Inschrijvingsmodule Handleiding voor de ploegverantwoordelijke Dit document beschrijft in detail de inschrijvingsmodule en is geschreven om de ploegverantwoordelijke tijdens het inschrijven van zijn of haar ploeg te ondersteunen. Patrick Cooman (STOSIO Sports Promotion) 1-5-2013
Inschrijvingsmodule
INHOUDSOPGAVE Inleiding................................................................................................................................................................... 3 De status van een inschrijving ................................................................................................................................. 4 De pagina’s van de inschrijvingsmodule ................................................................................................................. 5 De startpagina ..................................................................................................................................................... 5 De overzichtspagina ............................................................................................................................................ 5 De inschrijvingswizard ......................................................................................................................................... 6 De profielpagina .................................................................................................................................................. 8 Overzicht van de inschrijvingsgegevens .................................................................................................................. 9 Tab Ploeggegevens ............................................................................................................................................ 10 Bestaande ploeg ............................................................................................................................................ 10 Nieuwe ploeg ................................................................................................................................................ 11 Tab Competitie .................................................................................................................................................. 12 Categorie en reeks ........................................................................................................................................ 12 Stijgen ........................................................................................................................................................... 13 Beker ‘Theo Poffyn’ ....................................................................................................................................... 13 Tab Sporthal ...................................................................................................................................................... 14 Tab Thuiswedstrijden ........................................................................................................................................ 15 Dag en uur ..................................................................................................................................................... 15 Samen en afwisselend ................................................................................................................................... 16 Niet thuisspelen in de weken ........................................................................................................................ 16 Tab Scheidsrechter ............................................................................................................................................ 18 Overzicht van de belangrijkste taken .................................................................................................................... 20 Het starten van de inschrijvingsmodule ............................................................................................................ 20 Via de VOBOG website .................................................................................................................................. 20 Rechtstreeks .................................................................................................................................................. 20 Het aanmelden .................................................................................................................................................. 21 Bij Vobog gekende ploegverantwoordelijke ................................................................................................. 21 Nieuwe ploegverantwoordelijke ................................................................................................................... 21 Het inschrijven van een bestaande ploeg ......................................................................................................... 22 Het inschrijven van een nieuwe ploeg .............................................................................................................. 23 Het stopzetten van een ploeg ........................................................................................................................... 24 Het controleren en wijzigen van uw profiel ...................................................................................................... 25 Het wijzigen van de ploegverantwoordelijke .................................................................................................... 26
2
Inschrijvingsmodule
INLEIDING Het bestuur van Vobog vzw heeft eind 2012 beslist om samen met STOSIO Sports Promotion een Vobog platform uit te bouwen. Het is de bedoeling om de bestaande processen en hulpprogramma’s in MS Access en MS Excel in het nieuwe VOBOG platform te integreren, teneinde de bestuursleden en ploegverantwoordelijken toe te laten om op een veilige manier, gegevens online te beheren en te raadplegen. Een eerste fase in de uitbouw van dit platform is het vervangen het ‘papieren’ inschrijvingsformulier door een ‘online’ inschrijvingsmodule, die via het web aan de Vobog inschrijvingsverantwoordelijken en de ploegverantwoordelijken ter beschikking wordt gesteld. De nieuwe inschrijvingsmodule is ontwikkeld rekening houdende met het feit dat zowel ervaren web gebruikers als niet ervaren web gebruikers, vlot de module zouden kunnen gebruiken. Het belangrijkste doel van dit document is als handleiding te dienen, tijdens het gebruik van de inschrijvingsmodule. Het document kan echter ook gebruikt worden als naslagwerk voor alles wat met het inschrijven van ploegen te maken heeft. Het eerste deel van deze handleiding bevat een beschrijving van enkele algemene concepten, die bij het uitvoeren van elke taak onontbeerlijk zijn. De algemene concepten die we gedetailleerd zullen bespreken, zijn:
De status van een inschrijving; De verschillende pagina’s van de inschrijvingsmodule; Overzicht van de inschrijvingsgegevens.
In het tweede deel van deze handleiding bekijken we de inschrijvingsmodule vanuit een praktisch standpunt. Alle acties die met het inschrijven van uw ploeg te maken hebben, lichten we in dit deel van de handleiding stap voor stap toe. De volgende taken worden stap voor stap beschreven:
Het starten van de inschrijvingsmodule; Het aanmelden; Het inschrijven van een bestaande ploeg; Het inschrijven van een nieuwe ploeg; Het stopzetten van een ploeg; Het controleren en wijzigen van uw profiel; Het wijzigen van de ploegverantwoordelijke.
Indien er zich tijdens het gebruik van de inschrijvingsmodule problemen zouden voordoen, indien je taken zou willen uitvoeren die niet meer mogelijk zijn of indien je vragen zou hebben, gelieve dan een e-mail te versturen naar
[email protected] met een gedetailleerde uitleg van uw probleem of vraag. Veel succes! Het Vobog Bestuur
3
Inschrijvingsmodule
DE STATUS VAN EEN INSCHRIJVING Om de inschrijving van de verschillende ploegen op een vlotte en gecontroleerde wijze te laten verlopen, 1 hebben we het concept ‘status’ ingevoerd. Een inschrijving heeft altijd een status. De status bepaalt welke acties er met een inschrijving kan uitgevoerd worden. Tijdens de voorbereiding van het nieuwe seizoen, heeft de Vobog inschrijvingsverantwoordelijke voor elke ploeg, die het vorig seizoen actief heeft beëindigd, reeds een voorlopige inschrijving klaargezet. Op deze manier hoeft de ploegverantwoordelijke niet alle gegevens opnieuw in te vullen. Aan de ploegverantwoordelijken wordt dus gevraagd om deze gegevens verder aan te vullen. Bijvoorbeeld: deelname aan de beker, de dag en uur van de thuiswedstrijden, … Een door de Vobog inschrijvingsverantwoordelijke klaargezette inschrijving heeft de status ‘Nog op te starten’. Het einddoel voor de ploegverantwoordelijke is het definitief inschrijven van zijn of haar ploeg voor de nieuwe competitie. De status van een definitief ingeschreven ploeg is ‘Ingeschreven’. In de status ‘Ingeschreven’ kan de ploegverantwoordelijke de gegevens niet meer wijzigen! Enkel de Vobog inschrijvingsverantwoordelijke kan de gegevens van de inschrijving aanpassen. Het is echter mogelijk dat een ploegverantwoordelijke nog niet alle gegevens ter beschikking heeft maar reeds met de inschrijving wil starten. In dit geval is het mogelijk om de inschrijving te bewaren in afwachting van de definitieve inschrijving. De status van een voorlopige inschrijving is ‘Bezig’. In tegenstelling tot de status ‘Definitief’ kan een ploegverantwoordelijke de gegevens van een inschrijving in de status ‘Bezig’ nog altijd aanpassen. De inschrijvingsmodule laat ook toe om een ploeg niet meer voor de nieuwe competitie in te schrijven. De status van de inschrijving is dan ‘Gestopt’. In de status ‘Gestopt’ kan de inschrijving niet meer aangepast worden. Nadat een ploeg door een ploegverantwoordelijke definitief is ingeschreven, zal de Vobog inschrijvingsverantwoordelijke de inschrijving valideren. Op het moment dat een definitieve inschrijving door de Vobog inschrijvingsverantwoordelijke is goedgekeurd, komt de inschrijving in de status ‘Goedgekeurd’. Een inschrijving kan dus de volgende status hebben:
1
Nog op te starten: u heeft de inschrijvingsmodule nog niet opgeroepen of u heeft nog geen wijzigingen aangebracht aan de gegevens. Bezig: u heeft reeds wijzigingen aangebracht aan de gegevens maar u heeft de ploeg nog niet definitief ingeschreven. Ingeschreven: de ploeg is ingeschreven voor het komende seizoen. Gestopt: de ploeg schrijft niet in voor het komende seizoen. Goedgekeurd: de Vobog inschrijvingsverantwoordelijke heeft uw inschrijving goedgekeurd.
Een inschrijving is een verzameling van gegevens, die nodig zijn om een ploeg in te schrijven voor een nieuw seizoen. 4
Inschrijvingsmodule
DE PAGINA’S VAN DE INSCHRIJVINGSMODULE De inschrijvingsmodule bevat 4 pagina’s:
De startpagina met de functies om zich aan te melden of te registreren; De overzichtspagina met een overzicht van uw inschrijvingen; De inschrijvingswizard om de gegevens van één inschrijving aan te vullen en te wijzigen; Een profiel pagina om uw persoonlijke gegevens te controleren en eventueel aan te passen.
DE STARTPAGINA De startpagina is de eerste pagina van de inschrijvingsmodule en laat u toe om u aan te melden of te registreren. Op het moment dat u zich met uw gebruikersaccount heeft aangemeld, zal de inschrijvingsmodule uw inschrijvingen ophalen.
Figuur 1 - Startpagina inschrijvingsmodule
DE OVERZICHTSPAGINA De overzichtspagina van de inschrijvingsmodule bevat een overzicht van uw inschrijvingen met hun overeenkomstige status.
5
Inschrijvingsmodule
Figuur 2 - De overzichtspagina
In de tabel vindt u een overzicht van de ploegen die u kunt inschrijven voor het nieuwe seizoen. De kolom ‘Status’ bevat de status van de inschrijving. De kolom ‘Reeks’ bevat de reeks waarin de ploeg de volgende competitie zal starten. Dit is echter nog maar een voorlopige reeks, gebaseerd op het resultaat van het vorige seizoen en rekening houdende met de stijgers en dalers. Vanaf het moment dat de reeksen definitief zijn, zal deze kolom de definitieve reeks bevatten. Ziet u een reeds bij Vobog gekende ploeg niet in de onderstaande lijst waarvoor u de verantwoordelijke bent, neem dan contact op met de inschrijvingsverantwoordelijke:
[email protected] Klik op het potloodje ( ) onder ‘Bewerken’ om de inschrijvingswizard te starten voor de geselecteerde ploeg. U kunt de inschrijving van een nieuwe ploeg opstarten door op de knop
te klikken.
Om uw profiel aan te passen, klikt u op de knop ‘Mijn profiel’.
DE INSCHRIJVINGSWIZARD De inschrijvingswizard laat u toe om op een eenvoudige manier de inschrijvingsgegevens aan te passen en te vervolledigen. De onderstaande afbeelding bevat een voorbeeld van de inschrijvingswizard.
6
Inschrijvingsmodule
Figuur 3 - De inschrijvingswizard
De inschrijvingswizard is opgebouwd uit drie delen:
Links: een tab ‘Overzicht’ met een samenvatting van de reeds ingevulde gegevens en een aanduiding ( ) indien er gegevens ontbreken. Het overzicht wordt automatisch aangepast op het moment dat u in het rechtse gedeelte een gegeven heeft aangepast of toegevoegd. Rechts: het deel met de gegevens opgedeeld in groepen en voorgesteld door middel van tabs. In dit gedeelte is het mogelijk om de gegevens te wijzigen of te vervolledigen. Op sommige tabs zijn de gegevens verder onderverdeeld in groepen. Om alle gegevens van één tab te kunnen zien, dient u op ‘Alles Uitvouwen’ te klikken. Om één groep van gegevens zichtbaar te maken of te verbergen klikt op of . In de paragraaf ‘Inschrijvingsgegevens’ wordt elke tab in detail besproken. Onderaan: een aantal knoppen, die u toelaten de inschrijvingsgegevens op te slaan of terug te keren naar de overzichtspagina. Met de knop
slaat u de gegevens op in de status ‘Bezig’.
Met de knop slaat u de gegevens op in de status ‘Ingeschreven’ en kunt u de inschrijving niet meer aanpassen. U ontvangt automatisch een e-mail met de gegevens die u heeft doorgestuurd. Met de knop
slaat u de gegevens op in de status ‘Gestopt’.
De knop laat u toe om naar de overzichtspagina terug te keren. Let op: de gegevens worden dan niet opgeslagen!
7
Inschrijvingsmodule
DE PROFIELPAGINA De profielpagina laat u toe, om uw persoonlijke gegevens te controleren en te wijzigen.
Figuur 4 - De profielpagina
8
Inschrijvingsmodule
OVERZICHT VAN DE INSCHRIJVINGSGEGEVENS De gegevens van een inschrijving zijn in 5 groepen onderverdeeld. Elke groep komt overeen met één tab. Dit zijn de 5 groepen:
De algemene ploeggegevens; Specifieke gegevens voor de nieuwe competitie en beker; De sporthal waarin de thuiswedstrijden worden gespeeld; Gegevens met betrekking tot de thuiswedstrijden; Het al dan niet ter beschikking zijn van een vaste scheidsrechter.
We hebben de inschrijvingswizard zo gebruiksvriendelijk en eenvoudig mogelijk gemaakt. Elke groep van gegevens hebben we van een informatieblok voorzien. Deze informatieblokken bevatten een omschrijving van de gegevens en geven richtlijnen hoe deze ingevuld moeten worden. Op deze manier zou het mogelijk moeten zijn, de inschrijvingswizard zonder handleiding te gebruiken.
Figuur 5 - Voorbeeld van een informatieblok van een groep gegevens
Elk gegeven is bovendien van een informatieknop voorzien. Op het moment dat u de muisaanwijzer over zo’n knop beweegt, verschijnt er een informatieblok :
Figuur 6 – Voorbeeld van een informatieblok van één gegeven
In de volgende paragrafen bespreken we elke tab in detail.
9
Inschrijvingsmodule
TAB PLOEGGEGEVENS De tab met de ploeggegevens is opgedeeld in twee groepen: een groep ‘Algemeen’ en een groep ‘Verzekering’. De inhoud van de tab is echter verschillend naargelang u een bestaande of een nieuwe ploeg inschrijft.
BESTAANDE PLOEG Dit is de inhoud van de tab ‘Ploeggegevens’ voor een bestaande ploeg:
Figuur 7 - De tab 'Ploeggegevens' voor een bestaande ploeg
Voor een bestaande ploeg zijn het Vobog-Nr, de naam van de ploeg en de url van de website (indien beschikbaar) reeds ingevuld. Het is mogelijk om tijdens de inschrijving van een bestaande ploeg, de naam van de ploeg te wijzigen. De url van de website kan eveneens gewijzigd worden. Indien uw ploeg nog niet bij de VVB verzekerd zou zijn, heeft u hier de mogelijkheid om dit te veranderen. Het aanvinken van de VVB verzekering houdt echter niet in dat de ploeg automatisch is verzekerd bij de VVB. U dient nog de gepaste procedure uit te voeren. Ploegen die reeds bij de VVB zijn verzekerd, kunnen niet veranderen van verzekering!
10
Inschrijvingsmodule
NIEUWE PLOEG Voor een nieuwe ploeg, ziet de tab ‘Ploeggegevens’ er als volgt uit:
Figuur 8 - De tab 'Ploeggegevens' voor een nieuwe ploeg
Enkel de naam is een verplicht gegeven. De url van de website kan eveneens ingevuld worden. Een nieuwe ploeg dient altijd bij de VVB verzekerd te worden. Het keuze vakje is dus automatisch aangevinkt en kan niet worden gewijzigd. Let op: dit houdt echter niet in dat uw ploeg automatisch is verzekerd bij de VVB. U dient nog de gepaste procedure uit te voeren.
11
Inschrijvingsmodule
TAB COMPETITIE De tab ‘Competitie’ bevat drie groepen van gegevens: de categorie en reeks, stijgen en de beker ‘Theo Poffyn’.
Figuur 9 - De tab 'Competitie'
CATEGORIE EN REEKS Voor de ploegen die het vorig seizoen reeds actief waren, zijn de categorie en reeks reeds ingevuld en kunnen niet gewijzigd worden. Indien u een nieuwe ploeg inschrijft, dan hoeft u enkel de categorie aan te duiden. U start automatisch in de laagste reeks van de desbetreffende categorie.
12
Inschrijvingsmodule
Figuur 10 - Categorie voor een nieuwe ploeg
STIJGEN Indien door onvoorziene omstandigheden (bvb. een ploeg die zich niet opnieuw inschrijft) een plaats vrijkomt in de juist hogere reeks, en uw ploeg komt daarvoor in aanmerking, bent u dan bereid alsnog te stijgen? Indien het antwoord op de vraag ‘Ja’ is, moet u het keuzevakje ‘Is bereid om te stijgen’ aanvinken. Het stijgen is niet van toepassing op een nieuwe ploeg!
BEKER ‘THEO POFFYN’ Om u in te schrijven voor het de beker ‘Theo Poffyn’ volstaat het om het keuzevakje ‘Schrijft zich in voor de beker Theo Poffyn’ aan te vinken. Zowel bestaande ploegen als nieuwe ploegen kunnen voor de beker inschrijven. Het is echter mogelijk dat de optie niet beschikbaar is. Dit betekent dat uw ploeg om administratieve redenen niet toegelaten is om aan de beker deel te nemen. Gelieve een e-mail te sturen naar
[email protected] voor meer informatie.
13
Inschrijvingsmodule
TAB SPORTHAL Indien uw ploeg aan de vorige competitie heeft deelgenomen, dan zijn de sporthal gegevens automatisch ingevuld. Indien uw ploeg niet meer in dezelfde sporthal zou spelen, kunt u in de lijst met sporthallen de juiste sporthal aanduiden. Bent u een nieuwe ploeg aan het inschrijven dan moet u uit de lijst met sporthallen, de juiste sporthal kiezen.
Figuur 11 - De tab 'Sporthal'
Stel dat de sporthal niet in de lijst zou voorkomen, dan heeft u de mogelijkheid om uw sporthal aan de lijst met sporthallen toe te voegen. Klik op de knop
. Het volgende invulscherm is nu beschikbaar:
Figuur 12 - Het toevoegen van een nieuwe sporthal
Gelieve alle gegevens in te vullen. De gegevens van de nieuwe sporthal zullen door het Vobog team gecontroleerd worden. Indien u zich heeft vergist en toch een reeds bestaande sporthal wenst te kiezen, dient u op de knop te klikken. U komt dan automatisch op het vorige scherm terecht.
14
Inschrijvingsmodule
TAB THUISWEDSTRIJDEN De tab ‘Thuiswedstrijden’ bevat gegevens betreffende de dag en uur van de thuiswedstrijden, alsook de aanduiding met welke ploegen er samen of afwisselend wordt gespeeld en de aanduiding in welke weken er niet thuis kan worden gespeeld.
Figuur 13 - De tab 'Thuiswedstrijden'
Op deze tab zijn enkel de dag en het uur van de thuiswedstrijden verplichte gegevens.
DAG EN UUR Klik op driehoekje naast ‘Kies een dag’ ( ) en er verschijnt automatisch een lijst met de dagen van de week. Kies uit de lijst de dag waarop u zal thuisspelen. Om het vaste uur van de thuiswedstrijden in te vullen, klikt u best op het wekkertje ( ). Er verschijnt dan een lijst met mogelijk uren. Kies vervolgens uit de lijst het juiste uur door erop te klikken. 15
Inschrijvingsmodule
SAMEN EN AFWISSELEND In het gedeelte ‘Samen en afwisselend’ is het mogelijk om de ploegen aan te duiden waarmee u samen of afwisselend dient te spelen.
Figuur 14 - Samen en afwisselend
Het volstaat om in de lijst met ploegen de ploeg te kiezen en vervolgens op de knop te klikken. De gekozen ploeg verschijnt dan automatisch in het rooster.
of
Figuur 15 - Samen en afwisselend met ingevuld rooster
Indien u zich heeft vergist in het aanduiden van een ploeg, kunt u dit ongedaan maken door op het vuilbakje links naast de ploeg in het rooster te klikken. De ploeg zal dan uit het rooster verdwijnen en opnieuw beschikbaar zijn in de lijst. Let echter op! Het is mogelijk dat een andere ploegverantwoordelijke reeds uw ploeg heeft aangeduid om samen of afwisselend te spelen. U zal dit in het roostertje ook kunnen zien. Naast zo’n ploeg zal er echter geen vuilbakje staan. U kan dus zo’n ploeg niet uit het roostertje verwijderen. Enkel de ploegverantwoordelijke die uw ploeg heeft aangeduid, kan dit wijzigen. Gelieve met deze ploegafgevaardigde contact op te nemen in geval de aanduiding niet juist zou zijn.
NIET THUISSPELEN IN DE WEKEN In het gedeelte ‘Niet thuisspelen in de weken’ is het mogelijk om de weken aan te duiden waarin u niet kunt thuisspelen.
16
Inschrijvingsmodule
Figuur 16 - Niet thuisspelen in de weken
Het volstaat om in de lijst met weken de week te kiezen en vervolgens op de knop De gekozen week verschijnt dan automatisch in het rooster.
te klikken.
Figuur 17 - Niet thuisspelen in de weken met ingevuld rooster
Indien u zich heeft vergist in het aanduiden van een week, kunt u dit ongedaan maken door op het vuilbakje links naast de week in het rooster te klikken. De week zal dan uit het rooster verdwijnen en opnieuw beschikbaar zijn in de lijst. Het heeft echter geen zin om op deze manier de pare en onpare weken in te vullen. De Vobog inschrijvingsverantwoordelijke zal daarmee dan ook geen rekening houden. Ploegen die alle thuiswedstrijden dienen te spelen enkel en alleen in de pare of onpare weken kunnen dit uitsluitend telefonisch aanvragen bij Ronny Van Acker (09/342 96 23)!
17
Inschrijvingsmodule
TAB SCHEIDSRECHTER Met de tab ‘Scheidsrechter’ is het mogelijk om de vaste scheidsrechter van uw ploeg aan te duiden. Indien uw ploeg geen vaste scheidsrechter heeft, kiest u de optie ‘Neen’.
Figuur 18 - De tab 'Scheidsrechter' zonder vaste scheidsrechter
Indien uw ploeg over een vaste scheidsrechter beschikt, kies dan de optie ‘Ja’. In de lijst met reeds gekende scheidsrechter kunt u vervolgens uw vaste scheidsrechter kiezen.
Figuur 19 - De tab 'Scheidsrechter' met vaste scheidsrechter
Stel dat uw vaste scheidsrechter niet in de lijst zou staan, dan kunt u uw vaste scheidsrechter aan de lijst toevoegen door op de knop
18
te klikken. Het volgende scherm is dan zichtbaar:
Inschrijvingsmodule
Figuur 20 - Het toevoegen van een nieuwe scheidsrechter
Vul nu de achternaam en voornaam van de vaste scheidsrechter in. Stel dat u zich heeft vergist en toch een bestaande scheidsrechter zou willen kiezen, dan volstaat het om op de knop
te klikken. U komt dan automatisch op het vorige scherm terecht.
Voor de bestaande ploegen hebben we reeds de vaste scheidsrechter aangeduid.
19
Inschrijvingsmodule
OVERZICHT VAN DE BELANGRIJKSTE TAKEN HET STARTEN VAN DE INSCHRIJVINGSMODULE De inschrijvingsmodule is op twee manieren te bereiken: ofwel gaat u via de VOBOG website ofwel gaat u rechtstreeks.
VIA DE VOBOG WEBSITE Om de inschrijvingsmodule via de Vobog website te bereiken, dient u de volgende stappen uit te voeren: 1.
Open uw favoriete web browser en surf naar http://www.vobog.be. U komt dan op de home pagina van de Vobog site terecht:
Figuur 21 - Home pagina van de Vobog website
2.
Klik vervolgens op de link ‘Inschrijven’ of ‘website’. U komt nu op de startpagina van de inschrijvingsmodule terecht.
RECHTSTREEKS Het is ook mogelijk om rechtstreeks naar de inschrijvingsmodule te surfen. Open uw favoriete web browser en surf naar http://vobog.stosio.com. U komt nu onmiddellijk op de startpagina van de inschrijvingsmodule terecht.
20
Inschrijvingsmodule
HET AANMELDEN Om één of meerdere ploegen te kunnen inschrijven, dient u zich eerst aan te melden.
BIJ VOBOG GEKENDE PLOEGVERANTWOORDELIJKE Bent u bij Vobog gekend als ploegverantwoordelijke, dan heeft u van ons via e-mail de gegevens van uw gebruikersaccount ontvangen en kunt u zich hiermee aanmelden. Aanmelden doet u als volgt: 1.
Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in, dat u via e-mail van ons hebt ontvangen en klik vervolgens op de knop ‘Aanmelden’
Figuur 22 – Het aanmelden
2.
Indien u zich voor de eerste keer aanmeld, zal het systeem u vragen om uw wachtwoord te wijzigen. Een invulscherm is nu zichtbaar.
Figuur 23 – Het veranderen van het wachtwoord
3.
4.
Vul in het vakje ‘Huidig Wachtwoord’ het wachtwoord in, dat u van ons heeft ontvangen. In de vakjes ‘Nieuw Wachtwoord’ en ‘Bevestig Wachtwoord’ vult u een zelf gekozen wachtwoord in. Let op: het wachtwoord moet minstens 7 karakters bevatten. Nadat u uw paswoord heeft veranderd of indien u reeds vroeger uw paswoord had gewijzigd, komt u automatisch op de overzichtspagina terecht.
NIEUWE PLOEGVERANTWOORDELIJKE Bent u een nieuwe ploegverantwoordelijke, dan moet u eerst een gebruikersaccount aanmaken via de knop ‘Registreren’. Vervolgens dient u een e-mail te versturen naar
[email protected] om uw gebruikersaccount te valideren. Bent u de nieuwe ploegverantwoordelijke van een bij Vobog gekende ploeg, vermeld dit zeker in uw e-mail, dan kunnen wij uw gebruikersaccount linken aan de door u opgegeven ploeg(en). Hierna kunt u zich aanmelden en starten met de inschrijving van uw ploeg(en). Iedere ploegverantwoordelijke met een gebruikersaccount kan naast de aan zijn gebruikersaccount gekoppelde ploegen ook nieuwe ploegen inschrijven.
21
Inschrijvingsmodule
HET INSCHRIJVEN VAN EEN BESTAANDE PLOEG Met het inschrijven van een bestaande ploeg bedoelen we het inschrijven van een ploeg die op het einde van het vorig seizoen nog actief was en waarvoor een inschrijving in de status ‘Nog op te starten’ door het Vobog team is klaargezet. Dit zijn de stappen om een bestaande ploeg in te schrijven voor de nieuwe competitie: 1. 2. 3. 4.
5.
Roep de inschrijvingsmodule op (zie Het starten van de inschrijvingsmodule). Meld u aan (zie Het aanmelden). U komt nu automatisch op de overzichtspagina terecht. Klik in de lijst met ploegen op het potloodje ( ) links van de ploeg die u wenst in te schrijven. U komt nu op de inschrijvingswizard terecht. Vul de verplichte gegevens in. Indien gewenst, kunt u de andere gegevens wijzigen of aanvullen. Klik op de knop om de gegevens bij te werken zonder echter definitief in te schrijven. De status van de inschrijving is nu ‘Bezig’. Klik op de knop om de ploeg definitief in te schrijven. De status van de inschrijving is nu ‘Ingeschreven’. De gegevens kunnen niet meer door u worden aangepast! U ontvangt automatisch een e-mail met de door u opgegeven inschrijvingsgegevens.
22
Inschrijvingsmodule
HET INSCHRIJVEN VAN EEN NIEUWE PLOEG De inschrijvingsmodule laat ook toe om nieuwe ploegen in te schrijven. Om een nieuwe ploeg in te schrijven dient u de volgende stappen te volgen: 1. 2. 3.
Roep de inschrijvingsmodule op (zie Het starten van de inschrijvingsmodule). Meld u aan (zie Het aanmelden). U komt nu automatisch op de overzichtspagina terecht.
4.
Klik op de knop . U komt nu op de inschrijvingswizard terecht. Vul minimaal de verplichte gegevens in.
5.
Klik op de knop om de gegevens bij te werken zonder echter definitief in te schrijven. De status van de inschrijving is nu ‘Bezig’. Klik op de knop om de ploeg definitief in te schrijven. De status van de inschrijving is nu ‘Ingeschreven’. De gegevens kunnen niet meer door u worden aangepast! U ontvangt automatisch een e-mail met de door u opgegeven inschrijvingsgegevens.
23
Inschrijvingsmodule
HET STOPZETTEN VAN EEN PLOEG De mogelijkheid bestaat dat u een ploeg niet meer wenst in te schrijven voor het nieuwe seizoen. In de inschrijvingsmodule is dit het stopzetten van een ploeg. In principe kunnen enkel bestaande ploegen worden stopgezet. Indien u echter een nieuwe ploeg zou hebben toegevoegd en beslist om de nieuwe ploeg toch niet in te schrijven, dan kunt u dit via deze weg melden aan de Vobog inschrijvingsverantwoordelijke. Het stopzetten van een ploeg doet u zo: 1. 2. 3.
4. 5.
24
Roep de inschrijvingsmodule op (zie Het starten van de inschrijvingsmodule). Meld u aan (zie Het aanmelden). U komt nu automatisch op de overzichtspagina terecht. Klik in de lijst met ploegen op het potloodje ( ) links van de ploeg die u niet wenst in te schrijven voor het nieuwe seizoen. U komt nu op de inschrijvingswizard terecht. Klik op de knop om de ploeg niet in te schrijven voor de nieuwe competitie. De inschrijving komt nu in de status ‘Gestopt’. U ontvangt automatisch een e-mail met de door u stopgezette ploeg.
Inschrijvingsmodule
HET CONTROLEREN EN WIJZIGEN VAN UW PROFIEL Het is zeer belangrijk dat uw persoonlijke gegevens up-to-date zijn. Uw persoonlijke gegevens vormen samen uw ‘Profiel’. Het is mogelijk om uw persoonlijke gegevens te controleren en indien nodig ook te wijzigen. Het bekijken of wijzigen van uw profiel doet u op de volgende manier: 1. 2. 3.
Roep de inschrijvingsmodule op (zie Het starten van de inschrijvingsmodule). Meld u aan (zie Het aanmelden). U komt nu automatisch op de overzichtspagina terecht.
4. 5.
Klik op de knop . U komt nu op de profielpagina terecht. Indien de gegevens niet zouden kloppen of onvolledig zijn, mag u deze aanpassen.
6.
Klik op de knop om de gewijzigde gegevens bij te werken. Let op: de voornaam, achternaam en e-mail adres zijn verplichte velden. U komt nu automatisch op de overzichtspagina terecht. Heeft u echter geen gegevens aangepast, klik dan op de knop overzichtspagina terug te keren.
om naar de
25
Inschrijvingsmodule
HET WIJZIGEN VAN DE PLOEGVERANTWOORDELIJKE De ploegverantwoordelijke kunt u niet zelf aanpassen. Indien u geen ploegverantwoordelijke meer wenst te blijven, gelieve een e-mail te versturen naar
[email protected] met het VOBOG-nr van uw ploeg of de naam van de ploeg en de gegevens van de nieuwe ploegafgevaardigde (minimaal voornaam, achternaam en e-mail adres). De Vobog inschrijvingsverantwoordelijke zal dan de wijziging aanbrengen en voor de nieuwe ploegverantwoordelijke een gebruikersaccount aanmaken. De nieuwe ploegverantwoordelijke zal dan een email ontvangen met de gegevens van zijn gebruikersaccount. Stel dat de nieuwe ploegverantwoordelijke reeds gekend zou zijn, dan wordt er geen nieuw gebruikersaccount aangemaakt. Indien we na het wijzigen van de ploegverantwoordelijke, vaststellen dat u voor geen enkele ploeg meer verantwoordelijk bent, dan wordt uw gebruikersaccount automatisch stopgezet en zal u zich dus niet meer kunnen aanmelden.
26
