatie of tijd komt er een waarschuwing als de anamnese niet ingevuld is of verlopen is (als het waarschuwingvinkje aanstaat). Titel praktijkveld Hier kan aangegeven worden hoe het praktijkveld in Oase genoemd wordt, het kan bv als “afdeling” gebruikt worden. Nieuwe plan standaard op U kunt instellen wat de mapstatus is bij invoer van een nieuwe plan. Nieuwe patiënt standaard op U kunt instellen wat de mapstatus is bij invoer van een nieuwe patiënt. Afzender afspraakherinneringen Hier kunt u instellen welk afzenderadres gebruikt moet worden voor afspraakherinneringen. U kunt kiezen uit zorgverlener (de medewerker met wie de afspraak is) of de praktijk Afzender e-mail via brievenscherm Hier kunt u instellen welk afzenderadres gebruikt moet worden voor e-mails verzonden vanuit het brievenscherm. U kunt kiezen uit zorgverlener (de medewerker die als afzender gekozen is), de praktijk of de ingelogde gebruiker.

Pagina 213 van 242

Medische anamnese volwassenen / Medische anamnese jeugd Hier kunt u instellen welke anamnesevragen u wilt gebruiken voor volwassenen en jeugd. U kunt zo voor jeugd en volwassenen dus verschillende vragenlijsten hanteren. Oproepdatum ophogen bij elke prestatie De datum van “Oproepmaand” wordt normaal alleen opgehoogd bij invoer van een periodiekecontroleprestatie. Als "Oproepdatum ophogen bij elke prestatie" is aangevinkt wordt dit bij elke prestatie gedaan. Bij oproepen afspraken zonder code negeren Deze optie is bedoeld om de procedure van het versturen van oproepen mede te bepalen. U kunt hier aangeven hoe Oase moet checken of er in de toekomst al een afspraak staat gepland (en dan geen controle-oproep verstuurt). Met vinkje: Oase stuurt geen controle-oproep als er een controleafspraak is gemaakt in de toekomst. Zonder vinkje houdt in Oase geen controle-oproep stuurt als er een controleafspraak of een afspraak zonder code gemaakt is. Praktijk op etiket Toont al of niet de praktijknaam + stoelcode of het adres + huisnummer op een etiket. COV waarschuwing Als het vinkje aan staat, dan heeft dat de volgende effecten. In de agenda staat een wit vraagteken in een rood rondje bij de afspraken die niet in de toekomst liggen. Dit symbool geeft aan dat de COV-check niet op de dag van de afspraak (of later) gedaan is of dat het BSN-veld van de patiënt leeg is.

In de patiëntenlijst is de kolom COV-check rood, als de check langer dan 6 maanden geleden is of als het verzekeringsnummer van de patiënt nog leeg is. In de patiëntenlijst is de kolom BSN rood, als het UZI-checkveld of het BSN-veld van de patiënt nog leeg is.

Pagina 214 van 242

In de patiëntenkaart (in de Behandelmodus) geldt hetzelfde voor de knoppen UZI en COV. Deze zijn rood als er nog geen check is uitgevoerd; na de check kleuren ze blauw.

In de patiëntenkaart (in de Bewerkmodus) geldt hetzelfde voor de velden BSN en COV-check. Deze velden worden wit zodra er een check is uitgevoerd.

Patiëntnr. vrij invoerbaar U kunt zelf een patiëntnummer kiezen als u dit onderdeel aanvinkt. Bij verandering van deze instelling dient u Oase opnieuw op te starten. Geen omschrijving bij factoring Bij aanvinken laat Oase de omschrijving van de verrichting(en) weg. Functie declaratiedatum Als u kiest voor “Alleen declareren indien ingevuld”, dan is het verplicht om bij de patiënt de declaratiedatum te zetten om te kunnen factureren. Kies u voor “Alleen blokkeren indien ingevuld”” dan worden alleen de verrichtingen niet gefactureerd die na de declaratiedatum staan. Zie ook “Zet declaratiedatum” bij Behandelscherm / Het behandeloverzicht. Vecozo-factuur afboeken bij acceptatie Staat deze aan, dan worden de Vecozo-facturen afgeboekt zodra ze geaccepteerd worden. Als u dit vinkje uitzet, worden de facturen uit een Vecozobatch niet afgeboekt bij de acceptatie. U dient de betaling van de verzekeraar op deze facturen te boeken. Röntgenfoto’s altijd beoordelen Hier kunt u aangeven of nieuwe röntgenfoto's automatisch op "moet nog beoordeeld" gezet moeten worden in de behandelkaart.

Pagina 215 van 242

Behandelplan verplicht bij consult Als u dit vinkje aanzet, krijgt u een waarschuwing, als u verrichtingen invoert bij een consult waar geen behandelplan is aangegeven. Stelt u geen prijs op deze waarschuwing, dan laat u dit vakje leeg. Blokkeer centrumindicatieveld Geef hier aan uw het centrumindicatieveld (bijzondere tandheelkunde) handmatig aangepast mag worden. 1 Vecozo-bestand voor alle Praktijken Een vinkje zorgt ervoor dat de digitale declaraties van alle praktijken in 1 bestand komen. Zonder vinkje krijgt u een apart bestand per praktijk. Declaratie per zorgverlener Een vinkje zorgt voor gescheiden declaratiebestanden voor factoring of Vecozo per zorgverlenerscode. Gebruik nieuw kleurenpalet Dit nieuwe palet geeft afspraakcodes dezelfde kleuren als er bij de medewerkers als kleurenpalet is aangegeven. Lichtere afspraakkleuren De afspraakkleuren worden lichter getoond. Deze instelling geeft meer contrast met de afspraakletters. Effen afspraakkleuren De kleuren van de afspraken verlopen dan niet meer van donker boven naar lichter onder, maar worden effen getoond.

Met verloop

Effen

Afspraakkleur in verticale balk Bij aanvinken worden de afspraakkleuren in een balkje links van de gegevens getoond.

Pagina 216 van 242

Communicatie-instellingen

Inkomende e-mail Wordt later in gebruik genomen.

Herinnering via e-mail / SMS Met het bovenstaande scherm kunt u instellen hoe de automatische herinnering van afspraken voor de patiënten zal plaatsvinden, via e-mail, of via SMS. Klik op “Herinnering via SMS” en/of “Herinnering via e-mail” om de instellingen voor afspraakherinneringen aan te passen.

Met de knop “Actief” kunt u de afspraakherinnering per sms aan- (blauwe knop) of uitzetten (grijze knop). De starttijd en de eindtijd geven de tijdstippen aan waarbinnen de herinneringen worden verstuurd.

Pagina 217 van 242

U kunt instellen hoeveel dagen vóór de afspraak de herinneringen worden verstuurd bij “Aantal dagen van tevoren”. U kunt daarbij aanvinken dat dit alleen op werkdagen gebeurt. Bij de herinnerings-e-mails kunt u een onderwerp invoeren en bij sms’jes een afzender (zowel in tekst als in cijfers). Laat u het laatstgenoemde veld leeg, dan vult Oase het telefoonnummer van de tandarts in als afzender. Bij de berichttekst kunt u uw eigen tekst invoeren. U kunt hierbij gebruik maken van velden. Zet de muis op de plek waar u een veld wilt invoeren en klik op de knop “Veld invoegen”. Het is mogelijk om praktijknaam en -adres als veld op te nemen. Voor de afspraakdatum en -tijd is ook een apart veld [Veld Afspraakdatumentijd] toegevoegd dat ook de dagnaam toont en bij de tijd "om" ervoor en "uur" erachter zet, bijvoorbeeld "donderdag 7 februari 2013 om 14:14 uur".

U kunt de knop “Voorbeeld” gebruiken om een voorbeeld van het door u gemaakte bericht te zien. Wanneer u met deze instellingen gereed bent, klik dan op “Ok”. U ziet in het scherm van “Instellingen” ziet u dat het versturen van afspraakherinnering via SMS of e-mail actief is.

Bij afspraakherinneringen via sms of e-mail wordt een interne memo met een verslag van de verzending gestuurd naar de gebruikers die systeembeheerder zijn. Dit verslag bevat onder meer het aantal verzonden herinneringen en de eventuele foutmeldingen. Webagenda

Pagina 218 van 242

Hier kunt u de webagenda-voorkeuren instellen. Met de “Actief”-knop kunt u deze instellingen activeren. Dagen afzeglimiet Houdt in tot hoeveel dagen van te voren de patiënt via de webagenda mag afzeggen. Verwijderen bij afzegging binnen 2 uur Als dit aanstaat, zal de afspraak bij afzegging door de patiënt via de webagenda geheel verwijderd worden uit de agenda. De afspraak wordt dus niet gewoon op “afgezegd” gezet. Dit geldt overiegns alleen indien de afspraak korter dan 2 uur geleden gemaakt is door de patiënt. Backup Hier vindt u een optie om automatisch back-ups te laten maken. Deze back-ups worden opgeslagen in de Oase-map op uw server. Deze optie vervangt niet uw bestaande back-upmethodes en kunnen alleen na overleg met VST Software gebruikt worden. COV-via server Gebruik deze optie wanner het niet mogelijk is om elk werkstation van een Vecozo systeemcertificaat te voorzien. De communicatieserver zal dan als tussenstation fungeren en alle COV-bevragingen uitvoeren, waardoor er alleen op de computer waarop de communicatieserver draait een Vecozo systeemcertificaat nodig is.

PROGRAMMA-UPDATE Hiermee kunt u, indien beschikbaar, de nieuwste versie van Oase downloaden. Doe dit niet voordat u bericht hebt gekregen dat er een nieuwe versie beschikbaar is.

IMPORTEER ALLE DATA

Pagina 219 van 242

Deze optie, alleen voor systeembeheerders, importeert alle gegevens vanuit eerder door het programma aangemaakte CSV-bestanden (Zie “exporteer alle data”) naar de database. Dit kan gebruikt worden om gegevens van de ene naar de andere database te kopiëren.

EXPORTEER ALLE DATA Deze optie, alleen voor systeembeheerders, exporteert alle gegevens uit de database naar CSVbestanden. Dit is vooral bedoeld voor support- en back-updoeleinden, wanneer dat niet zelf door uw SQL-server verzorgd wordt. Alleen medewerkers van VST kunnen een dergelijke back-up terugzetten.

ADMINISTRATIES Als u meerdere (boekhoud)administraties gebruikt, kunt u deze hier een naam geven.

GEBRUIKERS U vindt hier een overzicht van de diverse gebruikers en groepen. U kunt hier verschillende gebruikers en hun wachtwoord en privileges instellen. U kunt met “nieuw” een nieuwe gebruiker aanmaken. Voer een gebruikerscode in, en verbind deze desgewenst aan een groep. Er is een aantal voorgedefinieerde groepen beschikbaar met de meest gebruikelijke privileges. Kies de gewenste groep uit de eerste kolom “Gebruikerscode”. U kunt een bestaande gebruiker inactief maken door het vinkje “Archief” aan te klikken. De gegevens blijven dan wel in het systeem staan, maar er kan niet meer onder die naam ingelogd worden.

Pagina 220 van 242

Klikt u het vinkje “Systeembeheerder” aan, dan krijgt deze gebruiker alle rechten. Wilt u specifieke rechten definiëren voor deze gebruiker, vink dit blokje dan niet aan. Ga naar het tabblad Onderdelen bij de gebruikerskaart om de specifieke rechten toe te kennen. Bij het aanpassen van gebruikersprivileges worden, bij een klik in de kolom "Raadplegen", alle achterliggende privileges aanof uitgezet. Het groene vinkje zorgt ervoor dat alle velden aangevinkt staan; met het rode symbooltje kunt u alles uitvinken. Het kan handig zijn om alles eerst aan te vinken en daarna de bij de functies waar u de toegang wilt beperken het vinkje weg te halen.

Door het zetten van een vinkje bij “Geluid bij nieuw bericht” kunt u een geluidssignaal krijgen als u een nieuw Oasebericht ontvangt. Er kan per gebruiker aangegeven worden of de stopwatch in de behandelkaart geluid maakt. Is dit gewenst, vink dan “Geluid bij stopwatch” aan.

LOGBOEK Het logboek houdt voor test- en supportdoeleinden belangrijke programma-acties bij. Het logboek is informatie voor systeembeheer. Hier bevindt zich een verzendknop; het kan voorkomen dat u gevraagd wordt een geselecteerd logbestand met deze knop naar VST te zenden.

MELDINGEN U ziet hier een overzicht van de meldingen (interne berichten) in Oase. U kunt hier alleen de meldingen inzien, maar geen nieuwe meldingen maken. Nieuwe meldingen maken doet u door middel van het gele berichtenvelletje rechtsboven in uw scherm. Bijvoorbeeld bij patiënten die een behandelplan voor bijzondere tandheelkunde hebben, wordt op de behandelkaart een melding getoond als de machtiging overschreden wordt.

ETIKETDEFINITIES Hier kunt u instellen hoe u (NAW-)gegevens op uw etiketten wilt hebben. U kiest hier het aantal rijen en kolommen, en de marges in mm. Deze etiketdefinitie(s) kunt u gebruiken bij het aanmaken van etiketten en (controle)oproepen.

Pagina 221 van 242

AFSPRAAKCODES Hier kunt u de afspraakcodes definiëren, en deze een omschrijving met een standaard tekst, standaardduur en een kleuraanduiding meegeven.

U kunt een nieuwe afspraakcode aanmaken door op “nieuw” te klikken. U kunt zelf een code(naam), kleur en omschrijving toevoegen. De kleur wordt in de agenda weergegeven bij de afspraak van de patiënt met die afspraakcodedefinitie. Ook kunt u aangeven wat de standaardduur is van deze afspraakcode. Vervolgens kunt u bij de kolom “Categorie” aangeven wat voor soort afspraakcode het betreft; “Afspraak” of “Agenda”. Deze laatste categorie is bedoeld voor afspraken, die niet direct met een (te vergoeden) patiëntafspraak te maken hebben (waar geen patiënt aan te koppelen is), zoals vergaderingen, besprekingen met vertegenwoordigers en verlof. Ten slotte kunt u nog aangeven -

-

of de afspraakcode een periodieke controle betreft. Vinkt u een afspraakcode van een periodieke controle aan, dan heeft dit tot gevolg dat het oproepsysteem op de juiste wijze functioneert. “Mag in webagenda”. Het aanvinken hiervan heeft tot gevolg dat de afspraakcode beschikbaar is voor de webagenda.

Sla een nieuwe code op met het groene vinkje.

AFW IJKENDE TARIEVEN Hier kunt u de afwijkende tarieven opnemen. In het kader van prestatiecodes en verzwaring kunt u deze hier definiëren en een procentuele verhoging toekennen.

AW BZ-CATEGORIEËN Hier staan de AWBZ-categorieën gedefinieerd. In de omschrijving van een behandelcode wordt naar deze lijst verwezen. Zie hierover Behandelcodes.

Pagina 222 van 242

AW BZ-INSTELLINGEN Voeg hier de AWBZ-instellingen toe waar patiënten kunnen verblijven. Gebruik voor de NAWgegevens de adressering die nodig is voor het versturen van facturen. Het veld “Zorgkantoor” wordt overgenomen in het veld “Debiteur” bij een patiënt van deze AWBZinstelling als u op het het vakje “AWBZ” aanvinkt en deze instelling selecteert.

BEHANDELCODES Voer hier de gegevens van de behandelcodes in, of kies voor de knop Behandelcodes in de hoofdbalk. Zie verder Behandelcodes.

CENTRUMINDICATIE Hier kunt u de centrumindicaties voor centra voor bijzondere tandheelkunde definiëren, met de standaard eigenbijdrageregeling en voorloopcodes (voor de declaratie bij de verzekeraars).

CREDITEUREN Voer hier de gegevens van de crediteuren in. In de lijst van crediteuren staan ook automatisch de medewerkers, omdat zij bij interne facturering ook crediteuren zijn. U kunt met “nieuw” een nieuwe crediteur aanmaken. Is de crediteur een laboratorium, vink dan het veld “Laboratorium” aan.

De crediteur kan dan worden geselecteerd bij het tabblad “Techniek” van Patiënten, in de kolom “Laboratorium”.

Pagina 223 van 242

Tabblad Ingekomen facturen Hier ziet u een overzicht van de ingekomen facturen van deze crediteur. Wilt u wijzigingen aanbrengen, dubbelklik dan op de regel met de betreffende factuur. U krijgt dan de kaart van die factuur te zien, waar u wijzigingen kunt aanbrengen.

Tabblad overig Dit tabblad is nuttig voor onder andere de interne facturering van medewerkers. U kunt hier de gegevens invoeren, die bij de interne facturering nodig zijn. Belangrijke velden zijn bankrekeningnummer, betaaltermijn en of er sprake is van automatische incasso. Zonder deze gegevens worden functies, zoals internetbankieren vanuit ingekomen facturen, beperkt. Het veld “Type” is een vrij veld; u kunt dit hier invoeren wat u nuttig vindt, zoals het type medewerker (tandarts, mondhygiëniste) of een andere, voor uw organisatie handige, code. U kunt hiermee bijvoorbeeld onderscheid maken tussen verschillende groepen crediteuren, zoals al dan niet omzetgerelateerde crediteuren. Een ander voorbeeld is om te markeren welke crediteuren een kerstkaart moeten krijgen. Het veld “HL7Naam” wordt alleen gebruikt als er een koppeling van Oase aan het ziekenhuissysteem aanwezig is.

DIAGNOSECODES Hier kunt u de diagnoseformulieren opmaken en inrichten. Gebruik het veld “Categorie” om de verschillende soorten diagnoses te onderscheiden, en het veld “Nummer” om de volgorde ervan vast te leggen. Hiermee worden de verschillende gewenste diagnoselijsten gegenereerd, die bij de patiëntenkaart ingevuld/aangevinkt worden.

EXTERNE ADRESSEN

Pagina 224 van 242

De adressen die u hier toevoegt kunt u gebruiken voor verwijzers, huis(tand)artsen en dergelijke. U kunt hier ook de naam van een instelling en/of een afdeling aangeven. Bij het veld “Categorie” kunt u aangeven tot welke categorie de ingevoerde persoon behoort.

In het brievenscherm van de patiënteninformatie (onder de knop “Brieven” in het behandelscherm van een patiënt) filtert Oase dan op deze categorie. Zo komt bijvoorbeeld een apotheker niet terug bij de lijst van doorverwijzers of huis(tand)artsen.

INDICATIE BEHANDELING U ziet hier een lijst met indicaties, waaraan u zelf indicaties kunt toevoegen. De ingevoerde indicaties kunt u in de prestatiekaart van de patiënt aangeven.

LOCATIE Hier kunt u de gebruikte locatiecodes definiëren en een omschrijving geven. Dit onderdeel kunt u gebruiken om aan te geven waar een patiënt binnen een AWBZ-instelling verblijft.

MATERIALEN

Pagina 225 van 242

In deze lijst bevinden zich de ingevoerde materialen. U kunt hier zelf wijzigingen en toevoegingen aanbrengen. U kunt de kleurweergave kiezen, behalve van de categorie “Restauratie”. De materialen uit de categorie “Restauratie” zijn voorgedefinieerd in Oase, en niet te wijzigen door de gebruiker.

MEDEW ERKERS Voer hier de gegevens van de medewerkers in, of kies voor de knop Medewerkers in de hoofdbalk. Zie verder Medewerkers.

OVERIGE DEBITEUREN U kunt hier de gegevens van alle debiteuren, die geen patiënt zijn, invoeren. Zo kunt u de patiënten scheiden van de overige debiteuren.

PATIËNTTYPES Hier kunt u verschillende patiënttypes (bv prothese) definiëren, die u in de patiëntkaart dan kunt kiezen. In de patiëntenlijst kunt u hier vervolgens op filteren.

STANDAARDPLANNEN Hier kunnen standaardplannen gedefinieerd worden, die u als basis kunt kiezen bij het aanmaken van nieuwe behandelplannen.

STANDAARDTEKSTEN Hier kunnen standaardteksten gedefinieerd worden, die u bij verschillende tekstvelden kunt kiezen via het “T” knopje (bv bij behandelnotities, memo’s, consultomschrijvingen). Ook kunt u vanuit die tekstvelden via een “T” knopje een net ingevulde tekst toevoegen aan de standaardtekstenlijst.

UURTARIEF

Pagina 226 van 242

U kunt per periode de uurtarieven aangeven, zodat bij een tariefwijziging altijd het juiste tarief gehanteerd wordt. Omdat sommige artsen een afwijkend tarief kunnen hebben is het mogelijk om per arts het tarief aan te geven. Geldt dat tarief alleen voor een bepaalde afdeling waarop die tandarts werkzaam is, dan moet u ook de afdeling invullen. Er zijn 2 tariefgroepen. Bij behandelcodes kunt u aangeven welke van de 2 tariefgroepen van toepassing is, of beide. Dat laatste geval kan gebruikt worden als het narcosetarief als opslag boven het gewone tarief vermeld moet worden. (Zie ook onder Behandelcodes).

VERZEKERAARS Voer hier de gegevens van de verzekeraars in, of kies voor de knop Verzekeraars in de hoofdbalk. Zie verder Verzekeraars.

VRIJE DAGEN Voer hier de algemene vrije dagen in die voor alle medewerkers gelden. De werkroosters van alle artsen zullen deze dagen dan automatisch overslaan. In de kalender linksboven in de agenda zijn de vrije dagen als oranje blokje zichtbaar.

PRAKTIJKEN U kunt hier de instelling per praktijk invoeren, als u meerdere praktijken beheert via Oase. Voer hier per praktijk de gegevens van de praktijken in. Het betreft het aantal stoelen, en de kleurcode waarmee de stoel in de agenda wordt aangegeven.

Pagina 227 van 242

Het veld Telefoon is toegevoegd om te gebruiken bij het verzenden van oproep-sms-en als er geen vaste behandelaar is ingevuld bij de patiënt. U kunt bij “Agenda regelinterval in ( ) min” per praktijk het regelinterval van de agendaweergave instellen. Deze instelling negeert dan de algemene instelling van de agenda bij Beheer / Instellingen / Agenda. Als er bij Medewerker een andere instelling wordt gekozen, dan dan gaat de medewerkersinstelling voor.

EXTRA / COV-CHECK EN UZI-CHECK PER GROEP

Oase biedt de mogelijkheid om COV- en UZI-checks in groepen te doen op basis van afspraakdatum en controledatum.

Kies voor één van beide opties, en bovenstaand scherm verschijnt. U ziet hierin de patiëntgegevens van de patiënten die vandaag een afspraak hebben. U kunt de afspraakdatum onderin het scherm aanpassen. Eventueel kunt u hier aan toevoegen een selectie van patiënten die op een bepaalde datum of in een bepaalde periode een controle zouden moeten krijgen. Oase gaat hierbij na of in het veld “Volgende controle” van het tabblad “Overig” in de Bewerkmodus is ingevuld met een datum of periode.

Pagina 228 van 242

Zet u een vinkje aan bij het veld “Naam overnemen”, dan neemt Oase de naamsgegevens over van de check.

Klikt u op de knop “Check”, dan wordt de COV- of UZI-check uitgevoerd. U kunt dan desgewenst een print maken van de lijst met resultaten met de knop “Afdrukken”. EXTRA / STATISTIEKEN

Hier kunt u grafieken met managementinformatie zien, waarbij u jaar en medewerker kunt selecteren.

EXTRA / OVERZICHT VERZONDEN SMS / E-MAIL

Oase biedt de mogelijkheid om na te kijken welke sms’jes en e-mails er zijn verzonden. U kunt hier desgewenst van de zoekfunctie gebruik maken.

EXTRA / OVERZICHT AF SPRAAKW IJZIGINGEN

Dit scherm geeft een overzicht van alle in het verleden ingevoerde en gewijzigde afspraken van alle patiënten. U kunt deze lijst doorzoeken en filteren op diverse categorieën en combinaties hiervan. Met de rechtermuisknop kunt u een selectie verwijderen en zo het veld weer leeg maken.

Pagina 229 van 242

Bij de categorie “Actie” is een selectie op grond van “Conflict” mogelijk. Deze categorie houdt in dat er op een bepaalde datum en tijd door verschillende medewerkers gelijktijdig een afspraak is gemaakt. Oase geeft hiervan op dat moment een melding aan de medewerker die als laatste een afspraak wilde plannen. Deze medewerker kan dan op dat moment de (vergeefs) gemaakte afspraak wijzigen naar een ander(e) datum of tijdstip.

Pagina 230 van 242

X. OVERZICHTEN ( ALGEM EEN)

Het printerknopje in de subknoppenbalk van de verschillende programmaonderdelen stelt u in staat om overzichten te genereren. Kies eerst bij stap 1 het soort overzicht.

Maak vervolgens een selectie: vult u niets in, dan worden gegevens uit alle kaarten getoond. U kunt gegevens selecteren vanaf (eerste kolom), tot en met (tweede kolom) en tussen (beide kolommen) bepaalde alfabetische of numerieke waarden.

Het vinkje in de kolom “Sorteren” zorgt ervoor dat gegevens gesorteerd en gegroepeerd (indien van toepassing met subtotalen) getoond worden. De gegevens die u kunt gebruiken om te selecteren (bij stap 2) variëren met het soort overzicht dat u kiest (bij stap 1). In principe kunt u de meest belangrijke data vinden in het scherm dat u ziet als u “Selectie” aanklikt. Kunt u uw selectiecriterium niet vinden, klik dan “Uitgebreide selectie” aan. Alleen dan worden alle gegevens getoond.

Pagina 231 van 242

Door het vinkje “uitsluiten” kunt u betreffende gegevens juist niet selecteren maar als enige uitsluiten. Het is van belang om goed na te denken over de manier waarop een groep is gedefinieerd, en de manier waarop u deze criteria in de selectie kunt aanbrengen. Hebt u te veel geselecteerd, en wilt u het geselecteerde weghalen, gebruik dan de “Delete”-knop. Kies vervolgens bij stap 3 waar u de overzichten wilt hebben: op uw beeldscherm, in een bestand, in een mail e-mail of als uitdraai op de printer. U kunt bij een overzicht in een bestand het bestandformaat kiezen:

Bij een deel van de overzichten op het scherm kunt u bovenin de optie “grafiek” kiezen, om de gegevens in een diagram weergegeven te zien. Bij het maken van een overzicht kan het resultaat niet als bestand worden opgeslagen; de individuele documenten worden bij de kaart opgeslagen.

Voorbeeld van een selectie We maken een overzicht van alle patiënten die in een bepaalde week bij een bepaalde zorgverlener een afspraak hebben. Dit doen we als volgt. We maken een selectie van patiënten van een arts door bij “Patiënten” de arts aan te geven:

Pagina 232 van 242

Zo krijgt u alleen de patiënten van deze arts. Nu moeten we alle patiënten selecteren die een afspraak hebben in een bepaalde week. We hebben het tabblad “Afspraken” ter beschikking. Hier vult u de begin- en einddatum van de betreffende week in.

Als u nu op “Start overzicht” klikt krijgt u een overzicht van patiënten die in een bepaalde week bij een bepaalde arts een afspraak hebben. U kunt in dit overzicht een patiënt aanklikken, waarna u naar de kaart van die patiënt gaat.

Pagina 233 van 242

Bij overzichten vindt u over het algemeen een aantal knoppen bovenaan het scherm.

Er is een aantal overzichten, die u bij stap 1 kunt kiezen, dat speciale aandacht nodig heeft. Etiketten (contactpersonen) U kunt etiketten printen met de adresgegevens van de patiënten. Wanneer u “Start overzicht” aanklikt, krijgt u de mogelijkheid de gewenste indeling te maken. U kunt het aantal kolommen en rijen definiëren, en de marges in mm. U kunt deze instelling opslaan, zodat u deze voor een volgende serie etiketten kunt hergebruiken. Document-sjabloon Hierbij dient u een vooraf gemaakt sjabloon te kiezen (zie Sjablonen). Op basis van deze sjabloon worden dan vervolgens documenten gemaakt waarbij elke kaart een nieuwe pagina begint. Deze optie is bedoeld voor brieven en dergelijke. Lijst-sjabloon Hetzelfde als een document-sjabloon, met dit verschil dat er voor een volgende kaart geen nieuwe pagina genomen wordt. Deze optie is bedoeld om overzichtslijsten mee te maken. Eigen overzicht. NB. Voor de meeste gebruikers is het lastig om zelf (complexe) eigen overzichten en statistieken te maken. VST raadt u aan om gewenste overzichten te laten aanmaken door VST, en als standaard overzicht in uw systeem op te laten nemen. Deze optie is bedoeld om snel een kolommenoverzicht te maken. In het selectie scherm kunt u bovenin een zelf gedefinieerd overzicht kiezen, bewerken, of een nieuwe maken. Bij het bewerken of nieuw maken, krijgt u het volgende scherm te zien:

Pagina 234 van 242

o

De linker kolom bevat de beschikbare velden. In de tweede kolom komen de af te drukken velden te staan, de derde kolom bevat de velden waarvoor subtotalen getoond zullen worden als er getal velden (velden met als inhoud een getal) afgedrukt worden. Door dubbelklikken, of klikken op de pijl rechts wordt een veld in de volgende kolom gezet.

o

Als u rechts klikt op een veld in de eerste kolom verschijnt een menu met speciale opties voor een veld: Sum (optellen), AVG (gemiddelde), COUNT (aantal), Week (weeknummer van een datumveld), Month (Maand van een datumveld) en Year (jaar van een datumveld).

o

In de eerste kolom kunt u meerdere velden tegelijk selecteren door de Ctrl-toets ingedrukt te houden terwijl u op een veld klikt. Als u meerdere velden geselecteerd hebt kunt u met een klik op de pijl naar rechts een menu krijgen met de opties om rekenkundige bewerkingen toe te passen. Dit kan gebruikt worden om bijvoorbeeld stuks x stuksprijs in één kolom te krijgen

Pagina 235 van 242

e

o

Als u in de 2 kolom rechts klikt op een veld kunt u daarvan de kolomtitel en -breedte instellen.

o

Bovenin dient u het overzicht een naam te geven, zijn er knoppen om de gegevens te im- en exporteren en kunt u kiezen wat voor type grafiek er gemaakt moet worden. Dat laatste werkt alleen als er zinnige gegevens in het overzicht komen waarvan een grafiek gemaakt kan worden

o

Onderin construeert het programma zelf het SQL-commando dat uitgevoerd zal worden bij het maken van het overzicht. U kunt hierin zelf wijzigingen aanbrengen maar we raden het af dat te doen als u geen gedegen kennis van SQL hebt

Statistieken Dit lijkt in opzet veel op de eigen overzichten. Ook hier bevat de linker kolom de beschikbare velden die door dubbelklikken, of klikken op de pijl rechts in de rechterlijst worden gezet. U kunt bij “Optellen” aangeven of er aantal moeten worden geteld, of dat een getalveld moet worden opgeteld. Rechts onderin ziet u weer het SQL-commando dat het programma genereert

Pagina 236 van 242

XI. FACTUREREN Om te factureren kiest u voor de knop “Overzichten” onder Patiënt. Zie voor algemene informatie over het maken van overzichten het hoofdstuk Overzichten (algemeen).

Kies bij Stap 1: Genereer facturen. Kies dan of u Verzekeraars en/of Patiënten wilt factureren, of een bestand voor uw factoringbedrijf wilt maken, en vink dit aan. Klik de opties aan en uit naar wens. Als er meerdere factuursjablonen bestaan, kies dan het juiste sjabloon uit de lijst.

Vervolgens kunt u op de standaard manier een (uitgebreide) selectie uit de verzekeraars of patiënten, aan wie u wilt factureren. Maak desgewenst een selectie op bepaalde patiënten of activiteiten. Klik dan op “Start overzicht”. Oase zoekt nu zelf op welke kosten, die aan de selectiecriteria voldoen, nog niet zijn gefactureerd. U kunt het proces ook met beperktere selectiemogelijkheden laten verlopen door op de knop “Factureren” te klikken; hierbij wordt een lijst gegenereerd met alle te factureren behandelingen. U ziet deze knop bij de lijst met patiënten.

Op deze knop staat in het rood aangegeven hoeveel patiënten gefactureerd kunnen worden. Klik op “Factureren”. U krijgt dan een overzicht van de te factureren items. U kunt in de lijst klikken om naar een patiëntenkaart te gaan. U moet dan wel weer opnieuw op “Factureren” klikken om verder te gaan. Onder de lijst vindt u een aantal selectiemogelijkheden:

Pagina 237 van 242

U kunt voor een specifieke praktijk kiezen (geen selectie betekent alle praktijken die bij de financiële administratie horen), of een specifieke zorgverlener (geen selectie betekent alle zorgverleners). Het datumveld geeft aan tot en met welke datum de verrichtingen gefactureerd worden. Het vinkje “Details” bepaalt of u van een patiënt alleen het totaal wilt zien, of alle verrichtingen gespecifieerd. Rechtsonder kunt u kiezen of u deze lijst wilt afdrukken, de factureren wilt aanmaken of afbreken.

Als u heeft gekozen voor “Factureren” zal aan het eind van het proces een scherm digitaal te declareren facturen verschijnen. U krijgt daarbij de vraag “Declaratiebestanden aanmaken?”. Kies “Nee” als u de lijst eerst wilt bekijken. U kunt later, vanuit programmaonderdeel “Financieel” met de oranje knop, alsnog de declaratiebestanden aanmaken. Kies “Ja” als u wel meteen de declaratiebestand wilt aanmaken. Na aanmaak van de declaratiebestanden zal het scherm sluiten. U kunt de aangemaakte bestanden verzenden via het webportaal van Vecozo of uw factoringservice. Declaraties voor Vecozo kunt u ook direct vanuit Oase versturen. Zie hiervoor Digitale declaraties. Als er facturen bij zitten die niet digitaal verzonden mogen worden, dan verschijnt een scherm met een of meerdere facturen.

U kunt deze facturen nu printen. Breng in dit document geen wijzigingen aan! Deze worden niet opgeslagen en boekhoudkundig niet verwerkt. Wil u toch een wijziging doorvoeren? Crediteer dan de desbetreffende factuur, en breng de wijziging bij de patiëntenkaart aan. Factureer dan opnieuw.

Pagina 238 van 242

XII. VEELGESTELDE VRAGEN

Ik zie geen volledige lijst van de gegevens, maar slechts enkele items Klik nogmaals op het vergrootglas naast de zoekfunctie, of maak het zoekcriterium leeg en toets <ENTER> De documenten komen met een verkeerde lay-out uit de printer Pas de sjabloon aan. Een veel voorkomende fout in de sjabloon is een foute veldcode. Controleer of u de juiste printer hebt geselecteerd. Controleer de printerinstellingen. Mijn wijzigingen en nieuwe invoeren lijken verdwenen Druk nogmaals op het vergrootglas naast het zoekveld om de lijst te verversen. Ik kan geen wijzigingen aanbrengen U heeft wellicht niet voldoende rechten, of het veld is geblokkeerd omdat het geïmporteerd is uit de externe patiëntenadministratie (veld is dan lichtgrijs). Via Beheer -> Gebruikers zijn de rechten per gebruiker in te stellen. Ik krijg een melding van een verbindings-/connectionprobleem Er is iets mis met de verbinding met de server. Raadpleeg uw systeembeheerder. Is dit mogelijk om de prestaties uit het het linker “prestatielijst” vlak op elementniveau weer te geven? Zoek in de behandelcodekaartenbak de prestatie en zet dan rechtsonder in dat kaartje het vinkje “Toon bij bewerk element” aan.

Alle prestatiecodes, waarbij dat vinkje aanstaat, worden dan aangeboden in het oppopscherm bij een element. U kunt daar dan op linksklikken om deze te selecteren, en rechtsklikken om uit te zetten (en bv 2x klikken als u een code 2x wilt).

Pagina 239 van 242

Hoe kan ik AWBZ-patiënten invoeren? De te volgen route is: Eenmalig: - Zorg ervoor dat u de AWBZ-instellingen hebt ingevoerd (via Beheer -> AWBZ-instellingen) en hierbij aangeeft wat het bijbehorende zorgkantoor is. - vul het uurtarief in bij Beheer -> uurtarief. Laat daarbij de velden voor arts en afdeling leeg. - Markeer de patiënt als AWBZ-patiënt door op het hoofdscherm van de patiëntenkaart het veld AWBZ aan te vinken en een AWBZ-instelling te kiezen. - Vul bij de medewerkers die AWBZ-patiënten behandelen het veld "Vektis prestatiecode" in met de UPT-code die gebruikt moet worden om de behandeling te declareren.

Bij iedere patiënt: - Omdat de behandeling op tijdbasis wordt gedeclareerd, vult u de tijd in via dubbelklikken op het consult. Er opent een scherm, waar u de bestede tijd in minuten kunt invoeren.

Pagina 240 van 242

Gebruik hiervoor niet ook nog verrichtingcodes voor bestede tijd, die u onder de knop “uurtarief” vindt bij de prestatielijst.

- Bij het factureren worden de AWBZ-patiënten vanzelf verzameld op een factuur per AWBZ-instelling. - Voor het afdrukken van een declaratie heeft u een apart factuursjabloon nodig, dat u op aanvraag bij VST Software bv kunt verkrijgen.

Pagina 241 van 242

Copyright © 2014 VST Software. All Rights Reserved. No part of this document may be copied, translated, or reduced to any electronic medium or machine readable form, in whole or in part, without the prior written consent of VST. VST has made every effort to ensure that the information in this document is accurate and complete; however, VST assumes no responsibility for any errors or omissions. Information in this document is subject to change without notice. All product names mentioned in this paper may be trademarks or registered trademarks of their representative companies and are hereby acknowledged. This product includes software developed by the OpenSSL Project for use in the OpenSSL Toolkit (http://www.openssl.org/)

Bijgewerkt tot Oase versie 2.7.2

Pagina 242 van 242