Handleiding inschrijvingsmodule raamovereenkomsten. Deel 1 : Inloggen als instelling

Bisdom Antwerpen Vicariaat voor het onderwijs

Handleiding inschrijvingsmodule raamovereenkomsten Deel 1 : Inloggen als instelling 1. INLEIDING Het inschrijven voor een raamovereenkomst gebeurt per instelling of per VZW. Het is aan het bestuur van de VZW om hier een keuze te maken. Bij inschrijven op het niveau van de instelling kunt u alleen gegevens inbrengen van de instelling waarvoor u inlogt. Gegevens van eventueel andere instellingen die onder dezelfde VZW ressorteren zijn niet zichtbaar. U zult wel merken dat uw instelling steeds aan haar VZW wordt gekoppeld. Om boekhoudkundige redenen moet immers op facturen steeds de naam van de VZW worden vermeld. Ook kan het systeem hierdoor, via het ondernemingsnummer van de VZW, gebruikers éénduidig herkennen als lid van een school, instelling of organisatie gelegen in de deelnemende bisdommen. Bij inschrijven op het niveau van de VZW verschijnen alle instellingen die onder de VZW ressorteren op het scherm. Met 1 paswoord kan men de gegevens van alle instellingen beheren. De keuze tussen alle instellingen inschrijven of slechts enkele blijft. De inschrijver moet echter wel beschikken over de gegevens die eventueel per instelling worden opgevraagd ( vb. eannummers of aantal tanks bij huisbrandolie ) De tekst hieronder behandelt enkel het inschrijven op het niveau van de instelling. Voor inschrijven op het niveau van de VZW verwijzen wij naar deel 2 van de handleiding.

Handleiding webstek ‘RO-BISDOMMEN’ deel 1

pagina 1

2. URL : www.ro-bisdommen.be 3. OPENINGSSCHERM

Indien u voor uw school, instelling of organisatie nog geen login en wachtwoord voor deze site hebt ontvangen, dan vindt u hier de gegevens van de persoon die u dient te contacteren, nl. de administrator van uw bisdom. U kunt kiezen tussen ‘INLOGGEN INSTELLING’ , ‘ INLOGGEN VZW ‘ of ‘BEDRIJVEN’. Als school of instelling kiest u hier voor ‘INLOGGEN INSTELLING ’. Als organisatie/vzw kiest u voor ‘ INLOGGEN VZW ‘ Achter de knop ‘BEDRIJVEN’ staan alle op dit ogenblik geldende lastenboeken. Firma’s of instellingen kunnen die hier downloaden ( ZIP – formaat ). De toegang tot dit deel is vrij.


pagina 2

4. INLOGGEN

U kiest voor ‘INLOGGEN INSTELLING ’.

Er wordt gevraagd naar de login en het wachtwoord die u via het vicariaat hebt ontvangen. Indien u die niet hebt ontvangen, dient u contact op te nemen met de administrator van uw bisdom. U vult login en wachtwoord in en drukt op ‘OK’. 5. REGISTREREN

De eerste maal dat u de applicatie gebruikt dient u zich te registreren. U klikt in het vak rechts op ‘REGISTREER’.


pagina 3

5.1. Registreren – stap 1

Achter ‘ i ’ vindt u steeds de nodige informatie voor het correct invullen van het veld. Met de knop ‘ v ’ stuurt u uw gegevens door. Op dit scherm vult u het ondernemingsnummer in van uw VZW. Dit nummer begint steeds met BE en bestaat uit 12 karakters. Na BE volgt meestal als eerste karakter 0 ( nul). Vb. : BE0874257140 Indien uw VZW nog niet in het systeem zit, neem dan contact op met de persoon vermeld op het scherm. 5.2. Registreren – stap 2


pagina 4

U krijgt nu al de gegevens van uw VZW op uw scherm. In het onderste vak staan al de instellingen die aan deze VZW gekoppeld zijn. Indien uw school, instelling of organisatie niet voorkomt in deze lijst dient u contact op te nemen met de administrator van uw bisdom. Indien uw school, instelling of organisatie wel in de lijst voorkomt, klikt u achter de naam op ‘v’. Indien uw school, instelling of organisatie al geregistreerd is, zult u merken dat de ‘v’ grijs is. Zich tweemaal registreren is onmogelijk. 5.3. Registreren – stap 3

Maak hier je eigen toegangscode.

U moet hier een aantal gegevens over de directie van uw instelling invullen. U maakt hier onderaan een tweede login en wachtwoord voor uzelf. Die zorgen ervoor dat u alleen toegang krijgt tot de gegevens van uw school, instelling of organisatie. (Het wachtwoord moet minstens 5 tekens bevatten.) Indien u een wachtwoord invoert dat reeds door een andere gebruiker is aangemaakt, krijgt u een foutmelding. U moet dan opnieuw creatief denken. Klik nu op ‘ REGISTREER ’. Er wordt automatisch een bevestigingsmail gestuurd naar het opgegeven mailadres. Indien dit mailadres verschillend is van dat van de VZW, zal ook naar de VZW een mail gestuurd worden die de registratie bevestigt. U kunt nu gebruik maken van de applicatie om u in te schrijven op de raamovereenkomsten.


pagina 5

Let op: vermijd bij het invullen van namen alle accenten, deeltekens, ç of andere speciale lettertekens. Het systeem aanvaardt die niet. 6. Gebruik na registratie Telkens u opstart moet u eerst de login en het wachtwoord geven die u toegestuurd werden door het vicariaat ( zie 4). U komt dan terug op het volgende scherm ( idem als bij 5).

U bent reeds geregistreerd. U vult de login en het wachtwoord in die u zelf hebt aangemaakt tijdens de registratieprocedure ( zie 5.3). Indien u deze bent vergeten, kan klikken op ‘WACHTWOORD VERGETEN’ redding brengen. Als dat ook niet helpt, kunt u steeds contact opnemen met de verantwoordelijke voor de applicatie van uw bisdom (administrator). Klik op de blauwe pijl om verder te gaan. Door het invullen van uw eigen login en wachtwoord komt u automatisch op de gegevens van uw eigen school, instelling of organisatie.

Klik op de blauwe pijl om verder te gaan. Handleiding webstek ‘RO-BISDOMMEN’ deel 1

pagina 6

7. MOGELIJKHEDEN VOOR DE GEBRUIKER

Er zijn 5 submenu’s . Door op een icoon te klikken komt u in het gewenste submenu : INSTELLING ( zie 7.1.) Hier kunt u sommige gegevens van uw school, instelling of organisatie wijzigen. De gegevens van uw VZW kunt u raadplegen maar niet wijzigen. WACHTWOORD ( zie 7.2. ) Hier kunt u uw eigen wachtwoord wijzigen. OVERZICHT ( zie 7.3. ) Hier krijgt u een overzicht van de lopende raamovereenkomsten en kunt u inschrijven. UW OVEREENKOMSTEN ( zie 7.4.) Dit submenu geeft een overzicht van de door u mee afgesloten overeenkomsten. ENERGIE ( zie 7.5.) Voor het afsluiten van de contracten ‘aardgas’ en ‘elektriciteit’ moeten de onderhandelaars beschikken over de respectieve eannummers. Via deze knop kunt u eannummers ‘aardgas’, ‘elektriciteit’ en ‘injectie’ invoeren en aanpassen.


pagina 7

7.1. Submenu INSTELLINGEN

Klik hier om de gegevens van de instelling te wijzigen.

In het bovenste vak krijgt u een overzicht van de gegevens van uw school, instelling of organisatie zoals die bij de administrator bekend zijn. Klik op ‘ wijzigen. U komt dan op volgend scherm :

’ indien u die wil

Klik hier om de nieuwe gegevens te bevestigen


pagina 8

U kunt de volgende gegevens wijzigen : naam, type ( basisschool, congregatie, CLB, …), de naam van de directie, mail en telefoon. De gegevens van uw VZW kunt u zelf niet wijzigen. Indien dat aan de orde is, dient u contact op te nemen met de administrator van uw bisdom (coördinaten : zie openingsscherm). Bij contact met de administrator is het handig als u de ‘Databank ID’ ( zie eerste regel gegevens VZW) kunt doorgeven. 7.2. Submenu WACHTWOORD

Uw login kunt u niet wijzigen maar het wachtwoord kunt u in dit scherm aanpassen. 7.3. Submenu OVERZICHT 7.3.1. Overzicht


pagina 9

U krijgt een overzicht van alle lopende contracten, de datum van de start van de inschrijvingen en de datum van de laatste dag waarop nog ingeschreven kan worden. Klik op ‘v’ om de details te zien. 7.3.2. Overzicht - detail

Indien u klikt op de items vermeld in het vak ‘Beschikbare bijlagen’ krijgt u alle informatie over dit contract ( prijzen, leveringsvoorwaarden, …) in PDF. Indien er voor dit contract een mandaat gegeven moet worden, dan vindt u hier ook het formulier.

mandaat

Als u alle informatie verwerkt hebt en u wenst in te schrijven voor deze overeenkomst dan klikt u op ‘INSCHRIJVEN’. Indien de knop ‘INSCHRIJVEN’ grijs is gekleurd dan betekent dit dat uw school, instelling of organisatie al is ingeschreven voor deze overeenkomst. Uitschrijven kan niet via deze applicatie. Handleiding webstek ‘RO-BISDOMMEN’ deel 1

pagina 10

7.3.3. INSCHRIJVEN

Hier vult u de gegevens in van de persoon die binnen de school, instelling of organisatie het contract zal opvolgen. Dit hoeft niet noodzakelijk de directie te zijn. Voor sommige contracten kan bijkomende informatie gevraagd worden (bv. huisbrandolie : verbruik in l). De administrator beslist of deze vakken verplicht in te vullen zijn of niet. Bij verplichte vakjes die voor u niet van toepassing zijn, vult u het best het cijfer ‘0’ in. Door te klikken op de groene knop ‘ BEVESTIG INSCHRIJVEN ‘ is uw instelling ingeschreven voor deze overeenkomst. Automatisch vertrekt er een bevestigingsmail naar de directie en de VZW (ten minste indien hiervan een e-mailadres is ingevuld).


pagina 11

7.4. Submenu UW OVEREENKOMSTEN

Alle lopende overeenkomsten waarop u hebt ingetekend staan hier opgelijst. Via de knop ‘ v ‘ kunt u de details opvragen. U krijgt dan terug het scherm zoals in 7.3.2. maar nu is de inschrijvingsknop grijs en dus geblokkeerd. De details van de overeenkomst kunt u nog steeds in PDF bekijken.


pagina 12

7.5. Submenu ENERGIE

7.5.1. Overzicht Dit scherm biedt u een overzicht van alle , voor uw instelling, door ons gekende eannummers voor energie. Van boven naar onder ziet u ‘ elektriciteit ’, ‘gas’ en ‘ injectie’. Dit laatste is het nummer dat als referentie wordt gebruikt voor de stroom die u via uw eigen stroomopwekker ( zonnepanelen, windenergie, …) zelf op het net brengt. Al deze nummers zijn terug te vinden op uw energiefacturen. Belangrijk ! Het invoeren of aanpassen van eannummers in dit submenu betekent niet dat u voor een energiecontract inschrijft. Deze module dient enkel om gegevens te verzamelen die de onderhandelaars nodig hebben bij het opstellen van hun lastenboek. Inschrijven gebeurt enkel volgens de procedure beschreven in 7.3.3. Het is wel zo dat, wanneer u inschrijft voor een energiecontract, u de gevraagde gegevens in dit submenu zeker moet invullen of nakijken.


pagina 13

7.5.2. Eannummer toevoegen Er staan voor uw instelling nog geen eannummers in de database of u wenst een nummer toe te voegen omdat u bv. zopas voor uw zonnepanelen een injectienummer hebt gekregen: -

Klik op ‘v’ achter ‘ Voeg nieuwe ean toe’ . U komt in het volgende scherm : Knop ‘ nieuwe ean’

-

Vul in :

Klik aan voor welke categorie dit eannummer geldig is.

Eannummer + adres (zie factuur)

Belangrijk! Aan de structuur van een eannummer kan men niet zien waarvoor dit nummer staat. Controleer dus je ingave.


pagina 14

7.5.3. Eannummers bewerken

Klik op ‘X’ als u het eannummer wil verwijderen.

Klik op ‘ ’ achter een eannummer als u hieraan een wijziging wil aanbrengen. Er verschijnt dan in een oranje kader een venster waarin u de gegevens voor dit nummer kunt wijzigen. Bevestig de nieuwe gegevens door op ‘v’ te klikken.


pagina 15

Inhoudstafel

1. Inleiding

p. 1

2. URL

p. 2

3. Openingsscherm

p. 2

4. Inloggen

p. 3

5. Registreren

p. 3

5.1. registreren – stap 1

p. 4


p. 4


p. 5

6. Gebruik na registratie

p. 6

7. Mogelijkheden voor de gebruiker

p. 7

7.1. Submenu ‘ instellingen ‘

p. 8

7.2. Submenu ‘ wachtwoord ‘

p. 9

7.3. Submenu ‘ overzicht ‘

p. 9

7.3.1. Overzicht

p. 9

7.3.2. Overzicht – detail

p. 10

7.3.3. Inschrijven

p. 11

7.4. Submenu ‘ Uw overeenkomsten ‘

p. 12

7.5. Submenu ‘Energie’

p. 13

7.5.1. Overzicht

p. 13

7.5.2. Eannummer toevoegen

p. 14

7.5.3. Eannummers bewerken

p. 15


pagina 16

Handleiding inschrijvingsmodule raamovereenkomsten. Deel 1 : Inloggen als instelling

Recommend Documents