Handleiding. Import van Loonjournaalposten. Laatste nieuws : De meest recent toegevoegd loonpakket is : Unit4

Laatste nieuws : De meest recent toegevoegd loonpakket is : Unit4. Als een door u gebruikt loonpakket niet genoemd wordt, gelieve dan contact op te nemen met de HelpDesk.

Handleiding Import van Loonjournaalposten

© 2006-2010 Asperion Hosting BV – Alle rechten voorbehouden.

Asperion Handleiding

Import van loon journaalposten – v1.3

Doel van deze handleiding De modules van Asperion kunnen op velerlei manieren ingesteld worden om daarmee optimaal aan te sluiten bij de specifieke bedrijfsomstandigheden en werkwijze van de gebruiker. De modules beschikken ook over uitgebreide mogelijkheden om te koppelen met software producten en diensten van andere leveranciers. Deze handleiding beschrijft de mogelijkheden om loonjournaalposten te importeren die afkomstig zijn uit loon- en salarispakketten of diensten van derden. Naast de uitleg over het gebruik zal ook aangegeven worden welke pakketten en import formaten worden ondersteund. Doelgroep Doelgroep van deze functionaliteit zijn Asperion gebruikers die verantwoordelijk zijn voor het boeken van de loon journaalposten in de financiële administratie.


Pagina 2 van 7



INHOUD

1

Inleiding ........................................................................................................................................ 4

2

Werkwijze ..................................................................................................................................... 4 2.1 Configureren van het salaris pakket........................................................................................ 4 2.2 Exporteren van een loonjournaalpost uit het salaris pakket ................................................... 5 2.3 Importeren van de loonjournaalpost in Asperion .................................................................... 5

3

Hulp of vragen? ........................................................................................................................... 7


Pagina 3 van 7


1


INLEIDING Omdat loonjournaalposten vaak uit veel verschillende componenten bestaan is het handmatig invoeren daarvan niet alleen tijdrovend maar ook nog eens foutgevoelig. Loonjournaalposten zijn vaak het resultaat van een veelheid aan berekeningen in een specifiek salaris pakket. Het ligt voor de hand dat de resulterende loonjournaalpost daarom het beste door datzelfde pakket aangemaakt wordt en, indien mogelijk, in de financiële administratie wordt geïmporteerd. In deze handleiding wordt uitgelegd hoe loonjournaalpost mutaties vanuit een salaris pakket in de module Asperion FINANCIEEL geïmporteerd kunnen worden. Met het importeren van loon journaalposten kan veel tijd bespaard worden bij het verwerken van uw administratie, met name als u verantwoordelijk bent voor de administraties van meerdere ondernemingen.

2

WERKWIJZE Diverse salaris pakketten kunnen na een loonrun de ‘loonstrook’ informatie ook digitaal aanleveren in de vorm van een journaalpost. In Asperion kunt u dit digitale bestand vervolgens weer inlezen, zodat u deze informatie niet hoeft over te tikken. Veel salarispakketten hebben een eigen formaat voor export bestanden. Dat wil zeggen dat in de verschillende bestanden de gegevens van de loonjournaalpost weliswaar aanwezig zijn, maar dat de gegevens niet allemaal op dezelfde plaats en volgorde in het bestand staan. Er is helaas geen uniforme standaard hiervoor. Asperion heeft met een aantal leveranciers van salaris software afspraken gemaakt over hoe het bestand eruit komt te zien om het zo uit te kunnen wisselen. Veel andere salaris pakketten hebben al reeds export bestanden voor andere boekhoudsystemen gemaakt. Deze bestanden kan Asperion veelal ook inlezen en verwerken. Loonjournaalposten moeten uiteraard met dezelfde grootboek rekening nummers en kostenplaatsen werken als u reeds in de Asperion financiele administratie gebruikt. Voorafgaand aan een export moet er dus eerst binnen het salaris pakket hiervoor zorg gedragen worden.

2.1 Configureren van het salaris pakket Uw salaris pakket heeft informatie nodig voor het genereren van een loon journaalpost zoals grootboekrekeningen en eventueel kostenplaatsen. Belangrijk is dat de grootboekrekening nummers in uw salaris pakket overeenkomen met de grootboekrekeningen in uw financiële administratie. Als dit nog niet het geval is, dan moet dit in één van de pakketten aangepast worden. Werkt u met kostenplaatsen dan kunt u in Asperion bij de betreffende kostenplaats in het veld “Conversiecode” de code opgeven die uw salaris pakket gebruikt.


Pagina 4 van 7



2.2 Exporteren van een loonjournaalpost uit het salaris pakket Bij elk salaris pakket werkt de exportfunctie ongeveer hetzelfde, maar bevindt de exporteer functie zich op andere plaatsen in het programma. Raadpleeg voor hulp de handleiding van uw salaris software of de helpdesk van deze firma. Als er in het salaris pakket de keuze bestaat uit verschillende export formaten, kies dan bij voorkeur voor Asperion. Als de naam Asperion niet tot de exportmogelijkheden behoort, kies dan voor de XML-bestandsversies van Exact of King. Asperion importeert n.l. bestanden van het XML formaat waartoe deze twee versies behoren. Is sommige gevallen kaqn ook een CSV bestand worden gebruikt. Noteer voor welk formaat u gekozen heeft want die informatie is straks nodig bij het importeren van de loonjournaalpost! Als bovenstaande exportmogelijkheden niet aanwezig zijn, dan kan Asperion waarschijnlijk (nog) geen bestanden afkomstig uit uw salaris pakket importeren. Raadpleeg dan even de HelpDesk van Asperion. Als uw leverancier van het salaris pakket zijn medewerking wil verlenen, is er vaak alsnog een oplossing te vinden. Formaten Loonpakket

Naam export

Bestandstype

Loket.nl

Asperion

XML

Nmbrs

Asperion

XML

WinSalar

Asperion

XML

Microloon

Asperion

XML

Logisal 2010

Asperion

CSV

Unit4

Asperion of Twinfield

CSV

2.3 Importeren van de loonjournaalpost in Asperion Als u een zogenaamde XML of CSV file hebt geëxporteerd vanuit uw salaris pakket en deze bevindt zich op uw computer, dan kunt u dit bestand nu inlezen in Asperion. Selecteer hiervoor in de module Financieel via het menu : Module FINANCIEEL > Extra > Im-Export Basis > Importeren Loonjournaalposten


Pagina 5 van 7



Fig 1

Selecteer het salaris pakket dat wordt gebruikt of kies het export formaat waar tijdens de export uit het salaris pakket voor gekozen is. Ter bevestiging zal een logo van het betreffende pakket worden weergegeven om vergissingen zo veel mogelijk te voorkomen. Doorloop nu de volgende stappen : •

Klik op Bladeren.... om vervolgens het geëxporteerde XML bestand te selecteren.

•

Kies het juiste Dagboek waar u de journaalpost wilt boeken.

•

Klik op Importeren .

Als het bestandsformaat niet wordt herkend of als er gegevens ontbreken (bijvoorbeeld grootboekrekeningen of kostenplaatsen) volgt een melding met hierin precies omschreven welke gegevens ontbreken. Als de import is gelukt, dan wordt er een (loon-) journaalpost aangemaakt en krijgt u de volgende boodschap: “Journaalpost is geïmporteerd”. Klik vervolgens op Doorgaan . U komt nu in het scherm met te boeken journaalposten. Waar u de nieuw aangemaakte journaalpost ziet staan. Belangrijk : Bij de eerste keer verdient het aanbeveling om de journaalpost eerst te controleren en eventueel aan te passen door op Wijzigen te klikken. Eventuele wijzigingen zouden aanpassingen in het salaris pakket kunnen vereisen zodat de import voortaan zonder nacontrole en correcties goed zal verlopen. De journaalpost kan doorgeboekt worden door op Controleren en Verwerken te klikken.


Pagina 6 van 7


3


HULP OF VRAGEN? Als het door u gebruikte loonpakket er nog niet bij staat en voor meer informatie of vragen over deze functie kunt u contact opnemen met de Asperion helpdesk: [email protected] Voor meer informatie / vragen over uw salaris pakket neemt u contact op met de helpdesk van de desbetreffende leverancier. Loket.nl 013-59 44 328 [email protected] Nmbrs BV 020-58 49 600 [email protected] Salar Nederland BV 040-25 11 333 [email protected] Logihuis BV 088-5800044 [email protected] Microloon 088-4005005 [email protected] Unit4 088-2472472


Pagina 7 van 7

Handleiding. Import van Loonjournaalposten. Laatste nieuws : De meest recent toegevoegd loonpakket is : Unit4

Recommend Documents