HANDLEIDING FLANDERS FOOD PROJECT OPROEP 2011

HANDLEIDING FLANDERS’ FOOD PROJECT OPROEP 2011

OPMAAK EN INDIENING VAN EEN PROJECTAANVRAAG: ZIE OPROEPDOCUMENT EN TEMPLATES

LAATSTE AANPASSINGEN OP 10 MEI 2011

Met de steun van de Vlaamse Regering

OPROEP 2011 FLANDERS‟ FOOD PROJECTEN

PROJECTFICHE FLANDERS’ FOOD PROJECT BASISDOELSTELLINGEN

 Activiteiten waarbij zowel elders ontwikkelde geavanceerde kennis wordt verzameld/samengevat    

als nieuwe kennis wordt opgebouwd in collectief sectorspecifiek/-overschrijdend onderzoek Kennis en onderzoeksresultaten die nuttig kunnen worden aangewend door de deelnemende bedrijven tot bruikbare innovatietoepassingen en resulteren in competentieverhoging Kennisontwikkeling met economische finaliteit die toelaat een competitief voordeel te genereren voor deelnemende bedrijven Indien relevant en voldoende ondersteund door bedrijven, kan meer fundamenteel onderzoek uitgevoerd worden voor het verduidelijken van hypothesen en het bekomen van meer inzicht in de materie Het onderzoek wordt uitgevoerd aan (binnen- en/of buitenlandse) kennisinstellingen (universiteiten, hogescholen, andere centra) met een aantoonbare expertise in het domein van het projectvoorstel

BELANGRIJKE KENMERKEN

 Projectvoorstellen worden in een meerstapsprocedure ingediend bij Flanders‟ FOOD: aanmelding projectvoorstel, preproposal en full proposal

 Projecten kaderen binnen het centraal thema van Flanders‟ FOOD „de voeding van morgen: kwaliteitsvol, evenwichtig en lekker‟ en binnen de onderzoeksonderwerpen van de oproep 2011

 Projecten kunnen goedgekeurd worden voor een periode van minimum 1 en maximum 2 jaar en lopen binnen de periode december 2011 – november 2013.

 Het onderzoek is vraaggedreven: het wordt – inhoudelijk en financieel – ondersteund door een    

groep van minimaal 5 bedrijven, die lid zijn van Flanders‟ FOOD, en waarvan minimaal 50% KMO is. Het project wordt financieel ondersteund door de deelnemende bedrijven; zij staan samen in voor 20% van de projectkosten. Flanders‟ FOOD neemt de overige 80 % voor zijn rekening. Het merendeel van de deelnemende bedrijven heeft een vestiging in Vlaanderen Deelnemende bedrijven hebben ten allen tijde toegang tot de onderzoeksresultaten Projecten zijn ten allen tijde toegankelijk voor nieuwe bedrijven mits voldaan wordt aan de toetredingscriteria

BESCHIKBARE DOCUMENTEN

Via de website van Flanders‟ FOOD worden de documenten die bij de oproep 2011 behoren beschikbaar gesteld: http://www.flandersfood.com/projecten/oproep2011/kennisinstellingen

    

Handleiding Flanders‟ FOOD project Oproepdocument Template aanmelding projectvoorstel Template pre-proposal Template full proposal

HANDLEIDING FLANDERS‟ FOOD PROJECTEN

2 │ 22


INHOUD Situering................................................................................................................................................... 4 Overzicht van belangrijke data in deze oproep ....................................................................................... 4 Onderzoeksonderwerpen van de oproep 2011 ....................................................................................... 5 Programmakenmerken ............................................................................................................................ 5 Aanvrager, uitvoerder, gebruikers ....................................................................................................... 5 Aanvrager ......................................................................................................................................... 5 Uitvoerder(s) ..................................................................................................................................... 5 Gebruikers ........................................................................................................................................ 6 Steunbare activiteiten .......................................................................................................................... 7 Activiteiten van kennisontwikkeling .................................................................................................. 7 Activiteiten van kennistransfer en –verspreiding .............................................................................. 7 Niet-steunbare activiteiten ................................................................................................................... 8 Duur en opstart .................................................................................................................................... 8 Verplichtingen m.b.t. kennisverspreiding ............................................................................................. 8 Financiële aspecten ............................................................................................................................. 8 Projectbegroting ............................................................................................................................... 8 Subsidiëring door Flanders‟ FOOD ................................................................................................ 10 20% invulling door bedrijven .......................................................................................................... 10 Algemene kenmerken projectaanvraag ................................................................................................. 11 Meerstapsprocedure .......................................................................................................................... 11 Timing ................................................................................................................................................ 11 Templates .......................................................................................................................................... 12 Communicatie – ondersteuning door Flanders‟ FOOD ..................................................................... 13 Deelname-overeenkomst ................................................................................................................... 13 Projectaanvraag: de verschillende stappen .......................................................................................... 13 Voorbespreking .................................................................................................................................. 13 Aanmelding projectvoorstel................................................................................................................ 13 Overlegmoment ................................................................................................................................. 14 Pre-proposal....................................................................................................................................... 14 Ontvankelijkheidscriteria pre-proposal ........................................................................................... 14 Beoordelings- en selectiecriteria pre-proposal ............................................................................... 14 Full-proposal ...................................................................................................................................... 15 Ontvankelijkheidscriteria full proposal ............................................................................................ 15 Beoordeling en selectie full proposal ............................................................................................. 15 Beoordelings- en selectiecriteria full proposal................................................................................ 16 Goedgekeurde projecten ................................................................................................................... 18 Opstart en duur .............................................................................................................................. 18 Contractuele aspecten/ opvolging en verslaggeving ..................................................................... 19 Uitbetaling ...................................................................................................................................... 19 Contact .................................................................................................................................................. 20 Bijlage 1: voorbeeld van een deelname-overeenkomst ........................................................................ 21


3 │ 22


HANDLEIDING FLANDERS’ FOOD PROJECT SITUERING In de „oproep 2011 voor Flanders‟ FOOD projecten‟ kunnen kennisinstellingen voorstellen voor Flanders‟ FOOD projecten indienen binnen de gespecifieerde onderzoeksonderwerpen (zie „oproepdocument‟). De voorgestelde projecten ondersteunen de ondernemingen van de voedingsindustrie en verwante sectoren in de ontwikkeling van de „Voeding van morgen: kwaliteitsvol, evenwichtig en lekker.‟ Deze handleiding geeft de procedure weer voor het indienen van een aanvraag van een Flanders‟ FOOD project (oproep 2011). Flanders‟ FOOD projecten zijn collectieve projecten die ondersteund worden door meerdere bedrijven. Het onderzoek is gericht op het verwerven, bundelen en vertalen van kennis ten behoeve van de deelnemende bedrijven. De projecten moeten zich richten naar het verhogen van de kennis bij de deelnemende bedrijven en moeten, van in hun opzet, aandacht hebben voor de valorisatie van de gegenereerde kennis. Flanders‟ FOOD projecten kaderen binnen het centraal thema van Flanders‟ FOOD „de voeding van morgen: kwaliteitsvol, evenwichtig en lekker‟ en binnen de onderzoeksthema‟s van de oproep. Flanders‟ FOOD projecten worden uitgevoerd door kennisinstellingen met een aantoonbare expertise in het domein van het projectvoorstel. De deelnemende bedrijven definiëren mee het onderzoek en volgen dit ook op gedurende de looptijd van het project. Deze bedrijven zijn lid van Flanders‟ FOOD.

OVERZICHT VAN BELANGRIJKE DATA IN DEZE OPROEP 2011  Februari-maart: consultatie voedingsindustrie  Eind maart: lancering oproep voor indiening projectvoorstellen naar de kennisinstellingen  30 april: aanmelding projectvoorstellen door kennisinstellingen bij Flanders‟ FOOD, via „template aanmelding projectvoorstel,‟ i.e. A4 met onderzoeksonderwerp, beschrijving aanpak en inhoud en beschrijving aanvragende kennisinstelling  Mei – juni: overlegmomenten met bedrijven. Tijdens deze overlegmomenten worden projectvoorstellen (verder) afgestemd op de noden en verwachtingen van de bedrijven en wordt de projectinhoud samen met de bedrijven geconcretiseerd. Een overlegmoment is verplicht voor ieder projectvoorstel.  12 juni: indiening pre-proposal, via „template pre-proposal‟  Juni-september: verdere afstemming tussen kennisinstellingen en bedrijven  18 september: indiening full-proposal, via „template full-proposal‟  Oktober: evaluatie van projectvoorstellen  Eind oktober: bekendmaking geselecteerde projecten 2012  Opstart van projecten (december 2011 – april 2012)


4 │ 22


ONDERZOEKSONDERWERPEN VAN DE OPROEP 2011 In de „oproep 2011‟ kunnen kennisinstellingen voorstellen voor Flanders‟ FOOD projecten indienen binnen de gespecifieerde onderzoeksonderwerpen. Ook vervolgonderzoek van Flanders‟ FOOD projecten die reeds liepen/lopen kan in deze oproep ingediend worden. De voorgestelde projecten ondersteunen de ondernemingen van de voedingsindustrie en verwante sectoren in de ontwikkeling van de „Voeding van morgen: kwaliteitsvol, evenwichtig en lekker.‟ De onderzoeksonderwerpen van de oproep 2011 zijn samengevat in de onderstaande tabel. In het „oproepdocument‟ worden de inhoud van de onderzoeksonderwerpen in meer detail beschreven. Oproep 2011 - Onderzoeksonderwerpen Flanders’ FOOD projecten Stabiliteit van natuurlijke kleurstoffen –benchmark studie Dubbele emulsies: vetreductie en ingrediënt-encapsulatie via dezelfde technologie Alternatieve (natuurlijke) conserveermiddelen voor sorbaten en benzoaten Controle van gisten en schimmels in producten met lage wateractiviteit Valorisatie van nevenstromen voor innovatieve grondstoffen/ ingrediënten voor voeding Vervanging van dierlijke vetten door plantaardige Migratie van vocht in samengestelde voedingsproducten Inspelen op het verzadigend effect van levensmiddelen Gebruik van plantencomponenten voor desinfectie en decontaminatie bij verse, niet-verwerkte levensmidden Bakkerijproducten en zoetwaren met een verantwoorde vetzuursamenstelling Een evenwichtige voeding aangepast aan de noden van de vergrijzende consument Versnelde houdbaarheidstesten voor diepgevroren levensmiddelen

PROGRAMMAKENMERKEN AANVRAGER, UITVOERDER, GEBRUIKERS

Aanvrager Een Flanders‟ FOOD project kan aangevraagd worden door een onderzoeksgroep van een kennisinstelling en dient gebaseerd te zijn op noden van de bedrijven uit de voedingsindustrie en/of aanverwante sectoren. Het is belangrijk te benadrukken dat de projectaanvrager de verantwoordelijkheid draagt om een kwaliteitsvol project voor te stellen.

Uitvoerder(s) Het onderzoek moet uitgevoerd worden door een kennisinstelling zonder winstoogmerk. (universitaire onderzoeksgroep, een onderzoeksinstelling, een hogeschool, een collectief centrum). De uitvoerende kennisinstelling moet aantonen over voldoende expertise en een goed netwerk te beschikken in het betrokken domein van het projectvoorstel, en dit op interregionaal en internationaal vlak. Waar zinvol en relevant, zal het aangewezen zijn om in een concreet project een formele samenwerking te organiseren met een andere (binnen- en of buitenlandse) kennisinstelling indien bijvoorbeeld niet voldoende expertise aanwezig is. Ook niet-Vlaamse kennisinstellingen (zonder winstoogmerk) kunnen dus, in onderaanneming via overige kosten, fungeren als uitvoerder. De overige kosten ten gunste van niet-Vlaamse kennisinstellingen bedragen maximaal 50% van het totale projectbudget. Dezelfde


5 │ 22


regels die gelden voor Vlaamse kennisinstellingen zijn van toepassing. Indien er een duidelijke en afdoende synergie is tussen verschillende uitvoerders, zal dit positief geëvalueerd worden. Deelnemende bedrijven kunnen, in onderaanneming (budgettering via „overige kosten‟), zelf ook participeren aan het onderzoeksproject. Meer specifiek is deelname bijvoorbeeld mogelijk bij concrete kennistransfer van de opgebouwde kennis, d.m.v. testcases, demonstraties, dry-runs in de bedrijven. Het collectief karakter van de kennisopbouw dient hierbij gewaarborgd te blijven. Bedrijfsspecifieke validatie van de onderzoeksresultaten kan niet vergoed worden via het project. Deelname in het onderzoeksproject kan enkel financieel gecompenseerd worden indien dit in de aanvraag en het projectdossier opgenomen en gemotiveerd is. Dergelijke participatie wordt voor de indiening besproken met Flanders‟ FOOD.

Gebruikers De deelnemende bedrijven, de uitvoerders en Flanders‟ FOOD vormen samen de gebruikersgroep van een project. BEDRIJFSONDERSTEUNING Het project wordt ondersteund door minimaal 5 bedrijven. Flanders‟ FOOD richt zich in de eerste plaats op KMO‟s. De KMO-vertegenwoordiging bij de projectdeelnemers (minstens 50% van de deelnemende bedrijven is KMO) garandeert dat KMO‟s mee het onderzoek ondersteunen. De deelnemende bedrijven zijn tijdens de volledige duur van het project lid van Flanders‟ FOOD en het merendeel van de deelnemende bedrijven heeft een vestiging in Vlaanderen. In het kader van een project vormen de deelnemende bedrijven samen met Flanders‟ FOOD een consortium. De kennisinstellingen, ondersteund door Flanders‟ FOOD, zorgen voor een maximale deelname van bedrijven (min. 5 met een meerderheid van KMO‟s) per individueel project. COLLECTIEF KARAKTER Het collectieve karakter van het project dient steeds bewaard te blijven. De deelnemende bedrijven zijn tijdens de duur van het project de enige directe gebruikers van de projectresultaten. Flanders‟ FOOD is echter verplicht om, na afloop van het project, de ontwikkelde kennis ter beschikking te stellen van eventuele andere geïnteresseerde Vlaamse en/of Europese bedrijven/organisaties uit de doelgroep, onder welbepaalde voorwaarden. Projecten zijn ten allen tijde toegankelijk voor nieuwe bedrijven mits voldaan wordt aan de toetredingscriteria. PROJECTOPVOLGING De opvolging van een project door de gebruikers, wordt geformaliseerd in de vorm van gebruikersgroepvergaderingen (minstens 2/jaar). De taken en de werking van de gebruikersgroep, en de rechten en plichten van de leden zijn opgenomen in een reglement van orde. In het bijzonder vermeldt dit document de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van deze groep. De gebruikersgroep volgt het project op en draagt bij tot een actualisatie van de doelstellingen, een beoordeling van de resultaten en de rapportering en besteedt voldoende aandacht aan de valorisatie van de resultaten op bedrijfsniveau. Het doel van de projecten is d.m.v. de resultaten en de kennis tot een duidelijke competentieverhoging te komen bij de deelnemende bedrijven en deze een competitief voordeel te brengen. Om dit op te


6 │ 22


volgen, worden bij aanvang van het project „impactindicatoren‟ gedefinieerd. Door opvolging van deze impactindicatoren wordt nagegaan in welke mate het project de beoogde doelstellingen behaalt.

STEUNBARE ACTIVITEITEN Kenniscreatie is het voornaamste onderdeel van de activiteiten van een Flanders‟ FOOD project. Additionele activiteiten die zich situeren rond kennisverwerving, kennisbundeling en kennisvertaling, met bijhorende mogelijkheden tot kennistransfer naar bedrijven uit de doelgroep zijn eveneens belangrijke onderdelen. Het doel van de projecten is d.m.v. de resultaten en de kennis tot een duidelijke competentieverhoging te komen bij de deelnemende bedrijven en deze een competitief voordeel te brengen. De elementen die hiertoe bijdragen en de aantoonbare economische meerwaarde van het project voor de betreffende doelgroep zijn uiteraard zeer belangrijk.

Activiteiten van kennisontwikkeling De basisdoelstellingen van een Flanders‟ FOOD project zijn:

 Activiteiten waarbij nieuwe kennis wordt opgebouwd in collectief sectorspecifiek/-overschrijdend   

onderzoek of waarbij elders ontwikkelde geavanceerde kennis wordt verzameld/samengevat De kennisontwikkeling is vraaggedreven Kennis en onderzoeksresultaten die nuttig kunnen worden aangewend door de deelnemende bedrijven tot bruikbare innovatietoepassingen en resulteren in competentieverhoging bij deze bedrijven Indien relevant en voldoende ondersteund door bedrijven, kan meer fundamenteel onderzoek uitgevoerd worden voor het verduidelijken van hypothesen en het bekomen van meer inzicht in de materie Kennisontwikkeling die toelaat een competitief voordeel (economische meerwaarde) te genereren

Activiteiten van kennistransfer en –verspreiding Binnen een Flanders‟ FOOD project dient de nodige aandacht uit te gaan naar de kennistransfer en dissiminatie naar de deelnemende bedrijven. Deze activiteiten zullen een gedeelde inspanning vragen van Flanders‟ FOOD en de uitvoerende onderzoeksgroep(en). De verschillende acties worden beschreven in het valorisatieplan (bijlage bij de samenwerkingsovereenkomst). Een aantal van deze activiteiten zijn verplicht waaronder een schriftelijke literatuurstudie die eveneens ook mondeling toegelicht dient te worden, toelichting van het onderzoek in gebruikersgroepvergaderingen en rapporten op het einde van ieder werkpakket. Andere mogelijke activiteiten zijn: toelichting bij gebruikte technieken, workshop rond gegenereerde resultaten, de ontwikkeling van software-applicaties, de aanleg van databanken, case-study‟s, demonstraties enz. Er dienen in het project voldoende accenten gelegd te worden op valorisatie en de manier waarop de resultaten aangewend kunnen worden door de deelnemende bedrijven. Het werkplan van de kennisinstellingen weerspiegelt de aandacht voor al deze aspecten. Om de brug tussen bedrijven en kennisinstellingen te verstevigen en de kennis zo goed mogelijk over te brengen, voorziet Flanders‟ FOOD aanvullende acties om de bedrijven te begeleiden. Dit omvat


7 │ 22


o.a. bedrijfsbezoeken, afstemming met de kennisinstelling en de organisatie van aanvullende workshops.

NIET-STEUNBARE ACTIVITEITEN

 Pre-normatieve activiteiten, die in bepaalde sectoren van belang zijn. Daaronder vallen actieve 



deelname aan een normalisatiecommissie en het opmeten of uitvoeren van een omvangrijke gegevensbank ter onderbouwing van de vast te leggen norm. Specifieke taken rond kennisopbouw, gerelateerd aan het feit dat het onderzoek niet binnen de huidige competentie van het centrum ligt, incl. aanschaf van nieuwe uitrusting en/of infrastructuur. In dit geval dient samengewerkt te worden met partners waar dergelijke uitrusting en/of infrastructuur wel voorhanden is. Losstaande economische evaluaties om een inschatting te maken van werkingsen investeringskosten en ecologische voordelen.

DUUR EN OPSTART Projecten van de oproep 2011 kunnen goedgekeurd worden voor een periode van minimum 1 en maximum 2 jaar en lopen binnen de periode 1 december 2011 – 30 november 2013. Projecten uit de „oproep 2011‟ worden uiterlijk op 1 mei 2012 opgestart. Flanders‟ FOOD werd door de Vlaamse Regering goedgekeurd voor een tweede periode van vier jaar (1/12/2009 tot 30/11/2013). Flanders‟ FOOD, en dus ook de projecten van Flanders‟ FOOD, zijn voor de financiering gebonden aan de voorwaarden die bepaald werden door de Vlaamse Regering. De eerstvolgende financieringsperiode van Flanders‟ FOOD eindigt op 30/11/2013. M.a.w. Flanders‟ FOOD kan op vandaag enkel financiële engagementen nemen tot 31/11/2013. Dit geldt ook voor projecten.

VERPLICHTINGEN M.B.T. KENNISVERSPREIDING Flanders‟ FOOD is verplicht om, na afloop van het project, de ontwikkelde kennis ter beschikking te stellen van eventuele andere geïnteresseerde Vlaamse en/of Europese bedrijven/organisaties uit de doelgroep, onder welbepaalde voorwaarden. Daartoe zal Flanders‟ FOOD in samenwerking met de leden van de gebruikersgroep de valorisatiestrategie verder uitwerken op basis van het valorisatieplan uitgewerkt in de aanvraag. Flanders‟ FOOD analyseert, samen met de betrokken kennisinstellingen en de deelnemende bedrijven, tijdens en na afloop de valorisatie van de resultaten en de effecten bij de doelgroep en faciliteert verdere valorisatie, ruime verspreiding van de resultaten en mogelijke vervolgprojecten.

FINANCIËLE ASPECTEN

Projectbegroting De projectbegroting bestaat uit personeelskosten, werkingskosten en eventueel overige kosten.


8 │ 22


PERSONEELSKOSTEN

De aanvaardbare personeelskosten vormen de basis. Ze moeten steeds na ieder projectjaar verantwoord worden, zowel naar geleverde prestaties op het project, als naar uitgevoerde betalingen. De personeelskosten verwijzen naar de directe loonkost van de uitvoerder(s). Indien een uitvoerder niet voltijds actief is op het project, kunnen de personeelskosten slechts à rato van de geleverde prestaties in rekening worden gebracht. Alle personeelsleden die onderzoeksactiviteiten uitvoeren op het project, kunnen – à rato van hun deelname aan het project –op de projectbegroting ingebracht worden. Met onderzoeksactiviteiten wordt bedoeld de activiteiten die bijdragen tot de kennisverwerving of kennisuitbreiding binnen het project. Deze personen kunnen binnen het project echter ook ingezet worden voor de interne/externe coördinatie van het project en de valorisatie van de resultaten (kennisverspreiding en kennistransfer naar de bedrijven). Er kan dus adequate bestaffing van gekwalificeerde personen voorzien worden om deze valorisatiegerichte taken uit te voeren. Technisch personeel is slechts aanrekenbaar voor zover het taken uitvoert die noodzakelijk zijn voor de kennisverruiming, zoals het uitvoeren van testen en gelijkaardige activiteiten. Personeel voor ondersteunende taken zoals secretariaat, boekhouding, aankoop, onderhoud, enz. kan hier niet ingebracht worden. Algemeen leidinggevend en toezichthoudend personeel wordt ook niet tot het directe personeel gerekend. De personeelskosten omvatten de reële brutolonen die uitbetaald worden, de wettelijke werkgeversbijdragen, de bijdrage voor de wettelijke verzekeringen, elke andere wettelijk verplichte vergoeding of toelage bij de wedde zoals vakantiegeld, de tussenkomst van de werkgever in de kosten van het woon-werkverkeer en andere voordelen zoals algemeen gangbaar in de onderneming of sector, die als verloning kunnen beschouwd worden in overeenstemming met de wetgeving op de directe personenbelasting en de regels van de sociale zekerheid. Voor kennisinstellingen zoals universiteiten en hogescholen geldt dat enkel personen op een project gebudgetteerd kunnen worden die niet reeds via andere overheidsbronnen betaald worden. Zelfstandig en Assisterend Academisch Personeel aan universiteiten, doctoraatsbursalen, onderzoeksmandatarissen, docenten met een vast contract aan hogescholen,... die reeds een verloning krijgen via andere financieringsbronnen, kunnen enkel pro-memorie meewerken. Personen kunnen maar aan één kennisinstelling worden toegewezen.

WERKINGSKOSTEN

De werkingskosten van het project worden berekend als een percentage van de aanvaarde personeelskosten, volgens de volgende kostenregimes: Max. 50% van de personeelskosten voor de som van zowel directe als indirecte kosten. De indirecte kosten (bv. kosten voor normaal waterverbruik, gas, electriciteit, afschrijving en onderhoud van gebouwen en meubilair, administratie, secretariaat, algemene opleidingen, kosten van algemeen ondersteunende aard, …) zijn algemene onkosten die weliswaar uit de onderzoeksactiviteiten voortvloeien maar die niet direct toewijsbaar zijn. In principe is geen verantwoording a priori van de directe en indirecte kosten nodig en wordt geen onderscheid gemaakt tussen directe en indirecte werkingskosten. Flanders‟ FOOD behoudt wel het recht om bewijsstukken van de directe kosten op te vragen en de realiteitswaarde van de indirecte kosten van de organisatie te verifiëren. De standaard overheadkosten die door de kennisinstellingen intern doorgerekend worden aan de onderzoeksgroepen vallen onder de werkingskosten en worden niet afzonderlijk uitbetaald.


9 │ 22


OVERIGE KOSTEN

De overige projectkosten kunnen enerzijds bestaan uit de kosten voor grote werkingsmiddelen (huur van pilootapparatuur…), uitrustingsgoederen (afschrijving van testen analyse apparatuur, …) of consultancy opdrachten. Indien bedrijven of niet-Vlaamse kennisinstellingen zonder winstoogmerk in onderaanneming in een project deelnemen, gebeurt de budgettering eveneens via overige kosten (zie deel „uitvoerder(s)‟). Alle overige kosten dienen afzonderlijk begroot en duidelijk verantwoord te worden. De overige kosten ten gunste van niet-Vlaamse kennisinstellingen zonder winstoogmerk bedragen maximaal 50% van het totale projectbudget. Kosten voor uitrustingsgoederen zijn afschrijvingskosten voor gebruik van apparatuur die noodzakelijk zijn voor het project. Het is niet de bedoeling van de Flanders‟ FOOD projecten om investeringen te financieren voor basisuitrusting van O&O apparatuur. Deze kunnen enkel ingebracht worden voor zover effectief relevant voor het betrokken onderzoek en als er zich geen alternatieven voordoen via onderaanneming of door gerichte samenwerking. Alleen de afschrijvingskost gedurende de duur van het project en evenredig met de bezetting van het toestel wordt als subsidieerbare projectkost aanvaard. Enkel overige kosten die in de aanvraag en in het projectdossier opgenomen zijn, komen in aanmerking.

Subsidiëring door Flanders’ FOOD De steun via Flanders‟ FOOD bedraagt 80 % van de aanvaarde projectkosten (personeels-, werkingsen overige kosten). De deelnemende bedrijven staan in voor de resterende cofinanciering van 20 %.

20% invulling door bedrijven PROJECTBIJDRAGE 20% van het projectbudget wordt ingevuld door de deelnemende bedrijven. Praktisch gezien gebeurt dit door de jaarlijkse „projectbijdrage.‟ De omvang van de projectbijdrage hangt af van het projectbudget, het aantal bedrijven dat deelneemt en de grootte van deze bedrijven. Onderstaande tabel geeft een voorbeeld van de gehanteerde verdeling voor projectbijdragen, de zogenaamde „sleutel.‟. Standaard wordt de projectbijdrage voor de deelnemende bedrijven – die lid zijn van Flanders‟ FOOD – berekend op basis van de „sleutel‟ weergegeven in de onderstaande tabel. Indien van deze verdeling wordt afgeweken, dient dit vóór de indiening van de pre-proposal met Flanders‟ FOOD afgestemd te worden. Bedrijfsgrootte – aantal werknemers

>250 201-250 151-200 101-150 51-100 <50

Bijdrage Basis x 4 Basis x 3 Basis x 2,5 Basis x 2 Basis x 1,5 Basis Som projectbijdragen bedrijven over de jaren: 20% van het projectbudget


10 │ 22


INSCHATTING VAN DE PROJECTBIJDRAGE IN DE DEELNAME-OVEREENKOMST In de „deelname-overeenkomst‟ (zie ook „Algemene kenmerken projectaanvraag – Deelnameovereenkomst‟) komt ondermeer een inschatting van de maximale jaarlijkse projectbijdrage aan bod. Voor de inschatting van deze maximale jaarlijkse projectbijdrage houdt Flanders‟ FOOD rekening met:  De bovengenoemde „sleutel‟  Het aantal geïnteresseerde bedrijven (doorgegeven via de pre-proposal)  De grootte van de geïnteresseerde bedrijven  Het projectbudget dat opgenomen is in het pre-proposal voorstel

Bijlage 1 toont een voorbeeld van een deelname-overeenkomst

ALGEMENE KENMERKEN PROJECTAANVRAAG MEERSTAPSPROCEDURE Na de aanmelding van een projectvoorstel verloopt de verdere aanvraag en goedkeuring in twee stappen: pre-proposal en full proposal.

TIMING Figuur 1 geeft een overzicht van de timing (indieningsdata en andere belangrijke data) die in de oproep 2011 wordt gehanteerd. 2011  Februari-maart: consultatie voedingsindustrie  Eind maart: lancering oproep voor indiening projectvoorstellen naar de kennisinstellingen  30 april: aanmelding projectvoorstellen door kennisinstellingen bij Flanders‟ FOOD, via „template aanmelding projectvoorstel,‟ i.e. A4 met onderzoeksonderwerp, beschrijving aanpak en inhoud en beschrijving aanvragende kennisinstelling  Mei – juni: overlegmomenten met bedrijven. Tijdens deze overlegmomenten worden projectvoorstellen (verder) afgestemd op de noden en verwachtingen van de bedrijven en wordt de projectinhoud samen met de bedrijven geconcretiseerd. Een overlegmoment is verplicht voor ieder projectvoorstel.  12 juni: indiening pre-proposal, via „template pre-proposal‟  Juni-september: verdere afstemming tussen kennisinstellingen en bedrijven  18 september: indiening full-proposal, via „template full-proposal‟  Oktober: evaluatie van projectvoorstellen  Eind oktober: bekendmaking geselecteerde projecten 2012  Opstart van projecten (december 2011 – april 2012)


11 │ 22


februari-maart consultatie VI

enquête bij voedingsindustrie

eind maart lancering oproep

naar kennisinstellingen

30 april aanmelding projectvoorstel

door kennisinstelling

mei-juni

handleiding Flanders' FOOD projecten

via template ; kort projectvoorstel

projectvoorstellen gecommuniceerd naar bedrijven

kenninsinstelling licht projectvoorstel toe

bedrijven geven feedback

12 juni pre-proposals

indiening door kennisinstelling

afgestemd op noden bedrijven: feedback bedrijven!

bedrijfsinteresse is voorwaarde (min. 5)

juni -september verdere invulling van project (KI en bedrijven)

overlegmomenten

bedrijven engageren zich voor deelname via deelnameovereenkomst

deelnameovereenkomsten tegen 10 september

18 september full-proposals

indiening door kennisinstelling

inhoud afgestemd met bedrijven

deelnameovereenkomsten van min. 5 bedrijven (min. 50% KMO)

volgens gedefinieerde criteria

externe experten

Raad van Bestuur eind oktober

overlegmomenten

septemberoktober evaluatie

opstart projecten

december 2010 april 2011

Figuur 1: Oproep 2011 voor Flanders' FOOD projecten: overzicht van de belangrijkste data

TEMPLATES Zowel voor de aanmelding projectvoorstel als de pre-proposal en de full proposal zijn specifieke templates voorzien. Het gebruik en het respecteren van de structuur van de templates is verplicht. Standaard is de voertaal Nederlands. Deze templates worden ter beschikking gesteld via www.flandersfood.com.


12 │ 22


COMMUNICATIE – ONDERSTEUNING DOOR FLANDERS’ FOOD Bedrijfsondersteuning van projectvoorstellen speelt bij Flanders‟ FOOD een belangrijke rol. Flanders‟ FOOD voorziet daarom communicatie rond de diverse projectvoorstellen, in alle stadia van de oproep 2011. Voorafgaand aan de indiening van de pre-proposal vormt de „aanmelding projectvoorstel‟ de basis voor de communicatie die Flanders‟ FOOD biedt (tot voor pre-proposal). Deze communicatie omvat de bekendmaking via website en doelgerichte mailings, het opvolgen van interesse van bedrijven en opvolgen van de deelname aan overlegmomenten etc Ook in de aanloop naar de full proposal wordt communicatie voorzien. In dit stadium gaat bijzondere aandacht uit naar de „deelname-overeenkomst.‟ Hiervoor wordt een gedeelte op de website voorzien waar bedrijven een deelname-overeenkomst kunnen downloaden. Bedrijven bezorgen de ondertekende deelname-overeenkomsten aan Flanders‟ FOOD. De kennisinstellingen krijgen geregeld updates met een overzicht van bedrijven die reeds een deelname-overeenkomst ondertekenden inclusief het aantal werknemers van ieder bedrijf en een indicatie of het bedrijf al dan niet KMO is.

DEELNAME-OVEREENKOMST De full proposal dient inhoudelijk en financieel ondersteund te worden door minstens 5 bedrijven 1 (meerderheid KMO ). Deze ondersteuning wordt geformaliseerd via een „deelname-overeenkomst.‟ Met het doorsturen van een ondertekende deelname-overeenkomst engageert een bedrijf zich om – bij goedkeuring van het project – deel te nemen aan het project, lid te zijn van Flanders‟ FOOD en samen met de andere deelnemers 20% van de projectkosten in te vullen (zie ook „Inschatting van de projectbijdrage in de deelname-overeenkomst‟). Bedrijven bezorgen de ondertekende deelname-overeenkomsten aan Flanders‟ FOOD. De kennisinstellingen krijgen geregeld updates met een overzicht van bedrijven die reeds een deelnameovereenkomst ondertekenden inclusief het aantal werknemers van ieder bedrijf en een indicatie of het bedrijf al dan niet KMO is.

PROJECTAANVRAAG: DE VERSCHILLENDE STAPPEN VOORBESPREKING Vooraleer een aanvraag op te stellen en in te dienen kan, volledig vrijblijvend, een voorbespreking aangevraagd worden. Tijdens een voorbespreking kan advies gegeven worden over o.a. het opstellen van de aanvraag, de aanpak van de kennistransfer, de aanvaardbare kosten, de beoordelings- en selectiecriteria, de mogelijke samenwerking met derden, enz. Een voorbespreking kan tijdens alle stadia van de projectoproep 2011.

AANMELDING PROJECTVOORSTEL Eind maart wordt de oproep 2011 voor Flanders‟ FOOD projecten gelanceerd bij de kennisinstellingen. Tot en met 30 april 2011 kunnen kennisinstellingen projectvoorstellen aanmelden bij Flanders‟ FOOD. Voor de aanmelding van een projectvoorstel is een template beschikbaar (via www.flandersfood.com). Flanders‟ FOOD voorziet communicatie omtrent de ontvangen voorstellen.

1

Volgens EU KMO-definitie (zie ook http://www.iwt.be/faq/voldoe-ik-aan-de-kmo-definitie-hoe-moet-de-kmodefinitie-ge%C3%AFnterpreteerd-worden )


13 │ 22


OVERLEGMOMENT Op een overlegmoment wordt de projectinhoud afgetoetst met en afgestemd op de verwachtingen van de bedrijven en verder geconcretiseerd. Een overlegmoment voor de pre-proposal is voor ieder projectvoorstel een verplichting. Bij voorkeur wordt er ook tussen pre- en full proposal afgestemd met de bedrijven. Flanders‟ FOOD wenst mee uitgenodigd te worden op dergelijke overlegmomenten.

PRE-PROPOSAL Pre-proposals kunnen tot en met 12 juni ingediend worden bij Flanders‟ FOOD op basis van de daarvoor voorziene template. Na de indiening van de pre-proposal gaat Flanders‟ FOOD na of de projectaanvraag formeel ontvankelijk is. Na de formele ontvankelijkheidsverklaring wordt de pre-proposal beoordeeld en geselecteerd o.b.v. objectieve criteria (zie onder).

Ontvankelijkheidscriteria pre-proposal Na de indiening gaat Flanders‟ FOOD na of de pre-proposal formeel ontvankelijk is aan de hand van de volgende criteria:  Indiening (in elektronische vorm) ten laatste op de sluitingsdag  De aanvrager is een kennisinstelling  De hoofduitvoerder is een kennisinstelling  De volledigheid van de pre-proposal volgens de template, zowel inhoudelijk als financieel  Het voorgestelde onderzoek kent voldoende bedrijfsinteresse: minimaal 5 bedrijven ondersteunen het voorstel. De aanvrager ontvangt een (elektronisch) bericht van de (on)ontvankelijkheid van zijn ingediend project binnen de 10 werkdagen na de uiterste indiendatum. De projecten die niet ontvankelijk worden bevonden, nemen niet deel aan de verdere selectieprocedure. Flanders‟ FOOD kan contact opnemen met de aanvrager(s) tijdens de ontvankelijkheidsanalyse ter vervollediging van de aanvraag.

Beoordelings- en selectiecriteria pre-proposal De voorselectie op pre-proposal niveau gebeurt op basis van volgende criteria:  Het voorgestelde onderzoek situeert zich in het centrale thema van Flanders‟ FOOD: „De voeding van morgen – kwaliteitsvol, evenwichtig en lekker‟  Het voorgestelde onderzoek valt binnen de vooropgestelde specifieke onderzoeksonderwerpen (zie oproepdocument) of is een vervolgproject van een project dat reeds door Flanders‟ FOOD gefinancierd werd.  Het voorgestelde onderzoek werd tijdens één of meerdere overlegmomenten getoetst aan de verwachtingen van de bedrijven.

Flanders‟ FOOD kan contact opnemen met de projectaanvrager tijdens de voorselectie ter verduidelijking en vervollediging van de aanvraag. Ten laatste 20 werkdagen na de uiterste indiendatum wordt de aanvrager elektronisch op de hoogte gebracht van het resultaat van de voorselectie en kan, bij positieve beoordeling, overgegaan worden tot het uitschrijven van de finale projectaanvraag (full proposal).


14 │ 22


FULL-PROPOSAL Full proposals kunnen tot en met 18 september ingediend worden bij Flanders‟ FOOD op basis van de daarvoor voorziene template. Na de indiening van de full proposal gaat Flanders‟ FOOD na of de projectaanvraag formeel ontvankelijk is. Indien de full proposal ontvankelijk verklaard wordt, volgt een beoordeling en selectie o.b.v. vastgelegde, objectieve criteria (zie onder).

Ontvankelijkheidscriteria full proposal Na de indiening gaat Flanders‟ FOOD na of het full proposal formeel ontvankelijk is aan de hand van de volgende criteria:  Indiening (in elektronische vorm) ten laatste op de sluitingsdag.  De volledigheid van de finale aanvraag zowel inhoudelijk als financieel (volgens de aanvraagtemplate full proposal), i.e. inclusief de ondersteuning door deelnemende bedrijven (minimaal 5 bedrijven met een KMO-meerderheid) via deelname-overeenkomsten. De aanvrager ontvangt een (elektronisch) bericht van de (on)ontvankelijkheid van zijn ingediend project binnen de 10 werkdagen na de uiterste indiendatum. De projecten die niet ontvankelijk worden bevonden, nemen niet deel aan de verdere selectieprocedure. Flanders‟ FOOD kan contact opnemen met de aanvrager(s) tijdens de ontvankelijkheidsanalyse ter vervollediging van de aanvraag.

Beoordeling en selectie full proposal De full proposals worden beoordeeld door een college van externe deskundigen. De samenstelling van de colleges van deskundigen gebeurt in overleg met IWT-Vlaanderen. Belangenvermenging wordt vermeden. Gemiddeld nemen een drietal deskundigen deel aan een college. Flanders‟ FOOD organiseert een finale selectievergadering waar de externe deskundigen een mondelinge verduidelijking van hun scores geven. Het college formuleert in deze vergadering per projectvoorstel een advies. De finale selectievergadering komt tot een consensus en maakt een advies op voor de Raad van Bestuur. Op basis van de beschikbare informatie en het advies van de externe deskundigen wordt door de Raad van Bestuur van Flanders‟ FOOD een beslissing genomen over de omvang en de aard van de steun alsmede over de bijzondere voorwaarden en modaliteiten ervan. Op basis van de budgettaire mogelijkheden worden de hoogst gerangschikte projectvoorstellen gesteund. Bij de selectie kan de Raad van Bestuur van Flanders‟ FOOD rekening houden met de complementariteit van de projecten onderling en met een voldoende spreiding over sectoren en technologiedomeinen heen, dit teneinde een voldoende diversiteit te bewerkstellingen in de gesteunde portofolio. Zowel het IWT, de externe deskundigen als de Raad van Bestuur verbinden zich ertoe de informatie over elk project vertrouwelijk te behandelen tijdens en na het evaluatieproces, en geen gegevens mee te delen aan derden of aan te wenden ten voordele van zichzelf. De projectfiche met de besluitvorming wordt aan de aanvrager overgemaakt bij bekendmaking van de beslissing.


15 │ 22


In het geval van een positieve beslissing worden de nodige contracten opgemaakt tussen Flanders‟ FOOD, de projectuitvoerders en de deelnemende bedrijven. In het geval van een negatieve beslissing door de externe deskundigen en/of de Raad van Bestuur van Flanders‟ FOOD, kan een verzoek tot herziening van deze beslissing bij Flanders‟ FOOD ingediend worden. De vraag tot herziening moet gebaseerd zijn op concrete elementen uit het beoordelingsdossier die volgens de aanvragers niet correct werden ingeschat door de deskundigen. De vraag tot herziening verduidelijkt deze elementen met duidelijke, verifieerbare argumenten. Het gaat hierbij dus enkel om concrete elementen die door de deskundigen mogelijkerwijs verkeerdelijk werden ingeschat. Bijkomende aanvullingen op bepaalde elementen uit het beoordelingsdossier (bv omtrent de wetenschappelijke inhoud en/of valorisatiepotentieel) vallen hier niet onder. De Raad van Bestuur van Flanders‟ FOOD zal dan, gebaseerd op deze argumenten, een definitieve beslissing nemen omtrent de al of niet goedkeuring van het project.

Beoordelings- en selectiecriteria full proposal De eigenlijke beoordeling en selectie gebeurt op basis van de full-proposal. Het beoordelingskader voor een full proposal bestaat uit twee beoordelingsdimensies : 1. de wetenschappelijke kwaliteit W van het projectvoorstel; 2. de valorisatieperspectieven V van het projectvoorstel: de gebruiksmogelijkheden van de resultaten op korte termijn Op de verschillende selectiecriteria (W1, W2, W3, W4 en V1, V2, V3) worden scores toegekend gaandevan 1 tot 6 score betekenis

1 slecht

2 onvoldoende

3 neutraal

4 goed

5 Zeer goed

6 uitmuntend

Per beoordelingkader (W en V), wordt een (gemiddelde) score toegekend. Alleen projecten met een gemiddelde score van 4 of meer op de selectiecriteria W en V zijn steunwaardig. WETENSCHAPPELIJKE WAARDE ‘W’ W1.

DE PROJECTDOELSTELLINGEN

 W1.1. De projectdoelstellingen zijn duidelijk omschreven en realistisch.  W1.2. Het project heeft een duidelijke wetenschappelijke/technologische (meer)waarde en is 

aanvullend ten aanzien van de internationale state-of-the-art. Het uit te voeren onderzoek is kwalitatief hoogwaardig W1.3. De intrinsieke wetenschappelijke haalbaarheid van de projectdoelstellingen binnen het project kan als realistisch worden aanzien


16 │ 22


W2. DE DOELMATIGHEID EN DE KWALITEIT VAN DE ONDERZOEKSAANPAK, DE PROJECTPLANNING (INCL. DE WIJZE WAAROP DE COÖRDINATIE WORDT VERZEKERD VOOR PROJECTVOORSTELLEN DIE IN CONSORTIUMVERBAND WORDEN UITGEVOERD), HET WERKPLAN EN HET VOORZIENE BUDGET

 W2.1. De onderzoeksaanpak is duidelijk uitgewerkt en onderbouwd en goed afgestemd op het bereiken van de projectdoelstellingen. De relevantie van het werkplan en van de haalbaarheid ervan binnen het bepaalde tijdsbestek en budget is duidelijk en realistisch.  W2.2. De projectplanning, het projectbeheer en het budget zijn duidelijk en professioneel uitgewerkt. Aandachtspunten zijn onder meer: De onderlinge toewijzing van onderzoekstaken en de onderlinge interacties tussen de verschillende kennisinstellingen in het consortium zijn goed gebalanceerd in functie van het bereiken van de projectdoelstellingen. Het projectvoorstel bevat duidelijke doelstellingen, een duidelijk werkplan, een duidelijke en concrete (tijds)planning van de werkzaamheden en duidelijke gedefinieerde, concrete, meetbare en haalbare mijlpalen en leverbaarheden (tussentijdse resultaten) aan de hand waarvan de voortgang van het onderzoek kan gemonitord worden. W3. DE UITVOERBAARHEID OF HAALBAARHEID VAN HET VOORGESTELDE ONDERZOEK MET DE VOORZIENE MENSKRACHT EN MIDDELEN Er is een goede balans tussen de onderzoeksbelasting en de voorziene inzet van menskracht en middelen (geen onderschatting, geen overschatting). Een bijzonder aandachtspunt is de eventueel bijkomend aangevraagde onderzoeksuitrustingen/investeringen of andere belangrijke “overige kosten”. De “overige kosten” zijn duidelijk omschreven, worden goed gemotiveerd en zijn essentieel voor de doelmatige uitvoering van het project. W4. DE AANWEZIGE COMPETENTIE, INFRASTRUCTUUR EN POTENTIEEL IN DE SCHOOT VAN DE PROJECTAANVRAGER(S) OM HET VOORGESTELDE ONDERZOEK UIT TE VOEREN.

 W4.1. De deelnemende kennisinstelling(en) heeft/hebben een duidelijke O&O-capaciteit en



competentie (kennis en ervaring) om het voorgestelde project tot een goed einde te brengen. De vereiste middelen, capaciteiten en basisinfrastructuur is grotendeels voorhanden. De kwaliteit van de samenwerking tussen meerdere uitvoerders is bewezen. Er is een duidelijke en afdoende synergie tussen de verschillende uitvoerders (d.i. het geheel is meer dan de som van de afzonderlijke delen). De deelnemende partners hebben een goede track record op het vlak van O&O-samenwerkingsverbanden met bedrijven W4.2 Heeft het project een internationaal karakter en wat is de toegevoegde waarde van deze internationale context?

VALORISATIEPERSPECTIEVEN ‘V’: V1. HET BELANG EN VALORISATIEPOTENTIEEL

DE

OMVANG

VAN

HET

VERWACHTE

ECONOMISCH

 V1.1. Het project biedt potentieel voor verdere toepassingsmogelijkheden en/of het onderzoek biedt een antwoord op een probleemstelling van de Vlaamse bedrijven uit de voedingsindustrie.


17 │ 22


 V1.2. Is het valorisatieobjectief voldoende geconcretiseerd? Het competitief voordeel voor de   

Vlaamse voedingsbedrijven is duidelijk omschreven en de verhoging van de competitiviteit wordt verzekerd. V1.3. Draagt dit project voldoende bij tot de competentieverhoging bij de bedrijven uit de Vlaamse voedingsindustrie? Wordt het kennisniveau bij de bedrijven op een hoger niveau gebracht? V1.4. De beoogde valorisatie ligt voornamelijk in Vlaanderen V1.5. De beoogde valorisatie is omvangrijk, realistisch en intrinsiek haalbaar. Er is een duidelijke link tussen de projectresultaten en de belangen en opportuniteiten voor de Vlaamse voedingsindustrie (absorptiecapaciteit).

V2. DE KWALITEIT VAN DE VOORGESTELDE VALORISATIE OPPORTUNITEITEN, DE TOEGEVOEGDE WAARDE VOOR DE BEDRIJVEN EN VLAANDEREN EN DE AANPAK

 V2.1. Het projectvoorstel bevat een degelijk en goed uitgewerkte valorisatie opportuniteit voor de

 

Vlaamse voedingsbedrijven. De toegevoegde waarde voor de bedrijven en Vlaanderen is duidelijk omschreven. Het valorisatieplan is gericht op de actieve transfer/presentatie van de resultaten naar de Vlaamse voedingsindustrie. V2.2. De haalbaarheid van de valorisatieaanpak is goed. De mogelijkheden voor interactieprocessen en doorstroming/presentatie van de resultaten naar de bedrijven wordt beschreven. V2.3. Potentiële risicofactoren, kritische succesfactoren of bijzondere randvoorwaarden ten aanzien van de valorisatieopportuniteiten in Vlaanderen worden onderkend en met een degelijke responsstrategie aangepakt.

V3. DE AANWEZIGE COMPETENTIE OP VLAK VAN DE TRANSFER VAN RESULTATEN NAAR ECONOMISCHE ACTOREN. De deelnemende kennisinstellingen hebben in het verleden actief bijgedragen tot de transfer van onderzoeksresultaten naar bedrijven (oa via bilaterale O&O-projecten of/en andere activiteiten). Een bijzonder aandachtspunt is een betekenisvolle interactie en samenwerking met bedrijven en een doelgerichte oriëntatie naar toepassingen.

GOEDGEKEURDE PROJECTEN

Opstart en duur Projecten van de oproep 2011 kunnen goedgekeurd worden voor een periode van minimum 1 en maximum 2 jaar en lopen binnen de periode 1 december 2011 – 30 november 2013. Projecten uit de „oproep 2011‟ worden uiterlijk op 1 mei 2012 opgestart. Flanders‟ FOOD, en dus ook de projecten van Flanders‟ FOOD, zijn voor de financiering gebonden aan de voorwaarden die bepaald werden door de Vlaamse Regering. De eerstvolgende financieringsperiode van Flanders‟ FOOD eindigt op 30/11/2013. M.a.w. Flanders‟ FOOD kan op vandaag enkel financiële engagementen nemen tot 31/11/2013. Dit geldt ook voor projecten.


18 │ 22


Contractuele aspecten/ opvolging en verslaggeving De rechten en plichten van de betrokken actoren (Flanders‟ FOOD, de projectuitvoerders en de deelnemende bedrijven) in een Flanders‟ FOOD project worden beschreven in contracten. Er worden typisch 3 contracttypes voorzien: 1. Een samenwerkingsovereenkomst (onderzoeksinstelling(en) en Flanders‟ FOOD), 2. Een reglement van orde van de Gebruikersgroep (onderzoeksinstelling(en), deelnemende bedrijven en Flanders‟ FOOD) De Gebruikersgroep staat mee in voor de opvolging en de sturing van het project, evenals de valorisatie van de projectresultaten. 3. Een consortiumovereenkomst (deelnemende bedrijven en Flanders‟ FOOD). Een Draft van de samenwerkingsovereenkomst is beschikbaar op aanvraag. De contracten beschrijven ondermeer de verslaggeving. In deze paragraaf worden de verschillende aspecten van de verslaggeving kort overlopen. Voor de inhoudelijke opvolging van een project kunnen er ruwweg drie types van verslaggeving onderscheiden worden: 1. Presentaties ter gelegenheid van de Gebruikersgroepvergadering. De presentaties omvatten zowel technische aspecten (statusoverzicht onderzoek, reeds gerealiseerde resultaten, valorisatie, problemen en bijsturingen, actualisering planning, …) als beheersaspecten (organisatorische problemen/ingrepen, personeelswijzigingen, coördinatieactiviteiten, management-aspecten, ... Per jaar zijn er minstens 2 gebruikersgroepvergaderingen. 2. Een schriftelijk, geïntegreerd en inhoudelijk uitvoerig rapport na de afronding van elk in het Projectdossier vastgelegd werkpakket. Een schriftelijke literatuurstudie bij de beginfase van het project – en een update van de literatuurstudie tegen het einde van het project – vormen een verplicht onderdeel van ieder project 3. Een eindrapport Bij de verslaggeving gaat ook aandacht uit naar „complementaire‟ informatie (bv. commentaar en interpretatie waarom bepaalde doelstellingen niet of slechts gedeeltelijk gehaald werden). De financiële opvolging van een project gebeurt jaarlijks in een aparte verslaggeving conform het kostenmodel. Flanders‟ FOOD rekent jaarlijks af op basis van het betaalde voorschot en de reële, verantwoorde uitgaven.

Uitbetaling De uitbetaling voor een project gebeurt onder de vorm van jaarlijkse voorschotten en een finale eindafrekening. Nadere modaliteiten worden geregeld in de samenwerkingsovereenkomst.


19 │ 22


CONTACT

Voor meer info kan u steeds contact opnemen met Flanders‟ FOOD Erwin Lamot – Algemeen Directeur Kunstlaan 43 1040 Brussel +32 2 788 43 64 [email protected] www.flandersfood.com


20 │ 22

BIJLAGE 1: VOORBEELD VAN EEN DEELNAME-OVEREENKOMST Plaats, datum

Deelname-overeenkomst voor deelname aan Flanders’ FOOD project ‘’ heeft kennis genomen van de projectaanvraag met als titel en verbindt zich ertoe om bij de goedkeuring van het project deel te nemen aan dit Flanders‟ FOOD project onder de voorwaarden die in voorliggende deelname-overeenkomst zijn opgenomen. De verwachtingen van en het belang voor worden onderstaand gemotiveerd. (Motiveer uw interesse in het project. Schets het belang voor uw onderneming en geef aan hoe dit project hiertoe kan bijdragen).

Bij goedkeuring van het project zal samen met de andere deelnemende ondernemingen voorzien in 20% van de begrote projectkosten, waarbij het aandeel van in die 20% als volgt wordt berekend:

 De geschatte projectbijdrage per jaar voor is afhankelijk van het totaal aantal werknemers van de onderneming in het betrokken jaar en wordt aangegeven in onderstaande tabel. Aantal werknemers*

Geschatte projectbijdrage (per jaar, in Euro, exclusief BTW)

< 50

Getal 1

51-100

Getal 2

101-150

Getal 3

151-200

Getal 4

201-250

Getal 5

> 250

Getal 6

*aantal werknemers van de grootste juridische entiteit die toegang zal hebben tot de resultaten van het project

 De werkelijke projectbijdrage per jaar voor kan hoger of lager liggen dan de geschatte projectbijdrage. De werkelijke projectbijdrage voor is


21 │ 22




immers afhankelijk van het finale projectbudget, het totaal aantal deelnemende ondernemingen en de grootte van deze ondernemingen. De werkelijke projectbijdrage per jaar voor ligt max. 50% hoger dan de 2 geschatte projectbijdrage per jaar (zie bovenstaande tabel) .

zal prompt alle vereiste gegevens verstrekken opdat Flanders‟ FOOD de werkelijke projectbijdrage zou kunnen berekenen.

verbindt zich ertoe om bij vervulling van de hierboven vermelde voorwaarden:  Samen met de andere deelnemende bedrijven stipt in 20% van de begrote projectkost te voorzien zoals hierboven bepaald.  Gedurende de looptijd van het project lid te zijn en te blijven van vzw Flanders‟ FOOD gedurende de looptijd van het project en stipt haar lidmaatschapsbijdrage te betalen. De geldende lidmaatschapsbijdragen zijn vermeld in onderstaande tabel. Aantal werknemers

Lidmaatschap (per jaar, in Euro, exclusief BTW)

< 50 51-100 101-150 151-200 201-250 > 250

500 1000 1500 2000 2500 3000

 Als lid van de gebruikersgroep actief het project op te volgen  Prompt alle nuttige informatie te verstrekken zodat het project onder de meest gunstige omstandigheden kan worden uitgevoerd

 De informatie bekomen via bovenstaand project enkel aan te wenden voor eigen gebruik.

<staat, nummer> <postcode, gemeente>

Datum, Handtekening,

2

Flanders‟ FOOD behoudt zich het recht voor het project niet te laten uitvoeren indien op basis van deze formule minder dan

20% van de projectkost gefinancierd wordt door de deelnemende ondernemingen. In dat geval zal met alle geïnteresseerde ondernemingen worden overlegd of er voldoende bereidheid bestaat tot een hogere projectbijdrage dan de geschatte projectbijdrage + 50%. Elke onderneming is dan vrij in haar beslissing.


22 │ 22

HANDLEIDING FLANDERS FOOD PROJECT OPROEP 2011

Recommend Documents